Luận văn Tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại VIỆN ĐỊA CHẤT-TTKHTN & CNQG

chế biến khoáng sản. + Phòng địa niên đại : nghiên cứu tuổi tuyệt đối của các thành tạo địa chất. Xác định thành phần hoá học môi trường địa chất bằng thiết bị ICP- MS. + Phòng đài trạm : quản lý các trạm nghiên cứu và xử lý số liệu đo chuyển động hiện hành. + Phòng địa kỹ thuật : nghiên cứu các vấn đề về địa kỹ thuật phục vụ cho khai triển xây dựng về bảo vệ quản lý đê điều. + Phòng viễn thám : nghiên cứu ứng dụng viễn thám trong nghiên cứu địa chất và đánh giá tác động tai biến môi trường, hạn hán, lũ lụt, cháy rừng. Viện địa chất là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại ngân hàng. Bộ máy của Viện được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với quy mô NCKH của đơn vị. Viện trưởng Phó viện trưởng Phó viện trưởng Các phòng chứcnăng 1 - P. Địa động lực 2 - P. Địa vật lý 3 - P. Địa chất khoáng sản 4 - P. Địa hoá 5 - P. Môi trường 6 - P. Địa kỹ thuật môi trường 7 - P. Mác ma 8 - P. Hoá quang phổ 9 - P. Đệ tứ 10 - P. Kiến tạo 11 - P. Trầm tích 12 - P. Khoáng vật 13 - P. Địa niên đại 14 - P. Đài trạm 15 - P. Địa kỹ thuật 16 - P. Viễn thám Phòng quản lý tổng hợp P. Văn thư P. Tài vụ P. Hành chính Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Viện 2.1.3) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Viện. 2.1.3.1) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. *) Xuất phát từ đặc điểm, quy mô, tính chất NCKH hiện nay Viện địa chất đang áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung nghĩa là toàn bộ công tác kế toán của Viện được tập trung trên phòng kế toán. Từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến các báo cáo kế toán và phân tích số liệu. - Tại Viện địa chất : + Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn Viện. + Đảm nhận toàn bộ công tác kế toán khối phòng ban nghiệp vụ và các chi nhánh trực thuộc phòng ban nghiên cứu, không có tổ chức công tác kế toán riêng. + Tổ chức hạch toán một số nội dung do Viện đảm nhận như hạch toán qũy quản lý, các quỹ của Viện, các khoản thu, nộp ngân sách. - Tại các phòng ban : hầu hết các phòng đều có các cán bộ theo dõi quản lý TSCĐ của từng phòng. *) Hiện nay phòng kế toán tài vụ có 4 người, tất cả đều có trình độ đại học trở lên. Mỗi người được phân công một công việc cụ thể để đảm bảo cung cấp thông tin tài chính của Viện một cách chính xác, kịp thời. Phòng kế toán tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng có nhiệm vụ cung cấp thông tin tài chính giúp cho ban lãnh đạo Viện có thể phân tích, đánh giá chính xác tình hình hoạt động nghiên cứu của Viện. Để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của trưởng phòng kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý và yêu cầu, trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Viện được tổ chức như sau : - Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy công tác kế toán, có trách nhiệm đảm nhận, phụ trách chung, đồng thời phụ trách công tác quản lý tổ chức, tính toán phân tích hiệu quả NCKH và thanh lý các hợp đồng kinh tế. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về toàn bộ công tác hạch toán kế toán của Viện, kế toán trưởng đồng thời là kế toán TSCĐ theo dõi tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ. Ngoài ra kế toán trưởng còn làm nhiệm vụ của kế toán thanh toán: Chứng từ ban đầu do các phòng nghiên cứu chuyển đến, căn cứ vào chế độ tài chính và quy chế thanh toán của Viện để lập phiếu thu, phiếu chi, hạch toán chi tiết từng công nợ tạm ứng, thanh toán. - Kế toán ngân hàng: theo dõi mọi quan hệ giao dịch trong thanh toán với ngân hàng bằng tiền Việt nam và các loại ngoại tệ, quyết toán nộp ngân sách với chi cục thuế Hà nội, thanh toán tạm ứng với kho bạc về vốn NS - Thủ quỹ được giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho Viện, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán viết để thu, chi tiền theo các nghiệp vụ phát sinh trong ngày. - Kế toán lương, BHXH, BHYT : theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV của Viện . Kế toán lương đồng thời là kế toán NVL, công cụ dụng cụ. Theo dõi tình hình nhập, xuất NVL, công cụ dụng cụ. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán tài sản Kế toán thanh toán Kế toán các nghiệp vụ kinh tế khác. Thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của VĐC Tại các phòng tự quản lý các phương tiện máy móc, thiết bị NCKH. Cụ thể là mở sổ theo dõi từng TSCĐ, tình hình tăng, giảm, biến động của các hoạt động NCKH. Hàng năm nộp các bảng kiểm kê TS để lập các TS hư hỏng cần thanh lý hoặc những cái mua về khấu hao. Phòng quản lý tổng hợp có nhiệm vụ thống kê những biến động TS của các phòng như : tăng, giảm, khấu hao TS hư hỏng, mất mát để báo cáo lên cấp trên trích khấu hao hàng năm. 2.1.3.2) Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của Viện. Để phù hợp với đặc điểm NCKH của Viện, trình độ quản lý nói chung và trình độ đội ngũ kế toán nói riêng Viện đã lựa chọn hình thức kê toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán làm phiếu nhập TS giao thẳng cho các phòng ban NCKH và từ phiếu nhập kho đó kế toán lập chứng từ ghi sổ theo TK 211, ghi tăng nguồn vốn TSCĐ theo TK 466. Đồng thời nếu là vốn ngân sách cấp ghi vào quyết toán nguồn vốn ngân sách hoặc tiền mặt Hiện nay Viện đang sử dụng một số loại sổ sau: Sổ theo dõi cập nhật quỹ hàng ngày Sổ theo dõi ngân hàng : HMKP, tiền gửi Sổ theo dõi TSCĐ Sổ theo dõi chi tiết vật liệu, dụng cụ Sổ theo dõi các đề tài Nhà nước, trung tâm Sổ theo dõi các hợp đồng dịch vụ NCKH Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.4) Đặc điểm tổ chức NCKH của Viện. *) Đặc điểm chung về hoạt động NCKH của Viện. Nghiên cứu các đề tài khoa học là đặc điểm chính của hoạt động NCKH của Viện, phạm vi nghiên cứu khoa học là về các lĩnh vực thuộc địa chất Việt nam, các dịch vụ kinh doanh về NCKH. Về tiền vốn: Do đặc điểm của đơn vị là HCSN có thu nên nguồn vốn chủ yếu là ngân sách Nhà nước, trang thiết bị, TS chủ yếu là được ngân sách cấp bằng hình thức hợp đồng mua bán từ các nguồn tài chính, tăng cường trang thiết bị cho NCKH và việc đầu tư về xây dựng cơ sở hạ tầng cho Viện. Sơ đồ quá trình hình thành TSCĐ của VĐC. Chỉ tiêu khoa học của TTKHTN & CNQG CCNCNQG Viện địa chất Ký hợp đồng đấu thầu mua bán với các cơ quan Theo hình thức uỷ thác. Nhập kho giao cho các phòng NCKH 1) Trang