Luận văn Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I – Thông Tấn Xã Việt Nam

kho, kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải ghi rõ vật liệu được xuất cho phân xưởng hay bộ phận nào sử dụng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng Kế toán, 1 liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho vật liệu , 1 liên để lập chứng từ ghi sổ. ở kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho và lưu phiếu này vào hồ sơ kho. Sau đó căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, thủ kho cho phép chuyển vật liệu ra khỏi kho. Vật liệu đã được đưa về bộ phận sử dụng nếu bị mất mát, thiếu hụt thì người nhận sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Sau đây là một số mẫu chứng từ : XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật liệu Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Đơn vị: Máy màu Dùng cho việc: Sản xuất Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Duyệt Ngày 22/03/2002 Người xin lĩnh XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Lệnh xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Phòng kế hoạch vật tư XN inI - TTXVN lệnh xuất kho một số nguyên vật liệu như sau: Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Xuất cho: Phân xưởng In màu Mục đích: Sản xuất sản phẩm theo lệnh sản xuất số 143/LSX Trưởng phòng kế hoạch vật tư XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: Phân xưởng Máy màu - XN inI - TTXVN Lý do xuất kho: Sản xuất văn hoá phẩm theo Lệnh sản xuất 143/LSX Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực vàng Đức kg 40 70.000 2.800.000 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 13.000 3.900.000 Tổng cộng 6.700.000 Viết bằng chữ: Sáu triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 3.3.-Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại XN in I - TTXVN Phương pháp hạch toán chi tiết Vl được áp dụng trong XN là phương pháp Thẻ song song. Trình tự được thực hiện như sau: Tại kho: Thẻ kho được thủ kho sử dụng để ghi chép về mặt số lượng tình hình nhập - xuất - tồn tại kho vật tư. Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư và tuỳ theo số lượng nghiệp vụ phát sinh mà mỗi thẻ kho có thể được lập một hay nhiều tờ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan. Sau khi ghi thẻ kho, tuỳ theo số lượng chứng từ nhập, xuất, hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã ghi Thẻ kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Bảng số7: Thẻ kho Số thẻ: 13 Số tờ: 05 Tên vật tư: Giấy Couche 128g/m2 (79x109) Kho: Giấy Đơn vị tính :Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Tồn đầu tháng 3 2.310 ... PN354 20/3 Nhập 881 2.035 PX433 22/3 Xuất 300 1.735 ... Tồn cuối tháng 3 4.763 5.477 1.626 Bảng số 8 : Thẻ kho  Số thẻ : 17 Số tờ : 05 Tên vật tư : Mực vàng Đức Kho : Mực Đơn vị tính : Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 70 ... 120 7/3 Nhập 30 120 143/LSX 14/3 Xuất 10 110 ... Tồn cuối tháng 3 150 180 90 Tại phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày khi thủ kho chuyển các chứng từ nhập, xuất kho lên cho phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ kiểm tra các chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất và các chứng từ có liên quan như Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng vận chuyển... rồi ghi đơn giá nhập, xuất theo giá thực tế và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Tiếp đó kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền ghi lần lượt các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào Sổ kế toán chi tiết VL liên quan theo trình tự như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Như vậy, khác với thủ kho, kế toán vật tư mở Sổ chi tiết VL cho từng loại vật tư theo từng kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Việc áp dụng phương pháp tính giá VL theo phương pháp nhập trước, xuất trước sẽ giúp kế toán dễ dàng theo dõi VL hiện tồn kho tại công ty cả về số lượng cũng như đơn giá từng mặt hàng thông qua Sổ chi tiết VL.Tuy nhiên, việc ghi chép các nghiệp vụ vào Sổ chi tiết lại phức tạp do sau mỗi nghiệp vụ lại phải tính lại số lượng VL tồn kho với đơn giá tương ứng để có thể tính được giá ngay cho lần xuất kho kế tiếp. Công việc này phải tính toán thật chính xác và kịp thời phản ánh từng nghiệp vụ diễn ra nếu không sẽ xảy ra trường hợp nhập sau, xuất trước. Có thể thấy rõ là cách tính giá vật liệu xuất kho nhập trước, xuất trước là không phù hợp với một doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất thường xuyên và số lượng VL nhập xuất lúc nhiều lúc ít như ở công ty Xí nghiệp in I – TTXVN. Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư dựa trên các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Số lượng vật tư nhập, xuất và tồn kho trên Sổ chi tiết VL được đối chiếu với số lượng vật tư tương ứng phản ánh trên Thẻ kho của thủ kho; Trường hợp có sai sót khi đối chiếu sẽ được giải quyết kịp thời. Tuy nhiên, kế toán không lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL nên khi đối chiếu kiểm tra số lượng với thủ kho, kế toán phải đem toàn bộ Sổ chi tiết VL có liên quan để đối chiếu với sổ sách của thủ kho. Điều này không những gây khó khăn cho công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho mà còn có khả năng bị thất lạc sổ sách. Bảng số 6: Đơn vị: Sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Năm 2001 Tài khoản: 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính - Giấy Tên kho: Giấy Tên,quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Couche 128g/m2 (79x109) Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 ... Số tồn cuối tháng 2 13 040 1 733 22.598.320 13 000 607 7.891.000 ... PN354 20/3 Mua giấy nhập kho 112 13 045 881 11.492.645 13.000 1.154 15.002.000 13.045 881 11.492.654 PX433 22/3 Xuất cho sản xuất 621 13 000 300 3.900. 