Luận văn Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình sử dụng quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy giầy Phúc Yên

tæ chøc nh©n sù, phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh­: C¸c chÕ ®é b¶o hiÓm lao ®éng c«ng t¸c quèc phßng an ninh vµ b¶o vÖ qu©n sù. -Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ c«ng ty §«ng TrÞ §µi Loan: Thùc hiÖn ®Çy ®ñ tr¸ch nhiÖm theo b¶n hîp ®ång gia c«ng giÇy dÐp sè 01/GPY-SUR/99 ®· ký víi nhµ m¸y giÇy Phóc Yªn ngµy 15/1/1999. §Ó ®¶m b¶o viÖc s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y ®­îc thuËn lîi, kh¸ch hµng ngo¹i quèc chÊp nhËn, chñ tÞch H§QT c«ng ty §«ng TrÞ §µi Loan th­êng xuyªn trao ®æi víi nhµ m¸y vÒ c¸c mÆt liªn quan ®Õn s¶n xuÊt kinh doanh. -Gi¸m ®èc c«ng ty §«ng TrÞ §µi Loan: ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ m¸y vµ C«ng ty §«ng TrÞ §µi Loan vÒ kü thuËt, chÊt l­îng s¶n phÈm vµ tiÕn ®é hµng ngµy, hµng th¸ng. Cã quyÒn cïng gi¸m ®èc nhµ m¸y th¶o luËn vÒ thêi gian lµm viÖc c¸n bé c«ng nh©n viªn hµng ngµy vµ c¸c vÊn ®Ò nh©n sù cã liªn quan ®Õn s¶n xuÊt kinh doanh. -Phßng kÕ to¸n: gióp gi¸m ®èc qu¶n lý vÒ qu¶n lý vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n thèng kª trong mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y, gi¸m s¸t b»ng ®ång tiÒn mäi ho¹t ®éng kÕ to¸n, kiÓm tra gi¸m s¸t nhµ m¸y, tæ chøc qu¶n lý, sö dông nguån vèn mét c¸ch cã hiÖu qu¶ cao nhÊt. -Phßng tæ chøc nh©n sù: Tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc ®æi míi, kiÖn toµn c¬ cÊu tæ chøc, qu¶n lý kinh doanh. §ång thêi tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc ®æi míi, kiÖn toµn c¬ cÊu tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng ë nhµ m¸y vµ thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng liªn quan ®Õn tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng nh©n sù trong nhµ m¸y. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh qu¶n lý mét sè phßng ban trùc thuéc nh­: Ban b¶o vÖ, tr¹m y tÕ, c¸c ph©n x­ëng. -Phßng xuÊt – nhËp khÈu: Hç trî gi¸m ®èc nhµ m¸y tæ chøc c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt, lµm tèt c«ng t¸c nhËp vËt t­, thiÕt bÞ s¶n xuÊt s¶n phÈm theo ®¬n ®Æt hµng cña phÝa ®èi t¸c. -Phßng kü thuËt mÉu: Hç trî gi¸m ®èc nhµ m¸y theo dâi kü thuËt, chÊt l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt ®Ó cã h­íng xem xÐt hoµn thiÖn cho phï hîp víi yªu cÇu cña ®¬n ®Æt hµng. ThiÕt kÕ mÉu, tÝnh to¸n c¸c th«ng sè kü thuËt cung cÊp cho phßng kÕ ho¹ch kiÓm tra, gi¸m s¸t n©ng cao tay nghÒ cho cho c«ng nh©n, ®µo t¹o c«ng nh©n míi. -Phßng ISO (Phßng qu¶n lý chÊt l­îng) chÞu sù chØ ®¹o cña l·nh ®¹o nhµ m¸y. Phßng thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm thèng nhÊt trong toµn bé nhµ m¸y tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt trong c¸c mÆt: H¹ch ®Þnh – thùc hiÖn – kiÓm tra – ho¹t ®éng ®iÒu chØnh vµ c¶i tiÕn th«ng qua viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy cña c«ng t¸c qu¶n lý chÊt l­îng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y. -Phßng tiÕn ®é s¶n xuÊt: LËp tiÕn ®é s¶n xuÊt phï hîp víi yªu cÇu cña ®¬n ®Æt hµng, theo chØ lÖnh kh¸ch hµng yªu cÇu, trªn c¬ së n¨ng lùc thùc t¹i cña nhµ m¸y (ThiÕt bÞ m¸y mãc, lao ®éng vµ c¸c ®iÒu kiÖn phô trî kh¸c). Nghiªn cøu vµ sím nhÊt cã thÓ thùc hiÖn c¸c ®iÒu kiÖncña ®¬n ®Æt hµng theo yªu cÇu: + VÒ thêi h¹n giao hµng. + VÒ ®é phøc t¹p cña s¶n phÈm ®Ó x¸c ®Þnh n¨ng xuÊt b×nh qu©n mét giê lµm viÖc cña nhµ m¸y cã thÓ s¶n xuÊt ®­îc. -Ban c¬ ®iÖn: Chñ ®éng nguån ®iÖn cung cÊp cho s¶n xuÊt æn ®Þnh, cã kÕ ho¹ch tu söa, b¶o d­ìng kü thuËt m¸y mãc, cã linh phô kiÖn, c¸c thiÕt bÞ ®iÖn tö nh­: CÇu giao c«ng t¾c, aptomat, æ c¾m ho¹t ®éng an toµn ®¶m b¶o ¸nh s¸ng cho s¶n xuÊt ®Çy ®ñ. -Ban b¶o vÖ: Thùc hiÖn chøc n¨ng b¶o vÖ néi bé b¶o ®¶m an toµn an ninh trËt tù, an toµn vÒ nguyªn vËt liÖu, vËt t­, s¶n phÈm trong nhµ m¸y. Thùc hiÖn chøc n¨ng phßng cøu ho¶, phßng chèng thiªn tai, lôt b·o, n¾m v÷ng ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn, phßng ban, ph©n x­ëng trong nhµ m¸y: (Thêi gian lµm viÖc, thµnh phÇn nh©n sù cÇn l­u ý…). Bªn c¹nh sù qu¶n lý gi¸m s¸t, chØ ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc ®iÒu hµnh cïng c¸c phßng ban trùc thuéc bé m¸y qu¶n lý cña nhµ m¸y nh­: Phßng kÕ to¸n, phßng kü thuËt mÉu, phßng ISO…Cã mèi quan hÖ víi nhau hç trî nhau t¹o ®iÒu kiÖn gióp gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ m¸y. 2.1.5: §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. 2.1.5.1: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. H×nh thøc c«ng t¸c kÕ to¸n, lµ h×nh thøc nöa tËp trung, nöa ph©n t¸n . C«ng viÖc kÕ to¸n ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ë c¸c bé phËn trùc thuéc, do phßng kÕ to¸n ë c¸c bé phËn ®ã thùc hiÖn råi ®Þnh kú tæng hîp sè liÖu göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó phßng kÕ to¸n lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña nhµ m¸y. KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü vµ thèng kª KÕ to¸n NVL vµ gi¸ thµnh KÕ to¸n thanh to¸n KT TGNH vµ tiªu thô KT TSC§ vµ tæng hîp KÕ to¸n tr­ëng (kiªm kÕ to¸n tæng hîp): phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n chung toµn nhµ m¸y, x¸c ®Þnh h×nh thøc kÕ to¸n, ®¶m b¶o chøc n¨ng nhiÖm vô vµ yªu cÇu c«ng t¸c kÕ to¸n ë nhµ m¸y…kÕ to¸n tr­ëng cßn lµ ng­êi trî gióp viÖc cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c chuyªn m«n, kiÓm tra b¸o c¸o tµi chÝnh. -KÕ to¸n tæng hîp vµ TSC§, NVL, CCDC: Thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp (ghi sæ c¸i) theo dâi m¶ng kÕ to¸n tµi chÝnh, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, vµ ph¶i theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh vµ t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån NVL c«ng cô, dông cô. -KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng vµ tiªu thô: Cã nhiÖm vô ghi chÐp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån thµnh phÈm. Cuèi th¸ng lËp b¸o c¸o tiªu thô theo hîp ®ång, theo dâi kho¶n tiÒn chuyÓn kho¶n…theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng trong kú cña tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng. -KÕ to¸n thanh to¸n: Theo dâi chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, thanh to¸n l­¬ng, b¶o hiÓm cho c«ng nh©n viªn. §ång thêi theo dâi t×nh h×nh trÝch lËp vµ sö dông c¸c quü, t×nh h×nh thu chi tån quü tiÒn mÆt. -Thñ quü: Cã nhiÖm vô qu¶n lý tiÒn mÆt ë nhµ m¸y, c¨n cø vµo phiÕu thu chi hµng ngµy, kÌm theo chøng tõ gèc hîp lÖ, cuèi ngµy thñ quü tiÕn hµnh ®èi chiÕu víi sæ quü cña kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o quü. 2.1.5.2: H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông. H×nh thøc kÕ to¸n lµ hÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông ®Ó ghi chÐp hÖ thèng ho¸ vµ tæng hîp sè liÖu tõ chøng tõ gèc theo mét tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp nhÊt ®Þnh. HiÖn nay nhµ m¸y giÇy Phóc Yªn ®ang sö dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ. Víi hÖ thèng sæ bao gåm NKCT sè 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10, b¶ng kª sè 1, 2, 3, vµ c¸c sæ c¸i Tk. H¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, ®¸nh gi¸ vËt t­ hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn, h¹ch to¸n thuÕ theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. Tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ sau: Chøng tõ gèc Sæ kÕ to¸n ghi B¶ng ph©n bæ Sæ quü NKCT B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ c¸i TK B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng tæng hîp chi tiÕt S¬ ®å 2.2: Thùc tr¹ng vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý sö dông NVL t¹i nhµ m¸y GiÇy Phóc Yªn. 2.2.1: Vµi nÐt chung vÒ nhµ m¸y GiÇy da Phóc Yªn Sau khi hÖ thèng XHCN ë §«ng ¢u, Liªn X« sôp ®æ, Nhµ m¸y mÊt ®i mét thÞ tr­êng tiªu thô réng lín céng víi sù c¹nh tranh khèc liÖt cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Nhµ m¸y gÆp nhiÒu khã kh¨n vÒ s¶n xuÊt còng nh­ ®¶m b¶o ®êi sèng c«ng ¨n viÖc lµm cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Tuy vËy Nhµ m¸y ®· t×m ra h­íng ph¸t triÓn. T¹i nhµ m¸y GiÇy viÖc tæ chøc qu¶n lý h¹ch to¸n t­¬ng ®èi ®éc lËp. 2.2.2: §Æc ®iÓm NVL ë nhµ m¸y GiÇy Phóc Yªn. VËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè vËt chÊt quan träng nhÊt cho mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng bé phËn chñ yÕu cña c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n trong doanh nghiÖp. §Ó tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu tèt th× tr­íc hÕt ph¶i t×m hiÓu râ vÒ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu t¹i doanh nghiÖp ®ã. S¶n phÈm cña nhµ m¸y GiÇy Phóc yªn chñ yÕu lµ giÇy thÓ thao. V× vËy vËt liÖu ®­îc sö dông chÝnh lµ: Da, v¶i da, ®Õ cao su, keo d¸n. §Æc tr­ng cña giÇy thÓ thao lµ yÕu tè h×nh thøc vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. V× vËy mµ viÖc vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vËt liÖu kh«ng tèt sÏ ¶nh h­ëng lín ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm, ngoµi ra yªu cÇu cña c¸c lo¹i vËt liÖu nµy ®ßi hái ph¶i cã biÖn ph¸p b¶o qu¶n, vËn chuyÓn dù tr÷ phï hîp. VD: da, mót ph¶i ®Ó trong kho tho¸ng m¸t, réng, tr¸nh bÞ mÊt mµu, môc, cò n¸t vµ trong thêi gian nhÊt ®Þnh ho¸ chÊt nh­: cao su, keo latex ph¶i ®­îc sö dông ®óng thêi h¹n cho phÐp ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ ph¶i ®­îc phßng ch¸y ch÷a ch¸y tèt. VÒ chi phÝ vËn chuyÓn NVL chÝnh vµ c¸c lo¹i vËt liÖu kh¸c kho¶ng 70-75% trong chi phÝ s¶n xuÊt vµ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm cña nhµ m¸y trong khi tÊt c¶ NVL cña nhµ m¸y ®Òu ®­îc nhËp tõ n­íc ngoµi. §iÒu ®ã cho thÊy r»ng chØ cÇn mét biÕn ®éng nhá vÒ chi phÝ NVL còng lµm thay ®æi gi¸ thµnh s¶n phÈm. §Æc biÖt trªn thÞ tr­êng cã rÊt nhiÒu nhµ m¸y s¶n xuÊt giÇy thÓ thao xuÊt khÈu th× gi¸ thµnh lµ mét yÕu tè rÊt quan träng nh»m më réng thÞ tr­êng cña nhµ m¸y. V× vËy mµ nhµ m¸y ph¶i qu¶n lý NVL tèt, trªn c¬ së ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶, tiÕt kiÖm h¹n chÕ h­ háng thÊt tho¸t. 2.2.3: Ph©n lo¹i NVL Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt GiÇy thÓ thao nhµ m¸y ph¶i sö dông rÊt nhiÒu thø lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau víi nh÷ng ®Æc tÝnh vai trß kh¸c nhau. ChÝnh v× vËy, ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu. VËt liÖu trong nhµ m¸y ®­îc chia thµnh c¸c lo¹i sau: -Nguyªn vËt liÖu chÝnh: + Da, gi¶ da, chØ may…chñ yÕu cña c«ng ®o¹n c¾t may mòi giÇy. + Ho¸ chÊt: Lµ vËt liÖu chñ yÕu cho c«ng ®o¹n gß giÇy gåm keo latex, keo 805, bét nhe… + §Õ giÇy s½n: §Õ nhùa tæng hîp, ®Õ cao su cøng. -VËt liÖu phô: Bao gåm c¸c d©y giÇy, opp, chun,…nh÷ng vËt liÖu phô nµy gióp cho viÖc hoµn chØnh s¶n phÈm. §©y lµ nh÷ng thø vËt liÖu nhá, dÔ r¬i v·i nªn rÊt cÇn chó ý cÈn thËn trong qu¶n lý. -Nhiªn liÖu: X¨ng AT6, A92 dïng ®Ó ch¹y lß h¬i. -Phô tïng thay thÕ: kim, ch©n vÞt cho m¸y may, dao chÆt, dao c¾t viÒn. -VËt liÖu kh¸c: Hép ®ùng giÇy, tói nilon, giÊy chèng Èm tem,…lµ nh÷ng thø dïng trong ®ãng gãi s¶n phÈm. -PhÕ liÖu thu håi: C¸c lo¹i da vôn, giÇy háng ®­îc thu gom ®Ó b¸n g©y quü. Toµn bé nh÷ng thø ®ã ®­îc ®­a ra vµ qu¶n lý theo c¸c kho sau: + Kho da, ®Õ: Réng vµ tho¸ng ®Ó dù tr÷ b¶o qu¶n da, ®Õ. + Kho chØ: B¶o qu¶n chøa ®ùng c¸c lo¹i chØ. +Kho mót, mÕch: B¶o qu¶n c¸c lo¹i vËt liÖu phô. +Kho bao b×: Chøa bao b×, vËt rÎ, ®å dïng m¸y kh©u. +Kho ho¸ chÊt: qu¶n lý c¸c lo¹i ho¸ chÊt. ViÖc ph©n lo¹i nµy gióp cho nhµ m¸y qu¶n lý vËt liÖu dÔ dµng h¬n trªn c¬ së ph©n lo¹i ®ã nhµ m¸y theo dâi sè l­îng cña nguyªn vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu…Tõ ®ã ®Ò ra biÖn ph¸p tæ chøc, qu¶n lý, b¶o qu¶n sö dông tèt h¬n. 2.2.4: §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu NVL cña nhµ m¸y ®­îc nhËp tõ nguån trong n­íc vµ ngoµi n­íc ( nhËn gia c«ng lµm theo ®¬n ®Æt hµng). Nhµ m¸y thùc hiÖn ®¸nh gi¸ NVL cô thÓ nh­ sau: 2.2.4.1: §èi víi vËt liÖu nhËp kho: Nh­ ®· nãi ë trªn NVL ë nhµ m¸y ®­îc nhËp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau nh­ng chñ yÕu lµ ®­îc mua ngoµi do phßng kÕ ho¹ch ®¶m nhËn, vµ nhËn gia c«ng theo ®¬n ®Æt hµng NVL, do chÝnh n­íc ®Æt hµng cung cÊp khi kÕt thóc ®¬n ®Æt hµng sÏ bï trõ vµo tiÒn hµng do hai bªn tho¶ thuËn ký kÕt. Khi nhËp kho NVL Nhµ m¸y sö dông trÞ gi¸ thùc tÕ, gi¸ nµy ®­îc x¸c ®Þnh tuú thuéc theo tõng nguån. -§èi víi NVL mua ngoµi tõ c¸c nguån trong n­íc. +§èi víi NVL ®­îc cung cÊp ngay t¹i kho th­êng lµ c¸c vËt liÖu phô, th× gi¸ nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n ch­a cã thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng kh«ng bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn. +§èi víi NVL mua xa ph¶i tèn chi phÝ liªn quan th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT céng víi c¸c chi phÝ thùc tÕ liªn quan ®Õn NVL mua. -§èi víi NVL nhËp ngo¹i: gi¸ nhËp kho lµ gi¸ thøc tÕ tÝnh theo tiÒn ViÖt Nam (tû gi¸ ngo¹i tÖ do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè ngµy nhËp hµng) kÓ c¶ thuÕ nhËp khÈu céng víi c¸c chi phÝ liªn quan ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua nhËp. +§èi víi NVL nhËp gia c«ng theo ®¬n ®Æt hµng cña n­íc ngoµi, NVL do kh¸ch hµng cung cÊp nªn gi¸ nhËp kho lµ gi¸ thùc tÕ NVL bªn gia c«ng giao theo tho¶ thuËn ký kÕt. +§èi víi phÕ liÖu thu håi: gi¸ nhËp kho lµ gi¸ ­íc tÝnh cã thÓ sö dông ®­îc ( gi¸ thÞ tr­êng ë t¹i thêi ®iÓm ®ã). 2.2.4.2: §èi víi NVL xuÊt trong kú. NVL cña nhµ m¸y xuÊt kho chñ yÕu dïng cho s¶n xuÊt, viÖc b¸n ra ngoµi chØ cã phÕ liÖu thu håi, vµ xuÊt rÊt Ýt ®i gia c«ng (th­êng x¶y ra khi vµo mïa vô nhµ m¸y lµm kh«ng kÞp míi ®em vËt liÖu ®i gia c«ng). ViÖc tÝnh gi¸ NVL xuÊt kho ®­îc ¸p dông theo chÕ ®é quy ®Þnh. HiÖn nay ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ NVL xuÊt kho ®­¬c nhµ m¸y ¸p dông lµ ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc. Ph­¬ng ph¸p nµy gi¶ thiÕt NVL nµo nhËp kho tr­íc th× sÏ ®­îc xuÊt tr­íc, nghÜa lµ xuÊt kho theo thø tù thêi gian nhËp. ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy gióp nhµ mµy h¹ch to¸n thèng nhÊt theo thø tù thêi gian phï hîp víi h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n lµ h×nh thøc NKCT, ®ång thêi kiÓm tra ®­îc liªn tôc tõng lo¹i NVL tån kho tõ ®ã sö dông NVL ®óng thêi h¹n ®¶m b¶o chÊt l­îng tèt, sö dông tiÕt kiÖm, tr¸nh t×nh tr¹ng l·ng phÝ ø ®äng vèn. Nh­îc ®iÓm: ph¶i tÝnh to¸n nhiÒu dÔ nhÇm lÉn, v× cã rÊt nhiÒu NVL còng nh­ nghiÖp vô nhËp, xuÊt x¶y ra th­êng xuyªn …MÆt kh¸c nÕu gi¸ mua cã xu h­íng t¨ng lªn th× gi¸ trÞ th× gi¸ trÞ tån kho cao mµ gi¸ trÞ xuÊt kho l¹i gi¶m lµm gi¸ thµnh trong kú gi¶m. Ng­îc l¹i nÕu gi¸ c¶ cã xu h­íng gi¶m th× chi phÝ trong kú t¨ng dÉn ®Õn gi¸ thµnh t¨ng, lîi nhuËn gi¶m, tån kho nhá. 2.2.5: Thñ tôc nhËp xuÊt kho. Thñ tôc nhËp, xuÊt kho ®­îc Gi¸m ®èc nhµ m¸y GiÇy quy ®Þnh cô nh­ thÓ sau: §Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nhËp xuÊt vËt t­ hµng ho¸ t¹i nhµ m¸y ®ång thêi nh»m ®¶m b¶o th«ng tin kÞp thêi cho h¹ch to¸n kÕ to¸n phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý chung t¹i nhµ m¸y. Gi¸m ®èc nhµ m¸y quy ®Þnh: -VËt t­ hµng ho¸ mua vÒ sau khi ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng vÒ quy c¸ch s¶n phÈm, nÕu ®¹t yªu cÇu b¾t buéc, ph¶i nhËp kho tr­íc khi ®i vµo s¶n xuÊt vµ lµm thñ tôc nhËp kho ngay trªn c¬ së ho¸ ®¬n GTGT mua hµng, phiÕu x¸c nhËn chÊt l­îng vËt t­ hµng ho¸ do phßng QC lËp. ( Phßng QC lµ phßng kiÓm nghiÖm chÊt l­îng vËt t­ hµng ho¸ tr­íc khi nhËp kho). -Trong tr­êng hîp hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n c¸n bé mua vËt t­ ph¶i sö dông mÉu “phiÕu ®Ò nghÞ nhËp kho” dïng cho tr­êng hîp hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n lµm chøng tõ nhËp kho. MÉu nµy ph¶i ®­îc ban gi¸m ®èc nhµ m¸y phßng kÕ to¸n vµ thñ kho x¸c nhËn. Trong tr­êng hîp c¸n bé vËt t­ kh«ng lËp “PhiÕu ®Ò nghÞ nhËp kho” dïng cho tr­êng hîp hµng vÒ kh«ng cã ho¸ ®¬n, thñ kho kh«ng ®­îc phÐp cho vËt t­ hµng ho¸ vµo kho. -VËt t­ hµng ho¸ cã gi¸ trÞ trªn 100.000 ®ång ph¶i cã ho¸ ®¬n GTGT. -PhiÕu nhËp kho ®­îc viÕt theo sè thø tù vµ bao gåm 3 liªn: C¸n bé mua vËt t­: 01 liªn Thñ kho: 01 liªn L­u phßng kÕ ho¹ch: 01 liªn -Thñ kho cËp nhËp phiÕu nhËp, xuÊt kho theo sè phiÕu ph¸t hµnh, hµng ngµy lªn b¸o c¸o nhËp, xuÊt tån kho, hµng th¸ng göi lªn phßng kÕ to¸n nhµ m¸y ®Ó ®èi chiÕu vµo ngµy th¸ng tiÕp theo. -Thñ kho hµng ngµy tæng hîp l­îng hµng ho¸ vËt t­ xuÊt trong ngµy ®Ó phßng kÕ ho¹ch lËp phiÕu xuÊt kho ®èi víi l­îng hµng ®· xuÊt. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 03 liªn gåm: Ph©n x­ëng nhËn vËt t­: 01 liªn. Thñ kho: 01 liªn L­u phßng kÕ ho¹ch: 01 liªn. Quy ®Þnh nµy ®­îc nhµ m¸y ¸p dông tõ ngµy 01/01/2000 ®Ò nghÞ nhµ m¸y chØ ®¹o thùc hiÖn nghiªm tóc theo quy ®Þnh. ViÖc quy ®Þnh ®óng ®¾n, réng r·i cña Gi¸m ®èc ®èi víi toµn nhµ m¸y, hç trî phÇn lín cho viÖc tæ chøc qu¶n lý sö dông NVL còng nh­ dïng vËt t­ vµo ®óng môc ®Ých mét c¸ch hîp lý, ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. §Æc biÖt lµ ®èi víi thñ kho vµ phßng kÕ to¸n h¹ch to¸n ®óng chÝnh x¸c, dÔ dµng theo ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh vÒ viÖc qu¶n lý sö dông vËt t­. VÝ dô mua NVL cña c«ng ty cao su H¶i Phßng ta cã ho¸ ®¬n mua hµng nh­ sau: (nguån mua trong n­íc). BiÓu sè 01 Ho¸ ®¬n GTGT MÉu sè 01 Liªn 2: (giao kh¸ch hµng) Ngµy 16 th¸ng 2 n¨m 2005 §¬n vÞ b¸n: C«ng ty cao su H¶i phßng. §Þa chØ : Sè TK §iÖn tho¹i M· sè Hä tªn ng­êi mua hµng: §¬n vÞ: Nhµ m¸y GiÇy da Phóc Yªn. §Þa chØ:ThÞ X· Phóc Yªn – TØnh VÜnh Phóc. Sè TK H×nh thøc thanh to¸n: tiÒn mÆt M· sè STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §VT Sè l­îng §G Thµnh tiÒn 1 §Õ cao su 40 ® 3000 8570 25.710.000 Céng tiÒn hµng 25.710.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% ThuÕ GTGT 2.571.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 28.281.000 Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Sau®ã vËt t­ ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng bëi phßng QC, phßng kÕ ho¹ch lËp phiÕu nhËp kho:  BiÓu sè 02: PhiÕu nhËp kho Ngµy 16 th¸ng 2 n¨m 2005 Sè 152 Hä tªn ng­êi giao hµng: NhËp t¹i kho: Nhµ m¸y giÇy phóc yªn STT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Th­c nhËp 1 §Õ cao su 40 ® 3000 3000 8570 25.710.000 2 Céng 25.710.000 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Ng­êi giao hµng Thñ kho TiÕp ®ã trªn c¬ së ®Þnh møc ®­îc duyÖt vµ nhu cÇu NVL cho s¶n xuÊt, phßng kÕ ho¹ch lËp phiÕu xuÊt kho cô thÓ:  BiÕu sè 03 PhiÕu xuÊt kho Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2005 sè 72 Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng: Ph©n x­ëng chÆt Lý do xuÊt kho: dïng cho s¶n xuÊt XuÊt t¹i kho: Nhµ m¸y GiÇy STT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 §Õ cao su 40 ® 2875 2875 8570 24.638.750 2 Céng 24.638.750 XuÊt ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2005 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch bé phËn sö dông Ng­êi nhËn hµng Thñ kho 2.2.6: KÕ to¸n chi tiÕt NVL: §Ó qu¶n lý t×nh h×nh biÕn ®éng NVL, c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt, tån kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc thùc hiÖn ë bé phËn kho vµ kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt ®­îc ¸p dông ë nhµ m¸y lµ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. §Ó tiÕn hµnh ghi sæ thñ kho vµ kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt do phßng kÕ ho¹ch lËp. +T¹i kho: thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho tõng thø NVL theo chØ tiªu sè l­îng. Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn nhËp, xuÊt NVL thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý vµ ghi sè l­îng thùc tÕ NVL nhËp, xuÊt vµo thÎ kho chøng tõ ®Þnh kú 3 –5 ngµy chuyÓn toµn bé chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n. Mçi thÎ kho theo dâi mét lo¹i NVL ®Çu th¸ng thñ kho ghi sè tån cuèi th¸ng tr­íc, sè l­îng nhËp, xuÊt ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ theo ngµy chøng tõ, cuèi th¸ng thñ kho sÏ tÝnh ra tæng nhËp, xuÊt, tån cña tõng thø lo¹i vËt liÖu trªn thÎ kho. C«ng thøc tÝnh: Sè tån cuèi th¸ng = sè tån ®Çu th¸ng + sè nhËp trong th¸ng – sè xuÊt trong th¸ng. VÝ dô thÎ kho theo c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt kho thñ kho ghi: BiÓu sè 04 ThÎ kho MÉu sè 06 - VT DN: Nhµ m¸y GiÇy Ngµy lËp thÎ: 1/3/2005 Tªn kho: Tê sè:30 Tªn nh·n hiÖu , quy c¸ch vËt t­ hµng ho¸: §Õ cao su 40 §¬n vÞ tÝnh: ® M· sè Ngµy nhËp xuÊt Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè phiÕu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt 16/10 20/10 152 72 Tån ®Çu kú NhËp kho XuÊt kho PX chÆt 3000 2875 520 Tån cuèi kú 645 +T¹i phßng kÕ to¸n: Kª to¸n theo dâi chi tiÕt NVL theo c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ thµnh tiÒn. Sau khi xem xÐt, x¸c nhËn vµo thÎ kho, kÕ to¸n dùa vµo c¸c phiÕu nhËp xuÊt kho mµ thñ kho göi, ghi vµo sæ chi tiÕt TK 1521, 1522, cïng víi b¶ng chi tiÕt TK 1521, 1522. §Õn cuèi th¸ng, quý trªn c¬ së b¶ng chi tiÕt, sæ chi tiÕt, thÎ kho lËp b¸o c¸o nhËp, xuÊt tån. Sæ chi tiÕt vËt liÖu TK 1521, 1522: theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu ®­îc ghi chÐp hµng ngµy, ngay khi nhËn ®­îc c¸c phiÕu nhËp, xuÊt cña thñ kho göi lªn. C¬ së sè liÖu tõ c¸c phiÕu nhËp, xuÊt, thÎ kho, sæ chi tiÕt TK 1521, 1522 th¸ng tr­íc ®Ó ghi cét tån ®Çu kú. Mçi trang sæ ®­îc më cho mét lo¹i vËt liÖu, ghi theo c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ thµnh tiÒn ®ång thêi ®Þnh kho¶n TK ®èi øng, cã thÓ cuèi mçi ngµy tÝnh lu«n l­îng gi¸ trÞ tån kho, hoÆc ®Ó cuèi th¸ng quyÕt to¸n ghi vµo cét tån. VD: Tõ c¸c phiÕu nhËp kho sè 152, phiÕu xuÊt kho sè 78, thÎ kho tê sè 30 hµng ngµy kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt nh­ sau: BiÓu sè 05: sæ chi tiÕt vËt liÖu tk152 Th¸ng 2/2005 Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch s¶n phÈm, vËt liÖu: §Õ cao su 40 N/T Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt SL TT SL TT SL TT 1/12 Tån 8570 520 4.456.400 16/12 152 NhËp 331 8570 3000 25.710.000 20/12 78 XuÊt 621 8570 2875 24.638.750 31/12 Tån 8570 645 5.527.650 Tõ sæ chi tiÕt vËt liÖu TK 1521, TK 1522, vµ b¶ng chi tiÕt TK 1521, 1522 th¸ng tr­íc ghi cét ®Çu th¸ng ®Ó lËp b¶ng chi tiÕt TK 1521, 1522 theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt chi tiÕt tõng lo¹i vËt liÖu th«ng qua viÖc ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô. B¶ng ®­îc lËp cho tõng th¸ng. Cô thÓ xem biÓu sè 6: *B¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­: Ph¶n ¸nh t×nh h×nh tæng hîp sè liÖu vËt t­ th«ng qua c¸c chØ tiªu trªn b¸o c¸o lµ sè liÖu vµ thµnh tiÒn ë c¸c cét ®Çu kú, nhËp trong kú, xuÊt trong kú, tån cuèi kú cña tõng lo¹i vËt t­. C¬ së sè liÖu ®Ó ghi: b¸o c¸o nhËp, xuÊt tån cña th¸ng tr­íc, cét tån cuèi kú chuyÓn sang thµnh cét tån ®Çu kú cña th¸ng nµy, c¸c dßng tæng cét trªn mçi trang sæ cña tõng lo¹i vËt t­ trong sæ chi tiÕt vËt t­. B¶ng ®­îc më theo th¸ng vµo cuèi mçi th¸ng. Cô thÓ xem biÓu sè 7. Víi ph­¬ng ph¸p ghi sæ song song mµ nhµ m¸y ¸p dông cã ­u ®iÓm ghi ®¬n gi¶n, dÔ ®èi chiÕu, dÔ kiÓm tra, qu¶n lý chÆt chÏ ®­îc c¸c sè liÖu vÒ NVL trªn c¶ hai mÆt gi¸ trÞ vµ l­îng nhËp, xuÊt tån. Song cßn nhiÒu nh÷ng bÊt cËp ch­a phï hîp víi t×nh h×nh hiÖn nay. 2.2.7: KÕ to¸n tæng hîp NVL. KÕ to¸n tæng hîp NVL nhµ m¸y ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. H×nh thøc kÕ to¸n lµ h×nh thøc NKCT. Mäi sù biÕn ®éng vÒ NVL ®­îc theo dâi ph¶n ¸nh trªn c¸c TK sau: TK 152: “Nguyªn liÖu, vËt liÖu” bao gåm: TK 1521: “Nguyªn liÖu vËt liÖu chÝnh” nh­ da chØ,®Õ… TK 1512 “VËt liÖu phô” nh­ kho¸, chun…. TK154: “Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang” dïng ®Ó ph¶n ¸nh NVL ®em ®i gia c«ng, nhËp l¹i NVL khi kh«ng dïng hÕt. Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông c¸c TK kh¸c cã liªn quan nh­ TK 621, TK 627,TK 642, TK331,TK 136, TK 336. 2.2.7.1: KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. Nhµ m¸y kh«ng h¹ch to¸n thuÕ GTGT, kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ trÞ nhËp vËt liÖu nhËp kho theo gi¸ thùc tÕ, bao gåm gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT ®Çu vµo, chi phÝ kh¸c liªn quan ®Õn vËt liÖu mua, tuú theo tõng tr­êng hîp mua NVL kh¸c nhau mµ kÕ to¸n cã sù ghi chÐp xö lý sè liÖu, lu«n chuyÓn chøng tõ, s¾p xÕp sæ s¸ch kÕ to¸n phï hîp mét c¸ch thèng nhÊt liªn hoµn nhÞp nhµng. Cô thÓ xö lý c¸c tr­êng hîp x¶y ra ë nhµ m¸y nh­ sau: +§èi víi tr­êng hîp mua ngoµi nguån trong n­íc ch­a tr¶ tiÒn: kÕ to¸n c¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm nhËn chÊt l­îng s¶n phÈm, phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n GTGT ®Þnh kho¶n nghiÖp vô råi ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331, råi tæng céng sè liÖu ghi vµo NKCT sè 5. C¸ch lËp, c¸ch ghi sæ chi tiÕt TK 331 nh­ sau: -Sæ chi tiÕt TK 331 “thanh to¸n víi ng­êi b¸n” theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi cung cÊp. TÊt c¶ më chung mét quyÓn, mçi trang sæ theo dâi cô thÓ ®èi t­îng ng­êi cung cÊp, ghi gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL nhËp vµ t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî cña nhµ m¸y. C¨n cø sè liÖu ghi sæ: sæ chi tiÕt TK 331 th¸ng tr­íc ghi cét d­ ®Çu th¸ng, c¨n cø phiÕu nhËp kho, chøng tõ thanh to¸n cña nhµ m¸y, cïng c¸c phiÕu chi ph¸t sinh t¨ng thanh to¸n trong kú. Sæ lËp cho tõng th¸ng, cuèi th¸ng tÝnh to¸n ghi phÇn d­ cuèi kú. Còng theo vÝ dô trªn kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331 cña trang sæ thuéc ®èi t­îng C«ng ty cao su H¶i Phßng ( xem biÓu sè 08). Tæng hîp c¸c sè liÖu trªn sæ chi tiÕt TK 331 tõng trang sæ ghi vµo NKCT sè 5. Tr×nh tù ph­¬ng ph¸p ghi NKCT nh­ sau: -NhËt ký chøng tõ sè 5 ghi Cã TK 331 theo dâi t×nh h×nh nhËp NVL t×nh h×nh c«ng nî thanh to¸n víi ng­êi b¸n, NKCT sè 5 tæng hîp t×nh h×nh nhËp, t×nh h×nh thanh to¸n trong mét th¸ng. C¨n cø sè liÖu ®Ó ghi sæ: NhËt ký chøng tõ sè 5 th¸ng tr­íc ®Ó ghi d­ ®Çu th¸ng, cét tæng céng trªn sæ chi tiÕt TK 331 ®Ó ghi phÇn ph¸t sinh. NKCT sè 5 ®­îc lËp cho tõng th¸ng, cuèi th¸ng kÕ to¸n tÝnh to¸n ghi sè liÖu phÇn d­ cuèi th¸ng. VÝ dô: trÝch sè liÖu tõ NKCT sè 5 th¸ng 12 n¨m 2004 cña nhµ m¸y (xem biÓu sè 09) Cuèi mçi th¸ng tæng hîp c©n ®«i sè liÖu ghi vµo sæ c¸i TK 152. Khi thanh to¸n th­êng b»ng tiÒn mÆt, nhµ m¸y tr¶ tiÒn cho kh¸ch hµng bao gåm c¶ thuÕ GTGT ®Çu vµo vµ ghi vµo phÇn thanh to¸n chi cho tõng kh¸ch hµng trªn sæ chi tiÕt TK 331, cuèi th¸ng tæng hîp ®· thanh to¸n vµ ghi vµo phÇn thanh to¸n ghi Nî TK 331 cña NKCT sè 5 (nh­ mÉu biÓu sè 9). §ång thêi kÕ to¸n nhµ m¸y nhÆt bªn Cã cña TK 336 gåm c¶ thuÕ GTGT ghi vµo NKCT sè 10. +§èi víi viÖc mua tr¶ tiÒn ngay, nhµ m¸y thanh to¸n tiÒn cho kh¸ch hµng sau ®ã c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu chi, phiÕu nhËp ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt Tk 1521, 1522 b¶ng kª chi tiÕt TK1521, TK 1522, sæ chi tiÕt TK 331 phÇn thanh to¸n ®èi øng CãTk 336 ®ång thêi ghi vµo phÇn thanh to¸n cña NKCT sè 5. +§èi víi viÖc nhËp ngoµi tõ ®¬n ®Æt hµng kh¸ch hµng ®­îc theo dâi riªng cho tõng ®¬n ®Æt hµng. V× do viÖc s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng mang tÝnh chÊt gia c«ng, nªn NVL th­êng do bªn ®Æt hµng cung cÊp, ®ång thêi bao tiªu lu«n s¶n phÈm. Tuú theo ®iÒu kho¶n ®¬n ®Æt hµng vµ c¸c chi phÝ liªn quan, thuÕ nhËp khÈu bªn ®ã thanh to¸n tÝnh vµo ®¬n ®Æt hµng hay nhµ m¸y ph¶i chi tr¶. Cuèi ®¬n ®Æt hµng cã thÓ thanh to¸n bï trõ theo sè hµng ®· bµn giao hoÆc coi nh­ nhµ m¸y mua vËt t­ ®ã b¸n s¶n phÈm cho kh¸ch hµng ®iÒu nµy tuú thuéc vµo ®iÒu kho¶n ®· tho¶ thuËn ký kÕt. NhËp NVL do bªn ®Æt hµng n­íc ngoµi chuyÓn sang, th­êng nhµ m¸y nhËp ë c¶ng H¶i Phßng tÝnh theo gi¸ CIF, tÊt c¶ c¸c chi phÝ kh¸c ph¸t sinh kÓ c¶ thuÕ nhËp khÈu ban ®Çu sÏ ®­îc tæng hîp trªn b¶ng theo dâi vÒ hµng nhËp theo ®¬n ®Æt hµng tÝnh theo USD. Khi nhËp kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n vµ phiÕu nhËp kho, c¸c b¶ng tæng hîp trªn kÕ to¸n nhµ m¸y ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331 ®èi t­îng theo ®¬n ®Æt hµng theo dâi riªng nh­ phÇn trªn, ®Ó khi cã doanh thu bï trõ tiÒn hµng lu«n. NÕu khi thanh to¸n cã sù chªnh lÖch tû gi¸ t¨ng, th× nhµ m¸y ®iÒu chØnh t¨ng, vµ ng­îc l¹i gi¶m th× nhµ m¸y ghi gi¶m. *Nguyªn vËt liÖu do nhµ m¸y nhËn gia c«ng lµ nguyªn vËt liÖu cña bªn gia c«ng nhµ m¸y kh«ng ghi v× do nhµ m¸y lµm dÞch vô gia c«ng, chØ tÝnh khi cã doanh thu gia c«ng, bªn gia c«ng cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®ång thêi bao tiªu lu«n s¶n phÈm, do ký kÕt c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång gia c«ng. +NhËp phÕ liÖu thu håi, nhËp l¹i NVL do kh«ng dïng hÕt, kÕ to¸n nhµ m¸y ghi vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu TK 1521, Tk1522, b¶ng kª chi tiÕt TK 1521, 1522 nh­ phÇn kÕ to¸n chi tiÕt . 