Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội

ấy xác nhận về số lượng thực nhập. Bằng việc sử dụng lệnh xuất, Công ty đã hạn chế được những sai sót khi viết hoá đơn, giảm số hoá đơn bị huỷ, từ đó góp phần làm cho công tác quản lý hoá đơn chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Sau đó lệnh xuất được chuyển cho phòng vật tư để viết hoá đơn GTGT, gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Nội bộ (dùng để thanh toán). Ví dụ: Ngày 25/12, phòng kế hoạch thị trường viết lệnh xuất kho bán sợi Ne 20/1 Cotton cho anh Hà - Công ty Dệt 8/3. Biểu số 14 Lệnh Xuất Ngày 25 tháng 12 năm 2004 STT Tên đơn vị mua hàng Tên vật tư Số lượng Yêu cầu Thực xuất Anh Hà- Công ty dệt 8/3 Sợi Ne 20/1 Cot 10500 10600 MST 01 00100086 - 1 (vét hết) Giao hàng 10h 25/12/04 Căn cứ vào lệnh xuất đã được các bộ phận có liên quan kiểm tra, phòng vật tư viết hoá đơn GTGT. Biểu số 15 HATEXCO Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Hanoi may19textile Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu AA/02 Company Ngày 25 tháng 12 năm 2004 Số 002010 Người bán hàng: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: ( 04) 8584616 – 8585375 Fax: ( 04) 8585392 TK 0021 000 000 738 MST 0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1 Người mua hàng: Anh Hà Đơn vị: Công ty dệt 8/3 Địa chỉ: 460 Minh Khai, Hai Bà trưng, Hà Nội MST 0 1 0 0 1 0 0 0 8 6 1 Phương thức thanh toán: CK/TM Lệnh xuất 25/12/04 STT Tên hàng hoá Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Sợi Ne 20/1 Cotton Kg 10.6 26.818 284.270.800 Cộng tiền hàng 284.270.800 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 28.427.080 Tổng cộng tiền thanh toán 312.697.880 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm mười hai triệu sáu trăm chín bảy nghìn tám trăm tám mươi đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng séc thì phải gặp thủ qũi để làm thủ tục trả tiền và lấy dấu xác nhận đã thu tiền vào hoá đơn. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn để xuất nguyên vật liệu cho người mua. Trường hợp xuất kho bán phế liệu cũng được tiến hành tương tự. Riêng đối với trường hợp xuất phế liệu dùng cho sản xuất, thủ tục giống như khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm. * Xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Hiện nay tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được xuất đi gia công chủ yếu là các loại phụ tùng. Khi phát sinh nghiệp vụ này, các phòng ban liên quan sẽ làm các thủ tục giống như trường hợp xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất. Ví dụ: Ngày 15/12, kế toán viết phiếu xuất kho số 45/12 về việc công ty xuất một số phụ tùng thuê xưởng cơ khí Bách Khoa gia công. Biểu số 16 Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu Xuất kho số 45/12 Ngày15 tháng 12 năm 2004 Nợ TK1544 Có TK1522 Họ, tên người nhận hàng: Anh Sơn Địa chỉ ( bộ phận): Phân xưởng sợi Lý do xuất kho: Gia công phụ tùng ( tại xưởng cơ khí Bách Khoa) Xuất tại kho: Phụ tùng PGĐ Quảng duyệt STT Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Tay đập ngang Cái 2 2 125000 250000 2 Trục máy con Cái 1 1 160000 160000 Cộng 410000 Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho * Nguyên vật liệu xuất trả. Như đã đề cập ở phần nguyên vật liệu tạm nhập, khi nhận được hoá đơn, phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho (xuất trả) và viết phiếu tạm nhập chính thức. Biểu số 17 Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu xuất kho xuất trả số 11/12 Ngày18 tháng 12 năm 2004 Nợ TK1388 Có TK1522 Họ, tên người nhận hàng: Trần Văn Quyết Địa chỉ: Công ty ánh Sao Lý do xuất kho: Xuất trả theo phiếu tạm nhập số 2/12 ngày 06/12/04 Xuất tại kho: Phụ tùng STT Tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất vật tư Mãsố ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền Theochứng từ Thực nhập 1 Vòng bi 1205K - SKF V 6 6 81.500 489.000 2 Vòng bi 1209K - SKF V 6 6 145.000 870.000 3 Vòng bi 1309K - SKF V 3 3 265.000 795.000 4 Vòng bi 608 -2Z- SKF V 30 30 16.500 495.000 5 Măng sông H207 - SKF Cái 2 2 67.900 135.800 Cộng 47 2.784.800 Nhập, ngày 18 tháng 12 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3.4. Trình tự hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, kế toán đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, từ các chứng từ ban đầu là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán thực hiện ghi chép, phản ánh số liệu như sau: ở Kho Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho. Sau đó, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ và định kỳ 5 ngày 1 lần chuyển lên cho kế toán NVL. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số nhập xuất, tính ra số tồn kho và lập báo cáo tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Bằng việc ghi chép và lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu đã góp phần làm cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty được chặt chẽ. Biểu số 18 Công ty Dệt 19/5 Hà Nội Thẻ kho Mẫu số 10 VT Thẻ lập ngày 31 tháng 12 năm 2004 Tờ số… Tên, nhãn hiệu. Qui cách vật tư: Bông kiện Đơn vị tính: Kg STT Chứng từ Trích yếu Ngày NhậpXuất Số lượng Ký xác nhậncủa kế toán Số Ngày Nhập Xuất tồn … … ….. ……………………. … …… ……. …… Tháng 11 166.243,11 1 18/12 Nhập Bông Mỹ II 37.838,76 2 18/12 Nhập Bông Mỹ II 4.605,04 … … … …………………. …. …… …….. …….. 