000 854 11.102.000 .... Cộng phát sinh 4.763 62.381.011 5.477 71.568.331 Số tồn cuối tháng 3 13200 820 10.824.000 13000 806 10.478.000 ... Sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Mực vàng ĐứcĐơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 ... Số tồn cuối tháng 2 60.000 20 1.200.000 72.000 10 720.000 ... 120 7/3 Mua mực vàng Đức 112 70.000 40 2.800.000 69.000 30 2.070.000 70.000 40 2.800.000 143/LSX 14/3 Xuất mực vàng Đức để sx văn hóa phẩm. 621 69.000 10 690.000 20 1.380.000 .... Cộng phát sinh 150 10.425.000 180 12.420.000 Số tồn cuối tháng 3 68.000 65 4.420.000 69.000 25 1. 125.000 ... 4. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các TK kế toán để phán ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. 4.1. Tài khoản sử dụng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho sử dụng ở XN in I - TTXVN là phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên. Để theo dõi sự biến động của VL tại XN, kế toán sử dụng các tài khoản sau: ãTK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. TK này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu . TK 152 được chi tiết thành các TK cấp hai sau: TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính (Giấy, mực và bản kẽm) TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1528 - Vật liệu khác ãTK 331 – Phải trả cho người bán.TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa XN với người bán. Một số tài khoản liên quan khác cũng được sử dụng như TK 111, 112, 141… 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. VL nhập vào của XN in I - TTXVN chủ yếu được mua từ các nguồn trong nước cho dù chúng được sản xuất ở trong nước hay được nhập từ nước ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay, do sự phong phú, đa dạng về sản phẩm và tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nên nhu cầu về nguồn hàng của công ty luôn được đáp ứng kịp thời, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Mặt khác, kế toán chỉ ghi định khoản khi hàng hoá mua nhập đủ trong kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. ã Phương pháp ghi Chứng từ ghi sổ : Chứng từ ghi sổ gồm các cột : Cột trích yếu : Viết vắn tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày. Cột tài khoản: Ghi tên các tài khoản tương ứng với các nghiệp vụ phát sinh. Cột số tiền : Viết số tiền theo các tài khoản. Sau đây là các nghiệp vụ cụ thể diễn ra tại XN : 4.2.1.Hàng mua về nhập kho Trong tháng, VL mua về nhập kho tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán định khoản khác nhau. Phương thức thanh toán của công ty có thể là thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng, hay có thể là tạm ứng cho cán bộ thu mua và có thể thanh toán chậm a, Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng Việc thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng chủ yếu được dùng trong trường hợp mua các loại vật liệu phụ có giá trị nhỏ . Ngày 20/3/2001, ông Trịnh Tấn Mai đi mua giấy Couche 128 g/m2, tổng giá thanh toán 12.641.909,5 đồng (thuế GTGT 10%) về nhập kho. Chiết khấu mua hàng được hưởng 126.419 đồng. Kế toán ghi: Nghiệp vụ mua hàng: Nợ TK 1521- Giấy Couche 128 g/m2 11.492.645 đ Nợ TK 1331 1.149.264,5 đ Có TK 1121 12 641 909,5 đ Nghiệp vụ chiết khấu mua hàng: Nợ TK 1121 126.419 đ Có TK 711 126.419 đ Trên thực tế tại công ty, việc mua vật liệu nhập kho chủ yếu được thanh toán theo phương thức tạm ứng cho cán bộ thu mua hay theo phương thức thanh toán chậm: b, Đối với trường hợp thanh toán theo phương thức tạm ứng cho cán bộ thu mua Việc mua vật liệu nhập kho tại công ty là hoạt động thường xuyên nên số tiền tạm ứng cho cán bộ thu mua trong kỳ là rất lớn. Ngày 20/3/2001, Hải Hà mua mực in và phim ảnh bằng tiền tạm ứng. Tổng giá thanh toán 5.500.000 (Thuế GTGT 550.000 ) Kế toán định khoản như sau: Hàng mua vào nhập kho: Nợ TK 1521 5.500.000 Mực in 4.500.000 Phim ảnh 1.000.000 Nợ TK 1331 550.000 Có TK 141- Hà 6.050.000 Tuy nhiên, khi hàng về nhập kho, lúc kiểm kê phát hiện toàn bộ số phim ảnh không đạt tiêu chuẩn cho nên đã đem trả lại ngay. Kế toán ghi: Nợ TK 111 1.100.000 Có TK 1331 100.000 Có TK 1521 1.000.000 Chứng từ ghi sổ Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Số: 64 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a.