Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại phòng giao dịch số 6- Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

toán trên máy tính, kế toán viên cũng phải theo dõi việc giải ngân trên “giấy theo dõi nhận và trả nợ” bằng cách ghi nhận số tiền giải ngân vào mục theo dõi nhận nợ. Đồng thời , nếu có tài sản cầm cố của khách hàng, kế toán viên sẽ căn cứ phiếu nhập ngoại bảng để hạch toán ngoại bảng như sau Nhập TK tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng VD: Ông Nguyễn văn An đến phòng giao dịch 6- NHNT Hà Nội đề nghị vay một khoản tiền 200 triệu để mua nguyên vật liệu về sản xuất. Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ vay vốn của ông Nguyễn Văn An. Sau khi thẩm định phương án kinh doanh của ông An, ngân hàng quyết định cho ông An vay tiền. Ông An có thế chấp một sổ tiết kiệm trị giá 500 triệu do NHNT Hà Nội phát hành. Kế toán viên căn cứ vào giấy rút tiền mặt của ông An vào Menu 311 và hạch toán như sau: Nợ TK 002.7.00.123456.1: 200 triệu Có TK 00110101001: 200 triệu Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập ngoại bảng, kế toán viên nhập ngoại bảng 01 sổ tiết kiệm trị giá 500 triệu của ông Nguyễn văn An theo hợp đồng số 04/08-NHNTHN- Giấy tờ có giá. Bút toán như sau: Nhập TK 812301003(Giấy tờ có giá đang cầm cố): 500 triệu 2.3.4- Kế toán giai đoạn thu lãi, nợ gốc Căn cứ vào đặc điểm sản xuất-kinh doanh, dịch vụ, khả năng tài chính và nguồn trả nợ của khách hàng, chi nhánh và khách hàng thoả thuận về việc trả nợ gốc và lãi tiền vay như sau: - Kỳ hạn trả nợ gốc: theo một kỳ hạn hoặc nhiều kỳ hạn. Số tiền trả nợ và thời gian phân kỳ của mỗi kỳ hạn có thể không bằng nhau. - Kỳ hạn trả nợ lãi có thể theo kỳ riêng hoặc cùng với kỳ hạn trả nợ gốc - Thời điểm trả lãi có thể là một ngày cụ thể hoặc một khoảng thời gian nhất định phù hợp với quy định về hạch toán của NHNT. a. Kế toán giai đoạn thu lãi Tại chi nhánh NHNT Hà Nội cũng như toàn hệ thống NHNT, lãi suất cho vay là lãi suất được thoả thuận giữa ngân hàng với khách hàng và được ghi rõ trong hợp đồng tín dụng phù hợp với quy định của NHNN. * Phương thức áp dụng lãi suất bao gồm: - Lãi suất cho vay cố định trong suốt thời hạn cho vay - Lãi suất cho vay có điều chỉnh * Về thời điểm tính lãi: Lãi của các khoản vay sẽ được hệ thống máy tính tự động tính vào cuối ngày 25 hàng tháng. Cơ sở tính lãi là: - Số dư nợ tài khoản cho vay vào cuối kỳ - Lãi suất ghi trong hợp đồng - Số ngày vay thực tế * Công thức tính: Lãi cho vay = Dư nợ tài khoản cho vay x Lãi suất tháng x Số ngày vay thực tế 30 * Quy trình Trước thời điểm thu lãi khoảng 10 ngày, để tạo cho khách hàng có điều kiện thu xếp trả nợ vay cán bộ tín dụng sẽ in giấy thông báo thu lãi đến khách hàng. Đối với những khách hàng đã có sẵn thoả thuận cho phép ngân hàng tự động trích tài khoản tiền gửi để thu nợ, cán bộ tín dụng không phải gửi thông báo trừ khi tài khoản của khách hàng không đủ số dư. Đến thời hạn trả nợ, cán bộ tín dụng tính toán kiểm tra lại xem phiếu tính lãi có đúng theo quy định trong hợp đồng tín dụng và thông báo đến phòng nghiệp vụ hạch toán Kế toán viên căn cứ vào phiếu tính lãi, và phương thức thanh toán của khách hàng để vào Menu thích hợp hạch toán. Nếu khách hàng đến trả nợ bằng tiền mặt, kế toán viên vào Menu 321 bút toán như sau: Nợ TK tiền mặt Có TK thu lãi hoạt động tín dụng Nếu trích từ tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng thì kế toán viên vào Menu 322 và hạch toán: Nợ TK TGTT/KH Có TK thu lãi hoạt động tín dụng b. Kế toán giai đoạn thu nợ gốc Khi đến thời hạn thanh toán nợ gốc ghi trong hợp đồng tín dụng, khách hàng vay vốn có trách nhiệm thanh toán toàn bộ hoặc một phần nợ gốc cho ngân hàng. Những chứng từ cần có trong giai đoạn thu nợ gốc: - Nếu khách hàng đến trả nợ bằng cách nộp tiền mặt, chứng từ cần có là giấy nộp tiền mặt - Nếu khách hàng yêu cầu trích tài khoản tiền gửi để trả nợ thì kế toán viên sẽ căn cứ vào uỷ nhiệm chi. - Nếu cán bộ tín dụng đề nghị thu nợ từ tài khoản khách hàng thì sẽ phải có giấy đề nghị thu nợ kèm uỷ nhiệm chi của khách hàng. Quy trình hạch toán như sau: - Đối với những khoản vay trả nợ một lần khi đến hạn. Đó là những khoản nợ mà khách hàng sẽ chỉ trả toàn bộ nợ gốc và lãi cho ngân hàng một lần duy nhất vào một ngày nhất định được ghi trong hợp đồng tín dụng. Khi đến hạn trả nợ, tuỳ vào cách thức mà khách hàng thanh toán nợ, kế toán viên phụ trách công tác kế toán cho vay sẽ hạch toán vào tài khoản thích hợp. + Trường hợp khách hàng đến trả nợ bằng tiền mặt, kế toán viên căn cứ vào giấy nộp tiền và số tiền nợ gốc của khách hàng để hạch toán. Kế toán viên vào Menu 331 để hạch toán, bút toán như sau: Nợ TK tiền mặt Có TK cho vay/khách hàng + Trường hợp khách hàng lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả nợ. Khi đó, kế toán viên sẽ vào Menu 332 để hạch toán, bút toán như sau: Nợ TK TG thanh toán/ khách hàng Có TK cho vay/khách hàng. + Trường hợp cán bộ tín dụng theo dõi thấy trong tài khoản của khách hàng có tiền. Khi đến thời hạn trả nợ, cán bộ tín dụng sẽ lập giấy đề nghị thu nợ và uỷ nhiệm chi để đề nghị kế toán viên phụ trách công tác kế toán cho vay hạch toán. Khi đó, kế toán viên sẽ vào Menu thích hợp và hạch toán. Bút toán như sau: Nợ TK TG thanh toán/ khách hàng Có TK cho vay/khách hàng. Đồng thời, kế toán viên sẽ hạch toán ngoại bảng để trả lại tài sản mà khách hàng đã cầm cố thế chấp cho khoản vay trước đây. Căn cứ vào phiếu xuất ngoại bảng, bút toán như sau: Xuất TK “Tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng.” Sau khi hạch toán trên máy, kế toán viên sẽ phải tất toán khoản vay của khách hàng trên sổ sách. Sau đó, hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận kiểm soát duyệt và đưa vào lưu giữ. - Đối với những khoản vay chia làm nhiều kỳ hạn nợ. Tức là, khoản vay của khách hàng sẽ được chia ra làm nhiều lần trả nợ. Khi đến thời hạn trả nợ được ghi trong hợp đồng tín dụng, khách hàng sẽ chỉ phải trả một phần khoản nợ cho đến khi hết. Mỗi lần khách hàng đến trả nợ, kế toán viên sẽ căn cứ vào chứng từ mà khách hàng lập để hạch toán như trường hợp khoản vay thanh toán một lần khi đến hạn. Kế toán viên sẽ phải theo dõi mỗi khi khách hàng đến trả nợ bằng cách ghi vào phần “theo dõi trả nợ” trong “giấy theo dõi nhận và trả nợ” cho đến khi tất toán khoản vay. VD: Khoản vay tín chấp 200 triệu của bà Phạm thị Thu từ ngày 15-01-2008 đến ngày 15-04-2008 thì đáo hạn. Bà Thu và ngân hàng có thoả