Luận văn Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79

ng từ 40A Cái 1 280.000 280.000 2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000 3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000 Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mươi tư ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trước khi đưa vào nhập kho, số vật tư trên phải được kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với người bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Trần Viết Xuân - Trưởng ban 2. Ngô Văn Thêm - Uỷ viên 3. Nguyễn Văn Long - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 100 2 6208 Cái 100 100 3 6217 Cái 100 100 4 Khởi động từ 40A Cái 1 1 5 AutomátNhật50A Cái 2 2 6 Dây lọc 2x1 m 100 100 7 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 8 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật tư trên đủ điều kiện để nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban Số vật tư trên sau khi được kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho. Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên được lập như sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 03 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 30 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0020646 ngày 03 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.1 BTP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 2 6208 Cái 100 3 6217 Cái 100 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)  Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 4 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : Số 35 - Họ, tên người giao hàng: - Theo HĐGT Số 0028133 ngày 17 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.2 VLP STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Khởi động từ 40A Cái 1 1 2 AutomátNhật50A Cái 2 2 3 Dây lọc 2x1 m 100 100 4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày 04 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ kho xem xét cụ thể số vật tư về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng. Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này. Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng xí nghiệp đã lập Bảng kê vật tư mua hàng như sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bảng kê vật tư mua hàng Hóa đơn số: ngày 22 tháng 3 năm 2006 STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bulông M20x100 Bộ 16 7.000 112.000 2 Bulông+ Đai ốc Bộ 09 5.000 45.000 3 Bánh xe f120+ vòng bi Bộ 02 50.000 100.000 4 ống kẽm f20x120 Đôi 02 4.000 8.000 5 ống kẽm f33x150 Đôi 02 8.000 16.000 6 Đai xiết f45 Cái 06 4.000 24.000 7 Băng tan Cái 20 2.000 40.000 8 bút sơn Cái 20 2.500 50.000 9 Tôn tấm Kg 37 9.000 333.000 10 Tôn d5 Kg 132 9.000 1188.000 11 Kìm sắt Cái 1 11.000 11.000 12 cà lê khẩu 10 Cái 1 7.000 7.000 13 cà lê khẩu 14 Cái 1 8.000 8.000 14 cà lê khẩu 17 Cái 1 10.000 10.000 15 Keo silicon Hộp 1 15.000 15.000 16 Kép tiện f33 Cái 3 10.000 30.000 17 Chõ đồngf 33 Cái 1 65.000 65.000 18 cút hãm f33 Cái 1 10.000 10.000 19 cút hãm f40 Cái 1 8.000 8.000 Cộng thàng tiền: 2.080.000 Nhập, ngày 22 tháng 03 năm 2006 Người mua hàng Chủ cửa hàng b. Thủ tục xuất kho Tại Xí nghiệp vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý, sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình. Trên cơ sở định mức tiêu hao vật tư và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xưởng do phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật tư do quản đốc phân xưởng trình lên, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật tư và lập phiếu để xuất vật tư sau đó trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư và kế hoạch cấp vật tư kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Nếu trong kho không còn vật tư thì phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật tư khi nào trong kho có vật tư kế toán mới lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 01 liên giao phòng vật tư. - 01 liên do kế toán vật liệu giữ - 01 liên người nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do quản đốc phân xưởng đem xuống xin lãnh vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Trong tháng 4 năm 2006, tại xí nghiệp có các tài liệu như sau:  Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 19 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: - Lý do xuất kho: Mang đi rèn - Xuất tại kho: 152.1 VLC STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Phôi vành chậu Ben la Kg 754 754 126.000 95.004.000 2 Phôi quả dứa Ben la Kg 579,7 425,2 126.000 53.575.200 3 4 5 Cộng 148.579.200 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn tám triệu năm trăm bảy chín nghìn hai tăm đồng chẵn