Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà

, những vấn đề liên quan đên tiệu thụ sản phẩm khác… Phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 8 nhân viên trình độ đại học. Phòng khoa học kỹ thuật: từ kết quả thống kê thực tế của phòng kế hoạch về thị hiếu tiêu dùng, về các yêu cầu đối với sản phẩm mà Công ty đã, đang và sẽ sản xuất kinh doanh , kết hợp dây truyền công nghệ hiện có và có thể chuyển giao, mua mới để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm hiệu quả nhất, tung ra thị trường những sản phẩm có tính cạnh tranh cao nhất. Khi có các vấn đề trục trặc, sai sót trong công nghệ sản xuất kịp thời sử lý. Phải không ngừng tham khảo tìm kiếm, nắm bắt những dây chuyền công nghệ mới để ứng dụng trong doanh nghiệp. Định kỳ kiểm tra chất lượng, tình tình hỏng hóc, công suất hoạt động của các máy móc tài sản của công ty. Kiểm định chất lượng sản phẩm từ các xí nghiệp trước khi đưa vào tiêu thụ… phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 6 nhân viên tốt nghiệp các trường đại học ngành chuyên môn và trường đào tạo nghề có năng lực. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tiếp cận, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước, lập kế hoạch xuất nhập khẩu và thực hiện các thao tác xuất nhập khẩu. Phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên trình độ đại học trở lên. Phòng kế toán tài chính: tổng hợp những đề nghị, kế hoạch, dự toán sản xuất từ đó lên kế hoạch thu chi hợp lý, làm cơ sở cho Ban giám đốc có quyết định đúng đắn trong việc quản lý nguồn vốn, tài sản cố định, tiền mặt… của Công ty. Định kỳ hoặc thường xuyên kiểm tra, tổng hợp số liệu từ các xí nghiệp trực thuộc báo cáo để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả các phòng ban đều phải thông qua phòng kế toán duyệt các đề nghị chi thu, tạm ứng…phòng hiện có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 7 nhân viên trình độ đại học và trung cấp. Ban quản lý dự án: quản lý mọi dự án của Công ty và xí nghiệp trực thuộc. Ban quản lý dự án có 4 nhân viên trình độ cao đẳng và đại học. Giám đốc các xí nghiệp trực thuộc Công ty vừă có trách nhiệm quản lý các hoạt động sản xuất, tiêu thụ, kinh doanh của xí nghiệp, vừa có trách nhiệm báo cáo lên công ty theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Như vậy tổ chức hoạt động của công ty khá chặt chẽ, hoàn chỉnh, ngay từ khi mới ra đời cho đến nay, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý của mình cho hoàn chỉnh hơn, hoạt động có hiệu quả hơn. 2. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Để có được sự đa dạng trong kinh doanh, có được hiệu quả trong nhiều ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, công ty phải có một bộ máy tổ chức tốt và có một quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý. Trước khi sáp nhập, công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội có 5 xí nghiệp trực thuộc, sau khi sáp nhập thì công ty có thêm 2 xí nghiệp nữa. Hiện nay công ty có 7 xí nghiệp trực thuộc. Mỗi xí nghiệp chuyên sản xuất một số những mặt hàng phục vụ mục đích tiêu thụ trong nước và nước ngoài. Xí nghiệp vận tải và vật liệu Phúc Xá, với lợi thế về địa bàn hoạt động, xí nghiệp chuyên sản xuất gạch lát, gạch men, gạch ốp lát, khai thác cát xây dựng. Kinh doanh dịch vụ vận tảI chuyên chở vật liệu xây dựng. Xí nghiệp hiện có120 công nhân chính thức trong biên chế và khoảng hơn 100 công nhân thuê ngoài và ký hợp đồng ngắn hạn. Xí nghiệp vận tải thuỷ Bạch Đằng, kinh doanh dịch vụ vận chuyển vật liệu xây dựng mà chủ yếu là cát sỏi… từ nơi khai thác về bến …bằng các phương tiện đường thuỷ, đường bộ. NgoàI ra còn có dịch vụ bốc xếp, dỡ hàng hoá, thu gom bao bì… Địa bàn hoạt động chủ yếu ở khu vực sông Hồng. Xí nghiệp hiện có 100 công nhân viên trong biên chế và gần 200 công nhân theo hợp đồng ngắn hạn, ngoài ra xí nghiệp thường xuyên thuê lao động ngoài đặc biệt khi xí nghiệp có nhiều hợp đồng cùng một thời điểm. Xí nghiệp xây dựng công trình, chuyên nhận xây dựng các công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, hạ tầng đô thị và san lấp công trình… Ngoài ra Công ty có nhận thầu một công trình lớn, vừa, nhỏ giao cho xí nghiệp xây dựng, khi hoàn thành, xí nghiệp bàn giao cho công ty và nhận thù lao khoán thầu. Hiện nay xí nghiệp có 150 công nhân trong biên chế thường chia làm 4 đội xây dựng, tuỳ từng thời điểm mà xí nghiệp ký hợp đồng ngắn hạn với công nhân thuê ngoài. Hiện nay xí nghiệp thường xuyên phải thuê ngoài vì đang có rất nhiều hợp đồng xây dựng mà công ty nhận thầu bàn giao về cho xí nghiệp. Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phương Liệt, kinh doanh các dịch vụ cho thuê công cụ, dụng cụ trong xây dựng, sản xuất vật liệu, làm đại lý nhận ký gửi vật liệu, vật tư xây dựng, trang thiết bị nội thất….xí nghiệp hoạt động ở qui mô nhỏ, số lượng công nhân viên trong biên chế hiện chỉ có 80 người. Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, chuyên sản xuất các mặt hàng từ gỗ, mây, tre…, sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, và các hàng thủ công mỹ nghệ khác phục vụ xuất khẩu. Xí nghiệp mới đây còn có thêm dịch vụ dạy làm tóc giả, mi mắt nhân tạo, hoạt động này mới bắt đầu nhưng đã tỏ ra khá hiệu quả. Hiện nay xí nghiệp chính thức có 180 công nhân viên, và số lượng không nhỏ thợ học việc. Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp, chuyên sản xuất các mắt hàng may mặc, đặc biệt hàng len xuất khẩu. Ngoài ra với địa bàn hoạt động tốt, xí nghiệp còn có thêm thu nhập từ việc cho thuê kho, bãi . Xí nghiệp mới đây cũng có thêm hoạt động dịch vụ đa dạng tạo thêm thu nhập đáng kể cho xí nghiệp. Xí nghiệp hiện nay có 200 công nhân viên chính thức , ngoài ra trong các tình huống cấp bách, xí nghiệp còn thuê ngoài sản xuất. Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn, chế biến lâm sản, khai thác gỗ, khoáng sản, hoá chất phục vụ cho sản xuất nguyên vật liệu xây dựng. Sản xuất các mặt hàng nước giải khát, nước tinh khiết, kinh doanh các vật tư thiết bị nông lâm nghiệp… xí nghiệp hiện nay có 120 công nhân viên chính thức và hơn 100 công nhân hợp đồng dàI và ngắn hạn. Sơ đồ 2: Sơ đồ về tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà XN vật liệu xây dựng và vận tải Phúc Xá XN xây dựng công trình XN dịch vụ và vật liệu Phương Liệt XN sản xuất hàng xuất khẩu XN dệt may và dịch vụ tổng hợp XN vận tải thuỷ Bạch Đằng XN chế biến lâm sản Triệu Sơn Qua sơ đồ trên, các xí nghiệp trực tiếp dưới sự điều hành quản lý của Công ty nhưng sản xuất vẫn độc lập, mỗi xí nghiệp có một qui trình công nghệ sản xuất khác nhau. Sau khi hoàn thành sản xuất, các xí nghiệp có thể tiêu thụ thành phẩm của mình hoặc giao cho Công ty để Công ty thực hiện giao dịch kinh doanh, đặc biệt các hợp đồng xuất khẩu thì thường phải thông qua Công ty. Giữa các xí nghiệp cũng luôn có sự giao dịch nội bộ với nhau, như xí nghiệp xây dựng công trình thì thường mua nguyên vật liệu của các xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu trong Công ty. Hay xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu xây dựng thì nhập các nhân tố đầu vào từ xí nghiệp chuyên khai thác các vật liệu để sản xuất vật liệu xây dựng. Chính hoạt động nội bộ thường xuyên bổ trợ cho nhau giữ các xí nghiệp làm cho tổ chức Công ty càng bền chặt và phát triển hơn. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán I. Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản, dưới sự quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất tuơng đối độc lập nhưng vẫn dưới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Với hình thức tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty được kết cấu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Trưởng phòng tài vụ ( Kế toán truởng) Phó phòng tài vụ Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tài sản cố đinh Kế toán tiền lương Kế toán công nợ& thanh toán Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Thủ quĩ Kế toán thuế Kế toán trưởng của các xí nghiệp trực thuộc Như vậy, bộ máy kế toán của công ty bao gồm Phòng kế toán chung của Công ty và Phòng kế toán riêng của các xí nghiệp. Phòng kề toán riêng của các xí nghiệp thì tuỳ vào cơ cấu, hình thức tổ chức kinh doanh và qui mô của xí nghiệp đó để tổ chức, sắp xếp nhân sự, nhưng xí nghiệp nào cũng có một mô hình tổ chức cơ bản gồm: Một kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lên Công ty định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Trong xí nghiệp, kế toán trưởng có quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng có trách nhiệm giám sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán… lên kế hoạch thu chi làm cơ sở hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu tư, sản xuất. Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán trưởng sẽ kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyên môn, khi đã kiểm tra thấy hợp lý sẽ đưa lên Kế toán trưởng. Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng tư hợp pháp, hợp lý. Thủ quĩ chỉ được xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ ký củă Kế toán trưởng, Giám đốc. Một hoặc nhiều Kế toán tiền lương tuỳ theo qui mô của xí nghiệp, thông thường, cứ một Kế toán tiền lương sẽ chịu trách nhiệm tính lương cho 120 công nhân. Kế toán lương có trách nhiệm theo dõi khối lượng công việc mỗi công nhân qua bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kết hợp đơn giá tiền lương mà nhà nước qui định tính ra lương, thưởng phải trả cho từng công nhân. Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho. Phối hợp với thủ kho, theo dõi chất lượng, số luợng của hàng tồn kho, thường xuyên xuống kho kiểm tra, đôn đốc. Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền. Trong trường hợp xí nghiệp chỉ thu chi bằng tiền mặt thì chỉ cần một người theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủ quĩ. Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêu thụ. Một số xí nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn, một số thì chuyển qua công ty, khi đó vẫn coi như tiêu thụ bình thương và Công ty là khách hàng nhưng phảI thu, phải trả sẽ theo dõi dưới hình thức nội bộ. Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cung cấp cụ thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhưng nhìn chung, đây là mô hình chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện. Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trưởng của xí nghiệp sẽ báo cáo lên kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt động chung của Công ty. Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trưởng phòng, một Phó phòng, một kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn. Nhiêm vụ chức năng của từng ngưòi như sau: Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng quĩ tiền mặt. Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi và tiền đang chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển…. Nói chung, chức năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệp nhưng vì công ty lớn nên có sự khác biệt và phức tạp hơn. Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nước về các loại tài sản cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự án, kế hoạch sửa chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố định của toàn công ty. Hướng dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, trích lập khấu hao đúng, hợp lý. Xử lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏng hóc tài sản cố định. Kế toán tiền lương, tính lương, dự trù quĩ tiền lương, thuởng, cho nhân viên trong công ty công bằng hợp lý. Kế toán công nợ và thanh toán, thực chất là 2 nghiệp vụ theo dõi phải thu, phải trả khách hàng, người cung cấp bao gồm cả thanh toán nội bộ với các xí nghiệp, điều tra về khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng….. Kế toán tiêu thụ và thành phẩm theo dõi nhập, xuất thành phẩm từ các xí nghiệp, hàng hoá mua về. Tính, tập hợp các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác để tính giá thành phẩm nhập xuất bán. xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ… Thủ quĩ chức năng cũng giống như thủ quĩ của xí nghiệp. Kế toán