Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Kho vận và dịch vụ thương mại

thành và phát triển Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại, tên giao dịch là VINATRANCO, có trụ sở chính tại 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà nội. Tiền thân của Công ty trong kháng chiến chống Mỹ là Chi cục vận tải khu Bốn. Năm 1979 được đổi tên thành Cục kho vận, theo Quyết định số 73/NT-QĐ1, hoạt động với chức năng quản lý lĩnh vực kho vận. Năm 1981 Cục Kho vận đổi thành công ty Kho vận 1 theo Quyết định số 36/NT-QĐ1, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kho hàng, dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hoá trong phạm vi miền Bắc. Trên địa bàn miền Nam cũng có Công ty Kho vận 2 hoạt động tương tự. Sau thời gian hoạt động được 4 năm, do tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến đổi, Bộ Nội thương thấy cần phải sáp nhập hai công ty Kho vận 1 và Kho vận 2 thành Tổng công ty Kho vận. Tổng công ty Kho vận ra đời theo Quyết định số 212/NT - QĐ1 ban hành ngày 11/11/1985. Ngày 22/2/1995 theo Quyết định số 109/TM-TCCB Công ty Kho vận và Dịch vụ thương mại (sau đây gọi tắt là Công ty) , tên giao dịch quốc tế là VINATRANCO ra đời. Từ đó đến nay công ty đã hoạt động với tên này. Vốn điều lệ được ghi nhận là 15,5 tỷ trong đó vốn cố định chiếm khoảng 50% còn lại là vốn lưu động. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty ă Chức năng chính: Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại chuyên kinh doanh kho, vận tải hàng hoá; đại lý giao nhận vận tải hàng hoá; dịch vụ kinh doanh hàng xuất nhập khẩu; sản xuất gia công giày thể thao và hàng may mặc xuất khẩu. Với các chức năng trên, công ty đã triển khai thành 1 số nhiệm vụ cụ thể như sau: Thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính. Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả kế hoạch của công ty. Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh đúng chế độ chính sách hiện hành của nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách pháp luật của nhà nước và các quy định của Bộ Thương mại. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng trong việc giữ thuê hàng hoá, giao nhận, vận chuyển hàng hoá, hợp đồng liên doanh, liên kết, hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá. Quản lý toàn diện đội ngũ công nhân viên chức, thực hiện chăm lo đời sống và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên. Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ an ninh quốc phòng. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại là 1 công ty lớn, có nhiều cửa hàng, kho trạm, chi nhánh trực thuộc như sau: - Văn phòng Công ty đóng tại 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, hà nội thực hiện đồng thời 2 chức năng: hoạt động kinh doanh trực tiếp và chỉ đạo quản lý các đơn vị trực thuộc. - Chi nhánh Kho vận và Dịch vụ Thương mại Hải Phòng đóng tại 16 Trần Khát Chân - TP Hải Phòng, hoạt động kinh doanh chủ yếu là cho thuê kho, kinh doanh vận tải, ngoài ra còn có các hoạt động liên doanh, liên kết với nước ngoài. - Chi nhánh Kho vận và dịch vụ thương mại thành phố Hồ Chí Minh đóng tại 25/74 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận I, thành phố Hồ chí Minh, kinh doanh chủ yếu là xuất nhập khẩu hàng hoá, kinh doanh thương mại, giao nhận vận tải quốc tế. - Chi nhánh Kho vận và dịch vụ thương mại Đông Anh đóng tại khối 4, thị trấn Đông Anh, thành phố Hà nội, kinh doanh lương thực cho thuê kho và một số mặt hàng khác. - Xí nghiệp vận tải Thương mại - Số 20 Mạc Thị Bưởi - thành phố Hà Nội, hoạt động chủ yếu là kinh doanh thương mại, dịch vụ vận tải, cho thuê kho. - Xí nghiệp gia công giày xuất khẩu Đông Anh đóng tại khối 4, thị trấn Đông Anh, thành phố Hà nội, thực hiện gia công giày xuất khẩu. - Cửa hàng dịch vụ vận tải 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội, kinh doanh bán lẻ dầu nhờn, săm lốp ô tô, dịch vụ cho thuê kho. - Trạm Kho vận và Dịch vụ thương mại Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà nội, chuyên cho thuê kho và kinh doanh dịch vụ vận tải. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty Tính từ khi ra đời đến nay Công ty đã trải qua 50 năm hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh kho bãi, dịch vụ vận tải…và có uy tín lớn trong lĩnh vực này ở tất cả các địa phương công ty mở chi nhánh. Trong những năm gần đây công ty luôn hoạt động kinh doanh có hiệu quả, năm nào cũng có lãi và các năm đều có sự tăng lên về lợi nhuận tình hình tài chính của công ty không khả quan. Có thể thấy rõ tình hình hoạt động của công ty qua 1 số chỉ tiêu sau: STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng doanh thu 279.333.298.000 323.850.376.000 2 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.879.722.000 3.427.486.000 3 Tổng lợi nhuận sau thuế 1.958.210.000 2.330.690.000 4 Hệ số doanh lợi 0.13 0.15 Tổng doanh thu năm 2003 tăng 8% so với năm 2002, trong khi lợi nhuận sau thuế tăng 19% chứng tỏ công ty sử dụng vốn có hiệu quả, 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận nhiều hơn. Hệ số doanh lợi cũng tăng chứng tỏ công ty đã sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả. 1 số chỉ tiêu về tài sản và nguồn vốn quan trọng được thể hiện trên Bảng cân đối kế toán: STT Chỉ tiêu 31/12/2002 31/12/2003 1 Tổng tài sản 83.942.813.000 103.581.381.000 2 Tổng TSLĐ 70.138.218.000 87.306.172.000 3 Tổng TSCĐ 13.804.595.000 16.275.209.000 4 Tổng nợ phải trả 53.038.794.000 70.897.475.000 5 Tổng vốn chủ sở hữu 30.904.019.000 32.683.906.000 Cuối năm 2003, tổng tài sản của Công ty tăng 23% so với cuối năm 2002 trong đó tăng chủ yếu ở phần TSLĐ chi tiết là do tăng các khoản phải thu khách hàng (tình hình bị chiếm dụng vốn của công ty gia tăng). Tổng nguồn vốn tăng do tổng nợ phải trả tăng là chính, xem xét chỉ tiêu tỷ lệ công nợ/ vốn ta thấy năm 2002 là 63%, đến năm 2003 là 68%, tỷ lệ này tăng lên là 1 biểu hiện tình hình tài chính không khả quan (tỷ lệ tốt nhất là khoảng 50%). Có thể xem xét tình hình tài chính của công ty thông qua 1 số nhóm tỷ suất chính sau: Diễn giải Năm 2002 Năm 2003 Tỷ suất tài trợ 0.37 0.32 Tỷ suất thanh toán hiện hành 1.33 1.25 Tỷ suất thanh toán của vốn lưu động 0.25 0.14 Tỷ suất thanh toán tức thời 0.33 0.18 Nhìn chung có thể nhận thấy tình hình tài chính của công ty không khả quan. Công ty đã sử dụng nguồn vốn công nợ quá nhiều , khả năng độc lập về tài chính thấp, phụ thuộc nhiều vào chủ nợ bên ngoài. Tỷ suất thanh toán hiện hành là tương đối cao tuy nhiên đã có sự giảm xuống ở năm 2003 chứng tỏ công ty đã sử dụng vốn lưu động có hiệu quả. Tuy nhiên tỷ suất thanh toán tức thời lại giảm và quá thấp do công ty để khách hàng nợ quá nhiều. Trên đây là một vài nét sơ lược về tình hình tài chính của công ty Kho vận và dịch vụ thương mại trong những năm gần đây. 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Mô hình tổ chức quản lý của Công ty PGĐ Hành chính Chi nhánh Kho vận dịch vụ Hải Phòng Chi nhánh Kho vận dịch vụ Đông Anh Xí nghiệpvận tải thương mại XN gia công giày Đông Anh Văn phòng công ty Chi nhánhKho vận dịch vụ TP HCM Trạm Kho vận Trâu Quỳ Cửa hàng DVTM 473 Minh Khai Phòng KD 1 Phòng Kinh doanh 2 Phòng TC- KT Phòng TCHC Phòng Giao dịch vận tải PGĐ Kinh doanh GIáM ĐốC Đứng đầu Công ty là Giám đốc công ty do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Bộ chủ quản và Công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc, do giám đốc lựa chọn, đề nghị Bộ thương mại xem xét và bổ nhiệm. Phó Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm về các bộ phận chức năng như tài chính kế toán, kinh doanh tổng hợp... Phó giám đốc hành chính chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ, hành chính văn phòng,.... Bộ máy quản lý của công ty được Giám đốc quy định phù hợp với quy chế phân cấp của Bộ Thương mại và tình hình thực tế của đơn vị gồm có 5 phòng chức năng: - Phòng kinh doanh 1: chuyên kinh doanh dầu nhờn ESSO, khai thác mở điểm, giao hàng cho điểm - Phòng kinh doanh 2: làm nhiệm vụ tương tự như phòng kinh doanh 1 nhưng chủ yếu xúc tiến bán hàng. - Phòng kinh doanh dịch vụ: thực hiện nhiệm vụ kinh doanh kho bãi. - Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ thu nhận, xử lý hệ thống hoá và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị. - Phòng tổ chức hành chính: tổ chức bộ máy cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, tính lương cho cán bộ công nhân viên, thanh tra, bảo vệ, khen thưởng kỷ luật, hành chính quản trị,.... 6. Đặc điểm công tác kế toán Công ty Kho vận và dịch vụ thương mại là một đơn vị trực thuộc của Bộ Thương mại. Điều lệ tổ chức và kinh doanh của công ty (Điều 2, chương I) quy định: “ Công ty là một doanh nghiệp của Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, được sự dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước”. Như vậy công ty có quyền tổ chức bộ phận kế toán tài chính độc lập. Bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Tại văn phòng công ty có phòng Tài chính - Kế toán, các chi nhánh lớn có Phòng Kế toán, Chi nhánh nhỏ có tổ và đội kế toán. Chi nhánh hạch toán độc lập, cuối mỗi kỳ nộp báo cáo về phòng Kế toán của công ty. Phòng Tài chính - Kế toán thường diễn ra các hoạt động thu nhận, xử lý, cung cấp và kiểm soát các thông tin tài chính, để phục vụ cho công tác quản lý kinh tế nói chung của toàn công ty. Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tài chính, phòng tài chính - Kế toán của công ty Kho vận và dịch vụ thương mại có 2 chức năng: - Chức năng quản lý kinh tế tài chính và các hoạt động kinh doanh của văn phòng công ty. - Chức năng kiểm tra, hướng dẫn công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc Về nhân sự, phòng Tài chính - Kế toán của công ty có 4 người gồm 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán và 2 kế toán viên, tất cả cán bộ kế toán đều có trình độ đại học. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng KT hàng hoá, doanh thu, công nợ phải thu, phải trả, tài sản cố định KT tổng hợp và theo dõi bộ phận trực thuộc KT vốn bằng tiền và công nợ nội bộ Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán hàng hoá Công tác tài chính kế toán của công ty được phân cấp rõ ràng: + Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban Giám đốc công ty về việc xây dựng, thực hiện giám đốc các kế toán tài chính hàng năm. Kế toán trưởng phụ trách chung về công tác quản lý tài chính, tổ chức vốn, hướng dẫn kiểm tra công tác tài chính của các đơn vị trực thuộc. + Phó phòng kế toán cùng thực hiện trách nhiệm quản lý với kế toán trưởng đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi quyết toán Văn phòng công ty và xí nghiệp giày. Phó phòng Kế toán thực hiện tổng hợp số liệu và lập báo cáo toàn công ty. Kế toán viên được phân công cụ thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán như sau: + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại hối theo dõi tình hình tiền mặt, thanh toán tạm ứng, BHXH, BHYT, KPCĐ, theo dõi công nợ nội bộ. + Kế toán kho hàng theo dõi các khoản doanh thu, công nợ phải thu, phải trả, các khoản chi phí và kết quả kinh doanh. Do công ty có áp dụng kế toán trên máy vi tính nên việc các nhân viên kiêm nhiệm là rất nhiều. mặc dù vậy họ vẫn đảm bảo chất lượng thông tin được cung cấp, thực hiện đầy đủ và có hiệu quả chức năng quản lý tài chính, và tình hình phân cấp quản lý tài chính của công ty. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CADS của công ty ứng dụng và phát triển phần mềm tin học CADS. Đây là phần mềm sử dụng tương đối rộng rãi trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Tổ chức các thông tin kế toán trong CADS rất rõ ràng và chi tiết. Hình thức công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn hàng nhập kho theo trị giá mua thực tế và tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng. Công ty ghi nhận doanh thu khi thanh lý hợp đồng thực hiện dịch vụ, phát hành hoá đơn và khách hàng chấp nhận thanh toán dù khách hàng đã thực tế thanh toán hay chưa. Công ty xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái theo theo phương pháp tỷ giá hạch toán, sử dụng tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng và đã áp dụng chuẩn mực số 10 của Bộ tài chính mới ban hành về những thay đổi trong cách hạch toán chênh lệch tỷ giá. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003 và có hiệu lực từ ngày 1/1/2004. Công ty tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ . Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng theo Quyết định số 1141 TC/CĐCT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các Thông tư sửa đổi bổ sung có liên quan. Ngoài ra Công ty còn sử dụng 1 số tài khoản chi tiết cho phù hợp với đặc điểm quản lý, kinh doanh đặc thù của Công ty. Về báo cáo tài chính: niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Công ty tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo kỳ hạch toán là quý. Cuối quý công ty lập 3 loại báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh Báo cáo tài chính 7. Các dịch vụ chính 7.1. Dịch vụ kinh doanh kho bãi Hoạt động kinh doanh kho bãi chủ yếu là tổ chức cho thuê kho, nhận trông giữ và bảo quản hàng hoá kết hợp với dịch vụ giao nhận vận tải cho khách hàng. Công ty có hệ thống kho bãi rộng rãi ở nhiều địa điểm như Đông Anh, Gia Lâm, Hảo Phòng và một số nơi khác. 7.2. Dịch vụ kinh doanh vận tải hàng hoá Dịch vụ vận tải hàng hoá có thể được thực hiện bằng các phương tiện như: vận tải đường biển, đường sắt, đường bộ,... Ngoài ra Công ty còn thực hiện 1 số dịch vụ khác bao gồm: làm thủ tục hải quan, xếp dỡ, bao gói, kiểm kiện,... 7.3. Kinh doanh các loại dầu nhờn, thực hiện liên kết đầu tư sản xuất gia công giày xuất khẩu và các sản phẩm may mặc Trong đó mặt hàng dầu nhờn chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Đặc biệt tại văn phòng công ty, mặt hàng này là mặt hàng kinh doanh chính. Công ty đã bắt tay hợp tác với hãng dầu nhờn EXXO của Singapore và mở ra 1 phạm vi kinh doanh khá rộng và đạt hiệu quả cao. 7.4. Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu Mua, bán vật tư cho các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt nam theo quy định về kinh doanh xuất nhập khẩu. Phần II: Tổ chức công tác kế toán các phần hành kế toán tại công ty A> Các phần hành kế toán chủ yếu Hạch toán kế toán tài sản cố định 1.1. Đặc điểm Theo chế độ kế toán Việt Nam thì có nhiều cách để phân loại tài sản cố định (sau đây gọi tắt là TSCĐ) như : phân theo quyền sở hữu, phân theo nguồn hình thành, theo hình thái biểu hiện,… mỗi một cách phân loại có tác dụng khác nhau đối với công tác hạch toán và quản lí. Công ty có tổng giá trị tài sản cố định theo nguyên giá là hơn 52 tỷ đồng, theo giá trị còn lại là 16 tỷ chủ yếu là các phương tiện vận tải, kho bãi, nhà xưởng, máy móc, thiết bị văn phòng… thuộc quyền sở hữu của Công ty và do công ty nhận vốn góp liên doanh. TSCĐ của công ty được hình thành chủ yếu từ các nguồn là mua ngoài, do XDCB bàn giao…. Nguyên giá TSCĐ mua ngoài = Giá hoá đơn+ Thuế nhập khẩu+ Phí tổn trước khi dùng – Giảm giá Ngyên giá TSCĐ do XDCB bàn giao = Giá quyết toán của công trình được duyệt + Cá phí tổn trước khi dùng ( CP bảo dưỡng, thuế trước bạ…) Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo Quyết định số 206 /2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 12/12/2003. 1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 211 “ Tài sản cố định hữu hình” Tài khoản 214 “ Khấu hao TSCĐ” Ngoài ra còn có các TK 111,112, 241, 331,… 1.3. Sơ đồ hạch toán Tại Công ty, TSCĐ được hình thành chủ yếu từ xây dựng cơ bản và do mua sắm bằng vốn chủ sở hữu, vốn vay dài hạn, nhận vốn góp liên doanh. Những nghiệp vụ liên quan đến giảm tài sản cố định xuất hiện chủ yếu ở công ty là do thanh lý, nhượng bán. TSCĐ của Công ty chủ yếu dùng cho hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Có thể khái quát quá trình hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tăng TSCĐ do mua sắm, xây dựng cơ bản… TK 211 TK 111,112, 341, Nguyên giá tài sản cố định tăng trong kỳ theo giá không có VAT đầu vào Giá mua không thuế TK 331 Trả tiền cho người bán, người nhận thầu TK 1332 VAT được khấu trừ Tổng giá thanh toán phải trả người bán, người nhận thầu XDCB Giá mua không thuế TK 241 Giá giao thầu không thuế Kết chuyển tăng NG TSCĐ khi hoàn thành, bàn giao Thanh toán trực tiếp cho người xây dựng, người bán thiết bị, người giao thầu TK 411 Nhận cấp phát, nhận vốn cổ phần, nhận vốn góp liên doanh Sơ đồ kế toán tăng TSCĐ hữu hình do mua sắm theo phương thức trả góp TK 111,112… Thanh toán lần đầu và thanh toán ở các kỳ tiếp theo cho người bán TK 331 Tổng số tiền mua TSCĐ phải trả theo giá mua trả góp, trả chậm TK 211 NG TSCĐ tăng (theo giá mua trả tiền ngay) Giá mua không có VAT và lãi trả góp, trả chậm TK 1332 TK 242 Lãi phải chịu do trả góp, trả chậm TK 635 Phân bổ lãi trả góp vào chi phí VAT đầu vào Sơ đồ giảm TSCĐ do nhượng bán , thanh lý TK 211 Nguyên giá TSCĐ giảm do nhượng bán, thanh lý Giá trị hao mòn luỹ kế của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán Giá trị còn lại chưa thu hồi của TSCĐ thanh lý, nhượng bán TK 214 TK 811 TK 334,338,214… Các chi phí liên quan đến nhượng bán, thanh lý tự làm Tập hợp chi phí liên quan đến nhượng bán, thanh lý TK 111,112,331… Các chi phí liên quan đến nhượng bán, thanh lý thuê ngoài (cả VAT) Giá dịch vụ thuê ngoài ( Giá chưa có VAT) TK 1331 VAT đầu vào TK 711 Giá nhượng bán TSCĐ (không thuế) và các khoản thu hồi khác từ thanh lý TK 111, 112,131… Các khoản thu liên quan đến nhượng bán thanh lý TK 33311 VAT đầu ra phải nộp do nhượng bán, thanh lý (nếu có) Sơ đồ kế toán khấu hao của những TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh TK 211 Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm do các nguyên nhân TK 214 Tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ TK 641 Khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng TK 642 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp TK 241 Khấu hao TSCĐ dùng cho XDCB 1.4. Các chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế ký với người thắng thầu Hoá đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm Biên bản thanh lý Biên bản sửa chữa lớn Thẻ tài sản cố định Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ… Sơ đồ qui trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Quyết định tăng, giảm TSCĐ Tiến hành giao nhận TSCĐ + Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ + Ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp Nghiệp vụ TSCĐ Chủ sở hữu TSCĐ Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ Bảo quản và lưu 1.5. Tổ chức hạch toán tổng hợp, chi tiết Chứng từ gốc Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ Nhật ký chung Sổ Cái TK211,214 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ chi tiết các tài khoản chi phí (627, 641, 642) Sổ chi tiết TK 211 2. Hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá 2.1. Đặc điểm Tại công ty Kho vận và thương mại dịch vụ có 1 cửa hàng chuyên bán các loại dầu nhớt ESSO, cửa hàng này trực thuộc văn phòng công ty do đó tình hình tài chính kế toán của cửa hàng do phòng kế toán của công ty theo dõi. Mặt hàng dầu nhớt được công ty nhập khẩu trực tiếp từ công ty EXXO của Singapore do đó nó phải chịu thuế nhập khẩu với các mức thuế tuỳ từng loại sản phẩm. Công ty nhập khẩu với giá CIF. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. a, Giá nhập Giá mua của hàng hoá và chi phí thu mua được tính toán, ghi chép phản ánh riêng trong đó giá mua của hàng hoá nhập kho = giá ghi trên hoá đơn+thuế nhập khẩu + các chi phí thu mua hàng hoá khác - các khoản giảm giá. b, Giá xuất Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp giá bình quân gia quyền. c, Tập hợp và phân bổ chi phí thu mua Với đặc điểm của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hoá cho nên khối lượng hàng hoá mua và bán là rất lớn kéo theo chi phí thu mua chiếm 1 tỷ trọng đáng kể do đó để có thể phản ánh chính xác giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ (bao gồm cả trị giá gốc hàng mua cũng như chi phí thu mua phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ) thì toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được kế toán tập hợp riêng trong TK1562. Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ các chi phí mua hàng hoá cho số hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ theo công thức sau: Chi phí thu mua + Chi phí thu mua Tiêu thức Chi phí thu mua hàng hoá đầu kỳ hàng hoá PS trong kỳ phân bổ của hàng hoá phân = x số hàng hoá bổ trong kỳ Tổng tiêu thức của số hàng hoá đã tiêu thụ đã tiêu thụ trong kỳ và tồn cuối kỳ 2.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 156 “hàng hoá” - Tài khoản 1561 “ giá mua hàng hoá” - tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá” Ngoài ra trong phần hành này kế toán còn sử dụng 1 số tài khoản như: TK 331,151,632,511... 2.3. Sơ đồ hạch toán Có thể khái quát việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành hàng hoá tại công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí mua hàng hoá Tk 156(1562) tk 111, 112, 152, 1388... tk 331,111,112... Giá thuê ngoài chưa VAT Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí thu mua Tổng giá tk 1331 thanh toán của chi phí VAT tk 632 thu mua thuê ngoài Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ theo tiêu thức phù hợp Sơ đồ hạch toán tổng quát tăng, giảm của giá mua hàng hoá TK 331,111, TK 156(1561) 333,141,311,, TK 632 Tăng do mua ngoài Xuất hàng hoá tiêu thụ trực TK 632,1381 (chưa có VAT) tiếp, tại quầy... Tổng TK1331 giá Hàng hoá thiếu phát hiện qua kiểm thanh VAT được kê tại kho(trong, ngoài định mức) toán khấu trừ TK 412 TK 3333 Khoản chênh lệch giảm do đánh giá lại hàng hoá Thuế nhập khẩu TK 331, 111, 112.... TK 151 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua đi đường kỳ trước hàng mua, hàng mua trả lại TK 3381 Giá trị thừa phát hiện khi kiểm kê tại kho TK 1331 VAT tương ứng với khoản Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại 2.4. Chứng từ sử dụng Phần hành kế toán lưu chuyển hàng hoá sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nhận Thẻ kho Hoá đơn GTGT (mẫu 02-GTKT) Người giao hàng Ban kiểm nhận n/vụ mua hàng cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Thủ kho Kế toán vật tư Để nghị nhập kho Biên bản kiểm nhận Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Ghi sổ kế toán Bảo quản và lưu Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Q Người mua hàng Thủ trưởng, kế toán trưởng n/vụ bán hàng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán vật tư Để nghị mua hàng Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ kế toán Bảo quản và lưu Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho 2.5. Tổ chức hạch toán tổng hợp, chi tiết Chứng từ nhập, xuất kho… Nhật ký mua, bán hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 156 BCĐTK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp, chi tiết hàng hoá 3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.1. Đặc điểm Tiền lương là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí sức lao động do người lao động bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian lao động và kết quả lao động mà nhân viên bỏ ra. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài tiền lương để đảm bảo tái sức lao động và cuộc sống lâu dài cho người lao động, theo chế độ tài chính hiện hành , công ty tính vào chi phí kinh doanh gồm các khoản chi phí: BHXH, BHYT và KPCĐ theo qui định của nhà nước. Phương pháp tính tiền lương Do đặc điểm là công ty thương mại, lao động gián tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nên công tác tính lương của công ty áp dụng theo hình thức trả lương theo thời gian. Việc thanh toán lương của Công ty được thực hiện vào thời gian cuoois tháng. Hàng tháng kế toán tiến hành tập hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng. Ngoài tiền lương mà nhân viên nhận được hàng tháng các khoản giảm trừ của nhân viên bao gồm: BHXH 5%, BHYT 1% so với tiền lương của nhân viên. Việc tính tiền lương mà công ty phải trả đều phải dựa vào số lượng công nhân viên trong đơn vị , kế toán căn cứ vào bảng chấm công các phiếu nghỉ việc… để tính lương. Phương pháp trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Theo chế độ quy định thì BHXH, BHYT, KPCĐ được trích là 25% tiền lương thực tế phải trả cho người lao động. Trong đó 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 6% khấu trừ vào lương phải trả người lao động. Với 25% trích thì trong đó 20% là BHXH, 3% là BHYT, 2% là KPCĐ. Đối với công ty Kho vận và dịch vụ thương mại việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ vẫn được tiến hành theo đúng tỷ lệ quy định. 3.2. Tài khoản sử dụng TK 334 “Phải trả công nhân viên” TK 3382 “Kinh phí công đoàn” TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” TK 3384 “ Bảo hiểm y tế” 3.3. Sơ đồ hạch toán Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức TK 141, 333,138… TK 334 TK 111,512 TK 3383, 3384 Các khoản khấu trừ vào thu nhập Thanh toán cho công nhân viên Phần đóng góp cho BHXH, BHYT Tiền lương thưởng và các khoản phải trả cho công nhân viên. TK 641, 642 TK 3383 Nhân viên bán hàng, quản lý BHXH trả trực tiếp TK 4311 Tiền thưởng Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT,KPCĐTK 334 TK 338 TK641, 642 TK 111, 112 Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên nhân viên Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý TK 334 Trừ vào thu nhập của người lao động (6%) Tính vào chi phí kinh doanh(19%) Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định TK 111,112… Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp 3.4. Chứng từ sử dụng Bảng thanh toán lương và BHXH Bảng phân phối thu nhập theo lao động Các chứng từ thanh toán cho người lao đông Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ Bảng chấm công Phiếu báo làm thêm giờ Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương Nơi sử dụng lao động Bộ phận quản lý lao động tiền lương Bộ phận kế toán Thời gian lao động Kết quả lao động Bảng chấm công, chứng từ giao nộp công việc Cơ cấu lao động Lập chứng từ về tiền lương, BHYT… Quyết định thay đổi cơ cấu lao động Ghi sổ kế toán 3.5. Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết Chứng từ lao động tiền lưong, bảng phân bổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 334,335,338 Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết 334,335,338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán 4. Hạch toán bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ 4.1. Đặc điểm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được, hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Do đặc trưng của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh o nhiều lĩnh vực nên việc hạch toán doanh thu của từng loại dịch vụ, từng chi nhánh là rất quan trọng để xem xét, nhận định xem loại hình dịch vụ nào là dịch vụ chính và doanh thu của từng loại được ghi nhận, hạch toán khi nào. Công ty ghi nhận doanh thu khi thanh lý hợp đồng thực hiện dịch vụ, phát hành hoá đơn và khách hàng chấp nhận thanh toán dù khách hàng đã thực tế thanh toán hay chưa. 4.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Chi tiết thành: + TK 5111 “doanh thu bán hàng” + TK 5113”doanh thu cung cấp dịch vụ” Ngoài ra doanh nghiệp còn theo dõi chi tiết doanh thu từng loại hình dịch vụ như : gia công, vận tảI, kho bãi… TK 3387 “doanh thu chưa thực hiện”: phản ánh phần doanh thu khách hàng thuê kho trả trước nhiều kỳ. TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” TK 111,112 TK 511 4.3. Sơ đồ hạch toán Sơ đồ hạch toán doanh thu bàn hàng hoá, dịch vụ TK 521,531,532 Bán hàng, thực hiện dịch vụ thu tiền ngay Kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại TK 33387 Bán hàng, thực hiện dịch vụ trả góp, trả chậm TK 911 Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả KD VAT đầu ra TK 3331 TK 131 Bán hàng, thực hiện dịch vụ chưa thu tiền 4.4. Chứng từ sử dụng Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng Thẻ quầy hàng Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, sec chuyển tiền, sec thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo Có của ngân hàng) Tờ khai thuế GTGT Các chứng từ kế toán có liên quan khác 4.5. Tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết Nhật ký chung Sổ Cái TK 156, 632, 511 Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết 156, 632, 511 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ bán hàng hoá, dịch vụ B> Hạch toán kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định tại công ty 1. Thủ tục tăng, giảm và mẫu chứng từ kế toán Khi có quyết định tăng của Giám đốc Công ty, các bộ phận phụ trách mua sắm, nghiệm thu lập các chứng từ có liên quan như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao công trình, hoá đơn GTGT chuyển cho kế toán để theo dõi Khi có quyết định giảm TSCĐ, các bộ phận giao nhận sẽ lập các chứng từ có liên quan như: biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Biên bản họp đấu giá, Phiếu thu, Hoá đơn GTGT giao cho kế toán hạch toán. 2. Kế toán chi tiết tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại công ty Việc hạch toán chi tiết TSCĐ tại công ty được thực hiện chi tiết qua Thẻ TSCĐ và Sổ TSCĐ Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng.Thẻ TSCĐ sẽ được lập khi kế toán có đủ hồ sơ, chứng từ về TSCĐ đó. Khi có các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan để lập Thẻ TSCĐ. Các chứng từ bao gồm: Hoá đơn GTGT Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Các tài liệu kỹ thuật liên quan Sau đây là mẫu thẻ TSCĐ và sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ chi tiết tăng, giảm tài sản cố định Từ ngày 01/10/2003 đến ngày 31/12/2003 Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình Dư nợ đầu kỳ: Phát sinh Nợ: Phát sinh Có: Dư Nợ cuối ngày: Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 02/10 TS 01/03 Thanh lý tài sản trạm kho vận và DVTM Trâu Quỳ 2141 152.081.000 22/10 TS 04/054 Anh Đích thanh toán tiền mua máy tính PKD 1111 16.590.000 25/10 TS 02/044 Chị Thái thanh toán tiền mua máy điều hoà LG 1111 12.560.000 05/11 TS 04/064 Chị Thái TT tiền mua máy in Laser1200 (Phòng GNVT) 1111 5.300.000 20/11 TS 02/03 Thanh lý xe chở dầu 2141 58.690.290 25/11 TS 05/045 Anh Hùng TT tiền máy Photo + CP lắp đặt 1111 20.800.000 29/11 TS 03/03 Thanh lý máy điều hoà 1 chiều phòng VTQT 2141 10.700.000 09/12 TS 08/035 Chị Thái TT tiền mua máy in HP1200 1111 5.500.000 21/12 TS 11/047 Chú Giáo TT tiền mua máy tính + thiết bị 1111 11.200.000 Ngày.... tháng.... năm..... Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 3. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty 3.1. Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định hữu hình Căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận TSCĐ, hạch toán tăng TSCĐ theo trình tự sau: Ví dụ: Quý IV / 2003, công ty thực hiện mua 1 máy vi tính Compaq EVO D380, với tổng giá thanh toán theo hoá đơn là 16.590.000đ, thuế suất VAT 5%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Máy vi tính này được tài trợ từ quỹ đầu tư phát triển. Bộ phận có nhu cầu về tài sản cố định lập Giấy đề nghị trang bị tài sản cố định trình Giám đốc. Sau khi được giám đốc phê duyệt thì cán bộ phòng kinh doanh tiến hành mua máy và xuất trình hoá đơn. Khi Công ty nhận bàn giao tài sản cố định, Biên bản giao nhận tài sản cố định được lập theo mẫu sau: biên bản giao nhận tài sản cố định Ngày 25/10/2003 Căn cứ vào quyết định số... về việc bàn giao tài sản cố định Bên giao nhận TSCĐ : Ông:.... Trưởng Phòng kỹ thuật : Đại diện bên giao Ông : Nguyễn Việt Tiến - Trưởng Phòng Tổ chức hành chính: Đại diện bên nhận. Địa điểm giao nhận: Phòng Tổ chức hành chính Xác nhận việc giao tài sản cố định: Máy tính Compaq EVO STT Tên TS Nước SX Năm SX Năm SD Giá mua NG 01 Máy tính Nhật 2001 2003 6.590.000 16.590.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, từ đó vào sổ Cái TK 211. 3.2. Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định hữu hình TSCĐ hữu hình giảm chủ yếu là do nhượng bán, thanh lý, chuyển thành công cụ, dụng cụ… Ví dụ 1 nghiệp vụ: Tại công ty Kho vận và dịch vụ thương mại trong quý IV tiến hành thanh lý 1 xe ô tô chở dầu DAIHATSU bị hư hỏng, nhằm thu hồi vốn để đầu tư mua sắm phương tiện khác đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Chứng từ sử dụng: Báo cáo xin thanh lý Biên bản thanh lý tài sản cố định Phiếu thu, hoá đơn và 1 số chứng từ khác Trích mẫu 1 số chứng từ: Báo cáo xin thanh lý tài sản cố định Kính gửi : Bộ Thương mại. Công ty chúng tôi hiện có 1 xe ô tô chở dầu DAIHATSU bị hư hỏng công ty không dùng được. Nay chúng tôi làm đơn này đề nghị xin thanh lý để thu hồi vốn mua thiết bị mới phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngày 20/11/2003 Giám đốc công ty Bảng tổng hợp xin thanh lý tài sản cố định Tên TSCĐ Năm SX Nước SX Ngừng HĐ SL NG GTCL Dự kiến giá bán Xe ô tô chở dầu 1994 Nhật 12/2002 01 58.690.290 11.738.058 12.500.000 Khi Báo cáo xin thanh lý được duyệt, kế toán tiến hành ghi giảm TSCĐ. Mẫu phiếu kế toán khác: Phiếu kế toán khác Ngày 20/11/2003 Số tiền : 58.690.290 đồng Viết bằng chữ:... Kèm theo :...Chứng từ gốc TK Nợ TK Có Số tiền Diễn giải 2141 2114 46.952.232 Thanh lý xe chở dầu DAIHATSU 811 2114 11.738.058 Ngày....tháng....năm.... Ngưòi lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Khi có quyết định duyệt thanh lý, ban giám đốc tiến hành thành lập ban thanh lý bao gồm : cán bộ phòng kế toán, cán bộ phòng Tổ chức hành chính. Ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức việc thanh lý và lập biên bản thanh lý TSCĐ. Công ty gửi thông báo thanh lý theo hình thức đấu thầu. Cá nhân, đơn vị, tổ chức nào có yêu cầu mua thì gửi giấy báo đề nghị mua tới, Công ty sẽ căn cứ và cá nhân, tổ chức nào trả giá cao nhất sẽ phê duyệt vào giấy gửi mua, sau đó sẽ gửi tới đơn vị mua để họ làm thủ tục cần thiết thanh toán tiền cho công ty. Ngày 25/11/2003 Giám đốc công ty phê duyệt vào giấy đề nghị mua với giá là 12.500.000đ của ông Lê Văn Hảo. Kế toán căn cứ các chứng từ liên quan tiến hành ghi sổ kế toán. Biên bản thanh lý tài sản cố định I. Ban thanh lý bao gồm Ông: Vũ Khải Hoàn - Phó Giám đốc Ông: Nguyễn Kim Cương - Phó Phòng Kế toán Ông Phạm Ngọc tiến - Trưởng Phòng Tổ chức II. Tiến hành thanh lý - Tên TSCĐ: Xe tải chở dầu DAIHATSU - Số hiệu: ... - Nước sản xuất : Nhật - Năm sản xuất : 1993 - Năm đưa vào sử dụng : 1994 - Số thẻ :... - Nguyên giá: 58.690.290 - GTHM đã trích đến thời điểm thanh lý : 46.952.232đ - GTCL của TSCĐ : 11.738.058 III. Kết luận của Ban thanh lý tài sản cố định TSCĐ này tuy khấu hao chưa hết, song về tình trạng thực tế đã bị hư hỏng nhẹ, tuy còn sử dụng được nhưng hiệu quả không cao, không đáp ưng được nhu cầu của việc vận chuyển dầu, làm ảnh hưởng đến công tác kinh doanh, thanh lý là hợp lý. IV. Kết quả thanh lý tài sản cố định - Chi phí thanh lý TSCĐ :1.000.000 - Giá trị thu hồi : 12.500.000 - đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 23/11/2003 Ngày 23/11/2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Các chi phí thanh lý được kế toán tập hợp trên phiếu chi số 201 ngày 23/11/2003. Các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ được ghi vào sổ nhật ký chung khi phát sinh: Sổ Nhật ký chung Chứng từ Diễn giải SHTK Phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số trang trước chuyển sang …………. 22/10 04/050 Mua máy tính PKD I Thuế GTGT TT tiền mua 2115 1332 1111 15.800.000 790.000 16.590.000 20/11 TS 02/03 Thanh lý xe chở dầu Chi phí khác Phương tiện vận tải Chi phí khác Chi phí thanh lý Thu thanh lý Thu nhập khác Thuế GTGT 2141 811 2114 811 1111 1111 711 3331 46.952.232 11.738.058 1.000.000 12.500.000 58.690.290 1.000.000 11.363.364 1.136.636 09/12 08/035 Mua máy in HP 1200 Thuế GTGT Thanh toán tiền mua máy 2115 1332 1111 5.000.000 500.000 5.500.000 ………. Cộng chuyển trang sau Ngày 31/12/2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Từ sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ cái TK 211. Sổ cái tài khoản Từ ngày : 01/10/2003 đến ngày 31/12/2003 Tài khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: Dư Nợ cuối kỳ: Dư Có cuối kỳ: Tổng cộng : Chứng từ Diễn giải SHTK Phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ………… 22/10 04/050 Anh Đích thanh toán tiền mua máy tính PKD I 1111 16.590.000 20/11 TS 02/03 Thanh lý xe chở dầu DAIHATSU 2141 811 46.952.232 11.738.058 09/12 08/035 Chị thái TT tiền mua máy in HP 1200 1111 5.500.000 …………… Tổng cộng Ngày 31/12/2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 4. Hạch toán khấu hao tài sản cố định Khấu hao và phương pháp khấu hao: Hiện nay công ty tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Mức trích khấu hao thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12/12/2003 như sau: Mức khấu hao năm =NGTSCĐ/Số năm sử dụng dự kiến Mức khấu hao quý = Mức khấu hao năm/ 4 quý Lấy ví dụ nghiệp vụ mua máy vi tính Compaq ở trên với thời gian sử dụng ước tính là 5 năm ta có: Mức khấu hao năm = 16.590.000/5 = 3.318.000 Mức khấu hao quý = 3.318.000/4 = 829.500 Kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐ hữu hình Cuối kỳ kế toán tiến hành trích và phân bổ khấu hao. Mẫu chứng từ phân bổ giá trị khấu hao: Chứng từ phân bổ giá trị khấu hao tài sản cố định Ngày 31/10/2003 Khách hàng: (KH – TSCĐ) Số tiền: 25.497.802 đồng Viết bằng chữ:… Kèm theo…chứng từ gốc TK Nợ TK Có Số tiền Diễn giải 6414 2141 2.554.147 Khấu hao TSCĐ tháng 10 6424 2141 22.942.655 Khấu hao TSCĐ tháng 10 Ngày 31/10/2003 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Từ chứng từ phân bổ khấu hao, kế toán vào sổ Nhật ký chung rồi sau đó vào sổ Cái TK 214. Mẫu sổ cái hao mòn TSCĐ Sổ cái tài khoản hao mòn tài sản cố định Từ ngày:01/10/2003 đến ngày 31/12/2003 Tài khoản 214 – Khấu hao TSCĐ Dư Nợ đầu kỳ: Dư Có đầu kỳ: Dư Nợ cuối kỳ: Dư Có cuối kỳ: Chứng từ Diễn giải SHTK Phát sinh Ngày Số CT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 31/10 10 Khấu hao TSCĐ tháng 10 Khấu hao TSCĐ tháng 10 6414 6424 2.905.347 22.943.655 20/11 TS 02/03 Thanh lý xe chở dầu DAIHATSU 2114 46.952.232 30/11 11 Khấu hao TSCĐ tháng 11 Khấu hao TSCĐ tháng 11 6414 6424 2.905.347 21.676.838 31/12 12 Khấu hao TSCĐ tháng 12 Khấu hao TSCĐ tháng 12 6414 6424 2.905.347 22.140.159 Ngày 31/12/2003 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng Giám đốc Phần iii: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty 1. Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.1. Ưu điểm Công ty Kho vận và dịch vị thương mại là công ty kinh doanh tổng hợp, trực thuộc Bộ Thương mại hoạt động có hiệu quả. Trong những năm vừa qua công ty luôn kinh doanh có lãi, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Công ty có đội ngũ cán bộ dày dạn trong kinh doanh và trong quản lý. Hàng năm công ty thường xuyên quan tâm đến đầu tư chiều sâu qua việc cử cán bộ đi học, mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, đổi mới trang thiết bị phục vụ việc nâng cao chất lượng công tác quản lý và công tác kinh doanh. Các phòng ban của công ty hoạt động đồng bộ và thường xuyên hỗ trợ lẫn nhau. Đối với công tác kế toán có những ưu điểm nổi bật sau: Thứ nhất: Tổ chức công tác kế toán hợp lý, cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, năng động, có khả năng đáp ứng được các nhu cầu thông tin ngày càng cao của các đối tượng sử dụng. Các phần hành kế toán được quy định rõ ràng cho các nhân viên. Giữa các nhân viên có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp ghi chép, tính toán. Thứ hai: Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với hình thức ghi sppr này, công việc kế toán được phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra. Hình thức này phù hợp với việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CADS trong ghi chép, xử lý số liệu nên đã khắc phục được những nhược điểm của hình thức Nhật ký chung. Việc sử dụng phần mềm này làm giảm khối lượng ghi chép chung, tránh nhầm lẫn về các con số đồng thời giúp cho tiến độ lập báo cáo và cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng. Thứ ba: các chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ chứng minh, phù hợp về cả số lượng và cách ghi chép. Chứng từ là những căn cứ ban đầu để thực hiện việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự theo thời gian và được kiểm tra thường xuyên. Thứ tư: hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán các nghiệp vụ tương đối phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và phù hợp với hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Các tài khoản theo dõi hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, giá vốn được mở chi tiết đến từng nhóm hàng, mặt hàng, các tài khoản theo dõi thanh toán cũng được mở chi tiết đến từng đối tượng. Thứ năm: Công ty dã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá, từ đó có kế hoạch dự trữ phù hợp, quản lý tốt hàng hoá cả về số lượng và chất lượng. 1.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm nổi bật ở trên, trong công tác kế toán tại công ty vẫn còn 1 số hạn chế: Thứ nhất: Tuy công ty đã trang bị máy vi tính và phần mềm có nhiều công dụng nhưng vẫn còn 1 số máy đã cũ, tốc độ tru cập thông tin còn chậm. Thứ hai: Đối với công tác kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán tại công ty chưa sử dụng biện pháp đánh số TSCĐ, chưa sử dụng “Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng” do vậy công tác quản lý về mặt hiện vật chưa được đầy đủ và thống nhất giữa các bộ phận. Thứ ba: Việc tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ của công ty được tiến hành hàng năm nhưng công ty không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ từ đầu năm mà khi có nghiệp vụ sửa chữa lớn phát sinh công ty mới bắt đầu trích trước. Thứ tư: Công ty chưa có cách phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng. Thứ năm: Theo quy định mới của Bộ Tài chính thì các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua đều được hạch toán vàp TK 1562. Đến cuối kỳ chi phí mua hàng phải được phân bổ cho số hàng bán ra và số hàng tồn kho cuối kỳ để xác định trị giá vốn hàng xuất kho. Thực tế tại công ty các chi phí liên quan đến việc mua hàng được theo dõi trên TK 1562, cuối kỳ kết chuyển vào TK 641. Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh được tính hết cho số hàng bán ra trong kỳ, không phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ. Việc hạch toán như vậy vừa không đảm bảo tính chính xác của giá vốn hàng xuất kho để bán, đồng thời giá vốn hàng bán cũng không chính xác. Từ đó làm cho kết quả bán hàng không đúng dẫn tới kết quả kinh doanh không chính xác. Thứ sáu: Công ty không mở tài khoản riêng hạch toán doanh số bán buôn, bán lẻ nên không thể theo dõi được bán theo hình thức nào lớn nhất. Do vậy không thể có các biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ một cách phù hợp được. Thứ bảy: Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc không trích lập dự phòng sẽ làm cho nguy cơ rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty cao hơn. Thứ tám: Hiện nay công ty chưa lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong công tác lập báo cáo tài chính. Do vậy chưa thấy được sự thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản và khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền. Đồng thời nó cũng không đánh giá được khách quan tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng so sánh của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. 2. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Từ những tồn tại của công tác kế toán tại công ty, em xin đề đạt 1 số phương hướng hoàn thiện sau đây: Thứ nhất: Về công tác phân loại: Công ty chưa có cách phân loại theo tình hình sử dụng, do đó công ty nên có thêm cách phân loại này. Với cách phân loại này, công ty sẽ nắm được số TSCĐ hiện đang sử dụng là bao nhiêu, TSCĐ không cần dùng là bao nhiêu, TSCĐ chưa cần dùng là bao nhiêu từ đó có các biện pháp cần thiết với từng loại TSCĐ sao cho phù hợp. Thứ hai: Việc gắn số hiệu lên TSCĐ: Công ty chưa tiền hành đánh số hiệu lên TSCĐ để thực hiện quản lý chi tiết TSCĐ. Để tiện lợi cho việc theo dõi và quản lý TSCĐ thì công ty nên gắn số hiệu lên TSCĐ, có thể thực hiện bằng cách ghi số hiệu vào dòng TSCĐ hoặc có thể ghi trên bảng, biển số rồi gắn lên TSCĐ tuỳ từng đặc điểm mỗi TSCĐ. Cuối kỳ khi Công ty tiến hành kiểm kê, có thể ghi số hiệu TSCĐ vào giấy dán lên TSCĐ để đánh đấu TSCĐ đã được kiểm kê. Thứ ba: Về công tác chi tiết TSCĐ Hiện nay kế toán chi tiết TSCĐ của công ty chỉ phần lớn thực hiện ở Phòng kế toán công ty thông qua Thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ, tại nơi bảo quản và sử dụng TSCĐ chưa có “Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng”. Công ty nên mở theo mẫu sau: Sổ chi tiết TSCĐ tại nơi sử dụng Bộ phận sử dụng: STT Tên TS Năm sx Năm SD NG HMLK GTCL Thứ tư: Về công tác sửa chữa TSCĐ Việc tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ của công ty được tiến hành hàng năm nhưng công ty không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ từ đầu năm mà khi có nghiệp vụ sửa chữa lớn phát sinh công ty mới bắt đầu trích trước. Công ty nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn từ đầu năm tài chính để chủ động trong công tác sửa chữa và không ảnh hưởng đến chi phí phát sinh trong kỳ. Thứ năm: Tại công ty các chi phí liên quan đến việc mua hàng được theo dõi trên TK 1562, cuối kỳ kết chuyển vào TK 641. Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh được tính hết cho số hàng bán ra trong kỳ, không phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ. Chi phí mua hàng liên quan đến chủng loại hàng hoá, đến cả khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và dư cuối kỳ nên doanh nghiệp cần phải phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng xuất ra và số hàng tồn kho cuối kỳ và kết chuyển từ TK 1562 vào TK 632 thay vì TK 641 như Công ty vẫn làm. Tiêu chuẩn phân bổ có thể là số lượng, trọng lượng hoặc trị giá mua thực tế. Thông thường trị giá mua thực tế được chọn làm tiêu thức phân bổ là chính xác hơn cả. Thứ sáu: Công ty không mở tài khoản riêng hạch toán doanh số bán buôn, bán lẻ nên không thể theo dõi được bán theo hình thức nào lớn nhất. Công ty nên mở tài khoản chi tiết để theo dõi doanh số bán buôn và doanh số bán lẻ, từ đó có biện pháp thúc đẩy công tác bán hàng hợp lý hơn. Thứ bảy: Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc không trích lập dự phòng sẽ làm cho nguy cơ rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty cao hơn. Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc trích lập dự phòng nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu hồi mà chưa thu hồi được hoặc các khoản nợ chưa quá hạn nhưng con nợ có biểu hiện bị truy tố, phá sản, trốn…Mức trích lập dự phòng tối đa bằng 20% tổng dư nợ phải thu của công ty tại thời điểm lập báo cáo. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi trị giá thuần của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Thứ tám, hiện nay công ty chưa lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong công tác lập báo cáo tài chính. Công ty nên lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để thấy được sự thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản và khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền. Đồng thời nó cũng đánh giá được khách quan tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệ và khả năng so sánh của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Kết luận Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý . Có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh kế. Do đó sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng nhờ phần lớn vào hoạt động của bộ máy kế toán. Sau một quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty Kho vận và dịch vụ thương mại em đã phần nào nắm bắt được thực tế việc tổ chức một hệ thống kế toán trong 1 doanh nghiệp, những công việc cần làm để từ đó hiểu rõ hơn những vấn đề lý thuyết đã được giảng dạy trong trường đại học. Trong quá trình kiến tập, em đã tìm hiểu cách hạch toán kế toán của 1 số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty như: Hạch toán Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, hạch toán lưu chuyển hàng hoá, hạch toán bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong đó em tập trung nghiên cứu chủ yếu vào phần hành hạch toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. Nhìn chung công tác hạch toán tài sản cố định tương đối hoàn chỉnh, Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đặc biệt Công ty đã cập nhật phương pháp tính khấu hao mới theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 12/12/2003. Qua tìm hiểu em đã hiểu rõ hơn các nghiệp vụ tăng , giảm, tính khấu hao TSCĐ trong thực tế phát sinh như thế nào và được ghi chép vào sổ sách kế toán ra sao. Tuy nhiên, so sánh với kiến thức về kế toán đã tích luỹ được, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán tại công ty vẫn còn 1 số điểm chưa hợp lý và đã đề đạt 1 vài kiến nghị để công tác hạch toán kế toán tại công ty đạt hiệu quả cao hơn. Do thời gian kiến tập ngắn và đây là lần đầu tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại một doanh nghiệp nên những vấn đề em đưa ra chỉ mang tính sơ lược nhất và việc giải quyết vấn đề chưa hẳn đã hoàn toàn thấu đáo. Em rất mong có sự đóng góp ý kiến của Giáo viên hướng dẫn cũng như các cán bộ trong công ty để bản báo cáo của em có tính khoa học và thực tiễn hơn. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thu Thuỷ Danh mục tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, Chủ biên : PGS. TS. Nguyễn Văn Công, NXB Tài chính. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp, Chủ biên: PGS. TS. Nguyễn Văn Công, NXB Tài chính. Quyết định 1141TC/CĐKT ngày 11/11/1995. Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002. Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 14/11/2003