14 31/12 Nhập dôi( Mỹ II) 660,95 4 31/12 Xuất cho phân xưởng sợi 143.874,5 Cộng 258.149,25 181.713,26 Tháng 12 242.679,1 Thủ kho Kế toán ở phòng tài vụ Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ kho (còn gọi là sổ chi tiết) do kế toán lập để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn. Định kỳ 5 ngày 1 lần, khi nhận được các phiếu nhập xuất, kế toán kiểm tra và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho do thủ kho lập. Thẻ kho của kế toán mở cho từng loại nguyên vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Biểu số 19 Thẻ kho ( sổ chi tiết nguyên vật liệu) Năm 2004 Tên nguyên vật liệu: Bông kiện Đơn vị tính: Kg Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền … ….. ……………………. ….. …… ….. ….. …. …… ….. Tháng 11 166243,11 3225055019 1 18/11 Công ty dệt Hà Nam( Mỹ II) 19502,28 37838,76 737942092 2 18/11 Công ty dệt Hà Nam( Mỹ II) 21243 4605,04 97824865 … … …………………. …. … … 14 30/11 Nhập dôi( Mỹ II) 10000 660,95 6609500 4 30/11 phân xởng sợi 19970 258149,25 143874,5 2873173765 Cộng 5227116821 181713,26 3610734443 Tháng 12 242679,1 4841437397 Người lập ( ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán đối chiếu thẻ này với báo cáo tồn kho của thủ kho. Nếu thấy hợp lý, kế toán tiến hành ghi vào cột giá trị của báo cáo tồn kho. Biểu số 20 Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu chính Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Tên NVL Số lượng Số quả Số tiền Sơi Ne 8/4 Cotton 29,5 24 472000 Sợi Ne 20/1 PE 104,3 109 1915525 Sơi Ne 20/1 chải kỹ 1,3 1 25000 Sợi 20/10 chải kỹ 59,4 48 1069200 Sợi 300D petex 11,5 4 310500 … … … … Sợi 150D/4 7,7 6 106500 Sợi đay 3,5/1 22,1 5 176000 Sợi đay 4/1 130,2 37 1860038 Bông kiện 242679,1 1096 4841437397 Sợi các loại 7,4 5 37000 Cộng 4880416632 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Thủ kho ( đã ký) Để theo dõi quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng “sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Sổ này dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu và quá trình thanh toán của công ty với người bán. Sổ này được mở để theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp. Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà mỗi nhà cung cấp sẽ được mở riêng sổ (nhà cung cấp thường xuyên) hoặc chung trên một sổ (nhà cung cấp vãng lai). Cở sở số liệu ghi và phương pháp ghi: • Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, kế toán tiến hành phân loại nhà cung cấp và ghi sổ của nhà cung cấp đó ( phần chứng từ nhập, diễn giải, phần nhập hàng, phần chứng từ thanh toán và thanh toán của nhà cung cấp Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 1/12 ngày 18/12, Công ty mua bông trả chậm của công ty dệt Hà Nam, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 – Công ty Dệt Hà Nam. Biểu số 21 Sổ chi tiết Tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu: 331 Đối tượng thanh toán: Công ty Dệt Hà Nam Năm 2004 C.Từ nhập CTthanh toán Diễn giải TK đối ứng Phần nhập hàng Phần thanh toán Tk 112 TK khác S N S N SL ĐG TT VAT Tổng tiền Tk 111 Dư đầu kỳ 1.035.410.576 Tháng 1/2004 ………………. Tháng 12/2004 1 18/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 37.838,76 19.502,28 737.942.092 73.794.209 811.736.301 2 18/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.605,04 21.243 97.824.865 9.782.487 107.607.352 3 18/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.492,8 21.243 95.440.550 9.554.055 140.984.605 4 23/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.554,3 21.243 96.746.995 9.647.700 106.421.695 7 30/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.531,3 21.243 96.258.406 9.625.841 105.884.247 8 30/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.536,3 21.243 96.364.621 9.636.642 106.001.083 9 30/12 Nhập bông Mỹ cấp II 1521 4.577,8 21.243 97.246.205 9.724.621 106.970.826 837 25/12 T.Toán PN 4/5 1111 103372261 859 31/12 T.Toán 1 phần PN 2/5 1111 1476914050 869 25/12 T.Toán 1 phần PN 7/4 31111 5000000 Cộng phát sinh 1317823734 131782375 1.449.606.109 1580286311 5000000 Dư cuối kỳ 3.643.857.805 Ngày… tháng… năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) • Để theo dõi công nợ với người bán được chặt chẽ, cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ theo nhà cung cấp, tính ra số dư cuối tháng từ đó có kế hoạch thanh toán phù hợp. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số tiền phải thanh toán – Số tiền đã thanh toán. Ví dụ: Kế toán xác định số dư cuối tháng trên sổ chi tiết thanh toán với Công ty Dệt Hà Nam như sau: Dư cuối tháng = 4.274.538.007 + 1.449.606.109 – 1.508.286.311-500.000.000 = 3.643.857.805đ (xem biểu 21). Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. 2.4.Kế toán tổng 0hợp nguyên vật liệu. 2.4.1. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu công ty Dệt 19/5 Hà Nội sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II như sau: • TK 1521: Nguyên vật liệu chính. • TK 1522: Nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng. • TK 1523: Phế liệu thu hồi. 2.4.2. Hình thức sổ kế toán tổng hợp sử dụng tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội. Tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội việc ghi chép tổng hợp được tiến hành theo hình thức Nhật ký chứng từ. Với hình thức này thì các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty được kế toán tổng hợp ghi chép vào Nhật ký chứng từ; sau đó ghi vào sổ cái. Cuối cùng đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu. Chứng từ gốc (PNK, PXK, bảng kê, BPB) NKCT số 1, 2, 5…10 Sổ cái TK 152 Bảng kê 1 đến 11 Bảng tổng hợp TK 152 Sổ kế toán chi tiết TK 152 Sổ cái TK 152, 153 BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối ứng 2.4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Hiện nay công ty dệt 19/5 Hà Nội đang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm cho hai hệ thống kế toán này được tiến hành song song đồng thời tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu được kịp thời, thường xuyên. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được tiến hành như sau: Căn cứ vào các thẻ kho (sổ chi tiết), kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu để vào bảng nhập xuất tồn kho nguyên liệu chính. Ví dụ: Từ thẻ kho theo dõi bông kiện, kế toán lấy số liệu vào bảng nhập – xuất – tồn như sau: Tồn đầu kỳ: 166.243,11Kg = 3.225.055.019đ Nhập trong kỳ: 258.149,25Kg = 5.227.116.821đ Xuất trong kỳ: 181.713,26Kg = 3.610.734.443đ Tồn cuối kỳ: 242.679,1Kg = 4.841.437.397đ Biểu số 22 Bảng nhập xuất tồn kho nguyên liệu chính Tháng 12 năm 2004 TT Tên NVL Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Đơn giá T.lượngthực cân Giá trị Đơn giá T.lượngthực cân Giá trị Đơn giá T.lượngthực cân Giá trị Đơn giá T.lượngthực cân Giá trị 1 Sợi Ne 8/4 Cot 29,5 472.000. 29,5 472000 2 Sợi Ne 20/1 PE 204,8 3.761.207 0 0 100,5 1.845.682 104,3 1915525 … … … …. … …. … … … …. …. …. …. …. 17 Sợi đay 4/1 130,2 1.860.038 130,2 1860038 18 Bông kiện 166243,11 3225055019 258149,25 5227116821 181713,26 3610734443 2426791 4841437397 19 Sợi các loại 7,4 37000 7,4 37000 20 Hồi dầu thô 120 60000 120 60000 Cộng 3429461321 5514037721 4063082410 4880416632 • Căn cứ vào các bảng chi tiết nhập, xuất TK 152, kế toán tổng hợp số liệu vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu, từ đó có căn cứ vào bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Biểu số 23 Bảng tổng hợp nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2004 Phát sinh nợ TK 152 Phát sinh có TK 152 TK TK đối ứng Số tiền TK TK đối ứng Số tiền 1521 111 0 1521 632 282.384.000 141 2.129.100 6216 2.875.362.865 331 5.504.778.121 138 737.560.678 … … … … Cộng 5.514.037.721 Cộng 4.063.082.410 1522 331 83.607.632 1522 6211 20.166.356 1541 0 1421 7.658.637 138 27.738.034 138 24.686.670 …. … … … Cộng 111.784.731 Cộng 126.107.236 1523 331 0 1523 6211 122500 1421 4000 6216 0 642 100000 632 1.242.428 … … … … Cộng 11.740.482 Cộng 1.364.929 Tổng Cộng 5.627.562.934 Tổng Cộng 4.190.550.575 Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán lấy số liệu ở phần phát sinh có TK152 để và bảng phân bổ số 2 (bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ). Biểu số 24 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 Ghi có TK 152 ghi nợ các TK sau TK 152 Tổng Cộng TK 1521 TK 1522 TK 1523 TK 152 TK153 632 282.384.000 20.166.356 122500 302.672.856 0 6216 2.875.362.865 44.484.154 0 2.919.847.019 0 6271 0 1.219.434 0 1.219.434 0 138 737.560.678 24.686.670 0 762.247.348 0 1544 0 25000 0 25000 0 641 0 1.339.250 0 1.339.250 0 642 0 5.250.882 0 5.250.882 0 … … … … … … Tổng 4.063.082.410 126.107.236 1.364.929 4.190.554.575 0 Ngày… tháng…năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán tổng hợp số liệu và vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở ra với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với người bán trong công ty và là cơ sở để ghi vào sổ Cái tài khoản 331. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi + NKCT số 5 mỗi tháng được ghi một lần trên cơ sở tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết TK 331. + Cuối tháng cộng sổ NKCT số 5, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác và là cơ sở để vào sổ Cái TK 331. Ví dụ: Căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK 331 – Công ty Dệt Hà Nam, kế toán ghi vào NKCT số 5: + Cột số dư đầu tháng: Lấy từ NKCT số 5 tháng trước: 4.274.538.007đ + Cột ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Trên sổ chi tiết Tk 331, kế toán lấy số liệu từ dòng cộng phát sinh để ghi vào các cột TK tương ứng ở NKCT số 5, cụ thể: Cột Thành tiền ( Nợ TK 1521) 1.317.823.734đ Cột VAT ( Nợ TK 1331) 131.782.375đ Cột Tổng tiền ( Cộng có TK 331) 1.449.606.109đ + Cột theo dõi thanh toán, ghi nợ TK 331: được lấy từ dòng cộng phát sinh cột TK 111: 1.580.286.311đ và cột TK khác ( 31111) 500.000.000đ. Tổng số = 2.080.286.311đ + Cột số dư cuối tháng = 4.274.538.007 + 1.449.606.109 – 2.080.286.3 = 3.643.857.805đ Đây là số tiền công ty còn phải trả cho công ty dệt Hà Nam. .Biểu số 25 Nhật ký – chứng từ số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng 12 năm 2004 Đơn vị: 1000đ TT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán, ghi nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1331 .. Cộng có TK 331 1111 3111 131 … Cộng nợ TK 331 Nợ Có 1 Dệt Hà Nam- Bông 4274538 1317823 131782 1449606 1580286 500000 2080286 3643857 … …. … … … … … … 22 Đại phước 44250 44.250 Cộng 117985 10208555 7007406 2335714 5606342 9087973 372.075 8382078 10090570 8010003 Từ NKCT số 5, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào sổ Cái TK 331. • Tại công ty dệt 19/5 Hà Nội, bảng kê số 3 được sử dụng để phản ánh giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Biểu số 26 Bảng kê số 3 Giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 TT Chỉ tiêu TKđối ứng TK 152 TK 153 Tổng cộng TK 1521 TK 1522 TK 1523 TK 152 Tk 153 1 I, Số dư đầu tháng 3.429.461.321 1.588.304.849 1.639.930 399221 5.019.406.100 399221 2 II, Số phát sinh trong tháng 5.514.037.721 111.784.731 1.740.482 0 5.627.562.934 0 3 Đối chiếu NKCT số 1( Ghi có TK 111) 111 0 0 0 0 4 Đối chiếu NKCT số 2( Ghi có TK 112) 112 0 0 0 0 5 Đối chiếu NKCT số 10( Ghi có TK 141) 141 2.129.100 0 0 2.129.100 6 Đối chiếu NKCT số 4( Ghi có TK 311) 311 0 0 0 0 7 Đối chiếu NKCT số 1( Ghi có TK 111) 331 5.504.778.121 83.607.632 0 5.588.385.753 10 Ghi có TK 154 154 60000 439.065 1.636.482 2.135.547 11 Ghi có TK 138 138 0 27.738.034 0 27.738.034 12 Ghi có TK 642 642 7.070.500 0 100000 7.170.500 13 Ghi có TK 1421 1421 0 0 4000 4000 14 Ghi có TK 241 241 0 0 0 0 15 III. Cộng số dư đ.tháng và số PS trong tháng. 8.943.499.042 1.700.089.580 3.380.412 399221 10.646.969.034 399221 16 IV. Xuất dùng trong tháng. 4.063.082.410 126.107.236 1.364.929 0 4.190.554.575 0 17 V. Tồn kho cuối tháng. 