thuế, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi đối với Nhà nước. ở các xí nghiệp không có kế toán thuế và việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước là hoàn toàn thông qua Công ty. Thuế được nộp hàng tháng. Kế toán tông hợp là người đối chiếu từ chứng từ tới sổ chi tiết do các kế toán chuyên môn thực hiện và Kế toán trưởng của các xí nghiệp trình duyệt. Thống kê và sắp xếp theo hệ thống các chứng từ sổ sách đó rồi đệ trình lên phó phòng. Phó phòng tài vụ, người trợ giúp Trưởng phòng, một lần nữa theo dõi, đối chiếu, kiểm tra xem xét những tài liệu do kế toán tổng hợp đưa lên. từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty, tìm ra nguyên nhân lãi, lỗ tăng giảm, đề ra các phương hướng giải quyết. Trưởng phòng, nhiệm vụ chính của Trưởng phòng kế toán là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Trưởng phòng là người lập báo cáo kết quả kinh doanh để trình lên Ban giám đốc. Xem xét, tìm hiểu nguyên nhân Công ty thành công hay thất bại, từ đó đưa ra phương hương giải quyết, đặc biệt là các biện pháp cắt giảm chi phí. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đè liên quan đến tài chính không phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận khác cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn kế toán nhưng có liên quan đến bộ phận đó. II. Tổ chức công tác kế toán: 1. Khái quát chung: Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước phải áp dụng chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp và Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (giai đoạn 1). Vì là một Công ty có qui mô lớn và có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Công ty áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chứng từ là một hình thức tổ chức chặt chẽ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho. 2. Nội dung công tác kế toán: Cũng như các doanh nghiệp độc lập khác, tổ chức kế toán của Công ty cũng bao gồm 4 nội dung cơ bản: *Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán *Tổ chức chứng từ kế toán *Tổ chức sổ sách kế toán *Tổ chức báo cáo kế toán a. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Bắt đầu từ năm 2003, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản mới sửa đổi theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty gồm : tài khoản loại 1 đến loại 9- tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, tài khoản loại 0- tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, vì đặc trưng kinh doanh của mình, công ty còn bổ sung thêm những tài khoản cấp III, IV phù hợp và lược bỏ những tài khoản không sử dụng tới, làm cho hệ thống tài khoản của công ty sử dụng gọn nhẹ, dễ theo dõi. Riêng tài khoản loại 0 Công ty không thay đổi. Hiện nay công ty đã có một hệ thống tài khoản tương đối hoàn chỉnh. b. Tổ chức chứng từ kế toán: Vì Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức báo sổ từ các xí nghiệp lên, nên tuy qui mô công ty là lớn nhưng hệ thống chứng từ của công ty là không phức tạp. Hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm các chứng từ kế toán theo mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐKT và những chứng từ do Công ty tự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty dựa theo Quyết định 1141 TC/QĐ-CDKT của Bộ tài chính. Về tổ chức chứng từ, Công ty tổ chức như một Công ty độc lập với hoạt động thương mại và ngoại thương. Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty cũng tuân theo qui trình chung, được thực hiện từ việc lập chứng từ đến bảo quản lưu trữ chứng từ. Cụ thê, qui trình đó được tiến hành như sau: Qui trình luân chuyển chứng từ Tổ chức chứng từ phù hợp từng nghiệp vụ phát sinh đ Tổ chức lập chứng từ theo nguyên tắc đầy đủ, chính xác, rõ ràng đ Tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi vào sổ đ Tổ chức sử dụng chứng từ vào các sổ liên quan đ Phân loại theo phần hành kế toán và theo thời gian đưa vào hồ sơ lưu trữ, bảo quản. c. Tổ chức sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ kế toán gồm: + Hệ thống sổ nhật ký chứng bao gồm các nhật ký chứng từ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của tài khoản, một số nhật ký chứng từ có thêm cả cột theo dõi Nợ, số dư đầu, cuối kỳ để theo dõi chặt chẽ. + Hệ thống sổ phụ nhật ký chứng từ là các bảng kê và các bảng phân bổ. Các bảng kê và bảng phân bổ này tuỳ từng phần hành mà có, có phần hành chỉ có bảng kê, có phần hành chỉ có bảng phân bổ, có phần hành có cả bảng kê và bảng phân bổ. Các sổ bảng này được ghi chép hỗ trợ cho việc vào sổ nhạt ký chứng từ và theo dõi chặt chẽ hơn những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số liệu của các bảng kê không được sử dụng để vào sổ cái. + Hệ thống các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết theo dõi chi tiết các tài khoản cấp II,III… làm căn cứ cho kế toán vào nhật ký chứng từ. + Hệ thống các sổ cái theo dõi tổng hợp theo từng tài khoản riêng. Sổ cái chỉ được ghi một lần vào ngày cuối khoán sổ kế toán. Chu trình kế toán trên sổ kế toán được Công ty thực hiện chỉ tương đối nghiêm túc từ việc mở sổ, ghi sổ, sửa chữa việc ghi chép sai trên sổ đến khoá sổ kế toán. Tuy nhiên, trong việc sửa chữa sai trên sổ kế toán được kế toán Công ty và kế toán các xí nghiệp thực hiện trong một vài trường hợp còn sai qui tắc, kế toán không tuân thủ nguyên tắc mà dùng bút phủ để sửa. Trong việc khoá sổ kế toán, kế toán còn thực hiện chưa hoàn toàn đầy đủ các thủ tục cần thiết, đặc biệt các vấn đề liên quan đến lập dự phòng và phân bổ chi phí. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được kháI quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tàI chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Theo sơ đồ trên, hàng ngày, từ các chứng từ hợp lệ phát sinh hàng ngày, kế toán chi tiết vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê hoặc cả hai. Các chứng từ cần theo dõi chi tiết mà chưa thể ghi vào nhật ký chứng từ hay bảng kê thì vào sổ chi tiết. Riêng các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quĩ sau đó ghi vào nhật ký chứng từ và bảng kê có liên quan. Cuối tháng, từ bảng kê, sổ chi tiết ké toán vào nhật ký chứng từ. Từ nhật ký chứng từ vào sổ cái liên quan, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng, các xí nghiệp gửi hệ thống giấy tờ sổ sách của xí nghiệp lên Công ty. Kế toán Công ty tiến hành phân loại giấy tờ đó và vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết của Công ty. Trước khi tiến hành khoá sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính , kế toán còn đối chiếu giữa các bảng tổng hợp chi tiết (nếu có), bảng cân đối số phát sinh và sổ cái. d. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Đây là bước cuối trong công tác kế toán. Sau khi hoàn thành các Báo cáo kế toán thì coi như công tác kế toán trong một niên độ đã hoàn thành. Hiện nay, Công ty có hệ thống các Báo cáo kế toán gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán nội bộ Việc lập các Báo cáo tài chính của Công ty tuân theo đúng qui định về các mẫu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày hệ thống báo cáo tài chính. Riêng về thời gian lập Báo cáo tài chính Công ty đã khoá sổ kế toán và lập Báo cáo sớm hơn qui định 5- 10 ngày, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những ngày này Công ty coi là nghiệp vụ phát sinh vào niên độ kế toán sau và phản ánh vào sổ sách của năm sau. Các Báo cáo gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ ké toán tại Công ty. Báo cáo nội bộ thì được lập theo tháng, quí và năm. Hàng tháng có báo cáo quĩ, báo cáo chấm công gửi từ xí nghiệp lên Công ty. Hàng quí có báo cáo tiền mặt, tiền gửi, báo cáo công nợ cũng từ xí nghiệp gửi lên Công ty. Hàng năm có báo cáo kết quả kinh doanh từ Công ty gửi xuống xí nghiệp. III. Các phần hành kế toán: Cũng như các Công ty kinh doanh khác, Công ty có các phần hành kế toán cơ bản bao gồm: #Hạch toán vốn bằng tiền #Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ #Hạch toán chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ #Hạch hàng tồn kho #Hạch toán tài sản cố định #Hạch toán tiền lương #Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán với người bán #Hạch toán quá trình tiêu thụ và thanh toán với người mua 1. Hạch toán tài sản cố định: Hạch toán tài sản cố định là việc phản ánh tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản cố định, giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý, sửa chữa tài sản cố định. Đây là phần hành kế toán phức tạp của Công ty, vì Công ty lớn và phân tán, có khối lượng tài sản lớn, loại hình đa dạng. Trong đó đất đai của Công ty được sử dụng vào hoạt động kinh doanh không nhỏ. Tổ chức hạch toán chứng từ về TSCĐ: Quá trình tổ chức hạch toán tài sản cố định của Công ty cũng theo trình tự chung với hệ thống đầy đủ chứng từ kế toán liên quan bao gồm: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản này xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành việc xây dựng, mua sắm, được cấp phát, được tặng biếu, viện trợ, nhận vốn góp liên doanh, thuê ngoài… đưa vào sử dụng trong công ty hoặc của Công ty giao cho các đơn vị khác theo lệch cấp trên, theo hợp đồng liên doanh, cho thuê…. Biên bản do hai bên giao nhận lập, mỗi bên gửi một bản và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Biên bản này thường đi kèm với bảng kê phụ tùng kèm theo. Thẻ tài sản cố định theo dõi chi tiết từng tài sản cố định của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn do kế toán tài sản cố định của Công ty lập. Thẻ được lập dựa trên biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố định. Biên bản thanh lý tài sản cố định xác nhận việc thanh lý tài sản cố định làm căn cứ cho việc ghi giảm tài sản cố định do ban thanh lý TSCĐ lập. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi công việc sửa chữa hoàn thành do hai bên nhận thầu và Công ty lập. Biên bản đánh giá lại TSCĐ do hội đồng đánh giá lại lập hai bản, một bản lưu tại Phòng kế toán, một bản lưu cùng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ: Từ các chứng từ trên, kế toán TSCĐ tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết. Vì Công ty có các xí nghiệp trực thuộc nên quản lý cả tình hình TSCĐ của từng xí nghiệp, do đó Công ty có sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Sổ này do xí nghiệp lập từ các chứng từ gốc phát sinh trong xí nghiệp và nộp lên Công ty theo định kỳ phản ánh tình hình TSCĐ trong nội bộ xí nghiệp. Công ty có sổ TSCĐ theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ toàn Công ty. Sổ này được lập theo từng loại TSCĐ. Khi vào sổ cần đối chiếu chứng từ gốc và nghiệp vụ kế toán phát sinh. Bảng tính và phân bổ khấu hao cũng được theo dõi theo từng xí nghiệp do xí nghiệp nộp lên và trong toàn Công ty. Thời gian sử dụng hoặc tỷ lệ khấu hao của từng TSCĐ theo qui định, các xí nghiệp và Công ty không có quyền tự ý thay đổi. Kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ trên sổ ( thẻ) chi tiết TSCĐ và sổ ( thẻ) chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Trường hợp Công ty cho thuê TSCĐ thì chỉ theo dõi khấu hao TSCĐ trên sổ chi tiết. Trường hợp Công ty đi thuê TSCĐ thì không theo dõi trên sổ chi tiết TSCĐ. Cuối kỳ, tiến hành cộng sổ chi tiết TSCĐ, lập Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ cho các loại TSCĐ làm cơ sở đối chiếu với Sổ cái các TK211, TK213, TK214 VD: Xí nghiệp Xây dựng công trình mua 02 bộ máy vi tính hiệu Samsung đưa vào sử dụng trong văn phòng. Từ biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ của xí nghiệp vào thẻ TSCĐ của xí nghiệp, cuối thánh gửi lên Công ty, kế toán TSCĐ của Công ty vào sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng theo dõi cho xí nghiệp xây dựng công trình. Sau đó tiếp tục theo dõi trên Sổ TSCĐ. Thẻ TSCĐ theo đơn vị sử dụng Năm 2001 Tên đơn vị sử dụng: Xí nghiệp xây dựng công trình Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên TS Đơn vị Số Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý Số Số SH NT Lợng SH NT do Lợng tiền BB03 #### Máy vi tính Samsung chiếc 02 6.700 13.400 Người ghi sổ Ngày.. tháng..năm Kế toán trưởng Hạch toán tổng hợp TSCĐ: Tài khoản sử dụng: * TK211_ Tài sản cố định hữu hình. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ tài sản cố định hữu hình của Công ty theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II: - TK2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK2113: Máy móc, thiết bị TK2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK2118: TSCĐ hữu hình khác * TK213_ TSCĐ vô hình. Tài khoản này theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ vô hình của Công ty theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II: TK2131 Quyền sử dụng đất TK2132: Quyền phát hành TK2133: Bản quyền, bằng sáng chế TK2134: Nhãn hiệu hàng hoá TK2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền TK2138: TSCĐ vô hình khác * TK214_ Hao mòn TSCĐ. TàiI khoản này phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong qúa trình sử dụng theo qui định. Tài khoản này được chi tiết thành: Tk2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK2143: Hao mòn TSCĐ vô hình * TK241_ Xây dựng cơ bản dở dang. Tài khoản này phản ánh giá trị xây dựng cơ bản dở dang, chi tiết: TK2411: Mua sắm TSCĐ TK2412: Xây dựng cơ bản TK2413: Sửa chữa lớn TSCĐ * TK242_ Chi phí trả trước dài hạn phản ánh các khoản chi phí trả trước dài hạn theo qui định. Nhật ký chứng từ sử dụng: NKCT số 01 ( ghi có TK111) NKCT số 02 (ghi có TK112) NKCT số 03 (ghi có TK113) NKCT số 04 (ghi có các TK311, 341, 342) NKCT số 05 (ghi có TK331) NKCT số 07 tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, luân chuyển nội bộ không tính vào chi phi. NKCT số 08 (ghi có TK131) NKCT số 09 ( ghi có TK211, 212, 213 NKCT số 10 (ghi có các TK222,228, 229 và các tài khoản nguồn vốn…) Bảng kê: BK số 01 (ghi nợ TK111) BK số 02 ( ghi nợ TK112) BK số 11 (TK131) Quá trình hạch toán tổng hợp thực chất là ghi Sổ cái các tài khoản 211, 213, 214… Kế toán tổng hợp từ các sổ chi tiết, bảng tính và phân bổ khấu hao vào nhật ký chứng từ, bảng kê có liên quan. Sau đó từ bảng kê, nhật ký chứng từ đó và bảng kê nhật ký chứng từ do các xí nghiệp đưa lên, kế toán ghi sổ cái các tài khoản liên quan, đối chiếu giữa sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết. Khi các số liệu đã khớp, kế toán tổng hợp chuyển toàn bộ cho Phó phòng xem xét. Cuối cùng khi các số liệu đã hoàn toàn khớp, Kế toán trưởng tiến hành lập Báo cáo tài chính, cùng các phần hành kế toán khác đã hoàn thành. Quá trình hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 05: Sơ đồ quá trình hạch toán tổng hợp TSCĐ Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Bảng kê số 01, 02, 05, 06, 11 Nhật ký chứng từ 01, 02, 03, 04, 05, 07, 08,10. Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái các tài khoản 211, 213, 214. Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Từ các chứng từ giảm TSCĐ như các Biên bản bàn giao, nhượng bán, thanh lý TSCĐ và các chứng từ liên quan đến giảm TSCĐ của công ty, kế toán TSCĐ tiến hành ghi vào NKCT số 9. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 9, tính tổng phát sinh bên Có TK 211, 213 đối ứng với Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 9 để ghi sổ Cái TK 211, 213. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành phản ánh vào các bảng kê số 5, 6 nhằm tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ trong kỳ. Số liệu tổng hợp ở 2 bảng kê trên sau khi khoá sổ cuối tháng được ghi vào NKCT số 7. Trong trường hợp tăng TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ tăng TSCĐ tiến hành ghi vào các NKCT số 1, 2, 3, 4, 5, 10( các NKCT tập hợp tổng phát sinh Nợ TK 211,213) TSCĐ cho thuê không ghi giảm TSCĐ, không theo dõi trên TK211, 213, chỉ theo dõi khấu hao TSCĐ trên TK214 cùng các TK chi phí khác có liên quan như TK627 hay TK642. Phần lãi do cho thuê TSCĐ được Công ty phản ánh vào TK511 ( doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) không thông qua TK3387 (doanh thu chưa thực hiện) TSCĐ đi thuê hoạt động cũng không được ghi tăng TSCĐ, chỉ theo dõi qua TK001, tiền thuê TSCĐ thường được trả trước cho nhiều năm theo dõi qua TK242 Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT và lấy số liệu của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ Cái. Số liệu ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Nhật ký chứng từ số 9 Ghi Có TàI khoản 211 – TSCĐ hữu hình Ghi Có Tài khoản 213 – TSCĐ vô hình Tháng 11 năm 2001 Đơn vị : Triệu đồng TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Ghi Có TK213, ghi Nợ các TK SH NT 214 136 … Cộng Có TK 211 214 222 … Cộng Có TK 213 210 210 65 65 150 150 240 240 … … … … … … … … … Cộng Đã ghi sổ CáI ngày … tháng … năm…. Ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (ký , họ tên) (ký , họ tên ) (ký, họ tên) Sổ cái Tài khoản 211 Tháng 11 năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 3.123 Đơn vị: Triệu đồng Ghi Có các TK, đối ứng với Nợ TK211 Tháng 1 …. Tháng 11 Tháng 12 Cộng CN TK112 – NKCT số 2 348 TK331 – NKCT số 5 135 … … … … … Cộng PS Nợ TK211 Tổng PS Có TK211 Số dư cuối kỳ - Nợ - Có Ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) 2. Hạch toán tiền lương: Hạch toán tiền lương nhằm theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao độngvà các khoản thanh toán cho người lao động như tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Tổ chức hạch toán chứng từ: Công ty do không trực tiếp sản xuất, không có công nhân sản xuất nên kế toán tiền lương chỉ theo dõi lương và các khoản của nhân viên trong công ty với hệ thống chứng từ đơn giản: Bảng thanh toán tiền lương là căn cứ thanh toán tiền lương, phu cấp cho người lao động, căn cứ để thống kê về lao động và tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo bộ phận được kế toán trưởng ký duyệt, là căn cứ lập phiếu chi lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán Fiếu nghỉ hưởng BHXH xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản… Bảng thanh toán BHXH là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho nhân viên, là căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý cấp trên, Căn cứ để lập là fiếu nghỉ hưởng BHXH. Bảng này được lập thành 2 bản, một lưu tại phòng kế toán, một do cơ quan quản lý quĩ BHXH ở cấp trên. Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người chỉ được lập trong trường hợp thưởng theo lương, do kế toán lập cho từng bộ phận. Tại các xí nghiệp, ngoài các chứng từ trên còn có các chứng từ khác là: * Bảng chấm công lập cho từng công nhân * Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành làm căn cứ trả lương theo sản phẩm * Phiếu báo làm thêm giờ do người báo làm thêm giờ lập * Hợp đồng giao khoán * Bản điều tra tai nạn lao động.. Tổ chức hạch toán sổ chi tiết tiền lương: Từ bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả ( gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BH y tế và kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng. Các khoản trích này được trích đúng theo tỷ lệ mà nhà nước qui định. Trên lý thuyết khi tổ chức hạch toán chi tiết tiền lương cần lập cả sổ chi tiết các TK334, TK338,TK335… để theo dõi số phát sinh và số dư đày đủ nhưng có lẽ vì số lượng nhân viên trong Công ty không nhiều nên không theo dõi trên các sổ chi tiết đó. Tổ chức hạch toán tổng hợp: Tài khoản sử dụng: * TK334_ Phải trả công nhân viên. Tài khoản này phản ánh giá trị phải trả , đã trả công nhân viên. Tài khoản này được chi tiết thành các TK cấp II: TK3341: thanh toán lương, các khoản mang tính chất lương TK3348: thanh toán các khoản thu nhập khác cho công nhân viên. * TK335_ Chi phí phải trả * TK338_ Phải trả, phải nộp khác TK3382: Kinh phí công đoàn TK3383: Bảo hiểm xã hội TK3384: Bảo hiểm y tế Nhật ký chứng từ sử dụng: NKCT số 01 : ghi có TK111 NKCT số 07 : tập hợp chi phí NKCT số 08: ghi có TK642, TK641… Quá trình hạch toán tổng hợp tiền lương thực chất là việc vào Sổ cái các TK334,TK338… và các sổ liên quan. Theo lý thuyết thì từ NKCT và các bảng phân bổ, kế toán vào sổ cái, sau đó đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương, nhưng vì Công ty không lập bảng tổng hợp chi tiết cũng như sổ chi tiết nên không đối chiếu được, chỉ có thể đối chiếu với chứng từ và bảng phân bổ. Sơ đồ 07: Sơ đồ tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng phân bổ tiền lương và BHXH NKCT số 01 NKCT số 07 NKCT số 08 Sổ cáI TK334, TK338,TK335… Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Quá trình hạch toán tổng hợp tiền lương của Công ty bao gồm quá trình hạch toán của các xí nghiệp và của Công ty Tại các xí nghiệp, căn cứ vào các chứng từ về lao động tiền lương, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ số 1 để làm cơ sở ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 vào cuối tháng. Từ các bảng kê trên, kế toán vào NKCT số 7, theo dõi khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Đồng thời từ các chứng từ thanh toán lương kế toán vào các NKCT số 1, 2, 10. Cuối tháng từ các NKCT trên, kế toán tính ra tổng phát sinh, số dư để vào sổ cái các TK 334, 338. Tại công ty, tính lương cho các cán bộ công viên của văn phòng công ty sau đó cũng vào nhật ký chứng từ có liên quan như trên, căn cứ vào các nhật ký chứng từ mà các xí nghiệp gửi lên và các nhật ký chứng từ tại Công ty, kế toán vào sổ cái TK334, 338 . Số liệu trên sổ cái là căn cứ để lập các báo cáo tài chính cần thiết Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 11 năm 2002 Đơn vị: 1000 đồng Số thứ tự Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 TK338 Tổng chi phí - TK 641 132.000 - TK642 158.000 - TK338 74.000 - TK431 35.000 … … … Cộng Đã ghi sổ Cái ngày …tháng… năm… Ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111 – Tiền mặt Tháng 11năm 2001 Đơn vị: 1000 đồng Số TT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 TK 334 … 3 425.000 … … … … Cộng … Đã ghi sổ Cái ngày …tháng… năm… Ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Sổ cái Tài khoản 334 Số dư đầu năm Nợ Có 50.000 Đơn vị: 1000 đồng Ghi Có các TK, đối ứng với Nợ TK 334 Tháng 1 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 641 –NKCT số 7 … 132.000 TK642 – NKCT số 7 … 158.000 TK338 – NKCT số 7 … 74.000 TK 431 – NKCT số 7 … 35.000 … … … … … Cộng PS Có Tổng PS Nợ 425.000 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày … tháng … năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3. Hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dùng, dự trữ hàng hoá và cung cấp thông tin cho việc quản lý hàng tồn kho. Các xí nghiệp trực thuộc Công ty có một số xí nghiệp thì tiêu thụ sản phẩm thẳng và gửi báo cáo tiêu thụ về công ty, một số thì chuyển về công ty và công ty sẽ tiêu thụ trong và ngoài nước như hàng dệt may, tấm lợp AUSTNAM, hay hình thức nhận thầu khoán xây dựng do công ty đứng ra nhận thầu và xí nghiệp thực hiện, khi hoàn thành sẽ bàn giao cho công ty , nhưng ở phần hành hàng tồn kho thì không bàn đén lĩnh vực xay dựng cơ bản. Công ty còn nhập hàng từ các nhà cung cấp khác và để kinh doanh nên đây là một phần hành tương đối lớn và quan trọng trong công tác ké toán tại công ty. Công ty đã lựa chọn hình thức kê khai thường xuyên đê theo dõi hàng hoá và chọn phương pháp giá thực tế để tình giá hàng xuất kho. Tổ chức hạch toán chứng từ: Bộ chứng từ liên quan đế phần hành này khá đa dạng, bao gồm Phiếu nhập kho xác nhận số lượng hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. phiếu nhập kho trong trường hợp công ty mua ngoài được lập làm 2 liên, 1 liên ở nơi nhập, 1 liên thủ kho giữ sau đó chuyển lên phòng kế toán lấy xác nhận. Phiếu nhập kho lập cho nhiều loại hàng hoá được nhập cùng một thời điểm Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong công ty hay đê bán, ký gửi, góp vốn liên doanh... Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên thủ kho giữ để đưa lên phòng kế toán xin xác nhận, 1 liên lưu ở bộ phận lập phiếu, 1 liên do người nhận giữ làm cơ sở cho đơn vị hoặc bộ phận nhập lô hàng đó theo dõi. Phiếu này cũng được lập cho nhiều loại hàng cùng xuất tại cùng một thời điểm, cho cùng một đơn vị. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo dõi số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này đén kho khác trong nội bộ công ty hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu được lập thành 2 liên nếu là vận chuyển nội bộ trong doanh nghiệp, 3 liên nếu là vận chuyển ký gửi hay đại lý. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu giao cho người vận chuyển. Thủ kho nhập, sau khi nhập hàng ghi số thực nhập, ngày nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán lấy xác nhận. Trường hợp di chuyển hàng hoá giữa các kho trong phạm vi rộng thì phải có chữ ký của giám đốc, đóng dấu công ty và kèm quyết định chuyển kho. Biên bản kiểm nghiệm xác định số lượng, qui cách và chất lượng hàng hoá trước khi nhạp kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này chỉ thường lập với hàng hoá nhập với số lượng lớn, quí hiếm hay có tính chất lý hoá phức tạp do Ban kiểm nghiệm lập. Thẻ kho do phòng kế toán lập thẻ giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày. hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho vào thẻ kho sau đó nhân viên kế toán theo định kỳ 3 ngày xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm định phải điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. Mỗi thẻ kho được lập cho 1 loại hàng hoá. Biên bản kiểm kê hàng hoá xác định số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý hàng hoá thừa thiếu và ghi sổ kế toán . Biên bản kiểm kê do ban kiểm kê lập thành 2 bản, 1 giao cho kế toán, 1 giao cho thủ kho. Tổ chức hạch toán chi tiết Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Tại kho, thủ kho theo dõi khối lượng, số lượng hàng hoá qua thẻ kho, định kỳ 3 ngày kế toán xuống kiểm tra và ký xác nhận. Tại phòng kế toán, kế toán sau khi xác nhận đối chiếu các chứng từ nhập xuất với thẻ kho, sẽ ghi số lượng, gia trị của từng lần nhập xuất vào sổ ( thẻ) chi tiết hàng hoá. Cũng như thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá cũng được theo dõi theo từng loại hàng hoá. Cuối tháng, từ sổ chi tiết, kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá, ghi giá trị tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của các loại hàng hoá, mỗi loại ghi 1 dòng. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 02/ 12/ 2001 Tờ số 01 Tên hàng hoá: áo len xuất khẩu Đơn vị tính: chiếc Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lợng Xác nhận SH NT nhập-xuất Nhập Xuất Tồn của KT Tồn đầu tháng 5.000 180 Nhập từ XNdệt may 25.000 150 Xuất ra đại lý Thái Hà 2.400 ...... Tồn cuối tháng Sổ chi tiết hàng hoá Tên hàng hoá: áo len xuất khẩu Đơnvị tính: chiếc NT Chứng từ Diễn giải Đơn giá TKĐƯ Nhập Xuất ghi sổ SH NT Lợng Tiền Lợng Tồn đầu kỳ 27,85 Nhập từ XN dệt may 23 25.000 1.750.000 Xuất ra đại lý Thái Hà 23 2.400 .... Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết TK156 Đơn vị:1000VNĐ Hàng hoá Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ áo len xuất khẩu 575.000 Tấm lợp AUSTNAM 320.000 586.000 692.000 ... Tổng Tổ chức hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Tài khoản sử dụng: * TK156_ Hàng hoá, phản ánh giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn theo giá thực tế. Chi tiết TK1561: Giá mua TK1562: Chi phí thu mua * TK157_ Hàng gửi bán * TK159_ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nhật ký chứng từ: NKCT số 01: ghi có TK111 NKCT số 02: ghi có TK112 NKCT số 05: ghi có TK331 NKCT số 06: ghi có TK151 NKCT số 08: ghi có TK156,157,632… Bảng kê: BK số 08: nhập xuất tồn hàng hoá BK số 10: hàng gửi bán Quá trình hạch toàn tổng hợp hàng tồn kho thực chất là việc vào Sổ cái các TK156, 157,632…... sau đây là sơ đồ tổ chức hạch toán hàng tồn kho: Sơ đồ 07: Sơ đồ tổ chức hạch toán hàng tồn kho Các chứng từ nhập xuất hàng hoá Biên bản kiểm kê hàng hoá Bảng kê số 08, số 10 NKCT số 01, 02, 05, 06, 08 Sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chu trình hạch toán tổng hợp hàng tồn kho cũng như các chu trình đã trình bày ở trên. Trước khi khoá sổ kế toán, bộ phận kế toán phải thu thập thông tin giá cả thị trường của mặt hàng, đánh giá và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty thực hiện công tác lập dự phòng chưa thật chặt chẽ do chỉ lập dự phòng cho một số mặt hàng mà không lập cho hầu hết các mặt hàng. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà 1. Nhận xét chung: Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà với quá trình hình thành và đi lên từ một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước . Khi mới ra đời được sự trợ giúp của Nhà nước chưa bước vào cạnh tranh tỏ ra uể oải chậm chạp cả trong bộ máy kế toán, nên khi có cạnh tranh thị trường, Công ty tỏ ra lúng túng trước sự ra đời và chiếm lĩnh thị trường mạnh mẽ của các loại hình doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, Công ty đã không ngừng khắc phục và cải thiện hơn, hoàn thiện tổ chức quản lý , tổ chức sản xuất và cả tổ chức kế toán. Nhưng đứng trước hiện thực là sự cạnh tranh gay gắt của các loại hình doanh nghiệp trẻ, Công ty cần có sự hoàn thiện hơn nữa về mọi mặt mà trong đó yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tài chính của Công ty cũng là một yêu cầu mang tính chất quyết định. Vì công tác kế toán liên quan tới mọi vấn đè trong hoạt động của Công ty từ tổ chức sản xuất đến quản trị doanh nghiệp. Để hoàn thiện được công tác tổ chức kế toán, cần hiểu rõ những ưu, nhược điểm của Công ty trong công tác này. Qua thời gian kiến tập ở Công ty, em có nhận thấy một số những ưu, khuyết điểm chung sau: Vì công ty là một công ty lớn với bề dày lịch sử, lại không ngừng được hoàn thiện nên hiện nay tổ chức bộ máy kế toán của Công ty tương đối hoàn chỉnh, có sự phân công, phân nhiệm tương đối rõ ràng, nhân viên đều là những người có chuyên môn cao, nghiêm túc trong công việc. Công ty đã thay thế dần lao động thủ công bằng việc tin học hoá các phần mềm quản lý, phòng ban chức năng có hiệu quả cung cấp kịp thời chính xác các thông tin cần thiết cho lãnh đạo công ty từ đó tạo điều kiện cho Công ty được chủ động trong tình hình sản xuất kinh doanh, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trường Về tổ chức bộ máy kế toán: phòng kế toán tài chính của Công ty đựoc bố trí hợp lý, chặt chẽ các công việc được giao, được phân công