Luận văn Xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ tại trung tâm tin học và tự động hoá Petrolimex

u chương trình tài chính kế toán với khách hàng *Nhiệm vụ 1.Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác trug thực, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của trung tâm, phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh 2.Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán của trung tâm theo chế độ qui định 3.Phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước và các qui định của cấp trên cho toàn bộ CBCNV trong trung tâm thực hiện 4.Tổng hợp xây dựng kế hoạch tài chính, phân tích hoạt động KTTC kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của trung tâm. Kiểm tra, ký các hồ sơ mua, bán vật tư hàng hoá, hoàn thiện các hợp đồng và nghiệm thu thanh toán các khoản phải trả và đôn đốc thu hồi các khoản công nợ 5.Tính toán trích nộp đúng hạn các khoản phải nộp ngân hàng nhà nước, nộp BHXH, KPCĐ. Phối hợp với các phòng tổ chức thanh toán BHXH cho CBCNV 6.Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của trung tâm 7.Phối hợp các bộ phận từng bước xây dựng những qui định phục vụ cho quản lý và kinh doanh tại trung tâm 8.Lập báo cáo bán hàng, thống kê doanh thu theo các lĩnh vực. Hạch toán các bút toán điều chỉnh, trích phân bổ kết chuyển xác định kết quả kinh doan 9.Phát hành các chứng từ nhập, xuất vật tư, hàng hoá trên cơ sở trình phê duyệt giá mua, bán, quản lý hoá đơn VAT đã phát hành và chưa phát hành 10.Hạch toán và tính toán giá thành sản phẩm, dự án theo từng công trình, dự án và khoản mục giá thành 11.Quản lý quĩ tiền mặt tại trung tâm, chịu trách nhiệm về lượng tiền mặt tồn quĩ. Lập sổ quĩ, đối chiếu xác nhận số dư tài khoản với ngân hàng. Báo cáo tồn quĩ, nhu cầu bổ xung hoặc nộp ngân hàng, những vấn đề liên quan đến chính sách của ngân hàng về lãi tiền vay, tiền gửi, phí chuyển tiền, thời gian chuyển tiền, thủ tục vay vốn 12.Kiểm tra và lập báo cáo tài sản có định theo định kỳ và theo nhu cầu đột xuất 13.Quản lý hàng hoá tồn kho, mở thẻ kho, bảng kê theo dõi nhập xuất kho từng loại hàng hoá NVL *Quyền hạn 1.Được quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong trung tâm chuyển đầy đủ kịp thời những tài liẹu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra kế toán 2. Được quyền yêu cầu các bộ phận hạch toán đúng tài khoản thuê, đảm bảo hoá đơn chứng từ hợp pháp, đúng thuế xuất, nộp thông báo thuế ( thuế nhập khẩu, thuế môn bài ) 3. Được quyền kiểm tra sự chính xác, tính hợp lý hợp lệ của chi phí, đúng chế độ và định mức cho phép 4.Được quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân thanh toán thu hồi công nợ 5.Được quyền đề nghị không bán hàng xét thấy có rủi ro hoặc không có uy tín trong thanh toán 6.Được quyền yêu cầu các phòng kiểm kê, thanh lý TSCĐ, CCLĐ 7.Được quyền không nhập xuất hàng hoá, tiền khi không có đủ chứng từ hợp lệ 8.Được quyền đề xuất và kiến nghị với giám đốc về tổ chức biên chế của phòng nhằm đảm bảo hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao của phòng ( kèm theo là chức danh các công việc được phân công ) 2) Tình hình sử dụng lao động ở các bộ phận phòng ban của trung tâm Với tổng số 42 lao động và 4 phòng ban : Phòng tin học, phòng tự động hoá, phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán tài chính. Số lao động này được phân công cụ thể ở các phòng ban như sau : Phòng tin học 16 người, phòng tự động hoá 10 người, phòng kế toán tài chính 3 người, phòng tổ chức hành chính 9 người. Qua khảo sát thực tế cho thấy: Hỗu hết số lao động tại các phòng đều có trình độ đại học, điều kiện lao động và trang thiết bị phục vụ lao động tại các phòng bannhìn chung là đầy đủ và tốt. Nhân viên tại các phòng ban luôn làm việc tích cực, tự giác, có tinh thần trách nhiệm, gắn bó với công việc, say mê và có tâm huyết với nghề. Họ luôn chủ động, cố gắng và hoàn thành tốt các công việc được giao thường xuyên trong nhiệm vụ cũng như các công việc đột xuất do trưởng phòng giao. Tuy nhiên hầu hết các phòng ban đều chưa có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thểcho cá nhân viên do vậy các hoạt động lao động thực hiện chưa được nhịp nhàng, hiệu quả chưa cao. Nhân viên tại các phòng đều rất bận rộn, đặc biệt là vào cuối năm hoặc cuối quí thì các nhân viên đều phải làm thêm giờ, thậm chí làm cả vào ngày nghỉ -Số lượng nhân lực hiện tại ở các phòng ban là thiếu nếu như các phòng ban này thực hiện hết và đâỳ đủ các chức năng của mình -Mặc dù trung tâm có tổ chức các khoá học về luật doanh nghiệp, luật hình sự, phương pháo soạn thảo văn bản và văn thư lưu trữ cho cán bộ công nhân viên tại trung tâm. Nhưng trung tâm chưa quan tâm đến việc khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, tiếp cận với những thông tin tiến bộ của ngành, giúp nhân viên nâng cao hơn nữa về hiểu biết và trình độ của mình Về thù lao lao động tại trung tâm là tương đối cao, nhân viên của các phòng nhìn chung đều thoả mãn và yên tâm công tác, song chưa phát huy hết vai trò khuyến khích của công cụ thù lao trong việc tạo động lực cho ngươì lao động như chưa có các chính sách thưởng thành tích, thưởng về sáng kiến cải tiến, thưởng về tinh thần trách nhiệm, thưởng năng suất làm việc Cơ chế lương, thưởng tại trung tâm được chi trả theo nguyên tắc sau: Tiền lương được chia làm 2 phần: +Một phần trả theo chế độ tiền lương của nhà nước căn cứ vào hệ số mức lương và phụ cấp đang hưởng ( theo NĐ 26/ CP ), thời gian làm việc thực tế và mức lương tối thiểu do nhà nước qui định ( tiền lương trả một lần ) Công thức trả lương ( lần 1 ) Trong đó : TL1i : Là tiền lương lần 1 của người i H1i : Hệ ssó mức lương đang hưởng của người i PC i :Hệ số phụ cấp của người i Ltt : Lương tối thiểu do nhà nước qui định Ttti : Ngày công làm việc thực tế của người i +Phần còn lại được trả theo công việc trên nguyên tắc làm công việc gì, chức vụ gì thì hưởng lương theo hệ số lương chức danh công việc đó, chức vụ đó và thời gian làm việc thực tế Hệ số lương chức danh công việc để trả lương lần 2 được xác định dựa trên nội dung, độ phức tạp và tiêu hao lao đọng của từng chức danh công việc cụ thể Công thức trả lương lần 2: Trong đó : TL2i : Là tiền lương lần 2 của người i QL2 : là quỹ lương trả lần 2 H2i : Hệ số mức lương chức danh công việc của người i Ttti : Ngày công làm