Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Thiết Bị Bưu điện

ửi bán, Bảng phân bố và tính giá thực tế xuất kho hàng gửi bán, Bảng tổng hợp chi tiết TK157, sổ cái TK 157. Trình tự kế toán: Hàng ngày, căn cứ các yêu cầu của các chi nhánh, kế toán thành phẩm viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc. Liên 2: Giao cho người phụ trách việc vận chuyển để xuống kho nhận hàng. Liên 3: là chứng từ để vào thẻ kho. Kế toán theo dõi hàng gửi bán vào thẻ kho hàng gửi bán theo chỉ tiêu số lượng (mở theo dõi riêng từng chi nhánh). Cuối tháng, các chi nhánh kê hàng bán trong tháng gửi về phòng Kế toán thống kê Nhà máy. Kế toán theo dõi hàng gửi bán sẽ phải chia ra 2 trường hợp : - Đối với chi nhánh 1 cùng khu vực Hà Nội, kế toán chỉ căn cứ vào bảng kê bán hàng (Biểu số 7A), kiểm tra giá bán, vào thẻ kho hàng gửi bán của CN1 theo chỉ tiêu số lượng (cột xuất). Từ thẻ kho, kế toán vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của CN1, tính toán được chỉ tiêu giá trị của phát sinh nợ và phát sinh có TK 157 của CN1 (tính theo giá hạch toán). Căn cứ vào bảng kê bán hàng, kế toán vào sổ chi tiết TK 136 mở cho chi nhánh 1, định khoản như sau : Nợ TK 136 - Giá bán chưa thuế Có TK 512 - Giá bán chưa thuế - Đối với các chi nhánh khác khu vực Hà Nội (CN2 ở Đà Nẵng, CN3 ở TP Hồ Chí Minh) : cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng kê bán hàng để viết hoá đơn GTGT. Sau đó gửi liên 2 cho các CN để các CN kê thuế GTGT đầu vào, còn liên 3 làm căn cứ để vào thẻ kho hàng gửi bán mở cho CN2 và CN3 (Biểu số 7) ghi vào cột xuất. Từ thẻ kho tương tự như CN1, kế toán vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của CN2 và CN3 (Biểu số 8), tính toán được giá trị của phát sinh nợ, phát sinh có của TK 157 theo từng CN. Căn cứ vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của các CN, kế toán lên bảng tổng hợp TK 157 (tính theo giá hạch toán, từ đó làm căn cứ để lên Bảng kê số 9 - tính giá thực tế TK157 (Biểu số 9). Kế toán hàng gửi bán tổng hợp số liệu chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK 157 (Biểu số 10) và sổ cái TK 632 (Biểu số 6C) Sau đây là mẫu một số sổ sử dụng trong kế toán tiêu thụ theo phương thức gửi hàng. - Mẫu bảng kê bán hàng của chi nhánh (Biểu 7A) - Mẫu thẻ kho (Biểu số 7B) - Tổng hợp số liệu ở các báo cáo Nhập-xuất-tồn kho hàng gửi bán (Biểu số 8). - Bảng tổng hợp TK157 (Biểu số 9). - Từ số liệu của bảng tổng hợp chi tiết này kết hợp với bảng tính giá xuất kho thành phẩm và bảng tính giá xuất kho vật tư và NKCT số 7 kế toán lập bảng kê số 9 : tính giá thực tế xuất kho hàng gửi bán(Biểu số 10). - Sau khi xác định đựơc trị giá thực tế xuất kho của hàng gửi bán, kế toán tiêu thụ chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK157(Biểu số10) Biểu số 7A Bảng kê tiêu thụ Của chi nhánh 1 Tháng 1/2002 STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Đơn giá (đã trừ 1,5%) Xuất tháng 1 Số lượng Giá trị 4 6 21 25 Thùng thư K2000(Một mặt) Thùng thư nhỏ K2000 Loa 130 Loa BASS 250 .............. Cộng cái cái cái cái 886.500 177.300 22.655 59.100 2 3 80 140 1.773.000 531.900 1.812.400 8.274.000 1.120.583.996 Biểu số 7B Doanh nghiệp Mẫu số 06 – VT Ban hành theo Tên kho : Chi nhánh 3 Thẻ kho QĐ số 186/TC-CĐKT ngày Ngày lập thẻ: 01/01/2002 14/03/1995 của Bộ tài chính Tờ số : Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Điện thoại V701 Đơn vị tính : Cái Mã số : 164 TT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 26512 26518 58724 26528 58742 26/1 30/1 28/2 12/3 31/3 Kiểm kê 31/12/2001 Tháng 1 Cộng phát sinh T1 Tháng 2 Thanh toán Tháng 3 Thanh toán Cộng PS tháng 3 600 1.000 1.600 1.200 1.200 674 4.223 4.223 4.911 5.511 6.511 6.511 5.837 7.037 2.814 2.814 Biểu số 10 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Bảng kê số 9 - Tính giá thực tế hàng gửi bán TK 157 Quý 1 - 2002 STT Diễn giải TK đối Giá HT Giá TT ứng I Tồn đầu kỳ 14,225,404,707 12,860,781,346 II Nhập trong kỳ 17,673,934,050 17,113,838,267 Xuất NVL gửi bán 152 15,024,000 15,775,200 Xuất kho thành phẩm gửi bán 155 17,658,910,050 17,098,063,067 III Cộng TĐK và nhập trong kỳ 31,899,338,757 29,974,619,613 IV Hệ số giá 0.93970 V Xuất trong kỳ 9,551,191,706 8,975,254,846 Giá vốn hàng gửi bán 632 8,844,674,106 8,268,737,246 Hàng gửi bán trả lại kho thành phẩm 155 657,017,600 657,017,600 Chi phí tiêu thụ 641 49,500,000 49,500,000 VI Số dư cuối Q1/2002 22,348,147,051 20,999,364,767 Biểu số 11 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Hàng gửi bán Số hiệu TK : 157 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 12,860,781,345 Xuất NVL gửi bán 152 15,775,200 Xuất thành phẩm gửi bán 155 17,098,063,067 Chi phí bán hàng 641 49,500,000 Giá vốn hàng gửi bán 632 8,268,737,246 Trả lại hàng gửi bán 155 657,017,600 Cộng PS quý 1/2002 17,113,838,267 8,975,254,846 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 20,999,364,766 3/ Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, thuế và các khoản giảm trừ doanh thu 3.1/ Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Doanh thu của nhà máy bao gồm doanh thu từ việc bán thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu.... trong đó chủ yếu là doanh thu tiêu thụ thành phẩm. - Các chứng từ thường được sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu thu, Giấy báo có, Giấy chấp nhận thanh toán, Bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh ... - Tài khoản sử dụng : chủ yếu sử dụng các tài khoản sau: + TK 511 - Doanh thu bán hàng: Phản ánh giá trị sản phẩm hàng hoá đã bán và các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu để xác định doanh thu thuần kết chuyển sang TK 911 tính kết quả kinh doanh của nhà máy. + TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ: Phản ánh giá trị sản phẩm hàng hoá bán cho các chi nhánh và trung tâm. - Các sổ kế toán sử dụng có : nhật ký quỹ, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK131, sổ chi tiết TK136, sổ cái các TK 111, 131, 136, 511, 512. - Qui trình kế toán . a, Doanh thu tiêu thụ trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp. * Trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Khách hàng có nhu cầu xuống phòng kế toán làm thủ tục mua hàng, kế toán căn cứ vào hợp đồng , thông báo giá, viết hóa đơn GTGT. Kế toán thu chi căn cứ vào hoa đơn GTGT viết phiếu thu. Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận vào phiếu thu đồng thời đóng dấu "Đã thu tiền" vào liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu thu, kế toán thu chi ghi nhật ký quỹ (Biểu số 12). Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 56275 và phiếu thu số 73 ngày 26/01/2002 thu tiền bán hàng cho Cty Đông á với: Trị giá bán thành phẩm: 58.800.000 Thuế GTGT 5%: 2.940.000 Tổng giá thanh toán: 61.740.000 Kế toán ghi: Nợ TK 111 61.740.000 Có TK 511 58.800.000 Có TK 3331 2.940.000 Nhật ký quỹ là số kế toán tổng hợp được mở để theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, đồng thời theo dõi một số TK có đối ứng nợ hoặc có với TK 111. Trong trường hợp này doanh thu được theo dõi thông qua nhật ký quỹ. Cuối quý, từ nhật ký quỹ kết hợp với chứng từ gốc , kế toán lập bảng tổng hợp PS TK 111 và lập sổ cái TK 111, vào sổ cái TK 511 (Biểu số 13). Biểu số 12 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Nhật ký quỹ Sử dụng cho tiền mặt VNĐ TK 1111 Từ ngày 24/1 đến 28/1/02 ĐVT : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 24/1 Số dư đầu ngày 148,140,359 71 25/1 Thịnh nộp tiền mua hàng 1111 131 4,000,000 72 25/1 Khôi đặt cọc làm tủ Phô tô 1111 131 1,500,000 73 26/1 Cty Đông á nộp tiền mua hàng 1111 511 58,800,000 73 26/1 Thuế VAT đầu ra 1111 3331 2,940,000 74 28/1 Thanh - mua điện thoại 1111 511 120,000 74 28/1 Thuế VAT đầu ra 1111 3331 12,000 75 29/1 Điện cơ TN trả tiền mua hàng 1111 131 11,980,000 256 25/1 Thắng TT nhập vật tư 152 1111 4,750,000 256 25/1 Thuế VAT đầu vào 133 1111 237,500 257 25/1 Thuỷ CN1 nhận vốn cấp nội bộ 136 1111 50,000,000 ........... Cộng PS 126,688,208 191,226,743 28/1/02 Số dư cuối ngày 83,601,824 Biểu số 13 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu TK : 511 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 0 Doanh thu bán hàng trả ngay 111 882,987,909 Doanh thu bán hàng trả chậm 131 4,279,294,410 K/c DT tính kết quả 911 5,162,282,319 Cộng PS quý 1/2002 5,162,282,319 5,162,282,319 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 0 * Trường hợp bán hàng trả chậm. Với trường hợp bán hàng trả chậm, khi viết hoá đơn, kế toán ghi rõ hình thức thanh toán là "Thanh toán chậm". Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 056320 ngày 13/01/2002 bán cho Cty Điện cơ thống nhất một số hàng trị giá 3.894.000, thuế GTGT 10%: 389.400, tổng tiền thanh toán: 4.283.400, kế toán ghi: Nợ TK 131 4.283.400 (Chi tiết: Cty Điện cơ thống nhất) Có TK 511 3.894.000 Có Tk 3331 389.400 Để theo dõi việc thanh toán của khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng khách hàng mua chịu (Biểu số 14). Cuối tháng tổng hợp lập "Sổ TH phải thu của khách hàng" Biểu số 15 (Thực chất là bảng kê số 11) theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán của tất cả các khách hàng mua chịu trong tháng. ở nhà máy thiết bị Bưu Điện không mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi riêng doanh thu mà chỉ mở sổ cái TK511. Vì vậy sổ TH phải thu của khách hàng cùng với bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được sử dụng để theo dõi doanh thu thanh toán chậm. Cuối quý kế toán lập bảng tổng hợp TK131 (Biểu số 16), sau đó chuyển lên cho kế toán tổng hợp cùng với bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra để vào sổ cái TK 131 (Biểu số 17). Biểu số 14 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Số chi tiết TK 131 Tên khách hàng : Cty điện cơ Thống Nhất Địa chỉ : 164 Nguyễn Đức Cảnh, HBT, Hà Nội Mã 303 Chứng từ diễn giải FSN FSC số dư nợ Số Ngày Số dư đầu năm 2002 11,980,800 Tháng 1 13/1 56320 4,283,400 29/1 PT 75 11,980,800 4,283,400 11,980,800 4,283,400 Tháng 2 6/2 59609 7,020,000 21/2 59615 6,786,000 6/2 PT 96 (trả HĐ 58092) 4,283,400 13,806,000 4,283,400 13,806,000 Tháng 3 14/3 59632 8,639,990 23/3 59643 4,680,000 13,319,990 0 27,125,990 Biểu số 17 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Phải thu của khách hàng Số hiệu TK : 131 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ -2,195,458,803 Doanh thu bán hàng trả chậm 511 4,279,294,410 Thuế GTGT đầu ra 333 549,894,987 Bán thanh lý máy AMADA 721 2,857,142,857 C/c số dư nợ của KV TĐ 136 145,423,189 Người mua trả tiền mặt 111 555,988,250 Người mua trả chuyển khoản 112 3,624,843,235 Thanh toán bù trừ tiền mua hàng 331 256,721,511 K/c số dư nợ sang CN2 136 15,089,400 Đ/c chênh lệch tỷ giá 413 80,000 Cộng PS quý 1/2002 7,831,755,443 4,452,722,396 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 1,183,574,244 b. Kế toán doanh thu tiêu thụ trong trường hợp gửi hàng. Thành phẩm của nhà máy hầu hết tiêu thụ thông qua các chi nhánh nên việc hạch toán doanh thu tại các chi nhánh có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc hạch toán và quản lý doanh thu tiêu thụ trong toàn nhà máy. Việc hạch toán doanh thu tiêu thụ qua chi nhánh được thực hiện song song với việc hạch toán hàng bán theo phương thức gửi hàng. khi xuất kho hàng gửi bán cho các chi nhánh, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán sẽ theo dõi lượng hàng này trên TK157 mà chưa ghi nhận doanh thu. Đến cuối tháng khi nhận được bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh gửi về cùng với việc ghi giảm hàng gửi bán, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu như sau : - Đối với CN1, TTBH, PX PVC mềm cùng khu vực TP Hà Nội, kế toán căn cứ vào tờ kê khai bán hàng định khoản như sau : Nợ TK 136 (giá chưa thuế) Có TK 512 (giá chưa thuế) - Đối với CN2, CN3 khác khu vực Hà Nội, kế toán căn cứ vào tờ kê bán hàng của các chi nhánh đó để viết hoá đơn GTGT. Đây là cơ sở để kế toán Văn phòng Nhà máy kê khai doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đồng thời kế toán các chi nhánh tính giá trị hàng hoá và thuế GTGT đầu vào. Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 136 (Gía thanh toán) Có TK 512 (Gía chưa thuế) Có TK 3331 (Thuế GTGT) Và ghi sổ chi tiết TK136 (Biểu số 18). Ví dụ: Căn cứ vào bảng kê tiêu thụ của CN1 tháng 1/2001 kế toán ghi nhận doanh thu như sau: Nợ TK 136 (1) 1.120.583.996 đ Có TK 512 1.120.583.996 đ Giá nhà máy bán cho các chi nhánh so với giá bán ra ngoài giảm 1,5% (đối với chi nhánh 1 và trung tâm bảo hành) và 2,3% (đối với chi nhánh 2 và chi nhánh 3) để các chi nhánh trang trải chi phí vận chuyển và các chi phí tiêu thụ phát sinh tại chi nhánh. Khi nhận được bảng kê tiêu thụ của các chi nhánh gửi về, kế toán sẽ đối chiếu với sổ của mình đồng thời đối chiếu với bảng giá. Sau đó xuất hoá đơn GTGT cho các chi nhánh khác khu vực (CN2, CN3) để các chi nhánh khai nộp thuế GTGT tại khu vực có trụ sở chi nhánh, còn các chi nhánh cùng khu vực với văn phòng nhà máy thì không cần vì nhà máy sẽ nộp chung cho tất cả tại cục thuế Hà Nội. Tiếp theo kế toán sẽ vào bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu số 19) và sổ chi tiết TK136, sổ mở để theo dõi tình hình thanh toán với các chi nhánh theo từng chi nhánh. Cuối quý kế toán lập bảng tổng hợp TK 136 Biểu số 20A) rồi vào sổ cái TK 136 (Biểu số 20B) và sổ cái TK 512 (Biểu số 21). Biểu số 18 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Chi tiết TK 1361 - thanh toán với CN1 Quý 1 - 2002 Đơn vị tính : đồng Số Ngày Diễn giải TKN TKC PSN PSC Số dư cuối Q4/2001 19,346,657,204 Quý 1 - 2002 266 2-2 Thuỷ TT1 nhận vốn cấp nội bộ 1361 1111 50,000,000 436 20-2 Thuỷ TT1 nhận vốn cấp nội bộ 1361 1111 50,000,000 LCC 2-1 Bưu điện tỉnh Thái bình 1121 1361 179,844,000 UNC 4-1 Bưu điện TP Hải phòng 1121 1361 78,645,000 ........ UNC 11-3 Trả hộ TT1 cho Nguyễn Thuý Hồng 1361 3111 75,790,000 UNC 20-3 Trả hộ TT1 cho Nguyễn Thuý Hồng 1361 3111 98,879,000 KFCĐ Quí 1 của CN1 1361 3382 2,739,840 BHXH Quí 1 của CN1 1361 3383 3,145,905 BHYT Quí 1 của CN1 1361 3384 419,454 DT nội bộ quý 1 của CN1 1361 512 4,543,034,631 Thuế GTGT phải nộp Q1 của CN1 1361 3331 690,288,961 Thu sử dụng TSCĐ quý 1 của CN1 1361 641 78,000,000 K/c số dư của CN1 tại TĐ quý 1 1361 1368 3,533,587,302 . . . . . . . . Cộng PS quý 1/2002 9,253,900,093 12,385,600,710 Số dư cuối Q1/2002 16,214,956,587 Biểu số 19 Mẫu số: 02/GTGT Bảng kê hoá đơn,chứng từ hàng hoá,dịch vụ bán ra Tháng 1 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Mã số: 0100686865-1 Địa chỉ: 61 Trần Phú. (Phòng KTTK) Nợ TK : 131, có TK 511, 721 Ký hiệu Chứng từ Tên khách hàng Mã số Mức Doanh số bán Thuế giá trị Tổng cộng HĐ Số Ngày thuế thuế (chưa có thuế) gia tăng HP/01B 56320 13/1 Chinh - Cty điện cơ Thống Nhất 0100100449-1 10% 3,894,000 389,400 4,283,400 HP/01B 56320 13/1 Hạnh - CH bách hoá NCTrứ 0100106761-1 10% 1,727,273 172,727 1,900,000 HP/01B 56320 13/1 Cty cho thuê tài chính ANZ 01 00976349 5% 2,857,142,857 142,857,143 3,000,000,000 HP/01B 56320 14/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 14/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 14/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 14/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 15/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 16/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 18/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 19/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 HP/01B 56320 21/1 Cty TNHH TODYBA 10 00267679 10% 16,618,000 1,661,800 18,279,800 ....... Cộng 3,071,376,495 161,869,005 3,233,245,500 Trong đó: Doanh số có thuế suất 0% 0 Doanh số có thuế suất 5% 2,905,372,857 145,268,643 3,050,641,500 Doanh số có thuế suất 10% 166,003,638 16,600,362 182,604,000 Lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 20B Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Phải thu nội bộ Số hiệu TK : 136 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 58,891,680,162 Cấp vốn cho các ĐV phụ thuộc 111 1,168,120,750 Trả cho người bán hộ ĐV FT 112 2,053,778,791 Trả cho người bán hộ ĐV FT 331 15,150,853,063 Xuất NVL cho ĐV phụ thuộc 152 1,251,725,771 Xuất CCDC cho ĐV phụ thuộc 153 27,645,000 Xuất TP cho TĐ 155 1,989,543,150 Doanh thu nội bộ 512 10,621,974,846 Thuế GTGT K/c nội bộ 333 1,339,030,293 Xuất BTP cho ĐV FT 154 79,403,788 K/c số dư của các ĐVFT tại TĐ 136 5,524,765,128 Thu khấu hao TSCĐ ở các ĐV FT 627 1,119,372,415 Thu SD tài sản của các chi nhánh 641 321,635,950 Thu lãi vay VCĐ và VLĐ 642 384,305,166 Thu các khoản theo lương 338 68,326,148 K/c số dư nợ cho CN2 131 15,089,400 Đ/c chênh lệch tỷ giá 413 48,372,390 Thuế VAT đầu vào của CN3 không được khấu trừ 133 8,000,000 Thu TM của các ĐV FT 111 1,155,811,880 Thu hộ tiền bán hàng của ĐV FT 112 26,377,360,345 Nhập NVL của các ĐV FT 152 2,337,255,194 K/c số dư nợ của TĐ 131 145,423,189 CN3 trả hộ tiền mua hàng của NM 331 55,067,045 Nhập CCDC của các ĐV FT 153 27,645,000 Nhập BTP nội bộ 154 883,658,852 Nhập TP nội bộ 155 1,833,720,850 K/c số dư của các ĐV FT tại TĐ 136 5,524,765,128 Cộng PS quý 1/2002 41,171,942,049 38,340,707,483 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 61,722,914,728 Biểu số 21 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Doanh thu nội bộ Số hiệu TK : 512 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 0 Doanh thu nội bộ của CN1 136 4,543,034,631 Doanh thu nội bộ của CN2 136 666,846,896 Doanh thu nội bộ của CN3 136 3,800,895,037 Doanh thu nội bộ của TT BH 136 1,508,471,009 Doanh thu nội bộ của PVC mềm 136 102,727,273 K/c DT nội bộ tính kết quả 911 10,621,974,846 Cộng PS quý 1/2002 10,621,974,846 10,621,974,846 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 0 3.