Xuất, ngày 19 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên người nhận hàng: PX A2 - Lý do xuất kho: GCHC - Xuất tại kho : 155 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bánh răng Z30 Cái 80 80 370 29.600 2 Bánh răng Z36 Cái 10 10 100 10.000 3 Bánh răng Z35 Hộp si Cái 10 10 630 6.300 Cộng 45.900 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng chẵn Xuất, ngày 25 tháng 04 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) b. Phương pháp kế toán chi tiết NLVL XN áp dụng Hiện nay xí nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Hệ thống chứng từ ban đầu được sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê nhập vật tư, Bảng kê xuất vật tư. Ví dụ: Trong tháng 3, có tình hình nhập xuất một số loại vật liệu như sau: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí 79 Mẫu số 10 - VT Tên kho: THẺ KHO Ngày lập thẻ kho: Kho: Tên hàng: Thép f10x10 Mã số: 1231 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chữ ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 16 3/3 Nhập 3/3 3.500 4.500 20 8/3 Xuất 8/3 3.000 1.500 25 13/3 Nhập 13/3 4.000 5.500 35 18/3 Xuất 18/3 4.000 1.500 26 23/3 Nhập 23/3 4.000 5.500 42 28/3 Xuất 28/3 4.500 1.000 Cộng phát sinh 11.500 11.500 Tồn kho cuối tháng 3 1.000 Khi kế toán vật liệu nhận được phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi lên thì phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Đồng thời cộng số liệu trên sổ chi tiết để vào bảng kê nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật tư. c. Phương pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại XN Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chân thực và thống nhất. Tại Xí nghiệp Cơ khí Z79, nguyên vật liệu được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền * Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế từng Số lượng từng Giá đơn vị loại xuất kho = loại xuất kho * bình quân Xí nghiệp tính bình quân vào cuối tháng. Ta có thể lấy ví dụ minh hoạ trên bằng tài liệu thực tế ở công ty như sau: Tính giá thực tế của NVL chính xuất phôi vành chậu ben la trong tháng 3 năm 2006: Tồn đầu tháng: 350; 120.000đ/Kg Ngày 5/3 nhập kho 1200Kg; 125.000đ/Kg Ngày 9/3 xuất kho 750Kg ngày 12/3 Nhập kho 1300Kg; 126.000đ/Kg Ngày 18/3 xuất kho 562kg Trị giá vật liệu xuất kho được tính như sau: + Tính một lần vào cuối tháng: ( 350 *120.000)+ [(1.200 *125.000)+ (1.300 *126.000)] ĐGBQ= = 124.842 350+2.500 + Tính một lần vào cuối tháng: Trị giá vật liệu xuất kho trong tháng: Ngày 09: 750 * 124.842 = 93.631.500 Ngày 18: 562 * 124.842 = 70.161.204 IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NL, VL Hiện nay ở xí nghiệp đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hạch toán vật liệu tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý. Tạo một lối làm việc mới có tính ràng buộc lẫn nhau. 1. Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên vật liệu( chi tiết) TK 331: Phải trả cho người bán TK 141: Tạm ứng TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ 2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập NL,VL Hoạt động chính của xí nghiệp là sản xuất. Do vậy phản ánh đúng đắn giá trị vật liệu nhập vào hết sức quan trọng, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại, từng thứ vật liệu. Vật liệu của đơn vị chủ yếu là do mua ngoài. Quan hệ thanh toán với người bán phần lớn cũng là quan hệ với nhà cung cấp, do vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán với nhà cung cấp vật liệu. Việc thanh toán chủ yếu được chuyển trả qua ngân hàng. Với số tiền thanh toán ít, được trả ngay bằng tiền mặt. Đối với nhà cung cấp thường xuyên có thể mua chịu vật tư. Khi mua vật liệu, hàng và hoá đơn luôn về cùng, không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau: - Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập. Đối với những vật liệu Xí nghiệp mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi trên sổ nhật ký chứng từ theo định khoản: Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT (chi tiết) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331:Tổng số tiền thanh toán - Khi thanh toán hoặc thanh toán ngay, kế toán phản ánh tình hình thanh toán ghi vào sổ chi tiết phần thanh toán theo định khoản: Nợ TK 331: Có TK 111, 112: - Khi được hưởng chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được hưởng tính vào thu nhập tài chính: Nợ TK 111, 112, 331: Có TK 515 : - Khi bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá được ghi giảm giá nhập kho: Nợ TK 331: Có TK 152: - Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 152: Nợ TK 133: Có TK 141: Chi phí vận chuyển thường được tính ngay trong giá hoá đơn. - Khi nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành + Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhận chế biến: Nợ TK 154: Có TK 152: + Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan: Nợ TK 154: Có TK 111, 112,331: + Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thành thực tế của VL đã chế biến xong để ghi: Nợ TK 152: Có TK 154: - Khi nhập vật liệu thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá thực nhập Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý”- Trị giá thiếu Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có liên quan ( bắt bồi thường, tính vào giá vốn hàng bán) Nếu vật liệu nhập kho phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân và được xí nghiệp nhập kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 152- Trị giá thực nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT Có TK 331, 111,...- Số tiền thanh toán Có TK 3381 “ TS thừa chờ xử lý”- Trị giá thừa Ví dụ: Ngày 03/3/2006 phiếu nhập kho số 30-Nhập của Công ty TNHHTM Phúc Long, theo hoá đơn số 0020646 với số lượng 300 cái, số tiền 37.400.000 đồng, thuế GTGT 1.870.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 39.270.000 đồng. Kế toán ghi phiếu định khoản như sau: Nợ TK 152: 37.400.000 (chi tiết 1521) Nợ TK 133: 1.870.000 Có TK 331: 39.270.000 Khi Xí nghiệp thanh toán cho người cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết – Số đã trả ) Có TK 112 Trường hợp Xí nghiệp mua trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ Ngân hàng để hạch toán. Ví dụ: Phiếu chi số 17 ngày 6/3/2006 chi mua mỡ lắp Liên Xô số lượng 4Kg, đơn giá 33.600 đồng, số tiền 168.000 đồng, thuế GTGT 8.400 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 176.400 đồng. Đơn vị: XN cơ khí Z79 Mẫu số: 02- TT Địa chỉ: Thanh Trì -Hà nội QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC Phiếu chi Ngày 6 tháng 3 năm 2006 Nợ: 152(152.3) Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thủy Địa chỉ: XN cơ khí Z79- Thanh Trì - Hà nội Lý do chi: Mua vật tư cho sản xuất Số tiền: 176.400 ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mươi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Một trăm bảy mươi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn Ngày 6 tháng 3 năm 2006. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký tên, đóng dấu ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 168.000 (Chi tiết 152.3) Nợ TK 133: 8.400 Có TK 111: 176.400 - Khi được công ty cấp vốn bằng vật liệu, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 411: Với những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, số tiền ít, tại xí nghiệp tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 111. Sổ này được dùng để theo dõi lượng tiền chi dùng trong tháng. Căn cứ để ghi vào Sổ này là các phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán tổng hợp theo dõi chi tiết cá nhân cán bộ đi mua hàng trên tài khoản 141 “ Tạm ứng ’’. Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, căn cứ vào đơn xin tạm ứng và phiếu tạm ứng, kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ theo dõi. Khi cần50 tạm ứng mua vật tư, cán bộ cung ứng vật tư viết giấy đề nghị tạm ứng trong đó ghi sổ lý do tạm ứng và số tiền cần tạm ứng. Thực tế tại Xí nghiệp khoản tạm ứng này thường là để thanh toán cho việc mua vật tư tạm thời. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: (chi tiết) Nợ TK 133: Có TK 141: Phần tạm ứng Và ghi: Nợ TK 331: Có TK 111: Để theo dõi tình hình thanh toán với người cung cấp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mở sổ chi tiết TK 331. Khi phát sinh các nghiệp vụ phải trả kế toán ghi Có TK 331 và Nợ TK liên quan. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả người bán và ghi có TK liên quan. Vào cuối tháng kế toán tính ra số dư của đơn vị cung cấp vật liệu dựa vào số dư đầu tháng, tổng số phát sinh có và tổng số thanh toán phát sinh nợ. b. Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho NL,VL Hiệu quả của công tác quản lý vật tư phải được biểu hiện qua tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng. Trong đó khâu xuất dùng là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật tư lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định được chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật tư có hiệu quả. Vật liệu ở Xí nghiệp được xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất tại các phân xưởng. Ngoài ra còn phục vụ cho xây lắp các công trình, một số ít vật liệu được xuất cho quản lý doanh nghiệp và sản xuất chung. Vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất hay xây lắp các công trình đều được lập phiếu xuất kho. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi thông qua các nhân viên kinh tế tại phân xưởng. Cuối tháng số liệu được tổng hợp lại để đưa lên phòng kế toán. Tại Xí nghiệp sử dụng TK 621, do vậy trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm được tính vào TK này. Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 621, TK154, TK 627, TK 331, TK 241, TK 641, TK 642, TK 111 - Khi xuất NVL dùng cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 29 ngày 23/3/2006 xuất thép tròn dùng cho sản xuất Bánh răng côn xoắn Benla, kế toán hạch toán : Nợ TK621(chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152 (1521) - Nếu nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi: Nợ 154 Có TK 152 - Nếu nguyên vật liệu xuất dùng ở các phân xưởng , kế toán ghi: Nợ TK 627( chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 37 ngày 25/3/2006 xuất dây pái tuýp mộc mỡ cho phân xưởng A1, đơn giá 450.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 627(PXA1): 450.000 Có TK 152.2: 450.000 + Ngày 14/3/2006 xuất phụ tùng thay thế cho phân xưởng A4. Phiếu xuất số 80. Giá trị phụ tùng thay thế: 2.405.000, kế toán hạch toán: Nợ TK 627 (PXA4): 2.405.000 Có TK 152: 2.405.000 - Trường hợp xuất vật tư cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 621: Nợ TK 642: Có TK 152: (chi tiết) Ví dụ: + Ngày 10/3/2006 xuất cho bộ phận hành chính 80 lít xăng đi công tác Thanh Hóa , tổng số tiền là: 880.000 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 642: 880.000 Có TK 152.3: 880.000 Để theo dõi số lượng vật tư chuyển trong nội bộ, xí nghiệp đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ cho thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Xí nghiệp cơ khí Z79 Địa chỉ: km 12- quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 15/3/2006 Người vận chuyển: Trần Văn Đông Phương tiện vận chuyển: Giấy giới thiệu số 37/GT ngày 13/3/2006 Xuất tại kho: Xí nghiệp Cơ khí Z79 STT Diễn giải Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản hạch toán Thực xuất Thực nhập Nợ Có 1 Bánh răng côn xoắn benla Cái 2 6.800 13.600 155 152 2 Phôi quả dứa Kg 420 126.000 68.040.000 155 152 1% phí lưu kho 680.536 Cộng 68.734.136 Xuất ngày 15/3/20016 Nhập ngày tháng năm Người lập phiếu Thủ kho Người vận chuyển Thủ kho nhập 3. Quy trình hạch toán NVL tại xí nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau: TK 138 (1381) TK 1381 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 411 TK 3381 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Được cấp vốn bằng NVL NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 112,112,331 TK 154 TK 111,112,141,. TK 152 TK 621,627,642 TK 111, 112, 331, 141 TK 154 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho SXKD QL phân xưởng, QLDN Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến NVL xuất thuê ngoài gia công Giảm giá NVL mua vào TK 133 Nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên tại xí nghiệp Z79 vật liệu xuất chủ yếu dùng cho sản xuất và được phản ánh trên bảng phân bổ nguyên vật liệu. Trong Bảng phân bổ này ghi Có TK 152 và ghi Nợ các tài khoản khác như: TK154, TK627, TK641, TK 642,.... + Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh loại vật liệu xuất dùng trong tháng Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu và công cụ, dụng cụ Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng, sổ chi tiết, phiếu định khoản sau đó tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. + Trong tháng 3 tại Xí nghiệp có bảng phân bổ như sau: TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng152 TK 154.5 TK 153 1 TK 621 476.263 9.340 35.090 122 0 2.000 522.815 8.569 Phân xưởng A1 53.316 Phân xưởng A2 7.840 217 Phân xưởng A3 95.548 1.249 122 Phân xưởng A4 319.559 7.874 35.090 2 TK 627 3.087 5.810 13.174 19.360 855 42.286 33 12.648 Phân xưởng A1 71 185 4.912 2.051 7.219 3.891 Phân xưởng A2 4.721 4.846 13.302 22.869 1.455 Phân xưởng A3 176 2.901 4.007 7.084 2.954 Phân xưởng A4 3.015 728 515 4.258 3.578 3 TK627S/C,bảo quản 419 222 855 1.496 769 4 TK 331 110.999 110.999 TK 241 1.464 1.464 TK 641 19 4.478 4.497 TK 642 8.650 5.699 85 718 15.152 TK 111 50 100 150 TK 154.2 166.039 Cộng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 Bảng 1: Bảng phân bổ vật liệu Tháng 3 năm 2006 Đơn vị tính: Nghìn đồng 3. Sổ kế toán a. Sổ tổng hợp Khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Do áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nên công tác kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp đã thực hiện trên nhiều sổ kế toán. Đối với các nghiệp vụ nhập vật liệu thì việc ghi sổ kế toán được thực hiện như sau : Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên có, nợ TK 331- phải trả cho người bán. trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ghi vào nhật ký chứng từ số 5- Ghi Có TK 331- Phải trả cho người bán. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Những nghiệp kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên có TK 111 được phản ánh ở nhật ký chứng từ số 1- Ghi Có TK 111- Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi có TK 111, ghi nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Cách ghi chép tương tự như trên đối với các nhật ký chứng từ khác. + Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 “Tiền mặt” ( phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. + Nhật ký chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. + Nhật ký chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp ( Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”). NKCT số 5 gồm 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán ( ghi nợ TK 331 đối ứng Cợ với các tài khoản có liên quan). + Nhật ký chứng từ số 10: Với nguồn nhập vật liệu thông qua tạm ứng, cuối tháng kế toán tập hợp tất cả các phiếu nhập vật liệu có liên quan đến tài khoản 141 “ Tạm ứng ” để vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Có TK 141. Đối với vật liệu xuất, kế toán sử dụng : + Bảng phân bổ số 3( Phân bổ NVL, CCDC ) Ngoài ra, để tập hợp chi phí, lên các báo cáo tài chính, kế toán vật liệu còn sử dụng một số bảng kê và nhật ký chứng từ khác. + Sổ cái các TK 152, TK331, TK 111, TK112 Các sổ kế toán tổng hợp có liên quan: + sổ kế toán tổng hợp tiền mặt + sổ kế toán tổng hợp các khoản phải trả cho người bán và sổ kế toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán. b. Sổ chi tiết Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu như: Sổ chi tiết theo dõi TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Sổ chi tiết TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ Sổ chi tiết TK 152.3: Nhiên liệu Sổ chi tiết TK 152.4: Phụ tùng thay thế Sổ chi tiết TK 152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản Sổ chi tiết TK 152.6: Phế liệu Sổ chi tiết TK 153 Công cụ, dụng cụ Trên sổ chi tiết,vật liệu được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và số tiền. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2006 kế toán NVL lập sổ chi tiết TK 152.1 và sổ chi tiết vật liệu dụng cụ như sau: Mặt khác kế toán NVL lập bảng kê số 3 trong tháng 3/2006 Cột dọc phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh và tồn cuối tháng của các loại vật liệu. Căn cứ để ghi các dòng ngang trong bảng kê số 3 như sau: Dòng I: là số dư đầu kỳ của các TK 152( chi tiết), TK 153 lấy từ các sổ chi tiết mà kế toán ghi hàng ngày. Dòng II: (Phát sinh trong kỳ) căn cứ vào các nhật ký chứng từ số 1,2,3,5,10 và tập hợp từ TK154. DòngIII = Dòng I + Dòng II Dòng IV: Xuất trong tháng chính là số liệu lấy từ bảng phân bổ vật liệu ở dòng cộng phản ánh số vật liệu xuất dùng cho các đối tượng. Dòng V: (Tồn cuối tháng) = Dòng II – Dòng IV Bảng : Bảng kê số 3- Tháng 3 năm 2006 Giá thành thực tế NL- VL- CCDC Đơn vị tính: nghìn đồng TT 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 152.6 Cộng TK 152 154.5 153 I Số dư đầu kỳ 1.147.051 33.760 9.889 97.239 0 9.962 1.297.901 193.623 II PS trong kỳ 328.417 15.370 21.266 11.967 4.301 0 381.321 20.628 NKCT số 1 11.213 11.213 NKCT số 2 NKCT số 3 NKCT số 5 272.434 1.168 273.602 NKCT số 10 55.983 14.202 10.053 10.454 4.301 94.993 663 TK 154.2 1.513 1513 19.965 III Cộng số dư đầu kỳ và PS trong tháng 1.475.468 49.130 31.155 109.206 4.301 9.962 1.679.222 214.251 IV Xuất trong tháng 591.813 24.288 58.763 19.567 2.428 2.000 698.859 166.072 21.218 V Tồn cuối tháng 883.655 25.842 -27.608 89.639 1.873 7.962 980.363 193.033 Ngoài ra vào cuối tháng kế toán còn lập báo cáo chi tiết kiểm kê tài sản lưu động như sau: Bảng : Báo cáo chi tiết kiểm kê TSLĐ STT Nhóm TS ĐVT Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Giá trị chênh lệch Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Thừa Thiếu Kho 9.108.000 9.108.000 1 Xi măng p300 Kg 615.405 14.800 9.108.000 14.800 9.108.000 2 Van nước thu hồi Cái 8 0 8 0 3 Day đòng cháy Kg 14,3 14,3 4 phoi thép trắng Kg 161,7 161,7 5 Dây điện trở Kg 5,7 5,7 6 Thép ống f49x6m Cây 2 2 7 Thép ống f65 m 19.000 3,3 62.700 3,3 62.700 8 Thép L65 hàn liền u m 5.760 11,6 66.816 11,6 66.816 9 Thép U140 hàn liền m 15.365 15,6 239.694 15,6 239.694 10 BR Z94 máy búa Cái 1 1 11 Máy bơm hỏng Cái 1 1 12 Tôn máy thu hồi Cái 13.030 4 52.120 4 52.120 13 Lưỡi cưa thu hồi Cái 131 3 14 Vòng bi cũ thu hồi Cái 3 121 CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ Z79 I. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu của sự hoàn thiện 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật tư lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định được chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật tư có hiệu quả. Từ đó đề xuất các biện pháp nhằm phát huy các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu để thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng có hiệu quả cao hơn. Công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu trong xí nghiệp. Do đó sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất phát từ các điểm sau: Thứ nhất: Do nhu cầu thị trường này càng phức tạp và đa dạng ngày càng cao hơn, do khả năng cạnh tranh trên thị trường ngày càng quyết liệt nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch SXKD là một công việc quan trọng nhằm đẩy mạnh khối lượng sản phẩm bán ra dẫn đến tăng doanh thu tiêu thụ sản phẩm, để nâng cao lợi nhuận cho xí nghiệp. Thứ hai: Xuất phát từ công tác quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu. Thứ ba: Xuất phát thực tế, trong năm 2006 hệ thống kế toán có nhiều đổi mới và có sự hoàn thiện hơn rất nhiều so với các năm trước. Bên cạnh đó quy mô sản xuất của xí nghiệp ngày càng mở rộng. Các mặt hàng sản xuất ngày càng đa dạng và phong phú. Việc quản lý nguyên vật liệu cần phải được coi trọng hơn. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng. Để phục vụ tốt hơn và đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của Ban giám đốc thì việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là không thể thiếu được. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ được tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu. - Góp phần vào việc thực hiện tốt các nguyên tắc hạch toán của xí nghiệp. - Phát huy được những ưu điểm và hạn chế được những tồn tại trong công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của xí nghiệp. - Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi và tính hiệu quả cao. II. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp cơ khí Z79 1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với xí nghiệp, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, xí nghiệp đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy xí nghiệp không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Đây là một thành tích rất lớn với xí nghiệp . Cùng với sự lớn mạnh của xí nghiệp, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu. Những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: nguyên vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Do đó việc quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, sử dụng hợp lý, hạch toán đầy đủ đúng đắn sẽ là cơ sở của việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm được như vậy xí nghiệp luôn cải tiến công tác quản lý và hạch toán của mình. Để quản lý vật liệu nhập kho, xí nghiệp đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của xí nghiệp không bị hao hụt mất mát, luôn tổ chức phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Trên cơ sở phân loại này các nhà quản lý có những biện pháp sử dụng hiệu quả hơn từng loại nguyên vật liệu. Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng được các phòng ban của đơn vị thực hiện một cách khá tốt. Khối lượng vật tư sử dụng đa dạng, nhiều chủng loại mà vẫn đáp ứng được đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị luôn được đảm bảo liên tục. Bộ phận vận chuyển, bảo quản luôn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Đơn vị đã tổ chức bộ phận vận tải riêng đã giảm bớt ít nhiều chi phí mà đơn vị phải bỏ ra để thuê vận chuyển. Vật tư khi về đơn vị được bảo quản tốt với hệ thống kho rộng và thuận lợi. Trong khâu sử dụng: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được kiểm tra xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ xuất. Việc áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp khai thường xuyên, tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân là phù hợp với xí nghiệp, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Xí nghiệp đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Một mặt xí nghiệp tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán kế toán được chính xác nhanh gọn. Xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt các quy định trong chế độ vào thực tế sản xuất kinh doanh để tạo các biểu mẫu chứng từ phù hợp nhất hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay xí nghiệp ở là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung như vậy Xí nghiệp Cơ khí Z79 đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động. 2. Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Trong khi đó xí nghiệp chưa có biện pháp quản lý vật tư để thuận tiện cho việc nhận biết NVL một cách tốt nhất. 2.2.Về thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Mặc dù đã xây dựng được định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhưng khi xuất vật tư Xí nghiệp vẫn chưa sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức để tiện cho việc theo dõi số lượng vật tư xuất kho và tình hình sử dụng vật tư theo như định mức đã xây dựng. Việc xuất vật tư trong Xí nghiệp tương đối nhiều và thường xuyên. Nếu sử dụng chứng từ ban đầu là Phiếu xuất kho như hiện nay thì phải ghi khá nhiều phiếu. Bởi vì những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần. Do vậy mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập phiếu mới, trong khi đó tại Xí nghiệp đã có định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. 3. Về công tác quản lý hàng tồn kho Trên thực tế xí nghiệp cơ khí Z79 mới chỉ tiến hành trích lập và theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa, thành phẩm. Do đặc thù kinh doanh của xí nghiệp là khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, nhưng xí nghiệp lại chưa lập dự phòng giảm giá đối với NVL. Đồng thời với mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng lên. Trong khi đó giá nguyên vật liệu trên thị trường luôn luôn biến động, do đó chỉ cần biến động nhỏ trên thị trường cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Điều này có ảnh hưởng đến lợi ích của xí nghiệp 4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Ở xí nghiệp do khối lượng vật tư nhập xuất gồm nhiều chủng loại, quy cách phẩm chất khác nhau, mặc dù đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng cuối tháng kế toán nguyên vật liệu vẫn chưa lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” để thuận tiện cho việc theo dõi kịp thời phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp cùng với những kiến thức đã có của mình em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị như sau: 1. Lập sổ danh điểm vật liệu: Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, xí nghiệp nên lập sổ điểm danh vật tư. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của xí nghiệp có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau: Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, xí nghiệp phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Xí nghiệp có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau: - Dựa vào loại vật liệu. - Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 nhưng trong xí nghiệp nên chỉ áp dụng đối với - Vật liệu chính: 152.1 - Vật liệu phụ: 152.2 - Nhiên liệu : 152.3 - phụ tùng thay thế: 152.4 Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau: * Đối với vật liệu chính: + Nhóm thép: 152.1- 1 + Nhóm Vòng bi: 152.1- 2 + Nhóm phôi : 152.1- 3 + Nhóm tôn: 152.1- 4 * Đối với vật liệu phụ : + Nhóm: Cáp 152.2- 1 + Nhóm vật liệu khác: 152.2- 2 * Đối với nhiên liệu : + Nhóm xăng : 152.3- 1 +Mỡ lắp : 152.3-2 + Nhóm dầu : 152.3-3 * Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí (Clê, kìm, tuốc lê vít) : 152.4 Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy xí nghiệp sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của xí nghiệp như sau: Xí nghiệp cơ khí Z79 Sổ danh điểm vật liệu Loại vật liệu chính- ký hiệu 152.1 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 152.1-1 152.1-1-001 152.1-1-002 152.1-1-003 152.1-1-004 Thép tròn Thép lá Thép tấm Thép ống Kg Kg Kg Kg 152.1-2 152.1-2-001 152.1-2-002 152.1-2-003 152.1-2-004 152.1-2-005 Vòng bi 6205 Vòng bi 6206 Vòng bi 6208 Vòng bi 6217 Vòng bi 6234 Cái Cái Cái cái Cái 152.1-3 152.1-3-001 152.1-3-002 152.1-3-003 152.1-3-004 152.1-3-005 Phôi ty sứ Phôi con lăn Phôi bánh răng côn xoắn phôi quả dứa benla Phôi vành chậu benla Kg Kg Kg Kg Kg 152.1-4 152.1-4-001 152.1-4-002 152.1-4-003 Tôn tấm Tôn inôx Tôn f Cái Cái Cái 2. Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Để khắc phục tồn tại trên, Xí nghiệp nên tạo lập hệ thống sổ đề nghị lĩnh vật tư cho bộ phận kế hoạch ký duyệt. Xí nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. Phiếu này được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng. Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi được bộ phận kế hoạch ký duyệt vào phiếu thì đem phiếu này xuống kho để lĩnh.Thủ kho ghi tuần tự số thực xuất từng ngày và sau mỗi ngày lĩnh, người lĩnh vật tư phải ký xác nhận vào đó. Lần lĩnh tiếp theo chỉ việc mang phiếu xuống kho lĩnh tiếp mà không cần phải qua ký duyệt. Cuối kỳ thủ kho sẽ thu lại phiếu để ghi vào thẻ kho số thực xuất trong kỳ và chuyển về phòng kế toán. Cụ thể: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79 Địa chỉ: Km12- Quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Mẫu số 04 - VT Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Ngày 22 tháng 4 năm 2006 Nợ: Có: Bộ phận sử dụng: Phân xưởng A1 Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Đồng chí Dương TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Tôn tấm kg 600 360 132 108 600 2 Đaixiết f45 cái 16 04 06 06 16 Ngày 22 tháng 4 năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho 3. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Đây là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra do vật tư tồn kho bị giảm giá, trong năm kế hoạch, bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiét cho việc bán chúng. Tuy nhiên xí nghiệp có thể chỉ cần lập dự phòng đối với những nguyên vật liệu chính giá cả thường xuyên biến động, có ảnh hưởng lớn tới xí nghiệp. * Phương pháp trích lập như sau: + Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. + Dự phòng giảm giá NVL được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. + Việc lập dự phòng phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. + Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư xác định khoản dự phòng phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán. + Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho của các TK hàng tồn kho. Phương pháp hạch toán: Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá NVL lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Vào cuối niên độ khi xác định được: (1) Nếu số cần lập dự phòng > số dự phòng hiện có vào cuối niên độ, kế toán lập dự phòng bổ sung tính vào giá vốn NVL Nợ TK 632 Có TK 159 (2) Nếu số cần lập dự phòng < số dự phòng hiện có vào cuối niên độ, kế toán phải hoàn nhập khoản chênh lệch thừa để ghi giảm giá vốn hàng bán. Nợ TK 159 Có TK 632 4. Về lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Mục đích của việc lập bảng này là để tổng hợp phần giá trị vật tư từ các trang sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng kế toán vật liệu cần tiến hành lập "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu" để phục vụ cho công tác tìm kiếm số liệu được dễ dàng, giúp cho việc cung cấp vật tư được kịp thời, nhanh chóng. Hơn nữa còn giảm bớt khối lượng công việc xem xét, theo dõi một loại vật tư nào đó. Cụ thể: Nếu xí nghiệp sử dụng sổ danh điểm vật tư thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ có cột danh điểm vật tư. Như vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập như sau: Cột I: Danh điểm vật liệu Cột II: Ghi tên vật liệu. Cột III: Ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng. Cột IV: Ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng. Cột V: Ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng. Cột XII: Ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng. Mẫu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu như sau: Danh điểm VL Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng NVL chính - VL chính A - VL chính B ............ Cộng Vật liệu phụ - VL phụ A - VL phụ B ............. Cộng ............. Tổng cộng KẾT LUẬN Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó chiếm tới 80% giá trị sản phẩm sản xuất ra. Khi tham gia tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại xí nghiệp, dù thời gian không nhiều nhưng với em lại rất có ý nghĩa. Một mặt tìm hiểu thực tế góp phần làm cụ thể hoá các kiến thức lý thuyết đã được học và làm nó trở nên sinh động hơn, một mặt bổ sung thêm những kiến thức thực tế còn ít ỏi của bản thân. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã tìm hiểu công tác hạch toán nói chung cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Em nhận thấy rằng xí nghiệp đã thực sự chú trọng đến viịec quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nhằm mục tiêu quản lý tốt hơn chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.Qua thời gian tìm hiểu, cùng với kiến thức đã học trong trường Đại Học Thương Mại và sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Tiến sĩ: ĐoànVân Anh. Em đã mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong xí nghiệp cơ khí 79 thông qua cuốn luận văn tốt nghiệp này. Tuy nhiên với vai trò là một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm,cuốn luận văn của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót.Rất mong sự đóng góp ý kiến của toàn thể các thầy cô và các bạn đọc. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong phòng Kế toán- Tài chính của xí nghiệp cơ khí 79 cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đoàn Vân Anh đã giúp em hoàn thiện cuốn luận văn này. Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2006.