Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

p việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty. -Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh. - Phó Tổng giám đốc điều hành nội chính: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về mặt đời sống nhân viên và điều hành các dịch vụ đời sống. Các phòng ban chức năng: - Văn phòng công ty: có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự, các mặt tổ chức của công ty: quan hệ đối ngoại, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động. - Phòng kỹ thuật chất lượng: quản lý, phác thảo tạo mẫu các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu của công ty, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm. - Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán soạn thảo hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nước. -Phòng kế toán tài vụ: tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo chính sách của Nhà nước, đảm bảo nguồn vốn có sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển của công ty, phân tích và tổng hợp số liệu để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp đảm bảo hoạt động của công ty có hiệu quả. -Xí nghiệp dịch vụ đời sống: làm công tác dịch vụ, phục vụ thêm cho đời sống của công nhân viên: quản lý lớp mẫu giáo, trông xe, nhà ăn... - Cửa hàng thời trang: các sản phẩm được trưng bày mang tính chất giới thiệu là chính, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để xây dựng các chiến lược tìm kiếm thị trường. - Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm: trưng bày, giới thiệu và bán các loại sản phẩm của công ty, đồng thời tiếp nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi từ người tiêu dùng. - Phòng chuẩn bị sản xuất: tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng hoá trong kho cũng như vận chuyển, cấp phát nguyên liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất. Ngoài ra còn thực hiện kiểm tra số lượng, chất lượng của nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất. - Phòng kinh doanh nội địa: tổ chức tiêu thụ hàng hoá nội địa, quản lý hệ thống bán hàng, các đại lý bán hàng cho công ty và theo dõi tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá của các đại lý. Các cấp xí nghiệp: - Trong các Xí nghiệp thành viên có ban giám đốc Xí nghiệp gồm Giám đỗc xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc xí nghiệp có các nhân viên thông kê xí nghiệp và nhân viên thống kê phân xưởng. - Dưới các trung tâm và của hàng thời trang có của hàng trưởng và các nhân viên cửa hàng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ 5. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý cũng như trình độ của các cán bộ kế toán và chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy kế toán được giao,công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, hầu hết các công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng phân xưởng đó. Ngoài ra, trong bộ máy kế toán, các nhân viên được bố trí đảm nhận các phần hành kế toán căn cứ vào khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính và phù hợp với năng lực của từng kế toán viên. Điều này đã tạo điều kiện cho mỗi cán bộ kế toán phát huy tốt khả năng và trình độ của mình, giúp cho công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ thuận tiện, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán. 2.1.4.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty. + Tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty. Nhiệm vụ kế toán: Tổ chức hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra việc thu thập, xử lý các thông tin, số liệu kế toán theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi, các nghiệp vụ thu nộp, thanh toán; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; ngăn ngừa các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị. Bộ máy kế toán: Phòng kế toán tài vụ trong biên chế có 10 nhân viên, được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người tổ chức và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Tiếp đó là 2 phó phòng kế toán, thủ quỹ và các nhân viên. - Kế toán vốn bằng tiền: sau khi kiểm tra tính hơp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc, kế toán vốn bằng tiền lập các phiếu thu_chi ( với tiền mặt ) hay Séc, UNC...( với tiền gửi ngân hàng ). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp Séc và sổ chi tiết, đối chiếu sổ sách thủ quỹ với sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng. - Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL & CCDC): hạch toán chi tiết NVL & CDC theo phương pháp ghi thẻ song song, theo dõi sát sao tình hình biến động của từng loại vật tư, cuối tháng lập bảng kê Nhập-Xuất-Tồn chuyển cho bộ phận kế toán tính giá thành. Khi có yêu cầu, bộ phận kế toán NVL sẽ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết khi thiếu hụt. - Kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ) và nguồn vốn: Phân loại TSCĐ hiện có của công ty, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính cố định, theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của công ty. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tính và lập các bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH theo từng bộ phận. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ ( phải thu- phải trả ) trong công ty và giữa công ty với khách hàng, ngân hàng, Nhà nước... - Kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập-xuất kho thành phẩm, theo dõi và hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm và các loại chi phí khác có liên quan đến việc tiêu thụ. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: hàng tháng nhận được báo cáo từ các xí nghiệp gửi lên, tổng hợp phần chế biến bán thành phẩm vào " Báo cáo tổng hợp chế biến ", nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác để tính gía thành, tính giá bán sản phẩm theo phương pháp hệ số. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày, căn cứ và các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi, cuối tháng đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. + Tại các xí nghiệp thành viên: chỉ có các nhân viên thống kê tại đó để thực hiện việc hạch toán ban đầu, có nhiệm vụ theo dõi NVL từ khi đưa vào sản xuất cho đến lúc giao thành phẩm. Nội dung theo dõi như sau: - Từng chủng loại NVL đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng của xí nghiệp. - Số lượng bán thành phẩm cắt ra, tình hình nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt được để tính lương cho công nhân viên. - Số lượng bán thành phẩm cấp cho từng tổ đầu ngày và số lượng bán thành phẩm nhập vào cuối ngày. Căn cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành và định mức lương cho từng loại hàng, các nhân viên thống kê tính tiền lương cho công nhân viên trong tháng. Cuối quý , lập các báo cáo gửi lên phòng kế toán của công ty để đối chiếu số liệu. Khi hợp đồng sản xuất hoặc gia công kết thúc, các nhân viên hạch toán của xí nghiệp lập báo cáo quyết toán hợp đồng như báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu đồng thời xem xét việc thu hồi. 2.1.4.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra để lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ ( Như phiếu thu - chi, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ) Bảng kê ( số 4,) Nhật ký chứng từ ( số1,2,5,7) Thẻ ( thẻ kho, thẻ TSCĐ) và sổ kế toán chi tiết ( TK 141,331...) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ trình tự hạch toán Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: - Chế độ kế toán áp dụng: Theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. - Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 ). - Tổ chức lập báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán và gửi báo cáo lên Tổng công ty dệt may Việt Nam theo mẫu biểu quy định của Nhà nước. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01 - DN ) Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu B02 - DN ) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03 - DN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 - DN ) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhờ đó mà kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, thành phẩm trên sổ kế toán. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Công ty áp dụng kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Thăng Long. Kế toán trưởng kế toán NVL kế toán vốn bằng tiền thủ quỹ kế toán tiêu thụ kế toán giá thành kế toán công nợ kế toán TS CĐ và NV kế toán tiền lương Nhân viên thống kê các xí nghiệp 2.2 Tình hình thực về tổ chức kế toán NVL ở công ty. 2.2.1 Đặc thù của doanh nghiệp chi phối đến công tác kế toán NVL Công ty cổ phần may Thăng Long là công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn với 5 xí nghiệp may và một phân xưởng sản xuất phụ trợ. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm may mặc với số lượng sản xuất hàng năm lên đến 6-7 triệu chiếc. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thời điểm sản xuất. Do đó. NVL được sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phú với khối lượng lớn. 80% số sản phẩm do công ty sản xuất là hàng nhận gia công từ các công ty nước ngoài, số còn lại công ty tự tìm mua NVL để sản xuất và tiêu thụ. Với việc may gia công, công ty nhận NVL từ các công ty Nước ngoài chuyển sang theo từng hợp đồng gia công đã được ký kết. Công ty chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và nhận tiền công gia công. Đối với NVL do bên đặt hàng cung cấp, công ty không theo dõi về măt gía trị, và không hạch toán vào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi về mặt số lượng phần NVL đó. Mặt khác, trong việc gia công hàng xuất khẩu, bên phía công ty Nước ngoài đặt hàng gia công chỉ cho phép một tỉ lệ sai hỏng nhất định trong sản xuất. Vì vậy, với khối lượng NVL nhận về, công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và tổ chức sản xuất tốt để đảm bảo sản xuất đủ số lượng và đảm bảo chất lượng của sản phẩm giao cho khách hàng. Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công xuất khẩu, công ty cũng chủ động tim kiếm và khai thác thị trường hàng may mặc trong nước và nước ngoài. Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa. Tuy số lượng sản phẩm tiêu thụ trong nước chiếm tỉ trọng không lớn ( khoảng 20% ) nhưng công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sản xuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của công ty. Trong quá trình sản xuất, công ty luôn khuyến khích việc sáng tạo trong lao động để tiết kiệm NVL, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.Với số NVL này, kế toán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số lượng của từng loại vật tư theo từng nguồn nhập. Vật liệu của công ty được nhập theo các nguồn sau: Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang Vật liệu tự mua ngoài Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất Phế liệu thu hồi Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kế toán NVL tại công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, có hiệu quả từng theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhân, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thường xuyên và đảm bảo đủ vật tư phục vụ cho việc sản xuất. Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán NVL là rất nhiều và có ảnh hưởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng đối với cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất. ở công ty hiện đang thực hiện gia công cho các hãng như: WANSHIN, WILLBE, DK HONGKONG...NVL được bên nhận gia công chuyển toàn bộ sang cho công ty từ vải chính, vải phụ cho đến chỉ may, cúc, mác.... Ngoài ra, công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty trong và ngoài nước như: OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX...Với các đơn đặt hàng này, công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các công ty đặt hàng theo hợp đồng đã ký. 2.2.2.Phân loại và đánh giá NVL thực tế tại công ty. 2.2.2.1.Phân loại NVL NVL được sử dụng trong công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về tính năng, công dụng, về phẩm cấp chất lượng, về chất liệu và kích thước. Bên cạnh đó, khối lượng NVL rất lớn và thường xuyên biến động. Do đó, để quản lý và hạch toán được NVL cần phải tiến hành phân loại theo tiêu thức nhất định. Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, có rất nhiều cách để phân loại NVl. Nhưng để phù hợp với đặc điểm của công ty và để việc quản lý NVL được dễ dàng và hiệu quả, NVL ở công ty cổ phần may Thăng Long được phân loại căn cứ vào công dụng kinh tế của chúng trong quá trình sản xuất như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như: các loại vải ngoài: vải bò, vải kaki, vải phản quang, vải tráng nhựa...;vải lót; bông... - Vật liệu phụ: trong quá trình sản xuất có tác dụng hoàn thiện hoặc làm tăng chất lượng sản phẩm như: các loại cúc, khoá, nhãn mác, đệm vai... - Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như điện để thắp sáng, để là...;dầu mỡ máy khâu... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy may, máy cắt...: kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt, các vật liệu khác. - Bao bì: là loại vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp và bảo quản thành phẩm: bìa cứng, túi nilon... - Hoá chất: là các vật liệu phục vụ ở các phân xưởng tẩy mài, phân xưởng nhuộm: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm... - Phế liệu thu hồi: vải thừa, vải vụn, bông vụn... 2.2.2.1. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. a) Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho. * Đối với vật liệu gia công nhập kho. Đối với vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không đánh gía về mặt giá trị. Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về công ty theo từng đơn đặt hàng được tính là gía thực tế của vật liệu gia công nhập kho. Khoản chi phí thực tế này được phân bổ cho khối lượng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá gia công sản phẩm. VD: Theo hợp đồng gia công số 138/LSG/2004 được ký kết giữa công ty và hãng WANHSIN. Ngày 18/12, công ty nhận tại cảng Hải Phòng 25.483 m vải các loại và một phụ liệu kèm theo. Chi phí vận chuyển từ cảng về kho Nguyên liệu của công ty là: 2.255.000 ( VND ). Khoản chi phí vận chuyển cho số hàng trên được theo dõi trên sổ chi tiết riêng. SCT này sử dụng để theo dõi chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài của các loại NVL. Số chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ cho số vật liệu chính xuất dùng để xác định đơn giá gia công. * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Vật liệu của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từ các công ty may trong nước, nhập khẩu từ nước ngoài... nên giá mua và chi phí mua là khác nhau. Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật tư mua ngoài này, công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên GTGT ( có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế Nhập khẩu nếu có nhưng không bao gồm thuế GTGT ). VD: Theo Hoá đơn GTGT số 0046444, ngày 3/1/2005, công ty mua 7684.5 m vải dệt kim của công ty dệt Nam Định, hình thức thanh toán: trả sau. Số hàng trên được công ty dệt Nam Định vận chuyển đến kho Nguyên liệu. Tổng giá thanh toán: 63.060.207,76 đồng. Trong đó: Tiền hàng: 57.327.461,6 đồng Thuế GTGT: 5.732.746,16 đồng Vậy trị giá thực tế nhập kho của số vải trên là: 57.327.461,6 đồng Trường hợp 2: Vật liệu mua ngoài mà phải thuê bên ngoài vận chuyển, bốc dỡ thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho được xác định theo công thức sau: + Chi phí thu mua + Giá mua chưa có thuế GTGT = Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Thuế Nhập khẩu ( nếu có ) Trường hợp 3: Vật liệu mua ngoài do Công ty tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật lệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT nhưng không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung. *Đối với vật liệu tiết kiệm nhập kho. Vật liệu tiết kiệm là phần chênh lệch giữa định mức vật liệu kế hoạch của công ty giao với số lượng vật liệu xí nghiệp thực hiện sản xuất. Trị giá phần vật liệu tiết kiệm này khi nhập kho được tính bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trường. X X 50% 80% đơn giá thực tế trên thị trường Giá thực tế vật liệu tiết kiệm nhập kho Số lượng vật liệu nhập = * Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn được xác định trên cơ sở giá bán được chấp nhận trên thị trường. Phế liệu được tập hợp tại kho chờ thanh lý và giá thu được khi bán phế liệu được xác định theo biên bản thanh lý. b) Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho. * Đối với vật liệu gia công xuất kho: khi xuất kho vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Đến khi hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển chi phí vận chuyển vào chi phí gia công mà không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất. * Đối với vật liệu mua ngoài xuất kho: Giá vốn vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ. Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo chỉ tiêu số lượng, không xác định trị giá vật liệu xuất kho. Cuối tháng, tổng hợp trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong tháng và căn cứ vào số vật liệu tồn kho đầu tháng để tính đơn giá vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá vật liệu và số lượng vật liệu xuất kho để tính ra trị giá vật liệu xuất kho. Công thức tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho như sau: Trị giá vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ + Đơn giá vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ + Đơn giá vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho Trị giá thực tế vật liệu xuất kho X = VD: Đối với vải lót: Đầu tháng: Số lượng vải tồn : 2502 m. Trị giá của số vải trên: 18.867.133 đ Trong tháng: Tổng số vải lót nhập kho: 7251,1 m Tổng giá trị thực tế của số vải này là: 54.753.058,61 đ Trong tháng xuất kho 4823 m vải. Tính trị giá thực tế của số vải xuất kho: 18.867.133 + 54.753.058,61 Đơn giá của vải xuất kho 2502 + 7251,1 7548,39 = = Trị gia thực tế của số vải xuất kho 7548,39 x 4823 = 36.405.884,97 = 2.2.3 Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho vật liệu. * Nhập vật liệu gia công. Sau khi hợp đồng gia công được ký kế giữa Công ty cổ phần may Thăng Long và các hãng nước ngoài, toàn bộ vật liệu được bên nước ngoài chuyển sang cho công ty. Các nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất ( phòng CBSX ) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Tại đây, căn cứ vào Packing List ( bảng thể hiện mã hàng, loại vải ) để kiểm tra vật liệu. Nếu số lượng và loại vải thực tế vận chuyển về kho có gì sai lệch với bảng mã hàng, nhân viên phòng CBSX phải lập biên bản và gửi giấy mời phía công ty nước ngoài đã ký hợp đồng sang giải quyết. Nếu vật liệu thực tế nhập về phù hợp với bảng mã hàng thì nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ. Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. * Nhập nguyên vật liệu mua ngoài. Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất, phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu ( Phòng KHXNK ) phải lập kế hạch sản xuất trong tháng và phải nghiên cứu, khảo sát thị trường và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu. Vật liệu của công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau: từ các công ty dệt may trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhân viên phòng KHXNK tiến hành thu mua và vận chuyển vật liệu về kho công ty. Khi vật liệu về đến kho, nhân viên phòng CBSX sẽ xem xét, kiểm tra hoá đơn, chứng từ về tính hợp lý, hợp pháp. Nếu nội dung ghi trong hoá đơn mà phù hợp với chủng loại, đơn giá, chất lượng và hình thức thanh toán với hợp đồng đã ký kết thì phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hoá đơn bán hàng. Một liên thủ kho giữ. Và đề nghị thủ kho cho nhập số vật liệu đó. Trước khi nhập, thủ kho kiểm tra về chủng loại, số lượng, chất lượng của loại vật tư đó. Nếu thấy đúng với phiếu nhập kho thì tiến hành cho nhập số vật liệu trên. Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và trên thẻ kho, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Hóa đơn bán hàng: xem biểu 01 Phiếu nhập kho: xem biểu 02 * Nhập vật liệu do tiết kiệm được. Sau khi tiếp nhận vật tư tiết kiệm được từ các phân xưởng, nhân viên phòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng CBSX giữ. Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Chỉ tiêu giá trị được tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế trên thị trường. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thể kho. ở các xí nghiệp, các nhân viên hạch toán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó, cuối tháng lập báo cáo gửi lên phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi. * Nhập kho phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài. Sau khi nhập phế liệu từ các xí nghiệp chuyển đến, nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng kế toán giữ. Một liên phòng CBSX giữ. 2.2.3.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. * Xuất kho vật liệu gia công. Căn cứ vào Hợp đồng và định mức vật tư sản xuất hàng gia công đã được ký kết, phòng KHXNK lập ra kế hoạch sản xuất cho từng xí nghiệp trong tháng. Căn cứ vào bảng kế hoạch đó, phòng CBSX lập phiếu xuất kho và xuất vật tư cho các xí nghiệp. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ. Một liên xí nghiệp giữ. Một liên phòng kế toán giữ. Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho. Bảng định mức tiêu hao NVL xem biểu số 4 * Xuất kho vật liệu mua ngoài. Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, phòng KHXNK căn cứ và sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho. Phòng CBSX căn cứ vào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Khi lĩnh vật tư, đơn lĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất rồi đối chiếu với thẻ kho và ký vào 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên xí nghiệp giữ. Một liên phòng kế toán giữ. Phiếu xuất kho xem biểu số 03 Riêng trường hợp xuất vật tư từ kho nguyên liệu của công ty cho các xí nghiệp Nam Hải hay xí nghiệp Hà Nam thì sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trường hợp vật liệu sau khi thu mua không qua kho nguyên liệu của công ty mà được chuyển thẳng cho các xí nghiệp trên thì phòng CBSX vẫn phải lập phiếu nhập xuất thẳng thay cho phiếu xuất kho thông thường. Số vật liệu này vẫn được theo dõi như vật tư xuất qua kho nguyên liệu của công ty. * Xuất kho bán phế liệu. Việc bán phế liệu khi được Giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng CBSX cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên Một liên người mua giữ. Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng kế toán giữ. 2.2.3.3 Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Để theo đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, ở công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này, phòng kế toán kết hợp với thủ kho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu dựa trên các chứng nhập xuất kho, từ đó để ghi chép vào các sổ thẻ liên quan. * ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho nhất định. Thẻ kho được mở cho cả năm. Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất đã được kiểm tra tính chất pháp lý và đã được hoàn chỉnh. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ 3 - 5 ngày, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết để theo dõi, ghi chép tình hình nhập - xuất từng loại vật liệu. Sổ chi tiết được mở cho từng loại, từng thứ vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được kế toán viên kiểm tra và hoàn chỉnh. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. - Với vật liệu nhận gia công: Sổ chi tiết chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. - Với vật liệu mua ngoài: Sổ chi tiết theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Với vật liệu nhập kho thì chỉ tiêu giá trị căn cứ vào giá thực tế để ghi. Với vật liệu xuất kho thì căn cứ vào đơn giá bình quân để ghi. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho theo từng loại, từng thứ vật liệu. Nếu phù hợp, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của từng loại vật tư trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn của từng nhóm vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: 2.2.4 Kế toán tổng hợp vật liệu. ở công ty cổ phần may Thăng Long, để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này đã cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các NVL trong công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời, nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng. Trong kế toán vật liệu ở công ty đã sử dụng những tài khoản sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế. 1525: Văn phòng phẩm. 1526: Bao bì. 1527: Phế liệu thu hồi. 1528: Hóa chất. Nghiệp vụ nhập vật tư liên quan đến các tài khoản sau: 111: Tiền mặt. 112: Tiền gửi ngân hàng. 331: Phải trả cho người bán. Nghiệp vụ xuất vật tư liên quan đến các tài khoản sau: 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 621: Chi phí NVL chính trực tiếp. 622: Chi phí nhân công trực tiếp. 627: Chi phí sản xuất chung... 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. * Đối với hàng gia công: Số lượng sản phẩm hàng gia công chiếm khoảng 80% trong tổng số sản phẩm sản xuất hàng năm của công ty. Đối với NVL để sản xuất sản phẩm này, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và xác định giá trị. * Đối với vật liệu mua ngoài: Tuy việc tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm khoảng 20% tổng khối lượng sản xuất nhưng việc hạch toán và theo dõi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải được tiến hành một cách chặt chẽ. Điều này đảm bảo cho công tác sản xuất được liên tục, tận dụng hết nguồn lực của công ty và đảm bảo việc sản xuất có hiệu quả và có lãi. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng, phòng KHXNK tìm nguồn cung cấp NVL và có kế hoạch thu mua. Khi phát sinh nghiệp vụ nhập vật liệu có thể xảy ra một trong các trường hợp sau: +) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền tạm ứng. Tiền tạm ứng là số tiền được ban Giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt cấp cho phòng KHXNK trước khi thu mua NVL. Khi mua NVL về, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết theo dõi tạm ứng và ghi sổ theo bút toán hoàn ứng không qua quỹ. VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099851 và phiếu nhập kho số 26/12 ngày 20/12/2004: Trị giá vải Kate là 12.157.852 Thuế GTGT là 1.215.785.2 Tổng giá thanh toán : 13.373.637,2 Số tiền trên được thanh toán bằng tiền tam ứng. Kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 12.157.852 Nợ TK 133 1.215.785,2 Có TK 141 13.373.637,2 Cuối tháng, căn cứ vào số cộng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng ở phần ghi có để ghi vào NKCT số 10. Sau đó, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản trên NKCT số 10 và lấy dòng tổng cộng của NKCT số để ghi vào các sổ cái. +) NVL nhập kho nhưng chưa được thanh toán ngay cho người bán. Kế toán công nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết này được mở hàng quý và dùng để theo dõi công nợ với từng đối tượng mà công ty có quan hệ mua bán., bao gồm cả số phát sinh Nợ và số phát sinh Có. Sổ chi tiết 331 được đóng thành một quyển ,tất cả các đơn vị bán được theo dõi trên cùng một sổ, mỗi đơn vị được ghi trên một số trang sổ nhất định và mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng và ghi theo thứ tự thời gian phát sinh theo bút toán: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 03/1 và hoá đơn kèm theo, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán, chi tiết cho Công ty dệt Nam Định, theo định khoản: Nợ TK 152 57.327.461,6 Nợ TK 133 5.732.746,16 Có TK 331 63.060.207,76 Sổ chi tiết TK 331- phải trả người bán: Xem biểu số 9 Khi khoản nợ của công ty được thanh toán, kế toán căn cứ vào các phiếu chi, UNC...