Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty điện tử Nam Môn

i vµ ph¸t triÓn trong giai ®o¹n chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ, c«ng ty ®· tiÕn hµnh më réng ®Çu t­ s¶n xuÊt vµ ®Çu t­ chiÒu s©u. Quy tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty míi chØ lµ quy tr×nh c«ng nghÖ l¾p r¸p s¶n phÈm loa ®iÖn tö nh­ng nã còng rÊt phøc t¹p vµ ®ßi hái tr×nh ®é kü thuËt cao. VÒ m¸y mãc thiÕt bÞ ®· ®¹t ®­îc tr×nh ®é cao trong l¾p r¸p loa ®iÖn tö b»ng d©y chuyÒn c«ng nghÖ ®ång bé cña Hµn Quèc, nh»m n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm. Nh×n chung n¨ng lùc s¶n xuÊt cña c«ng ty ®ñ lín ®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm mµ thÞ tr­êng ®ßi hái. Phï hîp víi quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm nµy c«ng ty s¶n xuÊt s¶n phÈm theo d©y chuyÒn, ph­¬ng ph¸p nµy ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc, qu¸ tr×nh c«ng nghÖ ®­îc chia nhá thµnh nhiÒu b­íc, c«ng viÖc s¾p xÕp theo mét tr×nh ®é hîp lý vµ cã thêi gian thùc hiÖn b»ng nhau ®Ó giao cho tõng ng­êi thùc hiÖn. §Ó qu¶n lý vµ tæ chøc s¶n xuÊt ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao, ng­êi qu¶n lý ph¶i cã tr×nh ®é kü thuËt cao ®Ó theo dâi, xö lý vµ c¶i tiÕn c«ng nghÖ, qu¶n ®èc ph©n x­ëng ph¶i am hiÓu kü thuËt s©u, ®­îc chuyªn m«n ho¸ phô tr¸ch tõng d©y chuyÒn vµ phèi hîp chÆt chÏ víi bé phËn kü thuËt, c¸c l·nh ®¹o cña c«ng ty vµ c¸n bé qu¶n trÞ kh¸c còng ph¶i am hiÓu qua vÒ c«ng t¸c kü thuËt. §ång thêi viÖc s¶n xuÊt theo d©y chuyÒn ®ßi hái t¸c phong lµm viÖc c«ng nghiÖp nhanh gän, hiÖu qu¶. Do ®ã ®éi ngò c¸n bé qu¶n trÞ còng ph¶i theo ®­îc nhÞp ®é cña s¶n xuÊt ®Ó thÝch øng vµ thóc ®Èy s¶n xuÊt. S¬ ®å 1: S¬ ®å c«ng nghÖ l¾p r¸p loa ChuÈn bÞ linh kiÖn rêi Hµn ch©n linh kiÖn vµo m¶ng KCS kiÓm tra viÖc hµn ch©n linh kiÖn Söa ch÷a m¶ng rêi Söa ch÷a m¹ch ChuÈn bÞ m¶ng rêi ChuÈn bÞ loa rêi L¾p r¸p m¸y Ch¹y vµ thö m¸y ChØnh m¸y §ãng thïng loa KiÓm tra ®ãng dÊu chÊt l­îng §ãng hép Thµnh phÈm ChuÈn bÞ vá loa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tõ (1) ®Õn (3) : do x­ëng CKD thùc hiÖn Tõ (4) ®Õn (11) : do x­ëng SKD thùc hiÖn * C¬ së vËt chÊt kü thuËt phôc vô cho s¶n xuÊt §Ó phï hîp víi c«ng nghÖ s¶n xuÊt loa, c«ng ty còng ph¶i cã c¸c thiÕt bÞ ë tr×nh ®é hiÖn ®¹i t­¬ng xøng. Tuy nhiªn viÖc mua s¾m, ®æi míi trang thiÕt bÞ s¶n xuÊt cßn gÆp khã kh¨n vÒ tµi chÝnh. Ngoµi mét sè b¨ng chuyÒn vµ mét sè m¸y hµn tù ®éng ra, hÇu hÕt c¸c thiÕt bÞ cßn l¹i sö dông l©u. ThiÕt bÞ chñ yÕu yÕu cña c«ng ty bao gåm: BiÓu 2: ThiÕt bÞ c«ng nghiÖp chñ yÕu cña c«ng ty. STT Tªn thiÕt bÞ N­íc s¶n xuÊt Sè l­îng 1 B¨ng chuyÒn l¾p r¸p loa Hµn Quèc 01 2 M¸y hµn tù ®éng NhËt B¶n 01 3 M¸y ph©n tÝch ©m thanh NhËt B¶n 01 4 M¸y ®o ®é c¸ch ®iÖn NhËt B¶n 02 5 §ång hå ®iÖn tö c¸c lo¹i Hµn Quèc 08 6 C¸c bé phËn c©n chØnh ®é rung cho tõng s¶n phÈm Hµn Quèc 06 7 C¸c c«ng cô cÇm tay ViÖt Nam Nh÷ng thiÕt bÞ trªn lµ nh÷ng thiÕt bÞ ®¾t tiÒn, yªu cÇu ®é chÝnh x¸c cao vµ b¶o qu¶n cÈn thËn, do ®ã c«ng ty ph¶i cã nh÷ng lao ®éng chuyªn qu¶n lý thiÕt bÞ c«ng nghÖ víi tr×nh ®é kü thuËt cao, cã tr¸ch nhiÖm ®ång thêi ®Æt ra vÊn ®Ò kÕ ho¹ch b¶o d­ìng, kiÓm tra, c¶i tiÕn vµ mua s¾m míi thiÕt bÞ c«ng nghÖ phôc vô s¶n xuÊt. X­ëng s¶n xuÊt CKD: Nguyªn liÖu chÝnh ë ®©y lµ linh kiÖn rêi nhËp ngo¹i do c¸c kho vËt t­ cña c«ng ty cung cÊp, x­ëng cã nhiÖm vô l¾p r¸p thµnh m¸y linh kiÖn cho loa, sau ®ã ®­a tiÕp sang ph©n x­ëng CKD. X­ëng s¶n xuÊt SKD: NhËn d¹ng linh kiÖn tõ x­ëng CKD vµ c¸c lo¹i vËt t­ kh¸c nh­ loa dêi, vá loa... tõ kho vËt t­ cña c«ng ty sau ®ã l¾p r¸p vµ kiÓm tra hoµn chØnh thµnh phÈm nhËp kho. Chøc n¨ng cña tõng bé phËn 1. Phßng Kü thuËt: Thùc hiÖn hÇu hÕt c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn kü thuËt phôc vô cho s¶n xuÊt, chuyÓn giao c«ng nghÖ qu¶n lý qui tr×nh kü thuËt, qu¶n lý m¸y mãc thiÕt bÞ, nghiªn cøu ph¸t triÓn kü thuËt, øng dông ph­¬ng ph¸p kü thuËt míi, thiÕt kÕ s¶n phÈm míi ... 2. Phßng KCS: Cã chøc n¨ng kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm vµ trong ®ã bao gåm c¶ mét phÇn chøc n¨ng kü thuËt ®ã lµ x©y dùng tiªu chuÈn kü thuËt cho s¶n phÈm. 3. Trung t©m b¶o hµnh: Cã chøc n¨ng kÌm dÞch vô b¶o hµnh s¶n phÈm, söa ®æi, söa ch÷a s¶n phÈm sau khi b¸n. 4.Phßng kÕ ho¹ch vËt t­: Cã chøc n¨ng kÕ ho¹ch hãa vµ ®iÒu ®é s¶n xuÊt, x¸c ®Þnh chiÕn l­îc chung vµ chiÕn l­îc s¶n phÈm, x©y dùng kÕ ho¹ch dµi h¹n vµ ng¾n h¹n, lËp kÕ ho¹ch tiÕn ®é s¶n xuÊt vµ c«ng t¸c ®iÒu ®é s¶n xuÊt. Ngoµi ra phßng cßn thùc hiÖn mua nguyªn vËt liÖu, vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu, qu¶n lý kho vµ cÊp ph¸t vËt t­ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 5. Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh: Thùc hiÖn chøc n¨ng tµi chÝnh bao gåm viÖc t¹o nguån vèn, qu¶n lý c¸c lo¹i vèn quü cña c«ng ty, c«ng t¸c tÝn dông nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn. Ngoµi ra phßng cßn thùc hiÖn chøc n¨ng h¹ch to¸n gåm h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ thèng kª, c«ng t¸c ghi chÐp ban ®Çu, th«ng tin kinh tÕ néi bé cña c«ng ty. 6. Phßng b¸n hµng: Thùc hiÖn chøc n¨ng tiªu thô s¶n phÈm bao gåm: Nghiªn cøu thÞ tr­êng, qu¶ng c¸o... 7. Phßng XuÊt nhËp khÈu: Thùc hiÖn mét phÇn chøc n¨ngmua hµng nh­ mua nguyªn vËt liÖu, mua vËt t­ kü thuËt n­íc ngoµi, ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ víi n­íc ngoµi. 8. Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Thùc hiÖn chøc n¨ng vÒ nh©n sù nh­ tuyÓn dông, bè trÝ, ®µo t¹o, khen th­ëng, kû luËt ®èi víi CNV cña c«ng ty. Bªn c¹nh ®ã phßng cßn thùc hiÖn chøc n¨ng nh­ ®Þnh møc lao ®éng, tr¶ l­¬ng, tr¶ th­ëng cho CNV cña c«ng ty. PhÇn II T×nh h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty ®iÖn tö nam m«n vµ kiÕn nghÞ II.1/T×nh h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty trong c¸c n¨m qua. II.1.1/ T×nh h×nh ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n trÞ. Ph©n c«ng qu¸ tr×nh qu¶n trÞ lµ mét ph©n chia qu¸ tr×nh qu¶n trÞ ra thµnh c¸c qu¸ tr×nh cã tÝnh chÊt chuyªn m«n hãa, theo nh÷ng c«ng viÖc riªng biÖt vµ giao nh÷ng c«ng viÖc cho nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµ thÝch hîp vÒ nghÒ nghiÖp. Cßn hiÖp t¸c qu¸ tr×nh qu¶n trÞ lµ kÕt qu¶ cña ph©n c«ng qu¸ tr×nh qu¶n trÞ, nã thÓ hiÖn mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n trong khi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ. Do ®ã ®Ó n¾m râ t×nh h×nh ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong bé m¸y qu¶n trÞ, t¨ng nghiªn cøu c¬ tæ chøc bé m¸y ®Ó n¾m ®­îc mét sè bé phËn chøc n¨ng trong bé m¸y qu¶n trÞ ®ã lµ viÖc ph©n c«ng lao ®éng trong tõng bé phËn, ®Ó biÕt nhiÖm vô, chøc n¨ng, c«ng viÖc cña tõng c¸ nh©n vµ mèi liªn hÖ gi÷a c¸c c¸ nh©n ®ã. II.1.2/ C¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty. Nh×n vµo s¬ ®å (nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn I) ta thÊy bé m¸y c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty ®­îc x©y dùng theo kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng, ®©y