Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Tháng 8

n đặt hàng may sản phẩm. Với những đơn đặt hàng này, việc lên kế hoạch mua vật liệu, phụ liệu do đội trưởng xưởng may và phòng kế hoạch phối hợp thực hiện và được giám đốc ký duyệt. Nguyên vật liệu loại này được theo dõi cả về số lượng và giá trị, kiểm soát chất lượng trong quá trình sử dụng. Với những vật liệu, phụ liệu thu lại sau mỗi đơn đặt hàng do tiết kiệm trong sản xuất được nhập kho luôn được đánh giá giá trị cẩn thận để tránh làm chệnh lệch giá thành đơn đặt hàng hiện tại và những đơn đặt hàng tiếp sử dụng vật liệu, phụ liệu này. Trong ngành may, trong sản xuất luôn thu được phế liệu, phế liệu được nhập kho và dồn tích đến khi thanh lý. Phế liệu được theo dõi với đơn vị tính chủ yếu là kg và giá trị thường là nhỏ. Nguyên vật liệu ngành in Sau khi công ty nhận đơn đặt hàng kèm bản mẫu in của Công an thành phố, phòng kế hoạch cùng đội trưởng đội in lên kế hoạch vật tư cần dùng chủ yếu là giấy, mực in, bản kẽm. Nếu vật liệu tồn không đủ thì được duyệt mua thêm. Hạch toán nguyên vật liệu ngành in luôn chú trọng tới giá trị thực của vật liệu bởi đặc điểm của nó là thường bị mốc, ngả màu theo thời gian. Việc đánh giá giá trị thực đảm bảo sổ sách phù hợp thực tế. Nguyên vật liệu xây dựng Mỗi công trình xây dựng được phòng kế hoạch và đội xưởng đội xây dựng lập kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu thường gồm gạch, đá, xi măng, sắt thép….. Đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng thường là không nhập kho, mua theo nhu cầu sử dụng ngắn hạn, ký hợp đồng với nhà cung cấp giao hàng theo đợt. Nguyên vật liệu xây dựng luôn được nhân viên thống kê theo dõi và báo cáo. Dựa trên báo cáo này, kế toán vật tư xác định số lượng giá trị nguyên vật liệu dùng cho mỗi công trình. Vật liệu trong công ty được phân loại theo công dụng, tính năng, phẩm cấp để quản quản lý và sử dụng. Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi. 2. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng. Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch toán khác nhau. Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành: Vật liệu do bên gia công chuyển sang Vật liệu do mua ngoài Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho Phế liệu thu hồi. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như các loại vải chính, vải lót, mếch… Vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm như các loại cúc khóa, nhãn mác, đệm vai… Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như điện thắp sáng, điện để là, dầu mỡ máy khâu… Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết phục vụ thay thế sửa chữa máy vá các thiết bị từng loại như kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt và các vật liệu khác. Bao bì: Là loại vật liệu dung để đóng gói, làm đẹp bảo quản sản phẩm hoàn thành như bìa cứng, túi nilon… Phế liệu thu hồi: Vải thừa, vải vụn, bông vụn… 3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất. Đối với số lượng vật liệu gia công kế toán của Công ty theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá về mặt giá trị. Đối với vật liệu mua ngoài của Công ty, các nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, số lượng và giá trị không lớn, do đó Công ty sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu gia công nhập kho: Như ở trên đã trình bày, Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị vật liệu cũng khác nhau. Có hai loại để hạch toán vật liệu song trong thực tế Công ty chỉ sử dụng một loại giá thực tế để hạch toán vật liệu: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí vật liệu mua = ghi trên + nhập khẩu + thu mua ngoài nhập kho hóa đơn (nếu có) (theo chứng từ) Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT. Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. 3.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Giá thực tế vật liệu gia công xuất kho: Khi xuất kho hàng gia công, kế toán vật liệu chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, khi nào hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển những chi phí vận chuyển vào chi phí gia công và không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất kho vât liệu. Giá thực tế vật liệu mua ngoài xuất kho: Doanh nghiệp tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. VD: Tài liệu của Công ty Ngày N – X Tên vật tư Mã hàng Số lượng Đơn giá Ngày 01/3/09 nhập Vải thun 1.000 8.000 Ngày 08/3/09 nhập Vải thun 200 8.100 Ngày 15/3/09 xuất kho Vải thun 900 8.000 Ngày 23/3/09 xuất kho Vải thun 100 200 8.000 8.100 II. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho Công ty. Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho của Công ty. Tại đây, khi tiến hành thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: - Một liên giao cho người vận chuyển đến - Một liên giữ tại kho - Một liên gửi lên phòng kế toán theo sổ Biểu số 1: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm 2009 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Chính Theo ….. số …… ngày ….. tháng ….. năm 2009 Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin K1,4 m 3.300 2 Vải Bay K1,4 m 3.600 3 Vải lót K0,8 m 1.200 Cộng 8.100 Thủ tục nhập vật liệu mua ngoài về: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức cho cán bộ đi mua. Tất cả nguyên vật liệu sau khi mua về đều phải tiến hành thủ tục nhập kho đầu tiên. Thủ kho ghi đơn giá vật tư và ghi phiếu nhập kho theo số thực nhập, phiếu nhập được thủ kho lập thành 3 liên. Một liên kèm biên bản kiểm kê thừa, thiếu (nếu có) về phòng kế hoạch Một liên kèm theo chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 - B Ngày 01 tháng 3 năm 2009 BC: 033629 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K1,6 Mét 1.000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng: 8.000.