Một số biện pháp cải tiến quy trình nhập khẩu hàng hoá của công ty xuất nhập khẩu hàng không - AIRIMEX

c của một số đơn vị khác trong và ngoài ngành Hàng không. Đối với hàng hoá do Tổng công ty hay các đơn vị thành viên trong Tổng công ty uỷ thác, Tổng công ty sẽ giao chỉ tiêu và cấp vốn cho Công ty đồng thời còn có thể chỉ định đối tác nhập khẩu. Trên cơ sở đó, công ty tiến hành các hoạt động cần thiết để nhập khẩu. Trong quá trình đàm phán, cùng với cán bộ của công ty còn có cán bộ của Tổng công ty thuộc các bộ phận chức năng cùng tham gia. Hàng hoá nhập khẩu về công ty phải tiến hành các thủ tục giao nhận, vận chuyển tới tận chân công trình mà Tổng công ty chỉ định. Mức phí uỷ thác đối với hàng nhập khẩu theo sự uỷ thác của Tổng công ty thường rất cao theo quy chế xuất nhập khẩu của Tổng công ty. Mức phí này thường cao hơn bên ngoài từ 15 đến 20 %. Biểu 5: Phí ủy thác Nhập khẩu Stt Tổng giá trị hợp đồng (USD) Phí uỷ thác (%) 1 Từ 1.000.000 trở lên 0,8 2 Từ 500.000 đến 1.000.000 0,85 3 Từ 300.000 đến 500.000 0,9 4 Từ 150.000 đến 300.000 0,95 5 Từ 50.000 đến 150.000 1 6 Từ 30.000 đến 50.000 1.2 7 Từ 10.000 đến 30.000 1.5 8 Dưới 10.000 2 Đối với hàng hoá do các đơn vị trong và ngoài ngành uỷ thác thì công ty sẽ nghiên cứu thị trường quốc tế, tìm kiếm đối tác (nếu bên uỷ thác yêu cầu) và cùng với bên uỷ thác tiến hành giao dịch nhập khẩu hàng hoá. Công ty sẽ đàm phán ký kết hợp đồng trên nguyên tắc đảm bảo có lợi nhất cho người uỷ thác. Mức phí uỷ thác đối với hàng nhập khẩu theo sự uỷ thác của các đơn vị có nhu cầu do hai bên thoả thuận. Quy trình nhập khẩu uỷ thác Sơ đồ 2 : Quy trình nhập khẩu uỷ thác tại công ty NhËn ®¬n ®Æt hµng nhËp khÈu ñy th¸c Xem xÐt c¸c ®¬n ®Æt hµng hoÆc chµo hµng NhËn ®¬n chµo hµng Liªn hÖ víi nhµ cung cÊp Th«ng b¸o tíi kh¸ch hµng Thùc hiÖn hîp ®ång ChuÈn bÞ ®µm ph¸n ký kÕt NhËn tr¶ lêi Hoạt động nhập khẩu hàng uỷ thác có 3 bên tham gia: Đối tác nước ngoài (bên bán), bên uỷ thác (bên mua) và bên nhận uỷ thác (Công ty XNK Hàng không). Người mua và người bán thoả thuận với nhau về các điều khoản của hợp đồng. khi các bên thoả thuận xong, công ty xem xét các điều khoản của hợp đồng có phù hợp với luật pháp Việt nam và luật quốc tế không, mặt hàng nhập khẩu công ty có được phép nhập không. Thông thường công ty là người soạn ra dự thảo hợp đồng, tổ chức giao dịch và đàm phán với đối tác nước ngoài đến khi đạt được thoả thuận thì mời đại diện bên mua đến ký hợp đồng ngoại thương và đồng thời ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Trong việc ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, người mua sẽ thường đưa ra mức giá gọi là giá khuyến khích (encouraging price). Nếu công ty ký được hợp đồng thấp hơn mức giá khuyến khích thì ngoài phí uỷ thác, công ty còn được hưởng 50% của khoản chênh lệch giữa mức giá thực tế của hợp đồng với mức giá khuyến khích. Mức giá khuyến khích này do hai bên thoả thuận với nhau nhưng quyền quyết định thuộc về người mua. Sơ đồ 3: Hoạt động mua bán của công ty XNK Hàng không Ng­êi ®Æt hµng C«ng ty xuÊt nhËp khÈu Hµng kh«ng Ng­êi cung øng Bé th­¬ng m¹i : GiÊy phÐp NK H¶i quan : Thñ tôc nh©pkhÈu Bé tµi chÝnh : C¸c vÊn ®Ò vÒ thuÕ Ng©n hµng : ChuyÓn tiÒn Hîp ®ång ngo¹i th­¬ng Hîp ®ång uû th¸c Thanh to¸n ChuyÓn tiÒn Khi bên mua có văn bản đề nghị lập đơn hàng để mua hàng theo từng đợt hoặc theo chủng loại, công ty dựa trên văn bản đó lập đơn hàng và gửi đến cho người bán. Ngưòi bán xem xét, nếu thấy mọi điều kiện phù hợp vói hợp đồng đã ký, họ sẽ xác nhận vào đơn hàng. Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thác XNK, công ty phải tiến hành các bước thực hiện hợp đồng. Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng để: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có): Sau khi Nghị định 57/CP ra đời, về cơ bản hàng hoá nhập khẩu không phải xin giấy phép nếu không nằm trong danh mục hàng hạn chế xuất nhập khẩu hoặc xuất nhập khẩu có điều kiện. Tuy nhiên đối vói một số thiết bị ngành Hàng không, nhập khẩu cần được sự đồng ý của Cục Hàng không dân dụng Việt nam. Trong trường hợp này, công ty sẽ đề nghị đối tác uỷ thác cung cấp các tài liệu văn bản để làm cơ sở xin giấy phép nhập khẩu hoặc cùng với đơn vị uỷ thác tiến hành. Mở L/C (nếu có): Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Giá trị của L/C thường chiếm khoảng 70% giá trị của hợp đồng nhập khẩu. Khi có yêu cầu của người bán (hoặc theo quy định trong hợp đồng mà các bên đã thoả thuận) công ty đề nghị VIETCOMBANK mở một thư tín dụng gửi đến cho người bán. nhưng trước khi mở L/C, bên uỷ thác phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng (cả giá trị hợp đồng và phí uỷ thác). Đối với các đơn vị trong Tổng công ty hoặc Tổng công ty uỷ thác cho công ty thì sẽ không phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng và theo thoả thuận ngầm giữa công ty và VIETCOMBANK, công ty cũng không phải đặt cọc hay ký quỹ khi mở L/C. Nghiệp vụ này do phòng tài chính-kế toán thực hiện. Thuê tàu và mua bảo hiểm: thông thường việc thuê tàu và mua bảo hiểm trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều do người bán thực hiện. Trong một số Ýt hợp đồng, công ty giành được quyền thuê tầu và mua bảo hiểm. 2.3.2. Nhập khẩu hàng tự kinh doanh Bên cạnh hoạt động nhập khẩu uỷ thác, hoạt động nhập khẩu hàng hoá tự kinh doanh cũng là một hoạt động quan trọng của công ty nhằm tạo việc làm ổn định và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. - Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng tự kinh doanh Nhập khẩu hàng tự doanh cũng là một mảng quan trọng trong hoạt động nhập khẩu của công ty. Trong nhập khẩu hàng tự doanh, công ty tiến hành nhập khẩu các thiết bị vật tư đáp ứng nhu cầu cho các đơn vị ngành Hàng không, ngoài ra còn nhập khẩu một số hàng hoá dân dụng phục vụ nhu cầu trong nước. Do đó tổng giá trị và quy mô nhập khẩu tương đối lớn, chiếm khoảng x % trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty. Biểu 6: Tỷ trọng giá trị nhập khẩu Loại hàng nhập khẩu Tỷ trọng giá trị nhập khẩu trong tổng kim ngạch (%) 1998 1999 2000 2001 Hàng uỷ thác 62,40 67,35 82,6 34,67 Hàng tù kinh doanh 37,60 32,65 17,40 65,33 - Quy trình nhập khẩu hàng tự kinh doanh Sơ đồ 4 : Quy trình nhập khẩu hàng tự kinh doanh NhËn ®¬n chµo hµng Xem xÐt t×m®èi t¸c cung cÊp Nghiªn cøu thÞ tr­êng trong n­íc §Æt hµng