Luận văn Tổ chức công tác kế toán Nhập – Xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội

cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152: 500.000đ Có TK 141: 500.000đ Ví dụ 8: Căn cứ vào phiếu chi số 58 ngày 30/3/2003 Công ty chuyển 10.000.000đ để gửi vào ngân hàng, và giấy báo có của ngân hàng gửi đến, kế toán ghi vào NKCT số 1 ở cột TK 112, trong ngày chỉ có một phiếu chi gửi tiền mặt vào ngân hàng nên đến cuối ngày kế toán ghi số tiền 10.000.000đ vào cột TK 112. Nếu hàng mua về, và trong tháng Công ty thanh toán luôn tiền hàng cho người bán bằng séc thông qua ngân hàng thì nhân viên tiếp liệu sễ chuyển “bộ chứng từ”mua hàng này lên cho kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền gửi ngân hàng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của “bộ chứng từ” thì ghi vào NKCT số 2 ghi có TK 112 ở các dòng, các cột phù hợp. Mẫu sổ và phương pháp ghi NKCT số 2 tương tự như đối với NKCT số 1. - Hàng ngày trong tháng khi tạm ứng tiền cho công nhân viên đi mua nguyên vật liệu khi có nguyên vật liệu về nhập kho do mua bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 – Sổ chi tiết tạm ứng cho cán bộ công nhân viên. Để nhận được tiền tạm ứng, nhân viên tiếp liệu phải căn cứ vào phiếu báo giá do đơn vị bán gửi đến, viết đơn đề nghị tạm ứng và xin xác nhận của Giám đốc công ty. Sau đó, xuống phòng Kế toán Thống kê Tài chính và kế toán sẽ căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng viết phiếu chi và cấp tiền cho nhân viên tiếp liệu. Sổ chi tiết TK 141 được mở cho cả năm và mở cho từng cán bộ công nhân viên tạm ứng, trên một số tờ sổ nhất định. Kết cấu: Xem biểu 9: Biểu 9: Công ty Cơ khí Hà Nội Sổ chi tiết TK 141 Tháng 3 năm 2003 Tên người nhận tạm ứng: Lê văn Quý Đơn vị tính: đồng Số dư đầu tháng: 50.000đ Hóa đơn Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Phiếu Chi 47 10/3 Mua dầu máy, đồng hồ áp lực phi 60, đầu nối chuyển tiếp,giắc cắm,… 111 500.000 … … … ….. … … … 057634 42 11/3 Nhập kho dầu máy, Nhập kho đồng hồ áp lực .. 1522 1522 105.000 120.000 Thuế GTGT 10% 133 22.500 …. …. …. ….. …. ….. ….. Phiếu chi 15 20/3 Mua vòng bi số 17, bi viên,… 111 14.000.000 … .. …. ….. …. …. Phiếu thu 56 29/3 Thanh toán tạm ứng 111 1.200.000 Cộng SPS trong tháng: 24.500.000 24.250.000 Số dư cuối tháng: 300.000 Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: - Số dư đầu tháng: Là số dư cuối tháng trước của sổ chi tiết TK 141 – Tạm ứng, phản ánh số tiền mà Công ty tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi mua nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán. - Số phát sinh trong tháng: + Phần ghi nợ TK 141, có các tài khoản liên quan (TK 111, 112). Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi mua nguyên vật liệu như phiếu chi, séc kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 theo các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng; Có TK 111: (nếu tạm ứng bằng tiền mặt); Có TK 112: (nếu tạm ứng bằng séc). Số tiền ghi vào cột số phát sinh bên Nợ trên TK 141 là số tiền thực tế tạm ứng cho cán bộ công nhân viên. Căn cứ vào phiếu chi số 47 ngày 10/03/2003, Công ty tạm ứng tiền cho công nhân Lê Văn Quý số tiền là 500.000 đồng để mua NVL phụ ( dầu máy, đồng hồ áp lực phi 60,…) Do đó kế toán định khoản như sau: Nợ TK 141 ( Lê văn Quý) : 500.000đ Có TK 111: 500.000 đ + Phần ghi Có TK 141, Nợ TK152. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập vật tư liên quan đến phiếu chi tạm ứng tiền của cán bộ công nhân viên đi mua nguyên vật liệu, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 ở các cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152: Trị giá thực tế NVL nhập kho; Có TK 141: Trị giá thực tế NVL nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn số 057634 và phiếu nhập vật tư số 42 ngày 11/03/2003 liên quan đến phiếu chi tạm ứng 300.000 đồng cho nhân viên đi mua NVL phụ số tiền ghi trên phiếu nhập vật tư là: 225.000 đồng, số thuế GTGT là: 22.500 đồng, tổng số tiền đã thanh toán là: 247.500 đồng, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 225.000 đ Nợ TK 133: 22.500đ Có TK 141: 247.500 đ - Khi xảy ra trường hợp chi tạm ứng thừa hay thiếu thì người nhận tạm ứng phải nộp lại quỹ, hay được chi bổ sung. + Nếu tạm ứng thiếu, kế toán lập phiếu chi thanh toán bổ sung. Căn cứ vào phiéu chi bổ sung, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 141: Có TK 111,(112): + Nếu tạm ứng thừa nộp lại quỹ Công ty thì kế toán căn cứ vào phiếu thu tiền mặt ghi vào sổ chi tiết TK 141 các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK111: Có TK 141: Như ở trên nhân viên phải hoàn ứng lại số tiền thừa vào quỹ kế toán định khoản: Nợ TK111: 52.500 đ Có TK141: 52.500đ - Số dư cuối tháng: Phản ánh số tiền mà Công ty tạm ứng cho cán bộ công nhân viên mua nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán trong tháng (nguyên vật liệu chưa về nhập kho). Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết TK 141 theo từng cán bộ công nhân viên mua nguyên vật liệu và lấy số liệu ở dòng cộng số phát sinh trong tháng để ghi vào NKCT số 10: Biểu 10: Công ty Cơ khí Hà Nội (Trích) Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có TK 141. Tháng 3 năm 2003. Đơn vị tính: đồng Stt Tên người nhận TƯ SD 1/3/03 Ghi nợ TK141, có TK111 Cộng nợ TK141 Ghi có TK141, nợ TK khác Cộng có TK141 SD 31/3/03 N C 1522 … 133 N C 1 Lê văn Quý 50.000 24.500.000 24.500.000 225.000 22.500 24.250.000 300.000 2 3 …. …. …. …. …. …. ….. Cộng: 89.139.940 - Nếu đến cuối tháng, mà số hàng về nhập kho Công ty vẫn chưa thanh toán tiền cho người bán thì nhân viên tiếp liệu chuyển bộ hồ sơ mua hàng cho kế toán công nợ, kế toán công nợ sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập vật tư,…để ghi vào sổ kế toán TK 331 chi tiết đến từng người bán, và cuối tháng kế toán sẽ vào NKCT số 5. * Sổ kế toán chi tiết tài khoản 331: Được mở cho cả năm và mở cho từng người bán, từng nhà cung cấp trên một số tờ sổ nhất dịnh tùy thuộc vào khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cung cấp cho Công ty nhiều hay ít và diễn ra thường xuyên hay không. Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 331(xem biểu 11) Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ chi tiết TK 331: Số dư đầu tháng: Phản ánh số tiền mà Công ty còn nợ người bán (đơn vị cung cấp) hay số tiền mà Công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho, hay có thể là số tiền Công ty đã trả thừa cho người bán. Số phát sinh trong tháng: + Phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152, 153, 156,… Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT (liên 2) và phiếu nhập vật tư về số nguyên vật liệu theo hóa đơn đỏ, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết TK 331 theo các cột: Số, ngày hoá đơn, diễn giải, tài khoản đối ứng, số phát sinh cho phù hợp với định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Căn cứ vào hoá đơn số 034911 ngày 15/03/2003 của công ty vật tư tổng hợp hà tây cùng với phiếu nhập vật tư số 14 ngày 16/03/2003 số tiền ghi trên hoá đơn ở dòng: Cộng tiền hàng: 102.495.300 đ Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 5.124.765 đ Tổng cộng số tiền thanh toán: 107.620.065 đ Kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK 1521: 102.495.300đ Nợ TK 133: 5.124.765 đ Có TK 331: 107.620.065đ Đồng thời kế toán ghi ở cột phát sinh có trên sổ chi tiết TK 331 số tiền: 107.620.065 đồng, trong đó thuế GTGT là: 5.124.765 đ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng (tùy theo hình thco hình thức thanh toán ghi trên hóa đơn) kế toán công nợ kiểm tra, xác định số tiền đã thanh toán với từng người bán, cho từng lần mua hàng để ghi vào các cột trong sổ chi tiết TK 331 cho phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi vào cột số phát sinh Nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền ghi trong phiếu chi theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo nợ mà ngân hàng gửi đến, kế toán ghi vào cột số phát sinh Nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền ghi trong giấy báo nợ của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 112 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng: Căn cứ vào ủy nhiệm chi, kế toán ghi vào cột số phát sinh nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền ghi trong ủy nhiệm chi, theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 311 Công ty thanh toán tiền mua tôn các loại cho công ty vật tư tổng hợp hà tây theo hoá đơn số 034911, căn cứ vào uỷ nhiệm chi số 09 ngày 25/04/2003 số tiền là 100.000.000 đồng, kế toán công nợ ghi vào cột phát sinh nợ dòng thanh toán hoá đơn 034911 trên sổ chi tiết TK 331 số tiền là: 100.000.000 đồng và ghi theo định khoản. Nợ TK331: 100.000.000 đ Có TK 311: 100.000.000đ Biểu 11: Công ty Cơ khí Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị bán: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Tháng 3 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Dư đầu tháng: 15.000.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 034911 UNC số 09 15/3/03 25/3/03 Số phát sinh trong tháng - Nhập kho tôn CT3-20 ly, tôn CT 30 ly Thuế GTGT 5% Thanh toán hoá đơn số 034911 1521 133 311 100.000.000 102.495.300 5.124.765 Cộng phát sinh: 100.000.000 107.620.065 Dư cuối tháng: 22.620.065 Trường hợp Công ty tạm ứng trước tiền cho người bán (Công ty đặt cọc trước tiền cho người bán). Khi được Giám đốc công ty đồng ý, xác nhận vào giấy tạm ứng; kế toán lập phiếu chi và căn cứ vào giấy tạm ứng và phiếu chi, kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK liên quan (111, 112,…) Nếu trong tháng kế toán thanh toán nhận được hóa đơn GTGT và phiếu nhập vật tư liên quan đến số tiền ứng trước thì kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Nếu cuối tháng vật tư và hóa đơn chưa về thì khoản tiền ứng trước đó được theo dõi và ghi ở cột số dư Nợ cuối tháng đó trên sổ kế toán chi tiết TK 331. Số dư cuối tháng: Phản ánh số tiền mà Công ty còn nợ người bán cuối tháng (nếu số dư bên có) hay số tiền mà Công ty ứng trước tiền cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho hay số tiền mà Công ty đã trả thừa cho người bán (nếu số dư bên Nợ). Trong tháng 3/2003 kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 063301 ngày 5/3/2003, và phiếu nhập kho số 53 ngày 6/3/2003 vào sổ kế toán chi tiết phải trả cho Công ty vật tư Thái Nguyên như sau: Biểu 11: Công ty Cơ khí Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị bán: Công ty vật tư Thái Nguyên Tháng 3 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Dư đầu tháng: 10.000.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 063301 5/3/03 15/3/03 Mua thép nhập kho Thuế GTGT đầu vào Thanh toán HĐ số 064409 1521 133 112 10.000.000 12.900.000 645.000 Cộng phát sinh: 10.000.000 13.545.000 Dư cuối tháng: 13.545.000 Cuối tháng, kế toán công nợ tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán và lấy số liệu ở dòng cộng phát sinh trong tháng để ghi vào NKCT số 5. * Nhật ký chứng từ số 5: Được dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ,dịch vụ cho doanh nghiệp (Tài khoản 331 “phải trả cho người bán”). NKCT số 5 gồm có 2 phần: Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với các TK có liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331 đối ứng Có với các tài khoản liên quan). Kết cấu: xem biểu 12 Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: NKCT số 5 gồm có các cột thứ tự, tên đơn vị (hoặc người bán), số dư đầu tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan và các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331 đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 5 là sổ theo dõi thanh toán (TK 331 “Phải trả cho người bán”). Cuối mỗi tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào một dòng của NKCT số 5). Số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước để ghi tương ứng với từng người bán. Số dư Nợ: Phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. Số dư Có: Phản ánh số tiền mà Công ty còn nợ người bán. Số phát sinh trong tháng: Ghi Có TK 331 và ghi Nợ TK 331. Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng người bán lấy số liệu tổng cộng cuối tháng của từng người bán để ghi vào các cột cho phù hợp, mỗi người bán trong sổ chi tiết TK 331 được ghi một dòng trong NKCT số 5. Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong từng tháng của từng người bán để tính ra số dư cuối tháng (số dư Nợ hay dư Có). Số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng của từng người bán trên NKCT số 5 phải khớp với sổ chi tiết TK 331 của từng người bán ở các cột đó. Cuối tháng hoặc cuối quý khóa sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ Cái (Có TK 331, nợ các tài khoản). Xem biểu 12 Biểu 12: Công ty Cơ khí Hà Nội (Trích) Nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán Tháng 3 năm 2003 STT Tên đơn vị bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các tài khoản Theo dõi thanh toán Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng Có TK 331 112 111 311... Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 5 Cty Vtư Thái Nguyên 10.000.000 12.900.000 645.000 13.545.000 10.000.000 10.000.000 13.545.000 6 c.ty vtư T.hợp Hà tây … 15.000.000 102.495.300 5.124.765 107.620.065 100.000.000 22.620.065 …. …. .. …. … ….. ….. ….. ... …… …. …. 8 Công ty hóa chất sơn Hà Nội 5.228.000 1.000.000 100.000 1.100.000 1.118.000 1.128.000 5.200.000 9 Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 15.783.000 26.478.300 1.323..915 27.802.215 20.783.000 20.783.000 22.802.215 15 Cty cơ khí và xây dựng Thăng long …. ….. ….. … … …. … … …. 20 DN thép Hùng Cường .. .. .. …. … … … …. …. ….. .. ….. ….. …. ….. …. …. ….. … ….. Tổng cộng 38.456.000 164.789.500 1.275.356.500 25.305.250 1.300.661.750 1.250.789.250 102.661.500 1.353.450.750 40.456.000 110.000.500 Đã ghi sổ cái ngày…tháng…năm… Ngày…tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Trường hợp nguyên vật liệu về trong tháng nhưng cuối tháng hóa đơn chưa về Nếu xẩy ra trường hợp hàng về trong tháng nhưng đến cuối tháng hóa đơn chưa về thì thủ kho vẫn lập phiếu nhập vật tư. Trên phiếu nhập vật tư ghi rõ số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho và đơn giá tạm tính (giá tạm tính được xác định dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký và theo đơn giá dã được giám đốc phê duyệt. Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 ở các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152: Ghi theo giá tạm tính; Có TK 331: Ghi theo giá tạm tính. Sang tháng, sau khi nhận được hóa đơn GTGT do đơn vị bán gửi đến, nếu có sự chênh lệch giữa số tiền trên hóa đơn và số tiền ghi theo giá tạm tính thì trên cơ sở: Phiếu nhập vật tư đã lập từ trước và hóa đơn GTGT thì kế toán công nợ sẽ tiến hành điều chỉnh số liệu trong sổ chi tiết TK 331. - Nếu số tiền ghi trên hóa đơn GTGT lớn hơn số tiền ghi theo giá tạm tính thì kế toán công nợ ghi thêm số tiền chênh lệch vào sổ chi tiết TK 331 ở các cột, dòng cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152: Số tiền chênh lệch; Có TK 331: Số tiền chênh lệch. - Nếu số tiền ghi trên hóa đơn GTGT nhỏ hơn số tiền ghi theo giá tạm tính thì kế toán công nợ “ghi âm” số tiền chênh lệch vào sổ chi tiết TK 331 ở các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152:(ghi âm) Có TK 331: (ghi âm) (nghiệp vụ này trong tháng 3/2003 không xảy ra ở Công ty). 4.1.2. Trường hợp nhập kho vật tư thừa, phế liệu thu hồi Trong quá trình sản xuất, có khi xẩy ra trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất nhưng không sử dụng hết, theo quy định của Công ty là phải nhập lại kho; và phế liệu loại ra trong quá trình sản xuất (nếu không bán ngay) cũng được nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập vật tư dôi dư, phế liệu thu hồi do phòng điều độ sản xuất lập (trên phiếu chỉ ghi chỉ tiêu số lượng), sau đó các phiếu nhập vật tư này sẽ chuyển lên cho kế toán vật tư, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào barem đơn giá (ở biểu 1) ghi đơn giá vào các phiếu nhập vật tư này và vào sổ kế toán chi tiết NVL, theo định khoản: Nợ TK 152: Có TK 621: Trong tháng 3/03 chỉ có một phiếu nhập vật tư thừa phế liệu thu hồi sau : (Xem biểu 13). sau khi kế toán nhận được phiếu nhập vật tư thừa trên thì kế toán định khoản. Nợ TK 152: 954.000 Có TK 621: 954.000 Biểu 13: HAMECO Phiếu nhập vật tư Mã số BM06.04 Số 21/06/04 Ngày 28/3/2003 Tên người nhập: Quý Đơn vị nhập: CKL Đơn vị bán: Hóa đơn số: Ngày Nhập vào kho: Tổng kho Ghi có TK 334 TT Tên hàng Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Phoi thép (chở bằng xe cải tiến) Kg 15.900 15.900 60 954.000đ Cộng: 954.000đ Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Chín trăm năm tư ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) 4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu cho sản xuất chế tạo sản phẩm, công tác quản lý, và phục vụ cho quá trình sản xuật sản phẩm đó. Ngoài ra, nguyên vật liệu cò được xuất kho cho các nhu cầu khác của Công ty như để bán. Do vậy, kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu trong Công ty phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng trong Công ty cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Cuối tháng, kế toán lập hợp phân loại các phiếu cấp vật tư theo từng đơn vị sử dụng, từng xưởng sản xuất, từng mục đích sử dụng khác nhau: Xuất cho sản xuất, xuất cho quản lý, … Kế toán NVL tổng cộng số tiền ghi trên những phiếu cấp vật tư đó. Sau đó kế toán lấy số liệu này ghi vào bảng phân bổ NVL lần lượt ở các dòng cho phù hợp. Xem biểu 14 Biểu 14: Công ty Cơ khí Hà Nội (trích) Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 3/2003 Ghi Nợ TK 621 Có TK 152 Đơn vị tính: đồng STT Đơn vị sử dụng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152 1 X. Đúc 99.273.761 8.431.650 188.384 107.893.795 2 X.Thép cán 540.089.450 - 28.852.975 568.942.425 3 X.GCAL 135.945.552 - - 135.945.552 …. ….. ….. ….. ….. ….. 10 X. CKL 4197.200 536.000 - 4733.200 Cộng 1.155.441.145 14.690.143 31.064.694 1.201.195.982 Ghi Nợ TK 627, 641, 642,… Có TK 152 stt Đơn vị sử dụng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152 1 X. Đúc 187.786 6.099.220 - 6.287.006 2 X. Thép cán 208.540 - - 208.540 3 X. GCAL - 10.009.000 5.444.235 15.453.235 … … … … … …. 