Nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH thương mại - Dịch vụ in ấn bao bì Tín Thành

đối với các khách hàng hiện hữu, nên đã khuyến khích khách hàng dồn nhiều số lượng đặt hàng cho công ty hơn năm 2009. Bên cạnh vấn đề doanh thu thì nộp ngân sách nhà nước cũng được công ty quan tâm đến, khi lợi nhuận tăng kéo theo các khoản nộp ngân sách nhà nước cũng tăng lên trong 03 năm vừ a qua, cụ thể chi phí nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho nhà nước trong ba năm như sau: Năm 2008 là 8 475 956 đồng; Năm 2009 là 58 771 886 đồng và trong năm 2010 là 69 680 829 đồng. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 26 2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của Công ty Tín Thành trong thời gian qua 2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư nguyên vật liệu trong 03 năm (2008, 2009, 2010) Bảng tóm tắt doanh số mua vật tư, nguyên vật liệu trong ba năm (20008; 2009; 2010) như sau: Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 2009/ 2008 2010/ 2009 1 Giấy in 579,014,373 638,583,770 883,182,690 10.3% 38.3% 2 Decal 193,004,790 245,386,450 469,368,900 27.1% 91.3% 3 Mực in 259,507,180 268,291,880 584,503,060 3.4% 117.9% 4 Hóa chất phụ gia in 175,428,860 198,318,950 376,645,730 13.0% 89.9% 5 Mica 347,408,624 332,150,266 480,383,750 -4.4% 44.6% 6 Sắt thép 55,901,437 47,938,040 63,945,250 -14.2% 33.4% 7 Inox 69,251,198 44,301,750 78,007,870 -36.0% 76.1% 8 Bản kẽm in 158,403,850 193,614,960 364,002,450 22.2% 88.0% 9 Bóng đèn, thiết bị điện phụ trợ 61,761,534 55,876,080 82,700,370 -9.5% 48.0% 10 Băng keo 4,860,098 3,995,570 7,152,530 -17.8% 79.0% 11 Các nguyên vật liệu phụ khác 157,333,880 133,348,620 321,626,380 -15.2% 141.2% Tổng cộng: 2,061,875,824 2,161,806,336 3,711,518,980 Stt Chi Tiêu %Chênh lệch Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) thì hàng hóa mua vào công ty chủ yếu mua hàng trong nước và thường được mua từ nhiều cách khác nhau. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng để thấy được sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại, vướng mắc GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 27 trong những nguồn hàng mua vào, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh. Qua bảng kê tóm tắt doanh số mua hàng trong 03 năm (2008, 2009, 2010) của Công ty Tín Thành thì nhận định: Năm 2008 so với năm 2009: Doanh số mua hàng giấy in, decal, mực in, hóa chất phụ gia in, bản kẽm in có doanh số mua trong năm 2009 tăng so với năm 2008 từ 3.4% → 27.1%, do công ty có thêm khách hàng mới và gia tăng sản xuất. Đồng thời, Công ty cũng tận dụng dùng hàng tồn kho năm trước của 05 loại nguyên vật liệu vật tư trên đưa vào sản xuất để tăng sản lượng sản phẩm sản xuất nhằm theo kịp kế hoạch kinh doanh của công ty, vì theo bảng 2.2 thì doanh thu bán hàng năm 2009 tăng gấp 05 lần so với năm 2008. Còn các mục còn lại: Mica, Sắt thép, Inox, Bóng đèn - Thiết bị điện phụ trợ và băng keo và các nguyên vật liệu phụ khác thì doanh số mua hàng của năm 2009 giảm nhiều so với năm 2008 từ 4.4 % → 36%, do công ty sử dụng hàng tồn kho của năm 2008, vì trong năm 2008, Công ty đã mua vật tư với số lượng tương ứng theo chính sách giá chiết khấu của nhà cung cấp, mặc dù trong năm 2008 thì tình hình sản xuất kinh doanh của công ty chưa phát triển. Ngoài ra, công ty đã tìm được nguồn hàng mua (hàng thay thế tương đương) giá rẻ hơn, và công ty cũng tìm thêm nhà cung cấp mới có chính sách bán hàng hỗ trợ tốt cho công ty (Như giá mua rẻ, hỗ trợ cho công ty dùng hàng mẫu miễn phí,..., mặc dù lượng dùng trong sản xuất của các nguyên vật liệu vật tư này năm 2009 tăng cao hơn so với năm 2008. Năm 2009 so với năm 2010: Nhìn chung, doanh số mua hàng của các nguyên vật liệu, vật tư trong năm 2010 đều tăng so với năm 2009 là do giá thành mua, số lượng mua của năm 2010 tăng hơn năm 2009. Vì công ty có nhiều đơn đặt hàng, nên công ty tăng sản xuất hàng hóa nhiều hơn và ít tồn kho nguyên vật liệu vào đầu năm 2010, cho nên số lượng nguyên vật liệu vật tư mua vào cũng tăng lên. Đồng thời do giá xăng dầu, tỷ giá USD/VNĐ trong nước tăng biến động vào quý 4/năm 2009 đến quý 1/năm GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 28 2010, nên đã kéo theo giá vật tư nguyên vật liệu năm 2010 cũng biến động tăng cao hơn giá năm 2009. Do trong năm 2010 công ty có doanh số bán hàng tăng cao, công ty có thêm nhiều khách hàng mới: Red Driver, Dai-ichi, Green Cross,...., và các khách hàng cũ, như: Mobifone, JTI, Marks Line,..., đặt hàng tăng nhiều hơn (Như: Mobifone đặt hàng tăng lượng tờ bướm quảng cáo,..., là do công ty có chính sách bán hàng + dịch vụ hậu mãi tốt nhằm duy trì các khách hàng cũ. Công ty sản xuất hàng in ấn tăng nhiều hơn các hàng khác: Hộp đèn, kệ tủ trưng bày,... Vì vậy, doanh số mua năm 2010 thì tăng nhiều hơn so với 2009: Giấy in, mica, sắt thép, bóng đèn – thiết bị điện phụ trợ tăng từ 33.4 % → 48%; Decal, hóa chất, inox, bản kẽm in, băng keo tăng từ 76 % → 91.3%; Còn mực in và các nguyên vật liệu phụ tăng trên 100%. Nhìn chung, kế hoạch mua hàng của công ty khá hợp lý và phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty nên chú ý đến mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất, để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên. 