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.000 Số tiền viết bằng chữ: (Tám triệu tám trăm nghìn đồng chẵn) Biểu số 3: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 3 năm 2009 Số: 12 Họ và tên người giao hàng: Trần Thị Hoài Theo ….. số ….. ngày …. tháng ….. năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K1,6 m 1.000 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 8.000.000 Cộng thành tiền (viết băng chữ): (tám triệu đồng chẵn). Biểu số 4: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 01 – B Ngày 08 tháng 3 năm 2009 BC: 033640 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nam Phú Địa chỉ: 113 – Đại La – Hà Nội Số điện thoại: 043 8691873 Mã số thuế: 0100101108 Họ tên người mua hàng: Công ty Tháng 8 Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0100110581 Stt Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vải thun K 1,6 mét 200 8.100 1.620.000 Cộng tiền hàng: 1.620.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.782.000 Số tiền viết bằng chữ: (bảy triệu một trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn) Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Tháng 8 – CATP HN Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ: 119 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 3 năm 2009 Số: 20 Họ và tên người giao hàng: Đinh Văn Hiếu Theo ..….. số……ngày……tháng…..năm 2009 của Nhập tại kho: Số 4 Ngô Văn Sở - Hà Nội Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000 Cộng 1.620.000 Thủ tục nhập kho vật liệu tiết kiệm được: Bộ phận cung tiêu cùng thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, lập 2 liên phiếu nhập kho và cùng thủ kho ký vào. Sau đó gửi cho thủ kho một liên phiếu nhập kho. Đối với vật liệu tiết kiệm được trong quá trình sản xuất, các nhân viên hạch toán ở Công ty theo dõi được số lượng của các loại vật liệu đó. Cuối tháng, các nhân viên này gửi bản báo cáo lên phòng kế toán vật liệu theo dõi Thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: Một liên gửi thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Một liên phân xưởng giữ 2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Thủ tục xuất kho vật liệu gia công: Theo định mức vật tư sản xuất hàng gia công giữa Công ty và bên bán hàng ký kết, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng. Thủ tục tiến hành xuất vật liệu theo số lượng trên, thủ kho lập bốn liên phiếu xuất kho: Một liên do thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế hoạch Một liên phân xưởng giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Biểu số 6: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 3 năm 2009 Số: 10 Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 1 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin m 2.200 2.200 2 Vải Bay m 2.400 2.400 3 Vải Lót m 800 800 Cộng 5.400 5.400 Biểu số 7: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Số: 10 Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 1 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải Gabadin m 1.100 1.100 2 Vải Bay m 1.200 1.200 3 Vải Lót m 400 400 Cộng 2.700 2.700 Cộng tiền (bằng chữ): (hai triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn) Thủ tục xuất kho vật liệu mua ngoài: Do nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức hao nguyên liệu để ra lệnh xuất kho nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành ba liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho ghi lại phiếu của các đơn vị tính ra tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào 3 liên. Một liên thủ kho gửi cho phòng kế hoạch, một liên đơn vị giữ, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Biểu số 8: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Số: 05 Họ tên người nhận hàng: A. Bình Địa chỉ: Phân xưởng 2 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 2 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 900 900 8.000 7.200.000 Cộng 7.200.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Bảy triệu hai trăm nghìn đồng chẵn) Biểu số 9: Đơn vị: Công ty Tháng 8 Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: 109 phố Huế - Hà Nội Theo QĐ 48 – DNN /2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 3 năm 2009 Số: 23 Họ tên người nhận hàng: A. Tường Địa chỉ: Phân xưởng 2 Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên liệu 2 Stt Tên vật liệu Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải thun K 1,6 m 100 8.000 800.000 Vải thun K 1,6 m 200 8.100 1.620.000 Cộng 2.420.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): (Hai triệu bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn) 3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Như đã biết, chi phí nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, công tác kế toán phải luôn đặt ra những yêu cầu chặt chẽ nhằm phản ánh đúng tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại vật liệu, về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để đáp ứng được yêu cầu này, Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc thực hiện nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép của kế toán. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và giá trị của vật liệu. PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ kế toán Bảng tổng hợp Sổ tổng hợp Chi tiết Nhập xuất tồn Phiếu xuất Đối với vật liệu gia công cho khách hàng: Tại kho: Căn cứ vào chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Theo nguyên tắc ở kho tổ chức ghi chép, quản lý về mặt số lượng vật liệu thực nhập, xuất. Số lượng ghi trên thẻ kho là số lượng thực nhập, xuất ghi trên chứng từ. Cuối ngày thẻ kho tách ra số tồn kho từng thứ vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Biểu số 10: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2009 Kho: Nguyên liệu 1 Tên nhãn hiệu: Vải may gia công Đơn vị tính: mét Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N – X Số lượng Chữ ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 250 1 05 8/3 Nhập NVL 8/3 8.100 2 10 10/3 Xuất NVL PX1 10/3 5.400 3 15 15/3 Xuất NVL PX2 15/3 2.700 Tổng cộng 8.100 8.100 Tồn cuối tháng 250 Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 đến 5 ngày, thủ kho gửi chứng từ nhập xuất nguyên liệu của từng kho lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào chứng từ do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu sẽ phân loại vật liệu và ghi sổ chi tiết theo từng loại vật liệu. Vì đây là loại vật liệu do bên Công an Thành phố cung cấp nên chỉ phản ánh khối lượng vật liệu nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết chỉ tiêu số lượng. Biểu số 11: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2009 Tên kho: Nguyên liệu 1 Tên nhãn hiệu: Vải may gia công Đơn vị tính: mét Ngày N-X Số c.từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Dư đầu tháng 250 8/3 05 Nhập kho NVL 8.100 10/3 10 Xuất kho NVL PX1 5.400 15/3 15 Xuất kho NVL PX2 2.700 Cộng PS 8.100 8.100 Tồn cuối tháng 250 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của việc xuất nguyên vật liệu, đối chiếu số liệu trên thẻ kho xem có đúng khớp số liệu ghi trên sổ chi tiết của kế toán. Nếu đúng kế toán dựa vào số liệu lấy từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu của Công an thành phố cấp để may gia công theo yêu cầu. Biểu số 12: BẢNG TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO VẬT LIỆU May quần áo cảnh trang tháng 3/2009 Stt Nguyên vật liệu Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Vải may gia công m 250 8.100 8.100 250 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài: Ở kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như nguyên liệu gia công ở trên. Biểu số 13: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/3/2009 Tên kho: Nguyên liệu 2 Tên nhãn hiệu: Vải mua ngoài (vải thun K1,6) Đơn vị tính: mét Chứng từ Trích yếu Ngày N – X Số lượng Ký xác nhân Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng - 12 1/3 Nhập kho NVL 1/3 1.000 20 8/3 Nhập kho NVL 8/3 200 18 15/3 Xuất NVL PX2 15/3 900 23 23/3 Xuất NVL PX2 23/3 300 Tổng cộng 1.200 1.200 Tồn cuối tháng 0 Ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán nhận chứng từ về tiến hành phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất với chứng từ xuất đã được thủ kho sắp xếp theo thời gian phát sinh. Sau đó kế toán tiếp tục phân loại theo từng loại vật liệu để ghi vào sổ chi tiết nhập xuất tương ứng. Vì đây là loại vật liệu do Công ty mua nên sổ chi tiết được mở ra để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Biểu số 14: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3/2009 Tên kho: Nguyên liệu 2 Tên nhãn: Vải mua ngoài (vải thun K1,6) Đơn vị tính: mét Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - 12 1/3 Nhập kho vải thun 8.000 1.000 8.000.000 1.000 8.000.000 20 8/3 Nhập kho vải thun 8.100 200 1.620.000 1.200 9.620.000 18 15/3 Xuất kho NVL PX2 8.000 900 7.200.000 300 2.420.000 23 23/3 Xuất kho NVL PX2 8.000 8.100 100 200 800.000 1.620.000 Tổng cộng 1.200 9.620.000 1.200 9.620.000 Tồn cuối tháng - - Biểu số 15: BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU CỦA CATP – HÀ NỘI Tháng 3/2009 Phân xưởng I: May gia công Đ/v: mét Chứng từ Khách hàng Loại vật liệu Lượng nhập Ghi chú 10/3 CATP – HN Vải Gabadin 2.200 Vải Bay 2.400 Vải lót 800 15/3 CATP – HN Vải Gabadin 1.100 Vải Bay 1.200 Vải lót 400 Cộng 8.100 Phụ trách đơn vị Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 16: BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU THÁNG 3/2009 Phân xưởng II Đ/v tính: mét Stt Chứng từ Loại vật liệu Lượng nhập Ghi chú 1 15/3 Vải thun K1,6 900 2 21/3 Vải Papolin 500 3 23/3 Vải thun K1,6 300 4 25/3 Vải Kaki Nam Định 1.000 5 29/3 Vải Sơ mi 1.600 Cộng 4.300 Biểu số 17: BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU Tháng 3/2009 Stt Loại hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Vải Papolin m 300 2.550.000 700 6.650.000 500 4.450.000 500 4.650.000 2 Vải Kaki Nam Định m 50 775.000 1.200 19.200.000 1.000 15.975.000 250 4.000.000 3 Vải thun K 1,6 m - - 1.200 9.620.000 1.200 9.620.000 0 0 4 Vải Sơ mi m 500 4.100.000 2.500 22.250.000 1.600 13.890.000 1.400 12.460.000 5 Phụ liệu các loại - Đệm vai Cái - - 1.000 350.000 800 280.000 200 70.000 - Khóa Cái - - 1.200 720.000 850 510.000 350 210.000 - Cúc Chiếc - - 12.000 600.000 11.000 550.000 1.000 50.000 - Chỉ Cuộn - - 500 1.250.000 300 750.000 200 500.000 Cộng 850 7.425.000 20.300 60.640.000 17.250 46.025.000 3.900 22.040.000 Sau khi tính ra vật liệu tồn kho của từng loại, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn và thẻ kho mà thủ kho giữ gửi lên. Số liệu của hai sổ này phải khớp nhau. Nhìn chung, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để chi tiết vật liệu cụ thể giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, kiểm tra đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại. Tuy nhiên cũng tồn tại nhiều hạn chế nhất định, hàng ngày phải theo dõi thường xuyên sự biến động của nhiều loại nguyên vật liệu và công việc thường dồn vào cuối tháng. 4. Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình kế toán nguyên vật liệu vì nó đóng vai trò cung cấp số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đặc điểm vật liệu của Công ty đa dạng nên Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu của Công ty: TK 1521: Nguyên vât liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: VPP TK 1526: Bao bì TK 1527: Phế liệu thu hồi Các nghiệp vụ nhập vật tư có tài khoản liên quan như sau: TK 111; TK 112; TK 133; TK331… Các nghiệp vụ xuất vật liệu được sử dụng các tài khoản: TK 154; TK621; TK 622; TK 627… 4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Đối với vật liệu gia công: Như đã trình bày, do 70% sản phẩm của Công ty là hàng gia công nên nguyên vật liệu là do Công an Thành phố cung cấp. Kế toán vật liệu chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và không sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để xác định giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Đối với vật liệu mua ngoài: Nếu Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 ( nếu có VAT được khấu trừ) Có TK 111 Trích nhật ký chứng từ số 1 tháng 3 năm 2009: + Ngày 8/3/2009: Công ty thanh toán một phần khoản mua vải Papolin (nguyên vật liệu chính) bằng tiền mặt 731.500 đồng. Nợ TK 1521 665.000 Nợ TK 133 66.500 Có TK 111 731.500 + Ngày 23/3/2009: Công ty thanh toán khoản chi trả mua đệm vai (nguyên vật liệu phụ) bằng tiền mặt 385.000 đồng. Nợ TK 1522 350.000 Nợ TK 133 35.000 Có TK 111 385.000 Biểu số 18: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 3/2009 Stt Ngày Ghi có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng có TK 111 TK 1521 TK 1522 TK 133 1 8/3 665.000 66.500 731.500 2 23/3 350.000 35.000 385.000 Cộng 665.000 350.000 101.500 1.116.500 Nếu Công ty thanh toán bắng tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Trích nhật ký chứng từ số 2 tháng 3 năm 2009: + Ngày 8/3/2009: Công ty thanh toán nốt khoản mua vải Papolin ( nguyên vật liệu chính) bằng tiền gửi ngân hàng 6.600.000 đồng. Nợ TK 1521 6.000.000 Nợ TK 133 600.000 Có TK 112 6.600.000 + Ngày 23/3/2009: Công ty thanh toán khoản mua chỉ (nguyên liệu phụ) bằng tiền gửi ngân hàng 1.375.000 đồng. Nợ TK 1522 1.250.000 Nợ TK 133 125.000 Có TK 112 1.375.000 Biểu số 19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Tháng 3 năm 2009 Stt Ngày Ghi có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 TK 1521 TK 1522 TK 133 1 8/3 6.000.000 600.000 6.600.000 2 23/3 1.250.000 125.000 1.375.000 Cộng 6.000.000 1.250.000 725.000 7.975.000 Nếu Công ty thanh toán bằng tạm ứng: Căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu nhập kho, hóa đơn thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Nếu Công ty mua vật liệu chưa trả tiền cho người bán: Khi mua vật liệu chưa thanh toán với nhà cung cấp thì để theo dõi tình hình thanh toán nợ, kế toán sử dụng TK 331, sổ chi tiết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho vật liệu để kế toán theo dõi tình hình thanh toán nợ vào sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Sổ chi tiết TK 331: Là loại sổ được mở để theo dõi chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà Công ty có quan hệ mua bán bao gồm cả số phát sinh Có và phát sinh Nợ. Sổ chi tiết TK 331 được lập trong một tháng, tất cả các đơn vị bán được theo dõi thành một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang sổ, mỗi hóa đơn được ghi một dòng, được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh. Phương pháp lập: Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào sổ chi tiết cuối tháng trước chuyển sang tương ứng. Số dư Nợ thể hiện số tiền Công ty ứng trước, số dư Có thể hiện số tiền mà Công ty còn phải thanh toán. + Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK khác: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng đã nhập về kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào TK vật liệu phù hợp. + Phần ghi Nợ TK 331, Có các TK khác: Căn cứ vào chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ, thể hiện số tiền thanh toán với khách hàng nào thì ghi vào cột TK 111, TK 112 cùng dòng với lần mua của khách hàng đó. Dư Nợ đầu tháng Nợ TK 331 Có TK 331 Dư Có đầu tháng Số dư cuối tháng Cột số dư cuối tháng: Căn cứ vào từng hóa đơn của khách hàng để tính số dư theo dòng. = + – – Nếu số dư cuối tháng > 0 ghi vào cột bên Có Nếu số dư cuối tháng < 0 ghi vào cột bên Nợ Đối với thuế GTGT: Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn dịch vụ mua vào kế toán phụ trách về thuế, lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào từng tháng làm căn cứ để xác định số thuế đầu vào. Căn cứ phiếu nhập ta làm như sau: Theo hóa đơn số 12 ngày 1/3/2009: Công ty mua vải thun K 1,6 của Công ty Nam Phú chưa thanh toán tiền. Tổng số ghi trên hóa đơn 8.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 800.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán 8.800.000 đồng. Nợ TK 1521 8.000.000 Nợ TK 133 800.000 Có TK 331 8.800.000 Theo hóa đơn số 20 ngày 8/3/2009 Công ty tiếp tục mua với tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 1.620.000 đồng, thuế GTGT 10% là 162.000.000 đồng. Tổng số tiền phải thanh toán 1.782.000 đồng. Nợ TK 1521 1.620.000 Nợ TK 133 162.000 Có TK 331 1.782.000 Cuối tháng kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/Có TK liên quan. Nhật ký chứng từ số 5: Là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn Công ty. Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước và sổ chi tiết TK 331. Phương pháp ghi: Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư Nợ phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng. Số dư Có phản ánh số tiền Công ty còn nợ nhà cung cấp. + Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK khác: lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của mỗi nhà cung cấp ghi vào các tài khoản tương ứng. + Phần ghi Nợ TK 331, Có các TK khác: Lấy số liệu cộng ở các tài khoản tùy theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng. Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các TK liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152. Biểu số 20: SỔ CHI TIẾT TK 331 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 3/2009 Chứng từ Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, Nợ TK Ghi Nọ TK, Có TK Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có 1521 1522 133 Cộng Có TK 331 111 112 311 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 12 20 1/3 8/3 Mua vải cty Nam Phú 8.000.000 1.620.000 800.000 162.000 8.800.000 1.782.000 4.000.000 4.000.000 4.800.000 1.782.000 Cộng 9.620.000 962.000 10.582.000 4.000.000 4.000.000 6.582.000 25 10/3 Mua vải Kaki Nam Định 19.200.000 1.920.000 21.120.000 5.800.000 5.800.000 15.320.000 Cộng 19.200.000 1.920.000 21.120.000 5.800.000 5.800.000 15.320.000 26 10/3 Mua vải sơ mi của cty Nghĩa Hưng 3.500.000 22.250.000 2.225.000 24.475.000 12.000.000 12.000.000 15.975.000 Cộng 3.500.000 22.250.000 2.225.000 24.475.000 12.000.000 12.000.000 15.975.000 24 23/3 Mua phụ liệu ở chợ Đồng Xuân Khóa Cúc 720.000 600.000 72.000 60.000 792.000 660.000 1.320.000 Cộng 1.320.000 132.000 1.452.000 1.452.000 Tổng cộng 5.050.000 51.070.000 1.320.000 5.239.000 57.629.000 4.000.000 12.000.000 5.800.000 21.800.000 39.329.000 Biểu số 21: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 3/2009 Stt Tên Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, Nợ TK Ghi Nợ TK 331, Có TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 1521 1522 133 Cộng Có TK 331 111 112 311 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 Cty TNHH Nam Phú 9.620.000 962.000 10.582.000 4.000.000 4.000.000 6.582.000 2 Chi nhánh dệt Nam Định 19.200.000 1.920.000 21.120.000 5.800.000 5.800.000 15.320.000 3 Cty vải Nghĩa Hưng 3.500.000 22.250.000 2.225.000 24.475.000 12.000.000 12.000.000 15.975.000 4 Ki ốt 75 chợ Đồng Xuân 1.320.000 132.000 1.452.000 1.452.000 Tổng cộng 5.050.000 51.070.000 1.320.000 5.239.000 57.629.000 4.000.000 12.000.000 5.800.000 21.800.000 39.329.000 4.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Trong các doang nghiệp thuộc ngành sản xuất, vật liệu xuất kho dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Ngoài ra vật liệu còn được xuất cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như thuê ngoài gia công, ngượng bán… Hơn nữa trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hóa theo nguyên tắc kế toán kinh doanh, giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như đối tượng tập hợp chi phí. Tại phòng kế toán: Đối với hàng gia công: Khi xuất kho vật liệu kế toán không tính toán thực tế vật liệu gia công mà chỉ theo dõi về mặt số lượng có nghĩa là không phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho các đối tượng sử dụng mà tính hết vào chi phí sản xuất gia công sản phẩm. Số lượng nguyên vật liệu bên Công an Thành phố có trách nhiệm chuyển sang cho Công ty dựa trên cơ sở sản lượng sản phẩm yêu cầu và định mức tiêu hao của từng loại nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức này được cả hai bên Công ty và Công an Thành phố cùng nghiên cứu và xây dựng trên điều kiện của hai bên. Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài: Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng, trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như: Phiếu xuất vật tư, hóa đơn kiêm phiếu xuất… Kế toán tiến hành phân loại thành từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, tính giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Sau đó kế toán lập bảng kê xuất vật liệu, theo trình tự nhất định của số phiếu xuất kho, phiếu nào xuất trước được phản ánh trước, mỗi phiếu xuất được ghi trên một dòng của bảng kê. Bảng kê vật liệu được lập vào cuối tháng cho từng phân xưởng: PX1, PX2. Sau khi lập xong bảng kê vật liệu cho từng phân xưởng, kế toán tiến hành cộng cột tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu xủa các phân xưởng ghi vào Bảng kê số 4. Sau đó mở Nhật ký chứng từ số 7 và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7. Như đã trình bày, khi xuất hàng Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Sau khi xác định được giá trị thực tế cảu vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành vào Bảng kê xuất vật liệu. Vì đặc thù của ngành may mặc nên kế toán phải tách vật liệu chính riêng và vật liệu phụ riêng. Biểu số 22 : BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 3/2009 Phiếu xuất Đơn vị nhận VL Loại vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng 10 Phân xưởng 1 Vải may gia công 5.400 15 Phân xưởng 1 Vải may gia công 2.700 Cộng 8.100 18 Phân xưởng 2 Vải thun K1,6 900 8.000 7.200.000 7.200.000 21 Phân xưởng 2 Vải Papolin 300 8.500 2.550.000 2.550.000 200 9.500 1.900.000 1.900.000 23 Phân xưởng 2 Vài thun K 1,6 100 8.000 800.000 800.000 200 8.100 1.620.000 1.620.000 25 Phân xường 2 Vải Kaki Nam Định 50 15.500 775.000 775.000 950 16.000 15.200.000 15.200.000 29 Phân xưởng 2 Vải sơ mi màu 500 8.200 4.100.000 4.100.000 1.100 8.900 9.790.000 9.790.000 Cộng 4.300 43.935.000 43.935.000 Tổng cộng 43.935.000 43.935.000 Biểu số 23: BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU PHỤ Tháng 3/2009 Stt Phiếu xuất Đ/v nhận vật liệu Loại vật liệu Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng 1 9 Phân xưởng 2 Đệm vai Cái 800 350 280.000 280.000 2 12 Phân xưởng 2 Khóa Chiếc 850 600 510.000 510.000 3 14 Phân xưởng 2 Cúc Chiếc 11.000 50 550.000 550.000 4 15 Phân xưởng 2 Chỉ màu Cuộn 300 2.500 750.000 