Ông Trịnh Tấn Mai mua giấy Couche 128 g/m2 1521 11.492.645 Thuế GTGT 10% 1331 1.149.264,5 Tổng giá thanh toán 1121 12.641.909,5 1b. Chiết khấu hàng bán 111 126.419 được hưởng 711 126.419 2a. Hải Hà mua vật tư bằng tiền tạm ứng. Trong đó: 1521 5.500.000 Thuế GTGT (10%) 1331 550.000 Tổng giá thanh toán 141 6.050.000 2b. Trả lại toàn bộ số phim ảnh đã mua 111 1.100.000 1521 1.000.000 Thuế GTGT (10%) 1331 100.000 Tổng cộng 19.918.328,5 19.918.328,5 Người vào sổ Người lập chứng từ Thủ trưởng đơn vị c, Đối với trường hợp thực hiện phương thức thanh toán chậm Phương thức thanh toán chậm chỉ được sử dụng trong các trường hợp mua hàng với giá trị lớn, thường là mua các vật liệu chính: giấy, mực và bản kẽm. Ngày 3/3/2001, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125), tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT 10%) là 108.359.526 đ chưa thanh toán. Hàng mua được giảm giá 1%. Đến ngày 29/3/2000, nhận được giấy báo Nợ số 0215/2000 do Ngân hàng công thương quận Đống Đa gửi tới thông báo đã thanh toán hết số tiền phải trả cho Công ty giấy Bãi Bằng (sau khi trừ khoản giảm giá hàng mua được hưởng kể trên) là 97.523.574 đồng. Kế toán ghi: Khi giấy về nhập kho: Nợ TK 1521- Giấy 98.508.660 đ Nợ TK 1331 9.850.866 đ Có TK 331- Bãi Bằng 108.359.526 đ Nghiệp vụ giảm giá hàng mua: Nợ TK 331- Bãi Bằng 985.086 đ Có TK 1521- Giấy 985.086 đ Căn cứ giấy báo Nợ số 0215/2000 của Ngân hàng công thương quận Đống Đa, ghi : Nợ TK 331- Bãi Bằng 97.523.574 đ Có TK 112 97.523.574 đ Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ này và đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán - đối tượng : Công ty giấy Bãi Bằng(Do XN in I - TTXVN thường xuyên mua giấy tại Công ty giấy Bãi Bằng nên kế toán mở một sổ chi tiết thanh toán với người bán riêng cho Công ty giấy Bãi Bằng). Bảng số : chứng từ ghi sổ Ngày 29 tháng 3 năm 2001 Số: 82 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Thanh toán toàn bộ số tiền mua giấy Bãi Bằng loại 58 g/m2 331 - BB 97.523.574 (85x125) cho Cty giấy Bãi Bằng 112 97.523.574 Tổng 97.523.574 97.523.574 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản : 331 – Phải trả người bán Đối tượng : Công ty giấy Bãi Bằng Loại tiền : VNĐ Đơn vị tính : Đồng NT Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Ghi sổ SH NT đối ứng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Số dư đầu tháng 3 203.788.651 2. Số phát sinh trong tháng 3 ... 29/3 0215/NHCT 29/3 Thanh toán cho công ty giấy Bãi Bằng 112 97.523.574 ... Cộng số phát sinh 397.471.846 357.345.508 3. Số dư cuối kỳ 181.662.313 d, Các chi phí thu mua được công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt Ngày 3/3/2001, ông Nguyễn Cao Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) về nhập kho trả 250 000 đ tiền vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 1521 - Giấy Bãi bằng 250.000 đ Có TK 111 250.000 đ Bảng số 7b: chứng từ ghi sổ Ngày 3 tháng 3 năm 2001 Số: 04 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a. Ông Khải đi mua giấy Bãi Bằng 58 g/m2 (84x125) 1521 98.508.660 Thuế GTGT (10%) 1331 9.850.866 Tổng giá thanh toán 331 108.359.526 1b. Hàng mua được 331 985.086 giảm giá 1% 1521 985.086 2. Ô. Khải trả chi phí vận chuyển 1521 250.000 giấy bằng tiền mặt 111 250.000 Tổng 109.594.612 109.594.612 4.2.2.Hàng mua về thiếu so với hoá đơn Ngày 12/2/2001, ông Nguyễn Cao Khải mua giấy Couche loại 100g/m2 (64x91,5), trị giá là 32.480.000 đ, chưa có thuế GTGT (Thuế suất thuế GTGT 10%). Khi đem về nhập kho thì phát hiện thiếu với giá trị thiếu là 443.600 đ. Nguyên nhân được xác định là do đơn vị bạn giao thiếu. Kế toán ghi: Nợ TK 1521- Giấy Couche 32.036.400 đ Nợ TK 1381 443.600 đ Nợ TK 1331 3.248.000 đ Có TK 331- Tân Mai 35.728.000 đ Nguyên nhân do đơn vị bạn giao thiếu Nợ TK 1388 443.600 đ Có TK 1381 443.600 đ Bảng số 8: Chứng từ ghi sổ Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Số: 69 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Ông Khải mua giấy Couche 100 g/m2 nhập kho 1521-Giấy 32.036.400 Số vật liệu thiếu 1381 443.600 Thuế GTGT (10%) 1331 3.248.000 Tổng giá thanh toán 331 35.728.000 2. Xác định số thiếu hụt do lỗi 1388 443.600 của bên giao hàng 1381 443.600 Tổng 36.171.600 36.171.600 4.2.3. Hàng mua về thừa so với hoá đơn Ngày 15/3/2001, ông Ngô Tấn Mai mua bột chống váng và bột phun khô, trị giá là 600.000 đ, thuế GTGT là 60.000 đ. Nhưng khi đem về nhập kho thấy thừa so với hoá đơn, giá trị của số hàng thừa là 30.000 đ. Sau này, số thừa được công ty mua lại luôn. Kế toán ghi: Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1522 630.000 đ Nợ TK 1331 60.000 đ Có TK 111 660.000 đ Có TK 3381 30.000 đ Số hàng thừa được công ty mua lại: Nợ TK 3381 30.000 đ Có TK 1522 30.000 đ 4.2.4. Phế liệu thu hồi từ sản xuất Đối với phế liệu phát sinh trong quá trình sản xuất như giấy lề, giấy do in hỏng, bản kẽm... nhập lại kho vật liệu, sau đó đem bán thu tiền về. Giá trị vật liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. Ngày15/3/2001, số giấy phế liệu thu hồi được là 236.500 đ Định khoản : Nợ TK 1528 236.500 đ Có TK 631 236.500 đ Bảng số 9: chứng từ ghi sổ Ngày 15 tháng 3 năm 2001 Số: 51 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1a. Ông Ngô Tấn Mai mua bột 1522 630.000 chống váng và bột phun khô 1331 60.000 Thuế GTGT (10%) 111 660.000 Số hàng thừa so với hoá đơn 3381 30.000 1b. Số hàng thừa được công 3381 30.000 ty mua lại 1522 30.000 2. Nhập kho phế liệu thu hồi 1528 236.500 trong quá trình sản xuất 631 236.500 Tổng 956.500 956.500 4.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Khi có các nghiệp vụ xuất kho VL, kế toán ghi sổ theo từng định khoản phát sinh và sau đó lập Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ này. Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ , kế toán lập bảng phân bổ vật liệu . Nội dung của bảng phân bổ : Dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo gía thực tế và giá hạch toán sau đó phân bổ gía trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong tháng ( ghi có TK 152, ghi nợ các TK liên quan ). TK sử dụng : TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642… Sau đây là các nghiệp vụ chủ yếu : a,Xuất vật liệu dùng cho sản xuất Ngày 4/3/2001, xuất 309 kg giấy Tân mai 70 g/m2 (84x121) cho tổ máy 5 màu để in cuốn "Những điều kỳ bí quanh em ". Trong số 308 kg giấy Tân mai xuất dùng nêu trên có 226 kg được nhập với giá tương ứng là 9.150 đ/kg và 82 kg còn lại được nhập với giá 9.260 đ/kg. Do tại công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp nhập trước, xuất trước nên tổng giá trị thực tế của số giấy Tân mai xuất kho nêu trên được tính như sau: Tổng giá xuất kho thực tế = 226 x 9.150 + 82 x 9.260 = 2.827.275 đồng Khi kế toán vào sổ, ghi: Nợ TK 621 2.827.275 đ Có TK 152- Giấy Tân Mai 2.827.275 đ b, Xuất vật liệu để sản xuất thử Ngày 4/3/2001 xuất 1 bản kẽm để sản xuất thử, trị giá xuất là 325.000 đồng Nợ TK 627 324.995 đ Có TK 1521 - Kẽm 324.995 đ c, Xuất vật liệu để phục vụ bán hàng : Ngày 4/3/2001 xuất giấy và bìa gói sản phẩm, trị giá xuất là 48.950, KT định khoản : Nợ TK 641 48.950 Có TK 152- Giấy 48.950 d, Xuất vật liệu phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp : Ngày 5/3/2001, xuất 10 giấy Bãi bằng 60g/m2 để in một số sổ sách dùng trong công ty. Trị giá giấy xuất dùng là 78.240 đồng. Kế toán định khoản : Nợ TK 642 78. 232đ Có TK 1521 - Giấy 78.232 đ e, Xuất vật liệu cho đơn vị bạn vay Ngày 5/3/2001, công ty cho Nhà máy In Quân đội vay 1 thùng mực nhũ vàng Anh in một số ấn phẩm đặc chủng, trị giá của thùng mực là 520.000 đ. Kế toán ghi: Nợ TK 1388 519.970 đ Có TK 1521- Mực nhũ vàng Anh 519.970 đ Bảng số 10: chứng từ ghi sổ Ngày 05 tháng 3 năm 2001 Số: 10 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1. Xuất cho tổ máy 5 màu 308 kg giấy Tân mai 70g/m2 621 2.827.275 (84x121) 1521-Giấy 2.827.275 2. Xuất kẽm để sản xuất thử 6271 324.995 cho tổ máy Toshiba 1521-Kẽm 324.995 3. Xuất giấy và bìa gói 641 48.950 sản phẩm 1521-Giấy 48.950 4. Xuẩt giấy Bãi Bằng để 6421 78.232 in sổ sách 1521-Giấy 78.232 5.XN cho Nhà máy in Quân đội vay 1 thùng 1388 519.970 mực nhũ vàng Anh 1521-Mực 519.970 Tổng 3.799.422 3.799.422 Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 3 - 2001 Đơn vị tính: đồng STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 152 HT TT 1 TK 612 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.621.655 3.145.986 2 TK 627 - chi phí sản xuất chung 301.359 324.995 3 TK641 - chi phí bán hàng 44.550 48.950 4 TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp 71.120 78.232 5 TK138 - chi phí 472.700 519.970 Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Kết cấu sổ : Cột 1 : Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ. Cột 2 : Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ. Cột 3 : Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, cuối năm kế toán sẽ cộng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số hiệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh.Tiếp đó kế toán sẽ vào Sổ Cái TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Kế toán chỉ lập sổ Cái của TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu mà không lập sổ Cái cho các TK cấp hai của tài khoản này. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp. Số liệu ghi trong Sổ cái dùng để kiểm tra,đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái hoặc thẻ chi tiết, dùng để lập Báo cáo tài chính. Phương pháp ghi : Cột 1 : Ghi ngày tháng ghi sổ. Cột 2,3 : Ghi số hiệu, ngày tháng cuả Chứng từ ghi sổ. Cột 4 : Ghi tóm tắt nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 6 : Ghi số hiệu các tài khoản đối ứng. Cột 7.8 : Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này ( căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ). Xí nghiệp in I - TTXVN Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 3 năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 ... ... ... ... ... ... 04 3/3 109.594.612 64 20/3 13.263.328,5 ... ... ... ... ... ... 10 5/3 3.799.422 67 25/3 499.400 ... ... ... ... ... ... 51 15/3 956.500 Bộ(Sở): Sở Tài chính Đơn vị: Xí nghiệp in I - TTXVN sổ cái Năm 2001 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Ngày tháng CT Diễn giải Số ĐK TK đối Số phát sinh Ghi sổ SH NT CTGS ứng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 1/3 Số dư đầu tháng 3 1.062.581.699 ... ... ... ... ... ... ... 188 3/3 Khải, mua giấy Bãi Bằng 04 331 98.508.660 - Giảm giá 1% - 331 985.086 - tiền vận chuyển - 111 250.000 326 5/3 Xuất giấy TMai cho tổ 5màu 10 621 2.827.275 - Xuất kẽm để in thử - 6271 324.995 - Xuất giấy BB để in sổ sách - 6421 78.232 - Cho NM In QĐ vay mựcxanh Đức - 1388 519.970 - Xuất giấy và bìa đóng gói SP - 641 48.950 220 15/3 Mai, mua bột chống váng và bột phun khô 51 111 630.000 - Nhập kho phế liệu thu hồi từ sx - 631 236.500 ... ... ... ... ... ... ... 