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của Công ty Tín Thành trong thời gian qua 2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty a. Chiến lược kinh doanh của Công ty Do công ty mới thành lập cuối năm 2006, loại hình kinh doanh (Dịch vụ in ấn bao bì) của công ty là theo nhu cầu của khách hàng. Nên trong hai năm đầu (2007; 2008), công ty gặp rất nhiều khó khăn để xây dựng chiến lược kinh doanh, Công ty chỉ xây dựng được chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn: tháng, quý, vì chưa có nhiều khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng rất ít. Do đó, việc việc mua nguyên vật liệu vật tư từ năm 2008 về trước là mua theo số lượng tối thiểu của nhà cung cấp bán, nên dẫn đến lượng hàng mua vào tồn kho nhiều trong năm 2008, như: Mica, Inox,.... b. Kết quả kinh doanh GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 29 Kết quả kinh doanh năm 2008 thấp hơn 2009 là công ty mới đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nên việc mở rộng phát triển khách hàng mới và sản xuất kinh doanh của công ty còn hạn chế. Vì vậy, Lượng vật tư tồn kho nhiều trong năm 2008 là do mua hàng theo số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp bán. Năm 2009, Công ty phát triển kinh doanh có nhiều khách hàng mới, như Mobifone, Marks Line, Việt Thái Quốc Tế,...., nên lợi nhận năm 2009 đạt gấp 05 lần 2008 mà Tổng doanh số mua vật tư của năm 2009 tăng so với năm 2008 là 4.8%, do trong năm 2009 công ty dùng lượng vật tư tồn kho năm 2008 để sản xuất. Ngoài ra trong năm 2009, Bộ phận cung ứng cũng tìm được nhiều nguồn hàng khác, hàng thay thế của nhiều nhà cung cấp có giá tốt hơn năm 2008. Tổng lợi nhuận năm 2010 vượt qua năm 2009 là 19% mà tổng doanh số mua hàng nguyên vật liệu vật tư năm 2010 tăng cao so với năm 2009 là 71.7%, là do giá thành vật tư mua vào tăng giá theo biến động trên thị trường. Nguyên nhân giá mua vào tăng là nguyên nhân khách quan do ảnh hưởng từ chính sách nhà nước: Lãi suất ngân hàng tăng lên 17%, tăng tỷ giá ngoại tệ USD/VNĐ,....; do lạm phát; do tình hình biến động tăng giá nguyên vật liệu trên thị trường;. c. Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật Việc thanh toán mua hàng bị ảnh hưởng lớn trong quá trình mua hàng vật tư, do công ty gặp khó khăn về tài chính trong hai năm đầu sau khi thành lập vì công ty phải đầu tư trang bị nhiều máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty mới đầu tư trang bị, nên cũng góp phần hỗ trợ cho Bộ phận cung ứng mua hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng trên thị trường trong quá trình mua hàng. 2.2.2.2 Các yếu tố bên ngoài Công ty a. Nhà cung cấp Trong hai năm đầu sau khi thành lập thì Công ty chưa có nhiều nhà cung cấp, nên việc lựa chọn so sánh mua hàng còn hạn chế. Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của công ty Tín Thành trong thời gian qua: GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 30 Stt Tên nhà cung cấp Số điện thoại Tên hàng hóa cung cấp 1 Phong Thái 08 - 38273896 Giấy 2 Hoàng Kim Phát 08 - 62507979 Giấy 3 Tân Kim Hưng 08 - 38981549 Giấy 4 3M 08 - 62538421 Decal, băng keo 5 Kiều Mi 08 - 38291919 Decal, băng keo 6 Nam Sơn Hà 08 - 38644104 Mica 7 Triều Chen 08 - 38408836 Mica 8 Tuấn Đạt 08 - 37582933 Mica 9 M&P 08 - 38254656 Mực in; hóa chất 10 Tín Ân 08 - 39252146 Mực in; hóa chất 11 Tân Tín Phát 08 - 37174871 Mực in; hóa chất 12 Miền Đông 08 - 38823424 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 13 Minh Sơn 08 - 62952814 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 14 Trung Vũ 08 - 22408990 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 15 Thái Lợi 08 - 38566754 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… 16 Phong Vân 08 - 38478118 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… 17 Thanh Qúy 08 - 38212503 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của Công ty Tín Thành. Theo bảng danh sách nhà cung cấp chủ lực của Công ty Tín Thành nêu trên thì xét thấy còn hạn chế trong việc chọn nhà cung cấp về vật tư Decal, băng keo so với các nhà cung cấp các vật tư nguyên vật liệu khác trong tiến trình mua hàng. b. Đối thủ cạnh tranh Thị trường dịch vụ in ấn bao bì ở Việt Nam rất phát triển đa dạng, nên Công ty Tín Thành có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, như: Công ty LIKSIN, MAI, VISINGPACK,.... Vì vậy, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, như dịch vụ, chính sách giá,...., khi mua vật tư nguyên vật liệu cùng một nhà cung cấp với các công ty đối thủ cạnh tranh lớn mạnh hơn và đối thủ cạnh tranh này có vị trí thương hiệu lớn GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 31 trên thị trường bao bì, do các nhà cung cấp sẽ có chính sách bán hàng ưu tiên cho các đối thủ cạnh tranh lớn này . c. Cơ quan nhà nước Trong năm 2009, nhà nước đã hỗ trợ chính sách thuế giá trị gia tăng (VAT) từ 10% giảm còn 5% đối với các hàng hóa: Giấy, Hóa chất,...., nên cũng góp phần làm giảm chi phí mua hàng trong doanh nghiệp. 2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành Bộ phận mua hàng thuộc Phòng Vật tư, gồm Trưởng phòng (kiêm mua hàng) và một nhân viên mua hàng (Mua hàng và gia công). Chức vụ Số người Chức năng công việc Trưởng phòng 1 Quản lý + kiêm chức năng nhân viên mua hàng một số vật tư chính: Giấy, mực in,… Nhân viên 1 Mua hàng gián tiếp một số vật tư , mua trực tiếp tại chợ, cửa hàng,…và gia công vật tư bên ngoài. Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế đối với những mặt hàng có giá trị lớn, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức, theo dõi, kiểm tra, giám sát các các hoạt động công việc trong phòng và trực tiếp báo cáo BGĐ về quá trình thực hiện mua hàng. Nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ thay mặt đại diện công ty giao dịch đàm phán với các nhà cung cấp về việc mua một hoặc một số loại hàng vật tư mà Nhân viên phụ trách mua. 2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành Chú thích: • HĐKT : Hợp đồng kinh tế áp dụng cho các loại hình mua hàng không sử dụng Đơn đặt hàng, hoặc một số trường hợp mua thẳng. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 32 • Mua thẳng : Hình thức mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp bằng tiền mặt không lập Hợp đồng kinh tế . • ĐĐH : Đơn đặt hàng, áp dụng đối với nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng nguyên tắc. • Mẫu (mua hàng) : Mẫu hàng, gồm: Vật tư – Nguyên vật liệu, phụ tùng thiết bị và bán thành phẩm gia công, Catalogue mẫu vật tư, mẫu khách cấp,…, sử dụng trong đặt hàng nhà cung cấp để đối chiếu kiểm hàng khi nhập hàng vào Công ty. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 33 Sơ đồ 2.2. Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 34 Mô tả sơ lược quy trình mua hàng: Phòng mua hàng cung ứng vật tư (MHCƯVT) tiếp nhận các nhu cầu mua hàng từ các phòng ban: Phòng kinh doanh (KD), Phòng Điều Độ Kế Hoạch Sản Xuất – Kiểm tra chất lượng (ĐĐKHSX - KTCL) và các phòng ban khác, sau đó MHCƯVT triển khai đặt hàng Đối với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác liên quan, để trình Ban Giám Đốc (BGĐ)ký duyệt mua. Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện các bước công việc thủ tục mua, bao gồm: Hỏi giá các nhà cung cấp, thỏa thuận các điều kiện liên quan đến mua hàng, như: Thanh toán, giao nhận hàng,..., với các nhà cung cấp, sau đó nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: Bảng so sánh giá và chọn nhà cung cấp, HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác: Phiếu tạm ứng tiền mặt đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp,...., để trình Ban Giám Đốc ký duyệt mua. (Lưu ý: Các chứng từ trình mua này phải có chữ ký xác nhận của bộ phận hay người đề nghị mua). Sau khi các HĐKT/ĐĐH đã được BGĐ duyệt, phòng MHCƯVT chuyển các HĐKT/ ĐĐH đến các nhà cung cấp thông qua Fax, Email (Phải yêu cầu nhà cung cấp ký xác nhận HĐKT/ĐĐH và Fax, Email lại công ty sau khi nhà cung cấp đã nhận được HĐKT/ĐĐH) hoặc chuyển trực tiếp đến nhà cung cấp ký xác nhận. Nhân viên MHCƯVT phát hành các HĐKT/ĐĐH cho các đơn vị phòng ban: ĐĐKHSX – KTCL, Phòng kế toán tài vụ (KTTV), Bộ phận kho sau khi nhân viên MHCƯVT đã nhận lại HĐKT/ĐĐH từ các Nhà cung cấp đã ký xác nhận. Tiếp theo là các công việc giao nhận, kiểm tra hàng, thanh toán hàng mua: Đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp: Sau khi các HĐKT/ĐĐH và các chứng từ liên quan (Phiếu tạm ứng tiền mặt) đã được BGĐ duyệt thì nhân viên MHCƯVT chuyển phiếu tạm ứng tiền đến KTTV để nhận tiền mặt và nhân viên MHCƯVT sẽ mua hàng và thanh toán tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng nhà cung cấp (hoặc thanh toán tại công ty Tín Thành). Sau khi nhân viên GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 35 MHCƯVT lấy hàng từ nhà cung cấp, hoặc nhà cung cấp sẽ giao về công ty và giao đưa cho phòng ban yêu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua. Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng, ...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ giải chi và chuyển bộ chứng từ giải chi này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là việc lưu giữ hồ sơ chứng từ mua hàng. Đối với trường hợp mua gián tiếp: Nhân viên MHCƯVT chịu trách nhiệm thực hiện, theo dõi việc mua hàng và trực tiếp thông báo cho phòng ban đưa nhu cầu về thời gian nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, để các phòng ban đưa nhu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua, như kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng hàng so với yêu cầu đặt mua. Nếu hàng mua kiểm tra không đạt theo yêu cầu thì nhân viên MHCƯVT phụ trách mua hàng báo nhà cung cấp trả, giao đổi lại hàng cho công ty. Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng,...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ thanh toán và chuyển bộ chứng từ này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là công việc lưu giữ hồ sơ chứng từ mua hàng. Thời hạn lưu trữ hồ sơ mua hàng: tối đa 01 năm, riêng các hồ sơ mua hàng là máy móc thiết bị, thời hạn lưu trữ không hạn định. Cách lưu hồ sơ mua hàng theo qui định Công ty. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 36 2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua Phòng ĐĐKHSX – KTCL lập định mức vật tư nguyên vật liệu và đưa ra nhu cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần dùng đủ, bao gồm: Chủng loại quy cách vật tư, Số lượng - tính cả lượng hao hụt trong quá trình sản xuất sản phẩm; Thời gian cần vật tư; chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có),..., để sản xuất ra sản phẩm, thành phẩm theo từng đơn đặt hàng của Phòng KD triển khai cho ĐĐKHSX – KTCL thực hiện. Ghi chú: Lượng hao hụt chiếm 10%/lượng vật tư thực dùng để sản xuất sản phẩm. Phòng MHCƯVT sẽ tiến hành xác định nhu cầu lượng thực mua ngay sau khi nhận được định mức vật tư nguyên vật liệu và nhu cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần dùng từ Phòng ĐĐKHSX – KTCL. Sau khi Phòng MHCƯVT có được số lượng thực tồn kho của loại nguyên vật liệu vật tư cần mua tại thời điểm đó và lượng nguyên vật liệu vật tư thực mua được xác định theo: Lượng vật tư thực mua = Lượng vật tư cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho vật tư cần mua tại thời điểm đó + Số lượng vật tư dự trữ (nếu có). Lưu ý: Số lượng vật tư dự trữ là do Phòng MHCƯVT đề nghị mua và được thực hiện mua khi BGĐ duyệt mua số lượng vật tư dự trữ này. Dựa theo cách tính lượng vật tư thực mua của Công ty Tín Thành nêu trên thì xét thấy Công ty đã đã kiểm soát được lượng hàng thực mua và lượng tồn kho của công ty. Tuy nhiên trong năm 2010, Công ty đã mua lắc nhắc nhiều lần với số lượng mua ít cho cùng 01 mã hàng/ loại hàng trong 01 đợt yêu cầu mua của ĐĐKHSX – KTCL, do lượng hao hụt tăng lên trong quá trình sản xuất và do công ty dự trữ tồn kho quá ít hoặc gần như không tồn kho vật tư này. Điều này làm tăng thêm chi phí mua hàng, như: Mua hàng phải trả thêm phí vận chuyển hoặc mua giá cao hơn do mua quá ít,... GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 37 2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua Phòng MHCƯVT tìm kiếm các nhà cung cấp qua mạng internet, người bạn bè, hội chợ triển lãm, nhà cung cấp tự tìm đến công ty chào hàng, hay do BGĐ công ty giới thiệu chỉ định nhà cung cấp,... Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng khi có nhu cầu mua hàng thì nhân viên MHCƯVT tiếp tục ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ hiện mua, nếu giá cả mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng không đổi, có hàng giao, các thông tin khác không đổi so với đợt mua gần nhất. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng mua, như tăng giá, hoặc hàng giao không kịp tiến độ,...thì thông thường công ty lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối thiểu 02 nhà cung cấp, để làm bảng so sánh so với nhà cung cấp hiện hữu và từ đó chọn lựa 01 nhà cung cấp tối ưu nhất trong số các nhà cung cấp so sánh đó. Thông thường, Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty sẽ dựa vào thông tin liên quan đến việc mua hàng vật tư trong thời gian gần nhất vừa qua và kết hợp thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư trên báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè,..., về các thông tin như: Tỷ giá USD/VNĐ, lạm phát, bất ổn chính trị,tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu,..., để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn nhà cung cấp mua do nhân viên cấp dưới trình, điều này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng. Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và cũng tùy thuộc vào hiện trạng thị trường nguyên vật liệu theo từng thời điểm mà BGĐ Công ty Tín Thành đặt ra những tiêu chí chọn nhà cung cấp phù hợp. Thông thường nhà cung cấp được chọn thì nhà cung cấp phải thỏa 06 tiêu chí cơ bản của Công ty Tín Thành: Đúng đủ về chất lượng hàng. Đúng đủ về số lượng hàng. Giá hàng hợp lý. Hạn thanh toán phù hợp. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 38 Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất. Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến hành liên tục. Trong đó, Công ty Tín Thành rất chú trọng 03 tiêu chí: Tiêu chí chất lượng; Tiêu chí thời gian giao hàng; Tiêu chí giá mua hàng, vì 03 tiêu chí này ảnh hưởng trực tiếp đến việc giá bán sản phẩm và lợi nhuận công ty. Hiện tại do Công ty chưa xây dựng được tiêu chuẩn thang đo tính điểm để làm căn cứ đánh giá nhà cung cấp, nên Công ty chỉ đánh giá nhà cung cấp còn mang cảm tính thông qua các dịch vụ hỗ trợ hợp tác của các nhà cung cấp diễn ra trong quá trình mua hàng, như: Nhà cung cấp nào có chính sách bán hàng tốt: Giá tốt, hưởng chính sách chiết khấu cao,...,+ dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt: Sửa đổi lại hàng nhanh chóng, tư vấn kỹ thuật,... thì đánh giá tốt nhà cung cấp ấy. Phòng MHCƯVT sẽ tổng kết liệt kê chọn ra các nhà cung cấp chủ lực sau khi chọn được các nhà cung cấp đã tích cực hỗ trợ hợp tác với Công ty trong suốt thời gian qua. Nhìn chung, việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Tín Thành thường chỉ ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ thì việc này giúp cho nhân viên hạn chế được các bước công việc chuẩn bị khi chọn mua nhà cung cấp mới. Ngược lại, Công ty sẽ ít có sự lựa chọn khi có biến động từ nhà cung cấp cũ, do Công ty chưa thường xuyên tìm và chọn thêm nhà cung cấp mới để bổ sung vào danh sách nhà cung cấp. Ngoài ra trong công tác đánh giá nhà cung cấp, Công ty vẫn chưa chú trọng quan tâm nhiều đến tiêu chí hạn thanh toán mua hàng, vì mua hàng có hạn thanh toán lâu thì công ty có lợi nhiều mặt về tài chính, nguốn vốn. 2.3.4 Thương lượng và đặt hàng tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua Khi đã có nhu cầu mua hàng thì Phòng MHCƯVT ưu tiên thương lượng với nhà cung cấp cũ hiện đã đang mua, nội dung thông tin hỏi hàng gồm: Số lượng, loại hàng, chất lượng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các điều kiện khác, để so với các thông tin đã nhập mua thời gian gần nhất. Nếu giá mới GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 39 mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, hạn mức thanh toán vẫn như cũ hoặc nhà cung cấp cho hạn thanh toán dài lâu hơn và các điều kiện khác điều kiện khác: Chất lượng, thời gian giao đáp ứng đúng theo yêu cầu của công ty thì MHCƯVT tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp cũ đó. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng sắp mua, như tăng giá, hoặc không có hàng,..., thì thông thường công ty dựa vào thông tin hàng hóa đó mà nhà cung cấp cũ vừa báo để có thêm cơ sở thương lượng nhà cung cấp khác khi lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối thiểu 02 nhà cung cấp khác, để so sánh so với nhà cung cấp cũ mà chọn lựa đặt hàng. Trong thời gian qua, Công ty Tín Thành đã chưa thương lượng đàm phán với một số nhà cung cấp về việc giao hàng miễn phí vận chuyển, do Công ty Tín Thành mỗi lần đặt mua số lượng quá ít với một số vật tư như sắt thép, inox,....hoặc mua lắc nhắc nhiều lần, điều này góp phần làm tăng thêm chi phí mua hàng. Công ty ít chủ động trong việc thương lượng đám phán đặt mua hàng với các nhà cung cấp mới, trừ khi có biến động về thông tin mua hàng với nhà cung cấp cũ thì mới tiến hành làm, do nhân viên mua hàng ngại, không tích cực đàm phán làm việc với các nhà cung cấp mới, như thương lượng dùng thử mẫu miễn phí,..., điều này sẽ gây bất lợi và bị động trong việc chọn mua hàng, cũng như bổ sung thêm danh sách các nhà cung cấp cho công ty. Tuy nhiên, việc mua hàng nhà cung cấp khác có ưu điểm là đánh giá được thực lực kỹ năng thương lượng đàm phán của nhân viên mua hàng sâu sắc hơn. Ngoài ra, Công ty sẽ gặp khó khăn hạn chế trong việc lấy thông tin mua hàng so sánh giữa các nhà cung cấp khác, cũng như khó duy trì và tạo thêm mối quan hệ với các nhà cung cấp, do công ty cứ liên tục lấy thông tin hỏi hàng từ nhà cung cấp khác, như: Giá, chất lượng hàng,... mà công ty vẫn không mua hàng nhà cung cấp đó thì họ sẽ không cung cấp thông tin những lần hỏi tiếp theo, tức là hỏi hoài mà không mua. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 40 2.3.5 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng mua tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua Thực trạng việc theo dõi và kiểm tra hàng vật tư mua về của công ty chỉ được thực hiện giữa ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho và bên giao hàng của nhà cung cấp, mà chưa có sự giám sát của bên thứ ba, điều này dễ xảy ra hiện tượng tiêu cực thông đồng giữa bên nhận và bên giao hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng, số lượng hàng vật tư mua về không đúng đạt yêu cầu thực mua của công ty. Vì vậy, Công ty nên sắp xếp thêm nhân sự Bảo vệ để giám sát việc kiểm tra nhận hàng vật tư mua về của ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho. Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về với các thiết bị còn thủ công sơ sài và cảm tính, do công ty cũng chưa đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng đạt kết quả chính xác hơn. Ngoài ra, việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng mua do ĐĐKHSX – KTCL đảm trách còn rất chậm chạp, dễ gây ách tắc trong việc làm thủ tứ chứng từ nhập kho và thanh toán tiền hàng mua. ĐĐKHSX – KTCL cũng nên hỗ trợ kết hợp với MHCƯVT tìm kiếm vật tư, hàng thay thế tương đương hoặc chọn mua nhà cung cấp khác, để dự phòng trường hợp nhà cung cấp cũ giao đổi hàng lại nhiều lần mà không đáp ứng được theo yêu cầu sản xuất của công ty. Sau mỗi lần mua hàng Công ty Tín Thành thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các yêu cầu mà Công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại,... thì nhà cung cấp cũ đó vẫn được Công ty duy trì tiếp tục ưu tiên đặt hàng cho các đợt mua hàng tiếp theo. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót do lỗi của nhà cung cấp hoặc do lỗi sản phẩm thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác cho những lần mua hàng tiếp sau. Mặt khác, do Nhân viên mua hàng còn ngại trong việc đàm phán tìm thêm nhà cung cấp mới. 2.4 Nhận xét chung với công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty Tín Thành 2.4.1 Ưu điểm GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 41 Ngày càng có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn quan hệ hợp tác với công ty, trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng chào bán hàng cho công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu. Công ty đã mua hàng nội địa trong nước, nên có thể tìm kiếm dễ dàng các nhà cung cấp bán các vật tư nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu của công ty, điều này có thể giúp công ty có thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh khác từ các nhà cung cấp. Phòng MHCƯVT dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu cần mua loại vật tư nào mà Công ty thường xuyên mua dùng, do Nhân viên MHCƯVT thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho và kiểm soát được tình hình tồn kho nguyên vật liệu. Với quy mô hoạt đông vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự ít, nên công ty cũng có ưu điểm dễ quản lý, kiểm soát tình hình mọi hoạt động của công ty, dễ dàng phân chia, quản lý và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với các công việc giao phó cho từng nhân sự trong phòng, do công tác tổ chức nhân sự trong phòng đơn giản. Việc quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung ứng hàng vật tư mua về phải thực hiện đúng theo yêu cầu của công ty. Nếu CBCNV nào do chủ quan, thiếu trách nhiệm trong công việc mà gây ra thiệt hại cho công ty thì tuỳ theo mức độ gây ra mà Công ty sẽ xử lý phù hợp với quy định. 2.4.2 Khuyết điểm Trong công tác tìm và chọn các nhà cung cấp chủ lực, nhưng công ty chưa thường xuyên tuyển chọn thêm nhà cung cấp chủ lực, nên công ty có thể sẽ gặp khó khăn trong mua hàng khi thị trường có sự biến động về giá cả hàng hóa hoặc nhà cung cấp cũ hiện hữu không có hàng bán, nhà cung cấp cũ giải thể,..., vì công ty quá bị động trong việc lựa chọn nhà cung cấp mua hàng, do nhân viên còn e dè, ngại thương lượng đàm phán tìm nhà cung cấp mới, vì năng lực nghiệp vụ mua hàng còn yếu, chưa chuyên nghiệp. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 42 Đối với công tác thương lượng và đặt hàng thì công ty chưa tận dụng được ưu thế của người đi mua là Thượng Đế, do số lượng đặt mua của một số vật tư còn hạn chế, số lượng quá ít, đặt mua quá lắc nhắc. Do việc mua hàng phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng của công ty chưa đầy đủ, kế hoạch mua hàng đôi khi không sát với thực tế tình hình sản xuất. Và công ty thường phải dùng hàng tồn kho cho các kỳ sản xuất tiếp theo, vì phải mua theo số lượng bán tối thiểu của nhà cung cấp, dẫn tới công ty mua hàng dư gây ra tồn kho nhiều vật tư, làm phát sinh nhiều chi phí, như: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm vòng quay vốn cho công ty,..., cũng làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà MHCƯVT chưa thỏa thuận thương lượng được với nhà cung cấp giao miễn phí. Vì vậy, nhân viên MHCƯVT nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương lượng đàm phán và giao tiếp với các nhà cung cấp. Công tác kiểm tra chất lượng vật tư mua về với thiết bị kiểm tra còn quá thủ công và cảm tính, cho nên công ty cần phải trang bị đầu tư thêm thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để kiểm tra chất lượng hàng mua về đạt kết quả chính xác hơn. Ngoài ra, Công ty cũng phải tăng cường nhân sự hoặc cử nhân viên Bảo vệ giám sát tiến trình việc kiểm tra giao nhận giữa các bộ phận trong công ty với bên giao hàng nhà cung cấp. Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty chưa được chú ý, công tác này của Công ty Tín Thành được thực hiện và theo dõi trên máy vi tính (MS Office: Excel, Word), các công cụ như: Các file, các mẫu văn bản - bảng biểu phục vụ công tác theo dõi, quản lý còn thủ công, do công ty vẫn chưa trang bị được phần mềm quản lý chuyên dùng phục vụ công tác mua hàng cho công ty. Do Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, nên còn hạn chế số lượng nhân viên trong bộ phận mua hàng cung ứng vật tư. Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng. Công ty cần tổ chức đào tạo, tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách mua hàng thì công tác quản trị mua hàng của Công ty mới GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 43 hoạt động có hiệu quả cao, điều này sẽ phù hợp hơn nữa nếu Công ty mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh. Nhân viên công ty còn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, nên khả năng phản ứng giải quyết với các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra còn kém, khả năng giải quyết tình huống chưa linh hoạt, nên làm cho quá trình thương lượng, đặt hàng đạt hiệu quả không cao và nghiệp vụ kỹ năng mua hàng của nhân viên chưa chuyên nghiệp, còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế. Ngoài ra, Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng mua hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, nói chung trong quá trình mua hàng nếu công ty gặp vướng mắc phát sinh chổ nào thì gỡ rối điều chỉnh khắc phục chổ đấy. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 44 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai 3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai Công ty Tín Thành hướng đến mục tiêu phát triển trong ngắn hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn – 01 năm (2011) Hạ giá thành sản phẩm, để cạnh tranh với các đối thủ doanh nghiệp lớn khác nhưng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Công ty mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thị trường trong nước. Để đạt được mục tiêu trên, từ cuối năm 2008 thì Công ty đã liên tục thực hiện hình thức quảng cáo, mở rộng phát triển nhiều khách hàng mới, như: Mobifone, Marsk Line, JTI,.... Đối với khách hàng hiện tại, công ty luôn cố gắng mang lại sự hài lòng từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng đúng, đủ theo hợp đồng. Mục tiêu dài hạn – 03 năm (2011- 2013) Đầu tư công nghệ, tập trung chuyên sâu vào thiết kế và sản xuất. Đảm bảo chất lượng sản phẩm, để nhằm thỏa mãn hơn cả sự mong đợi của khách hàng về chất lượng, giá cả và các dịch vụ. Đầu tư, mở rộng, tăng cường năng lực sản xuất, nâng cao vị thế trong hàng ngũ doanh nghiệp tại Việt Nam và xuất khẩu. Đầu tư nguồn nhân lực chất lượng cao để nâng tầm phát triển công ty hướng đến mở rộng xuất khẩu cho những năm tiếp theo. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai Lĩnh vực in ấn bao bì trên thị trường Việt Nam dù đã có lịch sử khá lâu, nhưng đến nay vẫn chưa chính thức có tên trên bản đồ thị trường bao bì trên thế giới. Vì vậy, chắc chắn mọi người Việt Nam cũng đều mong muốn ngành in ấn bao GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 45 bì nước nhà phát triển nhanh chóng, công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và hội nhập với thế giới. Công ty Tín Thành là một công ty TNHH với quy mô vừa và nhỏ, thời gian hoạt động chưa lâu dài, nên Công ty tất yếu phải chịu sức ép với các tác động cạnh tranh quyết liệt của các đối thủ lâu năm trên nền kinh tế thị trường. Tuy ngay từ khi mới thành lập, Công ty Tín Thành đã không ngừng vươn lên giành thị trường và chỉ trong một thời gian ngắn đã đạt được hiệu quả kinh doanh đáng kể. Trong thời gian đầu sau khi thành lập, Công ty kinh doanh ít lợi nhuận, nhưng những năm gần đây công ty cố gắng nổ lực thực hiện phương hướng đề ra, nên đã góp phần làm cho công ty tăng lợi nhuận đáng kể. Công ty TNHH SX – DV In Ấn Bao Bì Tín Thành từ khi chính thức được thành lập với sự nỗ lực không ngừng, dù có những bước đi thăng trầm nhưng công ty vẫn vững vàng phát triển. Công ty Tín Thành là nhà sản xuất dịch vụ in ấn bao bì quảng cáo hàng đầu, là thương hiệu lớn không chỉ ở Việt Nam mà còn ở khu vực. Công ty nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tạo ra các sản phẩm chất lượng, an toàn cho con người, thân thiện với môi trường và phát huy nguồn nội lực về nhân sự, công nghệ,..., cùng các mối quan hệ hợp tác với các khách hàng, nhà cung cấp để cùng phát triển bền vững lâu dài Công ty Tín Thành trân trọng những tình cảm, những thiện chí, sự ủng hộ, hợp tác của Qúy khách hàng, của Qúy đối tác, của các cộng đồng xã hội trong thời gian qua và mong muốn tiếp tục thắt chặt hơn nữa mối quan hệ tốt đẹp này trong tương lai để cùng phát triển. Công ty Tín Thành là mái nhà chung, là nơi hội tụ của những con người ưu tú, giàu kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết sáng tạo, biết đoàn kết và sẻ chia, có ý chí vươn lên mạnh mẽ nhằm mang lại những giá trị tốt đẹp. Công ty Tín Thành đã xác định những đặc tính sau đây: Khách hàng là tiên quyết Chất lượng là lẽ sống Sáng tạo không có điểm dừng GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 46 Giá trị truyền thống song hành cùng sự phát triển 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian tới 3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng Xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại, để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty. 3.2.1.1 Công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty Xác định nhu cầu mua hàng công ty thì phải xác định lượng cần dùng, như: Chủng loại, quy cách,…, trong sản xuất ứng với khoảng thời gian sản xuất đó so với lượng hàng tồn kho. Do đó, công ty cần chú trọng hơn nữa công tác phân tích, đánh giá và dự đoán nhu cầu dùng trong sản xuất đối với từng loại mặt hàng hoá và từ đó có kế hoạch mua hàng hợp lý phù hợp với kế họach sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Cần phải có dự báo trước số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý, năm đối với các vật tư chủ lực thường dùng sản xuất, như giấy in, sắt thép,…, để MHCƯVT chủ động trong công tác chuẩn bị nhập mua hàng, như : Thông báo đến KTTV ngân sách chi tiêu mua vật trong thời gian tới, hoặc MHCƯVT có nhiều thời gian hơn để thuận lợi trong công tác lấy thông tin hỏi hàng từ nhiều nhà cung cấp,…, Ngoài ra, Công ty cũng nên tăng lượng lượng hao hụt đối với vật tư: Giấy, decal, mực in, hóa chất in trong sản xuất lên 15%/ Lượng thực dùng sản xuất, nhằm hạn chế rủi ro thiếu hụt lượng vật tư cần dùng đủ để sản xuất cho một lô sản phẩm, do lượng hao hụt tăng nhiều hơn 10% hao hụt dự tính ban đầu. Ngoài ra, nếu Công ty Tín Thành có điều kiện tài chính phù hợp, thì Công ty Tín Thành nên trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng cho công tác mua hàng, để nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty được càng đạt hiệu quả hơn. Chẳng hạn, Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh công ty theo từng thời kỳ phát triển như sau: GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 