việc thực tế trong tháng của người i Các chức danh từ phó trưởng phòng trở lên chỉ có một hệ số mức lương các chức danh còn lại có 2 hệ số mức lương ( bậc 1 và bậc 2 ) Hệ số mức lương chức danh công việc của người lãnh đạo bao giờ cũng cao hơn hệ số mức lương chức danh công việc của người thừa hành.Hệ số mức lương chức danh công việc ( cùng bậc ) của người làm chuyên môn nghiệp vụ bao giờ cũng hơn hệ số mức lương chức danh công việc của người không làm chuyên môn nghiệp vụ. Đối với lao động giỏi giám đốc sẽ quyết định hệ số lương chức danh công việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người Để xếp hệ số mức lương chức danh công việc, hàng tháng trung tâm có hội đồng đánh giá xếp hệ số mức lương cho cán bộ đơn vị mình dựa trên các tiêu chí : +Độ phức tạp công việc mà người lao động đang đảm nhiệm. +Khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng người ( cả khối lượng và chất lượng công việc ) +Kinh nghiệm công tác, phương pháp tổ chức công việc của từng người +Cường độ lao đọng của từng người -Về tình hình tổ chức, phân công công việc cho cán bộ công nhân viên tại trung tâm được thực hiện cụ thể như sau : Hàng quí lãnh đạo Trung tâm họp định kỳ xác định những nội dung sản xuất cần thực hiện trong quí, tháng đối với các phòng trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm được Tổng công ty giao hoặc những nhiệm vụ đột xuất của trung tâm hoặc tổng công ty giao. Trưởng các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm phổ biến tới toàn thể CBCNV trong phòng mình để CBCNVtự xây dựng kế hoạch làm việc của cá nhân CBCNV trên cơ sở chức năng nhiệm vụ đã được phân công chủ động xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân trình lãnh đạo phòng Trưởng các phòng căn cứ vào nhiệm vụ của phòng để phân công và chỉ đạo các cán bộ dưới quyền theo thứ tự công việc ưu tiên sau: +Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của trung tâm +Nhiệm vủan xuất đột xuất của giám đốc giao +Căn cứ vào nhiệm vụ cá nhân của CBCNV tự xây dựng theo chức trách đã phân công +Các công việc đột xuất của phòng Các nội dung công việc được giao cho CBCNV thông qua phiếu giao việc. Phiếu giao việc này được chia làm 2 phần : Phần 1 là phần của người viết lệnh ( trưởng phòng hoặc giám đốc ) với nội dung gồm có: Ngày giờ viết lệnh; nội dung công việc được giao; thời gian báo cáo khảo sát và thời gian hoàn thành; các yêu cầu khác; xác nhận bản hoàn tất công việc. Phần 2 là phần của đơn vị nhận lệnh với nội dung gồm có : Ngày nhận lệnh, tên người nhận lệnh ( ghi rõ họ tên, chữ ký, chức vụ ); ngày thực hiện lệnh; người thực hiện lệnh ( ghi rõ họ tên, chữ ký, chức vụ ); ngày báo cáo khảo sát; nội dung báo cáo khảo sát và đề xuất hoàn thiện; ngày báo cáo hoàn thiện; đề xuất nâng cao; người báo cáo ( ghi rõ họ tên, chữ ký, chức vụ )  Mẫu phiếu giao việc tại trung tâm PIAC như sau: Tổng công ty xăng dầu việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trung tâm tin học và tự động hoá Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số. LSX/ PIAC ----------000---------- Phiếu giao việc Viết hồi: h.. ngàytháng..năm 200 Đơn vị nhận lệnh Nhận lệnh hồi:..h..ngày..tháng..năm. Người nhận lệnh: Chữ ký : Chức vụ : Nhận lệnh thực hiện hồi: ..h..ngày..tháng..năm. Người thực hiện: Chữ ký: Thời gian báo cáo khảo sát:..tháng..năm Báo cáo khảo sát: ..h..ngày..tháng..năm. Thời gian hoàn thành: tháng..năm.. Nội dung đã khảo sát : Các yêu cầu khác: Người viết lệnh: Đề xuất hoàn thiện Chữ ký: Chức vụ Xác nhận hoàn tất c/vh..ngày..tháng..năm. Báo cáo hoàn tất : ..h..ngày..tháng..năm. Chất lượng: Đề xuất nâng cao: * Tốt * Đạt yêu cầu * Không đạt Họ tên người xác nhận: Họ tên người báo cáo: Chữ ký: Chữ ký: Chức vụ: Chức vụ: 3)Những tồn tại trong công tác quản lý lao động tại trung tâm: Mặc dù đạt được rất nhiều thành tựu trong quá trình hoạt động, nhưng cùng với sự tăng trưởng và phát triển đó là sự bất hựop lý trong mô hình hoạt động của trung tâm. Qua khảo sát thực tế ta nhận thấy mô hình tổ chức hiện tại của trung tâm và các phòng, bộ phận CNTT ngày càng trở nên không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu phát triển. Việc phân công công việc tại các bộ phận phòng ban không rõ rang, các công việc chồng chéo lên nhau, cán bộ công nhân viên không xác định rõ nhiệm vụ của mình, đổ lỗi lẫn cho nhau trong quá trình hoạt động. Chính tình trạng này nó làm chậm đi tiến trình hoạt động của các phòng bantại trung tâm. Để khắc phục tình trạng này ngày 25/10/2000 trung tâm tin học và tự động hoá Petrolimex ra đời theo quyết định số 29/PIAC – QĐ, jtạm thời qui định chức danh cho các đối tượng cán bộ công nhân viên đang làm việc tại trung tâm, để làm cơ sở cho việc sắp xếp, tổ chức lại bộ máy hoạt động, bố trí lại cán bộ cho phù hợp với năng lực và trình độ của từng cá nhân. Tuy nhiên bản qui định tạm thời các tiêu chuẩn chức danh chuyên viên của trung tâm chỉ có 2 phần đó là yêu cầu về hiểu biết và yêu cầu làm được. Trong đó phần yêu cầu về hiểu biết bao gồm cả phần yêu cầu về trình độ ( nhưng không có yêu cầu về thâm niên công tác, kinh nghiệm ). Một vấn đề thiếu sót rất lớn trong bản qui định tiêu chuẩn chức danh tạm thời này là không có phần chức danh do đó CBCNV tại trung tâm không xác định được cụ thể chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của mình, hơn nữa bản tiêu chuẩn chức danh tạm thời không phù hợp, sát thực với quá trình hoạt động sản xuất tại các phòng ban tại trung tâm. Do vậy khi đưa bản tiêu chuẩn này áp dụng trong thực tế nó đã không phát huy được hiệu quả. Chính vì lẽ này mà qua nghiên cứu xem xét thực tế, vớ tinh thần làm việc cao và có trách nhiệm, tâm huyết với công việc, để tiện cho việc hoạt động sản xuất hiện nay của mỗi CBCNV và đẩy nhanh tiến độ hoạt động, đảm bảo chất lượng công việc. Tập thể cán bộ công nhân viên phòng tự động hoá đã xây dựng bản dự thảo qui định tạm thời về chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong dây chuyền sản xuất kinh doanh của phòng. Trong bản dự thảo này qui đinhj các chức năng và quyền hạn cho trưởng dự án, trưởng bộ phận cung ứng vật tư và trưởng phòng ( tên các chức danh do phòng ngầm qui ước với nhau ) . Tuy nhiên bản dự thảo này cũng còn có nhiều thiếu sót, công viẹc của công nhân viên vẫn chồng chéo lên nhau, tiến độ và chất lượng công việc vẫn chưa được