Luận văn Tổ chức kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong - Thủy Bắc

heo hợp đồng thanh toán L/C số SDECSV 29/10/99, L/C số 0323 Nhập tại kho: Hải Phòng Tỷ giá: 17600USDx14.012đ/USD (Đơn giá 8800USD) TT Tên hàng hoá Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập (VNĐ) (VNĐ) 1 Tời kéo lưới (Kiểu JYWBC 2x2/60) bộ 02 02 123305.600 246.611.200 Cộng 02 02 246.611.200 Ngày nhập 30/12/99 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) ( Ký, đóng dấu Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển 1 liên: giao thủ kho để lập thẻ kho (thẻ kho được chi tiết cho từng mặt hàng về số lượng) Liên 3: chuyển cho kế toán để hạch toán. Sau khi nhận được các chứng từ trên từ phòng tiếp nhận ,kế toán tiến hành lập các bảng kê và vào sổ kế toán: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng nhập khẩu Từ 1/12 đến 31/12/99 Chưng từ Hàng nhập khẩu Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú S N 69 5/12 Phụ từng máy thuỷ 1 bộ 700.000 700.000 Theo HĐ TM số SDECSV 99065 70 12/12 Máy thuỷ Diesel 2 chiếc 352.049.280 704.098.560 Theo HĐ Ttoán D/A 90 số SDECSV 15/9/99 71 15/12 - Nhập tời máy phát điện 7,5Kw 2 chiếc 12.394.140 24.788.280 HĐ TM số 21/9/99 - Tời máy phat sđiện 15Kw 2 chiếc 28.548.300 57.096.600 -- Tời máy phát điện 24Kw 2 chiếc 40.803.180 81.606.360 ... ... ........................................... ... ....... ............ ......... 75 30/12 Tời kéo lưới kiểu Jy WBC 2x2/60 2 bộ 123.305.600 246.611.200 HĐ số SDECSV 29/10/99 Cộng 2.245.650.600 Từ bảng kê này kế toán lâp chứng từ ghi sổ số 68 theo mẫu sau: Chứng từ ghi sổ Số 68/Q4 - 31/12/99 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Ghi chú S N N C Hàng nhập khẩu 1561 69 5/12 Nhập phụ tùng máy thuỷ theo HĐTM số SDECSV 990653 112 700.000 70 12/12 Nhập máy thuỷ Diesl theo HĐ số SDECSV 15/9/99 311 704.098.560 71 15/12 - Nhập tời máy phát điện 7,5 Kw 311 24.788.280 - Tời máy 15 Kw 57.090.600 Theo HĐ số 21/9/99 - Tới máy 24 Kw 81.606.360 ... ... ................ .............. 75 30/12 Nhập tời kéo lưới theo HĐ số 29/10 311 246.611.200 Cộng 2.245.650.600 Từ chứng từ ghi sổ số 68 vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu 1) Sau đó vào sổ cái TK 1561 (Mẫu 4) Căn cứ vào phiếu nhập khẩu kế toán ghi sổ chi tiết TK 15612(phụ lục2) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) (Từ 1/12 đến 31/12/99) Chứng từ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú (Mã số thuế) SH NT 001539 1/11/99 Công ty cung ứng tầu biển thương mại du lịch dịch vụ hải Phòng 71818 (Thuế suất 10%) 0200118111-1 049311 2/11/99 Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí 48.750 (Thuế suất 5%) 0100107564003-1 .... ........ ............................... ................ .................. 063106 27/10/99 Bưu điệnừup Hà Nội 65.419 (Thuế suất 10%) 0100686223-1 08661 30/12/99 Cảng Hải Phòng (Xí nghiệp xếp dỡ Chùa Vẽ) 43.800 (Thuế suất 5%) 020023684500-2 63434 31/12/99 Công ty du lịch dịch vụ công đoàn 28.180 (Thuế suất 10%) 0200145468-1 12738/TBT 31/12/99 Hải quan Cảng Hải phòng Khu vực II 12.330.560 (Thuế suất 5%) Thuế GTGT hàng đã nhập khẩu Cộng tháng 12 142.893.611 Căn cứ vào bảng kê lập chứng từ ghi sổ số 79/Q4 ngày 31/12 chứng từ ghi sổ Số 79/Q4 - 31/12/99 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Ghi chú (Thuế suất) S N N S Thuế GTGT đầu vào 1331 001539 1/11/99 Phí thuê tàu biển của Cty cung ứng tầu biển TM du lịch dịch vụ Hải Phòng 331 71818 10% 049311 2/11/99 Mua xăng của Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí 111 48750 5% 063106 27/10/99 Tiền điện thoại +FQX 111 65149 10% ............. ............ 08661 30/11 Chi phí xếp dỡ 331 43800 5% ... ... ............ ................. 3324 27/12 Mua tời kéo lưới HĐ số SDECSV 29/10/99 33312 12.330.560 Theo tờ khai 10991NKD Cộng 142.893.611 Tù chứng từ ghi sổ số 79/Q4 vào sổ đăng ký ctGS Quý 4 (Mẫu 1). Sau đó vào sổ cái TK 1331 (Mẫu 4) * Trường hợp thanh toán theo phương thức D/A Theo hợp đồng kinh tế số SDECSV 20/9/99 Đơn vị nhập khẩu: Công ty vận tải Thủy Bắc Đơn vị xuất khẩu: Công ty hữ hạn mày DIESEL, Thuonghai trung Quốc Về việc mua lô hàng sau: Tên, kiểu hàng hoá Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Máy thuỷ 6135A CaBb-2 01 5.340 5.340 2. Máy thuỷ 6135 CaBb-3 01 5.340 5.340 3. Máy thuỷ 6135 J2CaBb-3 01 6.875 6.875 4. Máy thuỷ 4135 ACaBb-3 02 5.015 10.030 Cộng 27585USD Thanh toán D/A 90 ngày Căn cứ vào hợp đồng trên , Công ty hữu hạn máy Diesel sẽ chuyển bộ chứng từ (gồm hoá đơn thương mại; vận đơn, giấy chứng nhận; số lượng; chất lượng; giấy chứng nhận xuất xứ... Mẫu giống hợp đồng số 29/10/99) đến Ngân hàng công thương Đống Đa Hà Nội. Ngày 22/10/99 Ngân hàng công thương Đống Đa lập bản thông báo nhờ thu như sau: Ngân hàng công thương VN Ngân hàng công thương Đống Đa Thông báo nhờ thu Kính gửi: Công ty vận tải Thuỷ Bắc Chúng tôi xin trân trọng thông báo đã nhận được bộ chứng từ nhờ thu liên quan đến việc chấp nhận thanh toán của quý khách hàng. Ngân hàng gửi chứng từ: Chi nhánh Thuonghai, TQ Người uỷ thác: Công ty hữu hạn máy Diesel, TQ Người thanh toán: Công ty vận tải Thuỷ Bắc Loại tiền, số tiền thanh toán: 27850 USD. Chứng từ liên quan liên quan, Draft, invoices, BL, C/O, packing list, Cert of Q/Q... Để nhận được các chứng từ trên yêu cầu (gửi công văn chấp nhận)/thanh toán cho chúng tôi tổng số tiền 27665,17USD Trong đó: a/ Thanh toán cho người hưởng 27585USD b/ Phí thanh toán cho ngân hàng 80,17USD Phí thanh toán xin chuyển cho chi nhánh Ngân hàng công thương Đống Đa, tài khoản số 712101002. Chúng tôi đảm bảo sẽ giao ngay chứng từ khi nhận đủ số tiền hoặc chấp nhận nợ thanh toán của quý vị 22/10/99 Trưởng phòng KD-ĐN (Ký) Đến 1/11/99 Trung tâm nhận được giấy báo nhận hàng như sau: VICCON SHIP SAIGON-HP Brank Giấy báo nhận hàng Kính gửi: Công ty vận tải Thuỷ Bắc Chúng tôi trân trọng thông báo, tầu số 062N có chuyển lô hàng của quý Công ty từ Thuonghai. Dự kiến đến cảng Hải Phòng ngày 2/11/99 Hàng được giao tại cảng Chùa Vẽ. Số vận đơn 142907247450 UGMU Số hiệu Container: 2840723120 Trọng lượng........ Tên hàng hoá: máy thuỷ.... Phí lưu giữ container Khi đến nhận hàng đề nghị mang theo những giấy tờ sau: - Vận tải đơn gốc, giấy giới thiệu,... Hải Phòng, ngày 1/11/99 (Ký) Ngày 2/11/99 Trung tâm lập giấy chấp nhận thanh toán nhờ thu như sau: Tổng công ty Hàng hải VN Công ty vận tải Thuỷ Bắc Số 562/Đông Phong Hà Nội, ngày 2/11/99 Kính gửi: Ngân hàng công thương Đống Đa-Phòng thanh toán quốc tế Công ty vận tải Thuỷ Bắc là đơn vị thường xuyên có quan hệ tín dụng với quý ngân hàng. Vào ngày 20/9/99 Công ty có ký hợp đồng số SDECSV 20/9/99 với Shanghai Diesel Engine Co.ltd nhập khẩu máy thuỷ với số tiền 27585USD theo phương thức nhờ thu (bằng D/A sau 90 ngày). Hiện nay, hàng đã về đến cảng, để tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh kính đề nghị ngân hàng giao những chứng từ liên quan để chúng tôi đi nhận hàng. Chúng tôi chấp nhận thanh toán bộ chứng từ trên trong vòng 90 ngày kể từ ngày 21/10/99. Thủ trưởng đơn vị (Ký) .( Tính từ ngày 21/10/99 là ngày chứng từ về đến ngân hàng) Khi nhận được bộ chứng từ từ ngân hàng, cán bộ trung tâm đi nhận hàng. - Ngày 09/11 hàng về nhập kho. Quy trình tương tự giống nhập lô hàng tời kéo lưới. Phiếu nhập kho. Số 52/99. Ngày 09/11 Nợ TK 15611 Có TK 331. Người giao hàng: Theo HĐ thanh toán D/A90 ngày số SDECSV 20/9/99. Nhập tại kho Hải Phòng. Theo tỷ giá 27 585USD * 14000đ/USD. Số TT Tên nhãn hiệu hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Máy thuỷ 6135 ACABb-2 Chiếc 01 01 74.760.000 74.760.000 2 Máy thuỷ 6135 ACABb- 3 01 01 74.760.000 3 Máy thuỷ 6135J2CABb- 3 01 01 96.250.000 4 Máu thuỷ 413ACABb- 3 02 02 70.210.000 140.420.000 Cộng 386.190.000 đ Phụ trách cung tiêu (Ký) Người giao hàng (Ký) Thủ kho (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Thủ trưởng (Ký,đóng dấu) Thông báo thuế số 0694116 theo tờ khai hải quan hàng hoá XNK số 0009009 ngày 9/11/99 nội dung sau: Thuế nhập khẩu 2%. 72.238.000 đ Thuế GTGT 5% . 19.309.500 đ Chứng từ ghi sổ Số 53/Q4 ngày 15/11 Chứng từ Trích yếu Số liệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 52 9/11 Hàng nhập khẩu. HĐ số SDECSV 20/9/99 (D/A 90 ngày) 1561 331 386.190.000 ...... ....... ....................................... ..... .... ........ 54 20/11 Nhập phụ tùng máy thuỷ HĐ số SDECSV 29/9/99 311 276.840.000 Cộng 1.458.895.000 Từ CTGS số 53 vào sổ ĐKCTGS ( Mẫu 1), sau đó vào sổ cái TK 1561 (Mẫu 3) Sổ cái TK 331 (Mẫu 5) Mẫu 6. Sổ cái TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 2.2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại trung tâm XNK Đông Phong. Thông thường công ty sử dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp tại kho. Giá vốn hàng bán là giá thực tế đích danh. * Thủ tục kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại trung tâm Đông phong. Hợp đồng kinh tế Số 34/99. Ngày 5/11/99. Bên A: Trung tâm XNK Đông Phong – Thuỷ Bắc. (Bên bán) Bên B: Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long – HP. (Bên mua) …… Sau khi đã bàn bạc 2 bên thoả thuận : - Bên A bán cho bên B 02 tời kéo lưới hai tang, sản xuất tại Trung Quốc; nhập khẩu từ Thượng Hải, kèm theo phụ kiện tiêu chuẩn của nhà sản xuất. Kiểu tời …. Giá cả thoả thuận : - Giá chưa có thuế GTGT 146.907.612đ/chiếc x 2 = 293.815.224đ. - Thuế suất thuế GTGT (5%) thuế GTGT phải nộp = 14.690.761đ. - Tổng thanh toán: 308.505.985đ. Bên B : Sau 1 tháng (Kể từ ngày nhận hàng) thanh toán tiền hàng cho bên A. Thời gian giao nhận : 45 ngày sau khi ký HĐ (± 5 ngày). địa điểm giao hàng: Kho Hải Phòng. Bên bán chịu tiền xếp dỡ vận chuyển đến kho của người mua. Đại diện bên A (GĐ trung tâm Đông Phong) (Ký ) Đại diện bên B (Ký) Sau khi hợp đồng được quyết toán, Đông Phong thoả thuận với bên vận chuyển 1 HĐ có nội dung như sau: Hợp đồng giao nhận xếp dỡ vận chuyển hàng hoá Hôm nay 29/12 chúng tôi gồm có: Bên A: Ông Nguyễn Hồng Thanh – Giám đố trung tâm. Bên B: Ông Cáp Trọng Chất- Giám đốc công ty TNHH Tiền Phong. Cùng nhau thoả thuận ký hợp đồng vận chuyển hàng hoá gồm các điều khoản sau: 1. Vận chuyển 02 tời kéo lưới thuỷ lực từ kho Hải Phòng I tới kho của công ty cơ khí tầu thuyền Hạ Long. Ngày vận chuyển 30/12/1999. Giao cho lái xe Lê Văn Dương – biển số xe 16K-6948. Cước vận chuyển: Phí vận chuyển (khoán gọn) Số tiền Chưa thuế : 4.350.000đ. Thuế (5%) : 217.500đ. Tổng : 4.567.500đ Hình thức thanh toán: tiền mặt trả trả ngay Phòng tiêu thụ lập Hoá đơn (GTGT). Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Giao cho kế toán. Và nhận hoá đơn GTGT bên vận chuyển giao. Hoá đơn (GTGT). Liên 3: Giao cho kế toán. Ngày 30/12/99 Số 025267 Đơn vị bán hàng Đ/c ĐT :: : Trung tâm Đông Phong - Thuỵ Bắc. Số TK. Mã số Họ và tên người mua hàng: Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long – Hải Phòng. Đ/c: 01 – Ngô quyền – Hải Phòng. Hình thức thanh toán: chuyển khoản –MS. STT Tên hàng hoá Đơn vị tính SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Tời léo lưới thuỷ lực kiểu JYWB2 x 2/60 Bộ 02 146.907.612 293.815.224 Cộng tiền hàng 293.815.224. Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 14.690.761 Tổng cộng tiền thanh toán.: 308.505.985 Người mua hàng (ký) Kế toán trưởng (Ký) Thủ trưởng (Ký,đóng dấu) Hoá đơn (GTGT). Liên 3: Giao cho khách hàng. Ngày 30/12/99. Số 0866661 Đơn vị bán hàng Đ/c ĐT : : : Công ty TNHH Tiền Phong. Đơn vị mua hàng : Trung tâm Đông Phong – Thuỷ Bắc. Đ/c: ĐT: Hình thức thanh toán : tiền mặt. STT Tên hàng hoá Đvị tính SL Đơn giá Thành tiền Bốc xếp vận chuyển hàng hoá 4350000 Thuế suất 5% Thuế GTGT 217500 Tổng cộng tiền thanh toán 4.567.500 Ngày 30/12 phòng tiêu thụ chuyển bộ chứng từ trên cho phòng kế toán gồm: Hợp đồng kinh tế : Số 34/99. Hoá đơn (GTGT) Số 025267. Hợp đồng giao nhận xếp dỡ vận chuyển hàng hoá ngày 29/12. Hoá đơn (GTGT) số 0866661 bên vận chuyển chuyển đến. Cùng ngày phòng kế toán lập phiếu xuất kho số 73/99 và phiếu chi số 398 quyển 4 như sau: Phiếu xuất kho Ngày 30/12/1999 Số 73/99 Nợ TK 632. Có TK15612. Họ tên người nhập hàng: Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long Hải Phòng. Lý do xuất : Xuất bán theo HĐKT số 34/99 ngày 5/11/1999. Xuất tại kho : Hải Phòng. STT Tên nhãn hiệu hàng hoá Mã số ĐV tính Số lượng đơn giá Thành tiền Y/cầu Thực xuất 1 Tời kéo lưới kiểu JYWB2 Bộ 02 02 Xuất ngày 30/12/99. Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký) Phụ trách cung tiêu (Ký) Người nhận (Ký) Thủ kho (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Thủ trưởng (Ký đóng dấu) Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Người nhận hàng giữ. Liên 3: Kế toán hạch toán. Do giá vốn hàng xuất bán là giá thực tế đích danh nên cột 3, cột 4 của phiếu xuất kho được kế toán ghi theo giá nhập. Phiếu chi Số 398 quyển 4 Ngày 30/12/99 Nợ TK 64184 Có TK 111 Họ và tên người nhận: Cán bộ phòng tiêu thụ Lý do chi: Chi vận chuyển tời kéo lưới bán cho công ty cơ khí tầu thuỷ Hạ long. Số tiền (cả thuế) 4.567.500 đ Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Ngày 30/12/99 Thủ trởng đội (ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký) Người lập phiếu thủ quĩ (ký) Người nhận tiền (ký) Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng (phụ lục số3) * Từ phiếu xuất kho số 73/99 kế toán vào bảng kê chứng từ hàng hoá xuất bán như sau: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá xuất bán Chứng từ Trích yếu Số tiền Ghi chú Số Ngày 67 9/12 Bán hộp số máy thuỷ 120C 38.500.000 Bán cho công ty thiết bị phụ tùng Hải Phòng theo HĐ số 26/99 ...... ....... ....................................... ........ ........... 71/99 27/12 Phụ tùng máy thuỷ 124.750.800 Theo HĐ số 32/99 bán cho nhà máy sửa chữa tầu biển và giàn khoan HP 72/99 30/12 Xuất bán máy phát thuỷ CCFJ 15kw 67.096.600 Theo hợp đồng số 33/99 bán cho công ty khai thác và dịch vụ thuỷ sản Hạ Long 73/99 30/12 Tời kéo lưới kiểu JYWB2 246.611.200 Theo HĐ số 34/99 bán cho công ty cơ khí tầu thuyền Hạ Long - HP Cộng 1.285.463.822 Từ bảng kê trên lập CTGS số 72/Q4 như sau: Chứng từ ghi sổ Số 72/Q4 ngày 31/12/1999 Chứng từ Trích yếu Số liệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 67 9/12 Hàng xuất bán. Bán hộp số máy thuỷ cho công ty thị phụ tùng HP theo HĐ số 26/99 632 156 38.500.000 ...... ....... ....................................... ..... .... ........ 71/99 27/12 Phụ tùng máy thuỷ cho nhà máy S/C tầu biển và giàn khoan Hải Phòng theo HĐ số 32/99 124.750.800 72/99 30/12 Xuất bán máy phát thuỷ CCFJ 15kw cho công ty khai thác và dịch vụ thuỷ sản Hạ Long theo HĐ số 33/99 67.096.600 73/99 30/12 Tời kéo lưới kiểu JYWB2 bán cho công ty cơ khí tầu thuyền HL theo HĐ số 34/99 246.611.200 Cộng 1.285.463.822 Người lập biểu (ký) Từ CTGS số 72/Q4 vào sổ Đăng ký CTGS Quý 4 (Mãu 1). Sau đó từ CTGS vào Sổ cái TK 1561 (Mẫu 4 - phần 2.1), Sổ cái TK 632 (Mẫu 7). Đồng thời từ phiếu nhập kho vảo Sổ chi tiết TK 1562 tời kéo lưới kiểu JYWBC 2x2/60 (phụ lục 2) * Tử hoá đơn GTGT số 025267, lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (kèm thuế GTGT) như sau: Biểu ngang Từ bảng kê trên lập CTGS số 110/Q4 Chứng từ ghi sổ Số 110/Q4 31/12/99 Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền S N N C Q4 Thuế GTGT phải nộp 3331 025259 9/11 Bán hàng cho Công ty thiếtq bị Hải Phòng 131 2.592.250 ........... ......... . . . . . . . . . . . . . 025265 27/12 Bán cho nhà máy sửa chữa tàu biểu và giàn khoan TP. HCM 131 7.666.700 025266 30/12 Bán cho Công ty khai thác và dịch vụ thuỷ sản Hạ Long 131 4.285.800 025267 30/12 Bán cho Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long 131 14.690.761 Cộng 57.880.000 Từ CTGS trên vào sổ ĐKCTG (Mẫu 1) Sau đó từ CTGS vào sổ cái TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (Mẫu 6). Cũng căn cứ vào hoá đơn GTGT số 025267, kế tóan lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (tương tự bảng kê trước nhưng thêm dòng tổng cộng) Biểu ngang Từ bảng kế toán trên lập Chứng Từ Ghi Sổ số 158/Q4 31/12 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Q4 Phải thu của khách hàng 131 025259 9/11 Công ty thiết bị phụ tùng HP 5111 3331 51.845.000 54.437.250 2.592.250 .... ..................... .................... 025265 27/12 Ông Nguyễn Ngọc Thạch 5112 3331 153.333.300 161.000.000 7.666.700 025266 30/12 Công ty khai thác và dịch vụ thuỷ sản Hạ Long 5113 3331 85.714.200 90.000.000 4.285.800 025267 30/12 Công ty cơ khí tầu thuyền Hạ Long 5112 3331 293.815.224 308.505.985 14.690.761 Tổng cộng 1.810.540.227 Từ CTGS số 158/Q4 vào sổ ĐKTGS (mẫu 1). Sau đó từ CTGS vào sổ cái TK 131 (Mẫu 8) TK 511 (Mẫu 9) Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT vào sổ chi tiết TK 131 - Công ty cơ khí tầu thuyền Hạ Long - Hải Phòng (phụ lục3) Mẫu 1: Sổ đăng ký CTGS Quý 4/99 CTGS Số tiền GGS Số tiền S N S N 01 15/10 39.458.200 . . . . 02 - 15.865.410 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 31/12 1.928.606.216 . . . . . . . . . . . . 68 2.245.650.600 . . . . . . . . . . . . 72 31/12 1.285.463.822 . . . . . . . . . . . . 79 31/12 142.893.611 . . . . . . . . . . . . 110 31/12 57.880.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 - 1.810.540.227 53 15/11 1.458.895.000 ..... ... ... Cộng trang 1 24.227.188.317 Cộng trang3: 26.615.947.800 Mang sang: - Trang 1 ..... - Trang 2 ..... Cộng qúy 4: 65.542.784.000 Mẫu 2: Sổ cái TK 3111 - Vay ngắn hạn ngân hàng Quý 4/99 Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải SHTK Dư Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư 1/10/99 6.025.020.000 2. Số phát sinh quý 4 15/10/99 7 Q4 Trả vay ngắn hạn NH 864.998.600 - Trả vay NH Đống Đa theo L/C 0203 112 Đ2 240.001.216 - Chênh lệch tỷ giá vay ngoại tệ 413 2.949.204 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31/12 66 Q4 Vay ngắn hạn NH 1.928.606.216 - Thanh toán L/C số 0023 1561 384.185.900 - Thanh toán D/A 90 ngày theo hợp đồng số SDCSV 2/9/99 331 21.021.000 . . . . . . . . . . . . . . . - Thanh toán L/C số 0323 15612 246.857.600 Cộng phát sinh Q4/99 3.838.444.000 4.859.463.000 Số dư 31/12/99 7.026.039.000 Mẫu 3: Sổ cái TK 1561 Quý 4/99 NTGS CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 3.142.632.200 2. Số phát sinh 15/11 52 Q4 Hàng nhập khẩu 1.458.895.000 - Nhập máy thuỷ theo HĐ thanh toán D/A 90 số SDE CSV 20/9/99 theo phiếu nhập 52 331 386.190.000 . . . . . . . . . . . . . 15/11 70 Q4 Hàng xuất bán . . . . . . . . . . . . . . . . 