một cách rõ ràng cụ thể phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận. Trình độ nghiệp vụ của kế toán viên luôn được chú ý nâng cao cả về chuyên môn cũng như tin học giúp cho kế toán trưởng thực hiện được sự lãnh đạo tập trung thống nhất. Đội ngũ kế toán hầu hết có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực đã có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác kế toán Công ty thực hiện việc áp dụng các chế độ, chính sách nhà nước ban hành nhanh và đúng đắn từ các mẫu chứng từ, sổ sách đến việc ghi chép, vào sổ. Công ty còn mở rộng thêm các chứng từ, sổ sách chi tiết phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty có công tác lưu trữ hồ sơ chặt chẽ , bảo quản tốt, tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt mạnh, công tác kế toán của Công ty còn vấp phải những thiếu sót: Công ty vẫn áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ trong khi Công ty đã dần áp dụng kế toán máy, hình thức Nhật ký chứng từ không hoàn toàn thích hợp với kế toán máy Công ty đã bỏ qua việc vào sổ chi tiết tiền lương và BHXH, việc này không gây ảnh hưởng, sat sót nhiều trong công tác kế toán nhưng việc ghi chép đối chiếu sẽ nặng nề và tốn nhiều thời gian hơn. Việc tính toán, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Công ty chưa thực hiện đầy đủ, phiến diện. Theo dõi TSCĐ của Công ty còn lỏng lẻo do việc ghi chép TSCĐ cho thuê và thuê hoạt động chưa rõ ràng. Việc phân bổ khoản phải trả tiền thuê chưa được thực hiện kịp với qui định mới là áp dụng TK242_ Chi phí trả trước dài hạn. Như vậy, bên cạnh những mặt mạnh cần phát huy, Công ty còn thể hiện không ít những thiếu sót cần xem xét, hoàn thiện. 2. Kiến nghị: Kiến nghị 1: Trong phần hành hạch toán về tiền lương, kế toán tiền lương đã bỏ qua phần vào sổ chi tiết tiền lương. Khi kế toán tống hợp tiến hành đối chiếu thì thiếu cơ sở để đối chiếu và phải đối chiếu nhiều chứng từ . Việc này làm công tác kế toán sẽ bị chậm chạp và bị mất thời gian, dễ nhầm lẫn trong khi công tác lương liên quan đến người lao động đòi hỏi công bằng chính xác. Kiến nghị 2: Trong phần hành hạch toán hàng tồn kho, tài khoản 156 mà doanh nghiệp sử dụng tỏ ra chưa hữu hiệu, chỉ chia ra giá mua và chi phí thu mua. Trong khi Công ty có nhiều mặt hàng khác nhau, có cả hàng chuyên dùng để xuất khẩu, Công ty có thể tận dụng TK cấp 2 nhiều hơn nữa , ví dụ như: *TK156: Hàng hoá TK1561: Giá mua TK15611: Giá mua hàng để xuất khẩu TK156111: Giá mua hàng dệt may để xuất khẩu TK156112: Giá mua đồ mỹ nghệ để xuất khẩu TK15612: Giá mua hàng tiêu thụ trong nước TK1562: Chi phí thu mua TK15621: Chi phí thu mua hàng để xuất khẩu TK156211: Chi phi thu mua hàng dệt may để xuất khẩu TK156212: Chi phí thu mua hàng mỹ nghệ xuất khẩu TK15622: Chi phí thu mua hàng tiêu thụ trong nước Kiến nghị 3: các chuẩn mực kế toán mới được ban hành tuy đã được phổ biến và hướng dẫn áp dụng trong Công ty nhưng việc thực tế áp dụng thì diễn ra chậm chạp và chưa thống nhất hoàn toàn, có phần đã áp dụng, có phần chưa được áp dụng. Có xí nghiệp đã áp dụng, có xí nghiệp vẫn chưa áp dụng, điều này gây khó khăn rất nhiều trong công tác kế toán tổng hợp tại Công ty. Kiến nghị 4: Theo qui định thì khi phát hiện sai cần tuỳ thuộc vào tính chất thời điểm phát hiện để dùng kỹ thuật chữa thích hợp. Trong bất kỳ cách chữa sổ nào cũng không được tẩy xoá làm mờ, mất, làm không rõ ràng số sai cần sửa. Thế nhưng hiện nay tại Công ty thực hiện việc sửa chữa sai sót của một số sổ sách bằng cách tẩy xoá mà không áp dụng theo đúng nguyên tắc trên. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm trái với quy định của chế độ. Để khắc phục đề nghị phòng Công ty thực hiện việc sửa chữa theo đúng nguyên tắc. Kiến nghị 5: Hiện nay công ty đã bắt đầu sử dụng phương pháp kế toán máy, nhưng vẫn tiếp tục duy trí phương pháp Nhật ký chứng từ trong hki hình thức này không phù hợp vơí phương pháp kế toán máy. công ty có thể áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ hoặc hình thức khác thích hợp hơn. Kiến nghị 6: Công ty cần áp dụng Tk242 cho việc hạch toán chi phí tuê TSCĐ trả trước dài hạn, sau đó phân bổ dần theo từng nội dung. Khi trả tiền thuê TSCĐ dài hạn trước: Nợ TK242 Nợ TK133 Có TK111, 112... Sau đó theo định kỳ, tuỳ từng nội dung để phân bổ cho các TK chi phí, tuỳ giá trị để phân bổ theo lần. Nợ TK627, TK641, TK642... Có TK242 ....... Kết luận Trong thời gian thực tập ở công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà nhờ sự hướng dẫn tận tình của cô giáo, của ban giám đốc công ty, các phòng ban có liên quan và đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán, cùng với sự nỗ lực cố gắng của bản thân tôi đã hoàn thành bản báo cáo với những nội dung về tổ chức bộ máy quản lý và công tác kế toán tại công ty. Trong khoảng thời gian có hạn và còn nhiều hạn chế về kiến thức, báo cáo thực tập của em không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các cán bộ Phòng Kế toán tài chính Công ty. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các phòng ban chức năng, các cô chú trong phòng tài chính kế toán công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà và đặc biệt là cô giáo Bùi Thị Minh Hải đã giúp đỡ tôi thực hiện bản cáo này. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thu Thuỷ tài liệu tham khảo 1. Quyết định 1141 TC/ QĐ/ CDKT ngày 1-1-1995 của Bộ tài chính và văn bản đi kèm 2. Quyết định 167/2000/QĐ/ BTC ngày 25-10-2000 của Bộ tài chính và văn bản đi kèm 3. Quyết định 149/ 2001/ QĐ/ BTC ngày 31-12-2001 của Bộ tài chính và văn bản đi kèm 4. hệ thống chuẩn mực Việt Nam của Bộ tài chính 5. Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính 6. Lý thuyết hạch toán kế toán, chủ biên TS. Nguyễn Thị Đông 7. Kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp, chủ biên TS. Đặng Thị Lan 8. Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Vụ chế độ kế toán ban hành 9. Lịch sử hình thành Công ty Vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hông Hà ban hành nội bộ 10. bản đăng ký kinh doanh của công ty 11. quyết định sáp nhập công ty