Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á

ật tư được mã hoá theo cách gợi nhớ, hai chữ cái đầu là viết tắt của tên hàng hoá, với số thứ tự của các loại hàng hoá. Ví dụ mã hoá danh mục một số hàng hoá như sau: HN01: Hộp nối mạ kẽm nhúng nóng, 150Wx150Hx100D HN02: Hộp nối mạ kẽm nhúng nóng, 200Wx200Hx150D OT01: Ống thép mạ kẽm 1/2B, t=2.0mm OT02: Ống thép mạ kẽm 3/4B, t=2.3mm …………. Để xem danh mục hàng hoá, vật tư ta làm như sau: Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ kế toán “ Hàng tồn kho”, sau đó chọn “danh mục từ điển”. Chọn “danh mục hàng hoá, vật tư”: Danh mục khách hàng của Công ty được mã hoá như sau: Tên viết tắt + Số thứ tự (lấy ba chữ số): KH: Các công ty, doanh nghiệp. NV: Cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Cụ thể như sau: KH001: Công ty LS VINA KH003: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Cường Thành KH013: Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm NV001: Trần Thanh Thuỷ NV006: Nguyễn Thị Nguyệt Hằng Cũng từ màn hình chức năng của FAST, để xem danh mục khách hàng của Công ty, chọn phân hệ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, chọn “Danh mục từ điển”, sau đó chọn “Danh mục khách hàng”: Danh mục tài khoản phản ánh của Công ty là hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh và hạch toán, Công ty mở thêm một số tài khoản chi tiết. Ví dụ: TK 1111: Tiền mặt Việt Nam TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền VND gửi ngân hàng TK 1121ACB: Tiền VND gửi ngân hàng Á Châu. TK 1121VCB: Tiền VND gửi ngân hàng ngoại thương… Để xem danh mục tài khoản, từ màn hình chức năng, chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “Danh mục từ điển”, chọn “Danh mục tài khoản”: 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á 2.2.1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán áp dụng ở công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đang phải cạnh tranh với nhau rất gay gắt vì vậy mà công tác tiêu thụ hàng hoá có vị trí vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á rất quan tâm đến các phương thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lượng hàng hoá bán ra đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty. - Phương thức bán hàng tại Công ty là phương thức bán hàng trực tiếp, công ty nhập hàng theo đơn đặt hàng của từng dự án và giao thẳng cho khách hàng. Công ty luôn đề ra các chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở nghiên cứu thị trường. Giá bán hàng hoá được thực hiện theo giá qui định hoặc giá thoả thuận giữa Công ty và khách hàng trong các hợp đồng mua bán hàng hoá trên cơ sở hai bên cùng có lợi. - Các phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty:   + Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc séc đối với những khách hàng mua ít, không mua thường xuyên hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay. Phương thức này giúp công ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn. + Thanh toán chậm (bán chịu): Phương thức này áp dụng cho khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Ngoài ra khách hàng có thể thanh toán bằng cách chuyển tiền cho công ty qua các ngân hàng mà công ty có tài khoản tại đó. 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng ở công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á     Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á là đơn vị kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Do đó, doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá, dịch vụ mà Công ty thu được, không bao gồm thuế GTGT đầu ra. Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty, tuỳ theo từng hình thức mua bán hàng hoá để ghi nhận doanh thu cho phù hợp. 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu ở Công ty                   Hóa đơn GTGT Các chứng thanh toán: Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, giấy báo Có của ngân hàng… Phiếu xuất kho 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng chủ yếu                  TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ                  TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp            Và các TK liên quan khác: TK111, TK 112, TK131.. 2.2.2.3. Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng              Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của công ty thì giao dịch với công ty qua các đơn đặt hàng và căn cứ vào đơn đặt hàng các nhân viên ở phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng của khách hàng, kế toán viết phiếu xuất kho. Từ phiếu xuất kho kế toán kiêm bán hàng viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:                    Liên 1 (màu tím): Lưu tại cuống.                    Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng                    Liên 3 (màu xanh): Dùng để luân chuyển Nếu khách hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền mặt. Kế toán sẽ tiến hành viết phiếu thu. Phiếu thu này được viết thành 3 liên:                    Liên 1: Do phòng kế toán giữ .                    Liên 2: Giao cho khách hàng.                    Liên 3: Để ghi sổ quỹ.    Sau đó căn cứ vào Liên 3 hóa đơn GTGT và Liên 1 phiếu thu, kế toán nhập kế toán máy. Ví dụ 1: Ngày 05/03/2009 Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm mua bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A với giá bán chưa có thuế GTGT là 80.198.860 đồng, thuế suất  10% (HĐ GTGT số 0024990). Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm đã chấp nhận trả tiền.     HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: Nội bộ Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT-3LL KP/2009B 0024990 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á Địa chỉ: Nhà 18/2, ngõ 370, đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Điện thoại: 047919999 MST: 0100362998004 Họ và tên người mua hàng: Công ty CP sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm Địa chỉ: Km9, Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, Từ Liêm, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán : TM,CK MST: 0100703863 STT Nội dung Đvt SL ĐG Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A Bộ 01 80.198.860 80.198.860 Cộng tiền hàng: 80.198.860 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 8.198.886 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi tám triệu hai trăm mười tám nghìn bảy trăm bốn sáu đồng Tổng cộng tiền thanh toán : 88.218.746 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán thực hiện việc nhập liệu chứng từ này như sau: Từ giao diện chung chọn phân hệ “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”. Vào cập nhật số liệu chọn: “ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”: Ta có màn hình nhập liệu như sau, kế toán điền đầy đủ thông tin: Phần thông tin chung về chứng từ: - Loại hoá đơn: Chọn loại 1- Xuất bán cho khách hàng. - Mã khách hàng: ấn Enter hiện ra danh mục khách hàng chọn mã KH013 - Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm. - Ô địa chỉ: Máy tính tự hiển thị. - Ô diễn giải: Kế toán ghi “Xuất bán 01 bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A”. - Ô nx (tk nợ): Kế toán ghi TK 131111. - Ô Ngày ht: Ngày 05/03/2009. - Ô Ngày lập chứng từ: Ngày 05/03/2009. - Ô Số seri: KP/2009B. - Ô hđ: 0024990. - Ô Tỷ giá: Máy tính tự hiển thị. - Ô Mã hàng: Ấn Enter sẽ hiện ra danh  mục vật tư, hàng hoá, chọn A11. - Ô tên hàng: Máy tính tự hiển thị. - Ô Đvt: Máy tính tự hiển thị. - Ô tồn kho: Máy tính tự hiển thị. - Ô số lượng: Kế toán nhập 01 (Số lượng  ghi trên hoá đơn). - Ô giá bán: Kế toán nhập 80.198.860. - Mã thuế: Ghi 10%. Phần chi tiết các mặt hàng: - Mã hàng: Kế toán nhập trực tiếp mã hàng hoặc lấy mã từ danh mục hàng hoá. - Tên hàng: Sau khi nhập mã hàng, phần mềm sẽ tự động lấy tên hàng tương ứng. - Đơn vị tính: Máy tính tự hiển thị. - Mã kho: Nhập từ danh mục kho hàng. - Số lượng tồn kho hiện thời: Phần mềm tự động tính. - Số lượng xuất: Căn cứ vào số lượng hàng bán trên hoá đơn GTGT để nhập. - Giá bán VND: giá bán chưa thuế trên Hoá đơn GTGT, là giá bán của hàng hoá. - Tài khoản doanh thu. - Giá vốn VND: Do Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á tính giá vốn hàng hóa theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính giá vốn cho hàng hóa xuất kho. - Tỷ lệ chiết khấu (nếu có). - Giá trị chiết khấu VND. - Tài khoản kho. - Tài khoản giá vốn. - Tài khoản chiết khấu. Phần nhập thuế và tính tổng giá trị của hoá đơn: - Số lượng: tổng số lượng hàng hoá xuất bán. - Tổng tiền hàng: Phần mềm tự động tổng hợp từ phần chi tiết các hàng hoá bán ra. - Mã thuế: Nhập từ danh mục thuế suất GTGT. - Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra và tài khoản đối ứng với tài khoản thuế: Phần mềm tự động hạch toán. - Tiền chiết khấu (nếu có): phần mềm sẽ tự động tổng hợp từ phần chi tiết số tiền chiết khấu của các hàng hoá bán ra. - Tiền sau chiết khấu, tiền thuế VND, Tổng thanh toán: Phần mềm tự động tính. - Thời hạn thanh toán: Kế toán nhập căn cứ theo hoá đơn GTGT. Liên quan đến hạch toán tài khoản hàng hoá, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phân mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. Sau khi nhập xong nhấn nút Lưu (Ctrl+L). Khi đó máy sẽ tự động luân chuyển số liệu vào các sổ cái và sổ chi tiết TK 511, 33311,… Để xem, in sổ chi tiết tài khoản 511 của hình thức Nhật ký - Chứng từ ta làm như sau: Từ màn hình chức năng của FAST, chọn “Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “Sổ sách NKCT theo QĐ 15” và chọn “Sổ chi tiết tài khoản”. Khi đó, hiện ra một hộp thoại, chọn tài khoản, thời gian in và mẫu báo cáo. Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Nhà 18/2, ngõ 370, Cầu Giấy, Hà Nội (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 05/03 HĐ0024990 Xuất bán bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A 131 80.198.860 12/03 HĐ0024991 Xuất bán máy phát điện 250KVA và vỏ cách âm 131 699.280.960 …………... …………… 31/03 Kết chuyển sang TK 911 911 11.416.555.648 Tổng phát sinh nợ: 11.416.555.648 Tổng phát sinh có: 11.416.555.648 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 11.416.555.648 Cộng PS Có 11.416.555.648 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2.2. Kế toán theo dõi người mua tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Trong vấn đề tiêu thu hàng hoá, ngoài việc theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng. Có khách hàng thì Công ty mới tiêu thụ được hàng hoá, tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng được Công ty ưu tiên bán chịu. Bởi vì nếu quá nhiều khách hàng mua chịu và số tiền mua chịu quá lớn, thì số vốn lưu động của Công ty sẽ bị chiếm dụng lớn, từ đó không làm tăng vòng quay vốn lưu động, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn kém, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.          Khi khách hàng thanh toán chậm theo hợp đồng thì để theo dõi công nợ phải thu với khách hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau: Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu sau đó chọn cập nhật số liệu, chọn chứng từ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Nhập các giá trị vào (Ví dụ 1), sau đó nhấn nút Lưu. Máy sẽ tự động lên sổ chi tiết, báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ theo khách hàng. Chọn trạng thái: “Đã ghi sổ cái”, máy sẽ tự động vào sổ cái tài khoản.         