Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3

SH NT Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu tháng 3 213895,9 18-PN 2/3 Nhập kho 98854 312749,9 22-PX 7/3 Xuất kho 26184,8 286565,1 23-PX 9/3 Xuất kho 18532,6 268032,5 24-PX 10/3 Xuất kho 60047,9 207984,6 25-PX 14/3 Xuất kho 38041,5 169943,1 30/3 Cộng phát sinh Tồn cuối tháng 3 98854 150806,8 161943,1 Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán in ra: + Bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu. + Báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu. + Sổ số dư cho từng kho. Trích: BẢNG 1 - BẢNG LIỆT KÊ CÁC CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT KHO VẬT LIỆU Tháng 3/2000 Kho: Bông Record # TK Có Danh điểm Số lượng Đơn giá 01 331 152005 16295 16843 02 331 152005 18912 16843 03 621.3 152003 11020 2250 ... 18 331 152004 98854 17391 Cộng 571789,8 Record # TK Có Danh điểm Số lượng Đơn giá 01 621.1 152005 1800 16843 02 621.1 152003 2222 2250 03 621.1 152005 2449,2 16843 ... 22 621.1 152004 26184,8 17391 Cộng 680273 Việc Công ty lập ra bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu có tác dụng đối chiếu cao tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu, từng danh điểm vật tư, từng lô hàng, mỗi lô hàng được theo dõi trên một dòng của bảng. Bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập - xuất - tồn kho trong tháng. Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư được lập để theo dõi cho một năm, mỗi tháng được theo dõi trên một cột với hai chỉ tiêu: số lượng và số tiền. Mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số dư, kế toán đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trích: BẢNG 2 - BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 3/2000 Kho: Bông Danh điểm Loại bông Đơn giá Số dư đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số dư cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Bông 683.414 10.557.354.908 476.792 7.838.340.769 514.808 8.208.218.787 645.398 10.187.476.890 152004 LX CI Lô 3 17391,15 98.854 1.719.184.724 26.184,8 455.382.527 72.669,2 1.263.802.197 152005 LX CII Lô 4 16843 35.207 593.005.757 4249,2 71.569.541 30.957,8 521.436.216 152005 LX CII Lô 5 16328 201.768 3.294.453.685 26.739 436.592.920 175.029 2.857.860.765 152005 LX CII Lô 6 16984 129.943 2.206.901.603 13.881,2 235.752.404 116.061,8 1.971.149.199 152003 Bông gầm ý 2250 14.749 33.185.250 11.020 24.795.000 2222 4.999.457 23.547 52.980.298 .... Xơ 477.499 6.239.823.544 51.549 648.909.122 110.364 1.422.682.770 418.684 5.466.049.897 .... Sợi 37.374 1.452.807.943 43.448,8 1.360.787.134 55.101 1.818.404.725 25.722 995.190.352 .... 1.198.287 18.249.986.395 571.789,8 9.848.037.025 680.273 11.449.306.282 1.089.804 16.648.717.139 BẢNG 3 - SỔ SỐ DƯ - KHO BÔNG TK 152.1 STT Danh điểm Tên vật tư Dư đầu tháng 1 Dư đầu tháng 2 Dư đầu tháng 3 Dư đầu tháng 4 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 01 152001 Bông Việt Nam 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 02 152002 Bông Xơ N 418.253 5.376.815.110 425.954 5.563.474.230 477.499 6.239.823.544,1 418.684 5.466.049.897,4 03 152003 Bông gầm ý 16.874 35.257.242 17.395 39.627.636 14.749 33.185.249,8 23.547 52.980.297,8 04 152004 Bông LX CI 188.254 3.050.869.712 241.529 3.850.095.284 213.895 3.461.896.165,6 161.943,1 2.713.286.690,2 05 152005 Bông LX CII 335.682 5.476.215.050 328.350 5.126.375.232 349.819,5 5.474.404.025 371.343,04 6.069.647.216,1 .... Cộng 17.584.291.342 17.252.657.248 18.249.986.395 16.648.717.139 Hệ số 1,0024 1,0022 1,0025 1,004 1.105.732 17.290.613.094 1.106.250 17.290.613.094 1.198.287 18.295.611.361 1.089.804 16.715.312.008 Nhận xét: Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện hầu hết bằng máy tính. Bên cạnh đó, việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán rất chặt chẽ, cho nên việc hạch toán chi tiết vật liệu của Công ty là chính xác, nhanh chóng, giảm nhẹ được khối lượng công việc cho thủ kho và kế toán. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm trên ta thấy phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng có một số những khúc mắc sau: - Phương pháp sổ số dư có đặc điểm là thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Song thực tế ở Công ty, kế toán phải theo dõi cả giá trị và số lượng, có nghĩa là phần số lượng trên sổ số dư phải do thủ kho ghi trên cơ sở thẻ kho. Nhưng ở Công ty, sổ số dư do kế toán vật liệu lập và theo dõi nên không có tác dụng đối chiếu giữa thủ kho và kế toán. - Khi giao chứng từ, thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ. Bên cạnh đó, kế toán không sử dụng bảng lũy kế nhập xuất mà thay vào đó là bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng này chỉ sử dụng trong phương pháp thẻ song song. IV-/ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. 1-/ Tài khoản sử dụng. Công ty Dệt 8/3 là đơn vị sản xuất quy mô lớn, do vậy, vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Công ty bao gồm liên hiệp các xí nghiệp, các xí nghiệp phải tự hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi được tình hình nhập xuất vật tư tại mọi thời điểm, Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu công ty có sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu: chi tiết thành các tài khoản sau: TK 152.1 : Nguyên vật liệu chính. TK 152.2 : Vật liệu phụ. TK 152.3 : Nhiên liệu. TK 152.4 : Phụ tùng thay thế. TK 152.5 : Phế. Các TK 154, 621, 627.2 được chi tiết như sau: Số 1 : XN sợi A Số 6: XN cơ điện Số 2 : XN sợi B Số 3 : XN sợi ý Số 8: XN May Số 4 : XN Dệt Số 9: Gia công. Số 5 : XN Nhuộm. Các tài khoản khác như: 133, 333.1, 331, 641, 642... 