thiết bị, máy móc nghiên cứu khoa học. 2) Nhà cửa, kiến trúc, sửa chữa. Chỉ tiêu sửa chữa, XDCB, NCKH của TTKHTN & CNQG. Viện địa chất XDCB Công trình XDCB hoàn thành nhập kho giao cho Viện quản lý sử dụng. 2.2) Tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại Viện địa chất 2.2.1) Đặc điểm TSCĐ của Viện. Viện địa chất trong những năm đầu mới thành lập cơ sở vật chất còn nhiều lạc hậu nhưng TSCĐ vẫn luôn là bộ phận quan trọng của vốn cố định. Đó chính là yếu tố đầu tiên cần thiết cho hoạt động NCKH của Viện. Đặc biệt, đối với Viện địa chất – một đơn vị chuyên NCKH, dịch vụ khoa học về địa chất. Hơn bao giờ hết, TSCĐ là yếu tố sống còn đối với hiệu quả NCKH của Viện. TSCĐ ở đây rất đa dạng về chủng loại với tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu sử dụng của từng bộ phận NCKH. - TSCĐ dùng cho phòng quản lý tổng hợp : máy vi tính, máy in, máy fax, máy điều hoà, ổn áp, ti vi - TSCĐ dùng cho hoạt động NCKH : máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Những TSCĐ này được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau với những tính năng, công dụng khác nhau. Vì vậy để tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán, kế toán đã phân chia TSCĐ theo các đặc thù dựa vào một số tiêu thức cụ thể 2.2.2) Phân loại TSCĐ. Phân loại TSCĐ theo kết cấu của TSCĐ: Theo phương pháp này thì TSCĐ của Viện gồm những loại sau: Nhà cửa, vật kiến trúc. Máy móc, thiết bị. Phương tiện vận tải. Toàn bộ TSCĐ của Viện thuộc nguồn vốn tự bổ sung và nguồn vốn ngân sách. Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành. - TSCĐ được đầu tư bằng nguồn ngân sách chiếm 95% tổng giá trị TSCĐ. - TSCĐ được đầu tư bằng nguồn tự bổ sung 5% tổng giá trị TSCĐ. Các cách phân loại này giúp Viện và các nhà quản lý đánh giá một cách chính xác tình trạng CSVC hiện có tại Viện, giúp cho Viện tổ chức và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, cân nhắc tính toán khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo có nguồn trang trải NCKH đồng thời thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. 2.2.3) Tổ chức kế toán chi tiết của Viện. 2.2.3.1) Chứng từ tăng, giảm TSCĐ bao gồm: - Hoá đơn (GTGT) - Phiếu chi - Phiếu thu - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý - Hợp đồng mua bán - Sổ chi tiết TSCĐ 2.2.3.2) Thủ tục tăng, giảm TSCĐ - Khi mua TSCĐ về căn cứ vào hoá đơn, phiếu chi, hợp đồng mua bán TSCĐ, kế toán lập biên bản giao nhận TSCĐ. Đồng thời căn cứ vào đó để vào sổ chi tiết TSCĐ. Số liệu ở sổ chi tiết sẽ là những cơ sở để lập sổ tổng hợp TSCĐ. Đối với TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán, điều chuyểnphải có đề nghị xin thanh lý, nhượng bán..trình cơ quan quản lý cấp trên duyệt cho phép. Khi thanh lý phải lập hợp đồng và biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ khác. 2.2.3.3) Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ. 2.2.3.3.1) Tổ chức kế toán chi tiết tăng TSCĐ. Nhận thức được rằng TSCĐ là bộ phận cơ bản nhất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh của đơn vị, kế toán luôn chú ý đến nguyên tắc thận trọng trong hạch toán và đảm bảo chính xác đối tượng ghi TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. TSCĐ của Viện tăng chủ yếu do mua sắm. Mọi trường hợp tăng Viện đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như : Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, Quyết định của Viện trưởng, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ ,hoá đơn bán hàngCác chứng từ này là căn cứ để ghi sổ kế toán. Cụ thể : Ngày 08/12/2002 Giám đốc TTKHTN & CNQG ra quyết định số 175/VĐC- CV mua một hệ thống khối phổ Plasma ICP-MS để phục vụ cho việc NCKH của viện địa chất. viện địa chất tiến hành thông báo mời thầu, mời những đơn vị có tài sản đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất và các thông số kỹ thuật, giá cả phù hợp mà Viện yêu cầu, hẹn ngày nộp đơn để đấu thầu. Đơn vị trúng thầu là đơn vị có giá bán thấp nhất. Căn cứ vào phiếu đấu thầu của đơn vị trúng thầu, hai bên ký kết hợp đồng, nêu phương thức thanh toán, lập biên bản giao nhận TSCĐ. Sau đó kế toán thanh toán ( tức kế toán trưởng ) lập chứng từ thanh toán ( bằng tiền mặt) theo phiếu chi số127 ngày 23/12/2002 số tiền 5.138.648.380 đồng. - Căn cứ vào các nội dung trên kế toán của Viện tiến hành ghi sổ theo trình tự đã nêu. Mẫu: - Hoá đơn ( GTGT ) - Biên bản giao nhận TSCĐ - Phiếu chi - Sổ chi tiết TSCĐ - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Ngày 22 tháng 12 năm 2002 LT/99 - B ( Liên 2: giao cho khách hàng ) N 013795 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty máy và phụ tùng Địa chỉ: 8 – Tràng Thi – Hà Nội Điện thoại: TEL 9331738 FAX: 8362886 MS Tài khoản số : 73510350 Họ tên người mua: Viện địa chất- TTKHTN & CNQG. Đơn vị: Địa chỉ: 18 - Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy- Hà Nội Hình thức TT: Tiền mặt MS 0 1 0 0 1 0 6 9 9 4 1 TT Tên quy cách ĐVT Số Đơn giá Thành tiền Ghi chú Dịch vụ, hàng hoá lượng A B C 1 2 3=2*1 D Hệ thống khối phổ chiếc 01 4.893.950.838 4.893.950.838 Plasma ICP-MS Model ULTRAMSS 700 ( tỷ giá 14511 ) Cộng tiền hàng 4.893.950.838 Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT 244.697.542 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 5.138.648.380 đồng Tổng số tiền viết bằng chữ: Năm tỷ một trăm ba mươi tám triệu sáu trăm bốn mươi tám nghìn ba trăm tám mươi đồng. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký tên, đóng dấu ) Kho bạc nhà nước Séc Số séc: CA 0002279 Phần dành cho KB ghi TK nợ: 620.01001 TK có: Số tiền(bằng số) 5.138.648.380 đ Yêu cầu trả cho: Tổng công ty máy và phụ tùng Số CMTngày cấp..nơi cấp Địa chỉ: 8 Tràng Thi – Hà Nội Số hiệu tài khoản:73010350 TK nợ: 620.01001 Tại sở giao dịch NH đầu tư và phát triển VN TK có: Số tiền bằng chữ: Năm tỷ một trăm ba tám triệu Số tiền(bằng số sáu trăm bốn mươi tám nghìn ba trăm tám 5.138.648.380 đ mươi đồng. Người phát hành: viện địa chất Địa chỉ: Nghĩa Đô- Cầu Giấy- Hà Nội Số hiệu tài khoản: 301.10.031 Bảo chi Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Kế toán trưởng Người phát hành (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị: Viện địa chất Số 32 Địa chỉ: biên bản giao nhận tscđ Ngày 23 tháng 12 năm 2002 Căn cứ theo công văn số 175/VĐC- CV ngày 08/12/2002 của Viện địa chất về việc bàn giao TSCĐ. Ban giao nhận gồm : Ông ( bà ) : Hồ Quang Hiếu - Tổng giám đốc, đại diện bên giao. Ông ( bà ) : Trần Trọng Huệ – Viện trưởng, đại diện bên nhận. Ông ( bà ) : Nguyễn Thị Chuyền – Kế toán trưởng. Địa điểm giao nhận TSCĐ : Tại Viện địa chất – trung tâm KHTN & CNQG – 18 Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: TT Tên Ký hiệu Xuất Năm Năm Công Chất Nguyên Hao mòn TSCĐ Mã TSCĐ xứ sản đưa suất lượng giá Hiệu xuất vào thiết mua Quy cách sử kế TSCĐ dụng Nguyên Tỉ lệ Giá TSCĐ hao mòn(%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Hệ thống ULTRA- Mỹ 2001 2002 Mới 4.893.950.838 5.138.648.380 0 Khối phổ MA SS700 úc 100% đại diện bên giao đại diện bên nhận tổng công ty máy và phụ tùng viện địa chất * Sổ chi tiết TSCĐ: Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên để lập sổ chi tiết TSCĐ:(Mẫu sổ chi tiết ở phần kế toán chi tiết giảm TSCĐ ). 