Phần  mềm cho phép theo dõi tình hình công nợ chi tiết từng đối tượng khách hàng. Hàng ngày khi có khách hàng đến mua hàng, kế toán phải kiểm tra tính pháp lý của các hoá đơn GTGT rồi tiến hành theo dõi công nợ. Kế toán phải thường xuyên theo dõi công nợ của khách hàng để có kế hoạch đôn đốc, thu hồi vốn. Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Nhà 18/2, ngõ 370, Cầu Giấy, Hà Nội (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 05/03 HĐ0024990 Xuất bán bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A 511 80.198.860 33311 8.019.886 12/03 HĐ0024991 Xuất bán máy phát điện 250KVA và vỏ cách âm 511 699.280.960 33311 34.964.048 15/03 GBC56 Trả tiền chuyển khoản 911 380.500.000 Tổng phát sinh nợ: 822.463.754 Tổng phát sinh có: 380.500.000 Số dư cuối kỳ: Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 6.693.947.652 Cộng PS Có 6.693.947.652 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2.3. Kế toán thuế GTGT tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á            Hiện nay Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy hàng hóa chính thức được tiêu thụ thì bên cạnh việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán hạch toán thuế GTGT với các mức thuế khác nhau áp dụng cho từng mặt hàng cụ thể. Cuối tháng kế toán in tờ khai thuế GTGT từ phần mềm kế toán thành 02 bản, một bản gửi cho cục thuế, một bản lưu tại công ty. Việc nộp thuế do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện nộp tại kho bạc Nhà Nước. Các mặt hàng của công ty là các nhóm hàng chịu thuế suất thuế GTGT 5%, 10%, cụ thể: - Nhóm hàng chịu thuế suất 5%: Máy biến áp, ống thép mạ kẽm, cầu dao phụ tải ngoài trời… - Nhóm hàng chịu thuế suất 10%: Bộ chuyển đổi nguồn tự động, cáp cu… Ví dụ 2: Ngày 12/03/2009 Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm mua máy phát điện 250KVA và vỏ cách âm với giá bán chưa có thuế GTGT là 699.280.960 đồng, thuế suất 5% (HĐ 0024991). Công ty Sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm đã chấp nhận thanh toán. (Trích) BẢNG KẾ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng theo mẫu 01/GTGT) Tháng 03 năm 2009 Trên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á Địa chỉ: 18/2, ngõ 370, đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, Hà Nội                         MST: 0100362998004 Số TT HĐ, chứng từ Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất (%) Thuế GTGT Ghi chú S N 1.Hàng hóa dịch vụ không chịu thuế GTGT 2.Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 0% .. … … … … … … … … … 3.Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 5% 0024991 12/3 Cty CP sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm 0100703863 Máy phát điện 250KVA và Vỏ cách âm 699.280.960 5 34.964.048 … … … … … … … … … … Tổng 4.213.516.900 210.675.845 4.Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 10% 0024990 5/3 Cty CP sản xuất dịch vụ XNK Từ Liêm 0100703863 Bộ chuyển đổi nguồn tự động ATS 400A 80.198.860 10 8.019.886 … … … … … … … … … Tổng 7.203.038.740 720.303.874 Tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra: 11.416.555.648 Tổng thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra: 930.979.719 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Trích TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) Tháng 03 năm 2009 Mã số thuế: 0100362998004 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á Địa chỉ trụ sở: 18/0, ngõ 370, đường Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Điện thoại: 047919999 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam TT Chỉ tiêu Giá trị HHDV (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT A Không có hoạt động mua , bán phát sinh trong kỳ B Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nước I Hàng hóa dịch vụ mua vào trong kỳ 1 HHDV mua vào trong kỳ 7.135.524.316 689.146.321 a HHDV mua vào trong nước … … b HHDV nhập khẩu 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trước a Điều chỉnh tăng b Điều chỉnh giảm 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào 9.240.156.421 4 Tổng số thuế được khấu trừ kỳ này 9.240.156.421 II HHDV bán ra 1 HHDV bán ra trong kỳ 11.416.555.648 930.979.719 1.1 HHDV bán ra không chịu thuế GTGT 1.2 HHDV bán ra chịu thuế GTGT a HHDV xuất khẩu: 0% … … b HHDV bán ra thuế suất: 5% … .. c HHDV bán ra thuế suất: 10% … … 2 Điều chỉnh tăng(giảm) thuế GTGT đầu ra đã kê khai kỳ trước a Điều chỉnh tăng b Điều chỉnh giảm 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra 11.416.555.648 930.979.719 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 241.833.398 2 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 0 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này 2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau 0 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ở công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Hiện nay Công  ty chưa sử dụng một chính sách nào trong thanh toán giảm giá, chiết khấu bán hàng đối với khách hàng mua với khối lượng lớn, thanh toán trước thời hạn. Vì vậy chưa khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng để tạo vòng quay vốn nhanh. Đây là vấn đề cần xem xét thêm để thúc đẩy quá trình tiêu thụ và tuần hoàn vốn. Ngoài ra số hàng bán bị trả lại, do không đúng quy cách phẩm chất hay không đảm bảo chất lượng hầu như là không có.    