47 Với quy mô như hiện nay, hoặc mở rộng quy mô sản xuất theo như mục tiêu dài hạn trên thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng FAST, với giá mua khoảng gần 10 000 USD. Với quy mô mở rộng sản xuất như các công ty bao bì đối thủ lớn mạnh, như: Công ty cổ phần bao bì Biên Hòa (SOVI); Công ty cổ phần giấy Sài Gòn,..., thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng ORACLE của Công ty FPT, với giá mua khoảng gần 01 Triệu USD. 3.2.1.2 Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lý đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra một cách thường xuyên, đều đặn thì công ty cần phải cải thiện các điểm: Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín, những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo hàng kịp thời gian giao, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên, Công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ về chất lượng hàng hoá, giá cả, các dịch vụ sau bán hàng,... so với các nhà cung cấp khác. Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới và từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu chủ lực để có thể cung cấp hàng hoá cho công ty. Công ty nên cố gắng tìm kiếm những sản phẩm nguyên vật liệu mới, hàng thay thế tương đương, để đảm bảo có lợi nhất về mọi mặt. Nếu công ty cần duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp thì sẽ nhanh chóng nắm bắt được nhiều thông tin mua hàng trên thị trường và được nhà cung cấp sẽ ưu tiên hơn trong việc đặt mua hàng. Ví dụ: Nhân dịp cuối năm, Công ty tổ chức Tiệc Tất Niên thì MHCƯVT nên đề xuất mời một số nhà cung cấp chủ lực thường mua nhằm tạo mối quan hệ hợp tác tốt hơn giữa công ty và các đối tác nhà cung cấp. Công ty phải đảm bảo giữ uy tín với các nhà cung cấp, như: Công ty phải thanh toán đúng hẹn, phải có công văn/văn bản, email thông báo đến các nhà cung cấp khi thanh toán trễ, …. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 48 Để có thể tìm và lựa chọn được nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lượng hàng hóa tốt, giá cả hợp lý,… Công ty nên cần bổ sung vào các tiêu chí sau: Uy tín tài chính, các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Giá cả và chính sách chiết khấu phải hợp lý. Giá cả phải theo giá thị trường và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi. Vị trí địa lý của nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả năng giao hàng, như: Nhà cung cấp gần công ty thì giao hàng giảm được chi phí vận chuyển,.... Chính sách bán hàng của nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu chính sách mua hàng quy định của công ty khi có sự biến động giá cả, nguồn hàng hóa nguyên vật liệu trên thị trường. 3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng Hiện nay, công ty chưa thực sự quan tâm tới vấn đề này, do công ty thường xuyên mua hàng của các nhà cung cấp cũ hiện hữu đối với những hàng vật tư thường xuyên mua. Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do công tác thương lượng và đặt hàng của MHCƯVT chưa có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm còn yếu, nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao. Để khắc phục được tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ mọi mặt cho đội ngũ nhân viên mua hàng, đặc biệt là chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch. Bằng cách là tài trợ toàn bộ học phí cho nhân viên MHCƯVT tham gia khóa học nghiệp vụ mua hàng tại các trung tâm/ trường doanh nhân tổ chức giảng dạy, như Trường doanh nhân PACE,…, hoặc công ty tuyển thêm nhân sự có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm giỏi, để nhằm đào tạo, hướng dẫn lại nghiệp vụ chuyên môn , kinh nghiệm làm việc cho nhân viên cũ, tức là cầm tay chỉ việc cho nhân viên cũ. Phòng MHCƯVT nên cố gắng thương lượng đàm phán và đặt hàng nhà cung cấp mới một hoặc vài ĐĐH sau vài lần hỏi hàng các nhà nhà cấp mới đó, nhằm tạo lập, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho các lần tiếp theo khi có nhu cầu. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 49 Mặc khác, BGĐ công ty cần quan tâm hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên cấp dưới thương lượng đàm phán mua hàng theo cách thức mà BGĐ gợi ý hướng dẫn. 3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá Công ty nên đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo kiểm tra chuyên dùng càng sớm càng tốt, để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về đạt kết quả chính xác hơn, như: Máy đo định lượng giấy, đồng hồ đo độ dày micron,.... Thông qua đó để công ty sử dụng chi phí một cách tiết kiệm hơn nhằm góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ khác. Công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra giám sát nhân viên mua hàng, nhân viên kiểm tra giao nhận hàng. Sự kiểm tra, kiểm soát này được tiến hành nghiêm túc, bằng giải pháp là bổ sung thêm nhân sự Bảo Vệ để giám sát việc kiểm tra giao nhận hàng giữa nhân viên MHCƯVT, ĐĐKHSX – KTCL, KHO với bên giao hàng nhà cung cấp. Đồng thời, Công ty cần trang bị lắp đặt Camera quan sát tại nơi giao nhận hàng, tại cổng ra vào công ty,…, để BGĐ và Trưởng bộ phận kiểm tra giám sát gián tiếp nhân viên cấp dưới làm việc. Ngoài ra, để hạn chế bớt hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng thì Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty cần cập nhật thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư, như giá cả, tình hình cung cầu hàng hóa vật tư trên thị trường, tỷ giá USD/VNĐ,…, thông qua báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè,..., để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn mua do nhân viên cấp dưới trình. 