2.2.3.3.2) Tổ chức kế toán chi tiết giảm TSCĐHH. TSCĐ của Viện giảm chủ yêú do nguyên nhân thanh lý, nhượng bán đối với những TSCĐ đã bị hư hỏng không thể sử dụng được. Xuất phát từ yêu cầu trực tiếp của bộ phận trực tiếp sử dụng và căn cứ vào thực trạng của TSCĐ. Viện trưởng ra quyết định thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Quyết định giảm TSCĐ của Viện trưởng là cơ sở để lập các thủ tục, giấy tờ có liên quan theo từng trường hợp cụ thể. Viện lập tờ trình gửi ban Giám đốc Trung tâm KHTN & CNQG. Nội dung chính gồm: Lý do xin thanh lý, nhượng bán TSCĐ TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán Nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán. Sau khi tờ trình được phê duyệt, Viện tiến hành lập hội đồng thanh lý tài sản. Thành phần hội đồng gồm : + Viện trưởng + Kế toán trưởng + Cán bộ kỹ thuật Biên bản thanh lý này được lập thành 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản. Cụ thể : Ngày 17 tháng 12 năm 2002, Viện lập tờ trình số 64/EXE- VĐC/02 V/v xin thanh lý hệ thống khối phổ đã cũ. - Nguyên giá : 100.000.000 đồng - Giá trị hao mòn : 100.000.000 đồng - Giá trị còn lại : hết khấu hao Thanh lý thiết bị cũ để mua thiết bị mới. Sau khi tờ trình được ban Giám đốc trung tâm cho phép thanh lý. Viện tiến hành lập hội đồng thanh lý tài sản và lập biên bản thanh lý tài sản cố định như sau : Số 01 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam độc lập – tự do – hạnh phúc Biên bản Thanh lý tài sản cố định Ngày 25 tháng 12 năm 2002 Căn cứ vào tờ trình số 64/EXE- VĐC/02 ngày 17 tháng 12 năm 2002. V/v xin thanh lý hệ thống khối phổ cũ của Viện địa chất. Được sự đồng ý của ban Giám đốc trung tâm KHTN & CNQG cho phép Viện địa chất được thanh lý hệ thống khối phổ cũ I- Ban thanh lý TSCĐ gồm: 1- Ông: Trần Trọng Huệ, chức vụ: Viện trưởng 2- Bà: Nguyễn Thị Chuyền, Chức vụ: Kế toán trưởng 3- Ông Hà Ngọc Minh, Chức vụ, Quản lý tổng hợp II- Tiến hành thanh lý TSCĐ: TênTSCĐ: Hệ thống khối phổ Ký hiệu TSCĐ: TRAMAT Nước sản xuất: Liên Xô cũ Năm sản xuất: 1970 Năm đưa vào sử dụng: 1972. Nguyên giá TSCĐ:100.000.000 đồng Giá trị hao mòn đến thời điểm thanhlý:100.000.000 đồng Giá trị còn lại : Hết khấu hao. III- Kết luận của ban thanh lý: - Cáp mở rộng Module bị han rỉ, cũ nát. - Tỉ lệ chất lượng còn lại khoảng 2%. Hệ thống khối phổ này không thể dùng được nữa, theo giá thị trường, hệ thống trị giá khoảng 665 USD = 11.033.214 VNĐ. Ban thanh lý TSCĐ nhất trí giá trị thu hồi là 11.033.214 đồng. Viện làm thủ tục bán và thu hồi giá trị phế liệu. Quản lý tổng hợp kế toán trưởng Viện trưởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ ngày 25 tháng 12 năm 2002. Viện thông báo cho những đơn vị cá nhân có nhu cầu hẹn đến ngày để đấu thầu. Đến hẹn Viện thành lập Hội đồng đấu thầu với giá sàn là 11.033.214 đồng. Ai trả giá cao nhất người đó sẽ được mua hệ thống khối phổ của Viện. Qua đấu giá Ông Nguyễn Đức Toàn đã trúng thầu với giá 11.500.000 đồng. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán Viện viết phiếu thu. Quyển số: 01 Phiếu thu Số: 125 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Đức Toàn Địa chỉ: Phường Tương Mai – Hai Bà Trưng Lý do nộp: Mua hệ thống khối phổ thanh lý Số tiền: 11.500.000 đồng ( viết bằng chữ ): mười một triệu năm trăm nghìn đồng. Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp tiền Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký tên, đóng dấu) Sau đó Viện làm thủ tục bàn giao hệ thống khối phổ cho ông Nguyễn Đức Toàn kèm theo hoá đơn ( GTGT ) của Chính phủ, Biên bản giao nhận TSCĐ( giống phần tăng TSCĐ ). Trung tâm KHTN & CNQG Viện địa chất Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ( trích) NĂM 2002 Số Chỉ tiêu Đơn vị Số đầu Tăng trong Giảm trong Số cuối TT tính năm năm năm năm Số giá Số giá Số giá Số giá Lượng trị Lượng trị Lượng trị Lượng trị Đất Nhà cửa c 1.294.4 1.294.4 3 Máy móc thiết bị c 9.960.2 134.9 10.095.1 4 P.tiện vận tải c 3 168.2 168.2 5 P.tiện quản lý c 154.6 154.6 6 TSCĐ khác 113.9 113.9 Đơn vị tính: Tr. đồng kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị ( Ký tên ) ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2.4)Tổ chức kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ ở Viện ĐC. 2.2.4.1) Kế toán tổng hợp tăng: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ, hoá đơn khác có liên quanKế toán tiến hành hạch toán tăng giá trị TSCĐ và vốn cố định theo nguồn hình thành. - TK sử dụng: Để hạch toán tăng giá trị TSCĐ theo chế độ kế toán ban hành kèm theo quyết định số 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, kế toán sử dụng các TK sau: + TK 211 – “ TSCĐHH “ + TK 214 – “ Hao mòn TSCĐ “ + TK 411 – “ Nguồn vốn kinh doanh “ + TK 441 – “ Nguồn kinh phí đầu tư XDCB “ + TK 241 – “ XDCB dở dang “ + TK 466 – “ NKP đã hình thành TSCĐ “ Căn cứ vào chứng từ: Hoá đơn ( GTGT ), Phiếu chi tiền mặt số 127, Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán lập định khoản và lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK 211. chứng từ ghi sổ Số: 131 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Mua hệ thống khối phổ 661 5.138.648.380 5.138.648.380 Đồng thời ghi tăng 211 5.138.648.380 nguồn vốn cố định 466 5.138.648.380 Tổng cộng. 10.277.296.76010.277.296.760 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Kèm theo: Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng 2.2.4.2) Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ: Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, phiếu thu về thanh lý TSCĐ.Kế toán hạch toán giảm TSCĐ trên sổ tổng hợp. - Tài khoản sử dụng: + TK 211 – “ TSCĐHH ” + TK 214 – “ Hao mòn TSCĐ “ + TK 111 – “ Tiền mặt “ + TK 511(8) – “ Các khoản thu khác “ - Hạch toán giảm TSCĐ: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến thanh lý hệ thống khối phổ đã nêu ở phần kế toán chi tiết giảm TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, phiếu thu tiền khi thanh lý TSCĐ. Kế toán tiến hành định khoản: + Định khoản thu về thanh lý TSCĐ: Nợ TK 111 : 11.500.000 đồng Có TK 511(8) : 11.500.000 đồng + Định khoản giảm TSCĐ : Nợ TK 214 : 100.000.000 đồng Có TK 211 : 100.000.000 đồng. Căn cứ vào phiếu thu số 125 ngày 31/12/2002 kế toán lập chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số : 133 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Thu tiền thanh lý 111 11.500.000 Hệ thống khối phổ 511(8) 11.500.000 Cộng 11.500.000 11.500.