thuận cho phép ngân hàng tự động trích tài khoản tiền gửi để thu nợ. Ngày 15-4, cán bộ tín dụng lập giấy đề nghị thu nợ kèm uỷ nhiệm chi giao cho kế toán viên phụ trách cho vay. Trong giấy đề nghị thu nợ, yêu cầu trích tài khoản tiền gửi của bà Thu (0021000000617) để trả khoản nợ theo hợp đồng số 01/08/VNĐ/TH ngày 15-01-2008. Kế toán viên vào Menu 332 để hạch toán như sau: Nợ TK TGTT ( 0021000000617) : 200 triệu Có TK cho vay (0027000005941): 200 triệu 2.3.5- Vấn đề trả nợ trước hạn Thông thường việc xác định thời gian vay vốn được cán bộ tín dụng tính toán kỹ lưỡng. Thời hạn vay thường được xác định phù hợp với chu kỳ luân chuyển vốn, phù hợp với các nguồn thu nhập của khách hàng, và phù hợp với tính chất nguồn vốn của ngân hàng. Tuy nhiên, vì một số nguyên nhân mà doanh nghiệp trả nợ vay cho ngân hàng trước khi thời hạn vay kết thúc. Một số nguyên nhân như: - Doanh nghiệp có những khoản thu nhập bất thường, không biết đầu tư vào đâu nên muốn trả nợ để giảm bớt chi phí trả lãi. - Doanh nghiệp muốn thanh toán để tránh trường hợp không trả đúng hạn được sẽ phải chịu lãi phạt. - Doanh nghiệp dự tính lãi suất cho vay trong tương lai sẽ giảm. Vì vậy, doanh nghiệp muốn thanh toán nợ cũ để vay những khoản nợ mới với mức lãi suất thấp hơn. … Với những trường hợp như vậy, công tác kế toán cho vay phải thực hiện tất toán khoản vay như bình thường nhưng với số tiền lãi được tính theo số ngày thực tế khách hàng vay Lãi vay thực tế = Nợ gốc x Lãi suất (tháng) x Số ngày vay thực tế 30 ngày Hiện tại việc khách hàng trả nợ trước hạn tại NHNT Hà Nội- phòng giao dịch số 6 không phải chịu bất cứ hình phạt nào của ngân hàng. Việc khách hàng trả nợ trước thời hạn giúp cho ngân hàng không phải tiến hành các hình thức nhắc nhở để truy thu nợ. Tuy nhiên, ngân hàng cũng không khuyến khích việc này vì nó ảnh hưởng đến doanh thu dự tính của ngân hàng, mất sự cân đối về thời hạn giữa huy động vốn và sử dụng vốn, ảnh hưởng đến kế hoạch đầu tư của ngân hàng… 2.3.6- Vấn đề cơ cấu lại thời hạn trả nợ Cơ cấu lại thời hạn trả nợ là việc NHNT điều chỉnh lại kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ vay đối với các khoản nợ vay của khách hàng theo 2 phương thức sau: - Điều chỉnh kỳ hạn trả nợ là việc NHNT chấp thuận thay đổi kỳ hạn trả nợ gốc và hoặc lãi vốn vay trong phạm vi thời hạn cho vay đã thoả thuận trước đó trong hợp đồng tín dụng, mà kỳ trả nợ cuối cùng không thay đổi. Nếu khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn nợ gốc và/hoặc lãi vốn vay trong phạm vi thời hạn cho vay đã thoả thuận, nhưng được cán bộ tín dụng đánh giá là có khă năng trả nợ trong các kỳ hạn trả nợ tiếp theo thì khoản vay đó sẽ được điều chỉnh kỳ hạn nợ. Tuy nhiên: * Đối với nợ gốc: tổng số lần điều chỉnh kỳ hạn trả nợ của mỗi hợp đồng tín dụng tối đa không quá 1/2 số kỳ hạn trả nợ gốc thoả thuận trong hợp đồng đó. * Đối với nợ lãi: chi nhánh xem xét, thực hiện điều chỉnh kỳ hạn trả nợ lãi nếu đủ điều kiện. - Gia hạn vay là việc NHNT chấp thuận kéo dài thêm một khoảng thời gian trả nợ gốc và hoặc lãi vốn vay vượt quá thời hạn cho vay đã thoả thuận trước đó trong hợp đồng tín dụng. Nếu khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn nợ gốc và/hoặc lãi vốn vay trong phạm vi thời hạn cho vay đã thoả thuận, nhưng được cán bộ tín dụng đánh giá là có khă năng trả nợ trong một khoảng thời thời gian nhất định sau thời hạn cho vay thì khoản vay đó sẽ được gia hạn nợ. Tuy nhiên phải đảm bảo: tổng các thời hạn gia hạn nợ của mỗi giấy nhận nợ tối đa không quá thời hạn cho vay đã thoả thuận đối với hợp đồng tín dụng ngắn hạn và không quá 1/2 thời hạn cho vay đối với hợp đồng tín dụng trung- dài hạn. Điều kiện cơ cấu lại thời hạn trả nợ - Khách hàng có giấy đề nghị kiêm phương án/kế hoạch trả nợ mới khả thi gửi tới ngân hàng. - Kết quả thẩm định của chi nhánh cho thấy phương án/kế hoạch trả nợ mới của khách hàng là khả thi - Kết quả kiểm tra vốn vay/kiểm soát thực tế gần nhất (song tối đa không quá một tháng tính đến ngày lập tờ trình báo cáo phê duyệt cơ cấu lại thời hạn trả nợ) cho thấy tình hình tài chính/tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng có gặp khó khăn, song mang tính chất tạm thời, có khả năng khắc phục được sau một thời gian nhất định. Trường hợp đến kỳ hạn trả nợ gốc và/ hoặc lãi nếu khách hàng không trả được nợ gốc và/ hoặc lãi hoặc trả không hết nợ gốc và/ hoặc lãi thì khách hàng phải có giấy đề nghị điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ gửi tới ngân hàng trước ngày đến hạn trả nợ 5 ngày làm việc. Sau khi khách hàng có khoản nợ được cơ cấu lại, căn cứ vào các giấy tờ do cán bộ tín dụng trình, kế toán viên phụ trách hoạt động cho vay sẽ theo dõi khoản vay được cơ cấu lại bằng cách ghi vào giấy theo dõi thực hiện hợp đồng, mục thay đổi kỳ hạn nợ, gia hạn nợ. 2.3.7- Vấn đề chuyển nợ quá hạn Trường hợp đến kỳ hạn trả nợ gốc và/ hoặc lãi nếu khách hàng không trả được nợ gốc và/ hoặc lãi hoặc trả không hết nợ gốc và/ hoặc lãi thì khách hàng phải có giấy đề nghị điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ gửi tới ngân hàng trước ngày đến hạn trả nợ 5 ngày làm việc. Trường hợp khách hàng không gửi giấy đề nghị điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ gửi tới ngân hàng trước thời hạn trên hoặc giấy đề nghị bị ngân hàng từ chối, ngân hàng được quyền tự động chuyển toàn bộ số dư (gốc và lãi) sang nợ quá hạn. Bút toán chuyển nợ quá hạn như sau: - Đối với nợ gốc: Nợ TK cho vay/ nhóm nợ thích hợp Có TK cho vay/nợ đủ tiêu chuẩn - Đối với khoản lãi đã dự thu: Nợ TK chi phí Có TK lãi phải thu từ hoạt động tín dụng. - Đồng thời nhập TK ngoại bảng Nhập TK Lãi cho vay quá hạn chưa thu được Ngay khi khoản vay bị chuyển quá hạn cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm soạn thảo thông báo nợ quá hạn trình phụ trách phòng ký duyệt và gửi đến khách hàng. Khách hàng sẽ được ngân hàng gửi công văn thông báo nợ quá hạn và quyết định ngày trả nợ cuối cùng. Đến ngày trả nợ cuối cùng ghi trong thông báo mà khách hàng không trả hết nợ thì ngày cuối cùng đó được coi là ngày phát sinh tranh chấp 2.3.8- Trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro tín dụng Trích lập dự phòng rủi ro tín dụng là bắt buộc và cần thiết đối với mỗi TCTD. Việc trích lập dự phòng vừa là để thực hiện quyết định 493/2005 và quyết định 18/2007 của NHNN về việc trích lập dự phòng, vừa là để đảm bảo cho ngân hàng có nguồn để xử lý kịp thời những rủi ro xảy ra