2-/ Hạch toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu. Vật liệu của Công ty Dệt 8/3 chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng, viện trợ. Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất toàn Công ty là do Phòng xuất - nhập khẩu đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu vật liệu, phòng sẽ ký kết các hợp đồng mua và phải có ý kiến của Tổng Giám đốc. Hợp đồng mua, hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho phải chuyển và lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản, vào các sổ tổng hợp liên quan. - Khi mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trên hoá đơn (chưa có VAT) Nợ TK 133 : Thuế VAT đầu vào Có TK 331 : Tổng giá thanh toán. Cụ thể: Theo phiếu nhập kho ngày 2/3/2000 số 18 nhập 98854 kg Bông Liên Xô CI với đơn giá 17391,15 đ/kg và thuế VAT 10%, kế toán ghi: Nợ TK 152 (152.1) : 1.719.184.724 Nợ TK 133 : 171.918.472 Có TK 331 : 1.891.103.196 Sau khi vào máy tính xong kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho cùng hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết số 2 với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn, tên nhà cung cấp với số tiền được theo dõi chi tiết cho từng loại vật liệu. Tại Công ty Dệt 8/3, hầu hết hàng về cùng hoá đơn nên kế toán không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường. - Vật liệu sử dụng không hết nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 641, 642 Cụ thể: Theo phiếu nhập kho ngày 2/3/2000 số 03 do xí nghiệp sợi ý lập nhập 11.020 kg Bông gầm ý với đơn giá 2250 đ/kg. Kế toán ghi: Nợ TK 152.1 : 24.795.000 Có TK 621.3 : 24.795.000 3-/ Hạch toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu. Vật liệu của Công ty xuất dùng chủ yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng ngày, kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu kiểm tra và định khoản. Cụ thể: Theo phiếu xuất kho số 22 ngày 7/3/2000 xuất 26184,8 kg bông Liên Xô cấp I cho xí nghiệp sợi A, kế toán ghi: Nợ TK 621.1 : 455.382.527 Có TK 152.1 : 455.382.527 Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán in ra bảng xuất vật tư cho từng tài khoản và bảng tổng hợp xuất vật liệu cho từng kho. Cụ thể: Áp dụng cho kho Bông. BẢNG 4 - BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ BÔNG XUẤT KHO Tháng 3/2000 TK Chỉ tiêu 152.1 HT TT 1. Số dư đầu kỳ 18.249.986.395 18.295.611.361 2. Phát sinh tăng NKCT số 1 66.767.128 NKCT số 2 NKCT số 5 9.823.242.026 9.823.242.026 NKCT số 7 24.795.000 24.795.000 3. Tồn + Nhập 28.098.023.421 28.210.415.515 4. Hệ số giá 1,004 5. Phát sinh giảm 11.449.306.282 11.495.103.507 6. Số dư cuối kỳ 16.648.717.139 16.715.312.008 Trích: BẢNG 5 - BẢNG XUẤT VẬT TƯ KHO BÔNG CỦA TÀI KHOẢN 621.1 Tháng 3/2000 Danh điểm Tên vật tư Lượng Tiền 152001 Bông Việt Nam 152002 Bông xơ N 152003 Bông gầm ý 2222 4.999.457 152004 Bông LX CI 26.184,8 455.382.527 152005 Bông LX CII 203.901,6 3.233.477.780 .... Cộng 3.925.103.319 Hệ số giá 1,004 Giá thực tế 248.692,9 3.940.803.733 Lưu ý: Bảng xuất vật tư kho bông của các tài khoản 621.2, 621.3, 621.4..., kế toán làm tương tự Trích: BẢNG 6 - BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ KHO BÔNG Tháng 3/2000 TK Có TK Nợ TK 152.1 HT TT TK 621 621.1- XN Sợi A 3.925.103.319 3.940.803.733 621.2- XN Sợi B 2.428.770.653 2.438.485.736 621.3- XN Sợi ý 3.277.027.586 3.290.135.696 621.4- XN Dệt 1.818.404.724 1.825.678.343 621.5- XN Nhuộm 621.6- XN Cơ điện TK 6272 Cộng 11.449.306.282 11.495.103.507 Lưu ý: Đối với các kho vật liệu khác, kế toán làm tương tự. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư cho từng kho kế toán tập hợp lại để đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này có tác dụng trong việc tính giá thành sản phẩm. Trích: BẢNG 7 - BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU Tháng 3/2000 TK Có TK Nợ 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT 621 11.449.306.282 11.495.103.507 1.274.698.776 1.300.192.752 955.832.789 955.832.789 621.1- Sợi A 3.925.103.319 3.940.803.732 12.958.083 13.217.245 621.2- Sợi B 2.428.770.653 2.438.485.736 12.747.199 13.002.143 621.3- Sợi ý 3.277.027.586 3.290.135.696 18.400.468 18.768.477 621.4- Dệt 1.818.404.724 1.825.678.343 191.298.803 195.124.779 621.5-Nhuộm 935.117.547 953.819.898 955.832.789 955.832.789 621.6-Cơ điện 12.350.088 12.507.090 6272 6272.1- Sợi A 143.908.597 146.786.769 1.240.888.830 1.240.888.830 257.627 257.627 6272.2-Sợi B 16.852.598 17.189.650 233.136.901 233.136.901 6272.3-Sợi ý 11.729.323 11.963.909 195.828.776 195.828.776 6272.4-Dệt 10.474.683 10.684.177 450.483.754 450.483.754 20.655.268 21.068.374 247.775.550 247.775.550 ....... Cộng 11.449.306.282 11.495.103.507 1.432.098.524 1.460.736.076 955.832.789 955.832.789 1.241.660.110 1.241.660.110 96.354.733 96.354.733 4-/ Tổ chức ghi sổ tổng hợp quá trình nhập, xuất vật liệu Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến vật liệu, sau đó phân loại chứng từ theo hai kênh nhập, xuất. Đối với các chứng từ nhập kho, sau khi đưa dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho cùng hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2 và NKCT số 1, NKCT số 2. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên sổ chi tiết số 2 với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ. Số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ sổ chi tiết số 2 của tháng trước. Vật liệu mua vào được theo dõi chi tiết cho từng loại. Trong tháng nếu kế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì kế toán sẽ theo dõi trên cột phương thức thanh toán. Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết số 2, kế toán lập NKCT số 5. Ở đây, kế toán thanh toán không theo dõi chi tiết số phát sinh của từng nhà cung cấp trên NKCT số 5 mà lại theo dõi chi tiết cho từng tài khoản vật liệu. Trên NKCT số 5, giá hạch toán và giá thực tế của các tài khoản chi tiết 152 được lấy từ dòng cộng của cột giá hạch toán và giá thực tế trên sổ chi tiết số 2. Cột tài khoản khác trên NKCT số 5 được lấy từ dòng cộng của các cột trong phần thanh toán, ghi có của sổ chi tiết số 2. Trích: BẢNG 8 - SỔ CHI TIẾT SỐ 2 Tháng 3/2000 Đơn vị bán Dư đầu kỳ Hoá đơn PNK Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Thanh toán, ghi Nợ TK331 Số dư cuối kỳ 152.1 152.2 Công ty Dệt Quốc Việt Nợ Có SH NT SH NT HT TT HT TT 111 112 Nợ Có 02 1/3 3.294.453.865 3.294.453.865 09 4/3 2.206.901.603 2.206.901.603 ...... ...... S 2.416.284.000 6.386.516.000 6.386.516.000 5.726.600.000 3.076.200.000 CT Dệt Tiến Đạt 1.791.184.724 1.791.184.724 593.005.757 593.005.757 ..... ..... S 968.724.040 2.985.361.000 2.985.361.000 1.686.000.000 2.314.800.000 .......... Cộng 7.412.824.903 9.823.242.026 9.823.242.026 214.428.071 214.428.071 8.243.700.000 9.206.795.000 Trích: BẢNG 9 - NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 Tháng 3/2000 STT Diễn giải Dư đầu kỳ # TK 152 TK khác Số tiền Dư đầu kỳ Nợ Có HT TT Nợ Có 01 Cty Dệt Quốc Việt 2.416.284.000 152.1 9.823.242.026 9.823.242.026 111 3.076.200.000 152.2 214.428.071 214.428.071 112 8.243.700.000 02 Cty Dệt Tiến Đạt 968.724.040 152.3 2.314.800.000 152.4 ....... Cộng 7.412.824.903 10.037.670.097 10.037.670.097 8.243.700.000 9.206.795.000 Nhận xét: So với chế độ, hình thức sổ của Công ty sử dụng rất khác biệt. Sổ chi tiết số 2 mà Công ty sử dụng tương tự NKCT số 5 của mẫu chế độ.Công ty có những nhà cung cấp thường xuyên nhưng khi theo dõi trên sổ chi tiết số 2, kế toán theo dõi chung cho các nhà cung cấp trong một tháng trên một sổ chi tiết. Như vậy, cuối tháng sẽ rất vất vả cho công việc cộng sổ để ghi NKCT số 5. Căn cứ vào NKCT số 5 và các NKCT khác, kế toán lập bảng tính giá thực tế vật liệu (đã trình bày mẫu sổ ở trên). Mặt khác, căn cứ vào các chứng từ xuất, kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để lập bảng kê số 4, 5 và NKCT số 7. Cuối tháng, trên cơ sở NKCT số 5, số 7 và các NKCT liên quan kế toán lập sổ cái TK 152. BẢNG 10 - SỔ CÁI TK 152 Tháng 3/2000 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền 152.1 152.2 SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 22.062.841.380 18.295.611.361 1262731208 Nhập trong tháng 10.812.688.708 9.914.804.154 214856927 111 67.195.984 66.767.128 428856 331 10.037.670.097 9.823.242.026 214428071 621 707.822.627 24.795.000 Xuất trong tháng 15.249.687.215 11.495.103.507 1460736076 154 5661 5661 621 13.751.129.048 11.495.103.507 1300192752 627 1.387.933.226 146786769 642 110.619.280 13750894 Dư cuối tháng 17.625.842.873 16.715.312.008 16852059 V-/ CÔNG TÁC KIỂM KÊ VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 Kiểm kê vật liệu tại Công ty Dệt 8/3 nhằm xác định một cách chính xác về số lượng và giá trị của từng vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Hơn nữa công tác kiểm kê vật liệu còn nhằm mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng... vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán vật liệu ở Công ty; đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán vật liệu, giữa kế toán vật liệu và các kế toán phần hành khác. Công tác kiểm kê vật liệu được tiến hành mỗi năm một lần vào thời điểm cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán, do ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Do chủng loại vật tư của Công ty đa dạng, số lượng lớn nên quá trình kiểm kê thường kéo dài từ 1/11 đến 31/12 hàng năm. Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại vật liệu có trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào biên bản kiểm kê. Biên bản này được lập cho từng thứ vật liệu theo từng danh điểm và từng kho bảo quản. Trong đó ghi rõ danh điểm vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thực tế, số lượng trên sổ sách, chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ vật liệu. Cuối kỳ kiểm kê, kế toán vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của vật liệu tính ra số lượng thừa thiếu, thành tiền của vật liệu và in ra “Biên bản kiểm kê”. Trong đó: = = + Số lượng thừa Số lượng thực tế Số lượng tồn kho theo sổ sách hoặc thiếu tại thời điểm kiểm kê tại thời điểm kiểm kê Giá đơn vị bình quân Số lượng x Thành tiền gia quyền liên hoàn thừa hoặc thiếu Căn cứ vào biên bản kiểm kê, Hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra kết quả xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt... Kế toán vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Trích: BẢNG 11 - BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 31 tháng 12 năm 1999 Kho: Bông Căn cứ vào quy định số 15 ngày tháng 7 năm 1998 về kiểm nghiệm vật tư của Tổng Giám đốc. Ban kiểm nghiệm gồm: Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên vật tư Mã số Phương thức ĐVT Kết quả Kết quả Số lượng theo sổ Số lượng thực tế Số lượng đúng QC Số lượng không đúng QC 1 Bông Việt Nam kg 7.654 7740 7.654 2 Bông Xơ N kg 128.749 128.754 128.749 3 Bông gầm ý kg 12.258 12.118 12.118 4 Bông Liên Xô CI kg 229.468 212.454 212.454 5 Bông Liên Xô CII kg 287.764 290.439 287.764 ......... 821.474,0 830.629,4 830.415,0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nhận xét: Nhìn biên bản kiểm kê tại kho Bông ta thấy số lượng trên sổ sách với số lượng qua kiểm kê chênh lệch không đáng kể. Sự chênh lệch ở đây là do sự hút ẩm của bông. Với số lượng bông của Công ty lớn như vậy thì sự chênh lệch này nhỏ, do vậy Công ty không xử lý. Sở dĩ Công ty Dệt 8/3 đạt được như vậy chính là do sự kết hợp chặt chẽ, chính xác trong việc quản lý và hạch toán vật tư giữa thủ kho và kế toán vật liệu. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của Công ty rất tốt, điều kiện bảo quản đầy đủ, vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học. Hệ thống kho tàng đều được bố trí gần các xí nghiệp sản xuất, vì thế nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển vật liệu từ kho tới xí nghiệp, tránh được tình trạng mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển. Song có một vấn đề cần bàn tới là trong tình hình giá cả hiện nay, hầu hết giá cả vật liệu đều tăng giảm thất thường, không ổn định, đặc biệt là giá cả các mặt hàng nhập ngoại. Nhưng Công ty Dệt 8/3 rất ít khi đánh giá lại tài sản và không lập quỹ dự phòng giảm giá cho tài sản của Công ty. VI-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. Ta biết rằng vốn lưu động là nguồn nhiên liệu không thể thiểu để cỗ máy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động. Hầu hết mọi tài sản dự trữ đều được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động và được thực hiện ở khâu dự trữ. Khâu dự trữ giữ vai trò hết sức quan trọng, là điểm bắt đầu, là tiền đề cho mọi sự thành công của quá trình sản xuất. Công ty Dệt 8/3 có số lượng vật tư dự trữ chiếm tỷ lệ cao trong tổng nguồn vốn lưu động (khoảng 60%). Vì vậy, việc hạch toán tốt quá trình dự trữ cũng đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. Để đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty Dệt 8/3, trước hết ta xem xét cơ cấu vốn lưu động qua bảng sau: BẢNG 12 - CƠ CẤU VỐN LƯU ĐỘNG Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Vốn lưu động 35.000.115.000 100 35.361.090.000 100 35.459.332.000 100 1. Tiền 1.548.425.000 4,42 1.695.210.000 4,79 1.818.384.000 5,12 2. Phải thu KH 3.267.359.000 9,34 3.649.385.000 10,32 4.485.428.000 12,64 3. Hàng tồn kho 30.056.731.000 85,88 29.887.295.000 84,52 29.025.420.000 81,77 NVL 20.470.527.000 58,49 22.062.841.380 62,39 17.625.842.873 49,66 CCDC 533.788.000 1,53 541.825.000 1,53 586.249.075 1,65 Sản phẩm 9.052.416.000 25,86 7.282.628.620 20,6 10.813.328.052 30,46 4. TSLĐ khác 127.600.000 0,36 129.200.000 0,37 130.100.000 0,37 Qua bảng tính trên ta thấy NVL chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty, cụ thể tháng 1 chiếm 58,49%, tháng 2 chiếm 62,39%, tháng 3 chiếm 49,66%. Điều đó cho thấy nguyên vật liệu có tính trọng yếu nhất và là một nhân tố quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trước hết ta đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thông qua chỉ tiêu hệ số quay kho vật tư. 1-/ Hệ số quay kho vật tư. Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Vật tư xuất dùng 14.025.734.000 15.080.216.000 15.249.687.215 2. Vật tư tồn đầu kỳ 20.106.780.000 20.470.527.000 22.062.841.380 3. Vật tư tồn cuốikỳ 20.470.527.000 22.062.841.380 17.625.842.873 4. Hệ số quay kho 0,691 0,709 0,768 Hệ số quay kho vật tư tháng 2 và tháng 3 tăng so với tháng 1 là do lượng vật tư xuất dùng tháng 2 và tháng 3 đều tăng so với tháng 1 trong khi đó số dư bình quân của vật tư tồn kho thay đổi không đáng kể.Đây là nhân tố góp phần đẩy nhanh tốc độ quay của vốn lưu động, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động (Xem 2 bảng sau). 2-/ Hệ số sản xuất của vốn lưu động: Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Doanh thu 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 2. Vốn lưu động đầu kỳ 33.259.525.000 35.000.115.000 35.361.090.000 3. Vốn lưu động cuối kỳ 35.000.115.000 35.361.090.000 35.495.332.000 4. Vốn lưu động bình quân 34.129.820.000 35.180.602.500 35.428.211.000 5. Sức sản xuất của VLĐ 0,224 0,226 0,229 Chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động được dung để phân tích hiệu quả chung về sử dụng tài sản lưu động. Trong tháng 1: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,224 đồng doanh thu. Tháng 2: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,226 đồng doanh thu. Tháng 3: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,229 đồng doanh thu. Như vậy, sức sản xuất vốn lưu động của tháng 2 và tháng 3 tăng hơn so với tháng 1, nhưng với mức sản xuất như vậy thì thật chưa đạt hiệu quả. Do vậy, Công ty cần phải lưu ý đẩy mạnh doanh thu hơn nữa. Nguyên nhân làm cho sức sản xuất vốn lưu động tháng 2 và tháng 3 tăng so với tháng 1. - Doanh thu tiêu thụ tăng do sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường, thị trường tiêu thụ rộng rãi hơn. - Vốn lưu động bình quân tháng 2 và tháng 3 cao hơn so với tháng 1 chủ yếu là do tăng tiền mặt và các khoản phải thu, hàng tồn kho giảm. Công ty cần phải lưu ý điểm này, không nên để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều, đẩy mạnh công tác thu hồi, đưa vốn vào kinh doanh. 3-/ Tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Doanh thu 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 2. Các khoản giảm trừ 3. Doanh thu thuần 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 4. Vốn lưu động bình quân 34.129.820.000 35.180.602.500 35.428.210.000 5. Hệ số luân chuyển của VLĐ 0,224 0,226 0,229 6. Thời gian 1 vòng luân chuyển 133,9 132,7 131 7. Hệ số đảm nhiệm VLĐ 4,46 4,43 4,36 Qua số liệu của bảng trên chúng ta thấy tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của tháng 2 và tháng 3 nhanh hơn so với tháng 1, do đó mà hệ số đảm nhiệm vốn lưu động cũng giảm theo. * So sánh tháng 2 và tháng 1: - Hệ số luân chuyển của vốn lưu động tăng: 0,226 - 0,224 = 0,002 (vòng) - Thời gian của 1 vòng luân chuyển giảm: 132,7 - 133,9 = - 1,2 (ngày) - Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm: 4,43 - 4,46 = - 0,03 (đồng) Nhờ đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, số vốn lưu động tiết kiệm tuyệt đối