Do vậy hiện nay Công ty không có khoản nào làm giảm trừ doanh thu bán hàng. 2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán ở công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á     Mặc dù ở công ty bán hàng theo dự án, có đơn đặt hàng mới tiến hành nhập hàng hoá về giao thẳng nhưng công ty vẫn tính toán giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Công thức tính như sau: Trị giá vốn thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất được tính theo công thức: Giá vốn thực tế hàng xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng hàng xuất kho     Tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á, trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho chỉ là trị giá mua hàng hoá trong kỳ. Còn toàn bộ chi phí vận chuyển, bốc dỡ được hạch toán vào TK 642. Với phần mềm kế toán, việc tính giá vốn hàng xuất bán trên được máy tính tự động tính vào cuối kỳ kế toán.      Tài khoản sử dụng: TK632 - Giá vốn hàng bán.      Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các chứng từ liên quan. Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành vào tính giá vốn hàng bán theo trình tự như sau: Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ “Kế toán hàng tồn kho”, chọn “Cập nhật số liệu”, sau đó chọn “Tính giá trung bình” Chương trình sẽ hiện giao diện màn hình tính giá vốn, kế toán chọn tháng để tính giá vốn: Sau khi thực hiện tính giá vốn hàng bán, giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các chứng từ đã nhập trong kỳ. Kế toán theo dõi giá vốn hàng xuất bán trên sổ chi tiết TK 632 và sổ cái TK 632. Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 10.023.415.631 Cộng PS Có 10.023.415.631 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á 2.2.5.1. Kế toán chi phí bán hàng      Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp trong kỳ. Do đặc thù công ty bán hàng theo dự án, có đơn đặt hàng mới bắt đầu nhập hàng về, không có hệ thống kho hàng quầy hàng.... Nên khoản chi phí bán hàng hàng năm của Công ty không lớn, chủ yếu là chi phí vận chuyển giao hàng cho cho các đơn vị đặt hàng. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng. Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 641 như sau: Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6418 - Chi phí khác Hằng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn, chứng từ (bảng phân bổ tiền lương, bàng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, phiếu chi, hoá đơn…) nhập dữ liệu vào máy. Cuối tháng, chương trình tự động vào sổ Cái TK 641. (Trích) BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 03 năm 2009 STT Chỉ tiêu Thời gian sử dụng Nơi sử dụng .. TK 641 TK642 Toàn doanh nghiệp Nguyên giá Khấu hao I Số KH đã trích tháng trước 230.415.360 … 70.452.850 110.220.560 II Số KH TSCĐ tăng tháng này 15.750.000 15.750.000 TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng 4 63.000.000 15.750.000 III Số KH TSCĐ giảm tháng này 1.250.000 1.250.000 TSCĐ dùng ở bộ phận QLDN 5 6.250.000 1.250.000 IV Số KH TSCĐ phải trích tháng này 244.915.360 … 69.202.850 125.970.560 (Trích) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 03 năm 2009 STT Ghi Nợ TK Ghi Có TK TK 335 Tổng TK 334 TK 338 Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382(2%) TK 3383(15%) TK 3384(2%) Cộng Có TK 338 ... ... ... .. .. ... ... .... . ... ... ... 3. 641 33.880.160 677.603,2 4.432.548 591.006,4 5.701.157,6 39.581.317,6 4 642 104.505.280 2.090.105,6 14.304.048 1.907.206,4 16.211.254,4 120.716.534,4 Cộng .. .. .. 138.385440 ...... .... .... 25.932.450 .... 164.317.890 Kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau: Từ màn hình nhập liệu của FAST chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “Cập nhật số liệu”, chọn “Phiếu kế toán” Phần thông tin về chừng từ, kế toán nhập như sau: Ngày hạch toán: 31/03/2009. Ngày lập ctừ: Máy tính tự hiện đúng với ngày hạch toán. Diễn giải chung: Kế toán ghi “Lương nhân viên bán hàng”. Tk (ở phần thông tin cụ thể): Có thể lấy từ danh mục khách hàng hoặc từ nhập. Tên tài khoản: Máy sẽ tự hiển thị. Ps nợ VND, Ps có VND: Kế toán tự nhập. Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 196.321.210 Cộng PS Có 196.321.210 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.    Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí công cụ đồ dùng, văn phòng phẩm, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện thoại, fax, điện nước dùng cho quản lý, các khoản chi phí bằng tiền khác… - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế, kinh phí công đoàn) của đội ngũ quản lý (Ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng ban) - Chi phí đồ dùng văn phòng: là giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng (văn phòng phẩm, các công cụ lao động phục vụ chung cho doanh nghiệp…), dùng cho quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Các TSCĐ định dùng chung cho doanh nghiệp như: phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng… - Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, các khoản phí… là chi phí phục vụ cho hoạt động và sự tồn tại doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản trả cho dịch vụ mà doanh nghiệp phải mua ngoài như: chi phí thuê văn phòng, trả điền điện thoại, nước, internet… - Chi phí bằng tiền khác liên quan: có thể là chi phí đào tạo cán bộ, công tác phí… Chứng từ sử dụng:    Bảng phân bổ tiền lương và  trích BHXH.                                       Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Phiếu chi                                      Giấy báo Nợ Tương ứng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đó, Công ty sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp và theo dõi trên các tài khoản chi tiết: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác  Tương tự như hạch toán chi phí bán hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để lên “Nhật ký chứng từ số 8”, vào các sổ chi tiết TK 642 và sổ cái TK 642. Ví dụ 3: Trong tháng 03 năm 2009, Công ty có khoản chi thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp có hoá đơn như sau: PHIẾU CHI Ngày 09 tháng 03 năm 2009 Mã số 02-TT Quyến số: Số: 5-3 Nợ: 642 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Nguyệt Hằng Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do chi: Chi tiếp khách Số tiền: 456.000 (Viết bằng chữ): Bốn trăm năm mươi sáu nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 09 tháng 03 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc,đá quý):………………………………………… + Số tiền quy đổi:…………………………………………………………… Quy trình nhập chứng từ này vào máy như sau: Vào phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”, chọn “Cập nhật số liệu”, sau đó chọn “Chọn phiếu chi tiền mặt”, ta có màn hình nhập liệu: Kế toán nhập các thông tin sau: Chọn loại phiếu chi: 8 - T/t chi phí trực tiếp bằng tiền. Mã khách: Có thể lấy từ danh mục khách hàng bằng cách nhấn Enter. Máy sẽ tự động hiện tên khách hàng, địa chỉ.. Lý do chi: Chi tiếp khách TK có: 1111 Ngày hạch toán: 09/03/2009 Tài khoản nợ: Lấy từ danh mục tài khoản Phát sinh nợ: 456000 Sau khi nhập dữ liệu đầy đủ, nhấn nút Lưu (Ctr+L), máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ. Tương tự TK 6411, để phán ánh lương của nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, ta cũng làm phiếu kế toán. Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “Cập nhật số liệu”, sau đó chọn “Phiếu kế toán”: Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 212.312.831 Cộng PS Có 212.312.831 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.6. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Thuế TNDN thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại. Việc xác định thuế TNDN của Công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế.    Hàng tháng, kế toán căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp để ghi nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành tạm nộp vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.    Công ty thực hiện quyết toán thuế TNDN vào cuối năm tài chính ghi nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của năm tài chính.   TK sử dụng: TK821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp    Để thực hiện bút toán phản ánh thuế TNDN phải nộp kế toán vào phân hệ “Kế toán tổng hợp”, chọn “cập nhật số liệu”, chọn “Phiếu kế toán”: 2.2.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công ty Hệ thống công nghiệp Việt Á Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng của Công ty sau một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra còn có TK 421 – Lãi chưa phân phối. Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán “Kết chuyển tự động” để xác định kết quả. Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp” , chọn “Cập nhật số liệu”, chọn “Khai báo bút toán kết chuyển tự động”. Sau đó xuất hiện hộp thoại, kế toán nhập các thông tin vào các ô. Sau đó nhấn nút Nhận (hoặc Ctrl + N). Ta có màn hình như sau: Sau đó máy sẽ tự động kết chuyển sang TK 911. Khi kết chuyển cần lưu ý: - Thứ tự logic phải đúng. - Chiều kết chuyển phải đúng (Nợ Có hay từ Có Nợ). Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Số dư đầu năm Nợ Có (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 TK đối ứng Tháng 03 Cộng PS Nợ 11.236.555.641 Cộng PS Có 11.236.555.641 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Trích) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 THÁNG 03 NĂM 2009 Ghi có TK Ghi nợ Tk 156 … 5111 5113 532 632 641 642 821 911 Tổng 111 … … … … … … … … … … .. … … … … … … … … … … … 131 … 6.415.250.116 6.415.250.116 5113 5111 … 11.236.555.641 11.236.555.641 632 10.023.415.631 10.023.415.631 911 … 10.023.415.631 196.321.210 212.312.831 201.126.492 11.236.555.641 Tổng 10.023.415.631 6.415.250.116 10.023.415.631 196.321.210 212.312.831 201.126.492 11.236.555.641 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT Á 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á     Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán cảu Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á, được tìm hiểu tiếp xúc với công tác quản lý nói chung, công tác kế toán nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý. Mặc dù thời gian được thực tập thực tế không nhiều nhưng với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở Công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về công tác kế toán bán hàng ở công ty như sau: 3.1.1. Những thành tựu đạt được Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á đã đạt được những thành tựu đáng kế: doanh thu, lợi nhuận không ngừng tăng lên qua mỗi năm. Mặc dù mới thành lập năm 2007 nhưng tính đến năm 2009 thì doanh thu của Công ty đã đạt 125 tỷ đồng. Tuy nhiên, để có thể tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh riêng phù hợp với đặc điểm mặt hàng của công ty, điều này càng trở nên quan trọng hơn đối với doanh nghiệp thương mại khi mà hoạt động mua bán hàng hoá đóng vai trò quyết định đối với sự sống còn của công ty. Do đó công ty luôn tổ chức công tác bán hàng với một bộ máy linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình bán hàng một cách cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu bán hàng, giá vốn… và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá, tình hình công nợ phải thu, phải trả… công ty đã mở chi tiết cho hệ thống tài khoản. Mở chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3… và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán, đáp ứng được phần nào yêu cầu kế toán quản trị. Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán mỗi phần hành đều có trách nhiệm lưu trữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, phân công phân nhiệm rõ ràng. Các chứng từ từ khâu bán hàng được chuyển đến phòng Tài Chính - Kế toán một cách khẩn trương, liên tục, đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch toán. Về tổ chức hạch toán: Việc tổ chức hạch toán tại công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán máy. Phần mềm kế toán FAST là phần mềm được sử dụng rộng rãi hiện nay, bởi đây là phần mềm dễ sử dụng, cập nhật nhiều chế độ kế toán, nhiều tính năng mạnh, có thể nối mạng các máy với nhau. Vì vậy công việc hạch toán được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và giảm bớt được khối lượng công việc. Về tổ chức bộ máy kế toán: Dù mới thành lập nhưng Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, kinh doanh của mình, đã phát huy được vai trò quan trọng của kế toán; bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty tuy tuổi đời còn rất trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng. Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế toán. 3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện Mặc dù công tác tổ chức kế toán đã khá chặt chẽ nhưng nhìn chung trong công tác tổ chức kế toán bán hàng nói riêng, công tác tổ chức kế toán nói chung vẫn còn nhiều hạn chế. Hạn chế trong bộ máy kế toán của công ty cũng là hạn chế chung của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, đó là chưa có một bộ phận kế toán quản trị và phân tích tài chính. Hàng năm, công ty lập kế hoạch doanh thu,chi phí trong kỳ nhưng phần nhiều là mang tính chất ngưỡng phấn đấu và tăng trưởng chứ chưa dựa vào những đánh giá khoa học, những phân tích về thị trường, về hàng hoá và về nội bộ trong hoạt động đơn vị. Về phần mềm kế toán sử dụng: Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chương trình mới chỉ liệt kê mà không phân tích được là thông qua đó nói lên điều gì. Còn một hạn chế ở phần mềm này là sổ sách kế toán chưa thực sự đúng theo mẫu của QĐ 15 - BTC, ví dụ như sổ chi tiết, sổ Cái các tài khoản Về tài khoản sử dụng: Công ty không sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ mà ghi nhận trực tiếp vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Trên thực tế, chi phí thu mua được phản ánh vào giá vốn chỉ có chi phí bảo hiểm hàng hoá, các chi phí còn lại công ty đều đưa vào TK 642. Về thanh toán công nợ: Tuy hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện tốt nhưng đối với các khoản thanh toán công nợ còn gặp nhiều khó khăn. Số lượng vốn mà công ty bị chiếm dụng tương đối lớn trong khi vốn hoạt động của công ty không nhiều, phần lớn hoạt động kinh doanh của công ty đều phải vay vốn ngân hàng. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn đã gây khó khăn cho công ty trong việc quay vòng vốn, nếu vay của ngân hàng công ty phải chịu lãi suất cao nên làm cho chi phí lãi vay của công ty khá lớn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của công ty. Công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Trong khi đó công ty lại thường bán chịu cho khách hàng với giá trị lớn, dó đó rủi ro về các khoản phải thu có thể xảy ra. Về việc tiêu thụ hàng hoá tại Công ty: Hiện nay, Công ty vẫn chưa thực hiện việc đẩy nhanh tiêu thụ sản phẩm bằng cách thực hiện các chính sách ưu đãi đối với khách hàng khi mua sản phẩm như thực hiện chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác  kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là khắc phục những tồn tại, hạn chế để công tác hạch toán được chính xác, chặt chẽ, khoa học, đúng đắn, kịp thời và có hiệu quả cao. Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, liên tục. Trong quá trình diễn ra hoạt động mua bán sẽ liên quan rất nhiều lợi ích của các đối tượng như khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế… và lợi ích của doanh nghiệp. Do đó, kế toán không chỉ làm công việc tính toán, ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc phân tích các số liệu kế toán để nhà quản lý ra quyết định kinh doanh đem lại lợi nhuận cao nhất. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng làm cho việc hạch toán trong đơn vị được rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và có hiệu quả cho nhà quản lý và các đối tượng có liên quan. Dựa trên số liệu đó họ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. 3.2.2. Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất tập trung dân chủ vì tính độc lập tương đối. Thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. Tính thống nhất sẽ đảm bảo việc thu thập tài liệu, số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất. - Tuân thủ chính sách kinh tế, tài chính của nhà nước và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành, kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vị doanh nghiệp mà của cả nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo. - Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Trong nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng, Nhà nước ban hành các chính sách, các qui định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm doanh nghiệp mình. - Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện  công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á Trong quá trình thực tập tại công ty em thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hoạt động khá hoàn thiện. Tuy nhiên cùng sự phát triển vững mạnh của công ty cũng như những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, việc không ngừng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng cần thiết. Dựa trên những hạn chế về tổ chức kế toán bán hàng của công ty em xin đưa ra một số ý kiến kiến nghị sau: Ý kiến thứ nhất: Về hạch toán khoản chi phí thu mua hàng hoá Công ty không nên phản ánh khoản chi phí này vào TK 642 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Hơn nữa, công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng xuất bán quá lớn. Thực tế, giá vốn hàng xuất bán của công ty căn cứ vào giá mua trên hoá đơn của công ty bán hàng nên chưa phản ánh đầy đủ giá vốn hàng bán. Điều này làm cho giá vốn của hàng bán bị giảm đi. Như vậy, công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp, không đúng với chế độ kế toán, không phản ánh chính xác giá vốn hàng xuất bán. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí thu mua hàng hoá. Chính vì vậy công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trong kỳ và phân bổ chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ theo công thức: Chi phí thu + Chi phí thu mua mua của hàng phát sinh trong kỳ tồn đầu kỳ Trị giá mua hàng Tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ x == Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng Tiêu thụ trong kỳ tồn kho cuối kỳ Tuy nhiên, đặc thù của Công ty là khi có đơn đặt hàng mới thực hiện nhập hàng và giao hết cho khách hàng, vì vậy không có hàng tồn kho. Do đó, chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ chính là chi phí thu mua phát sinh trong kỳ. Hơn nữa, phần mềm FAST không tách được TK 1562, vì vậy khi mua hàng làm phiếu nhập mua, nếu có chi phí thu mua thì Công ty nên nhập vào “Phiếu nhập chi phí mua hàng” có trong phần mềm. Tuy nhiên, ở phiếu nhập chi phí mua hàng thì phải chọn phiếu nhập nào để nó phân bổ cho phiếu nhập đó luôn. Khi chạy giá thì nó cộng cả chi phí đó vào giá vốn hàng xuất bán. Ví dụ 4: Có phiếu nhập kho số NK070104 ngày 02/03/2009, nhập mua máy biến áp 400KVA 6-22/0.4KV và máy biến áp 630KVA 6-22/0.4KV.Chi phí vận chuyển chưa có thuế GTGT trả cho Công ty TNHH dịch vụ vận tải Alpha là 1.755.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt theo hoá đơn GTGT số 0041240. Thuế suất thuế GTGT 10%. Chứng từ này nên được nhập với quy trình như sau: Từ màn hình chức năng của FAST, chọn phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”, sau đó chọn “Cập nhật số liệu”, chọn “Phiếu nhập chi phí mua hàng”. Giao diện của màn hình nhập liệu như sau: Phần thông tin về chứng từ, kế toán nên nhập như sau: - Mã khách: Lấy từ danh mục khách hàng bằng cách nhấn Enter. Máy tính sẽ từ động hiện lên tên khách hàng, địa chỉ… - Diễn giải: Kế toán ghi “Chi phí mua hàng”. - Mã nx (tk có): 1111. - Ngày hạch toán: 02/03/2009. - Máy tự động nhảy ngày lập ctừ như ngày hạch toán. - Số ctừ: 0041240. - Chọn PN: Nhấn vào sẽ hiện lên phần lọc chứng từ, ta thực hiện lọc theo số chứng từ, lúc đó sẽ hiện lên Số pn mua: NK070104; Ngày nhập mua: 02/03/2009. - Tổng chi phí: 1.755.000. - Nhấn nút PB tự động. Lúc đó máy tính sẽ tự động hiện lên mã hàng trong phiếu nhập trên và phân bổ chi phí cho các mặt hàng trong phiếu nhập đó. Ý kiến thứ hai: Về phương pháp tính giá hàng tồn kho Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn hàng xuất kho. Phương pháp này đơn giản, dễ tính nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, phương pháp này hạn chế tính kịp thời của các thông tin giá vốn, không cung cấp được ngay những thông tin cần thiết về trị giá vốn cho mỗi lần biến động hàng hoá vì thời điểm tính trị giá vốn hàng xuất kho được tính vào cuối tháng. Do việc tính giá vốn hàng tồn kho có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty nên kế toán cần áp dụng phương pháp nào đề việc tính giá vốn một cách chính xác, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý vào bất kỳ thời điểm nào. Công ty bán hàng theo dự án, có đơn đặt hàng mới tiến hành nhập hàng về và giao thẳng cho khách hàng, vì vậy theo em Công ty nên áp dụng phương pháp đích danh để tính tính giá vốn hàng xuất kho. Ý kiến thứ ba: Về việc thanh toán công nợ và áp dụng các hình thức khuyến mãi. Các đòn bẩy kinh tế mà công ty áp dụng chưa đủ sức thuyết phục khách hàng và nhiều biện pháp tài chính khác vẫn chưa được vận dụng để thúc đẩy tiêu thụ, thanh toán công nợ khách hàng. Chính vì vậy nguồn vốn kinh doanh của công ty bị chiếm dụng là khá lớn do đại đa số khách hàng là thanh toán chậm nên trách nhiệm đặt lên kế toán công ty là phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi đối với từng khách hàng. Từ thực tế đó, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán để khuyến khích các khách hàng thanh toán nhanh, trước thời hạn. Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán là biện pháp thúc đẩy sự quay vòng của vốn lưu động nhằm tái sản xuất, nâng cao hiệu quả tiêu thụ. Mức chiết khấu đặt ra nên căn cứ vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền nợ để có tỷ lệ thích hợp. Tuy nhiên tỷ lệ này không nên quá thấp vì nó sẽ không khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn nhưng cũng không nên quá cao vì nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Tuy khi áp dụng các biện pháp kích thích thanh toán này có thể làm cho chi phí của công ty tăng lên nhưng lại giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh thất thu hoặc không thu hồi được vốn. Đồng thời khi gần đến hạn thanh toán, công ty nên gửi thông báo nợ đến khách hàng nhằm đốc thúc, nhắc nhở việc thanh toán. Còn đối với khách hàng nợ quá hạn, công ty phải thường xuyên theo dõi truy đòi, trích lập dự phòng cho phù hợp tránh tình trạng con nợ phá sản, gây mất mát làm ảnh hưởng đền vốn chủ sở hữu. Ý kiến thứ tư: Về việc lập dự phòng nợ phải thu Việc dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi sẽ giúp công ty đề phòng được những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Để phản ánh tình hình lập và sử dụng các khoản phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. Công ty có thể sử dụng hệ thống sổ đã cài đặt trong phần mềm kế toán bằng cách: vào đăng ký tài khoản để đăng ký tài khoản sử dụng (TK 139), sau đó máy sẽ tự động cài đặt