đối với hoạt động tín dụng. Khi có rủi ro xảy ra, dự phòng sẽ là nguồn để ngân hàng bù đắp những mất mát đó, điều đó sẽ làm cho các ngân hàng chủ động hơn trong hoạt động của mình. Tại phòng giao dịch số 6 của NHNT Hà Nội, cán bộ tín dụng là người có nhiệm vụ phân loại các khoản nợ. Việc phân loại nợ được cán bộ tín dụng thực hiện hàng quý. Những khoản nợ có khả năng xảy ra rủi ro sẽ được cán bộ tín dụng phân thành một nhóm. Từ đó sẽ áp dụng những quy định của NHNN và NHNT để tiến hành tính toán để trích lập dự phòng rủi ro tín dụng. Nếu số dự phòng phải trích lớn hơn số dự phòng hiện có thì phảit trích thêm phần thiếu. Bút toán như sau: Nợ TK chi phí dự phòng rủi ro tín dụng Có TK dự phòng rủi ro cụ thể Nếu số dự phòng phải trích nhỏ hơn số dự phòng hiện có thì sẽ phải hoàn nhập dự phòng. Khi hoàn nhập, bút toán như sau: Nợ TK dự phòng rủi ro cụ thể Có TK chi phí dự phòng rủi ro tín dụng. 2.3.9- Vấn đề lưu giữ và bảo quản hồ sơ Khi có nhu cầu vay vốn, khách hàng sẽ đến ngân hàng đề nghị được vay vốn. Khi đến yêu cầu vay vốn, khách hàng cần giải trình cho ngân hàng phương án vay vốn, sử dụng vốn và trả nợ của mình. Cán bộ tín dụng sẽ căn cứ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng để quyết định có cho vay hay không. Khi quyết định cho khách hàng vay, ngân hàng sẽ ký với khách hàng một hợp đồng tín dụng. Nếu có tài sản cầm cố, thế chấp thì ngân hàng và khách hàng sẽ phải ký hợp đồng thế chấp tài sản… Một bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng thường gồm có những giấy tờ sau: - Hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng với khách hàng vay vốn. Hợp đồng tín dụng phải có đầy đủ những chữ ký của khách hàng, cán bộ tín dụng, trưởng phòng. - Giấy theo dõi nhận nợ và trả nợ. Đây là giấy do ngân hàng lập để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hàng. Trên đó, ngân hàng có thể theo dõi được việc nhận nợ, trả nợ, gia hạn nợ, số nợ quá hạn của khách hàng. - Tờ trình thẩm định cho vay vốn của cán bộ tín dụng. Trên tờ trình này có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng và trưởng phòng. - Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án trả nợ do khách hàng lập. - Giấy tờ liên quan đến khách hàng như chứng minh nhân dân, hộ khẩu…( bản phô tô) - Hợp đồng thế chấp tài sản giữa ngân hàng với khách hàng. Trên đó có chữ ký của khách hàng và trưởng phòng. - Biên bản định giá tài sản do khách hàng, trưởng phòng và cán bộ tín dụng xác nhận - Giấy tờ có liên quan chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng với tài sản cầm cố thế chấp như: chứng nhận của cơ quan đăng ký về quyền sử dụng đất, phiếu xác nhận giấy tờ có giá của nơi phát hành… … Sau khi hoàn tất hồ sơ vay vốn, cán bộ tín dụng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ gốc để lưu giữ tại bộ phận kế toán. Kế toán viên phụ trách công tác kế toán tiền vay sẽ có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của khách hàng để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hành cho đến khi tất toán khoản vay. Ngoài ra, hồ sơ vay vốn của khách hàng sẽ được phô tô ra làm hai bản để lưu giư tại bộ phận tín dụng và bộ phận quản lý nợ . Hồ sơ tín dụng được lưu giữ, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý cho từng loại khách hàng, từng loại kỳ hạn để thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi nợ. Toàn bộ các tài liệu, chứng từ kế toán được lưu trữ trong két an toàn và được ghi vào sổ đăng ký lưu giữ kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ. Trong trường hợp giải quyết các yêu cầu tạm thời mượn tài liệu ra khỏi két phải có sự chấp nhận bằng văn bản của trưởng phòng và phải hoàn trả ngay trong ngày. Không được cho khách hàng mượn vì bất cứ lý do nào. 2.3.10- Vấn đề ứng dụng tin học trong kế toán cho vay Sự bùng nổ của ngành công nghệ thông tin đã làm thay đổi mọi mặt của đời sống. Trong các ngành sản xuất kinh doanh, sự ứng dụng công nghệ thông tin đã rút ngắn được rất nhiều thời gian, công sức của công việc. Ngành ngân hàng cũng không phải là ngoại lệ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt với tư cách là ngân hàng luôn đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh, NHNT Việt Nam luôn là ngân hàng hàng đầu về những sản phẩm dịch vụ với sự tự động hoá cao như: VCB Money, i-B@nking, SMS Banking, hệ thống máy rút tiền tự động ATM, thẻ Vietcombank Connect 24, Vietcombank MTV, Vietcombank SG24… Đối với hoạt động kế toán cho vay, với đặc điểm là một trong hoạt động có khối lượng công việc rất lớn, phức tạp thì việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc cho kế toán viên như việc hạch toán, tính lãi… Đồng thời việc ứng dụng công nghệ sẽ tránh được những sai lầm không đáng có do hệ thống đã được tự động hoá. Đối với NHNT Hà Nội nói chung và ở phòng giao dịch số 6 nói riêng, mỗi cán bộ đều được trang bị một chiếc máy vi tính có nối mạng; mỗi bộ phận được trang bị một máy fax, máy in, máy phôtô để sử dụng phục vụ cho công việc. Đối với bộ phận quan hệ khách hàng, mỗi cán bộ tín dụng được trang bị một máy tính được nối mạng nội mạng. Với nó, cán bộ tín dụng có thể dẽ dàng theo dõi tình hình vay vốn của khách hàng, theo dõi tài khoản của khách hàng để có kế hoạch thu lãi, thu nợ kịp thời. Đối với bộ phận kế toán, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay cũng được trang bị máy tính. Với phần mềm sử dụng trong toàn hệ thống ngân hàng là phần mềm MOSAIC, kế toán viên sẽ nhanh chóng có thể hạch toán các công việc liên quan đến quá trình vay vốn của khách hàng. Từ giai đoạn giải ngân đến giai đoạn thu nợ gốc, từ công việc chính đến các công việc đi kèm…Đồng thời, kế toán viên có thể nhanh chóng kiểm tra đầy đủ những thông tin cá nhân liên quan đến khách hàng như: số dư tài khoản, mã số thuế, số chứng minh… Với phần mềm phục vụ kế toán cho vay, những thông tin liên quan đến hợp đồng tín dụng, đến cá nhân khách hàng được lưu giữ quản lý đảm bảo an toàn; giúp cho việc cập nhật sổ sách được nhanh chóng, chính xác. Mọi số liệu cùng những thông tin được lưu giữ đảm bảo an toàn, bí mật vì nó được mã hoá và bảo mật, chỉ có cán bộ của ngân hàng mới có mã truy nhập. Tuy nhiên, rủi ro có thể xảy ra nếu máy chủ bị virut tấn công làm mất dữ liệu. Vì vậy, ngân hàng cũng cần chú trọng đến những biện pháp phòng ngừa. 2.4- Đánh giá thực trạng kế toán cho vay tại phòng giao dịch số 6 -NHNT Hà Nội 2.4.1- Những kết quả đạt được Mặc dù mới thành lập từ tháng 5 năm 2006 và