4.880.416.632 1.573.982.344 2.015.483 399211 6.456.414.459 399221 Sau khi lập xong bảng kê số 3, kế toán tổng hợp số liệu và vào sổ Cái TK 152. • Sổ Cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong năm. Biểu số 27 Sổ Cái Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có 4.126.606.669 Ghi Nợ TK 152, ghi có các TK sau Tháng 1 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 - NKCT số 1 0 TK 112 - NKCT số 2 0 TK 141 - NKCT số 10 2.129.100 TK 311 - NKCT số 4 0 TK 331 - NKCT số 5 5.588.385.753 TK 154 2.135.547 TK 642 7.170.500 TK 138 27.738.034 TK 1421 4000 Cộng số phát sinh nợ 5019406100 5.627.562.934 Tổng số phát sinh Có - NKCT số 7 4.190.554.575 Số dư Nợ 6.456.414.459 Ngày… tháng… năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.4. Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho. Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho được tiến hành 06 tháng một lần theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê kho và được lập cho từng kho. Căn cứ vào biên bản kiểm kê, hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán nguyên vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ. Nếu phát hiện thừa trong định mức khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 642 Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê nguyên vật liệu chính 06 tháng cuối năm, phát hiện số sợi Ne 20/1 PE hồi ẩm, khối lượng tăng so với sổ sách là 45,7 Kg tương đương với 461.000đ (đơn giá 5000 đ/Kg), kế toán ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 1521 : 461000 Có TK 642 : 461000 Thực tế cho thấy: Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nhờ có hệ thống kho tàng tốt và phương pháp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, có hiệu quả nên số chênh lệch giữa sổ sách và kiểm kê là không đáng kể, hao hụt đều nằm trong định mức. Hiện nay, hầu hết giá các loại nguyên vật liệu trên thị trường đều tương đối ổn định. Do vậy công ty dệt 19/5 Hà Nội vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá đối với nguyên vật liệu tồn kho vì xét thấy việc đánh giá nguyên vật liệu là rất ít khi phải làm và chưa cần thiết. Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 NKCT 4, 5, 6 NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 Bảng kê 4, 5, 6 BPB số 2 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152, 153 NKCT số 7 BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Trên đây là toàn bộ thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. Công ty đã áp dụng tương đối hợp lý, sáng tạo những qui định về hạch toán kế toán do Bộ tài chính ban hanh. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định. Do vậy công tác kế toán NVL ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty, đảm bảo đúng chế độ qui định thì cần phải có một số sửa đổi bổ sung thích hợp sẽ được trình bày trong phần tiếp theo. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy một trong những yếu tố nhằm đạt lợi nhuận cao là giảm chi phí SXKD trong đó có việc giảm chi phí NVL. Để làm được điều này thì các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán. Đây thực sự là một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, nền sản xuất xã hội cũng ngày càng phát triển, nền kinh tế được mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, các ngành nghề ngày càng được đa dạng hoá. Từ đó, đòi hỏi cơ chế quản lý phải thường xuyên đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng như của Nhà nước. Chính vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, khi Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong SXKD theo khuôn khổ pháp luật thì hạch toán kế toán lại càng trở nên quan trọng và cần phải đổi mới cho phù hợp với những thay đổi của nền kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu cũng không phải là một ngoại lệ, nó cũng cần phải được đổi mới và hoàn thiện. Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt, thì quá trình cung cấp nguyên vật liệu sẽ hợp lý, kịp thời, đồng bộ, sẽ kiểm tra, giám sát được quá trình sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, nhằm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, lãng phí. Từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu công tác kế toán NVL chưa hợp lý, chậm đổi mới, sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 và gần đây là thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9-10-2002 (ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31-12-2001) của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán trong tình hình mới, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp, không tránh khỏi những sai sót, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán NVL là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. 3.2. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà nội. Công ty dệt 19/5 Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các loại vải công nghiệp chất lượng cao. Sau hơn 46 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng Công ty dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh. Có được thành công đó phải kể đến sự cố gắng, nỗ lực, quyết tâm của ban lãnh đạo cũng như toàn thể CB – CNV Công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận giám đốc bằng tiền đó là bộ phận kế toán của Công ty nói chung và của kế toán NVL nói riêng. Có thể nói cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán NVL đã không ngừng được cải tiến, hoàn thiện về mọi mặt góp phần thúc đẩy quá trình phát triển toàn Công ty. 3.2.