mà Công ty đã đạt được trong tháng 2: 35.180.206.500 34.129.820.000 7.946.490.000 x - 7946.490.000 7.648.250.000 = - 280.094.173,356 (đồng) * So sánh tháng 3 và tháng 1 (tương tự). Như vậy, vốn lưu động của Công ty được sử dụng tương đối có hiệu quả. Song để đạt được kết quả cao hơn, Công ty cần phải cố gắng hơn nữa trong việc rút ngắn thời gian sản xuất, thời gian giao hàng và áp dụng các phương pháp thanh toán nhanh trong khâu tiêu thụ. PHẦN III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 I-/ MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TY DỆT 8/3 Nhìn chung Công ty Dệt 8/3 có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có các mặt chưa đạt như mong muốn nhưng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay khi mà có biết bao doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH giải thể thì sự đứng vững của Công ty là một điều đáng khen ngợi. Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty Dệt 8/3 luôn cố gắng phấn đấu vươn lên, đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, phát động phong trào thi đua nhằm khắc phục mặt yếu, phát huy những điểm mạnh sẵn có để qua đó tìm được những hướng đi mới phù hợp với quy luật phát triển. Trong những năm tới, Công ty đã có những định hướng rất tích cực như kiện toàn bộ máy tổ chức, mở rộng thêm một số hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế tối đa những sai lầm mắc phải... nhằm đem lại nhiều thuận lợi hơn cho Công ty. Với những điều kiện như hiện nay chắc chắn trong một ngày không xa Công ty sẽ đạt được những gì mà Công ty mong muốn. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Có thể thấy rõ điều đó qua những mặt sau: Thứ nhất: Về bộ máy kế toán của Công ty. Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều..., bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, ở các xí nghiệp thành viên và ở các bộ phận trực thuộc (phòng XNK) không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi xí nghiệp, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ (như báo cáo nguyên vật liệu, báo cáo kho thành phẩm...). Định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ Công ty. Vận dụng hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của Công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý... và phù hợp với trình độ chuyên môn kế toán của Công ty. Thứ hai: Về hình thức sổ kế toán. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán, đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn. Các sổ sách nhật ký và các bảng biểu kế toán Công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, rõ ràng, chính xác, các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. Thứ ba: Về hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán. Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Vì phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho, vì điều này có ảnh hưởng lớn tới giá trị vật liệu xuất kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Thứ tư: Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Hình thức sổ NKCT mà công ty đang áp dụng có nhiều ưu điểm : Hầu hết sổ được kết cấu theo một bên của tài khoản ( trừ một số tài khoản thanh toán ) nên đã giảm được một nửa khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ được kết cấu theo kiểu bàn cờ nên có tính chất đối chiếu kiểm tra cao . Hơn thế nữa , nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán NKCT , đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn . Tuy nhiên , nhược điểm lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu , quy mô sổ lớn về lượng và loại nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán , đòi hỏi trình độ kế toán phải cao . Tuy nhiên ,Công ty đã mạnh dạn vi tính hoá công tác kế toán. Việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Công ty đã góp phần nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán, từ đó tác động đến năng suất lao động và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Thông qua việc vi tính hoá, khối lượng công việc cho lao động kế toán đã được giảm nhẹ (về mặt tính toán, ghi chép, thời gian tập trung và tổng hợp số liệu kế toán). So với trước khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, hiệu quả công tác kế toán ở Công ty đã được nâng cao. Thứ năm: Về công tác kế toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp theo một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, thể hiện nhiều điểm sáng tạo trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Các số liệu, trên các sổ sách có tính đối chiếu cao. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng của Công ty Dệt 8/3 còn có những hạn chế nhất định. Do đó, Công ty cần phải cải tiến và hoàn thiện hơn nữa. Với góc độ là sinh viên thực tập, em xin đưa ra một số kiến nghị sau nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. II-/ NHỮNG Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY DỆT 8/3. Yêu cầu quản lý đặt ra cho các doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện có nghĩa là việc thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Do vậy, việc hoàn thiện đó đòi hỏi cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3 phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty. 1-/ Về công tác tính giá vật liệu xuất kho: Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho mà Công ty đang áp dụng phương pháp giá hạch toán. Sở dĩ Công ty lựa chọn phương pháp tính giá này là vì: đối với vật liệu mua ngoài nhập kho có nhiều chi phí thu mua phát sinh nhưng đến cuối tháng kế toán mới tập hợp được những chi phí này để tính ra giá thực tế của vật liệu. Do vậy mà toàn bộ vật liệu biến động trong tháng đều được tính theo giá hạch toán. Tuy