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu của nhà máy thiết bị Bưu Điện gồm có chiết khấu thương mại, giá trị hàng bán bị trả lại và khoản giảm gía hàng bán. Do đặc điểm việc bán hàng của Nhà máy Thiết bị bưu điện được thực hiện chủ yếu theo phương thức gửi hàng cho các chi nhánh tiếp thị. Hàng hoá, thành phẩm đựoc bán ra chủ yếu tại các chi nhánh nên chiết khấu thương mại không thể hiện tại quyết toán của Văn phòng Nhà máy. Sản phẩm hàng hóa nhà máy đã bán đi nếu không đảm bảo chất lượng không đáp ứng yêu cầu sử dụng của khách hàng có thể bị khách hàng đề nghị trả lại. Để giữ uy tín và mối quan hệ làm ăn lâu dài, nhà máy phải xem xét các đề nghị và chấp nhận việc trả lại hàng một phần hoặc toàn bộ. Trong các khách hàng của nhà máy có những người bán buôn. Họ thường mua hàng của nhà máy rồi bán lẻ. Trong quá trình quan hệ buôn bán xét tình hình thực tế của thị trường có sự biến động về giá cả, họ có thể làm đơn đề nghị giảm giá cho số hàng đã mua. Nếu nhà máy chấp nhận thì đó cũng là một khoản giảm doanh thu của nhà máy. Chứng từ sử dụng: Đề nghị trả lại hàng, Đơn xin giảm giá, phiếu nhập kho. Tài khoản sử dụng: Chủ yếu sử dụng các tài khoản : TK 521, TK531, TK532 và các tài khoản liên quan. Trình tự kế toán: * Đối với phương thức tiêu thụ trực tiếp. Căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, đơn xin giảm giá có chữ ký duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc của nhà máy, trị giá hàng bán bị trả lại được vào thẻ kho thành phẩm, vật tư hàng hoá sau đó được tập hợp trên Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho vật tư , hàng hoá thành phẩm theo bút toán: Nợ TK 152,155,156 Có TK 632 Trị giá hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá đều được phản ánh vào nhật ký quỹ, nhật ký tiền gửi, sổ chi tiết TK131, theo bút toán: Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ tổng hợp số liệu vào sổ cái các TK152,155, 156, 632, 111,112, 131, 333 và 531. Trong quí I năm 2002 không phát sinh hàng bán trả lại cũng như giảm giá hàng bán đối với phương thức tiêu thụ trực tiếp. • Phương thức gửi hàng. Trường hợp hàng gửi bán ở các chi nhánh nhưng chưa bán được bị các chi nhánh trả lại. Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiêú nhập kho. Kế toán sẽ vào thẻ kho thành phẩm (cột nhập) và thẻ kho hàng gửi bán (cột xuất). Cuối quý, phản ánh vào Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm và hàng gửi bán, sau đó tính giá thực tế qua bảng tính giá thực tế xuất kho thành phẩm, hàng gửi bán , tổng hợp số liệu vào sổ cái TK155 và TK 157. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 49 ngày 18/01/2002 nhập trả hàng không đảm bảo chất lượng của CN2 là 8 điện thoại V701 với giá hạch toán là: 100.000/cái. Kế toán ghi: Nợ TK155 800.000 Có TK 157 800.000 3.3/ Kế toán thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Tại nhà máy thiết bị Bưu điện việc tính thuế GTGT được thực hiện hàng tháng cùng với việc trích nộp các khoản thuế khác. Là đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Theo luật thuế GTGT quy định có 4 mức thuế suất: 0%, 5%, 10%, và 20% được Bộ tài chính quy định nhưng tại nhà máy mức thuế suất áp dụng cho sản phẩm hàng hoá dịch vụ được bán ra là 5% và 10% riêng hàng xuất khẩu được hưởng thuế suất là 0%. Nhà máy thiết bị Bưu điện tiến hành nộp thuế tại ba nơi, cụ thể CN2 và CN3 nộp thuế GTGT cho các hoạt động của mình tại địa bàn hoạt động là Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Riêng tại Hà Nội, nhà máy đứng ra kê khai nộp thuế cho văn phòng nhà máy và cho cả các đơn vị phụ thuộc đóng ở địa bàn Hà Nội (CN1,PX PVC, TTBH, cơ sở Thượng Đình). Để hạch toán thuế GTGT ngoài các tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu, kế toán Nhà máy còn sử dụng các TK 133 và TK 3331. Trong vòng 10 ngày đầu của mỗi tháng, kế toán phải kê khai tính thuế GTGT nộp cho tháng vừa qua bằng việc lập một bộ hồ sơ thuế GTGT căn cứ vào các chứng từ liên quan( Hoá đơn GTGT, chứng từ nộp thuế GTGT, hàng nhập khẩu….) bao gồm: Bảng kê tổng hợp thuế GTGT đầu vào Bảng kê tổng hợp thuế GTGT đầu ra Tờ khai thuế GTGT. Bộ hồ sơ này được lập thành 2 bản, một bản gửi cục thuế Hà Nội, một bản lưu tại nhà máy. Sau đây là trích bộ hồ sơ thuế GTGT tháng 1/2002 của nhà máy. (Biểu số 19, 22, 23) Hàng tháng xác định số thuế GTGT phải nộp theo công thức : Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào Trong đó : + Thuế GTGT đầu ra của khu vực Hà Nội = thuế GTGT đầu ra của VP NM + Thuế GTGT đầu ra của CN1 + Thuế GTGT đầu ra của TTBH + Thuế GTGT đầu ra của PX PVCm + Thuế GTGT đầu ra của cơ sở TĐ + Thuế GTGT đầu vào của khu vực Hà Nội = Thuế GTGT đầu vào của VP NM + Thuế GTGT đầu vào của CN1 + Thuế GTGT đầu vào của TTBH + Thuế GTGT đầu vào của PX PVCm + Thuế GTGT đầu vào của cơ sở TĐ Cuối mỗi quý, kế toán sẽ tổng hợp các nhật ký, sổ chi tiết liên quan để lập bảng tổng hợp TK 333 sau đó vào sổ cái (Biểu 24). Biểu số 23 Cộng hoà Xã Hội Chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 1 năm 2002 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở : Nhà máy Thiết bị bưu điện Mã số : 0100686865 - 1 Địa chỉ : 61 Trần Phú - Ba đình - Hà Nội ĐVT : Đồng VN STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số T1 Thuế GTGT (chưa có thuế tháng 1/2000 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 8,665,818,623 2 Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT 8,665,818,623 607,740,932 a) Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 0% b) Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 5% 5,176,833,337 258,842,317 c) Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 10% 3,488,985,286 348,898,615 d) Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 20% 3 Hàng hoá, dịch vụ mua vào 4,568,545,581 4 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 352,459,338 5 Thuế GTGT được khấu trừ 352,459,338 6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) 255,281,594 trong kỳ (tiền thuế 2-5) 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua -375,299,805 a) Nộp thiếu b) Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng 9 Thuế GTGT đã dược hoàn trả trong tháng 10 Thuế GTGT phải nộp tháng này -120,018,211 Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ): Âm một trăm hai mươi triệu không trăm mười tám ngàn hai trăm mười một đồng ./. Xin cam đoan số liệu kê khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Ngày 8 tháng 2 năm 2002 Nơi gửi tờ khai : TM/Cơ sở _ Cơ quan thuế : Cục thuế Hà Nội - phòng GT XD BĐ (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 24 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Thuế và các khoản phải nộp NS Số hiệu TK : 333 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 2,085,425,325 Thuế VAT đầu ra và thuế TN cá nhân phải nộp 111 86,425,692 Thuế VAT đầu ra 131 549,894,987 Thuế GTGT phải nộp của CN1, TTBH, PVC mềm, TĐ 136 948,128,515 