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty. • Về công tác tổ chức: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt vào điều kiện thực tế tại Công ty. Chính vì vậy, công tác kế toán NVL được tiến hành có nề nếp, khoa học. Bên cạnh đó, nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận với phòng kế toán đã giúp cho quá trình ghi chép, phản ánh số liệu được chính xác, kịp thời. Về công tác quản lý: Là một doanh nghiệp sản xuất vải công nghiệp có uy tín trên thị trường với nhiều khách hàng lớn như: Công ty giầy Thụy Khuê, Công ty dệt 8/3, Công ty dệt Hà Nam… Cho nên Công ty dệt 19/5 Hà Nội rất quan tâm đến việc duy trì và nâng cao uy tín với khách hàng bằng việc sản xuất những sản phẩm chất lượng cao. Để làm được điều đó, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách quản lý chặt chẽ. Trong đó, công tác quản lý NVL ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ NVL luôn được Công ty coi trọng. + Khâu thu mua: Tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội, NVL được quản lý ngay từ khâu thu mua. NVL mua về được kiểm tra về chất lượng, số lượng, giá cả, chủng loại… nhằm đảm bảo nguyên liệu mua vào có chất lượng tốt, giá cả phù hợp. Bên cạnh đó, trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu trong tháng, bộ phận cung tiêu có kế hoạch thu mua NVL kịp thời đảm bảo quá trình sản xuất liên tục. + Khâu bảo quản: Các kho được tổ chức khoa học, đặt gần nơi sản xuất, thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất, bảo quản và kiểm kê NVL. + Khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL, từ đó góp phần sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm các loại NVL, là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. + Khâu dự trữ: Công ty luôn dự trữ NVL trong kho ở mức cần thiết, hợp lý, đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất, nhưng không để lượng NVL tồn kho nhiều, gây ứ đọng vốn. Về công tác kế toán: + Việc áp dụng kế toán NVL tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động NVL. + Về hệ thống chứng từ: Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra là có cơ sở pháp lý, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL được kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. 3.2.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty dệt 19/5 Hà Nội còn một số tồn tại cần được hoàn thiện và khắc phục: Về phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay công ty đang phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong sản xuất. Cách phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ song lại chưa chi tiết và cụ thể. Chính vì vậy, tại kho bảo quản vẫn có trường hợp nhầm lẫn giữa loại này với loại khác như: phụ tùng thay thế với vật liệu phụ, thậm chí có loại nguyên vật liệu công ty không phân loại theo công dụng mà xếp chung với vật liệu phụ như: xà phòng, mực , giấy … Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 70/12 ngày 24/12 xuất cho phân xưởng dệt, nội dung như sau: Kéo bấm : 230.400đ Kim bạt : 31.500đ Sào quét trần : 24.000đ Cộng : 285.900đ Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6211 : 285.900 Có TK 1522 : 285.900 Việc phân loại và hạch toán như trên làm cho công tác kế toán không được chính xác, cung cấp thông tin không đúng, hạn chế chức năng quản lý của kế toán. Về đánh giá nguyên vật liệu. + Giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên phiếu nhập kho không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà toàn bộ chi phí vận chuyển phát sinh được phân bổ hết cho số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Như vậy, nếu trong tháng số chi phí vận chuyển tăng cao thì vô hình chung đã đẩy chi phí NVL trong giá thành sản phẩm tăng lên. Chính vì vậy, chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng không được phản ánh đúng đắn, gây ảnh hưởng tới quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Từ đó dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm không chính xác. + Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ là chưa hợp lý. Bởi vì tại công ty nghịêp vụ nhập xuất diễn ra tương đối nhiều, sử dụng phương pháp này làm cho khối lượng công việc của kế toán nguyên vật liệu trở nên cồng kềnh, tốn nhiều công sức, công việc dồn vào ngày cuối tháng. Việc ghi chép, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán. Như đã trình bày ở phần thực trạng, hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhưng trong quá trình thực hiện, Công ty chưa thực hiện đúng qui rình ghi chép mà Bộ tài chính qui định. Cụ thể đối với việc ghi chép, đối chiếu sổ, kế toán không căn cứ vào số liệu ở các NKCT để vào bảng kê số 3, sổ Cái TK 152 mà lại lấy số liệu trên bảng tổng hợp NVL. Các NKCT chỉ có vai trò đối chiếu với sổ Cái TK 152. Vì vậy quá trình kiểm tra, ghi chép trong nội bộ công ty cũng như quá trình kiểm tra của cục Thuế chưa được thuận lợi. Việc sử dụng Tài khoản. + Đối với trường hợp NVL nhận giữ hộ người bán, hiện nay công ty đang hạch toán vào tài khoản 1388 là chưa đúng qui định, không thể hiện rõ số NVL trong kho đang giữ hộ người bán. + Đối với trường hợp nhập kho do phát hiện thừa khi kiểm kê, Công ty đang hạch toán bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) là chưa chính xác. Theo qui định, Công ty nên hạch toán vào TK 632 (ghi giảm giá vốn) thì hợp lý hơn. Về việc sử dụng phiếu tạm nhập – xuất trả. Công ty sử dụng phiếu tạm nhập để thể hiện số NVL nhập kho chưa có hoá đơn hoặc các chứng từ đi mua, khi nhận được hóa đơn kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (xuất trả) để bù trừ với phiếu tạm nhập và viết một phiếu nhập chính thức. Điều này là sai với nguyên tắc bởi vì trên thực tế NVL không được xuất ra khỏi kho nhưng kế toán lại viết phiếu xuất kho và định khoản ghi Có TK 152 (giảm NVL trong kỳ). Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Hiện nay, giá các loại nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng (chủ yếu là bông nhập ngoại) có biến động do phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới. Chính vì vậy việc trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đối với Công ty là cần thiết, nhằm phòng ngừa và giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động SXKD. 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 hà nội. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế ở Công ty dệt 19/5 Hà Nội về công tác kế toán nguyên vật liệu. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. ý kiến 1: Về phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu khoa học, hợp lý sẽ giúp cho công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thuận lợi và hiệu quả hơn, tránh được những gián đoạn không cần thiết trong quá trình sản xuất. Chính vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được chính xác thì nguyên vật liệu của công ty cần được phân loại chi tiết hơn. Cụ thể nguyên vật liệu tại công ty có thể được phân thành các loại: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu và nguyên vật liệu khác. Theo đó, tài khoản 152 được mở chi tiết thành 06 tài khoản cấp II sau: TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”: Bông sợi TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”: Mỡ iroflex, dầu MD40, sáp tạo độ bóng… TK 1523 “ Nhiên liệu”: Xăng, dầu hoả… TK 1524 “Phụ tùng thay thế”: Bánh răng, lưỡi kéo nối sợi,bulông… TK 1525 “Phế liệu thu hồi”: Bông rối, vải vụn, chải phế liệu… TK 1526 “Nguyên vật liệu khác”: Bao tải, ống giấy, ni lông… Bên cạnh đó, để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý NVL được chặt chẽ Công ty nên mở sổ danh điểm nguyên vật liệu. Việc mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng danh điểm và sắp xếp thứ tự các nguyên vật liệu trên sổ danh điểm cũng phải khoa học. Sổ danh điểm nguyên vật liệu được mở theo tên gọi, qui cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và đơn giá. Việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp, nghiên cứu giữa phòng vật tư, phòng tài vụ, thủ kho, sau đó trình lên giám đốc duyệt để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng theo mẫu sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại: Nguyên vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cáchnguyên vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521A Bông các loại Kg 1521A - 01 Bông Việt Nam 1521A - 02 Bông Nam 1521A - 03 Bông Mỹ 1521A - 04 Bông Tây Phi ….. 1521S Sợi các loại Kg 1521S - 01 Sợi Ne 20/1 1521S - 02 Sợi Ne 32/2 1521S - 03 Sợi 300D Petex …. • ý kiến 2: Việc đánh giá nguyên vật liệu. * Nguyên vật liệu nhập kho: Nếu giá thực tế NVL nhập kho không được xác định chính xác, sẽ ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo phản ánh đúng giá thực tế NVL nhập kho trong tháng. Theo nguyên tắc, kế toán sẽ tính cả chi phí vận chuyển vào giá trị NVL nhập kho: Giá thực tế Giá mua Các loại thuế Chi phí Cáckhoản CKTM NVL nhập kho = ghi trên + không được + thu mua - và giảm giá NVL Trong kỳ hoá đơn hoàn lại thực tế mua được hưởng. Khi tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo cách trên, chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ tương ứng với số NVL xuất dùng trong tháng từ đó làm cho việc tính toán và xác định giá thành sản phẩm chính xác và sát với thực tế hơn. Ví dụ: Ngày 18/12 Công ty nhập bông Mỹ cấp II mua của công ty dệt Hà Nam theo hoá đơn số 013345 ngày 2/12, trong đó: Số lượng 37.838,76 Kg = 168 Kiện Đơn giá 19.502,28đ Thành tiền = 737.942.092đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ thanh toán bằng tiền tạm ứng là 2.129.100đ Như vậy giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = 737.942.092 + 2.129.100 = 740.071.192đ * Nguyên vật liệu xuất kho. Như đã trình bày, hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đặc điểm của phương pháp này là cuối tháng kế toán căn cứ trên giá trị nguyên vật liệu tồn, nhập gửi đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra giá thực tế đơn vị bình quân, từ đó tính ra gía thực tế NVL xuất kho trong tháng. Nói cách khác, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị nguyên vật liệu xuất kho trên chỉ tiêu giá trị. Trong tháng với NVL xuất kho, kế toán không sử dụng loại giá nào để ghi chép vào sổ sách, do đó kế toán chỉ có thể nắm được số lượng NVL xuất kho. Tuy phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng nhược điểm của nó là việc ghi sổ kế toán không kịp thời. Trong điều kiện hiện nay đối với Công ty thì việc cung cấp kịp thời các thông tin kế toán về chi phí sản xuất trong đó có chi phí NVL là vô cùng quan trọng, giúp cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định SXKD đúng đắn. Do vậy để đảm bảo cho công tác kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ, chính xác và kịp thời Công ty nên sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Để sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán phải xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng và nguyên vật liệu nhập kho trong tháng. Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho thành giá thực tế. Việc tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho thành giá thực tế được tiến hành trên bảng kê số 3 (như vây bảng kê số 3 của Công ty phải sửa đổi theo đúng mẫu qui định vì hiện nay Công ty đang sử dụng bảng kê số 3 để theo dõi giá thực tế của nguyên vật liệu). Quá trình tính giá thực tế được tiến hành như sau: + Tính hệ số giá theo công thức: Giá thực tế + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ + Sau đó tính giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá NVL xuất kho trong kỳ NVL nhập trong kỳ Công ty có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước để làm giá hạch toán. Ví dụ: Công ty lấy giá cuối tháng 05 làm giá hạch toán tháng 06, theo đó đơn giá 1 Kg bông được xác định là: 3.225.055.019 Đơn giá = = 19.400đ ( lấy tròn số) 166.243,11 Trong tháng kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, số liệu như sau: Tồn đầu kỳ = 3.225.055.019đ Nhập trong kỳ = 258.149,25Kg x 19.400 = 5.008.095.450đ Xuất trong kỳ = 181.713,26 x 19.400 = 3.525.237.244đ Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn, nhập trong kỳ theo giá hạch