nâng cao Cũng chính từ việc chưa có bản tiêu chuẩn chức danh hợp lý do đó trung tâm vẫn chưa thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc do vậy công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp cũng còn rất nhiều thiếu sót “Đánh giá sự thực hiện công việc là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự hoàn thành công tác của mỗi cá nhân theo định kỳ” Công tác đánh giá sự thực hiện công việc là một trong những vấn đề rất quan trọng. Đối với các CBCNV thì đánh giá thực hiện công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên ( nghĩa là nhân viên sẽ biết được cấp trên nhận định gì về sự hoàn thành công việc của mình ). Từ đó nhằm nâng cao và cải thiện hiệu năng công tác của nhân viên và nâng cao hiệu quả của toàn cơ quan xí nghiệp. Đối với nhà quản trị nhân lực thì nó là cơ sở để khen thưởng, động viên, thuyen chuyển, đề bạt, hoạch định và phát triển nghề, đánh giá tiềm năng của công nhân viênhoặc kỷ luật cũng như giúp cho nhà quản trị áp dụng việc trả lương một cách công bằng cho CBCNV Do thiếu đi công tác này mà cơ chế trả lương, thưởng tại trung tâm chưa thật công bằng việc trả lương, đặc biệt là lương lần 2 ( lương trả theo năng lựclàm việc của mỗi cá nhân ) chỉ nhờ vào hội đồng xét lương, đánh giá mức độ làm việc của mỗi công nhân viên, sau đó xét hệ số để tính lương. Cách đánh giá này chưa thật sự khách quan, do đó đôi khi công nhân viên được xét hệ số tính lương là nhờ vào cảm tính và cảm tình của người lãnh đạo. Chính vì vậy tiền lương chưa thật sự phản ánh đúng năng lực của mỗi cá nhân, chưa phát huy hết vai trò của nó trong công tác quản trị nhân lực, chưa phải là động lực để thúc đẩy người công nhân hăng hái làm việc, phát huy hết khả năng và năng lực của mình. Và cũng có thể vấn đề trả lương không công bằng sẽ làm giảm tính thân ái, chan hoà trong bầu không khí làm việc tại trung tâm, làm giảm tính tự giác của mỗi cá nhân CBCNV, gây ảnh hưởng lớn đến nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại trung tâm. 4) Sự cần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ của trung tâm Như vậy để khắc phục những thiếu sót trên thì trung tâm cần phải xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh cho mỗi cán bộ một cách hợp lý, khoa học, xác thực phù hợp với qui trình hoạt động sản xuất của trung tâm. Vì việc xây dựng TCCD là cơ sở để thực hiện các chức năng khác nhau trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Bản tiêu chuẩn chức danh công việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các công việc mà người lao động phải làm được, đồng thời cũng quy định rõ các yêu cầu đối với người lao động để thực hiện công việc đó. Do vậy, đối với mỗi CBCNV tại trung tâm, bản tiêu chuẩn chức danh công việc sẽ giúp họ biết được họ đang ở chức danh nào và ứng với mỗi chức danh cụ thể đó họ phải làm những công việc gì, mục đích và bản chất của công việc, để từ đó tự thiết kế các phương pháp làm việc riêng, có hiệu quả cho bản thân mình. Đồng thời thông qua các bản tiêu chuẩn khác nhau còn giúp cho CBCNV biết được rằng mình còn thiêú những hiểu biết gì để thực hiện công việc đang làm cung như công việc có vị trí cao hơn để từ đó có kế hoạch học tập và bồi dưỡng kiến thức, kỉ năng bản thân mình nhằm nâng cao kỉ năng và trình độ trong công việc. Đối với các cán bộ tổ chức lao động, quản trị nhân lực tại trung tâm thì bản tiêu chuẩn chức danh công việc trước hết giúp họ khắc phục được những tồn tại hiệ nay trong công tác quản kí tại trung tâm, đó là : + Từ việc nghiên cứu quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại trung tâm và chiến lược phát triển của trung tâm ta xây dựngđược bản TCCDCV. Từ bản TCCDCV kết hợp với việc đánh giá khả năng trình độ của mỗi CBCNV của các phòng ban để từ đó bố trí lao động cho phù hợp, phân công lao động phù hợp với trình độ và chức năng của từng người, giúp họ phát huy được khả năng của họ và hoàn tốt công việc được giao một cách có hiệu quả nhất. +Thông qua các bản TCCDCV của từng chức danh, đánh giá độ phức tạp của từng công việc, mức độ tiêu hao thể lực, trí lực và mức độ độc hại của từng công việc để từ đó nhà quản trị – cán bộ tổ chức – hoạch định các chính sách về tiền lương, tiền thưởng và các chính sách phúc lợi xã hội một cách hợp lí nhất, đảm bảo tính công bẵng giữa các CBCNV tại trung tâm. Bên cạnh đó bản TCCDCV còn giúp cán bộ tổ chức tại trung tâmthực hiện tốt các nghiệp vụ quản lí khác của mình như : + Dựa vào bản tiêu chuẩn chức danh để xác định số lao động cần thiết cho một hoạt động quản lí, để từ đó giúp cán bộ tổ chức điều chỉnh nhân lực tại trung tâm, cũng như việc hoạch định tài nguyên nhân sự. Đặc biệt trong công tác tuyển mộ, tyuển chọn, bản TCCDCV đóng một vai trò rất quan trọng, nó giúp cho cán bộ tổ chức biết được cần phải tuyển mộ những người như thế nào, các yêu cầu, hiểu biết, trình độ đối với người tuyển dụng. Như vậy, qua bản TCCDCV giúp cán bộ tổ chức tuyển chọn được những người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, điều kiện sản xuất kinh doanh của trung tâm.  Chương III XÂY DựNG TIÊU CHUẩN CHứC DANH CáN Bộ ở PHòNG Tự ĐộNG HOá TRUNG TÂM PIAC I ) Phương pháp lựa chọn để xây dựng tiêu chuẩn chức danh tại phòng Tự động hoá trung tâm PIAC Để xây dựng tiêu chuẩn chức danh hiệu quả khoa học và chặt chẽ ,sát thực phù hợp với qui trình sản xuât của phòng Tự động hoá (TDH) .Trước khi tiến hành xây dựng TCCD chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đặcc điểm qui trình hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng ,tìm hiểt và làm rõ đặc điểm ,tính chất của công việc ,từ dó xác định phương pháp thu thập thông tin một cách hiệu quả . Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy công việc chính tại phòng là nắp đặt và kết nối hệ thống tự động hoá theo yêu cầu đặt hàng của các đơn vị cơ sở .Do vậy tại phòng tự dộng hoá luôn có một số CBCNV phải xuống các cơ sở để lắp đặt ,thi công chức. Số còn lại (ở tung tâm) chịu trách nhiệm về vấn đề lập trình ,thiết kế phần mềm điều khiển . Như vâỵ , ta có thể nhận thấy công viếc tại phòng Tự động hoá là các công việc thuộc ngạch kỹ thuật ,công việc này đòi hỏi các nhân viên phải di chuyển xuống các cơ sở ,các dơn vị có nhu cầu hiện đại hoá .CBCNV trong phòng rất bận rộn và thường xuyên phải đi công tác. Chính vì những đặc điểm này mà việc thu thập thôngtin của chúng tôi tiến hành rất khó khăn .Không thể chụp ảnh ngày làm việc của công nhân viên do họ thường xuyên phải đi công tác ,cũng không thể trực tiếp quan sát công việc của họ . Do vậy, sau khi đã nghiên cứu kỹ ,chúng tôi quyết định thu thập thông tin phân tích công việc , nhằm xây dựngTCCDcán bộ bằng phương pháp tổng hợp phân tích, thống kê ,phỏng vấn ,hội thảo chuyên giav.v...theo quan điểm có hệ thống. II. Tiêu chuẩn chức danh viên chức tại phòng Tự động hoá - trung tâm PIAC Bằng việc thu thập các tài liệu, sơ đồ bảng biểu v.v... liên quan đến quá trình hoạt dộng của phòng tự động hoá (phần phụ lục ở đằng sau ), và phân tích ,đánh giá các đặc điểm công việc ;phỏng vấn các nhân viên trong phòng .Từ đó nghiên cứu viết bản thảo ,gửi dến các cán bộ quản lý và nhân viên của phòng để cho ý kiến bổ xung nhằm hoàn thiện dần bản tiêu chuẩn chức danh công việc. Với phương pháp nghiên cứu và thu thập thông tin như trên tôi đã xây dựng được một số bán mô tả công việc cho các CBCNV phòng tự dộng hoá như sau: Trung tâm cần xây dựng danh mục tài liệu sổ tay quá trình dự án theo hình thức sau: Danh mục tài liệu Sổ tay quá trình dự án Mã hiệu Lần ban hành / sửa đổi: Ngày hiệu lực: Số TT Mã hiệu tài liệu Tên tài liệu Lần ban hành / sửa đổi Ngày hiệu lực Miêu tả công việc 1. Cán bộ Marketing 2. Cán bộ Thiết kế hệ thống TĐH 3. Cán bộ đặt / mua hàng 4. Cán bộ triển khai dự án 5. Cán bộ phụ trách dự án PIAc Miêu tả công việc cán bộ Marketing Mã hiệu: Lần ban hành/sửa đổi: Ngày hiệu lực: I. Mục đích: Khảo sát, đánh giá phân tích thị trường, sản phẩm, hệ thống khách hàng, đối thư cạnh tranh nhằm mang lại hợp đồng, có lợi nhuận. II. Phạm vi áp dụng: Dành cho cán bộ kinh doanh dự án. III. Tài liệu liên quan: - Sơ đồ chi tiết mô hình sản xuất kinh doanh của phòng tự động hóa. - Sơ đồ khối mô hình quan hệ sản xuất kinh doanh của Trung tâm tin học và tự động hóa petrolimex. - Sơ đồ qui trình kinh doanh hàng hóa dịch vụ CNTT, tự động hóa. - Báo cáo nghiên cứu thị trường. - Báo cáo đánh giá đối thư cạnh tranh. - Mẫu đánh giá nhà cung cấp. IV. Trách nhiệm. Chức vụ Trách nhiệm Cán bộ phụ trách Kiểm tra việc nắm rõ bản MTCV của cán bộ thực hiện. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu. Cán bộ thực hiện Đọc bản MTCV trước khi lần đầu tiên thực hiện công việc được miêu tả trong bản MTCV. Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của MTCV. Cán bộ chất lượng Kiểm tra việc tuân thủ theo MTCV của cán bộ thực hiện công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách nếu cần. V. Nội dung công việc. STT Các bước 1 Nghiên cứu đánh giá thị trường 2 Xây dựng các bảng phân loại khách hàng 3 Tiếp cận khách hàng, xây dựng quan hệ 4 Thu thập các thông tin về khách hàng, nhu cầu khách hàng, khả năng khách hàng 5 Lên kế hoạch Marketing 6 Nghiên cứu các thông tin và nhu cầu của khách hàng, phối hợp với cán bộ thiết kế hệ thống, cán bộ chủ nhiệm dự án, các lãnh đạo và cán bộ triển khai hệ thống để lựa chọn giải pháp phù hợp cho khách hàng 7 Tổ chức serminar cho khách hàng, thu thập ý kiến phản hồi. 8 Thu thập thông tin về đối thư cạnh tranh 9 Xử lý các ý kiến, phản hồi với cán bộ triển khai thi công và quản lý sản phẩm để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 10 Xử lý các thông tin về các đối thư cạnh tranh 11 Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị ký kết hợp đồng. 12 Làm hồ sơ hợp đồng kinh tế, thu thập các thông tin về các phương án chào giá, chuyển các bản chào giá cho khách hàng, các thông số chi tiết kỹ thuật và cá bản so sánh lựa chọn đánh giá cho Cônt ty trong việc cung cấp thiết bị. 13 Tham gia kiểm tra hồ sơ kinh tế. 14 Hỗ trợ ký kết hợp đồng 15 Kiểm tra khả năng cung cấp cho khách hàng. 16 Theo dõi việc thực hiện hợp đồng 17 Hỗ trợ đòi tiền và giải quyết công nợ. 18 Theo dõi bảo hành sản phẩm 19 Theo dõi chương trình khuyễn mại cho khách 20 Thu thập các thông tin phản hồi của khách hàng 21 Theo dõi hàng hóa xuất chào, thu hồi các hàng hóa khi kết thúc công việc 22 Làm báo cáo tuần / tháng 23 Xử lý các thông tin thu thập được. 24 Phân tích các thông tin, giúp lãnh đạo quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. VI. Kiến thức, kỹ năng. Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Trình độ học vấn Đại học Chuyên môn Có kiến thức về marketing Ngoại ngữ Giao tiếp bằng tiếng Anh tốt, đọc tài liệu bằng tiếng Anh. Kinh nghiệm 1/2 á 1 năm Yêu cầu khác Có sức khỏe tốt Có khả năng giao tiếp tốt Với mức yêu cầu có kinh nghiệm từ 2 năm công tác trở lên Với mức yêu cầu đã tham gia làm từ 3 dự án chuyên ngành trở lên VII. Điều kiện thực hiện. Điều kiện thực hiện Yêu cầu Trang thiết bị Có máy tính cấu hình phù hợp để xử lý thông tin, làm các báo giá, máy fax, điện thoại. Tài chính Có các hỗ trợ về tài chính để làm việc Các điều kiện khác Có các hỗ trợ về quan hệ ngoại giao của lãnh đạo. Có sự kết hợp các phòng ban khác của Công ty để thực hiện công việc. VIII. Sản phẩm. Kết quả Yêu cầu Hợp đồng, doanh thu Hợp đồng được ký kết, đánh giá tốt Thị phần của PIAC Phát triển được thị phần Danh sách khách hàng Danh sách khách hàng phát triển IX. Hồ sơ. Hồ sơ Mức độ mật Người giữ Thời hạn giữ Báo cáo công việc hàng tuần Quan trọng Cán bộ quản lý hồ sơ 1 năm Bản kế hoạch và đánh giá hoàn thành công việc cá nhân Quan trọng Phòng tổ chức cán bộ Giám đốc Cá nhân 3 năm PIAC Mô tả công việc của cán bộ thiết kế hệ thống TĐH Mã hiệu: Lần ban hành/sửa đổi: Ngày hiệu lực: I.Mục đích: Xác định chức năng, nhiệm vụ cho nhân viên thiết kế hệ thống tự động hoá. II.Phạm vi ứng dụng: áp dụng cho nhân viên thiết kế hệ thống tự động hoá của phòng tự động hoá. III.Trách nhiệm Cán bộ phụ trách Kiểm tra việc nắm rõ bản miêu tả công việc của cán bộ thực hiện. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu. Cán bộ thực hiện Đọc bản miêu tả công việc trước khi thực hiện lần đầu trên công việc được miêu tả. Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của miêu tả công việc. Cán bộ chất lượng Kiểm tra việc tuân thủ theo miêu tả công việc của cán bộ thực hiện công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách (nếu cần) IV.Nội dung công việc Số TT Các công việc 1 Phối hợp với cán bộ Marketing để nghiên cứu các thông tin và nhu cầu của khách hàng + Thông tin từ Tổng công ty + Thông tin của trung tâm + Yêu cầu của đơn vị cơ sở 2 Khảo sát cơ sở: + Khảo sát hiện trạng công nghệ và trang thiết bị; + Khảo sát sơ đồ công nghệ + Khảo sát sơ đồ mặt bằng, không gian và diện tích sản xuất + Khảo sát sơ đồ điện động lực; + Qui trình giao nhận hàng 3 Phối hợp với cán bộ Marketing, cán bộ triển khai thi công xây dựng các giải pháp kỹ thuật cho phù hợp với khách hàng. 4 Lập khái toán công trình 5 Chuyển hồ sơ thiết kế, các đề xuất khái toán công trình 6 Chuyển hồ sơ thiết kế, các đề xuất khái toán công trình trưởng dự án để đề xuất trình Tổng công ty phê duyệt chủ trương, qui mô đầu tư 7 Xây dựng thiết kế kỹ thuật chi tiết và dự toán công trình. + Xác định tính toán chi tiết các thông số kỹ thuật + Xác định danh mục, mã số chủng loại các thiết bị máy móc chính của công trình dự án TĐH, các chi tiết, phụ tùng đồ gá, thiết bị phục vụ cho công trình + Tính toán các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật + Dự toán công trình 8 Phối hợp cùng cán bộ Marketing xây dựng các bản chào giá 9 Phối hợp với cán bộ Marketing cán bộ cung ứng vật tư lựa chọn công ty cung cấp thiết bị vật tư. 10 Kiểm tra xác nhận bản thiết kế lần 1 11 Trình trưởng dự án bản thiết kế 12 Hoàn chỉnh bản thiết kế 13 Hỗ trợ bộ phận triển khai thi công lắp đặt công trình 14 Hỗ trợ bộ phận thi công điều chỉnh sửa chữa thiết kế, kỹ thuật và điều chỉnh các thông số kỹ thuật cho phù hợp với yêu cầu thực tế của khách hàng. 15 Xây dựng chương trình phần mềm điều khiển 16 Hỗ trợ cán bộ triển khai thi công kiểm tra lắp đặt, chạy thử nghiệm tại trung tâm V.Kiến thức, kỹ năng Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Trình độ học vấn Đại học Chuyên môn Kỹ sư tự động hoá, điện tử, đo lường tin học Ngoại ngữ Tiếng Anh bằng C, đọc và có thể giao tiếp được bằng tiếng Anh các tài liệu kỹ thuật Kinh nghiệm thực tế 3 năm công tác trở lên Yêu cầu khác Thông minh, kỹ năng giao tiếp tốt VI.Điều kiện thực hiện Điều kiện thực hiện Yêu cầu Trang thiết bị Có đủ các thông tin, dữ liệu về yêu cầu của khách hàng, các thông tin tài liệu có liên quan đến hệ thống trang thiết bị của khách hàng. - Có máy tính - Thông tin về giá cả các loại trang thiết bị TĐH Tài chính Hỗ trợ kịp thời VII.Sản phẩm Kết quả Yêu cầu Thiết kế kỹ thuật cho công trình được khách hàng, trung tâm, Tổng công ty phê duyệt Khách hàng và trung tâm cũng như Tổng công ty chấp nhận VIII. Hồ sơ Hồ sơ Thời gian giữ Người lưu giữ Mức độ quan trọng Kế hoạch và đánh giá công việc cá nhân 3 năm TCCB, trưởng bộ phận và cá nhân Cao PIAC Mô tả công việc của trưởng dự án tự động hoá Mã hiệu: Lần ban hành/sửa đổi: Ngày hiệu lực: I.Mục đích: Xác định chức năng, nhiệm vụ cho cán bộ lãnh đạo "Trưởng dự án" tự động hoá. II.Phạm vi ứng dụng: áp dụng cho cán bộ là trưởng dự án. III.Trách nhiệm Cán bộ phụ trách Kiểm tra việc nắm rõ bản miêu tả công việc của cán bộ thực hiện. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu. Cán bộ thực hiện Đọc bản miêu tả công việc trước khi thực hiện lần đầu trên công việc được miêu tả. Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của miêu tả công việc. Cán bộ chất lượng Kiểm tra việc tuân thủ theo miêu tả công việc của cán bộ thực hiện công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách (nếu cần) IV.Nội dung công việc Số TT Các công việc 1 Hoạch định chương trình dài hạn của dự án 2 Giao tiếp, khảo sát thực tế, xây dựng dự án 3 Lập kế hoạch xây dựng và triển khai dự án 4 Thu hút cơ cấu, số lượng nhân lực tham gia vào dự án 5 Lập kế hoạch phân công công việc và phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong nhóm 6 Phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong nhóm 7 Đôn đốc nhắc nhở động viên các nhân viên trong nhóm làm việc tốt 8 Tư vấn, tham mưa đưa ra các ý kiến đề xuất hỗ trợ các nhóm (Marketing, thiết kế, thi công, cung ứng vật tư) 9 Giao tiếp với trưởng bộ phận, thông báo, báo cáo về tình hình công việc của nhóm dự án 10 Chuyển đơn vị cơ sở xem xét đề xuất khái toán công trình 11 Trình Tổng công ty phê duyệt chủ trương quy mô đầu tư 12 Kiểm tra xác nhận thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình 13 Chuyển hồ sơ trình Tổng công ty kiểm tra phê duyệt hồ sơ dự án 14 Cùng với lãnh đạo phòng, trung tâm và đơn vị cơ sở ký hợp đồng triển khai dự án 15 Xem xét phê duyệt hợp đồng mua sắm thiết bị đơn đặt hàng 16 Xem xét phê duyệt bảng báo giá và ra quyết định chọn công ty cung cấp 17 Trình kế toán kiểm tra giá thiết bị 18 Xem xét phê duyệt phương án thi công, hồ sơ PCCC, bảo vệ lịch trình lắp đặt thiết bị tạo cơ sở 19 Nghiệm thu và bàn giao công trình 20 Xem xét phê duyệt hồ sơ thiết kế hoàn công, hồ sơ chứng từ thanh quyết toán 21 Trình Tổng công ty phê duyệt hồ sơ quyết toán trên cơ sở chi phí thực tế 22 Điều động nhân viên trong nhóm đi tới đơn vị cơ sở thay thế, sửa chữa chi tiết bộ phận của thiết bị hỏng trong thời gian bảo hành V.Kiến thức, kỹ năng Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Trình độ học vấn Thạc sĩ trở lên Chuyên môn Kỹ sư tự động hoá, điện tử, đo lường Ngoại ngữ Tiếng Anh bằng C, có thể giao tiếp và đọc tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh Kinh nghiệm thực tế 5 năm Yêu cầu khác Nhanh nhẹn, tháo vát, giao tiếp tốt VI.Điều kiện thực hiện công việc Điều kiện thực hiện Yêu cầu Trang thiết bị Các điều kiện khác Máy tính, điện thoại, fax Đủ tài liệu, thông tin dữ liệu về hoạt động của trung tâm VII.Sản phẩm Kết quả Yêu cầu Dự án thi công hoàn thành Khách hàng nhận công trình hoàn thành VIII. Hồ sơ Hồ sơ Thời gian giữ Người lưu giữ Mức độ quan trọng Kế hoạch và đánh giá công việc cá nhân 3 năm TCCB, trưởng bộ phận và cá nhân Cao PIAC Mô tả công việc của cán bộ triển khai thi công công trình tự động hoá Mã hiệu: Lần ban hành/sửa đổi: Ngày hiệu lực: I.Mục đích: Xác định chức năng, nhiệm vụ cho nhân viên triển khai thi công lắp đặt công trình tự động hoá II.Phạm vi ứng dụng: áp dụng cho nhân viên triển khai thi công công trình tự động hoá III.Trách nhiệm Cán bộ phụ trách Kiểm tra việc nắm rõ bản miêu tả công việc của cán bộ thực hiện. Đảm bảo các điều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành công việc với các kết quả đáp ứng yêu cầu. Cán bộ thực hiện Đọc bản miêu tả công việc trước khi thực hiện lần đầu trên công việc được miêu tả. Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của miêu tả công việc. Cán bộ chất lượng Kiểm tra việc tuân thủ theo miêu tả công việc của cán bộ thực hiện công việc và báo cáo cho cán bộ phụ trách (nếu cần) IV.Nội dung công việc Số TT Các bước công việc 1 Xem xét nghiên cứu đọc kỹ bản thiết kế kỹ thuật của công trình tự động hoá. 2 Tham gia cùng cán bộ thết kế hệ thống lắp đặt thiết bị tại trung tâm 3 Hoàn chỉnh phương án thi công, hồ sơ PCCC, bảo vệ, lịch trình lắp đặt thiết bị tại cơ sở. 4 Cùng với nhân viên cung ứng thiết bị chuyển thiết bị xuống cơ sở thi công lắp đặt, kết nối các phân hệ TĐH thành hệ thống hoàn chỉnh 5 Vận hành thử nghiệm, xây dựng quy trình vận hành hệ thống. 6 Nghiệm thu, bàn giao công trình, đào tạo vận hành hệ thống. 7 Hoàn thành hồ sơ thiết kế hoàn công, hồ sơ chứng từ thanh quyết toán. 8 Đưa trưởng dự án xét và duyệt. 9 Đưa phòng kế toán kiểm tra xác nhận 10 Phát phiếu bảo hành, bảo trì hệ thống 1 năm, xây dựng quy trình bảo dưỡng định kỳ hệ thống. 11 Trong trường hợp thông tin của khách hàng (đơn vị cơ sở) cho phép xác định chính xác lỗi hỏng, nhân viên nhóm triển khai thi công đề nghị thủ kho xuất phụ kiện thay thế phù hựp để tới thay tại chỗ. 12 Đến chỗ khách hàng (đơn vị cơ sở) để thay thế phụ kiện, viết phiếu sửa chữa, đề nghị khách hàng ký xác nhận và đánh giá. 13 Nhập lại phụ kiện hỏng vào kho, viết phiếu xuất nhập vật tư tại kho 14 Trong các trường hợp không thay thế được, thiết bị hỏng là loại phải sửa chữa, không xác định được lỗi hỏng hoặc xác định sai lỗi hỏng thì phải viết phiếu sửa chữa giao lại cho khách hàng. Phải hẹn ngày đến sửa theo kỳ hạn thoả thuận với khách hàng. 15 Trong trường hợp các phụ kiện hỏng không phải là hàng của trung tâm hoặc không được bảo hành có thể đề nghị mua mới, tất cả giấy tờ cần thiết phải chuyển cho nhân viên thu ngân. V.Kiến thức, kỹ năng Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Trình độ học vấn Đại học Chuyên môn Kỹ sư tự động hoá, điện tử, đo lường tin học Ngoại ngữ Tiếng Anh bằng B, có thể giao tiếp và đọc được tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh Kinh nghiệm thực tế 6 tháng thử việc Yêu cầu khác Cần mẫn cẩn thận VI.Điều kiện thực hiện Điều kiện thực hiện Yêu cầu Trang thiết bị Có đủ dụng cụ, phụ tùng đồ gá, thiết bị để lắp đặt, kiểm tra bản thiết kế kỹ thuật Các điều kiện khác. Được cung cấp đầy đủ phụ kiện, thiết bị, phụ tùng vật tư VII.Sản phẩm Kết quả Yêu cầu Hệ thống lắp đặt hoàn chỉnh, vận hành tốt Khách hàng xác nhận hệ thống vận hành tốt. VIII. Hồ sơ Hồ sơ Thời gian lưu giữ Người lưu giữ Mức độ quan trọng Kế hoạch và đánh giá công việc hàng năm 3 năm TCCB, trưởng bộ phận và cá nhân Cao PIAC Mô tả công việc của nhân viên/ đặt mua hàng (thiết bị tự động) Mã hiệu: Lần ban hành/sửa đổi: Ngày hiệu lực: I. Mục đích.: Xác định chức năng, nhiệm vụ cho nhân viên cung ứng vật tư cho dự án. II. Phạm vi áp dụng. áp dụng cho nhân viên cung ứng vật tư của phòng tự động hoá trung tâm PIAC III. Trách nhiệm. Cán bộ phụ trách Kiểm tra việc nắm bắt rõ MTCV của cán bộ thực hiên. Đảm bảo các diều kiện cần thiết để cán bộ thực hiện hoàn thành công việc với kết quả đáp ứng yêu cầu. Cán bộ thực hiện Đọc bản MTCV trước ki thực hiện lẫn đầu tiên công việc được miêu tử trong MTCV. Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của MTCV Cán bộ lãnh đạo trung tâm Kiểm tra việc tuân thu theo bản MTCV của cán bộ thực hiện công việc và báo cáo cán bộ phụ trách (nếu cần) IV. Nội dung công việc Số TT Các bước Thời gian thực hiện 1 Xem xét yêu cầu mua sắm thiết bị và khả năng đáp ứng: + Đọc phần danh mục thiết bị, vật tư cần mua tiềm ẩn và hợp đồng hiệu tại. + Xem xét các báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho, kế hoạch kinh doanh bộ phận, các bảng báo giá...để làm rõ khả năng đáp ứng theomẫu số thông tin bán hàng. + Nắm được báo cáo tình hình kinh doanh và kế hoạch công tác tuần của trưởng phòng tự động hoá...để làm rõ khả năng đáp ứng theo yêu cầu của hợp đồng Hàng ngày Hàng ngày, khi có yêu cầu mua hàng từ hợp đồng. Hàng tuần 2 Xem xét và nắm được yêu cầu chủng loại thiét bị theo thiết kế để xem xét yêu cầu đặt hàng: + Đàm phán giá, so sánh, lựa chọn công ty cung ứng. + Lập phiếu đánh giá nhà cung cấp + Lập phiếu đề nghị nhập hàng theo mẫu. + Trình trưởng phòng dự án (kế toán kiểm tra giá thiết bi) + Ghi sổ thông tin đặt mua hàng . + Cập nhật danh sách nhà cung ứng. Khi có yêu cầu từ dự án. Khi mua hàng 12 tháng/lần. Và khi đi mua hàng. Khi mua hàng. Trước khi đặt, khi mua hàng tự khai thác. Khi mua hàng Khi mua hàng 3 Xử lý thay đổi yêu cầu đặt hàng + Xử lý thay đổi phá sinh về yêu cầu mua sắm thiết bị. + Bàn giao hàng cho cán bộ thi công hoặc nhập kho. Khi có phát sinh thay đổi 4 Theo dõi đặt mua hàng. + Theo dõi thông tin hàng hoá đặt hoặc mua theo mẫu sổ theo dõi đặt mua hang. + Thông báo các nhóm có liên quan. + Thông báo cho trưởng dự án khi có yêu cầu. Ngay sau khi có thông tin Khi có thông tin có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng mua sắm Thiết bị cho dự án 5 Kiểm tra hàng (thiết bị, vật tư) trước khi nhập kho, bàn giao. - Kiểm về số lượng, chủng loại, chất lượng. Trước khi nhập kho 6 Nhập kho hàng tự mua 7 Xem xét nguyên nhân - biện pháp khắc phục khi lắp đặt chưa xong + Xem xét nguyên nhân lắp đặt chưa xong + Thực hiện biện pháp giải quyết. + Thông báo với các nhóm có liên quan Khi có sự thông báo của cán bộ thi công công trình Khi cần thiết 8. Xem xét yêu cầu hỗ trợ của cán bộ thi công triển khai dự án + Tiếp nhận yêu cầu của cán bộ thi công công trình + Xem xét các yêu cầu . + Lập phiếu yêu cầu hỗ trợ Khi có yêu cầu hỗ trợ Khi có yêu cầu hỗ trợ Khi có yêu cầu hỗ trợ 9 Đổi thiết bị cho dự án Sau khi yêu cầu được chấp nhận 10 Lấy các giấy tờ bảo hành của các thiết bị mua 11 Ghi nhận báo các kết quả hỗ trợ +Theo dõi tình hình hỗ trợ nhóm thi công công trình +Ghi nhận kết quả vào sổ theo dõi hỗ trợ dự án . Trong khi phục vụ dự án Khi có kết quả hỗ trợ dự án 12 Thanh quyết toán tiền + Hoàn thành hợp đồnh ,hồ sơ chuiứng từ thanh toán tiền mua đặt hàng trên cơ sở chi phí thực Trong ngày mua hàng V Kiến thức, kỹ năng Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Trình độ học vấn Đại học chuyên môn Có kiến thức chuyên môn hiểu biết về bán hàng , vè tài chính kinh doanh về qui trình làm việc . Ngoại ngữ Tiếng Anh giao tiếp, đọc được tài liệu -catalog sản phẩm. Kinh nghiệm thực tế 1 năm kinh nghiệm