để phản ánh tình hình thanh toán với người bán vào sổ chi tiết và hạch toán trên tài khoản 331 đối ứng với các TK 111,112,311... Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của từng người bán trên sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5. Số liệu tổng cộng của mỗi người bán được ghi trên một dòng. Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng của NKCT số 5 với các bảng kê và các NKCT khác liên quan, căn cứ vào NKCT số 5 ( dòng tổng cộng ) để kế toán ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng số phát sinh Có. +) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền mặt. Với trường hợp này, kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản: Nợ Tk 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 21/1 ngày 12/1 công ty thanh toán khoản mua vải Kaki bằng tiền mặt 13.194.924,6 đồng, trong đó thuế GTGT 10%. Nợ TK 152 11.995.386 Nợ TK 133 1.199.538,6 Có TK 111 13.194.924,6 NKCT số 1: xem biếu số 7 +) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Khi nhân đựơc giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Ví dụ: Ngày 12/1 công ty thanh toán khoản mua vải lót bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền 73.570.545,4 đồng, trong đó thuế GTGT là 10%. Nợ TK 152 66.882.314 Nợ TK 133 6.688.231,4 Có TK 112 73.570.545,4 NKCT số 2: xem biểu số8 +) NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn. Tương tự như các trường hợp thanh toán tiền mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào các phiếu tạm ứng ( số được duyệt ), các giấy báo giá để viết UNC, khế ước, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác liên quan đến khoản vay. Kế toán tập hợp các chứng từ hàng ngày để ghi vào NKCT số 4 - ghi có TK 311. Trên đây là phần trình bày quy trình ghi sổ và phương pháp hách toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu do mua từ bên ngoài của công ty và quá trình thanh toán tiền mua. Công ty cổ phần may Thăng Long thường tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm. Do vậy, khi phát sinh các khoản nguyên liệu thừa hoặc thiếu thì kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản: TH kiểm kê phát hiện thừa: Nợ TK 152 Có TK 338 ( 3381 ) TH kiểm kê phát hiện thiếu: Nợ TK 138 ( 1381 ) Có TK 152 Và chờ có quyết định sử lý. Các trường hợp này rất ít khi xảy ra và thông thường được hạch toán luôn vào tháng 12 năm đó. Như vậy toàn bộ số lượng vật liệu nhập kho trong các trường hợp trên kế toán vật liệu của công ty đã lập các bảng kê nhập xuất vật tư theo từng nhóm vật liệu và tính ra số tồn cuối quý. 2.2.4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Quản lý vật liệu không những phải làm tốt công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản vật liệu mà còn phải quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu. Yêu cầu đặt ra cho người quản lý là phải biết được vật liệu xuất lúc nào , bao nhiêu và dùng cho bộ phận nào. Là một yếu tố chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm, do vậy, kế toán vật liệu ngoài việc xác định, theo dõi và phản ánh khối lượng, giá trị vật liệu xuất dùng mà còn phải tính toán phân bổ giá trị của nó cho từng đối tượng sử dụng. Tổ chức khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề quan trọng để hạch toán và tập hợp chi phí một cách đầy đủ, đúng đắn, kịp thời. Từ đó, tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm chính xác, thuận lợi. Xuất phát từ loại hình sản xuất, cách thức sản xuất, quy trình công nghệ, trình độ yêu cầu quản lý của công tác hạch toán và yêu cầu của công tác tính giá thành sản phẩm, Công ty cổ phần may Thăng Long đã xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng loại sản phẩm ( từng mã hàng ) như: quần Jean, áo sơ mi, bộ quần áo đông xuân... *) Đối với hàng gia công. Khi xuất kho vật liệu, kế toán không tính giá thực tế vật liệu gia công mà chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho các đối tượng sử dụng. Phần chi phí này được tính hết vào chi phí sản xuất gia công. *) Đối với vật liệu mua ngoài. Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng, trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như: Phiếu xuất kho vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí tính giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Sau đó, kế toán lập bảng kê xuất vật liệu theo trình tự nhất đinh của số phiếu: phiếu nào xuất trước thì được phản ánh trước, mỗi phiếu xuất được ghi trên một dòng của bảng kê. Bảng kê vật liệu được lập vào cuối tháng cho từng xí nghiệp: XN I, XN II...Sau khi lập xong bảng kê vật liệu cho từng xí nghiệp, kế toán tiến hành cộng cột tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu cho tất cả các xí nghiệp và ghi vào bảng kê số 4 - Tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 Sau đó, mở NKCT số 7 và từ các NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 để vào sổ cái TK 152. Như đã trình bày ở trên, khi xuất kho, công ty sử dụng đơn giá bình quân gia quyền để xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Công thức tính như sau: Đơn giá BQGQ vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu thực tế xuất kho Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho x = Tại các xí nghiệp: Nhân viên thống kê lập báo cáo nhập vật liệu của xí nghiệp trong tháng, xác định số lượng từng loại vật liệu thực nhập trong tháng , lập báo