bắt đầu hoạt động từ tháng 7 năm 2006. Tuy nhiên phát huy thế mạnh về uy tín, thương hiệu gần 45 năm của VietcomBank, NHNT Hà Nội- phòng giao dịch 6 cũng có nhiều cố gắng và đạt được nhiều thành tựu trong năm 2007. - Về công tác huy động vốn: hoạt động huy động vốn đã có được những bước tiến bộ đáng kể. Nhiều phương pháp huy động hiệu quả được thực hiện thành công, nhiều sản phẩm huy động mới được đưa vào thị trường. - Về hoạt động tín dụng: công tác tín dụng của phòng tiếp tục thực hiện phương châm “Hiệu quả và an toàn”, phòng đã mở rộng cho vay đối với những khách hàng có tình hình tài chính lành mạnh, hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Về công tác kế toán: công tác thanh toán của phòng luôn đảm bảo chính xác, nhanh chóng, kịp thời cho các giao dịch vốn của khách hàng. Với thời gian phục vụ khách hàng ngắn nhất, chất lượng tốt nhất, tạo điều kiện tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn của ngân hàng. Đặc biệt trong hoạt động kế toán cho vay, kế toán viên đã thực hiện giải ngân nhanh chóng cho khách hàng, thực hiện thu nợ, thu lãi chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn. Chỉ riêng trong tháng 3/2008, hoạt động kế toán đã tiến hành giải ngân với số tiền trên 14 tỷ đồng. - Sự phối hợp giữa các tổ có liên quan được diễn ra rất chặt chẽ. Đặc biệt là sự kết hợp giữa bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán tiền vay trong hoạt động tín dụng. Nhờ đó mà khách hàng vay vốn luôn cảm thấy hài lòng vì sự phục vụ tận tình, chu đáo. Điều này được thể hiện ở tất cả các khâu, ví dụ khi giải ngân, khi bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng được phê duyệt cho vay, cán bộ tín dụng sẽ chuyển toàn bộ những giấy tờ liên quan tới cho bộ phận kế toán. Cán bộ kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác của những chứng từ liên quan và tiến hành giải ngân ngay cho khách hàng nếu chứng từ hợp lệ. Bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán cũng cùng nhau lưu trữ hồ sơ và thông tin liên quan đến khách hàng. Nhờ đó mà việc theo dõi, đánh giá khách hàng, thu nợ, thu lãi được dễ dàng hơn. - Phòng cũng đã ứng dụng thành công những công nghệ hiện đại được trang bị vào hoạt động kinh doanh. Toàn bộ hệ thống máy tính của phòng được nối mạng với máy chu cùng toàn hệ thống NHNT. Kế toán viên thực hiện thành thạo phần mềm kế toán áp dụng vào hoạt động kinh doanh, nhờ đó công việc được tiến hành nhanh chóng thuận tiện hơn. 2.4.2- Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu a. Những tồn tại Sau hơn 1 năm chính thức đi vào hoạt động, được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên, hoạt động của phòng giao dịch đã dần đi vào nề nếp. Tuy nhiên, phòng cũng không tránh khỏi sự bỡ ngỡ của mình cùng với sự cạnh tranh giữa các ngân hàng trên địa bàn nên nhiều chỉ tiêu không đạt được mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đối với hoạt động kế toán cho vay của phòng, mặc dù đã có nhiều tiến bộ song vẫn còn tồn tại một số hạn chế chưa giải quyết được. Đó là: - Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ của cán bộ kế toán cho vay chưa rõ ràng. Tại phòng giao dịch số 6 hiện đang áp dụng mô hình giao dịch một cửa. Điều đó giúp cho các giao dịch của khách hàng diễn ra nhanh chóng thuận tiện hơn. Điều đó đem đến cho các giao dịch viên một khối lượng công việc khá lớn. Tuy nhiên, hiện nay tại phòng giao dịch số 6 chỉ có 1 cán bộ phụ trách kế toán cho vay nhưng đôi khi kiêm luôn công việc của một giao dịch viên. - Công việc của kế toán viên phụ trách cho vay còn đơn điệu. Công việc chủ yếu của kế toán viên phụ trách kế toán cho vay tại phòng là việc hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi căn cứ vào những chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Ngoài ra những công việc khác sẽ do cán bộ tín dụng có trách nhiệm làm như việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro. - Sắp xếp phòng ban chưa hợp lý nên đôi khi còn làm mất nhiều thời gian của khách hàng. Cụ thể, khi khách hàng có nhu cầu vay vốn sẽ phải gặp gỡ cán bộ tín dụng trên tầng 3. Sau khi hồ sơ vay vốn được phê duyệt, để có thể được giải ngân, khách hàng sẽ phải xuống tầng 1 để kế toán viên hạch toán giải ngân. Phòng giao dịch 6 mới đi vào hoạt động nên chưa có hướng dẫn cho khách hàng. - Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động ngân hàng là rất cần thiết. Nó không chỉ giúp cho thao tác của cán bộ ngân hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác, mà còn giúp cho cán bộ nhiều về nghiệp vụ. Tuy nhiên, hệ thống máy tính truyền tải số liệu nhiều khi còn trục trặc, nhất là trong thời gian những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ. - Vấn đề lưu trữ hồ sơ khách hàng: Do quy mô hoạt động còn nhỏ, nên phòng giao dịch 6 chưa có bộ phận riêng biệt phụ trách quản lý, lưu trữ hồ sơ khách hàng. Toàn bộ hồ sơ gốc của khách hàng vay vốn được lưu trữ trong tủ hồ sơ của kế toán viên cho vay. Khi cần lấy hồ sơ, kế toán viên phải dừng các công việc khác để tìm lấy hồ sơ. Việc làm này không chỉ làm mất thời gian chờ đợi của cán bộ tín dụng mà còn ảnh hưởng đến công việc chung của phòng. - Các phương thức cho vay của ngân hàng còn đơn giản, chủ yếu là các phương thức cho vay truyền thống như là cho vay từng lần, cho vay theo hạn mức... Các hình thức cho vay khác manh nha xuất hiện nhưng phòng chưa có biện pháp tuyên truyền đến với khách hàng như: cho vay thấu chi, cho vay trả góp... b. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại * Nguyên nhân khách quan: - Cơ sở pháp lý: Trong những năm qua, mặc dù đã nhận thức được sự cần thiết về việc đưa chế độ kế toán của Việt Nam tiến đến với các chuẩn mực của thế giới. Song sự thay đổi trong chế độ chưa đáng kể. Những văn bản hướng dẫn thi hành còn thiếu, chưa đầy đủ gây khó khăn trong việc thực hiện của cán bộ. - Sự tăng trưởng của nền kinh tế: trong những năm gần đây, tốc độ tăng trưởng kinh tế của nước ta luôn ở mức cao, đặc biệt năm 2007 là 8.5%, đã làm hấp dẫn các nhà đầu tư đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng. Hàng loạt các ngân hàng cổ phần mọc lên đã làm tăng sự cạnh tranh giữa các ngân hàng với nhau. - Công nghệ phát triển nhưng những công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực ngân hàng nói chung và trong lĩnh vực kế toán cho vay nói riêng còn chưa nhiều. Hiện nay, các ngân hàng còn đang sử dụng các phần mềm đã quá cũ, không còn phù hợp với thực tiễn phát triển ngày nay. Với những phần mềm này, thật khó để ngân hàng có thể triển khai các phương thức cho vay mới hiện đại hơn. * Nguyên nhân chủ quan: -Về đội ngũ cán bộ: + Số lượng cán bộ của phòng còn mỏng. Biên chế của Phòng giao dịch số 6 chỉ gồm 15 người trong đó có 1 trưởng phòng. Bộ phận quan hệ khách hàng gồm 3 cán bộ, bộ phận kế toán cho vay chỉ có 1 người. Trong khi đó, địa bàn hoạt động rộng, số lượng doanh nghiệp khá nhiều, lại đối mặt với sự cạnh tranh của các ngân hàng khác cùng hoạt động trên địa bàn hoạt động quận Thanh Xuân. Vì vậy với số lượng cán bộ mỏng như vậy thì không thể đáp ứng được yêu cầu đạt ra. + Về chất lượng cán bộ, đa số cán bộ công tác tại phòng là cán bộ trẻ, ít kinh nghiệm công tác, nhất là trong hoạt động tín dụng. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong hoạt động. Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách kế toán cho vay chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán cho vay nên đôi khi còn nhiều lúng túng khi xử lý nghiệp vụ. + Về cơ cấu cán bộ, đa số cán bộ của phòng là nữ giới. Trong tổ quan hệ khách hàng chỉ có 1 cán bộ là nam giới. Bộ phận kế toán chỉ có 1 người cũng là nữ nên công việc ở cơ quan đôi khi bị chi phối bởi công việc gia đình. - Về công nghệ: hệ thống máy tính truyền tải số liệu đôi lúc còn gặp trục trặc, nhất là trong thời gian gần những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ. - Bố trí vị trí chưa hợp lý, cán bộ phụ trách kế toán cho vay được xếp ngồi chung với những giao dịch viên khác. Do đó, ít khách hàng có thể biết đó là kế toán viên phụ trách kế toán cho vay để giao dịch. - Cán bộ tại phòng còn kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Tại phòng giao dịch số 6, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay bên cạnh việc chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền vay như giải ngân, thu nợ, thu lãi. Họ còn phải kiêm cả việc quản lý hồ sơ khách hàng là doanh nghiệp. Đó là những doanh nghiệp có quan hệ tài khoản với phòng. Thông qua đó, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay phải thực hiện cả việc trả lương hộ doanh nghiệp đó, in sao kê...Ngoài ra, do số lượng cán bộ còn mỏng, ít giao dịch viên nên đôi khi, kế toán viên phụ trách tiền vay phải thực hiện công việc của một giao dịch viên. - Thiếu phòng ban phụ trách chuyên môn. Thông thường ở các chi nhánh khác của NHNT, hồ sơ vay vốn của khách hàng được lưu ở ít nhất 3 nơi, đó là: Bộ phận kế toán, bộ phận tín dụng, và bộ phận quản lý lưu trữ. Nhưng hiện nay ở phòng giao dịch số 6, hồ sơ vay vốn của khách hàng chỉ được lưu trữ ở 2 nơi là bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán nên đôi khi còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khách hàng vay vốn. Như vậy, qua phân tích thực trạng kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội cho ta thấy: Bên cạnh những kết quả mà Phòng giao dịch số 6 đã đạt được thì vẫn còn rất nhiều những tồn tại nhiều hạn chế trong hoạt động kinh doanh của phòng cần phải được giải quyết, cả trong hoạt động kế toán cho vay. Từ việc phân tích thực trạng công tác kế toán cho vay của phòng giao dịch số 6. Chúng ta đã chỉ ra được một số nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại đó. Đó là cả những nguyên nhân chủ quan của chính bản thân ngân hàng và cả những nguyên nhân khách quan. Đối với những nguyên nhân khách quan, ta cần phải có biện pháp để phòng ngừa bằng cách dự báo chính xác biến động của những nhân tố đó. Bên cạnh đó cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có chức năng để có phương hướng giải quyết. Đối với những nguyên nhân chủ quan mà bản thân ngân hàng có thể khắc phục được thì cần có những biện pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền cao hơn để được giúp đỡ. Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại phòng giao dịch số 6- NHNT hà nội 3.1- Định hướng hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng 3.1.1- Mục tiêu phát triển Do là một thành viên trong hệ thống của chi nhánh NHNT Hà Nội, mục tiêu phát triển của Phòng giao dịch số 6 phải phù hợp với mục tiêu phát triển của NHNT Hà Nội cũng như toàn hệ thống NHNT. Vì vậy trước hết ta hãy tìm hiểu định hướng phát triển của NHNT Hà Nội đến năm 2010. Đó là: - Không ngừng tăng trưởng về nguồn vốn, mở rộng và nâng cao chất lượng tín dụng, áp dụng nhiều biện pháp để kinh doanh hiệu quả với mục tiêu tăng lợi nhuận. - Đi đầu ứng dụng và phát triển công nghệ trong quản lý và kinh doanh. Dần từng bước vi lượng hoá và nâng cao chất lượng trong dịch vụ ngân hàng. - Triển khai áp dụng mô thức quản trị mới trong ngân hàng theo tiêu chuẩn quốc tế, chuẩn mực hoá quy trình và không gian giao dịch, phát triển mạng lưới hoạt động trên địa bàn Hà Nội, mở rộng hoạt động ngân hàng bán buôn và bán lẻ - Phát huy vai trò chủ đạo trên thị trường liên ngân hàng và hoạt động kinh doanh ngoại tệ. - Thực hiện thắng lợi chủ trương của Chính phủ và NHNN với mục tiêu nâng cao năng lực quản trị điều hành và năng lực tài chính của NHNT trong những năm tới. Từ định hướng phát triển đến năm 2010 của chi nhánh NHNT Hà Nội, trong những năm tới Phòng giao dịch số 6 đặt cho mình từng bước đi cụ thể để cùng NHNT Hà Nội hoàn thành mục tiêu đề ra. Cụ thể: - Thực hiện các biện pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh theo định hướng của ban lãnh đạo NHNT Hà Nội nói riêng và toàn hệ thống NHNT Việt Nam nói chung đã đề ra, về việc tăng cường cung cấp các sản phẩm dịch vụ bán lẻ đến với khách hàng. Trong đó vẫn chú trọng đến hoạt động cho vay đối với khách hàng thể nhân. - Phấn đấu hoàn thành mục tiêu kinh doanh theo như kế hoạch. - Nghiên cứu đề xuất với ban giám đốc về cho phép thực hiện các nghiệp vụ bán lẻ phù hợp với quy mô hoạt động của phòng và tiềm năng của địa bàn. - Tích cực thực hiện các biện pháp để khai thác tốt nhất tiềm năng kinh tế của địa bàn cho hoạt động ngân hàng. 3.1.2- Phương hướng thực hiện - Công tác khách hàng: Để thu hút khách hàng mới và duy trì tốt mối quan hệ tín dụng với khách hàng truyền thống, đồng thời tăng cường tính linh hoạt và chủ động trong kinh doanh. Ngân hàng sẽ tiếp tục có những chính sách ưu đãi phù hợp với những khách hàng có phương án sản xuất kinh doanh khả thi, tình hình tài chính tốt, trả nợ đầy đủ và đúng hạn, không có nợ quá hạn. Tăng cường công tác khách hàng trên cơ sở áp dụng mô hình quan hệ khách hàng mới, sắp xếp, phân loại đội ngũ khách hàng theo hệ thống chấm điểm của NHNT Việt Nam, củng cố đội ngũ khách hàng truyền thống, mở rộng tìm kiếm khách hàng mới, chú trọng đặc biệt đến các khách hàng thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, khu vực kinh tế tư nhân. Bên cạnh đó, ngân hàng chủ động tiếp cận phương án, dự án khả thi phù hợp với cơ chế, chủ trương phát triển của ngành và địa bàn . Tích cực tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng có tình hình tài chính lành mạnh, phương án sản xuất khả thi, có tài sản đảm bảo. Cơ cấu khách hàng theo hướng ưu tiên nhóm khách hàng FDI, SMEs, cá nhân làm ăn năng động và có hiệu quả thay vì chú trọng đến nhóm khách hàng doanh nghiệp Nhà nước có tình hình tài chính yếu và có nhiều nợ xấu. Với định hướng phát triển và mở rộng cho vay khách hàng bán lẻ, dự kiến đến cuối năm 2008, dư nợ nhóm khách hàng thể nhân chiếm 12% tổng dư nợ. - Công tác hành chính- nhân sự: Công tác Hành chính Nhân sự luôn đảm bảo cho các bộ phận nghiệp vụ có đầy đủ điều kiện vật chất và con người thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh. Năm 2007 đã làm các thủ tục mua BHXH, BHYT năm 2007 cho CBNV, giải quyết nâng lương Quý 1, 2, 3, 4/2007 cho CBNV của ngân hàng Tiếp nhận một số cán bộ mới bổ sung nhân sự cho phòng. - Công tác kiểm tra nội bộ: Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ được duy trì thường xuyên và liên tục tại phòng nhằm đôn đốc các tổ nghiệp vụ thực hiện và tuân thủ đúng các quy trình nghiệp vụ, các chế độ quản lý của ngành và của Nhà nước. Qua kiểm tra, kiểm soát, ý thức trách nhiệm của các cán bộ đối với công việc được giao đã được nâng cao. 3.2- Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội 3.2.1- Về công tác cán bộ - Bổ sung nhân sự : Hiện nay, ở Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội đang áp dụng mô hình giao dịch 1 cửa. Mô hình nay giúp cho ngân hàng thuận tiện hơn trong hoạt động giao dịch của mình với ngân hàng. Tuy nhiên đối với các giao dịch viên, việc áp dụng mô hình giao dịch 1 cửa đòi hỏi ở họ phải có kiến thức toàn diện, đồng thời khối lượng công việc cũng lớn hơn. Công việc nhiều song số lượng cán bộ ở Phòng giao dịch số 6 rất mỏng. Nhất là đối với hoạt động kế toán cho vay, chỉ có 1 nhân viên phụ trách toàn bộ tất cả các khâu trong nghiệp vụ kế toán cho vay, từ việc hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi đến việc lưu trữ, quản lý hồ sơ khách hàng… Bàn làm việc của cán bộ phụ trách kế toán cho vay lại được đặt cùng với những giao dịch viên khác. Vì vậy, bên cạnh công việc của một kế toán viên phụ trách công việc kế toán cho vay, họ còn phải làm công việc của 1 giao dịch viên. Tại phòng giao dịch số 6, cán bộ phụ trách kế toán cho vay còn quản lý hồ sơ khách hàng là doanh nghiệp. Đó là các công việc liên quan đến việc chi trả lương cho cán bộ công nhân viên. Hàng tháng, kế toán viên phải hạch toán chi trả lương và tài khoản cho cán bộ công nhân viên. Công việc của cán bộ kế toán viên tiền vay đôi khi chồng chéo nhau, nhất là vào thời điểm cuối tháng khi mà họ vừa phải chạy lãi tiền vay, vừa đến kỳ hạn trả lương và tài khoản cho cán bộ công nhân viên, lại vừa là thời điểm khách hàng đến giao dịch rất đông. Khối lượng công việc quá lớn đối với một nữ kế toán phụ trách kế toán tiền vay, nên họ không thể hoàn toàn tập trung cho công việc chính của mình là kế toán tiên vay. Vì vậy cần phải bổ sung thêm một số cán bộ cho phòng nhất là bộ phận kế toán và tín dụng. - Đào tạo nâng cao trình độ : Ngân hàng cũng như mọi thành phần kinh tế khác, trong thời đại hội nhập ngày nay đòi hỏi tiến tới những chuẩn mực của quốc tế. Hoạt động ngân hàng không chỉ bó hẹp trong các hoạt động truyền thống nữa. Ngay cả trong hoạt động cho vay cũng có rất nhiều phương thức cho vay khác nhau. Mội phương thức cho vay lại có những đặc điểm riêng khác với các phương thức cho vay khác. Vì vậy đòi hỏi cán bộ tín dụng phải có kiến thức đầy đủ và sâu rộng trong lĩnh vực tín dụng. Đối với cán bộ phụ trách kế toán cho vay, không chỉ cần có kiến thức đầy đủ về các phương thức cho vay mà còn cần phải có kiến thức về kế toán để có thể thực hiện các bút toán đối với từng phương thức cho vay. Vì vậy đào tạo để cán bộ kế toán phụ trách kế toán cho vay nâng cao trình độ, am hiểu các phương thức cho vay là cần thiết. Điều đó không chỉ làm cho hoạt động cho vay của ngân hàng diễn ra thuận tiện hơn. Mà nó còn là điều kiện để ngân hàng có thể mở rộng các sản phẩm cho vay của mình. Để các sản phẩm đó đến được với khách hàng, làm cho khách hàng hiểu và sử dụng sản phẩm đó. Khi các cán bộ có kiến thức về tất cả các phương thức cho vay, ngân hàng có thể mở rộng gói sản phẩm cho vay của mình, từ đó nâng cao doanh thu, tăng lợi nhuận. Đối với một cán bộ ngân hàng ngày nay, ngoài những ky năng về nghiệp vụ, họ cần phải có các kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp với khách hàng, khả năng sử dụng máy vi tính, kỹ năng ứng dụng phần mềm tiên tiến vào hoạt động kinh doanh…Vì vậy bên cạnh việc đào tạo chuyên sau kỹ năng nghiệp vụ, cán bộ ngân hàng nhất là cán bộ kế toán cho vay phải được đào tạo cả các kỹ năng khác. Có thể nói, đối với lực lượng cán bộ ngân hàng nói chung và cán bộ kế toán cho vay nói riêng cần phải được chú trọng cả về số lượng lẫn chất lượng. Việc tăng cường số lượng nhân viên cho ngân hàng thì phải đi kèm với việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ. 3.2.2- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ vào công tác kế toán. Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động ngân hàng nói chung và vào công tác kế toán cho vay nói riêng đã giúp cho kế toán viên rất nhiều. Khi ứng dụng phần mềm tin học vào công việc kế toán nói chung và kế toán cho vay nói riêng đã làm giảm bớt một khối lượng công việc chân tay đáng kể cho kế toán viên. Bên cạnh đó, ứng dụng các phần mềm kế toán, cụ thể là phần mềm kế toán cho vay đã hỗ trợ nghiệp vụ cho kế toán viên. Điều đó được thể hiện ở chỗ: khi thực hiện các bút toán giải ngân, thu nợ, thu lãi… Trong Menu đó đã có đầy đủ các công việc phải làm đối với một kế toán viên. Vì vậy, kế toán viên chỉ cần vào Menu thích hợp, điền đầy đủ thông tin là có thể thực hiện toàn bộ nghiệp vụ của mình đối với hoạt động cho vay. Ngoài ra, khi thông tin được ghi trong máy, việc theo dõi, kiểm tra thông tin về khách hàng cũng trở nên nhanh chóng. Trước đây, khi còn phải thực hiện kế toán thủ công, kế toán viên muốn lấy thông tin của khách hàng thì phải tìm