mẫu sổ cái TK 139, vào phần mềm FAST vào mục hệ thống chọn năm làm việc rồi vào phần báo cáo chọn hình thức sổ đăng ký để làm việc với sổ cái TK 139. Trước khi quyết định trích lập, công ty phải xác định rõ tên, địa chỉ, nội dung của từng tài khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ, người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi, đồng thời công ty phải tập hợp được các chứng tù gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền nợ còn chưa trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ… sau đó phải lập hội đồng thẩm định và xác định các khoản phải thu khó đòi. Mặt hàng chính của Công ty là những mặt hàng có giá bán ra lớn, trong lúc đó Công ty lại bán hàng theo dự án nên hàng năm các khoản phải thu của Công ty khá lớn. Quán triệt nguyên tắc thận trọng đòi hỏi Công ty phải lập dự phòng khi có bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi.Việc lập dự phòng phải thu khó đòi phải được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo kế toán tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức lập dự phòng với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của thông tư 228/2009/TT - BTC. Theo thông tư 228, đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập như sau: - 30 % giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 06 tháng đến 1 năm. - 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. - 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Ví dụ 5: Cuối năm 2009, kế toán Công ty đã được xác định các khoản nợ quá hạn trên 6 tháng đến 1 năm trị giá 571.125.540 triệu đồng. Như vậy, theo quy định của thông tư 228 thì kế toán phải trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này với 30% giá trị của nó. Số dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi cần trích lập là: 571.125.540 x 30% = 171.337.662 (triệu đồng) Hạch toán khoản này như sau: Nợ TK 642: 171.337.662 Có TK 139: 171.337.662 Ý kiến thứ năm: Đa dạng hoá các mặt hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm, xúc tiến quảng cáo. Hiện nay, khi đời sống của người dân ngày càng tăng lên những yêu cầu đối với sản phẩm cũng ngày càng tăng. Khi số lượng các doanh nghiệp hoạt động thương mại không ngừng tăng lên, thị trường người tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn, đòi hỏi Công ty phải đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, nghiên cứu kỹ chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó Công ty nên bắt đầu xúc tiến hoạt động quảng cáo, khuyến mãi trên cơ sở giữa chi phí và lợi nhuận thu được. Một chính sách quảng cáo tốt sẽ tạo niềm tin đối với khách hàng, từ đó sẽ thu hút thêm số lượng khách hàng đến với Công ty. Do mặt hàng mà Công ty kinh doanh rất đa dạng và giá trị các mặt hàng rất lớn vì vậy để luôn giữ vững niềm tin đối với khách hàng, Công ty phải thực hiện kiểm tra chặt chẽ chất lượng hàng hoá trước khi giao cho khách hàng. Ý kiến thứ sáu: Không ngừng nâng cao trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên. Do những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường cùng sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp, công ty thường xuyên phải trau dồi, nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên bằng việc tạo điều kiện cho cán bộ học tập, tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ, cử cán bộ tham gia các buổi hội thảo… Thực tế hiện nay, Nhà nước ban hành nhiều chính sách để cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nên kịp thời nắm bắt thông tin nhất là khi chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty là đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Đồng thời, Công ty xây dựng quy chế phù hợp, gắn trách nhiệm và lợi ích với người lao động để khuyến khích công nhân viên hoạt động tích cực, hiệu quả cao trong công việc. KẾT LUẬN Trong điều kiện hiện nay, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp kinh doanh nói chung và Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á nói riêng. Do đó đòi hỏi bộ máy quản lý Công ty phải có kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh để nắm bắt thị trường, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp. Trong chiến lược đó thì kế toán đóng vai trò không nhỏ trong việc cung cấp thông tin cần thiết để ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, nắm bắt cơ hội kinh doanh. Nhận thức được điều này, Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á đã và đang chú trọng đầu tư cho công tác kế toán tài chính ngày càng hoàn thiện hơn và phục vụ cho công việc quản lý một cách tốt nhất. Dù mới thành lập chưa lâu, mới thâm nhập vào thị trường, còn gặp nhiều khó khăn và thử thách nhưng Công ty TNHH Hệ thống Công nghiệp Việt Á đang từng bước khẳng định mình trên thị trường. Công ty từng bước mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Á, đặc biệt là chị Nguyễn Hạnh Thuỷ - Kế toán trưởng Công ty, em đã nắm bắt được sơ bộ công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kế toán Việt Nam – Nhà xuất bản Tài Chính. Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1 - Nhà xuất bản Tài Chính. Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 2 - Nhà xuất bản Tài Chính. Giáo trình kế toán tài chính của Học Viện Tài Chính - Nhà xuất bản Tài Chính. Một số luận văn tốt nghiệp khoá trước. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BTC: Bộ Tài Chính BHXH: Bảo hiểm xã hội CPBH: Chi phí bán hàng CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng HĐTV: Hội đồng thành viên HTK: Hàng tồn kho NKCT: Nhật ký - Chứng từ TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TTĐB: Tiêu thụ đặc biệt TSCĐ: Tài sản cố định TNDN: Thu nhập doanh nghiệp XNK: Xuất nhập khẩu Mục lục