Một số nhận xết về tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tại công ty Tây Hồ

Phần I: báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh và quản lý của công ty Tây hồ i. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tây hồ 1. Qúa trình hình thành. Công ty Tây Hồ là một DNNN thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng kinh tế,l được hình thành theo thông báo số 1119/ĐMN ngày 13/3/1996 của chính phủ và quyết định số 505/QĐQP ngày 18/4/1996 của bộ trưởng bộ quốc phòng trên cơ sở hợp nhắt 2 doanh nghiệp: Công ty Tây Hồ và Công ty 232. Công ty Tây Hồ có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng. Trụ sở của công ty đóng tại số 2 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy - Hà Nội 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp nhà nước, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ quốc phòng, vì vậy việc phát triển và không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh là nhiệm vụ của công ty. Công ty được chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ quy định trong giấy phép và quyết định thành lập công ty. Trước đây công ty chủ yếu hoạt động xuất nhập khẩu nay chuyển sang xây dựng cơ bản và kinh doanh thương mại. Theo quyết định thành lập, công ty được phép kinh doanh các ngành nghề sau: - xây dựng công nghiệp, dân dụng giao thông, trang trí nội thất. - Lắp đặt thiết bị công trình, dây truyền sản xuất. - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, vật tư thiết bị xây dựng, vật tư thanh xử lý. - Kinh doanh bất động sản - Nhập vật tư thiết bị phục vụ xây dựng của Công ty. Hiện nay công ty được phép kinh doanh thêm một số ngành nghề sau: - Khảo sát thiế kế và tư vấn xây dựng. - Xây dựng thuỷ lợi, chế biến gỗ. - Nhập khẩu máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu thực phẩm chếư biến hàng tiêu dùng. - Xây dựng đường dây và trạm biến áp từ 35kw trở xuống. - Khoan giếng nước ngầm và lắp đặt hệ thống khai thác nước. - Xây dựng các công trình giao thông như cầu, đường, bến cảng sân bay. Nổ mìn, khai thác đá, sử dụng vật liệu nổ. Công ty là đơn vị có vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp nhà nước đặc biệt là các doanh nghiệp quốc phòng, góp phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế quốc phòng nước ta hiện nay. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất công ty. Toàn công ty có 92 cán bộ có trình độ đại học, 72 cán bộ trung cấp, phần lớn đây là các cán bộ quản lý, các kỹ sư, cán bộ các chuyên ngành có chuyên môn giỏi. Do đặc thù là công ty xây dựng nên số lao động trong biên chế ít, chủ yếu là lao động thời vụ. Năm 2001 có 1206 lao động thời vụ, 234 lao động trong biên chế, năm 2002 có 962 lao động thời vụ, 265 lao động trong biên chế . Công ty có đội ngũ công nhân lành nghề và xí nghiệp thi công cơ giới với thiết bị hiện đại, tham gia xây dựng trong cả nước với những công trình được bộ xây dựng công nhận chất lượng huy chương vàng trong xây dựng. 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến sắp xếp hết sức khoa học nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của từng bộ phận. Ban lãnh đạo của công ty: - Giám đốc: Có quyền điều hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước và bộ quốc phòng về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thay mặt nhà nước quản lý sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn, đại diện cho tập thẻ cán bộ nhân viên trong việc sở hữu vốn tự có của công ty mình. - Các phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhữn công việc được giám đốc giao. Nhiệm vụ của các phòng ban: - Phòng tổ chức lao động và hành