Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3

i hái c¸c nhµ qu¶n trÞ ngoµi viÖc ph¶i giái chuyªn m«n nghiÖp vô th× hä ph¶i cã kü n¨ng giao tiÕp tèt, ®ã chÝnh lµ c¸c c«ng cô gióp Ých cho hä hoµn thµnh c«ng viÖc vµ nhiÖm vô ®­îc giao. ViÖc t¹o dùng ®­îc c¸c mèi quan hÖ míi lµ rÊt phøc t¹p nªn muèn lµm tèt ®­îc tr­íc tiªn viÖc c¬ b¶n ph¶i lµm lµ t¹o dùng chÝnh c¸c mèi quan hÖ trong néi bé C«ng ty råi míi ph¸t triÓn réng c¸c mèi quan hÖ ®ã ra bªn ngoµi. Ph­¬ng thøc quan hÖ ®a ph­¬ng h­íng nh­ vËy ë n­íc ta ch­a ®­îc phæ biÕn. Do ch­a ®¸nh gi¸ ®óng tÇm quan träng cña v¨n phßng trong viÖc ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cho C«ng ty nªn c«ng t¸c v¨n phßng cña chóng ta míi chØ ph¸t triÓn nh­ hiÖn t¹i. ViÖc trang bÞ nh÷ng thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho c«ng t¸c nµy còng ch­a nhiÒu, nÕu ®­îc trang bÞ hiÖn ®¹i, ®Çy ®ñ th× viÖc x©y dùng c¸c mèi quan hÖ theo ph­¬ng thøc míi nµy sÏ rÊt thuËn lîi. NÕu chóng ta cã sù ®Çu t­ cho lÜnh vùc nµy trong t­¬ng lai th× ch¾c ch¾n chóng ta ph¸t triÓn m¹nh h¬n rÊt nhiÒu, cã thÓ b¾t kÞp c¸c n­íc trong khu vùc vµ thÕ giíi, bao gåm c¶ sù ph¸t triÓn vÒ kinh tÕ. Hy väng chóng ta sÏ cïng nç lùc vµ víi sù trî gióp cña c«ng nghÖ c«ng t¸c v¨n phßng ngµy cµng ph¸t triÓn. Ch­¬ng II : tHùc tr¹ng ho¹t ®éng vµ mèi quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty dÖt 8-3 a. Thùc tr¹ng ho¹t ®éng cña c«ng ty dÖt 8-3. I./ Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty DÖt 8-3. 1./ Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ tr­ëng thµnh cña C«ng ty DÖt 8-3. C«ng ty DÖt 8-3 lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc trùc thuéc Tæng C«ng ty DÖt May ViÖt nam, n»m ë phÝa Nam thµnh phè Hµ néi, ®Þa chØ 460 ®­êng Minh Khai víi diÖn tÝch toµn bé lµ 24 ha. §Çu n¨m 1959 ChÝnh phñ ra quyÕt ®Þnh cho x©y dùng Nhµ m¸y Liªn HiÖp Sîi- DÖt - Nhuém ë Hµ néi. Tõ n¨m 1960 - 1963, ®©y lµ thêi gian Nhµ m¸y võa tiÕn hµnh x©y dùng võa tiÕn hµnh l¾p ®Æt m¸y mãc, thiÕt bÞ s¶n xuÊt. §Õn n¨m 1965, Nhµ m¸y ®­îc c¾t b¨ng kh¸nh thµnh - Nhµ m¸y DÖt 8-3 chÝnh thøc ra ®êi. §Õn n¨m 1985, cïng víi sù chuyÓn ®æi s¶n xuÊt kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng Nhµ m¸y ®· l¾p ®Æt thªm ph©n x­ëng sîi, hai d©y chuyÒn may vµ thµnh lËp ph©n x­ëng may khÐp kÝn. N¨m 1991, theo QuyÕt ®Þnh cña Bé C«ng nghiÖp ®Ó phï hîp víi t×nh h×nh chung cña toµn doanh nghiÖp, Nhµ m¸y DÖt 8-3 ®æi tªn thµnh Liªn hiÖp DÖt 8-3 vµ thay ®æi vÒ c¬ cÊu tæ chøc chia thµnh hai khèi lµ khèi phßng ban (9 phßng chøa n¨ng) vµ c¸c khèi xÝ nghiÖp ( 6 xÝ nghiÖp vµ 1 ph©n x­ëng). N¨m 1994, ®Ó thÝch hîp h¬n n÷a víi viÖc s¶n xuÊt kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, Bé C«ng nghiÖp ®· quyÕt ®Þnh ®æi tªn Liªn hiÖp DÖt 8-3 thµnh C«ng ty DÖt 8-3 víi c¬ cÊu vÒ c¬ b¶n vÉn gi÷ nguyªn nh­ cò nh­ng xÝ nghiÖp May - DÞch vô ®­îc t¸ch thµnh xÝ nghiÖp May vµ xÝ nghiÖp DÞch vô. C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh thµnh lËp doanh nghiÖp cña Bé C«ng nghiÖp nhÑ nh÷ng ho¹t ®éng chñ yÕu cña C«ng ty bao gåm: - S¶n xuÊt vµ b¸n c¸c s¶n phÈm sîi, v¶i c¸c lo¹i. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c liªn quan tíi viÖc s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n phÈm. - NhËp khÈu c¸c nguyªn vËt liÖu thÞ tr­êng trong n­íc vµ ngoµi n­íc ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm. - Trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp xuÊt khÈu s¶n phÈm ra thÞ tr­êng n­íc ngoµi hoÆc cung cÊp c¸c s¶n phÈm nh­ nguyªn liÖu chÝnh cho c¸c c¬ së in nhuém, c¬ së may trong n­íc ®Ó s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm xuÊt khÈu cã gi¸ trÞ. - Trùc tiÕp hay gi¸n tiÕp tiªu thô s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng trong n­íc, cung cÊp s¶n phÈm nh­ lµ nguyªn liÖu thay thÕ hµng nhËp khÈu cho c¬ së nhuém - may ®Ó s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm tiªu thô néi ®Þa cã gi¸ trÞ cao. C«ng ty DÖt 8-3 tõ khi thµnh lËp cho ®Õn nay, mÆc dï ®· tr¶i qua rÊt nhiÒu khã kh¨n nh­ng C«ng ty DÖt 8-3 lu«n phÊn ®Êu v­ît qua vµ ®· kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ cña m×nh trong nghµnh DÖt May ViÖt Nam. 2./ Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô. C«ng ty DÖt 8-3 lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc cã chøc n¨ng s¶n xuÊt vµ cung øng cho thÞ tr­êng c¸c s¶n phÈm dÖt, may, sîi, nhuém, in hoa ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu tiªu chuÈn do Nhµ n­íc ®Æt ra vµ ®­îc ng­êi tiªu dïng chÊp nhËn. C«ng ty DÖt 8-3 cã nhiÖm vô chÝnh: - §ãng gãp vµo sù ph¸t triÓn cña ngµnh DÖt May vµ nÒn kinh tÕ quèc d©n, sù ph¸t triÓn cña C«ng ty DÖt 8-3 sÏ gãp phÇn quan träng thóc ®Èy ngµnh DÖt - May ViÖt Nam ph¸t triÓn. §iÒu nµy thÓ hiÖn ë c¸c ho¹t ®éng nh­ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi x©m nhËp vµo c¸c thÞ tr­êng quèc tÕ, t¹o thªm c¸c c¬ héi vÖ tinh cho C«ng ty. - B×nh æn thÞ tr­êng cña c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc khi nÒn kinh tÕ vËn hµnh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng. §Ó thùc hiÖn nhiÖm vô nµy, C«ng ty DÖt 8-3 vµ c¸c ®¬n vÞ thuéc Tæng C«ng ty DÖt - May ViÖt Nam còng thùc hiÖn chÝnh s¸ch qu¶n lý thÞ tr­êng cña Nhµ n­íc nh­: b×nh æn gi¸ qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm, chèng hµng gi¶, hµng nh¸i mÉu. Thùc hiÖn hç trî c¸c doanh nghiÖp ®Þa ph­¬ng vÒ nguyªn liÖu, tiªu thô s¶n phÈm trong nh÷ng lóc khã kh¨n. - T¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng, gãp phÇn æn ®Þnh x· héi. Do quy m« lín cña C«ng ty, ®Æc ®iÓm cña ngµnh DÖt May lµ cÇn nhiÒu lao ®éng. Nh÷ng n¨m qua, C«ng ty ®· t¹o hµng ngµn chç lµm cho ng­êi lao ®éng, ®Æc biÖt lµ ®èi víi sinh viªn míi ra tr­êng. Gãp phÇn lµm gi¶m tû lÖ thÊt nghiÖp, gi¶m c¸c tÖ n¹n x· héi do t×nh tr¹ng thÊt nghiÖp g©y ra. - NhiÖm vô ®ãng gãp cho ng©n s¸ch Nhµ n­íc lµ nghÜa vô chung cña doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ. HiÖn nay C«ng ty DÖt 8-3 ®· tiÕn hµnh h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, Nhµ n­íc chØ cÊp l­îng vèn nhá kho¶ng 20% phÇn cßn l¹i C«ng ty ph¶i tù huy ®éng tõ nguån kh¸c. 3./ C¸c mÆt hµng s¶n xuÊt chÝnh. C¸c mÆt hµng s¶n xuÊt chñ yÕu cña C«ng ty DÖt 8-3 bao gåm: - C¸c lo¹i sîi b«ng, sîi pha ch¶i th­êng vµ ch¶i kü. - V¶i may mÆc : v¶i b«ng, phin, v¶i katª, v¶i chÐo, v¶i pha tõ méc ®Õn nhuém, kÎ vµ in hoa khæ réng 0.8 ®Õn 1.6m. - Hµng may mÆc: víi ®Çy ®ñ chñng lo¹i nh­ s¬ mi, quÇn ©u, jacket nam n÷, quÇn ¸o b¶o hé lao ®éng vµ quÇn ¸o trÎ em.... Ngoµi ra, C«ng ty cßn s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm theo ®¬n ®Æt hµng cña c¸c ®èi t¸c trong vµ ngoµi n­íc. II./ Tæ chøc vµ quy m« ho¹t ®éng cña C«ng ty DÖt 8-3. 