3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng Trong mỗi doanh nghiệp thì con người vẫn đóng vai trò chủ chốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy muốn quản trị tốt một lĩnh vực nào đó trước tiên phải quản trị tốt con người hoạt động trong lĩnh vực đó. Nhân viên trong bộ phận mua hàng được giao trách nhiệm mua danh mục hàng hoá nhất định. Công ty nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ bằng các văn bản cụ thể, và gắn trách nhiệm của họ với công việc được giao. Nếu như hoạt động sản xuất kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá do nhân GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 50 viên mua hàng nào phụ trách thì nhân viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm. Đồng thời, Công ty nên có những phần thưởng vật chất cũng như tinh thần để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm đem lại lợi ích cho công ty, như mua hàng giá rẻ và còn hưởng chính sách chiết khấu cao, tìm được nguồn hàng vật tư thay thế tương đương làm giảm chi phí mua,... nhằm giảm thiểu hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng. Lực lượng lao động của công ty vừa đủ với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay. Công ty nên có công tác chuẩn bị tuyển dụng đạo tạo thêm nhân sự mua hàng nếu công ty hướng đến mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh trong nước và xuất khẩu trong thời gian tới, cũng như đào tạo lại và nâng cao trình độ tay nghề đối với đội ngũ nhân viên hiện hữu. Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Công ty phải có một chế độ chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý. Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, như hàng năm nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên công ty đi nghỉ dưỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí. Giải pháp về chế độ đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức mà như: Thưởng cho những người có công sức đóng góp lớn cho công ty, những người trung thành tận tuỵ với công ty, ví dụ: Tăng hệ số thưởng cuối năm cho số năm thâm niên làm việc,.... Tiền thưởng cho nhân viên mua hàng mà đảm bảo hàng mua chất lượng tốt, giao hàng đúng thời hạn, mua được hàng với giá rẻ và hưởng chính sách chiết khấu cao,…, nhằm giảm thiểu hiện tượng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng. Tuy nhiên, chế độ thưởng đãi ngộ phải dựa trên nguyên tắc công bằng và hợp lý. Bởi vì, nếu công ty làm tốt công tác này thì sẽ tạo nên bầu không khí làm việc tin cậy lẫn nhau Trợ cấp và các khoản thu nhập khác: Trợ cấp y tế, giáo dục, thai sản, tặng quà nhân dịp ngày lễ tết,...., và thực hiện đầy đủ chế độ chính sách bảo hiểm y tế - xã hội cho người lao động. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 51 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật Với các máy móc thiết bị cũ không còn giá trị sử dụng, thì Công ty nên thanh lý bán, nhằm có thể hỗ trợ phần nào chi phí đầu tư trang bị đổi hoặc mua máy móc thiết bị mới hiện đại, để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, Công ty nên tổ chức cho CB CNV tham gia các buổi hội chợ triển lãm về máy móc thiết bị ngành in ấn bao bì, để các CB CNV công ty có dịp nắm bắt cập nhật trau dồi thêm kiến thức về các công nghệ thiết bị tân tiến. 3.3.2 Cơ quan nhà nước Chính sách nhà nước là yếu tố khách quan, có tác dụng mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của Công ty. Vì vậy, vấn đề nóng hiện nay liên quan đến chính sánh nhà nước mà các doanh nghiệp đang bị ảnh hưởng nhiều nhất là do biến động tăng mạnh về giá xăng dầu, nên đã kéo theo tăng giá hàng loạt các vật tư, hàng hóa khác trên thị trường. Do đó, xin kiến nghị cơ quan nhà nước nên có chính sách bình ổn hỗ trợ giá xăng dầu cho các doanh nghiệp vận tải, dẫn đến có thể góp phần hỗ trợ quản lý chi phí mua hàng trong Công ty được ổn định hơn. Hiện nay, nhà nước đang đầu tư xây dựng rất nhiều cơ sở hạ tầng, mọc rất nhiều lô cốt trên đường, nên thường xuyên gây ách tắt giao thông, nạn kẹt xe kéo dài, điều này làm ảnh hường lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, như: Không kịp tiến độ mua hàng của công ty, trễ lịch giao hàng của nhà cung cấp,…. Cho nên, nhà nước nên chú ý đến hoàn thiện hệ thống giao thông vận tải, đường xá, công trình công cộng càng sớm càng tốt. Nhà nước nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh để tiếp tục đầu tư cho quá trình kinh doanh. Tránh tình trạng doanh nghiệp cứ phải ngồi chờ nhà nước hoàn lại vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 52 KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu về quá trình mua hàng nội địa tại Công ty Tín Thành thì nhận thấy Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp họat động kinh doanh khá hiệu quả. Tuy nhiên, do Công ty mới thành lập chưa lâu nên công ty cũng có nhiều khó khăn vì sức cạnh tranh của các công ty đối thủ lâu năm lớn mạnh trên thị trường, cùng với sự quản lý của Ban giám đốc kết hợp với các phòng ban của công ty, nên đã đưa họat động sản xuất kinh doanh của công ty đạt lợi nhuận như mong muốn. Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty hiện nay đang trên đà phát triển và hứa hẹn sẽ gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Tuy nhiên, công ty vẫn cần cắt giảm các khoản chi phí không hợp lý mà chủ yếu là do chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí vận chuyển (gồm cả mua hàng và bán hàng), chi phí khác phát sinh quá nhiều. Nếu công ty khắc phục được điều này thì sẽ làm cho công ty đạt lợi nhuận cao hơn. Do thời gian thực tập có hạn và bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, nên những nhận xét và kiến nghị nêu trên chắc chắn không thể trách khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các Thầy Cô và Công ty Tín Thành để bài chuyên đề này hoàn thiện hơn. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương (2008). Quản Trị Sản Xuất và Dịch Vụ. NXB Thống Kê. 2. ThS. Nguyễn Thị Mai Trâm (2010). Tài liệu giảng Môn Quản Trị Sản Xuất. Giảng dạy Lớp 09HQT1. 3. GS.TS. Nguyễn Kế Tuấn (2004). Quản Trị Chức Năng Thương Mại của Doanh Nghiệp Công Nghiệp. NXB Thống Kê. 4. PGS.TS. Hoàng Minh Đường; Phó Giáo Sư Tiến Sỹ Nguyễn Thừa Lộc (2005). Quản Trị Doanh Nghiệp Thương Mại. NXB Lao Động – Xã Hội. 5. Web site: www.thuvienluanvan.com 6. Các thông tin, tài liệu của Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.