Luận văn Tổ chức hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204

toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái tài khoản - Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của công ty, có thể là sổ kế toán chi tiết vật liệu ... (Sơ đồ số 13: ) Sơ đồ 13: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ KT chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối số phát sinh Bảng TH số liệu chi tiết Báo cáo kế toán (3) (1) (2) (4) (5) (5) (6) (6) (7) (7) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty TNHH thuốc và Công cụ y tế 204 Sản phẩm của công ty là các loại thuốc từ thuốc tiêm đến các loại cao xoa v..v.. Do đặc điểm của sản phẩm là rất đa dạng, nhiều chủng loại nên nguyên vật liệu cũng yêu cầu nhiều loại khác nhau. Mặt khác mỗi sản phẩm lại có công thức chế biến phức tạp gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau tạo thành nên nguyên vật liệu của công ty lại càng yêu cầu nhiều chủng loại. Đặc thù sản phẩm của công ty là yêu cầu tuyệt đối về chất lượng nên đòi hỏi cả đối với nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty hiện nay gồm khoảng 300 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và phải đáp ứng yêu cầu chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là những hoá chất và những chất hoá dược rất khó bảo quản vì nếu trong tình trạng môi trường không đảm bảo hay quá thời gian dự trữ quy định chúng sẽ bị biến chất hay giảm chất lượng. Đối với những hoá chất hay dung dịch pha chế nếu không có sự bảo quản thích hợp và chu đáo chúng dễ bị bay hơi hay có những phản ứng với những chất khác làm giảm chất lượng. Khác với những sản phẩm khác có thể sản xuất ra sản phẩm loại 1, loại 2, sản phẩm thuốc của công ty chỉ có những sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng mới được đưa ra thị trường. Vì vậy bất kỳ những nguyên vật liệu nào không đủ tiêu chuẩn cũng không được đưa vào sử dụng. Xuất phát từ đặc điểm khó bảo quản và thời gian sử dụng ngắn nên công ty phải chú trọng đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ thu mua, dự trữ, bảo quản đặc biệt là khâu thu mua. Công ty phải lập kế hoạch thu mua hợp lý để vừa bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng vốn lưu động dẫn đến sản xuất kinh doanh kém hiệu quả và làm kém phẩm chất nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài công ty phải lên kế hoạch từ cuối tháng trước, còn với nguyên vật liệu sản xuất trong nước phòng kế hoạch ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với đơn vị bán hàng để từ đó có thể ổn định nguồn thu mua về giá cả, số lượng. Đối với những loại hàng thường xuyên có trên thị trường giá cả không biến động nhiều thì sẽ dự trữ ít, ngược lại những loại khan hiếm thì phải lên kế hoạch thu mua dự trữ. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của công ty có những nét riêng biệt và khó khăn. Hạ thấp chi phí vật liệu, đảm bảo đúng chất lượng là một mục tiêu phấn đấu của công ty nhằm hạ giá thành, nâng cao uy tín của sản phẩm từ đó mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân. Vì vậy yêu cầu đối với công ty là phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 không phân loại nguyên vật liệu theo công dụng kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất (phân chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ) mà phân loại vật liệu theo kho. Việc phân loại vật liệu theo kho, tuỳ vào tính chất, đặc điểm của từng loại vật liệu để xếp vào từng kho thích hợp sẽ giúp công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu dễ dàng hơn. Nguyên vật liệu của công ty được chia thành: - Kho nguyên liệu: bao gồm các loại nguyên liệu tham gia vào cấu thành thực thể sản phẩm. Kho nguyên liệu được chia thành 4 loại: + Loại 1: Bột Vitamin C, Ampixilin, Bột B6... + Loại 2: Bột sắn, bột màu, bột tan... + Loại 3: Các loại dung dịch (oxy già, nước cất...) + Loại 4: Các loại hoá chất, axit (axit tactic, axit boric...) - Kho vật liệu: bao gồm các loại vật liệu phụ phục vụ cho quá trình đóng gói, dán nhãn sản phẩm như hộp gỗ, lọ nhựa, băng dính và nhiên liệu phục vụ công tác sản xuất sản phẩm. Kho vật liệu chia làm 2 loại: + Loại 1: Nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu hoả, than….. + Loại 2: Vật liệu phụ bao gồm chai, lọ, băng dính... Ngoài việc phân loại nguyên vật liệu công ty còn lập 1 bảng mục lục vật tư. Bảng mục lục vật tư là bảng tập hợp tên các loại nguyên vật liệu trong công ty, nó không được mã hoá và không đủ tiêu chuẩn trở thành 1 bảng danh điểm vật tư. (Biểu số 1) Biểu số 1: Mục lục vật tư: Kho nguyên liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 9 10 12 1 6 8 9 10 12 Ampixilin Cloroxit Penixilin Glyxerin Axit tactic Axit boric ... Kg Kg Kg Kg Kg Kg ... Kho vật liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 10 12 16 18 1 6 8 10 12 16 18 Chun vòng Lọ nhựa Kẹp sắt Keo dán Dây đai Bông mỡ Băng dính ... Cái Cái Cái Kg Cái Kg Kg ... Do NVL của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên việc thành lập bảng mục lục vật tư là hợp lý. Vì tác dụng của bảng là để cho kế toán kho kiểm tra số lượng tồn, xuất một cách dễ dàng và chính xác hơn. 3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của nguyên vật liệu theo từng nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Người ta thường đánh giá nguyên vật liệu dựa vào một trong hai nguyên tắc là đánh giá theo giá vốn thực tế và đánh giá theo giá nhập trước xuất trước. Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra không thường xuyên, số lượng và giá trị phát sinh thường không lớn. Mặt khác mỗi lần nhập, giá trị nguyên vật liệu lại có sự thay đổi, việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết. Do vậy công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty chỉ nhập kho nguyên vật liệu theo phương thức mua ngoài. Nguyên vật liệu mua ngoài từ hai nguồn là mua trong nước và nhập khẩu. - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Thông thường nhà cung cấp giao tận kho công ty. Do đó chi phí mua nếu có chỉ là chi phí bốc dỡ vận chuyển vào kho. + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT và chi phí mua thực tế. Ví dụ: Mua vật liệu(kẹp sắt) về nhập kho, và chưa trả tiền cho người bán: giá mua là 5.000.000, thuế GTGT là 500.000. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ trả bằng tiền mặt là 110.000, trong đó thuế GTGT là 10.000. (a) Nợ TK 152: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK: 111: 110.000 + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá vốn thực tế nhập kho là giá mua trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT và chi phí mua thực tế. (a) Nợ TK 152: 5.500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 110.000 Có TK 111: 110.000 - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá trị thực tế vật tư nhập kho bằng giá mua cộng thuế nhập khẩu. Ví dụ: Nhập khẩu một số vật liệu chưa trả tiền cho người bán có trị giá tính ra tiền việt nam là 20.000.000 thuế nhập khẩu phải nộp là 10%, thuế GTGT phải nộp là 10%, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu được chi trả bằng tiền mặt là 300.000. (a) Nợ TK 152: 20.000.000 Có TK331: 20.000.000 (b) Nợ TK152: 20.000.000 x10% =2.000.000 Có TK 3333: 20.000.000 x10% =2.000.000 (c) Nợ TK 133: (20.000.000+2.000.000) x10% Có TK 33312:(20.000.000 + 2.000.000) x 10% (d) Nợ TK 152: 300.000 Có TK 111: 300.000 3.2. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính toán giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, kế toán tiến hành thực hiện như sau: Giá trị hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc là gần đầu kỳ. Ví dụ: Trên thẻ kho của Doxycilin tháng 12 năm 2002 Ngày 28/11 tồn kho 12 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 9600000đ Ngày 6/12 xuất kho 10 kg Ngày 10/12 nhập kho 15 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 12000000đ Ngày 15/11 xuất kho 10kg Kế toán vật liệu tính ngay trên thẻ kho Doxycilin giá trị nguyên vật liệu từng lần xuất kho như sau: Ngày 6/12: 10*800000 = 8000000đ Ngày 15/12 đơn giá 80000 giá trị xuất = 8000000đ Số lượng tồn kho ngày 31/12là 7 kg Giá trị tồn kho là 5.600.000đ Công ty sử dụng phương pháp Nhập trước xuất trước vì NVL của công ty chủ yếu là những hoá chất và những chất hoá dược rất khó bảo quản. Vì nếu trong tình trạng môi trường không đảm bảo hay quá thời gian dự trữ quy định chúng sẽ bị biến chất hay giảm chất lượng. Đối với nhiều hoá chất hay dung dịch pha chế nếu không có sự bảo quản thích hợp và chu đáo chúng sẽ dễ bị bay hơi hay có những phản ứng với những chất khác làm giảm chất lượng. III. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty thuốc và Công cụ y tế 204, nguyên vật liệu mua ngoài do phòng kế hoạch lập kế hoạch. Căn cứ vào định mức vật tư cho từng loại sản phẩm, nhu cầu sản xuất, tình hình thực tế của công ty , phòng kế hoạch sẽ đề ra kế hoạch mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu mua về đúng kế hoạch sẽ được ban quản lý chất lượng kiểm tra, cụ thể là hai phòng là phòng kỹ thuật và phòng kiểm nghiệm. Phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra đối với các loại nguyên vật liệu là chai, lọ, hộp nhựa... Phòng kiểm nghiệm kiểm tra nguyên vật liệu là các chất hoá học, hoá dược, độc dược và các dược liệu như bột B6,vitamin C ... Nếu vật tư đảm bảo chất lượng, chủng loại thì đồng ý nhập kho đồng thời viết hoá đơn lên phòng kế toán. Nhân viên kế toán vật liệu kiểm tra hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì phải tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu quy định ghi đúng chủng loại, số lượng, số tiền đã ghi trên hoá đơn. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Một liên kế toán vật liệu lưu. - Một liên giao cho thủ kho - Một liên giao cho người bán. Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập trong phiếu nhập kho sau đó ký vào phiếu nhập kho. Cuối tháng thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu và hạch toán kịp thời. Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định đảm bảo cho yêu cầu quản lý vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi và xuất dùng nguyên vật liệu. Để làm thủ tục nhập kho cần có: Hoá đơn GTGT của bên bán, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho. 1 liên Có thẻ tóm tắt sơ đồ luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu như sau: (sơ đồ 14) Viết Phòng kế hoạch Lệnh nhập kho Phòng kế toán Phiếu nhập kho Thủ kho Người bán Chuyển Lưu 1 liên 1 liên Viết tới Ví dụ: Ngày 10/12/2001, công ty mua bột vitamin C của công ty Dược phẩm TW 1 về nhập kho. Có các chứng từ sau: (Biểu số 2) Biểu số 2: Hoá đơn GTGT của bên bán Đơn vị: XNDP - Hà nội Lệnh nhập kho (Có giá trị hết ngày ... ../2002) Căn cứ hoá đơn 004367 yêu cầu nhập kho : Nguyên liệu Nhập của : Công ty Dược phẩm TW 1. Địa chỉ : 105 Nguyễn Công Trứ Do (ông) bà : Nguyễn Thị Phương Nga mang số CMTND số: Nhập những mặt hàng dưới đây: STT Tên hàng Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Vitamin C Thuế GTGT 5% Kg 30 Ngày 10 tháng 12 năm 2002. Họ tên và chức vụ Họ tên chức vụ Người thực hiện Người ra lệnh Biểu số 3:Biểu số 3: Đơn vị : XNDP - Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT Ngày 10/12/2002 Họ tên người giao hàng: Theo 01 hoá đơn 004367 ngày 10/12/2002 của CTDPTW1 Nhập tại kho : Đ/c Thuỷ Đơn vị tính:1000đ STT Tên nhãn hiệu Quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột Vitamin C Thuế GTGT 5% Kg 30 20 5.200 156.000 7.800 Cộng 163.800 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm sáu mươi ba ngàn tám trăm đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho KT trưởng TT đơn vị 1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong kho của công ty chủ yếu dùng để sản xuất sản phẩm, ngoài ra còn bán ra ngoài. a. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm Căn cứ vào định mức tiêu hao và nhu cầu sản xuất sản phẩm trong tháng, bộ phận xin lĩnh lập phiếu lĩnh các loại nguyên vật liệu theo các danh mục cần dùng, số lượng, chủng loại đưa qua phòng kế hoạch duyệt. Phòng kế hoạch sau khi đã duyệt chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được ghi thành 4 liên: - 1 liên ghi ở quyển phiếu xuất kho gốc ở phòng kế toán - 1 liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất kho và ghi vào thẻ kho - 1 liên do kế toán phân xưởng giữ - 1 liên do quản đốc phân xưởng giữ để ghi vào sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu ở đơn vị sử dụng. ở kho, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho thì kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu nhập kho sau đó xuất nguyên vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Sau khi xuất, thủ kho và người nhận ký xác nhận số lượng nguyên vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho. Có thử tóm tắt sơ đồ luân chuyển chứng từ khi xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm như sau: (sơ đồ 15) Sơ đồ 15: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Bộ phận xin lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư Phòng kế hoạch Phiếu nhập kho KT phân xưởng Phòng kế toán Thủ kho Quản đốc phân xưởng Ví dụ: Phiếu xuất kho số 11/12 xuất cho phân xưởng viên Biểu số 4:Biểu số 4: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Phiếu nhập kho Mẫu số: 02 - VT Ngày 10/12/2002 Số 11/12 Họ tên người nhận: Phân xưởng viên Lý do xuất kho: xuất sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Chị Dung Đơn vị tính: 1000đ STT Tên nhãn hiệu Quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Doxycylin Kg 100 100 800 80.000 2 Cloroxit Kg 50 50 2.483 124.150 3 Ampixilin Kg 50 50 400 20.000 Cộng 224.150 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị b. Thủ tục xuất nguyên vật liệu bán ra ngoài Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng phòng kế hoạch căn cứ vào những thoả thuận để viết hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT được ghi thành 3 liên: - 1 liên lưu ở phòng kế hoạch - 1 liên giao cho khách hàng - 1 liên phòng kế toán giữ 1 liên Sơ đồ 15: Sơ đồ luân chuyển chứng từ như sau Viết Khách hàng Hoá đơn GTGT Phòng kế hoạch 1 liên Lưu 1 liên Phòng kế toán Ví dụ: heo hoá đơn GTGT số 004503 ngày 17 tháng 12 năm 2002, công ty xuất bán nguyên vật liệu cho công ty dược Thanh Hoá (Biểu số5) Biểu số 5: Hoá đơn GTGT Liên 1 (lưu) Ngày 17 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Địa chỉ: 143 Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: (04)8564806 Họ tên người mua hàng: Công ty Dược Thanh hoá Địa chỉ: Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Đơn vị tính: 1000đ STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột Vitamin B1 Thuế GTGT 5% Kg 25 3.200 80.000 4.000 Cộng 84.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kế toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ từng loại vật liệu cả về số lượng, giá trị. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 sử dụng phương pháp thẻ song song được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn GTGT Kế toán sử dụng các sổ sau: - Thẻ kho - Sổ chi tiết vật tư - Sổ chi tiết tài khoản 331 - Các bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo sơ đồ sau: (sơ đồ 17) Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N-X-T C.từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ xuất Bảng kê xuất * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra đối chiếu và xử lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập kho vật liệu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), thủ tục thực hiện tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập xuất kho thủ kho sắp xếp riêng cho từng loại nguyên vật liệu, từ 10 đến 15 ngày thủ kho chuyển những chứng từ đó lên phòng kế toán. VD: Từ các phiếu nhập kho, xuất kho đối với loại bột Doxycylin, Ampixilin thủ kho lập thẻ kho Biểu số 6: Đơn vị: Công ty TNHH.Thuốc và Công cụ y tế 204 Thẻ kho Mẫu số 06-VT Tờ số 10 Ngày lập thẻ kho: 1/1/2001 Tờ số : 10 Tên hàng : Ampixilin Đơn vị tính : Kg Mã số : Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập Xuất N X T 8/12 9/12 16/12 11/12 10/12 19/12 Tồn kho ngày 28/2 Xuất PX viên Nhập C T dược liệu Xuất bán ra ngoài 100 50 120 100 Tồn kho cuối tháng 30 Biểu số 7: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Thẻ kho Mẫu số 06-VT Tờ số 11 Ngày lập thẻ kho: 1/1/2001 Tờ số : 11 Tên hàng : Ampixilin Đơn vị tính : Kg Mã số : Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập Xuất N X T 6/12 10/12 13/12 8/12 6/12 12/12 Tồn kho ngày 28/2 Xuất PX viên Nhập C T dược liệu Xuất bán ra ngoài 15 10 10 12 Tồn kho cuối tháng 7 * ở phòng kế toán Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên. Kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó đồng thời kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, nếu chính xác và hợp lý thì ký nhận vào thẻ kho. Kế toán sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và gía trị. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu với thẻ kho ở dưới kho về số lượng nhập - xuất - tồn. Ví Dụ: Biểu số 8: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Thẻ kho Tên hàng: Doxycylin Đơn vị: kg Tháng 12 năm 2002 Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải đơn giá Nhập Xuất Tồn N X SL ST SL ST SL ST Tồn kho 28/2/2002 800 12 9000 6/12 6/12 Xuất PX viên 800 10 8000 10/12 8/12 Nhập CTdược liệu 800 15 12.000 15/12 12/12 Xuất PX viên 800 10 8000 Tồn cuối tháng 7 5600 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví Dụ Biểu số 9: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Thẻ kho Tên hàng: Ampyxilin Đơn vị: kg Tháng 12năm 2002 Đơn vị: 1000đ Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải đơn giá Nhập Xuất Tồn N X SL ST SL ST SL ST Tồn kho 28/2/2002 40 10 4000 6/12 6/12 Xuất PX viên 40 50 2000 10/12 8/12 Nhập CTdược liệu 42 100 4200 15/12 12/12 Xuất PX viên 40 50 2000 42 70 2940 Tồn cuối tháng 30 1260 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày kế toán đồng thời phải sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình biến của nguyên vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và làm cơ sở để lập báo cáo kế toán. Công ty kế toán hàng tồ kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu nhập chủ yếu công ty là do mua ngoài. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: nguyên liệu vật liệu - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 141: tạm ứng - TK 111: tiền mặt - TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 hiện nay kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên sổ theo dõi mua nguyên vật liệu đồng thời ghi vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau: - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào - Sổ theo dõi mua nguyên vật liệu - Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào cách ghi sổ của các sổ như sau: *, Sổ theo dõi mua nguyên vật liệu Cột một: Căn cứ vào số chứng từ trên phiếu nhập kho Cột hai: căn cứ vào dòng "Đơn vị bán hàng" trên hoá đơn GTGT Cột ba: căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi nợ TK 152, TK 133 Cột bốn: căn cứ vào hình thức thanh toán trên hoá đơn GTGT Cột năm: căn cứ vào cột tiền hàng, tiền thuế GTGT ghi trên hoá đơn *, Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào Cột một: căn cứ vào số hoá đơn ghi trên hoá đơn GTGT Cột hai: căn cứ vào ngày tháng ghi trên hoá đơn GTGT Cột ba: căn cú vào dòng "Đơn vị bán hàng" trên hoá đơn GTGT Cột bốn: căn cứ vào dòng "Tiền thuế GTGT" trên hoá đơn thuế GTGT Cột năm: Ghi chú Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền ngay đồng thời với việc ghi vào sổ theo dõi mua nguyên vật liệu và bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào kế toán nguyên vật liệu mở sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng đối tượng. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào số liệu tổng cộng ở sổ theo dõi mua nguyên vật liệu để lập "Chứng từ ghi sổ". VD: Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng 12 năm 2002 như sau: Trên cơ sở chứng từ nhập, kế toán ghi vào sổ kế toán nguyên vật liệu Biểu số 10: Sổ theo dõi mua nguyên vật liệu Tháng 12năm 2002 Đơn vị tính: 1000đ Số chứng từ Nội dung Số hiệu tài khoản Số tiền N C 1 2 3 4 5 1/12 2/12 27/12 C T Dược Vĩnh Phúc CT Dược phẩm TW1 152 133 152 133 152 133 331 111 112 18000000 900000 5500000 550000 .. . 7080210 354010 Cộng 1230301134 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 11: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Địa chỉ : 143 Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ mua hàng hoá dịch vụ Tên đơn vị, người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 024695 028762 031642 032640 1/12 2/12 6/12 9/12 C.T Dược Vĩnh Phúc C.T Dược Phẩm TW 1 C.T Toàn Phát C.T Tấn Thành 900 550 2350 1529 Cộng 115600,512 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 12: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Công ty Dược phẩm Vĩnh Phúc Đơn vị tính:1000đ Chứng từ Nội dung Số tiền Số Ngày N C 2/12 15/12 27/12 1. Số dư ngày 28/2/2002 2. Phát sinh tháng 3/2002 Nhập bột Vitamin C Thanh toán bằng TGNH Nhập bột Gentamicin 56151 50479 5672 7434,220 3. Dư cuối tháng 7434,220 Căn cứ vào sổ theo dõi mua nguyên vật liệu tháng 12 năm 2002 Theo số liệu của sổ này: lấy cột số tiền của dòng nợ TK 152 tương ứng với dòng có của các TK đối ứng tính ra tổng giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong tháng 12 là 2.024.700.622 Trong đó: Nguyên vật liệu nhập kho thanh toán bằng tiền mặt 94.778.407 Thuế nhập khẩu nguyên vật liệu 6.596.729 Nguyên vật liệu nhập kho thanh toán bằng vay ngắn hạn 753.620.000 Nguyên vật liệu nhập kho thanh toán bằng TGNH 142.973.136 Nguyên vật liệu nhập kho chưa thanh toán 1.021.350.000 Kế toán lập định khoản như sau: Nợ TK 152: 2.024.700.622 Có TK 111: 94.778.407 Có TK 3333: 6.596.729 Có TK 311: 753.650.000 Có TK 112: 142.975.136 Có TK 331: 1.027.350.000 Căn cứ vào sổ theo dõi mua nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu nhập chứng từ ghi sổ nhập nguyên vật liệu như sau: Biểu số13: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Chứng từ ghi sổ mẫu số 01-SKT Số 01 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính:1000đ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C Nhập nguyên vật liệu 152 111 3333 311 112 331 2024.700,622 94.778,407 6.596,729 753.000 142.975,136 1.027.350 Cộng 2.024.700,622 2.024.700,622 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Vật tư mua về chưa thanh toán với người bán được kế toán tập hợp chứng từ và theo dõi trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sau đó kế toán tiến hành phân loại các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay tiền vay. Trong tháng 12 năm 2002 sau khi đã đối chiếu với kế toán thanh toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ tổng hợp và phân loại các khoản thanh toán như sau: Thanh toán mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt 75.350.500 Thanh toán mua nguyên vật liệu bằng TGNH 1.165.865.490 Thanh toán mua nguyên vật liệu bằng vay ngắn hạn 1.050.764.000 Số tiền còn nợ khách hàng vào cuối tháng là 725.322.750 Kế toán nguyên vật liệu sẽ định khoản như sau: Nợ TK 331: 2.291.979.490 Có TK 311: 75.350.000 Có TK 112: 1.165.865.490 Có TK 111: 1.050.764.000 Nợ TK 152: 725.322.750 Có TK 331: 725.322.750 Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 14: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Chứng từ ghi sổ mẫu số 01-SKT Số 02 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: 1000đ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C Thanh toán với người bán 331 152 311 112 111 331 2.291.979,494 725.322,750 75.350 1.165.865,490 1.050.764 725.322,750 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 nguyên vật liệu được xuất để sản xuất sản phẩm, xuất bán ra ngoài hay dùng cho sản xuất chung, cho quản lý công ty. Công tác kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, thông qua đó xác định được chính xác, kịp thời, đầy đủ từng nguyên vật liệu xuất dùng. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau: TK 152 nguyên liệu, vật liệu TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 632: Giá vốn hàng bán TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu sử dụng các sổ và bảng sau: - Bảng kê xuất nguyên vật liệu - Bảng kê nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Quy trình ghi sổ như sau: Trên cơ sở các chứng từ xuất (phiếu xuất kho), kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê xuất nguyên vật liệu cho từng phân xưởng. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu gửi bảng kê xuất nguyên vật liệu này cho kế toán phân xưởng để đối chiếu kiểm tra. Khi nhận được bảng kê xuất cho từng phân xưởng, kế toán phân xưởng xác định số nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và lập bảng kê nhập, xuất, tồn cho từng phân xưởng. Biểu số 15:Biểu số 15: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT Ngày 25/ 12/ 2002 Ngày 01/ 11/ 1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm vĩnh phúc Số 23 Theo hoá đơn số: 04632 ngày 25 / 12 / 2002 của công ty Nợ: 152 Dược phẩm vĩnh phúc Có: 331 Nhập tại kho: Hoá chất Đơn vị tính: 1000đ STT Tên nhãn hiệu… Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2*3 Glyxerin Tấn 220 220 845 185.900 Cộng 220 220 845 185 .900 Viết bằng chữ: Một trăm tám năm triệu chín trăm nghìn đồng. Nhập, Ngày….tháng….năm….. Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 16: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Phiếu xuất kho Ngày 25/ 12 /2002 Số 23 mẫu số 01- VT QĐ 1141-TC/ QĐ/ CĐkế toán Ngày 01/ 11/ 1995 BTC Họ, tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm vĩnh phúc Theo hoá đơn số: 04632 ngày 25/ 12/ 2002 Nhập tại kho: Hoá chất Đơn vị tính: 1000đ STT Tên, nhãn hiệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2*3 Glyxerin Tấn 200 200 843,870 168.774 Cộng 200 200 843,870 168.774 Tổng tiền (viết bằng chữ): Một trăm sáu tám triệu bẩy tư nghìn đồng. Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Bảng kê nhập xuất tồn N V L cho từng phân xưởng Tháng 12năm 2002 Phân xưởng viên LoạI Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Nguyên liệu vật liệu 166.412.007 51.755.847 532.624.550 105.216.232 511.674.137 84.295.179 187.362.420 72.676.900 Cộng 218.167.854 637.840.782 595.969.316 260.039.320 Phân xưởng đông dược LoạI Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Nguyên liệu vật liệu 30.925.432 16.247.969 32.795.432 12.697.175 36.845.937 8.558.735 26.874.927 20.656.409 Cộng 47.173.401 45.762.607 45.404.672 47.531.336 Phân xưởng Mắt ống LoạI Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Nguyên liệu vật liệu 1.896.720 1.899.971 41.149.790 36.712.260 33.255.451 25.809.884 9.790.969 12.502.347 Cộng 3.796.691 77.862.050 59.065.335 22.593.043 Phân xưởng thực ngiệm Loại Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Nguyên liệu vật liệu 10.726.042 4.059.988 9.200.500 3.125.625 7.289.073 3.707.414 12.637.469 3.478.199 Cộng 14.786.030 12.326.125 10.996.487 16.115.668 Đối với nguyên vật liệu bán ra ngoài trên cơ sở các chứng từ: Hoá đơn GTGT, thẻ kho kế toán tiến hành ghi vào bảng kê xuất bán nguyên vật liệu Bảng kê xuất bán nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2002 Số chứng từ Tên khách hàng Giá gốc Giá lẻ 1 2 3 4 04321 04632 05362 .. . C T Dược liệu cấp II XN dược phẩn TW 1 C.T dược Thanh Hoá .. . 20.178.000 62.156.000 60.510.000 24.850.000 70.646.000 70.820.000 Cộng 856.472.500 932.026.000 * Đối với nguyên vật liệu dùng cho sản xuất chung, cho quản lý Công ty : Kế toán căn cứ vào mục đích xuất dùng trong tháng để lập bảng kê xuất cho sản xuất chung, cho quản lý công ty. bảng kê xuất nguyên vật liệu cho sản xuất chung, cho quản lý công ty Tháng 12năm 2002 Số chứng từ Đơn vị nhận Số tiền 1 2 3 3/12 4/12 5/12 7/12 Phòng nghiên cứu Phòng kiểm nghiệm Phòng kiểm nghiệm Phòng nghiên cứu .. . 150.750 200.000 312.600 125.000 .. . Cộng 1.978.670 Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào sổ theo dõi mua nguyên vật liệu, bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu cho từng phân xưởng, bảng kê xuất bán nguyên vật liệu và bảng kê xuất nguyên vật liệu cho sản xuất chung, cho quản lý công ty để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Phương pháp lập bảng này như sau: Cột 1: ghi tên phân xưởng và kho công ty Cột 2: ghi số tồn đầu tháng Cột 3: căn cứ vào số liệu trên sổ theo dõi mua nguyên vật liệu, chỉ lấy giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. Cột 4: nhập nội bộ: căn cứ vào số liệu tổng cộng ở cột nhập ở bảng kê nhập, xuất và tồn nguyên vật liệu của từng phân xưởng để ghi tương ứng. Cột 5: xuất 621: căn cứ vào số liệu tổng cộng ở cột xuất của bảng kê nhập, xuất tồn nguyên vật liệu của từng phân xưởng để ghi tương ứng. Cột 6: xuất 632: căn cứ vào số liệu ở cột giá gốc trên bảng kê xuất bán nguyên vật liệu trong tháng để ghi tương ứng. Cột 7: xuất nội bộ: căn cứ vào số liệu tổng cộng trên bảng kê xuất nguyên vật liệu liệu cho từng phân xưởng để ghi tương ứng. Cột 8: xuất khác: căn cứ vào số liệu trên bảng kê xuất cho chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý công ty: Cột 9: căn cứ vào số liệu trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của từng phân xưởng để ghi tương ứng. Giá trị ở cột nhập nội bộ luôn bằng giá trị ở cột xuất nội bộ. Từ số liệu trên bảng tổng hợp bảng xuất tồn nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu định khoản như sau: Nợ TK 621: 711.435.810 Nợ TK 632: 856.472.500 Nợ TK 642: 1.978.670 Có TK 152: 1.569.886.980 Và lập chứng từ ghi sổ Biểu số 17: Đơn vị: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Chứng từ ghi sổ mẫu số 01-SKT Số 03 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính:1000đ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền N C N C Xuất N V L 621 632 642 152 711.435,810 856.472,500 1.978,670 1.569.886,980 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Sau khi lập xong các chứng từ ghi sổ phản ánh nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán trưởng của công ty tiến hành lập sổ cái TK 152. Biểu số 18:Biểu số 18: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Sổ cái TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" Tháng 12năm 2002 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giảI Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng N C 31/12 01 31/12 Dư đầu tháng Mua NL bằng TM Mua NL bằng TGNH Mua NL bằng tiền vay Mua NL chưa thanh toán Thuế nhập khẩu N V L Chi phí N V L trực tiếp Chi phí QLDN Giá vốn hàng bán 111 112 311 331 3333 621 642 622 82.560.000 94.778.407 142.975.136 753.000.000 1.027.350.000 6.596.729 711.435.810 1.978.670 Cộng phát sinh 2.024.700.622 1.569.886.980 Dư cuối tháng 537.373.624 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Chương 3 Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHHThuốc và Công cụ y tế 204 I. Nhận xét về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Trải qua nhiều năm hoạt động, mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 đã đạt được nhiều thành công và ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, có rất nhiều các công ty dược phẩm trong nước, nước ngoài và cả liên doanh. Để có thể cạnh tranh vươn lên kể cả về mặt chất lượng, chủng loại, công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước và liên doanh với các cơ sở nước ngoài. Một vấn đề quan trọng để đạt được thành công, đứng vững trên thị trường là việc quản lý chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện mục đích hạ giá thành sản phẩm. Như vậy ta thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty Thuốc và Công cụ y tế 204. Quan tâm đến vấn đề này để đưa ra nhận xét về những thành tựu và những mặt còn hạn chế của công tác kế toán của công ty. 1. Những thành tựu công ty đã đạt được trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán ở công ty nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán giữa các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan. Các số liệu kế toán phản ánh trung thực chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của tài sản. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty có trách nhiệm và nhiệt tình đảm bảo quá trình hạch toán được chính xác và hợp lý. Nhận thức rõ việc ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm, ban lãnh đạo công ty đã đặc biệt quan tâm đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. - Công ty đã tổ chức được bộ phận chuyên thu mua vật tư cho công ty trên cơ sở cân đối, xem xét giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu và khả năng cung cấp vật tư do đó đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, giúp cho công ty chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Việc tổ chức bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu luôn được quan tâm. Công ty có hệ thống kho tàng tương đối tốt, nguyên vật liệu được sắp xếp tương đối gọn gàng, phù hợp với đặc điểm tính chất lý hoá học của từng thứ từng loại. việc quản lý nguyên vật liệu từng kho theo đặc điểm nguyên vật liệu đã tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho công tác bảo quản, bảo vệ từ đó giám sát được mất mát, hao hụt, thuận lợi cho việc nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu nhanh chóng, kịp thời, việc đối chiếu giữa số liệu thực và trong kho không khó khăn. - Về khâu sử dụng: nhìn chung việc sử dụng nguyên vật liệu ở công ty là tương đối hợp lý. Trước khi sử dụng phải có đề xuất nhu cầu sử dụng căn cứ vào định mức kỹ thuật, số lượng sản phẩm sản xuất được và phải được lãnh đạo xem xét ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và là cơ sở để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Hiện nay trên cơ sở thực tế về qui mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của công ty mà công ty lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán dễ kiểm tra đơn giản, thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp. Tổ chức bộ máy kế toán với việc phân chia thành kế toán phân xưởng giúp cho viêc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh được chặt chẽ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và giảm bớt khối lượng công tác của kế toán bộ phận. Kế toán đã vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song rất phù hợp với công ty về trình độ kế toán, thủ kho, cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho yêu cầu quản trị kinh doanh của công ty và giúp việc theo dõi giữa kho và phòng kế toán được nhanh chóng. Kế toán nguyên vật liệu của công ty đã chọn và áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn giúp cho việc tính giá thành một cách chính xác, hợp lý và công ty có thể tính giá thực tế xuất kho mà không cần đợi đến cuối kỳ hạch toán. 2. Những vấn đề cần được cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện hiện nay trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. Bên cạnh những ưu điểm cần phát huy nói trên, công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn một số mặt hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong điều kiện hiện nay. Điều này được thể hiện ở một số điểm sau. 2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu - Về hệ thống danh điểm vật liệu: công ty chưa sử dụng "sổ danh điểm vật tư" chưa tạo lập được một bộ mã vật tư. Công ty chỉ có bảng mục lục vật tư. Bảng mục lục vật tư này không được mã hoá và vì vậy ở công ty mọi ghi chép về vật tư đều phải ghi đầy đủ theo tên, mẫu mã và qui cách của từng thứ vật tư. Vật tư mua về sau khi được kiểm tra về mặt chất lượng, qui cách bởi phòng quản lý chất lượng được tiến hành nhập kho. Tuy nhiên, ở công ty không có ban kiểm nghiệm vật tư để ghi chép về việc kiểm tra chất lượng vật tư. 2.2. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song . Bên cạnh những ưu điểm đã đề cấp ở trên, phương pháp này có hạn chế là việc ghi chét giữa kế toán và thủ kho còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - ở phòng kế toán, kế toán sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu về mặt số lượng và giá trị. Nhìn chung kết cấu của thẻ kho này cũng giống hệt kết cấu của sổ chi tiết nguyên vật liệu nhưng với cách gọi như vậy dễ dẫn đến sự nhầm lẫn và khó phân biệt với thẻ kho của thủ kho. - Kế toán đã không hợp lý trong việc gọi tên các biểu bảng. Việc vật tư mua vào được theo dõi trên sổ theo dõi mua nguyên vật liệu thay vì vào bảng kê nhập vật tư làm cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phức tạp. 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty chưa vận dụng đúng hệ thống sổ kế toán tổng hợp. Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đây là một số tổng hợp cần thiết nên có khi Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ bởi lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái và bảng cân đối phát sinh. II- Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 trong những năm qua đã không ngừng được cải thiện và nhìn chung được tiến hành đúng chế độ kế toán quy định phù hợp với tình hình thực tế của công ty và đáp ứng nhu cầu quản lý. Song bên cạnh đó còn có những vấn đề chưa thật hợp lý cần được hoàn thiện. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập tại công ty, tôi xin đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. ý kiến 1: Về phân loại vật liệu và tổ chức sổ danh điểm vật liệu Việc phân loại theo kho của công ty là sự phân loại hợp lý, phù hợp với đặc điểm của nguyên vật liệu và công dụng của chúng đối với quá trình sản xuất. Tuy nhiên tôi xin được tái phân loại một số nguyên vật liệu như sau: - Bột sắn, bột màu, bột tan.. . ở công ty được xếp vào loại nguyên liệu chính. Việc xắp sếp như vậy là không đúng với khái niệm nguyên vật liệu chính. Các loại bột này không phải là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Chúng chỉ có tác dụng làm biến đổi màu sắc, hình thái sản phẩm. Chúng chỉ đóng vai trò phụ trong quá trình sản xuất do đó nên xếp vào vật liệu phụ. - Phụ tùng thay thế ở công ty được xếp vào loại công cụ dụng cụ. Theo chế độ kế toán ban hành theo QDD 1141/TC/CĐKT ngày1/11/1995 thì xếp phụ tùng thay thế vào loại nguyên vật liệu. Mặt khác công ty chưa có một số danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu là sổ tập hợp các loại nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng. Việc ghi chép vật tư dựa vào bảng mục luc vật tư rất phức tạp, phải ghi theo từng thứ, quy cách chủng loại vật tư. Trong khi đó trong sổ danh điểm vật tư nguyên vật liệu được theo dõi một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty được thống nhất,hiệu quả. Mỗi nhóm, thứ vật liệu được quy định một mã riêng, xắp sếp một cách thuận tiện khi tìm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó và đặc biệt nó là cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính. + Phương pháp lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: ã Xây dựng số hiệu TK cấp 2 đối với các kho Kho nguyên liệu 1521 Kho vật liệu 1522 ã Trong các kho tiến hành đặt mã số cho từng loại nguyên vật liệu. Thứ tự các loại nguyên vật liệu được xác dịnh trên cơ sở các thẻ kho ở phòng kế toán. VD: Trong kho nguyên vật liệu 1521 Ampicilin 1521-1 Clorroxit 1521-6 Penixilin 1521-8 Tương tự Kho vật liệu 1522 Chun vòng 1522-1 Kẹp sắt 1522-16 ý kiến 2: Thành lập ban kiểm nghiệm vất tư và ban kiểm nghiệm vật tư Khi mua vật tư về, công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho có phát thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm để tiện cho việc sử lý sau này. Nếu số vật tư mua về đủ số lượng, đạt yêu cầu phẩm chất quy cách thì ban kiểm nghiệm vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác nhận. Ban kiểm nghiệm thường gồm đại diện các phòng kế hoạch, phòng quản lý chất lượng, phòng kế toán và đại diện kho. VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 074660 ngày 14/3/2002 8,74 kg Gentamicin của Công ty Dược phẩm Vĩnh Phúc và thực tế kiểm nghiệm vật tư, ban kiểm nghiệm có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu Số 07/3 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 074660 ngày 14/3/2002 của Công ty dược phẩm Vĩnh Phúc Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Đại diện phòng kế hoạch: ông Nguyễn Văn Sơn 2. Đại diện phòng kế toán: bà Hạnh 3. Đại diện phòng kiểm nghiệm: ông Hùng 4. Đại diện kho: bà Dung Đã kiểm nghiệm các loại ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ý kiến 3: Đổi thẻ kho ở phòng kế toán thành sổ chi tiết nguyên vật liệu. Để tránh sự trùng lắp giữa thẻ kho ở kho với thẻ kho ở phòng kế toán, kế toán nên đổi lại là sổ chi tiết. Việc đổi này cũng để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra sổ theo dõi thu mua nguyên vật liệu cũng nên đổi thành bảng kê nhập vật tư. VD: Từ thẻ kho Doxycylin đổi thành sổ chi tiết nguyên vật liệu Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu : Doxycylin Tháng 12năm 2002 Đơn vị tính: kg Đơn vị: nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn STT NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7=5*6 8 9=5*8 10 11=5*10 Ngày….tháng….năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) ý kiến 4: Sử dụng sổ kế toán tổng hợp là "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ được lập trong tháng. Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái và bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối trang sổ phải cộng lũy kế để chuyển sang trang sau. Số liệu trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Bộ(sở)…………. Đơn vị…………. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm………… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế đầu quý Ngày .. ..tháng .. . . năm.. .. .. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký họ, tên) (Ký họ, tên) (Ký tên, đóng dấu) ý kiến 5: Mở bảng phân bổ. Nguyên vật liệu của công ty khi xuất kho tuỳ từng mục đích sử dụng mà kế toán lập các bảng kê, rồi căn cứ vào bảng kê này, kế toán lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Đây là bảng tổng hợp đồng thời là bảng phân bổ. Tuy nhiên điều này làm việc theo dõi nguyên vật liệu rất khó khăn, không chỉ ra được quan hệ tài khoản đối ứng. Theo tôi công ty nên lập thêm bảng phân bổ nguyên vật liệu để việc theo dõi dễ dàng hơn. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu được quy định như sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng .. .. năm.. .. . ... TK ghi Có Ghi Nợ TK TK 152 – Nguyên vật liệu TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế TK 621 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 TK 627 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 TK 641 TK 642 TK 142 (1421) Tổng cộng ý kiến 6: áp dụng tin học vào công tác kế toán tại công ty Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật vào công nghệ thông tin, nhu cầu ngày càng cao về thu thập xử lý thông tin nhanh nhạy để có quyết định kịp thời phù hợp với từng công ty. Trong những năm qua công ty đã mua sắm một số máy vi tính và các thiết bị phục vụ cho công tác quản lý của công ty. Tuy nhiên phạm vi ứng dụng máy tính vào quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng còn hạn chế. Để đạt được sự chuyển đổi này công ty nên tổ chức mua sắm các trang bị phần cứng, phần mềm kế toán sao cho phù hợp với khả năng và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu sắc về công tác kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính, xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết, hệ thống kế toán tổng hợp với kết cấu phù hợp với trên máy. Việc cài đặt phần mềm máy tính sẽ khắc phục được nhược điểm của phương pháp thẻ song song về tính kịp thời vì nó giúp làm giảm đáng kể khối lượng ghi chép của kế toán, đảm bảo tính chính xác cao và đặc biệc việc xử lý thông tin được kịp thời. Kết luận Trong quá trình sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chi phí chiểm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu có ý nghĩa to lớn quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho công ty, đồng thời phấn đấu tăng chất lượng sản phẩm. Để thực hiện đúng yêu cầu trên, công tác kế toán nguyên vật liệu phải luôn được quan tâm đúng mức, hoàn thiện và đổi mới có hiệu quả. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý nguyên vật liệu, quản lý công ty, em đã mạnh dạn nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những mặt yếu cần khắc phục. Bản luận cần đề cập đến những vấn đề như lý luận chung về nguyên vật liệu trong các công ty sản xuất, phân tích thực tiễn kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty. Em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Thạc Sĩ Phạm Bích Chi và các thầy cô giáo trong khoa, xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo hướng dẫn của các cô chú, anh chị trong Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 đã giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu để hoàn thành bản luận văn này. nhận xét của giáo viên hướng dẫn TàI liệu tham khảo 1. Kế toán đại cương- Viện ĐạI Học Mở Hà Nội 2. Kế toán tài chính doanh nghiệp công nghiệp- Nhà xuất bản Tài Chính -HN,1999- Chủ biên PTS Phan Trọng Phức – Nguyễn Văn Công 3. Kế toán quản trị – TS Nguyễn Minh Phương 4. Phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản thống kê 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp 6. Chuẩn mực kế toán quốc tê 7. Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán 8. Tạp chí tài chính và các tạp chí kinh tế khác 9. Tạp chí kế toán – kiểm toán Mục lục Trang