Một số nhận xét và kiến nghị về tổ chức hạch toán tại Công ty giầy Thăng Long

vào hoá đơn số 2661 của Công ty dệt 8/3, căn cứ vào giầy đề nghị tạm ứng số 1721 ngày 10/03/2004 anh Lê Văn Hoàng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng ( mẫu 04-TT ) và chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu thu , thu lại số tiền tạm ứng thừa. Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải có sự ký duyệt kế toán trưởng, người nộp lại tiền tạm ứng và kế toán tiền mặt. Phiếu thu lập theo mẫu 01-TT CÔNG TY GIẦY THĂNG LONG Số 411-Nguyễn Tam Trinh PHIẾU THU Ngày 21/3/2004 Họ tên người nộp tiền : Lê Văn Hoàng Địa chỉ : Lý do nộp : Tiền tạm ứng thừa Số tiền : 2.750.000 ( Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn ) Kèm theo : Giấy đề nghị tạm ứng số 1720 Hoá đơn số 22661 Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Đã nhận đủ số tiền : 2.750.000 Ngày 21/3/2004 Thủ quỹ Phiếu thu được lập 3 liên và chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền, ghi vào phiếu chi, ký xác nhận và chuyển lại 1 liên cho kế toán tiền mặt, 1 liên lưu tại quyển và 1 liên giao cho người nộp tiền. Kế toán tiền mặt định khoản, ghi sổ. Định kỳ, Kế toán trưởng ký duyệt và bảo quản, lưu giữ các chứng từ này 3.1.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền mặt tại quỹ Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán tiền mặt TK 111 “Tiền mặt “được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 TK 1111 “tiền Việt nam “ : Phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ, thừa thiếu tiền mặt VND tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngân phiếu TK 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ “ : Phản ánh tình hình thu chi thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo VND TK 1113 “ Vàng, bạc, đá quý “ : Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ tiền mặt Nội dung và kết cấu của Tài khoản 111 như sau : Bên nợ : -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc đá quý nhập quỹ -Số tiền thừa khi kiểm kê quỹ -Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh tỷ giá Bên có : -Các khoản xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc đá quý -Số tiền thiếu khi kiểm kê -Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỷ giá Dư nợ : Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu vàng bạc đá quý tồn quỹ TK 241,627 641,642 151,152,153,156,211 Sơ đồ hạch toán : TK 111 TK 112 TK 131,133 138,141 TK 334,338 TK 152,153,156 TK 331,333 311,341 TK 331,311,341 TK 413 TK 411,511 711,635 Rút TGNH về quỹ tiền mặt Thu khách hàng, thuế VAT được hoàn lại, thu tạm ứng và thu khác bằng tiền Xuất tiền mặt mua vật tư, tài sản hàng hoá, dịch vụ Xuất TM trả lương, thưởng, các khoản khác cho công nhân Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Xuất TM trả nợ người bán, nộp thiếu nợ vay Vay ngắn hạn, dài hạn Thu hồi tiền hàng trả thừa Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ bất thường Vốn nhận cấp phát, thu tiền bán hàng, tiền thu được từ hoạt động tài chính TK 413 Chênh lệch tỷ giá 3.1.1.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp tiền mặt Để hạch toán chi tiết tiền mặt, kế toán sử dụng sổ quỹ tiền mặt ở Công ty giầy Thăng Long, kế toán theo dõi ngoại tệ và VND trên cùng một sổ Căn cứ để ghi sổ chi tiết chính là các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Hàng ngày kế toán tập hợp các phiếu thu, phiếu chi để lên sổ quỹ. Cuối tháng, kế toán tính số tiền tồn quỹ, tính toán chênh lệch tỷ giá và đối chiếu Bảng kê số 1, NKCT số 1 Để hạch toán tổng hợp tiền mặt, kế toán sử dụng Bảng kê số 1, NKCT số 1, Kế toán tổng hợp lên sổ cái và các báo cáo tài chính cần thiết Đầu tháng, kế toán xác định số dư đầu tháng trên Bảng kê số 1 dựa vào số dư cuối tháng trước. Định kỳ 5 ngày, kế toán tập hợp các phiếu thu và lên Bảng kê số 1 phản ánh phát sinh Nợ của TK 111 đối ứng với các tài khoản liên quan và dựa vào phát sinh Có trên NKCT số 1 tính số dư TK 111 Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt khoá Bảng kê số 1, khoá sổ quỹ tiền mặt, xác định tổng phát sinh Nợ TK111 đối ứng Có các TK liên quan Để lên NKCT số 1 định kỳ 5 ngày, kế toán phải căn cứ vào phiếu chi, các chứng từ gốc. Cuối tháng, kế toán khoá NKXT số 1, xác định số dư bên Có TK111 đối ứng Nợ các TK liên quan]NKCT số 1 và Bảng kê số 1 được nộp cho Kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu với sổ chi tiết ( sổ quỹ tiền mặt ), đối chiếu với các Bảng kê, NKCT liên quan nhằm xem xét tính hợp lý, trung thực và lên sổ cái Tk 111 Trình tự hạch toán tiền mặt được thể hiện qua mô hình sau Chứng từ gốc tiền mặt Sổ chi tiết TK 111 NKCT số 1 Bảng kê số 1 Sổ cái TK 111 Báo cáo tài chính 3.1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng ( TGNH ) 3.1.2.1 Các chứng từ sử dụng Công ty sử dụng các chứng từ sau : -Các chứng từ gốc thanh toán : Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn tiền điện, tiền điện thoại, Fax… -Các chứng từ ngân hàng : Phiếu uỷ nhiệm chi Phiếu uỷ nhiệm thu ( chỉ dung để thanh toán tiền điện thoại ) Thư tín dụng (L/C) Giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng Séc Quy trình luân chuyển chứng từ Ngân hàng Kế toán ngân hàng Giám đốc, Kế toán trưởng Người giao dịch hoặc Ngân hàng Nghiệp vụ ngân hàng Mở L/C uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu Ký duyệt Đơn đặt hàng, lệnh rút tiền, hoá đơn, phiếu nhập kho,các chứng từ thanh toán khác Kế toán ngân hàng Ngân hàng Giám đốc, Kế toán trưởng Bảo quản và Lưu Giấy báo ngân hàng Duyệt Ghi sổ Với các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền Việt nam, Công ty thường sử dụng Séc, Phiếu uỷ nhiệm chi, Phiếu uỷ nhiệm thu chỉ được sử dụng khi thanh toán với bưu điện.Phiếu uỷ nhiệm chi, Séc trước khi chuyển tới Ngân hàng hay người sử dụng để thanh toán đều do Kế toán ngân hàng lập, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký. Phiếu uỷ nhiệm chi lập thành 4 liên; 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho ngân hàng mà mình uỷ nhiệm thanh toán, 1 liên gửi cho ngân hàng nhận tiền thanh toán và 1 liên gửi cho khách hàng. Các chứng từ này chỉ được lập dựa trên cơ sở các chứng từ gốc có đầy đủ được Giám đốc và Kế toán trưởng kýđuyệt đầy đủ UỶ NHIỆM CHI Số :0136 chuyển khoản-chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 16/3/2004 Tên đơn vị trả tiền : Công ty giầy Thăng Long Phần do ngân hàng ghi Tài khoản nợ Số tài khoản L Tại ngân hàng : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam-Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền : Công ty dệt 8/3 Số tài khoản : Tài khoản có Tại ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-Hà Nội Số tiền : Một trăm ba mươi triệu Nội dung thanh toán : trả tiền hàng theo hoá đơn Số tiền bằng số Số 02778 ngày 15/3/2004 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ghi sổ ngày Ngân hàng B Ghi sổ ngày Kế toán Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán trưởng Ở Công ty giầy Thăng Long , Uỷ nhiệm thu thường rất ít được sử dụng, chỉ khi thanh toán với Bưu điện, Công ty mới nhận được Uỷ nhiệm thu của Bưu điện kèm với các hóa đơn điện thoại. Trong trường hợp này, do có sự ký kết tay ba giữa Công ty giầy Thăng Long , Bưu điện thành phố Hà Nội và Ngân hàng Công thương khu vực II Hai Bà Trưng nên khi bưu điện gửi hoá đơn điện thoại tới ngân hàng, ngân hàng sẽ tự động thanh toán cho bưu điện và gửi bản uỷ nhiệm thu cùng các chứng từ gốc về cho Công ty Khi nhận được giấy báo của Ngân hàng, Kế toán ngân hàng ghi sổ và định kỳ gửi cho Kế toán trưởng UỶ NHIỆM THU Bưu điện Hà Nội Ngày 31tháng 3 năm 2004 Kh ách h àng : C ông ty gi ầy Th ăng Long S ố t ài kho ản : 891M-00020 Ng ân h àng : Ng ân h àng C ông th ư ơng khu v ực II-Hai B à T rưng-H à N ội S ố t ài kho ản : 701I-01129 Ng ân h àng : S ở giao d ịch i-Ng ân h àng C ông th ư ơng th ành ph ố H à N ội H ợp đ ồng s ố : 93BD ng ày 1/1/1993 S ố l ư ợng t ừng l o ại ch ứng t ừ k èm theo : 03/2004 S ố ti ền chuy ển b ằng ch ữ : M ư ời m ột t tri ệu, m ột tr ăm t ám t ư n ngh ìn s áu tr ăm b ốn t ám đ ồng B ằng s ố : 11.184.648 S ố ng ày ch ậm tr ả : Ti ền ph ạt : T ổng s ố ti ền chuy ển : 11.184.648 Đ ơn v ị b án Ng ân h àng b ên mua đ ã thanh to án (Đ óng d ấu ) Ng ày 12/4/2004 K ế to án tr ư ởng (k ý t ên, đ óng d ấu ) Với các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, khi nhận được đơn đặt hàng hoặc đặt mua nguyên vật liệu, bạn hàng sẽ gửi L/C tới ngân hàng dao dịch của mình hoặc Công ty sẽ mở L/C chuyển tới ngân hàng giao dịch của khách hàng. Sau khi hàng hoá được giao, tiền hàng sẽ được trả thông qua ngân hàng. Đây chính là hình thức thanh toán với bạn hàng rất nhanh chóng và tiện lợi, ít sai sót 3.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán TGNH Khi hạch toán TGNH, kế toán ngân hàng sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng “ . Nội dung và kết cấu tài khoản được phản ánh như sau : Bên nợ : Các tài khoản tiền được gửi vào ngân hàng Bên có : Các tài khỏan tiền rút ra từ ngân hàng Dư nợ : Số tiền hiện đang gửi tại ngân hàng TK 112 được chi tiết thành các tiểu khỏan TK 1121 : Tiền Việt nam TK 1122 : Ngoại tệ TK 1123 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý Ngoài ra, TK 112 còn chi tiết cho từng ngân hàng giao dịch 3.1.2.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp TGNH Công ty giầy Thăng Long có 3 ngân hàng giao dịch chính : Ngân hàng Công thương khu vực II-Hai Bà Trưng-Hà Nội (A) Ngân hàng Cổ phần công thương Việt Nam (B) Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (C) Do đó khi mở các sổ chi tiết kế toán TGNH cho tài khoản 112, bao gồm : Sổ chi tiết TK 1121 (A), TK 1122 (A) Sổ chi tiết TK 1121 (B), TK1122 (B) Sổ chi tiết TK 1121 (C), TK1122 (C) Điều này nhằm tránh nhầm lẫn, sai sót khi hạch toán TGNH. Khi hạch toán VND, kế toán TGNH hạch toán trên các sổ chi tiết tương tự như với hạch toán tiền mặt. Khi hạch toán ngoại tệ, đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này phần nguyên giá ngoại tệ và giá trị VND. Trong tháng, định kỳ 5 ngày, kế toán ghi sổ 1 lần dựa vào các chứng từ phát sinh và tỷ giá ngoại tệ mỗi ngày Cuối tháng, kế toán tính số dư ngoại tệ, VND và tính toán chênh lệch tỷ gía. Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế và chỉ điều chỉnh chênh lệch một lần vào cuối tháng. Định kỳ 5 ngày, căn cứ vào giấy báo Có và các chứng từ gốc, kế toán TGNH lên Bảng kê số 2 , cuối mỗi tháng phải khoá NKCT số 2 và Bảng kê số 2 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Tài khoản 1122A Đối tượng : Ngân hàng Công thương KVII Loại ngoại tệ : USD Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Tỷ giá Phát sinh Nợ Phát sinh Có Tồn SH NT Ngoại tệ VND Ngoại tệ VND Ngoại tệ VND 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2/3 Mua ngoại tệ 1121 15180 1100 16689000 Thanh toán LC 642 15180 5.8 88400 3331 15180 0.58 8840 7/3 Bán ngoại tệ 1121 15395 750 11546000 Thu tiền bán hàng 511 15395 5000 66975000 Trả tiền hàng 152 15395 3500 52882500 12/3 ……. ….. 31/3 Cộng phát sinh Chênh lệch 413 Xác định tổng phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng Có TK liên quan trên Bảng kê số 2, xác định tổng phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng Nợ TK liên quan trên NKCT 2 và xác định số dư cuối tháng của TK 112 trên từng ngân hàng cũng như tổng số dư TK tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào Bảng kê số 2 và NKCT 2 Kế toán tổng hợp lên sổ cái TK1TKp Trình tự hạch toán TGNH theo hình thức NKCT được mô tả như sau : Giấy báo ngân hàng và các chứng từ gốc NKCT 2 BK 2 Sổ chi tiết TK112 Sổ cái TK 112 Báo cáo tài chính Hạch toán TGNH có thể tóm tắt theo sơ đồ sau : TK 111 TK 112 TK111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút TGNH về quỹ tiền mặt TK 413 Chênh lệch tỷ giá TK 152,153, 641,642,627 TK 131,511 635,711 Mua sắm vật tư, dụng cụ bằng TGNH Thu nợ, thu tiền bán hàng Chênh lệch tăng do bán ngoại tệ, thu thất thường Mua sắm TSCĐ Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại TK 411,441 TK 211 TK 413 TK 241 Đầu tư XDCB Chênh lệch tăng tỷ giá TK 133,331,311 315,811,341 Ngân hàng trả nợ, Lỗ do bán ngoại tệ Chênh lêch giảm tỷ giá TK 413 3.2. Hạch toán tài sản cố định ( TSCĐ) 3.2.1 Đặc điểm TSCĐ tại Công ty giầy Thăng Long Là một đơn vị chuyên sản xuất giầy lớn, TSCĐ của Công ty cũng tương đối lớn. Giá trị TSCĐ trên tổng nguồn vốn luôn lớn hơn 40% . Trong đó, hầu hết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình. Nó bao gồm : - Nhà xưởng, nhà văn phòng -Các máy móc thiết bị dung cho việc sản xuất. -Các thiết bị vận tải truyền dẫn. -Các thiết bị, dụng cụ quản lý. -Các TSCĐ khác. Các tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn vay, một phần từ vốn tự có của doanh nghiệp và một phần do nhà nước cấp. Khi hạch toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã tuân theo đúng các nguyên tắc: -Đánh giá đúng nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại -Chỉ tiêu nguyên giá không bao gồm thuế GTGT đầu vào -TSCĐ ghi sổ chi tiết theo nguồn hình thành và số năm sử dụng 3.2.2 Các chứng từ sử dụng và quá trình luôn chuyển chứng từ ; Các chứng từ được sử dụng trong việc hạch toán bao gồm : -Biên bản giao nhận TSCĐ ( MS 01-TSCĐ/BB ) -Thẻ TSCĐ ( MS 02-TSCĐ/BB ) -Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ/BB ) -Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS-TSCĐ/HD ) -Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 05-TSCĐ/HD ) Trong việc quản lý TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi biến động tăng, giảm, khấu hao. Vì là những tài sản có giá trị lớn nên với các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản thường trải qua những thủ tục nghiêm ngặt. Quy trình luân chuyển chứng từ Kế toán TSCĐ Hội đồng giao nhận Giám đốc Bảo quản và lưu 3 2 1 Ngịêp vụ TSCĐ Quyết định tăng giảm TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ Ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ Khi có sự tăng giảm TSCĐ, phải có quyết định tăng giảm TSCĐ do cơ quan cấp trên, giám đốc Công ty duyệt. Khi hoạt động mua bán TSCĐ diễn ra, Công ty lập 1 ban giao nhận TSCĐ gồm 1 người đại diện bên giao, một người đại diện bên nhận và một người đại diện cho tổng Công ty để xác nhận TSCĐ về nguyên giá,loại, số năm sử dụng….Biên bản này phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trưởng, giám đốc. Sau khi giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ, lập thẻ TSCĐ cho tài sản mới. Biên bản cho việc mua TSCĐ là “Biên bản giao nhận TSCĐ “( mẫu số 01-TSCĐ ) Biên bản cho việc thanh lý TSCĐ là “Biên bản thanh lý TSCĐ “( mẫu số 03-TSCĐ ) Thẻ TSCĐ được lập theo mẫu 02-TSCĐ . Thẻ này lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ 3.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Kế toán tại Công ty chỉ vận dụng TK 211 để theo dõi tình hình TSCĐ hữu hình. Gía trị TSCĐ vô hình không được theo dõi và TSCĐ thuê tài chính không có. TK 211 “ Tài sản cố định hữu hình “được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá *TK 211 có kết cấu như sau : Bên nợ :-Phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do được cấp, mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao -Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ -Nguyên giá TSCĐ hữu hình thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có : -Nguyên giá TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lý. -Điều chỉnh giảm nguyên giá giảm do đánh giá lại hoặc tháo dỡ bớt một số bộ phận -Nguyên giá TSCĐ hữu hình thiếu phát hiện khi kiểm kê Dư nợ : Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có tại đơn vị TK 211 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau : TK 2112 : Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113 : Máy móc thiết bị TK 2114 : Phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK2118 : TSCĐ hữu hình khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản 214 để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ * TK 214 “Hao mòn TSCĐ “ phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng giảm hao mòn khác Bên nợ :-Giá trị TSCĐ giảm trong kỳ -Điều chỉnh giảm hao mòn do đánh giá lại TSCĐ Bên có :-Giá trị TSCĐ tăng do trích khấu hao -Điều chỉnh tăng hao mòn do đánh giá lại TSCĐ Dư có : Giá trị hao mòn TSCĐ hiện có tại đơn vị ở cuối kỳ Tại Công ty giầy Thăng Long, TK 214 chỉ theo dõi ở TK cấp 2 là TK 2141 “ hao mòn TSCĐ hữu hình “ Hạch toán TSCĐ có thể được tóm tắt theo sơ đồ hạch toán sau : TK 111,112, 331,341 TK 641,642,627 TK 214 TK 211 Khấu hao TSCĐ ở các bộ phận Giảm giá trị hao mòn Mua TSCĐ Trong các trường hợp TK 1332 được khấu trừ Thuế GTGT TK 811 TK 411 Giá trị còn lại của TSCĐ TSCĐ được cấp,được tặng Thanh lý, nhượng bán TK 1381 TK 153,214,1421 TSCĐ tăng do chuyển từ Giá trị còn lại của TSCĐ bị thiếu, mất Công cụ, dụng cụ chưa rõ nguyên nhân TK 412 TK 412 Đánh giá tăng TSCĐ Đánh gía giảm TSCĐ TK 641,642,627,153,1421 Các trường hợp khác làm giảm giá trị TSCĐ 3.2.4 Hạch toán chi tiết TSCĐ và hao mòn TSCĐ Để hạch toán chi tiết TSCĐ và hao mon TSCĐ, kế toán sử dụng các sổ chi tiết sau : + Sổ chi tiết TSCĐ dung chung cho toàn doanh nghiệp : -Mở cho những tài sản cùng loại trong toàn doanh nghiệp -Căn cứ ghi sổ là những chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ -Số lượng sổ tuỳ thuộc vào chủng loại TSCĐ có trong doanh nghiệp + Sổ chi tiết TSCĐ mở theo đơn vị sử dụng -Được mở riêng cho mỗi đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp -Căn cứ ghi sổ là các chứng từ tăng giảm TSCĐ Số lượng sổ tuỳ thuộc vào số đơn vị sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp + Bảng phân bổ khấu hao Căn cứ để lên Sổ chi tiết là các thẻ TSCĐ, các biên bản chứng từ cần thiết như đã nêu trên Căn cứ để lên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ở Công ty diễn ra rất phức tạp. Do đặc điểm sản xuất không ổn định giữa các tháng trong năm nên việc phân bổ khấu hao giữa các tháng là không thể giống nhau. Công ty thực hiện trích khấu hao theo quy định của Bộ tài chính-Cục quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đã đăng ký trích khấu hao cơ bản hàng năm với cục quản lý doanh nghiệp với tổng mức khấu hao là 5.629.000.0000 đồng bộ cho bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất. Khấu hao trích cho bộ phận quản lý theo dõi trên Tk 6274 là : 300.684.000 đ Khấu hao trích cho bộ phận sản xuất là 5.328.316.000 đ Trong đó, mức khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp áp dụng theo hình thức khấu hao đều : Khấu hao trích cho 1 tháng cho bộ phận QLDN Mức khấu hao 1 năm 12 tháng 300.684.000 12 Trong khi đó, việc phân bổ khấu hao cho bộ phận sản xuất chung khá phức tạp. Mỗi tháng, tuỳu theo mức độ hoạt động của sản xuất, tháng nào sản xuất nhiều sẽ có mức khấu hao nhiều và ngược lậithng nào sản xuất ít thì có mức khấu hao ít. Như vậy mức khấu hao trong mỗi tháng là khác nhau, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty tại thời điểm đó miễn sao mức khấu hao trích cho khu vực sản xuất cả năm là : 5.328.316.000 đ Công ty cho rằng mức độ sản xuất được thể hiện tương đối chính xác qua chỉ tiêu doanh thu. Do đó, mức khấu hao từng tháng được phân bổ theo tiêu thức doanh thu trong tháng. Theo kế hoạch được duyệt thì doanh thu kế hoạch của Công ty năm 2004 là : 115.000.000.000 đ Vậy hệ số phân bổ là : 5.328.316.000 1.0463 115.000.000.000 Trên thực tế, doanh thu thực tế và doanh thu ước tính trong năm thường khác nhau, nếu khấu hao phân bổ theo tiêu thức thực tế thì sẽ xảy ra tình trạng tổng mức khấu hao trong 12 tháng sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn mức khấu hao đăng ký, do đó, Khấu hao tháng 12 = Tổng mức khấu hao đăng ký –Tổng số đã khấu hao trong 11 tháng trước Ta có bảng tính và phân bổ khấu hao năm 2004 như sau : Tháng Mức KH cho từng bộ phận Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng…. Tháng 12 -TK 627 421.504.000 491.780.000 465.538.166 -TK 642 25.057.000 25.057.000 25.057.000 25.057.000 Tổng 446.561.000 576.837.000 490.595.166 Số khấu hao trong mỗi tháng lại được tính và phân bổ cho từng đơn đặt hàng và cho từng lệnh sản xuất căn cứ theo từng đơn, từng lệnh. Để hạch toán tổng hợp TSCĐ kế toán sử dụng chứng từ sau : Bảng kê số 4, số 5 NKCT số 1,2,3,4,5,10 NKCT số 9 Sổ cái TK 211 Khi có các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc để lên các NKCT Khi mua TSCĐ bằng tiền mặt, lên NKCT số 1 đối ứng Nợ TK 211 Mua TSCĐ bằng TGNH, lên NKCT số 2 đối ứng Nợ TK 211 Mua TSCĐ chưa trả tiền người bán, lên NKCT số 5 Mua TSCĐ bằng tiền vay, lên NKCT số 4 Tăng TSCĐ do đầu tư XDCB, lên NKCT số 7 Tăng TSCĐ do đánh giá lại, thừa khi kiểm kê, nhận vốn góp, lên NKCT số 10 đối ứng Có TK 412,3381,411 và Nợ TK 211 Khi trích khấu hao TSCdd, lên bảng kê số 4, 5. Định kỳ lên NKCT số 7 Khi giảm TSCĐ, lên NKCT số 9 phần ghi Có TK 211 đối ứng Nợ TK 214 3.2.5. Các bước hạch toán tổng họp TSCĐ được khái quát theo sơ đồ sau : Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ Chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ ( lập, huỷ ) NKCT số 1,2,4,5,10 Bảng kê số 4, 5 NKCT số 9 Sổ chi tiết TSCD NKCT số 7 Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái TSCĐ ( TK 211, 214 ) Báo cáo tài chính Ghi chú : ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, cuối kỳ Đối chiếu Đối với việc tăng, giảm TSCĐ, khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vaò các chứng từ kế toán, lên các NKCT liên quan và vào các the TSCĐ Đối với nghiệp vụ khấu hao TSCĐ, căn cứ vào mức khấu hao phân bổ cho từng đơn đặt hàng, kế toán lên Bảng kê số 4, 5 Từ các thẻ TSCĐ, kế toán lập các Sổ chi tiết TSCĐ Cuối năm, cuối quý kế toán tiến hành tập hợp các sổ chi tiết vào các Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào các NKCT và các Bảng kê, Kế toán tổng hợp ghi vào Sổ cái TK 211, TK 214 , đồng thời đối chiếu Sổ cái với Bảng tổng hợp chi ttieet. Cuối cùng, từ Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, lên Báo cáo tài chính của quý hoặc của năm đó . 3.3. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 3.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia một chu kỳ sanr xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tại Công ty giầy Thăng Long, nguyên vật liệu gồm nhiều loại được dự trữ tại 3 kho : Kho Công ty, kho tại Chí Linh-Hải Dương, kho tại Thái Bình Nguyên vật liệu chính gồm : Các loại vải bạt, các loại da, cao su làm đế, hoá chất. Nguyên vật liệu phụ : Chỉ, giầy, ôdê, xốp, hoá chất, thùng giấy, bìa Phế liệu : Vải vụn 3.3.2. Phương pháp tính giá Nguyên vật liệu Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Tổng số vật liệu nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ + + Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tính cho vật liệu chính, chi tiết theo từng loại : Tổng vật tư tiêu dùng cho 1 tháng Tổng vật tư tiêu dùng cho XN II Tồn tháng trước Tồn cuối tháng = + - Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho * Đơn giá NVL Tuy nhiên, với các nguyên liệu là cao su, hoá chất cấp cho Xí nghiệp đế cao su ( XNII) thì kế toán không theo dõi cao su và hoá chất xuất dùng cho từng đơn hàng mà tính giá trị 1 kg cao su cán luyện trong 1 tháng theo công thức : Giá trị cao su, hoá chất tiêu dung cho một đơn hàng Lượng tiêu hao NVL cho đế giầy của từng đơn hàng Gía trị 1 kg cán luyện = * Như vậy, xét về thực chất đây chính là việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu là cao su, hoá chất trong tháng cho từng đơn hàng theo định mức nguyên vật liệu. 3.3.3 Đặc điểm công cụ, dụng cụ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ, hạch toán và quản lý công cụ dụng cụ tương đối giống NVL Tại Công ty, công cụ dụng cụ được chia làm 2 loại : -Công cụ dụng cụ sử dụng thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh như : Dao chặt, khuôn đế, phom giầy. -Bao bì luân chuyển Ngoài ra, NVL phụ cũng được theo dõi trên TK 153 như công cụ dụng cụ. Các công cụ dụng cụ thường xuyên thường có giá trị lớn, phải được phân bổ nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh: -Phom nhôm thường được phân bổ trong 3 kỳ -Dao chặt phân bổ trong 2 kỳ -Khuôn giầy được phân bổ trong 5 kỳ 3.3.4 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ 3.3.4.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho Trong nghiệp vụ nhập kho vật tư, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng các chứng từ : -Hoá đơn bán hàng (do nhà cung cấp chuyển đến ) -Phiếu nhập kho ( do cán bộ phòng vật tư lập theo mẫu 01-VT của Bộ tài chính ) -Lệnh nhập vật tư Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Giám đốc Người giao hàng Biên bản kiểm nhận Duyệt Lệnh nhập vật tư Lệnh sản xuất Nghiệp vụ nhập vật tư Bản kiểm nhận Hoá đơn bán hàng Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Kế toán vật tư Phiếu nhập kho Thủ kho Ghi sổ Bảo quản và Lưu 1 2 3 4 5 6 7 Nhập kho Ví dụ : Theo yêu cầu sản xuất, cán bộ phòng kế hoạch vật tư lập lệnh số 13/26-TL đồng thời nhập lệnh nhập vật tư phục vụ cho lệnh sản xuất này Công ty giầy Thăng Long lệnh nhập vật tư Đơn hàng FT STT Mẫu Loại vải Trắng (m) Kaki (m) Blu (m) Mavy (m) Jean (m) 1 Bạt 3 200 200 200 2 Vải bò 400 3 Bạt 3419 200 200 200 200 Hà nội, ngày 5/3/2004 Trưởng phòng kế hoạch vật tư Giám đốc duyệt Lệnh nhập vật tư sau khi được trưởng phòng kế hoạch vật tư, giám đốc ký duyệt, được đưa cho người đi mua hàng và có thể là căn cứ để đặt hàng. Khi hàng về, người giao hàng trình hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp (liên 2 ) và đề nghị cho nhập hàng Trước khi nhập hàng, Công ty cử ra một Ban kiểm nghiệm nhằm kiểm tra hàng trước khi nhập kho. Ban kiểm nghiệm gồm một cán bộ Phòng kỹ thuật, một cán bộ Phòng kế hoạch vật tư, các đại diện khác. Ban kiểm nghiệm kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu 05-VT trong đó ghi rõ họ tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, phương thức kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng theo hoá đơn, số lượng đúng theo quy cách và số lượng không đúng theo quy cách. Biên bản này phải có chữ ký của Trưởng ban kiểm nghiệm, đại diện kỹ thuật, thủ kho. Căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, cán bộ phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 3 năm 2004 Số 416 Họ tên người giao hàng : Vũ Minh Dũng Theo hoá đơn số 033138 ngày 2/3/2002 của Đại lý vải bò Hanoiximex Nhập tại Kho Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò Mét 390 390 25.2500 9.945.000 Cộng tiền hàng : 9.945.000 Thuế suất GTGT : 0% Tiền thuế : 0 Tổng cộng thanh toán : 9.945.000 Số tiền bằng chữ : Ngày nhập7 tháng 3 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Phiếu này lập thành 2 liên, 1 liên chuyển tới thủ kho, 1 liên lưu tại quyển. Thủ kho cho nhập hàng, ghi số thực nhập lên phiếu nhập kho, cùng với người giao hàng ký phiếu nhập kho. Căn cứ vào đó, thủ kho ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho Kế toán vật tư để ghi sổ. 3.3.4.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho Để hạch toán nghiệp vụ xuất kho, các chứng từ cần sử dụng gồm : -Lệnh sản xuất -Lệnh cấp phát vật tư -Phiếu xuất kho Quy trình luân chuyển chứng từ : Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Gi¸m đốc Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Lệnh sản xuất Lệnh cấp phát vật tư Duỷệt Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán vật tư Xuất kho Ghi sổ L­u NgiÖp vô xuÊt kho Ví dụ : Khi nhận được đơn đặt hàng FT, Giám đốc sẽ xem xét và quyết định chấp nhận đơn đặt hàng trên. Căn cứ vào đơn hàng này, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại giầy, phòng kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư . Lệnh sản xuất Số 1/14 TL Đơn vị nhận lệnh : Xí nghiệp may Kiểu giầy : 203436 Đơn hàng : FT Số lượng : 3.000 đôi Ngày giao lệnh : 5/3/2002 Ngày hoàn thành : 20/3/2004 Ni cỡ Màu … 36 37 38 39 40 41 Tổng White 70 140 210 210 140 70 840 Khate 60 120 180 180 120 60 720 Jean 65 130 195 195 130 65 780 Blue 55 110 165 165 110 55 660 Lệnh cấp phát vật tư Stt Tên vật tư Đơn vị tính Định mức cấp phát Tổng Chênh lệch Ghi chú Chuẩn bị sản xuất Phân xưởng may Phân xưởng giầy T3 T4 1 Bạt 3 trắng M 101 107,3 2 Khaki M 87 3 Blu M 80 108 4 Vải bò Jeans M 94 5 Vải bò mành M 392 406,8 6 Bạt 34/9 Trắng M 193 200 7 Khaki M 166 256,5 8 Blu M 146 157,5 9 Navy M 172 10 Xốp bali Tấm 87 90 11 Bìa p2 Tấm 87 12 Phin trắng M 590 13 Khaki M 590 14 Navy M 500 15 Blu M 480 16 Tem may cổ Chiếc 6000 17 Ôde nhôm Bộ 48000 18 Dây giầy Đôi 3000 1050 19 Đế giữa FE16 Đôi 3000 20 Thùng Carton Chiếc 250 21 Băng dính Cuộn 16 Giám đốc Trưởng Phòng kế toán Lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư phải được giám đốc duyệt và được Trưởng phòng kế hoạch vật tư thông qua. Khi đó, cán bộ phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuấ, lệnh cấp phát vậ tư, phiếu xuất kho, cho xuất kho nguyên vật liệu Mẫu số 02-VT Nợ : Có : Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 3 năm Số 347 Họ tên người nhận hàng : Bộ phận chuẩn bị Lý do xuất : Xuất cho lệnh 1/14-TL Xuất tại kho Công ty Stt Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt ba trắng mét 101 107,3 2 Blu mét 80 108 3 Vải bò mành mét 362 406,8 4 Bạt 3419 trắng mét 193 200 5 Khaki mét 166 256,5 6 Blu mét 146 157,2 Cộng mét Xuất ngày 7 tháng 3 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Phiếu xuất kho sẽ được lập làm 3 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, 1 liên giao cho người nhận. Sau khi giao hàng, vật tư, thủ kho ghi sổ thực xuất lên phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho và định kỳ chuyển cho Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết, lên các bảng kê và lưu kho. 3.3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Trong việc hạch toán NVL, CCDC, kế toán sử dụng các tài khoản 152,153 Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu “ phản ánh nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trong kỳ TK 152 có nội dung và kết cấu như sau Bên nợ : -Gía thực tế NVL nhập kho _Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có : -Giá trị thực tế NVL xuất kho -Giá trị NVL được giảm giá hoặc trả lại cho người bán -Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Dư nợ : Gía trị thực tế NVL tồn kho Tại Công ty, Tk 152 không được chi tiết thành các Tk cấp 2 để theo dõi vật liệu chính , vật liệu phụ Mà TK 152 chỉ sử dụng để theo dõi vật liệu chính, còn vật liệu phụ được theo dõi trên Tk 153 TK 153 “ Công cụ dụng cụ “ có nội dung và kết cấu như sau : Bên nợ : -Giá thực tế CCDC, vật liệu phuj nhập kho -Giá trị CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có : -Giá trị thực tế CCDC, vật liệu phụ xuất kho -Gía trị CCDC, vật liệu phụ được giảm giá hoặc trả lại người bán -Giá trị thực tế CCDC, vật liệu phụ thiếu hụt khi kiểm kê Dư nợ : Giá trị thực tế CCDC, vật liệu phụ tồn kho Sơ đồ hạch toán NVL,CCDC TK 151 TK 152,153 TK 621 TK 627 TK 642 TK 1381 TK 3381 TK 1331 NVL, CCDC đi đường về nhập kho Xuất NVL cho sản xuất trực tiếp Xuất NVL,CCDC cho SX chung Mua NVL,CCDC Thuế GTGT k/t Xuất NVLCCDC cho QLDN NVL,CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê NVL,CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 111,112,331,3111,341 3.3.6. Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL,CCDC 3.3.6.1. Hạch toán chi tiết Để hạch toán chi tiết NVL,CCDC kế toán sử dụng : -Thẻ kho : mở cho từng loại vật liệu, CCDC -Sổ chi tiết TK 152 mở chi tiết cho từng loại vật liệu chính -Sổ chi tiết TK 153 mở cho từng loại CCDC, và các vật liệu phụ -Bảng phân bổ NVL, CCDC Tại Công ty, kế toán dung phương pháp the song song để hạch toán chi tiết NVL Hạch toá NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Sổ,thẻ chi tiết TK152 Phiếu xuất kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Trong tháng, kế toán tổng hợp phiếu nhập, phiếu xuất, vào sổ chi tiết TK 152 cho các vật liệu tương ứng Cuối tháng, kế toán tính đơn giá bình quân và tính giá thực tế vật liệu xuất kho trên sổ chi tiết (Kế toán vật tư không mở bảng tính giá NVL ) Sau đó kế toán ghi đơn giá, gía trị lên các phiếu xuất kho và định khoản. Từ những chứng từ gốc: Lệnh sản xuất, Lệnh cấp phát vật tư, kế toán lên bảng phân bổ NVL,CCDC cho từng lệnh sản xuất, từng đơn đặt hàng. 3.3.6.2. Hạch toán tổng hợp Trong quá trình hạch toán tổng hợp NVL,CCDC, kế toán sử dụng Bảng phân bổ NVL,CCDC, NKCT số 1,NKCT số 2, NKCT số 5,Sổ cái TK 152,153, Báo cáo tài chính, Bảng kê số 4,5,6. Trong tháng, khi nghiệp vụ nhập vật tư, CCDC xảy ra, kế toán lên các NKCT liên quan Phần nợ TK 152,TK 153 và Phần có các TK tương ứng. Với nghiệp vụ xuất vật tư, kế toán lên các Bảng kê số 4,5,6 căn cứ vào các Bảng phân bổ NVL,CCDC. Cong ty giầy thăng long bảng phân bổ nvl,ccdc tháng 3/2004 Tên khách hàng Lệnh sản xuất Số lượng Kiểu giầy TK152 TK 153 TK621 637.416.167 344.884.830 -Đông nam 1/3-CL 9.240 Thể thao 85.066.696 7.054.432 -FAREAST 1/2-TB 4.320 Sandal 41.126.400 2.655.360 -FINE 1/16-TB 14.716 Sandal 48.263.440 11.986.032 -FT 4/1-HN 10.000 Sục 87.912.000 -FTECH 11/6-TB 5.052 A4 4.130.595 … … … TK 154 4.152.000 4.116.500 TK 627 9.282.090 38.112.590 TK 642 5.716.000 425.040 TK 641 20.461.000 425.040 TK 1421 5.727.193.414 299.471.500 Tổng cộng 6404.520.671 687.020.460 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên các NKCT, Bảng kê để lên sổ cái TK 152,TK 153 Ta có thể khái quát trình tự hạch toán theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc NKCT số 1,2,6 Sổ cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết TK 152, 153 NKCT số 5 Bảng phân bổ Bảng kê 4,5,6 Sổ chi tiết TK331 3.4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.4.1. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển Công ty giầy Thăng Long có số lao động được chia làm 2 bộ phận : Lao động sản xuất và nhân viên quản lý. Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc vào kết quả kinh doanh và thời gian làm việc. Để theo dõi thời gian lao động của từng người ở từng bộ phận, từng tổ đội sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ ngơi của từng người, các bộ phận sử dụng Bảng chấm công ( Mẫu số 01-LĐTL ) Để xác định kết quả lao động, các bộ phận sử dụng Phiếu giao nhận sản phẩm kèm theo Lệnh sản xuất (Mẫu số 06-LĐTl ) Các chứng từ hạch toán cơ cấu lao động : Là các quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động như : Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, quyết định hưu trí, mất sức. Các chứng từ tiền lương, thu nhập phải trả và các khoản thanh toán goomf: -Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội -Bảng phân phối thu nhập theo lao động -Các chứng từ thu tiền thanh toán. Bộ phận quản lý lao động tiền lương Bộ phận kế hoạch Xây dựng cơ cấu lao động, đơn giá định mức Lập chứng từ tiền lương, BHXH, thanh toán khác Nơi sử dụng Thời gian Kết quả lao động Bảng chấm công Quyết định thay đổi cơ cấu lao động Ghi sổ kế toán lương, BHXH Quy trình luân chuyển các chứng từ này được thể hiện qua sơ đồ sau : Khi có sự thay đổi trong cơ cấu lao động ( có sự tuyển dụng, bãi miễn nhân viên ) tất cả đều phải có sự phê duyệt, quyết định của Giám đốc. Căn cứ vào những quyết định này, phòng tổ chức điều chỉnh lại danh sách lao động và thông báo cho bộ phận kế hoạch, tiền lương, điều chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền lương. Trong từng tháng, quản đốc ở từng phân xưởng lập Bảng chấm công cho từng lệnh sản xuất. Căn cứ vào các Bảng chấm công, Lệnh sản xuất hàng tháng, các nhân viên thống kê trong phân xưởng lập bảng kê chi tiết tính lương dựa trên đơn giá định mức do phòng kế hoạch tính toán. Bảng kê này phải được quản đốc phân xưởng duyệt và nộp cho Giám đốc duyệt. Công ty giầy Thăng Long Xí nghiệp I Phân xưởng may Bảng kê chi tiết tính lương Tháng 3 Lệnh sản xuất Tên giầy Đơn hàng Công việc Sản lượng Đơn giá Thành tiền 1/14-TL Super next FT May 14.000 1.030 14.420.000 1/25-TB Vema Foottech May 5.000 978 4.935.000 1/16-CL Alembon Jetitcle May 5.000 1.093 5.465.000 …… Ngày 01 tháng năm 2004 Giám đốc xí nghiệp Thống kê xí nghiệp Quản đốc phân xưởng Thống kê phân xưởng Căn cứ vào Lệnh sản xuất, Phiếu giao nhận sản phẩm, Bảng kê chi tiết tính lương, kế toán lên sổ chi tiết tiền lương và phân bổ tiền lương cho các bộ phận. 3.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để hạch toán tiền lương, kế toán tiền lương sử dụng tài khoản 334 “ Phải trả công nhân viên “ TK 334 có kết cấu như sau : Bên nợ: -Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. -Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Bên có : Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. Dư có : Các khoản còn phải trả cho người lao động. TK 334 được chi tiết thành 2 tiểu khoản. -TK 3341: Phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động. -TK 3348 : Phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lương Để phản ánh các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK 338 “Phải trả khác “ trong đó nó được chi tiết thành 3 tiểu khoản : -TK 3382: Kinh phí công đoàn -TK 3383 : Bảo hiểm xã hội -TK 3384 : Bảo hiểm y tế Sơ đồ hạch toán tiền lương, thưởng TK 334 TK 111, 112 TK 138, 141 TK 3383, 3384, 3388 TK 3383 TK 622 TK 335 TK 622, 627, 641, 642 Thanh toán cho người lao động Các khoản tiền phạt, tiền bồi thường tạm ứng Thu hộ BHXH, BHYT, toà án… Tiền lương và những khoản thu nhập có tính chất lương Tiền lương nghỉ phép thực tế trả cho người lao động Trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch Trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động Thu hộ BHXH, BHYT, toà án… và tình hình thanh toán BHXH Sơ đồ hạch toán BHXH,BHYT, KPCĐ TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641,642 TK 111, 112 TK 334 TK 334 TK 111, 112 Nép KPC§, BHXH, BHYT HoÆc chi tiªu KPC§ TrÝch KPC§, BHXH,BHYT Vµo chi phÝ TrÝch KPC§, BHXH,BHYT vµo thu nhËp ng­ßi lao ®éng NhËn tiÒn cÊp bï cña quü BHXH Trî cÊp BHXH cho ng­êi lao ®éng 3.4.3. Hạch toán chi tiết và tổng hợp Để hạch toán chi tiết tiền lương và thanh toán lương, kế toán sử dụng Sổ chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương, Bảng phân bổ tiền lương. Căn cứ để lên sổ là các Bảng kê chi tiết tiền lương ở từng phân xưởng và Bảng kê tổng hợp tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Căn cứ để lên bảng phân bổ cũng chính là các bảng kê tổng hợp trên. Khi phân bổ lương cho bộ phận quản lý, kế toán lương phân bổ theo hệ số 0,25 lương công nhân trực tiếp. Hệ số này do Công ty xác định dựa trên tính toán từ cac kỳ trước và được đại hội công nhân viên chức thông qua. Lương tính vào chi phí sản xuất chung là lương của các Quản đốc, lương của công nhân phân xưởng cơ điện. Lương của mỗi người bằng lương sản phẩm bình quân của cả 3 xí nghiệp., Hạch toán tổng hợp tiền lương có thể được mô tả theo mô hình sau : Chứng từ gốc về lương và thanh toán NKCT số 1,2,7,10 Bảng phân bổ số 1 Sổ chi tiết Bảng kê số 4,5,6 Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính Để hạch toán tổng hợp, kế toán sử dụng các NKCT số 1.2.7.10, Bảng kê số 1,5,6 đối ứng với TK 334,338 Định kỳ, Kế toán tổng hợp lên sổ cái TK 223,338 dựa vào các NKCT và Bảng kê có liên quan. 3.5 Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành 3.5.1 Đặc điểm Tại Công ty giầy Thăng Long, đối tượng hạch toán chi phí là mỗi đôi giầy trong mỗi đơn đặt hàng. Do đó, phương pháp tập hợp chi phí là phương pháp tính chi phí cho từng đơn đặt hàng. Theo tình hình thực tế, mọi chi phí phát sinh được tập hợp cho từng đơn đặt hàng nên Công ty không có kiểm kê đánh gía sản phẩm dở dang cuối kỳ. Cứ mỗi đơn hàng, kế toán tập hợp chi phí sản xuất riêng, nếu đơn này có quá trình sản xuất kéo dài cũng không ảnh hưởng tới tính chính xác của việc tập hợp chi phí vì mỗi đơn hàng Kế toán chi phí lập thẻ tính giá thành riêng. 3.5.2. Vận dụng hệ thống tài khoản Kế toán chi phí-giá thành sử dụng 3 tài khoản : TK 621 : “Chi phí NVL trực tiếp “ Tk 622 : “ Chi phí nhân công trực tiếp “ TK 627 “ Chi phí sản xuất chung “ Sơ đồ hạch toán TK 152,153 111,112,331 TK 621 TK 154 TK 155 TK 153 TK 334,338,335 TK 152,153 334,338 111,112,331.. TK 622 TK 627 Tập hợp giá trị NVL Xuất dùng Chi phí nhân công Giá trị NVL,CCDC, dịch vụ… cho sản xuất chung Tập hợpchi phí sản xuất chung Công cụ, dụng cụ nhập kho Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Tập hợp chi phí NVL trực tiếp Thành phẩm nhập kho 3.5.3. Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp Để hạch toán chi tiết, kế toán sử dụng các Sổ chi tiết TK 622, 621, 627. Căn cứ lập sổ này là Bảng phân bổ NVL,CCDC, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, các hoá đơn dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất chung. Để hạch toán tổng hợp, kế toán sử dụng Bảng kê số 4,5,6. Thẻ tính giá thành cho từng đơn hàng. Từ chứng từ gốc và các Bảng phân bổ, kế toán lên Bảng kê số 4,5,6. Từ Bảng kê số 4, ké toán lên thẻ tính giá thành cho từng đơn hàng. Từ các Bảng kê số 4, thẻ tính giá thành, Kế toán tổng hợp lên Sổ cái Tk 154, 621, 622, 627 vào cuối mỗi tháng. Ở Công ty giầy Thăng Long, NKCT số 7 không lên định kỳ mỗi tháng mà chỉ lên vào giữa năm vì Công ty không tập hợp chi phí sản xuất cho từng tháng. thẻ tính giá thành Đơn hàng FT Lệnh 13+14/1-TL Số lượng 17.320 đôi Tháng TK 621 TK622 TK627 Tổng phát sinh Sản phẩm dở dang đầu kỳ Sản phẩm dở dang cuối kỳ 3 4.560.404.980 236.733.909 197.903.920 891.642.479 0 0 Cộng Giá thành đơn vị : 51.466 đ/1đôi Việc hạch toán chi phí và tính giá thành có thể khái quát như sau : Chứng từ gốc về chi phí và các Bảng phân bổ Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Bảng kê số 6 Thẻ tính giá thành Báo cáo tài chính Sổ cái TK 154, 621, 622, 627 4. Một số nhận xét và kiến nghị về tổ chức hạch toán tại Công ty giầy Thăng Long 4.1 Nhận xét chung về bộ máy kế toán Công ty giầy Thăng Long là 1 Doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn với hoạt động sản xuất chia làm nhiều công đoạn, thêm vào đó, hoạt động tiêu thụ chủ yếu ở thị trường nước ngoài, nên việc hạch toán rất phức tạp đòi hỏi đội ngũ kế toán trung thực, có trình độ cao. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có nề nếp. Việc phân công lao động kế toán hợp lý, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán. Việc hạch toán đúng chế độ và khoa học, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho yêu cầu quản lý cũng như quản trị của Công ty. Tuy nhiên việc hạch toán kế toán vẫn còn thủ công làm cho công tác kế toán trở nên phức tạp, trùng lắp và chồng chéo. Công ty nên sử dụng Kế toán máy để giảm nhẹ công tác kế toán, đảm bảo độ chính xác của thông tin, dễ kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. 4.2 Ý kiến về hạch toán ngoại tệ là TGNH Hiện nay tại Công ty, các nghiệp vụ sử dụng ngoại tệ dưới dạng tiền gửi xảy ra ở nhiều nơi và với quy mô lớn. Kế toán ngân hàng đã hạch toán chi tiết theo từng loại, từng ngân hàng giao dịch. Để cho công tác hạch toán bớt phức tạp, kế toán chỉ điều chỉnh chênh lệch tỷ giá một lần vào cuối tháng. Việc làm này có ưu điểm là giảm bớt sự rắc rối khi tính toán và điều chỉnh các tỷ giá trong kỳ. Nhưng nó đã không phản ánh được các chênh lệch sảy ra trong từng nghiệp vụ, trong khi tỷ giá ngoại tệ thay đổi liên tục. 4.3 Ý kiến về việc phân bổ khấu hao TSCĐ Tại Công ty, mức khấu hao hàng năm được coi là cố định và được phân bổ theo doanh thu mỗi tháng. Tuy nhiên, doanh thu thực tế mỗi năm lại tăng hoặc giảm nhiều so với doanh thu kế hoạch, làm cho tổng mức khấu hao tăng hoặc giảm theo. Muốn tránh sự chênh lệch này, Công ty phải điều chỉnh chênh lệch khấu hao trong tháng 12, làm cho chi phí sản xuất chung trong tháng 12 thay đổi rất nhiều, không phản ánh đúng thực chất của khấu hao tháng 12. Mặt khác, chi phí khấu hao không được phân bổ cho từng đơn đặt hàng, làm cho việc tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng không được chính xác. Vì vậy, kế toán nên lập Bảng phân bổ khấu hao cho từng đơn đặt hàng . 4.4 Ý kiến về việc hạch toán NVL Hiện nay, việc quản lý chi phí NVL trực tiếp tương đối chặt chẽ. Khi xuất kho luôn luôn phải có lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư, do đó việc xuất vật liệu thường không xảy ra hiện tượng thừa. Mặc dù Công ty xác định đối tượng hạch toán chi phí là từng đơn đặt hàng, nhưng việc hạch toán và phản ánh chi phí NVL trực tiếp cần được theo dõi chi tiết trên các tiểu khoản 1521,1522 Trong việc tính giá thực tế NVL, kế toán nên lập Bảng tính gía nhằm hạch toán chính xác và phục vụ yêu cầu quản lý hiệu quả hơn. 4.5 Ý kiến về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoàn thành đã góp phần khuyến khích tinh thần lao động, ý thức tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh. Việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp theo từng đơn đặt hàng là hoàn toàn thống nhất với việc tập hợp chi phí NVL trực tiếp. Tuy nhiên, Công ty nên vừa theo dõi theo từng đơn đặt hàng, vừa theo dõi theo bộ phận sản xuất, sẽ giúp cho việc tập hợp nhân công trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. 4.6 Ý kiến về việc xác định đối tượng tập hợp chi phí Trong quá trình sản xuất, kế toán chỉ tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng mà không theo dõi tổng chi phí trong từng tháng. Kế toán theo dõi chi phí trên toàn Công ty và không tập hợp chi phí tại từng phân xưởng. Tuy nhiên để giúp cho công tác quản lý đạt kết quả cao, Công ty nên tập hợp chi phí cho từng xí nghiệp, và theo dõi theo từng đơn đặt hàng trong từng tháng. Bên cạnh Bảng kê số 4, kế toán nên tập hợp lên NKCT số 7 nhằm xác định tất cả các khoản chi phí trong 1 tháng. Việc làm này tạo ra sự đối chiếu giữa 2 phương pháp tập hợp chi phí đó là tập hợp theo thời gian và tập đơn đặt hàng. 4.7 Ý kiến về các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân và trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí trích trước hay chi phí phải trả là những khoản chi phí thực tế chưa phát sinh, nhưng được tính trước vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh. Đây là những khỏan chi phí trong kế hoạch của Công ty mà do tính chất của chi phí hay do yêu cầu của quản lý nên chi phí này được tính vào chi phí kinh doanh cho các đối tượng chịu chi phí nhằm đảm bảo cho giá thành sản phẩm khỏi tăng lớn khi những khoản chi phí này phát sinh. Tại Công ty, chi phí này chưa được tính trước. Thuộc chi phí phải trả trong Công ty giầy Thăng Long là tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất, chi phí sửa chữa TSCĐ trong kế hoạch, vay lãi chưa đến hạn trả…Trong đó nổi bật là chi phí sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch và tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Để không làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất và giá thành sản phẩm, Công ty nên thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. Việc làm này đảm bảo cho chi phí sản xuất không bị tăng đột biến khi có phát sinh sửa chữa TSCĐ. KÕt luËn Trong thời gian kiến tập tại Công ty giầy Thăng Long, em đã được tạo mọi điều kiện để tìm hiểu về Công ty, ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c kÕ to¸n, tõ ®ã gióp em bổ sung các kiến thức về thực tế vµ n¾m v÷ng h¬n lý thuyÕt vÒ kÕ to¸n tµi chÝnh. §ît thùc tËp thÊy râ nh÷ng kho¶ng c¸ch gi÷a vÊn ®Ò lý thuyÕt vµ thùc tÕ, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc vai trß cña lý thuyÕt trong thùc tÕ. Víi nh÷ng néi dung ®­îc tr×nh bµy trong b¸o c¸o thùc tËp nµy, em ®· cè g¾ng ph¶n ¸nh mét c¸ch trung thùc t×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty. Trªn c¬ së nh÷ng hiÓu biÕt cña m×nh, em ®· m¹nh d¹n ®­a mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt vÒ viÖc tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i C«ng ty. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy Ph¹m Quang cïng c¸c c¸n bé trong phßng Tæ chøc vµ phßng KÕ to¸n cña C«ng ty giµy Th¨ng Long ®· gióp em hoµn thµnh tèt b¶n b¶o c¸o thùc tËp nµy. Hµ néi, ngµy 22 th¸ng 6 n¨m 2004 Sinh viªn thùc tËp Bïi ThÞ H¶i Linh Môc lôc Lêi nãi ®Çu 1 NỘI DUNG 2 I/ Đặc điểm chung của Công ty giầy Thăng Long 2 1. Lịch sử hình thành và phát triển 2 2. Đặc điểm chung của Công ty 3 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty giầy Thăng Long 3 2.2. Sản phẩm sản xuất 4 2.3. Thị trường tiêu thụ 5 2.4. Nguồn cung ứng nguyên vật liệu 5 2.5. Tình hình sử dụng lao động 6 2.6. Tình hình sử dụng vốn 6 2.7. Tình hình sản xuất, tiêu thụ trong những năm gần đây của Công ty 7 3. Bộ máy tổ chức ở Công ty giầy Thăng Long 9 3.1. Phương thức quản lý 9 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 9 4. Đặc điểm sản xuất của Công ty giầy Thăng Long 13 II/ Đặc điểm tổ chức kế toán ở Công ty giầy Thăng Long 14 1. Tổ chức bộ máy kế toán 14 2. Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty 16 2.1. Chế độ kế toán chung 16 2.2. Tæ chøc vËn dông chøng tõ kÕ to¸n: 16 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty 18 2.4. Hệ thống sổ kế toán 24 2.5. Hình thức sổ kế toán áp dụng trong Công ty 25 3.Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành kế toán của đơn vị 26 3.1 Hạch toán Vốn bằng tiền 26 3.1.1 Hạch toán tiền tại quỹ của Công ty 27 3.1.1.1 Các chứng từ sử dụng 27 3.1.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền mặt tại quỹ 30 3.1.1.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp tiền mặt 31 3.1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng ( TGNH ) 33 3.1.2.1 Các chứng từ sử dụng 33 3.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán TGNH 36 3.1.2.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp TGNH 36 3.2. Hạch toán tài sản cố định ( TSCĐ) 39 3.2.1 Đặc điểm TSCĐ tại Công ty giầy Thăng Long 39 3.2.2 Các chứng từ sử dụng và quá trình luôn chuyển chứng từ 40 3.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản 41 3.2.4 Hạch toán chi tiết TSCĐ và hao mòn TSCĐ 43 3.2.5. Các bước hạch toán tổng họp TSCĐ được khái quát theo sơ đồ sau 46 3.3. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 47 3.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 47 3.3.2. Phương pháp tính giá Nguyên vật liệu 47 3.3.3 Đặc điểm công cụ, dụng cụ 48 3.3.4 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ 48 3.3.4.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho 48 3.3.4.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho 51 3.3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản 54 3.3.6. Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL,CCDC 57 3.3.6.1. Hạch toán chi tiết 57 3.3.6.2. Hạch toán tổng hợp 58 3.4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 59 3.4.1. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển 59 3.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 61 3.4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp 63 3.5 Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành 65 3.5.1 Đặc điểm 65 3.5.2. Vận dụng hệ thống tài khoản 66 3.5.3. Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp 66 4. Một số nhận xét và kiến nghị về tổ chức hạch toán tại Công ty giầy Thăng Long 67 4.1 Nhận xét chung về bộ máy kế toán 67 4.2 Ý kiến về hạch toán ngoại tệ là TGNH 68 4.3 Ý kiến về việc phân bổ khấu hao TSCĐ 68 4.4 Ý kiến về việc hạch toán NVL 68 4.5 Ý kiến về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 68 4.6 Ý kiến về việc xác định đối tượng tập hợp chi phí 69 4.7 Ý kiến về các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân và trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ 69 KÕt luËn 70 NhËn xÐt cña ®¬n vÞ thùc tËp m«n häc