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Kèm theo : Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ ngày 25/12/2002 kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 134 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Giảm TSCĐ do 214 100.000.000 Thanh lý hệ thống Khối phổ 211 100.000.000 Cộng 100.000.000 100.000.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Kèm theo : Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 131,134, kế toán ghi vào sổ cái TK 211. Sổ cái Tên tài khoản cấp 1: 211 Ngày C.từ ghi sổ Số hiệu Số tiền Ghi Tháng Số Ngày Diễn giải TK đối Nợ Có chú Ghi sổ hiệu tháng ứng 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 6.485.312.464 31.12 131 30.12 Mua hệ thống khối phổ 111 5.138.648.380 31.12 134 30.12 Thanh lý hệ thống KP 214 100.000.000 Cộng số phát sinh 5.138.648.380 100.000.000 Số dư cuối kỳ 11.522.961.844 Tên tài khoản cấp 2: (ĐVT : đồng) . Ngày..tháng..năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.5) Kế toán sửa chữa TSCĐ. Trong các đơn vị HCSN có thu, TSCĐ là CSVCKT của đơn vị, nó có tầm quan trọng và có giá trị lớn trong hoạt động NCKH. Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận. Để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng thì đơn vị phải thường xuyên sửa chữa bảo dưỡng khi TSCĐ bị hư hỏng. Công việc sửa chữa được chia làm 2 loại : Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. - Đối với sửa chữa thường xuyên TSCĐ : công tác sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại Viện thường là sửa chữa nhỏ, mang tính bảo dưỡng TSCĐ nên chi phí sửa chữa phát sinh không lớn. Vì vậy, chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại Viện được hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động nghiên cứu trong kỳ. Ví dụ : Ngày 22/06/2002, phòng quản lý chức năng đưa máy vi tính đi sửa tại trung tâm máy tính DTIC. Tổng chi phí sửa chữa đã trả bằng tiền mặt là 605.000 (bao gồm cả thuế GTGT 10%) . Kế toán định khoản: Nợ TK 661 : 605.000 đồng Có TK 111 : 605.000 đồng Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 135 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Chi phí sửa chữa 661 605.000 Máy vi tính 111 605.000 Cộng 605.000 605.000 Kèm theo: Chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng - Đối với sửa chữa lớn : Sửa chữa lớn tại Viện chủ yếu là sửa chữa nâng cấp nhằm mục đích phục hồi năng lực hoạt động và kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ. Công việc sửa chữa lớn thường làm theo kế hoạch đầu năm hoặc cuối năm, xác định những TSCĐ đã cũ, đã hư hỏng hoặc những TSCĐ đã đến kỳ sửa chữa lớn. Toàn bộ công việc hầu như phải thuê ngoài vì Viện không có bộ phận chuyên trách. Cụ thể là: Trong quý IV/2002 công ty cơ khí- kỹ thuật sửa chữa một máy hút ẩm. Công việc sửa chữa thuê khoán gọn theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên bao gồm : + Thay cấu hình cơ bản: 11.000.000 đồng + Thay các thiết bị bổ sung bắt buộc : 3.500.000 đồng + Bảo dưỡng : 500.000 đồng Và thuế GTGT được tính theo quy định hiện hành. Khi công việc sửa chữa máy hoàn thành, công ty cơ khí- kỹ thuật bàn giao cho Viện kèm theo 1 hoá đơn( GTGT ) về sửa chữa máy hút ẩm. Hai bên tiến hành biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành như sau : Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Hoá đơn ( gtgt ) Ngày 22 tháng 12 năm 2003. Liên 2: ( giao cho khách hàng ) LL/99 – B N 013795 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ khí- kỹ thuật Địa chỉ: Láng Thượng- Hà Nội. Số tài khoản: 301.01.035 Điện thoại: 8583507 TEL: 8532511 – FAX - MS Họ tên người mua: Nguyễn Trọng Quế Đơn vị: Viện địa chất Địa chỉ: 18- Đường Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy- Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt – MS TT Tên quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Sp, hàng hoá A B C 1 2 3=1*2 D Sửa chữa máy hút ẩm Thay cấu hình cơ bản 11.000.000 Thay thiết bị bổ sung 3.500.000 Bảo dưỡng 500.000 Cộng tiền hàng: 15.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.500.000 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 16.500.000 đồng Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên ) ( Ký tên, đóng dấu ) Biên bản giao nhận tscđ Sửa chữa lớn hoàn thành Số: 20 Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Căn cứ theo quyết định số 32 ngày 28/11/2003 của Viện địa chất V/v sửa chữa Máy hút ẩm. Chúng tôi gồm có: 1- Ông: Triệu Hồng Quân : Đại diện công ty cơ khí- kỹ thuật 2- Bà Nguyễn Thị Chuyền : Kế toán trưởng Viện địa chất 3- Ông Trần Mạnh Tuấn : Phụ trách máy móc thiết bị của Viện Đã kiểm nhận việc sửa chữa máy hút ẩm như sau : - Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ: máy hút bụi - Số hiệu : GPS - Bộ phận quản lý sử dụng TSCĐ: Tổ phụ trách máy móc - Thời gian sửa chữa từ ngày 10/03/2003 đến ngày 15/01/2003. Tên bộ phận Nội dung (mức độ Giá dự toán Chi phí Kết quả Sửa chữa công việc sửa chữa) thực tế kiểm tra Thay cấu hình Thay mới 11.500.000 11.000.000 Đạt Cơ bản Thay các thiết Thay mới 4.000.000 3.500.000 Đạt Bị bổ sung Bảo dưỡng máy Toàn bộ 500.000 500.000 Đạt Thuế GTGT 10% 1.600.000 1.500.000 Cộng 17.600.000 16.500.000 - Các bộ phận sửa chữa: Kết luận: chất lượng sửa chữa đạt yêu cầu, hoàn thành đúng thời gian quy định. Kế toán trưởng Đơn vị nhận Đơn vị giao ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ngày 15/12/2002 kế toán viết phiếu chi tiền mặt chi trả tiền sửa chữa máy hút ẩm cho công ty cơ khí- kỹ thuật. Quyển số: 01 Số : 32 Phiếu chi Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Thông Địa chỉ: Công ty cơ khí- kỹ thuật Lý do chi: Trả tiền sửa chữa máy hút ẩm. Số tiền: 16.500.000 đồng ( viết bằng chữ ) : Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo : Chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Thủ quỹ người nhận ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Vì Viện địa chất là đối tượng nộp thuế tiêu thụ đặc biệt không được khấu trừ thuế nên khi mua sắm, sửa chữa TSCĐ Viện tính toàn bộ tiền hàng và tiền thuế GTGT vào thành giá trị hàng mua hoặc giá trị sửa chữa lớn TSCĐ.Căn cứ vào hợp đồng sửa chữa TSCĐ, Biên bản giao nhận sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, Hoá đơn sửa chữa máy hút ẩmKế toán lập chứng từ ghi sổ: Nợ TK 331 : 16.500.000 đồng Có TK 111 : 16.500.000 đồng Chứng từ ghi sổ Số : 136 Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Trả tiền sửa chữa lớn 331 16.500.000 máy hút ẩm 111 16.500.000 Cộng 16.500.000 16.500.000 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 136 kế toán vào sổ cái TK 331- “ Các khoản phải trả “. Sổ cái Tài khoản cấp 1: 331 Ngày Chứng từ Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghi tháng TK Nợ Có chú ghi sổ Số Ngày đối ứng hiệu tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 100.000.000 31.12 135 30.12 Thanh toán tiền sửa chữa máy vi tính 111 605.000 31.12 136 30.12 Thanh toán tiềnsửa chữa máy hút ẩm 111 16.500.000 Cộng số phát sinh 17.105.000 Số dư cuối kỳ 82.895.000 Tài khoản cấp 2: Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Từ các chứng từ ghi sổ trên, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng 131 31.12. 02 Chi thanh quyết toán mua hệ thống khối phổ 5.138.648.380 133 31.12.02 Thu tiền mặt do thanh lý hệ thống khối phổ 11.500.000 134 31.12.02 Giảm ứng hợp đồng thanh lý hệ thống khối phổ 100.000.000 135 31.12.02 Giảm ứng chi sửa chữa máy vi tính 605.000 136 31.12.02 Giảm ứng chi sửa chữa máy hút ẩm 16.500.000 Cộng 5.276.253.380 Quý IV – 2002. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trên đây là phần trích yếu các số liệu và trình tự hạch toán, vào sổ sách kế toán TSCĐ tại Viện địa chất qúy IV/2002. 2.2.6) Quản lý và sử dụng TSCĐ tại Viện. 2.2.6.1) Tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ tại Viện Viện địa chất là một đơn vị chuyên nghiên cứu khoa học nê quy mô về TSCĐ của Viện rất lớn cả về số lượng và chủng loại. Do đó, việc tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ một cách khoa học là yêu cầu thiết yếu để Viện sử dụng có hiệu quả TSCĐ. Từng TSCĐ trước khi được điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Người được phân công quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản, đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời. Biện pháp này giúp cho người quản lý sử dụng có trách nhiệm với TSCĐ mà mình được giao và có chế độ bảo quản trong quá trình sử dụng. Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc, bộ phận sử dụng phải thông báo với ban lãnh đạo xin ý kiến để có kế hoạch sửa chữa kịp thời. Định kỳ tiến hành sửa chữa nâng cấp, và cân đối dự trù các loại vật tư chủ yếu để thay thế, tránh tình trạng để tài sản xuống cấp, lỗi thời dẫn đến việc khai thác TSCĐ kém hiệu quả và không phù hợp với yêu cầu sử dụng. Tại Viện, định kỳ tiến hành kiểm kê TSCĐ để hàng năm thực hiện tổng kiểm kê tài sản, đánh giá chất lượng và giá trị còn lại của từng TSCĐ để có thể quyết định xử lý, quy kết trách nhiệm trong trường hợp phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê hay thanh lý, nhượng bán nếu TSCĐ đã cũ kỹ, lạc hậu Kế toán phải phản ánh kịp thời biến động TSCĐ của Viện từ đó phân bổ, điều chỉnh mức khấu hao phù hợp tránh thất thoát tài sản. 2.2.6.2) Phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Viện địa chất. Đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ trong công tác quản lý TSCĐ là một vấn đề rất quan trọng. Nó phản ánh đơn vị đã sử dụng đúng mục đích, chức năng TSCĐ hay chưa để đạt hiệu quả kinh tế lớn nhất. Từ đó giúp đơn vị tìm ra những hướng nghiên cứu đúng đắn, đưa ra các biện pháp quản lý việc sử dụng TSCĐ một cách hợp lý. Để phân tích tình hình trang bị TSCĐ của Viện trong một số năm gần đây, ta phân tích cơ cấu, tỷ trọng của từng loại TSCĐ tại Viện. Tên TSCĐ Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Nguyên giá % Nguyên giá % Nguyên giá % Nhà cửa,VKT 1.294.431.000 20 1.294.431.000 20 1.294.431.000 11,1 MM,TB 4.740.194.526 73,2 4.574.057.526 73,2 9.960.221.768 85,2 PTVT 168.200.000 2,6 168.200.000 2,6 168.200.000 1,4 Dụng cụ QL 154.688.508 2,4 154.688.508 2,4 154.688.508 1,3 TS khác 113.935.430 1,8 113.935.430 1,8 113.935.430 1 Tổng cộng 6.471.449.464 100 6.485.312.464 100 11.691.476.706 100 Bảng : Tỷ trọng, cơ cấu TSCĐ tại Viện Qua bảng số liệu trên ta thấy, quy mô TSCĐ năm 2001 tăng so với năm 2000 là 13.863.000 đồng tương ứng với tăng 0,21% và năm 2002 tăng so với năm 2001 tăng 5.206.164.242 đồng tương ứng với tăng 80,3%. Từ đó có thể nhận xét một cách khái quát rằng : Viện đã rất chú trọng đến việc đầu tư đổi mới TSCĐ tại Viện. Tuy nhiên việc đầu tư như vậy có hợp lý hay không còn phụ thuộc vào cơ cấu đầu tư cho từng loại TSCĐ. Cụ thể ta thấy: - Tỷ trọng đầu tư vào nhà cửa, vật kiến trúc có xu hướng cố định - Tỷ trọng đầu tư vào phương tiện vận tải có xu hướng không thay đổi - Tỷ trọng đầu tư vào dụng cụ quản lý, tài sản khác trong mấy năm qua: có xu hướng cố định. - Chỉ duy có tỷ trọng MM,TB NCKH tăng với quy mô lớn vượt trội hẳn so với các loại TS khác. Điều này chứng tỏ cơ cấu đầu tư vào TSCĐ của Viện là tương đối hợp lý và phù hợp với đặc điểm nghiên cứu khoa học của Viện. Bởi vì Viện địa chất là trung tâm nghiên cứu về môi trường ,địa chất .của cả nước nên việc tích cực đầu tư, đổi mới, trang bị các phương tiện vận tải ngày càng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả NCKH của Viện là điều hết sức cần thiết. Tuy cơ cấu TSCĐ của Viện tương đối hợp lý, phù hợp với đặc điểm nghiên cứu của Viện và ngày càng được chú trọng đầu tư, đổi mới nhưng việc sử dụng TSCĐ có hiệu quả hay không, để trả lời câu hỏi đó ta phân tích một số chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng TSCĐ. Hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Viện được đánh giá thông qua các chỉ tiêu sau : Doanh thu thuần - Sức sản xuất của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Lãi thuần - Sức sinh lợi của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Các chỉ tiêu này được tính qua bảng sau : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu thuần 2.047.978.850 5.153.447.111 5.508.346.959 Lãi thuần 976.500.000 1.789.000.000 1.925.000.000 Nguyên giá TSCĐ 6.471.449.464 6.485.312.464 11.691.476.706 Sức sản xuất của TSCĐ 0,32 0,79 0,47 Sức sinh lợi của TSCĐ 0,15 0,27 0,24 Bảng 2: Phân tích chỉ tiêu hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Viện địa chất Qua bảng số liệu trên ta thấy, sức sản xuất và sức sinh lời của TSCĐ tăng dần từ năm 2000 đến năm 2002. Cụ thể : - Sức sản xuất của TSCĐ năm 2001 tăng 0,47 đồng so với năm 2000, nghĩa là cứ bỏ ra 1 đồng thì năm 2001 sẽ tạo ra, 0,79 đồng doanh thu còn năm 2000 chỉ tạo ra 0,32 đồng doanh thu. Tương tự như vậy, sức sản xuất của TSCĐ năm 2002 giảm 0,32 đồng so với năm 2001. - Sức sinh lợi của TSCĐ năm 2001 tăng 0,12 đồng so với năm 2000, có nghĩa là cứ bỏ ra 1 đồng TSCĐ thì năm 2001 tạo ra được 0,27 đồng lợi nhuận còn năm 2000 chỉ tạo ra được 0,15 đồng lợi nhuận. Tương tự như vậy, sức sinh lợi của TSCĐ năm 2002 giảm 0,11 đồng so với năm 2001. Từ kết quả trên ta thấy, cơ cấu TSCĐ hợp lý cùng với việc chú trọng đầu tư, đổi mới, hiện đại hoá TSCĐ đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu khoa học của Viện, điều đó thể hiện ở kết quả nghiên cứu của Viện trong mấy năm qua: - Doanh thu năm 2001 tăng 3.105.468.261đồng ( tương ứng với tăng 151% ) so với năm 2000 và năm 2002 tăng 354.899.848 đồng ( tương ứng với tăng 7% ) so với năm 2001. - Lợi nhuận năm 2001 tăng 812.500.000 đồng ( tương ứng với tăng 83% ) so với năm 2000 và năm 2002 tăng 136.000.000 đồng ( tương ứng với tăng 8% ) so với năm 2001. Điều đó chứng tỏ Viện đã sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả và việc đầu tư, đổi mới TSCĐ ở đây là hoàn toàn đúng đắn và hợp lý. Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác . kế toán tscđ tại Viện địa chất – trung tâm khtn & cnqg 3.1) Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Viện địa chất. TSCĐ là một bộ phận hết sức quan trọng trong quá trình NCKH của Viện và chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu tài sản của bất kỳ đơn vị nào. Cùng với sự phát triển của sản xuất và sự tiến bộ nhanh chóng của KHKT, TSCĐ trong đơn vị HCSN và trong nền kinh tế quốc dân nói chung không ngừng được đổi mới, hiện đại hoá và tăng lên nhanh chóng. Điều đó đòi hỏi phải không ngừng tăng cường công tác tổ chức quản lý TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Việc tổ chức tốt công tác kế toán TSCĐ không chỉ góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà nó còn có ý nghĩa hết sức thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Điều đó có nghĩa là công tác kế toán TSCĐ phải ngày càng được hoàn thiện và công tác quản lý TSCĐ phải ngày càng được nâng cao. Cũng như các đơn vị khác, Viện địa chất đã chú trọng quan tâm đến việc đầu tư, đổi mới TSCĐ phục vụ cho hoạt động NCKH. Song song với việc trang bị TSCĐ, Viện còn tổ chức tốt công tác kế toán và công tác quản lý TSCĐ. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được thì công tác hạch toán kế toán TSCĐ của Viện vẫn còn một số hạn chế, tồn tại cần phải khắc phục trong thời gian tới. Mặt khác, Viện địa chất là Viện NCKH nên TSCĐ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng vốn Ngân sách cấp. Do đó để nâng cao hiệu quả nghiên cứu của Viện, Viện cần phải tổ chức tốt công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ. Chính vì vậy hoàn thiện kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Viện địa chất là vấn đề hết sức cần thiết. 3.2) Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Viện địa chất. TSCĐ là một bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn do nhà nước cấp, có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả nghiên cứu của Viện. Do đó việc cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin kế toán một cách chính xác là rất quan trọng. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của Viện thì các biện pháp hoàn thiện TSCĐ phải tuân thủ một số nguyên tắc sau : Hoàn thiện TSCĐ phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ các chế độ do kế toán Nhà nước, Bộ tài chính ban hành. Hoàn thiện TSCĐ phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của Viện, phù hợp với tổ chức hoạt động nghiên cứu của Viện nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hoàn thiện TSCĐ phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu quản lý. Hoàn thiện TSCĐ trên cơ sở tiết kiệm được thời gian, chi phí, giảm bớt khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học. 3.3) Đánh giá kế toán TSCĐ tại Viện địa chất. Viện địa chất là đơn vị NCKH được thành lập từ rất sớm ở Việt Nam. Sau gần 30 năm hoạt động, Viện đã phát triển thành một Viện nghiên cứu có quy mô lớn và có trình độ quản lý cao. Để có được kết quả như ngày hôm nay là cả một quá trình phấn đấu liên tục, không ngừng của tập thể cán bộ toàn Viện. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN dưới sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, Viện địa chất đã từng bước đổi mới toàn diện từ định hướng, chiến lược, phương thức hoạt động đến quy mô, hình thức và cách thức tổ chức hoạt động, điều hành cho phù hợp với sự phát triển của thời đại. Chính vì vậy mà trong những năm qua, Viện đã đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động nghiên cứu, hoàn thành nghĩa vụ đối với NSNN, không ngừng hoàn thiện và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Để có được sự thành công và vị trí trọng yếu như ngày hiện nay phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của công tác tài chính – kế toán của Viện. Nhìn chung bộ máy kế toán của Viện được tổ chức khá phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của Viện. Công tác kế toán được tổ chức theo hướng chuyên môn hoá, mọi nhân viên trong phòng đều có trình độ từ đại học trở lên và được kế toán trưởng phân công công việc một cách cụ thể. Chính vì vậy mà công tác kế toán ở Viện địa chất hoạt động khá hiệu quả. Trong quá trình thực tập tại Viện địa chất, bằng những kiến thức đã được học cùng với sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán em đã tìm hiểu thực tế công tác kế toán TSCĐ Của Viện và có một số nhận xét chủ quan sau: 3.3.1) Ưu điểm Thông qua những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ cho thấy việc quản lý, sử dụng TSCĐ của Viện trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán TSCĐ tại Viện, em thấy công tác kế toán TSCĐ của Viện có những ưu điểm nổi bật sau: Kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác, kịp thời , đầy đủ tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ trong kỳ thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo quyết toán của Viện. Các biến động tăng, giảm TSCĐ đều được kế toán TSCĐ theo dõi một cách chặt chẽ, có hệ thống thông qua các biên bản, chứng từ có liên quan như : Tờ trình của bộ phận sử dụng TSCĐ, Quyết định của Viện trưởng về việc tăng, giảm TSCĐ của Viện, Các hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý, Phiếu thu, Phiếu chi. Việc theo dõi chặt chẽ những biến động tăng, giảm TSCĐ thông qua hệ thống biên bản, chứng từ trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán TSCĐ trong quá trình quản lý, sử dụng TSCĐ và khi cần có thể rà soát lại mà không mất nhiều thời gian. Kế toán luôn tiếp thu, nắm vững và vận dụng những thông tư, quyết định mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán TSCĐ để có những quyết định phù hợp. Kế toán tiến hành phân loại và đánh giá TSCĐ theo đúng chế độ của Bộ tài chính. Cách phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật và theo nguồn hình thành của TSCĐ sẽ giúp cho nhà quản lý đánh giá chính xác tình hình CSVC hiện có tại Viện, giúp cho Viện tổ chức và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, từ đó đề ra những biên pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Kế toán luôn nắm vững tình trạng kỹ thuật, thời gian sử dụng TSCĐ. Từ đó tham mưu với các nhà quản trị về các quyết định đầu tư, mua sắm mới TSCĐ hay thanh lý, nhượng bán những TSCĐ không còn hiệu quả hoặc không sử dụng được nữa. Bộ chứng từ cho mỗi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ luôn được lập đầy đủ theo đúng trình tự và các chứng từ đều hợp lệ, đúng quy định của Bộ tài chính. Định kỳ kế toán tiến hành kiểm kê, đánh giá toàn bộ TSCĐ của Viện nhằm phát hiện những TSCĐ cũ kỹ, lạc hậu để đề xuất lên ban lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, kết quả kiểm kê, đánh giá sẽ giúp cho ban lãnh đạo có quyết định đầu tư đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, góp phần nâng cao hiệu quả nghiên cứu của Viện. 3.3.2) Những tồn tại chủ yếu. Trong công tác kế toán TSCĐ tại Viện, bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục nhằm củng cố và hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại Viện. Thứ nhất: Viện chưa xác định và tính giá TSCĐVH. Trong hệ thống TK của Viện không sử dụng TK 213 – TSCĐVH. Như vậy, Viện chưa thực sự quan tâm tới ảnh hưởng và vai trò của TSCĐVH. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi KHKT ngày càng phát triển thì TSCĐVH là loại TS ngày càng có xu thế chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị TS. Việc không phản ánh TK này trên sổ sách kế toán làm cho Viện không biết được chính xác tổng giá trị TS cũng như vốn kinh doanh của Viện. Thứ hai: Sổ chi tiết theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ còn sơ sài, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế để theo dõi. Cụ thể: - Chưa thể hiện được thiết bị nhập ở đâu( xuất xứ của thiết bị từ nước nào và khấu hao của thiết bị hàng năm ). Thứ ba: Việc trích khấu hao cơ bản TSCĐ chưa được tiến hành thường xuyên làm cho việc quản lý sử dụng TSCĐ chưa chặt chẽ dẫn đến việc chiếm dụng khấu hao cơ bản TSCĐ vào thu nhập của từng phòng NCKH. - Thứ tư: Việc đánh giá thiết bị chủng loại chưa rõ ràng theo tiêu chuẩn kỹ thuật NCKH làm cho kế toán ghi chép sổ sách chưa rõ ràng, thường xuyên nhầm lẫn. 3.4) Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ. Dưới góc nhìn của một sinh viên thực tập, qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Viện địa chất, cùng với vốn kiến thức được trang bị ở nhà trường, mặc dù còn nhiều hạn chế về mặt thời gian và trình độ bản thân. Song với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán TSCĐ tại Viện Địa Chất, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện, hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán TSCĐ tại Viện Địa Chất. - Viện cần xác định và tính giá TSCĐVH. Viện cần xác định TSCĐVH của mình như quyền sử dụng đấtNếu làm được điều này thì giá trị TS của Viện được xác định chính xác hơn, đồng thời giúp cho Viện đánh giá được tầm quan trọng tập trung phát triển, khai thác giá trị tài sản này. Tuy nhiên, trên thực tế việc xác định giá trị thực tế của nhiều loại TSCĐVH là vô cùng khó khăn. Do đó Viện cần lập hội đồng đánh giá giá trị TSCĐVH của mình. Trong hội đồng này ngoài các thành viên quản lý của Viện phải bao gồm các chuyên viên kiểm toán, chuyên viên định giá tài sản độc lập và các cơ quan quản lý cấp trên. Hội đồng cần phải đặc biệt chú trọng giá trị của các TS vừa có giá trị vô hình vừa có giá trị hữu hình. Khi tiến hành kế toán TSCĐVH, Viện có thể tham khảo thêm chuẩn mực kế toán quốc tế về TSCĐVH ( ISA 38 ) có hiệu lực đối với các niên độ kế toán của các doanh nghiệp hay các đơn vị HCSN từ 7/1999. ISA 38 đã định nghĩa về TSCĐVH như sau: “ TSCĐVH là TS phi tiền tệ có thể nhậnbiết được mà không mang tính chất được sử dụng trong sản xuất ” - Về phương pháp trích khấu hao TSCĐ. Theo chuẩn mực kế toán số 3 ( Chuẩn mực TSCĐHH ) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001, các doanh nghiệp được phép áp dụng 3 phương pháp khấu hao sau: Khấu hao đường thẳng, Khấu hao theo số dư giảm dần và khấu hao theo số lượng sản phẩm. Căn cứ vào đặc điểm TSCĐ của đơn vị, Viện nên dựa vào chuẩn mực này để thay đổi cách tính khấu hao theo hướng sau: Nhà cửa, VKT: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương tiện vận tải, MM- TB, dụng cụ quản lý..: áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. Theo phương pháp này số khấu hao năm được căn cứ vào tỷ lệ khấu hao cố định và giá trị còn lại của TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao theo phương pháp này được tính như sau: 1 Tỷ lệ khấu hao = x 100% x Hệ số điều chỉnh Thời gian sử dụng Hệ số điều chỉnh (H) được quy định như sau: - Đối với TSCĐ có thời gian sử dụng 4 năm trở xuống: H=1 - Đối với TSCĐ có thời gian sử dụng 5 năm : H=2 - Đối với TSCĐ có thời gian sử dụng 6 năm trở lên : H= 2,5 Tương ứng với những hệ số đó, hàng năm tính mức khấu hao TSCĐ theo công thức sau: Mức khấu hao TSCĐ hàng năm = Giá trị còn lại x Tỉ lệ khấu hao Ví dụ: Năm 2002, viện địa