1./ C¬ cÊu tæ chøc. Do C«ng ty DÖt 8-3 lµ mét C«ng ty lín cã kho¶ng 3200 c¸n bé c«ng nh©n, nªn viÖc tæ chøc vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña C«ng ty ®ßi hái ph¶i chÆt chÏ nh­ vËy míi kÕt nèi ®­îc c¸c bé phËn l¹i víi nhau. ChÝnh v× thÕ ®Ó t¹o lËp ®­îc mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lÝ, n¨ng ®éng vµ hiÖu qu¶ trong c«ng viÖc nªn C«ng ty ®· chän h×nh thøc tæ chøc lµ trùc tuyÕn chøc n¨ng. ¦u ®iÓm: h×nh thøc tæ chøc nµy lµ nh»m duy tr× quyÒn lùc, tr¸ch nhiÖm cung cÊp cho Tæng Gi¸m ®èc sù hç trî cña c¸c bé phËn chøc n¨ng vÒ c¸c lÜnh vùc chuyªn m«n. §ång thêi, nã võa kÕt hîp ®­îc c¸c chuyªn viªn chøc n¨ng g¾n víi ng­êi l·nh ®¹o trùc tuyÕn ( Tæng Gi¸m ®èc) võa kh¾c phôc ®­îc sù t¸ch rêi gi÷a Ban l·nh ®¹o vµ bé phËn chøc n¨ng t¹o nªn sù phèi hîp nhÞp nhµng. Nh­îc ®iÓm: víi kiÓu tæ chøc nµy tuy ph¸t huy ®­îc nhiÒu ­u ®iÓm nh­ng trong mét sè tr­êng hîp cã thÓ g©y ra m©u thuÉn do sù kh«ng nhÊt qu¸n trong viÖc tham m­u cho Tæng Gi¸m ®èc cña c¸c bé phËn. S¬ ®å hÖ thèng tæ chøc cña C«ng ty DÖt 8-3. 2./ Chøc n¨ng cña tõng bé phËn. * VÒ ban l·nh ®¹o cña C«ng ty. C«ng ty DÖt 8-3 kinh doanh ngµy mét ph¸t triÓn, mét phÇn bëi ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cña ban l·nh ®¹o vµ c¸c phßng ban trong C«ng ty. Tæng Gi¸m ®èc: lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chung trong viÖc ®iÒu hµnh cña C«ng ty ®ång thêi còng lµ ng­êi trùc tiÕp phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé vµ ®iÒu hµnh tµi chÝnh, s¶n xuÊt, xuÊt nhËp khÈu ... cña C«ng ty. Ng­êi ®øng ®Çu C«ng ty hiÖn nay lµ Tæng gi¸m ®èc Phan ViÖt H¶o. Ba phã Tæng Gi¸m ®èc cã nhiÖm vô gióp viÖc cho Tæng Gi¸m ®èc trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý C«ng ty: - Phã Tæng Gi¸m ®èc kÜ thuËt: lµ ng­êi tham m­u gióp viÖc Tæng Gi¸m ®èc, chÞu tr¸ch nhiÖm chung vÒ m¶ng kÜ thuËt cña C«ng ty. - Phã Tæng Gi¸m ®èc s¶n xuÊt: lµ ng­êi tham m­u gióp viÖc Tæng Gi¸m ®èc, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ m¶ng s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm. - Phã Tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch chÕ ®é lao ®éng: lµ ng­êi tham m­u gióp viÖc cho Tæng Gi¸m ®èc, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c chÕ ®é lao ®éng ®èi víi toµn bé lao ®éng trong C«ng ty. Gióp viÖc cho Ban l·nh ®¹o C«ng ty cã c¸c phßng ban, tuú theo chuyªn m«n, nghiÖp vô ®­îc giao vµ c¸c xÝ nghiÖp, ph©n x­ëng trùc tiÕp tham gia nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh phôc vô c«ng t¸c s¶n xuÊt vµ ®êi sèng cña C«ng ty. * Chøc n¨ng cña c¸c phßng ban. * Phßng kü thuËt: lµ mét bé phËn chøc n¨ng hîp tham m­u, gióp viÖc cho Tæng Gi¸m ®èc vÒ toµn bé lÜnh vùc c«ng t¸c kü thuËt - chÊt l­îng vµ b¶o hé lao ®éng. C¸c ho¹t ®éng khoa häc kü thuËt, ®æi míi c«ng nghÖ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong C«ng ty nh»m ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm, tiÕn ®é s¶n xuÊt cña C«ng ty vµ ®Þnh møc kü thuËt thiÕt kÕ c¸c mÆt hµng ®¸p øng nhu cÇu cña thÞ tr­êng. * Phßng xuÊt nhËp khÈu: phô tr¸ch xuÊt nhËp khÈu sang c¸c n­íc kh¸c c¸c s¶n phÈm cña C«ng ty. §ång thêi, chÞu tr¸ch nhiÖm nhËp khÈu d©y chuyÒn c«ng nghÖ tiªn tiÕn cña c¸c n­íc trªn thÕ giíi bao gåm c¸c m¸y mãc, thiÕt bÞ phô tïng, nguyªn vËt liÖu phô tïng phôc vô trùc tiÕp cho s¶n xuÊt còng nh­ c¸c ho¹t ®éng kh¸c trong C«ng ty. * Phßng kÕ ho¹ch tiªu thô: víi chøc n¨ng x©y dùng triÓn khai s¶n xuÊt vµ kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm gãp phÇn hoµn thµnh c¸c kÕ ho¹ch cña C«ng ty. Ngoµi viÖc lªn kÕ ho¹ch tiªu thô, phßng cßn ph¶i triÓn khai thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch tiªu thô ®Ò ra b»ng viÖc t×m c¸c ®èi t¸c, c¸c kh¸ch hµng tiªu thô s¶n phÈm th«ng qua t×m kiÕm vµ qu¶ng c¸o s¶n phÈm cña C«ng ty ®ång thêi kÕt hîp víi c¸c cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm ®Ó thùc hiÖn tèt c¸c kÕ ho¹ch ®Ò ra. * Phßng B¶o vÖ qu©n sù: do yªu cÇu thùc tiÔn cña C«ng ty vÒ quy m« còng nh­ thêi gian lµm viÖc (24 / 24 giê ngµy ®ªm) phßng cã chøc n¨ng b¶o ®¶m trËt tù an ninh, gi¸m s¸t vµ b¸o c¸o nh÷ng tr­êng hîp vi ph¹m néi quy cña c«ng nh©n viªn trong C«ng ty cho l·nh ®¹o biÕt, b¶o vÖ tµi s¶n vµ phßng chèng ch¸y næ, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn nghÜa vô qu©n sù, x©y dùng lùc l­îng tù vÖ cña C«ng ty. * Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh: cã chøc n¨ng tham m­u cho l·nh ®¹o cña C«ng ty vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh trong C«ng ty, ®ång thêi theo dâi t×nh h×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty trong kú. §Õn cuèi kú h¹ch to¸n vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®«ng cña C«ng ty lç hay l·i. Sè liÖu ®­îc tËp hîp tõ phßng ban c¸c xÝ nghiÖp lªn phßng th«ng qua c¸c b¸o c¸o hµng th¸ng, hµng quý. * Ban ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n: víi chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc cho Tæng Gi¸m ®èc trong viÖc më réng quy m« cña C«ng ty ®ång thêi còng lËp c¸c ph­¬ng ¸n ®Çu t­ c¶i t¹o m¸y mãc thiÕt bÞ c«ng nghÖ nh»m n©ng cao n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. * Trung t©m thÝ nghiÖm vµ KCS (kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm): víi chøc n¨ng gióp Tæng Gi¸m ®èc trong viÖc kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi ®­a ra thÞ tr­êng tiªu thô.§ång thêi lµ n¬i thÝ nghiÖm chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu, chÊt l­îng s¶m phÈm míi tr­íc khi ®­a vµo s¶n xuÊt hµng lo¹t. * Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: víi chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc cho l·nh ®¹o C«ng ty trong lÜnh vùc tæ chøc lao ®éng, chÕ ®é tiÒn l­¬ng vµ c¸c c«ng viÖc hµnh chÝnh, v¨n th­, phôc vô kh¸c. Ngoµi c¸c phßng ban C«ng ty DÖt 8-3 cßn bao gåm c¸c ®¬n vÞ, xÝ nghiÖp thµnh viªn cïng tham gia ho¹t ®éng qu¶n lý vµ s¶n xuÊt trong C«ng ty. §ã lµ c¸c xÝ nghiÖp Sîi A - Sîi B - Sîi II, xÝ nghiÖp DÖt - Nhuém - xÝ nghiÖp C¬ ®iÖn, xÝ nghiÖp May, xÝ nghiÖp DÞch vô. Tãm l¹i, qua chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban trong C«ng ty DÖt 8-3 nãi trªn, ta thÊy c¸c bé phËn phßng ban trong C«ng ty ho¹t ®éng rÊt tÝch cùc. Mçi bé phËn ®¶m nhiÖm mét sè chøc n¨ng, nhiÖm vô riªng, kh¸c nhau. C¸c phßng ban trong C«ng ty lu«n hç trî lÉn nhau bæ sung cho nhau hÕt søc hîp lý vµ chÆt chÏ. ChÝnh v× cã nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®Æc biÖt nh­ thÕ, ®· n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng C«ng ty. KÕt qu¶ ®ã còng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. 