lµ kiÓu c¬ cÊu ®­îc ¸p dông phæ biÕn ë hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ë n­íc ta hiÖn nay. Tuy vËy c¬ cÊu nµy cßn cång kÒnh, vÉn cßn nh÷ng bé phËn cã nhiÒu ®Çu mèi qu¶n lý. §ã lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n chia c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ trong C«ng ty. II.1.2.a /Bè trÝ lao ®éng trong bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty - VÒ sè l­îng: Tæng sè lao ®éng lµm viÖc trong bé m¸y qu¶n trÞ lµ 48 ng­êi chiÕm 30,6% tæng sè lao ®éng cña toµn C«ng ty. - VÒ tr×nh ®é: + Bé phËn l·nh ®¹o cña C«ng ty cã tr×nh ®é cao vµ ®ång ®Òu, 100% cã tr×nh ®é §¹i häc. + Bé phËn chøc n¨ng: Sè lao ®éng cã tr×nh ®é §¹i häc ph©n bæ ch­a ®ång ®Òu; C¸c phßng: Tæ chøc hµnh chÝnh, kü thuËt, trung t©m b¶o hµnh cã 70%. C¸c phßng ban kh¸c chiÕm d­íi 10%, sè lao ®éng lµm viÖc ë bé m¸y qu¶n trÞ cã tr×nh ®é s¬ cÊp lµ: 5/48 chiÕm 16,7%. - VÒ chuyªn m«n: Sè lao ®éng ®­îc ®µo t¹o vÒ kinh tÕ lµ 13 ng­êi chiÕm 27,08% trong tæng sè lao ®éng lµm viÖc trong bé m¸y. Sè lao ®éng lµm viÖc ®óng chuyªn m«n lµ 34 ng­êi chiÕm 70,8% cßn l¹i 29,2% lµm viÖc sai chuyªn m«n. II.1.3 - T×nh h×nh thùc hiÖn chøc n¨ng sö dông lao ®éng trong bé m¸y qu¶n trÞ. 1. Ban Gi¸m ®èc: Ban gi¸m ®èc cã nhiÖm vô chØ huy vµ ®iÒu hµnh qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña C«ng ty. BiÓu 4: KÕt cÊu cña Ban Gi¸m ®èc TT Chøc danh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o Tr×nh ®é Tuæi 1 Gi¸m ®èc §iÖn tö §¹i häc 47 2 Phã G§ I VËt lý b¸n dÉn §¹i häc 50 3 Phã G§ II Kinh tÕ §¹i häc 53 Chøc n¨ng cña tõng thµnh viªn trong Ban Gi¸m ®èc nh­ sau: + Gi¸m ®èc : Lµ ng­êi ®¹i diÖn cho c¸n bé CNV t¹i C«ng ty. Gi¸m ®èc cã nhiÖm vô l·nh ®¹o chung vµ phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, hîp t¸c quèc tÕ, xuÊt nhËp khÈu, kÕ ho¹ch kinh doanh, ®Çu t­ ph¸t triÓn. + Phã Gi¸m ®èc I : Gióp Gi¸m ®èc phô tr¸ch qu¶n lý kü thuËt vµ c«ng t¸c b¶o hµnh s¶n phÈm, kÕ ho¹ch hãa vµ ®iÒu ®é s¶n xuÊt, c«ng t¸c lao ®éng tiÒn l­¬ng. Ngoµi ra Phã Gi¸m ®èc I cßn ®­îc phÐp thay mÆt Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc chung khi Gi¸m ®èc v¾ng mÆt. + Phã Gi¸m ®èc II : Gióp Gi¸m ®èc c«ng t¸c phô tr¸ch kinh doanh bao gåm: Qu¶n lý nguån vèn, t¹o nguån vèn cho s¶n xuÊt, kinh doanh vµ ®Çu t­, qu¶n lý kh©u b¸n hµng, cÊp ph¸t vËt t­ s¶n phÈm. Qua trªn chóng ta thÊy r»ng sù ph©n c«ng nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm râ rµng gi÷a c¸c thµnh viªn, phï hîp víi tr×nh ®é chuyªn m«n cña tõng ng­êi. VÒ mÆt tr×nh ®é, Ban Gi¸m ®èc cã tr×nh ®é cao, 100% cã tr×nh ®é §¹i häc vµ lµm viÖc ®óng chuyªn m«n. Tuæi trung b×nh cña Ban Gi¸m ®èc lµ 50. Trong Ban gi¸m ®èc ch­a cã ai chuyªn m«n c¶ vÒ kinh tÕ lÉn kü thuËt. 2. Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh. Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh lµ bé phËn nghiÖp vô cã chøc n¨ng gióp Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n, qu¶n lý vµ sö dông c¸c lo¹i vèn quü, ph©n phèi vµ ph©n phèi l¹i thu nhËp. §ång thêi gióp Gi¸m ®èc thùc hiÖn kiÓm tra, kiÓm so¸t b»ng tiÒn mäi ho¹t ®éng cña c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô, phï hîp víi c¸c phßng ban chøc n¨ng, x©y dùng, ®«n ®èc, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn s¶n xuÊt, kü thuËt, tµi chÝnh ph©n bæ c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng. NhiÖm vô cña phßng KÕ to¸n. - X©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh cña C«ng ty: Bao gåm thu chi tµi chÝnh, vèn cè ®Þnh, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, ®Þnh møc vèn l­u ®éng, tÝn dông ng©n hµng, h¹ gi¸ thµnh ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n, ph©n phèi lîi nhuËn, tham gia x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kü thuËt tµi chÝnh hµng n¨m cña C«ng ty, b¶o vÖ kÕ ho¹ch tµi chÝnh cña C«ng ty tr­íc Gi¸m ®èc - Tæ chøc c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi hîp lý theo ®óng qui ®Þnh cña Nhµ n­íc. - TiÕp nhËn qu¶n lý, cÊp ph¸t c¸c lo¹i vèn b»ng tiÒn cho c¸c nhu cÇu vÒ ®Çu t­ x©y dùng. - Nghiªn cøu hoµn thiÖn c«ng t¸c nghiÖp vô kÕ to¸n, c«ng t¸c thu håi vèn... - X¸c ®Þnh lîi nhuËn thùc hiÖn hµng n¨m cña C«ng ty, ph©n phèi lîi nhuËn tiÒn th­ëng, tiÒn l­¬ng. - Phßng KÕ to¸n cña C«ng ty gåm cã 4 ng­êi: + Tr­ëng phßng (KÕ to¸n tr­ëng): Phô tr¸ch chung kiªm kÕ to¸n tæng hîp, cã nhiÖm vô chØ ®¹o nghiÖp vô vµ tæ chøc toµn bé phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, tËp hîp sè liÖu trong kú ®Ó lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. + KÕ to¸n vËt liÖu tiÒn mÆt vµ thµnh phÈm tiªu thô: Cã nhiÖm vô h¹ch to¸n chi tiÕt vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp kho vËt liÖu vµ c«ng cô lao ®éng nhá, ®¶m b¶o cung cÊp sè liÖu chÝnh x¸c, kÞp thêi cho bé phËn kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, theo dâi c¸c chøng tõ thu chi tiÒn mÆt, më sæ chi tiÕt, t×nh h×nh thanh to¸n, theo dâi ph¶n ¸nh c¸c sæ s¸ch, c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn göi, tiÒn vay ng©n hµng. Ngoµi ra cßn cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm, t×nh h×nh tiªu thô s¶n phÈm, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ s¶n xuÊt - kinh doanh vµ theo dâi thanh to¸n víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc. + Thèng kª ph©n x­ëng kiªm kÕ to¸n tËp hîp cho phÝ s¶n xuÊt, tµi s¶n cè ®Þnh vµ tiÒn l­¬ng : Cã nhiÖm vô nhËn, kiÓm tra chøng tõ, ghi chÐp sæ s¸ch, h¹ch to¸n nghiÖp vô yªu cÇu qu¶n lý s¶n xuÊt ph©n x­ëng, lËp b¸o c¸o nghiÖp vô, chuyÓn c¸c chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó tiÕn hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n. Ngoµi ra cßn cã nhiÖm vô tËp hîp toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt trong quý b¸o c¸o kÕ to¸n tr­ëng ®Ó tÝnh gi¸ thµnh, theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m vµ trÝch khÊu hao TSC§, theo dâi t×nh h×nh chi tr¶ l­¬ng cho lao ®éng trong C«ng ty. + Thñ quü : Cã nhiÖm vô qu¶n lý tiÒn mÆt, thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô thu chi tiÒn mÆt trªn c¬ së chøng tõ hîp ph¸p. ViÖc sö dông lao ®éng trong phßng ®­îc thùc hiÖn qua biÓu sau: Sè l­îng, kÕt cÊu vµ kÕt qu¶ kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc cña phßng kÕ to¸n. BiÓu 5: Bè trÝ lao ®éng cho phßng kÕ to¸n TT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 KÕ to¸n tr­ëng §¹i häc TCKT 2 KÕ to¸n vËt liÖu, tiÒn mÆt vµ thµnh phÈm tiªu thô Trung cÊp Kinh tÕ 3 Chi phÝ s¶n xuÊt, thèng kª §¹i häc TCKT 4 Thñ quü Trung cÊp TCKT Qua trªn chóng ta thÊy r»ng: Phßng ®· thùc hiÖn hÇu hÕt c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao. Bªn c¹nh ®ã kh©u båi d­ìng c¸n bé nghiÖp vô kÕ to¸n cßn ch­a ®­îc thùc hiÖn, sù ph©n chia chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c thµnh viªn lµ phï hîp vµ khoa häc, qua sè liÖu trªn ta thÊy vÒ tr×nh ®é 50% nh©n viªn cã tr×nh ®é §¹i häc, 50% cã tr×nh ®é trung cÊp. 3. Phßng KCS: NhiÖm vô cña phßng lµ x©y dùng tiªu chuÈn kü thuËt, kiÓm tra chÊt l­îng hµng