Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp thương mại mặt đất Nội Bài

ai khi cÇn thiÕt. Bëi v× hÇu hÕt c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc ®Òu tïy thuéc vµo hµnh vi øng xö cña con ng­êi, do ®ã kiÓm tra còng chØ nh»m b¶o ®¶m r»ng nh©n viªn cã nh÷ng hµnh vi øng xö cho mäi ho¹t ®éng ®Òu dÔ dµng ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña tæ chøc. Do ®ã, kiÓm tra sÏ khuyÕn khÝch c¸c hµnh vi phï hîp vµ ng¨n c¶n c¸c hµnh vi kh«ng hîp ph¸p. C«ng t¸c kiÓm tra ®· cho thÊy râ vai trß cña nã. KiÓm tra gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ tr¸nh ®­îc nhiÒu vÊn ®Ò tån t¹i trong tæ chøc ho¹t ®éng cña c«ng ty. KiÓm tra ®ãng mét vai trß quan träng trong viÖc hç trî c¸c nhµ qu¶n trÞ ®èi phã víi nh÷ng th¸ch ®è sau ®©y: §èi phã víi bÊt tr¾c: Trong ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh cña mét c«ng ty, khã cã thÓ l­êng tr­íc ®­îc nh÷ng tr­êng hîp bÊt tr¾c, g©y tæn thÊt ngoµi ý muèn cã thÓ x¶y ra. Nh÷ng bÊt tr¾c lu«n tån t¹i h÷u h×nh vµ v« h×nh trong mäi ho¹t ®éng. §Ó tr¸nh ®­îc nh÷ng bÊt tr¾c ngoµi ý muèn th× ho¹t ®éng kiÓm tra ®ãng mét vai trß quan träng trong mäi ho¹t ®éng, kiÓm tra ®óng c¸ch, kÞp thêi sÏ gióp ph¸t hiÖn vµ øng phã víi nh÷ng thiÕu sãt vµ bÊt tr¾c sÏ x¶y ra nh»m hoµn thµnh môc tiªu ®· ®Ò ra víi kÕt qu¶ tèt nhÊt, tr¸nh ®­îc nh÷ng tæn thÊt kh«ng ®¸ng. KiÓm tra sÏ gióp kh¸m ph¸ ra nh÷ng c¸i bÊt th­êng, nh÷ng sù viÖc ph¸t sinh, nh÷ng thiÕu sãt vµ c¶ nh÷ng hµnh ®éng cè ý lµm sai g©y ¶nh h­ëng xÊu ®Õn ho¹t ®éng chung. X¸c ®Þnh c¸c c¬ héi: C¬ héi ®Õn víi mçi c«ng ty hoÆc mçi lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh kh«ng chØ ë mét khÝa c¹nh nµo ®ã mµ c¬ héi chØ ®Õn khi nã héi ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn tèt nhÊt. C¬ héi ®ã ph¶i ®­îc kiÓm tra ®¸nh gi¸ vµ khi ®· héi tô ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn th× c¬ héi ®ã sÏ ®­îc vËn dông vµ trë thµnh thÕ m¹nh sù ph¸t triÓn. Xö lý c¸c t×nh huèng phøc t¹p, t×nh huèng khã gi¶i quyÕt vµ kiÓm tra trë thµnh ®iÓm mèc ®Ó ®¸nh gi¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ gi¶i quyÕt. Ph©n quyÒn cã hiÖu qu¶ h¬n: Trong ho¹t ®éng qu¶n lý nãi chung vµ kinh doanh nãi riªng th× viÖc ph©n quyÒn ¶nh h­ëng kh¸ râ ®Õn tiÕn ®é vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng. Ph©n quyÒn kh«ng râ sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ khã l­êng tr­íc do sù cè ý cña cña viÖc ph©n quyÒn kh«ng ®óng. KiÓm tra chiÕn l­îc Ho¹ch ®Þnh chiÕn l­îc KiÓm tra chiÕn thuËt Ho¹ch ®Þnh chiÕn thuËt Ho¹ch ®Þnh t¸c vô KiÓm tra t¸c vô H×nh1: C¸c møc ®é kiÓm tra KiÓm tra hµnh chÝnh ®­îc chia lµm 3 møc ®é sau: Møc chiÕn l­îc: SÏ do cÊp L·nh ®¹o cao nhÊt chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra chiÕn l­îc trong toµn c«ng ty vµ cã tÝnh chÊt dµi h¹n. CÊp L·nh ®¹o chi phèi mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, kiÓm tra lµ mét trong nh÷ng c«ng cô chñ yÕu ®Ó gióp L·nh ®¹o ®¸nh gi¸ vµ cã chiÕn l­îc cô thÓ nh»m ®­a ra chiÕn l­îc ph¸t triÓn tèt nhÊt cho toµn c«ng ty. KiÓm tra chiÕn l­îc bao gåm viÖc gi¸m s¸t c¸c yÕu tè m«i tr­êng cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng tån t¹i cña c¸c kÕ ho¹ch chiÕn l­îc, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c¸c ho¹t ®éng chiÕn l­îc trong toµn c«ng ty vµ b¶o ®¶m r»ng c¸c kÕ ho¹ch chiÕn l­îc ®­îc thùc hiÖn nh­ ®· Ên ®Þnh. KiÓm tra ë møc ®é nµy thuéc ph¹m vi cña cÊp qu¶n trÞ cÊp cao. C¸c cÊp qu¶n trÞ nµy tËp trung vµo khung thêi gian dµi h¹n nh­ chu kú quý, chu kú s¸u th¸ng vµ chu kú n¨m. Møc chiÕn thuËt: SÏ do cÊp trung kiÓm tra trong ph¹m vi bé phËn chuyªn m«n cña m×nh phô tr¸ch vµ cã tÝnh chÊt trung h¹n. Møc trung gian bao gåm tr­ëng phßng c¸c phßng ban chuyªn m«n vµ c¸c ®¬n vÞ ngang cÊp nh»m thùc thi chiÕn l­îc cña cÊp L·nh ®¹o vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña nh©n viªn. KiÓm tra chiÕn thuËt lµ tËp trung vµo viÖc ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch chiÕn thuËt ë c¸c cÊp ®é bé phËn chuyªn m«n, gi¸m s¸t c¸c kÕt qu¶ theo ®Þnh kú vµ tiÕn hµnh söa sai khi cÇn thiÕt. KiÓm tra ë møc ®é nµy chñ yÕu do cÊp qu¶n trÞ trung cÊp ®¶m nhËn liªn quan ®Õn c¸c môc tiªu, c¸c ch­¬ng tr×nh vµ ng©n s¸ch cña bé phËn chuyªn m«n. Hä tËp trung vµo khung thêi gian trung h¹n hoÆc theo ®Þnh kú vµ th­êng tËp trung vµo c¸c chu kú b¸o c¸o hµng tuÇn, hµng th¸ng. Møc t¸c vô: Do cÊp thÊp kiÓm tra t¸c vô trong ph¹m vi c¸c ®¬n vÞ nhá vµ cã tÝnh chÊt ng¾n h¹n. KiÓm tra t¸c vô bao gåm viÖc gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch t¸c vô, gi¸m s¸t c¸c kÕt qu¶ hµng ngµy vµ tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng söa sai theo yªu cÇu. KiÓm tra ë møc ®é nµy thuéc vÒ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp thÊp lµ ng­êi quan t©m ®Õn c¸c lÞch tr×nh thêi gian biÓu c«ng t¸c, ng©n s¸ch, luËt lÖ quy ®Þnh vµ n¨ng suÊt hoÆc ®Çu ra th­êng lµ g¾n liÒn víi tõng c¸ nh©n. C¸c møc ®é kiÓm tra chiÕn l­îc chiÕn thuËt, t¸c vô gia t¨ng kh¶ n¨ng thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch theo møc ®é cÊp qu¶n trÞ t­¬ng øng. Trong ho¹t ®éng qu¶n lý, vai trß cña c«ng t¸c kiÓm tra lµ kh«ng thÓ phñ ®Þnh. Vai trß cña kiÓm tra ®­îc thÓ hiÖn trong c¸c chøc n¨ng cña kiÓm tra. Chøc n¨ng kiÓm tra ®­îc g¾n liÒn víi ba chøc n¨ng kh¸c cña qu¶n trÞ; ®ã lµ chøc n¨ng ho¹ch ®Þnh, tæ chøc vµ l·nh ®¹o. Chøc n¨ng c«ng t¸c kiÓm tra ®­îc x©y dùng chñ yÕu dùa trªn chøc n¨ng ho¹t ®Þnh b»ng c¸ch cung cÊp c¸c ph­¬ng tiÖn gi¸m s¸t vµ ®Ò ra c¸c ®iÒu chØnh - uèn n¾n ®Ó cho c¸c kÕ ho¹ch ®­îc thùc hiÖn vµ ®¹t chØ tiªu kÕ ho¹ch. Tuy nhiªn, kiÓm tra còng hç trî c¸c chøc n¨ng tæ chøc vµ l·nh ®¹o b»ng c¸ch gióp b¶o ®¶m r»ng c¸c tµi nguyªn ®Òu ®­îc tæ chøc h­íng tíi môc tiªu cña tæ chøc. Ch¼ng h¹n nh­ th«ng tin ph¶n håi trong tiÕn tr×nh kiÓm tra cã thÓ gióp kh¸m ph¸ ra nhu cÇu cÇn ph¶i tæ chøc l¹i, huÊn luyÖn ®µo t¹o thªm cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn, t¨ng c­êng truyÒn th«ng, t¨ng c­êng ¶nh h­ëng c¸c chøc n¨ng tæ chøc vµ l·nh ®¹o. II. KiÓm tra c«ng viÖc hµnh chÝnh: Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, lÜnh vùc Qu¶n trÞ Hµnh chÝnh v¨n phßng lu«n ®­îc xem lµ x­¬ng sèng hay bé n·o cña c«ng ty. Hµnh chÝnh v¨n phßng ®­îc giao cho c¸c gi¸m ®èc v¨n phßng còng ®­îc gäi lµ c¸c nhµ qu¶n trÞ Hµnh chÝnh, chÞu tr¸ch nhiÖm c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Hä chÞu tr¸ch nhiÖm ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu x¸c ®Þnh. KiÓm tra Hµnh chÝnh v¨n phßng ®ãng vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh tæ chøc vËn hµnh ho¹t ®éng cña bé m¸y v¨n phßng gióp cho ng­êi l·nh ®¹o qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh chung nh÷ng c«ng viÖc cña doanh nghiÖp. C«ng t¸c kiÓm tra ®­îc thùc hiÖn theo hai møc ®é : Møc ®é hµnh chÝnh vµ Møc ®é ho¹t ®éng. KiÓm tra hµnh chÝnh lµ kiÓm tra c¸c c«ng v¨n giÊy tê. Nhµ qu¶n trÞ hµnh chÝnh ph¶i t¹o mäi ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra hµnh chÝnh trong toµn c«ng ty. KiÓm tra ho¹t ®éng hay t¸c vô lµ kiÓm tra c¸c nghiÖp vô chuyªn m«n nh­ s¾p xÕp hå s¬, l­u tr÷, th«ng tin liªn l¹c vµ c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh kh¸c trong c¬ quan cã ®óng theo tiªu chuÈn vµ thñ tôc hay kh«ng. Môc tiªu cña kiÓm tra lµ b¶o ®¶m xem xÐt viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cã theo mét kÕ ho¹ch ®Þnh s½n, phèi hîp ho¹t ®éng ®Ó c«ng viÖc ®­îc ¨n khíp, gi¶m thiÓu c¸c trë ng¹i, l·ng phÝ qua hµnh ®éng thiÕu hiÖu qu¶ hay kh«ng. Sau chãt kiÓm tra cßn lµ xem xÐt c¸c ho¹t ®éng cã ®¸p øng víi môc tiªu hoÆc tiªu chuÈn ®· ®Ò ra hay kh«ng? KiÓm tra nh­ vËy kh«ng ph¶i dÔ thùc hiÖn. §Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ tèt nhÊt cña c«ng t¸c kiÓm tra, th× quan träng nhÊt ®ã lµ tõ chÝnh c¸c nhµ qu¶n trÞ. C«ng t¸c kiÓm tra ph¶i do cÊp qu¶n trÞ cao nhÊt, cã ®ñ thÈm quyÒn vµ chuyªn m«n. Do ®ã, cÊp qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o ®­îc c¸c tiªu chuÈn sau: - Ph¶i cã nh÷ng hiÓu biÕt vµ n¨ng lùc chuyªn m«n cÇn ph¶i kiÓm tra. - Ph¶i cã nh÷ng kªnh truyÒn th«ng râ rµng vµ chÝnh x¸c. - Ph¶i cã quyÒn thiÕt lËp, duy tr× vµ duyÖt xÐt l¹i c¸c ph­¬ng tiÖn kiÓm tra khi cÇn thiÕt. - Ph¶i cã nh÷ng môc tiªu vµ tiªu chuÈn ®Ó ®èi phã. - Ph¶i cã nh÷ng ph­¬ng tiÖn ®o l­êng chÊt l­îng so víi tiªu chuÈn. - Ph¶i cã nh÷ng c«ng cô vµ ph­¬ng ph¸p duy tr× c¸c tiªu chuÈn. Muèn cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®¹t ®­îc hiÖu qu¶, mét tæ chøc cÇn ph¶i cã mét c¬ cÊu kiÓm tra trong toµn c¬ quan, dùa trªn mét tiªu chuÈn ®Þnh s½n, kiÓm tra mét c¸ch khoa häc vµ cÊp l·nh ®¹o lµm c«ng t¸c kiÓm tra cã n¨ng lùc vµ phÈm chÊt tèt sÏ gióp cho c¬ cÊu tæ chøc lu«n æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn. 1. C¸c ph­¬ng ph¸p kiÓm tra hµnh chÝnh: KiÓm tra b»ng c¸c hÖ thèng vµ c¸c thñ tôc: * HÖ thèng lµ mét tæng thÓ c¸c thñ tôc bé phËn ®Æt ra nh»m hoµn thµnh mét giai ®o¹n nµo ®ã. * Thñ tôc lµ mét sù tæng hîp c¸c tiÕn tr×nh c¬ b¶n thèng nhÊt nh»m thôc hiÖn mét môc tiªu nµo ®ã ( c¸ch thøc tiÕn hµnh mét c«ng viÖc víi néi dung tr×nh tù nhÊt ®Þnh theo quy ®Þnh cña doanh nghiÖp hoÆc cña c¬ quan hµnh chÝnh. Nh÷ng ph­¬ng ph¸p kiÓm tra cã hiÖu qu¶ lµ thanh tra, kiÓm tra ng©n s¸ch, kiÓm tra tËp trung, kiÓm tra mÉu biÓu, kiÓm tra b»ng m¸y mãc, kiÓm tra hµnh chÝnh, kiÓm tra thñ tôc, kiÓm tra hå s¬, kiÓm tra b»ng c¸c tiªu chuÈn vµ kiÓm tra qua c¸c lÞch c«ng t¸c. 1.1. Thanh tra; Thanh tra lµ xem xÐt, nghiªn cøu, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh. CÊp trªn ph¶i thanh tra ®Þnh kú ®¬n vÞ theo s¸ng kiÕn cña m×nh vµ chØ thanh tra th­êng xuyªn khi cã ®Æc ®iÓm kü thuËt míi hoÆc cã t×nh thÕ thay ®æi nhanh chãng bÊt ngê. 1.2. kiÓm tra ng©n s¸ch: Ng©n s¸ch lµ mét c«ng cô tèt cho kiÓm tra. Nã t¸c ®éng thùc sù ®Õn c¬ cÊu, trang thiÕt bÞ, nh©n viªn cña mét tæ chøc, t¸c ®éng lu«n c¶ sè l­îng vµ chÊt l­îng. KiÓm tra ng©n s¸ch bao gåm lu«n c¶ viÖc ph©n tÝch, tØ lÖ phÇn tr¨m, nã lµ mét c«ng cô th­êng ®­îc dïng kh«ng nh÷ng cho toµn bé c¬ quan tæ chøc mµ cßn cho tõng bé phËn chuyªn m«n. 1.3. KiÓm tra tËp trung: KiÓm tra tËp trung th­êng ®­îc thùc hiÖn bëi mét hay nhiÒu kiÓm so¸t. ViÖc kiÓm tra cã thÓ d­îc tiÕn hµnh t¹i mét ®Þa ®iÓm ®­îc gäi lµ tËp trung theo ®Þa bµn. Lo¹i kiÓm tra kh¸c ®­îc gäi lµ kiÓm tra tËp trung theo chøc n¨ng, nghÜa lµ mét sè ho¹t ®éng nµo ®ã vÉn ®Æt t¹i bé phËn phßng ban chuyªn m«n nh­ng d­íi sù kiÓm so¸t cña mét ng­êi hay mét nhãm ng­êi. 1.4. KiÓm tra chÝnh s¸ch: ChÝnh s¸ch lµ nguyªn t¾c c¨n b¶n ®Ó suy t­ vµ hµnh ®éng. ChÝnh s¸ch lµ kÕ ho¹ch kiÓm tra cña mét tæ chøc. ChÝnh s¸ch trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp t¸c ®éng ®Õn mäi c¸ nh©n, mäi hµnh ®éng, v× chÝnh s¸ch h­íng dÉn hä trong c«ng viÖc. Do ®ã, nhµ qu¶n trÞ ph¶i xem c¸c bé phËn cã theo ®óng chÝnh s¸ch cña c¬ quan hay kh«ng. 1.5. KiÓm tra thñ tôc: Thñ tôc cßn gäi lµ tiÕn tr×nh lµ kÕt qu¶ cña mét sù ho¹ch ®Þnh cô thÓ vµ chi tiÕt. Thñ tôc ®­îc xem nh­ kiÓu mÉu ®Ó theo ®uæi, lµ g¹ch nèi gi÷a hµnh ®éng c¸c c¸ nh©n vµ hå s¬ v¨n th­. Thñ tôc th­êng diÔn t¶ chÝnh s¸ch thµnh mét thø ng«n ng÷ hµnh chÝnh chi tiÕt. Nã m« t¶ c¸ch thøc mµ mçi c¸ nh©n ph¶i tu©n theo. Do ®ã, nhµ qu¶n trÞ ph¶i xem c¸c bé phËn cã theo ®óng thñ tôc quy ®Þnh hay kh«ng. 1.6. KiÓm tra qua hå s¬ v¨n b¶n: Hå s¬ v¨n th­ lµ b»ng chøng cña mét t×nh huèng, c¸ v¨n th­ hµnh chÝnh th­êng ph¶n ¸nh mét t×nh huèng d­íi d¹ng v¨n b¶n viÕt tay hay sao chôp l¹i. Hå s¬ Ên ®Þnh quyÒn h¹n, chØ lèi vµ h­íng tíi kÕt qu¶. Do ®ã, chóng lµ mét phÇn kh«ng thÓ t¸ch rêi khái ch­¬ng tr×nh kÕ ho¹ch kiÓm tra. 1.7. KiÓm tra qua c¸c b¶ng t­êng tr×nh, b¸o c¸o: Mét sè ph­¬ng thøc kiÓm tra nªu trªn kh«ng ®ñ ®Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt nhÊt cho dï ®· ®­îc truyÒn ®¹t râ rµng vµ chi tiÕt. Trong tr­êng hîp nµy, c¸c b¶n t­êng tr×nh, b¸o c¸o còng sö dông c¸ch truyÒn ®¹t nh­ vËy nh­ng truyÒn ®¹t theo chiÒu ngang vµ chiÒu däc cña tæ chøc. C¸c b¶n t­êng tr×nh lo¹i nµy lµ h×nh thøc truyÒn ®¹t h÷u hiÖu nhÊt. 1.8. KiÓm tra b»ng tiªu chuÈn: Tiªu chuÈn lµ chØ tiªu ®Ó ®o l­êng, tiªu chuÈn sÏ ®­îc x¸c ®Þnh nh­ nh÷ng ph­¬ng ph¸p kiÓm tra chÝnh x¸c nhÊt. Tiªu chuÈn cã thÓ chñ quan ( ®Æt c¨n b¶n trªn sù suy luËn) hoÆc kh¸ch quan ( dùa trªn sù kiÖn) nh­ng vÉn ®­îc c«ng nhËn lµ c«ng cô kiÓm tra. 1.9. KiÓm tra b»ng lÞch c«ng t¸c: C«ng viÖc hµnh chÝnh v¨n phßng cã thÓ ®­îc quy ®Þnh b»ng mét lÞch c«ng t¸c. LÞch c«ng t¸c lµ mét sù kÕt hîp cã hiÖu qu¶ c¸c tiªu chuÈn, kh¶ n¨ng cña nh©n viªn vµ c«ng viÖc cÇn ph¶i thùc hiÖn thµnh mét thñ tôc hoÆc mét kÕ ho¹ch hµnh ®éng. Nã cung cÊp chØ tiªu cô thÓ vÒ thêi gian vµ sè l­îng. LÞch c«ng t¸c cã hiÖu qu¶ sÏ kiÓm tra n¨ng suÊt ®Çu ra. Nã ph©n phèi c«ng viÖc nh»m ®¹t ®­îc mét møc qu©n b×nh gi÷a c¸c yÕu tè kh¸c nhau ¶nh h­ëng ®Õn ®Çu ra. 2. C¸c ph­¬ng tiÖn kiÓm tra: Trong mäi ho¹t ®éng kiÓm tra ®Ó kiÓm tra ®¹t kÕt qu¶ tèt nhÊt th× ngoµi n¨ng lùc cña c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra th× kh«ng thÓ thiÕu sù trî gióp ®¾c lùc cña c¸c ph­¬ng tiÖn kiÓm tra. NhiÒu trë ng¹i, khã kh¨n trong qu¶n trÞ hµnh chÝnh nãi riªng vµ trong qu¶n trÞ kinh doanh nãi chung lµ do kh«ng cã kh¶ n¨ng truyÒn ®¹t chÝnh x¸c ý nghÜa vµ môc ®Ých thùc sù cña c¸c ý kiÕn, t­ t­ëng vµ ­íc muèn cña cÊp l·nh ®¹o. Do ®ã, th«ng ®¹t hay truyÒn th«ng lµ c¸i c¬ b¶n ®Ó thùc hiÖn viÖc kiÓm tra. TruyÒn th«ng kh«ng hiÖu qu¶ sÏ dÉn ®Õn viÖc kiÓm tra sÏ khã kh¨n. Nhµ qu¶n trÞ hµnh chÝnh ph¶i lu«n quan t©m ®Õn truyÒn th«ng tõ hai ph­¬ng diÖn: Cã tr¸ch nhiÖm vÒ hÇu hÕt c¸c ph­¬ng tiÖn truyÒn th«ng trong c«ng ty nh­ ®iÖn tho¹i, ®iÖn tÝn, fax, th­ tÝn, dÞch vô giao dÞch, c¸c ph­¬ng tiÖn giao dÞch néi bé.... ®ång thêi cÊp l·nh ®¹o còng cã tr¸ch nhiÖm nghiªn cøu viÖc sö dông c¸c b¶n t­êng tr×nh, b¸o c¸o vµ c¸c b¶n h­íng dÉn hµnh chÝnh trong toµn bé c«ng ty. 2.1. C¸c b¶n t­êng tr×nh: C¸c b¶n t­êng tr×nh trªn giÊy lµ c¬ së ®Ó theo dâi hoÆc kiÓm tra ®Þnh kú. Nã cã thÓ lµ b×nh th­êng hay ®Æc biÖt cã thÓ thay ®æi theo