chính: Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động sắp xếp điều phối lao động cho các đội công trình. Ngoài ra, còn phụ trách công tác hành chính của công ty, hình thành các chứng từ về lao động, chế độ tiền lương, thưởng. - Phòng kỹ thuật thiết kế - quản lý công trình: Lập dự toán giám sát kỹ thuật tại công trình, lập tiến độ thi công và chịu trách nhiệm trước nhà nước về chất lượng công trình mà đơn vị đã thi công. Quản lý công cụ dụng cụ, lập các phiếu báo giá về các công cụ dụng cụ. - Phòng kế hoạch - tổng hợp và tiếp thị: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu giúp giám đốc trong việc tổ chức triển khai, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch, vật tư thiết bị và tiếp thị. Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. - Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu về tài chính cho giám đốc, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có quan hệ với các phòng ban trong các lĩnh vực tài chính, kế toán thống kê tiền lương. - Phòng chính trị: Hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công tác đảng, công tác chính trị trong công ty. 3.2. Đặc điểm công tác tổ chức sản xuất Công ty được tổ chức thành nhiều đội xây dựng cụ thể: * Bộ phần sản xuất chính. Nhiệm vụ là xây dựng nhiều công trình chính cho công ty, gồm: - Xí nghiệp xây lắp 497; xí nghiệp 897; xí nghiệp xây lắp điện nước. - Xí nghiệp xây dựng giao thoong 797 - Xí nghiệp xây dựng giao thông thủy lợi. - Đội thi công cơ giới, các đội xây dựng. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. * Bộo phận sản xuất phụ trợ. Có nhiệm vụ phục vụ kịp thời các bộ phận chính. Xưởng cơ khí lắp máy. - Xưởng cơ điện. - Các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất. * Bộ phận sản xuất phụ - Phòng kinh doanh vật tư thứ liệu. - Phòng kinh doanh thương mại dịch vụ. * bộ phận phục vụ sản xuất. - Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng. - Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường. - Đội xe cơ giới. II. Tình hình kinh doanh của đơn vị qua các năm. 1. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công ty Tây Hồ trog năm 2001 - 2002 * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong những năm vừa qua công ty đã có những bước phát triển tương đối mạnh mẽ; giữ vững vị trí và uy tín của doanh nghiệp trong doanh nghiệp đồng thời đóng gốp không nhỏ trong quá trình phát triển nền kinh tế quốc phòn của nước ta hiện nay. Qua bảng tổng hợp ta thấy, năm 2002 doanh thu thuần của công ty đạt 121.022.972.231 đồng, giảm 1.290.202.607 đồng tương đương tỷ lệ giảm 1,05% so với năm 2001. Tuy nhiên công ty đã giảm vốn hàng hoá và chi phí QLDN (25,8%) năm 2002 so với năm 2001. Mức giảm chi phí này lớn hơn mức tăng các chi phí khác từ đó làm giảm tổng chi phí mà công ty bỏ ra, co nên dù doanh thu thuần năm 2002 giảm nhưng tổng lợi nhuận trước thuế vẫn tăng 49.903.663 đồng tương ứng tỷ lệ tăng 8,28% và do đó lợi nhuận sau thuế tăng tương ứng 8,28%. Bảng tổng hợp kết quả hoạt động SXKD năm 2001 – 2002. Đơn vị : đồng Chỉ tiêu Năm So sánh 2001 2002 Số tiền % 1. Doanh thu thuần 122313174838 121022097221 1290202607 -1,05 2. Gía vốn hàng bán 11781072884 116487948401 1322780473 -1,12 3. Chi phí bán hàng 215304918 260710060 45405142 21,08 4. Chi phí QLDN 3684691046 2735344770 -949346276 -25,8 5. LN từ HĐ SXKD 602450000 1538969000 936519000 155,45 6. Tổng LN trước thuế 602450000 652353663 49903663 8,28 7. LN sau thuế 451837500 489265247 37427747 8,28 8. Thu nhập bq ng/tháng 900373 902000 1627 0,18 Do công ty làm ăn có hiệu quả nên thu nhập cảu cán bộ công nhân viên cũng ổn định. Năm 2001 đạt 900.373 đồng/người/tháng, năm 2002 đạt 902.000 