nhiên, giá hạch toán mà Công ty sử dụng không phải giá kế hoạch hay một loại giá ổn định trong kỳ mà là giá ghi trên hoá đơn của mỗi lô hàng nhập (chưa bao gồm các chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ và chi phí bảo hiểm...). Điều này đã làm cho công tác tính giá vật liệu của Công ty trở nên phức tạp. Theo ý kiến của em, Công ty nên lựa chọn một loại giá ổn định để làm giá hạch toán, có thể là giá kế hoạch, giá tạm tính hoặc giá thực tế đầu kỳ. Điều đó có thể làm cho việc tính giá vật liệu của Công ty đơn giản hơn mà độ chính xác lại cao. 2-/ Về cách luân chuyển chứng từ. Đối với phiếu xuất kho không cần thiết phải lưu hai liên dưới các xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần lưu 1 liên, liên còn lại nên giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên: 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng vật tư, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho xong chuyển cho kế toán ghi sổ và lưu. Cuối tháng, kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất bảng liệt kê các chứng từ xuất vật liệu. Xí nghiệp sản xuất dựa vào các phiếu xuất kho lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này. Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp vụ xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, phòng vật tư, phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán vật liệu có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu và phòng cung tiêu có thể có được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. 3-/ Về hạch toán chi tiết vật liệu. Trong công tác hạch toán chi tiết vật liệu, phương pháp mà công ty đang sử dụng là phương pháp sổ số dư. Thực chất phương pháp sổ số dư không yêu cầu kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, nên chăng Công ty thay bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu bằng bảng luỹ kế nhập xuất tồn và đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất. Như vậy, công việc hạch toán chi tiết vật liệu sẽ mang tính đối chiếu cao hơn. Hiện nay thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sử dụng kế toán máy, hầu hết đều hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu tại phòng kế toán bằng kế toán máy (theo dõi cả về số lượng và giá trị), vừa giảm nhẹ công việc của thủ kho ở kho (chỉ cần theo dõi số lượng). Cho nên Công ty cũng có thể xem xét: - Thay thế tên gọi từ phương pháp sổ số dư về phương pháp thẻ song song. - Kế toán không in ra sổ số dư nữa. - Lập thêm sổ chi tiết vật liệu. - Giữ nguyên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất để phục vụ cho kế toán vật liệu dễ đối chiếu, kiểm tra với các chứng từ nhập, xuất trong tháng. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kế toán chỉ cần theo dõi phần giá trị. Khi lập sổ chi tiết vật liệu thì mỗi tài khoản của kho được kế toán theo dõi trên một sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được kế toán theo dõi trên một dòng của sổ, số dư đầu kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ của tháng trước. Cuối kỳ kế toán cộng lại để làm cơ sở cho việc ghi bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. - Thay đổi quan hệ đối chiếu giữa kế toán vật liệu và thủ kho cho phù hợp với phương pháp này. Sổ chi tiết vật liệu được dùng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng. + Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán. + Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, hàng ngày nhận được phiếu nhập, xuất, kế toán định khoản rồi đưa số liệu vào máy tính, cuối kỳ in ra các sổ sách cần thiết (bảng nhập xuất tồn, bảng phân bổ vật liệu...) Do sử dụng cách lập thêm sổ chi tiết vật liệu cho từng tài khoản của từng kho thì khi lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn rất dễ dàng, không cần phải cộng số lượng trên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất như trước rất mất thời gian, hay nhầm mà lại không có tính chất đối chiếu cao. (Xem mẫu sổ trang sau ) Trích: BẢNG 13 - SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3/2000 TK 152.1 Kho: Bông Tên vật tư: Bông Liên Xô CI Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1/3 Dư đầu kỳ 213.895 3.470.550.906 18 2/3 Nhập 331 17.513,2 98.854 1.731.254.308 22 7/3 Xuất 621.1 17.391,15 26184,8 455.382.527 .... ĐC giá VL tăng 9.871.177 Cộng 98.854 1.731.254.308 26184,8 2.477.665.377 161.943 2.724.139.837 Trích: BẢNG 14 - BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 3/2000 Kho: Bông Danh điểm Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng ...... 152004 Bông Liên Xô CI 3.470.550.906 1.731.254.306 2.477.665.377 2.724.139.837 152005 Bông Liên Xô CII 5.488.090.035 6.051.020.134 5.499.184.964 6.039.925.205 ....... Cộng 18.295.611.361 9.914.804.154 11.495.103.507 16.715.312.008 4-/ Sổ chi tiết số 2 nên lập cho từng nhà cung cấp: Công ty có những nhà cung cấp thường xuyên, nhiều lần trong tháng, do vậy, kế toán thanh toán nên theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Khi kế toán thanh toán nhận được hoá đơn đỏ cùng với phiếu nhập kho, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết số 2 của nhà cung cấp đó, mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ. Khi kế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì phải vào ngay sổ chi tiết thanh toán của nhà cung cấp đó. Khi lập NKCT số 5, kế toán lấy số dư đầu tháng, cuối tháng của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2 để ghi vào dòng dư đầu tháng, cuối tháng trên NKCT số 5, như vậy sẽ có tính đối chiếu cao. 5-/ Về mẫu sổ Nhật ký - Chứng từ số 5. Trên Nhật ký chứng từ số 5 của Công ty do kế toán thanh toán lập để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Kế toán không theo dõi riêng số phát sinh trong tháng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng cộng tổng nợ còn bao nhiêu. Cho nên, khi lập sổ Cái TK 331 không lấy ngay được số liệu trên nhật ký chứng từ số 5 mà phải cộng lại nên rất mất thời gian. Do vậy, Nhật ký chứng từ số 5 ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo. Hơn nữa, mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 5 mà công ty sử dụng không đúng với mẫu sổ quy định hiện hành. Do đó, công ty nên xem xét lập lại Nhật ký chứng từ số 5 theo mẫu sau: Số dư đầu tháng của từng người bán trên Nhật ký chứng từ số 5 được lấy từ cột số dư đầu tháng của sổ chi tiết số 2, số dư cuối tháng trên Nhật ký chứng từ số 5 sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng lại của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Khi ghi Nhật ký chứng từ số 5 kế toán thanh toán phải cộng sổ, số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 331. Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho Nhật ký chứng từ số 5 của công ty đúng với yêu cầu của chế độ kế toán và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo. (Xem mẫu sổ trang sau ) Trích: BẢNG 15 - SỔ CHI TIẾT Tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Đối tượng thanh toán: Công ty Dệt Quốc Việt Tháng 3/2000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.416.284.000 02 PN 1/3 Mua chịu 152.1 3.294.453.865 09 PN 1/3 Mua chịu 152.1 2.206.901.603 ....... 118 BN 12/3 Thanh toán 112 5.726.600.000 ....... Cộng PS 5.726.600.000 6.386.516.000 Số dư cuối kỳ 3.076.200.000 Trích: BẢNG 16 - NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 - Phải trả người bán Tháng 3/2000 STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Nợ các TK khác Theo dõi thanh toán Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 111 112 Nợ Có HT TT HT TT 01 Cty Dệt Quốc Việt 2.416.284.000 6.386.516.000 6.386.516.000 5.726.600.000 3.076.200.000 02 Ct Dệt Tiến Đạt 968.724.040 2.985.361.000 2.985.361.000 1.686.000.000 2.314.800.000 7.412.824.903 10.037.670.097 10.037.670.097 8.243.700.000 9.206.797.000 6-/ Về công tác hạch toán tổng hợp vật liệu Thứ nhất: Kế toán nên mở thêm tài khoản 151 - Hàng đi đường chưa về nhập kho và được theo dõi trên nhật ký chứng từ số 6. Thứ hai: Hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng là Nhật ký chứng từ. Nhưng mẫu sổ cái kế toán lập lại giống mẫu sổ cái của Nhật ký chung. Cho nên công ty cần thay đổi lại mẫu sổ cái theo đúng chế độ quy định hiện hành. Trích: BẢNG 17 - SỔ CÁI Tài khoản: 152 Năm 2000 Số dư đầu năm Nợ 21.286.732.000 Có Tháng Nợ TK 152,có các TK khác Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... 1. NKCT số 1 67.195.984 2. NKCT số 2 3. NKCT số 5 10.037.670.097 4. NKCT số 7 707.822.627 Tổng phát sinh Nợ 10.812.688.708 Tổng phát sinh Có 15.249.687.215 Số dư cuối tháng Nợ 20.187.625.000 22.062.841.380 17.625.842.873 Có Thứ ba: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Đối với một doanh nghiệp thường xuyên phải mua nguyên vật liệu ngoài như công ty Dệt 8/3 thì giá mua lại càng không ổn định. Vì vậy, để phòng tránh những rủi ro mang lại từ những sự sụt giá hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì: - Xét trên phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. - Xét trên phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích lũy được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản đó phát sinh ở niên độ sau này. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu độg trước khi sử dụng thật sự. - Xét về phương diện thuế: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi tức thực tế. 7-/ Hoàn thiện công tác phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vốn lưu động và công tác phân tích kinh tế nói chung tại công ty. Mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đều nằm trong thế tác động liên hoàn với nhau. Bởi vậy, chỉ có thể tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh một cách toàn diện mới có thể giúp cho doanh nghiệp đánh giá đầy đủ mặt mạnh, mặt yếu trong công tác quản lý doanh nghiệp. Mặt khác, không có phân tích kinh tế, số liệu hạch toán kế toán và thống kê sẽ trở nên vô nghĩa về tự thân số liệu chưa nói lên điều gì. Ở Công ty Dệt 8/3 việc phân tích kinh tế được thực hiện mỗi quý một lần và cho mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ ở cấp Công ty mà còn ở cả các xí nghiệp thành viên. Hơn nữa việc phân tích không chỉ dừng loại ở việc so sánh những chỉ tiêu sẵn có trên các báo cáo kế toán mà còn đi sâu vào kết cấu của số liệu để tính ra các chỉ tiêu cần thiết, rút ra những nhận xét và đánh giá đầy đủ về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong một quý, từ đó nêu lên những giải pháp cho hướng phấn đấu của kỳ sau. Việc phân tích như vậy là tương đối hoàn chỉnh, toàn diện nhưng chưa được thường xuyên nhất là đối với tình hình dự trữ, cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu. Việc phân tích khoản mục này chưa được chú trọng. Việc đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp thời nêu lên những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp. III-/ PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY DỆT 8/3. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Công ty cần phải thực hiện đồng thời nhiều biện pháp nhằm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian vốn nằm ở khâu: dự trữ, sản xuất, tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: 1-/ Đối với khâu dự trữ. - Xây dựng định mức dự trữ vật tư hợp lý, vừa bảo đảm kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động. Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải nhằm làm cho số lượng vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào mục đích khác. - Tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận vật liệu để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng vật liệu nhập kho không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, chất lượng kém, Công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. - Ngoài ra, Công ty cũng nên nghiên cứu để thay thế các nguyên vật liệu nhập ngoại như bông, sợi... đắt tiền bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì giá cả nguyên vật liệu trong nước rẻ hơn, chi phí mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các ngành kinh tế khác trong nước phát triển. Tuy nhiên, Công ty cũng cần phải chọn lọc nguyên vật liệu đầu vào để không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. 2-/ Đối với khâu sản xuất. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu bằng cách: Xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng xí nghiệp. Công ty nên đổi mới toàn bộ hệ thống máy móc, xây dựng quy trình công nghệ mới, có như vậy Công ty mới có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành. Nhưng một vấn đề đặt ra là vốn của công ty rất hạn hẹp. Do vậy, Công ty nên từng bước đổi mới, kêu gọi đầu tư nước ngoài và tham gia liên doanh để có thêm vốn đầu tư. Đối với TSCĐ đã hết thời gian sử dụng hoặc khấu hao hết, khả năng hoạt động kém, Công ty nên tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán ngay. Công ty cũng nên đưa ra những hình thức khuyến khích xứng đáng đối với các sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật, công nghệ mà rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc giảm được các khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Bố trí lại lao động, sử dụng hợp lý nguồn lao động. Hiện nay, tuy đã giảm được biên chế khá nhiều nhưng trong Công ty lực lượng lao động vẫn dư thừa, cần giảm biên chế các nhân viên không trực tiếp sản xuất, sắp xếp lại lao động trên cơ sở phân loại. Đưa những người không đủ tiêu chuẩn ra khỏi dây chuyền sản xuất, bố trí những người có bằng cấp và tay nghề thực sự vào đúng vị trí của họ. Cần đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng nên quy định chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với những người hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ... có như vậy mới khuyến khích và tận dụng được tối đa thời gian lao động theo quy định, mặt khác phải đảm bảo trả thù lao thích đáng với kết quả lao động của mỗi người. 3-/ Đối với khâu lưu thông. - Công ty nên áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để mở rộng thị trường tiêu thụ như: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tham gia triển lãm,... - Phải giữ chữ tín với khách hàng, chấp hành tốt hợp đồng tiêu thụ, có như vậy mới đảm bảo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Qua các hội nghị với khách hàng, Công ty nên tiếp thu những ý kiến từ phía khách hàng. Đối với những khách hàng nợ với khối lượng tiền lớn và thời gian dài, Công ty phải tìm mọi cách đòi nợ, thu hồi vốn không để vốn bị chiếm dụng quá lâu. - Đối với những khoản nợ không thể đòi được, Công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ, Công ty phải để giành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bị hao hụt vì lạm phát. Trên đây là một số kiến nghị về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8/3. Đó là kết quả của quá trình nghiên cứu lý luận cơ bản kết hợp với thực tế ở Công ty Dệt 8/3. Mong rằng những ý kiến đó phần nào giúp được Công ty khắc phục được những vấn đề còn tồn tại để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3. KẾT LUẬN Vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, sử dụng và quản lý vật liệu một cách hợp lý có hiệu quả sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8/3, một Công ty có quy mô lớn và bề dày lịch sử đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn nên bài viết này chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Tuy nhiên, em đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực những ưu điểm, cố gắng của Công ty đồng thời cũng nêu ra một số ý kiến kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8/3, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong phòng Kế toán - tài chính, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Minh Phương đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn ! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1-/ Lý thuyết hạch toán kế toán ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông 2-/ Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan 3-/ Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 4-/ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 5-/ Hệ thống hoá văn bản pháp luật về kế toán doanh nghiệp 6-/ Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới. 7-/ Phân tích hoạt động kinh doanh ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Phạm Thị Gái 8-/ Phân tích báo cáo tài chính và hoạt động kinh doanh ĐHKTQD - Chủ biên: PTS. Nguyễn Văn Công 9-/ Tạp chí kế toán, kiểm toán 1999/2000 10-/ Tạp chí tài chính 1999/2000 MỤC LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY DỆT HÀ NỘI Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc I Đ.diện lãnh đạo P. Tổng Giám đốc II P. Tổng Giám đốc IV P. Tổng Giám đốc III Phòng thị trường Nhà máy may 1 Nhà máy May 2 Các Nhà máy Dệt – Nhuộm – May khác Tiểu ban CBSX N.Máy Dệt Vải DENM Phòng K.thuật - Đ.tư Trung tâm thất nghiệp-KTCLSP Phòng K.thuật - Đ.tư Phòng K.toán-T.chính Phòng T.chức- H.chính Phòng S.xuất-K.doanh Nhà máy Cơ - Điện Phòng B.vệ – Q. Sự Các nhà máy Sợi Khối dịch vụ đời sống Ghi chú: Điều hành trực tuyến Điều hành hệ thống quản lý chất lượng ISO-9002