2.2.7.2: KÕ to¸n tæng hîp xuÊt. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kÕ to¸n ®Þnh kho¶n tuú theo tõng ®iÒu kiÖn, môc ®Ých vµ ghi vµo b¶ng ph©n bæ NVL chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng (xem biÓu sè 11). C¸ch lËp b¶ng ph©n bæ sè 2: -B¶ng ph©n bæ sè 2: Ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt dïng vËt liÖu cho ®èi t­îng sö dông. C¬ së sè liÖu ®Ó ghi: c¸c phiÕu xuÊt kho cho c¸c ®èi t­îng, môc ®Ých sö dông diÔn ra trong th¸ng, c¸c b¸o c¸o lu©n chuyÓn vËt t­, b¸o c¸o theo dâi vËt t­ sö dông thùc tÕ cña tõng ph©n x­ëng. B¶ng ®­îc më vµo cuèi mçi th¸ng. Cuèi kú tæng hîp c¸c sè liÖu trªn b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­, NKCT sè 5, b¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu vËt liÖu, lËp b¶ng kª sè 3 (xem biÓu sè 12). C¸ch lËp b¶ng kª sè 3. B¶ng kª sè 3: tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu trong th¸ng. C¬ së sè liÖu ®Ó ghi: dßng tæng céng tõ NKCT sè 5 phÇn ghi Cã TK 331, Nî c¸c TK 152, dßng tæng céng thµnh tiÒn nguyªn vËt liÖu cña phÇn nhËp, xuÊt ë b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­. B¶ng ®­îc lËp vµo cuèi mçi th¸ng phôc vô cho viÖc tÝnh chi phÝ NVL, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm (biÓu sè 12). +§èi víi nguyªn vËt liÖu theo ®¬n ®Æt hµng v× mang tÝnh chÊt gia c«ng nªn viÖc xuÊt kho còng ®­îc h¹ch to¸n riªng theo tõng ®¬n ®Æt hµng cô thÓ theo dâi trªn b¶ng tæng hîp xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng dùa vµo c¸c phiÕu xuÊt theo ®¬n hµng. VD: biÓu sè 13: PhiÕu xuÊt khO Sè 12 Ngµy 5 th¸ng 2 n¨m 2005. Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Phßng kü thuËt mÉu Lý do xuÊt kho: Dïng s¶n xuÊt thö cho ®¬n hµng Hµn Quèc XuÊt t¹i kho: Nhµ m¸y GiÇy Phóc Yªn. STT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 Da ®en m 30 30 12.560 376.800 2 Céng 376.800 XuÊt ngµy 5 th¸ng 12 n¨m 2005 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ P hô tr¸ch bé phËn sö dông Ng­êi nhËn hµng Thñ kho Sau khi ®· ph©n lo¹i c¸c phiÕu xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng vµ tæng hîp sè liÖu trªn b¶ng tæng hîp xuÊt ®¬n hµng nh­ sau: BiÓu sè 14: Sæ tæng hîp xuÊt vËt t­ theo ®¬n hµng hµn quèc Th¸ng 2 n¨m 2005. STT DiÔn gi¶i Cã TK 152 Tk ®èi øng TK 1521 TK 1522 621 136 1 2 XuÊt dïng SX thö XuÊt cho PX chÆt 250.120 72.168.120 72.168.120 250.120 Céng 72.418.240 72.168.120 250.120 Cuèi mçi ®¬n ®Æt hµng cã quyÕt to¸n vËt t­. (xem biÓu sè 19 phÇn 2.2.8) Cuèi th¸ng tæng hîp c¸c sè liÖu ph¸t sinh ghi sæ c¸i. BiÓu sè 15: Sæ c¸i Tk 152 Th¸ng 2 n¨m 2005 NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè tiÒn Ghi chó Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã 1/12 Tån ®Çu kú 77.223.694 30/12 PS trong kú NhËp XuÊt Tån cuèi kú 122.831.844 122.831.844 122.649.918 77.405.620 77.405.620 +§èi víi hµng ®ang ®i ®­êng hiÖn nay nhµ m¸y kh«ng h¹ch to¸n hµng ®ang ®­êng mµ chê hµng vÒ nhËp kho lu«n. Vµo cuèi mçi th¸ng nhµ m¸y lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô ®ång thêi lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n th¸ng vµ tiÕn hµnh kiÓm kª c¸c tµi s¶n hiÖn cã cña nhµ m¸y vµ lËp biªn b¶n tæng hîp kiÓm kª tµi s¶n. 2.2.8: Ph©n tÝch t×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý, sö dông NVL cña nhµ m¸y. ViÖc tæ chøc qu¶n lý sö dông NVL cña nhµ m¸y t­¬ng ®èi tèt vµ ngµy cµng hoµn thiÖn th«ng qua viÖc nhµ m¸y ®ang thö nghiÖm vµ ¸p dông hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng quèc tÕ ISO 9002. T×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý sö dông tèt NVL thÓ hiÖn trªn c¸c mÆt nh­ sau: + HÖ thèng kho tµng b¶o qu¶n NVL: tuy nhµ m¸y chØ cã mét kho duy nhÊt nh­ng t×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý b¶o qu¶n NVL rÊt tèt do nhµ m¸y míi thµnh lËp nªn ®­îc x©y dùng trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, b¶o qu¶n vËt t­ ch­a bao giê x¶y ra mÊt trém, hay NVL mÊt gi¸ trÞ, phÈm chÊt lu«n cung øng kÞp thêi nhanh chãng cho s¶n xuÊt. + T×nh h×nh nhµ cung cÊp lu«n th­êng xuyªn æn ®Þnh vµ chÊt l­îng vËt t­ ®­îc ®¶m b¶o cao nhÊt. V× theo yªu cÇu cña TT 06 trong c¸c ®iÒu kiÖn cña ISO 9002 (Th«ng t­ 06 quy ®Þnh vÒ thñ tôc khi mua vËt t­ hµng ho¸), theo ®ã tr­íc khi mua vËt t­, hµng ho¸ nhµ m¸y ph¶i c©n ®èi sè l­îng mua, x©y dùng danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp mémét c¸ch kü l­ìng råi míi quyÕt ®Þnh chän mua cña nhµ cung cÊp nµo ®ã. Cô thÓ nhµ m¸y tiÕn hµnh nh­ sau: -Phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ nguån cung cÊp cña tÊt c¶ ng­êi b¸n truyÒn thèng còng nh­ míi, céng víi kinh nghiÖm chuyªn m«n, sau ®ã lËp phiÕu ®iÒu tra ng­êi cung cÊp trong ®ã xem xÐt kü l­ìng trªn tÊt c¶ c¸c khÝa c¹nh cña tõng nhµ cung cÊp. MÉu phiÕu ®iÒu tra nhµ cung cÊp” ChØ tiªu Nhµ cung cÊp KÕt qu¶ 1 2 3 … §¹t Lo¹i 1,ChØ tiªu c¬ b¶n +ChÊt l­îng -TÝnh æn ®Þnh cña chÊt l­îng -TÝnh chÊt ®é bÒn cña c¬ lý ho¸ cña s¶n phÈm mua. +Gi¸ c¶ +Kh¶ n¨ng s¶n xuÊt (cung cÊp s¶n phÈm) +Thêi h¹n giao hµng +C¸c nhËn xÐt cña c¸c kh¸ch hµng truyÒn thèng (nÕu cã) vÒ nhµ cung cÊp +Kh¶ n¨ng tµi chÝnh (theo b¸o c¸o tµi chÝnh) 2, ChØ tiªu phô -C¸c hÖ thèng tiªu chuÈn chÊt l­îng ®­îc ¸p dông -§é hiÖn ®¹i cña trang thiÕt bÞ m¸y mãc -C¸c ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n vµ mÆt b»ng s¶n xuÊt Kho¶ng c¸ch gi÷a nhµ cung cÊp víi nhµ m¸y (ph­¬ng thøc thanh to¸n, giao hµng, h×nh thøc thanh to¸n…) ViÖc lËp phiÕu ®iÒu tra ng­êi cung cÊp sÏ gióp cho nhµ m¸y lùa chän, t×m kiÕn nhµ cung cÊp tèt nhÊt ®¶m b¶o chÊt l­îng tèt nhÊt vµ gi¸ c¶ hîp lý, cung cÊp ®Çy ®ñ kÞp thêi…®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong viÖc thu mua tõ ®ã hç trî nhµ m¸y thùc hiÖn c¸c kh©u tiÕp theo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tèt h¬n. +Sau khi ®· ®iÒu tra xem xÐt kü l­ìng, so s¸nh lùa chän ®­îc nhµ cung cÊp phï hîp c¸n bé phßng kÕ ho¹ch liªn hÖ vµ tiÕn hµnh mua. Tr­íc khi nhËp kho vËt t­ hµng