hãa l­u kho vµ s¶n phÈm, ®¸nh gi¸ vµ kiÓm tra chÊt l­îng hµng hãa khi nhËp vÒ. T×nh h×nh bè trÝ vµ sö dông lao ®éng cña phßng thÓ hiÖn ë b¶ng sau: BiÓu 6: Bè trÝ lao ®éng cho phßng KCS TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc §iÖn tö 2 Nh©n viªn Trung cÊp Anh v¨n 3 K.s­ kiÓm tra linh kiÖn §¹i häc VËt lý - tin häc 4 K.s­ kiÓm tra s¶n phÈm §¹i häc VËt lý NhËn xÐt: Phßng ®· thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao, phßng cã 3 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm 75%, nh­ vËy chÊt l­îng lao ®éng trong phßng ®¹t kh¸ cao, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng viÖc, vÒ sè l­îng th× phßng hiÖn cã 4 ng­êi nh­ vËy lµ kh¸ nhiÒu so víi c«ng viÖc nªn kh«ng tËn dông ®­îc thêi gian nhµn rçi cña c¸c thµnh viªn. 4. Phßng b¸n hµng: NhiÖm vô: Nghiªn cøu thÞ tr­êng, x©y dùng kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm, tæ chøc vµ qu¶ lý tiªu thô s¶n phÈm. T×nh h×nh bè trÝ vµ sö dông lao ®éng trong phßng ®wojc thÓ hiÖn ë biÓu sau: BiÓu 7: Bè trÝ lao ®éng cho phßng b¸n hµng TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 C¸n bé qu¶n lý s¶n phÈm vµ thanh to¸n §¹i häc Th­¬ng m¹i 2 C¸n bé sö lý th«ng tin thÞ tr­êng §¹i häc Th­¬ng m¹i 3 C¸n bé qu¶n lý ®iÓm b¸n Trung cÊp Th­¬ng m¹i NhËn xÐt: Phßng ®· cã sù ph©n c«ng chøc n¨ng nhiÖm vô cho mçi thµnh viªn. VÒ tr×nh ®é phßng cã 2 ng­êi cã tr×nh ®é §¹i häc chiÕm 66,66%, nh­ng phßng ch­a cã ai chuyªn m«n vÒ marketing. 5. Phßng kü thuËt: Cã nhiÖm vô: - Qu¶n lý kü thuËt gåm qu¶n lý c«ng nghÖ ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt, qu¶n lý trang thiÕt bÞ m¸y mãc c«ng nghÖ vµ thiÕt bÞ kh¸c, qu¶n lý vµ båi d­ìng, ®µo t¹o cho c¸n bé CNV, tiÕp nhËn c«ng nghÖ l¾p r¸p tõ c¸c c¬ së s¶n xuÊt, v¹ch ra c«ng nghÖ s¶n xuÊt, gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò kü thuËt cô thÓ trong s¶n xuÊt hoÆc nh÷ng vÊn ®Ò c«ng ty ®ßi hái. T×nh h×nh bè trÝ lao ®éng cña phßng thÓ hiÖn ë biÓu sau: BiÓu 8: Sè l­îng kÕt cÊu lao ®éng cña phßng kü thuËt TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc VËt lý r¾n 2 K.s­ qu¶n lý t.bÞ vµ thiÕt kÕ §¹i häc Dông cô ®o 3 K.s­ theo dâi s¶n xuÊt vµ nghiªn cøu §¹i häc §iÖn tñ NhËn xÐt: NhiÖm vô cña phßng ®­îc ph©n thµnh møc ®é phøc t¹p kh¸c nhau vµ giao cho nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é phï hîp, nh÷ng viÖc thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ lËp c«ng nghÖ s¶n xuÊt kh«ng giao cho c¸ nh©n cô thÓ, tr¸i l¹i, viÖc båi d­ìng ®µo t¹o kü thuËt cho c«ng nh©n viªn cßn ch­a ®­îc thùc hiÖn, viÖc nghiªn cøu kü thuËt míi ch­a ®­îc ph¸t huy. ChÊt l­îng ®éi ngò cña phßng kh¸ cao vµ ®ång ®Òu 100% cã tr×nh ®é §¹i häc. Tuy nhiªn do yªu cÇu ngµy cµng cao cña khoa häc kü thuËt nªn C«ng ty cÇn bæ sung thªm sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng c¸n bé cho phßng. 6. Phßng KÕ ho¹ch: - X©y dùng kÕ ho¹ch dµi h¹n hµng n¨m, hµng quý cña C«ng ty vµ tæng hîp kÕ ho¹ch kÞp thêi chÝnh x¸c, gióp Gi¸m ®èc C«ng ty chØ ®¹o ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh. - C©n ®èi c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. - KÕ ho¹ch hãa vµ ®iÒu ®é s¶n xuÊt. - §«n ®èc kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch cña C«ng ty. - KiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô s¶n xuÊt, c¸c hîp ®ång kinh tÕ. - Nghiªn cøu bæ sung, hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p kÕ ho¹ch hãa cña C«ng ty. T×nh h×nh bè trÝ lao ®éng cña phßng thÓ hiÖn ë biÓu sau BiÓu : 9 Sè l­îng kÕt cÊu lµm viÖc cña phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc Kü thuËt 2 Chuyªn viªn ®iÒu ®é s¶n xuÊt vµ tiÕp liÖu §¹i häc Kinh tª 3 Chuyªn viªn kÕ ho¹ch vËt t­ §¹i häc Kinh tÕ 4 Trî lý Trung cÊp §iÖn tö NhËn xÐt: Sù ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô gi÷a c¸c thµnh viªn ch­a ®­îc râ rµng, ch­a cã ai cã chuyªn m«n vÒ kinh tÕ ph¸t triÓn, sè ng­êi lµm viÖc sai chuyªn m«n vÉn cßn vÒ tr×nh ®é cã 3/4 = 75% cã tr×nh ®é ®¹i häc, 25% tr×nh ®é trung cÊp, phßng ®· thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô ®­îc giao. 7. Trung t©m b¶o hµnh. - Tæ chøc vµ qu¶n lý m¹ng l­íi b¶o hµnh cña C«ng ty, thùc hiÖn b¶o hµnh vµ söa ch÷a linh kiÖn, b¸n thµnh phÈm tån kho, h­íng dÉn kh¸ch hµng vÒ chøc n¨ng c«ng dông s¶n phÈm. BiÓu 10: T×nh h×nh bè trÝ vµ sö dông lao ®éng cña phßng thÓ hiÖn qua biÓu sau: TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc §iÖn tö 2 Kü s­ §¹i häc Kü thuËt t.tin 3 Kü s­ §¹i häc VËt lý 4 Kü s­ §¹i häc §iÖn tö 5 Kü s­ §¹i häc §iÖn tö 6 Nh©n viªn Trung cÊp §iÖn tö NhËn xÐt: ChÊt l­îng vµ sè l­îng cña trung t©m phï hîp vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®ßi hái cña c«ng viÖc trung t©m cã 5/6 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm 83,3% vµ 1 trung cÊp chiÕm 16,67%. Trung t©m còng ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ hoµn thµnh c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô ®­îc giao. 8. Phßng xuÊt nhËp khÈu . Chøc n¨ng: Thùc hiÖn thñ tôc vÒ xuÊt - nhËp khÈu linh kiÖn vµ s¶n phÈm, gióp Ban gi¸m ®èc ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång víi n­íc ngoµi. BiÓu 11: Sè l­îng, kÕt cÊu lao ®éng cua phßng xuÊt nhËp khÈu TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc VËt lý 2 Chuyªn viªn §¹i häc Ngo¹i th­¬ng 3 Nh©n viªn §¹i häc §iÖn tñ NhËn xÐt: Phßng thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng ®­îc giao nh­: NhËp khÈu linh kiÖn, nguyªn vËt liÖu gióp Gi¸m ®èc ®µm ph¸n, ký kÕt víi ®èi t¸c n­íc ngoµi nh­ng xuÊt khÈu hÇu nh­ ch­a ph¸t huy ®­îc, nguyªn nh©n chñ yÕu lµ do s¶n phÈm cña C«ng ty ch­a cã kh¶ n¨ng xuÊt khÈu. VÒ sè l­îng lao ®éng phßng cã 100% tr×nh ®é §¹i häc. Nh­ng sù ph©n c«ng chøc n¨ng cña phßng ch­a ®­îc râ rµng cho tõng thµnh viªn. 9. Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Chøc n¨ng: - X©y dùng h­íng dÉn thùc hiÖn ph­¬ng ¸n kiÖn to¸n tæ chøc cña C«ng ty, x©y dùng néi dung tæ chøc, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm cña c¸c phßng c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. - Thùc hiÖn viÖc tuyÓn dông, ®Ò b¹t, b·i nhiÖm, ®iÒu ®éng vµ kû luËt, khen th­ëng cho c¸n bé, CNV. - X©y dùng kÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé, chän cö vµ lµm thñ tôc cho c¸n bé CNV ®i häc, thùc hiÖn viÖc xÕp l­¬ng, n©ng bËc cho c¸n bé CNV theo ®óng qui ®Þnh. - X©y dùng kÕ ho¹ch b¶o hé lao ®éng, tæ chøc kiÓm tra vµ kÞp thêi ®Ò nghÞ mua c¸c trang thiÕt bÞ lµm viÖc. - Phô tr¸ch kh©u hµnh chÝnh, b¶o vÖ, an toµn phßng ch¸y ch÷a ch¸y. Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh cña C«ng ty gåm cã 10 ng­êi vµ ®­îc bè trÝ nh­ sau: + Tr­ëng phßng : Phô tr¸ch chung vµ phô tr¸ch kh©u c¸n bé, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc néi bé, c«ng t¸c b¶o vÖ vµ tiÒn l­¬ng cho l·nh ®¹o. + Phã phßng : Phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n th­, l­u trò. + Chuyªn viªn tæ chøc: Phô tr¸ch c«ng viÖc x©y dùng néi qui, qui chÕ, so¹n th¶o v¨n b¶n, phô tr¸ch c«ng t¸c phßng ch¸y, ch÷a ch¸y, tuyÓn dông vµ cho th«i viÖc. + Chuyªn viªn lao ®éng tiÒn l­¬ng: Phô tr¸ch c«ng viÖc tr¶ l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm lao ®éng cho nh©n viªn cña c«ng ty. +C¸n sù lao ®éng tiÒn l­¬ng: Thùc hiÖn viÖc tr¶ l­¬ng, b¶o hiÓm, theo dâi hµng ngµy c«ng vµ thu nhËp cña ng­êi lao ®éng trong C«ng ty. + 03 nh©n viªn b¶o vÖ : B¶o vÖ C«ng ty 24/24h + 02 nh©n viªn vÖ sinh mÆt b»ng BiÓu 12: Sè l­îng, kÕt cÊu cña phßng hµnh chÝnh TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng §¹i häc Kü thuËt 2 Phã phßng §¹i häc V« tuyÕn 3 Chuyªn viªn tæ chøc §¹i häc §iÖn 4 Chuyªn viªn lao ®éng tiÒn l­¬ng §¹i häc Kinh tÕ 5 V¨n th­ §¹i häc VËt gi¸ 6 Tæ b¶o vÖ (03 ng­êi) 7 Tæ vÖ sinh (02 ng­êi) NhËn xÐt: Phßng ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ chøc n¨ng ®­îc giao cã ph©n cÊp nhiÖm vô râ rµng cho tõng bé phËn thµnh viªn, trong phßng cã 5/10 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc chiÕm 50% cã tr×nh ®é ®¹i häc 10. C¸c ph©n x­ëng: (L¾p r¸p, c¬ khÝ, m¹ s¬n). T×nh h×nh sö dông lao ®éng qu¶n lý ®­îc thÓ hiÖn. BiÓu 13 : KÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý ë ph©n x­ëng l¾p r¸p, c¬ khÝ m¹ s¬n. TT Chøc n¨ng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Qu¶n ®èc l¾p r¸p §¹i häc §iÖn tö 2 Phã qu¶n ®èc l¾p r¸p Trung cÊp §iÖn tö 3 Phã qu¶n ®èc l¾p r¸p S¬ cÊp §iÖn tö 4 Phã qu¶n ®èc l¾p r¸p §¹i häc §iÖn tö 5 Qu¶n ®èc c¬ khÝ §¹i häc §iÖn tö 6 Qu¶n ®èc m¹ s¬n §¹i häc Hãa NhËn xÐt: Sè l­îng vµ chÊt l­îng lao ®éng qu¶n lý ë c¸c ph©n x­ëng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®ßi hái cña c«ng viÖc. HÇu hÕt c¸c ph©n x­ëng ®Òu thùc hiÖn tèt chøc n¨ng vµ c«ng viÖc ®­îc giao. Nh­ng bªn c¹nh ®ã ph©n x­ëng m¹ s¬n ch­a ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng so víi tiÒm n¨ng cña m×nh. 11. NhËn xÐt chung vÒ t×nh h×nh ph©n c«ng lao ®éng vµ hiÖp t¸c trong bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty. Ph©n c«ng lao ®éng qu¶n trÞ theo chøc n¨ng ®· ®­îc sö dông réng r·i trong hÇu hÕt c¸c bé phËn cña bé m¸y qu¶n trÞ vµ ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng khÝch lÖ, ®iÒu ®ã ®­îc thÓ hiÖn: - Ph©n chia chøc n¨ng nhiÖm vô râ rµng cô thÓ, trong c¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n trÞ, mét sè b« phËn ®­îc ph©n c«ng lao ®éng ®Çy ®ñ vµ hÇu hÕt cã tr×nh ®é chuyªn m«n phï hîp víi c«ng viÖc. Nh­ng bªn c¹nh ®ã, sù ph©n c«ng vÉn tån t¹i mét sè vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt nh­: + Sè lao ®éng lµm viÖc ë bé m¸y qu¶n trÞ tr¸i víi chuyªn m«n cña m×nh lµ 11 ng­êi chiÕm 22,92%, mét sè phßng ban chøc n¨ng ch­a ph©n râ nhiÖm vô quyÒn h¹n cña c¸c thµnh viªn, ®iÒu ®ã g©y ra viÖc gi¶m hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc. + Mét sè bé phËn trong bé m¸y qu¶n trÞ ch­a ®­îc ph©n c«ng phï hîp vÒ chuyªn m«n, dÉn ®Õn khã kh¨n trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao. - HiÖp t¸c lao ®éng gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng. Nh×n chung, sù hiÖp t¸c lao ®éng gi÷a c¸c thµnhviªn trong bé m¸y qu¶n trÞ diÔn ra dÔ dµng vµ thuËn tiÖn ®¹t hiÖu qu¶ c«ng viÖc t­¬ng ®èi cao. Tuy nhiªn do tr×nh ®é còng nh­ chuyªn m«n kh«ng phï hîp nªn nhiÒu khi viÖc hîp t¸c cßn gÆp ph¶i nh÷ng khã kh¨n nhÊt ®Þnh. II.1.4/ T×nh h×nh tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc II.1.4.a/ T×nh h×nh tæ chøc n¬i lµm viÖc cña c¸c phßng ban Tæ chøc n¬i lµm viÖc lµ tæng hîp c¸c biÖn ph¸p nh»m t¹o ra n¬i lµm viÖc tÊt c¶ c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt ®Ó tiÕn hµnh qu¸ tr×nh lao ®éng, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt víi hiÖu suÊt cao ®ång thêi ®¶m b¶o søc khoÎ vµ kh¶ n¨ng lµm viÖc cña con ng­êi. Néi dung cña tæ chøc n¬i lµm viÖc gåm 3 néi dung chñ yÕu: ThiÕt kÕ n¬i lµm viÖc, trang bÞ n¬i lµm viÖc vµ bè trÝ hîp lý n¬i lµm viÖc. - ThiÕt kÕ n¬i lµm viÖc: VÒ c¬ b¶n, n¬i lµm viÖc cña c«ng ty tËp trung t¹i 295 B¹ch mai Hµ Néi, ngo¹i trõ mét sè cöa hµng, ®¹i lý cña c«ng ty ®ãng t¹i c¸c cöa hµng ngoµi ®Þa phËn cña c«ng ty. Phßng lµm viÖc cña c¸c bé phËn chøc n¨ng ®­îc bè trÝ mét c¸ch hîp lý vµ t­¬ng ®èi khoa häc, cô thÓ: + Phßng lµm viÖc cña gi¸m ®èc, vµ hai phã gi¸m ®èc ®­îc bè trÝ c¹nh nhau, tiÕp ®ã lµ phßng XNK vµ phßng häp, sù bè trÝ nµy thuËn lîi cho viÖc trao ®æi, héi ý, tiÕp kh¸ch vµ ký kÕt hîp ®ång. + C¸c phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, phßng b¸n hµng, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ vµ phßng tæ chøc hµnh chÝnh ®­îc bè trÝ c¹nh nhau t¹o thµnh mét khu vùc thuËn tiÖn cho viÖc hiÖp t¸c trao ®æi gi÷a c¸c phßng nµy. + Phßng kü thuËt vµ phßng KCS cßn cã bé phËn ®Æt ë ph©n x­ëng l¾p r¸p ®Ó tiÖn theo dâi s¶n xuÊt. - Trang bÞ n¬i lµm viÖc: lµ cung cÊp ph­¬ng tiÖn vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt ®Ó n¬i lµm viÖc cã thÓ tiÕn hµnh qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, qu¸ tr×nh lao ®éng víi hiÖu suÊt cao ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc søc lao ®éng cña ng­êi c«ng nh©n. N¬i lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng qu¶n lý cÇn ®­îc trang bÞ nh÷ng lo¹i sau: + C¸c thiÕt bÞ chÝnh: lµ nh÷ng thiÕt bÞ mµ ng­êi c«ng nh©n dïng ®Ó t¸c ®éng trùc tiÕp vµo ®èi t­îng. + C¸c thiÕt bÞ phô: lµ thiÕt bÞ gióp cho ng­êi c«ng nh©n thùc hiÖn qu¸ tr×nh lao ®éng cã hiÖu suÊt cao h¬n. + C¸c thiÕt bÞ th«ng tin liªn l¹c: yªu cÇu cña lo¹i thiÕt bÞ nµy lµ ®¶m b¶o ®é tin cËy cao, phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt t¹i n¬i lµm viÖc. + C¸c thiÕt bÞ an toµn, vÖ sinh c«ng nghiÖp phôc vô sinh ho¹t. Trong c«ng ty hiÖn nay hÇu hÕt c¸c phßng lµm viÖc ®Òu ®­îc trang bÞ bµn ghÕ lµm viÖc, tñ ®ùng tµi liÖu, ®iÖn tho¹i, m¸y tÝnh c¸ nh©n. C¸c phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, phßng b¸n hµng, phßng kÕ ho¹ch vËt t­, phßng kü thuËt, phßng KCS vµ phßng XNK cßn ®­îc trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh, ngoµi ra phßng XNK cßn ®­îc trang bÞ thªm c¶ m¸y fax. - Bè trÝ n¬i lµm viÖc: lµ s¾p xÕp bè trÝ mét c¸ch hîp lý trong kh«ng gian tÊt c¶ c¸c ph­¬ng tiÖn vËt chÊt, kü thuËt cÇn thiÕt cña s¶n xuÊt t¹i n¬i lµm viÖc. Bè trÝ n¬i lµm viÖc ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu: + X¸c ®Þnh ®óng diÖn tÝch n¬i lµm viÖc. + T¹o t­ thÕ lµm viÖc hîp lý + §¶m b¶o yªu cÇu tiÕt kiÖm ®éng t¸c cho ng­êi lao ®éng + §¶m b¶o an toµn lao ®éng vµ thÈm mü cho s¶n xuÊt. ViÖc bè trÝ n¬i lµm viÖc ë c¸c phßng ban chøc n¨ng cña c«ng ty hiÖn nay nãi chung ®· ®­îc c¸c phßng ban thùc hiÖn hîp lý vµ khoa häc. Cô thÓ lµ n¬i lµm viÖc cña c«ng ty hiÖn nay ®· chó ý tíi viÖc t¹o ra t­ thÕ lµm viÖc hîp lý, tiÕt kiÖm ®éng t¸c cho ng­êi lao ®éng, ®¶m b¶o an toµn vµ thÈm mü. Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã cßn cã nh÷ng nh­îc ®iÓm cÇn kh¾c phôc lµ diÖn tÝch c¸c phßng ban lµm viÖc do ®­îc x©y dùng cã h¹n nªn ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®Æt ra. Trõ tr­ëng phßng tæ chøc c¸c phã gi¸m ®èc vµ gi¸m ®èc lµ cã phßng lµm viÖc riªng, cßn l¹i hÇu hÕt c¸c tr­ëng phßng, qu¶n ®èc ph©n x­ëng ®Òu lµm viÖc chung mét phßng víi c¸c nh©n viªn, ®iÒu ®ã g©y khã kh¨n cho viÖc tiÕp kh¸ch hay giao dÞch víi kh¸ch hµng. Tãm l¹i sù bè trÝ c¸c phßng lµm viÖc thµnh tõng khu vùc thuËn tiÖn cho viÖc trao ®æi, phèi hîp trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. Tuy nhiªn cÇn bè trÝ mét sè chuyªn viªn, l·nh ®¹o chøc n¨ng cÇn thiÕt cã sù lµm viÖc tËp trung, mét phßng lµm viÖc riªng biÖt ®Ó tr¸nh sù ¶nh h­ëng cña ng­êi kh¸c. Mét sè phßng ®· ®­îc trang bÞ m¸y vi tÝnh nh­ng viÖc khai th¸c sö dông chóng vÉn cßn lµ vÊn ®Ò ph¶i gi¶i quyÕt. II.1.4.b/ T×nh h×nh tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc cña c¸c phßng ban. Tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc lµ cung cÊp cho n¬i lµm viÖc nh÷ng ph­¬ng tiÖn vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt vµ t¹o nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó tiÕn hµnh qu¸ tr×nh lao ®éng, hay nãi c¸ch kh¸c tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc lµ tæ chøc ®¸p øng ®Çy ®ñ c¸c nhu cÇu cho c¸c n¬i lµm viÖc ®Ó qu¸ tr×nh lao ®éng diÔn ra mét c¸ch liªn tuc vµ cã hiÖu qu¶ cao. T×nh h×nh tæ chøc phôc vô n¬i lµm viÖc cho lao ®éng qu¶n lý ë c«ng ty hiÖn nay ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt, ®iÒu nµy ®­îc thÓ hiÖn ë chç lµ c«ng ty hÇu hÕt ®· trang bÞ cho c¸c phßng ban c¸c ph­¬ng tiÖn vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt vµ phï hîp víi chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao. II.1.5/§iÒu kiÖn lµm viÖc cña c¸c bé phËn chøc n¨ng: - VÊn ®Ò ¸nh s¸ng mµu s¾c: Nh×n chung mçi phßng ban ®Òu cã Ýt nhÊt mét mÆt tiÕp xóc víi kh«ng gian, do vËy ®Òu cã ¸nh s¸ng tù nhiªn. - VÊn ®Ò tiÕng ån: §èi víi lao ®éng qu¶n lý, vÊn ®Ò tiÕng ån lµ hÕt søc quan träng v× ho¹t ®éng trÝ ãc ®ßi hái ph¶i yªn tÜnh vµ tËp trung t­ t­ëng. N¬i lµm viÖc cña c¸c phßng ban ®­îc bè trÝ thµnh mét khu vµ t¸ch xa c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt nªn Ýt bÞ ¶nh h­ëng bëi tiÕng ån cña s¶n xuÊt. Phßng ban cña c¸c bé phËn ®Òu ®Æt t¹i c¸c x­ëng s¶n xuÊt ®­îc ng¨n b»ng kÝnh ®Ó gi¶m bít tiÕng ån. Tr¸i l¹i, mét phßng ban lµm viÖc ®­îc bè trÝ c¹nh nhau vµ c¸c thµnh viªn trong phßng cïng lµm viÖc t¹i mét phßng ®iÒu ®ã kh«ng tr¸nh khái tiÕng ån nhÊt lµ do ®iÖn tho¹i vµ do nãi chuyÖn riªng. BÇu kh«ng khÝ tËp thÓ: Trong c«ng ty hiÖn nay hÇu hÕt mèi quan hÖ gi÷a thµnh viªn lµ ®oµn kÕt vµ th©n thiÖn. Nh÷ng ng­êi gÆp khã kh¨n vµ ®au buån ®Òu ®­îc sù quan t©m th¨m hái ©n cÇn vµ gióp ®ì cña l·nh ®¹o c«ng ty vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn. Nh÷ng quan hÖ nµy lµm cho ng­êi lao ®éng g¾n bã thªm víi c«ng ty. II.1.6/ §Þnh møc lao ®éng cho qu¶n lý: ViÖc ®Þnh møc nµy ë c«ng ty hiÖn nay ®­îc thùc hiÖn theo kinh nghiÖm nghÜa lµ ng­êi l·nh ®¹o giao c«ng viÖc cho ng­êi d­íi quyÒn ®ång thêi quy ®Þnh thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc ®ã dùa theo ­íc tÝnh cña b¶n th©n. ViÖc lµm nµy dÉn ®Õn ch­a khuyÕn khÝch vµ ph¶n ¸nh ®­îc n¨ng lùc cña ng­êi lao ®éng. II.1.7/ TuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng qu¶n lý: Cïng víi sù ®æi míi cña c¬ chÕ nhµ n­íc, c«ng ty còng ®æi míi qu¸ tr×nh tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng nãi chung vµ tuyÓn chän bè trÝ lao ®éng qu¶n lý nãi riªng. Cô thÓ ë ®©y hÇu hÕt c«ng ty ®· thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p pháng vÊn ®Ó qua ®ã tuyÓn chän lao ®éng. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè tr­êng hîp do nguyªn nh©n chñ quan còng nh­ kh¸ch quan nªn khi tuyÓn chän c«ng ty chØ c¨n cø vµo hå s¬ xin viÖc, nhiÒu lóc c«ng viÖc kh«ng phï hîp víi chuyªn m«n cña ng­êi ®­îc tuyÓn. C«ng ty còng ®· coi träng viÖc tuyÓn chän c¸n bé trong néi bé c«ng ty, chøng tá c«ng ty quan t©m tíi viÖc sö dông nguån lao ®éng s½n cã. ChÊt l­îng c¸n bé qu¶n lý tuyÓn chän ®­îc c¶i tiÕn mét c¸ch ®¸ng kÓ, sè l­îng c¸n bé ®µo t¹o qua chuyªn m«n ®­îc n©ng cao râ rÖt. II.1.8/ C«ng t¸c ®µo t¹o, båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý: ViÖc ®µo t¹o båi d­ìng c¸n bé t¹i c«ng ty hay göi ®i häc ®¹i häc, ®µo t¹o kho¸ ng¾n h¹n hÇu nh­ ch­a ®­îc thùc hiÖn. ViÖc ®µo t¹o båi d­ìng chñ yÕu do ng­êi lao ®éng tù gi¸c ®Ò nghÞ víi c«ng ty xin ®­îc ®i häc. C«ng ty còng ch­a cã kÕ ho¹ch båi d­ìng, ®µo t¹o l¹i c¸n bé. §©y chÝnh lµ ®iÓm yÕu cña c«ng ty, bëi lÏ hÇu hÕt c¸c c¸n bé ®­îc ®µo t¹o trong c¬ chÕ cò nªn phong c¸ch lµm viÖc còng nh­ chuyªn m«n ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®Æt ra. II.1.9/ Tr¶ l­¬ng, th­ëng cho c¸n bé qu¶n lý: Tr¶ l­¬ng cho c¸n bé qu¶n lý:ViÖc tr¶ l­¬ng ®· g¾n bã víi lîi Ých cña ng­êi lao ®éng, tr¶ l­¬ng cho c¸n bé qu¶n lý ®­îc khèng chÕ, tøc lµ kh«ng v­ît qu¸ møc tiÒn l­¬ng cña lao ®éng trùc tiÕp. Bªn c¹nh viÖc tr¶ l­¬ng theo ngµy c«ng, c«ng ty ®· ¸p dông viÖc tr¶ l­¬ng theo s¶n phÈm, ®iÒu ®ã khuyÕn khÝch, n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng: Tr¶ th­ëng cho c¸n bé qu¶n lý: C«ng ty dùa vµo c¸c chØ tiªu nh­ n¨ng xuÊt, chÊt l­îng ngµy c«ng thùc tÕ, kû luËt lao ®éng ®Ó tÝnh tiÒn th­ëng. Ngoµi ra, c«ng ty cßn th­ëng ®ét xuÊt cho c¸c c¸ nh©n, phßng ban, ph©n x­ëng dùa vµo thµnh tÝch c«ng t¸c: Tãm l¹i: ViÖc tr¶ l­¬ng, th­ëng cho c¸n bé qu¶n lý ë c«ng ty cã t¸c dông tÝch cùc trong viÖc khuyÕn khÝch tinh thÇn h¨ng h¸i lµm viÖc cña c«ng nh©n viªn toµn c«ng ty. II.2. §¸nh gi¸ trung vÒ t×nh h×nh tæ chøc qu¶n trÞ cña c«ng ty. Tõ nh÷ng ph©n tÝch ë trªn, chóng ta rót ra ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh­îc ®iÓm trong bé m¸y qu¶n trÞ ë C«ng ty ®iÖn tö Nam M«n nh­ sau: II.2.1.¦u ®iÓm: - VÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty ®­îc x©y dùng theo kiÓm trùc tiÕn - chøc n¨ng, c¬ cÊu nµy phï hîp víi quy m« vµ lo¹i h×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty. CÊp qu¶n lý cña c«ng ty phï hîp víi kiÓu c¬ cÊu s¶n xuÊt hiÖn thêi. §a sè c¸c bé phËn chøc n¨ng ®­îc giao ®Çy ®ñ vµ râ rµng, mèi liªn hÖ gi÷a c¸c c©p, c¸c bé phËn ®­îc thùc hiÖn ®óng chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n quy ®Þnh. ViÖc tuyÓn chän, bè trÝ lao ®éng qu¶n lý ®· ®æi míi râ rÖt, cã ph­¬ng ph¸p tuyÓn chän hiÖn ®¹i kÕt hîp víi hå s¬ thi tuyÓn vµ tiÕp xóc. ViÖc tuyÓn chän ®­îc chuyªn m«n ho¸ cho phßng tæ chøc hµnh chÝnh vµ ®­îc thùc hiÖn trªn c¬ së yªu cÇu cña c«ng viÖc, ®¶m b¶o phï hîp cña ng­êi lao ®éng víi c«ng viÖc còng nh­ t«n träng nguyÖn väng cña hä. C«ng ty ¸p dông c¸c h×nh thøc ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng hîp lý. Ph©n c«ng lao ®éng theo chøc n¨ng t¹o ra c¬ cÊu lao ®éng qu¶n lý t­¬ng ®èi phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña c«ng ty. Mét sè lao ®éng ®­îc ph©n c«ng lao ®éng ®Çy ®ñ. HiÖp t¸c lao ®éng diÔn ra dÔ dµng v× ®­îc ph©n chia chøc n¨ng kh¸ râ rµng. Ph©n c«ng lao ®éng theo ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc nh×n chung cã nhiÒu cè g¾ng, mÆc dï bÞ h¹n chÕ bëi ph©n c«ng theo chøc n¨ng. Ng­êi lao ®éng ®­îc giao nhiÖm vô râ rµng, ®a sè cã ®ñ tr×nh ®é ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng viÖc. Trong tõng bé phËn, hiÖp