đồng/ người/tháng. Cán bộ - công nhân viên có việc làm thường xuyên, công ty thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước. Vậy từ kết quả trên cho thấy, trong 2 năm vừa qua tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty đạt kết quả tốt. Công ty đã trúng thầu nhiều công trình lớn, chất lượng các công trình được đảm bảo đem đến các khoản lợi nhuận tăng, đời sống công nhân viên ổn định, công ty cần phát huy hơn nữa những kết quả đã đạt được và cần phấn đấu để đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao. Qua bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty Tây Hồ ta nhận thấy: Doanh thu năm 2001 tăng hơn so với năm 2002 là 6.104.833 ( nghìn đồng ) cụ thể năm 2000 doanh thu đạt 96.773.953 nghìn đồng, năm 2001 doanh thu đạt 102.878.786. Trong khi đó lợi nhuận sau thuế của năm 2001 đạt 864.749,25 nghìn đồng thấp hơn so với năm 2000 là 1462.800 nghìn đồng, chính tỏ chi phí bỏ ra trong năm 2001 là cao hơn so với năm 2000. Điều này Công ty cần xem xét lại và có hướng giải quyết để chi phí giảm thì lợi nhuận thu được sẽ cao hơn. Trong năm 2001 việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước giảm, năm 2000 là 9.789.478 nghìn đồng, năm 2001 là 7.085.781 nghìn đồng. Mức giảm là: 2.703.697 nghìn đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 27,6%. Mặc dù lời nhuận sau thuế giảm nhưng thu nhập đầu người của công nhân viên trong Công ty tăng lên, năm 2000 là 7.853.359 đ/người. Đến năm 2001 tăng lên 816.640 đ/ người. Tương ứng tỷ lệ tăng là 3,85%. Qua số liệu này ta nhận thấy đời sống công nhân viên được thay đổi Công ty đã quan tâm đến đời sống công nhân viên đây cũng là biện pháp tốt để thúc đẩy công nhân viên hăng say hơn trong công việc, làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm với chính công việc của mình. 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và vị trí của công ty. Chức năng. Theo quyết định thành lập, Công ty Tây Hồ được phép kinh doanh các nghành nghề chủ yếu sau: - Xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, trang trí nội thất, ngoại thất . - Lắp đặt thiết bị công trình, dây truyền sản xuất. Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, vật tư thiết bị xây dựng, vật tư thanh xử lý. - Kinh doanh bất động sản ( dịch vụ mua bán nhà …) - Nhập vật tư thiết bị phục vụ xây dựng của Công ty. Hiện nay, Công ty được phép kinh doanh thêm một số nghành nghề sau: - Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng. - Xây dựng thuỷ lợi. - Nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên liệu thực phẩm chế biến hàng tiêu dùng. - Chế biến gỗ. - Xây dựng đường dây và trạm biến áp từ 35 KW trở xuống. - Khoan giếng nước ngầm và lắp đặt hệ thống khai thác nước. - Xây dựng các công trình giao thông: cầu, đường, bến, cảng, sân bay. - Nổ mìn, khai thác đá , sử dụng vật liệu nổ. Trên cơ sở các nghành nghề được phép kinh doanh cũng đã xây dựng cho hai chức năng chính là: - Xây lắp. - Kinh doanh thương mại. Nhiệm vụ: Do tính chất Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước nhưng chịu sự chỉ đạo của Bộ quốc phòng nên bên cạnh nhiệm vụ bảo toàn và phát triển doanh nghiệp, Công ty còn không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty trong tương lai. Vị trí: Chính từ tính chất đặc thù nêu trên, Công ty có một vị trí nhất định đối với các doanh nghiệp quốc phòng nói riêng và doanh nghiệp Nhà nước nói chung, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp và kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì thế, trong thời gian qua Công ty đã liên tiếp đấu thầu và thắng thầu các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang lại