31/12 68 Q4 Hàng nhập khẩu 2.245.650.600 - Phụ tùng máy thuỷ theo phiếu nhập 69 112 700.000 - Máy thuỷ Diesel theo phiếu nhập 70 311 704.098.560 - Nhập tời máy phát 7,5 Kw theo phiếu nhập 71 311 212.400.000 . . . . . . . . . . . . . . . . - Nhập tời kéo lưới theo phiếu 75 311 246.6.11.200 31/12 72 Q4 Hàng xuất bán 632 1.285.463.822 - Hộp số máy thuỷ theo phiếu xuất 67 38.500.000 . . . . - Phụ tùng máy thuỷ theo phiếu xuất kho 71 124.750.800 - Máy thuỷ theo phiếu xuất 72 67.096.600 - Tời kéo lưới theo phiếu xuất 73 246.611.200 Cộng phát sinh 7.322.414.200 7.201.204.000 Số dư đến 31/12/99 3.263.842.400 Mẫu 4: Sổ cái TK thuế GTGT được khấu trừ Quý 4/99 Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải SHTK Dư Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 0 2. Số phát sinh ...... ... ... . . . . . . ............ 31/12 79 Q4 - Phí thuê tàu biển 331 71.818 - Mua xăng của xí nghiệp dịch vụ xăng dầu & cơ khí 111 48.750 - Tiền điện thoại + Fax 111 65.419 . . . . . - Chi phí xép dỡ 331 43.800 . . . . . - Mua tời kéo lưới theo HĐ số SDEVSV 29/10/99 33312 12.330.560 Cộng phát sinh Q4/99 355.302.640 80 Kết chuyển 133 sang 333 355.302.640 Số dư đến 31/12 0 Mẫu 5: Sổ cái TK 331 Quý 4/99 NTGS CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền Ghi chú S N N C 1. Số dư đến 1/10/99 1.467.958.500 2. Số phát sinh trong quý 15/10 46 Q4 Số phải trả - NK máy thuỷ của Shanghai - TQ 15611 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nhập kho phụ tùng theo HĐ t/mại số SDE CSV 99065 15613 700.000 . . . . . 52 10/11 Nhập máy thuỷ theo HĐ số SDE CSV 20/9/99 (D/A 90 ngà) 15611 386.190.000 . . . . . 31/12 130 Q4 Số đã trả . . . . . . . . . . - Trị giá hàng NK theo HĐ số SDE CSV 21/8/99 112 315.925.000 Cộng số phát sinh 7.747.487.000 9.349.194.100 Số dư đến 31/12/99 306.968.600 Mẫu 6: Sổ cái TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách Quý 4/99 Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải SHTK Dư Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư 1/10/99 343.909.092 2. Số phát sinh 15/11/99 27 Q4 Thuế NK phải nộp - Theo thông báo thuế số 064116 1562 72.238.000 .... .... . . . . . . . . . . . . . . . 31/12 49 31/12 Thuế GTGT hàng NK 1331 - . . . . - Theo thông báo thuế số 12738 12.330.560 . . . . 103 31/12 Nộp thuế NK theo thông báo thuế 063266 112 50.000.000 110 31/12 Thuế GTGT phải nộp của hàng bán ra 131 57.880.000 - Theo hoá đơn GTGT số 02259 2.592.250 . . . . . - Theo HĐ GTGT 025265 7.666.700 - Theo HĐ GTGT 025266 4.285.800 - Theo HĐ GTGT 025267 14.690.761 Cộng phát sinh Quý 4/99 50.000.000 204.610.779 Kết chuyển đầu vào 355.302.640 Dư 31/12/99 153.217.231 Mẫu 7: Sổ cái TK 632 Quý 4/99 Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 15/10 60/Q4 15/10 Xuất kho bán phụ tùng thay thế cho nhà máy sửa chữa tàu biển và giàn khoan Hải Phòng 15613 15.657.087 . . . . . . . . . . . . . . . 31/12 72/Q4 31/12 - Bán hộp số máy thuỷ cho Công ty thiết bị phụ tùng HP theo HĐ số 26/99 15612 38.500.000 . . . . . . . . . . . . . . . - Xuất bán máy thuỷ cho Nhà máy sửa chữa S/C tàu biển 15611 124.750.800 - Xuất bán máy thuỷ CCFJ 15 Kw 15611 67.096.600 - Xuất bán tời kéo lưới kiểu JywB2 15612 246.611.200 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán vào KQKD 911 5.998.763.230 Cộng phát sinh 5.998.763.230 5.998.763.230 Mẫu 8: Sổ cái TK 131 Quý4/99 CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư đến 1/10/99 1.482.280.000 2. Số phát sinh 166 Q4 Số đã thu - Thu bán máy phát điện cho Công ty khai thác thuỷ sản HL HP 111 85.900.110 - Thu nợ quý 3 của Nhà máy sửa chữa tàu biển và giàn khoan TP. HCM 63.784.180 ... .... ........ ... ........ ........ 158 Q4 Số phải thu - Công ty thiết bih HP theo HĐ GTGT 02259 5112 3331 51.8.45.000 2.592.250 . . . . . - Ông Nguyễn Ngọc Thanh theo HĐ GTGT 025265 5113 3331 153.333.300 7.666.700 - Công ty khai thác và dịch vụ thuỷ sản Hạ Long theo HĐ 025266 5111 3331 85.714.200 4.285.800 - Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long theo HĐ 025267 5112 3331 293.815.224 14.650.761 Cộng phát sinh quý 4/99 6.415.684.200 6.258.649.100 Số dư đến 31/12/99 1.649.315.100 Mẫu 9: Sổ cái TK 511 Quý 4/99 CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... . . . . . . . . . . . . . . . 158 31/12 - Theo hoá đơn GTGT số 025259 131 51.845.000 - . . . . . . . . . . . . . - Theo hoá đơn GTGT số 025265 131 153.333.300 - Theo hoá đơn GTGT số 025266 131 85.714.200 - Theo hoá đơn GTGT số 025267 131 293.815.224 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 6.617.209.037 Cộng phát sinh Quý 4 6.617.209.037 6.617.029.037 Mẫu 10 Sổ cái TK 641 CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... ................................... ............... ................ 195 30/11 Phí thanh toán L/C 112 6.863.900 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 31/12 - Phí thuê tàu biển (Số được khấu trừ) 331 718.180 71.810 - Xăng dầu (Số được khấu trừ) 111 487.500 48.750 - Tiền điện thoại, Fax (Số được khấu trừ) 111 654.190 65.419 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 31/12 Phí vận chuyển 331 10.527.633 (số được khấu trừ) 572350 Cộng phát sinh quý 4/99 784.812.100 241.905.959 Kết chuyển phân bổ CPBH vào kết quả kinh doanh 543.406.111 Mẫu 11: Sổ cái TK 642 Quý 4/99 CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 15/11 - Chi phí trả lãi thanh toán L/C số SDCSV 20/8/99 112 6.824.610 - Chi phí photo tài liệu 111 27.800 . . . . . . . . . . . . . . . . 85 30/11 - Tiền điện nước được khấu trừ 120.000 86 15/12 - Diệp - chi phí giao dịch, làm việc về gia hạn nợ ngắn hạn 111 200.000 . . . . . . . . . . . . . . . . 