Thuế NK phải nộp 331 871,995,154 Thuế VAT đầu ra hàng bán NB (CN2, CN3) 136 390,901,778 Thuế môn bài phải nộp 642 3,626,508 Thuế VAT hàng NK phải nộp 133 2,033,195,994 K/c thu SD vốn trừ vào thuế TNDN 333 68,170,492 Thuế TNDN phải nộp quý 1/02 421 636,628,608 Nộp thuế VAT hàng NK và thuế NK 111 22,168,004 Nộp các khoản thuế vào NS 112 1,884,101,015 Nộp các khoản thuế vào NS 311 1,497,076,762 Khấu trừ thuế VAT đầu vào Q1 133 1,971,447,488 K/c thu SD vốn trừ vào thuế TNDN 333 68,170,492 Đ/c giảm thuế NK vào chi phí 621 174,624,008 Cộng PS quý 1/2002 5,617,587,769 5,588,967,728 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 2,056,805,284 4/ Kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Chi phí bán hàng của nhà máy thiết bị Bưu Điện bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Đó là chi phí bán hàng phát sinh tại nhà máy và những chi phí cho việc tiêu thụ sản phẩm phát sinh tại các chi nhánh, bao gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bao gồm tiền lương , tiên công và các khoản phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. - Chi phí vật liệu bao bì: Phản ánh các chi phí về vật liệu, bao bì dùng để đóng gói sản phẩm hàng hoá, bảo quản bốc vác, nhiên liệu cho vân chuyển. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các khoản chi về công cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm. - Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản bán hàng. - Chí phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, bốc vác, tiền điện, nước, điện thoại, chi quảng cáo.... Chi phí QLDN của nhà máy là những chi phí quản lý chung liên quan đến hoạt động của nhà máy. Do vậy, tại các đơn vị phụ thuộc không phát sinh chi phí QLDN mà chỉ tại nhà máy mới phát sinh chi phí này, cụ thể bao gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản tiền lương phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.. phải trả cho nhân viên quản lý. - Chí phí vật liệu: Phản ánh trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ, cho việc sửa chữa TSCĐ.... - Chi phí đồ dùng văn phòng: Gồm những chi phí dụng cụ, đồ dùng cho văn phòng để dùng chung cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Là phần giá trị hao mòn của những TSCĐ dùng chung cho cả nhà máy như nhà làm việc của các phòng ban, kho, máy móc phục vụ công tác quản lý chung.... - Thuế, phí, lệ phí: Các khoản như thuế đất, phí phải nộp cấp trên, lập quỹ quản lý cấp trên. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí điện, nước, điện thoại, truy cập Internet.. - Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Chi phí khác bằng tiền: Các khoản chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí... ở nhà máy, hàng kỳ số lượng thành phẩm tiêu thụ tương đối lớn và ổn định nên kế toán không tiến hành phân bổ CPBH và chi phí QLDN cho thành phẩm hàng hoá còn lại cuối kỳ. CPBH và CPQLDN phát sinh ở kỳ nào được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh ở kỳ đó. Tài khoản sử dụng: TK 641,642. * Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh từ chi phí bán hàng được kế toán ghi sổ theo định khoản sau: Căn cứ vào bảng kê số 9 - TK 155 quý 1/2002 xuất thành phẩm để chào hàng, trị giá 23.190.000 đ kế toán ghi: Nợ TK 641 23.190.000 đ Có TK 155 23.190.000 đ Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ số tiền khấu hao TSCĐ tính vào chi bán hàng quí I/2002 là: 200.000.000, kế toán ghi: Nợ TK 641 164.165.965 đ Có TK 214 164.165.965 đ Chi phí quảng cáo trả bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 641 5.000.000đ Có TK 112 5.000.000đ ……… Căn cứ vào số tiền thu sử dụng tài sản của các chi nhánh tiếp thị theo quy chế tài chính Nhà máy đã quy định, kế toán ghi giảm chi phí bán hàng tại khu vực văn phòng (kế toán các chi nhánh ghi tăng chi phí bán hàng) thông qua tài khoản thanh toán nội bộ TK 136 và TK 336. Tại văn phòng định khoản như sau : Nợ TK 136 321.635.950đ (chi tiết từng đơn vị) Có TK 641 321.635.950đ Cuối quí kết chuyển chi phí bán hàng sau khi đã trừ đi khoản giảm trừ để xác định kết quả: Nợ TK 911 245.777.383 đ Có TK 641 245.777.383 đ * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán ghi như sau: Căn cứ vào bảng kê số 9 - TK 155 quý 1/2002, xuất thành phẩm dùng cho công tác quản lý, số tiền: 5.672.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 5.672.000đ Có TK 155 5.672.000đ - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, tính lương cho khối quản lý là: 290.000.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 642 290.000.000đ Có TK 334 290.000.000đ - Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ quý 1/2002 số tiền khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý là 300.000.000đ, kê toán ghi : Nợ TK 642 300.000.000đ Có TK 214 300.000.000đ Phản ánh khoản thu lãi sử dụng vốn (Vốn cố định và vốn lưu động) của các đơn vị phụ thuộc (PX PVC mềm, cơ sở Thượng Đình, khu Lê Minh Xuân) kế toán văn phòng ghi giảm chi phí tại văn phòng nhà máy, đồng thời kế toán các đơn vị phụ thuộc ghi tăng chi phí thông qua tài khoản thanh toán nội bộ TK 136 và TK 336. Tại Văn phòng Nhà máy kế toán định khoản như sau : Nợ TK 136 384.305.166đ Có TK 642 384.305.166đ ………….. Kết chuyển chi phí QLDN để tính kết quả: Nợ TK 911 705.851.746đ Có TK 642 705.851.746đ Kế toán không mở sổ chi tiết TK 641 và TK 642 mà cuối quý căn cứ vào các sổ liên quan như : Nhật ký quỹ, Nhật ký tiền gửi, Nhật ký tiền vay, Nhật ký tạm ứng.... để vào sổ cái các tài khoản trên. Cuối mỗi quý , tổng hợp số liệu từ các sổ liên quan vào sổ cái TK 641, TK 642 (Biểu số 25, 26). Biểu số 25 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu TK : 641 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 0 TT tiền mặt trả CF bán hàng 111 8,585,763 TT TG trả chi phí quảng cáo 112 5,000,000 Khấu hao TSCĐ dùng cho BH 214 164,165,965 Chi phí bán hàng phải trả 331 67,792,710 Vay ngắn hạn trả CFBH 311 5,454,545 Xuất NVL dùng cho tiêu thụ 152 215,941,028 Xuất CCDC dùng cho tiêu thụ 153 27,783,322 Xuất thành phẩm cho bộ phận BH 155 23,190,000 Hàng gửi bán dùng cho bộ phận tiêu thụ 157 49,500,000 Thu sử dụng tài sản của các đơn vị phụ thuộc 136 321,635,950 K/c CF