trở lên Yêu cầu khác Thích thú với việc kinh doanh, cẩn thận, kiên trì, nhanh nhẹn có đầu óc tổng hợp. VI. Điều kiện thực hiện. Điều kiện Yêu cầu Trang thiết bị Máy tính, điện thoại, máy in, máy fax, vật dụng văn phòng. Tài chính Có chi phí tiếp khách trong trường hợp cụ thể Điều kiện khác Được sự hỗ trợ của các bộ phậnkhác tài vụ, tin học, tự động hoá khi cần thiết. VII. Sản phẩm Kết quả Yêu cầu Thông tin mua hàng được ghi nhận Đúng theo mẫu sổ trong bản thiết kế, dự án của công ty Không bỏ sót bất cứ chi tiết nào có liên quan Sổ thông báo mua hàng đã điền Đúng theo yêu cầu Bản giá cả đã mua Dựa trên cơ sở các yêu cầu và khả năng đáp ứng đã được xem xét Phản hồi được ghi nhận Đầy đủ đúng theo thông tin mua hàng sau báo giá và theo báo cáo thị trường hàng tuần Đề nghị nhập hàng Được phê duyệt Đề nghị xuất hàng Được phê duyệt Hoá đơn mua hàng Được phê duyệt Đề nghị đặt hàng Được phê duyệt Đề nghị thanh toán Được phê duyệt Đề nghị tạm ứng Được phê duyệt Thông tin theo dõi hàng đặt mua Được ghi đầy đủ đúng theo sổ theo dõi đặt mua hàng, Thay đổi hợp đồng Được xử lý kịp thời, chính xác Hàng mua về Đủ, đúng hàng Yêu cầu hỗ trợ của bộ phận có liên quan Được giải quyết VIII. Hồ sơ Hồ sơ Thời hạn lưu giữ Người lưu giữ Mức độ quan trọng Bản kế hoạch và đánh giá hoàn thành công việc cá nhân 3 năm Tổ chức cán bộ cá nhân Cao Qua quá trình nghiên cứu ,thu thập tài liệu ,tìm hiểu cơ cấu quản lý,quá trình hoạt động thực tế tại phòng tư động hoá .để phân tích công việc nhằm xây dựng bản mô tả công việc ,từ đó tiến hành xây dựng TCCD cho phòng tụ dộng hoá. Như vậy,việc xây dựng TCCD của phòng tự động hoá đã căn cứ vào : Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ qui định của phòng Căn cứ vào các thông tin thu được từ khảo sát. Căn cứ vào nhận xét về tình hình sử dụng thời gian làm việc của nhân viên . Căn cứ vào chiến lựơc phát triển của trung tâm. Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của phòng . Căn cứ vào qui định chức năng nhiệm vụ của phòng ,của trung tâm Căn cứ vào bản mô tả công việc dã xây dựng được. Từ các căn cứ trên có thể đi đến thống nhất chức danh viên chức cho phòng tự dộng hoá với hai chức danh : + chuyên viên tự động hoá. + chuyên viên tự động hoá chính. Các tiêu chuẩn chức danh phòng tự động hoá: *Tiêu chuẩn chuyên viên kĩ thuật tự động hoá: +Chức năng:Chuyên viên kĩ tuật tư động hoá phải thực hiện các chức năng cơ bản sau đây : Sử dụng thành thạo và quản lý có hiệu quả các trang thiết bị cho làmm việc . Tham gia thiết kế các hạng mục trong dự án tự động hoá của ngành . Tham gia thực hiện các hạng mục trong dự án tự độg hoá. Viết các chương trình phần mềm và phần mềm liên kết các bộ phận của hệ thống tự động hoá . Thực hiện các hệ thống bảo trì hệ thống tự động hoá hoạt động có hiệu quả. Nghiên cứu các thành tựu mới nhất của hệ thống tự động hoá của thế giới và ứng dụng vào điều kiện Việt Namm . Thực hiện các công việc thống kê -quyết toán các dự án đã hực hiện Hướng dẫn vận ành hệ thống tự độnh hoá cho các công nhân tại cơ sở . Học tập nâng cao trình độ chuyên môn chính và các chuyên môn bổ trợ + Chuyên môn và trình độ chuyên môn Chuyên viên kỹ thuật tự động hoá phải có trình độ đại học nghành tự động hoá xí nghiệp công nghiệp hoặc đo lường và điều khiển tự động của các trường đại học trong và ngoài nước . + Thâm niên công tác. Chuyên viên kĩ thuật tự động hoá phải có thời gian hoạt động trong ngành tự động hoá xí nghiệp công nghiệp ít nhất là @ năm . * Tiêu chuẩn chuyên viên kĩ thuật tự động hoá chính +Chức năng: Chuyên viên kĩ thuật tự động hoá chính phải thực hiện các chức năng sau đây; Tổ chức thiết kế các dự án tự động hoá của ngành . Tổ chức triển khai thực hiện lắp đặt hệ thống tự động hoá . Lãnh đạo bộ phận tự động hoá trong đơn vị . +Nhiệm vụ: Chuyên viên kĩ thuật tư động hoá chính phải thực hiện được các nhiệm vụ của chuyên viên kĩ thuật tự động hoá ,còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: Tổ chức thiết kế các dự án tự động trong ngành . Tổ chức các hoạt động thực hiện dự án tự dộng hoá trong ngành. Tổ chức các hoạt động nghiên cứu ứng dụng các thành tựu của thế giới vào ngành. Tổ chức thực hiện hoạt động bảo trì hệ thống tự động hoá . Viết các tài liệu hướng dẫn sử dụng cho các công nhân và nhân viên vận hành thiết bị . Tổ chức công tác huấn luyện cho cán bộ công nhân viên vận hành hệ thống tự động hoá . Tổ chức hoạt dộng của bộ phận tự dộng hoá trong đơn vị. +Chuyên môn và trình độ chuyên môn Chuyên viên kĩ thuật tự động hoá chính phải có trình độ thạc sĩ chuyên ngành tự dộng hoá xí nghiệp công nghiệp hoặc đo lường và điều khiển tự động ,hoặc có ít nhất 15năm hoạt động trong ngành tự động hoá xí nghiệp công nghiệp hoặc đo lường và điều khiển đối với trình độ đại học . +Thâm niên công tác : Có ít nhất 2 năm hoạt động trong lĩnh vực tự động hoá xí nghiệp công nghiệp hoặc đo lường và điều khiển tự động đối với trình độ thạc sĩ, hoặc có ít nhất 15 năm hoạt động trong ngành tự động hoá xí nghiệp công nghiệp hoặc đo lường và điều khiển đối với trình độ đại học. III. Một số kiến nghị nhằm áp dụng bản tiêu chuẩn chức danh cán bộ vào công tác quản lý tại trung tâm PIAC Bản thân con người (đặc biệt là người phương đông) thường bảo thủ ,ưa ổn định ,không thích sự thay đổi - nhất là sự thay đổi trong côn tác -. Bất cứ mmột vấn đề nào đó thay đổi trong quá trình hoạt động sản xuất đều vấp phải sự phản ứng của một số người trong tập thể lao động .Ví dụ như khi ta thay đổi 1 công nghệ mới , 1 kĩ tuật mới , 1phương pháp lao động mới ;hay ta thuyên chuyển 1 nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác ngay lập tức ta sẽ vấp phải sự phản ứng của họ . Như vậy, nếu như những ý tưởng , những phương pháp khoa học mới không có đủ sức thuyết phục những người lao động thì chắc chắn nó sẽ bị phá vỡ dù rằng nhũng vấn đề đó là những phương pháp khoa học , tiên tiến , nâng cao năng suất lao động, tạo ra điều kiện lao động tốt cho người lao động . Do vậy khi ta tiến hành ứng dụng bản TCCD công việc vào quá trính hoạt động quản lý của phòng ,chắc chắn ngoài những người tán thành ta còn gặp phải một số người phản đối ,không đồng tình với việc thay dổi này.Lúc này nhà quản trị phải biết lắng nghe ý kiến của các cán bộ công nhân viên ,và giải thích (có sức thuyết phục) cho họ hiểu rõ mục đích ,ý nghĩa của bản TCCD