ho¸ phßng QC cña nhµ m¸y sÏ kiÓm nghiÖm l¹i tÊt c¶ c¸c mÆt mét c¸ch kü l­ìng, sau ®ã tiÕn hµnh lµm thñ tôc nhËp kho. Thñ kho sÏ ghi sè l­îng vµo thÎ kho vµ tæ chøc b¶o qu¶n. MÆt kh¸c viÖc h¹ch to¸n NVL nh­ ®· xem xÐt ë trªn lµ t­¬ng ®èi hoµn thiÖn vµ ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Bé Tµi ChÝnh . Tiªu biÓu cho viÖc qu¶n lý sö dông tèt NVL lµ kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc ®Ó ®¸nh gi¸ NVL xuÊt kho, theo ph­¬ng ph¸p nµy gi¶ thiÕt sè hµng nµo nhËp kho tr­íc th× sÏ ®­îc xuÊt kho tr­íc. Nh­ vËy ®¶m b¶o NVL kh«ng bÞ mÊt phÈm chÊt, chÊt l­îng, sù lu©n chuyÓn nhÞp nhµng NVL do NVL mua vÒ ®Õn ®©u ®­îc dïng hÕt ®Õn ®ã, gãp phÇn sö dông tiÕt kiÖm, hiÖu qu¶ NVl cïng víi viÖc kÕ to¸n lu«n theo dâi chi tiÕt tõng thø NVL vµ biÕn ®éng theo thø tù thêi gian tõng thø NVL mét c¸ch cô thÓ vµ chÝnh x¸c… TÊt c¶ nh÷ng kh©u tõ thu mua ®Õn b¶o qu¶n ghi chÐp tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ, h¹ch to¸n NVL ®Òu ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn kh©u sö dông NVL. +§èi víi kh©u sö dông NVL nhµ m¸y còng thùc hiÖn rÊt khoa häc hîp lý tõ viÖc x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao tõng thø NVL cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm, ®Õn viÖc mua NVL ra sao vµ tiÕp ®ã ®Õn viÖc xuÊt dïng sö dông cho tõng ph©n x­ëng. ViÖc x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao tõng thø NVL trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm dùa vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt thùc tÕ, còng nh­ s¶n xuÊt thö ë trung t©m mÉu cña nhµ m¸y, ®Æc biÖt lµ dùa vµo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng ®· ký kÕt v× cam kÕt c¸c ®iÒu kho¶n vÒ mÉu m·, kiÓu d¸ng chÊt l­îng…cña s¶n phÈm cïng víi ®Þnh møc háng cho phÐp th­êng lµ 2% trªn tæng sè s¶n phÈm lµm ra vµ sù t­ vÊn kü thuËt cña phßng kü thuËt nhµ m¸y. Tõ ®ã phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp ®Þnh møc tiªu hao cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm cho ®¬n hµng m×nh lµm vµ dùa vµo sè l­îng s¶n phÈm ®Æt hµng ®Þnh ra sè NVL ph¶i thu mua theo kinh nghiÖm vµ sö dông tiÕt kiÖm NVL sÏ xem xÐt kho cßn tån vËt t­ nµo, cã dïng cho ®¬n ®Æt hµng nµy ®­îc kh«ng, nÕu cã sÏ ®¸p øng ®­îc bao nhiªu, cßn ph¶i mua bao nhiªu. Th­êng phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp kÕ ho¹ch mua 105% ®Þnh møc ®Ò ra ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng thiÕu dïng cho s¶n xuÊt nÕu kh«ng sÏ tèn thêi gian c«ng søc, ngõng trÖ s¶n xuÊt v× thiÕu NVL hoÆc cã thÓ dÉn ®Õn giao hµng chËm, Phßng kÕ ho¹ch sau khi xem xÐt tÊt c¶ vÊn ®Ò trªn vµ lËp b¶ng dù tr÷ vËt t­ sö dông cho ®¬n hµng, vµ tiÕn hµnh mua vËt t­ theo b¶ng. Trong khi ®ã ë kho sÏ lËp b¶ng theo dâi vËt t­ vÒ kho (v× cã thÓ mua vËt t­ theo ®ît). Khi ®· cã vËt liÖu phßng kÕ ho¹ch lËp b¶ng kª chi tiÕt giai ®o¹n cung cÊp vËt liÖu víi sè liÖu cô thÓ t¹i thêi ®iÓm x¸c ®Þnh cña viÖc s¶n xuÊt ®¬n hµng tõng ph©n x­ëng. Khi ®¬n hµng hoµn tÊt phßng kÕ ho¹ch cïng phßng kÕ to¸n lËp b¶ng quyÕt to¸n vËt t­, so s¸nh víi ®Þnh møc vµ thùc tÕ sö dông trong tr­êng hîp cuèi ®¬n ®Æt hµng ph¸t sinh t¨ng tøc lµ thiÕu vËt t­, phßng kÕ ho¹ch lËp kÕ ho¹ch mua bæ sung dùa trªn ®Þnh møc tiªu hao cïng víi sè l­îng s¶n phÈm cÇn ph¶i bæ sung (kÓ c¶ phÇn s¶n phÈm kh«ng ®¹t tiªu chuÈn cho phÐp cña ®¬n ®Æt hµng). VÝ dô víi ®¬n ®Æt hµng Hµn Quèc s¶n xuÊt 199888 ®«i §Þnh møc tÝnh 1000 ®«i do trung t©m kü thuËt mÉu tÝnh nh­ sau: BiÓu sè 16: §Þnh møc vËt t­ cho 1000 ®«i theo ®¬n ®Æt hµng Hµn Quèc STT Tªn vËt t­- nguyªn liÖu §VT Quy c¸ch NI32 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Da ®en V¶i b¹t 10 V¶i 3419 Phin 2222 Nylex Mót xèp 5 ly ¤zª Kho¸ D©y giÇy ChØ m m m m m m bé c¸i ®«i m 0,9 0,9 0,9 0,9 1*1,1 1,1 198.54 34.695 55.755 215.91 1.979 8887.6 192.84 49.995 525.196 22859.9 Sau ®ã phßng kÕ ho¹ch lËp dù trï vËt t­ sö dông cho ®¬n Hµn Quèc sau: BiÓu sè 17: B¶ng d­ trï vËt t­ sö dông cho ®¬n ®Æt hµng. Th¸ng 2 n¨m 2005 Tªn ®¬n hµng Hµn Quèc Sè l­îng 199888 ®«i STT Tªn vËt t­ §VT Quy c¸ch §Þnh møc Thªm 5% Sè vËt t­ cÇn mua 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Da ®en V¶i b¹t 10 Phin 2222 Nylex Mót xèp 5 ly ¤zª Kho¸ Chun D©y giÇy ChØ m m m m m bé c¸i m ®«i m 0,9 0,9 0,95 1*1,1 1,1 36.120 5.560 12.630 35.620 420 120.342 134.620 7.625 98.306 2.162.350 1.806 278 632 1.781 21 6.017 6.731 381 4.915 108.117 37.926 5.838 13.262 37.401 441 126.359 141.51 8.006 103.221 2.270.467 TiÕp ®ã ë kho sÏ lËp b¶ng theo dâi vËt t­ BiÓu sè 18: B¶ng theo dâi vËt t­ vÒ kho theo kÕ ho¹ch ®¬n hµng Tªn vËt t­ §VT Quy c¸ch S¶n l­îng dù trï PhÇn theo dâi vÒ kho §ît 1 §ît 2 Da ®en V¶i b¹t 10 Phin 2222 Nylex Mót xèp 5 ly ¤zª Kho¸ Chun D©y giÇy ChØ m m m m m bé c¸i m ®«i m 0,9 0,9 0,95 1*1,1 37.926 5.838 13.262 37.401 441 126.359 141.351 8.006 103.221 2.270.467 18.720 3.128 6.570 24.310 250 57.432 79.653 7.070 80.121 2.123.456 19.206 2.710 6.692 13.091 191 68.927 61.698 936 23.100 147.011 Cuèi ®¬n hµng phßng kÕ ho¹ch cïng phßng kÕ to¸n quyÕt to¸n vËt t­ dïng cho ®¬n Hµn Quèc nh­ sau: BiÓu sè 19: BiÓu quyªt to¸n vËt t­ theo ®¬n hµng hµn quèc Tªn vËt t­ §VT Quy c¸ch Thùc tÕ §Þnh møc Chªnh lÖch SL % §G TT Da ®en V¶i b¹t Phin 2222 Nylex ¤zª Kho¸ D©y dÇy ChØ m m m m bé c¸i ®«i m 0,9 0,9 0,95 1*1,1 40.562 6.732 15.763 39.321,8 521 129.432 105.611 2.381.511 37.926 5.838 13.262 37.401 441 126.359 103.221 2.270.467 2.636 894 2.501 1.920,8 80 3.073 2.390 111.044 0,0695 0,1531 1,1886 0,051 0,1814 0,0243 0,023 0,048 10.005 22.117 8.742 19.247 29 2.200 710 6,2 26.373.180 19.772.598 21.863.742 36.969.637 2.320 6.760.600 1.696.900 6.884.728 Nh×n vµo b¶ng quyÕt to¸n vËt t­ cña mét ®¬n ®Æt hµng Hµn Quèc cô thÓ trªn ta thÊy r»ng viÖc ®Ò ra ®Þnh møc cña ®¬n hµng lµ ch­a tèt còng nh­ viÖc sö dông NVl ch­a hîp lý. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc sö dông NVL kh«ng ®óng nh­ dù kiÕn gåm rÊt nhiÒu nguyªn nh©n. Cã nh÷ng nguyªn nh©n chñ yÕu sau: -ViÖc ®Ò ra ®Þnh møc cña trung t©m mÉu tuy ®· s¶n xuÊt thö nh­ng do trung t©m mÉu kh«ng cä s¸t nhiÒu víi t×nh h×nh thùc tÕ cña nhµ m¸y, chØ dùa vµo kinh nghiÖm. -Do lµm theo ®¬n ®Æt hµng nªn chÊt l­îng ®ßi hái rÊt cao do ®ã ph¶i chän lùa kü tõng thø vËt t­… - Do yªu cÇu chÊt l­îng, kü thuËt s¶n phÈm cña ®¬n ®Æt hµng ph¶i ®¶m b¶o hoµn thiÖn, hoµn mü cao, nh÷ng m¸y mãc c«ng nghÖ cña nhµ m¸y tuy ®· ®­îc trang bÞ hiÖn ®¹i song còng ch­a thËt hoµn chØnh ®ång bé víi tr×nh ®é tay nghÒ cña c«ng nh©n cßn cã phÇn h¹n chÕ nªn ph¸t sinh nhiÒu s¶n phÈm háng. TÊt c¶ c¸c ®iÒu kho¶n cña ®¬n ®Æt hµng, ®Æc biÖt lµ ®¬n ®Æt hµng cña n­íc ngoµi th­êng ph¶i thùc hiÖn ®¶m b¶o ®óng nh­ ®· ký. Trong ®ã chÊt l­îng chiÕm hµng ®Çu, mµ chÊt l­îng cña s¶n phÈm phô thuéc rÊt nhiÒu vµo vËt liÖu. V× thÕ viÖc t×m ra nguån cung cÊp, tæ chøc thu mua vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vËt liÖu cho chÊt l­îng tèt lµ rÊt quan träng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn viÖc sö