254 20/3 Mai, mua giấy Couche 128 g/m2 64 1121 11.492.645 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh trong tháng 717.177.774 888.163.318 Số dư cuối tháng 3 891.596.155 Căn cứ vào Sổ Cái kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh như sau: Bảng cân đối số phát sinh Tháng 3 năm 2001 Tên tài khoản Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có TK 111- Tiền mặt TK 112 - Tiền gửi ngân hàng ... TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu 1.062.581.699 717.177.774 888.163.318 891.596.155 TK 153 - Công cụ, dụng cụ ... TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh chương III một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in I - TTXVN 1- Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại XN in I - TTXVN Trải qua hơn ba mươi năm hình thành và phát triển, XN in I - TTXVN ngày càng hoàn thiện hơn về mọi mặt : Từ bộ máy quản lý, quá trình tổ chức sản xuất, về hoạt động kinh doanh, về các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đến trình độ cán bộ công nhân viên…trong đó phải kể đến bộ máy tổ chức kế toán và các hoạt động của bộ phận kế toán – một công cụ đắc lực của công tác quản lý. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, XN đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới.Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các quy định mới ban hành của Bộ Tài Chính. Về cơ bản, XN đã tiến hành kế toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, thể hiện một yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về vật liệu.Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN đã đạt được một số kết quả sau đây : ãViệc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách. Hiện nay, tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý và sử dụng vật tư. ãVề tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ được sử dụng tại công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư. ãKhâu thu mua vật liệu đảm bảo cho sản xuất về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của XN tương đối tốt. XN đã quản lý được việc sử dụng vật liệu , đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, tránh tình trạng lãng phí, thiếu vật liệu.Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. ãTrình tự nhập xuất vật liệu ở XN tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời.Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. ãXí nghiệp đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý vật liệu là phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng, để xác định chi phí vật liệu trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. ãKế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu , lập các sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung hạch toán. ãXN có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sản xuất, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả. ãHáng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu và đem nộp đi các nơi : Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Cục thống kê Hà Nội và Cục quản lý vốn Hà Nội.Các báo cáo đều được lập theo đúng thủ tục quy định bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN tiến hành tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, phù hợp với điều kiện cụ thể của XN cũng như tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất và sử dụng vật liệu. Từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho lãnh đạo XN để có những giải pháp trong việc quản lý và sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, việc tổ chức kế toán vật liệu tại XN vẫn còn có một số tồn tại nhất định. ãVề phương pháp tính giá vật liệu xuất kho : Hiện nay tại XN đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vật liệu xuất kho. Nhưng do tình nhập xuất thường xuyên, số lượng lúc nhiều, lúc ít và cứ mỗi lần xảy ra nghiệp vụ nhập xuất kho kế toán lại phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu, dẫn đến tình trạng công việc sẽ nhiều hơn và không khoa học. ã Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu : Hiện nay XN đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, XN kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư.Tuy XN khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về một loại vật liệu đột nhiên tăng lớn, sự biến đổi trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng. ã Về việc sử dụng sổ Danh điểm : XN in I - TTXVN là một DN có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của ngành in, khối lượng vật liệu sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng và chủng loại. Một điêù dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất vất vả và việc kế toán vật liệu cũng đòi hỏi phải tỷ mỷ, chi tiết. Nhưng cho đến nay XN vẫn chưa lập Sổ danh điểm vật liệu mà chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư. Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác kế toán vật liệu và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư. ãPhương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Hiện nay, XN in I - TTXVN đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ. Đối với một DN có quy mô như XN in I – TTXVN, việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp. Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ tại XN đều được thực hiện theo đúng quy định : Các chứng từ ghi sổ được lập cho Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng ; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực hiện theo chế độ kế toán ban hành. Tuy nhiên với thời gian lập Chứng từ ghi sổ một tháng một lần, khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như XN đang thực hiện là quá lớn. Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh cuă XN rất nhiều. Do vậy công việc của kế toán tổng hợp phải tập trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian. ã Về việc sử dụng tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản sử dụng của XN có những chỗ chưa hợp lý : + Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 - Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu. +Một số tài khoản không được sử dụng tại XN mà thực tế tại XN có phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Chương II, nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định. 2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in I - TTXVN ãPhương pháp tính giá vật liệu xuất kho Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL theo giá hạch toán. Giá hạch toán Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu : Hệ Giá TT VL tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ số = giá Giá HT VL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế VL xuất trong kỳ: Giá thực tế Giá hạch toán Hệ VL xuất = VL xuất x số trong kỳ trong kỳ giá Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua Bảng kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2): Bảng số : Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng..... năm..... TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 - Chỉ tiêu Nguyên liệu, vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ, dụng cụ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 7 I. Tồn kho đầu tháng II. Nhập kho trong tháng III. Tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng (I+II) IV. Hệ số giá V. Xuất dùng trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng ã Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu : Như trên đã đề cập, việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ hoàn thành hợp đồng có phần hạn chế. Do vậy XN nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định những vật liệu chính, có giá trị lớn như : Giấy, mực, đặc biệt là những vật liệu nhập từ Đức, Trung Quốc,…để tránh tình trạng thị trường, giá cả có những biến động lớn. Cách tính định mức dự trữ vật liệu như sau : Dự trữ tối thiểu + Dự trữ liên tục Định mức dự trữ = ------------------------------------------- 2 Trong đó : -Dự trữ tối thiểu : Là khối lượng vật liệu cần phải có để đáp ứng thời gian luân chuyển của XN. -Dự trữ liên tục : ( Mức vật liệu được sử dụng hàng ngày ) là nhu cầu vật liệu hàng ngày và khoảng cách giữa các kỳ cung ứng vật liệu Nhu cầu năm Nhu cầu hàng ngày = ------------------ 360 Mặt khác, để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, XN cần tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch chủ động mua và cung ứng vật liệu kịp thời trên cơ sở xác định định mức được sử dụng, đồng thời sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng vật liệu của bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật liệu . Có thể lập các định mức theo mẫu sau : Hệ thống các định mức vật liệu STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sx Định mức dự trữ ãVề việc sử dụng Sổ danh điểm : Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác từng loại vật liệu, XN nên sử dụng Sổ danh điểm. Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách : Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loai vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu , số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu trong XN.Mã các loại vật liệu gồm có : 152.1-vật liệu chính ; 152.2-vật liệu phụ ; 152.3-nhiên liệu ; 152.4- phụ tùng thay thế. Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở XN, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại nên có thể diễn tả nhóm TK cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ sô, nhóm mã số thứ hai biểu diễn nhóm vật liệu 2 chữ số và nhóm cuối cùng biểu diễn tên vật tư 3 chữ số Ví dụ : Giấy Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu 152101001 trong đó 1521- Nguyên vật liệu chính 01 - Giấy 001 - Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109 Như vậy mã một sẽ là 1521.1522.1523.1524 tương ứng với 4 TK cấp 2 ;nhóm mã 2 sẽ là các nhóm vật liệu : Giấy, mực, kẽm,… ; nhóm 3 thể hiện đặc điểm của từng loãi vật liệu trên từng loại vật liệu : Giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai… Sổ danh điểm vật liệu Mã số Loại vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK cấp 2 Mã 2 nhóm VL Mã 3 Tên VL 1521 01 001 Bãi bằng 58g/m2 khổ 79x109 tờ 1521 01 002 Bãi bằng 58g/m2 khổ 84x125 tờ 1521 01 003 Bãi bằng 74g/m2 khổ 84x125 tờ 1521 01 ... 1521 02 001 Mực đen Anh kg 1521 02 002 Mực trắng Nhật kg 1521 02 003 Mực xanh Trung Quốc kg 1521 02 ... 1521 03 001 Kẽm Trung Quốc khổ 64x68 tấm 1521 03 002 Kẽm A3P24 tấm 1521 03 ... ã Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Phương pháp hạch toán chi tiết VL mà công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý VL. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu.(phần trên) Để khắc phục tình trạng trên, XN nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư nhưng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư công việc hạch toán được tiến hành như theo sơ đồ sau: Sơ đồ 16: Trình tự hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 3: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho VL Bảng kê nhập Chứng từ nhập Bảng kê nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp Sổ số dư, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản. Phiếu này, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Bảng số : Phiếu giao nhận chứng từ Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm VL chủng loại vật tư Số NT lượng giá Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn. Bảng số : Sổ số dư Tháng....năm.... Kho:............. Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 điểm quy cách vật tư tính Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Bảng số : Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tháng......năm ...... Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Ghi vật liệu đầu tháng Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... Từ ngày... Đến ngày... chú ãVề việc sử dụng Tài khoản : Như đã nêu ở trên, tài khoản sử dụng tại XN in I - TTXVN có những thiếu sót nên đã dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ có liên quan: ả Theo Chế độ kế toán hiện đang áp dụng, khi xuất VL cho hoạt động sản xuất chung, giá trị VL xuất ra đó lẽ ra phải được hạch toán: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 152 - Công cụ, dụng cụ Thì tại, nghiệp vụ này được hạch toán: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152 - Công cụ, dụng cụ TK 721- Thu nhập bất thường không được sử dụng tại XN cho nên khi hàng hoá mua về nhập kho kiểm nhận thấy thừa không rõ nguyên nhân và được quyết đinh coi như đây là một khoản thu nhập bất thường,kế toán ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 511 - Doanh thu Mà theo nguyên tắc, kế toán phải ghi như sau: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 721 - Thu nhập bất thường á Khi nghiệp vụ bán phế liệu phát sinh, khoản thu do bán phế liệu phải được coi như một khoản thu nhập bất thường và đáng lẽ phải hạch toán như sau: Nợ TK 821 - Chi phí bất thường Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 721 - Thu nhập bất thường Thì tại XN, kế toán hạch toán: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi ạ Trong khi tại XN có phát sinh nghiệp vụ nhận giữ hộ vật tư, hàng hoá nhưng không hạch toán vào TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công như theo quy định mà phần vật tư, hàng hoá đó được giữ nguyên trên TK 338 - Phải trả, phải nộp khác. XN cần sử dụng thêm TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. º Khi được hưởng chiết khấu mua hàng, kế toán hạch toán vào TK 511: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Nghiệp vụ này là sai với quy định và cần phải được hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112... Có TK 711 - Thu nhập tài chính Doanh nghiệp phải sử dụng thêm TK 711 - Thu nhập tài chính. ằ Đối với nghiệp vụ đánh giá lại VL, thay vì hạch toán như hiện nay như thực tế tại XN : Trường hợp đánh giá tăng VL Nợ TK 152 Có TK 411 Trường hợp đánh giá giảm VL Nợ TK 411 Có TK 152 Để hạch toán đúng như quy định của chế độ kế toán, nên sử dụng thêm TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản và nên hạch toán như sau : Trường hợp đánh giá tăng VL Nợ TK 152 Có TK 412 Trường hợp đánh giá giảm VL Nợ TK 152 Có TK 412 é Hàng năm, giá trị VL tồn kho không phải là nhỏ như XN không thực hiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, hàng năm XN nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: a, Mức dự phòng cần phải lập Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại VL tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng VL Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập cho = VL x giảm giá niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại Chênh lệch giá = Giá trị vật tư, hàng hoá - Giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán thực tế ngày 31/12/N b, Tài khoản sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hiện có. c, Trình tự hạch toán: Vào niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1 - doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ kế toán trước: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 - Thu nhập bất thường Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2). Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ẳ TK 631 - Giá thành sản xuất chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng XN in I - TTXVN trong khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên lại sử dụng tài khoản này thay vì dùng TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Như vậy TK 631 - Giá thành sản xuất đã bị sử dụng sai tính chất. Do vậy dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 631 - Giá thành sản xuất. Trong khi phải hạch toán như sau: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ãVề tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách thức tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - tài vụ rất rõ ràng, từng nhân viên được giao phụ trách những phần hành nhất định không có sự chồng chéo hay trùng lắp. Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc do mình phụ trách và có ý thức giúp đỡ nhau, cùng phối hợp thực hiện để công việc có thể đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán - tài vụ chỉ có 5 người nên không thể tránh được tình trạng một số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm các phần hành khác nữa. Như vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Điều này được thể hiện rất rõ: Kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp lại kiêm cả kế toán tài sản cố định. Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế. Các kế toán viên sẽ không tránh khỏi việc làm tắt các bước trong mỗi phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm (như đã được trình bày ở trên) do khối lượng công việc quá lớn. Đặc biệt việc kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiêm nhiệm thêm phần hành khác theo nguyên tắc là không đảm bảo tính hợp lý, khách quan trong công tác hạch toán kế toán. Theo em, công ty nên xem xét lại vấn đề này để có sự phân công hợp lý hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa, xứng đáng với vị trí của mình. Kết luận Vật liệu là những thành phần không thể thiếu được trong sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất. Bởi vậy kế toán VL là một trong những phần hành có vai trò quan trọng nhất trong hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức công tác quản lý và kế toán VL sẽ tạo điều kiện giúp cho doanh nghiệp có khả năng hạ được chi phí sản xuất nhằm đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. XN in I - TTXVN cũng không nằm ngoài điều tất yếu đó. Qua một thời gian thực tập tại XN in I - TTXVN , em nhận thấy XN đã tổ chức sắp xếp và từng bước đưa công tác quản lý và kế toán VL đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như cho hoạt động sản xuất kinh doanh của XN. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế đắc lực thì đòi hỏi XN phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với thực tế vừa đảm bảo đúng theo Chế độ kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tại XN in I - TTXVN không chỉ giúp em củng cố lại kiến thức đã được học tại trường mà còn giúp em bước đầu có những hiểu biết về thực tế công tác kế toán. Để có thể đạt được điều này, em đã được sự chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thị Ngọc Thạch và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở XN in I - TTXVN. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo NguyễnThị Ngọc Thạch và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở XN in I - TTXVN đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Mục lục Trang Mở đầu 1 Chương I: lý luận chung về kế toán vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 2 I - sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh 2 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2 1.1. Vật liệu 2 1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu 2 1.3. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh 3 1.4. Nhiệm vụ của công tác kế toán vật liệu 3 2. Phân loại và tính giá vật liệu 4 2.1. Phân loại vật liệu 4 2.2. Tính giá vật liệu 6 2.2.1. Tính giá nhập vật liệu 7 2.2.2. Tính giá xuất vật liệu 8 3. Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 10 3.1. Chứng từ kế toán 10 3.2.1. Phương pháp thẻ song song 11 3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 13 3.2.3. Phương pháp sổ số dư 14 3.3. Kế toán tổng hợp vật liệu 15 3.3.1. Kế tóan tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX 15 3.3.1.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu theo phương pháp KKTX 16 3.3.2.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK 19 4. Tổ chức ghi sổ tổng hợp theo các hình thức sổ 21 4.1. Hình thức sổ Nhật ký chung 21 4.2. Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ 22 4.3. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ 22 Chương II: tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp in I - Thông tấn xã Việt Nam 24 I- đặc điểm tình hình chung của xí nghiệp in I - thông tấn xã Việt Nam 24 1. Lịch sử hình thành và phát triển của xí nghiệp in I - Thông tấn xã Việt Nam 24 2. Tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp in I - TTXVN 26 2.1. Quy trình công nghệ của của xí nghiệp 26 2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 30 3. Đặc điểm tổ chức quản lý 31 4. Đặc điểm kế toán của xí nghiệp 33 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp 33 4.2. Hình thức kế toán áp dụng trong xí nghiệp 35 II. Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I - TTXVN 36 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu tại xí nghiệp 36 2. Đánh giá vật liệu tại xí nghiệp 37 2.1. Giá thực tế nhập kho 37 2.2. Giá thực tế xuất kho 38 3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp in I - TTXVN 40 3.1. Thủ tục nhập kho vật liệu tại xí nghiệp in I - TTXVN 40 3.2. Thủ tục xuất khi vật liệu 44 3.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp in I - TTXVN 46 4. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu 53 4.1. Tài khoản sử dụng 53 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu 53 4.2.1. Hàng mua về nhập kho 54 4.2.2. Hàng mua về thiếu so với hoá đơn 59 4.2.3. Hàng mua về thừa so với hoá đơn 60 4.2.4. Phế liệu thu hồi từ sản xuất 61 4.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu 62 Chương III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp in I - thông tấn xã Việt Nam 69 1. Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp in I - TTXVN 69 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp in I - TTXVN 72 Kết luận 87