3./ Quy m« ho¹t ®éng. HiÖn nay, C«ng ty cã mÆt b»ng réng (tæng diÖn tÝch kho¶ng 24ha) ®· t¹o nhiÒu ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho C«ng ty ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh nh­ x©y dùng c¸c ph©n x­ëng, nhµ x­ëng s¶n xuÊt, nhµ kho ®Ó nguyªn vËt liÖu vµ hµng ho¸ thµnh phÈm. VÒ vèn, ®Õn cuèi n¨m 1999 C«ng ty ®· cã sè vèn lªn tíi 250 ®ång, trong ®ã vèn Nhµ n­íc cÊp chiÕm kho¶ng 40%. PhÇn cßn l¹i cña C«ng ty ph¶i ®i vay ng©n hµng, huy ®éng vèn tù cã vµ mét sè h×nh thøc kh¸c. B¶ng nguån vèn cña C«ng ty (1998 - 2000). ChØ tiªu, n¨m 1998 1999 2000 Tæng nguån vèn 269327 262692 271354 Nî ph¶i tr¶ 199586 194076 192321 Vèn cña chñ së h÷u 68581 69476 77033 VÒ thiÕt bÞ C«ng ty ®· cã d©y chuyÒn s¶n xuÊt hoµn chØnh, hiÖn ®¹i cã kh¶ n¨ng s¶n xuÊt nh÷ng s¶n phÈm chÊt l­îng cao ë tÊt c¶ c¸c xÝ nghiÖp. Nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ ®ã ®­îc nhËp tõ c¸c n­íc cã c«ng nghÖ tiªn tiÕn nh­: d©y chuyÒn kÐo sîi ý víi 21.000 cäc sîi, m¸y dÖt kiÕm Hµn Quèc, m¸y dÖt Plean cña Thuþ SÜ, m¸y nhuém liªn hîp cña NhËt, m¸y in hoa Ên §é… §èi víi nguån lùc lao ®éng, theo nh­ b¸o c¸c tæng kÕt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 1999 - 2001, th× tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc lµ 3200 ng­êi. trong ®ã sè lao ®éng n÷ chiÕm 68%. - Sè c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt lµ : 2856 chiÕm 89% - Sè c«ng nh©n - c¸n bé lao ®éng gi¸n tiÕp: 344 chiÕm 11% Tr×nh ®é v¨n ho¸: + §¹i häc- cao ®¼ng : 210 ng­êi + Trung cÊp : 147 ng­êi + CN häc nghÒ : 2804 ng­êi Víi mét sù ph©n bè kh«ng ®ång ®Òu trong ®ã sè l­îng n÷ chiÕm tØ lÖ h¬n mét nöa trong C«ng ty. Lao ®éng n÷ mÆc dï cã ­u ®iÓm lµ cÇn cï, chÞu khã nh­ng ®iÒu ®ã còng gÆp mét sè bÊt lîi trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ ®¶m b¶o giê c«ng lao ®éng (do hä cã thÓ nghØ thai s¶n hay søc khoÎ h¹n chÕ). iII./ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ s¶n xuÊt cña c«ng ty dÖt 8 - 3. 1./ §¸nh gi¸ vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Ngµy nay trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu ph¶i chuyÓn sang kinh doanh s¶n xuÊt cã h¹ch to¸n kÕ to¸n ®éc lËp, do vËy mäi ho¹t ®éng qu¶n lý ®iÒu tiÕt s¶n xuÊt víi môc tiªu lµ ®Ó doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn tøc lµ ph¶i t¹o ra ®­îc lîi nhuËn ®ång thêi ®¶m b¶o c«ng ¨n viÖc lµm vµ thu nhËp cho ng­êi lao ®éng. Cïng xu thÕ ®ã, ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty còng ®ang ®i vµo quü ®¹o, hµng n¨m thu nhËp cña ng­êi lao ®éng trong C«ng ty còng t¨ng theo. B×nh qu©n thu nhËp cña hä hiÖn nay kho¶ng 670 ngh×n ®/ ng­êi ®· chøng tá phÇn nµo sù lín m¹nh vµ ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña C«ng ty trong suèt chÆng ®­êng h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. Sè ng­êi cã tr×nh ®é trong C«ng ty kh«ng ngõng t¨ng lªn, cô thÓ hiÖn t¹i C«ng ty cã kho¶ng 210 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ cao ®¼ng. Sù quan t©m cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty tíi viÖc ®µo t¹o c¸n bé, n©ng cao tr×nh ®é cho thÊy tÇm nh×n chiÕn l­îc cña C«ng ty tíi yÕu tè ®µo t¹o nguån nh©n lùc, mét trong nh÷ng nh©n tè quyÕt ®Þnh sù ph¸t triÓn hay tôt hËu cña C«ng ty trong t­¬ng lai. ChÝnh nhê cã chÝnh s¸ch ®óng ®¾n mµ C«ng ty kinh doanh cã l·i. B¶ng b¸o c¸o kÕt qu¶ trong giai ®o¹n 1997 -2000 ChØ tiªu §¬n vÞ 1977 1998 1999 2000 1.Tæng doanh thu TØ § 184,141 173,651 189,032 195,312 2.Tæng chi phÝ TØ § 165,985 193,972 202,432 182,100 3. Gi¸ trÞ s¶n xuÊt TØ § 190,358 181,196 206,844 205,003 4. Lîi nhuËn TØ § +18,156 -20,321 -13,400 +13,212 5. Tæng sè lao ®éng Ng­êi 3.958 3.697 3.395 3.225 6.Thu nhËp BQ §/ng 410.000 490.000 574.540 677.400 (Nguån phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n) Tõ c¸c sè liÖu ë b¶ng trªn ta còng ®· ®¸nh gi¸ ®­îc kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña C«ng ty trong giai ®o¹n tõ 1997 - 2000. Cô thÓ lµ tõ n¨m 1994, C«ng ty DÖt 8-3 thùc sù b¾t ®Çu chuyÓn h­íng sang s¶n xuÊt kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, C«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n v× nhiÒu nguyªn nh©n kh¸ch quan vµ chñ quan. C¹nh tranh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng lµ mét quy luËt tÊt yÕu ®èi víi bÊt cø mét doanh nghiÖp nµo chø kh«ng chØ riªng ®èi víi ngµnh DÖt May hay C«ng ty DÖt 8-3. §©y lµ nguyªn nh©n kh¸ch quan c¬ b¶n g©y nªn khã kh¨n cña C«ng ty nh­ng nã còng lµ ®ßn bÈy gióp C«ng ty v­¬n lªn thÝch øng víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Cô thÓ, trong n¨m 1997 -1999 C«ng ty gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n, C«ng ty tiÕn hµnh ®Çu t­ n©ng cÊp xÝ nghiÖp Nhuém, xÝ nghiÖp Sîi II vµ xÝ nghiÖp Sîi A b»ng c¸c m¸y mãc c«ng nghÖ cña §øc, NhËt B¶n.., ®µo t¹o c«ng nh©n, x©y dùng nhµ x­ëng cho xÝ nghiÖp May víi mét hÖ thèng m¸y may vµ c¸c thiÕt bÞ kh¸c víi chi phÝ lªn ®Õn 32 tØ ®ång. Do m¸y mãc thiÕt bÞ míi ®Çu t­, ch­a ph¸t huy hÕt n¨ng lùc s¶n xuÊt, ®ång thêi víi chi phÝ ®Çu t­ c¬ së h¹ tÇng, m¸y mãc, chi phÝ ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý c«ng nh©n s¶n xuÊt vµ b¶o d­ìng t­¬ng ®èi lín. Thªm vµo ®ã, ngµnh DÖt May nãi chung vµ C«ng ty DÖt 8-3 nãi riªng vÉn cßn bÞ ¶nh h­ëng bëi sù khñng ho¶ng kinh tÕ trong khu vùc ®· lµm cho doanh thu vµ lîi nhuËn trong hai n¨m gi¶m ®¸ng kÓ. NhÊt lµ n¨m 1998 lç tíi 20,321 tØ ®ång vµ n¨m 1999 lç cã Ýt h¬n. Trong n¨m 2000, m¸y mãc thiÕt bÞ b¾t ®Çu ®­îc khai th¸c, sö dông, lao ®éng ph¸t huy hiÖu qu¶ lµm viÖc nªn ®· cã l·i. Doanh thu cña n¨m 2000 so víi n¨m 1998 t¨ng 12.47% vµ ®¹t 195,312 tØ ®ång, lîi nhuËn ®¹t 13.212 tØ ®ång. §Õn nay nhÞp ®é s¶n xuÊt cña C«ng ty b¾t ®Çu ®i vµo thÕ æn ®Þnh, hµng n¨m doanh thu cña C«ng ty lu«n ®¹t gÇn 200 tØ ®ång, nép ng©n s¸ch nhµ n­íc chiÕm 20%. TØ lÖ trÝch nép 20% kh«ng ph¶i lµ cao, nh­ng hµng n¨m C«ng ty lu«n hoµn thµnh c¸c nghÜa vô vÒ thuÕ ®èi víi Nhµ n­íc vµ chi tr¶ l­¬ng ®Çy ®ñ kÞp thêi cho c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty. Thu nhËp b×nh qu©n trªn ®Çu ng­êi ®èi víi c«ng nh©n s¶n xuÊt ngµy cµng t¨ng, ®ã lµ trong n¨m 1998 so víi n¨m 1997 t¨ng 19,5% - n¨m 2000 so víi n¨m 1999 t¨ng 17,91%. Vµ n¨m 2001, thu nhËp toµn C«ng ty b×nh qu©n 690 ngh×n ®ång/ng­êi. Tíi n¨m 2002 thu nhËp b×nh qu©n tiÕn tíi tõ 680 - 700ngh×n ®ång /ng­êi. 2./ §¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng. * ThÕ m¹nh: Qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi c¬ chÕ kinh tÕ, tõ c¬ chÕ bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng, kh«ng Ýt c¸c doanh nghiÖp, trong ®ã cã c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc ph¶i lao ®ao vµ nhiÒu ®¬n vÞ Nhµ n­íc ®· bÞ gi¶i thÓ. C«ng ty DÖt 8-3 vÉn ®øng v÷ng vµ lín m¹nh kh«ng ngõng ®· chøng tá sù s¸ng suèt trong viÖc l·nh ®¹o, chØ ®¹o ho¹t ®éng cña c¸c cÊp qu¶n trÞ trong C«ng ty. Hä ®· m¹nh d¹n thay ®æi c¬ cÊu qu¶n lÝ theo h­íng tinh gi¶m nh­ng n¨ng ®éng h¬n, thay thÕ c¬ cÊu cång kÒnh vµ ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶ x­a kia. M¹nh d¹n vay vèn ®Çu t­ c¸c trang thiÕt bÞ m¸y mãc hiÖn ®¹i víi d©y chuyÒn c«ng nghÖ s¶n xuÊt tiªn tiÕn cña n­íc ngoµi , chÝnh ®iÒu nµy ®· më ra cho C«ng ty mét h­íng ®i ®óng t¹o vÞ thÕ cho C«ng ty ®­îc n©ng cao, trë thµnh mét trong nh÷ng con chim ®Çu ®µn cña ngµnh DÖt May ViÖt Nam. C«ng ty cßn kh«ng ngõng tæ chøc c¸c líp häc, kho¸ häc nh»m n©ng cao tay nghÒ cña c«ng nh©n vµ tr×nh ®é cña c¸c c¸n bé, gióp cho hä giái vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n, thuÇn thôc trong lao ®éng, nh÷ng yÕu tè nµy ®· ®­a C«ng ty ph¸t triÓn ®i lªn nh­ ngµy h«m nay. Mét thÕ m¹nh n÷a cÇn nãi ®Õn lµ C«ng ty ®· t¹o ra ®­îc nguån néi lùc m¹nh mÏ, mét ®éi ngò kÕ cËn rÊt trÎ. Hä cã tµi n¨ng vµ nh÷ng s¸ng kiÕn thiÕt thùc ®Ó gióp cho C«ng ty t¹o nh÷ng b­íc nh¶y vät tr­íc c¸c ®èi thñ c¹nh tranh. *H¹n chÕ: Tuy cã sù ph¸t triÓn m¹nh vµ kh¸ æn ®Þnh nh­ vËy nh­ng vÉn cßn tån t¹i mét sè h¹n chÕ. NÕu c¸c yÕu tè