Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

Môc lôc Môc lôc………………………………………………………………………..1 Lêi nãi ®Çu…………………………………………………………..2 Ch­¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n th­ ………….………………….. 3 I. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th­ ………………………….3 1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th­ ……………………………………. …….3 2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th­ ………………...………..3 II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th­ vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th­ …………………4 1. Néi dung c«ng t¸c v¨n th­ ………………………………………... …….4 2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th­ ………………………………………..5 3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d­ìng nghiÖp vô …………………….5 4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n th­ …………..……...5 III. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n …………………………….…....5 1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i …………………………………………..…………...5 2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn ........................................................................……..6 3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu ............................................................……...7 Ch­¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam..9 I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………………….9 1. Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn....……………………………………..9 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty..………………………………...9 3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty …………………..10 4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng C«ng ty …………………..……...14 II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th­ cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam…………15 1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty ThÐp……………..15 2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i taÞo Tæng C«ng ty ……………...……17 3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty…………………...18 4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty ………………...18 Ch­¬ng III : Mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ ……………………………..…19 KÕt luËn …………………………………………..………………………....20 Tµi liÖu tham kh¶o…………………………………………………………...21 Lêi nãi ®Çu Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th­ ®· ®ãng gãp mét phÇn rÊt quan träng trong viÖc ph¸t triÓn cña c¸c Doanh nghiÖp. C«ng t¸c v¨n th­ lµ ho¹t ®éng b¶o ®¶m th«ng tin b»ng v¨n b¶n phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c chØ ®¹o, qu¶n lý, s¶n xuÊt kinh doanh cña ngµnh. HiÖn nay, t¹i mét sè Doanh nghiÖp vÉn cßn tån t¹i nh÷ng khuyÕt ®iÓm ch­a ®­îc kh¾c phôc nh­ kh©u so¹n th¶o v¨n b¶n, xö lý v¨n b¶n ®i vµ ®Õn cßn chËm, c«ng t¸c b¶o mËt ë mét sè ®¬n vÞ ch­a ®­îc quan t©m. Ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n th­ ®­îc lµm tèt sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l­îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ ®é, gi÷ g×n bÝ mËt cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, h¹n chÕ ®­îc bÖnh quan liªu, giÊy tê, gi¶m bít giÊy tê v« dông vµ viÖc lîi dông s¬ hë trong viÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®Ó lµm nh÷ng viÖc tr¸i ph¸p luËt. Qua mét thêi gian ng¾n ®­îc thùc tËp t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam, em ®· t×m hiÓu mäi ho¹t ®éng t¹i Tæng c«ng ty v× thÕ em ®· chän ®Ò tµi: “Mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n th­ t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam”. Trong bµi b¸o c¸o thùc tËp cña em trõ phÇn “lêi nãi ®Çu” vµ phÇn “kÕt luËn” th× kÕt cÊu cña bµi b¸o c¸o nµy ®­îc chia ra lµm ba ch­¬ng: Ch­¬ng I: C¬ së lý luËn vÒ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ Ch­¬ng II: Ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ t¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam Ch­¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p Trong thêi gian thùc tËp ®­îc sù gióp ®ì cña thÇy c« vµ c¸c c« chó trong C«ng ty ®· h­íng dÉn vµ gióp cho em hoµn thµnh bµi b¸o c¸o nµy. V× thêi gian cã h¹n nªn trong b¸o c¸o nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ sai lÇm. Em kÝnh mong thÇy c« gióp ®ì em ®Ó b¸o c¸o cña em ®­îc hoµn chØnh h¬n n÷a. Ch­¬ng I: c¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c v¨n th­ I. Kh¸i niÖm, vÞ trÝ, ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th­: 1. Kh¸i niÖm vÒ c«ng t¸c v¨n th­: C«ng v¨n, giÊy tê lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn quan träng vµ cÇn thiÕt ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ n­íc, do ®ã viÖc lµm c«ng v¨n giÊy tê vµ qu¶n lý chóng lµ hai c«ng t¸c kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong ho¹t ®éng ®ã. Nh÷ng ho¹t ®éng ®ã cÇn ®­îc tiÕn hµnh tu©n thñ chÕ ®é chÆt chÏ, nghiªm ngÆt theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th­, tøc lµ c¸c quy ®Þnh vÒ toµn bé c¸c c«ng viÖc cña c¬ quan qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n­íc vÒ x©y dùng v¨n b¶n vµ qu¶n lý, vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n ®ã trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña m×nh. Quan ®iÓm vÒ c«ng t¸c v¨n th­ theo nghÜa réng (tøc lµ bao gåm x©y dùng vµ qu¶n lý v¨n b¶n) vµ nªn ®­îc ¸p dông ë mäi lóc, mäi n¬i. C¸ch hiÓu nµy ®· ®­îc kh¼ng ®Þnh t¹i c«ng v¨n cña côc L­u tr÷ Nhµ n­íc sè 55 - CV / TCCB ngµy 01- 3 - 1991 vÒ viÖc h­íng dÉn thùc hiÖn QuyÕt ®Þnh sè 24 - CT cña Chñ tÞch Héi ®ång Bé tr­ëng, theo ®ã : “C«ng t¸c v¨n th­ lµ toµn bé qu¸ tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n, qu¸ tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý cña c¸c c¬ quan. Môc ®Ých chÝnh cña c«ng t¸c v¨n th­ lµ b¶o ®¶m th«ng tin cho qu¶n lý. Nh÷ng tµi liÖu, v¨n kiÖn ®­îc so¹n th¶o, qu¶n lý vµ sö dông theo c¸c nguyªn t¾c cña c«ng t¸c v¨n th­ lµ ph­¬ng tiÖn thiÕt yÕu ®Ó b¶o ®¶m cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan cã hiÖu qu¶”. 2. VÞ trÝ, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th­ : + VÞ trÝ: C«ng t¸c v¨n th­ lµ mét mÆt g¾n liÒn víi bé m¸y qu¶n lý vµ lµ néi dung quan träng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. Nh­ vËy, c«ng t¸c v¨n th­ cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng qu¶n lý Nhµ n­íc cña c¬ quan. + ý nghÜa: C«ng t¸c v¨n th­ b¶o ®¶m viÖc cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô nhiÖm vô qu¶n lý Nhµ n­íc cña mçi c¬ quan, ®¬n vÞ nãi chung. Th«ng tin phôc vô qu¶n lý ®­îc cung cÊp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, trong ®ã nguån th«ng tin chñ yÕu nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt lµ th«ng tin b»ng v¨n b¶n. Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c v¨n th­ sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt l­îng, ®óng chÝnh s¸ch, ®óng chÕ ®é. + Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th­: C«ng t¸c v¨n th­ ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau : - Nhanh chãng: Qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan phô thuéc nhiÒu vµo viÖc x©y dùng v¨n b¶n. Do ®ã, x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n kÞp thêi sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt nhanh c«ng viÖc cña c¬ quan . - ChÝnh x¸c: Néi dung v¨n b¶n ph¶i chÝnh x¸c tuyÖt ®èi theo yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc, kh«ng tr¸i víi v¨n b¶n qui ph¹m ph¸p luËt cã liªn quan. V¨n b¶n ban hµnh ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn do Nhµ n­íc quy ®Þnh. Tr×nh bµy v¨n b¶n ph¶i ®óng tiªu chuÈn Nhµ n­íc ban hµnh. C¸c yªu cÇu nghiÖp vô ®¸nh m¸y v¨n b¶n, in Ên v¨n b¶n ph¶i ®óng néi dung b¶n th¶o ®· ®­îc phª duyÖt . - BÝ mËt: Trong qu¸ tr×nh x©y dùng v¨n b¶n vµ tæ chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n, bè trÝ phßng lµm viÖc cña c¸n bé v¨n th­, lùa chän c¸n bé v¨n th­ cña c¬ quan ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu ®· ®­îc quy ®Þnh trong ph¸p lÖnh b¶o vÖ bÝ mËt Nhµ n­íc. - HiÖn ®¹i: ViÖc thùc hiÖn nh÷ng néi dung cô thÓ cña c«ng t¸c v¨n th­ g¾n liÒn víi viÖc sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn vµ kü thuËt hiÖn ®¹i.V× vËy hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th­ ®· trë thµnh mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò b¶o ®¶m cho c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ n­íc nãi chung vµ cña mçi c¬ quan nãi riªng cã n¨ng suÊt, chÊt l­îng cao . HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th­ ngµy nay, tr­íc hÕt nãi ®Õn viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c v¨n th­ vµ thùc hiÖn c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng. II. Néi dung c«ng t¸c v¨n th­ vµ tæ chøc qu¶n lý v¨n th­ : 1. Néi dung c«ng t¸c v¨n th­ C«ng t¸c v¨n th­ bao gåm: + Kü thuËt x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n: - Th¶o v¨n b¶n - DuyÖt v¨n b¶n - §¸nh m¸y, sao in v¨n b¶n - Ký vµ ban hµnh v¨n b¶n + Qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n: - §¨ng ký vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn - §¨ng ký v¨n b¶n ®i - LËp hå s¬ vµ giao lép hå s¬, tµi liÖu vµo l­u tr÷ c¬ quan. + Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. 