dông NVL. §iÒu nµy ®Æc biÖt lµ quan träng ®èi víi ®¬n ®Æt hµng cña n­íc ngoµi, tuy phÇn lín NVL do bªn n­íc ngoµi cung cÊp nh­ng viÖc vËn chuyÓn tõ xa, thêi gian hµng ®i ®­êng l©u sÏ ¶nh h­ëng ®Õn phÇn nµo chÊt l­îng NVl nªn ph¶i lo¹i ra nh÷ng vËt liÖu kh«ng ®¹t chÊt l­îng ®Ó ®¶m b¶o ®óng yªu cÇu chÊt l­îng s¶n phÈm cña ®¬n ®Æt hµng. V× vËy trong s¶n xuÊt sÏ ph¸t sinh t¨ng NVL lµm cho viÖc sö dông sè l­îng vËt liÖu lu«n v­ît xa so víi møc dù trï. MÆt kh¸c do thêi h¹n giao hµng ®­îc giíi h¹n, ®Ó ®¶m b¶o uy tÝn vµ tr¸nh kh«ng ®Ó x¶y ra t×nh tr¹ng vi ph¹m cam kÕt sÏ bÞ ph¹t lín, do ®¬n ®Æt hµng cña n­íc ngoµi cã gi¸ trÞ, v× thÕ nhµ m¸y ph¶i bæ sung ngay sè NVl ph¸t sinh t¨ng b»ng viÖc ®em vËt liÖu ®i gia c«ng, mua thªm nh­ng do thêi gian cã h¹n, thanh to¸n phô thuéc vµ kÞp cho tiÕn ®é s¶n xuÊt nªn viÖc lùa chän nhµ cung cÊp, chÊt l­îng NVL kh«ng kü cã thÓ dÉn ®Õn chÊt l­îng vËt liÖu kh«ng ®¶m b¶o. Ch­¬ng 3 Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i nhµ m¸y giÇy phóc yªn. 3.1: Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL. H¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh, cã vai trß tÝch cùc trong viÖc qu¶n lý ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ…Víi t­ c¸ch lµ c«ng cô qu¶n lý, kinh tÕ tµi chÝnh kÕ to¸n lµ mét lÜnh vùc g¾n liÒn víi ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, ®¶m nhËn hÖ thèng tæ chøc th«ng tin cã Ých cho c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ. V× vËy kÕ to¸n cã vai trß ®Æc biÖt quan träng kh«ng chØ víi ho¹t ®éng tµi chÝnh nhµ n­íc, mµ cßn v« cïng cÇn thiÕt vµ quan träng víi ho¹t ®éng tµi chÝnh doanh nghiÖp. Sù chuyÓn ®æi c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ thÞ tr­êng ®ßi hái h¹ch to¸n kÕ to¸n còng ngµy ph¶i ®æi míi hoµn thiÖn. KÕ to¸n NVL n»m trong hÖ thèng kÕ to¸n còng kh«ng ngo¹i lÖ. ViÖc tæ chøc n©ng cao hoµn thiÖn kÕ to¸n NVL chÝnh lµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n. Nh­ ®· biÕt kÕ to¸n NVL rÊt quan träng, nÕu h¹ch to¸n tèt NVL sÏ ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp kÞp thêi ®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt, kiÓm tra gi¸m s¸t viÖc chÊp hµnh ®Þnh møc tiªu hao, dù tr÷ NVL, ng¨n ngõa hiÖn t­îng mÊt m¸t, sö dông l·ng phÝ ë kh©u s¶n xuÊt còng nh­ dù tr÷. §ång thêi gi¶m gi¸ chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n xuÊt, gãp phÇn n©ng cao sö dông vèn l­u ®éng… H¬n n÷a nÕu h¹ch to¸n tèt sÏ cung cÊp th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh chÝnh x¸c trung thùc, kÞp thêi, ®Çy ®ñ cho nhµ qu¶n lý tõ ®ã ®Ò ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n kÞp thêi. Vµ ®Ó hoµn thiÖn kÕ to¸n NVL cÇn ph¶i hoµn thiÖn hÖ thèng sæ s¸ch ghi chÐp sao cho ®¬n gi¶n, thuËn tiÖn ®óng víi yªu cÇu kÕ to¸n do Nhµ n­íc ban hµnh quy ®Þnh. §ång thêi bè trÝ nh©n lùc cã tr×nh ®é chuyªn m«n, hiÓu biÕt trong viÖc h¹ch to¸n, b¶o qu¶n, x©y dùng ®Þnh møc sö dông, dù tr÷ NVL thÝch hîp…®¹t hiÖu qu¶ toµn diÖn. 3.2: NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n NVL vµ t×nh h×nh sö dông NVL. NhËn thøc râ ®­îc vai trß quan träng cña NVL ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra s¶n phÈm trong c¸c doanh nghiÖp, qua mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ c«ng t¸c qu¶n lý NVL t¹i nhµ m¸y GiÇy Phóc Yªn, em nhËn thÊy Nhµ m¸y cã nhiÒu ­u ®iÓm trong viÖc tæ chøc kÕ to¸n NVL song vÉn cßn mét sè v­íng m¾c. ¦u ®iÓm -VÒ c«ng t¸c qu¶n lý NVL: Nhµ m¸y ®· tæ chøc m« h×nh qu¶n lý NVL thèng nhÊt, tËp trung khoa häc hîp lý phï hîp víi yªu cÇu hiÖn nay thÓ hiÖn ë c¸c kh©u. +Kh©u thu mua: Nhµ m¸y cã ®éi ngò c¸n bé vËt t­, cã tr×nh ®é chuyªn m«n hiÓu biÕt vÒ tõng thø NVL, nhµ cung cÊp, lu«n ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ NVL cho s¶n xuÊt vµ phôc vô nhu cÇu kh¸c. +Kh©u b¶o qu¶n: Nhµ m¸y x©y dùng kho tµng riªng, ë kho ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n, b¶o vÖ NVL tèt, bè trÝ thñ kho c¸c tr×nh ®é qu¶n lý, h¹ch to¸n chÝnh x¸c kÞp thêi. +Kh©u sö dông: trªn c¬ së ®Þnh møc tiªu hao, phßng kÕ ho¹ch lªn kÕ ho¹ch sö dông vËt t­ xuÊt NVL cho c¸c ph©n x­ëng vµ tiÕn hµnh sö dông ®óng theo dù kiÕn ®Þnh møc ®Ò ra. -VÒ c«ng t¸c qu¶n lý: Bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc hîp lý hiÖu qu¶ nhÞp nhµng phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt ngµy cµng më réng cña nhµ m¸y. ViÖc bè trÝ s¾p xÕp nh©n sù ë phßng kÕ to¸n ®óng tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô vµ ë d­íi c¸c ph©n x­ëng cã c¸c nh©n viªn thèng kª cïng víi thñ kho hç trî tèt cho nh©n viªn kÕ to¸n gióp cho viÖc h¹ch to¸n ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ kÞp thêi vÒ t×nh h×nh sö dông, biÕn ®éng NVL. §ång thêi cung cÊp th«ng tin, xö lý th«ng tin kÕ to¸n cña nhµ m¸y mét c¸ch khÈn tr­¬ng cã tr¸ch nhiÖm cao. +HÖ thèng chøng tõ sæ s¸ch ¸p dông t¹i nhµ m¸y ®¶m b¶o ®Çy ®ñ chøng tõ b¾t buéc cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh còng nh­ cña nhµ m¸y vÒ NVL nh­ c¸c phiÕu nhËp, xuÊt, thÎ kho, ho¸ ®¬n, thuÕ GTGT, biªn b¶n kiÓm kª kiÓm nghiÖm…tÊt c¶ ®Òu ghi râ c¸c yÕu tè ph¸p lý vµ yªu cÇu cña viÖc sö dông chøng tõ. +KÕ to¸n chi tiÕt h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p song song, ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ ®èi chiÕu, dÔ kiÓm tra. C¸c sæ s¸ch chøng tõ ®­îc thñ kho vµ kÕ to¸n ghi chÐp ®óng ®ñ theo yªu cÇu cña kÕ to¸n vµ ®­îc kiÓm tra ®èi chiÕu th­êng xuyªn. +KÕ to¸n tæng hîp NVL theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn theo h×nh thøc kÕ to¸n NKCT phï hîp víi ®Æc ®iÓm quy m« s¶n xuÊt cña nhµ m¸y. KÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ ®Ó lu©n chuyÓn ghi chÐp vµo sæ chi tiÕt c«ng nî kh¸ch hµng. NKCT sè 5, sæ kÕ to¸n chi tiÕt TK 1521, 1522 b¶ng kª chi tiÕt Tk 1521,1522 sau ®ã lËp sæ tæng hîp nh­ b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­, sæ c¸i Tk 152, c¸c b¶ng kª sè 3, b¶ng ph©n bæ sè 2… Bªn c¹nh ®ã nhµ m¸y ®· trang bÞ vi tÝnh, cµi ®Æt nh÷ng ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n ®· hiÖn hµnh ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc tÝnh to¸n, ghi chÐp gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho nh©n viªn kÕ to¸n. Song bªn c¹nh nh÷ng mÆt tÝch cùc cña viÖc tæ chøc, qu¶n lý sö dông NVL vÉn cßn nhiÒu ®iÒu bÊt cËp tån t¹i cÇn ph¶i hoµn thiÖn. 3.3: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ë nhµ m¸y. 3.3.1: ý kiÕn thø nhÊt: Nhµ m¸y ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo c«ng dông kinh tÕ nh­ng ch­a thËt chi tiÕt mÆt kh¸c do NVL ë nhµ m¸y rÊt ®a d¹ng vµ phong phó vÒ c¶ sè l­îng chñng lo¹i mÉu m· c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt x¶y ra th­êng xuyªn, nªn rÊt khã kh¨n trong viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt kÕ to¸n NVL. ChÝnh v× vËy sÏ rÊt thiÕt thùc cho nhµ m¸y trong viÖc lËp sæ danh ®iÓm NVL, kh«ng nh÷ng gióp cho viÖc h¹ch to¸n nhanh chãng chÝnh x¸c mµ cßn dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu t×m kiÕm khi cÇn. C¸ch lËp sæ danh ®iÓm rÊt ®¬n gi¶n dÔ lµm chØ viÖc ®Æt tªn cho mçi thø, nhãm NVL b»ng c¸ch m· ho¸ c¸c nhãm thø NVL b»ng mét ký hiÖu riªng nh­ng ph¶i sö dông thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn liªn quan vµ ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu dÔ ghi, dÔ nhí vµ hîp lý, tr¸nh trïng lÆp vµ nhÇm lÉn. ViÖc nµy nªn ¸p dông trªn m¸y tÝnh sÏ dÔ xö lý vµ kh«ng tèn c«ng vµ thêi gian ghi chÐp ®Æt tªn. Sæ danh ®iÓm vËt liÖu. Danh ®iÓm vËt liÖu Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu §VT Ghi chó 1521 1521.01 1521.02 1521.03 1521.04 1521.05 ….. 