kÝch th­íc hay néi dung, cã thÓ lµ chÝnh quy hay kh«ng chÝnh quy vµ cã thÓ lµ hµng tuÇn hay hµng n¨m. Tuy nhiªn môc ®Ých chÝnh cña b¶n t­êng tr×nh vÉn lµ nh»m truyÒn th«ng th«ng tin vÒ mét t×nh tr¹ng nµo ®ã ¶nh h­ëng ®Õn viÖc kinh doanh. B¶n t­êng tr×nh nªn lu«n ®­îc cËp nhËt ho¸, chÝnh x¸c vµ cã hiÖu qu¶. D÷ kiÖn ph¶i ®Çy ®ñ, kh¸ch quan vµ mang tÝnh thèng nhÊt chung vµ ph¶i dùa trªn tiªu chuÈn cã s½n. Mét sè lo¹i t­êng tr×nh: a. Lo¹i t­êng tr×nh kiÓm tra hÖ thèng v¨n th­ vµ l­u tr÷ hå s¬: b. Lo¹i t­êng tr×nh ph©n tÝch chi phÝ nh÷ng c«ng viÖc hµnh chÝnh nh­ th­ tõ, c¸c b¶n t­êng tr×nh, ®iÖn tÝn, ®iÖn tho¹i, fax, ®iÖn to¸n, c¸c ch­¬ng tr×nh huÊn luyÖn, ch­¬ng tr×nh ®¬n gi¶n ho¸ c«ng viÖc hµnh chÝnh, kiÓm tra biÓu mÉu vµ c¸c m¸y mãc dông cô v¨n phßng. c. C¸c b¶n t­êng tr×nh hµng n¨m cña c¸c tr­ëng bé phËn. d. C¸c b¶n t­êng tr×nh vÒ kÕt qu¶ c¸c ch­¬ng tr×nh ho¹t ®éng, ®¸nh gi¸ c¸c tiªu chuÈn ®o l­êng, ®¸nh gi¸ c«ng t¸c vÒ qu¶n trÞ. 3. C¸c b­íc trong tiÕn tr×nh kiÓm tra hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶: Th«ng th­êng kiÓm tra h÷u hiÖu cã thÓ ®­îc thùc hiÖn qua 8 b­íc sau ®©y. 3.1. Lªn kÕ ho¹ch: Lªn kÕ ho¹ch cho mäi ho¹t ®éng hµnh chÝnh tr­íc nhÊt x¸c ®Þnh ®­îc t¹i sao ph¶i thùc hiÖn, thùc hiÖn c¸i g× vµ thùc hiÖn nh­ thÕ nµo? thùc hiÖn ë ®©u vµ sÏ do ai lµm?. Khi kÕ ho¹ch lªn v¨n b¶n (d­íi h×nh thøc h­íng dÉn) cÇn ph¶i Ên ®Þnh c«ng cô theo dâi sù tiÕn bé vµ thµnh qu¶. 3.2. Lªn lÞch c«ng t¸c: Nh»m x¸c ®Þnh thêi ®iÓm lóc nµo c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn vµ dùa trªn c«ng viÖc cô thÓ sau; - Thêi gian ®ßi hái ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ®ã, - Mèi t­¬ng quan thêi ®iÓm gi÷a c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña c«ng viÖc. - Thêi gian s½n cã - Thêi gian chuÈn bÞ s½n sµng. - Thêi gian ®i l¹i - Ai sÏ thùc hiÖn c«ng viÖc, kh¶ n¨ng cña hä vµ trang bÞ hä cÇn sö dông. - Khèi l­îng c«ng viÖc cÇn lµm - C¸c thñ tôc sÏ ®­îc sö dông - Nh÷ng ®iÒu kiÖn mµ c«ng viÖc sÏ ®­îc thùc hiÖn. C¸c trang thiÕt bÞ, dông cô cÇn thiÕt vµ c¬ së vËt chÊt cã s½n ch­a. - L­u ý ®Õn nh÷ng tr× ho·n vµ ngo¹i lÖ cã thÓ thÊy tr­íc hoÆc kh«ng thÓ thÊy tr­íc ®­îc. 3.3. ChuÈn bÞ: §©y lµ mét chøc n¨ng cña qu¶n trÞ vµ kh«ng thÓ ®­îc thay thÕ b»ng sù rñi may. ViÖc chuÈn bÞ kh«ng chØ giíi h¹n trong ph¹m vi ®¬n thuÇn cña ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc mµ ph¶i cã sù phèi hîp vµ gióp ®ì tõ nhiÒu cÊp. 3.4. Ph©n c«ng c«ng t¸c: Lµ giao quyÒn hµnh, c«ng viÖc nµy ®ßi hái ph¶i cã th«ng tin liªn l¹c tèt, chÝnh x¸c vµ ®­îc chuÈn bÞ kü. 3.5. §iÒu hµnh: Lµ mét chøc n¨ng mÆt ®èi mÆt, mÖnh lÖnh ph¶i râ rµng, chÝnh x¸c, cô thÓ vµ thÝch hîp. LÖnh ph¶i ®­îc ban ra mét c¸ch trÞnh träng, dùa trªn chøc n¨ng nhiÖm vô quyÒn h¹n cô thÓ ®Ó ®­a ra mét quyÕt ®Þnh mét c¸ch ®óng ng­êi ®óng viÖc. 3.6. §¸nh gi¸ kÕt qu¶: Mèi quan hÖ gi÷a cÊp trªn víi cÊp d­íi lµ gÇn gòi vµ trùc diÖn. Mèi quan hÖ ®ã b¾t buéc cÊp trªn ph¶i lu«n ®¸nh gi¸ c«ng viÖc xem nã tiÕn triÓn nh­ thÕ nµo, cã ®i ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Ò ra hay kh«ng, cÇn ph¶i lµm g× ®Ó gióp nh©n viªn cã thÓ hoµn thµnh tèt nhÊt c«ng viÖc ®­îc giao. 3.7. So s¸nh ®èi chiÕu: KiÓm tra g¾n liÒn víi so s¸nh ®èi chiÕu. §èi chiÕu lµ sù x¸c ®Þnh møc ®é thÝch hîp gi÷a viÖc hoµn thµnh c«ng viÖc trong thùc tÕ vµ c«ng viÖc ®· ®Þnh s½n. §èi chiÕu dùa trªn tiªu chuÈn ®Ó so s¸nh víi thùc tÕ vÒ c¸c mÆt sè l­îng, chÊt l­îng, thêi gian vµ chi phÝ. 3.8a. söa sai nÕu kh«ng ®¹t chØ tiªu: Söa sai lµ nh»m söa l¹i mét sù chÖch h­íng nµo ®ã víi kÕ ho¹ch. Môc tiªu cña söa sai lµ xo¸ bá c¸c nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù thiÕu nhÊt qu¸n. Söa sai kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i mang tÝnh phñ ®Þnh hay trõng ph¹t. Nã cã thÓ lµ mét hµnh ®éng tÝch cùc nh»m tr¸nh nh÷ng sai sãt tiÕp theo vµ h­íng ®Õn c«ng t¸c hoµn h¶o. Hµnh vi kû luËt kh«ng ph¶i lóc nµo còng ®­îc sö dông mµ bÊt ®¾c dÜ nÕu ph¶i ¸p dông kû luËt th× kû luËt chØ ®¹t hiÖu qu¶ tèt khi sai sãt ®­îc lµm s¸ng tá tr­íc ng­êi ph¹m lçi vµ dùa vµo c¸c chøng lý x¸c ®¸ng. 3.8b. C«ng nhËn thµnh tÝch c«ng t¸c nÕu ®¹t hay v­ît chØ tiªu 4. TiÕn tr×nh kiÓm tra: X¸c ®Þnh ph¹m vi kiÓm tra ThiÕt lËp tiªu chuÈn §o l­êng kÕt qu¶ hoµn thµnh Kh«ng ®¹t tiªu chuÈn §¹t tiªu chuÈn hoÆc v­ît tiªu chuÈn So s¸nh kÕt qu¶ hoµn thµnh víi tiªu chuÈn C«ng nhËn kÕt qu¶ hoµn thµnh Hµnh ®éng söa sai khi cÇn thiÕt §iÒu chØnh tiªu chuÈn vµ ®¬n vÞ ®o l­êng khi cÇn thiÕt ¦ H×nh 2: TiÕn tr×nh kiÓm tra phÇn II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh kh¸i qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt néi bµi. XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc, ®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch to¸n phô thuéc Tæng c«ng ty Hµng kh«ng ViÖt Nam (vietnam airlines corporation ) ®­îc thµnh lËp l¹i theo QuyÕt ®Þnh sè 1033/ H§QT ngµy 30/6/1997 cña Héi ®ång Qu¶n trÞ Tæng c«ng ty Hµng kh«ng ViÖt Nam. Ho¹t ®éng trong d©y truyÒn dÞch vô hµng kh«ng ®ång bé, cã mèi liªn hÖ mËt thiÕt vÒ lîi Ých kinh tÕ, tµi chÝnh víi c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn kh¸c cña Tæng c«ng ty ®Ó thùc hiÖn tèt nhiÖm vô do Nhµ n­íc vµ Tæng c«ng ty giao. Tªn giao dÞch Quèc tÕ: NOI BAI INTERNATIONAL AIRPORT GROUND SERVICES ( NIAGS) Trô së chÝnh t¹i : S©n bay Quèc tÕ Néi Bµi - Thµnh phè Hµ Néi XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi lµ ®¬n vÞ thµnh viªn trùc thuéc H·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam, thùc hiÖn chøc n¨ng cung øng dÞch vô kü thuËt th­¬ng m¹i mÆt ®Êt cho hµnh kh¸ch vµ tµu bay cña H·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam vµ c¸c h·ng hµng kh«ng kh¸c t¹i s©n bay Quèc tÕ Néi bµi. Víi nh÷ng nhiÖm vô chñ yÕu sau: LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, phôc vô kü thuËt, th­¬ng m¹i mÆt ®Êt cho hµnh kh¸ch vµ tµu bay cña h·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam vµ c¸c h·ng Hµng kh«ng Quèc gia kh¸c. Bao gåm; 1. DÞch vô kü thuËt tµu bay t¹i s©n ®Ëu, thñ tôc hµnh kh¸ch hµnh lý, b­u ®iÖn dÞch vô bèc xÕp, vÖ sinh th­¬ng m¹i tµu bay, thñ tôc hµng ho¸, thñ tôc tµi liÖu chuyÕn bay. Söa ch÷a vµ b¶o d­ìng trang thiÕt bÞ kü thuËt, xe ®Æc chñng vµ c¸c dÞch vô kh¸c cã liªn quan ®Õn d©y truyÒn phôc vô kü thuËt, th­¬ng m¹i cho tµu bay cña h·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam vµ c¸c h·ng hµng kh«ng kh¸c. 2. Phèi hîp víi trung t©m ®iÒu ®é cña h·ng ®iÒu phèi ho¹t ®éng tµu bay cña H·ng t¹i s©n ®Ëu. 3. Tham gia x©y dùng qui tr×nh, qui ph¹m, tiªu chuÈn ®Þnh møc phôc vô kü thuËt th­¬ng m¹i cho tµu bay. KiÕn nghÞ víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña h·ng ban hµnh, söa ®æi bæ xung c¸c tiªu chuÈn ®Þnh møc... phôc vô kü thuËt th­¬ng m¹i cho tµu bay. 4. Tæ chøc thu nhËn ý kiÕn cña hµnh kh¸ch vÒ chÊt l­îng phôc vô, phèi hîp víi c¸c c¬ quan liªn quan sö lý c¸c th«ng tin thu ®­îc. 5. §¶m b¶o phôc vô kü thuËt, th­¬ng m¹i ®Çy ®ñ kÞp thêi ®óng tiªu chuÈn cho c¸c chuyÕn bay theo kÕ ho¹ch vµ lÞch bay hµng ngµy. Quan hÖ víi c¸c ®¬n vÞ ho¹t ®éng trªn s©n bay ®¶m b¶o phôc vô hµnh kh¸ch chu ®¸o an toµn. 6. Tham gia ®µm ph¸n, ký kÕt hîp ®ång phôc vô kü thuËt, th­¬ng m¹i cho tµu bay cña c¸c H·ng Hµng kh«ng kh¸c theo ph©n cÊp qu¶n lý. 7. Tham gia lËp kÕ ho¹ch tuyÓn chän, ®µo t¹o, båi d­ìng c¸n bé c«ng nh©n viªn XÝ nghiÖp. §Ò xuÊt ý kiÕn víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña H·ng trong viÖc ®Ò ra c¸c chÝnh s¸ch ®·i ngé ®Æc thï ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn trong xÝ nghiÖp. 8. Tæ chøc h¹ch to¸n c¸c kho¶n thu, chi tµi chÝnh theo ph©n cÊp qu¶n lý cña H·ng. Qu¶n lý vµ sö dông c¸c c¬ së vËt chÊt, tµi s¶n, vèn vµ nguån vèn mét c¸ch cã hiÖu qu¶... II. c¬ cÊu tæ chøc S¬ ®å m« h×nh tæ chøc XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi Ban gi¸m ®èc Trung t©m ®iÒu hµnh Phßng kÕ ho¹ch Phßng phôc vô kü thuËt s©n ®ç Phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh Phßng tµi liÖu h­íng dÉn chÊt xÕp Phßng phôc vô hµng hãa Phßng Tµi chÝnh KÕ to¸n Phßng phôc vô hµnh kh¸ch 1. C«ng t¸c kiÓm tra t¹i c¸c phßng ban chuyªn m«n: Tõ s¬ ®å m« h×nh tæ chøc cña XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi, Ho¹t ®éng chung cña toµn XÝ nghiÖp phãi hîp mét c¸ch linh ho¹t gi÷a c¸c phßng ban. Ho¹t ®éng ®éc lËp nh­ng cã sù liªn kÕt dùa trªn mét sè chøc n¨ng nhiÖm vô chung ®ã lµ phôc vô hµnh kh¸ch. Nh­ng trong ®ã C«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh t¹i c¸c phßng ban l¹i ®­îc tiÕn hµnh ®éc lËp, ®­îc tr­ëng phßng c¸c phßng ban trùc tiÕp kiÓm tra mäi ho¹t ®éng cña phßng m×nh sau ®ã ®­îc b¸o c¸o ®Þnh kú víi Ban gi¸m ®èc theo th¸ng hoÆc quý. Tõ ®ã cã thÓ dÔ dµng ph¸t sinh nh÷ng bÊt tr¾c vµ nh÷ng bÊt th­êng, nh÷ng vô viÖc pph¸t sinh, nh÷ng thiÕu sãt vµ c¶ nh÷ng hµnh ®éng cè ý lµm sai g©y ¶nh h­ëng xÊu ®Õn ho¹t ®éng chung… 1. C«ng t¸c kiÓm tra ®­îc thÓ hiÖn ngay trong c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng phßng ban chuyªn m«n sau ®©y: 1.1 Trung t©m ®iÒu hµnh lµ c¬ quan gióp Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng khai th¸c, phôc vô cña c¸c ®¬n vÞ trong XÝ nghiÖp. Gi¸m s¸t, phèi hîp ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng phôc vô bay gi÷a c¸c ®¬n vÞ vµ c¸c ®¬n vÞ cã liªn quan ®¶m b¶o cung cÊp ®óng, ®ñ, kÞp thêi c¸c dÞch vô kü thuËt tµu bay. Phèi hîp víi trung t©m kiÓm so¸t khai th¸c t¹i s©n bay Néi bµi vµ ®¹i diÖn cña c¸c h·nh Hµng kh«ng triÓn khai thùc hiÖn lÞch bay. Phèi hîp víi c¸c phßng ban cña Côm c¶ng Hµng kh«ng, s©n bay Néi bµi, c¸c ®¬n vÞ liªn quan t¹i s©n bay vµ c¸c h·ng vËn chuyÓn trong c«ng t¸c phôc vô bay. Ph­¬ng ph¸p kiÓm tra lµ Thu thËp xö lý th«ng tin vµ tæng hîp t×nh h×nh phôc vô bay hµng ngµy, tuÇn, th¸ng, b¸o c¸o Gi¸m ®èc vµ c¸c c¬ quan cã liªn quan theo qui ®Þnh cña Tæng c«ng ty. 1.2. Phßng kÕ ho¹ch lµ c¬ quan tham m­u, gióp viÖc cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kÕ ho¹ch vµ ®Çu t­, qu¶n lý c¸c hîp ®ång kinh tÕ, qu¶n lý c¸c trang thiÕt bÞ mÆt ®Êt, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i vµ th«ng tin liªn l¹c. - X©y dùng kÕ ho¹ch ph¸t triÓn dµi h¹n, trung h¹n vµ kÕ ho¹ch hµng n¨m phï hîp víi kÕ ho¹ch ph¸t triÓn chung cña Tæng c«ng ty. X©y dùng kÕ ho¹ch ®Çu t­, kÕ ho¹ch sö dông ng©n s¸ch. KÕ ho¹ch söa ch÷a lín vµ c¸c kÕ ho¹ch x©y dùng c¬ b¶n hµng n¨m cña XÝ nghiÖp vµ b¸o c¸o c¸c c¬ quan cã liªn quan cña Tæng c«ng ty theo qui ®Þnh. - ChØ ®¹o h­íng dÉn c¸c ®¬n vÞ trong toµn XÝ nghiÖp, x©y dùng vµ triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch. §¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch th¸ng, quÝ, n¨m vµ b¸o c¸o Gi¸m ®èc ®iÒu chØnh cho phï hîp víi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña XÝ nghiÖp - C«ng t¸c qu¶n lý, sö dông tµi s¶n, vËt t­ phô tïng vµ ®iÒu chuyÓn tµi s¶n ®ã cho c¸c ®¬n vÞ trong XÝ nghiÖp. §¸nh gi¸ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông tµi s¶n ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ®Çu t­, mua s¾m tµi s¶n, c«ng cô lao ®éng vµ vËt t­ phô tïng. - Tham gia c¸c c«ng t¸c thanh lý tµi s¶n, ®Êu thÇu mua s¾m vËt t­, phô tïng, trang thiÕt bÞ cña XÝ nghiÖp - Chñ tr× viÖc x©y dùng tiªu chuÈn ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt. Qu¶n lý, khai th¸c, söa ch÷a, b¶o d­ìng hÖ thèng th«ng tin, tin häc vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ®æi míi c«ng nghÖ trang thiÕt bÞ ®Ó ®¸p øng tèt vµ kÞp thêi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña XÝ nghiÖp. 1.3. Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh: Lµ c¬ quan tham m­u gióp viÖc cho §¶ng uû vµ Ban gi¸m ®èc trong c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng, tiÒn l­¬ng, ®µo t¹o, hµnh chÝnh ®èi ngo¹i vµ c«ng t¸c b¶o hiÓm ... - Qu¶n lý c«ng t¸c c¸n bé, qu¶n lý lao ®éng, x©y dùng kÕ ho¹ch ph¸t triÓn nguån nh©n lùc theo ph©n cÊp qu¶n lý cña Tæng c«ng ty. - Thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o th¸ng, quý vµ n¨m vÒ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô vµ x¸c ®Þnh ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng cña c¸c phßng trong c¸c th¸ng quÝ tiÕp theo. - Phôc vô héi nghÞ giao ban, s¬ kÕt, tæng kÕt cña toµn XÝ nghiÖp. - Phèi hîp víi c¸c phßng vÒ c«ng t¸c ph¸p chÕ; tham gia ý kiÕn vÒ c¸c dù ¸n LuËt, ph¸p lÖnh mµ c¸c c¬ quan Nhµ n­íc göi ®Õn yªu cÇu Tæng c«ng ty gãp ý kiÕn; §¸nh gi¸, ph©n tÝch c¸c v¨n b¶n qu¶n lý do Tæng c«ng ty ban hµnh ®Õn XÝ nghiÖp. - Tæ chøc c«ng t¸c ®µo t¹o trong toµn XÝ nghiÖp - X©y dùng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c ®¬n vÞ thuéc XÝ nghiÖp. Phèi hîp víi c¸c phßng ban chøc n¨ng bè trÝ, s¾p xÕp, ®Ò b¹t, n©ng l­¬ng, ®µo t¹o, kû luËt vµ c¸c chÕ ®é ­u ®·i, ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua khen th­ëng ®èi víi c¸n bé cña XÝ nghiÖp. - X©y dùng ®Þnh møc lao ®éng, triÓn khai c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch vÒ lao ®éng, chÕ ®é tiÒn l­¬ng cho ng­êi lao ®éng theo ph©n cÊp qu¶n lý cña Tæng c«ng ty. - Qu¶n lý quü l­¬ng, quü th­ëng vµ ph©n phèi thu nhËp, - Thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, b¶o hiÓm hµng kh«ng, vµ b¶o hiÓm phi hµng kh«ng vµ thùc hiÖn chÕ ®é båi d­ìng cho nh©n viªn toµn XÝ nghiÖp - X©y dùng kÕ ho¹ch, qu¶n ký theo dâi vµ cÊp ph¸t trang thiÕt bÞ b¶o hé lao ®éng cho ng­êi lao ®éng. - Thùc hiÖn c«ng t¸c ®èi néi ®èi ngo¹i, c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng vµ chÕ ®é b¶o mËt c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷. - Tæ chøc ®éi xe ®­a ®ãn c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i lµm, ®i c«ng t¸c - Tæ chøc bÕp ¨n cho c¸n bé - c«ng nh©n viªn trong XÝ nghiÖp 1.4. Phßng phôc vô kü thuËt s©n ®ç vµ Phßng phôc vô hµng ho¸: - Cung cÊp c¸c dÞch vô kü thuËt, vÖ sinh th­¬ng m¹i tµu bay t¹i s©n ®Ëu vµ c¸c dÞch vô kh¸c cã liªn quan ®Õn kü thuËt th­¬ng m¹i tµu bay. - Lµm c¸c thñ tôc hµng ho¸, tµi kiÖu hµng ho¸ chuyÕn bay vµ c¸c dÞch vô kh¸c cã liªn quan ®Õn phôc vô hµng ho¸. - X©y dùng qui tr×nh tiªu chuÈn phôc vô theo ph©n cÊp, b¸o c¸o c¸c cÊp cã thÈm quyÒn phª duyÖt vµ tæ chøc thùc hiÖn. - Tæ chøc lÊy ý kiÕn cña kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng dÞch vô, phèi hîp víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng sö lý th«ng tin thu ®­îc. - §¶m b¶o cung cÊp dÞch vô kÞp thêi, ®óng tiªu chuÈn theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng. - B¶o d­ìng vµ söa ch÷a c¸c ph­¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cña XÝ nghiÖp. 1.5. Phßng tµi liÖu vµ h­íng dÉn chÊt xÕp: - Thùc hiÖn viÖc cËp nhËt sè liÖu, th«ng tin vµ th«ng sè kü thuËt cho c¸c chuyÕn bay cña Vietnam Airlines vµ c¸c h·ng Hµng kh«ng n­íc ngoµi. - Gi¸m s¸t vµ h­íng dÉn viÖc chÊt xÕp hµng ho¸ lªn tµu bay theo chØ dÉn, ®óng víi qui ®Þnh vµ ®¶m b¶o an toµn cho chuyÕn bay. - Qu¶n lý, theo dâi vµ cung cÊp s¶n phÈm kü thuËt theo chñng lo¹i yªu cÇu cho tõng lo¹i tµu bay, c¸c chuyÕn bay cña c¸c h·ng Hµng kh«ng trong n­íc vµ Quèc tÕ. 1.6. Phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n: Lµ c¬ quan tham m­u gióp viÖc cho Gi¸m ®èc trong c«ng t¸c qu¶n lý Tµi chÝnh, vèn vµ h¹ch to¸n kinh tÕ theo qui ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ Tæng c«ng ty - §¶m b¶o c¸c nguån kinh phÝ ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña XÝ nghiÖp - X©y dùng c¸c ®¬n gi¸ theo yªu cÇu cña Tæng c«ng ty vµ theo yªu cÇu ho¹t ®éng ho¹t ®éng cña XÝ nghiÖp - Tham gia c«ng t¸c thanh lý tµi s¶n, ®Êu thÇu mua s¾m vËt t­, phô tïng trang thiÕt bÞ cña XÝ nghiÖp - KiÓm tra vµ lËp b¸o c¸o tæng hîp quyÕt to¸n Tµi chÝnh cña XÝ nghiÖp 1.7. Phßng phôc vô hµnh kh¸ch: - Lµm thñ tôc dÞch vô cho hµnh kh¸ch, hµnh lý, b­u kiÖn vµ c¸c dÞch vô kh¸c cã liªn quan ®Õn d©y chuyÒn vËn t¶i hµng kh«ng. - X©y dùng c¸c qui tr×nh, tiªu chuÈn dÞch vô phôc vô hµnh kh¸ch. - Thèng kª, theo dâi t×m kiÕm vµ tr¶ hµnh lý thÊt l¹c cho hµnh h¸ch b¸o c¸o Nguån vèn kinh doanh n¨m 2001: Tæng sè vèn ( Tû VN§ ) §Çu n¨m Ph¸tsinh t¨ng Ph¸t sinh gi¶m cuèi n¨m Vèn cè ®Þnh 62.9 0,611 3.956 59.555 Vèn l­u ®éng theo ®Þnh møc 14.4 -------- ---------- 14.4 Nguån vèn kh¸c 13.35 1.02 2.76 11.61 Tæng vèn 90.65 1.631 6.716 85.565 ®¸nh gi¸ chung c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh t¹i xÝ nghiÖp vµ thùc tr¹ng NhËn thøc râ vai trß vµ tÇm quan träng cña ngµnh Hµng kh«ng trong thêi ®¹i míi, Tæng c«ng ty Hµng kh«ng ViÖt Nam ®· cã rÊt nhiÒu nh÷ng chñ tr­¬ng vµ ho¹t ®éng cô thÓ ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ phôc vô hµnh kh¸ch vµ cè g¾ng phÊn ®Êu hoµ nhËp vµ tiÕn kÞp ®­îc víi c¸c H·ng Hµng kh«ng lín trong khu vùc vµ trªn thÕ giíi, cô thÓ nhÊt lµ viÖc ®Çu t­ vµ cho ®­a vµo sö dông nhµ ga T1, thay thÕ cho nhµ ga cò tõ thêi Ph¸p vµ viÖc ¸p dông c¸c chØ tiªu chÊt l­îng quèc tÕ nh­ ISO 9001 - 2000 ®· ®¹t ®­îc rÊt nhiÒu thµnh c«ng to lín vÒ mäi mÆt. §Ó ®ãng gãp vµo sù thµnh c«ng chung cña Hµng kh«ng ViÖt Nam, XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi trong nh÷ng n¨m qua lu«n t¨ng c­êng c«ng t¸c chØ ®¹o, h­íng dÉn cho toµn bé c«ng nh©n viªn XÝ nghiÖp. §· ®¶m b¶o hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô ®­îc giao vµ gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng phôc vô vµ hiÖu qu¶ c¸c chuyÕn bay trong n­íc còng nh­ Quèc tÕ. Theo b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nhiÖm vô, c«ng t¸c phôc vô th­¬ng m¹i. N¨m 2001 lµ n¨m cã nhiÒu thuËn lîi vµ còng cã nhiÒu khã kh¨n vµ lµ n¨m cã nhiÒu sù kiÖn quan träng cã ¶nh h­ëng ®Õn thÞ tr­êng vËn t¶i hµnh kh¸ch. ThuËn lîi râ rÖt nhÊt lµ trong 6 th¸ng cuèi n¨m 2001 víi møc t¨ng tr­ëng râ rÖt, viÖc lµm vµ ®êi sèng thu nhËp cña ng­êi lao ®éng ®· æn ®Þnh h¬n, t¹o ®­îc kh«ng khÝ phÊn khëi, tin t­ëng vµo sù ®æi míi cña XÝ nghiÖp. N¨m 2001, XÝ nghiÖp ®· x©y dùng xong vµ ®ãn nhËn chøng chØ hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îmg theo tiªu chuÈn ISO 9001 : 2000, lµm c¬ së ph¸p lý vµ c«ng cô cho ho¹t ®éng qu¶n lý, n©ng cao chÊt l­îng dÞch vô ®¹t hiÖu qu¶. D­íi sù l·nh ®¹o cña cÊp uû §¶ng, sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña C«ng ®oµn XÝ nghiÖp, sù quan t©m t¹o ®iÒu kiÖn cña l·nh ®¹o phßng vµ sù ®oµn kÕt thèng nhÊt trong ®¬n vÞ ®· ®éng viªn c¸n bé, c«ng nh©n viªn n©ng cao chÊt l­îng phôc vô hoµn thµnh nhiÖm vô, kÕ ho¹ch ®­îc giao. Mét sè phßng ban trong n¨m qua còng ®­îc ®¸nh gi¸ lµ ®· hoµn thµnh nhiÖm vô vµ ®· ®­îc ®¸nh gi¸ chÊt l­îng chuyªn m«n cña phßng kh¸ tèt. C¸c kÕt qu¶ kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ cña kh¸ch hµng thÓ hiÖn ®­îc tÝnh æn ®Þnh trong ho¹t ®éng. §ã lµ Phßng Tµi liÖu - h­íng dÉn chÊt xÕp vµ Phßng phôc vô hµnh kh¸ch. Phßng Tµi liÖu - h­íng dÉn chÊt xÕp ®· kh«ng ngõng hoµn thiÖn c¸c qui tr×nh lµm viÖc, cung cÊp dÞch vô vÒ tµi liÖu, h­íng dÉn chÊt xÕp, qu¶n lý ph©n c«ng lao ®éng chÆt chÏ hîp lý, gãp phÇn n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô, ®¸p øng kh¸ ®Çy ®ñ tÝnh chuyªn nghiÖp trong c«ng viÖc. Phßng phôc vô hµnh kh¸ch víi l­u l­îng kh¸ch trong n¨m t¨ng 15% so víi n¨m 2000, ®Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô, phßng ®· tæ chøc qu¶n lý, gi¸m s¸t th­êng xuyªn nªn chÊt l­îng phôc vô ®· cã nh÷ng thay ®æi râ nÐt. §éi thñ tôc hµnh kh¸ch ®· c¶i tiÕn viÖc cung cÊp dÞch vô nh­ : bè trÝ th­êng xuyªn nh©n viªn ®ãn vµ h­íng dÉn kh¸ch t¹i khu vùc thñ tôc quèc tÕ, h­íng dÉn kh¸ch xÕp hµng t¹i khu thñ tôc néi ®Þa. §éi thñ tôc hµnh lý cã nhiÒu chuyÓn biÕn trong duy tr× kû luËt vµ thùc hiÖn ®óng, nhanh, gän c¸c qui tr×nh, quy ®Þnh phôc vô vµ trong n¨m ®· cã nhiÒu th­ khen cña kh¸ch hµng, ®¹i diÖn c¸c H·ng Hµng kh«ng kh¸c.... Trong nh÷ng kÕt qu¶ ®· lµm tèt trong n¨m, Qu¸ tr×nh ho¹t ®éng phôc vô th­¬ng m¹i vÉn cßn mét sè biÓu hiÖn thiÕu sãt vµ khã kh¨n. TÝnh riªng trong quý IV/2002 XÝ nghiÖp ®· xem xÐt vµ tiÕn hµnh kiÓm tra b¸o c¸o theo ®Þnh kú c«ng t¸c phôc vô bay trong quý IV n¨m 2001 vµ ®¸nh gi¸ chung cña Ban L·nh ®¹o ®èi víi c«ng t¸c phôc vô nh×n chung ch­a ®¹t yªu cÇu ®Æt ra. B¸o c¸o quý IV n¨m 2002 Danh môc Th¸ng T10 T11 T12 Tæng sè chuyÕn bay khai th¸c 1425 1526 1556 Tæng sè chuyÕn bay chËm chÔ/Tû lÖ 138 257 314 9.68% 16.84% 20.17% Tû lÖ chuyÕn bay chËm chÔ do lçi cña XN/ Tæng sè chyÕn bay khai th¸c 5 8 2.28% 1.39% 2.15% Tû lÖ chuyÕn bay cã thêi gian Turnaround ng¾n ®i ®óng giê 64.28% 30.88% 28.09% Tæng sè th­ khen vÒ dÞch vô NIAGS 2 1 1 Tæng sè th­ chª chung vÒ dÞch vô NIAGS 7 9 14 KiÓm tra Hµnh chÝnh t¹i XÝ nghiÖp trong nh÷ng n¨m qua lu«n ®­îc ®¸nh gi¸ tèt, nh­ng trong ®ã vÉn cßn nhiÒu biÓu hiÖn yÕu kÐm vµ thiÕu sãt. Cô thÓ lµ vÉn cßn hiÖn t­îng nh©n viªn kh«ng tù gi¸c trong c«ng viÖc dÉn ®Õn chËm trÔ c¸c chuyÕn bay... (Theo b¸o c¸o Quý IV/2002), Theo ®¸nh gi¸ chung th× víi nh÷ng thµnh c«ng ®¹t ®­îc trong n¨m 2001, th× c«ng t¸c phôc vô bay trong n¨m 2002 ch­a ®¹t ®­îc yªu cÇu ®Æt ra lµ do nhiÒu yÕu tè kh¸ch quan vµ chñ quan kh¸c nhau. Dùa vµo ®Ò tµi LuËn V¨n vµ phÇn lý thuyÕt nªu trªn. C«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh t¹i XÝ nghiÖp nh©n tè kh¸ quan träng ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý vµ phôc vô bay t¹i XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi. C¨n cø theo chøc n¨ng - nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c phßng ban t¹i XÝ nghiÖp vµ nh÷ng thùc tÕ vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng t¸c kiÓm tra, ®¸nh gi¸. Cã thÓ dÔ nhËn thÊy, vai trß quan träng cña c«ng t¸c kiÓm tra, gi¸m s¸t ®Õn c«ng t¸c phôc vô th­¬ng m¹i tµu bay cña XÝ nghiÖp. Lµ mét ®¬n vÞ c«ng t¸c chñ yÕu lµ phôc vô th­¬ng m¹i mÆt ®Êt, XÝ nghiÖp ch­a coi träng c«ng t¸c kiÓm tra nãi chung vµ kiÓm tra hµnh chÝnh nãi riªng. C«ng t¸c kiÓm tra ®¸nh gi¸ t×nh h×nh phôc vô th­¬ng m¹i trong c¸c n¨m qua ®­îc c¸c phßng chuyªn m«n tù kiÓm tra vµ tù b¸o c¸o trùc tiÕp lªn cÊp L·nh ®¹o, theo nguyªn t¾c tù lµm - tù kiÓm. ThiÕu tÝnh ®ång nhÊt trong ho¹t ®éng kiÓm tra, ®¸nh gi¸ chÊt l­îng phôc vô cña tõng phßng ban chuyªn m«n, phèi hîp trong c«ng viÖc gi÷a c¸c phßng ban kÐm hiÖu qu¶... C«ng t¸c kiÓm tra ®­îc thùc hiÖn trªn nguyªn t¾c “ Tù kiÓm tù b¸o ” vµ cÊp L·nh ®¹o chØ kiÓm tra s¬ bé dùa trªn b¸o c¸o cña tõng phßng ban. Nguyªn nh©n chÝnh lµ ch­a thÊy ®­îc vai trß quan träng cña viÖc thµnh lËp mét ban kiÓm tra, ®ã còng lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n dÉn ®Õn bu«ng láng gi¸m s¸t trong c«ng viÖc, dÉn ®Õn nh÷ng bÊt tr¾c, g©y tæn thÊt ngoµi ý muèn, nh÷ng c¸i bÊt th­êng, nh÷ng sù viÖc ph¸t sinh, nh÷ng thiÕu sãt vµ c¶ nh÷ng hµnh ®éng cè ý lµm sai g©y ¶nh h­ëng xÊu ®Õn ho¹t ®éng chung.... Mét yÕu tè chÝnh n÷a còng dÉn ®Õn kiÓm tra kÐm hiÖu qu¶ ®ã lµ N¨ng lùc L·nh ®¹o, tæ chøc qu¶n lý cña c¸n bé ë mét sè vÞ trÝ, bé phËn cßn bu«ng láng, thiÕu viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t. VÝ dô viÖc kiÓm tra láng lÎo, dÉn ®Õn chËm trÔ mét sè chuyÕn bay. Tr­íc hÕt, ®ã lµ c«ng t¸c kiÓm tra, b¸o c¸o ®­îc thùc hiÖn ®¬n lÎ, chØ do cÊp qu¶n lý cña bé phËn ®ã, v¨n phßng ®ã trùc tiÕp b¸o c¸o lªn cÊp l·nh ®¹o. C«ng t¸c kiÓm tra gi¸m s¸t cßn dµn tr¶i ch­a tËp trung vµo mét sè ®iÓm then chèt. HiÖn nay viÖc ®¸nh gi¸ míi chØ dõng l¹i ë c¸c hµnh ®éng nh¾c nhë, ph¹t hµnh chÝnh ®¬n thuÇn, nh÷ng ®¸nh gi¸ ch­a ®­îc quan t©m ®Ò xuÊt kÞp thêi vµ viÖc kh¾c phôc phßng ngõa thiÕu tÝnh kh¶ thi, cßn û l¹i... hoÆc viÖc ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng kh¾c phôc phßng ngõa ch­a triÖt ®Ó vµ cßn kÐm hiÖu qu¶. Cô thÓ lµ th¸ng nµo còng cã c¸c chuyÕn bay bÞ chËm trÔ vµ sè th­ chª vÒ dÞch vô vÉn cßn, mét sè cã biÓu hiÖn láng lÎo, cßn biÓu hiÖn søc ú, ch­a n¨ng ®éng. C«ng t¸c kiÓm tra láng lÎo dÉn ®Õn t×nh tr¹ng lµm viÖc thiÕu ý thøc, nhiÒu lóc lµm viÖc cho lÊy lÖ vµ tuú tiÖn trong c«ng viÖc cßn diÔn ra, thiÕu ý thøc v­¬n lªn, ®Æc biÖt lµ c¸c kiÕn thøc míi lu«n ®ßi hái ®­îc cËp nhËt vµ ¸p dông. Tæ chøc C«ng ®oµn cã tÝnh chÊt phôc vô kh¸c nhau, ph©n t¸n, lµm viÖc theo ca còng mét phÇn ¶nh h­ëng khã kh¨n ®Õn viÖc kiÓm tra tæ chøc ho¹t ®éng. C«ng t¸c tuyªn truyÒn cßn chËm vµ thiÕu tÝnh b¾t buéc, nhiÒu sù viÖc tuyªn truyÒn xong, nh­ng khi thùc hµnh th× chñ yÕu dùa theo thãi quen vµ thiÕu tinh thÇn tËp thÓ. C«ng t¸c ch¨m lo vËt chÊt cho ho¹t ®éng kiÓm tra ch­a ®­îc quan t©m ®óng mùc, thiÕu ph­¬ng tiÖn vµ quyÒn h¹n còng t¹o khã kh¨n vµ t©m lý kh«ng tèt trong c«ng viÖc vµ trong c«ng t¸c. 7. Mét sè nguyªn nh©n kh¸c. Do chuyÓn sang khai th¸c t¹i nhµ ga T1, cã mét sè trang thiÕt bÞ míi ®­îc ®­a vµo vËn hµnh thö nghiÖm nh­ hÖ thèng b¨ng chuyÒn, hÖ thèng th«ng b¸o bay cßn mét sè trôc trÆc. Nhµ Ga T1 ®­a vµo khai th¸c theo nhiÒu giai ®o¹n, mÆt b»ng trang thiÕt bÞ ch­a hoµn thiÖn, thiÕu tÝnh ®ång bé, nhiÒu vÞ trÝ lµm viÖc ph¶i bè trÝ thªm nh©n lùc. Do ®ã ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng dÞch vô. Sau 6 th¸ng ho¹t ®éng vÉn cßn nhiÒu vÊn ®Ò v­íng m¾c, ch­a cã sù thèng nhÊt trong viÖc khai th¸c nhµ Ga T1. ViÖc ph©n bæ c¸c quÇy thñ tôc, vÞ trÝ ®ç m¸y bay, cöa ra m¸y bay, biÓn b¶ng h­íng dÉn ch­a hîp lý g©y ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng phôc vô cña XÝ nghiÖp. Trong n¨m thêi tiÕt cã nhiÒu biªn ®éng phøc t¹p, lÞch bay lu«n bÞ thay ®æi, viÖc ch¹m vµ huû bá nhiÒu chuyÕn ®· ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn chÊt l­îng phôc vô bay vµ ®iÒu phèi lao ®éng Do viÖc triÓn khai hÖ thèng v¨n b¶n tµi liÖu chÊt l­îng t¹i mét sè ®¬n vÞ ch­a tèt. VÉn x¶y ra t×nh tr¹ng c¸c biÓu mÉu kh«ng ®­îc ®iÒn ®Çy ®ñ, mét sè nh©n viªn ch­a n¾m v÷ng chÝnh s¸ch vµ môc tiªu chÊt l­îng cña ®¬n vÞ. VÒ Tµi chÝnh, ®ã còng lµ khã kh¨n lín vµ lµ yÕu tè quan träng k×m h·m sù ®æi míi vµ ph¸t triÓn chung cña toµn XÝ nghiÖp. XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n phô thuéc, chÞu sù qu¶n lý cña Tæng c«ng ty Hµng kh«ng ViÖt Nam. Sù phô thuéc vÒ Tµi chÝnh ®· c¶n trë vµ ¶nh h­ëng trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng phôc vô vµ kinh doanh khi XÝ nghiÖp ®ßi hái ph¶i cã ph¶i cã sù sö lý vµ ra quyÕt ®Þnh kÞp thêi. Do ®ã, phô thuéc vÒ Tµi chÝnh ®· vµ ®ang ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu ®Õn ho¹t ®éng chung cña toµn XÝ nghiÖp. TiÕn tíi h¹ch to¸n ®éc lËp lu«n lµ môc tiªu hµng ®Çu vµ ®· ®­îc Ban gi¸m ®èc XÝ nghiÖp ®Ö tr×nh lªn Tæng c«ng ty xem xÐt vµ chê gi¶i quyÕt. PhÇn IIi: Mét sè gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi lµ mét ®¬n vÞ hµnh chÝnh, nhiÖm vô chÝnh cña XÝ nghiÖp lµ hoµn thµnh tèt c«ng t¸c phôc vô kü thuËt tµu bay t¹i s©n ®Ëu, thùc hiÖn tèt chøc n¨ng cung øng dÞch vô kü thuËt th­¬ng m¹i mÆt ®Êt cho hµnh kh¸ch vµ tµu bay cña h·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam vµ c¸c h·ng hµng kh«ng kh¸c t¹i s©n bay Quèc tÕ Néi bµi. Trong phÇn II ®· tr×nh bµy ë trªn, c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh ®· thÓ hiÖn mét sè tån t¹i yÕu kÐm, lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n chÝnh lµm ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng phôc vô bay t¹i XÝ nghiÖp. §Ó gi¶i quyÕt nh÷ng tån t¹i trªn, em xin ®­îc ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh, kiÓm tra chÊt l­îng phôc vô th­¬ng m¹i t¹i XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi. 1. X©y dùng vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kiÓm tra; t¨ng c­êng n©ng cao n¨ng lùc L·nh ®¹o, tæ chøc qu¶n lý cña c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra. XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi Bµi thùc hiÖn chøc n¨ng cung øng dÞch vô kü thuËt th­¬ng m¹i mÆt ®Êt cho hµnh kh¸ch vµ tµu bay cña h·ng Hµng kh«ng Quèc gia ViÖt Nam vµ c¸c h·ng hµng kh«ng kh¸c t¹i s©n bay Quèc tÕ Néi bµi. §¸nh gi¸ mét c¸ch ®óng ®¾n vµ chÝnh x¸c chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng viÖc vµ kÞp thêi söa ch÷a nh÷ng thiÕu xãt vµ kû luËt nh÷ng hµnh vi sai tr¸i trong c«ng viÖc, ®ã lµ biÖn ph¸p tèt nhÊt nh»m n©ng cao chÊt l­îng kiÓm tra, qu¶n lý toµn XÝ nghiÖp. N©ng cao chÊt l­îng phôc vô lu«n lµ môc tiªu chÝnh cña XÝ nghiÖp Th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi. Do ®ã, cÊp l·nh ®¹o XÝ nghiÖp cÇn thÊy râ vai trß quan träng cña c«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi chÊt l­îng phôc vô th­¬ng m¹i cña XÝ nghiÖp m×nh. ViÖc phèi hîp kiÓm tra sÏ gióp gi¶m thiÓu l·ng phÝ vÒ thêi gian, n©ng cao chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng viÖc, n©ng cao tinh thÇn ý thøc tr¸ch nhiÖm ®èi víi c«ng viÖc ®­îc giao.... 1.1. Thµnh lËp ban kiÓm tra: §Ó cã mét tæ chøc ho¹t ®éng hiÖu qu¶ ®ã chÝnh lµ cÇn t¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra gi¸m s¸t, nh»m thóc ®Èy ý thøc ho¹t ®éng chung toµn XÝ nghiÖp, n©ng cao ý thøc tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc còng nh­ trong kû luËt.... Mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p thiÕt thùc nh»m n©ng cao chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm tra ®ã lµ viÖc cÇn ph¶i thµnh lËp mét ban kiÓm tra víi chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ ®ñ ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c kiÓm tra ®­îc th«ng suèt vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Ban kiÓm tra sÏ ®­îc x©y dùng chøc n¨ng - nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ, dùa theo môc tiªu ph¸t triÓn cña XÝ nghiÖp vµ ®¹i diÖn cho ban gi¸m ®èc XÝ nghiÖp kiÓm tra vµ b¸o c¸o hµnh chÝnh, b¸o c¸o chÊt l­îng phôc vô th­¬ng m¹i cña tõng phßng ban chuyªn m«n. Ban kiÓm tra cã thÓ ®­îc thµnh lËp dùa vµo c¬ cÊu tæ chøc ®· cã s½n cña XÝ nghiÖp vµ bè trÝ thªm ng­êi, bæ xung thªm chøc n¨ng, nhiÖm vô cho phßng Trung t©m ®iÒu hµnh hoÆc phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh ®Ó ®¶m b¶o c«ng t¸c kiÓm tra ®­îc ho¹t ®éng tr«i ch¶y. 1.2. Mét sè ­u ®iÓm vµ thuËn lîi khi thµnh lËp mét ban kiÓm tra: Kh«ng cÇn bæ sung thªm nh©n sù, Lùa chän ®­îc c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra cã ®ñ phÈm chÊt, n¨ng lùc vµ cã nhiÒu n¨m kinh nghiÖm c«ng t¸c hiÖn vÉn cßn ®ang trong thêi gian c«ng t¸c. C«ng t¸c kiÓm tra kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn c«ng viÖc chÝnh vµ thêi gian cña c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra TiÕt kiÖm thêi gian vµ ph¸t huy tèi ®a kinh nghiÖm cña c¸c c¸n bé l·nh ®¹o §¸nh gi¸ mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c nhÊt vÒ c«ng t¸c phôc vô th­¬ng m¹i tµu bay t¹i c¸c phßng ban chuyªn m«n cña XÝ nghiÖp. N©ng cao ý thøc, tr¸ch nhiÖm, tinh thÇn tù gi¸c cña nh©n viªn c¸c phßng ban chuyªn m«n. Ban kiÓm tra cã tr¸ch nhiÖm thu thËp, ph©n tÝch vµ b¸o c¸o cho ban l·nh ®¹o vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng vµ ®¸nh gi¸ ®é chÝnh x¸c cña th«ng tin tõ c¸c phßng ban chuyªn m«n kh¸c vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng vµ ®Æc biÖt lµ chÊt l­îng c«ng t¸c phôc vô bay.... Ban kiÓm tra lµ mét ®éi ngò c¸n bé l©u n¨m, cã kinh nghiÖm, tr¸ch nhiÖm ®­îc ®µo t¹o vµ bæ nhiÖm theo mét hÖ thèng riªng vµ mang tÝnh æn ®Þnh. 2. T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra gi¸m s¸t c¸c phßng ban chuyªn m«n tËp chung gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ph¸t sinh dùa trªn nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ, tËp trung vµo mét sè ®iÓm then chèt. CÇn ph©n tÝch vµ kÞp thêi ®Ò xuÊt nh÷ng gi¶i ph¸p kh¶ thi, gi¶i quyÕt triÖt ®Ó, chÆt chÏ vµ cã tÝnh hiÖu qu¶ cao ®Ó nh»m ®¹t ®­îc môc ®Ých tèt nhÊt. X©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng v¨n b¶n qui ®Þnh vÒ ho¹t ®éng cña ban kiÓm tra, ¸p dông nhiÒu ph­¬ng ph¸p vµo trong c«ng t¸c kiÓm tra. LËp kÕ ho¹ch kiÓm tra theo ®Þnh kú vµ lËp kÕ ho¹ch ho¹t ®éng n¨m. T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra ®Ó duy tr× kû luËt lao ®éng. KÞp thêi ph¸t hiÖn nh÷ng tån t¹i vµ nh÷ng ph¸t sinh trong ho¹t ®éng chung. Rµ so¸t l¹i c¬ cÊu, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban chuyªn m«n sao cho hîp lý vµ ph¶i mang tÝnh hÖ thèng ®Ó ho¹t ®éng ®¹t hiÖu qu¶ cao. Hoµn thiÖn qui chÕ th­ëng ph¹t râ rµng, 3. X©y dùng c¸c qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh, ®o l­êng, ph©n tÝch kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng, s¶n phÈm dÞch vô phï hîp ®¸p øng cho ho¹t ®éng chung ®¹t hiÖu qu¶ cao. CÇn x©y dùng môc tiªu chÊt l­îng phôc vô trªn c¬ së tËp trung vµo nh÷ng vÊn ®Ò chèt yÕu, trªn c¬ së thèng nhÊt chung víi c¸c ®¬n vÞ trong toµn XÝ nghiÖp. Muèn ®o l­êng c«ng viÖc hµnh chÝnh v¨n phßng cÇn ph¶i cã mét sè tiªu chuÈn ®o l­êng. §èi víi mét XÝ nghiÖp th× dï ®ã lµ mét c«ng viÖc bÊt kú nµo ®ã thuéc ph¹m vi ho¹t ®éng cña c«ng ty th× ®Òu ph¶i x¸c ®Þnh tiªu chuÈn cô thÓ cho c«ng viÖc ®ã ®Ó cÊp L·nh ®¹o cã thÓ nh×n nhËn vµ ®¸nh gi¸ mét c¸ch chÝnh x¸c kÕt qu¶ mµ nh©n viªn ®ã thùc hiÖn ®­îc. §o l­êng c«ng viÖc rÊt cÇn thiÕt ®Ó x¸c ®Þnh hiÖu qu¶ cña nh©n viªn, ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng cña nh©n viªn mét c¸ch cô thÓ vµ kh¸ch quan. §o l­êng ®¸nh gi¸ c«ng viÖc sÏ gióp n©ng cao tinh thÇn cña nh©n viªn. §ã lµ c¬ së ®Ó tÝnh l­¬ng vµ ®­a ra biÖn ph¸p ®óng nh»m khuyÕn khÝch nh©n viªn lµm viÖc cã n¨ng suÊt h¬n vµ tr¸ch nhiÖm h¬n víi c«ng viÖc. Khi ®­a ra mét tiªu chuÈn, kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lý t­ëng vµ ph¶i qu¸ hoµn thiÖn. C¸c tiªu chuÈn lu«n cÇn ph¶i duyÖt xÐt l¹i vµ thay ®æi theo ®Þnh kú. Môc ®Ých cuèi cïng cña c«ng t¸c kiÓm tra lµ nh»m n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, lu«n h­íng nh©n viªn lµm viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. Do ®ã, tiªu chuÈn chØ lµ lµ c¸i c¨n b¶n nhÊt ®Ó ®èi chiÕu so s¸nh. C¸c tiªu chuÈn ®­a ra cÇn ph¶i râ rµng, chÝnh x¸c, cã thÓ chÊp nhËn d­îc, cã thÓ thùc hiÖn ®­îc vµ trong mét sè tr­êng hîp hoÆc mét thêi ®iÓm nµo ®Êy th× tiªu chuÈn ®­a ra ph¶i cã tÝnh uyÓn chuyÓn, phï hîp víi tõng lo¹i tÝnh chÊt c«ng viÖc kh¸c nhau vµo nh÷ng thêi ®iÓm kh¸c nhau. C¸c hµnh ®éng kh¾c phôc phßng ngõa ph¶i ®­îc ®­a ra xem xÐt trªn diÖn réng vµ tû mØ. Sau ®ã kh¾c phôc ph¶i tù theo dâi ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ vµ b¸o c¸o th­êng xuyªn kÕt qu¶ theo dâi. 4. CÇn x©y dùng môc tiªu chÊt l­îng kiÓm tra trªn c¬ së tËp trung vµo nh÷ng vÊn ®Ò chèt yÕu, trªn c¬ së thèng nhÊt chung víi c¸c ®¬n vÞ trong toµn XÝ nghiÖp. Hoµn thiÖn hÖ thèng v¨n b¶n qui ®Þnh vÒ ho¹t ®éng cña ban kiÓm tra. ¸p dông nhiÒu ph­¬ng ph¸p vµo trong c«ng t¸c kiÓm tra. LËp kÕ ho¹ch kiÓm tra theo ®Þnh kú vµ lËp kÕ ho¹ch hµnh ®éng n¨m Rµ so¸t l¹i c¬ cÊu, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban chuyªn m«n sao cho hîp lý vµ ph¶i mang tÝnh hÖ thèng ®Ó ho¹t ®éng ®¹t hiÖu qu¶ cao. Hoµn thiÖn qui chÕ th­ëng ph¹t râ rµng, CÇn lµm tèt h¬n n÷a chÕ ®é b¸o c¸o t¹i c¸c ®¬n vÞ, ®Ó viÖc xö lý ra quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c kÞp thêi ( CÇn lËp b¶ng m« t¶ chÕ ®é b¸o c¸o néi bé) T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra ®Ó duy tr× kû luËt lao ®éng. ThiÕt lËp vµ x©y dùng l¹i c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh, ®o l­êng, ph©n tÝch kiÓm so¸t c¸c s¶n phÈm phôc vô dÞch vô mét c¸ch ®Çy ®ñ, chÆt chÏ vµ cã tÝnh hiÖu qu¶ cao. C¸c hµnh ®éng kh¾c phôc phßng ngõa ph¶i ®­îc ®­a ra xem xÐt trªn diÖn réng vµ tû mØ. Sau ®ã kh¾c phôc ph¶i tù theo dâi ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ vµ b¸o c¸o th­êng xuyªn kÕt qu¶ theo dâi. §¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc an toµn, vÖ sinh lao ®éng, b¶o vÖ m«i tr­êng, c¶i thiÖn ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn vµ ch¨m lo søc khoÎ cho c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra. Trang bÞ ®Çy ®ñ vËt t­ b¶o hé lao ®éng, trang thiÕt bÞ cho tõng vÞ trÝ c«ng viÖc. 5. N©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp trong c«ng t¸c cña c¸n bé kiÓm tra vµ c«ng t¸c phôc vô cña nh©n viªn. §µo t¹o chuyªn m«n, t¨ng c­êng nhËn thøc cho c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra ®Ó: §¶m b¶o c¸c kÕ ho¹ch lËp ra phï hîp víi ®Þnh h­íng ®µo t¹o cña Tæng c«ng ty vµ XÝ nghiÖp, ®¶m b¶o yªu cÇu cña c«ng viÖc ®· giao. Cñng cè vµ n©ng cao tr×nh ®é cña ®éi ngò c«ng chøc lµm c«ng t¸c kiÓm tra. §¶m b¶o c«ng t¸c tæ chøc mét c¸ch khoa häc vµ hiÖu qu¶. N©ng cao tinh thÇn, nhËn thøc râ vai trß vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn XÝ nghiÖp ®èi víi c«ng viÖc ®­îc giao. 6. CÇn tæ chøc ho¹t ®éng C«ng ®oµn tËp trung, t¨ng c­êng n¨ng lùc, vai trß cña c¸n bé tæ chøc C«ng ®oµn. KiÓm tra cã hiÖu qu¶ vµ nhËn thøc vai trß cña C«ng ®oµn trong sù ph¸t triÓn cña XÝ nghiÖp. 7. Ch¨m lo vËt chÊt tinh thÇn cho c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra, quan t©m ®óng mùc, tæ chøc nh÷ng ho¹t ®éng thiÕt thùc, t¹o t©m lý tèt trong c«ng t¸c. §¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc an toµn, vÖ sinh lao ®éng, b¶o vÖ m«i tr­êng, c¶i thiÖn ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn vµ ch¨m lo søc khoÎ cho c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra. Trang bÞ ®Çy ®ñ vËt t­ b¶o hé lao ®éng, trang thiÕt bÞ cho tõng vÞ trÝ c«ng viÖc. §µo t¹o chuyªn m«n, t¨ng c­êng nhËn thøc cho c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra ®Ó ®¶m b¶o yªu cÇu cña c«ng viÖc ®· giao. Quy ®Þnh râ chøc n¨ng vµ quyÒn lîi cña c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm tra. 8. T¨ng c­êng kiÓm tra hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶: KiÓm tra hµnh chÝnh hiÖu qu¶ gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ tr¸nh ®­îc nhiÒu vÊn ®Ò tån t¹i trong tæ chøc. KiÓm tra sÏ gióp XÝ nghiÖp ®èi phã víi bÊt tr¾c h÷u h×nh vµ v« h×nh, kiÓm tra ®óng c¸ch, kÞp thêi sÏ tr¸nh ®­îc nh÷ng tæ thÊt kh«ng ®¸ng. KiÓm tra cã hiÖu qu¶ sÏ gióp viÖc ph©n quyÒn cã hiÖu qu¶ h¬n, ph©n quyÒn kh«ng ®óng, kh«ng râ sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ to lín. KiÓm tra cßn gióp XÝ nghiÖp x¸c ®Þnh ®­îc c¬ héi, c¬ héi ®ã ®­îc kiÓm tra ®¸nh gi¸ cÈn thËn, ®Çy ®ñ th× sÏ trë thµnh ®iÓm m¹nh trong sù ph¸t triÓn chung toµn XÝ nghiÖp. 9. T¨ng c­êng hç trî c«ng cô kiÓm tra: Cho dï c«ng t¸c kiÓm tra ®ã lµ trªn lÜnh vùc nµo th× ®Òu ph¶i cã c¸c c«ng cô kiÓm tra, c«ng cô dùa trªn mét tiªu chuÈn cô thÓ ®· ®­îc quy ®Þnh s½n. Mét sè c«ng cô ®­îc ®em ra sö dông ®Ó lªn kÕ ho¹ch, ph©n chia thêi gian biÓu, ph©n chia c«ng t¸c ®Òu lµ c«ng cô ®Ó kiÓm tra hµnh chÝnh. Mçi c«ng cô, dï ®¬n gi¶n hay phøc t¹p ®Òu cã gi¸ trÞ trong mét t×nh huèng nhÊt ®Þnh ®èi víi c«ng viÖc hµnh chÝnh nµo ®ã. C¸c c«ng cô ®ã th­êng bao gåm: - B¶ng chia thêi gian biÓu hay lÞch c«ng t¸c - ThÎ hå s¬ dÔ truy t×m - B¶ng treo t­êng ............... 9.1. ThÎ hå s¬ dÔ truy t×m: Chñ yÕu ®­îc sö dông ®Ó lªn kÕ ho¹ch, chia thêi biÓu vµ nh÷ng h×nh thøc kiÓm tra kh¸c. §©y lµ nh÷ng thÎ rêi ph©n biÖt dÔ dµng nhê c¸c mÐp nh« lªn thôt xuèng, ®Ó ph©n chia tõng lo¹i c«ng viÖc. Mµu s¾c cña thÎ cã thÓ ®­îc dïng phèi hîp ®Ó theo dâi nhanh chãng tiÕn tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch. ThÎ hå s¬ nµy cßn cã thÓ theo thø tù thêi gian, theo tªn ng­êi hoÆc theo tÝnh chÊt c«ng viÖc. Nh»m ®¸p øng mét c¸ch nhanh nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt cho ho¹t ®éng cña c«ng viÖc ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt nhÊt. 9.2. B¶ng chia thêi gian biÓu: Víi nh÷ng d÷ kiÖn cÇn thiÕt, b¶ng chia thêi gian biÓu lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng ph¸p th«ng dông vµ hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó kiÓm tra c«ng viÖc hµnh chÝnh. C¸c b¶ng lo¹i nµy ®­îc cÊp L·nh ®¹o sö dông chñ yÕu, nh»m tãm l­îc c«ng viÖc vµ so¹n th¶o kÕ ho¹ch VD: B¶ng ph©n chia lÞch c«ng t¸c. KÕ ho¹ch Ho¹t ®éng Kú h¹n Ph©n c«ng Ngµy khëi c«ng Ngµy hoµn tÊt Ghi chó A B C D v.v.... 9.3. B¶ng treo t­êng: b¶ng treo t­êng lµ c«ng cô gióp viÖc quan träng cho c«ng viÖc cô thÓ, trªn ®ã chØ râ c¸c ho¹t ®éng cña mét vµi bé phËn, mét vµi ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, cïng lóc x¸c ®Þnh thêi h¹n sau cïng ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc hoÆc lªn b¶ng vÏ ®èi chiÕu c¸c tiªu chuÈn vµ c«ng t¸c hiÖn hµnh. kÕt luËn §Ó x©y dùng vµ ph¸t huy tèt vai trß cña c«ng t¸c kiÓm tra hµnh chÝnh, ®ßi hái XÝ nghiÖp ph¶i thÊy râ ®­îc vai trß quan träng cña c«ng t¸c kiÓm tra trong c«ng viÖc qu¶n lý vµ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. KiÓm tra lu«n g¾n liÒn vµ kh«ng thÓ t¸ch rêi víi mäi ho¹t ®éng. Trong bµi LuËn v¨n nµy, cã thÓ nhËn thÊy r»ng XÝ nghiÖp th­¬ng m¹i mÆt ®Êt Néi bµi ®· thiÕu sù quan t©m ®óng mùc ®Õn c«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi ho¹t ®éng cña XÝ nghiÖp. DÉn ®Õn vÉn cßn nh÷ng tån t¹i vµ thiÕu sãt dÉn ®Õn kÕt qu¶ kh«ng nh­ môc tiªu ®Ò ra. Nh»m ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p ®Ó n©ng cao chÊt l­îng kiÓm tra vµ hoµn thiÖn thªm c«ng t¸c v¨n phßng. Em hy väng r»ng nh÷ng ®Ò xuÊt vµ kiÕn nghÞ trong bµi LuËn v¨n nµy sÏ ®ãng gãp mét phÇn nhá bÐ vµo sù ph¸t triÓn cña toµn XÝ nghiÖp. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì cña Ban gi¸m ®èc XÝ nghiÖp, c¸c anh chÞ trong phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh vµ c¸c phßng ban kh¸c. §­îc sù h­íng dÉn tËn t×nh cña ThÇy gi¸o PGS. TS §inh V¨n TiÕn vµ c¸c thÇy c« gi¸o trong khoa Hµnh chÝnh V¨n phßng ®· gióp ®ì em hoµn thµnh bµi LuËn v¨n tèt nµy. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh Hµnh chÝnh doanh nghiÖp – GS. TS NguyÔn Duy Gia, PGS. TS Bïi V¨n Nh¬n, PGS. TS §inh V¨n TiÕn. Khoa Hµnh chÝnh doanh nghiÖp, 2000. 2. Hµnh chÝnh doanh nghiÖp: T¹o lËp vµ vËn hµnh – PGS.TS §inh V¨n TiÕn Nhµ xuÊt b¶n chÝnh trÞ Quèc gia. 1998 3. H­íng dÉn kü thuËt nghiÖp vô Hµnh chÝnh – TS. L­u KiÕm Thanh NXB Thèng kª. 1999 4. §iÒu tra vµ xö lý th«ng tin trong qu¶n lý – T¸c gi¶ Lª Xu©n Hoa. Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª. 2000 5. Hµnh chÝnh v¨n phßng vµ Qu¶n trÞ v¨n phßng – Office administration & management. – T¸c gi¶ Mike Harvey. 6. Qu¶n trÞ v¨n phßng Doanh nghiÖp – Nhµ xuÊt b¶n ChÝnh trÞ Quèc gia HCM 7. Ho¹ch ®Þnh vµ tæ chøc hµnh chÝnh v¨n phßng – Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia – NXB ChÝnh trÞ Quèc gia. 8. KiÓm tra c«ng viÖc Hµnh chÝnh. Ch­¬ng 4.