2. HÖ thèng tæ chøc qu¶n lý v¨n th­ + C¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc c«ng t¸c v¨n th­ ë trung ­¬ng Côc l­u tr÷ Nhµ n­íc cã nhiÖm vô gióp ChÝnh phñ qu¶n lý thèng nhÊt c«ng t¸c v¨n th­ tõ trung ­¬ng ®Õn ®Þa ph­¬ng, chØ ®¹o trùc tiÕp c«ng t¸c v¨n th­ ë c¸c Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ, c¸c tØnh vµ thµnh phè trùc thuéc trung ­¬ng. + Tæ chøc v¨n th­ ë c¸c c¬ quan, c¸c ngµnh, c¸c cÊp C«ng t¸c v¨n th­ ë c¸c ngµnh c¸c cÊp ®­îc ph©n cÊp qu¶n lý nh­ sau: - C¸c bé tr­ëng, thñ tr­ëng c¬ quan ngang Bé, c¬ quan trùc thuéc ChÝnh phñ cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th­ trong toµn ngµnh vµ chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th­ cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ChÝnh phñ. - Chñ tÞch uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè trùc thuéc trung ­¬ng cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th­ trong toµn tØnh, thµnh phè trùc thuécTrung ­¬ng vµ chØ ®¹o nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th­ cña c¸c quËn, huyÖn, thµnh phè thuéc tØnh, thÞ x· vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. 3. HÖ thèng c¸c c¬ quan ®µo t¹o, båi d­ìng nghiÖp vô v¨n th­ 4. C¬ quan qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n th­ III. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n: 1. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tæ chøc vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi ®i ë v¨n th­ c¬ quan. V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th­ ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu vµ lµm thñ tôc göi ®i. b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®i + §¨ng ký v¨n b¶n ®i §¨ng ký v¨n b¶n ®i lµ ghi chÐp mét sè th«ng tin cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i nh­: sè, ký hiÖu, ngµy th¸ng, trÝch yÕu néi dung cña v¨n b¶n... vµo nh÷ng ph­¬ng tiÖn ®¨ng ký nh­: sæ ®¨ng ký, thÎ, m¸y vi tÝnh... nh»m qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n cña c¬ quan vµ tra t×m v¨n b¶n ®­îc nhanh chãng. + ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i C¸c v¨n b¶n ®i ph¶i ®­îc ®¨ng ký vµ chuyÓn ngay trong ngµy khi ®· cã ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn vµ ®ãng dÊu c¬ quan. ViÖc göi v¨n b¶n ph¶i ®óng víi n¬i nhËn ®· ghi trªn v¨n b¶n. Nh÷ng v¨n b¶n cã dÊu hiÖu “khÈn” ph¶i ®­îc chuyÓn tr­íc + S¾p xÕp vµ qu¶n lý v¨n b¶n l­u Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l­u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ò cËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë ®¬n vÞ thõa hµnh, mét b¶n l­u ë v¨n th­ ®Ó tra t×m, phôc vô khi cÇn thiÕt. Nh÷ng b¶n l­u ë v¨n th­ ph¶i s¾p xÕp theo tõng lo¹i v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. B¶n l­u ph¶i lµ b¶n chÝnh. Tuú theo tÝnh chÊt vµ néi dung c«ng viÖc mµ cã thÓ l­u thªm mét sè b¶n sao. 2. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn a. Nguyªn t¾c chung vÒ viÖc tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn + TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ, qu¶n lý thèng nhÊt ë v¨n th­. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®­îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i tr×nh thñ tr­ëng c¬ quan, qua v¨n phßng hoÆc tr­ëng phßng hµnh chÝnh tr­íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt. + C¸c c¸ nh©n, ®¬n vÞ khi nhËn v¨n b¶n ®Õn ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th­. b. Néi dung qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn + TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn - KiÓm tra: Khi tiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn c¬ quan, ng­êi trùc tiÕp nhËn v¨n b¶n ph¶i kiÓm tra xem cã ®óng v¨n b¶n, tµi liÖu göi cho c¬ quan m×nh kh«ng, sè l­îng v¨n b¶n cã ®ñ kh«ng. - Ph©n lo¹i s¬ bé: Sau khi ®· nhËn ®ñ sè l­îng v¨n b¶n göi cho c¬ quan m×nh, bé phËn v¨n th­ ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c v¨n b¶n nhËn ®­îc thµnh hai lo¹i (lo¹i ph¶i ®¨ng ký vµ lo¹i kh«ng ph¶i ®¨ng ký). - Bãc b× v¨n b¶n: Nh÷ng phong b× cã dÊu hiÖu chØ møc ®é “khÈn” ph¶i ®­îc bãc ngay sau khi nhËn. Khi bãc b× kh«ng ®Ó lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt phÇn sè, ký hiÖu cña c¸c v¨n b¶n ®· ®­îc ghi ë ngoµi phong b× vµ kh«ng lµm mÊt dÊu b­u ®iÖn trªn phong b×. + §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn - §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn, ghi ngµy ®Õn DÊu ®Õn cã kÝch th­íc (3cm x 5cm) gåm : tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n ®Õn, sè ®Õn, ngµy ®Õn, chuyÓn (chuyÓn cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo gi¶i quyÕt), l­u hå s¬ sè… DÊu ®Õn ®­îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d­íi sè vµ ký hiÖu, trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n. Sè ®Õn ghi vµo dÊu ®Õn ph¶i khíp víi sè thø tù trong sæ ghi v¨n b¶n ®Õn; ngµy ®Õn lµ ngµy v¨n th­ nhËn v¨n b¶n. Sè ®Õn ghi liªn tôc tõ sè 001 b¾t ®Çu tõ ngµy 01- 01 ®Õn hÕt ngµy 31- 12 mçi n¨m . Cã thÓ ghi sè ®Õn tuú theo tõng lo¹i v¨n b¶n. 3. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ n­íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi. Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan v¨n b¶n ban hµnh ®­îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp. a. V¨n b¶n ph¸p luËt hiÖn hµnh vÒ con dÊu Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th­, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ hµnh chÝnh Nhµ n­íc. b. Nh÷ng quy ®Þnh vÒ tæ chøc sö dông vµ qu¶n lý con dÊu + Sö dông con dÊu theo ®óng chøc n¨ng luËt ®Þnh + Mçi c¬ quan, tæ chøc chØ ®­îc dïng mét con dÊu theo mÉu quy ®Þnh. + Khi ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o c¸c quy ®Þnh sau: - Néi dung cña con dÊu ph¶i trïng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. - Con dÊu chØ ®­îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña cÊp cã thÈm quyÒn. - Kh«ng ®­îc ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n kh«ng hîp lÖ; kh«ng ®­îc ®ãng dÊu khèng chØ. - DÊu ®­îc ®ãng râ nÐt lªn c¸c v¨n b¶n vµ trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i. - Mùc dÊu thèng nhÊt dïng mµu ®á (®á cê) - Tr­êng hîp cã c¸c b¶n phô lôc hay v¨n b¶n dù th¶o th× ®ãng dÊu treo. - DÊu ®ãng mê ph¶i ®­îc ®ãng l¹i. - Thùc hiÖn c¸c chÕ ®é qu¶n lý con dÊu Ch­¬ng II: Ho¹t ®éng vÒ c«ng t¸c v¨n th­ T¹i Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam I. Giíi thiÖu tæng qu¸t vÒ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña Tæng C«ng ty Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 344/TTg ngµy 04 th¸ng 7 n¨m 1994 cña Thñ t­íng ChÝnh phñ trªn c¬ së hîp nhÊt Tæng C«ng ty ThÐp vµ Tæng C«ng ty Kim khÝ thuéc Bé C«ng nghiÖp nÆng - nay lµ Bé C«ng nghiÖp. Thùc hiÖn chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc vÒ tiÕp tôc ®æi míi, s¾p xÕp l¹i c¸c Doanh nghiÖp Nhµ n­íc ®Æc biÖt lµ c¸c Tæng C«ng ty n¾m gi÷ c¸c ngµnh then chèt cña nÒn kinh tÕ, ngµy 29 th¸ng 4 n¨m 1995, Thñ t­íng ChÝnh phñ ký quyÕt ®Þnh sè 255/TTg thµnh lËp l¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam tæ chøc ho¹t ®éng theo m« h×nh Tæng c«ng ty Nhµ n­íc - Tæng C«ng ty 91. Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã tªn giao dÞch ®èi ngo¹i : VIETNAM STEEL CORPORATION. Tªn viÕt t¾t: VSC. §Þa chØ: sè 91, phè L¸ng H¹, quËn §èng §a, Thµnh phè Hµ Néi. HiÖn nay, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã 14 ®¬n vÞ thµnh viªn vµ 14 liªn doanh víi n­íc ngoµi. Tæng C«ng ty ®­îc Nhµ n­íc giao qu¶n lý vµ sö dông h¬n 1.400 tû ®ång. Lao ®éng b×nh qu©n 17.500 ng­êi; doanh thu 7.500 tû ®ång; s¶n l­îng thÐp c¸n ®¹t 650.000 tÊn/ n¨m 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Tæng C«ng ty Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ mét trong 17 Tæng C«ng ty Nhµ n­íc ®­îc Thñ t­íng ChÝnh phñ thµnh lËp vµ ho¹t ®éng theo m« h×nh Tæng C«ng ty 91 - m« h×nh TËp ®oµn kinh doanh lín cña Nhµ n­íc. Môc tiªu cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam lµ x©y dùng vµ ph¸t triÓn m« h×nh TËp ®oµn kinh doanh ®a ngµnh trªn c¬ së s¶n xuÊt vµ kinh doanh ThÐp lµm nÒn t¶ng. Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ho¹t ®éng kinh doanh hÇu hÕt trªn c¸c thÞ tr­êng träng ®iÓm trªn l·nh thæ ViÖt Nam vµ bao trïm hÇu hÕt c¸c c«ng ®o¹n tõ khai th¸c nguyªn liÖu, vËt liÖu, s¶n xuÊt ThÐp vµ c¸c s¶n phÈm ThÐp cho ®Õn kh©u ph©n phèi, tiªu thô s¶n phÈm. C¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh chñ yÕu cña Tæng c«ng ty nh­ sau: - Khai th¸c quÆng s¾t, than mì, nguyªn liÖu trî dung phôc vô cho c«ng nghÖ luyÖn kim. - S¶n xuÊt gang, thÐp vµ c¸c kim lo¹i, s¶n phÈm ThÐp. - Kinh doanh xuÊt, nhËp khÈu ThÐp, vËt t­ thiÕt bÞ vµ c¸c dÞch vô liªn quan ®Õn c«ng nghÖ luyÖn kim nh­ nguyªn liÖu, vËt liÖu ®Çu vµo c¸c s¶n phÈm ThÐp, trang thiÕt bÞ luyÖn kim, chuyÓn giao c«ng nghÖ vµ hç trî kü thuËt. - ThiÕt kÕ, chÕ t¹o, thi c«ng x©y l¾p trang thiÕt bÞ c«ng tr×nh luyÖn kim vµ x©y dùng. - Kinh doanh kh¸ch s¹n, nhµ hµng ¨n uèng, x¨ng, dÇu, mì, gas, dÞch vô vµ vËt t­ tæng hîp kh¸c. - §µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ phôc vô ngµnh c«ng nghiÖp luyÖn kim vµ lÜnh vùc s¶n xuÊt kim lo¹i, vËt liÖu x©y dùng. - §Çu t­, liªn doanh, liªn kÕt kinh tÕ víi c¸c ®èi t¸c trong n­íc vµ n­íc ngoµi. - XuÊt khÈu lao ®éng. Bªn c¹nh ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ho¹t ®éng kinh doanh ®­îc Nhµ n­íc giao, Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cßn ®­îc Nhµ n­íc giao cho thùc hiÖn nhiÖm vô rÊt quan träng lµ c©n ®èi s¶n xuÊt ThÐp trong n­íc víi tæng nhu cÇu tiªu dïng cña nÒn kinh tÕ, x· héi kÕt hîp nhËp khÈu c¸c mÆt hµng ThÐp trong n­íc ch­a s¶n xuÊt ®­îc ®Ó b×nh æn gi¸ c¶ thÞ tr­êng ThÐp trong n­íc, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn Nhµ n­íc giao, t¨ng nguån thu cho ng©n s¸ch Nhµ n­íc, t¹o viÖc lµm vµ b¶o ®¶m ®êi sèng cho ng­êi lao ®éng trong Tæng C«ng ty. 3. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña Tæng C«ng ty ®­îc tæ chøc theo quy ®Þnh cña LuËt Doanh nghiÖp Nhµ n­íc vµ §iÒu lÖ Tæng C«ng ty do ChÝnh phñ phª chuÈn. HiÖn nay Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam cã bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh Tæng C«ng ty ®­îc ph©n bè trªn c¸c tØnh, thµnh phè trong n­íc nh­ Hµ Néi, Høa Phßng, Qu¶n Ninh, Th¸i Nguyªn, NghÖ An, Thµ Thiªn HuÕ, §µ N½ng, Qu¶n Nam, Kh¸nh Hoµ, T©y Nguyªn, Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Bµ rÞa - Vòng Tµu, CÇn Th¬, B×nh D­¬ng, Biªn Hoµ vµ c¸c khu c«ng nghiÖp lín. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng - c¬ cÊu qu¶n trÞ nµy ®ang ®­îc ¸p dông phæ biÕn hiÖn nay. Theo c¬ cÊu nµy, ng­êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp ®­îc sù gióp søc cña tËp thÓ l·nh ®¹o ®Ó chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh, h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®èi víi cÊp d­íi. Ng­êi l·nh ®¹o Doanh nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng vµ toµn quyÒn quyÕt ®Þnh trong ph¹m vi Doanh nghiÖp. ViÖc truyÒn lÖnh, ra c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ vÉn theo tuyÕn ®· quy ®Þnh, ng­êi l·nh ®¹o ë c¸c bé phËn chøc n¨ng ( phßng, ban chuyªn m«n ) Tæng C«ng ty kh«ng ra mÖnh lÖnh trùc tiÕp, chØ thÞ cho ®¬n vÞ thµnh viªn cÊp d­íi. Bªn c¹nh m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng, ®Ó linh ho¹t, chñ ®éng trong ®iÒu hµnh c«ng viÖc vµ ph¸t huy ®­îc trÝ tuÖ, n¨ng lùc cña ®éi ngò chuyªn gia, Tæng C«ng ty cßn vËn dông c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp theo d¹ng ma trËn, tËp hîp ®éi ngò chuyªn gia cña nhiÒu bé phËn chøc n¨ng nh»m nghiªn cøu, x©y dùng dù ¸n, ph­¬ng ¸n, chiÕn l­îc hay ch­¬ng tr×nh cho tõng lÜnh vùc cô thÓ. VÝ dô nh­: Héi ®ång t­ vÊn thÈm ®Þnh tµi chÝnh dù ¸n ®Çu t­, ban chØ ®¹o mét sè lÜnh vùc, tæ nghiªn cøu chiÕn l­îc kinh doanh, m¹ng l­íi tiªu thô s¶n phÈm v.v… S¬ ®å tæ chøc c¬ quan v¨n phßng Tæng c«ng ty THÐP VIÖT NAM Héi §ång Qu¶n TrÞ Ban KiÓm So¸t Tæng Gi¸m §èc Phã Tæng Gi¸m §èc Phã Tæng Gi¸m §èc V¨n Phßng Phßng Tæ Chøc Lao §éng Phßng KÕ ho¹ch §Çu T­ Phßng Kinh Doanh - XNK Phßng Kü ThuËt TT Hîp T¸c L§ Víi NN Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n 3.1. Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty: Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty theo quy ®Þnh cña ®iÒu lÖ Tæng C«ng ty, LuËt doanh nghiÖp Nhµ n­íc vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Thñ t­íng ChÝnh phñ, tr­íc ph¸p luËt vÒ ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn cña Tæng C«ng ty theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­îc Nhµ n­íc giao. Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty cã 5 thµnh viªn do Thñ t­íng ChÝnh phñ bæ nhiÖm. Héi ®ång qu¶n trÞ gåm: Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ vµ 4 thµnh viªn, trong ®ã 1 thµnh viªn kiªm Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn kiªm Tr­ëng ban kiÓm so¸t Tæng C«ng ty, 1 thµnh viªn phô tr¸ch c¸c lÜnh vùc tµi chÝnh, ®Çu t­, kinh doanh vµ 1 thµnh viªn phô tr¸ch nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ vµ ®µo t¹o nh©n lùc. 3.2. Ban kiÓm so¸t Tæng C«ng ty: Ban kiÓm so¸t do Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty thµnh lËp ®Ó gióp Héi ®ång qu¶n trÞ kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng ®iÒu hµnh cña Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty, Gi¸m ®èc c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng C«ng ty vµ Bé m¸y gióp viÖc cña Tæng gi¸m ®èc theo nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty. Ban kiÓm so¸t cã 5 thµnh viªn, gåm Tr­ëng ban lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ vµ 4 thµnh viªn gióp viÖc, trong ®ã 1 thµnh viªn chuyªn tr¸ch vµ 3 thµnh viªn kiªm nhiÖm. Thµnh viªn ban kiÓm so¸t do Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm. 3.3. Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty: Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty lµ Uû viªn Héi ®ång qu¶n trÞ do Thñ t­íng ChÝnh phñ bæ nhiÖm. Tæng gi¸m ®èc lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña Tæng C«ng ty, cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong Tæng C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty, tr­íc Thñ t­íng ChÝnh phñ vµ tr­íc ph¸p luËt vÒ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty. Tæng C«ng ty cã 2 phã Tæng gi¸m ®èc do Bé tr­ëng Bé C«ng nghiÖp bæ nhiÖm. C¸c phã tæng gi¸m ®èc gióp Tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ®­îc Tæng gi¸m ®èc ph©n c«ng hoÆc uû quyÒn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng gi¸m ®èc, tr­íc Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng C«ng ty, tr­íc ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn. 3.4. Bé m¸y gióp viÖc Tæng c«ng ty: Tæng c«ng ty cã 6 phßng chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ 1 Trung t©m do Tæng gi¸m ®èc Tæng C«ng ty thµnh lËp. C¸c phßng, Trung t©m Tæng C«ng ty cã 112 ng­êi, thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u, gióp viÖc Tæng gi¸m ®èc trong ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty. + Phßng tæ chøc lao ®éng + Phßng KÕ to¸n Tµi chÝnh + Phßng Kinh doanh vµ xuÊt nhËp khÈu + Phßng KÕ ho¹ch vµ §Çu t­ + Phßng kü thuËt + V¨n phßng + Trung t©m hîp t¸c lao ®éng víi n­íc ngoµi 4. T×nh h×nh ho¹t ®éng chung cña Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam: N¨m 2001 lµ n¨m ®Çu tiªn thùc hiÖn NghÞ quyÕt §¹i héi §¶ng lÇn thø IX, triÓn khai kÕ ho¹ch 5 n¨m (2001 - 2005) vµ chiÕn l­îc ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi 10 n¨m (2001 - 2010). NÒn kinh tÕ ®Êt n­íc tiÕp tôc æn ®Þnh vµ cã b­íc ph¸t triÓn. §Çu t­ n­íc ngoµi vµ trong n­íc ®ang ®­îc phôc håi. C¸c chÝnh s¸ch kÝch cÇu cña ChÝnh phñ vµ sù ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý vÜ m« theo h­íng më réng quyÒn tù chñ cho c¸c doanH nghiÖp ®· t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn sù t¨ng tr­ëng cña nhiÒu ngµnh kinh tÕ trong ®ã cã ngµnh ThÐp. N¨m 2001, l­îng ThÐp c¸n c¶ n­íc s¶n xuÊt 1.900.000 tÊn, trong ®ã Tæng c«ng ty (bao gåm c¶ liªn doanh) tham gia 1.554.400 tÊn, chiÕm 81,8%. N¨m nay c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt vµ liªn doanh tiÕp tôc gi÷ tèc ®é t¨ng tr­ëng cao. Tèc ®é t¨ng tr­ëng cña c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt thuéc Tæng c«ng ty cã kh¶ quan h¬n c¸c n¨m tr­íc. N¨m 2001 tæng l­îng ThÐp tiªu thô trªn thÞ tr­êng 3.864.200 tÊn, trong ®ã Tæng c«ng ty tham gia tiªu thô 2.143.300 tÊn, chiÕm 55,5%. ThÞ phÇn tham gia tiªu thô cña Tæng C«ng ty gi¶m kho¶ng 10% so víi n¨m tr­íc, chñ yÕu do cã thªm mét sè nhµ m¸y s¶n xuÊt ThÐp x©y dùng míi ®i vµo ho¹t ®éng. §iÒu ®ã còng cho thÊy thÞ tr­êng ThÐp ngµy cµng cã nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh. II. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ Tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam 1. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn t¹i Tæng C«ng ty V¨n b¶n ®Õn lµ c¸c c«ng v¨n, giÊy tê, tµi liÖu, v.v… do c¬ quan, ®¬n vÞ nhËn ®­îc tõ n¬i kh¸c göi ®Õn. ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cÇn ®­îc tiÕn hµnh theo c¸c quy ®Þnh cña c¸c v¨n b¶n sau ®©y: §iÒu lÖ vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c l­u tr÷, ban hµnh kÌm theo NghÞ ®Þnh cña Héi ®ång ChÝnh phñ sè 142 - CP ngµy 28 - 9 - 1963; B¶n h­íng dÉn vµo sæ vµ chuyÓn giao c«ng v¨n ®i, ®Õn cña c¬ quan, ban hµnh kÌm theo C«ng v¨n cña Côc L­u tr÷ Phñ Thñ t­íng sè 30 - NV ngµy 09 - 02 - 1977, c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan ®èi víi tõng c¬ quan, tæ chøc cô thÓ. §èi víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo th× còng ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau: + TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn ®Òu ph¶i ®­îc qua v¨n th­ cña Tæng c«ng ty ®Ó ®¨ng ký vµo sæ vµ qu¶n lý thèng nhÊt. + Khi nhËn ®­îc v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña nh©n viªn v¨n th­. + V¨n b¶n ph¶i ®­îc chuyÓn qua thñ tr­ëng c¬ quan, ch¸nh v¨n phßng hoÆc tr­ëng phßng hµnh chÝnh tr­íc khi ph©n phèi cho ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt. + V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®­îc xö lý nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt theo c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam nÕu tÝnh mét n¨m th× sè l­îng v¨n b¶n ®Õn Tæng C«ng ty kho¶ng 2.500 v¨n b¶n. Quy tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam gåm 6 b­íc: B­íc 1: S¬ bé ph©n lo¹i v¨n b¶n + KiÓm tra v¨n b¶n xem cã ®óng lµ ®­îc göi cho c«ng ty kh«ng, nÕu nhÇm ph¶i göi tr¶ l¹i n¬i göi. + Ph©n lo¹i s¬ bé theo lo¹i h×nh v¨n b¶n (c«ng v¨n, tµi liÖu, s¸ch b¸o), ®Þa chØ vµ thÈm quyÒn nhËn v.v… B­íc 2: Bãc b× v¨n b¶n C«ng ®o¹n nµy ®­îc v¨n th­ cña Tæng C«ng ty ThÐp tiÕn hµnh theo néi dung sau: + V¨n b¶n cã dÊu “ho¶ tèc”, “th­îng khÈn”, “khÈn” cÇn ®­îc bãc b× tr­íc. + Khi bãc b× kh«ng lµm r¸ch v¨n b¶n, kh«ng lµm mÊt ®Þa chØ n¬i göi vµ dÊu b­u ®iÖn. + §èi chiÕu sè, ký hiÖu, sè l­îng v¨n b¶n ghi ngoµi b× víi c¸c thµnh phÇn t­¬ng øng cña v¨n b¶n lÊy trong b× ra vµ ®èi chiÕu víi phiÕu göi (tr­êng hîp v¨n b¶n kÌm theo phiÕu göi). B­íc 3: §ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn vµ ngµy ®Õn + DÊu ®Õn cã môc ®Ých x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th­, ghi nhËn ngµy th¸ng, sè v¨n b¶n ®Õn. + DÊu ®Õn ®­îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d­íi sè vµ ký hiÖu, trÝch yÕu (cña c«ng v¨n) hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò v¨n b¶n. B­íc 4: Vµo sæ ®¨ng ký V¨n b¶n ®¨ng ký vµo sæ ngay trong ngµy ®Õn. Nãi chung, t¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam v¨n th­ ®· lËp 2 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: 1 sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt vµ 1 sæ ®¨ng ký chung cho tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi ®Õn c¬ quan. B­íc 5: Tr×nh v¨n b¶n Vµo sæ xong v¨n th­ tr×nh ch¸nh v¨n phßng xem toµn bé v¨n b¶n ®Õn ®Ó xin ý kiÕn ph©n phèi gi¶i quyÕt. Sau khi cã ý kiÕn v¨n b¶n ®­îc ®­a l¹i v¨n th­ ®Ó vµo sæ tiÕp vµ ChuyÓn giao cho c¸c ®¬n vÞ. B­íc 6: ChuyÓn giao v¨n b¶n V¨n b¶n ®Õn ®­îc giao ®óng, trùc tiÕp cho ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt vµ ®èi t­îng ®ã ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th­. 2. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i t¹i Tæng c«ng ty TÊt c¶ v¨n b¶n, giÊy tê do c¬ quan göi ra ngoµi ph¶i ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi ®i ë v¨n th­ cña c«ng ty. T¹i Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam mçi n¨m cã kho¶ng 2.000 v¨n b¶n ®­îc ph¸t hµnh ®i. Quy tr×nh qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam ®­îc thùc hiÖn qua 4 b­íc c¬ b¶n sau: B­íc 1: So¸t l¹i v¨n b¶n V¨n th­ kiÓm tra c¸C phÇn vµ thÓ thøc v¨n b¶n ®· ®óng quy ®Þnh ph¸p luËt hay ch­a. B­íc 2: Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i Ghi sè cña v¨n b¶n. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt ®­îc ®¸nh sè, ghi n¨m ban hµnh vµ ký hiÖu cho tõng lo¹i v¨n b¶n. Ghi ngµy th¸ng cña v¨n b¶n. V¨n b¶n göi ngµy nµo th× ghi ngµy Êy. Ngµy th¸ng ®­îc ghi phÝa trªn ®Çu cña mçi v¨n b¶n ®Ó tiÖn viÖc vµo sæ vµ t×m kiÕm v¨n b¶n ®­îc dÔ dµng. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n c¸ biÖt ®­îc ®Ò ngµy th¸ng lµ thêi ®iÓm ký ban hµnh. B­íc 3: ChuyÓn v¨n b¶n ®i V¨n b¶n ®­îc chuyÓn ngay trong ngµy hoÆc chËm nhÊt lµ s¸ng ngµy h«m sau ngµy vµo sæ vµ ®¨ng ký ph¸t hµnh. Riªng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn th× lµm thñ tôc ph¸t hµnh ngay sau khi nhËn ®­îc tõ c¸c ®¬n vÞ. V¨n th­ göi v¨n b¶n qua b­u ®iÖn hoÆc ®­a ®Õn ®Þa chØ n¬i nhËn, nh­ng ®Òu vµo sæ chuyÓn v¨n b¶n vµ ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ. B­íc 4: S¾p xÕp b¶n l­u v¨n b¶n Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ph¶i l­u Ýt nhÊt 02 b¶n: mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë c«ng ty, mét b¶n l­u ë v¨n th­ ®Ó tra t×m phôc vô khi cÇn thiÕt. V¨n th­ s¾p xÕp nh÷ng b¶n l­u theo tõng lo¹i, v¨n b¶n cña n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. 3. Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt t¹i Tæng C«ng ty V¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c dÊu mËt cña C«ng ty, rµ so¸t thñ tôc ®ãng dÊu ®é mËt, dÊu thu håi vµo tµi liÖu theo quy ®Þnh cña gi¸m ®èc t¹i quy chÕ tiÕp nhËn, xö lý vµ ban hµnh v¨n b¶n cña C«ng ty. Kh«ng ®­îc ®¸nh m¸y, in, sao chôp thõa sè b¶n tµi liÖu mËt ®· ®­îc quy ®Þnh. Tµi liÖu mËt so¹n th¶o, ®¸nh m¸y, in, sao chôp xong ph¶i b¶o mËt. Nh÷ng b¶n th¶o, ®¸nh m¸y, in thö, háng, thõa hoÆc giÊy than, giÊy nÕn, b¶n in nÕu kh«ng cÇn l­u l¹i t¹i c«ng ty th× v¨n th­ huû ngay. Trong khi gi¶i quyÕt c«ng viÖc kh«ng ®­îc ghi chÐp nh÷ng ®iÒu bÝ mËt vµo giÊy hoÆc sæ tay ch­a ®­îc C«ng ty qu¶n lý vµo sæ vµ ®¸nh sè. ViÖc qu¶n lý, sö dông c¸c b¨ng ghi ©m, ghi h×nh, phim, ¶nh cã ®é mËt ph¶i ®­îc b¶o vÖ nh­ chÕ ®é qu¶n lý tµi liÖu mËt. 4. Tæ chøc vµ qu¶n lý sö dông con dÊu t¹i Tæng C«ng ty Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vÒ mäi mÆt cña C«ng ty. Trong ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ThÐp ViÖt Nam v¨n b¶n ban hµnh ®­îc ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th­, bëi lÏ con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ n­íc. Ch­¬ng III: Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p HiÖn nay c«ng t¸c v¨n th­ ®· cã nh÷ng b­íc ph¸t triÓn nhÊt ®Þnh, song ë c¸c kh©u nghiÖp vô vÉn cßn nh÷ng h¹n chÕ. §Ó gi¶i quyÕt nh÷ng tån t¹i vµ ®æi míi c«ng t¸c v¨n th­ cÇn nghiªn cøu mét sè gi¶i ph¸p sau: + Nghiªn cøu h­íng dÉn thi hµnh luËt ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, ban hµnh c¸c v¨n b¶n d­íi luËt ®Ó t¹o thµnh mét hÖ thèng c¸c v¨n b¶n chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­. Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n d­íi luËt ®Ó b·i bá c¸c quy ®Þnh kh«ng phï hîp víi luËt. + Quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm tõ gi¸m ®èc c«ng ty ®Õn nh©n viªn v¨n th­ ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th­. §ång thêi gi¶i thÝch, yªu cÇu mäi ng­êi t«n träng c¸c quy ®Þnh; ph¸t hiÖn, ng¨n chÆn vµ ®Ò nghÞ xö lý nh÷ng vi ph¹m quy ®Þnh Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c v¨n th­. + §Èy m¹nh nghiªn cøu khoa häc, ph¸t huy s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn kü thuËt, hîp lý ho¸ s¶n xuÊt vµ s¸ng chÕ trong ngµnh v¨n th­. Chó ý nh÷ng h­íng nghiªn cøu tËp trung vµo x©y dùng , ban hµnh v¨n b¶n, hÖ thèng ho¸ v¨n b¶n, tiªu chuÈn ho¸ v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc, chu tr×nh v¨n b¶n, c«ng t¸c lËp hå s¬. C¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu ph¶i ®i tõ yªu cÇu thùc tÕ, ph¶i ®­îc thùc tÕ kiÓm nghiÖm. + CÇn ¸p dông c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu cã gi¸ trÞ nh»m ®æi míi c«ng t¸c v¨n th­. + Ph¸t huy s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt + Cã chÝnh s¸ch ®éng viªn b»ng tinh thÇn vµ vËt chÊt cho nh÷ng c«ng tr×nh khoa häc cã gi¸ trÞ thùc tiÔn cao. + VËn dông c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i vµo c«ng t¸c v¨n th­. Trang bÞ c¸c kü thuËt hiÖn ®¹i nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ cao trong ch­¬ng tr×nh ¸p dông tin häc vµo c«ng t¸c v¨n th­. KÕt luËn Tãm l¹i, c«ng t¸c v¨n th­ gãp phÇn kh«ng nhá cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc cña c¬ quan ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, cã n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng. C«ng t¸c v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm gióp cho thñ tr­ëng cña c¸c c¬ quan theo dâi, ®èi chiÕu kÕt qu¶ xö lý v¨n b¶n víi b¸o c¸o thèng kª hµng tuÇn cña v¨n phßng, cËp nhËt ®Çy ®ñ v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i cña c¬ quan. C«ng t¸c v¨n th­ cña c¬ quan ®· gãp phÇn quan träng trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè thiÕu xãt kh«ng thÓ tr¸nh khái nh­ng c«ng ty ®· dÇn hoµn thiÖn h¬n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ theo xu h­íng ®i lªn. Qua thêi gian thùc tËp t¹i Tæng C«ng ty em còng hiÓu ®­îc thùc tiÔn cña ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th­ ë ®©y. Qua ®ã còng gióp em mét phÇn nµo ®ã hiÓu ®­îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th­ t¹i Tæng C«ng ty. C«ng t¸c v¨n th­ lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc, nã ®ãng gãp mét phÇn cho ban l·nh ®¹o C«ng ty gióp cho C«ng ty sím hoµn thiÖn h¬n ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt , kinh doanh cña Tæng C«ng ty. Tµi liÖu tham kh¶o H­íng dÉn kü thuËt nghiÖp vô hµnh chÝnh - TS. L­u KiÕm Thanh - NXB Thèng kª - 1999 Gi¸o tr×nh c«ng t¸c v¨n th­ - Tr­êng §¹i häc Khoa häc X· héi vµ Nh©n v¨n V¨n b¶n vµ l­u tr÷ häc ®¹i c­¬ng - NguyÔn V¨n Hµn, V­¬ng §×nh QuyÒn - NXB Gi¸o dôc - 1997 C«ng t¸c v¨n th­ - Tr­êng Trung häc l­u tr÷ vµ nghiÖp vô v¨n phßng - NXB Giao th«ng vËn t¶i - 1998 Hµnh chÝnh doanh nghiÖp: T¹o lËp vµ vËn hµnh - TS. §inh V¨n TiÕn - NXB ChÝnh trÞ Quèc gia - 1998 Gi¸o tr×nh hµnh chÝnh doanh nghiÖp - Tr­êng §¹i häc Qu¶n lý vµ Kinh doanh Hµ Néi - 2000 Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ c¶i c¸ch hµnh chÝnh doanh nghiÖp - TS. §inh V¨n TiÕn, TS. L­¬ng Minh ViÖt - NXB Thèng kª - 1997 LËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ hå s¬ l­u tr÷ - Hµ Néi - 1996