BH tính kết quả 911 245,777,383 Cộng PS quý 1/2002 567,413,333 567,413,333 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 0 Biểu số 26 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu TK : 642 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 0 Chi các khoản thuộc CF QLDN 111 218,773,115 Chi các khoản thuộc CF QLDN 112 182,283,569 Chi các khoản thuộc CF QLDN 141 30,785,867 Khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN 214 300,000,000 Chi các khoản thuộc CF QLDN 311 23,120,000 Chi các khoản thuộc CF QLDN 331 388,600 Xuất NVL cho QLDN 152 26,491,573 Xuất CCDC cho QLDN 153 9,015,680 Trích quỹ lương của khối quản lý 334 290,000,000 Xuất thành phẩm dùng cho QL 155 5,672,000 TK/c thuế môn bài 333 3,626,508 Thu lãi VCĐ và VLĐ 136 384,305,166 K/c CF QL DN tính KQ 911 705,851,746 Cộng PS quý 1/2002 1,090,156,912 1,090,156,912 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 0 5/ Kế toán xác định kết quả bán hàng của nhà máy. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay, việc doanh nghiệp làm ăn lỗ hay lãi sẽ là điều kiện quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp đó. Vì vậy việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là một công việc rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Nhiệm vụ của mỗi kế toán là phải theo dõi tính toán đầy đủ chính xác các khoản chi phí cũng như các khoản thu nhập để xác định đúng kết quả kinh doanh trong kỳ. ở nhà máy thiết bị Bưu điện việc xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện tại khối Văn phòng và các đơn vị phụ thuộc vào cuối mỗi quý. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ lên 1 biểu tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các đơn vị trong toàn Nhà máy theo phương pháp cộng số học (Biểu 28). Tài khoản: sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Trình tự kế toán Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong quí I/2002, kế toán ghi: Nợ TK 911 15.980.222.979đ Có TK 632 15.980.222.979đ - Kết chuyển chi phí bán hàng trong quí I/2002, kế toán ghi: Nợ TK 911 245.777.383đ Có TK 641 245.777.383đ - Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 705.851.746đ Có TK 642 705.851.746đ - Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 511 5.162.282.319đ Có TK 911 5.162.282.319đ - Kết chuyển doanh thu nội bộ để xác định kết quả: Nợ TK 512 10.621.974.846đ Có TK 911 10.621.974.846đ Sau đó tính toán các chỉ tiêu để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Lợi tức gộp = Doanh thu thuần - giá vốn hàng bán. - Lợi tức thuần = Lợi tức - CP bán - CP quản lý từ HĐKD gộp hàng doanh nghiệp Dưới đây là mẫu sổ cái TK 911 và báo cáo KQHĐKD của nhà máy (Biểu số 27) : Biểu số 27 Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ cái Tên tài khoản : Xác định KQ hoạt động KD Số hiệu TK : 911 ĐVT : đồng Ngày Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư ứng Nợ Có 1/1/02 Số dư đầu kỳ 0 K/c giá vốn hàng bán 632 15,980,222,979 K/c CF BH tính KQ 641 245,777,383 K/c CF QLDN tính KQ 642 705,851,746 K/c CF hoạt động TC 811 819,003,588 Lãi chưa phân phối 421 1,141,437,275 K/c DT tính kết quả 511 5,162,282,319 K/c DT nội bộ tính kết quả 512 10,621,974,846 K/c thu hoạt động TC 711 177,228,116 K/c thu bất thường tính kết quả 721 2,930,807,690 Cộng PS quý 1/2002 18,892,292,971 18,892,292,971 31/3/02 Số dư cuối quý 1/2002 0 Chương 3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại nhà máy Thiết bị bưu điện. I- Nhận xét và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ ở nhà máy. 1/ Những ưu điểm cơ bản : Trong những năm qua nhà máy thiết bị bưu điện đã trưởng thành và đạt được những thành tích đáng khâm phục. Là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động ít nhiều còn chịu sự quản lý của cấp trên song không vì thế mà nhà máy mất uy tín và tự chủ trong sản xuất trong kinh doanh. Ngược lại, sự thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường đã giúp nhà máy luôn tìm ra hướng đi đúng trên con đường phát triển và hoà chung với nhịp sống sôi động của nền kinh tế thị trường. Trong sự cố gắng cùng những thành tích chung toàn nhà máy cũng phải kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt được của công tác kế toán. Với sự cố gắng và nhạy bén, bộ phận kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và phòng kế toán của nhà máy nói chung đã hoàn thành nhiệm vụ được giao, đã và đang đóng góp một phần không nhỏ trong việc tăng cường năng lực và hiệu quả quản lý ở nhà máy, thể hiện trên những điểm sau: Thứ nhất, việc sử dụng chứng từ: Hệ thống chứng từ nhà máy sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện, các chỉ tiêu và các yếu tố của chứng từ luôn được điền đầy đủ. Hạch toán ban đầu được tổ chức ở tất cả các bộ phận trong nhà máy nơi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chương trình luân chuyển chứng từ được xây dựng thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đồng thời quy định rõ từng loại chứng từ do ai lập, qua những bộ phận nào kiểm tra, lưu giữ....đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán kịp thời. Thứ hai, việc hạch toán hàng gửi bán ở nhà máy thiết bị Bưu điện sử dụng giá hạch toán giúp cho công việc theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán và phản ánh trên sổ sách được kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với cơ cấu thành phẩm, hàng hoá ở nhà máy cũng như sự biến động thường xuyên của chúng. Thứ ba, về hình thức kế toán và vận dụng hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. Nhà máy chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với đặc điểm của nhà máy: quy mô tương đối lớn, hoạt động tập trung tại miền Bắc cùng với văn phòng nhà máy là các phân xưởng sản xuất và 3 đơn vị phụ thuộc được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao là CN1, TTBH và PX PVC mềm, còn lại 2 đơn vị phụ thuộc là CN2 và CN3 thì hoạt động phân tán tại miền Trung( Đà Nẵng) và miền Nam(TP HCM). Bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức khá chặt chẽ và hợp lý trên cơ sở phân công phân nhiệm nhưng phối hợp chặt chẽ thống nhất giữa các bộ phận cấu thành, đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung của công tác kế toán nhà máy cũng như phát huy khả năng và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán góp phần tăng hiệu quả hoạt động kế toán. Hình thức kế toán mà nhà máy áp dụng là hình thức kế toán hỗn hợp giữa hình thức nhật ký chứng từ và hình thức nhật ký chung. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ mang tính chất của hình thức NKCT tuy nhiên có những nghiệp vụ diễn ra nhiều lần trong kỳ, số lượng phát sinh lớn, nhiều đối ứng cả Nợ lẫn Có như các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng , vay ngắn hạn... thì được phản ánh vào các sổ mang tính chất của hình thức NKC. Sổ cái các tài khoản của nhà máy cũng được cũng được mở theo mẫu sổ cái của hình thức NKC. Việc áp dụng hình thức kế toán hỗn hợp này cũng thể hiện nhiều ưu điểm đó là: Quy mô hoạt động của nhà máy lớn, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều, Nhà máy lại có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, trình độ chuyên môn tương đối cao và ở nhà máy việc ứng dụng tin học trong kế toán chưa phải là toàn diện, chủ yếu vẫn mang tính chất thủ công nên áp dụng hình thức NKCT là hợp lý. Mặt khác một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn đồng thời đối ứng nợ, có đều nhiều nếu dùng hình thức NKCT để phản ánh thì hệ thống sổ sẽ rất phức tạp, trong khi đó sử dụng hình thức NKC sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Thứ tư: về kế toán bán hàng. Thành phẩm, hàng hoá của nhà máy rất đa dạng, nhiều loại và được bán thường xuyên cho nhiều đối tượng khác nhau trong đó việc tiêu thụ hàng qua các chi nhánh tiêu thụ và trung tâm là phương thức tiêu thụ chủ yếu. Nhà máy đã tổ chức hạch toán khâu tiêu thụ một cách linh hoạt kịp thời và tương đối chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ thành phẩm được kế toán ghi chép phản ánh đầy đủ vào các sổ tương ứng giúp cho việc hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm chính xác, dễ dàng. Thứ năm, về các khoản thuế phải nộp nhà nước. Với các khoản thuế phải nộp, kế toán tiêu thụ của nhà máy đã tính toán rất cụ thể từng khoản doanh thu đối với từng loại thuế suất theo quy định của nhà nước theo từng chứng từ, đảm bảo việc tính toán chính xác thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước, tránh thất thoát và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Song bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của nhà máy còn bộc lộ một số hạn chế sau: 2/ Hạn chế Thứ nhất : việc theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng tiêu thụ. Hiện nay, ở nhà máy không mở sổ chi tiết theo dõi DTBH mà theo dõi thông qua các tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu, đó là TK 111, TK131 và TK 136 theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK111,131 Có TK 511 Cho trường hợp tieu thụ trực tiếp. Hoặc Nợ TK 1361 Cho trường hợp tiêu thụ Có TK 512 qua chi nhánh. và tương ứng là các sổ: - Nhật ký quỹ : Tất cả các dòng đối ứng Có TK 511, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 111 và sổ cái TK 111. - Sổ TH phải thu của khách hàng : Cột đối ứng Có TK 511, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 131 và sổ cái TK 131. - Sổ chi tiết TK 136 : Cột đối ứng Có TK 512, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 136 và sổ cái TK 136. Ngoài ra còn kết hợp theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập cho từng tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu: TK 111, TK 131, TK 136, và cuối cùng là sổ cái TK 511, TK512. Việc theo dõi doanh thu như vậy là còn bộc lộ nhiều hạn chế: + Không theo dõi chi tiết được doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng, do đó không tính được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, nhóm hàng. + Tổng doanh thu không được tổng hợp trên một sổ kế toán tổng hợp doanh thu trước khi vào sổ cái. Thứ hai : Về việc vận dụng hệ thống sổ tại nhà máy. Hiện nay ở nhà máy thiết bị bưu điện không mở NKCT số 8 để phản ánh tập trung số phát sinh Có các TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 911 thể hiện quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Điều này gây khó khăn ít nhiều cho việc vào sổ cái các tài khoản này và một số tài khoản liên quan. Kế toán thường phải dựa vào các bảng tổng hợp tài khoản kết hợp với các sổ chi tiết để vào sổ cái quý. Việc này tốn khá nhiều thời gian mà nếu có NKCT số 8 thì công việc trở nên đơn giản hơn. Thứ ba : Về hạch toán chi tiết chi phí bán hàng và CPQLDN. Giống như việc theo dõi GVBH, nhà máy chỉ mới mở sổ cái của CPBH và CPQLDN để ghi số liệu tổng hợp cuối quý về CPBH và CPQLDN. Đến cuối quý để ghi được vào sổ cái TK 641, 642, kế toán phải dựa vào quan hệ đối ứng TK giữa TK 641, 642 với các TK liên quan để nhặt số liệu từ các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các TK này ghi số liệu tổng hợp về khoản CPBH và CPQLDN đã phát sinh trong kỳ. Làm như vậy là không khoa học, dễ bỏ sót và làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối quý và làm mất đi cơ sở kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp. II- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở nhà máy Thiết bị bưu điện. ý kiến 1: Việc theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ. Để theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ, theo tôi nhà máy nên mở sổ chi tiết doanh thu của từng nhóm hàng (Biểu số 30) đồng thời tính được kết quả của từng nhóm hàng . (Vì số lượng thành phẩm của nhà máy rất nhiều , rất khó để mở sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng). Bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ : Tổng hợp doanh thu và kết quả tiêu thụ của các nhóm hàng phục vụ việc ghi NKCT số 8. Biểu số 30: Nhà máy thiết bị Bưu Điện Văn phòng nhà máy Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ Nhóm sản phẩm : Điện thoại Tháng 2 năm 2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Khoản giảm trừ S N SL ĐG TT TK 531, 532 Thuế XK BKCN1 BKCN3 BK TTBH T2 T2 T2 Tháng 2 ĐT V701 ĐT V701 ĐT VN2020 ............... Cộng PS DT thuần Giá vốn hàng bán 1361 1363 1364 ...... 500 674 50 ...... 118.200 117.240 157.600 ............ 