1522 1522.01 1522.11 1522.21 ….. 1523 1523.01 1523.11 1523.21 NVL chÝnh V¶i b¹t 10 mµu tr¾ng V¶i b¹t 10 mµu ®en V¶i b¹t 10 mµu chµm V¶i b¹t 10 mµu ghi V¶i b¹t 10 mµu be ….. VËt liÖu phô Chun kho¸ d©y giÇy …… Nhiªn liÖu DÇu dïng cho m¸y X¨ng DÇu mì b«i m¸y m m m m m m … m c¸i ®«i … lÝt lÝt kg 3.3.2: ý kiÕn thø hai. Do NVL nhµ m¸y ®a d¹ng phong phó vÒ chñng lo¹i sè l­îng rÊt nhiÒu mµ nhµ m¸y chØ cã mét kho ®Ó tÊt c¶ c¸c NVL chÝnh, phô lÉn lén vµo ®ã rÊt dÔ nhÇm lÉn khã kh¨n trong viÖc t×m kiÕm cÊp ph¸t vµ h¹ch to¸n. §Ó t¹m thêi kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy khi mµ ch­a thÓ x©y thªm kho nhµ m¸y bè trÝ s¾p xÕp thªm nh©n lùc th× mét sè ng­êi qu¶n lý NVL chÝnh, mét sè ng­êi h¹ch to¸n NVL phô sao cho hîp lý thuËn tiÖn cho viÖc h¹ch to¸n, cÊp ph¸t t×m kiÕm NVL. 3.3.3: ý kiÕn thø 3 lµ: Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng møc ®é c¹nh tranh cao, cÇn tæ chøc qu¶n lý th«ng tin vµ truy cËp th«ng tin kinh tÕ nhanh chÊt l­îng ®· ®ßi hái nhµ m¸y cÇn ph¶i sím tæ chøc ®µo t¹o n©ng cao nghÜa vô sö dông m¸y vi tÝnh trong h¹ch to¸n kÕ to¸n nh»m gi¶m nhÑ nghiÖp vô kÕ to¸n th«ng th­êng gãp phÇn t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, gi¶m nhÑ c¸c chi phÝ nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm cho nhµ m¸y. 3.3.4: ý kiÕn thø t­ lµ: Do kÕ to¸n chi tiÕt ë ®©y sö dông ph­¬ng ph¸p song song nªn viÖc ghi chÐp h¹ch to¸n gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n lµ trïng lÆp nhiÒu vÒ chØ tiªu sè l­îng, kh«ng cÇn thiÕt vµ tèn nhiÒu thêi gian c«ng søc. H¬n n÷a t¹i nhµ m¸y lu«n diÔn ra nghiÖp vô nhËp, xuÊt th­êng xuyªn, ®éi ngò kÕ to¸n cã n¨ng lùc tr×nh ®é nªn sö dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n song song lµ kh«ng phï hîp víi ®iÒu kiÖn hiÖn nay cña nhµ m¸y. V× thÕ nhµ m¸y nªn lùa chän ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, hay ph­¬ng ph¸p sè d­. Theo ý kiÕn cña riªng em, nhµ m¸y nªn x©y dùng gi¸ h¹ch to¸n vµ chän ph­¬ng ph¸p sè d­ lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña nhµ m¸y v× c«ng viÖc h¹ch to¸n cña nhµ m¸y dï theo ph­¬ng ph¸p song song nh­ng lu«n tÝnh sè tån cuèi ngµy trªn c¸c sæ chi tiÕt TK 1521, 1522, thÎ kho, h¬n n÷a tr×nh ®é nghiÖp vô kÕ to¸n cao, cã tr¸ch nhiÖm nªn viÖc lËp sæ sè d­ lµ thuËn tiÖn phï hîp. 3.2.2.ý kiÕn thø n¨m lµ: T¹i nhµ m¸y kh«ng h¹ch to¸n hµng ®ang ®i ®­êng do tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ tr­íc, hµng vÒ sau th× kÕ to¸n l­u ho¸ ®¬n l¹i chê khi hµng vÒ sÏ h¹ch to¸n, nhËp kho vµo th¼ng TK 152 kh«ng qua TK 151 ®Ó cho ®¬n gi¶n ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. Song ta thÊy ®iÒu ®ã lµ ch­a tu©n thñ ®óng chÕ ®é kÕ to¸n v× hµng ®ang ®i ®­êng lµ vËt t­ hµng ho¸ mµ nhµ m¸y ®· tr¶ tiÒn hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n nh­ vËy nã thuéc së h÷u cña nhµ m¸y vµ ®· lµ tµi s¶n cña nhµ m¸y do vËy nhµ m¸y cÇn ph¶i ph¶n ¸nh gi¸m s¸t b¶o qu¶n t×nh h×nh biÕn ®éng cña tµi s¶n trung thùc, kÞp thêi b»ng c¸ch theo dâi chóng dï sù biÕn ®éng nµy rÊt Ýt nh­ng kh«ng ph¶i lµ kh«ng x¶y ra. 3.3.4:ý kiÕn thø s¸u lµ: Do viÖc x©y dùng ®Þnh møc cña phßng kÕ ho¹ch l¹i cho trung t©m mÉu x©y dùng. Tuy cã thö nghiÖm lµ viÖc s¶n xuÊt thö nh­ng viÖc ®ã còng kh«ng mang l¹i kÕt qu¶ cao. Do trung t©m mÉu kh«ng tiÕp xóc víi thùc tÕ, s¶n xuÊt nhiÒu dùa trªn kinh nghiÖm lµ chÝnh, tÝnh to¸n kh«ng kü cµng mäi t×nh huèng nªn nhiÒu khi ¸p ®Æt ®Þnh møc do kh«ng chÝnh x¸c vµ s¸t víi thùc tÕ, thùc tÕ lu«n cao h¬n rÊt nhiÒu so víi ®Þnh møc ®¬n hµng lu«n x¶y ra t×nh tr¹ng thiÕu vËt t­, nªn ph¶i bæ sung thªm, tèn nhiÒu thêi gian c«ng søc, gi¶m tiÕn ®é giao hµng, mÊt uy tÝn c¹nh tranh. V× vËy rÊt cÇn thiÕt x©y dùng l¹i ®Þnh møc hîp lý, phßng kÕ ho¹ch cïng víi trung t©m mÉu tÝnh to¸n tham kh¶o ý kiÕn cña tõng ph©n x­ëng ®· tõng sö dông lo¹i NVl ®ã vµ sù t­ vÊn kü thuËt cña bªn ®Æt hµng ®Ó x©y dùng ®Þnh møc s¸t víi thùc tÕ. KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp víi nhau. §Ó ®øng v÷ng ®­îc trªn thÞ tr­êng lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc khã kh¨n, nh­ng chÝnh sù thay ®æi nÒn kinh tÕ nµy l¹i gióp doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶, chñ ®éng s¸ng t¹o trong s¶n xuÊt kinh doanh. VËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt trong c¸c ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt nãi chung, ViÖc sö dông hîp lý cã hiÖu qu¶ vËt liÖu cña nhµ m¸y giÇy Phóc Yªn tØnh VÜnh phóc sÏ gióp cho doanh nghiÖp h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn, cã tÝch luü ®Ó t¸i s¶n xuÊt më réng vµ ph¸t triÓn. Nhµ m¸y giÇy Phóc Yªn lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶ ch­a cao cßn mét sè khã kh¨n trong c«ng t¸c h¹ch to¸n, nh­ng tõng b­íc ®· kh¾c phôc ®­îc thÓ hiÖn doanh nghiÖp ®· b­íc ®Çu quan t©m ®Õn c«ng t¸c c¬ giíi ho¸ tÝnh to¸n trong h¹ch to¸n kÕ to¸n, nh»m hoµn thiÖn dÇn tr×nh ®é n¨ng lùc cña ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. §ång thêi truy cËp th«ng tin nhanh, ph¶n ¸nh kÞp thêi, ph¶n ¸nh kÞp thêi gióp doanh nghiÖp n¾m b¾t nhanh l­îng th«ng tin kinh tÕ vµ trªn c¬ së ®ã x¸c ®Þnh ®Çu t­ ®óng h­íng trong s¶n xuÊt kinh doanh. Trong ®iÒu kiÖn cho phÐp vµ kh¶ n¨ng cña b¶n th©n, ph¹m vi ®Ò tµi nghiªn cøu cña em ®· gi¶i quyÕt nh÷ng yªu cÇu sau: PhÇn lý luËn: Tr×nh bµy kh¸i qu¸t hÖ thèng vÊn ®Ò c¬ b¶n lý luËn chung vÒ kÕ to¸n NVL ë doanh nghiÖp vµ ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý, sö dông NVL. PhÇn thùc tÕ: Tr×nh bµy thùc tÕ t×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý, sö dông NVL ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL ë nhµ m¸y. Tõ thùc tr¹ng ®ã trªn c¬ së ph©n tÝch t×nh h×nh tæ chøc qu¶n lý, sö dông chi tiÕt ®¸nh gi¸, nh×n nhËn trung thùc kh¸ch quan vµ ®Ò xuÊt mét sè kiÕn nghÞ cïng gi¶i ph¸p t­¬ng øng nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL còng nh­ ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt trong viÖc qu¶n lý, sö dông NVL tèt. Hoµn thµnh ®­îc luËn v¨n nµy mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gãp ý chØ ®¹o cña c¸c c« chó phßng kÕ to¸n Nhµ m¸y, thÇy c« gi¸o, ®Æc biÖt lµ c« gi¸o Th¹c sü Mai ThÞ BÝch Ngäc ®· tËn t×nh chØ b¶o, gióp ®ì em trong suèt qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®Ò tµi nµy. Phóc yªn ngµy 4 th¸ng 4 n¨m 2005 Sinh viªn: §oµn Thu HiÒn Líp: K39.21.12