cáo chế biến, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn NVL. Cuối tháng, gửi các báo cáo lên phòng kế toán công ty. Khi kế toán nhận được các báo cáo này sẽ đối chiếu với số lượng vật liệu trên bảng kê xuất. Số lượng từng loại vật liệu xuất kho ở công ty phải khớp với báo cáo nhập vật liệu tại xí nghiệp, nếu không khớp phải tìm hiểu lý do và điều chỉnh ngay. + Đối với vật liệu nhận gia công: các báo cáo được lập theo hãng. + Đối với vật liệu mua ngoài: các báo cáo được lập theo từng xí nghiệp. Ví dụ xí nghiệp II. Xem từ biểu số 13 đến biểu số 15 - Số vật liệu chính: Trong số vật liệu chính Công ty xuất dùng trị giá 1.153.102.785,83 đ (đã được nêu ở bảng kế xuất vật liệu) thì 4.372.668 đ giá trị vật liệu được sử dụng phục vụ công tác bán hàng, còn lại được dùng vào sản xuất. Kế toán ghi vào bảng kê số 4 theo định khoản: Nợ TK 621: 1.148.730.097,83 Có TK 1521: 1.148.730.097,83 Đồng thời ghi vào NKCT số 7 theo định khoản: Nợ TK 621: 1.148.730.097,83 Nợ TK 641: 4.372.668 Có TK 1521: 1.153.102.785,83 Xem biểu số 16, 17 - Số vật liệu phụ: Toàn bộ số vật liệu phụ Công ty xuất dùng vào phục vụ sản xuất. Kế toán ghi vào bảng kê số 4 và Nhật ký chứng từ số 7 theo định khoản: Nợ TK 621: 97.083.022,37 Có TK 1522: 97.083.022,37 Chương 3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần may Thăng Long 3.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức và hướng đi khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó là việc áp dụng những biện pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng như điều hành công ty cũng được coi trọng. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật tư và hoàn thiện công tác kế toán Vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đã đạt được những thành tựu đáng kể. 3.1.1 ưu điểm của công tác kế toán vật liệu tại công ty. - Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban, phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán, nhất là về NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng. - Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán: công ty đã xây dựng theo mẫu biểu đã ban hành. Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp. Kế toán chi tiết áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất được về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của mình, đáp ứng tốt yêu cầu hạch toán tổng hợp NVL. Vậy, việc tổ chức hạch toán ở công ty là hoàn toàn hợp lý. - Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện liện tục, tránh tình trạng lãng phí vốn lưu động nằm ở số hàng tồn kho không cần thiết. Công tác bảo quản vật liệu cũng được quan tâm đúng mức, đảm bảo tốt chất lượng vật liệu khi xuất kho để sản xuất. Hệ thống kho tàng được tổ chức hợp lý, khoa học. Công ty tổ chức riêng một hệ thống kho để dự trữ, bảo quản vật liệu gia công. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất được về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. - Về khâu sử dụng vật liệu: vật liệu xuất dùng được căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã được xây dựng trước. Điều này, đảm bảo việc vật liệu xuất kho được sử dụng đúng mục đích, đúng khối lượng, tránh hiện tượng lãng phí trong sản xuất. Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần may Thăng Long được thực hiện khá hiệu quả, đúng chế độ quy định, đảm bảo theo dõi sát sao tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu. 1.3.2 Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Một là: Về công tác tổ chức kế toán. Hiện nay, ở Công ty vẫn đang tổ chức công tác kế toán theo phương pháp thủ công. Điều này làm cho khối lượng công việc kế toán phải giải quyết trong kỳ lớn, tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi phải phòng kế toán phải có một số lượng lớn nhân viên kế toán. Đây cũng là một bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp nhất là khi phần lớn các doanh nghiệp trong nước đang áp dụng kế toán máy để thực hiện công tác kế toán của mình. Hai là: Về công tác quản lý vật liệu. Vật liệu của công ty bao gồm rất nhiều loại với quy cách khác nhau. Vì vậy để quản lý chúng một cách chặt chẽ đòi hỏi kế toán vật liệu phải có cách tổ chức khoa học. Một trong những việc làm đó là phải phân loại vật liệu một cách hợp lý và lập bảng danh điểm NVL và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu cho mình. Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật tư và quá trình giao nhận chứng từ. Trong việc giao nhận vật tư, công ty chưa thành lập ban kiểm nghiệm vật tư nên NVL mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan về cả số lượng và chất lượng. Điều này làm cho kế toán thiếu đi một chứng từ ban đầu cần thiết ( Biên bản kiểm nghiệm vật tư ) trong bộ chứng từ kế toán vật tư. Và trong trường hợp vật tư nhập kho không đúng yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất kho NVL, kế toán và thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu dẫn đến việc không chặt chẽ trong công tác hạch toán. Bốn là: Về sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho người bán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty có mối quan hệ mua bán với rất nhiều công ty khác nhau. Và trong quan hệ thanh toán với người bán, tất cả các đơn vị đều được ghi chung vào một sổ, mỗi đơn vị được theo dõi trên mốt số trang sổ nhất định. Theo cách ghi này sẽ có thể xảy ra việc thiếu dòng khi mà số lượng nghiệp vụ mua bán phát sinh với một công ty mua lớn. Sau đó kế toán lại ghi thêm vào dòng khác ở các trang sau làm cho việc tổng hợp, theo dõi rất khó khăn và không hệ thống. Điều này làm cho việc ghi NKCT số 5 mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng người bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5. Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty chưa thực hiện lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ mà cuối kỳ chỉ chuyển báo cáo chế biến cho bộ phận tính giá thành. Vì vậy đã không tập hợp cụ thể được các chi phí NVL để phục vụ công tác tập hợp chi phí. 3.2 Một số đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty cổ phần may Thăng Long. Một là: Về công tác tổ chức kế toán tại công ty. Việc áp dụng kế toán máy vào công ty là một việc làm hết sức cần thiết. Để việc quản lý sản xuất và hạch toán kế toán được thực hiện tốt hơn, công ty nên xem xét và thuê các chuyên gia về cài đặt phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty. Việc này đòi hỏi một kinh phí ban đầu đáng kể nhưng phần mềm kế toán sẽ được áp dụng trong một thời gian dài, giảm bớt được khối lượng công việc cho phòng kế toán và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Hai là: Về công tác quản lý vật liêu. Để đảm bảo cho vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách thường xuyên liên tục và quản lý chúng một cách chặt chẽ thông qua việc phân loại hàng hoá, doanh nghiệp nên xây dựng và lập bảng danh điểm vật tư. Trong đó, vật tư được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ và được ký hiệu riêng thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại, ta đánh 1521: NVL chính 1522: NVL phụ Cách đánh này giúp ta dễ nhận ra từng loại vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại vật liệu, ta đánh sô 01, 02...cho từng nhóm vật liệu. Trong từng nhóm vật liệu, ta lại tiếp tục đánh số 01, 02, 03...cho từng thứ vật liệu. Bảng danh điểm vật liệu có thể lập theo mẫu sau: Công ty cổ phần may Thăng Long. Bảng danh điểm vật liệu Loại NVL chính - TK 1521 Ký hiệu Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính Nhóm Danh điểm vật liệu 1521.01 1521.02 1521.03 1521.01.01 1521.01.02 ........ 1521.02.01 1521.02.02 .......... 1521.03.01 ......... Vải Vải dệt kim Vải kaki Mex Mex dựng Mex TQ Bông Bông trần m m m m kg Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý chung của công ty. Ba là: Về quy định chế độ, thủ tục kiểm nghiệm vật tư và quá trình giao nhận chứng từ. Vật tư mua về nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng và đánh giá về chất lượng, quy cách. Do vậy, Công ty có thể lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty và người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trong quá trình kiểm nhận nếu có sự sai sót giữa hoá đơn và thực nhập về số lượng, chất lượng, quy cách...thì phải lập biên bản xác định nguyên nhân để sau này xử lý. Nế đúng thì ban kiểm nghiêm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Căn cứ vào hoá đơn mua ngày 29/01/2005 Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm 01.Đ/c Phan Chi Mai - Phòng KHXNK 02.Đ/c Ngô Thị Thanh Loan - Phòng Tài vụ 03.Đ/c Vũ Huy Bình - Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐV tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế Số lượng đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 Vải ngoài Vải lót M M 4500 2300 4500 2300 4500 2300 0 0 Kết luận: Có đảm bảo yêu cầu chất lượng. Đề nghị công ty cho phép nhập kho. Phòng Kế toán - tài vụ ( ký, họ tên ) Thủ kho ( Ký, họ tên ) Phòng KHXNK ( Ký, họ tên ) Đồng thời, trong công tác hạch toán vật liệu, khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ theo mẫu sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ số 01/1 đến số 10/1 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.01.01 ........ 1521.01.03 ........ 01 .......... 01 ......... 03 .......... 08 ......... 57.365.000 ......... 672.000 ......... Ngày......tháng.......năm Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ số 01/1 đến số 12/1 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.02.01 01 10 1.119.000 Ngày......tháng.......năm Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán Bốn là: Về sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tổng hợp số liệu, sổ chi tiết TK 331 có thể được mở như sau: Đối vơi những đơn vị có quan hệ mua bán không thường xuyên, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều có thể theo dõi chung trên một quyển. Mỗi đơn vị được theo dõi trên một số trang sổ nhất định. Đối với những đơn vị mà Công ty có quan hệ mua bán thường xuyên, số lượng lớn có thì nên theo dõi trên một quyển sổ riêng cho công ty đó. Có thể mở sổ theo mẫu biểu số 19. Năm là: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng phân bổ NVL dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng theo giá thực tế, làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, để phục vụ tốt công tác tính giá thành, Công ty nên lập bảng phân NVL theo mẫu biểu số 20. Biểu số19 Sổ chi tiết Tk 331: " phải trả cho người bán " Đơn vị bán: Công ty dệt 8/3 Tháng 1 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, Nợ các TK Phần theo dõi thanh toán Nợ TK 331 Số dư cuối kỳ S N Nợ Có 1521 1522 1331 111 112 311 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Cộng Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Người ghi sổ ( Ký, họ tên ) Biểu số 20 Bảng phân bổ NVL - CCDC Tháng 1 năm 2005 STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng TK 152 ...... 153 1521 1522 TK 621- CPNVLTT - Xí nghiệp I - Xí nghiệp II - Xí nghiệp III - Xí nghiệp Nam Hải - Xí nghiệp Hải phòng TK 641 - CPBH - Xí nghiệp I Cộng Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Người lập bảng ( Ký, họ tên )