toán và giá thực tế tính ra hệ số giá (hệ số chênh lệch): 3.225.055.019 + 5.227.116.821 Hệ số giá = = 1,027 3.225.055.019 + 5.008.095.450 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong tháng = 1.027 x 3.525.237.244 = 3.620.418.650đ Có thể nói rằng, việc sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Phương pháp này rất thích hợp với điều kiện thực tế tại công ty – nơi có nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. • ý kiến 3: Thực hiện qui trình ghi chép, đối chiếu số liệu theo đúng qui định của BTC đối với hình thức sổ Nhật ký – chứng từ. Để góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho cục Thuế trong quá trình kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Công ty nên thực hiện qui trình ghi chép sổ theo hình thức Nhật ký – chứng từ theo qui định mà BTC đã ban hành. Nhờ đó, Công ty sẽ hạn chế được những sai sót trong quá trình ghi chép do kế toán có điều kiện đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL và sổ Cái TK 152). Trước hết để thực hiện đúng qui trình ghi chép, đối chiếu số liệu theo hình thức sổ NKCT, chúng ta cần phải hiểu một số nguyên tắc cơ bản sau: NKCT là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản tổng hợp. Trong mọi trường hợp, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ Cái một lần vào cuối tháng. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo số lấy từ NKCT ghi Có TK đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng lấy từ các NKCT có liên quan. Như vậy, việc Công ty lấy số liệu trên bảng tổng hợp để vào bảng kê số 3, sổ Cái TK 152 mà không căn cứ vào số liệu trên các NKCT là chưa đúng nguyên tắc và cần phải thay đổi cho phù hợp. Theo đó, quá trình ghi chép, lên sổ được thực hiện như sau: + Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu: Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên Có, bên Nợ TK 331, trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng số liệu và ghi vào NKCT số 5. Cuối tháng cộng sổ NKCT số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 152 và bảng kê số 3. Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng…năm… STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 Cộng có TK331 111 112 … Cộng nợ TK331 Nợ Có Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT … Đã ghi sổ Cái ngày…tháng…năm Ngày…tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên Có TK 111 được phản ánh ở NKCT số 1 – ghi Có TK111 – Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ NKCT số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có TK111, ghi Nợ TK152 để ghi vào sổ Cái TK152 và bảng kê số 3. Cách ghi chép tương tự như trên ở các NKCT khác (NKCT số 2, 4, 10…). Cuối tháng cộng các NKCT, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có các TK, ghi Nợ TK 152 để ghi vào sổ Cái TK 152 và bảng kê số 3. Như đã đề cập ở phần kiến nghị trên, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Vì vậy, bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 TT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 153 1521B 1521S HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT 1  I. Số dư đầu tháng 3,225,055,019 3,225,055,019 …. …. …. …. …. …. …. …. 2  II. Số phát sinh trong tháng 5,008,095,450 5,227,116,821 …. …. …. …. …. …. …. …. 3  Từ nhật kí chứng từ số 1 (Ghi có TK 111) ….. … 4  Từ nhật kí chứng từ số 2 (Ghi có TK 112) ….. … 5  Từ nhật kí chứng từ số 4 (Ghi có TK 311) ….. … 6  Từ nhật kí chứng từ số 4 (Ghi có TK 331) ….. … 7  Từ nhật kí chứng từ số 10 (Ghi có TK 141) ….. … 8 …… ….. … 9  III. Cộng số dư đầu tháng và số FS trong tháng 8,233,150,469 8,452,171,840 10  IV. Hệ số chênh lệch 1,027 11  V. Xuất dùng trong tháng 3,525,237,244 3,620,418,650 …. …. …. …. …. …. …. …. 12  VI. Tồn kho cuối tháng 4,707,913,225 4,831,753,190 …. …. …. …. …. …. …. …. Sau khi tổng hợp được giá trị NVL nhập trong kỳ từ các NKCT, kế toán tiến hành tính hệ số chênh lệch (Chỉ tiêu IV). Đối với chỉ tiêu xuất dùng trong tháng kế toán lấy số liệu trên bảng phân bổ số 2. + Đối với các nghiệp vụ xuất NVL: Trước hết được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 – bảng phân bổ NVL, CCDC. Hàng ngày kế toán ghi giá trị NVL xuất dùng theo giá hạch toán. Cuối tháng, tổng cộng số liệu nhân với hệ số chênh lệch ở bảng kê số 3 để tính giá thành thực tế. Bảng phân bổ số 2 Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 TT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 153 1521B 1521S HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT  1  TK621- Chi phí NVL trực tiếp … …. …. …. 6211 …. …. 6213 …. 2.875.362.865  6216 .... …….  2  TK 627- chi phí sản xuất chung … 0  6271 6273 ……..  3  TK 641- Chi phí bán hàng ….  0  4  TK 138- Phải thu khác ….  737.560.678 5 TK 241- XDCB dở dang …. ………. Cộng 3.525.237.244 3.620.418.650 Sau đó căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ số 2, cột giá trị thực tế ghi vào bảng kê 4, 5, 6. Từ các bảng kê này kế toán ghi vào NKCT số 7 theo định khoản ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK có liên quan (621, 627, 641…). Cuối tháng căn cứ sổ tổng cộng cột có TK 152 ở NKCT số 7 để ghi vào sổ Cái TK 152 dòng tổng số phát sinh Có. (Mẫu sổ Cái TK 152 mà Công ty đang sử dụng đã đúng với qui định của BTC, vì vậy mẫu sổ này vẫn được giữ nguyên). Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ nhập, xuất Sổ chi tiết NKCT có liên quan Bảng phân bổ số 2 NKCT số 5 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê số 3 Bảng kê 4,5,6 Sổ cái TK 152 NKCT số 7 Báo cáo kế toán • ý kiến 4: Sử dụng tài khoản theo đúng qui định của BTC. Việc sử dụng sai tài khoản hoặc định khoản kế toán sai sẽ làm cho các khoản mục chi phí trong đó có chi phí NVL bị phản ánh không đúng dẫn đến tính sai chi phí sản xuất từ đó dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm không chính xác. + Theo qui định của BTC, khi phát hiện nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, doanh nghiệp phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Nếu doanh nghiệp nhận giữ hộ người bán số thừa, kế toán ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002. Như vậy đối với trường hợp NVL thừa so với hoá đơn, nhận giữ hộ theo phiếu nhập kho số 4/5 ngày 25/11 (Biểu số 6), kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 1521 : 737.560.678 Có TK 1388 : 737.560.678 Là chưa đúng qui định và cần phải được sửa đổi cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo đó, kế toán phải phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản ghi Nợ TK 002 số tiền là 737.560.678đ. Sau đó căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ như đã nêu ở phần trước. + Đối với trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong định mức khi kiểm kê, để đảm bảo thực hiện đúng qui định của BTC, kế toán phải hạch toán vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán chứ không hạch toán vào tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp như hiện nay. Vì vậy đối với trường hợp nhập dôi theo phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 (Biểu số 11), kế toán phải ghi như sau: Nợ TK 1521 : 7.070.500 Có TK 632 : 7.070.500 ý kiến 5: Sử dụng giá tạm tính đối với trường hợp NVL mua về chưa có hoá đơn. Việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán do không phải ghi chép nhiều lần phiếu nhập, xuất và phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, đối với trường hợp nguyên vật liệu mua về chưa có hoá đơn, kế toán sẽ không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “NVL chưa có hoá đơn” (đơn giá trong phiếu nhập kho lấy từ báo giá hoặc hợp đồng thoả thuận giữa hai bên). Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 Có TK 331 Ví dụ: Ngày 28/12, Công ty nhập kho số bông Mỹ cấp I mua của Công ty dệt Hà Nam, nhưng chưa nhận được hoá đơn. Vì vậy kế toán căn cứ vào báo giá do Công ty dệt Hà Nam chuyển đến để viết phiếu nhập kho số 61/12. Nội dung như sau: Số lượng : 35.600Kg Đơn giá : 19.498đ/Kg Thành tiền : 694.128.800đ Do cuối tháng hoá đơn chưa về nên kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán: Nợ Tk 1521 :427.200 Có TK 331 : 427.200 ý kiến 6: Trích lập dự phòng giảm gía nguyên vật liệu tồn kho. Việc trích lập dự phòng đem lại những lợi ích sau đây: + Về mặt kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho mà giá thực tế NVL của doanh nghiệp được phản ánh chính xác hơn. + Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Xuất phát từ những lợi ích nói trên chúng ta có thể thấy được sự cần thiết của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì NVL phải có các đặc điểm sau: - NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc (giá trị ghi sổ). - NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp. - Có các bằng chứng đáng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được xác định như sau: Số dự phòng Số lượng Giá gốc GTT có thể Giảm giá được lập = của loại NVL x (của loại NVL - thực hiện được) Cho loại NVL tồn kho thứ i tồn kho thứ i của loại NVL Tồn kho thứ i tồn kho thứ i Ví dụ: Vào ngày 31/12, sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL, chuẩn bị khoá sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm. Kế toán kiểm tra và phát hiện: Giá gốc của bông Mỹ cấp I = 21.243đ/kg Trong khi đó, giá trị thuần có thể thực hiện được = 20.500đ/kg Giả sử số tồn kho cuối năm của bông Mỹ cấp I = 6.679 kg Như vậy khoản dự phòng cần phải lập cho loại bông Mỹ cấp I = 6.679 x (21.243 – 20.500) = 4.962.497đ. Kế toán ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Nợ Tk 632 : 4.962.497 Có TK 159 : 4.962.497 Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý số NVL cần lập cho dự phòng, kế toán có thể lập bảng đánh giá NVL phải lập dự phòng theo mẫu sau: Bảng đánh giá nguyên vật liệu phải lập dự phòng Loại NVL Số lượng tại ngày kiểm kê (Kg) Giá gốc nguyên vật liệu (Đ) GTT có thể thực hiện được (Đ) Chênh lệch (Đ) Số phải trích lập dự phòng (Đ) A 1 2 3 4=3 - 2 5=1*4 Bông Mĩ cấp I 6.679 21.243 20.500 743 4.962.497 …. …. …. …. …. …. Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Các biện pháp đề xuất được nêu ra nhằm mục đích khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo tuân thủ đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty. Từ đó góp phần làm cho công tác kế toán NVL thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực và có hiệu quả. Kết luận Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế cả về mặt vĩ mô và vi mô. Mục tiêu đặt ra đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là làm thế nào để giảm được chi phí sản xuất từ đó hạ giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải kết hợp sử dụng nhiều biện pháp trong đó việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu đầu vào được coi là một biện pháp quan trọng. Sau thời gian thực tập, nghiên cứu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội, kết hợp với những kiến thức đã học được ở trường em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Tổ Chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội”. Vì thời gian thực tập cũng như kinh nghiệm thực tế còn có hạn, luận văn tốt nghiệp của em không thể đề cập hết đến mọi vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy với mong muốn hoàn thiện hơn nữa bản luận văn này em rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo để bài luận văn của em có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Qua đây, em xin chân thành được gửi lời cảm ơn tới Tiến sĩ – Trần Thị Nam Thanh, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các cô chú phòng Tài vụ của Công ty Dệt 19/5 Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn!