Luận văn Tổ chức hạch toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt Nam

: có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật giỏi về chuyên môn, thạo về quản lý kinh tế công trình. Công ty luôn lấy chất lượng làm gốc nên uy tín ngày một nâng cao, Công ty đã đảm nhận tư vấn, thiết kế, khảo sát nhiều công trình trọng điểm các dự án lớn của nhà nước như: các Tháp Truyền Hình từ trung ương, địa phương, Nhà Ga T1 cảng hàng không quốc tế Nội Bài, các nhà ở dân dụng, các trung tâm, trụ sở: khu nhà ở nhà máy xi măng Nghi Sơn - Thanh Hóa; giám sát thi công Nhà hát lớn - Hà Nội; thiết kế cải tạo và giám sát thi công Hội trường Ba Đình....Đến năm 1997, Công ty đã đạt doanh thu 38.3 tỷ đồng nộp ngân sách nhà nước 1.53 tỷ đồng. Qua quá trình tổ chức, xây dựng, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong những năm qua đã có những kết quả phát triển thông qua số liệu của biểu sau: (Biểu số 4) số liệu tài chính trong 3 năm gần đây Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998 Tổng số vốn - Vốn cố định + Ngân sách cấp + Tự bổ sung + Vốn khác - Vốn lưu động - Vốn xây dựng cơ bản + Ngân sách cấp + Tự bổ sung Số Cán bộ CNV Doanh thu Lợi nhuận 3.506.768.620 3.173.983.686 1.575.028.198 1.517.243.388 81.712.100 332.784.934 58.229.337 5.913.949 52.315.388 385 32.160.496.000 1.648.180.000 5.029.875.007 4.697.090.073 1.575.028.198 3.040.349.775 81.712.100 382.784.934 58.229.337 5.913.949 52.315.388 405 41.018.964.690 2.264.431.960 4.993.071.807 4.660.286.873 1.575.028.198 3.003.546.575 81.712.100 332.784.934 58.229.337 5.913.949 52.315.388 415 43.118.724.896 1.746.093.504 2.1.1 - Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao, bộ máy quản lý của Công ty Tư Vấn Xây Dựng Dân Dụng Việt Nam được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: - Giám đốc Công ty: Giữ vai trò chủ đạo của Công ty, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động SXKD của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty và trước pháp luật. - Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc Công ty, giám đốc các Phòng Ban. Do chức năng nhiệm vụ mà Công ty đảm nhận, mặt khác để phù hợp với cơ chế kinh tế mới, Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý ngày càng gọn nhẹ nhưng lại có hiệu quả. Ta có thể thấy tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được bố trí như sau: Phòng điều hành sản xuất: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch. Hướng dẫn làm thủ tục và ký kết hợp đồng kinh tế. Thay mặt Công ty tổ chức sản xuất, bố trí nhân lực, kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện hợp đồng kinh tế. Phòng kế toán tài chính: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán toàn Công ty. Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về tổ chức hành chính, quản lý lao động và tiền lương của toàn Công ty, tổ chức tuyển dụng cán bộ mới theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Văn phòng tổng hợp: Tổ chức quản lý công tác tổng hợp, công tác văn thư, công tác quản trị (lập kế hoạch và mua sắm trang thiết bị mới đầu tư chiều sâu phục vụ cho công tác nghiên cứu sản xuất điều kiện làm việc của Công ty. Quản lý và thực hiện việc xây dựng cơ bản như xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa...Điều hành và thực hiện công tác bảo vệ, quân sự, tự vệ...Xây dựng nội quy và lề lối làm việc, quản lý đội xe.... Trung tâm khoa học công nghệ thông tin: Có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất chiến lược phát triển KHCN & TT cho Công ty và là đầu mối tổ chức và thực hiện các đề tài nghiên cứu KH & PTCN do Công ty, Bộ và nhà nước giao. Phòng phát triển kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng các mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty, tìm hiểu thị trường, phát hiện những nhu cầu về tư vấn XD, nắm được khả năng trình độ của các đơn vị bạn, đánh giá được những thế mạnh của Công ty để đề xuất các biện pháp sách lược và chiến lược trong những hợp đồng kinh doanh chất xám của Công ty. Các phòng ban chức năng của Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau và cùng tham mưu với Ban giám đốc để chỉ đạo hoạt động SXKD của Công ty. 2.1.2 - Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam là một doanh nghiệp hạch toán độc lập trong điều kiện kinh tế thị trường, do vậy bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động chung cuả toàn Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán sử lý và thực hiện các công việc kế toán, còn các văn phòng, xí nghiệp chỉ tiến hành thu thập chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng kế toán. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán phân công cụ thể như sau : - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán kế toán tài chính của toàn Công ty, đồng thời kế toán trưởng cũng là kiểm soát viên kinh tế về kinh tế tài chính của nhà nước đặt tại Công ty. - Phó kế toán trưởng: Là người giúp việc cho kế toán trưởng, thực hiện công việc do kế toán trưởng giao và chịu trách nhiệm về công tác kế toán thanh toán với khách hàng, phối hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ, lập biểu mẫu báo cáo kế toán định kỳ. - Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng làm công tác tổng hợp. Thu nhận và kiểm tra các chứng từ gốc và căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để định khoản, hạch toán vào máy tính, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán tài chính. - Kế toán thanh toán, kiểm toán nội bộ: Kiểm duyệt chứng từ, tài liệu và viết phiếu thu, chi những vụ việc phát sinh thanh toán trong công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo dõi các khoản tạm ứng của cá nhân và đơn vị. - Kế toán ngân hàng, kê khai nộp thuế: Trực tiếp thực hiện việc giao dịch với ngân hàng, thông qua việc theo dõi tiền gửi, tiền vay, tiền đang chuyển, theo dõi hạn mức do ngân sách cấp. Kê khai nộp thuế hàng tháng và quyết toán thuế với Cục thuế. - Kế toán TS và theo dõi công nợ: Theo dõi vật tư, tài sản (hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa...TSCĐ) của toàn Công ty. Theo dõi hợp đồng, nghiệm thu, doanh thu tiền về của từng công trình Như vậy cơ cấu tổ chức của Công ty rất khoa học và khá chặt chẽ. Mỗi bộ phận tuy có chức năng và nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình. (Sơ đồ số 7) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại VNCC Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Thủ quỹ KT TS, theo dõi công nợ Kế toán Ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu * ) Hình thức tổ chức sổ kế toán: Công tác kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Các loại sổ kế toán đang được sử dụng hiện nay tại Công ty bao gồm : - Sổ chi tiết tài khoản - Bảng kê - Bảng phân bổ khấu hao - Sổ cái - Sổ nhật ký chung (Sơ đồ số 8) Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tại Công ty tư vấn XDDD Việt nam Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * ) Tài khoản sử dụng Từ trước tới nay Công ty vẫn áp dụng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán theo quy định của Nhà nuớc và Bộ tài chính. Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. * ) Chế độ báo cáo kế toán : Theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Công ty phải lập các báo cáo sau : - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính phòng còn lập các biểu mẫu sau : - Báo cáo kế hoạch thu chi tài chính - Quyết toán thuế năm - Bảng cân đối tài khoản Mặc dù công tác kế toán ở Công ty chưa thật hoàn thiện nhưng nói chung đã cung cấp được tương đối đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về mọi mặt tài sản, góp phần quan trọng vào việc bảo vệ và quản lý vốn, nguồn vốn của Công ty, đồng thời còn giám sát được quá trình kinh doanh và phản ánh chất lượng kinh doanh. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, sản phẩm là sản phẩm dịch vụ đặc biệt, đòi hỏi trang thiết bị phải hiện đại và liên tục được đổi mới. Do đó, TSCĐ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất. Chất lượng TSCĐ quyết định chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và cũng không quá khi nói rằng nó quyết định sự tồn tại của Công ty trước sự cạnh tranh quyết liệt trong cơ chế thị trường. Vì vậy, kế toán TSCĐ là phần hành quan trọng có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ sự biến động của TSCĐ, quá trình sửa chữa, bảo dưỡng và trích khấu hao cơ bản... điều đó nói lên tầm quan trọng trong việc quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ để TSCĐ phát huy hết vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, kịp thời đầu tư thêm và đổi mới TSCĐ cho SX. Trong phạm vi có hạn của chuyên đề, em xin được trình bày về tổ chức hạch toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ ở Công ty tư vấn XDDD Việt nam. 2.2 - Đặc điểm TSCĐ và kế toán TSCĐ ở Công ty tư vấn XDDD Việt nam 2.2.1 - Đặc điểm TSCĐ Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam là doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng, trị giá đầu tư trang thiết bị của Công ty tương đối lớn. Tính đến ngày 01/01/1999, Tổng số nguyên giá TSCĐ của Công ty là 8.466.476.655đ được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn tự bổ sung và vốn khác.TSCĐ của Công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau nhưng chủ yếu là Thiết bị văn phòng như : máy vi tính, máy vẽ, máy in các loại... ngoài ra còn một số máy phục vụ cho công tác khảo sát kiểm định chất lượng công trình như máy kinh vĩ điện tử, máy toàn đạc điện tử, máy khoan và các thiết bị thí nghiệm. Cơ cấu TSCĐ theo cách thức phân loại được thể hiện ở biểu số 5.(trang bên) Việc hạch toán TSCĐ ở Công ty tư vấn XDDD Việt nam chỉ dừng ở các nghiệp vụ đơn giản như mua sắm, nhượng bán, thanh lý, còn các nghiệp vụ khác như : góp vốn liên doanh, thuê hoạt động, thuê tài chính đều chưa có phát sinh nên chưa có được ví dụ cụ thể để minh hoạ cho phần lý luận đã trình bày ở trên. (Biểu số 5) Cơ cấu TSCĐ theo cách thức phân loại Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 1998 Đơn vị tính : Đồng VN Nguyên giá Hao mòn luỹ kế Giá trị còn lại Chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng A 1 2 3 4 5 6 I - Theo nguồn hình thành 8.466.476.638 100% 3.174.214.416 100% 5.292.262.222 100% 1. Nguồn vốn ngân sách cấp 2.099.412.191 25% 537.055.793 17% 1.562.356.398 30% 2. Nguồn vốn tự bổ sung 2.975.204.595 35% 1.314.749.211 41% 1.660.455.384 31% 3. Nguồn khác 3.391.859.852 40% 1.322.409.412 42% 2.069.450.440 39% II. Theo đặc trưng kỹ thuật 8.466.476.638 100% 3.174.214.416 100% 5.292.262.222 100% 1. Nhà cửa vật kiến trúc 2.010.088.280 24% 501.816.026 16% 1.508.272.254 29% 2. Máy móc thiết bị 608.959.317 7% 120.873.660 4% 488.085.657 9% 3. Phương tiện vận tải 1.604.990.720 19% 631.165.107 20% 973.825.613 18% 4. Thiết bị văn phòng 4.242.438.321 50% 1.920.359.623 60% 2.322.078.698 44% III - Theo tình hình sử dụng 8.466.476.638 100% 3.174.214.416 100% 5.292.262.222 100% 1. TSCĐ dùng trong SXKD 6.456.388.358 76% 2.672.398.390 84% 3.783.989.968 72% 2. TSCĐ dùng ngoài SXKD 2.010.088.280 24% 501.816.026 16% 1.508.272.254 28% 2.2.2 - Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty tư vấn XDDD Việt nam * ) Tài khoản sử dụng : TK 211 “ Tài sản cố định hữu hình “ (Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng trên tài khoản cấp II gồm : TK 2112 ; TK 2113 ; TK 2114 ; TK 2115) TK 214 “ Hao mòn TSCĐ “ chi tiết trên tài khoản 2141 * ) Sổ sách dùng để hạch toán Các sổ dùng để hạch toán chi tiết TSCĐ gồm : + Thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ theo từng loại tài sản . Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên sổ sách kế toán của Công ty gồm các sổ sau : + Sổ nhật ký chung + Sổ cái TK 2112 ; 2113 ; 2114 ; 2115 ; 2141 Việc tổ chức hạch toán TSCĐ ở VNCC theo sơ đồ sau : (Sơ đồ số 9) Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ hạch toán Tài sản cố định ở VNCC Chứng từ gốc (Giấy đề nghị, HĐ,NT, b.bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý....) Bảng kê phân loại Thẻ, sổ chi tiết TSCĐ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Nhật ký chung Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra a) Tổ chức hạch toán kế toán tăng TSCĐ tại VNCC Để đáp ứng yêu cầu đổi mới trang bị, đưa kỹ thuật tiên tiến áp dụng cho sản xuất, Công ty không ngừng đầu tư mua sắm trang thiết bị mới đưa vào sử dụng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty tiến hành huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau như vốn tự bổ sung, vay ngân hàng, vay đối tượng khác,.... Mọi trường hợp tăng TSCĐ Công ty đều phải làm đầy đủ các chứng từ ban đầu để lập hồ sơ lưu trữ cho từng TSCĐ. Hồ sơ lưu trữ bao gồm 2 loại : - Hồ sơ lưu trữ kỹ thuật là các Catalogue, hướng dẫn sử dụng và các biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật... Hồ sơ này được Văn phòng tổng hợp lập và lưu trữ. - Hồ sơ kế toán gồm các chứng từ gốc để hạch toán tăng TSCĐ do phòng tài vụ lưu trữ bao gồm : Giấy đề nghị của các bộ phận có yêu cầu do Kế toán trưởng và giám đốc Công ty ký duyệt. Hoá đơn của bên bán, hoá đơn vận chuyển, bốc dỡ.. Hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật... Căn cứ vào kế hoạch đầu tư (nếu có) và nhu cầu trang bị của các bộ phận đã được giám đốc Công ty phê duyệt, Văn phòng tổng hợp làm thủ tục ký hợp đồng mua TSCĐ với nhà cung cấp (giao ước tên hàng, chất lượng, giá cả, địa điểm, thời gian giao nhận...). Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, thanh toán tiền, kế toán TSCĐ căn cứ vào chứng từ gốc đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ (vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ) trước khi đưa vào sử dụng. Riêng đối với những TSCĐ có giá trị nhỏ mua với số lượng ít thì thanh toán theo giấy báo giá đã được phê duyệt và hoá đơn tài chính do Cục thuế quy định. Thông thường TSCĐ của Công ty đều được giao thẳng cho bộ phận sử dụng. VD: Năm 1998, triển khai dự án “ đầu tư chiều sâu nghiên cứu ứng dụng tin học, nâng cao năng lực tư vấn, khảo sát, thiết kế ” bằng nguồn vốn vay ưu đãi, Công ty ký hợp đồng số 02-98/HĐKT với Công ty TNHH Siêu Việt về mua thiết bị cho xí nghiệp khảo sát. Quá trình mua bán hoàn thành sau khi có biên bản nghiệm thu hợp đồng và biên bản bàn giao thiết bị. Nội dung hợp đồng như sau : (Biểu số 6) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *********** Hợp đồng kinh tế Số 02-98/HĐKT Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng nhà nước ban hành ngày 25/9/1989. Căn cứ nghị định số 17-HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.. Hôm nay, ngày 17/2/1998, tại Hà nội, Chúng tôi gồm : Bên A : Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam Do ông : Lương Anh Dũng Chức vụ : Phó giám đốc công ty Địa chỉ : 37 Lê Đại Hành - Hà nội Tel : 9761630 Tài khoản : 710A - 00105 Tại Ngân hàng công thương khu vực II - Quận Hai bà Trưng - Hà nội Bên B : Công ty TNHH Siêu Việt Do ông : Hoàng Anh Tuấn Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 31 BIS - Tràng thi -Hà nội Tel : 8251022 Tài khoản : 361.131.005954 Tại Ngân hàng ngoại thương Việt nam Hai bên thoả thuận cùng ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau : Điều 1 : Bên B nhận bán cho bên A một số thiết bị của Hãng Leica - Thuỵ sỹ sau : TT Mã số tên hàng SL đơn giá (USD) thành tiền (USD) 1 664873 Máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica - Thuỵ sĩ 01 bộ 11.427,00 11.427,00USD 2 663049 Kinh vĩ điện tử T460 - Leica - Thuỵ sỹ 01bộ 3.996,00 3.996,00USD Tổng giá trị hợp đồng 15.423,00USD Tổng giá trị hợp đồng : Mười lăm ngàn bốn trăm hai ba đô la Mỹ. Tỷ giá thanh toán : theo tỷ giá bán ra của ngân hàng ngoại thương quy định tại thời điểm thanh toán. Điều 2 : Trách nhiệm của bên B - Đảm bảo thiết bị mới 100% và tài liệu hướng dẫn kèm theo thiết bị - Chịu trách nhiệm lắp đặt và hướng dẫn sử dụng thiết bị - Bản hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao nghiệm thu thiết bị. Điều 3 : Trách nhiệm của bên A - Thực hiện mọi hướng dẫn của Catalogue, vân hành đúng quy trình kỹ thuật để đảm bảo kỹ thuật cho thiết bị. Điều 4 : Giao hàng - Địa điểm giao hàng : Tại XN khảo sát xây dựng thuộc Công ty VNCC - 37 Lê đại hành - Hà nội - Thời gian giao hàng : 04 tuần kể từ ngày bên B nhận được 40% tổng giá trị hợp đồng của bên A Điều 5 : Hình thức thanh toán - Tiền mặt, chuyển khoản hoặc séc bảo chi bằng tiền Việt nam theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng ngoại thương quy định tại thời điểm thanh toán. - Thanh toán 2 lần : Lần 1 : 40% tổng giá trị hợp đồng sau khi ký hợp đồng. Lần 2 : 60% ngay sau khi bên B bàn giao thiết bị cho bên A. Điều 6 : Điều khoản chung - Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký kết. -Hai bên cam kết nghiêm chỉnh thức hiện các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, nếu có khó khăn trở ngại hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác. - Hợp đồng lập thành 7 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên A giữ 5 bản, B giữ 2 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B Trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng , Công ty lập biên bản giao nhận TSCĐ với XN khảo sát. (Biểu số 8) Công ty tư vấn XDDD Việt nam Biên bản giao nhận TSCĐ Ngày 29 tháng 04 năm 1998 Số : 02/BBGN - Căn cứ yêu cầu đầu tư chiều sâu của :Xí nghiệp khảo sát xây dựng. - Căn cứ quyết định số 226/ TVXD ngày 1/4/1998 của Giám đốc Công ty về việc bàn giao TSCĐ. Ban giao nhận TSCĐ gồm có: A/ Đại diện bên giao : Ông : Lương Anh Dũng Chức vụ : P giám đốc Công ty Ông : Chu Duy Cận Chức vụ : Kế toán trưởng Ông : Lê Quang Long Văn phòng tổng hợp B/ Đại diện bên nhận : Ông : Võ Hồng Châu - giám đốc XN Bà : Lê Thị Thanh Bình - Kế toán C/ Địa điểm giao nhận TSCĐ : Tại XN khảo sát xây dựng Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau : TT Tên ký mã hiệu quy cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất năm đưa vào SD Nguyên giá tỷ lệ hao mòn % Tài liệu kỹ thuật kèm theo 1 Máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica Thuỵ sĩ 1998 149.866.800đ 16,7 2 Kinh vĩ điện tử T460 - Leica Thuỵ sĩ 1998 52.375.200đ 16,7 Cộng 202.242.000đ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao Căn cứ hợp đồng, nghiệm thu và biên bản giao nhận TSCĐ số 02/BBGN ngày 29/4/1998, kế toán lập bảng kê phân loại. (Biểu số 07) Công ty tư vấn XDDD Việt nam Bảng kê phân loại bên có tài khoản 341 Số : 26/BK Ngày 29 tháng 04 năm 1998 TT nội dung số tiền Ghi bên nợ các tài khoản 2113 1 - Mua máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica - Thuỵ sĩ - Mua máy kinh vĩ điện tử T 460 - Leica - Thuỵ sĩ cho XN khảo sát bằng nguồn vốn vay ưu đãi 149.866.800đ 52.375.200đ 149.866.800đ 52.375.200đ Tổng cộng 202.242.000đ 202.242.000đ kế toán trưởng kế toán lập bảng Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ mở thẻ TSCĐ và vào Sổ TSCĐ như sau : (Biểu số 9) Bộ xây dựng Công ty tư vấn XDDD Việt nam Thẻ Tài sản cố định Số : 89 Ngày 29 tháng 04 năm 1998 - Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 02/BBGN ngày 29 tháng 04 năm 1998 - Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica - Nước sản xuất : Thuỵ sĩ Năm sản xuất : - Bộ phận quản lý, sử dụng : Xí nghiệp khảo sát XD Năm sử dụng : 1998 - Công suất diện tích : - Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày .......... tháng ............. năm ...... - Lý do đình chỉ ................ Số hiệu nguyên giá tài sản cố định giá trị hao mòn tscđ chứng từ ngày tháng năm diên giải nguyên giá năm giá trị hao mòn cộng dồn 02/BBGN 29/04/1998 Máy toàn đạc điện tử TC 605 - leica 149.866.800đ Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ................ ngày ......... tháng ............ năm ..... Lý do giảm : ......................................... kế toán trưởng người lập (Biểu số 10) Công ty tư vấn XDDD Việt nam Sổ tài sản cố định Loại tài sản : Máy móc thiết bị ghi tăng TSCĐ khấu hao TSCĐ ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tháng Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã Chứng từ Lý do TT SH Ngày tháng Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Số thẻ TSCĐ năm đưa vào SD Nơi sử dụng Ngân sách Tự bổ sung Khác Tỷ lệ KH % Mức khấu hao tính đến khi giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng giảm TSCĐ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ................... .......... 02 29/4/98 Máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica 89 04/98 KS 149.866.800 16,7 02 29/4/98 Kinh vĩ điện tử T 460 - Leica 90 04/98 KS 52.375.200 16,7 ...................... Cộng 70.666.411 160.892.406 377.400.500 Người ghi sổ kế toán trưởng Từ bảng kê phân loại số 26/BK ngày 29/4/1998, kế toán tổng hợp vào Nhật ký chung và vào sổ cái. (Biểu số 11) Sổ Nhật ký chung Năm 1998 NT Chứng từ số hiệu tK số phát sinh ghi sổ Số NG.TH diễn giải nợ có nợ có Tháng 04/1998 ........... 29 26BK 29/04 Mua máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica - Thuỵ sĩ cho XNKS bằng nguồn vốn vay ưu đãi 2113 341 149.866.800 149.866.800 29 26BK 29/04 Mua máy kinh vĩ điện tử T 406 - Leica - Thuỵ sĩ cho XNKS bằng nguồn vốn vay ưu đãi 2113 341 52.375.200 52.375.200 ............ Cộng phát sinh tháng 4/1998 4.239.928.778 4.239.928.778 Sổ cái Năm 1998 Tên tài khoản : Máy móc thiết bị Số hiệu : 2113 NT chứng từ trang TK số phát sinh GS Số Ntháng diễn giải NKC ĐU nợ có Số dư đầu kỳ 231.494.977 Phát sinh trong kỳ 26BK 29/4/98 Mua máy toàn đạc điện tử TC 605 - Leica - Thuỵ sĩ cho XNKS bằng nguồn vốn vay ưu đãi 334 149.866.800 26BK 29/4/.98 Mua máy kinh vĩ điện tử T 406 - Leica - Thuỵ sĩ cho XNKS bằng nguồn vốn vay ưu đãi 334 52.375.200 .............. Luỹ kế phát sinh 377.464.340 Số dư cuối kỳ 608.959.317 b) Hạch toán giảm TSCĐ TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán. Đối với những TSCĐ giảm phải tập hợp đầy đủ chứng từ, hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ giảm TSCĐ gồm đơn xin thanh lý TSCĐ và biên bản thanh lý (nhượng bán) TSCĐ. Khi có TSCĐ nào cần thanh lý, đơn vị sử dụng TSCĐ chủ động làm tờ trình để xin thanh lý (nhượng bán).Khi có quyết định thanh lý của Giám đốc, thành lập hội đồng thanh lý gồm : Đại diện Văn phòng tổng hợp, phòng kế toán tài chính và đơn vị sử dụng tài sản. Hội đồng thanh lý chịu trách nhiệm tổ chức việc thanh lý TSCĐ và lập biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu quy định. Biên bản thanh lý TSCĐ được lập thành 3 bản, một bản giao cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, một bản giao Văn phòng tổng hợp để vào hồ sơ kỹ thuật, một bản giao cho đơn vị sử dụng. Sau khi đã làm đầy đủ mọi thủ tục thanh lý kế toán ghi huỷ thẻ TSCĐ, vào sổ TSCĐ. Sau đây là một trường hợp giảm TSCĐ : Trích một nghiệp vụ thanh lý máy photocopy của Văn phòng kết cấu 2. Chứng từ gồm Đơn xin thanh lý TSCĐ (biểu số 12) : (Biểu số 12) Bộ xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam công ty tư vấn xây dựng Độc lập - tự do - Hạnh phúc dân dụng Việt nam ********************* Số : 15 /TVXD-KC2 V/v : Xin thanh lý máy photocopy Hà nội , ngày 10 tháng 5 năm 1998 Kính gửi : Ông giám đốc Công ty tư vấn XDDD Việt nam Văn phòng kết cấu 2 - Công ty tư vấn XDDD Việt nam xin thanh lý một máy photocopy nhãn hiệu SHAP 2030 của Nhật được mua từ tháng 8/1995, nguyên giá : 15.915.000đ, đã khấu hao : 10.941.563đ giá trị còn lại : 4.973.437đ. Hiện máy đã bị hư hỏng nặng, đơn vị không có nhu cầu sử dụng. Đề nghị Ông giám đốc Công ty tư vấn XDDD Việt nam xét duyệt cho văn phòng kết cấu 2 được thanh lý chiếc máy photocopy theo đúng thủ tục quy định. Rất mong sự quan tâm giúp đỡ. Văn phòng kết cấu 2 Nơi nhận : Giám đốc - Như trên - Lưu Nguyễn Văn Thành Sau khi có ý kiến đồng ý cho thanh lý của Giám đốc Công ty, tiến hành lập biên bản thanh lý TSCĐ như sau : ( Biểu số 13) Bộ xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam công ty tư vấn xây dựng Độc lập - tự do - Hạnh phúc dân dụng Việt nam ********************* Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 12 tháng 5 năm 1998 Số : 01 Căn cứ công văn số 15/TVXD-KC2 ngày 10 tháng 5 năm 1998 của Văn phòng kết cấu 2 đã được Giám đốc Công ty tư vấn XDDD Việt nam phê duyệt. Hôm nay ngày 12 tháng 5 năm 1998, Hội đồng thanh lý tài sản gồm có : Ông Lương Anh Dũng - Phó giám đốc Công ty Bà Lê Thị Thu - Kế toán tổng hợp Ông Lê Quang Long - Văn phòng tổng hợp Bà Nguyễn Thị Chi - Kế toán văn phòng KC2 Đã cùng nhau tiến hành thanh lý TSCĐ - Tên, ký mã hiệu, quy cách, cấp hạng TSCĐ : Máy photocopy SHAP 2030 - Số hiệu: 304957 - Nước sản xuất: Nhật bản - Năm sản xuất: - Năm đưa vào sử dụng: tháng 8 / 1995 Số thẻ TSCĐ : 57 - Nguyên giá TSCĐ : 15.915.000 đ - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý :10.941.563 đ - Giá trị còn lại của TSCĐ : 4.973.437 đ Tình trạng thực tế : máy đã hỏng, không sử dụng được. Xác định bán thu hồi phế liệu tối thiểu : 1.000.000đ Biên bản lập xong hồi 14h cùng ngày. Phòng kế toán TC Giám đốc Công ty (đã ký) (đã ký) Văn phòng tổng hợp Văn phòng KC2 (đã ký) (đã ký) - Sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục thanh lý, căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ có liên quan kế toán lập bảng kê phân loại ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 : 10.941.563 Nợ TK 821 : 4.973.437 Có TK 2115 : 15.915.000 - Căn cứ vào các chứng từ về số tiền chi phí cho thanh lý TSCĐ ở phiếu chi 243 kế toán ghi : Nợ TK 821 : 100.000 Có TK 111 : 100.000 - Ngày 15/05/98 Giám đốc phê duyệt giấy đề nghị mua máy photocopy thanh lý của Ông Nguyễn Văn An với giá 1.000.000đ. Căn cứ vào phiếu thu 126 về số tiền thu do nhượng bán TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 111 : 1.000.000 Có TK 721 : 1.000.000 Sau khi thanh lý kết thúc , kế toán ghi huỷ thẻ TSCĐ (Biểu số 14) Thẻ TSCĐ Số : 57 Ngày 17 tháng 8 năm 1995 lập thẻ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 21 ngày 16 tháng 8 năm 1995 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Máy photocopy SHAP 2030 Số hiệu : 304957 Bộ phận quản lý sử dụng : Văn phòng kết cấu 2 Năm đưa vào sử dụng : 1995 Công suất (diện tích) thiết kế : Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày 12 tháng 5 năm 1998 Lý do đình chỉ : Thanh lý số hiệu nguyên giá TSCĐ giá trị hao mòn TSCĐ chứng từ ngày tháng năm diễn giải nguyên giá năm giá trị hao mòn cộng dồn 15NH 16/8/1995 Máy photocopy SHAP 2030 15.915.000 1995 1996 1997 1998 1.326.250 3.978.750 3.978.750 1.658.313 1.326.250 5.305.000 9.283.250 10.941.563 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số : 01/BBTL ngày 12 tháng 05 năm 1998 Lý do giảm : Máy bị hỏng nặng Căn cứ vào thẻ TSCĐ, cuối tháng kế toán vào Sổ TSCĐ (Biểu số 15) Công ty tư vấn XDDD Việt nam Sổ tài sản cố định Loại tài sản : Thiết bị văn phòng ghi tăng TSCĐ khấu hao TSCĐ ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tháng Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã Chứng từ Lý do TT SH Ngày tháng Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Số thẻ TSCĐ năm đưa vào SD Nơi sử dụng Ngân sách Tự bổ sung Khác Tỷ lệ KH % Mức khấu hao tính đến khi giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng giảm TSCĐ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ................... .......... Máy photocopy SHAP 2030 57 8/95 KC2 15.915.000 25 10.941.563 01 12/5/98 Thanh lý ...................... Cộng 70.666.411 1.675.161.469 2.548.619.352 10.941.563 Người ghi sổ kế toán trưởng Từ các bảng kê phân loại, phiếu thu, phiếu chi của các nghiệp vụ giảm TSCĐ, kế toán tổng hợp ghi vào nhật ký chung và sổ cái. (Biểu số 16) Sổ Nhật ký chung Năm 1998 NT Chứng từ số hiệu tK số phát sinh ghi sổ Số N.tháng diễn giải nợ có nợ có Tháng 05/1998 ........... 12 03BK 12/05 Thanh lý máy photocopy SHAP 214 10.941.563 2030 của VPKC2 821 4.973.437 2115 15.915.000 12 243 12/05 Chi phí thanh lý TSCĐ 821 111 100.000 100.000 ....... 15 126PT 15/05 Thu tiền bán máy photo đã T/lý 111 721 1.000.000 1.000.000 ............. Cộng phát sinh tháng 5/1998 8.777.588.014 8.777.588.014 Sổ cái Năm 1998 Tên tài khoản : Thiết bị văn phòng Số hiệu : 2115 NT chứng từ trang sHTK số phát sinh ghi sổ Số Ntháng diễn giải sổ NKC ĐƯ nợ có Số dư đầu kỳ 2.592.196.987 Phát sinh trong kỳ ..... 03BK 12/5/98 T/lý máy photocopy SHAP 2030 - VPKC2 5 15.915.000 .......... Luỹ kế phát sinh 1.666.156.344 15.915.000 Số dư cuối kỳ 4.242.438.331 Sổ cái Năm 1998 Tên tài khoản : Hao mòn tài sản cố định Số hiệu : 214 (2141) NT chứng từ trang sHTK số phát sinh ghi sổ Số Ntháng diễn giải sổ NKC ĐƯ nợ có Số dư đầu kỳ 2.059.295.577 Phát sinh trong kỳ ..... 03BK 12/5/98 T/lý máy photocopy SHAP 2030 - VPKC2 5 214 10.941.563 .......... Luỹ kế phát sinh 10.941.563 1.125.860.402 Số dư cuối kỳ 3.174.214.416 c) Hạch toán khấu hao TSCĐ ở VNCC Những TSCĐ đang được dùng tại Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam được trích khấu hao theo chế độ nhà nước quy định tại quyết định số 1062 của Bộ tài chính. Mức khấu hao trích trong năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao Tỷ lệ khấu hao TSCĐ mà VNCC đang áp dụng để tính và trích khấu hao là : - Máy móc thiết bị (6 năm ) 16,7% / năm - Phương tiện vận tải (10 năm) 10% / năm - Thiết bị văn phòng (4 năm) 25% / năm Riêng đối với nhà cửa, vật kiến trúc, theo quy định của Bộ tài chính do đây là nhà ở của CBCNV nên từ năm 1996 trở đi Công ty không được trích khấu hao của phần này. Công ty trích khấu hao cơ bản theo quý hạch toán một lần vào cuối quý toàn bộ số khấu hao cơ bản phải trích và hạch toán một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí quản lý công ty. Nên không lập bảng phân bổ khấu hao cơ bản. Bảng trích khấu hao ( biểu số 17) Căn cứ bảng trích khấu hao hàng quý, kế toán cộng toàn bộ số tiền trích khấu hao của tất cả các TSCĐ để ghi vào Sổ chi tiết trích khâu hao (Biểu số 18) Căn cứ bảng phân bổ khấu hao TSCĐ , kế toán tổng hợp lập bảng kê phân loại như sau : Công ty tư vấn XDDD Việt nam Bảng kê phân loại bên có tài khoản 214 Số : 22/BK Ngày 30 tháng 06 năm 1998 TT nội dung số tiền Ghi bên nợ các tài khoản 627 642 1 Khấu hao TSCĐ quý II/1998 213.222.125 97.094.917 116.127.208 Tổng cộng 213.222.125 97.094.917 116.127.208 kế toán trưởng kế toán lập bảng Căn cứ vào bảng kê phân loại kế toán vào nhật ký chung và vào sổ cái. Sổ Nhật ký chung Năm 1998 NT Chứng từ số hiệu tK số phát sinh ghi sổ Số N.tháng diễn giải nợ có nợ có Tháng 06/1998 ........... 30 22/BK 30/06 Kháu hao TSCĐ quý II/98 627 97.094.917 642 116.127.208 214 213.222.125 ......... Cộng phát sinh tháng 6/1998 9.956.645.765 9.956.645.765 Sổ cái Năm 1998 Tên tài khoản : Hao mòn tài sản cố định Số hiệu : 214 (2141) NT chứng từ trang sHTK số phát sinh ghi sổ Số Ntháng diễn giải sổ NKC ĐƯ nợ có Số dư đầu kỳ 2.059.295.577 Phát sinh trong kỳ 03BK 12/05 Thanh lý máy photocopy SHAP 2030 của VPKC2 5 2115 10.941.563 ............... 22/BK 30/6/98 Khấu hao TSCĐ quý II/98 7 210.807.308 .......... Luỹ kế phát sinh 10.941.563 1.125.860.402 Số dư cuối kỳ 3.174.214.416 Cuối năm, theo yêu cầu của Cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp, Công ty lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ (Biểu số 18) d) Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Trong quá trình hoạt động có một số TSCĐ của Công ty bị hư hỏng đòi hỏi phải được sửa chữa. Thông thường Công ty đều thuê ngoài sữa chữa TSCĐ. Khi phát sinh hư hỏng tại bộ phận sử dụng TSCĐ, đơn vị làm giấy đề nghị sửa chữa. Được sự đồng ý của Giám đốc và kế toán trưởng, chuyển Văn phòng tổng hợp tiến hành thuê ngoài sửa chữa TSCĐ sau đó tập hợp toàn bộ chứng từ đưa sang bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toán. Nếu công việc sửa chữa không nhiều, quy mô nhỏ, chi phí ít thì phát sinh đến đâu tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đấy. Nợ các TK liên quan (627, 642): Có các TK chi phí (111, 112, 152): Nếu công việc sửa chữa lớn phát sinh, thì cách thức hạch toán cũng không có gì thay đổi, Công ty không trích trước chi phí sửa và chỉ khi nào phát sinh thì Công ty mới tiến hành sửa chữa mặc dù chi phí sửa chữa có thể khá lớn. e) Hạch toán đánh giá lại TSCĐ tại VNCC Năm 1996, tính đến nay Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam chưa phát sinh nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ. Mọi TSCĐ trong đơn vị đều không đánh giá lại mà vẫn hạch toán giữ nguyên giá trị ban đầu của tài sản mặc dù giá trị còn lại trên sổ sách thay đổi nhiều so với giá trị thực tế của tài sản. Đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố định. Năm 1998, số TSCĐ theo thực tế kiểm kê và theo sổ sách khớp đúng không phát sinh chênh lệch nên các nghiệp vụ về đánh giá lại TSCĐ và xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê đều không phát sinh. Do đó thực tế công ty không có ví dụ để minh hoạ cho phần lý luận đã trình bày ở trên. 2.3 - Phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng Dân Dụng Việt Nam Để xem xét tình hình trang bị TSCĐ và hiệu quả sử dụng TSCĐ, vốn cố định của Công ty ta phải phân tích một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 - Doanh thu 41.018.964.690 43.118.724.896 - Lợi nhuận 2.264.431.960 1.746.093.504 - Nguyên giá b/q của TSCĐ + 6.438.770.954 2 = 5.806.838.260 + 8.466.476.638 2 = 7.452.623.796 - Sức sản xuất của TSCĐ (I) 7,06 5,79 - Sức sinh lợi của TSCĐ (R) 0,39 0,23 Cứ bỏ ra một đồng tài sản cố định tạo ra 7,06đ doanh thu năm 1997 và 5,76đ doanh thu năm 1998 ị doanh thu trên một đồng TSCĐ năm 98 thấp hơn năm 97và lợi nhuận trên một đồng vốn tài sản cố định năm 98 cũng thấp hơn năm 97 như vậy hiệu quả sử dụng tài sản cố định của năm 1998 thấp hơn năm 1997. Chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 Tổng nguyên giá TSCĐ 6.438.770.954 8.466.476.638 Tổng giá trị hao mòn TSCĐ 2.117.420.225 3.235.903.064 -Hệ số hao mòn TSCĐ 0,33 0,38 - Hệ số sử dụng TSCĐ 0,67 0,62 Hệ số sử dụng TSCĐ qua 2 năm 1997 và 1998 cho ta thấy khả năng tiếp tục phục vụ của TSCĐ tại Công ty vẫn còn dồi dào. Thực hiện dự án “ đầu tư chiều sâu, nghiên cứu nâng cao năng lực tư vấn, khảo sát, thiết kế”, TSCĐ của doanh nghiệp đã được đổi mới cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên do việc đầu tư này, trong năm đầu tiên của dự án, TSCĐ chưa phát huy hết năng lực nên hiệu quả sử dụng TSCĐ có giảm sút. Trong những năm tiếp theo khi TSCĐ mới đầu tư phát huy hết năng lực trong sản xuất kinh doanh thì sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao. Phần III những tồn tại chủ yếu trong hạch toán TSCĐ ở VNCC và những phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại VNCC 3.1 - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán TSCĐ của Công ty tư vấn XDDD Việt nam Kế toán là khoa học và là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân tích, tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, chính trị, xã hội và đánh giá hiệu quả của một tổ chức. Xuất phát từ những yêu cầu quản lý nói trên, đòi hỏi phải không ngừng nâng cao và hoàn thiện công tác hạch toán, kế toán. Công tác hạch toán kế toán được hoàn thiện sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả hơn tài sản vật chất của đơn vị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để Nhà nước kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng vốn kinh doanh và việc chấp hành pháp luật ở doanh nghiệp nhằm đưa ra các quyết định chính xác phù hợp với doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung. TSCĐ là sự thể hiện về tài sản của vốn cố định, là bộ phận quan trọng quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được hiệu quả kinh tế cao, các doanh nghiệp cần sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị hiện có, thực hiện tốt công tác bảo quản, bảo dưỡng, kịp thời thay thế máy móc, thiết bị lạc hậu, tính toán chính xác mức độ hao mòn trong quá trình sử dụng để thu hồi vốn; đồng thời doanh nghiệp cần có kế hoạch đầu tư chiều sâu hợp lý để không ngừng nâng cao năng lực máy móc, thiết bị, kịp thời đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường. Chính vì vậy, việc hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán TSCĐ luôn là yêu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3.2 - Đánh giá thực trạng về công tác quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam Sau nhiều năm xây dựng và phát triển, Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam đã trưởng thành và củng cố được chỗ đứng vững chắc trong ngành xây dựng cũng như trên thị trường. Giá trị sản lượng, lợi nhuận và các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước hàng năm đều tăng trưởng. Việc làm và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty được bảo đảm. Để đạt được những kết quả trên, một trong những nguyên nhân chủ yếu là Công ty đã thường xuyên quan tâm đến việc đầu tư chiều sâu, đổi mới nâng cấp TSCĐ phục vụ trực tiếp cho sản xuất như máy vi tính, máy in, máy vẽ, hệ thống phần mền tin học... chú trọng trong việc tổ chức, quản lý sử dụng tài sản. Trong đó hạch toán, kế toán đã được sử dụng như là một công cụ, biện pháp để quản lý TSCĐ, bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam, được nghiên cứu, tìm hiểu thực tế quá trình xây dựng, phát triển của Công ty, tôi xin phép được nhận xét về những ưu, nhược điển trong công tác quản lý và hạch toán TSCĐ của Công ty như sau : 3.2.1 - Ưu điểm : - Xét về tổng thể, tổ chức công tác kế toán TSCĐ của Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam đã thực hiện tương đối đầy đủ và có hệ thống, đảm bảo theo dõi chặt chẽ từ khâu đầu đến khâu cuối các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới TSCĐ. Các nguyên tắc hạch toán TSCĐ đã được Công ty áp dụng theo đúng quy định hiện hành, tạo thuận lợi cho việc phân tích, tổng hợp trong nội bộ Công ty cũng như việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan chức năng Nhà nước. Kế toán tổng hợp và chi tiết đã có sự phối hợp tương đối chặt chẽ, các thông tin về TSCĐ liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh được cung cấp kịp thời giúp Ban Giám đốc Công ty và các bộ phận chức năng có được những quyết định đúng đắn trong quản lý và điều hành sản xuất. - Hệ thống sổ kế toán được vận dụng một cách tương đối linh hoạt, sáng tạo phù hợp chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là thích hợp cho việc áp dụng các chương trình kế toán trên máy vi tính. Hệ thống báo cáo , biểu mẫu phù hợp với quy định chung. Ngoài những ưu điểm trên, công tác hạch toán, kế toán TSCĐ của Công ty vẫn còn một số những nhược điểm, tồn tại cần khắc phục như sau: 3.2.2 - Tồn tại : Việc mở Sổ cái chi tiết TK 2113, 2114, 2115 là không cần thiết và trùng lặp do TSCĐ đã được theo dõi chi tiết theo từng loại trên Sổ tài sản cố định. Hệ thống sổ chi tiết của Công ty còn thiếu sổ theo dõi tài sản cố định theo từng bộ phận sử dụng. Trong tổng giá trị TSCĐ hiện có của Công ty, thiết bị tin học chiếm tỷ lệ 50%. Do sự phát triển nhanh của khoa học kỹ thuật, mức độ hao mòn vô hình của loại tài sản này rất lớn. Việc tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính chưa phản ánh đúng mức độ hao mòn của loại tài sản này. Để khắc phục tình trạng trên, Công ty nên nghiên cứu áp dụng phương pháp khấu hao phù hợp hơn. Trong công tác quản lý sử dụng TSCĐ, Công ty chưa có kế hoạch và tiến độ cụ thể cho việc sửa chữa lớn TSCĐ nên kế toán không có cơ sở để trích trước khoản chi phí này, vì vậy khi phát sinh nghiệp vụ trên đã gây ra hiện tượng đột biến giá thành một cách giả tạo ảnh hưởng đến việc hạch toán kết quả kinh doanh và mất ổn định trong kế hoạch sản xuất chung của toàn Công ty. Những tài sản cố định không cần dùng hoặc hư hỏng không có khả năng khắc phục sửa chữa, Công ty chưa tiến hành thanh lý, nhượng bán dứt điểm để thu hồi vốn kịp thời. Quy chế quản lý và sử dụng tài sản cố định chưa thực hiện tốt. Việc điều chuyển, tăng giảm tài sản cố định giữa các đơn vị còn thiếu chặt chẽ và chưa được kiểm tra, đối chiếu thường xuyên. Việc đánh giá, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty chưa làm được dẫn đến chất lượng công tác quản lý giảm sút thể hiện ở việc đầu tư máy móc không đồng bộ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.3 - Một số ý kiến hoàn thiện tổ chức quản lý và hạch toán nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ ở Công ty tư vấn XDDD Việt nam. Xuất phát từ những tồn tại và khó khăn cần khắc phục của Công ty, căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước, để góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam, tôi xin có một số ý kiến đề xuất như sau : 1- Việc theo dõi chi tiết TSCĐ nên tiến hành theo từng loại Sổ tài sản cố định, Sổ cái là sổ tổng hợp chỉ nên mở chung cho TK 211 - Tài sản cố định hữu hình. Sổ cái Năm 1998 Tên tài khoản : TSCĐ hữu hình Số hiệu : 211 NT chứng từ trang sHTK số phát sinh ghi sổ Số Ntháng diễn giải sổ NKC ĐƯ nợ có Số dư đầu kỳ 6.438.770.954 Phát sinh trong kỳ ..... 03BK 17/3/98 T/lý máy photocopy SHAP 2030 - VPKC2 5 15.915.000 .......... Luỹ kế phát sinh 2.043.620.684 15.915.000 Số dư cuối kỳ 8.466.476.638 2- Công ty cần bổ sung sổ theo dõi TSCĐ cho từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng. Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để kế toán đánh giá tình hình TSCĐ sử dụng tại các đơn vị nói chung, mặt khác có thể đánh giá được các chỉ tiêu như sức sản xuất của TSCĐ, sức sinh lợi của TSCĐ... để từ đó có kế hoạch đầu tư cho các bộ phận một cách thích hợp. Mẫu sổ có thể được mở như sau (Biểu số 19) Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng việt nam sổ tài sản theo đơn vị sử dụng Năm 199... Tên đơn vị (phòng, ban hoặc người sử dụng) ................................................... Ghi tăng tài sản Ghi giảm tài sản Chứng từ Chứng từ Số hiệu Ngày tháng năm Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ Số thẻ Số lượng Đơn giá Số tiền Số hiệu Ngày tháng năm Lý do Số lượng Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ngày ...... tháng ....... năm 199..... Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ, tên) (ký, họ, tên) Quá trình hạch toán và ghi sổ tại Công ty sẽ được thực hiện theo sơ đồ sau : (Sơ đồ số 10) Sơ đồ luân chuyển chứng từ và hạch toán TSCĐ Chứng từ gốc Sổ theo dõi TSCĐ theo bộ phận SD Thẻ TSCĐ, Sổ chi tiết TSCĐ Bảng kê phân loại Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo 3 - Để đảm bảo phản ánh đúng mức độ hao mòn của tài sản cố định, đối với các loại thiết bị tin học, Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao luỹ thoái. Phương pháp khấu hao luỹ thoái được tính như sau : Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao luỹ thoái Trên cơ sở đáp ứng yêu cầu vừa đảm bảo lợi ích của Công ty, vừa đảm bảo lợi ích của Nhà nước, tỷ lệ khấu hao luỹ thoái hàng năm cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải được cấp có thẩm quyền cho phép. - Phải tương ứng với khả năng bù đắp của doanh thu (SXKD không được lỗ). - Thời gian sử dụng TSCĐ vẫn phải đảm bảo theo quy định hiện hành. Phương pháp khấu hao luỹ thoái nếu được áp dụng hợp lý sẽ có những ưu điểm sau: - Tạo khả năng thu hồi vốn nhanh vào những năm đầu, hạn chế được những tổn thất do hao mòn vô hình gây ra. Đồng thời tạo điều kiện tăng tốc độ quay vòng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. - Nếu tài sản được đầu tư bằng vốn vay tín dụng, phương pháp khấu hao này sẽ đảm bảo hoàn trả vốn vay nhanh trong những năm đầu, dẫn đến việc giảm được số lãi vốn vay phải trả. Xin phép được phân tích hiệu quả của việc áp dụng phương pháp khấu hao luỹ thoái thông qua ví dụ sau: Giả sử Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam áp dụng phương pháp khấu hao luỹ thoái đối với các loại TSCĐ là thiết bị văn phòng với tỷ lệ khấu hao giảm dần theo các năm tương ứng là 40%, 30%, 20%, 10%. Chẳng hạn năm 1998 được coi là năm đầu tiên với tỷ lệ khấu hao là 40% đối với thiết bị văn phòng, ta có bảng so sánh hiệu quả kinh doanh như sau: Doanh thu Tỷ lệ khấu hao 25% Tỷ lệ khấu hao 40% năm 1998 Giá trị hao mòn thiết bị V.phòng Lợi nhuận đạt được Giá trị hao mòn thiết bị V.phòng Lợi nhuận đạt được 43.118.724.896 851.883.796 1.746.093.504 1.363.014.073 1.234.963.227 Theo bảng tính toán trên ta thấy việc áp dụng tỷ lệ khấu hao luỹ thoái 40% đối với TSCĐ là thiết bị văn phòng tại Công ty năm 1998 là hợp lý. Vừa tuân thủ được các nguyên tắc nhằm đảm bảo lợi ích của Công ty nói riêng và lợi ích của Nhà nước nói chung, vừa phát huy được tất cả những ưu điểm của phương pháp khấu hao này đối với hoạt động SXKD của Công ty. 4 - Hàng năm Công ty cần tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho việc sửa chữa lớn TSCĐ để phòng kế toán thực hiện việc trích trước hoặc phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong kỳ. Có kế hoạch bảo dưỡng, thay thế từng chi tiết, bộ phận TSCĐ để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản. 5- Căn cứ vào thực trạng TSCĐ, Công ty cần khẩn trương làm thủ tục thanh lý, nhượng bán đối với những TSCĐ cũ, hỏng, lạc hậu, lỗi thời không còn giá trị sử dụng để thu hồi vốn cho kinh doanh và cho ngân sách Nhà nước. 6- Việc điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị trong nội bộ Công ty phải do Văn phòng tổng hợp điều hành và lập phiếu điều chuyển. Phiếu điều chuyển TSCĐ được lập thành 03 bản. Phòng Tài vụ Công ty căn cứ vào phiếu điều chuyển để điều chỉnh trong sổ theo dõi chi tiết của các đơn vị. 7- Công ty cần thường xuyên thực hiện việc phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ để nâng cao chất lượng công tác quản lý nhằm đưa ra những quyết định chính xác đảm bảo cho việc đầu tư TSCĐ đúng thời điểm và đem lại hiệu quả cao nhất. thông qua các chỉ tiêu sau: a) Chỉ tiêu sức sản xuất của TSCĐ (I) Doanh thu năm I = --------------------------------------------------------- Nguyên giá TSCĐ sử dụng bình quân năm b) Chỉ tiêu sức sinh lợi của TSCĐ (R) Lợi nhuận trong năm R = ----------------------------------------------------------------------- Nguyên giá của TSCĐ sử dụng bình quân trong năm c) Chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn cố định Giá trị tổng sản lượng Hiệu quả sử dụng vốn cố định = ------------------------------------------- Vốn cố định bình quân Tóm lại, những khó khăn, tồn tại nêu trên trong công tác hạch toán, kế toán tại Công ty Tư vấn XDDD Việt nam không phải là không khắc phục được, tôi tin rằng, với đội ngũ cán bộ nhiệt tình, có năng lực, với những đòi hỏi nghiêm khắc của nền kinh tế thị trường hiện nay, Công ty sẽ nhanh chóng tự hoàn thiện mình để vượt qua mọi thử thách, vững vàng hơn trong sản xuất kinh doanh và không ngừng phát huy uy tín sẵn có của mình trong lĩnh vực tư vấn xây dựng. Kết luận TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mọi quốc gia trong mọi nền kinh tế. Việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tăng giảm TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của Công tác quản lý và hạch toán TSCĐ. Tổ chức hạch toán TSCĐ không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng và đầu tư cho sản xuất kinh doanh. Trong phạm vi có hạn , luận văn tốt nghiệp đã đề cập đến những vấn đề cơ bản về phương pháp hạch toán TSCĐ theo các trường hợp tăng giảm, khấu hao, sửa chữa lớn TSCĐ, đồng thời phản ánh tình hình hạch toán và thực trạng quản lý và sử dụng TSCĐ tại Công ty Tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam. Gần 45 năm qua, những thành quả mà Công ty đạt được không phải là nhỏ. Từ một lực lượng nhỏ bé ban đầu chỉ với 40 người, qua quá trình hoạt động và trưởng thành, đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty đã kề vai sát cánh bên nhau để tự khẳng định mình và tạo cho Công ty có được một vị thế xứng đáng trong thị trường tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam. Tuy nhiên, khó khăn tồn tại chưa phải đã hết, đòi hỏi Công ty cần nỗ lực hơn nữa để khắc phục và hoàn thiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác quản lý, hạch toán TSCĐ nói riêng. Do trình độ của bản thân có hạn, bản luận văn này chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Vậy xin kính mong sự chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô giáo để bản luận văn tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ hướng dẫn của Cô giáo PTS. Nguyễn Thị Đông cùng toàn thể cán bộ phòng Kế toán tài chính Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. mục lục __________________________________________________________________ Lời mở đầu. Phần 1 : Nguyên lý chung về kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. 1.1 - Vai trò và vị trí TSCĐ. 1.2 - Phân loại và đánh giá TSCĐ. 1.2.1 - Phân loại TSCĐ. 1.2.2 - Đánh giá. a) Nguyên giá. b) Giá trị khôi phục hoàn toàn. c) Giá trị còn lại 1.3 - Hạch toán và tổ chức chứng từ kế toán TSCĐ theo từng phần hành 1.3.1 - Hạch toán TSCĐ hữu hình a) Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình b) Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình 1.3.2 - Hạch toán TSCĐ thuê dài hạn a) Kê toán TSCĐ thuê tài chính ở doanh nghiệp đi thuê TSCĐ b) Kế toán thuê và cho thuê hoạt động 1.3.3 - Kế toán TSCĐ vô hình 1.3.4 - Kế toán khấu hao TSCĐ a) Các phương pháp tính khấu hao b) Trình tự hạch toán khấu hao TSCĐ 1.3.5 - Hạch toán sửa chữa TSCĐ 1.4 Hạch toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ Phần II - Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty tư vấn XDDD Việt nam 2.1 - Đặc điểm kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tư vấn XDDD VN ảnh hưởng đến tổ chức hạch toán TSCĐ của Công ty. 2.1.1 - Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.2 - Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.2 - Đặc điểm TSCĐ và kế toán TSCĐ ở Công ty VNCC 2.2.1 - Đặc điểm TSCĐ 2.2.2 - Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty VNCC a) Tổ chức hạch toán kế toán tăng TSCĐ b) Tổ chức hạch toán kế toán giảm TSCĐ c) Hạch toán khấu hao TSCĐ d) Hạch toán sửa chữa TSCĐ e) Hạch toán đánh giá TSCĐ 2.3 - Phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty VNCC Phần III - Những tồn tại và một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức hạchtoán TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty tư vấn XDDD Việt nam 3.1 - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán TSCĐ của Công ty tư vấn XDDD Việt nam. 3.2 - Đánh giá thực trạng về công tác quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt nam 3.2.1 - Ưu điểm 3.2.2 - Tồn tại 3.2 - Một vài ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý và hạch toán nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ ở Công ty tư vấn XDDD Việt nam Kết luận