750.000 Cộng 2.090.000 2.090.000 Tại các phân xưởng: Nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo, nhập vật liệu của phân xưởng trong tháng, xác định số lượng từng loại vật liệu thực nhập. Trong tháng, lập báo cáo chế biến, báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên liệu. Cuối tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán của Công ty và khi kế toán vật liệu nhận được các báo cáo này sẽ đối chiếu với số lượng vật liệu trên bảng kê xuất, số lượng từng loại vật liệu xuất kho ở Công ty phải khớp với báo cáo nhập vật liệu tại phân xưởng. Nếu không khớp phải tìm hiểu và điều chỉnh ngay. Đối với vật liệu gia công: Các báo cáo vật liệu được nhập từ kho của Công an Thành phố. Biểu số 24: BÁO CÁO CHẾ BIẾN HÀNG GIA CÔNG CHO CATP Tháng 3/2009 Phân xưởng 1 Đ/v tính: mét Stt Khách hàng Loại vật liệu Bán TP Lượng chế biến Xuất khác Trả kho Đầu tấm 1 CATP – HN Vải Gabadin - 3.0000 300 Vải bay 800 3.600 Vải lót 350 1.000 200 Cộng 7.600 500 Biểu số 25: BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU CỦA CATP HÀ NỘI Tháng 3/2009 Phân xưởng 1 Đ/v tính: mét Stt Khách hàng Loại vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Chế biến Nhập lại kho 1 CATP Vải Gabadin 3.300 3.000 300 Vải Bay 3.600 3.600 Vải Lót 250 1.200 1.000 200 250 Cộng 250 8.100 7.600 500 250 Đối với vật liệu do Công ty mua ngoài nhập kho: Căn cứ vào báo cáo vật liệu được lập tại phân xưởng 2 Biểu số 26: BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU THÁNG 3/2009 Phân xưởng 2 Stt Chứng từ Loại vật liệu Lượng nhập Ghi chú 1 18/8 Vải thun K1,6 900 2 21 Vải Papolin 500 3 23 Vải thun K1,6 300 4 25 Vải Kaki Nam Định 1.000 5 29 Vải sơ mi 1.600 Cộng 4.300 Biểu số 27: BÁO CÁO CHẾ BIẾN THÁNG 3/2009 Stt Loại vật liệu Bán TP Lượng chế biến Xuât khác Trả kho Đầu tấm 1 Vải thun K 1,6 900 2 Vải Papolin 300 500 3 Vải thun K 1,6 100 300 4 Vải Kaki Nam Định 200 800 200 5 Vải sơ mi 600 1.500 100 Cộng 4.000 300 Phân xưởng 2 Biếu số 28: BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3/2009 Phân xưởng 2 Stt Loại vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Chế biến Nhập kho 1 Vải thun 900 900 2 Vải Papolin 500 500 3 Vải thun 300 300 4 Vải Kaki 1.000 800 200 200 5 Vải sơ mi 1.600 1.500 100 100 Cộng 4.300 4.000 300 300 Trong số vật liệu chính Công ty xuất dùng trị giá 43.935.000 đồng (đã nêu ở Bảng kê xuất vật liệu chính) thì có tới 42.000.000 đồng phục vụ sản xuất sản phẩm còn lại là phục vụ công tác bán hàng. Kế toán ghi vào Bảng kê số 4 theo định khoản: Nợ TK 621 42.000.000 Có TK 1521 42.000.000 Đồng thời ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 theo định khoản: Nợ TK 621 42.000.000 Nợ TK 641 1.935.000 Có TK 1521 43.935.000 Toàn bộ vật liệu phụ được Công ty xuất dùng hết vào phục vụ sản xuất Kế toán ghi Bảng kê số 4 và NKCT số 7 theo định khoản: Nợ TK 621 2.090.000 Có TK 1522 2.090.000 Biểu số 29: BẢNG KÊ SỐ 4 Công ty Tháng 8 – Tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty Tháng 3 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Stt Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK 1521 1522 334 338 621 622 627 Cộng CP thực tế PS trong tháng 1 Tk 154 (CPSXKD) 44.090.000 23.324.000 4.950.400 72.364.400 2 TK 621 (CPNVLTT) 42.000.000 2.090.000 3 TK 622 (CP NCTT) 19.600.000 3.724.000 4 TK 627 (CPSXC) 4.160.000 790.400 Cộng 42.000.000 2.090.000 23.760.000 4.514.400 44.090.000 23.324.000 4.950.000 72.364.400 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 30: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Công ty Tháng 8 – Tâp hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn Công ty Tháng 3 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Stt Ghi Có các TK Ghi Nợ Các TK 1521 1522 334 338 621 622 627 Cộng CP thực tế PS trong tháng 1 TK 154 (CPSXKD) 44.090.000 23.324.000 4.950.400 72.364.400 2 TK 621 (CPNVLTT) 42.000.000 2.090.000 3 TK 622 (CPNCTT) 19.600.000 3.724.000 4 TK 627 (CPSXC) 4.160.000 790.400 5 TK 641 (CPBH) 1.935.000 1.935.000 Cộng 43.935.000 2.090.000 23.760.000 4.515.400 44.090.000 23.324.000 4.950.400 74.299.400 Biểu số 31: SỔ CÁI TK 1521 – Nguyên vật liệu chính Năm 2009 Số dư đầu kỳ Nợ Có ….. ….. Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …. Tháng 11 Tháng 12 NKCT số 1 (có TK 111) 665.000 NKCT số 2 (có TK 112) 6.000.000 NKCT số 5 (có TK 331) 51.070.000 Tổng số PS Nợ 57.735.000 Tổng số PS Có – NKCT số 7 43.935.000 Số dư cuối tháng Nợ 13.800.000 Có Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 32: SỔ CÁI TK 1522: Nguyên vật liệu phụ Năm 2009 Số dư đầu kỳ Nợ Có ….. ….. Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 11 Tháng 12 NKCT số 1 (có TK 111) 350.000 NKCT số 2 (có TK 112) 1.250.000 NKCT số 5 (có TK 331) 1.320.000 Tổng số PS Nợ 2.920.000 Tổng số PS Có – NKCT số 7 2.090.000 Số dư cuối tháng Nợ 830.000 Có Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THÁNG 8 1. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Tháng 8 là công ty có quy mô nhỏ với trên 100 lao động. Việc thiết kế bộ máy tổ chức của công ty vừa phải đảm bảo đơn giản, linh hoạt phục vụ cho việc sản xuất hiệu quả, đồng thời bảo đảm việc kiểm soát rộng khắp và sâu sát tới từng bộ phận. Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, quyết định các chiến lược đầu tư, phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường cạnh tranh với các đối thủ kinh doanh. Những quyết định đó có đem lại lợi nhuận cho Công ty hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng thông tin do các phòng ban cung cấp. Với quy mô hiện nay của công ty, việc lập các báo cáo tài chính cũng như các báo cáo về nhân sự tương đối dễ dàng, phù hợp với năng lực của nhân viên. Do đó chất lượng thông tin trên các báo cáo rất dễ hiểu và khá tin cậy để ra quyết định. Mặt khác do việc sản xuất được tập trung tại 1 cơ sở, bên cạnh đó là nhà làm việc của các phòng ban quản lý nên Giám đốc và phó Giám đốc dễ dàng bao quát được mọi hoạt động của công ty như mua hàng, xuất nhập kho nguyên vật liệu, thành phẩm, trả lương, thanh toán các chi phí,…Vì vậy khả năng xảy ra gian lận trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lập các báo cáo là không cao. Bộ máy tổ chức của công ty được thiết kế khá đơn giản, giúp công tác quản lý dễ dàng và hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt, không bị ngừng trệ ở bất kỳ một khâu nào. Hơn nữa việc vận hành một bộ máy tổ chức đơn giản với quy mô Công ty nhỏ cũng vẫn đảm bảo kiểm soát được toàn bộ hoạt động của các phòng ban, các phân xưởng. Lao động của công ty chủ yếu là lao động phổ thông, làm công nhân, bảo vệ hoặc cấp dưỡng, lao công… Những vị trí đòi hỏi trình độ nhân viên cao như phòng Tài chính Kế toán, nhân viên đều có trình độ khá phù hợp như trung cấp, cao đẳng, đại học. Cơ cấu trình độ lao động như vậy vừa tiết kiệm các chi phí vừa đảm bảo chất lượng quản lý. Nhân viên trong Công ty thông thường khi đã bắt đầu làm việc cho Công ty thì ít khi xin thôi việc ngay, họ thường có thời gian dài gắn bó với Công ty. Môi trường nhân sự trong Công ty ít biến đổi. Do đó các nhân viên đều có kinh nghiệm trong công việc, kết hợp với môi trường làm việc quen thuộc nên chất lượng công việc được đảm bảo. Công ty là Công ty nhà nước quy mô nhỏ nên công ty không cần có ủy ban kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Hiện tại, công ty cũng không có 2 bộ phận này vì việc duy trì ủy ban kiểm soát và kiểm toán nội bộ trong một Công ty quy mô nhỏ là không cần thiết. 2. Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này mỗi doanh nghiệp đều có cách thức và hướng đi khác nhau. Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, áp dụng phương pháp quản lý mới vào quá trình sản xuất cũng như điều hành Công ty. Trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật tư và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán tại phòng kế toán của Công ty cũng không ngừng hoàn thiện và đã đạt được những thành tựu đáng kể góp phần vào sự phát triển chung của toàn Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1. Ưu điểm của công tác kế toán tại Công ty: Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng trên mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Các phòng ban, phân xưởng đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán, đảm bảo công tác kế toán nhất là nguyên vật liệu diễn ra đều đặn kịp thời phục vụ cho sản xuất. Hệ thống nhà kho được tổ chức hợp lý, khoa học tạo mọi điều kiện có thể đảm bảo cho nguyên vật liệu và đặc biệt là Công ty cũng tổ chức riêng một nhà kho để dữ trữ và bảo quản vật liệu gia công. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán, kiểm tra. Về hệ thống sổ sách tài khoản kế toán: Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống tài khoản đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ là hình thức ghi sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung cũng như Công ty may mặc nói riêng. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm vật liệu hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và kế toán vật liệu. Về khâu sử dụng vật liệu: vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức tiêu hao vật liệu định trước. Do vậy, vật liệu được đáp ứng kịp thời cho sản xuất, tránh lãng phí. Nhìn chung, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu tại Công ty là khá nề nếp, đảm bảo theo dõi được tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên còn tồn tại một số vấn đề cần được khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu. 2.2. Những hạn chế và kiến nghị trong công tác kế toán vật liệu tại Công ty Tháng 8: Về công tác quản lý vật liệu: Vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại với quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết được. Tuy nhiên, Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập được mã vật tư để phục vụ công tác quản lý, theo dõi vật tư được dễ dàng hơn. Với thực trạng theo dõi vật liệu gia công như hiện nay, Công ty nên sử dụng hệ thống tài khoản ngoài bảng cân đối để không những theo dõi được về số lượng, giá trị nguyên vật liệu mà vẫn tuân theo chế độ kế toán ban hành. Về quy định, thủ tục chế độ kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệp vật tư: Công ty chưa thành lập tổ kiểm nghiệm vật tư nên vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ khách quan cả về số lượng và chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến tình trạng kế toán thiếu đi một chứng từ ban đầu cần thiếu. Vật tư nhập kho không đúng yêu cầu sẽ ảnh hưởng dến chất lượng sản phẩm. Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ: Bảng phân bổ vật liệu dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng theo giá thực tế, làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Hiện này Công ty chưa thực hiên lập Bảng phân bổ vật liệu, theo em Công ty nên lập để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất, từ đó ghi vào Bảng kê số 4 dễ dàng hơn. Về sổ chi tiết Phải trả người bán TK 331: Thực tế Công ty dùng Sổ kế toán chi tiết TK 331 để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán theo dõi chung trên một quyển sổ. Theo cách ghi này, tất cả các nhà cung cấp có quan hệ mua bán với Công ty đều được ghi trên một trang sổ. Số lượng hóa đơn nhiều thì việc ghi chép đối khi thiếu dòng, kế toán lại phải ghi phần thêm vào trang sau làm cho việc tổng hợp theo dõi rất khó và không hệ thống. việc ghi sổ Nhật ký chứng từ số 5 mất thời gian, vất vả cho kế toán khi phải tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng người bán để có thể có số tổng hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Để khắc phục hạn chế đó, theo em nên mở Sổ chi tiết TK 331 theo dõi riêng từng nhà cung cấp trên những trang sổ nhất định, ghi chi tiết mua những loại vật tư gì, theo dõi chi tiết từng lần Công ty thanh toán với nhà cung cấp. Cuối tháng cộng số phát sinh theo từng cột tài khoản có liên quan và tính số dư cho từng người bán cụ thể. Với những đối tượng nào có quan hệ cung cấp cho Công ty một cách thường xuyên với số lượng lớn thì kế toán nên mở Sổ chi tiết TK 331 riêng cho đơn vị đó để tiện cho việc theo dõi. Để đảm bảo chứng từ kế toán được bảo quản, giữ gìn một cách tốt cũng như xác định trách nhiệm của các cá nhân với chứng từ kế toán, theo em khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho vâ kế toán vật liệu nên lập phiếu giao nhận chứng từ để tránh thất lạc các chứng từ làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán. Với công tác đánh giá vật liệu tiết kiệm: Khi tiến hành nhập kho vật liệu tiết kiệm trong quá trình sản xuất, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng vật liệu mà không đánh giá lại giá trị vật liệu. Hay nói cách khác, kế toán xác định giá trị vật liệu bằng 0. Điều này có nghĩa là chi phí nguyên vật liệu đối với các sản phẩm đã sản xuất không thay đổi, dẫn đến việc xác định hiệu quả sản xuất sẽ không chính xác. Để khắc phục việc này, kế toán cẩn phải tiền hành đánh giá chính xác giá vốn nhập kho của vật liệu tiết kiệm được giúp cho việc xác định hiểu quả sản xuất chính xác hơn. Cuối cùng, theo em, Công ty cần lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp với khả năng và trình độ của kế toán viên. Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy, năng suất lao động của bộ phận kế toán được nâng cao. Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, tránh được những sai sót trong quá trình chuyển sổ cộng dồn, có thể kiểm tra, đối chiếu và phát hiện dễ dàng đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem. KẾT LUẬN Sau một thời gian kiến tập tại Công ty Tháng 8, được làm quen với thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu cùng với phần lý thuyết nghiên cứu được, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm lý luận đã được học ở trường. Đồng thời đợt kiến tập này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý công ty, thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để đưa ra ý kiến khắc phục. Do trình độ và thời gian kiến tập còn hạn chế, báo cáo mới chỉ đưa ra được những ý kiến ban đầu chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo để báo cáo của em hoàn thiện hơn về mặt lý luận và cũng như thực tiễn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh, cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty Tháng 8 đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập này. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT………6 Sơ đồ 2. QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ MAY…………………………………...8 Sơ đồ 3. QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ IN………………………………………9 Sơ đồ 4. MÔ HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY……………….10 Sơ đồ 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THÁNG 8……...13 Sơ đồ 6. HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ………………….16 Biểu số 1. PHIẾU NHẬP KHO………………………………………………..23 Biểu số 2. HÓA ĐƠN………………………………………………………….24 Biểu số 3. PHIẾU NHẬP KHO………………………………………………..25 Biểu số 4. HÓA ĐƠN………………………………………………………….25 Biểu số 5. PHIẾU NHẬP KHO………………………………………………..26 Biểu số 6. PHIẾU XUẤT KHO………………………………………………..28 Biểu số 7. PHIẾU XUẤT KHO………………………………………………..29 Biểu số 8. PHIẾU XUẤT KHO………………………………………………..30 Biểu số 9. PHIẾU XUẤT KHO………………………………………………..31 Biểu số 10. THẺ KHO…………………………………………………………32 Biểu số 11. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU…………………………………………33 Biểu số 12. BẢNG TỔNG HỢP XUẤT - NHẬP - TỒN KHO VẬT LIỆU…...34 Biểu số 13. THẺ KHO………………………………………………………….34 Biểu số 14. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU…………………………………………36 Biểu số 15. BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU CỦA CATP – HÀ NỘI…………...37 Biểu số 16. BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU………………...…………………..37 Biểu số 17. BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT LIỆU……………………...38 Biểu số 18. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1…………………………………….41 Biểu số 19. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2…………………………………….42 Biểu số 20. SỔ CHI TIẾT TK 331- PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN………………..45 Biểu số 21. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5…………………………………….46 Biểu số 22. BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU CHÍNH……………………………48 Biểu số 23. BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU PHỤ………………………………49 Biểu số 24. BÁO CÁO CHẾ BIẾN HÀNG GIA CÔNG CHO CATP...………50 Biểu số 25. BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT LIỆU CỦA CATP HÀ NỘI ………………………………………………………………………………….50 Biểu số 26. BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU THÁNG 3/2009…………………..51 Biểu số 27. BÁO CÁO CHẾ BIẾN THÁNG 3/2009…………………………..51 Biểu số 28. BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU……….52 Biểu số 29. BẢNG KÊ SỐ 4…………………………………………………...53 Biểu số 30. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7…………………………………….54 Biểu số 31. SỔ CÁI…………………………………………………………….55 Biểu số 32. SỔ CÁI…………………………………………………………….56