nµy ®­îc kh¾c phôc ®óng ®¾n th× C«ng ty sÏ ph¸t triÓn m¹nh mÏ h¬n. - VÒ vÊn ®Ò maketing: thùc chÊt tr­íc ®©y C«ng ty Ýt chó ý tíi vÊn ®Ò nµy cã thÓ ch­a ®¸nh gi¸ ®óng tÇm quan träng cña nã nh­ng trong xu thÕ hiÖn nay muèn g©y ®­îc ¶nh h­ëng trong thÞ tr­êng th× C«ng ty cÇn ph¶i tham gia lÜnh vùc nµy b»ng c¸c ho¹t ®éng nh­ qu¶ng c¸o, tÝch cùc tham gia c¸c héi chî giíi thiÖu s¶n phÈm cña m×nh. - VÒ chñng lo¹i, mÉu m·: Ýt mÉu hoa v¨n thiÕt kÕ ®éc ®¸o, sang träng do ®ã còng cÇn ph¶i xem xÐt ®Ó bæ sung. - VÒ chÊt l­îng s¶n phÈm: C«ng ty cÇn ph¶i n©ng cao h¬n n÷a chÊt l­îng s¶n phÈm hiÖn cã vµ t¹o ra mét sè s¶n phÈm cao cÊp phôc vô nhu cÇu ®ái hái cao trong x· héi, ®Ó t¨ng søc c¹nh tranh víi c¸c mÆt hµng kh¸c trong n­íc nhÊt lµ s¶n phÈm may mÆc ë khu vùc phÝa Nam vµ s¶n phÈm cña hµng ngo¹i nhËp nh­ Trung Quèc, Th¸i Lan... 3./ Môc tiªu vÒ s¶n suÊt kinh doanh cña C«ng ty DÖt 8-3 n¨m 2002. PhÊn ®Êu thùc hiÖn th¾ng lîi môc tiªu chñ yÕu sau: - Gi¸ trÞ s¶n xuÊt c«ng nghiÖp : 250 tû - Tæng doanh thu : 300 tû - S¶n phÈm chñ yÕu : + V¶i c¸c lo¹i: 16 triÖu mÐt + Sîi toµn bé : 6600 tÊn + S¶n phÈm may: 1103900 s¶n phÈm - Thu nhËp b×nh qu©n: 680-700 ngh×n ®ång/ ng­êi/ th¸ng. B. X¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty. I./ C¸c mèi quan hÖ trong C«ng ty. 1./ Mèi quan hÖ theo c«ng viÖc. Mèi quan hÖ nµy ®­îc x¸c lËp dùa trªn chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng bé phËn mµ cã sù t¸c ®éng qua l¹i trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Trong ®ã, c¸c bé phËn cã nh÷ng m¶ng c«ng viÖc liªn quan ®Õn nhau th× sÏ do mét ng­êi phô tr¸ch chung. Nh­ phßng Tæ chøc hµnh chÝnh vµ trung t©m thÝ nghiÖm KCS mÆc dï gåm c¶ ba Phã Tæng Gi¸m ®èc phô tr¸ch chung nh­ng chØ ®¹o trùc tiÕp chñ yÕu do Phã Tæng Gi¸m ®èc phô tr¸ch vÒ chÕ ®é lao ®éng. Mèi quan hÖ theo c«ng viÖc kh«ng rµng buéc c¸c bé phËn ph¶i gép l¹i víi nhau nh­ng l¹i kÕt nèi ®­îc c¸c bé phËn nµy trong c¸c c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn nhau, vµ cã thÓ phèi hîp vµ trî gióp nhau khi thùc hiÖn nhiÖm vô. VÝ dô: Khi tiÕn hµnh xÕp lo¹i, khen th­ëng lao ®éng kÞp thêi th× phßng Tæ chøc hµnh chÝnh vµ trung t©m thÝ nghiÖm KCS cã tr¸ch nhiÖm xem xÐt, ®¸nh gi¸ chÊt l­îng s¶n phÈm theo tiªu chuÈn quy ®Þnh cña C«ng ty ®Ó xÐt lo¹i, sau ®ã lËp danh s¸ch khen th­ëng tr×nh Phã Tæng gi¸m ®èc phô tr¸ch vÒ chÕ ®é lao ®éng duyÖt ®Ó quyÕt ®Þnh vµ th«ng b¸o cho ng­êi lao ®éng. C¸ch thøc tæ chøc nh­ vËy lµ dùa trªn c¬ cÊu chøc n¨ng ®Ó nh»m ph©n c«ng nh©n viªn theo nh÷ng lÜnh vùc chuyªn m«n mµ hä phô tr¸ch, c¸c nguån lùc cã trong ®¬n vÞ vµ sù phèi hîp cña c¸c bé phËn kh¸c gióp hä hoµn thµnh c«ng viÖc cña C«ng ty. Tuy nhiªn, víi c¸ch thøc thùc hiÖn c«ng viÖc nh­ vËy ch­a ph¶i nhanh gän vµ cã phÇn h¬i r­êm rµ nh­ng l¹i thèng nhÊt ®­îc c¸c bé phËn trong c¶ ®¬n vÞ. Do ®ã, viÖc thùc hiÖn sÏ ®­îc ®ång t×nh cña nhiÒu bé phËn vµ sù thèng nhÊt cao, ®Ó cã sù hç trî vµ phèi hîp tèt tõ nhiÒu phÝa liªn quan. 2./ Mèi quan hÖ theo bé phËn. Trong s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty DÖt 8-3 (trang 20), mçi « vu«ng thÓ hiÖn mét bé phËn kh¸c nhau, c¸c c«ng viÖc ë c¸c bé phËn nµy hoµn toµn ®éc lËp, mçi mét bé phËn ®¶m tr¸ch mét c«ng viÖc riªng, mäi ph©n c«ng chØ ®¹o thùc hiÖn bëi ban l·nh ®¹o cña C«ng ty. MÖnh lÖnh ®­îc truyÒn trùc tiÕp tíi tõng thµnh viªn trong ®ã. Mèi quan hÖ ë ®©y lµ mèi quan hÖ trùc tuyÕn, ng­êi qu¶n trÞ cÊp cao nhÊt sÏ cã quyÒn chØ ®¹o thùc hiÖn trùc tiÕp kh«ng th«ng qua c¸c kh©u trung gian. Nh­ bé phËn v¨n th­, l­u tr÷ th× chñ yÕu thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc qu¶n lÝ c«ng v¨n giÊy tê, ®¸nh m¸y, l­u tr÷ hå s¬... 3./ Mèi quan hÖ theo cÊp qu¶n trÞ. Theo s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc trong C«ng ty (trang 20) ®· cho biÕt râ sù ph©n cÊp qu¶n trÞ trong C«ng ty. HÖ thèng thø bËc trong qu¶n trÞ biÓu hiÖn: tõ Tæng Gi¸m ®èc lµ cÊp qu¶n trÞ cao nhÊt tiÕp ®ã lµ c¸c Phã Tæng Gi¸m ®èc, xuèng c¸c phßng ban vµ cuèi cïng lµ c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn. Mçi mét cÊp trong s¬ ®å biÓu diÔn mét vÞ trÝ, tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n kh¸c nhau. C¸c mèi quan hÖ ®ã mang tÝnh lÖ thuéc cña cÊp d­íi ®èi víi cÊp trªn, nã kh«ng cã sù t¸c ®éng qua l¹i mµ lµ sù tu©n thñ, phôc tïng. C¸c mÖnh lÖnh ®­îc truyÒn xuèng tõ Tæng Gi¸m ®èc tíi c¸c cÊp theo mét chiÒu däc vµ cÊp d­íi ph¶i chÊp hµnh. Tuy nhiªn, c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng nªn khi ra c¸c quyÕt ®Þnh, chØ thÞ th× ®· cã sù tham m­u tõ c¸c bé phËn chøc n¨ng hç trî Tæng Gi¸m ®èc. Do ®ã, khi quyÕt ®Þnh ®­îc ban ra lµ cã sù thèng nhÊt c¬ b¶n cña c¸c bé phËn. §ång thêi, mèi quan hÖ dùa theo cÊp qu¶n trÞ cßn chØ râ tr¸ch nhiÖm còng nh­ quyÒn h¹n cña tõng cÊp, tõng bé phËn trong C«ng ty. 4./ Mèi quan hÖ theo ph¹m vÞ quyÒn h¹n. G¾n víi tõng bé phËn cã trong C«ng ty lµ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cô thÓ. Trong ®ã, mçi bé phËn cã quyÒn thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc ®Æt ra theo yªu cÇu cña Tæng Gi¸m ®èc vµ yªu cÇu cña kÕ ho¹ch ®· ®Æt ra. NÕu hoµn thµnh c«ng viÖc ®ã lµ ®· gãp phÇn hoµn thµnh c«ng viÖc chung trong toµn C«ng ty. Mèi quan hÖ nµy lµ sù ghÐp nèi chung quyÒn lùc gi÷a c¸c bé phËn ®Ó cïng phèi hîp chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng viÖc. V× trong C«ng ty DÖt 8-3 th× sù ph©n ®Þnh c¸c chøc n¨ng vµ quyÒn h¹n râ rµng cña tõng bé phËn, tõng phßng ®· t¹o nªn sù t¸ch biÖt khi thùc hiÖn nhiÖm vô. Nhiªï khi kh«ng cã sù phèi hîp gi÷a c¸c phßng cã thÓ dÉn ®Õn chËm tiÕn ®é hoÆc thùc hiÖn c«ng viÖc kh«ng ®ång bé trong môc tiªu cña toµn C«ng ty. II./ Quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty. 1./ Nh©n sù vµ c¬ cÊu tæ chøc trong v¨n phßng cña C«ng ty. Trong c¸c tæ chøc, ®¬n vÞ nµo còng ®Òu tån t¹i v¨n phßng, cã thÓ v¨n phßng ®ã lín hay nhá tuú theo c¸ch tæ chøc vµ bè trÝ cña tõng c¬ quan ®ã nh­ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña nã lu«n kh«ng thay ®æi. C¸c c«ng viÖc hµnh chÝnh v¨n phßng hiÖn diÖn ë kh¾p mäi n¬i trong C«ng ty. VËy v¨n phßng ®­îc hiÓu nh­ thÕ nµo? V¨n phßng ®­îc hiÓu lµ mét thùc thÓ bao gåm c¸c yÕu tè vËt chÊt, m«i tr­êng vµ nh©n sù phï hîp víi yªu cÇu theo xö lÝ, qu¶n lÝ th«ng tin nh»m phôc vô cho viÖc thùc hiÖn môc tiªu cña ®¬n vÞ. Trong thùc tiÔn ë n­íc ta ®ang tån t¹i chñ yÕu hai lo¹i v¨n phßng ®ã lµ v¨n phßng theo chøc n¨ng qu¶n lÝ cña nhµ n­íc vµ v¨n phßng qu¶n lÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty nh­ v¨n phßng Bé, UBND...thuéc hÖ thèng c¬ quan quan lÝ cña nhµ n­íc cßn v¨n phßng cña C«ng ty DÖt 8-3 thuéc lo¹i v¨n phßng qu¶n lÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Nh­ng dï lµ lo¹i v¨n phßng nµo víi nh÷ng nhiÖm vô nhiÒu hay Ýt th× th«ng th­êng trong c¸c v¨n phßng lu«n ®¶m b¶o ba chøc n¨ng chÝnh: - Chøc n¨ng tæng hîp - Chøc n¨ng tham m­u - Chøc n¨ng hËu cÇn Trong ®ã, chøc n¨ng tæng hîp ®­îc ®Æt lªn hµng ®Çu, chøc n¨ng nµy gióp v¨n phßng thu nhËn, xö lÝ ph©n lo¹i tÊt c¶ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ë trong vµ ngoµI ®¬n vÞ mµ v¨n phßng thu nhËn ®­îc. Sau ®ã ®¸nh gi¸, xÕp lo¹i vµ tæng hîp ®Ó göi cho l·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn kh¸c. §èi víi chøc n¨ng nµy ë C«ng ty DÖt 8-3 hÇu hÕt mäi ho¹t ®éng trong v¨n phßng chØ chñ yÕu x©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú hay ®ét xuÊt cho l·nh ®¹o C«ng ty n¨ng tham m­u vÒ lÜnh vùc tæ chøc lao ®éng, chÕ ®é tiÒn l­¬ng vµ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷. HiÖn nay, sè nh©n viªn cña phßng gåm cã 20 ng­êi, tÊt c¶ ®Òu thuéc biªn chÕ nhµ n­íc. C¸c thiÕt bÞ trong phßng ®· ®­îc trang bÞ phôc vô cho c¸c c«ng viÖc nh­ : m¸y vi tÝnh, m¸y Fax, m¸y photocopy vµ c¸c thiÕt bÞ kh¸c. C¬ cÊu tæ chøc v¨n phßng (phßng Tæ chøc hµnh chÝnh). S¬ ®å tæ chøc c¬ cÊu cña phßng Tæ chøc hµnh chÝnh. Tr­ëng phßng (tccb - l®) Phã phßng (TC - §T) Phã phßng (Hcth) Nhãm hµnh chÝnh phôc vô Nhãm tæ chøc c¸n bé lao ®éng Nhãm tiÒn l­¬ng §¹o t¹o c«ng nh©n Qua s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña phßng ta sÏ thÊy ®­îc nhiÖm vô chñ yÕu trong c«ng t¸c v¨n phßng vµ nã ®­îc ph©n c«ng cho mçi c¸n bé nh©n viªn nh­ sau: Tr­ëng phßng: lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm l·nh ®¹o ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña phßng Tæng hîp hµnh chÝnh, cã chøc n¨ng tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty vµ theo dâi vÒ c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng, tiÒn l­¬ng vµ c¸c chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. Tr­ëng phßng Tæng hîp hµnh chÝnh cßn lµ ng­êi chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Tæng Gi¸m ®èc vÒ mäi c«ng viÖc trong ®¬n vÞ. Nghiªn cøu x©y dông chøc n¨ng - nhiÖm vô vµ chÕ ®é ph©n cÊp qu¶n lý C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ tr×nh Gi¸m ®èc duyÖt. §ång thêi, lµ ng­êi theo dâi c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng tiÒn l­¬ng vµ h­íng dÉn thùc hiÖn chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. Bè trÝ, ph©n c«ng nhiÖm vô cho c¸n bé nh©n viªn trong ®¬n vÞ theo chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­îc giao. Thùc hiÖn quy tr×nh h­íng dÉn c«ng viÖc vµ c¸c v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan cña hÖ thèng qu¶n lÝ chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9001:2000. Phã phßng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tr­ëng phßng vÒ nh÷ng c«ng viÖc ph©n c«ng phô tr¸ch. Phßng gåm 2 Phã phßng: Phã phßng Hµnh chÝnh tæng hîp lµ ng­êi theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn kØ luËt lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty vµ b¸o c¸o l¹i víi Tr­ëng phßng. Phã phßng phô tr¸ch c«ng t¸c tiÒn l­¬ng vµ n©ng cÊp, n©ng bËc lµ ng­êi trùc tiÕp theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn quü tiÒn l­¬ng vµ ph©n phèi thu nhËp c¸c ®¬n vÞ, quy chÕ n©ng bËc vµ ®µo t¹o l¹i nghÒ cho c«ng nh©n theo yªu cÇu s¶n xuÊt. Nhãm tiÒn l­¬ng - ®µo t¹o c«ng nh©n gåm: - C«ng t¸c tæ chøc c¸n bé vµ n©ng cÊp ®µo t¹o cô thÓ lµ h­íng dÉn, theo dâi vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o, n©ng cÊp cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo yªu cÇu C«ng ty. Trùc tiÕp qu¶n lý hå s¬ vµ biªn chÕ c¸n bé gi¸n tiÕp, th­êng xuyªn bæ sung vµ kiÓm tra, x¸c nhËn hå s¬ lý lÞch cho c«ng nh©n toµn C«ng ty. - Theo dâi vµ thùc hiÖn thanh to¸n nguån tiÒn l­¬ng, t×nh h×nh thu nhËp cña c¸n b« c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty. Nhãm tæ chøc c¸n bé lao ®éng - chÕ ®é (3 ng­êi) lµm nh÷ng c«ng t¸c: - C«ng t¸c chÕ ®é BHXH- BHYT nh­ trùc tiÕp lµm c¸c thñ tôc gi¶i quyÕt chÕ ®é h­u trÝ BHXH cho c¸c bé c«ng nh©n viªn chøc. - C«ng t¸c thèng kª lao ®éng vµ hîp ®ång lao ®éng nh­ theo dâi vµ n¾m v÷ng vÒ sè l­îng, chÊt l­îng lao ®éng, t×nh h×nh sö dông thêi gian lao ®éng. HoÆc lËp danh s¸ch ®Ó tiÕn hµnh kÝ c¸c h×nh thøc hîp ®ång lao ®éng theo ®óng quy chÕ ban hµnh ®èi víi ng­êi lao ®éng. Nhãm hµnh chÝnh phôc vô thùc hiÖn nh÷ng c«ng t¸c sau: (gåm 11 ng­êi) - C«ng t¸c v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lÝ sö dông con dÊu, b¶o mËt c¸c lo¹i c«ng v¨n ®i, ®Õn cña C«ng ty. - C«ng viÖc söa ch÷a ®iÖn ®µi- trùc ®iÖn tho¹i nh­: trùc vµ chuyÓn c¸c cuéc ®µm tho¹i vµo C«ng ty, c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn vµ ng­îc l¹i. Hay söa ch÷a b¶o d­ìng ®Þnh kú m¹ng ®iÖn tho¹i néi bé C«ng ty. - Ch¨m sãc c©y c¶nh vµ quÐt dän vÖ sinh xung quanh nhµ ®iÒu hµnh. - Phôc vô lÔ t©n kh¸nh tiÕt. - Tr«ng xe - liªn l¹c - b¬m n­íc. - §éi l¸i xe (4 ng­êi) cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lÝ xe «t« vµ l¸i xe ®­a ®ãn c¸n bé L·nh ®¹o C«ng ty khi cã yªu cÇu. Víi c¸ch thøc tæ chøc nh©n sù nh­ trªn th× phßng chñ yÕu tËp trung vµo viÖc tæ chøc c¸n bé lao ®éng, c«ng t¸c tiÒn l­¬ng vµ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷. MÆc dï kh«ng cã ai tèt nghiÖp ®óng chuyªn ngµnh Qu¶n trÞ v¨n phßng nh­ng xÐt trªn thùc tÕ th× l¹i phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc hiÖn t¹i cña phßng, do hä ®­îc ph©n c«ng trong c¸c c«ng viÖc phï hîp víi chuyªn m«n nh­ theo dâi vµ thùc hiÖn thanh to¸n tiÒn l­¬ng, theo dâi vµ qu¶n lÝ c¸n bé c«ng nh©n viªn ... Nh­ vËy, cµng ®i s©u vµo th× cµng thÊy ®©y lµ mét sù kh¸c biÖt trong c«ng t¸c qu¶n trÞ hµnh chÝnh cña n­íc ta víi c¸c n­íc trong khu vùc vµ c¸c n­íc ph¸t triÓn trªn thÕ giíi. C¸c c«ng viÖc cña hä thùc hiÖn trªn c¬ së chøc n¨ng c¬ b¶n cña ho¹t ®éng v¨n phßng ®ã lµ chøc n¨ng tæng hîp vµ tham m­u. Hä cã c¸c chuyªn gia giái trong lÜnh vùc nµy nh»m thu nhËn vµ xö lÝ th«ng tin ®¹t hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó phôc vô cho l·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn trong ®¬n vÞ. 2./ Quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty. C¸c mèi quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn kh¸c trong C«ng ty chñ yÕu x©y dùng trªn c¬ së v¨n phßng lµ kh©u trung gian trong viÖc gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc ph¸t sinh liªn quan ®Õn c¸c lÜnh vùc nh­ tæ chøc c¸n bé, chÕ ®é chÝnh s¸ch, thi ®ua khen th­ëng vµ c«ng t¸c hµnh chÝnh qu¶n trÞ ë c¸c bé phËn trong C«ng ty DÖt 8-3. Phßng cã tr¸ch nhiÖm phèi hîp víi c¸c bé phËn ®ã ®Ó cïng xö lÝ. ë ®ã cã c¸c mèi quan hÖ chñ yÕu nh­ : * Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch tiªu thô: Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh nhËn c¸c ph­¬ng ¸n vµ t×nh h×nh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt th«ng qua c¸c phiÕu ®Æt hµng do phßng KÕ ho¹ch tiªu thô cung cÊp ®Ó tÝnh to¸n quü tiÒn l­¬ng th­ëng, kÕ ho¹ch lao ®éng ®Ò xuÊt víi Tæng Gi¸m ®èc. §ång thêi, phßng th«ng b¸o kÞp thêi nh÷ng thay ®æi vÒ tiÒn l­¬ng th­ëng ®Ó phßng KÕ ho¹ch cã c¬ së tÝnh l¹i gi¸ thµnh s¶n phÈm. * Phèi hîp víi phßng kü thuËt; Phèi hîp víi phßng kÜ thuËt ®Ó gi¶i quyÕt c¸c kiÕn nghÞ cña c¸c xÝ nghiÖp vÒ lùc l­îng lao ®éng trªn c¬ së c¸c sè liÖu ®Ó x¸c ®Þnh ®Þnh møc n¨ng suÊt - lao ®éng thiÕt bÞ, tiªu chuÈn chÊt l­îng s¶n phÈm, n©ng cÊp n©ng bËc cho c«ng nh©n s¶n xuÊt...vµ tæ chøc c¸c líp båi d­ìng kÜ thuËt chuyªn m«n, tay nghÒ c«ng nh©n khi cÇn thiÕt. * Phèi hîp víi Ban ®Çu t­ §¸nh gi¸, lËp dù th¶o