nhµ cung cÊp Thùc hiÖn hîp ®ång ChuÈn bÞ ®µm ph¸n ký kÕt NhËn tr¶ lêi Cũng như các đơn vị khác làm công tác xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, quá trình nhập khẩu ở Công ty xuất nhập khẩu hàng không cũng được tiến hành theo những bước nhất định. Tuy nhiên, do đặc điểm của Công ty là chủ yếu nhập khẩu hàng hoá chuyên ngành nên có một số điểm khác biệt so với hàng hoá thông thường. Quy trình nhập khẩu hàng hoá tự do kinh doanh được thực hiện theo các bước sau: - Nghiên cứu thị trường Cũng như đơn vị khác làm công tác xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, quá trình nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu Hàng không cũng được tiến hành theo những bước nhất định. Tuy nhiên, do đặc điểm của công ty là nhập khẩu chủ yếu hàng hoá chuyên ngành nên có một số điểm khác biệt so với hàng hoá thông thường. Trước hết công ty tiến hành nghiên cứu thị trường trong nước để tìm hiểu nhu cầu về thiết bị vật tư của ngành Hàng không. Tiếp theo, công ty nghiên cứu đến mặt hàng nhập khẩu, xem xét mặt hàng nào có tỷ trọng cao và xu hướng vận động của nó trong những năm tới. Đối thủ cạnh tranh cũng là một yếu tố mà công ty phải tiến hành tìm hiểu. Các đối thủ cạnh tranh bao gồm: các đơn vị kinh doanh nội bộ trong ngành và các công ty ngoài ngành. Bước tiếp theo, công ty tiến hành nghiên cứu thị trường nước ngoài để lựa chọn nguồn hàng, xác định các thị trường có nhiều triển vọng hợp tác nhất. Nghiên cứu thị trường quốc tế bao gồm: nghiên cứu nguồn cung cấp hàng hoá, thăm dò về khả năng giao dịch, giá cả, uy tín, khả năng sản xuất của một số hãng. Đối với quy trình nhập khẩu hàng hoá của mình công ty đã tỏ ra là một công ty năng động sáng tạo. Công ty không chỉ tự đợi khách hàng đến để đặt hàng mà còn tự mình tìm kiếm các thông tin về nguồn hàng và khách hàng để tạo thêm cho mình những hợp đồng mới. Và với đội ngũ cán bộ năng động, mối quan hệ lâu năm trong ngành hàng không của mình công ty đã tìm được cho mình nhiều nguồn hàng mới phục vụ đầy đủ yêu cầu cho ngành hàng không Việt Nam. Với quy trình chuẩn mực theo quy định của Nhà nước, công ty đã thực sự có trong tay những bước làm việc nhanh nhất hiệu quả nhất tạo ra sù cung ứng hàng hoá kịp thời cho mọi yêu cầu của khách hàng. Sự cung ứng kịp thời này là một trong những yêu cầu hàng đầu của Công ty trong việc cải tiến quy trình nhập khẩu hàng hoá cho khách hàng và thật sự công ty đã phần nào đạt được. Đối với hàng hoá tự kinh doanh, công ty đã mở rộng quan hệ với các đơn vị không quân có nhu cầu nhập khẩu thiết bị máy bay, khí tài bay. Đồng thời củng cố được mối quan hệ với các khách hàng truyền thống. Công ty cũng đã bắt đầu quan tâm và nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh của mình cả trong và ngoài ngành. Trong lĩnh vực hàng hoá dân dụng, công ty cũng đã xâm nhập được thị trường và có nhiều triển vọng trong những năm tới. - Lựa chọn đối tác giao dịch Thị trường Hàng không quốc tế đang phát triển hết sức mạnh mẽ. Hiện nay có nhiều hãng sản xuất máy bay và phụ tùng khí tài phục vụ ngành Hàng không, trong đó đứng đầu thế giới về sản xuất máy bay là hãng BOEING, sau đó là AIRBUS... cùng với nhiều hãng sản xuất phụ tùng , linh kiện khác... Với một thị trường lớn và phát triển, công ty có một phạm vi lựa chọn cho mình những đối tác thích hợp. Các tiêu chí khi tiến hành lựa chọn đối tác của công ty bao gồm: + Chất lượng hàng hoá + Uy tín của đối tác trên thị trường thế giới + Giá cả và phương thức thanh toán + Dịch vụ kèm theo trong và sau khi mua hàng + Độ tin cậy trong các quan hệ giao dịch thương mại. - Đàm phán ký kết hợp đồng Đàm phán, ký kết hợp đồng là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đến việc hình thành hợp đồng, đến những mục đích mà công ty cần đạt được. Đặc điểm của kinh doanh thương mại quốc tế là hợp đồng được ký kết giữa các bên thuộc các quốc gia khác nhau, do đó khâu đàm phán ký kết thuờng gặp nhiều khó khăn, phức tạp. Đánh giá được mức độ quan trọng và khó khăn đó nên công ty đã tổ chức một bộ phận cán bộ có trình độ nghiêp vụ, có kinh nghiệm trong đàm phán đảm nhiệm nhiệm vụ này. Trong quá trình đàm phán, giám đốc cùng các cán bộ phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương, phòng kế hoạch kinh doanh XNK, phòng kỹ thuật cùng tham gia thảo luận, đàm phán hợp đồng. Khi hai bên thống nhất tất cả các điều khoản thì khi đó hợp đồng ngoại thương được thành lập, giám đốc sẽ là người ký hợp đồng hoặc uỷ quyền cho phó giám đốc. Hợp đồng nhập khẩu mà công ty tham gia ký kết cũng gồm các điều khoản giống như một hợp đồng ngoại thương thông thường, nhưng vì hợp đồng nhập khẩu thiết bị cho ngành hàng không, một ngành đòi hỏi kỹ thuật công nghệ cao, tính đồng bộ khép kín và an toàn tuyệt đối nên các điều khoản được quy định chi tiết hơn và mang tính đặc thù riêng. Đối với các thiết bị lẻ thì hợp đồng nhập khẩu được soạn thảo theo hợp đồng khung, còn đối với thiết bị toàn bộ thì hợp đồng được soạn thảo rất chi tiết. Do có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ thương mại, kỹ thuật, tài chính có trình độ chuyên môn cao nên từ khi kinh doanh cho đến nay công ty chưa để xảy ra rủi ro nào do nguyên nhân từ khi ký kết hợp đồng. - Thực hiện hợp đồng Cũng như đơn vị kinh doanh nhập khẩu khác, công ty cũng phải thực hiện hợp đồng tuần tự theo các bước từ xin giấy phép nhập khẩu đến khâu nhận hàng và giải quyết khiếu nại. + Xin giấy phép nhập khẩu Theo Nghị định 57/CP, chỉ có một số hàng hoá nhập khẩu có điều kiện mới phải xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại. Riêng một số mặt hàng thuộc diện quản lý của Nhà nước về chuyên ngành Hàng không, công ty phải xin phép của Cục Hàng không dân dụng Việt nam. + Thuê tàu và mua bảo hiểm Từ trước đến nay, do điều kiện vận chuyển của Việt nam còn thấp, nên công ty luôn nhập khẩu với giá CIF. Vì vậy, công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CIF tại Hải Phòng, CIF Tân Sơn Nhất, CIF Đà Nẵng, CIF Nội Bài. + Nhận hàng Khi hàng về công ty chủ động nhận hàng với tàu, không uỷ thác cho bên vận tải. Để nhận hàng công ty phải xuất trình cho bên hải quan hợp đồng nhập khẩu kèm theo bản dịch bằng tiếng Việt, bộ chứng từ nhận hàng và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá do người bán cung cấp. Đồng thời phải khai báo vào bốn tờ khai hải quan (ba tê mua