những cuốn sổ có liên quan. Điều đó là rất mất thời gian nếu như công tác lưu trữ không tốt. Khi ứng dụng công nghệ, mọi hoạt động được thực hiện trên máy, thông tin khách hàng cũng được lưu vào máy. Vì vậy, việc tìn kiếm thông tin khách hàng cũng trở nên nhanh chóng hơn. Điều đó đã làm cho công việc của cán bộ giảm đi nhiều nhất là trong việc muốn đánh giá phân loại khách hàng. Tuy nhiên, không thể cứ chỉ trông chờ vào máy tính hiện có. Do đặc điểm hao mòn vô hình đối với công nghệ là rất nhanh, công nghệ rất dễ bị lạc hậu nhanh chóng. Bên cạnh đó, rủi ro trong việc ứng dụng công nghệ là rất lớn. Nếu như có sự cố xảy ra, rất dễ mất toàn bộ dữ liệu về khách hàng. Hoặc nếu máy tính bị Hacker tấn công thì việc bị đánh cắp dữ liệu hay mất dữ liệu là hoàn toàn có thể. Khi điều đó xảy ra thì hậu quả của nó sẽ rất to lớn. Vì vậy, các ngân hàng không được hài lòng về những gì mình đã có. Mà cần phải luôn luôn tìm hiểu, đẩy mạnh phát triển công nghệ hơn nữa. Đồng thời cũng cần quan tâm duy tu bảo dưỡng máy móc, kiểm tra tình trạng máy móc thường xuyên. Đối với những phần mềm kế toán hiện nay, nó chỉ đơn thuần là các nghiệp vụ hạch toán các bút toán về giải ngân, thu nợ, thu lãi...Để có thể mở rộng hoạt động cho vay của mình, các ngân hàng cũng cần nâng cấp phần mềm kế toán cho phù hợp với những phương thức cho vay mới. Tăng cường sự hợp tác về công nghệ với các tổ chức kinh tế, tài chính và ngân hàng khác để có thể nhanh chóng ứng dụng những thành tựu về khoa học công nghệ. 3.2.3- Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động kế toán cho vay. Khi kế toán viên hạch toán cho vay, họ căn cứ vào những chứng từ hợp lệ do cán bộ tín dụng chuyển đến. Khi các chi tiết trên chứng từ khớp đúng thì kế toán viên mới hạch toán. Tuy nhiên, không thể chắc chắn rằng lúc nào kế toán viên cũng hạch toán đúng. Vì vậy cần có một bộ phận đứng đằng sau làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát lại bút toán của kế toán viên về quan hệ đối ứng, tên tài khoản, số tiền… Những người làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát phải là những người có chuyên môn nghiệp vụ sâu, có nhiều kinh nghiệm trong kế toán nói chung và kế toán cho vay nói riêng. Để nâng cao hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động kế toán cho vay, phòng cần chú trọng đến việc tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, đào tạo đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ nhất là trong nghiệp vụ kế toán cho vay… 3.2.4- Hoàn thiện bộ máy hoạt động. Hiện nay, do mới đi vào hoạt động việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban chưa thực sự rõ ràng. Một số cán bộ còn phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, nhiều nhiệm vụ. Đặc biệt là kế toán viên phụ trách kế toán cho vay. Cả phòng chỉ có một cán bộ phụ trách kế toán cho vay ngoài công việc của mình ra, cán bộ đó còn làm công việc của một giao dịch viên... Vì vậy, cần phải sớm hoàn thiện bộ máy hoạt động tại phòng. Cần tách biệt chức năng nhiệm vụ giữa các phòng. Tránh tình trạng một người phải là quá nhiều công việc. Chia xẻ công việc để từng người có thể chuyên tâm vào công việc chính của mình. 3.2.5- Mở rộng quy mô hoạt động, phân tách phòng ban chức năng Hiện nay, quy mô hoạt động của Phòng giao dịch số 6 còn nhỏ, thẩm quyền phê duyệt đối với hoạt động cho vay còn hạn chế ở mức thấp, dưới 500 triệu. Trong khi địa bàn hoạt động lớn, trên địa bàn lại có nhiều NHTM khác cùng cạnh tranh nhau. Chủ yếu các NHTM trên địa bàn Quận Thanh Xuân là các chi nhánh cấp I, vốn hoạt động tương đối lớn. Vì vậy, đòi hỏi quy mô hoạt động của phòng cần phải được mở rộng để có sức cạnh tranh với các NHTM khác. Đồng thời, cơ cấu các tổ của Phòng giao dịch số 6 còn quá đơn giản. Cả Phòng có tất cả 3 tổ: Tổ quan hệ khách hàng, tổ hành chính- ngân quỹ và tổ kế toán- dịch vụ. Trong khi đó, trong quá trình hoạt động nảy sinh nhiều vướng mắc đòi hỏi phải có sự phân tách phòng ban chức năng. Ví dụ như số lượng khách hàng đến vay ngày càng đông, số lượng hồ sơ quá lớn, trong khi toàn bộ hồ sơ gốc lại được lưu trữ trong tủ của kế toán viên. Điều đó đòi hỏi phòng phải thành lập một bộ phận làm nhiệm vụ chuyên lưu trữ hồ sơ khách hàng cùng với bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán. Giúp hai bộ phận này chia xẻ nhiệm vụ lưu trữ, đồng thời góp phần vào việc giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên. Khi đó, bộ phận kế toán chỉ lưu trữ bản phôtô hồ sơ khách hàng. Bộ phận lưu trữ sẽ giữ bản gốc. Điều đó sẽ tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, tìm kiếm... 3.3 Kiến nghị 3.3.1- Kiến nghị với Chính phủ và NHNN - Hoàn thiện môi trường pháp lý: Chính phủ cần tạo môi trường pháp lý thông thoáng để các thành phần kinh tế trong đó có ngân hàng hoạt động thuận lợi. NHNN cần ban hành những văn bản, quyết định hướng dẫn cụ thể nhất là những văn bản quy định điều chỉnh hoạt động kế toán cho vay phù hợp với thực tiễn phát triển ở Việt Nam đồng thời tiến gần hơn nữa đến các chuẩn mực quốc tế. - Phát triển môi trường kinh tế: Chính phủ và NHNN cần phối kết hợp với nhau để giúp cho nền kinh tế phát triển cao, ổn định. Từ đó tạo môi trường kinh tế thuận lợi để các thành phần kinh tế phát triển. Khi đó, các thành phần kinh tế làm ăn có hiệu quả, hoạt động cho vay cũng trở nên lành mạnh hơn. Từ đó, hoạt động kế toán cho vay cũng giảm bớt khối lượng công việc - Phát triển công nghệ Chính phủ cần có chính sách ưu tiên cho các hoạt động đầu tư phát triển công nghệ ngay tại Việt Nam nhất là các phần mềm ứng dụng. Khuyến khích ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh… - Tăng cường kiểm tra, giám sát cấp nhà nước đối với tất cả các hoạt động của ngân hàng nói chung và của hoạt động cho vay nói riêng. 