cán bộ . Nếu không giải thích rõ , thì trong quá trình thực hiện ,ứng dụng bản TCCD vào quá trình hoạt động nhà quản trị sẽ nhận được thái độ bất hợp tác của một số CBCNV , điều này có thể gây ra bất đồng trong công việc giã các CBCNV với nhau và vô hình chung ,có thể nó sẽ làm hỏng đi mục đích tốt đẹpcủa bản TCCD đã xây dựng. Để áp dụng bản TCCD cán bộ đã xây dựng một cách hợp lý và khoa học nhằm phát huy được hiệu qủa của nó trong công tác tổ chức ,quản lý.Sau đây tôi xin đưa ra một số kiến nghị : Dối với việc định biên lao động và tổ chức xắp xếp cán bộ công nhân viên chức trong phòng Sau khi có bản TCCD viên chức nhá quán trị cần phải kết hợp với trưởng các phòng ban ,nghiệp vụ xem xét phân tích các đầu công việc và thời gian ,mức độ phức tạp của mỗi dầu công việc ,từ đó tiến hành cân nhắc ,xác định số người cần có để thực hiện các đầu công việc đó . Sau đó xem xet ,đánh giá năng lực ,khả năng và các công việc thường làm cuả CBCNV trong phòng trước đây nhằm cân dối ,xắp xếp họ vào từng công việc của bản mô tả công việc cho hợp lý .Đồng thời xem xét xem khả năng, trình độ ,thâm niên của họ ứng với chức danh chuyên viên tự động hoá hay chuyên viên tự động hoá chính .Đối với cácCBCNVkhông đủ điều kiện (thiếu kiến thức ,kinh nghiệm ,kỹ năngv.v...) hoạc làmviệc trái với chuyên ngành đã được đào tạo thì cần phải có các biện pháp đàc tạo hoặc khuyến khích họ đi học thêm để bổ sung kiến thức , hoặc thuyên chuyển họ sang làm công việc khác phù hợp với trình độ ,chuyên ngành của họ ( tuỳ theo từng mức độ,có lợi cho trung tâm hoặc có lợi cho người lao động mmà lựa chọn phương pháp đào tạo lại hoặc thuyên chuyển). Trong trường hợp trình độ của họ không còn phù hợp với công việc ,hiệu quả công việc của họ không cao và họ bị đánh giá là không có triển vọng trong công tác thì ta có thể khuyến khích họ về hưu trước tuổi hoặc tạm thời ngừng kí kết hợp đồng lao động với họ . 2. .Dối với việc phân công lao động trong quá trình sản xuất. Trưởng phòng TĐh căn cứ vào bản mô tả công việc cho từng cán bộ công nhân viên ,và căn cứ vào yêu cầu của dự án ( yêu cầu của đơn vị có nhu càu hiện đại hoá ) để phân công công việc cụ thể ,và các kết quả cần phải đạt được trong quá trình thực hiện công việc cho từng CBCNV. CBCNV nhận được nhiệm vụ của mình (trong tháng,hoặc trong từng dự án ) mà trưởng phòng giao cho ,tiến hành xây dựng kế hoạch làm việc của bản thân mình và thời hạn đạt được kết quả của từng bứơc công việc đó rồi gửi cho trưởng phòng. Trưởng phòng xem xét kế hoạch làm việc của từng cá nhân trong phòng ,rồi cân đối lại cho hợp lls và đưa cho CBCNV tiến hành thực hiện ,triển khai dự án. Khi đên từng thời hạn hoàn thànhcông việc ghi trong bản kế hoạch đã được duyệt CBCNV phải báo caó ,giải trình với trưởng phòng về các kết quả đạt được (có đề xuất các ý kiến hoàn thiện nâng cao v.v...) .Nếu đến thời hạn mà vẫn chưa đạt được các kết quả trong công việc thì CBCNV phải giải trình và nêu những khó khăn vướng mắc của công việc đang thực hiện với trưởng phòng .Từ bản kế hoạch công việc kết hợp với việc báo cáo kết quả thực hiện công việc của từng CBCNV trưởng phòng sẽ đánh giá được năng lực và sự thực hiện công việc của từng người ,từ đó có kế hoạch điều phối xắp xếp ,huy động lao động cho hợp lý hơn với từng dự án ,từng công trình cụ thể. Đối với nhà quản trị nhân lực ,các thông tin thu được thông qua quá trình thực hiện công việc của mỗi CBCNV và các kết quả mà họ đạt được ,sẽ giúp cho công tác thuyên chuyển,đề bạt ,lương thưởng v.v...trong vấn đề tổ chức lao động được khoa học ,hợp lý,khách quan và công bằng hơn. KếT LUậN Như vậy, để đạt được các mục tiêu, chiến lược ngắn hạn và dài hạn trong tương lai, tiến tới một sự phát triển bền vững. Thì việc xây dựng TCCDCV tại trung tâm tin học và tự động hoá là cần thiết. Bản TCCCV không những là phương tiện để công tác tổ chức lao động thực hiện khoa học và tốt hơn mà nó còn giúp cho người lao động hiểu được công việc mình đang làm, các chức năng .nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với công việc, từ đó giúp cho họ có ý thức thực hiện công việc và nâng cao hơn nữa hiệu quả trong lao động . Tuy nhiên, do tính chất và đặc điểm của công việc tin học và tự động hoá còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Do đó để xây dựng được bản TCCD công việc mang tính hiệu quả cao thì đòi hỏi người xây dựng phải nghiên cứu kĩ, phối hợp nhiều phương pháp khác nhau để thu thập thông tin. Ngoài ra người xây dựng cần phải phối hợp chặt chẽ với các cán bộ quản lí, các phòng ban khác nhau và các cán bộ thực hiện công việc nhằm làm rõ hơn các tinh chất đặc điểm công việc trong quá trình tiến hành xây dựng tiêu chuẩn chức danh. Có như vậy thì bản TCCD công việc mới chính xác,và mang tính khả thi cao. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I: Một số lý luận chung về xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức 3 I. Khái niệm về chức danh và tiêu chuẩn chức danh viên chức 3 II. Cơ sở khoa học để xây dựng tiêu chuẩn chức danh 5 III. Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ 11 1. Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ 11 2. Phương pháp thu thập và phân tích thông tin để có thể tiến hành trình tự tiêu chuẩn chức danh 12 Chương II: Thực trạng cơ cấu lao động và tình hình quản lý cán bộ công nhân viên tại trung tâm Tin học và Tự động hoá 19 I. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của trung tâm Tin học và Tự động hoá Petrolimex "PIAC" 19 1. Sự hình thành và phát triển trung tâm 19 2. Nhiệm vụ sản xuất và tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất tại trung tâm 22 II. Cơ cấu lao động của trung tâm Tin học và Tự động hoá Petrolimex 28 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận phòng ban 32 2. Tình hình sử dụng lao động của các phòng ban tại trung tâm 40 3. Những tồn tại trong công tác quản lý lao động tại trung tâm 45 Chương III. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ ở Phòng Tự động hoá - trung tâm PIAC 49 I. Phương pháp lựa chọn để xây dựng tiêu chuẩn chức danh tại phòng Tự động hoá - Trung tâm PIAC 49 II. Tiêu chuẩn chức danh viên chức tại phòng Tự động hoá - Trung tâm PIAC 50 III. Một số kiến nghị nhằm áp dụng bản tiêu chuẩn chức danh cán bộ vào công tác quản lý tại trung tâm PIAC 71 Kết luận 74 Tài liệu tham khảo 75