vÒ chi phÝ thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch x©y dùng, söa ch÷a c¬ quan v¨n phßng, nhµ kho, ®­êng x¸, vÖ sinh c«ng céng vµ mét sè c«ng viÖc kh¸c. Dùa vµo møc ®é ph¶i söa ch÷a ë tõng n¬i, tõng chç mµ phßng sÏ bµn b¹c c¸ch thøc thùc hiÖn víi Ban ®Çu t­ cã thÓ triÓn khai thùc hiÖn söa ch÷a mét c¸ch nhanh chãng, ®em l¹i hiÖu qu¶ nhÊt. §èi víi c«ng viÖc söa ch÷a lín nh­ söa ch÷a héi tr­êng, nhµ kho chÝnh th× sÏ ph¶i th«ng qua l·nh ®¹o trùc tiÕp (Phã Tæng Gi¸m ®èc kü thuËt), cßn c¸c c«ng viÖc söa ch÷a nhá th× phßng sÏ cïng víi Ban ®Çu t­ tù bµn b¹c, ®­a ra biÖn ph¸p kh¾c phôc. VÝ dô viÖc c¶i t¹o vµ söa ch÷a l¹i Héi tr­êng C«ng ty, phßng Tæ chøc hµnh chÝnh vµ Ban ®Çu t­ cïng phèi hîp, bµn b¹c ®¸nh gi¸ møc ®é söa ch÷a ®­a ra ph­¬ng ¸n vµ biÖn ph¸p thay thÕ, sau ®ã th«ng qua ban l·nh ®¹o. Sau khi ®­îc ban l·nh ®¹o phª duyÖt phßng sÏ cïng Ban ®Çu t­ chØ ®¹o thùc hiÖn trong ®ã Ban ®Çu t­ cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o vµ ®«n ®èc trùc tiÕp. Ngoµi ra cßn kÕt hîp víi c¸c bé phËn kh¸c ®Ó cïng thùc hiÖn nh­ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tiÒn mua s¾m thiÕt bÞ, xÝ nghiÖp c¬ ®iÖn ®Ó l¾p r¸p söa ch÷a c¸c thiÕt bÞ ®iÖn.. * Phèi hîp víi phßng KCS (kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm): Cïng víi phßng KCS, phßng Tæ chøc hµnh chÝnh ®iÒu chØnh quü tiÒn l­¬ng, th­ëng cho c¸c xÝ nghiÖp dùa trªn t×nh h×nh thùc hiÖn chÊt l­îng s¶n phÈm vµ nh÷ng khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng vµ tr×nh cho ban l·nh ®¹o duyÖt. §ång thêi, dùa trªn c¬ së ®ã - mét trong nh÷ng yÕu tè ®Ó xÕp lo¹i lao ®éng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Tr¸ch nhiÖm cña phßng trong mèi quan hÖ nµy lµ võa mang tÝnh trùc tiÕp võa mang tÝnh gi¸n tiÕp, trùc tiÕp lµ trong viÖc ®¸nh gi¸ chÊt l­îng s¶n phÈm vµ gi¸n tiÕp thay mÆt phßng KCS ®Ó tr×nh Tæng Gi¸m ®èc. * Phèi hîp víi phßng KÕ to¸n tµi chÝnh: Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh vµ phßng KÕ to¸n tµi chÝnh phèi hîp cïng nhau ®Ó thanh to¸n quü l­¬ng, th­ëng vµ c¸c kho¶n thu nhËp kh¸c cña phßng, cña toµn C«ng ty. * Víi phßng B¶o vÖ qu©n sù: Phßng kÕt hîp cïng phßng B¶o vÖ qu©n sù duy tr× kû luËt lao ®éng vµ lËp c¸c kÕ ho¹ch b¶o vÖ toµn C«ng ty. ViÖc lËp c¸c kÕ ho¹ch b¶o vÖ nµy, v¨n phßng phèi hîp chÆt chÏ víi phßng B¶o vÖ ®Ó x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch sao cho an toµn nhÊt gåm kÕ ho¹ch b¶o vÖ s¶n xuÊt, b¶o vÖ bé phËn hµnh chÝnh gi¸n tiÕp, b¶o vÖ kho tµng... * Quan hÖ víi xÝ nghiÖp C¬ ®iÖn: ®Ó nh»m æn ®Þnh s¶n xuÊt cña C«ng ty. Víi quan hÖ nµy phßng còng chØ ®øng ë kh©u trung gian, cßn viÖc trùc tiÕp ®iÒu phèi ®iÖn vµ söa ch÷a th× trùc tiÕp lµ xÝ nghiÖp C¬ ®iÖn thùc hiÖn. Ngoµi ra, phßng cßn phèi hîp víi c¸c xÝ nghiÖp ®Ó theo dâi vµ qu¶n lÝ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng nh©n nh­ kÝ kÕt c¸c hîp ®ång, c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch vµ søc khoÎ cña c«ng nh©n trong c¸c xÝ nghiÖp nµy tõ ®ã cã nh÷ng chÝnh s¸ch, chÕ ®é phï hîp tr×nh duyÖt lªn Tæng Gi¸m ®èc. VÝ dô: Phßng thiÕt lËp quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c Gi¸m ®èc cña c¸c xÝ nghiÖp ®Ó ph©n phèi c¸c trang thiÕt bÞ b¶o hé lao ®éng cho c¸c c«ng nh©n viªn th«ng qua c¸c b¸o c¸o hay theo c¸c ®¬n ®Ò nghÞ cña c¸c Gi¸m ®èc xÝ nghiÖp göi lªn v¨n phßng. HoÆc phßng ®Þnh suÊt ¨n cho c¸c c«ng nh©n trªn ý kiÕn cña c¸c xÝ nghiÖp, l·nh ®¹o theo møc gi¸ ngoµi thÞ tr­êng ®Ó ®¶m b¶o ®ñ chÊt dinh d­ìng trong mçi khÈu phÇn ¨n cña c«ng nh©n. Nh­ vËy hÇu nh­ phßng tæ chøc hµnh chÝnh (v¨n phßng) ®Òu cã sù kÕt nèi víi hÇu hÕt c¸c bé phËn trong ®¬n vÞ. Tõ c¸c phßng ban gi¸n tiÕp tíi c¸c cÊp l·nh ®¹o nh­ Tæng gi¸m ®èc, Phã Tæng gi¸m ®èc vµ c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn ®· cho thÊy vai trß cña v¨n phßng trong C«ng ty. Tuy phßng chñ yÕu thùc hiÖn vai trß trong lÜnh vùc c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng vµ c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ nh­ng phßng còng ®· thÓ hiÖn ®­îc tÝnh chÊt riªng biÖt cña m×nh th«ng qua viÖc gi¶i quyÕt, phèi hîp gi¶i quyÕt c«ng viÖc víi c¸c bé phËn trong toµn C«ng ty. Phßng cßn lµ n¬i nhËn, chuyÓn vµ xö lÝ c¸c c«ng v¨n giÊy tê ®Õn c¸c bé phËn trong toµn C«ng ty vµ ra bªn ngoµi.Víi tr¸ch nhiÖm chÝnh kh«ng ph¶i trùc tiÕp xö lÝ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Nh­ng theo c¸ch tæ chøc nh­ hiÖn nay th× l¹i cã tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp bëi c¸c c«ng v¨n mµ phßng nhËn ®­îc vµ ®­a tíi c¸c bé phËn hay c¸c c«ng v¨n do phßng chuyÓn ®i còng ®Òu lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Sau ®©y lµ s¬ ®å biÓu diÔn c¸c mèi quan hÖ cña v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty. ch­¬ng iii: Mét sè ®Ò xuÊt nh»m t¨ng c­êng mèi quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn trong C«ng ty . I/ §¸nh gi¸ vai trß cña v¨n phßng trong viÖc x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ. Do trong sù ph©n c«ng, víi chøc n¨ng lµ bé phËn tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty trªn c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c nh­ tæ chøc c¸n bé, chÕ ®é chÝnh s¸ch, th­êng trùc ISO, thi ®ua khen th­ëng vµ c«ng t¸c hµnh chÝnh qu¶n trÞ... NÕu chØ thùc hiÖn nh÷ng lÜnh vùc trªn th× ch­a ®ñ. Mµ mét v¨n phßng theo ®óng tiªu chuÈn chung nã ph¶i bao gåm ba chøc n¨ng c¬ b¶n: tæng hîp, tham m­u, hËu cÇn. Cho dï v¨n phßng cã c¬ cÊu nh­ thÕ nµo th× còng kh«ng thÓ thay ®æi chøc n¨ng vèn cã, ®©y lµ mét yªu cÇu c¬ b¶n. Bëi trong bÊt cø cÊp qu¶n trÞ nµo trong C«ng ty, c¸c ®¬n vÞ- phßng ban (khèi gi¸n tiÕp cña C«ng ty) th× ai còng ®Òu lµm c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng. Tõ viÖc s¾p xÕp ph©n lo¹i hå s¬, th«ng tin liªn l¹c vµ ghi chÐp mäi lo¹i hå s¬ giÊy tê. TÊt c¶ c«ng viÖc ®ã còng lµ c«ng t¸c tæng hîp vµ xö lÝ th«ng tin. Trong bèi c¶nh v¨n phßng lµ n¬i th­êng xuyªn thu nhËn vµ chuyÓn t¶i c¸c c«ng v¨n giÊy tê tíi mäi bé phËn trong toµn C«ng ty. NÕu coi nhÑ bÊt kú mét chøc n¨ng nµo còng ®Òu lµm gi¶m ®i hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Cã thÓ do sù nhËn thøc còng nh­ do c¸ch bè trÝ, tæ chøc cña C«ng ty mµ v¨n phßng míi chØ ®¶m tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh­ vËy. MÆc dï v¨n phßng cã ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng nh­ng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc chñ yÕu lµ tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty vÒ nguån nh©n sù. Vµ viÖc x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ trªn c¬ së ph©n c«ng nhiÖm vô nh­ trªn còng v× thÕ mµ Ýt mang tÝnh th­êng xuyªn, liªn tôc. Nh­ vËy, c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng ch­a thÓ coi lµ hoµn thiÖn víi yªu cÇu hiÖn nay. Mét ®iÓm yÕu n÷a cña phßng lµ yÕu tè nh©n sù trong tæng sè c¸c nh©n viªn trong phßng th× kh«ng cã ai cã tr×nh ®é vÒ nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng c¬ b¶n, tÊt c¶ hä ®Òu ®­îc ®µo t¹o c¸c chuyªn ngµnh kh¸c ( §H Kinh tÕ, §H B¸ch khoa...) nªn h¹n chÕ hä rÊt nhiÒu trong c«ng t¸c v¨n phßng. Mét ®éi ngò nh©n viªn víi tr×nh ®é khiªm tèn, trong ®ã cã 6 ng­êi lµ ®· tèt nghiÖp ®¹i häc nh­ng l¹i kh«ng ph¶i lµ chuyªn ngµnh qu¶n trÞ v¨n phßng. Do ®ã, nÕu giao cho hä c¸c c«ng viÖc tõ tæng hîp, ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch, tæ chøc nh©n sù, tham m­u lµ qu¸ kh¶ n¨ng cña hä. §©y chÝnh lµ ®iÓm yÕu c¬ b¶n ®· lµm h¹n chÕ nhiÒu vÞ trÝ còng nh­ vai trß cña phßng so víi c¸c phßng kh¸c trong C«ng ty. Nãi nh­ vËy, nh­ng còng kh«ng thÓ phñ nhËn hiÖu qu¶ lµm viÖc cña v¨n phßng hiÖn nay. Phßng ®· nèi kÕt tèt c¸c bé phËn ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô cña m×nh, hoµn thµnh tèt c«ng t¸c mµ m×nh ®­îc ph©n c«ng. §ã lµ, phßng Tæ chøc hµnh chÝnh ®· chñ ®éng phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ liªn quan, th­êng xuyªn tæ chøc kiÓm tra, kØ luËt lao ®éng vµ t¸c phong c«ng nghiÖp nh»m hç trî c¸c xÝ nghiÖp qu¶n lÝ lao ®éng, ®Ó kÞp thêi chÊn chØnh. C«ng t¸c ®µo t¹o nghÒ cho c«ng nh©n míi vµ ®µo t¹o l¹i cho c«ng nh©n ®· cã tay nghÒ nh­ tæ chøc ®µo t¹o l¹i nghÒ b¶o toµn Sîi - DÖt ®Ó phôc vô cho ch­¬ng tr×nh ®Çu t­ m¸y míi cña C«ng ty. Më nhiÒu ®ît bæ tóc v¨n hãa cho c«ng nh©n nh»m ®¶m b¶o tiÕn ®é s¶n xuÊt tr­íc m¾t, ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt l©u dµi ®· ®­îc phßng Tæ chøc hµnh chÝnh hoµn thµnh rÊt tèt. Phßng ®· kÕt nèi cïng phßng KÜ thuËt, c¸c ®¬n vÞ tæ chøc, theo dâi - kiÓm tra thi n©ng cÊp bËc ®¶m b¶o quyÒn lîi cña ng­êi lao ®éng. Tõ ®ã ¸p dông møc khen h­ëng, chÕ ®é chÝnh s¸ch thÝch hîp ®èi víi ng­êi lao ®éng. Hµng th¸ng, phßng ®Òu cã nh÷ng cuéc häp ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c kÕt qu¶ cña c¸c bé phËn, nªu ra c¸c ®iÓm tèt vµ ch­a tèt ®Ó mçi bé phËn cã thÓ xem xÐt l¹i vµ thùc hiÖn mét c¸ch tèt h¬n. Lµ sinh viªn chuyªn ngµnh Qu¶n trÞ v¨n phßng s¾p chuÈn bÞ tèt nghiÖp khi ®i s©u vµo nghiªn cøu vÊn ®Ò nµy em thÊy rÊt phøc t¹p, v× ®©y lµ mét chuyªn ngµnh míi trong c¸c chuyªn ngµnh häc cña tr­êng vµ còng lµ lÜnh vùc míi mµ chóng ta ®ang tiÕp cËn. Sù n¾m b¾t c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vÒ nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng vÒ c¬ b¶n lµ gièng nhau nh­ng khi ®­îc thùc hiÖn trong tõng ®¬n vÞ, C«ng ty l¹i rÊt kh¸c nhau. II/ Mét sè h­íng hoµn thiÖn. Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh trªn c¬ së vÉn thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u víi nh÷ng lÜnh vùc nh­ tr­íc ®©y nh­ng cã sù thay ®æi vÒ h×nh thøc tæ chøc ®Ó ho¹t ®éng tèt h¬n. §iÒu nµy, sÏ dÉn ®Õn viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng tæ chøc c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty cÇn gi¶m ®i vµ chuyªn s©u h¬n mét sè lÜnh vùc kh¸c. §ång thêi víi viÖc lµm nµy ch¾c ch¾n t¨ng thªm c¸c mèi quan hÖ cña phßng ®èi víi c¸c bé phËn vµ gi¶m ®i mét sè nhiÖm vô cña c¸c phßng kh¸c nh­ phßng §Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n. Nh­ vËy, c¬ cÊu nh©n sù trong phßng ph¶i cã sù tæ chøc, s¾p xÕp l¹i nh»m phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc. Khi ®ã s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc míi sÏ lµ: Tr­ëng phßng TCHC Phã phßng Phã phßng Hµnh chÝnh phôc vô V¨n th­ l­u tr÷ Bé phËn tham m­u-tæng hîp Bé phËn tæ chøc CB-CNV tiÒn l­¬ng III/ BiÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn: TÊt c¶ c¸c nh©n viªn thu thËp vµ xö lÝ th«ng tin ph¶i ®­îc ®µo t¹o chuyªn s©u ®Ó cã thÓ kÞp thêi øng phã vµ xö lÝ trong mäi t×nh huèng phøc t¹p. NhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ tri thøc th× thu thËp mét th«ng tin cã gi¸ trÞ lµ hÕt søc khã kh¨n. Do ®ã ngoµi chuyªn m«n giái th× hä cßn ph¶i cã kinh nghiÖm trong c«ng t¸c tæng hîp nµy (cã thÓ cö hä ®i häc ë c¸c tr­êng nh­ Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia, §H Tæng hîp, §HDL Ph­¬ng §«ng theo c¸c chuyªn ngµnh qu¶n trÞ). - Ph¶i c¬ cÊu l¹i toµn bé nh©n sù trong phßng, c¸c bé phËn sÏ ®­îc ph©n c«ng c¸c nhiÖm vô kh¸c nhau. Trong ®ã, nhãm hµnh chÝnh phôc vô t¸ch ra lµ c«ng t¸c v¨n th­ sÏ trë thµnh mét bé phËn cßn l¹i lµ phèi hîp víi phßng ®Çu t­ x©y dùng ®Ó phôc vô c«ng t¸c hËu cÇn nh­ theo dâi ®Çu t­, söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng vµ c¸c phßng ban kh¸c. Vµ c«ng t¸c tæng hîp tham m­u sÏ tæ chøc ®i vµo chuyªn m«n s©u h¬n, ph¹m vi tham m­u réng h¬n , nh­ vËy kh«ng chØ cßn tËp trung tham m­u vÒ c«ng t¸c tæ chøc nh©n sù. Hä ph¶i ®­îc t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc trong mét m«i tr­êng thuËn lîi cã thÕ viÖc thu nhËn míi ®¹t hiÖu qu¶ cao. - X©y dùng c¸c quy chÕ lµm viÖc míi cho v¨n phßng phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc. §Æt ra tr¸ch nhiÖm râ rµng cho hä thùc hiÖn tèt c«ng viÖc ®­îc giao. - N©ng cao h¬n n÷a c¸c ®iÒu kiÖn vÒ vËt chÊt ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh tèt c«ng t¸c nµy. - Trong c¸c mèi quan hÖ c¸c phßng ban ph¶i tæ chøc l¹i chÆt chÏ n©ng cao h¬n n÷a sù hç trî, t¹o ®iÒu kiÖn vµ phèi hîp cña c¸c bé phËn víi v¨n phßng. Cã thÓ th­êng xuyªn trao ®æi c¸c vÊn ®Ò liªn quan víi c¸c phßng chøc n¨ng ®Ó hä cã thÓ tham m­u vµ ®ång thêi tham m­u l¹i cho hä. §ång thêi, x©y dùng quy chÕ b¸o c¸o tæng hîp - th«ng tin cho l·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn ®Ó t¹o ra c¸c mèi quan hÖ thèng nhÊt gi÷a l·nh ®¹o - v¨n phßng- c¸c bé phËn chøc n¨ng. Tuy nhiªn xÐt chung l¹i, trong c¸c biÖn ph¸p trªn th× yÕu tè con ng­êi lµ quan träng h¬n c¶. Bëi chÝnh hä sÏ quyÕt ®Þnh x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ ®ã nh­ thÕ nµo, ra sao nªn yÕu tè con ng­êi trong v¨n phßng vµ trong toµn thÓ C«ng ty ph¶i ®­îc coi träng ®óng møc. Víi nh÷ng viÖc x¸c lËp c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô míi ho¹t ®éng cña v¨n phßng trong C«ng ty sÏ rÊt s«i ®éng, guång m¸y v¨n phßng sÏ ph¶i ho¹t ®éng liªn tôc. KÐo theo ®ã lµ c¸c phßng ban chøc n¨ng kh¸c trong C«ng ty sÏ ph¶i ho¹t ®éng theo, v× thÕ mµ cã thÓ t¨ng c­êng h¬n c¸c mèi quan hÖ trong C«ng ty. V¨n phßng giê ®©y ®· trë thµnh trung t©m n¾m b¾t vµ l­u tr÷ khèi l­îng th«ng tin quan träng ®èi víi sù ph¸t triÓn cña toµn C«ng ty. Víi vÞ trÝ ®­îc n©ng cao, tr¸ch nhiÖm ®ßi hái nhiÒu h¬n nªn yªu cÇu x©y dùng c¸c mèi quan hÖ sÏ nhiÒu h¬n vµ chÆt chÏ h¬n. Nh­ vËy, trong tr¸ch nhiÖm míi, c¸c ho¹t ®éng ®­îc më réng th× ®Æt ra cho v¨n phßng ph¶i x©y dùng ®­îc c¸c mèi quan hÖ tèt ®Ñp trong néi bé C«ng ty: gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn sao cho thËt nhÞp nhµng cã nh­ thÕ th× míi hoµn thµnh ®­îc c«ng viÖc theo yªu cÇu vµ ®óng thêi gian qui ®Þnh. IV/ Mét sè kiÕn nghÞ nh»m t¨ng c­êng mèi quan hÖ gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn kh¸c trong C«ng ty. Trªn c¬ së thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n phßng cña C«ng ty DÖt 8-3 hiÖn nay, ®Ó c«ng t¸c v¨n phßng cña C«ng ty ho¹t ®éng trong mét c¬ cÊu míi sao cho v¨n phßng cña C«ng ty võa ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña m×nh ®¶m tr¸ch, võa cÇu nèi gi÷a c¸c bé phËn, phßng ban chøc n¨ng víi Ban l·nh ®¹o C«ng ty trong viÖc tham m­u ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lÝ. §Ó t¨ng c­êng mèi quan hÖ ®ã, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ sau ®©y: §èi víi nghiÖp vô v¨n phßng ®Ó ph¸t huy hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty trong thêi gian tíi cÇn nhanh chãng x©y dùng mét quy chÕ ph©n c«ng c«ng t¸c hoµn chØnh ®èi víi tõng bé phËn c¸ nh©n trong v¨n phßng trªn c¬ së quy chÕ lµm viÖc cña C«ng ty. L·nh ®¹o v¨n phßng ph¶i lµ ng­êi ®Ò ra vµ chØ ®¹o, tiÕn hµnh c«ng t¸c nµy. Cô thÓ lµ phßng Tæ chøc lao ®éng thùc hiÖn tèt c«ng t¸c tæ chøc ®«n ®èc, kiÓm tra ë c¸c bé phËn. C¸c c¸n bé qu¶n lý c¸c phßng ph¶i cã tr¸ch nhiÖm cao trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. Cã biÖn ph¸p quy tr¸ch nhiÖm cô thÓ vµ kiªn quyÕt ®Ó c¸n bé c«ng nh©n viªn trong v¨n phßng thùc hiÖn nghiªm chØnh quy chÕ lµm viÖc ®· ban hµnh. TiÕp tôc hoµn chØnh c«ng t¸c rµ so¸t v¨n b¶n ®Ó v¨n b¶n ra ®êi lµ s¶n phÈm qu¶n lý cã chÊt l­îng cao. Thùc hiÖn nghiªm tóc quy chÕ c«ng v¨n giÊy vµ l­u tr÷, bè trÝ c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n cho bé phËn nµy. Bè trÝ phßng lµm viÖc khoa häc ®Ó sao cho Tr­ëng phßng cã thÓ võa lµm ®­îc viÖc võa cã thÓ quan s¸t tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng. C¸c yÕu tè trªn lµ rÊt quan träng ®Ó quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng bëi viÖc ®æi míi c¬ cÊu kh«ng chØ lµ tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé l·nh ®¹o ®¬n vÞ mµ cßn lµ tr¸ch nhiÖm cña c¶ tËp thÓ. §èi víi trang thiÕt bÞ trang bÞ thªm cho v¨n phßng mét sè m¸y ®iÖn tho¹i th«ng th­êng, ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng dïng chung ®iÖn tho¹i g©y nªn sù lén xén khi ®ang lµm viÖc. C«ng viÖc cña v¨n phßng hiÖn nay ®ang rÊt phøc t¹p, ®Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c«ng viÖc mµ Ban l·nh ®¹o C«ng ty giao cho cÇn trang bÞ cho v¨n phßng c¸c thiÕt bÞ cÇn thiÕt nh­: cã thªm mét m¸y vi tÝnh n÷a, c¸c lo¹i v¨n phßng phÈm, trang bÞ thªm tñ ®Ó l­u tr÷ hå s¬ quan träng. Tõ ®ã ph¸t huy hiÖu qu¶ cña c¸c trang thiÕt bÞ ®Ó lµm tèt h¬n n÷a c«ng t¸c v¨n phßng. Mét c«ng viÖc quan träng lµ nªn bè trÝ m¸y ®iÖn tho¹i ë v¨n phßng nèi th«ng víi Tr­ëng phßng (Phã phßng) khi cÇn thiÕt ®Ó gi¶m bít tèi ®a viÖc l·nh ®¹o phßng ra khái phßng lµm viÖc cña m×nh mµ vÉn cã thÓ chØ ®¹o c«ng viÖc. HiÖn nay, C«ng ty ch­a nèi m¹ng néi bé vµ m¹ng quèc gia, Nªn C«ng ty cã thÓ tiÕn hµnh n©ng cÊp hÖ thèng m¸y tÝnh trong c¸c bé phËn vµ nhanh chãng nèi m¹ng. Bëi ®©y lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng thøc t×m kiÕm c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng, vÒ d©y chuyÒn c«ng nghÖ s¶n xuÊt trªn thÞ tr­êng phôc vô cho ho¹t ®éng v¨n phßng nãi riªng vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña toµn C«ng ty nãi chung. VÒ viÖc tæ chøc v¨n phßng ®Ó yÓm trî, thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u - tæng hîp cho toµn doanh nghiÖp ®ßi hái ph¶i cã sù qu¶n lý thèng nhÊt. Nh­ nªn bè trÝ vÞ trÝ cña v¨n phßng gÇn víi phßng Tæng Gi¸m ®èc ®Ó tiÖn cho viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng trªn. Phèi hîp víi ban tæ chøc c¸n bé, c¸c ®¬n vÞ liªn quan ®Ó chia ra c¸c ph­¬ng thøc tiÕn hµnh thÝch hîp ®¹t hiÖu qu¶ cao. §ång thêi bè trÝ nh©n viªn, ph©n c«ng quyÒn h¹n - tr¸ch nhiÖm vµ sù phèi hîp mét c¸ch thÝch hîp ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao. Muèn thùc hiÖn ®­îc viÖc tæ chøc v¨n phßng th× viÖc tiÕn hµnh ®æi míi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thËn träng, ph¶i thèng nhÊt. §èi víi nh©n sù trong v¨n phßng ph¶i võa quan t©m ®Õn qu¶n lý c¸c mèi quan hÖ võa quan t©m h¬n vÒ mÆt tinh thÇn, t«n träng së thÝch riªng cña hä. BiÖn ph¸p chñ yÕu trong qu¶n lý con ng­êi lµ kÝch thÝch tinh thÇn lµm viÖc nh­ th­êng xuyªn khen th­ëng ®èi víi c¸c nh©n viªn cã s¸ng kiÕn x©y dùng v¨n phßng, båi d­ìng kiÕn thøc chuyªn m«n cho hä. V× tinh thÇn lµm viÖc cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn hiÖu qu¶ c«ng t¸c, t¹o ra n¨ng suÊt trong c«ng viÖc. ViÖc bè trÝ nh©n sù ph¶i c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn, n¨ng lùc cña nh©n viªn ®Ó bè trÝ ng­êi cho thÝch hîp. KÕt luËn Trong h¬n 35 n¨m ho¹t ®éng tr¶i qua nhiÒu khã kh¨n thö th¸ch víi kh«ng Ýt lÇn ®æi tªn, C«ng ty DÖt 8-3 ®· dÇn dÇn ®i vµo æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn. B­íc sang thêi k× chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ tõ nÒn kinh tÕ tËp trung bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng víi nh÷ng khã kh¨n trong nh÷ng ngµy thµnh lËp ®· ®­îc kh¾c phôc, t×m ®­îc chç ®øng trong thÞ tr­êng vµ kh¼ng ®Þnh ®­îc lßng tin cña m×nh. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu nh­ hiÖn nay bªn c¹nh viÖc chó ý ®Çu t­ d©y chuyÒn, trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nã cßn ®­îc lµm nªn bëi nh÷ng ho¹t ®éng hiÖu qu¶ cña c¸c phßng ban trong C«ng ty. Cã thÓ nãi c¸c phßng ban trong C«ng ty ®· ®­îc tæ chøc chÆt chÏ, gän nhÑ cïng mét ®éi ngò nh©n viªn cã n¨ng lùc vµ kh¶ n¨ng thÝch øng cao ®· hç trî ®¾c lùc ®Ó ®­a C«ng ty ph¸t triÓn ®­îc nh­ ngµy h«m nay. Tuy trong thêi ®iÓm nh­ hiÖn nay trong c¬ cÊu tæ chøc ®ã kh«ng ph¶i lµ ®· hoµn h¶o nh­ng còng gãp phÇn kh«ng nhá ®­a C«ng ty v­ît qua thö th¸ch vµ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng. Vµ ®Ó ph¸t triÓn h¬n n÷a, trong tr¸ch nhiÖm míi, c¸c ho¹t ®éng ®­îc më réng th× ®Æt ra cho v¨n phßng ph¶i x©y dùng ®­îc c¸c mèi quan hÖ tèt ®Ñp trong néi bé C«ng ty gi÷a v¨n phßng víi c¸c bé phËn sao cho thËt nhÞp nhµng. Qua thêi gian thùc tËp vµ nghiªn cøu t¹i C«ng ty DÖt 8-3, ®­îc thùc tËp vµ tiÕp xóc víi c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty ®· gióp cho em rÊt nhiÒu trong qu¸ tr×nh hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Víi nh÷ng ý kiÕn, vÊn ®Ò ®­îc ®­a ra trong chuyªn ®Ò nµy ch¾c ch¾n sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt. Em rÊt mong sù ®ãng gãp cña thÇy c« vµ b¹n bÌ ®Ó rót ra nh÷ng kinh nghiÖm ho¹t ®éng nghiªn cøu sau nµy. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n tíi thÇy gi¸o h­íng dÉn TrÇn Minh TuÊn cïng toµn thÓ ban l·nh ®¹o C«ng ty vµ c¸c c« chó trong phßng tæ chøc hµnh chÝnh C«ng ty DÖt 8-3 ®· hÕt søc gióp ®ì em trong viÖc hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Mét sè kiÕn nghÞ víi tr­êng, khoa vµ gi¶ng viªn: Tr­êng vµ khoa nªn th­êng xuyªn tæ chøc c¸c ®ît kiÕn tËp ®Ó sinh viªn cã c¬ héi tiÕp xóc víi thùc tÕ. Nªn h­íng cho sinh viªn vµo nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ liªn quan ®Õn chuyªn ngµnh ®µo t¹o. Quan t©m båi d­ìng nghiÖp vô cho sinh viªn kÕt hîp víi lÝ luËn thùc tÕ. Nªn truyÒn ®¹t cho sinh viªn kiÕn thøc vÒ nghiÖp vô râ rµng h¬n ®Ó biÕt c¸ch ph©n biÖt gi÷a v¨n phßng lÝ thuyÕt víi v¨n phßng thùc tÕ mµ trªn thùc tiÔn kh«ng ph¶i c¬ quan nµo còng cã ®­îc mét v¨n phßng lÝ t­ëng. Sinh viªn thùc hiÖn NguyÔn H¶i Hµ tµi LiÖu tham kh¶o 1. Qu¶n trÞ hµnh chÝnh v¨n phßng - Th¹c sÜ NguyÔn H÷u Th©n. 2. Qu¶n trÞ v¨n phßng - tr­êng §HDL Ph­¬ng §«ng. 3. Sæ tay c«ng t¸c v¨n phßng - TS. NguyÔn Minh Ph­¬ng - NguyÔn NghÜa V¨n. 4. c¸c tµi liÖu b¸o c¸o tæng kÕt ho¹t ®éng n¨m 1998-2000, b¶n quy chÕ ho¹t ®éng cña C«ng ty DÖt 8-3.