3.3.2- Kiến nghị với NHNT Việt Nam - NHNT Việt Nam cần nghiên cứu, đánh giá, tổng kết và cải tiến cơ chế cho vay. Ban hành những văn bản, quy định, quy chế phù hợp với NHNN, tạo hành lang pháp lý rõ ràng, chặt chẽ để có thể thúc đẩy việc mở rộng và nâng cao chất lượng tín dụng. - Nghiên cứu quy trình, thủ tục, giấy tờ để có thể tạo cơ chế thông thoáng, tốn ít loại giấy tờ, thuận tiên cho việc thiết lập và kiểm soát hồ sơ nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cao. - Nghiên cứu để có chính sách đầu tư phát triển đúng đắn, nhất là những đầu tư phát triển công nghệ và con người phục vụ hoạt động kinh doanh. - Nghiên cứu để tạo cơ chế thông thoáng, giúp cho các chi nhánh có thể tự chủ hơn trong hoạt động của mình. - Nghiên cứu để hoàn thiện cơ chế, quy trình cho vay để tiến tới những chuẩn mực quốc tế. - Tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của các cho nhánh. Đặc biệt, phải tăng cường kiểm tra giám sát đối với hoạt động cho vay. Để kịp thời phát hiện những rủi ro xảy ra, kịp thời ngăn chặn, đẩy lùi những rủi ro đó. 3.3.3- Kiến nghị với NHNT Hà Nội Để có thể giúp cho phòng giao dịch số 6 hoạt động có hiệu quả, có thể cạnh tranh được với các NHTM khác cùng hoạt động trên địa bàn, đề nghị NHNT Hà Nội - Có chính sách để thu hút thêm nhiều nhân viên có trình độ để bổ sung cho các phòng giao dịch để thực hiện tốt kế hoạch mở rộng quy mô và tăng cường hiệu quả công tác cho vay tại phòng giao dịch 6, đặc biệt là công tác kế toán tiền vay tại đây. - Trang bị thêm máy vi tính, máy đếm tiền...cho các phòng ban, đảm bảo các giao dịch đối với khách hàng trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. -Tổ chức thường xuyên các khóa học đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Nhất là những cán bộ quan hệ khách hàng, cán bộ kế toán về các mảng nghiệp vụ như thẩm định, phân tích tài chính. - Ngoài việc đào tạo trong nước, chi nhánh cần xem xét khả năng đưa cán bộ ra nước ngoài để nâng cao khả năng, kiến thức chuyên môn, chuyên sâu. Học hỏi những tiến bộ mà các nước đã đạt được để về nước áp dụng. - Nghiên cứu để hoàn thiện cơ chế, quy trình cho vay phù hợp với đặc điểm phát triển của từng địa bàn. - Chú trọng đến những khách hàng vay vốn có tình hình tài chính lành mạnh, làm ăn có hiệu quả. Không chạy theo những doanh nghiệp Nhà nước làm ăn không hiệu quả, có nợ xấu kéo dài. - Quan tâm đến việc phát triển công nghệ ứng dụng vào trong hoạt động kinh doanh. Nhất là những phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác kế toán cho vay tại ngân hàng. Để có thể hoàn thành được mục tiêu đã đề ra trong những năm sắp tới, đòi hỏi mọi hoạt động của ngân hàng cần phải nỗ lực hơn nữa để có thể hoàn thành được mục tiêu đề ra. Mỗi bộ phận cần phải tự hoàn thiện chính mình để có thể nâng cao hiệu quả trong hoạt động của mình. Hoạt động cho vay cũng không thể là ngoại lệ. Đặc biệt, hoạt động cho vay lại là hoạt động xương sống của ngân hàng. Cùng với nó, hoạt động kế toán cho vay cũng cần sớm được hoàn thiện. Với khó khăn là đơn vị mới thành lập, Phòng giao dịch số 6 không tránh khỏi những hạn chế của nó. Qua việc đánh giá những tồn tại trong công tác kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội. Chỉ ra những nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại đó. Đồng thời nêu nên những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại đây. Hy vọng với những kiến nghị mà mình nêu ra, hoạt động kế toán của Phòng giao dịch 6- NHNT Hà Nội sẽ ngày càng hoàn thiện hơn. Kết luận Hoạt động tín dụng là hoạt động giữ vị trí quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong bảng cân đối tài sản của ngân hàng. Tuy nhiên, đó cũng là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy, ngoài việc mở rộng tín dụng, ngân hàng cũng phải quan tâm đến việc giảm thiểu rủi ro. Để làm được điều này, tất cả các hoạt động của ngân hàng cần phải được hoàn thiện. Trong đó hoạt động kế toán cho vay cũng cần được hoàn thiện và nâng cao chất lượng. Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại phòng giao dịch số 6- Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội” đã giải quyết được các vấn đề kinh tế cơ bản sau: Một là: Đã khái quát được những vấn đề có tính cơ sở lý luận của hoạt động kế toán cho vay. Hai là: Khoá luận đã nêu rõ được thực trạng tình hình kế toán cho vay tại Phòng giao dịch 6- NHNT Hà Nội. Trên cơ sở phân tích thực trạng tình hình kế toán cho vay tại giao dịch 6- NHNT Hà Nội đã chỉ rõ những tồn tại và nguyên nhân của công tác kế toán cho vay. Ba là: Trên cơ sở phân tích lý luận và thực trạng tình hình kế toán cho vay, khoá luận đã đưa ra được một số giải pháp nhằônhàn thiện công tác kế toán cho vay. Hoàn thành khoá luận này, bản thân tôi hy vọng được đóng góp một phần kiến thức của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán cho vay. Song vấn đề nghiên cứu là một vấn đề rộng và phức tạp, chịu sự tác động của nhiều yếu tố tự nhiên và xã hội, nhiều chính sách kinh tế, chính trị...Do vậy bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo trong học viện. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán ngân hàng-2007- học viện ngân hàng 2. Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng- Học viện ngân hàng 3. Các quyết định của NHNN: Quyết định 493/ 2005/QĐ-NHNN; Quyết định 18/2007/QĐ-NHNN; Quyết định 1627/2001/QĐ-NHNN... 4. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của NHNT Hà Nội các năm 2004, 2005, 2006, 2007 5. Quyết định 228/2006/QĐ-NHNT về việc thành lập phòng giao dịch 6- NHNT Hà Nội 6. Quyết định 118/2006/QĐ-NHNT.HN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng giao dịch số 6 7. Báo cáo tình hình hoạt động của phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội năm 2006 và năm 2007 8. Quy chế cho vay đối với khách hàng của NHNT Việt Nam. 9. Quy trình tín dụng của NHNT Việt Nam. 10. Hệ thống tài khoản của NHNT Việt Nam. MụC LụC Trang DANH MụC BảNG BIểU Số thứ tự Tên bảng Trang số Bảng 2.1 Tốc độ tăng trưởng vốn huy động 31 Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn huy động theo loại tiền 33 Biểu 2.3 Cơ cấu loại tiền huy động 34 Bảng 2.4 Tốc độ tăng trưởng tín dụng 35 Bảng 2.5 Cơ cấu tín dụng 36 Bảng 2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 38 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong khoá luận là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Tác giả khoá luận Lương Xuân Minh Lời cảm ơn Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc cùng toàn thể các thầy cô Học viện Ngân hàng đã giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị công tác tại phòng giao dịch số 6- Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã giúp đỡ em trong 3 tháng thực tập vừa qua. Em cũng xin chân thành cảm ơn cô Hồng Hạnh đã giúp đỡ em hoàn thành khoá luận này. Bảng ký hiệu chữ viết tắt NHNN Ngân hàng Nhà nước NHNT Ngân hàng Ngoại thương NHTM Ngân hàng thương mại XNK Xuất- Nhập khẩu TD Tín dụng TGTT Tiền gửi thanh toán CBCNV Cán bộ công nhân viên TCTD Tổ chức tín dụng TK Tài khoản KH Khách hàng CBNV Cán bộ nhân viên BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế