Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại doanh nghiệp tư nhân Phương Chi

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1 Tổng quát về quản trị nhân sự 1.2 Hoạch định, tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên 1.2 Đào tạo và phát triển nhân sự 1.4 Đánh giá thành tích công tác 1.5 Chế độ đãi ngộ nhân sự 1.6 Giao tế nhân sự 1.7 Các nhân tố ảnh hưởng và sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự ` 1. TÓM TẮT CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: 1.1 Tổng quát về quản trị nhân sự 1.1.1 Khái niệm quản trị nhân sự Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: - Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một công việc nào đó”. - Còn theo giáo xư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”. Như vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào. Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. 1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự Yếu tố giúp ta nhận biết được một doanh nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự. Những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối, chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên nghiệp vụ chuyên môn thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên. Vì vậy cho nên có thể nói rằng “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị. Quản trị nhân sự có gốc rễ và các nhánh trãi rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự là hoạt động bề sâu chìm trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3 Các nội dung chủ yếu của quản trị nhân sự Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, để xác định nhu cầu lao động và tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo, phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao. Phân tích công việc: xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của công việc và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện. Tuyển dụng nhân sự: chiêu mộ và chọn ra những người có khả năng thực hiện công việc. Đào tạo và phát triển nhân sự: giúp người lao động xác định được mục tiêu hướng đi của mình, tạo môi trường thuận lợi để người lao động làm việc tốt. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự: nhằm kích thích người lao động nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Sơ đồ nội dung của công tác quản trị nhân sự (Sơ đồ 1.1 nguồn từ tài liệu quản trị nhân sự - Tác giả: Trần Kim Dung) 1.1.4 Mục tiêu của quản trị nhân sự Mục tiêu của quản trị nhân sự không chỉ phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp hay công nhân viên mà còn nhằm mục đích hài hòa và hoàn hảo về sự quân bình giữa các đại lượng thuộc các nhóm được hưởng lợi ích sau đây: Khách hàng Nhân viên Chủ doanh nghiệp Môi trường Mô hình quản trị nhân sự của doanh nghiệp (Sơ đồ 1.1 nguồn từ tài liệu quản trị nhân sự - Tác giả: Trần Kim Dung) Những công cụ quan trọng nhất trong quản trị nhân sự không được riêng rẻ, cô lập mà chúng phải được phối hợp chặt chẽ cũng như hướng theo viễn cảnh tổng thể của doanh nghiệp. Đồng thời đóng góp trong việc phát triển đưa vào ứng dụng và đánh giá kết quả mô thức. Qua đó, tất cả các nhóm hưởng lợi ích của doanh nghiệp được quan tâm đồng đều. Mô hình quản trị nhân sự còn chú trọng nhiều đến một số trọng điểm sau: - Quản trị nhân sự cần được hướng theo tầm nhìn chiến lược - Nên coi nhân viên là tài nguyên quý giá - Chức năng quản trị nhân sự phải được coi là nhiệm vụ quản trị hàng đầu Gắn liền lợi ích của nhân viên với lợi ích của doanh nghiệp, đó cũng là tiêu chí trong kinh doanh mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm, bởi khi nhân viên không được thỏa mãn những nhu cầu cá nhân của họ, sẽ làm năng suất lao động giảm, khả năng hoàn thành công việc thấp và chậm chạp, đôi khi dẫn đến việc mất đi nguồn nhân lực mà doanh nghiệp đã dày công đào tạo và gầy dựng. Mục tiêu của các cấp quản trị là luôn hướng đến sự bền vững và phát triển doanh nghiệp. Nhu cầu của nhân viên cũng là một vấn đề mà nhà quản trị nhân sự không thể làm ngơ bởi đó là động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc. 1.2 Hoạch định, tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên 1.2.1 Hoạch định nhân sự: Trước đây một số bộ phận rất thụ động trong công tác của mình, luôn chờ đợi cấp trên phân bổ, chỉ định, chờ hội đủ các điều kiện mới tiến hành công việc. Do đó rất lãng phí thời gian và kém hiệu