87 31/12 - Trả lãi vay 7.724.640 - Quản lý nộp cấp trên được trả lại. 2.765.800 - Tiền lương 334 30.864.400 - BH 338 9.794.800 Cộng phát sinh quý 4/99 79.585.472 29.558.041 Kết chuyển phân bổ CPBH vào kết quả kinh doanh 911 50.027.431 Mẫu 12: Sổ cái TK 911 Quý 4/99 CTGS Diễn giải TK Đủ Số tiền SH NT Nợ Có 160 Q4 - Kết chuyển doanh thu thuần 511 6.617.209.037 - Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 5.998.763.250 - Kết chuyển chi phí bán hàng 641 543.406.111 - Kết chuyển chi phí QLDN 642 50.027.431 - Kết chuyển lãi kinh doanh 421 25.012.265 Chương 3 phương hướng hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại Trung tâm XNK ĐÔNG PHONG- Thuỷ Bắc 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Chuyển sang cơ chế thị trường, hiệu quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Tình trạng làm ăn không tính toán hiệu quả "lãi giả. lỗ thật" thất thoát vốn phải được xoá bỏ hoàn toàn. Tình hình tài chính của bất kỳ một doanh nghiệp, một đơn vị hoặc tổ chức nào cũng đòi hỏi phải được phản ánh một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời. Do đó kế toán, với chức năng và nhiệm vụ của mình, chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong việc phản ánh và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh và quản lý kinh tế tài chính. Nhìn lại quá trình ra đời và phát triển của kế toán Việt Nam, chế độ kế toán Việt Nam đã không ngừng được cải thiện, hoàn thiện và phát triển cùng với quá trình và phát triển kinh tế, cùng với sự đổi mới của cơ chế kinh tế, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý tài chính của Nhà nước và doanh nghiệp. Chế độ kế toán hiện hành được bán hành theo quyết định của Bộ Tài chính số 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 đồng bộ cả chể độ chứng từ , số, tài khoản và báo cáo tài chính. Chế độ kế toán hiện hành đã được thiết kế xây dựng trên nguyên tắc đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán. Tuy nhiên trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi ở nước ta, đang hình thành và ngày càng phát triển, luôn đòi hỏi sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nói chung và cơ chế tài chính nói riêng phải có sự thích ứng. Mặt kiểm soát quá trình chọn lọc có nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán mới chỉ là bước đầu, sự am hiểu về nguyên tắc và chuẩn mực này ở Việt Nam còn chưa sâu sắc. Do đó trong chế độ kế toán bán hành còn có những quy định chưa hoàn toàn phù hợp, chưa sát với thực tế, quá trình vận dụng nguyên tắc, chuẩn mực còn hạn chế nhất định đòi hỏi phải được tiếp tục hoàn thiện hơn nữa. Xét cụ thể trong nghiệp vụ kế toán kinh doanh nhập khẩu, thì những quy định của tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp còn có những bất cập như: chiết khấu bán hàng hạch toán vào chi phí tài chính, quy định về chênh lệch tỷ giá cuối niên độ kế toán thông tư 44, hoặc chưa đề cập đến một số nội dung như chưa có hoá đơn chứng từ để phản ánh nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá, chưa có những quy định cụ thể về thuế giá trị gia tăng liên quan vấn đề này, trong chế độ kế toán chưa có hướng dẫn về kế toán thuế giá trị gia tăng đối với thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập baats thường ở những doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Từ những vấn đề nêu trên cho thấy, việc nghiên cứu, cải tiến và tiếp tục hoàn thiện hệ thống chế độ kế toán nói chung và kế toán kinh doanh nhập khẩu nói riêng cho phù hợp với điều kiện mới là cần thiết khách quan. 3.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu phải được là một công việc mang tính thường xuyên, liên tục, bởi xuất phát từ thực tế kinh doanh luôn phát triển, ngày càng phong phú và đa dạng. Do đó, đòi hỏi cơ chế quản lý và những công cụ quản lý cũng phải thích ứng với điều kiện mới, ngày càng hoàn thiện hơn nữa cho phù hợp. Để đảm bảo cho việc hoàn thiện đáp ứng được yêu cầu quản lý và có tính khả thi cao thì nội dung hoàn thiện phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: 3.1.2.1. Phù hợp với cơ chế quản lý hiện hành và có khả năng thích ứng trong tương lai. Hoàn thiện chế độ kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu nói riêng (đặc biệt trong điều kiện áp dụng thuế giá trị gia tăng) là một tất yếu khách quan trong giai đoạn hiện nay. Song việc hoàn thiện trước hết phải đảm bảo sự phù hợp với các chính sách chế độ quản lý tài chính của Nhà nước, các quy định của luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành luật hiện hành. Mặt khác trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi theo cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, các chế độ chính sách về quản lý tài chính cũng từng bước được cải tiến nhằm hoàn thiện và đồng bộ hoá đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Điều đó đòi hỏi kế toán phải có những thay đổi thích ứng để phát huy vai trò là công cụ đắc lực và quan trọng nhất của quản lý kinh tế. Để quá trình hoàn thiện công tác kế toán có cơ sở khoa học và ý nghĩa lâu dài, đòi hỏi ngoài việc phải tôn trọng các chính sách, chế độ tài chính hiện hành, cần phải tính đến xu hướng hoặc đón trước được những thay đổi trong tương lai của các chính sách tài chính này. 3.1.2.2. Phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu Chế độ kế toán của doanh nghiệp Việt Nam được xây dựng trên nguyên tắc phù hợp với yêu cầu của kinh tế thị trường ở Việt Nam, tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc, chuẩn mực cùng với kinh nghiệm của một số nước có nền kinh tế phát triển. Chế độ kế toán ban hành áp dụng chung cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực hoạt động, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Tuy nhiên, ở mỗi ngành, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm riêng về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tổ chức quản lý... Do đó khi hoàn thiện kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu phải đảm bảo yêu cầu là phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp nói chung và đặc thù của đơn vị xuất nhập khẩu nói riêng, nghĩa là không được phá vỡ cấu trúc của hệ thống chế độ kế toán hiện hành, mà trên cơ sở chế độ kế toán này cùng với việc học tập, tiếp thu chuẩn mực kế toán, mô hình kế toán ở các nước tiên tiến trên thế giới, kết hợp với đặc thù riêng của nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu để đưa ra những giải pháp phù hợp cho kế toán trong điều kiện hiện nay. Đồng thời phải thể hiện được sự vận động khách quan của mối quan hệ kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp. Có như vậy thì việc hoàn thiện trở nên thiết thực và có hiệu quả hơn. 3.1.2.3. Tính khả thi cao trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm Bất kỳ một giải pháp hoàn thiện nào trong công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng đều đòi hỏi có tính khả thi và được xem xét trong mối quan hệ với hiệu quả và tiết kiệm. Bởi vậy hoàn thiện kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu (đặc biệt trong điều kiện áp dụng thuế giá trị gia tăng) phải hướng tới việc đảm bảo các vấn đề sau: - Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh doanh nhập khẩu trên nhiều lĩnh vực như: quy mô, thời gian, địa điểm của nghiệp vụ... Chỉ những thông tin được cung cấp kịp thời và trung thực mới là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình kinh doanh. - Việc thu thập, xử lý, tập hợp và cung cấp thông tin phải đảm bảo khoa học, hợp lý và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Phải cân đối giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra để đảm bảo tính hiệu quả trong tổ chức công tác kế toán. Tóm lại, để hoàn thiện kế toán nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn thì trong quá trình hoàn thiện phải đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu cơ bản trên một cách đồng bộ, bởi việc thực hiện tốt yêu cầu cơ bản này là điều kiện để thực hiện tốt yêu cầu cơ bản kia và ngược lại. 3.2. Đánh giá về tổ chức kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở Trung tâm Đông Phong - Thuỵ Bắc 3.2.1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán hàng nhập khẩu tại Trng tâm XNK Đông Phong - Để hoàn tất một nghiệp vụ mua hay bán đòi hỏi phải qua rất nhiều các bộ phận khác nhau trong Trung tâm, ở mỗi bộ phận này đều phải lập chứng từ (đó có thể là chứng từ thực hiện hay chứng từ mệnh lệnh) và đều có xác nhận của ít nhất một người khác. Ví dụ ở nghiệp vụ mua hàng, phòng yêu cầu không thể thực hiện đặt riêng ngoài kế hoạch với người cung cấp vì phòng tiếp nhận ghi chép một cách độc lập các hàng hoá nhận được và phòng kế toán xác định giá. Phòng tiếp nhận không thể gian lận hàng hoá vì báo cáo nhận hàng phải phù hợp với hoá đơn. Tương tự người cung cấp không thể ghi hoá đơn nhiều hơn hàng hoá được giao đi. Công việc của phòng kế toán được kiểm soát bởi người cung cấp và nhiều bộ phận kế toán khác nhau. ở nghiệp vụ bán, sự kiểm soát lẫn nhau cũng diễn ra tương tự. Từ những vấn đề nêu trên cho thấy công tác kiểm soát các hoạt động ở Trung tâm rất chặt chẽ, sự phân công, phân nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị rất rõ ràng. Từ đó việc xây dựng chu trình xử lý và luân chuyển chứng từ cho mỗi loại nghiệp vụ không những chỉ chú trọng đến những chứng từ làm căn cứ để ghi sổ, mà còn coi trọng vai trò của những chứng từ mang tính mệnh lệnh và những chứng từ tự lập khác ở từng khâu trong quá trình kiểm soát các hoạt động. - Trung tâm áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý kinh doanh của đơn vị và hình thức này lại thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy. - Trung tâm áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định 1141-TC/CĐ kế toán của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc áp dụng chế độ kế toán mới thống nhất trong cả nước, trong mọi lĩnh vực kinh doanh, mọi thành phần kinh tế. Đồng thời để thuận t iện cho việc theo dõi và hạch toán, Đông Phong có mở thêm một số tiểu khoản phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị. - Trong quá trình xuất nhập kho trung tâm theo dõi một cách thường xuyên lượng hàng hoá tồn kho được kiểm kê vào cuối tháng có biên bản kiểm kê ghi chép số hàng tồn thực tế. Số lượng hàng hoá tồn kho được phản ánh trung thực để phòng kế toán báo cáo lên Ban Giám đốc và cũng qua đó Trung tâm có kế hoạch nhập thêm hoặc tìm cách tiêu thụ hàng nhanh chóng hơn (trong trường hợp hàng bị tồn đọng nhiều) để đạt được lượng tồn kho hợp lý. Mỗi loại hàng hoá nhập kho đều được theo dõi trên một thẻ kho giúp kế toán nắm được dễ dàng lượng hàng hoá tồn kho và sự biến động của nó một cách liên tục theo trình tự nhập, xuất hàng. - Việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong phòng kế toán của Trung tâm là tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán trong phòng có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có trách nhiệm trong công tác. Đặc biệt phụ trách kế toán là người có kinh nghiệm trong nghề, hiểu biết sâu rộng về chế độ tài chính kế toán, có kinh nghiệm nghiệp vụ ngoại thương. Do đó, việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán của Trung tâm luôn chính xác, đảm bảo được yêu cầu quản lý lãnh đạo của Trung tâm, tránh cho Trung tâm được những bất lợi trong thanh toán và kinh doanh. Tóm lại, nhờ có sự cố gắng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung, trong công tác kế toán nói riêng, Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong đã ngày càng phát triển và đứng vững hơn trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và qua đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Tuy nhiên trong công tác hạch toán hoạt động nhập khẩu, Trung tâm vẫn còn một số hạn chế tồn tại nhất định. 3.2.2. Những điểm cần hoàn thiện trong công tác kế toán hàng nhập khẩu tại Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong và phương hướng hoàn thiện Tìm những nhược điểm trong công tác kế toán hàng nhập khẩu tại Trung tâm, ta không chỉ đi tìm những điểm mà Trung tâm làm sai, hay làm không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành mà còn phải nhận thấy được những điểm bất cập của chế độ kế toán. Những điểm cần hoàn thiện: 3.2.2.1. Hoàn thiện hoá đơn chứng từ * Hoàn thiện yếu tố của chứng từ kế toán: Thực tế trong hoá đơn thuế giá trị gia tăng trên mẫu hoá đơn theo chế độ kế toán quy định (cũng như được Trung tâm áp dụng) chỉ có 3 chữ ký của thủ trưởng đơn vị, trưởng phòng kế toán và người mua hàng, là chưa hợp lý, bởi người chịu trách nhiệm vật chất trực tiếp đối với nghiệp vụ còn bao gồm cả người viết hoá đơn và thủ kho. Người viết hoá đơn chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, trung thực của các số liệu trên hóa đơn, còn thủ kho chịu trách nhiệm vật chất về số lượng hàng thực xuất kho. Do đó trên hoá đơn giá trị gia tăng cần bổ sung thêm chữ ký của người viết hoá đơn và của thủ kho để ràng buộc đầy đủ trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo tính chất pháp lý của chứng từ kế toán. * Hoàn thiện nội dung chứng từ và số lượng chứng từ kế toán Ngày nay trong quan hệ giao dịch mua bán để xúc tiến việc bán hàng và thu hồi tiền, đơn vị bán có thể đưa ra chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng nhiều và thanh toán tiền sớm. Vấn đề này trong chế độ kế toán được gọi là chiết khấu hàng bán và giảm giá hàng bán (tuy rằng nội dung của giảm giá hàng bán theo chế độ hiện hành còn bao gồm hàng đã bán kém phẩm chất so với quy định của hợp đồng), vấn đề này chưa được Trung tâm áp dụng. Thiết nghĩ, Trung tâm nên có những chính sách giảm giá, chiết khấu trong những trường hợp cần thiết, qua đó tăng sự hấp dẫn của Trung tâm đối với khách hàng, tăng vòng quay của vốn và cuối cùng là tăng hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, chế độ kế toán đã có những hướng dẫn cụ thể về phương pháp kế toán nghiệp vụ này nhưng trong hệ thống chứng từ kế toán hiện hành, cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hướng dẫn đều không có chứng từ nào dùng để phản ánh nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán. Do đó, trong thực tế khi hạch toán nghiệp vụ này, các doanh nghiệp chỉ căn cứ vào hợp đồng mua bán. Mà hợp đồng mua bán chỉ là điều kiện để phát sinh nghiệp vụ kinh tế, chứ không chỉ ra được mức độ thực sự hoàn thành nghiệp vụ. Do đó, dựa vào hợp đồng làm căn cứ là thiếu cơ sở pháp lý, tạo kẽ hở cho doanh nghiệp thực hiện các hành vi gian lận trong hạch toán tuỳ tiện các khoản chiết khấu, giảm giá cho người mua nhằm mục đích trốn thuế, trong khi thực tế không phát sinh nghiệp vụ hoặc có thể phát sinh nhưng không thể kiểm soát được tính trung thực của số liệu này. Điều này đặt ra vấn đề là cần phải có chứng từ chứng minh làm cơ sở pháp lý để hạch toán nghiệp vụ cho của cả hai bên mua và bán. Mặt khác, thời điểm phát sinh triết khấu, giảm giá hàng bán có thể được thực hiện ngay khi phát sinh giao dịch mua bán hoặc sau khi xẩy ra quan hệ giao dịch mua bán. Nếu chiết khấu, giảm giá hàng bán phát sinh đồng thời với lúc giao dịch mua bán thì phải được thể hiện trên hoá đơn bán hàng, nếu phát sinh sau lúc giao dịch mua bán thì phải lập chứng từ để chứng minh, từ những vấn đề nêu trên có thể đưa ra phương hướng hoàn thiện như sau: * Trên hoá đơn giá trị gia tăng, cần bổ sung thêm các dòng trừ giảm giá và trừ chiết khấu, điều này giảm bớt số lượng chứng từ phải lập, tiết kiệm chi phí vật chất và giảm số lượng công việc của kế toán trong việc ghi chép. Mẫu hoá đơn có thể được thiết kế bổ sung như sau: HOá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 1: Lưu Ký hiệu AA/98 Ngày tháng năm Số 00000-1 Đơn vị bán hàng Địa chỉ Số TK Điện thoại Mã số Họ và tên người mua hàng Đơn vị Địa chỉ Số TK Hình thức thanh toán Mã số Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng 1.000.000 Trừ giảm giá (%) 20.000 Tiền hàng sau giảm giá 980.000 Trừ chiết khấu (1%) 9.800 Tiền hàng thực tế 970.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 97.020 Tổng cộng tiền thanh toán 1.067.220 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) * Bổ sung thêm "Hoá đơn chiết khấu, giảm giá" vào hệ thống chứng từ kế toán: Hóa đơn này phải được xếp vào hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc bởi nó được sử dụng để phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân độc lập. Mẫu của hóa đơn có thể được thiết kế như sau: hóa đơn chiết khấu giảm giá Liên Ngày tháng năm Đơn vị bán hàng Địa chỉ Số TK Hình thức thanh toán Đơn vị mua hàng Địa chỉ Số TK Số TT Nội dung HĐ được chiết khấu, giảm giá Tiền hàng hoá dịch vụ chưa có thuế GTGT được CK, GG Tỷ lệ CK giảm giá Thành tiền chưa có thuế GTGT Tỷ lệ thuế GTGT Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán SH Ngày A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 3x4 6 = 3+5 Cộng Số tiền viết bằng chữ Đại diện đơn vị mua Người viết hóa đơn Kế toán trưởng (Ký) (Ký) (Ký) Hoá đơn chiết khấu, giảm giá được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: kế toán theo dõi bán hàng dùng để ghi sổ, sau đó chuyển cho kế toán quỹ tiền mặt làm thủ tục xuất quỹ hoặc chuyển cho kế toán theo dõi thanh toán ghi giảm trừ khoản phải thu khách hàng. Việc bổ sung thêm chứng từ này là hoàn toàn cần thiết vì nó là phương tiện để chứng minh một nghiệp vụ kinh tế có thật, và là cơ sở pháp lý cho số liệu ghi trong sổ kế toán của đơn vị bán và đơn vị mua. 3.2.2.2. Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán Thứ nhất: ở Trung tâm, sau khi nhận được bộ chứng từ của người bán, xem như hàng đã nhập về kho - phản ánh vào tài khoản 156 đ phản ánh sai quá trình luân chuyển của hàng hoá. Và như vậy, trong việc kiểm tra kho phân biết được hàng nào đã nhập kho và hàng nào còn đi trên đường. Tuy nhiên, chế độ kế toán quy định hàng nhập khẩu, cuối tháng chưa về nhập kho (đang đi trên đường thì phản ánh vào TK 151, còn hàng nội địa thì vẫn hạch toán vào TK 156. Bản chất về hai nghiệp vụ này là một, theo em khi hàng chưa về nhập kho nên phản ánh vào TK 611 - mua hàng (không phân biệt phương pháp kê khai thường xuyên hay định kỳ). Thứ hai: Trung tâm không tuân theo đúng nguyên tắc giá phí: nguyên tắc giá phí được hiểu là mọi vật tư hàng hoá đều được ghi chép phản ánh theo tổng số tiền thực tế mà đơn vị bỏ ra từ khi mua vật tư hàng hoá đến khi hàng hoá đưa về nhập kho hoặc gửi bán thẳng. Theo nguyên tắc này thì toàn bộ chi phí trong quá trình nhập khẩu phải được hạch toán vào giá thực tế của hàng nhập khẩu và phản ánh trên TK 156 (TK 1562) hoặc TK 151. Thực tế cho thấy Trung tâm đã hạch toán một phần chi phí trong quá trình nhập khẩu hàng hoá như lệ phí mở L/C, lệ phí chuyển tiền, lệ phí điện báo, phí bảo lãnh L/C... vào chi phí bán hàng bằng bút toán: Nợ TK 641 (6417) chi phí chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (TK1331) thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 331: tổng giá thanh toán Việc hạch toán như trên đã vi phạm nguyên tắc giá phí, không phản ánh đúng giá thực tế của hàng nhập khẩu, không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thứ 3: Hoàn thiện TK 521 và 532 Chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán xét về bản chất là giống nhau, vì đó đều là sự ưu đãi của đơn vị dành cho khách hàng và đều phát sinh trong quá trình bán hàng. Do đó cần phải có sự thống nhất đối với nghiệp vụ này. Có thể hoàn thiện hoàn thiện nội dung này như sau: - Chiết khấu thanh toán thể hiện sự ưu đãi dành cho khách hàng trong quá trình thu hồi tiền bán hàng phải được xem là yếu tố giảm trừ doanh thu bán hàng, không nên hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. - Vì bản chất của chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng do ưu đãi là giống nhau, nên có thể hạch toán trên cùng TK 521 "chiết khấu hàng bán". Có thể mở thêm tài khoản cấp 2 để phản ánh: + TK 5211 "chiết khấu thanh toán": tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu dành cho người mua khi thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. + TK 5212 ' chiết khấu thương mại" tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu dành cho người mua khi mua với khối lượng lớn. Việc hạch toán được thực hiện như sau: TK 111,112, 131 TK 521 (5211, 5212) TK 511 Chiết khấu thanh toán Kết chuyển toàn bộ Tổng giá CK thương mại phát sinh CK TT, CK TM thanh trong kỳ chưa có thuế vào cuối kỳ toán TK 333 (3331) Thuế giá trị gia tăng tương ứng Với đề xuất này thì TK 532 "giảm giá hàng bán" chỉ phản ánh trường hợp hàng bán bị kém phẩm chất quy định trong hợp đồng. 3.2.2.3. Hoàn thiện sổ kế toán Nhìn chung các biểu mẫu mà Trung tâm sử dụng để hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng nhập khẩu đều tuân theo biểu mẫu của chế độ kế toán kết cấu mẫu sổ nhất quán làm cho việc theo dõi thuận tiện. Tuy nhiên, cũng có một vài điểm cần hoàn thiện đối với việc ghi chép sổ sách của Trung tâm như Trung tâm Đông Phong không mở sổ chi tiết TK 133, điều này gây khó khăn cho việc tổng hợp chi tiết, đối chiếu kiểm tra số liệu. Trung tâm nên mở thêm sổ chi tiết TK 133. Có thể thiết kế theo mẫu sau: Sổ theo dõi chi tiết TK 133 Quý 3/99 Số thị trường Tên hàng hoá Số tiền được khấu trừ cho từng máy thuế GTGT được khấu trừ của các KK CF chung được phân bổ Tổng cộng 1 2 Máy thuỷ Tời kéo lưới Chi phí chung có thể phân bổ như sau: - Nếu là chi phí vận chuyển thì phân bổ theo trọng lượng khối lượng hàng hoá - Chi phí trả lãi vay thì phân bổ theo giá trị hàng hoá của mỗi loại. Ngoài ra để tính toán xác định kết quả kinh doanh chi tiết cho từng nhóm mặt hàng thì hệ thống sổ kế toán chi tiết có thể được xây dựng như sau: + ở nghiệp vụ nhập khẩu: Sổ chi tiết theo dõi hàng nhập khẩu mở chi tiết theo từng nhóm mặt hàng: Trong trường hợp cùng một lô hàng nhập khẩu, có nhiều loại hàng hoá khác nhau thì chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu tính vào giá thực tế của hàng nhập khẩu theo nguyên tắc: - Chi phí liên quan trực tiếp đến loại hàng hoá nào thì tính trực tiếp vào giá của hàng đó. - Chi phí liên quan đến nhiều loại hàng hoá khác nhau thì phải phân bổ cho từng loại theo những tiêu thức phân bổ thích hợp như: - Chi phí vận chuyển thì phân bổ theo trọng lượng khối lượng hàng hoá + Chi phí trả lãi tiền vay thì phân bổ theo giá trị hàng hoá của mỗi loại * ở nghiệp vụ tiêu thụ, có thể mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng nhập khẩu như sau: Cuối cùng: Hiện nay Trung tâm đang thực hiện hình thức sổ chứng từ ghi sổ. ưu điểm của loại hình này là dễ áp dụng máy vi tính. Đây là thuận lợi của Trung tâm. Hình thức này đơn giản, gắn với ngôn ngữ và cách làm việc của máy. Do vậy trong xu thế hiện đại hoá trên mọi phương diện như hiện nay Trung tâm cần hiện đại hoá phương tiện hạch toán kế toán. Cùng với việc tổ chức mạng máy vi tính thì các nhân viên trong phòng kế toán cần được đào tạo thêm về sử dụng máy vi tính. Với chương trình này công việc kế toán đỡ căng thẳng, năng suất và hiệu quả lao động cao hơn. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu - Lên các báo cáo, sổ sách kế toán - Chứng từ ghi sổ - Sổ thẻ kế toán chi tiết Trong đó phần xử lý nghiệp vụ gồm: Định khoản, kiểm tra hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ. Còn hai phần sau máy tính tự động làm. Kết luận Sau 4 năm học tập tại trường và trong thời gian thực tập tại Trung tâm XNK Đông Phong - Thuỷ Bắc em đã được trang bị những kiến thức lý luận cũng như một số kinh nghiệm thực tiễn về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Với những kiến thức có được đó em đã đi sâu nghiên cứu về kế toán kinh doanh nhập khẩu và đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp theo đề tài này. Trong phạm vi luận văn, bài viết tuy không đề cập đến mọi khía cạnh, mọi vấn đề của hoạt động nhập khẩu và công tác kế toán hàng nhập khẩu, nhưng nó cũng đã giải quyết được 1 số nội dung cơ bản sau: Về mặt lý luận: Luận văn đã trình bầy tương đối có hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như lý luận về tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá ở các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu. Về mặt thực tiễn: Luận văn đã trình bầy được thực trạng công tác kế toán các hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu ở Trung tâm XNK Đông Phong - Thuỷ Bắc Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận với thực tiễn, chương 3 của luận văn em mạnh dạn nêu ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá ở Trung tâm XNK Đông Phong - Thuỷ Bắc Em hy vọng rằng, luận văn có thể đóng góp một phần trong việc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá nói riêng cũng như hiệu quả kinh doanh nói chung ở Trung tâm XNK Đông Phong - Thuỷ Bắc Do thời gian và trình độ hạn chế, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo trong khoa kế toán của trường ĐH Tài chính kế toán và cán bộ Trung tâm Đông Phong - Thuỷ Bắc nói chung và phòng kế toán của Trung tâm nói riêng. Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2000 Tài liệu tham khảo Kế toán DNSX Trường ĐH Tài chính kế toán - Hà Nội 2. Kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu PGS.PTS. Ngô Thế Chi - NXB Thống kê , 1997 3. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương NXB Giáo dục - Trường ĐH Ngoại Thương 4. Hệ thống Kế toán DN (3 tập) 5. Giao dịch và thanh toán Thương mại quốc tế PGS. PTS Nguyễn Duy Bột - Trường ĐH KTQD, 1998 Phụ lục 1: Tờ kê chi tiết TK 3111 Đến 31/12/99 Số TT Khế ước Trích yếu Số tiền I. Khế ước nội tệ 1 12 Thanh toán L/C số 0166 843.472.650 . . . . . . . . . 15 25 Thanh toán L/C số 0323 246.857.600 Cộng: 4.956.511.145 II. Khế ước ngoại tệ (USD) USD VNĐ 1 7 Thanh toán L/C số 87 39.761,16 ằ 557.914.565 2 8 Thanh toán L/C số 120 47.240 ằ 662.817.600 3 9 Thanh toán L/C số 166 60.490 ằ 848.759.680 Cộng 2.069.527.845 Cộng (nội + ngoại tệ) 7.026.039.000 Mục lục