chất mua một máy vi tính với nguyên giá là: 10.500.000 VNĐ, thời gian sử dụng 5 năm. Vậy mức trích khấu hao của TSCĐ này được tính như sau: 1 Tỷ lệ khấu hao = x 100% x 2 = 40% 5 Mức khấu hao năm 2002 = 10.500.000 x 40% = 4.200.000 Mức khấu hao năm 2003 = 6.300.000 x 40% = 2.520.000 Mức khấu hao năm 2004 = 3.780.000 x 40% = 1.512.000 Mức khấu hao năm 2005 = 2.268.000 x 40% = 907.200 Mức khấu hao năm 2006 = 1.361.000 x 40% = 544.400 - Viện cần thực hiện việc bảo quản, bảo dưỡng MM,TB theo đúng tiêu chuẩn quy định để tiện cho việc theo dõi, ghi chép sổ sách kế toán không bị nhầm lẫn, sai sót. 3.5) Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại viện địa chất- TTKHTN & cnqg. Viện phải lựa chọn đúng đắn phương án đầu tư xây dựng và mua sắm TSCĐ. Đây là công việc hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tới hiệu quả sử dụng TSCĐ, chất lượng công tác mua sắm và đầu tư xây dựng TSCĐ có tốt thì TSCĐ được đầu tư mới đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật đề ra và hiệu quả sử dụng TSCĐ mới cao. Ngoài ra Viện cần thiết phải tăng cường hơn nữa công tác tìm kiếm nguồn đầu tư bên cạnh các nguồn vốn do Ngân sách cấp, do liên doanh, liên kếtthì Viện cần huy động thêm các nguồn khác như: vay ngân hàng, tín dụng thương mại, thuê TSCĐ Tóm lại muốn nâng cao hiệu quả sư dụng TSCĐ thì đơn vị phải lựa chọn phương án đầu tư hợp lý, mở rộng nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ đồng thời không ngừng đổi mới, hiện đại hoá TSCĐ tại đơn vị mình. Tuy nhiên Viện chỉ nên tiến hành đầu tư khi thật sự cần thiết bởi giảm bớt được lượng dự trữ TSCDD cũng có nghĩa là tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Hơn nữa, sự tiến bộ nhanh chóng của KHKT đòi hỏi TSCĐ ngày càng được đầu tư, đổi mới cho phù hợp với trình độ phát triển của KHKT và yêu cầu tổ chức quản lý của đơn vị. Viện cần tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả TSCĐ trong quá trình NCKH. Sau khi lựa chọn được phương án đầu tư thì đây là bước công việc hết sức quan trọng và có tính thực tế cao vì nó liên quan trực tiếp đến vấn đề hiệu quả sử dụng TSCĐ. Để làm được điều này, Viện phải thực hiện các bước công việc sau: Phải khai thác triệt để công suất thiết kế và nâng cao hiệu suất công tác của MM,TB. Cần xử lý nhanh những TSCĐ không sử dụng hoặc hư hỏng không thể dùng được nữa, tránh lãng phí nguồn vốn trong đơn vị, đưa thêm vốn vào luân chuyển, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu. Phải thường xuyên quan tâm tới việc bảo toàn vốn cố định, quản lý chặt chẽ TSCĐ về mặt hiện vật, không để mất mát, hư hỏng TSCĐ trước thời hạn khấu hao. Viện phải tổ chức tốt công tác kế toán và phân tích hoạt động kinh tế. Qua các số liệu trên các tài liệu kế toán, đặc biệt là các báo cáo tài chính chúng ta có thể biết được số vốn hiện có của đơn vị cả về mặt hiện vật và giá trị. Vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán trong đơn vị là một trong những yêu cầu quan trọng giúp nhà quản lý có những giải pháp tăng cường quản lý kiểm tra quá trình nghiên cứu, sử dụng vốn nói chung và vốn cố định nói riêng nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Tuy nhiên, kế toán chỉ là một hệ thống tư kiệu thông tin mà tự nó chưa thể đưa ra các biện pháp tăng cường quản lý và sử dụng có hiệu quả TSCĐ trong kỳ. Nhưng trên cơ sở các thông tin đó các nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp nhằm phát huy những mặt tốt đã đạt được cũng như khắc phục những yếu kém còn tồn tại trong quá trình quản lý và sử dụng TSCĐ để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng như nâng cao hiệu quả nghiên cứu của Viện. Kết luận. TSCĐ là những tư liệu lao động của bất kỳ một đơn vị HCSN nào. Nó phản ánh tiến bộ KHKT, năng lực, trình độ, trang thiết bị và CSVC hiện có của đơn vị. Do có vị trí hết sức quan trọng mà TSCĐ được theo dõi, phản ánh đầy đủ tình hình tăng giảm, kế hoạch sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác giá trị hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động HCSN và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí hoạt động nghiên cứu khoa học. Để nâng cấp, cải tạo TSCĐ, chi phí sửa chữaTSCĐ đơn vị phải không ngừng đổi mới, tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ.Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ giúp cho những người làm kế toán có thể thường xuyên theo dõi, nắm chắc tình hình tăng giảm cả về hiện vật và giá trị. Điều này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý và tận dụng hết mọi tiềm năng hiện có của TSCĐ Nhận thức được tầm quan trọng này Viện địa chất – TTKHTN & CNQG đã chú trọng rất nhiều trong công việc đổi mới, nâng cấp trang thiết bị và đã hoàn thành tốt các đề tài nghiên cứu khoa học, các công trình xây dựng có ý nghĩa. Chương trình thực tập tại Viện địa chất đã giúp em có điều kiện nghiên cứu, vận dụng thêm được những kiến thức trang bị ở nhà trường vào thực tế công tác kế toán ở đơn vị HCSN có thu, đồng thời còn góp phần củng cố lại chương trình em đã học. Và thực tế là trong thời gian vừa qua em đã học hỏi được khá nhiều kiến thức thực tế vô cùng phong phú trong việc hạch toán, quản lý, sử dụng TSCĐ trong các đơn vị HCSN để bổ sung cho phần lý thuyết “ học đi đôi với hành, nghiên cứu kết hợp với thực tiễn “ . Đạt được kết quả này là nhờ có sự đóng góp không nhỏ của các thầy cô giáo trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội, các thầy cô giáo trong khoa kinh tế và đặc biệt là sự chỉ bảo, hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Dương Mạnh Hùng cùng ban lãnh đạo, phòng kế toán-tài chính Viện địa chất. Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới các thầy cô giáo trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội, cám ơn thầy giáo Dương Mạnh Hùng và ban lãnh đạo, phòng kế toán-tài chính của Viện địa chất đã giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội ngày 22 tháng 8 năm 2003 Sinh viên thực tập Nguyễn Ngọc Hoa Tài liệu tham khảo Hệ thống kế toán HCSN ( Nhà xuất bản Tài Chính – Hà Nội ) Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh ( Khoa kế toán – Kiểm toán - Đại học KTQD ) Quyết định số 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị HC- SN của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Chuẩn mực kế toán số 3 – TSCĐHH – ban hành theo quyết định số 149/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Chế độ chứng từ kế toán.