t¸c gi÷a l·nh ®¹o víi c¸c chuyªn viªn vµ c¸c nh©n viªn th­êng ®­îc thùc hiÖn dÔ dµng. - ViÖc tæ chøc vµ phôc vô n¬i lµm viÖc cho lao ®éng qu¶n lý ®· chó ý nhiÒu ®Õn sù thuËn tiÖn trong ho¹t ®éng vµ kh«ng t¹o ra chªnh lÖch gi¸ lín gi÷a c¸c bé phËn còng nh­ gi÷a c¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý. - §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý ®­îc quan t©m nhiÒu vÒ khÝa c¹nh chiÕu s¸ng, chèng nãng vµ nhiÒu bé phËn ®· t¹o ra ®­îc bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ tÝch cùc. - Tr¶ l­¬ng, th­ëng cho lao ®éng qu¶n lý ®· g¾n lîi Ých cña lao ®éng qu¶n lý víi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, nhÊt lµ cña l·nh ®¹o. TiÒn l­¬ng cã t¸c dông khuyÕn khÝch gi¶m sè ngµy nghØ, khèng chÕ sao cho tiÒn l­¬ng cña lao ®éng qu¶n lý kh«ng v­ît qu¸ l­¬ng cña lao ®éng trùc tiÕp. II.2.2/ Nh­îc ®iÓm: - Bé m¸y qu¶n lý cßn cång kÒnh do cã nhiÒu bé phËn qu¶n lý trong ®ã cã nhiÒu bé phËn nªn ghÐp vµo bé phËn kh¸c, cã bé phËn kh«ng cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc riªng mµ chØ cÇn ng­êi phô tr¸ch, ®ã lµ sù ph©n chia chøc n¨ng kh«ng hîp lý. - ViÖc tuyÓn chän bè trÝ lao ®éng ®«i khi kÐm hiÖu qu¶, do kh«ng ®Æt ra yªu cÇu, tiªu chuÈn ng­êi lao ®éng mét c¸ch ®Çy ®ñ, tØ mØ vµ chÝnh x¸c, vµ kh«ng x¸c minh chÝnh x¸c nhu cÇu hoÆc nguån ®Ó bæ sung lao ®éng... ViÖc tuyÓn chän lao ®éng ch­a chó ý viÖc n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý. - ViÖc ®µo t¹o lao ®éng qu¶n lý ch­a ®­îc coi träng - Ph©n c«ng hiÖp t¸c lao ®éng trong tõng bé phËn qu¶n lý: Lao ®éng trong phßng tæ chøc hµnh chÝnh ch­a cã tr×nh ®é chuyªn m«n phï hîp ch­a phï hîp s©u víi chøc n¨ng cña m×nh. - VÊn ®Ò thÈm mü ch­a ®­îc quan t©m ë n¬i lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý c¸c phßng ban - ph©n x­ëng, bÇu kh«ng khÝ tËp thÓ tèt ch­a cã mÆt ë mäi bé phËn. - §Þnh møc lao ®éng qu¶n lý míi dùa vµo kinh nghiÖm vµ ch­a ®­îc chó ý thùc hiÖn. - ViÖc tr¶ l­¬ng th­ëng cho lao ®éng qu¶n lý ch­a ®­îc ®óng víi lao ®éng cña hä bá ra vµ ch­a khuyÕn khÝch ®­îc gi¶m bít sè lao ®éng qu¶n lý. C¸c l·nh ®¹o l¹i va ch¹m nªn tr¶ l­¬ng, th­ëng mét c¸ch b×nh qu©n kh«ng xÐt nhiÒu ®Õn chÊt l­îng, n¨ng suÊt lµm viÖc cña nh©n viªn. II.2.3/ Nguyªn nh©n cña thùc tr¹ng: Nguyªn nh©n cña nã bao gåm c¶ nguyªn nh©n chñ quan vµ kh¸ch quan dÉn ®Õn tån t¹i ®Æt ra cÇn gi¶i quyÕt. Sau ®©y lµ mét sè nguyªn nh©n c¬ b¶n: - Sù ph©n chia nhiÖm vô chøc n¨ng ch­a râ rµng ë mét sè bé phËn dÉn ®Õn viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc chång chÐo lµm gi¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc. - Trong viÖc tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng kh«ng ®Æt ra nh÷ng yªu cÇu, tiªu chuÈn cô thÓ nªn dÉn ®Õn nhiÒu lao ®éng ®­îc tuyÓn kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ chuyªn m«n. - ViÖc tr¶ l­¬ng, th­ëng ch­a ®­îc c«ng b»ng vµ ®óng víi nh÷ng g× ng­êi lao ®éng bá ra. - VÊn ®Ò tæ chøc vµ bè trÝ n¬i lµm viÖc còng nh­ ®iÒu kiÖn lµm viÖc cßn mét sè vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt còng lµ do c«ng ty ch­a cã sù quan t©m ®Õn vÊn ®Ò nµy, h¬n n÷a còng lµ khã kh¨n vÒ nguån tµi chÝnh dïng cho x©y dùng c¬ b¶n. Nh­ vËy qua nh÷ng nhËn xÐt ë trªn chóng ta thÊy r»ng cïng víi viÖc më réng, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Chóng ta cÇn ®æi míi, hoµn thiÖn vµ n©ng cao tr×nh ®é, tr¸ch nhiÖm cña ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý. CÇn cã mét c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ phï hîp víi c¬ cÊu s¶n xuÊt cña c«ng ty. II.3/Mét sè biÖn ph¸p hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ë c«ng ty ®iÖn tö Nam M«n. II.3.1/ Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ lµm c¬ së hoµn thiÖn thªm qu¶n lý cña c«ng ty. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i lu«n ®­îc hoµn thiÖn theo h­íng ngµy cµng thÝch hîp víi môc tiªu vµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ hîp lý vÒ sè l­îng, víi kh©u qu¶n lý Ýt nhÊt. Cã nh­ vËy c¬ cÊu qu¶n lý míi n¨ng ®éng, ®i s¸t vµo phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh. Qua nghiªn cøu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty, cÇn ®­îc hoµn thiÖn nh­ sau: S¬ ®å 3 : C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty ®iÖn tö Nam M«n sau khi hoµn thiÖn. Gi¸m ®èc P. Gi¸m ®èc 1 P. Gi¸m ®èc 2 T rung t©m b¶o hµnh P. b¸n hµng P. tµi chÝnh KT P. kÕ ho¹ch V.t­ P. tæ chøc HC Phßng kü thuËt Phßng KCS X­êng c¬ ®iÖn X­êng l¾p r¸p Chøc n¨ng Trùc tuyÕn II.3.1a/ S¸t nhËp phßng XNK vµ phßng kÕ ho¹ch vËt t­. Nh­ phÇn tr­íc ta thÊy thùc chÊt nhiÖm vô cña phßng XNK lµ nhËp hµng (vËt t­) vÒ ®Ó l¾p r¸p s¶n phÈm. Bªn c¹nh ®ã phßng XNK chØ lo thñ tôc nhËp hµng vÒ ®Õn c¶ng th× b¸o cho phßng kÕ ho¹ch vËt t­ tæ chøc vËn chuyÓn hµng vÒ ®Ó kiÓm tra vµ nhËp kho. Nh­ vËy phßng XNK chØ lo mét kh©u rÊt nhá trong chøc n¨ng qu¶n lý vËt t­. Do ®ã, viÖc s¸t nhËp hai phßng lµm mét lµ mét hîp lý. II.3.1.b/ Hoµn thiÖn chøc n¨ng gi÷a c¸c bé phËn: §Ó n©ng cao chÊt l­îng, hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng, quan hÖ qu¶n lý gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng vµ nhiÖm vô trong c¸c bé phËn ph¶i lu«n lu«n hoµn thiÖn, gi÷a c¸c phßng ban vµ c¸c cÊp l·nh ®¹o ph¶i cã mèi quan hÖ chÆt chÏ, hç trî nhau cïng chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh. Muèn thùc hiÖn nh÷ng vÊn ®Ò trªn ta ph¶i ph©n tÝch thµnh qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qui ®Þnh, khèi l­îng c«ng viÖc, ph¸t hiÖn ra nh÷ng kh©u yÕu nhÊt trong c«ng t¸c, ph©n chia quyÒn h¹n, tû lÖ lao ®éng gi¸n tiÕp víi n¬i lao ®éng trùc tiÕp. Sù phï hîp tr×nh ®é chuyªn m«n so víi yªu cÇu c«ng viÖc. Trªn c¬ së ®ã ®¸nh gi¸ ®· hîp lý hay ch­a ®Ó tõ ®ã ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p hoµn thiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô gi÷a c¸c phßng ban II.3.1.c/ Hoµn thiÖn chøc n¨ng gi÷a c¸c bé phËn qu¶n trÞ. A/ Hoµn thiÖn chøc n¨ng cña ban gi¸m ®èc: Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty gåm 3 ng­êi: trong ®ã cã 1 gi¸m ®èc vµ 2 phã gi¸m ®èc: - Gi¸m ®èc: Phô tr¸ch chung vµ phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, hîp t¸c quèc tÕ vµ xuÊt nhËp khÈu, kÕ ho¹ch kinh doanh chung vµ ®Çu t­ ph¸t triÓn. - Phã gi¸m ®èc 1 (phô tr¸ch kü thuËt): Phô tr¸ch c«ng t¸c kü thuËt, qu¶n lý kü thuËt, chÊt l­îng linh kiÖn, s¶n phÈm nghiªn cøu thiÕt kÕ vµ c¶i tiÕn kü thuËt, qu¶n lý c«ng t¸c b¶o hµnh sau b¸n hµng vµ thiÕt bÞ an toµn. - Phã gi¸m ®èc 2 (Phô tr¸ch s¶n xuÊt vµ kinh doanh): Phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ ho¹ch ho¸, hµnh chÝnh qu¶n trÞ, b¶o vÖ, phßng ch¸y ch÷a ch¸y, lao ®éng tiÒn l­¬ng, qu¶n lý cÊp ph¸t vËt t­, thèng kª kÕ to¸n, qu¶n lý b¸n hµng vµ qu¶n lý s¶n phÈm. Sau khi chøc n¨ng cña Ban gi¸m ®èc ph©n chia l¹i, chóng ta cã thÓ nhËn thÊy r»ng, so víi tr­íc ®©y th× phã gi¸m ®èc 1 chØ phô tr¸ch 3 phßng ®ã lµ: Trung t©m b¶o hµnh, phßng kü thuËt, phßng KCS (tr­íc ®©y lµ 5 phßng: Trung t©m b¶o hµnh, phßng kü thuËt, phßng KCS, phßng tæ chøc hµnh chÝnh, phßng vËt t­). Phã gi¸m ®èc 2 tr­íc ®©y phô tr¸ch 3 phßng ®ã lµ: phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, phßng b¸n hµng vµ phßng XNK. Th× nay chuyÓn sang phô tr¸ch 4 phßng ®ã lµ: Phßng kÕ ho¹ch, phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, phßng b¸n hµng, phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Nh­ vËy, chøc n¨ng cña mçi thµnh viªn ®­îc ph©n chia mét c¸ch khoa häc, chÆt chÏ râ rµng, t¹o ®iÒu kiÖn râ rµng trong ph¸t huy n¨ng lùc, kh¶ n¨ng cña c¸c thµnh viªn, n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc. B/ Hoµn thiÖn chøc n¨ng gi÷a c¸c bé phËn qu¶n lý. ë ®Çu phÇn II chóng ta ®· thÊy ®­îc r»ng nãi chung sù ph©n chia t­¬ng ®èi râ rµng, khoa häc, hÇu hÕt c¸c phßng ban ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao vµ phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ quyÒn h¹n còng nh­ tr¸ch nhiÖm cña m×nh. C/ Hoµn thiÖn chøc n¨ng cña c¸c ph©n x­ëng. Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn cã chøc n¨ng phô trî s¶n xuÊt , qu¶n lý thiÕt bÞ c¬ ®iÖn, ho¹t ®éng theo ph­¬ng thøc h¹ch to¸n b¸o sæ. Ph©n x­ëng l¾p r¸p: Cã chøc n¨ng l¾p r¸p s¶n phÈm loa ®iÖn tö do c«ng ty giao nhiÖm vô: Nh­ vËy so víi tr­íc ®©y, ph©n x­ëng l¾p r¸p cã chøc n¨ng kh«ng thay ®æi, ph©n x­ëng c¬ ®iÖn do ®­îc thèng nhÊt tõ 3 bé phËn ®ã lµ: m¹ s¬n - c¬ khÝ - tæ ®iÖn. II.3.2/ Bè trÝ l¹i lao ®éng cho c¸c phßng ban: II.3.2.a/ Ban gi¸m ®èc: MÆc dï ban gi¸m ®èc hiÖn nay cã chÊt l­îng vµ sè l­îng t­¬ng ®èi phï hîp víi chøc n¨ng trong c¬ cÊu míi. Nh­ng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc th× cÇn ph¶i ®µo t¹o thªm vÒ chuyªn m«n cho gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt kinh doanh, cô thÓ lµ: gi¸m ®èc cã chøc n¨ng phô tr¸ch vÒ giao dÞch, ký kÕt hîp ®ång nªn cÇn bæ tóc thªm chuyªn ngµnh qu¶n trÞ kinh doanh. Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt kinh doanh ®µo t¹o thªm chuyªn ngµnh luËt kinh doanh ®Ó n¾m b¾t ®­îc nh÷ng luËt lÖ cña nhµ n­íc trong kinh doanh. BiÓu 14: Bè trÝ l¹i lao ®éng trong Ban gi¸m ®èc TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Gi¸m ®èc 1 §¹i häc §iÖn tö - QTKD 2 Phã gi¸m ®èc KT 1 §¹i häc VËt lý b¸n dÉn 3 Phã gi¸m ®èc SXKD 1 §¹i häc Kinh tÕ - LuËt KD II.3.2.b/ C¸c phßng ban chøc n¨ng: A/ Phßng kÕ ho¹ch vËt t­: Do chøc n¨ng míi cña phßng ®­îc gép thªm chøc n¨ng cña phßng XNK, tr­íc ®©y phßng cã 4 ng­êi céng víi 3 ng­êi cña phßng XNK, nªn lao ®éng trong phßng bè trÝ l¹i nh­ sau: BiÓu 15: Bè trÝ l¹i lao ®éng trong phßng vËt t­ TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc Kü thuËt 2 Chuyªn viªn §§SX vµ tiÕp liÖu 1 §¹i häc VËt lý - kinh tÕ 3 Chuyªn viªn kÕ ho¹ch 1 §¹i häc Kinh tÕ ph¸t triÓn 4 Trî lý 1 §¹i häc §iÖn tö Nh­ vËy, sè l­îng vÉn gi÷ nguyªn nh­ tr­íc nh­ng thªm ®­îc mét chuyªn viªn kÕ ho¹ch cã chuyªn m«n kinh tÕ ph¸t triÓn vµ gi¶m ®i ®­îc mét trung cÊp ®iÖn tö. B/ Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Chøc n¨ng cña phßng kh«ng cã sù thay ®æi so víi tr­íc ®©y vÒ sè l­îng nh­ng chÊt l­îng chuyªn m«n th× ph¶i thªm mét nh©n viªn tiÒn mÆt cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ mét thñ quü cã tr×nh ®é ®¹i häc gi¶m ®i ®­îc hai trung cÊp. BiÓu 16: Tæ chøc l¹i lao ®éng trong phßng kÕ to¸n. Sè TT Chøc danh Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 KÕ to¸n tr­ëng §¹i häc Tµi chÝnh KT 2 KÕ to¸n vËt liÖu tiÒn mÆt vµ thµnh phÈm tiªu thô §¹i häc Kinh tÕ 3 KÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ thèng kª §¹i häc Tµi chÝnh KT 4 Thñ quü §¹i häc Tµi chÝnh KT C/ Phßng KCS: Cïng víi sù tù ®éng ho¸ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt viÖc kiÓm tra dÇn dÇn ®­îc thùc hiÖn qua mét sè lo¹i m¸y mãc, viÖc nµy dÉn ®Õn tÊt yÕu ph¶i gi¶m biªn chÕ trong phßng. BiÓu 17: Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng KCS Sè TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc §iÖn tö 2 Kü s­ kiÓm tra linh kiÖn 1 §¹i häc VËt lý tin häc 3 Kü s­ kiÓm tra s¶n phÈm 1 §¹i häc VËt lý So víi tr­íc ®©y phßng gi¶m ®i ®­îc mét trung cÊp cã chuyªn m«n Anh v¨n. D/ Phßng b¸n hµng: §Ó ®Èy m¹nh viÖc tiªu thô s¶n phÈm, t×m ra nh÷ng s¶n phÈm míi cã kh¶ n¨ng x©m nhËp thÞ tr­êng n­íc ngoµi, c«ng ty cÇn båi d­ìng thªm vÒ tr×nh ®é, n¨ng lùc cho lao ®éng trong phßng. BiÓu 18: Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng b¸n hµng Sè TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 C¸n bé qu¶n lý s¶n phÈm vµ than to¸n 1 §¹i häc Th­¬ng m¹i 2 C¸n bé xö lý th«ng tin thÞ tr­êng 1 §¹i häc Th­¬ng m¹i 3 C¸n bé qu¶n lý ®iÓm b¸n 1 §¹i häc Th­¬ng m¹i So víi tr­íc ®©y phßng gi¶m bít ®­îc mét c¸n bé cã tr×nh ®é trung cÊp vµ thªm vµo mét c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc. E/ Phßng kü thuËt VÒ chøc n¨ng vÉn gi÷ nguyªn nh­ cò. Nh­ng ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña khoa häc kü thuËt còng nh­ sù ®ßi hái kü thuËt cao cña s¶n phÈm, sù ra ®êi cña s¶n phÈm vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ tiªn tiÕn cña c¸c n­íc trªn thÕ giíi. C«ng ty cÇn cã sù thay ®æi, n©ng cao chÊt l­îng còng nh­ sè l­îng cña phßng kü thuËt. BiÓu 19: Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng kü thuËt Sè TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc VËt lý 2 Phã phßng 1 §¹i häc Kü thuËt TT 3 Kü s­ qu¶n lý thiÕt bÞ vµ thiÕt kÕ 1 §¹i häc Dông cô ®o 4 Kü s­ theo dâi s¶n xuÊt vµ nghiªn cøu 1 §¹i häc §iÖn tö Sè l­îng nh©n viªn trong phßng t¨ng 1 so víi tr­íc ®©y, lao ®éng trong phßng hÇu hÕt cã tr×nh ®é, chuyªn m«n vµ kh¶ n¨ng. Phßng cÇn cã thªm mét kü s­ kü thuËt th«ng tin. F/Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: Chøc n¨ng cña phßng kh«ng thay ®æi nh­ng ®ßi hái ph¶i cã sù n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc, cã nghÜa lµ cÇn cã sù bè trÝ l¹i lao ®éng trong phßng cho phï hîp. BiÓu 20: Bè trÝ l¹i lao ®éng cho phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Sè TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc Kü thuËt 2 Phã phßng phô tr¸ch TCHC 1 §¹i häc §iÖn tö 3 Chuyªn viªn lao ®éng tiÒn l­¬ng 1 §¹i häc Kinh tÕ Thèng kª 4 V¨n th­ 1 §¹i häc VËt gi¸ 5 Tæ b¶o vÖ 3 6 Tæ vÖ sinh 2 Nh­ vËy so víi tr­íc ®©y nh©n viªn trong phßng gi¶m ®i mét ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc. G/ Trung t©m b¶o hµnh sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng ë trung t©m cã tr×nh ®é n¨ng lùc phï hîp, trung t©m cã ®ñ ®iÒu kiÖn vµ kh¶ n¨ng thùc hiÖn chøc n¨ng b¶o hµnh s¶n phÈm vµ thªm chøc n¨ng s­¶ ch÷a s¶n phÈm. ChÝnh v× lÏ ®ã mµ kÕt cÊu lao ®éng ë trung t©m hiÖn nay lµ phï hîp. H/ Bè trÝ l¹i lao ®éng qu¶n lý cho c¸c ph©n x­ëng Chøc n¨ng qu¶n lý ë ph©n x­ëng l¾p r¸p kh«ng cã g× thay ®æi. Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn ®­îc thèng nhÊt l¹i tõ 3 bé phËn nªn cÇn cã sù bè trÝ l¹i lao ®éng ë ph©n x­ëng nµy cho phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña ph©n x­ëng BiÓu: 21 Bè trÝ l¹i lao ®éng cho c¸c ph©n x­ëng Sè TT Chøc danh Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 Qu¶n ®èc ph©n x­ëng l¾p r¸p 1 §¹i häc §iÖn tö 2 P. Qu¶n ®èc PX l¾p r¸p 3 2§H + 1SC §iÖn tö 3 Qu¶n ®èc PX c¬ ®iÖn 1 §¹i häc §iÖn tö 4 P.Qu¶n ®èc PX c¬ ®iÖn 1 §¹i häc ho¸ So víi tr­íc ®©y gi¶m ®i mét qu¶n ®èc thªm mét phã qu¶n ®èc ph©n x­ëng c¬ ®iÖn. II.3.2.c/ Hoµn thiÖn viÖc tr¶ l­¬ng tr¶ th­ëng cho lao ®éng qu¶n lý. * Hoµn thiÖn viÖc tr¶ l­¬ng cho lao ®éng qu¶n lý - Tr¶ l­¬ng cho l·nh ®¹o. ViÖc tr¶ l­¬ng cho l·nh ®¹o ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt, g¾n chÆt ®­îc tr¸ch nhiÖm cña tõng ng­êi l·nh ®¹o víi hiÖu qu¶ lao ®éng cña bé phËn ng­êi nµy phô tr¸ch. Riªng ®èi víi tr­ëng phßng vµ phã phßng nªn tr¶ l­¬ng dùa trªn mét c¬ së n÷a lµ ®iÓm cña phßng do gi¸m ®èc chÊm sÏ hiÖu qu¶ h¬n. L­¬ng cho l·nh ®¹o nªn tr¶ l­¬ng theo n¨m tÝnh theo kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. - Tr¶ l­¬ng cho c¸c chuyªn viªn vµ nh©n viªn qu¶n lý L­¬ng cña lao ®éng qu¶n lý ®­îc chia lµm hai phÇn: PhÇn cøng vµ phÇn mÒm. + PhÇn cøng: ChÝnh lµ l­¬ng c¬ b¶n theo qui ®Þnh ®­îc tr¶ cho tõng ng­êi dùa vµo tr×nh ®é b»ng cÊp vµ ngµy c«ng. + PhÇn mÒm: Lµ phÇn cßn l¹i sau khi trõ ®i phÇn cøng do c«ng ty ph©n chia dùa trªn kÕt qu¶ cña tõng ng­êi lao ®éng. * ViÖc hoµn thiÖn tr¶ th­ëng cho lao ®éng qu¶n lý: ViÖc tr¶ th­ëng cho lao ®éng qu¶n lý ë c«ng ty ®· ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt. Nh­ng ngoµi tiÒn th­ëng theo quÜ, theo n¨m nh­ cò trªn c¬ së sù ®¸nh gi¸ kh¸ch quan cña tr­ëng phßng, gi¸m ®èc, c«ng ty còng cÇn chó ý ®Õn nh­: + Th­ëng ®ét xuÊt + Th­ëng cho nh÷ng ng­êi ®i lµm ®Òu ®Æn. II.3.2.d/ Hoµn thiÖn viÖc n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng. * Hoµn thiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o: C«ng t¸c ®µo t¹o thÓ hiÖn ë hai h×nh thøc ®ã lµ: - §µo t¹o t¹i chç: ®Ó cã thÓ khai th¸c hÕt kh¶ n¨ng lµm viÖc cña ng­êi lao ®éng. Ng­êi lao ®éng cã thÓ võa lµm viÖc võa häc nghiÖp vô trong c«ng ty. - §µo t¹o ngoµi c«ng ty: C«ng ty cã thÓ göi nh©n viªn ®Õn c¸c c¬ së ®µo t¹o ®Ó nghiªn cøu häc hái thªm vÒ kü thuËt qu¶n lý. II.3.2.e/ Hßan thiÖn c«ng t¸c tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng qu¶n lý. C«ng ty cÇn b¸m s¸t nguyªn t¾c tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng qu¶n lý lµ ph¶i x¸c ®Þnh chÝnh x¸c tiªu chuÈn vµ phÈm chÊt cña ng­êi cÇn tuyÓn. X¸c ®Þnh nguån vµ ph­¬ng ph¸p tuyÓn chän hîp lý. VÒ tiªu chuÈn cña lao ®éng qu¶n lý nªn cÇn chó ý ®Õn c¸c khÝa c¹nh c¬ b¶n nh­: phÈm chÊt chÝnh trÞ, tr×nh ®é häc vÊn, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm c«ng t¸c. Cã nh­ vËy th× c«ng ty míi kh¾c phôc ®­îc viÖc tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng kh«ng phï hîp víi chuyªn m«n cña ng­êi ®­îc tuyÓn. C«ng t¸c tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc còng nh­ gãp phÇn lµm gän nhÑ bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty. II.4/ HiÖu qu¶ cña biÖn ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c cña bé m¸y qu¶n trÞ: - ViÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸yqu¶n trÞ ®· gi¶m ®i 1 phßng chøc n¨ng vµ 1 ph©n x­ëng, hoµn thiÖn ®­îc c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cña c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ ban gi¸m ®èc, gi¶m bít ®­îc ®Çu mèi qu¶n lý lµm cho bé m¸y qu¶n lý ngän nhÑ vµ phï hîp víi s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn nay cña C«ng ty. - ViÖc x¸c ®Þnh l¹i sè l­îng, chÊt l­îng vµ kÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý gi¶m ®i ®­îc 6 ng­êi lao ®éng gi¸n tiÕp, tiÕt kiÖm ®­îc 600.000 x 6 = 3.600.000 ®/th¸ng hay 43.200.000 ®/n¨m. ChÊt l­îng lao ®éng: tû lÖ lao ®éng qu¶n lý cã tr×nh ®é t¨ng10,3% so víi tr­íc ®©y. KÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý hîp lý h¬n sè lao ®éng lµm sai chuyªn m«n gi¶m ®i ®¸ng kÓ, tæng sè lao ®éng qu¶n lý chØ cßn 42 ng­êi (tr­íc ®©y lµ 48 ng­êi) chiÕm 27,8% trong tæng sè lao ®éng cña c«ng ty. - ViÖc tr¶ l­¬ng g¾n chÆt viÖc thu nhËp cña ng­êi lao ®éng qu¶n lý víi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, ph¸t huy ®­îc quyÒn l·nh ®¹o cña c¸c phßng ban, tr¶ l­¬ng theo c«ng viÖc tµi n¨ng cña ng­êi lao ®éng, h¹n chÕ t¨ng sè lao ®éng, n©ng cao thu nhËp cho ng­êi lao ®éng ph¸t huy ®­îc c¸c biÖn ph¸p kÝch thÝch vËt chÊt ®èi víi ng­êi lao ®éng. - N©ng cao chÊt l­îng lao ®éng qu¶n lý b»ng c¸c ph­¬ng ph¸p ®µo t¹o, tuyÓn chän vµ bè trÝ lao ®éng hiÖn ®¹i, hoµn thiÖn tæ chøc n¬i lµm viÖc, ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho lao ®éng qu¶n lý sÏ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ hiÖu qu¶ qu¶n lý nªn rÊt nhiÒu, ®ång thêi cho phÐp c«ng ty ®a d¹ng ho¸ s¶n xuÊt kinh doanh. KÕt luËn Qua nghiªn cøu qu¸ tr×nh ph¸t triÓn vµ t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty ®iÖn tö Nam M«n. Chóng ta thÊy c«ng ty lµ mét doanh nghiÖp cã nhiÒu ®iÓm m¹nh ho¹t ®éng võa mang tÝnh chÊt s¶n xuÊt võa mang tÝnh chÊt kinh doanh phôc vô. C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh loa ®iÖn tö lµ mét lÜnh vùc míi mÎ vµ s«i ®éng ë n­íc ta còng nh­ hÇu hÕt c¸c n­íc trªn thÕ giíi hiÖn nay. Tuy nhiªn, c«ng ty còng gÆp nhiÒu khã kh¨n chñ quan vµ kh¸ch quan, mét trong c¸c khã kh¨n cña c«ng ty hiÖn nay lµ bé m¸y qu¶n lý cßn cång kÒnh mµ cÇn ph¶i hoµn thiÖn. Trong ph¹m vi chuyªn ®Ò nµy, nhê sù gióp ®ì cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty còng nh­ yÕu tè ¶nh h­ëng, t«i xin rót ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m ®ãng gãp vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty. Víi nh÷ng ý kiÕn nµy, t«i rÊt mong ®­îc c«ng ty xem xÐt ®¸nh gi¸ nh­ mét tµi liÖu tham kh¶o trong viÖc t×m tßi nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. T«i xin ch©n thµnh c¸m ¬n c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®· gióp ®ì vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho t«i hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. V× tr×nh ®é kiÕn thøc cã h¹n céng víi ch­a cã kinh nghiÖm thùc tÕ nªn kh«ng thÓ kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt rÊt mong ®­îc sù c¶m th«ng vµ gãp ý cña c¸c thÇy c« trong khoa. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ kinh doanh tæng hîp trong c¸c doanh nghiÖp - Tr­êng §H KTQD - NXB khoa häc kü thuËt 1997. 2. Gi¸o tr×nh kinh tÕ lao ®éng tËp 1,2 - Tr­êng §H KTQD - NXB gi¸o dôc 1995. 3. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc - Tr­êng §H KTQD - NXB gi¸o dôc 1995 4. Gi¸o tr×nh lý thuyÕt qu¶n trÞ kinh doanh - Tr­êng §H KTQD - NXB Thèng kª 1994. 5. Gi¸o tr×nh chiÕn l­îc kinh doanh - Tr­êng §H KTQD 6. Gi¸o tr×nh tæ chøc lao ®éng khoa häc trong xÝ nghiÖp - Tr­êng §H KTQD - NXB thèng kª 1995. 7. Mét sè vÊn ®Ò vÒ qu¶n trÞ kinh doanh - NXB ChÝnh trÞ quèc gia 1996. 8. T¹p chÝ lao ®éng x· héi sè 3,5 n¨m 1995. 9. Marketing c¨n b¶n - NXB thèng kª 1995. 10. Qu¶n trÞ xÝ nghiÖp hiÖn ®¹i - Lª §×nh ViÖn - NXB Khoa häc kü thuËt 1994. 11. T¹p chÝ nghiªn cøu sè 1,2 n¨m 1995. 12. Thêi b¸o kinh tÕ ViÖt Nam 13. C¸c ph­¬ng ph¸p tæ chøc vµ qu¶n lý doanh nghiÖp (Uû ban kÕ ho¹ch nhµ n­íc 1994)