59.100.000 79.019.760 7.880.000 2.450.700.320 2.450.700.320 2.521.342.000 Phương pháp ghi sổ: Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ. Cột diễn giải: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột TK đối ứng: Ghi số hiệu TK đối ứng với doanh thu. Cột doanh thu: Chia làm 3 cột nhỏ ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của các sản phẩm, hàng hóa đã bán (không bao gồm thuế giá trị gia tăng). Cột các khoản giảm trừ : Ghi doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và thuế XK (nếu có). Chỉ tiêu doanh thu thuần bằng cột thành tiền trừ cột các khoản giảm trừ. Chỉ tiêu GVBH: Ghi trị giá vốn của số sản phẩm, hàng hóa đã bán. Chỉ tiêu lãi gộp = DT thuần - GVHB. Với sổ này, kế toán sẽ theo dõi được doanh thu của từng nhóm sản phẩm và sẽ cung cấp thông tin kịp thời về doanh thu, cố vấn cho Ban giám đốc ra quyết định. Cuối quý, cộng sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ từng nhóm sản phẩm vào bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ Biểu số 31). Biểu số 31: Bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ Quý 1/2002 Nhóm sản phẩm Doanh thu Các khoản giảm trừ DT thuần GVHB Lãi gộp TK 531, 532 Thuế XK Thiết bị BC Điện chính Điện thoại ...... 3.783.537.000 7.820.000.350 2.450.700.000 ... 3.783.537.000 7.820.000.350 2.450.700.320 ... 3.730.000.000 7.352.003.551 2.521.342.000 ... 53.537.000 467.996.799 - 70.641.680 Cộng 15.784.257.165 15.784.257.165 15.980.222.979 - 195.965.814 ý kiến 2: Về quản lý khoản phải thu của khách hàng. Để quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, luận văn kiến nghị nhà máy áp dụng một số biện pháp sau: - Quy định thời hạn thanh toán theo thỏa thuận các khoản nợ phải thu cho từng khách hàng cụ thể. - Khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng, nhà máy nên sử dụng khoản chiết khấu bán hàng cụ thể là chiết khấu thanh toán theo mức độ từng khoản nợ nhất định. Số chiết khấu này nhà máy có thể xác định lớn hơn lãi suất tiền vay nhân hàng. Việc quy định cụ thể về khoản chiết khấu bán hàng sẽ ảnh hưởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán các khoản nợ nhanh hơn. ý kiến 3 : Việc hạch toán chi tiết chi phí bán hàng và CP QLDN. Để khắc phục những bất cập về việc theo dõi CPBH và CPQLDN hiện nay, nhà máy nên mở thêm hai sổ chi tiết để tập hợp CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ theo yếu tố chi phí để có số liệu ghi NKCT số 8 và sổ cái. Mẫu sổ như sau: Biểu số 32, 33 Biểu số 32: Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ tiết chi phí bán hàng - TK 641 Quý I/2002 Chứng từ Diễn giải TK Chi tiết TK 641 Cộng Số N ĐƯ 6412 6413 6414 ... 6418 TK 641 BPbổ Bao bì 152 215,941,028 215,941,028 BPbổ CCDC 153 27,783,322 27,783,322 Bkê9 Thành phẩm 155 23,190,000 23,190,000 BPbổ KH TSCĐ 214 164,165,965 164,165,965 .... ... ... ... ... ... ... Cộng PS nợ 215,941,028 50,973,322 164,165,965 ... 19,040,308 567,413,333 PS có 321,635,950 321,635,950 Cộng 215,941,028 50,973,322 -157,469,985 245,777,383 Biểu số 33: NM Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 642 Quý I/2002 Chứng từ Diễn giải TK Ghi nợ TK 642 Cộng Số N ĐƯ 6421 6422 6424 ... 6428 TK642 BPbổ VPP 152 26,491,573 26,491,573 BPbổ Tiền lương 334 290,000,000 290,000,000 PC 32 15/1 Sơn tiếp khách 111 534,000 534,000 BPbổ KH TSCĐ 214 300,000,000 ... .... ... ... .... ... ... ... Cộng PS nợ 290,000,000 26,491,573 300,000,000 ... 431,842,551 1,090,156,912 PS có 384,305,166 384,305,166 Cộng 705,851,746 ý kiến 4: Về việc vận dụng hệ thống sổ tại nhà máy NKCT số 8 là một trong những sổ kế toán tổng hợp quan trọng nhất phản ánh quá trình tiêu thụ và xác định kết quả nên nhà máy cần phải mở thêm sổ NKCT số 8 trong hệ thống sổ của mình. Mẫu sổ như sau: Biểu số 34 Phương pháp ghi sổ: - Căn cứ dòng cộng của Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn kho hàng hóa, hàng gửi bán - phần ghi Có để ghi các cột Có TK 155, 156, 157. Căn cứ bảng kê số 11 - phần ghi Có để ghi Có TK 131. Căn cứ bảng tổng hợp doanh thu bán hàng ghi các cột Có TK 511,512. - Căn cứ bảng kê hàng bị trả lại, bảng kê giảm giá hàng bán- phần ghi Có để ghi các cột Có TK 531, 532. - Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán - phần ghi Có để ghi cột Có Tk 632. - Căn cứ vào sổ chi tiết CPBH, sổ chi tiết chi phí QLDN - phần ghi Có để ghi vào cột Có các TK 641,642. - Căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết các TK 159, 711, 721, 811, 821, 911 để ghi cột Có các TK 159,711, 721, 811, 821, 911. - Cuối quý khóa sổ NKCT số 8, xác định tổng số PS bên Có các TK 155,156,157,159,131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711... đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để vào sổ cái . Kết luận Trên đây tôi đã mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến của tôi về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán mà đã được những nhân viên nhiều kinh nghiệm của nhà máy thực hiện rất tốt. Hơn nữa, những đề xuất mà tôi đưa ra chỉ là những gì tự bản thân tôi tìm tòi đúc rút ra và chắc hẳn không phải là tối ưu, đặc biệt khi nhà máy tiến hành sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn biến động. Mặc dù vậy, với mong muốn góp phần vào sự lớn mạnh của Nhà máy cũng như hiệu quả của công tác kế toán, tôi đã cố gắng tìm hiểu nghiên cứu hiện trạng công tác kế toán của nhà máy một cách nghiêm túc và đưa ra một vài ý kiến góp phần vào việc hoàn thiện công tác kế toán ở đây. Rất mong Phòng kế toán thống kê của nhà máy xem xét, tham khảo. Tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị ở nhà máy Thiết bị Bưu điện./. Nhận xét của phòng KTTK - NM Thiết bị bưu điện Chị Huỳnh thị Hương đã thực tập tại NM Thiết bị bưu điện từ 05/8/2002 đến 30/9/2002. Trong thời gian thực tập, chị Hương đã : - Chấp hành nghiêm chỉnh mọi nội quy, quy định của Nhà máy. - Chịu khó tìm hiểu để nâng cao kiến thức đã học tại trường. - Bài viết có tính thực tiễn cao, đã có một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại NM Thiết bị bưu điện. - Số liệu minh hoạ trong bài viết trung thực, chính xác. - Chất lượng bài viết tốt. Ngày 8 tháng 11 năm 2002 Trưởng phòng KTTK Bùi Hữu Quỳnh