lợi nhuận cao góp phần vào sự phát triển chung của Công ty. 3. Tổ chức bộ máy của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, sắp xếp một cách khoa học nhằm nâng cao chất lượng của từng bộ phận thể hiện qua sơ đồ sau:  Ngay từ khi thành lập, Công ty đã thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng với vai trò cao nhất của Giám đốc Công ty. ở đây quyền chỉ huy Công ty được giao cho một người là Giám đốc Công ty. Giám đốc được giao những quyền hạn cần thiết để điều khiển mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi quyết định của mình. Ngoài Giám đốc còn có người đại diện hợp pháp của Công ty, là chủ tài khoản Công ty, đại diện Công ty tham gia các quan hệ giao dịch với các đối tác bên ngoài trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong Công ty có 92 cán bộ là bậc Đại học và 72 cán bộ là Trung cấp, đây phần lớn là các cán bộ quản lý, kỹ sư, kiến trúc sư, cán bộ kỹ thuật các nghành với trình độ chuyên môn giỏi. Với đặc thù là Công ty xây dựng nên số lượng lao động trong biên chế là ít, chủ yếu là lao động thời vụ. Năm 2001 có 1206 lao động thời vụ và số lao động trong biên chế là 234 người. Số lượng lao động này năm 2001 là 265 người trong biên chế và 962 lao động thời vụ. Với 288 công nhân kỹ thuật theo từng nghành nghề, Công ty có đội ngũ công nhân lành nghề và xí nghiệp thi công cơ giới với nhiều thiết bị hiện đại đã tham gia sản xuất kinh doanh trải rộng khắp đất nước xây dựng nhiều công trình xây dựng được Bộ xây dựng công nhận chất lượng cao huy chương vàng trong nghành xây dựng. Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, kiến trúc sư, các bộ kỹ thuật các nghành với trình độ chuyên môn giỏi, có đội ngũ công nhân lành nghề và xí nghiệp thi công cơ giới với nhiều thiết bị hiện đại đã tham gia sản xuất kinh doanh trải rộng khắp đất nước, xây dựng nhiều công trình xây dựng được Bộ xây dựng công nhận chất lượng cao huy chương vàng trong nghành xây dựng. 3.1. Cơ cấu sản xuất. Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp xây dựng có mô hình tổ chức từ Công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó các xí nghiệp là các bộ phận trực tiếp sản xuất được tổ chức thành các đội xây dựng cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc Công ty ta có thể phân ra như sau: * Bộ phận sản xuất chính: Với nhiệm vụ là tạo ra sản phẩm chính cho Công ty như các công trình xây dựng và các công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau: Xí nghiệp xây lắp 497. Xí nghiệp xây dựng giao thông. Xí nghiệp xây lắp 897. Xí nghiệp xây dựng giao thông thuỷ lợi. Các đội xây dựng. Đội thi công cơ giới. Xí nghiệp giao thông 797. Xí nghiệp xây lắp điện nước. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. * Bộ phận sản xuất phụ trợ: Với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận: Xưởng cơ khí lắp máy. Xưởng cơ điện. Các bộ phận Phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất. * Bộ phận sản xuất phụ: Phòng kinh doanh vật tư thứ liệu. Phòng kinh doanh thương mại dịch vụ. * Bộ phận phục vụ sản xuất: Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng. Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường. Đội xe cơ giới. 3.2. Các yếu tố sản xuất: * Lao động: Do Công ty thực hiện chủ trương khoán cho các đội xây dựng thi công các công trình và các đội tự có nhiệm vụ thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng và theo công trình nên định mức lao động là do đội thực hiện với từng loại công nhân trên cơ sở định mức chuẩn của Nhà nước quy định. Các đội chỉ bao gồm các bộ kỹ thuật và quản lý và một số công nhân lành nghề, thợ bậc cao còn chủ yêu là thuê mướn theo thời vụ và theo công trình. Chính vì vậy mà Công ty không cần phải lo lắng giải quyết vấn đề thừa thiếu lao động và cũng không phải trả lương cho người lao động khi không có việc làm. Đó là mô hình sử dụng lao động chủ yếu trong các Công ty xây dựng hiện nay. - Hình thức tiền lương hiện nay được áp dụng như sau: + Đối với cán bộ khung của Công ty: bao gồm các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp được hưởng lương theo quân hàm và chức vụ quỹ lương của Công ty. + Đối với cán bộ kỹ thuật và quản lý ở các Phòng ban được trả lương theo thời gian bình quân ngày làm việc từ quỹ lương của Công ty. + Đối với công nhân trực tiếp sản xuất được trả lương theo sản phẩm thực hiện. * Nguyên vật liệu: Xi măng. Cát. Gạch. Thép. Sỏi, đá. Sứ XD. Kính XD. Sử dụng theo định mức chuẩn của Bộ xây dựng. * Máy móc thiết bị: Trang thiết bị ( thí nghiệm + sản xuất ). Phương tiện vận tải. Phần ii: tổng quan về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. 1. Bộ máy kế toán: Do đặc điểm riêng về tổ chức sản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Là đơn vị hạch toán độc lập, bao gồm nhiều đội, xí nghiệp trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán riêng. Công ty tập hợp báo cáo của từng đơn vị thành báo cáo chung toàn Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty: Phòng tài chính kế toán Bộ phận tckt Xí nghiệp a Bộ phận tckt Xí nghiệp c Bộ phận tckt Xí nghiệp …. KT đội xây dựng b KT đội xây dựng a Bộ phận tckt Xí nghiệp b 2. Phân công lao động nhiệm vụ trong từng phần hành kế toán tại đơn vị. Là bộ máy kế toán của toàn Công ty quản lý nhiều mặt về kinh tế tài chính và hình thức kế toán. Do đó công tác phân công nhiệm vụ được chia theo từng mảng công việc nhất định và chịu trách nhiệm báo cáo trước kế toán trưởng trong từng phần hành công tác của mình. - Kế toán trưởng: Tổ chức và điều hành công tác kiểm toán tài chính : đôn đốc, giám sát, kiểm tra và xử lýmọi nhiệm vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hình thức kế toán tổng hợp các thông tin chính của Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty theo chức năng nhiệm vụ được phân công của phòng tài chính - kế toán. - Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của kế toán trưởng và phần hành kế toán có liên quan. - Kế toán tiền mặt: - Tiền gửi ngân hàng – công nợ : phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, lập bảng kê tổng hợp sau đó đối chiếu với kế toán tổng hợp. Kế toán mở các sổ chi tiết các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Công nợ chi tiết tài khoản 111, 112, 331, 311, 144. - Kế toán theo dõi vật tư , tài sản cố định, thành phẩm. Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu , phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến nguyên vật liệu, tài sản cố định sau đó chuyển giao đối chiếu các bảng kê đã lập với kws toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ và kế toán tổng hợp ( 211, 213, 155, 152 ). Kế toán theo dõi chi phí tính giá thành sản phẩm: chi tiết tài khoản 133, 136, 338, 154, 156, 621, 627, 622, … Kế toán ở các xí nghiệp, đội: chịu sự điều hành của kế toán trưởng mở các sổ chi tiết đúng và phù hợp cho việc theo dõi các công trình. II. Hình thức kế toán của Công ty. 1. Hình thức kế toán: Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Mỗi đơn vị cần thiết phải tổ chức, lựa chọn một bộ máy kế toán thích hợp xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cùng với đội ngũ kế toán viên đông đảo, trình độ nghiệp vụ cao tương đối đồng đều Công ty đã áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ để hạch toán kinh tế với hình thức này nó được coi là khá thích hợp tại Công ty vì nó có thể cung cấp những thông tin kịp thời cho Giám đốc. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty Tây Hồ. Chứng từ gốc ( Bảng tổng hợp chứng từ gốc) (2a) (4) (1) Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ (2b) (3a) (3b) Sổ đăng ký CTGS Sổ cái (6) (5) (5) (6) Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Bảng đối chiếu số phát sinh các TK (6) (7) (7) Bảng CĐKT và các báo cáo kế toán khác Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hệ thống sổ sách liên quan. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Về cơ bản Công ty đã thực hiện đúng theo những nguyên tắc của hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ đó là : - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho theo tháng phù hợp với kỳ báo cáo. - Đơn vị tiền tề sử dụng: Đồng VN. Phương pháp chuyển đổi tiền tệ : theo tỷ giá thực tế . - Đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng : Công ty áp dụng kê khai , nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ . - Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm . 2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán . * Tài khoản áp dụng : Công ty áp dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995. Ngoài ra Công ty còn áp dụng các tài khoản cấp 2, 3,… tuỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty như : TK 3311 phải trả người bán, TK 1311 phải thu của khách hàng , TK 1312 trả trước cho người bán , TK 3312 khách hàng ứng trước ( Có mở chi tiết đến từng loại cụ thể để theo dõi ). * Khái quát một số phần hành kế toán và sổ sách liên quan tại đơn vị. a. Kế toán tiền mặt , thanh toán công nợ . - Tài khoản sử dụng : TK 1211 – Tiền Việt Nam; TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng ; TK 131 – Phải thu của khách hàng ; TK 141 – Tạm ứng ; TK 331 – Phải trả cho người bán ; TK 334 – Phải trả công nhân viên ; TK 338 – Phải trả phải nộp khác . + Trình tự kế toán Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ( đã được kiểm tra ): Giấy đề nghị thanh toán ; Giấy đề nghị tạm ứng ; Đề nghị chuyển tiền ; Thanh lý hợp đồng mua bán ; bảng thanh toán lương ; Kế toán tiền mặt phân loại chứng từ lập phiếu thu , chi để lập chứng từ ghi sổ . Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ rồi mới ghi vào sổ cái và sổ chi tiết . Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái , kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ , số phát sinh có và tính số dư . TK 111,141 TK 334,338(2,3,4) TK 1388 Thanh toán lương và các khoản Lập danh sách trích nộp Trích theo lương (BHXH, BHXH, BHYT, thu người BHYT, KPCĐ) lao động TK 6428 Thanh toán chi phí quản lý cơ quan TK 1331 VAT khấu trừ TK 112 TK 6277 Thanh toán tiền điện thoại , điện , nước sử dụng Cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản” Có thể khái quát theo sơ dồ sau: + Sổ sách liên quan Sổ chi tiết tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , sổ chi tiết thuế Gía trị gia tăngđược khấu trừ , tạm ứng . b. Kế toán tăng giảm vật liệu , vật tư hàng hoá . - Tài khoản sử dụng ; TK 1111- Tiền mặt , TK 141 – Tạm ứng , TK 331 – phải trả cho người bán , TK 333 – Thuế xuất nhập khẩu , TK 152, 155, 153, 156.  