10 X. CKL 132.071 2.056.000 - 2.179.071 Cộng 886.427 10.156.981 26.661.668 37.705.176 4.2.1 Xuất kho nguyên vật liêu dùng cho sản xuất sản phẩm Khi có nghiệp vụ xuất kho NVL dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán căn cứ vào phiếu cấp vật tư tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho để ghi theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 4.2.2. Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào phiếu cấp vật tư sử dụng cho mực đích phục cụ cho công tác quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp… Kế toán tính ra tri giá vốn thực tế xuất kho để ghi theo định khoản: Nợ TK 627 (nếu xuất nguyên vật liẹu dùng cho quản lý phân xưởng) Nợ TK 642 (nếu xuất NVL dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp) Nợ TK 641 (nếu xuất NVL cho bộ phận bảo hành sản phẩm)… Có TK 152: 4.2.3. Xuất kho nguyên vật liệu để bán Ví dụ xuất bán các loại nguyên vật liệu thừa, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày nay không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất,… Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu cấp vật tư sau khi đã tập hợp trong tháng kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 152 Cuối tháng, kế toán vào Sổ Cái TK 152: Nội dung: Sổ cái được mở cho cả năm trên một tờ sổ phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Biểu 15: Bộ công nghiệp Đơn vị: Công ty cơ khí Hà nội sổ cái TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ có 1.504.100.186 Đơn vị tính: đồng Ghi có các TK đối ứng Nợ TK 152 Tháng1 Tháng2 Tháng 3 Tháng4 … - TK 621 954.000 - TK 111 50.443.304 - TK 331 1.275.356.500 - TK141 89.138.940 Cộng phát sinh nợ 1.415.892.744 Cộng phát sinh có 1.238.901.158 Số dư cuối tháng nợ 1.681.091.772 Ngày…tháng…năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký tên) ( Ký tên) (Ký tên) Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: Cơ sở số liệu để ghi sổ cái TK 152 là các NKCT có liên quan . Dòng TK 621, TK 111, TK 331, TK 141 lần lượt căn cứ vào các NKCT số 1, NKCT số5, NKCT số10 (Ghi có các TK 621, TK 111, TK 331, TK 141 đối ứng nợ TK 152) Dòng tổng phát sinh có căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu ghi có TK 152 ghi nợ các tài khoản. Dòng số dư cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu năm , tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh cóChương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nội I. Nhận xét chung về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty Cơ khí Hà Nội. Công ty Cơ khí Hà Nội là đơn vị chuyên sản xuất các loại máy công cụ, phụ tùng thay thế, và một số sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu thị trường. Với chặng đường 45 năm xây dựng và phát triển, Công ty không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong quá trình phát triển, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn về mọi mặt, song cũng gặp không ít khó khăn khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường và đang có xu hướng quốc tế hóa, toàn cầu hóa, nhưng với định hướng đúng đắn Công ty dần dần đã khắc phục được những khó khăn đó và khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Đạt được hiệu quả đó một phần là nhờ Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu nói riêng. Hiện nay Công ty xây dựng được một bộ máy quản lý khoa học và chặt chẽ, đảm bảo hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao. Các phòng ban quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ được củng cố, tinh giảm và sát nhập lại gọn nhẹ. Đồng thời, Công ty lựa chọn được những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Toàn bộ dây chuyền công nghệ mới được bố trí, cải tạo, lắp đặt, theo hướng chuyên môn hóa, thuận tiện cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm. Sảm phẩm của Công ty sản xuất ra đều được đánh giá cao trên thị trường, và nhiều năm liền đều được lựa chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, sản phẩm của Công ty có mặt ở tất cả các ngành: thủy điện, mía đường, thủy lợi, giao thông vận tải, quốc phòng,… sản phẩm của Công ty có mặt ở mọi miền Tổ quốc và cả ở thị trường nước ngoài. Ngoài ra, bộ máy kế toán ở Công ty hiện nay về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán kế toán, phản ánh và giám sát tình hình sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận có liên quan trong và ngoài Công ty. Việc sắp xếp và bố trí nhân sự ở phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ở Công ty. Sau hơn 2 tháng thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội qua nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có nhiều ưu điểm mà Công ty cần phát huy đó là: Trình tự, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài được quản lý chặt chẽ, khoa học, các phiếu nhập vật tư, phiếu cấp vật tư được thiết kế khoa học, phù hợp với tình hình nhập xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty. Việc sử dụng thủ tục lập chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý. Chứng từ (phiếu nhập vật tư, phiếu cấp vật tư) được lập làm 2 liên giúp cho các bộ phận, phòng ban trong Công ty có thể nắm bắt được tình hình biến động của nguyên vật liệu, và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty luôn được chú trọng: hệ thống kho tàng xây dựng hợp lý, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hóa của từng loại nguyên vật liệu khác nhau, cùng với khâu bảo vệ chặt chẽ đã khắc phục được tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Hệ thống định mức nguyên vật liệu được xây dựng đảm bảo cho công tác quản lý nguyên vật liệu thêm chặt chẽ, có hiệu quả, mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều thông qua phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ sản xuất kiểm tra, xét duyệt và lập phiếu cấp vật tư trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này thực sự hoàn thiện. Để phục vụ tốt cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty mở các loại sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán giúp cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, việc Công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tại Công ty cũng đã có sổ danh điểm vật tư để quản lý vật tư được dễ dàng. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng, và phù hợp với trình độ cán bộ kế toán góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập cho phép xác định một cách chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao được tính cạnh tranh của sản phẩm sản xuất ra. Công ty Cơ khí Hà Nội được ví như “Con chim đầu đàn của ngành Cơ khí Việt nam” sản phẩm của Công ty rất đa dạng, phong phú về kiểu dáng, kích cỡ. Chính vì vậy số lượng, chủng loại nguyên vật liệu đầu vào của Công ty cũng rất đa dạng, phong phú, nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu là nhiều, các đối tác làm ăn với Công ty cũng không ít,… Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán là rất nhiều, rất vất vả. Nhưng ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin, của khoa học kỹ thuật,... máy vi tính ra đời cùng với phầm mềm tính toán EXCEL đã trở thành một công cụ hữu ích giúp đỡ cán bộ kế toán giảm bớt khối lượng công việc của mình. Và tất nhiên Ban giám đốc Công ty đã biết được điều này, phòng Kế toán Thống kê Tài chính đã được đầu tư máy vi tính, khối lượng công việc của cán bộ kế toán được giảm đi đáng kể, mà hiệu quả công tác kế toán lại được nâng cao. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung như vậy Công ty Cơ khí Hà Nội đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động. Song bên cạnh những thành tích trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty vẫn còn những mặt tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty. Những hạn chế đó là: Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách phẩm chất khác nhau, Công ty đã lập sổ danh điểm vật tư nhưng số lượng nguyên vật liệu là rất lớn, và các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hàng ngày là rất nhiều, và theo phương pháp ghi thẻ song song thì còn có sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán trong việc quản lý chỉ tiêu số lượng. Về kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Công ty Cơ khí Hà nội là một công ty lớn, có quan hệ kinh tế với tất cả mọi thành phần kinh tế: Công ty TNHH, Công ty cổ phần, doanh nghiệp Nhà nước, Công ty tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài, Công ty liên doanh,…Vì vậy, công việc của kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, … để theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, đến từng đối tác kinh doanh là rất là rất vất vả. Về hệ thống sổ sách: Công ty mở sổ chi tiết TK 331 “phải trả cho người bán” và NKCT số 5 (ghi có TK 331),…. Về cơ bản kết cấu mẫu biểu dúng với chế độ kế toán quy định, song Công ty không lập sổ cái cho TK 152, cũng như TK 331 và các TK khác. Ngoài ra Công ty còn một số vấn đề khác như: Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mà sang tháng sau nguyên vật liệu vẫn được sử dụng để sản xuất. Đôi khi xảy ra trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài đã về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thủ tục nhập kho ngay (lên phòng điều độ sản xuất để lập phiếu nhập vật tư), gây khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Đôi khi cũng xảy ra trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài đã nhập kho, và trong tháng cũng đã xuất dùng cho sản xuất nhưng nhân viên tiếp liệu vẫn chưa chuyển “bộ chứng từ mua hàng” lên cho kế toán công nợ để ghi sổ, gây khó khăn cho công tác hạch toán, phân bổ chi phí nguyên vật liệu, và công tác tính giá thành sản phẩm. Ban kiểm nghiệm không lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho mà chỉ đóng dấu xác nhận vào hóa đơn GTGT do bên bán gửi đến, nên gây khó khăn trong việc quản lý các nguyên vật liệu mua ngoài đã về nhập kho nhưng hóa đơn thì về sau. ii. Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà nội Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Công ty cùng với những kiến thức đã được học ở trường của mình, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu như sau: 1. Công ty nên nghiên cứu xây dựng, ứng dụng một phần mềm kế toán phù hợp vào toàn bộ quy trình hạch toán kế toán Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau, Công ty Cơ khí Hà nội phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau khác nhau trong quá trình sản xuất. Do vậy muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động về nguyên vật liệu để cung cấp số liệu cho các bộ phận liên quan thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu khoa học, hợp lý. ở Công ty, việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành các loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Trong từng loại nguyên vật liệu, Công ty lại phân thành từng nhóm, mỗi nhóm bao gồm nhiều thứ quy cách khác nhau. Nhìn chung việc phân loại nguyên vật liệu khá chi tiết rõ ràng, không bị chồng chéo, nghĩa là một thứ vật liệu không thuộc nhiều nhóm khác nhau. Mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng và sắp xếp một cách thuận tiện. Việc tạo lập bộ mã vật liệu phải chính xác, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã nguyên vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Việc sắp xếp và mã hóa tên gọi của từng thứ nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật tư và được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn Công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ, giữa các bộ phận có liên quan được nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng phát hiện sai sót. Và một thuận lợi nữa cho Công ty là nó đảm bảo khi áp dụng phần mềm kế toán sẽ không bị lỗi chương trình. Công ty có thể áp dụng phần mềm kế toán ACSOFT – một phần mềm kế toán đang rất thông dụng hiện nay và phần mềm này rất thích hợp đối với những công ty lớn, hoặc Công ty có thể thuê chuyên gia phần mềm viết cho Công ty một phần mềm kế toán riêng. Và để cho việc áp dụng phần mềm kế toán được hiệu quả nhất thì Công ty phải trang bị cho mỗi một cán bộ kế toán một máy tính riêng, và ở mỗi kho cũng có một máy tính, đầu tư cho các cán bộ kế toán nâng cao trình độ tin học của mình, và Công ty phải nối mạng máy tính toàn Công ty để đảm bảo cho việc áp dụng phần mềm kế toán đạt hiệu quả nhất, nâng cao chất lượng cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Việc ứng dụng được phần mềm kế toán phù hợp sẽ giảm thiểu được khối lượng công việc ghi chép của cán bộ kế toán, tạo điều kiện tinh giảm bộ máy kế toán. Nhưng cái gì cũng có mặt trái của nó, nếu Công ty lựa chọn, ứng dụng phần mềm không phù hợp, hay phần mềm bị lỗi kỹ thuật trong quá trình sử dụng thì Công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn. 2. Công ty nên sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Theo quy định hiện nay ở Công ty thì tất cả các loại nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất, phục vụ sản xuất kinh doanh, cuối tháng nếu không sử dụng hết thì phải làm thủ tục nhập lại tổng kho (trên phiếu nhập kho ghi rõ lý do là nhập kho nguyên vật liệu thừa). Mặc dù nguyên vật liệu thừa đó sang tháng sau vẫn sử dụng cho quá trình sản xuất và ở mỗi xưởng sản xuất đều có kho riêng của xưởng. Đây là hạn chế của Công ty trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Bởi nguyên vật liệu, đặc biệt là các loại hóa chất, xăng dầu,... trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ sẽ bị hao hụt, mất mát (do tính chất lý, hóa của chúng). Mà giá trị nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ sẽ làm tăng chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Theo em để tránh xảy ra hiện tượng hao hụt, lãng phí nguyên vật liệu không đáng có, không nhất thiết phải làm thủ tục nhập kho đối với những nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng đến cuối tháng không sử dụng hết và sang tháng sau lại vẫn phải tiếp tục sử dụng. Do vậy, Công ty nên lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ với mẫu sau: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày… tháng… năm… Đơn vị sử dụng: STT Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng Quản đốc đơn vị sử dụng: (ký tên) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do bộ đơn vị sử dụng lập và lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho phòng Kế toán Thống kê Tài chính để làm căn cứ ghi giảm chi phí sản xuất, phục vụ cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất. + 1 liên giao cho Phòng điều đọ sản xuất. Sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có nhiều tác dụng: góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho các bộ phận liên quan, không mất thời gian làm thủ tục nhập kho vật tư, xuất kho, thủ kho không phải ghi chép vào thẻ kho. Trên cơ sở phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do đơn vị sử dụng gửi lên thì kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào đó để ghi giảm chi phí nguyên vật liệu. Ngoài ra nguyên vật liệu không bị chuyên chở, vận chuyển nhiều lần (từ tổng kho đến xưởng và ngợc lại) do đó hạn chế hao hụt, mất mát không đáng có. 3 Khắc phục một số trường hợp khi nguyên vật liệu về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thủ tục nhập kho Theo quy định của Công ty thì tất cả các loại NVL mua ngoài khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục nhập kho ngay (hàng về đến Công ty qua cổng có xác nhận của bảo vệ, kiểm tra chất lượng, số lượng, nhân viên tiếp liệu lên phòng điều độ sản xuất lập phiếu nhập vật tư). Song ở Công ty, đôi khi xảy ra trường hợp nghuyên vật liệu mua về nhưng nhân viên tiếp liệu không lên phòng điều độ sản xuất đề nghi lập phiếu nhập vật tư và tiến hành nhập kho nguyên vật liệu mà nguyên nhân là do hàng về Công ty ngoài giờ hành chính hay nhân viên tiếp liệu chờ cho chuyến hàng sau về mới đề nghị lập phiếu nhập vật tư một lần, nhưng để đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu thì thủ kho tạm nhập kho. Để phục vụ nhu cầu sản xuất ở các xưởng khi có giấy đề nghị lĩnh vật tư ở xưởng thì phòng điều độ sản xuất (do không theo dõi và năm bắt được cụ thể số lượng tồn kho, nhập, xuất của từng thứ nguyên vật liệu nên vẫn lập phiếu cấp vật tư. Chính vì vậy, ở trên thẻ kho của một số nguyên vật liệu ở cột tồn kho có số âm (thủ kho căn cứ vào phiếu cấp vật tư do phòng điều độ sản xuất lập và tiến hành xuất kho nguyên vật liệu mặc dù chưa có phiếu nhập vật tư để ghi vào thẻ kho). Trường hợp nguyên vật liệu đã về nhập kho Công ty nhưng phòng điều độ sản xuất chưa lập phiếu nhập vật tư kịp thời nếu xảy ra trong tháng thì số liệu ở các sổ kế toán có liên quan không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu cuối tháng mà phiếu nhập vật tư vẫn chưa lập cho số lượng nguyên vật liệu đã tạm nhập kho đó nhất là trùng với trường hợp mua NVL về nhưng chưa có hóa đơn do bên bán lập thì sẽ rất dễ bị nhầm, số liệu giữa các sổ kế toán sẽ không có sự trùng khớp, vì NVL đó đã được tính toán, phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng đến cuối kỳ vẫn không thấy có chi phí đầu vào. Chính vì vậy, Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc, nhắc nhở kịp thời những trường hợp nhân viên tiếp liệu mua NVL về nhưng không làm thủ tục nhập kho, đảm bảo phiếu nhập vật tư được lập kịp thời, làm cơ sở để kế toán và thủ kho ghi chép, theo dõi góp phần quản lý chặt chẽ NVL hơn nữa. 4 .Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho ở Công ty, nguyên vật liệu mua ngoài trước khi nhập kho thì một ban kiểm nghiệm bao gồm: 1 đại diện phòng điều độ sản xuất, 1đại diện phòng KCS và thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của từng thứ NVL nếu đủ điều kiện mới đồng ý cho nhập kho. Nhưng ban kiểm nghiệm không lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu đã kiểm tra mà chỉ đóng dấu xác nhận vào phiếu nhập vật tư. Với cách kiểm tra đơn giản và thiếu chặt chẽ (do không lập biên bản kiểm nghiệm) như vậy sẽ gây khó khăn để quy trách nhiệm trong thanh toán với người bán và trong quản lý nguyên vật liệu, đặc biệt đối với những nguyên vật liệu có tính chất lý, hóa phức tạp như các loại sơn dầu đều cần thiết phải lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu. Thực tế ở Công ty hầu hết các trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu đều do bên bán chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi cho Công ty. Do vậy, với những nguyên vật liệu sai quy cách, không đúng như trong hợp đồng đã ký thì trong quá trình kiểm nhận nhập kho, ban kiểm nghiệm loại ra và giao trả ngay cho bên bán (người giao hàng bên bán). Để góp phần hạch toán chính xác và quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu thì sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu thì ban kiểm nghiệm nên lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, ghi nguyên nhân đối với những nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý đối với những trường hợp này. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho phòng điều độ sản xuất; + 1 liên giao cho phòng kế toán làm căn cứ hạch toán giá trị nguyên vật liệu. Ví dụ: Đối với những nguyên vật liệu kém phẩm chất, Công ty chấp nhận mua và nhập kho số nguyên vật liệu đó nhưng biên bản kiểm nghiệm gửi cho bên bán đề nghị giảm giá và kế toán hạch toán số nguyên vật liệu này giá trị thấp hơn so với những nguyên vật liệu đảm bảo phẩm chất. 5. ý kiến về hạch toán giá trị nguyên vật liệu vượt định mức cho phép và nguyên vật liệu mua ngoài kém phẩm chất ở Công ty, phòng điều độ sản xuất nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu từng loại cho từng sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm. Các xưởng sản xuất sẽ căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng để tiến hành sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, trong thực tế quá trình sản xuất đôi khi do công nhân sử dụng lãng phí nguyên vật liệu vượt quá định mức cho phép nhất là các loại nguyên vật liệu như xăng, dầu mỡ, sơn,… nhưng Công ty vẫn hạch toán giá trị nguyên vật liệu vượt quá định mức cho phép vào chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm làm tăng giá thành sản phẩm. Do vậy, để giảm bớt những chi phí bất hợp lý trong giá thành, làm giảm giá thành sản phẩm Công ty cần đưa ra biện pháp hợp lý quản lý tốt quá trình sản xuất như tổ chức theo dõi, giám sát chặt chẽ mọi khâu trong quá trình sản xuât sản phẩm để quy trách nhiệm cho bộ phận, cá nhân sử dụng lãng phí, không tiết kiệm nguyên vật liệu, vượt quá định mức trong giá thành sản phẩm góp phần giảm giá thành sản phẩm. Ngoài ra, thực tế ở Công ty xảy ra tường hợp nguyên vật liệu mua ngoài vè nhưng chất lượng kém so với chất lượng ghi trong hợp đồng mua. Do ban kiểm nghiệm, khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu nhập kho nhưng không lập biên bản kiểm nghiệm (ghi rõ ý kiến về NVL đã được kiểm nghiệm và nêu nguyên nhân đối với NVL không đúng chất lượng và cách xử lý) mà chỉ đóng dấu xác nhận vào phiếu nhập vật tư. Do đó, kế toán nguyên vật liệu không có cơ sở hạch toán giảm giá trị đối với những nguyên vật liệu kém phẩm chất. Nguyên vật liệu kém phẩm chất dùng cho sản xuất sản phẩm dẫn đến sản phẩm làm ra chất lượng giảm trong khi đó giá thành không đổi làm cho sản phẩm bán ra chậm, gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty mà một trong những yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu là nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chính vì vậy, Công ty cần xác định chính xác, cụ thể số nguyên vật liệu mua về nhập kho nhưng chất lượng không đảm bảo và yêu cầu người cung cấp giảm giá. Hơn nữa, ban kiểm nghiệm sau khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu thì lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về chất lượng nguyên vật liệu và biện pháp xử lý đối với những nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm này, Công ty sẽ đề nghị người cung cấp giảm giá cho số nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn và kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm hạch toán giảm giá trị đối với số nguyên vật liệu đó. Ví dụ: giá mua nguyên vật liệu kém phẩm chất bằng 70 – 80% giá mua nguyên vật liệu ghi trên hóa đơn. Đối với số nguyên vật liệu kém phẩm chất kế toán hạch toán số tiền giảm giá như sau: Nợ TK 331 Có TK 152 6. Công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng loại sản phẩm Trong cơ chế thị trường, với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt giữa các sản phẩm cùng loại thì chất lượng sản phẩm cũng như giá thành sản phẩm cao hay thấp có ý nghĩa hết sức quan trọng. ở các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nghuyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó để phấn đấu hạ giá thành sản phẩm thì biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệugóp phần giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành cũng như giá thành đơn vị thì hàng tháng Công ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng loại sản phẩm để so sánh chi phí NVL trong giá thành của tháng này với tháng trước tăng hay giảm. Sự biến động tăng hay giảm này là do ảnh hưởng bởi những nhân tố nào: do mức tiêu hao bình quân của từng loại NVL thay đổi hay đơn giá NVL thay đổi, do giá trị phế liệu thu hồi thay đổi. Qua đó, Công ty mới đánh giá và đưa ra những biện pháp cần thiết nhằm giảm chi phí NVL trong giá thành. Chẳng hạn, Công ty xem xét lại định mức tiêu hao NVL từng loại cho từng sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm có phù hợp hay không? Nếu không phù hợp phòng điều độ sản xuât sẽ nghiên cứu và xây dựng lại định mức tiêu hao NVL phù hợp hơn. Phòng điều độ sản xuất kiểm tra, giám sát khâu thu mua NVL về chất lượng, quy cách cũng như giá cả NVL đmr bảo giá cả thu mua hợp lý. Ngoài ra, qua phân tích chi phí NVL trong giá thành của từng loại sản phẩm, Công ty có cơ sở để đánh giá và đề ra biện pháp nhằm tận thu phế liệu hơn nữa, tìm kiếm NVL mới thay thế cho những NVL mà nguồn cung cấp không ổn định, giá cả bất hợp lý. 7. Để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất, Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Thực tế ở Công ty, hàng năm cùng với lập kế hoạch sản xuất thì phòng điều độ sản xuất cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua NVL. Kế hoạch thu mua NVL được xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, phòng điều độ sản xuất xác định xác định nhu cầu NVL ở từng tháng, từng quý trong năm kế hoạch. Tuy nhiên, phòng điều độ chưa lập kế hoạch dự trữ NVL, mà khâu dự trữ NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuấtở Công ty. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì khâu dự trữ NVL phải được tổ chức tốt. Nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý (không quá ít hay quá nhiều). Bởi nếu nguyên vật liệu dự trữ ở mức quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngược lại, nếu dự trữ nguyên vật liệu quá ít sẽ không đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Hơn nữa, trong nền kinh tế thi trường thì nhu cầu và khả năng đáp ứng NVL cho Công ty thường xuyên thay đổi. Do vậy, phòng điều độ sản xuất cần nghiên cứu và dự đoán trước những biến động về cung, cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường để đề ra các biện pháp thích ứng cụ thể là lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu. Ví dụ: Khi dự đoán thấy nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty trên thị trường có khẳ năng khan hiếm hay giá cả sẽ tăng thì phòng điều độ sản xuất nên lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu nhiều hơn mức bình thường cần thiết phục vụ quá trình sản xuất đề phòng khi giá cả tăng lên hay nguồn cung cấp khan hiếm. Kết luận Có thể khẳng định rằng, kế toán nói chung và kế toán N-X NVL nói riêng là một phần hành kế toán quan trọng không thể thiếu trong quản lý chi phí SXKD của các DNSX. Thông qua công tác kế toán N-X NVL giúp cho DNSX quản lý và sử dụng được NVL một cách có hiệu quả góp phần giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN. Trong những năm qua, khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin phát triển với tốc độ phi mã, vì vậy để nâng cao hiệu quả quản lý công ty cơ khí Hà Nội đã liên tục đổi mới, áp dụng các phương pháp quản lý khoa học vào công tác kế toán, tiến tới áp dụng quản lý công tác kế toán trên máy vi tính bằng các phần mềm kế toán chuỳên dụng để đạt kết quả nhanh nhất, chính xác và khoa học. Trong thời gian thực tập tại công ty, do điều kiện quy mô sản xuất của công ty tương đối lớn nên việc N-X NVL là rất nhiều. Vì vậy bài viết của em còn nhiều hạn chế. Mặt khác, em đã hiểu biết được nhiều điều mới mẻ, bổ ích từ thực tiễn tại công ty. Những kiến nghị trong bài viết này dưới góc nhìn của một sinh viên chuyên ngành kế toán giữa kiến thức học đường và thực tiễn còn nhiều hạn chế vì thế những điều đã nói, viết trong luận văn này khó tránh khỏi những thiếu sót nhất là những kiến nghị đề xuất. Hy vọng được sự quan tâm của công ty về những đề xuất đã nêu trong luận văn. Xin chân thành biết ơn đối với cô giáo Lê Thị Diệu Linh và các thầy cô giáo trong trường, xin cám ơn Ban giám đốc, phòng kế toán công ty đã hướng dẫn nhiệt tình chu đáo để em hoàn thành luận văn này. Với trình độ lý luận và thực tế về chuyên môn còn hạn chế, em kính mong được các thầy cô giáo tiếp tục hướng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành nhiệm vụ học tập của mình và có thể đem kiến thức học tập áp dụng vào thực tế một cách hữu ích. Ngày 04 tháng 5 năm 2004 Sinh viên Phan Thị Thảo Lớp K38-21.09 Học viện Tài chính tài liệu tham khảo Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong nền kinh tế thi trường 3 1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 3 2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 4 3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 5 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 5 1. Phân loại nguyên vật liệu 5 2. Đánh giá nguyên vật liệu 6 III. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 9 1. Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 9 2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng 10 3. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 11 IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu 14 1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 14 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 22 V. Hệ thống sổ kế toán áp dụng 23 1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 23 2. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái 24 3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 25 4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ 26 VI. Tổ chức công tác kế toán nhập xuất NVL trong điều kiện áp dụng máy vi tính 27 Chương II: Thực trạng về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà nội 30 I. Khái quát chung tình hình hoạt động và phát triển của Công ty cơ khí Hà nội 30 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà nội 30 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 32 3. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty 36 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cơ khí Hà nội 37 II. Thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 39 1. Công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu ở Công ty 39 2. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và hạch toán ban đầu 45 3. Tổ chức hạch toán chi tiết nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty 50 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu 54 4.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 54 4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 67 Chương III: Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 70 I. Nhận xét chung về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 70 II Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà nội 73 1. Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán 73 2. Sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 74 3. Khắc phục một số trường hợp khi nguyên vật liệu về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thu tục nhập kho 75 4. Lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng NVL nhập kho 76 5. Hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt định mức cho phép và NVL mua ngoài kém phẩm chất 77 6. Tiến hành phân tích chi phí NVL trong giá thành của từng loại sản phẩm 78 7. Lập kế hoạch dự trữ NVL 78 Kết luận 80 Tài liệu tham khảo 81 Mục lục 82