quả. Ngày nay dưới tác động của nền kinh tế thị trường hầu hết các ngành nghề, các bộ phận đều có sự chuyển biến rõ rệch trong công tác quản lý, cũng như việc tự đề ra kế hoạch, hoạch định các nhu cầu về nhân sự trong tương lai. Hoạch định nhân sự là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, số người và công việc được bố trí đúng nơi, đúng lúc, đúng chỗ. Hay nói một cách khác: hoạch định nhân sự là một tiến trình xét duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nguồn nhân sự để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người có đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu. Tiến trình hoạch định: Tiến trình hoạch định nhân sự được tiến hành theo bốn bước sau: Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu, sau đó ước tính lượng lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đồng thời phải quan tâm tới các yếu tố sau: - Số lượng lao động biến động - Chất lượng và nhân cách của nhân viên - Quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ xâm nhập thị trường - Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và mở rộng sản xuất - Nguồn tài chính sẵn có - Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm và dịch vụ Bước 2: Đề ra chính sách Sau khi các chuyên viên phân tách và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận nhân sự đề xuất một số chính sách, thủ tục và kế hoạch cụ thể. Nếu doanh nghiệp có đủ khả năng cung ứng theo nhu cầu, doanh nghiệp có nên áp dụng chính sách cũ hay sắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa hoặc thiếu nhân viên Trưởng bộ phận tổ chức nhân sự phải cân nhắc, tính toán lại cho phù hợp với nhu cầu thực tại của doanh nghiệp và trình Giám đốc phê duyệt. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch Thực hiện các kế hoạch, nhà quản trị sẽ phối hợp với trưởng các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế hoạch theo nhu cầu Khiếm dụng nhân viên: Thiếu nhân viên theo đúng khả năng, nhà quản trị phải điều tiết như thế nào đối vơi đội ngũ nhân viên theo đúng khả năng và công việc, đúng trình độ chuyên môn của họ. Thăng chức và giáng chức theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, sắp xếp lại công việc. Nếu lượng nhân viên hiện có không đủ khả năng đáp ứng công việc nên có chỉ tiêu tuyển dụng và đào tạo mới. Thặng dư nhân viên: Nếu trường hợp dư thừa nhân viên thì nhà quản trị phải: ò Hạn chế việc tuyển dụng ò Giảm bớt lao động ò Cho về hưu sớm ò Cho tạm nghỉ thời gian Bước 4: Kiểm tra và Đánh giá Trong mỗi giai đoạn nhà quản trị phải thường xuyên kiểm soát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch rút ra kinh nghiệm. Bốn bước trên được thực hiện theo quy trình sau: Bước 2 MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC Hoạch định nhân sự Dự báo nhu cầu nhân sự So sánh giữa nhu cầu về khả năng sẵn có Khả năng sẵn có về nhân sự Cung = Cầu Dư thừa nhân viên Khiếm dụng nhân viên Đề ra chính sách và kế hoạch Không hành động * Hạn chế tuyển dụng * Giảm giờ lao động * Về hưu sớm * Nghỉ tạm thời Tuyển mộ Tuyển chọn * Thuyên chuyển * Thăng chức * Giáng chức * Đào tạo và phát triển Kiểm soát đánh giá Bước 1 Bước 3 Bước 4 Sơ đồ tiến trình hoạch định nhân sự (Sơ đồ 1.2 nguồn từ tài liệu quản trị nhân sự - Tác giả: Trần Kim Dung) Các phương pháp dự báo: Có rất nhiều phương pháp dự báo tài nguyên nhân sự tuy nhiên với tình hình thực tế ta có một số phương pháp dự báo như sau: + Phân tích xu hướng. + Phân tách tỷ suất nhân quả: Đây là kỹ thuật xác định tỷ suất của một số nguyên do và số công nhân cần phải có thể đạt được yêu cầu. Kỹ thuật này dự báo về các yêu cầu về các loại nhân sự khác nhau + Phân tích tương quan: Là tìm mối tương quan giữa hai biến số, trong trường hợp dự báo nhu cầu nhân sự, kỹ thuật này cũng phân tách hai yếu tố có tương ứng với nhau không. Đó là yếu tố hoạt động kinh doanh so với mức độ tuyển dụng nhân viên của doanh nghiệp. Nếu có sự tương quan, nhà quản trị có thể dự báo nhu cầu nhân sự. ² Sử dụng máy vi tính: Việc đưa máy vi tính vào trong công việc quản trị nhân sự là một điều cần thiết và mang lại hiệu quả thiết thực mà hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang dần dần hoàn chỉnh hệ thống computer hóa để hoàn thiện công tác quản lý của mình. ² Phán đoán của cấp quản trị: Dù cho chúng ta có áp dụng kỹ thuật hay phương pháp dự báo nào đi chăng nữa thì trí phán đoán của cấp quản trị vẫn đóng vai trò quan trọng. Nhà quản trị có thể điều chỉnh dự báo dựa trên các yếu tố mà họ tin rằng sẽ thay đổi trong tương lai. Hoạch định nhân sự là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nhân sự để bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đúng số người có nhu cầu. Sau khi đã đề ra các mục tiêu, doanh nghiệp sẽ đề ra chiến lược và kế hoạch chi phối toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào mục tiêu và chiến lược này, nhà quản trị tổ chức nhân sự sẽ hoạch định, việc hoạch định nhân sự có hai thành tố nhu cầu và khả năng sẵn có. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải dự báo. Có các phương pháp dự báo: Đó là khái niệm xu hướng lâu dài, xu hướng này dự phòng nhu cầu đối với sản phẩm. 1.2.2 Tuyển mộ nhân viên Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Hoạch định nhân sự nhà quản trị nhận ra rằng cần thêm nguồn nhân lực và từng bước tiến hành tuyển mộ nhân viên. Việc tuyển mộ rất tốn kém, cho nên cấp quản trị phải đảm bảo rằng họ đang sử dụng các phương pháp và các nguồn nhân sự hữu hiệu nhất. Tiến trình tuyển mộ: Tiến trình tuyển mộ nhân viên được thực hiện theo sơ đồ sau: Cá nhân được tuyển mộ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ Các giải pháp khác Tuyển mộ Nguồn nội bộ Nguồn bên ngoài Các phương pháp nội bộ Các phương pháp bên ngoài MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG Sơ đồ tiến trình tuyển mộ nhân sự (Sơ đồ 1.3 nguồn từ phòng tổ chức nhân sự của doanh nghiệp) Tuyển mộ nhân viên: Tuyển mộ nhân viên thường được thực hiện theo hai hướng: hướng nội bộ và hướng bên ngoài. Nguồn tuyển mộ nội bộ: Tuyển người từ nguồn nội bộ hay còn gọi là niêm yết chỗ làm, bảng niêm yết này được dán ngay chỗ công khai để mọi người điều biết và ghi rõ chỗ làm đang còn trống, các thủ tục cần thiết phải làm khi đăng ký, các điều kiện tiêu chuẩn cụ thể, kể cả tuổi tác lẫn sức khỏe, lương bổng và quyền lợi. Tuyển người từ nguồn nội bộ có lợi điểm là nhân viên thấy doanh nghiệp luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến, và do đó họ gắn bó với doanh nghiệp và làm việc tích cực hơn. Doanh nghiệp đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc, do đó kết quả khá chính xác. Họ là người quen thuộc, hiểu được chính sách và cơ cấu của doanh nghiệp. Vì vậy chỉ cần một thời gian ngắn doanh nghiệp giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc ngay. Ngoài ra tuyển mộ từ nguồn nội bộ ít tốn kém chi phí và thời gian. Nguồn tuyển mộ bên ngoài: Có rất nhiều nguồn từ bên ngoài như: * Bạn bè của nhân viên: Với cách tuyển mộ này ưu tiên cho nhân viên của doanh nghiệp giới thiệu người quen vào làm việc tại những vị trí có nhu cầu. * Tuyển nhân viên cũ: Đôi khi các nhà quản trị cũng cần phải xem xét tuyển dụng lại những nhân viên cũ của doanh nghiệp mà trước đây vì một lý do nào đó họ phải nghỉ làm việc. Nên tạo điều kiện cho họ quay trở lại doanh nghiệp làm việc, những nhân viên này sẽ nhanh chóng thích nghi và đáp ứng công việc vì họ đã nắm vững qui trình làm việc. * Ứng viên tự nộp đơn: Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống hồ sơ các ứng viên này để khi cần mời họ đến làm việc, với cách này có thể tiết kiệm được chi phí thời gian khi doanh nghiệp có nhu cầu. * Nhân viên của các doanh nghiệp khác: Việc tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp khác là con đường ngắn nhất và hiệu quả nhất vì doanh nghiệp không phải mất nhiều chi phí cho việc đào tạo. Đây là phương pháp phổ biến nhất ở các nước Tây Âu, tuy nhiên nó lại không phù hợp đối với Nhật Bản. * Tuyển nhân viên từ các Trường Đại học và Cao đẳng: Các trường Đại học và Cao đẳng ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan trọng của hầu hết các công ty trên thế giới, bởi họ quan niệm rằng những người này có vốn kiến thức dồi dào, dễ đào tạo, có sức vươn lên và nhiều sáng kiến. * Người thất nghiệp * Người làm nghề tự do… cũng là đối tượng tuyển dụng Phương pháp tuyển mộ: Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ như: quảng cáo, đến các trường tuyển chọn, đến các cơ quan lao động hay thuê chuyên gia tuyển mộ, sinh viên thực tập, nhờ nhân viên giới thiệu, ứng viên tự nộp đơn và các phương pháp khác. 1.2.3 Tuyển chọn nhân sự: Tuyển chọn nhân sự là tiến trình chọn lựa các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí đó, việc tuyển chọn và bố trí người thích hợp công việc sẽ phát huy được khả năng làm việc. Việc tuyển chọn nhân viên vào chức vụ càng cao, đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng quản trị rộng hơn. 1.2.3.1 Tiêu chuẩn tuyển chọn: Các tiêu chuẩn tuyển chọn nhân sự cần phải dựa trên chiến lược sử dụng nhân sự, định hướng viễn cảnh của doanh nghiệp, việc tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên các tiêu chuẩn sau: - Khả năng ngân sách - Khả năng chuyên môn - Khả năng giao tế - Khả năng lãnh đạo Những hướng này phù hợp với viễn cảnh và được tiếp tục sắp xếp theo từng vị trí, tiêu chuẩn tuyển chọn được coi như là những mục tiêu đã được ấn định trước đối với mỗi cuộc nói chuyện với những người xin việc. 1.2.3.2 Tiến trình tuyển chọn: Tiến trình tuyển chọn nhân sự được thực hiện theo sơ đồ sau: Xét hồ sơ xin việc MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG Trắc nghiệm Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn kỹ (sâu) Tham khảo & sưu tra lý lịch Quyết định tuyển chọn Khám sức khỏe Tuyển dụng bổ nhiệm ỨNG VIÊN BỊ BÁC (LOẠI BỎ) Sơ đồ tiến trình tuyển chọn nhân sự (Sơ đồ 1.4 nguồn từ phòng tổ chức nhân sự của doanh nghiệp) Như vậy trước khi tiến hành tuyển lựa chính thức, điều quan trọng là doanh nghiệp phải làm bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc (nếu doanh nghiệp chưa có bảng này) hoặc doanh nghiệp phải rà soát lại bảng mô tả này xem có đáp ứng với tình hình mới không. - Xét hồ sơ: Là kiểm tra sơ bộ xem ứng viên có đáp ứng được các tiêu chuẩn đề ra của doanh nghiệp chưa, hồ sơ kê khai có hợp lệ không để loại bỏ bớt những trường hợp không đủ tiêu chuẩn. - Trắc nghiệm: Là phương pháp kiểm tra sơ bộ các ứng viên nhằm: Tiên đoán ứng viên có thể thành công trong việc làm tới mức độ nào Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên, mà đôi lúc các ứng viên cũng không hề hay biết Chính xác hơn phỏng vấn Tìm được sắc thái đặc biệt của cá tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của nhân viên Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên Nhân viên được giao việc đúng khả năng - Phỏng vấn sơ bộ: Sau khi được xét sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm, đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với doanh nghiệp một cách chính thức. Giai đoạn này là chọn lựa sơ khởi để loại những ứng viên không đủ nhu cầu, và chuyển những ứng viên đạt yêu cầu vào giai đoạn tiếp theo. - Phỏng vấn sâu: Là phương pháp thông dụng nhất trong nghiệp vụ tuyển chọn nhân sự và nó cũng là giai đoạn quan trọng nhất để quyết định tuyển chọn ứng viên. Phỏng vấn sâu ứng viên phải trải qua đa số các thủ tục tuyển chọn, doanh nghiệp muốn kiểm tra tất cả các dữ kiện mà ứng viên cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để cho ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình. - Thẩm tra lý lịch: Là kiểm tra lại một số chi tiết liên quan đến trình độ chuyên môn nghề nghiệp, tư cách tác phong của ứng viên và thẩm tra lại một số điểm còn nghi ngờ. - Khám sức khỏe và quyết định tuyển chọn: Tuy đây không phải là giai đoạn quan trọng trong việc tuyển chọn nhân sự, nhưng một người dù có trình độ cao, hội đủ các tiêu chuẩn tuyển dụng nhưng sức khỏe kém hay không phù hợp với công việc thì cũng như công dã tràng. Do đó giai đoạn này cũng không thể thiếu được trong quá trình tuyển dụng. 1.3 Đào tạo và phát triển nhân sự Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ, tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự. Ngoài ra còn bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp. Phải đào tạo và phát triển nhân sự vì trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng. Muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ. 1.3.1 Đào tạo nhân sự Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những kỹ năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hóa kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu của những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra còn có quá trình nâng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn. Lao động là một yếu tố quý giá của quá trình sản xuất, vì vậy những lao động có trình độ chuyên môn cao là một yếu tố quý giá của sản xuất xã hội nói chung, yếu tố con người quyết định thắng lợi cho việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy công tác đào tạo nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo về tư duy, kiến thức, trình độ, nhận thức của con người. Đào tạo nhân sự được chia làm 2 loại: 1.3.1.1 Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho người lao động. Được áp dụng cho các nhân viên kỹ thuật và người lao động trực tiếp. Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: * Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc: Công nhân được phân công làm việc chung với một người có kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo. Phương pháp này áp dụng rất đơn giản, đào tạo được số lượng đông, chi phí thấp, tính thực tiễn cao, nhưng phương pháp này lại thiếu đi sự bài bản và kiến thức lý luận. Vì vậy nhân viên không phát huy được tính sáng tạo trong công việc. * Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn: Những người có trách nhiệm đào tạo liệt kê những công việc, nhiệm vụ, những bước phải tiến hành, những điểm then chốt, những cách thực hiện công việc. Sau đó kiểm tra kết quả công việc của học viên, uốn nắn hướng dẫn, đào tạo học viên làm cho đúng. Phương pháp này có ưu thế hơn phương pháp đào tạo tại nơi làm việc. Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn đòi hỏi sự chủ động sáng tạo của người học, nhấn mạnh sự sáng dạ, năng lực năng khiếu của mỗi người. * Đào tạo theo phương pháp giảng bài: Các giảng viên có thể tổ chức các lớp học, hướng dẫn đào tạo về mặt lý thuyết kết hợp với thực hành hoặc giảng bài một cách gián tiếp. 1.3.1.2 Đào tạo nâng cao năng lực quản trị Hình thức đào tạo này được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp cơ sở. Đào tạo năng lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực hành của nhà quản trị. Đào tạo nâng cao năng lực quản trị rất cần thiết đối với một doanh nghiệp vì các quản trị gia giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các phương pháp đào tạo nâng cao năng lực quản trị: * Phương pháp luân phiên: Thường xuyên thay đổi công việc, mục tiêu của người đào tạo làm cho đối tượng đào tạo tiếp cận với nhiều công việc khác nhau, làm cho người cán bộ quản lý hiểu được về công việc của doanh nghiệp một cách tổng thể nhất. * Phương pháp kèm cặp: Người được đào tạo sẽ được làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai. Người này có trách nhiệm hướng dẫn, kèm cặp cách thức giải quyết mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm cho người được đào tạo. Phương pháp này được áp dụng để đào tạo các quản trị gia cấp cao. * Phương pháp đào tạo giám đốc trẻ: Áp dụng cho các quản trị viên cấp trung gian bằng cách bổ nhiệm họ vào các vị trí tương đương sau đó giao quyền cho họ giải quyết các vấn đề thực tế, thực hiện công việc đào tạo dưới sự giám sát của tổ chức và giám đốc. * Một số phương pháp khác: Đó là các phương pháp đào tạo bên ngoài doanh nghiệp như: phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp trò chơi quản trị, phương pháp hội thảo, phương pháp nhập vai… 1.3.2 Phát triển nhân sự Mỗi một doanh nghiệp đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi doanh nghiệp xuất phát từ yêu cầu mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đủ nguồn lực. Ngoài ra phát triển nhân sự còn giúp cho cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ chuyên môn thừa hành tìm ra được hướng đi cho mình, tạo cho họ môi trường thuận lợi để họ làm việc tốt hơn. * Nội dung của công tác phát triển nhân sự: - Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị. - Giải quyết chế độ cho nhân viên, quản trị viên khi họ rời bỏ doanh nghiệp. - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới. Nguồn lực con người là một yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Muốn phát triển doanh nghiệp thì các nhà quản trị phải chú ý đến công tác phát triển nguồn lực con người trong doanh nghiệp. Định rõ nhu cầu đào tạo & phát triển Ấn định các mục tiêu phát triển Lựa chọn các phương pháp thích hợp MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG Lựa chọn các phương tiện thích hợp Thực hiện chương trình đào tạo & phát triển Đánh giá chương trình đào tạo & phát triển Sơ đồ tiến trình đào tạo nhân sự (Sơ đồ 1.5 nguồn từ phòng tổ chức nhân sự của doanh nghiệp) 1.4 Đánh giá thành tích công tác 1.4.1 Mục đích ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích công tác Đánh giá công nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự, là chìa khóa của doanh nghiệp hoạch định – tuyển mộ - tuyển dụng lao động cũng như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự. Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hóa, được tiến hành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người. Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, đòi hỏi sự chính xác và công bằng. Qua đánh giá thành tích công tác nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ biết rõ được năng lực và triển vọng của mỗi người. Từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến mỗi công nhân viên, việc đánh giá thành tích được thể hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người đều cố gắng làm việc tốt hơn, để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những đánh giá tốt về mình. Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người được đánh giá và hội đồng đánh giá. Không những người được đánh giá có ý thức hơn về hành vi, lời nói, việc làm của mình mà những thành viên trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá về công nhân viên của doanh nghiệp mình. Ngược lại những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm lý bất bình, lo lắng, ấm ức nơi công nhân viên bị đánh giá. Sự không thỏa mãn hay hài lòng này có thể làm cho công nhân viên không tập trung tư tưởng vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả. Có khi tạo nên sự chống đối ngấm ngầm, mâu thuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể. 1.4.2 Nội dung của công tác đánh giá thành tích Việc đánh giá thành tích trãi qua các giai đoạn sau: - Xác định mục đích và mục tiêu cần đánh giá. - Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá. - Đánh giá nhân viên thông qua việc so sánh các thông tin thu thập được về các tiêu chuẩn đã được đề ra. - Đánh giá về năng lực, phẩm chất của các nhân viên. - Đánh giá mức độ hoàn thành công việc. 1.4.3 Một số phương pháp đánh giá thành tích công tác - Phương pháp xếp hạng luân phiên: Đưa ra một số khía cạnh chính, liệt kê danh sách những người cần được đánh giá, sau đó lần lượt những người giỏi nhất đến những người kém nhất theo từng khía cạnh đó. Phương pháp này đơn giản, nhưng có vẻ áng chừng không được chính xác và mang nặng cảm tính. - Phương pháp so sánh từng cặp: Các nhân viên được so sánh với nhau từng đôi một về: thái độ nghiêm túc trong công việc, khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc. - Phương pháp cho điểm: Đánh giá nhân viên theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, mỗi tiêu chuẩn chia thành 5 mức độ: yếu, trung bình, khá, tốt, xuất sắc, tương ứng với số điểm từ một đến năm. Phương pháp này rất phổ biến vì đơn giản và thuận tiện. Các yếu tố để lựa chọn đánh giá gồm hai loại: đặc tính liên quan đến công việc và đặc tính liên quan đến cá nhân đương sự. Các yếu tố liên quan đến công việc bao gồm: Khối lượng và chất lượng công việc. Các yếu tố liên quan đến cá nhân đương sự bao gồm: sự tin cậy, sáng kiến, sự thích nghi, sự phối hợp. Mỗi nhân viên sẽ được cho một số điểm phù hợp với mức độ hoàn thành công việc, sau đó sẽ được tổng hợp đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của mỗi người. 1.5 Chế độ đãi ngộ nhân sự Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động, nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi một cá nhân hoặc một nhóm lao động đến với doanh nghiệp bằng một mục tiêu và mong muốn riêng. Mỗi người đều có cái ưu tiên và ràng buộc riêng của mình. Là nhà quản trị nhân sự, với các cá nhân và nhóm cụ thể đã được xác định, nhà quản trị cần xác định được mục tiêu thúc đẩy từng nhóm, từng cá nhân để có tác động phù hợp, đủ liều lượng, đúng lúc, đem lại kết quả như mong muốn. Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần. 1.5.1 Đãi ngộ vật chất Đãi ngộ vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao. 1.5.1.1 Tiền lương Là một vấn đề thiết thực và nhạy cảm trong những chính sách có liên quan tới con người tại doanh nghiệp cũng như trong xã hội. Về phía những người làm công ăn lương, tiền lương thể hiện tài năng và địa vị của cán bộ công nhân viên, vừa thể hiện sự đánh giá của doanh nghiệp và xã hội về công lao đóng góp cho tập thể. Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thỏa thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng sức lao động phù hợp với quan hệ trong nền kinh tế thị trường. Hệ thống tiền lương là toàn bộ tiền lương doanh nghiệp trả cho công nhân viên do công việc mà họ đã làm. Vì vậy khi xây dựng hệ thống tiền lương cần phải đạt các yêu cầu cơ bản sau: - Cách tính tiền lương phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để công nhân viên có thể hiểu và kiểm tra được tiền lương của mình. * Phải tuân theo những quy luật chung của pháp luật như mức lương tối thiểu, phụ cấp trách nhiệm, nguy hiểm, độc hại, làm thêm giờ… * Phải thể hiện tính cạnh tranh về giá cả trên thị trường. * Tương xứng với năng lực và đóng góp của mỗi công nhân viên, đảm bảo sự cân bằng trong doanh nghiệp. * Trong cơ cấu tiền lương phải có phần cứng (phần ổn định) và phần mềm (phần linh động) để doanh nghiệp có thể điều chỉnh lên xuống khi cần thiết. Hai hình thức trả lương chủ yếu trong doanh nghiệp: ± Trả lương theo thời gian: Tiền lương doanh nghiệp sẽ trả căn cứ vào thời gian tham gia công việc của mỗi người. Có thể trả lương theo ngày, giờ, tháng. Hình thức trả lương này thông thường áp dụng cho các cấp quản lý và các nhân viên làm việc ở các phòng ban hoặc các nhân viên làm việc trực tiếp ở những khâu đòi hỏi sự chính xác cao. Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm là khuyến khích người lao động đảm bảo ngày công lao động. Nhưng nhược điểm là mang tính bình quân hóa, do đó không kích thích được sự nhiệt tình sáng tạo của người lao động, từ đó mang tư tưởng đối phó, giảm hiệu quả công việc. ± Trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương không dựa vào thời gian làm việc mà dựa vào kết quả làm ra trong thời gian đó. Hình thức trả lương này gắn thu nhập của người lao động với kết quả làm việc của họ. Vì vậy trả lương theo sản phẩm được gọi là hình thức đòn bẩy kinh tế để kích thích mỗi người nâng cao năng suất lao động của mình. Có thể vận dụng nhiều hình thức trả lương theo sản phẩm khác nhau, thích hợp với mỗi hoàn cảnh cụ thể như: trả lương theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm trực tiếp, trả lương khoán gọn… 1.5.1.2 Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác và tiền thưởng Ngoài tiền lương người lao động còn nhận được các khoản tiền bổ sung như: phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng… + Phụ cấp: Là những khoản thu nhập thêm nhằm mục đích đền bù cho các công việc chịu thiệt thòi hoặc ưu đãi cho một số công việc có tính chất đặc biệt. + Trợ cấp: Cũng là những khoản tiền thu nhập thêm nhưng không mang tính chất thường xuyên như phụ cấp mà chỉ có khi xảy ra một sự kiện nào đó. + Các khoản thu nhập khác: nghỉ phép có lương, cấp nhà hoặc cho thuê nhà với giá tượng trưng, ăn trưa miễn phí, bồi dưỡng thêm… + Tiền thưởng: Là những khoản tiền bổ sung nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Đây là một công cụ mang tính chất khuyến khích vật chất mạnh mẽ đối với công nhân viên, đồng thời cũng là công cụ khuyến khích tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Tiền thưởng khẳng định tính vượt bậc về thành tích của công nhân viên, đồng thời cổ vũ cho toàn cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phấn đấu đạt thành tích cao. Các hình thức khen thưởng chủ yếu: - Thưởng cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. - Thưởng cho các cá nhân có phát minh, sáng kiến nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. - Thưởng cho những người trung thành và tận tụy với doanh nghiệp. - Thưởng cho cán bộ công nhân viên nhân dịp lễ tết, ngày thành lập doanh nghiệp. 1.5.2 Đãi ngộ tinh thần Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu đa dạng của người lao động. Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của người lao động. Các biện pháp khuyến khích tinh thần: - Sử dụng đúng khả năng, bố trí công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng của mỗi người, tạo điều kiện để công nhân viên nâng cao trình độ. - Tỏ thái độ quan tâm chân thành: nắm vững tên tuổi, hoàn cảnh gia đình, thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới. - Giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên và cấp dưới. Tạo điều kiện để cùng sinh hoạt, vui chơi, giải trí, tránh sự phân biệt thái quá trong chính sách đãi ngộ, định kỳ hàng năm tổ chức văn hóa văn nghệ nhân các dịp lễ tết. - Trong nhiều trường hợp kích thích tinh thần có khi còn quan trọng hơn kích thích vật chất. Do đó các nhà quản lý cần dùng danh hiệu để phong tặng cho người lao động. Ngoài ra còn áp dụng một số hình thức khác như: gởi thư khen ngợi, đăng báo, dán hình tuyên dương… - Đánh giá công nhân viên thường xuyên, kịp thời, phát hiện ra tiềm năng để bồi dưỡng, đồng thời phát hiện ra các sai sót và tạo cơ hội để công nhân viên sửa chữa, khắc phục những tồn tại yếu kém. - Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc để đảm bảo sức khỏe và tâm trạng vui tươi thoải mái cho người lao động. - Áp dụng thời gian làm việc linh động và chế độ nghĩ ngơi hợp lý tạo cho người lao động cảm thấy thoải mái và hiệu suất công việc sẽ tăng cao. Về khía cạnh tâm lý, công nhân viên sẽ cảm thấy tự có trách nhiệm hơn vì nhận thấy cấp trên tin tưởng và tạo điều kiện cho mình hoàn thành công việc ở bất cứ hoàn cảnh nào. - Tổ chức và đẩy mạnh các phong trào thi đua trong doanh nghiệp. Thi đua là phương tiện để kích thích và phát huy tích cực tính chủ động và sáng tạo của người lao động. 1.6 Giao tế nhân sự Trong công tác quản trị nhân sự có rất nhiều vấn đề mà doanh nghiệp phải quan tâm, những phần cốt lõi đã được giải quyết, nhưng khía cạnh khác được xem như là nghệ thuật lãnh đạo của nhà quản trị cần giải quyết một cách hợp tình hợp lý như: quan hệ nhân sự, thương nghị tập thể, giải quyết các tranh chấp lao động, giao tế nhân sự thực hành. Thật đơn giản đối với những nhà quản trị trẻ và chưa nhiều kinh nghiệm, đôi khi nghệ thuật lãnh đạo cũng là yếu tố quyết định của sự thành bại doanh nghiệp. 1.7 Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự “Mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Thật vậy, quản trị nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, quản trị nhân sự có mặt ở tất cả phòng ban, đội xưởng. Hiệu quả của công tác quản trị nhân sự là vô cùng lớn đối với một doanh nghiệp. Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp áp dụng cho công nhân viên của một doanh nghiệp để giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra liên quan đến công việc đó. Nếu không có quản trị nhân sự mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật. Đây là một công tác hết sức khó khăn vì quản trị nhân sự liên quan tới những con người cụ thể có những sở thích, năng lực riêng biệt. Việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp nhằm tạo ra được một đội ngũ lao động nhiệt tình hăng hái, gắn bó với doanh nghiệp. Muốn hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, vai trò của nhà quản trị rất quan trọng. Ngoài kiến thức và hiểu biết chuyên môn, nhà quản trị phải là người có tư cách đạo đức, công minh. Muốn công tác quản trị nhân sự đạt kết quả tốt nhà quản trị phải biết mình, biết ta, có thái độ công bằng nghiêm minh, không để mất lòng ai. Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự để tạo động lực cho từng người trong doanh nghiệp và kết hợp động lực của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Để tạo động lực cho người lao động phải tiến hành những yếu tố cơ bản tác động lên động cơ làm việc của người lao động: Phải hợp lý hóa chổ làm để tạo ra năng suất lao động chung cho doanh nghiệp, phải đề cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự quản cho mỗi cá nhân, mỗi nhóm công tác; mỗi người phải gắn bó với kết quả cuối cùng với công việc mà mình đang đảm nhiệm. Phải có sự phân công lao động rõ ràng để mọi người làm việc dưới quyền ai và ai là người kiểm tra kết quả công tác của mình. Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự là sắp đặt những người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn để làm công việc cụ thể trong chính sách nhân sự. Người lãnh đạo doanh nghiệp phải hình thành các quy chế làm việc của doanh nghiệp, cải thiện điều kiện lao động, tạo môi trường văn hóa hợp lý gắn bó mọi người trong doanh nghiệp với nhau. Đồng thời thu hút được các nhân sự từ nơi khác đến, đẩy mạnh việc đào tạo nâng cao tay nghề người lao động; phải làm cho mọi người lao động ý thức được rằng “nếu không cố gắng sẽ bị sa thải”. Vì vậy có thể khẳng định được rằng việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là thực sự cần thiết cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Nhìn chung cơ sở lý luận về quản trị nhân sự rất rộng lớn, đề cập đến nhiều vấn đề như: mục tiêu, chức năng, xu hướng, môi trường, hoạch định, tuyển mộ, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá thành tích công tác, chế độ đãi ngộ nhân sự… kể cả việc giao tế nhân sự cũng là vấn đề mà nhà quản trị nhân sự phải quan tâm. Tuy nhiên, trong giới hạn của đề tài luận văn này tôi chỉ có thể tóm tắt một vài nội dung lý thuyết cơ bản làm nền tảng cho việc phân tích và xây dựng đề tài.