Trình tự kế toán khái quát qua sơ đồ sau: Trình tự kế toán khái quát qua sơ đồ sau: TK 111,112,141,331 TK 152,153,155,156 TK 621 1 1 2 3 2 4 3 5 4 6 5 Mua vật tư , hàng hoá Phản ánh giá trị thực tế xuất TK 1331 dùng để sản xuất sản phẩm Thuế GTGT khấu trừ TK 151 TK 627,641,642,241 Hàng đi Hàng về Vật tư, hàng hoá xuất dùng đường chưa về cho: CPSX, SXC, CFBH, CPQLDN TK 3333 TK 1421 Trị giá thực tế Thuế đối với hàng CCDC Phân bổ xuất dùng nhập khẩu (phản ánh toàn bộ dần giá trị ) TK 154 TK 627, 641,642,241 Nhập kho vật tư, hàng hoá do doanh nghiệp tự gia công, Xuất kho thành phẩm, hàng thuê ngoài gia công nhập về hoá xuất bán trực tiếp hoặc gửi bán hoặc vay mượn không lấy lãi TK 3381 Cuối kỳ kiểm kê, phát hiện TK 154 vật tư, hàng hoá thừa chưa xuất thuế ngoài gia công chế biến  - Sổ sách liên quan + Sổ chi tiết vật tư hàng hoá , bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn + Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm + Báo cáo kết quả sản xuấttheo công trình sản phẩm. c. Kế toán tăng giảm tài sản cố định. - Tài khoản sử dụng : Sử dụng các tài khoản : TK 211- Tài sản cố định hữu hình (chi tiết ); TK 212- Tài sản cố định thuê tài chính ; TK 213- Tài sản cố định vô hình ( chi tiết); TK 214- Hao mòn tài sản cố định (chi tiết); TK 2411- Mua sắm tài sản cố định; TK 2412- Xây dựng cơ bản; TK 2413- Sửa chữa lớn tài sản cố định. - Trình tự kế toán tăng giảm Tài sản cố định: Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan về tài sản ; mua sắm mới ; nâng cấp sửa chữa lớn ; dự án xây dựng cơ bản đầu tư mới ; biên bản thanh lý tài sản cố định …, kế toán kiểm tra phân loại , lập các quyết định liên quan như: Quyết định tăng , giảm tài sản : Quyết định điều chuyển Tài sản ; Quyết định thanh lý Tài sản … Chi tiết cho từng nguồn : Ngân sách ; Tự bổ sung ; Tín dụng ; Nguồn khác.  Sơ đồ kế toán tăng Tài sản cố định như sau ( trường hợp tài sản cố định hữu hình): TK 111,112,341 TK 211, 213 SD xxx Thanh toán ngay ( kể cả phí tổn mới) Nguyên giá tài sản cố định tăng trong kỳ TK 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Trả tiền cho TK 331 Phải trả người bán người bán TK 441 Nhận cấp phát , nhận vốn góp TK 414,431,441… Đàu tư bằng vốn chủ sở hữu TK 128,222,412,711,…. Các trường hợp tăng khác ( nhận lại vốn góp Liên doanh , đánh giá tăng , nhận biếu tặng…) - Các loại sổ sách liên quan : + Sổ khấu hao + Sổ bình quân tài sản cần tính khấu hao. + Tổng hợp phân bố khấu hao. d. Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất xây lắp. Đối với hoạt động xây lắp tại Công ty Tây Hồ . Trình tự kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán của Nhà nước đối với hoạt động xây lắp . Tuân thủ nghiêm ngặt chế độ hạch toán của Nhà nước . Mặt khác hoạt động xây lắp cũng đa dạng và phức tạp , bao gồm nhiều loại hình xây lắp ; công trình có đặc điểm thi công khác nhau . Nhưng chúng đều có một đặc điểm chung đó là hoạt động có thời gian kéo dài và địa bàn thi công rộng , quản lý phức tạp . Chính vì vậy , Công ty Tây Hồ đã xây dựng một quy chế riêng về quản lý kinh tế cũng như hạch toán kế toán đối với loại hình hoạt động này . Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tính đầy đủ và chính xác theo quy định của Nhà nước . - Tài khoản sử dụng : Sử dụng các tài khoản về công nợ như : TK 1111; TK 112; TK 131; TK 1388; TK 331; TK338… Các tài khoản tổng hợp chi phí như : TK 621; TK 622; TK 623; TK 627; TK 154; TK 632; TK 911; TK 511; TK 333… - Trình tự kế toán được khái quát qua sơ đồ sau: - Kết quả kinh doanh còn có sổ kết quả kinh doanh theo công trình bảng chi phí và giá thành sản phẩm. Phần III. Một số nhận xết về tổ chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán tại Công ty Tây Hồ . I. Bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy theo cơ cấu chức năng của Công ty Tây Hồ là một mô hình quản lý hiện đại , đạt được hiệu quả kinh tế cao . Giám đốc công ty là người quyết định cao nhất , các Phó giám đốc và các Phòng Ban nhận nhiệm vụ tư vấn , không có quyền chỉ đạo trực tiếp các đơn vị cơ sở . Như vậy , mô hình tổ chức bộ máy của Công ty vừa phát huy được khả năng sáng tạo , độc lập