của hải quan và một tờ photocopy). Công ty phải khai báo các vấn đề sau: Tên nước, tên hãng sản xuất, mã số Tên nước, tên hãng nhập khẩu, mã số Tên hàng hoá nhập khẩu, số lượng, ký mã hiệu Phương tiện vận chuyển hàng hoá ... Nếu kiểm tra thấy hợp lệ, hải quan sẽ đóng dấu xác nhận vào mặt sau những tờ khai này. Sau đó Hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá, nếu thấy khớp với tờ khai thì công ty có thể nhận hàng. Lúc này công ty được giữ lại một tờ khai, ba tê khai còn lại hải quan giữ. Khi nhận hàng, công ty cùng với các bộ phận liên quan tiến hành kiểm tra hàng hoá. Nếu thấy dấu hiệu hỏng hóc, mất mát thì công ty phải lập thư dự kháng hàng hoá bị tổn thất, mất mát trong thời hạn đã quy định của hợp đồng. + Thanh toán hợp đồng Tuỳ theo nội dung của hợp đồng đã quy định mà công ty thanh toán theo các phương thức khác nhau. Thực tế công ty áp dụng hai phương thức thanh toán chủ yếu: phương thức thanh toán chuyển tiền (T/T), phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C). Trong đó chuyển tiền chiếm khoảng 30%, thanh toán bằng L/C chiếm 70% giá trị hợp đồng. Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thường chỉ được sử dụng khi hai bên đã có mối quan hệ lâu dài và tin cậy lẫn nhau và thường đi kèm với thanh toán L/C. Thanh toán bằng L/C đem lại an toàn cho cả hai bên. Công ty áp dụng phương thức này đối với các bạn hàng mới quan hệ chưa có độ tin cậy lẫn nhau hoặc do bên bán yêu cầu. Thông thường công ty xin mở L/C tại Ngân hàng ngoại thương Việt nam (VIETCOMBANK) và chủ yếu sử dụng loại L/C không huỷ ngang. - Tổ chức bán hàng nhập khẩu Hàng hoá tự kinh doanh của công ty sau khi nhập khẩu về được phân phối cho các cửa hàng kinh doanh để xuất bán trong thị trường nội địa hoặc có thể giao trực tiếp cho khách hàng từ ga, cảng, đáp ứng kịp thời và có hiệu quả nhu cầu của khách hàng, tạo được lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty. Công ty áp dụng phương pháp quản lý tài chính tập trung và thực hiện phương châm khoán từng khâu trong kinh doanh. Đối với các trung tâm kinh doanh và các cửa hàng của công ty thì được khoán trên doanh số bán ra, các đơn vị này được hưởng theo tỷ lệ phần trăm do công ty đặt ra và tỷ lệ này có thay đổi theo mức doanh số bán ra. CHƯƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY AIRIMEX Mục tiêu và phương hướng của công ty về hoạt động nhập khẩu trong thời gian tới Theo đánh giá sơ bộ của ban lãnh đạo công ty thì hiện nay công tác nhập khẩu trang thiết bị hàng không của công ty đang gặp phải những khó khăn lớn. Chứng minh cụ thể cho tình hình này là kim ngạch nhập khẩu của công ty trong mấy năm gần đây đã giảm nhiều so với thời kỳ làm ăn thịnh vượng của công ty đó là vào những năm 1994 - 1996. So với thời kỳ đó kim ngạch nhập khẩu của công ty đã giảm tới hàng chục lần. Chính vì vậy để phần nào lấy lại vị thế của công ty trong thời gian tới đòi hỏi ban lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ chức năng của công ty cần có những biện pháp cải tổ quan trọng trong việc tổ chức lại nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu . Để cải tổ lại nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu tại công ty,thì vấn đề quan trọng là công ty cần phục hồi lại những bạn hàng truyền thống của mình, cả bạn hàng về uỷ thác và cả bạn hàng cung cấp. Về các bạn hàng uỷ thác truyền thống chắc chắn như VIETNAM AIRLINES thì cần phải có chính sách thúc đẩy nhu cầu tiềm Èn của bạn hàng này để có thể đạt được kết quả kinh doanh như mong muốn. Các nghiệp vụ uỷ thác của công ty cũng cần có những thay đổi cho phù hợp với những yêu cầu mới của nền kinh tế, nhất là trong thời gian tới Việt Nam ra nhập AFTA càng đòi hỏi công ty cần có những thích ứng phù hợp với việc chúng ta được miễn thuế với mọi mặt hàng của các công ty thuộc Đông Nam Á. Câu hỏi đặt ra là các công ty phải làm thế nào để các bạn hàng uỷ thác vẫn nhập hàng của công ty mà không nhập hàng từ các doanh nghiệp khác hay trực tiếp từ nước ngoài, để có được điều này thì công ty cần phải cạnh tranh bằng uy tín trong công tác nhập khẩu thông qua đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu có kinh nghiệm công tác để lượng hao phí thời gian là nhỏ nhất đi kèm theo đó là đội ngũ làm công tác kỹ thuật phải là những người có kinh nghiệm để tránh nhập về các mặt hàng kém chất lượng làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Các quy định mới về hiệp định thuế quan sẽ được Nhà nước ban hành, thì công ty cũng cần phải không những có những cán bộ có kinh nghiệm mà còn cần phải có những thay đổi cả về quy trình nhập khẩu cho phù hợp với yêu cầu của thị trường. Để có được sự thay đổi nhuần nhuyễn thì ngay từ bây giờ công ty đã phải có những nghiên cứu về chính sách của Nhà nước và kinh nghiệm của các quốc gia khác đã đi trước để tránh bị hụt hẫng. 2. Đánh giá thực trạng về quy trình nhập khẩu của công ty Đánh giá hoạt động nhập khẩu là một công việc hết sức thiết thực ở bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nào. Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu qua từng thời kỳ, giai đoạn cho phép doanh nghiệp nhận biết được khó khăn, thuận lợi, những thành tích đã đạt được cũng như những mặt còn hạn chế. Thông qua việc đánh giá, doanh nghiệp dễ dàng tìm ra nguyên nhân và đưa ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu và nâng cao hiệu quả công tác này. Hoạt động nhập khẩu của Công ty là một hoạt động thường xuyên song lại rất bị động. Nó phụ thuộc vào nhu cầu đầu tư mua sắm trang thiết bị chuyên ngành trong từng giai đoạn của Ngành Hàng không. 2.1. Ưu điểm Trước hết về tình hình hoạt động nói chung công ty AIRIMEX là một công ty làm ăn có hiệu quả, công ty đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà Tổng công ty hàng không giao cho vừa đảm bảo việc cung cấp trang thiết bị máy móc phục vụ cho ngành hàng không vừa bảo đảm việc kinh doanh có lãi và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Quy trình nhập khẩu của công ty còn đáp ứng được các yêu cầu của Nhà nước và pháp luật quốc tế nói chung trong việc quản lý vĩ mô về thương mại quốc tế, đồng thời nó cũng đã thực hiện được các công ước quốc tế và tuân theo các quy định của tổ chức ICAO quốc tế. Đạt được điều này là thành công của Công ty nói riêng và toàn bộ ngành hàng không nói chung. Hoạt động của Công ty là hoạt động chuyên ngành vì vậy như chúng ta đã biết công ty có các bạn hàng chủ yếu là bạn hàng truyền thống kể cả khách hàng và nhà cung cấp. Trong quy trình nhập khẩu của mình công ty cũng có những thuận lợi hơn và đó cũng là những ưu điểm của quy trình nhập khẩu của Công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thanh toán. Ưu điểm này tạo ra cho Công ty rất nhiều lợi Ých về cả kinh tế và thời gian cho hoạt động để có thể ký kết được một hợp đồng. Trong qui trình nhập khẩu của mình công ty đã dần dần đạt được hiệu quả tương đối cho yêu cầu thuận lợi. Đó chính là lÝ do vì sao chóng ta thấy được ngày càng có nhiều công ty trở thành khách hàng thường xuyên của công ty, như các công ty VN AIRLINES, VASCO. Thuận lợi trong qui trình nhập khẩu của công ty diễn ra ngay từ công tác chuẩn bị kí kết hợp đồng. Để có thể tạo thuận lợi cho khách hàng công ty đã có những chuẩn bị chu đáo cho công tác này như soạn thảo sẵn ra dự thảo hợp đồng, sau khi đã có thoả thuận giữa người mua và người bán, đồng thời trong công tác này công ty cũng tổ chức giao dịch thảo luận với bên bán trước khi mời đại diện bên mua đến ký kết hợp đồng. Để tạo thuận lợi thêm cho các công ty trong Tổng Công ty thì công ty tạo điều kiện để bên mua (uỷ thác) không cần chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng. Đối với mặt hàng nhập khẩu tự kinh doanh, công ty đã chủ động nhận hàng không uỷ thác cho bên vận chuyển, điều này khiến cho bên mua có thể xem xét hàng hoá trước một cách trực tiếp hơn không có thêm khâu trung gian nữa. Đồng thời trong phương thức thanh toán nên có quan hệ lâu dài, công ty cũng áp dụng phương thức chuyển tiền. Công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác Công ty đã đánh giá được vai trò của công tác nghiên cứu thị trường do đó đã chú trọng đến khâu này. Công ty đã có các cửa hàng, chi nhánh, văn phòng đại diện nên thông tin về thị trường luôn đảm bảo được cung cấp đầy đủ, giúp cho các quyết định mang tính thực tế cao, kịp thời đề ra các chính sách thị trường thích hợp. Công ty luôn có được thông tin về nhu cầu nhập khẩu của các đơn vị trong ngành thông qua các mối quan hệ sẵn có, thông qua mối quan hệ của các nhân viên công ty với các nhân viên ở các đơn vị khác. Ngoài ra, công ty đã có nhiều cố gắng để thăm dò và đánh giá đúng về uy tín của đối tác dựa trên thị hiếu và nhu cầu tiêu dùng trong nưóc nên đã giảm tối đa các tổn thất và rủi ro có thể xảy ra. Đối tác của công ty chủ yếu là các hãng lớn, có uy tín trên thế giới, có đầy đủ khả năng cung cấp hàng hoá chất lượng cao thoả mãn mọi nhu cầu đặt ra. Mặc dù chưa mở rộng được thị trường cung cấp nhưng với những đối tác truyền thống, công ty luôn lựa chọn được phương án tối ưu, đảm bảo được cả lợi Ých của công ty và cho khách hàng. Công tác đàm phán ký kết hợp đồng Nhận thức được tầm quan trọng và phức tạp của việc đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương nên công ty luôn đặt ra những yêu cầu cần thiết phải có đội ngũ cán bộ tham gia đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Do vậy, trong những năm qua công ty có đội ngũ cán bộ tham gia đàm phán ký kết hợp đồng có trình độ nghiẹep vụ, ngoại ngữ, kinh nghiệm đàm phán. Trong khâu này công ty đã thực hiện tương đối tốt và tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Thực hiện hợp đồng Nhìn chung các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tới mức tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ. Công tác giao nhận hàng hoá mặc dù còn có nhiều khó khăn song công ty đã có những biện pháp thích hợp hoàn thành nhanh chóng, hàng nhập về đúng thời hạn quy định, đúng số lượng và chất lượng, vận chuyển tới nơi quy định không có rủi ro tổn thất. Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán hợp đồng, công ty luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đó luôn nhận được sự ưu đãi của đối tác trong việc gia thời hạn thanh toán. Như đã trình bày ở trên, phương thức thanh toán chuyển tiền chiểm 20% tổng số thanh toán Quốc tế ở công ty, điều đó chứng tỏ bạn hàng đã có sự tin tưởng vào uy tín của công ty. Cơ cấu tổ chức con người Cơ cấu tổ chức của công ty được sắp xếp tương đối phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của công ty và đang dần dần hoàn thiện. Trên cơ sở hai bộ phận làm công tác nhập khẩu chủ yếu là phòng nghiệp vụ I và II cùng với sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc đã tạo điều kiện công ty thực hiện tốt công việc kinh doanh của mình. Những vấn đề có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ nhập khẩu, giám đốc và các phòng ban chức năng đều bàn bạc cụ thể, kỹ lưỡng do đó làm cho tiến độ thực hiện hợp đồng được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự chủ, sáng tạo trong công việc. Hầu hết đội ngũ cán bộ của công ty đều có năng lực, được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ, có kiến thức và trình độ về kinh doanh trong cơ chế thị trường, đặc biệt là nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Hầu hết, số cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu đều rất trẻ, được đào tạo chính quy, ngoài kiến thức chuyên môn còn sử dụng rất tốt ngoại ngữ và ứng dụng tin học trong công việc. Bên cạnh đội ngũ cán bộ trẻ làm công tác xuất nhập khẩu, đội ngũ cán bộ kỹ thuật của công ty có nhiều kinh gnhiệm, đã từng được đào tạo một cách bài bản ở nước ngoài. Đủ sức đáp ứng yêu cầu kỹ thuật để nhập khẩu các thiết bị cho ngành Hàng không cả trong hiện tại và tương lai. Nhược điểm Nhìn chung trong những năm vừa qua, công ty Airimex đã có những cố gắng trong việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hoá ngày càng đáp ứng được các yêu cầu thuận lợi, nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, chi phí ngày càng giảm với hiệu quả ngày càng cao. Đánh giá về quy trình nhập khẩu của công ty theo khía cạnh hiệu quả, có thể nói rằng trong những năm vừa qua tuy tình hình hoạt động của công ty là đạt được những chỉ tiêu về mọi mặt của ngành và đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước nhưng theo đánh giá của bản thân em vẫn thấy có những tồn tại công ty cần có biện pháp khắc phục. Do chưa có được hệ thống thông tin đầy đủ nên công ty nhiều khi chưa được tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp mà phải qua nhiều khâu trung gian gây ra chi phí cao và tốn nhiều thời gian hơn. Công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là sự kém tự tin khi tham gia đàm phán kí kết hợp đồng, công ty thực sự chưa có một địa điểm chính thức cho mình để làm địa điểm đàm phán, thường phải đi thuê hoặc đàm phán tại nước ngoài. Đây là điểm yếu trong quá trình nhập khẩu tại công ty. Nhiều khi công ty có những dự đoán về nhu cầu của khách hàng tương đối nhiều về một chủng loại hàng hoá như lốp máy bay, nhưng do thiếu về kho tàng. Công ty có nhiều đối tác ở mọi miền đặc biệt ở Đà Nẵng nói riêng và miền Trung nói chung nhưng chưa có đại diện. Trên thực tế khi tham gia vào quá trình nhập khẩu hàng hoá như tìm hiểu thị trường, chuẩn bị kí kết... công ty có 3 phòng chức năng được giao nhiệm vụ này đó là phòng Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 và phòng kinh doanh. Phòng nghiệp vụ 1 & Nghiệp vụ 2 đều là các phòng hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá hàng không nhưng một phòng là trang thiết bị mặt đất và một phòng là trang thiết bị trên không, điều này thực ra là sự phân chia không rõ ràng ví dụ như xăng dầu, các trang thiết bị liên lạc nhiều khi là cả một hệ thống giữa trên không và dưới đất. Cũng vì sự phân chia này mà phòng Nghiệp vụ 2 (tức là trang thiết bị trên không) thường xuyên là có Ýt việc hơn phòng Nghiệp vụ 1 trong khi công việc của 2 phòng là tương đối tương đồng đều, điều này đã gây ra sự lãng phí về nhân lực từ đó gây ra lãng phí về chi phí. Theo ý kiến của bản thân em nên chăng sát nhập cả hai phòng nghiệp vụ này vào làm 1 phòng nghiệp vụ có chức năng nhiệm vụ trong tất cả các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu như thế đội ngũ cán bộ sẽ được sử dụng một cách hiệu quả hơn. Thêm vào đó công ty hiện nay đang có một phòng thứ ba cũng làm công tác xuất nhập khẩu đó là phòng kinh doanh, phòng này làm về mảng các thiết bị không thuộc ngành hàng không. Nhưng trên thực tế phòng kinh doanh chưa có được những hoạt động hiệu quả như khả năng có thể của mình. LÝ do ở đây có thể do trong những năm gần đây hoạt động xuất nhập khẩu về mặt hàng chuyên ngành hàng không đã chiếm hết thời gian và sức lực của công ty nên công ty chưa có khả năng để có thể quan tâm, có những chính sách thích đáng tới hoạt động của phòng kinh doanh. Đây là một thiếu sót lớn bởi vì như chúng ta đã biết chỉ riêng trong ngành hàng không nhu cầu về trang thiết bị khác không phải chuyên ngành hàng không là rất cao chỉ cần đáp ứng được khoảng 10% đến 20% nhu cầu về mảng này của các khách hàng truyền thống trong ngành công ty đã có thể tận dụng được hết khả năng của phòng kinh doanh. Hiện nay phòng kinh doanh của công ty gần như là một phòng ăn theo của công ty gây ra cho công ty phải chi một nguồn chi không đáng có mà lại còn làm cho công ty thiệt hại không tính được do chưa phát huy hết khả năng của mình. Để khắc phục tình trạng này đòi hỏi cán bộ lãnh đạo trong công ty cần phải có những chiến lược cụ thể cho phòng kinh doanh. Như đã trình bày nhiều lần ở trên em muốn nhấn mạnh rằng công ty muốn đạt được hiệu quả trong quy trình nhập khẩu thì trước hết cần có một hệ thống thông tin thống nhất, hay Ýt ra cũng là phải tổng hợp toàn bộ khối lượng thông tin hiện có lại thành một hệ thống được xử lý được gạn lọc để có thể phục vụ hiệu quả hơn cho hoạt động của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Ý tưởng được đưa ra ở đây là một phòng Marketing cho công ty, phòng Marketing sẽ không chỉ giúp công ty trong việc thu thập thông tin về các khách hàng mà còn cả về các đối thủ cạnh tranh để công ty có thể đưa ra các chiến lược cho công ty trong thị trường xuất nhập khẩu đặc biệt là hiệp định thuế quan AFTA đã được kí. Thêm một điểm yếu nữa của công ty trong công tác đáp ứng nhu cầu của khách hàng là cho tới nay công ty vẫn chưa có một văn phòng đại diện tại miền Trung (có thể đặt tại TP Đà Nẵng) mặc dù cho tới nay doanh thu từ các khách hàng tại miền Trung ngày càng tăng lên. Nếu có một văn phòng tại Đà Nẵng thì có thể sẽ giảm được chi phí giao dịch xuống, trung bình chúng ta tính mỗi năm công ty có được khoảng 10 hợp đồng từ khu vực miền Trung. Như vậy công ty có thể thu về từ đây một khoản lợi nhuận khoảng độ trên dưới đến 50 triệu đồng, nếu cứ để giao dịch thông qua điện thoại hay phải đi lại giữa TP Hồ Chí Minh hay Hà Nội tới Đà Nẵng thì chi phí này sẽ chiếm tới khoảng độ 30 triệu cho các khoản chi phí như vậy. Nếu lập một văn phòng giao dịch tại Đà Nẵng thì sẽ giúp công ty có thể tiết kiệm được hơn các chi phí này. Đồng thời mở phòng giao dịch tại Đà Nẵng hiện nay có thể chưa thu được nhiều lợi nhuận nhưng nó lại có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và là bước xâm nhập thị trường quan trọng của công ty. Tuy nhiên, trong quy trình nhập khẩu tại công ty vẫn còn có những điểm bất cập cần được giải quyết. Để xem xét đánh giá khách quan nhất về quy trình nhập khẩu này chúng ta sẽ đánh giá chúng theo các bước của quy trình nhập khẩu. Công tác nghiên cứu thị trường Hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chưa được tiến hành tốt do chưa có một bộ phận chuyên trách đặc biệt mà chỉ có hình thức manh mún nhất thời và phân bố rải rác trong các phòng nghiệm vụ. Do vậy, việc thu thập thông tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các mặt như thị hiếu, thói quen tiêu dùng hoặc tâm lý mua hàng… chưa được công ty chó ý đáng kể nhằm khai thác hơn nữa nhu cầu của họ, nhầt là những nhu cầu tiềm Èn. Điều này làm cho hoạt động của công ty chưa được khuyếch trương, sự hiểu biết thị trường không được chặt chẽ, không có tính hệ thông và làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh của công ty. Việc nghiên cứu thị trường của công ty nhiều khi mới chỉ dừng lại ở các đơn hàng công ty nhận được mà chưa chủ động tìm hiểu nhu cầu thị trường để tìm mọi cách thoả mãn tốt nhất nhu cầu đó. Hầu hết các đối tác của công ty đều là các hãng lớn, nổi tiếng, cán bộ của họ có trình độ cao hơn, được đào tạo chu đáo và tiếp cận với các kỹ thuật tiên tiến, hiện đại, có nhiều kinh nghiệm… nên khi nghiên cứu tiềm năng xu hướng phát triển của họ rất khó khăn và còn thiếu chính xác, thậm chí sai lệch hoàn toàn. Công tác lựa chọn bạn hàng Việc lựa chọn bạn hàng trong giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng còn có nhiều hạn chế. Một mặt, do đặc thù của ngành hàng không, các thiết bị chỉ do một số hãng sản xuất nên số đối tác giao dịch và cung cấp không nhiều. Song mặt khác công ty chưa tích cực tìm kiếm các bạn hàng mới, chủ yếu vẫn quan hệ với các bạn hàng truyền thống. Điều này đã thu hẹp khả năng lựa chọn bạn hàng và tối ưu hoá lợi Ých cho cả công ty và khách hàng của công ty và khách hàng của công ty. Trong quan hệ với các nhà cung cấp, công ty mới chỉ quan hệ với các văn phòng đại diện của các văn phòng đại diện của các hãng sản xuất lớn trên thế giới mà chưa trực tiếp đàm phán ký kết trực tiếp với các nhà sản xuất nên phải chia sẻ lợi nhận với các công ty nước ngoài. Công tác đàm phán ký kết hợp đồng Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty có trình độ và kinh nghiệm công tác, song công tác đàm phán ký kết hợp đồng vẫn thường bị kéo dài, mất nhiều thời gian. Trong đàm phán, công ty chưa giành được nhiều sự chủ động nên phần nào vẫn bị phụ thuộc vào đối tác nước ngoài. Trong các hợp đồng đã ký, chủ yếu công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF nên không giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Hạn chế này làm cho công ty bị động trong việc nhận hàng, tốn nhiều ngoại tệ và hình thành nên thói quen nhập khẩu theo điều kiện CIF dẫn tới trình độ nghiệp vụ của nhân viên không được thường xuyên trau dồi và nâng cao. Bên cạnh đó, mức phí uỷ thác mà công ty áp dụng theo quy chế xuất nhập khẩu của Tổng công ty là quá cao, cào hơn thị trường từ 15-20%. Điều này nếu công ty không tìm cách hạ mức phí uỷ thác sẽ mất nhiều khách hàng, và họ sẽ đi tìm quan hệ mới. Với mức phí uỷ thác kém cạnh tranh này, xét trên cục bộ công ty sẽ có lợi nhuận cao hơn nhưng xét trên tổng thể nền kinh tế là không hiệu quả. d. Công tác tổ chức con người Với đội ngũ cán bộ đông đảo thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu, tổ chức bộ máy và các phòng ban chức năng của công ty còn nhiều điểm chưa hợp lý. Hiện nay trong công ty, cả ba phòng đều có nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu với số lượng nhân viên khá đông. Sự bố trí các phòng chức năng này có sự trùng lặp, không phát huy được sức mạnh tập thể, trao đổi kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau trong công tác. Ở mỗi phòng dều phải có một bộ phận cán bộ kỹ thuật phụ trách làm cho cơ cấu cồng kềnh, phức tạp. Chức năng kế hoạch, tổ chức, hành chính lại được bố trí chung trong một phòng và kiêm cả chức năng giao nhận và quản lý kho hàng hoá. Cơ cấu này sẽ dẫn đến sự không rõ ràng trong việc thực hiện các chức năng kế hoạch và nghiệp vụ. Một số nhân viên của công ty còn hạn chế về năng lực và trình độ chuyên môn. Công ty chưa xây dựng được nếp làm việc của các phòng ban và các nhân viên. Cách làm việc của các phòng ban chức năng chưa khoa học và hiệu quả còn mang tính bao cấp. Một số giải pháp nhằm cải tiến quy trình nhập khẩu hàng hoá của công ty Airimex Trên cơ sở hoạt động của Công ty Airimex và các xu hướng mà công ty dự định phát triển trong tương lai có thể nhận thấy tinh thần làm việc nghiêm túc với hoạt động kinh doanh của mình. Mặc dù thời gian tìm hiểu và kiến thức còn hạn chế, nhưng tôi cũng mạnh dạn trình bày một số giải pháp để phần nào góp phần cải tiến quy trình nhập khẩu tại công ty Airimex. Giải pháp hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường là hoạt động đầu tiên của quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Mục tiêu của công tác này là xác định cho được khu vực nào là thị trường có triển vọng nhất đối với hàng hoá của Công ty, với khả năng là bao nhiêu, bán với phương thức nào và hàng hoá cần có những ứng thích gì trước những đòi hỏi của thị trường. Đây là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích các số liệu đó để rót ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đúng lập kế hoạch Marketing. Trong những năm qua, Công ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mô hoạt động không nhỏ, song Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, việc nghiên cứu thị trường do các phòng nghiệp vụ và phòng kinh doanh thực hiện. Điều này khiến cho các thông tin được thu thập thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiên cứu nhu cầu, vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế. Do đó không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu thị trường. Để hoạt động nghiên cứu thị trường trở thành có hệ thống, Công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng các cơ hội kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở tổ chức bộ máy hiện đại, Công ty nên tách chức năng kế hoạch của Phòng Tổ chức- Hành chính- Kế hoạch kết hợp với nhiệm vụ nghiên cứu thị trường của các phòng nghiệp vụ thành lập Phòng Kế hoạch- Thị trường theo mô hình sau: Sơ đồ 4: Cấu trúc chức năng phòng kế hoạch thị trường Phßng kÕ ho¹ch thÞ tr­êng bé phËn nghiªn cøu thÞ tr­êng Bé phËn lËp kÕ ho¹ch kinh doanh thÞ tr­êng trong n­íc thÞ tr­êng ngoµi n­íc xö lý th«ng tin vµ tæng hîp sè liÖu x©y dùng kÕ ho¹ch kinh doanh Đứng đầu phòng Kế hoạch - Thị trường là trưởng phòng, có nhiệm vụ lãnh đạo chung và quản lý hai bộ phận chức năng. Tiếp theo là hai nhân viên phụ trách hai bộ phận có nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm về hoạt động mình phụ trách. Bộ phận nghiên cứu thị trường có 3 đến 4 nhân viên thực hiện trong đó phân công thành hai khu vực, thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Do hoạt động của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên ở khu vực thị trường nước ngoài lại chia thành thị trường đã có quan hệ và thị trường mới. Bộ phận này không chỉ tiến hành nghiên cứu , kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, uy tín...của các đối tác truyền thống mà còn nghiên cứu thị trường tiềm năng mới. đồng thời bộ phận này cũng phải tiến hành nghiên cứu các vấn đề kinh tế- chính trị- xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu các chế độ chính sách , các phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này. Trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng và tìm ra những điểm thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết các tranh chấp hợp đồng sau này. Bộ phận lập kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho toàn Công ty nói chung và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Để việc xây dựng kế hoạch được thuận lợi cần bố trí một nhân viên tổng hợp , xử lý các số liệu từ bộ phận nghiên cứu thị trường cũng như từ các bộ phận khác trong Công ty. Việc nghiên cứu thị trường có thể được tiến hành theo 2 phương pháp, nghiên cứu tại Công ty thông qua các tài liệu hoặc nghiên cứu tại hiện trường bằng các chuyến đi thực tế. Bộ phận này sẽ tổng hợp , phân tích và dự báo qua các tài liệu thu thập được như các tạp chí chuyên nghành, các đơn đạt hàng, các chào hàng, các hội chợ, triển lãm...hoặc từ các thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện gửi về và cử cán bộ ra nươc ngoài khảo sát thực tế. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, tuỳ vào mục tiêu nghiên cứu mà Công ty nên lựa chọn việc nghiên cứu tại bàn hay nghiên cứu tại hiện trường. Dù công tác tiến hành nghiên cứu thị trường có tiến hành theo phương pháp nào thì Công ty cũng nên tổ chức quy trình nghiên cứu thị trường một cách hoàn thiện và đồng bộ hơn để có thể đưa ra những kết quả chính xác trong hoạt động kinh doanh của mình.Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất cụ thể như sau: Sơ đồ 5: Các bước thực hiện nghiên cứu thị trường Dù b¸o thÞ tr­êng Ph©n tÝch khai th¸c c«ng suÊt thÞ tr­êng Ph©n tÝch ®èi thñ c¹nh tranh Xö lý th«ng tin Thu thËp th«ng tin Ph©n tÝch ®èi t­îng vµ lùa chän môc tiªu nghiªn cøu X©y dùng môc tiªu nghiªn cøu Ph©n tÝch vµ lùa chän mÆt hµng Ph©n tÝch vµ lùa chän thÞ tr­êng Trong việc nghiên cứu thị trường, Công ty nên xác định cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà phù hợp với mục tiêu và tiềm năng của Công ty. Hiện nay, mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều hãng sản xuất máy bay và phụ tùng máy bay trên thế giới nhưng Công ty vẫn chưa xác định cho mình được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một điểm hạn chế tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Xác định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với gía cả ổn định, khả năng thanh toán thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty có thể tranh thủ tối đa các thông tin trợ giúp về kỹ thuật từ phía các nhà cung cấp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của Công ty nói riêng và ngành nói chung. Mặt khác, để nhập khẩu nâng cao chất lượng phục vụ cho các đơn vị trong ngành Hàng không và đạt được mục tiêu trong giai đoạn 2000- 2010, ngoài việc lựa chọn thị trường trọng điểm, Công ty cấn phải theo dõi tình hình chung trên thị trường hàng không thế giới để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Công ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất , hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đàm phán và ký kết hợp đồng Trong việc kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nói chung và đặc biệt là nhập khẩu thiết bị hàng không nói riêng, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyên ngành và cả kiến thức xã hội. Đặc biệt trong việc giao dịch và đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh phải có kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu không có kinh nghiệm sẽ không đánh giá đúng về đối tác có thể dẫn các quyết định sai lầm. Chính vì vậy, các cán bộ kinh doanh nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu hàng không phải không trau dồi bản thân về nghiệp vụ, kinh nhiệm đàm phán. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nẵm vững các quy tắc trong đàm phán, các Luật pháp Quốc gia và Quốc tế và phải có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác. Giao dịch, đàm phán có vai trò quan trọng trong việc xác lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số các đối tác của Công ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đó công tác này không được Công ty chó ý đến nhiều. Hầu hết các giao dịch đàm phán được thực hiện bởi nhân viên của các phòng ban mà chưa có sự phối hợp với nhau. Để hoàn thiện công tác này, Công ty nên có sự phối hợp giữa các phòng, tạo nên một tổ chuyên làm công tác đàm phán. Trong đàm phán, người đàm phán phải dấu kỹ bối cảnh của mình và tìm hiểu kỹ bối cảnh của đối tác càng nhiều càng tốt. Thời gian dành cho đàm phán cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương để ra quyết định. Có như vậy, Công ty sẽ đạt được mục tiêu của mình mà không bị áp đặt những điều khoản bất lợi. Mỗi công ty, mỗi cá nhân khi tiến hành đàm phán đều có những sách lược của riêng mình. Tuy vậy, Công ty vẫn có thể tham khảo các sách lược sau: - Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán phải thông tin cho đối tác biết họ không phải là bạn hàng duy nhất. Công ty có thể kết hợp với bất cứ đối tác nào nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra. Cần chia nhỏ mục tiêu của mình để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu cầu của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thoả hiệp. - Không bộc lộ những suy nghĩ của mình để đối phương biết, chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ được thể diện cho họ. Sau các bước thực hiện, Công ty nên lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, biên bản ghi nhớ này không có giá trị pháp lý, nó chỉ có giúp cho Côngty có thể luôn nắm bắt được vấn đề chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác. Trong việc thoả thuận các điều khoản hợp đồng , Công ty cũng từng bước giành điều khoản thuê tầu và mua bảo hiểm. Hiện nay, hầu hết các hợp đồng đều nhập theo điều kiện CIF nên Công ty không được quyền thuê tầu và mua bảo hiểm hàng hoá. Trước mắt, đối với một số hợp đồng điều khoản này không có lợi cho Công ty. Nhưng trong tương lai, khi thị trường vận tải đường biển ở Việt Nam và thị trường bảo hiểm, nhất là khi Luật kinh doanh bảo hiểm được ban hành, quyền thuê tầu và mua bảo hiểm sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí và hạn chế bớt được rủi ro. Hơn nữa điều khoản này giúp cho nhân viên Công ty được trau dồi nghiệp vụ và trong một số trường hợp nó có thể gây áp lực cho đối tác nước ngoài. Giành được quyền cho thuê tầu và mua bao hiểm còn góp phần tạo công ăn việc làm và tiết kiệm ngoại tệ cho đất nước. Trước khi đặt bút ký vào hợp đồng các cán bộ nghiệp vụ của Công ty phải kiểm tra, xem xét lại một cách cẩn thận và yêu cầu đối tác cụ thể hoá những thuật ngữ thiếu rõ ràng. Trong trường hợp không đạt được thoả thuận nhà đàm phán của Công ty cũng không nên thay đổi đối tác, và phải giữ bình tĩnh. Việc chưa đạt được thoả thuận ngày hôm nay chưa phải là đã hết cơ hội kinh doanh trong tương lai và chú ý cố gắng xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp cho tương lai để nâng cao vị thế và uy tín của Công ty AIRMEX trên thị trường thế giới. Một điều cần lưu ý rằng, sau đàm phán các cán bộ phải đánh giá, rút kinh nghiệm kết quả đàm phán đặc biệt là trong trường hợp đàm phán thất bại. Muốn đáp ứng được những điều kiện trên thì việc đào tạo cán bộ có năng lực đàm phán, tổ chức cho họ tham gia các khoá học về chuyên ngành hàng không, dự các lớp hội thoả về đề tài thương lượng trong kinh doanh là rất quan trọng. Công ty nên cố gắng trang bị các phương tiện thông tin, sách báo để có được những tin tức mới nhất về tình hình thị trường thế giới và bạn hàng nước ngoài. Ngoài ra để thực hiện tốt công tác đàm phán ký kết hợp đồng Công ty AIRMEX nên lập ra các quy chế ràng buộc với các hợp đồng được ký kết. Nếu một hợp đồng được ký kết chặt chẽ, đảm bảo cho việc thực hiện được suôn sẻ thì Công ty AIRMEX nên có phần thưởng xứng đáng cho các cán bộ đi làm phán ký kết hợp đồng nhằm động viên sự cố gắng của họ. 3.3. Giải pháp hoàn thiện và điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Chiến lược kinh doanh là định hướng hoạt động có mục tiêu của doanh nghiệp cho một thời gian nhất định và hệ thống các chính sách, biện pháp và trình tự thực hiện mục tiêu đã đề ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kinh doanh theo chiến lược sẽ đảm bảo sự thành công trên thương trường. Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của chiến lược kinh doanh, năm 1998 sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty bắt đầu xây dựng chiến lược kinh doanh của mình đến năm 2010. Tuy nhiên, chiến lược kinh doanh của Công ty còn mang nặng tính kế hoạch mà chưa có hệ thống các biện pháp, chính sách và trình tự thực hiện. Một số chỉ tiêu Công ty đặt ra đến năm 2000 đến nay chưa thực hiện được và có tính khả thi rất thấp. Các dự báo về thị trường, về tình hình phát triển kinh tế-xã hội đều cần phải đuợc điều chỉnh lại cho sát thực tế. Công ty đề ra mục tiêu đến năm 2002 kim ngạch xuất nhập khẩu sẽ đạt 80-100 triệu USD và đến năm 2010 sẽ đạt 120 triệu USD. Nhưng trên thực tế, kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty hiện nay mới chỉ đạt 25% của mục tiêu năm 2002 và rất khó đạt được 120 triệu USD vào năm 2010 nếu không có sự thay đổi lớn. Vì vậy, việc điều chỉnh lại chiến lược kinh doanh là cần thiết. Công ty cần đánh giá một cách đầy đủ thực lực của mình, phân tích các nhân tố ảnh hưởng của môi trường để điều chỉnh lại mục tiêu cho phù hợp. Song điều quan trọng hơn, công ty nên tập trung xây dựng các chính sách, biện pháp để thực hiện chiến lược kinh doanh đó. Mục tiêu chiến lược của Công ty phải được triển khai thành các mục tiêu của từng bộ phận và các cá nhân trong bộ phận đó. Mỗi nhân viên của Công ty phải luôn nắm được mục tiêu của Công ty để cùng phối hợp thực hiện. KẾT LUẬN Công tác xuất nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu Hàng không là một công tác đỏi hỏi nhiều khó khăn phức tạp trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Vì đây là sản phẩm chuyên ngành hàng không một trong những ngành có hệ số kỹ thuật đòi hỏi rất cao. Hơn thế nữa trang thiết bị của ngành Hàng không lại có ảnh hưởng to lớn tới sự phát triển và uy tín của ngành trên thị trường quốc tế. Chính vì vậy Công ty xuất nhập khẩu hàng không càng phải thấy được vai trò quan trọng của mình trong công tác nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên ngành hàng không để có được những trang thiết bị có chất lượng cao cho ngành hàng không. Trong những năm vừa qua công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong sự phát triển chung của đất nước. Đặc biệt công ty đã góp phần không nhỏ vào việc tạo lập ra một thế hệ máy bay mới của đất nước sau thời kỳ các máy bay Liên Xô cũ. Công ty là một trong những công ty làm ăn có hiệu quả cao thuộc Tổng Công ty Hàng không dân dụng Việt nam . Tuy nhiên công ty Airimex vẫn còn là một đơn vị kinh doanh còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Mặc dù Công ty đã tự tìm cho mình một hướng đi đúng đắn nhất để thưc hiện tốt nhất các nhiệm vụ được giao, đó là tạo ra nhiều nguồn hàng chuyên ngành hàng không giúp cho ngành hàng không có được các trang thiết bị phù hợp với giá cả hợp lý nhất. Nhưng vẫn không tránh khỏi những mặt hạn chế nhất định. Chính vì vậy công tác hoàn thiện quy trình nhập khẩu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu, đáp ứng nhiệm vụ tạo ra nhiều nguồn hàng cho các bộ phận trong ngành là việc làm rất cần thiết. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Thương mại quốc tế Giáo trình QTKD Thương mại quốc tế Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương- Đại học Ngoại thương Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt Nam - Nhà xuất bản thống kê năm 1997 Các văn bản Nhà nước về xuất nhập khẩu trang thiết bị hàng không Tài liệu tại công ty AIRIMEX (Lịch sử 10 năm phát triển của Công ty AIRIMEX) Một số hợp đồng nhập khẩu của Công ty Tạp chí hàng không năm 2001 PHỤ LỤC Sơ đồ hoạt động của công ty AIRIMEX Ho¹t ®éng cña c«ng ty AIRIMEX Qu¶n lý c«ng v¨n Qu¶n lý nh©n sù Qu¶n lý ®iÒu hµnh chung Qu¶n lý theo dâi tiÕn ®é thùc hiÖn hîp ®ång Qu¶n lý th«ng tin phôc vô chuÈn bÞ hîp ®ång Qu¶n lý th«ng tin phôc vô chuÈn bÞ hîp ®ång X¸c ®Þnh lo¹i hµng nµo tõ nguån vµo Gîi ý thiÕt lËp c¸c quan hÖ Gîi ý mua hµng Theo dâi qu¸ tr×nh hîp t¸c víi mÆt hµng Tæng hîp danh môc ng­êi ®Æt hµng vµ ph©n lo¹i Sơ đồ Quản lý thông tin phục chuẩn bị hợp đồng : Sơ đồ quản lý theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng Thu thËp th«ng tin Theo dâi viÖc thùc hiÖn hîp ®ång Qu¶n lý theo dâi tiÕn ®é thùc hiÖn hîp ®ång Sơ đồ thu thập thông tin Thu thËp th«ng tin TËp hîp th«ng tin vÒ h¹ch to¸n TËp hîp chi phÝ cho hîp ®ång TËp hîp th«ng tin vÒ qu¸ tr×nh trao ®æi TËp hîp th«ng tin vÒ tµi chÝnh Tæng hîp th«ng tin vÒ hµng ho¸ TËp hîp th«ng tin chung vÒ hîp ®ång Sơ đồ theo dõi việc thực hiện hợp đồng : Theo dâi viÖc thùc hiÖn hîp ®ång Tæng hîp tiÕn ®é tµi chÝnh cña hîp ®ång Tæng hîp qu¸ tr×nh trao ®æi trong hîp ®ång B¸o c¸o kho Tæng hîp t×nh h×nh tµi chÝnh trong ngµy Tæng hîp qu¸ tr×nh trao ®æi víi mét b¹n hµng Tæng hîp tiÕn ®é vËt t­ cña hîp ®ång