của các đơn vị cơ sở . Tuy nhiên là một Công ty bao gồm nhiều xí nghiệp đơn vị trực thuộc , quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng với nhiều ngành nghề khác nhau . Đòi hỏi Giám đốc Công ty phải là người am hiểu trong nhiều lĩnh vực , quản lý sát sao đến từng đơn vị trực thuộc . Bên cạnh đó phải có một đội ngũ những người giúp việc ở trong từng phần hành có chuyên môn nghiệp vụ cao . II. Bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ là một đơn vị có bề dày về tổ chức công tác kế toán , Tổ chức bộ máy kế toán này được áp dụng trong toàn Tổng Công ty . Nhằm phục cụ thể hoá chức năng , nhiệm vụ của Phòng Tài chính – Kế toán , công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Tây Hồ được coi là khá hoàn thiện . Với việc tổ chức bộ máy kế toán gọ nhẹ , trong từng phần hành kế toán cụ thể đã được phân công rõ ràng . Đặc biệt với vai trò của Kế toán trưởng đã được trình bày rõ ở phần Tổ chức bộ máy kế toán thì vai trò của Kế toán trưởng là người đại diện thay mặt Nhà nước tại doanh nghiệp có chức năng Giám đốc đồng tiền đã được thể hiện rõ . Về việc phân tổ đối với bộ máy kế toán trên , cơ quan đã phát huy được khả năng của từng thành viên và đạt hiệu quả cao . Đối với các đơn vị trực thuộc , dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Công ty các trưởng ban kế toán ở các đơn vị trực thuộc đã thực hiện một cách có hiệu quả vai trò của mình . Bên cạnh những ưu điểm về tổ chức bộ máy tại Công ty Tây Hồ , còn tồn tại một số yếu điểm cần được quan tâm khác phục . Đó là việc tổ chức kế toán đối với đơn vị cơ sở chưa được sát sao , một số trưởng ban kế toán ở đơn vị còn yếu kém về nghiệp vụ chuyên môn , khả năng thích ứng với cơ chế thị trường . Việc quản lý Tài chính – Kế toán mang tính chất ngành dọc vừa có ưu điểm vừa có khuyết điểm . Ưu điểm ở chỗ nó giúp cho việc sử dụng đồng tiền được đúng mục đích , đạt hiệu quả về kinh tế đồng thời mang tính bảo tồn và phát triển . Nhược điểm là việc quản lý theo ngành dọc thường dẫn đến tình trạng độc quyền , trì trệ , ảnh hưởng đến tính chu chuyển và phát triển vốn , nhừng trệ đối với sản xuất , ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của đơn vị . Một số kiến nghị về bộ máy tổ chức quản lý , bộ máy kế toán . I. Bộ máy tổ chức quản lý Thực tế cho thấy bộ máy tổ chức tại Công ty Tây Hồ cần được tổ chức gọn nhẹ hơn nhưng lại mang tính hiệu quả . Chẳng hạn , Giám đốc giao trực tiếp mảng hoạt động như kinh doanh vật tư ,vận tải, xây lắp , sản xuất công nghiệp cho các Phó Giám đốc có chuyên môn , nghiệp vụ, trình độ quản lý đối với từng hoạt động và chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong phạm vi trách nhiệm của mình . Như vậy phát huy được tính sáng tạo và chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn . Ngoài ra , đối với các đơn vị trực thuộc , các thủ trưởng đơn vị trực thuộc , nếu được giao trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty cũng sẽ đạt được hiệu quả về quản lý kinh tế cao hơn , tạo đà phát triển bền vững. II. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán cần phát huy hơn nữa không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ mà còn đòi hỏi tính sáng tạo . Bởi trong nền kinh tế mở cửa , công tác Tài chính- Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng. Thực tế công tác tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị mới chỉ đáp ứng được về mặt nghiệp vụ đơn thuần là kế toán . Trong công tác kiểm tra kế toán cần được bổ sung như thành lập thêm một bộ phận kiểm toán nội bộ tại đơn vị . Như vậy sẽ đánh giá được thực chất của công tác Tài chính – Kế toán, nâng cao vai trò người quản lý kinh tế.