Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng

uất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. III. NHỮNG NHÂN TỐ CHÍNH ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP 1. Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng tiêu dùng vật tư ở doanh nghiệp và do đó ảnh hưởng tới nhu cầu vật tư. Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều, dẫn đến nhu cầu vật tư gia tăng. Ngược lại, khối lượng vật tư tiêu dùng ít thì quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh nhỏ và nhu cầu vật tư ít hơn. Dựa trên nhu cầu của thị trường kết hợp với tiềm năng của doanh nghiệp mình mà tiến hành mua sắm máy móc thiết bị, dây truền công nghệ, thuê lao động để vân hành sản xuất. Vấn đề sản xuất với công suất bao nhiêu, vận hành bao nhiêu một ngày, số lượng công nhân viên, số lượng máy móc quyết định tới việc sản xuất với khối lượng bao nhiêu sản phẩm trong một ngày, một tháng, một quý, hoặc một năm. Và công việc này sẽ quyết định khối lượng vật tư cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Bởi nhiệm vụ của công tác hậu cần vật tư là đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục, điều đặn. Mặt khác, nó cung ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, và kịp thời về mặt thời gian cho sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất ra nhiều sản phẩm với nhiều quy cách, chủng loại, mẫu mã khác nhau. Mỗi sản phẩm là sự kết hợp của nhiều nguyên vật liệu khác nhau nhưng một nguyên vật liệu có thể là thành phần của nhiều sản phẩm khác nhau. Như vậy công tác hậu cần vật tư là công việc phức tạp, hết sức khó khăn nhất là trong môi trường xung quanh luôn biến động hỗn độn khó lường, thì việc cung ứng gặp nhiều trở ngại. Mặt khác, công tác bảo quản cũng phải phù hợp với từng loại vật tư, đòi hỏi phái có hệ thống kho tàng thích hợp. Quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng lớn thì đòi hỏi công tác hậu cần vật tư phải không ngừng tìm kiếm nguồn cung ứng, mở rộng thị trường đầu vào, đáp ứng tốt hơn nhu cầu vật tư ngày càng lớn của doanh nghiệp. 2. Nguồn cung ứng cho công ty Để có đầu ra tốt thì doanh nghiệp cần có nguồn đầu vào tốt. Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp thường chuyên môn hoá sản xuất một hoặc một số sản phẩm và trao đổi với nhau, và sản phẩm của doanh nghiệp này sẽ là đầu vào của doanh nghiệp khác. Vì thế đầu vào tốt về chất lượng là nền tảng, là điều kiện thuận lợi cho công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp. Từ đó vật tư sẽ được đảm bảo và các nhà cung ứng vật tư có ưu thế rất lớn trong vấn đề quyết định giá, chất lượng, dịch vụ đi kèm cho vật tư cung ứng, điều này gây khó khăn cho công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp khi doanh nghiệp cung ứng ít hơn doanh nghiệp sản xuất rất nhiều, khi đó họ có lợi thế rất nhiều, là người quyết định những vấn đề có lợi cho mình. Ngược lại, doanh nghiệp cung ứng bị lép vế và chịu nhiều thiệt thòi hơn. Để sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn thì doanh nghiệp cần có mối quan hệ tốt với người cung ứng, lựa chọn bạn hàng cho phù hợp để có nguồn hàng luôn ổn định về mặt chất lượng cũng như số lượng. Công việc lựa chọn người cung ứng phải dựa trên số liệu phân tích về họ, cần phân tích mỗi tổ chức cung ứng theo các yếu tố có ý nghiã quan trọng đối với doanh nghiệp. Cần xem xét tư cách pháp nhân của tổ chức cung ứng và các yếu tố khác để đưa quyết định lựa chọn bạn hàng tốt nhất. 3. Tài chính của công ty Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần phải có chi phí, bởi tài chính được coi là sinh khí của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Và công tác hậu cần vật tư là một trong các khâu phụ thộc vào tài chính của công ty và sức mạnh kinh tế của Công ty. Nguồn tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp từ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược đến khi thực hiện chúng. Vì thế, khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư cho doanh nghiệp phải phù hợp với tài chính để việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. 4. Nguồn nhân lực và nề nếp văn hoá của Công ty Nhân lực là lượng lao động sáng tạo to lớn, quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp. Dù các quan điểm, chiến lược, kế hoạch, mục tiêu kinh doanh có đúng đắn đến đâu đi nữa, nếu không có những con người làm việc có hiệu quả thì nó cũng không mang lại kết quả và hiệu quả được. Và công tác hậu cần vật tư thực hiện tốt hay không cũng cần phải có đội ngũ cán bộ lao động có trình độ và kỷ luật lao động. Đội ngũ nhân viên phục vụ cho công tác hậu cần vật tư từ việc lập kế hoạch đến công tác kho, công tác bảo quản… đều cần sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý, kết quả của khâu này là nền tảng để thực hiện tốt các khâu khác. Đối với các doanh nghiệp, điều cực kỳ quan trọng là làm thế nao để xây dựng được một nề nếp tốt khuyến khích nhân viên tiếp thu được các chuẩn mực đạo đức và thái độ tích cực trong công việc thì sẽ tăng sức mạnh của doanh nghiệp để đối phó với các điều kiện bất lợi của môi trường kinh doanh. Một nề nếp văn hoá tốt làm cho các nhân viên có trách nhiệm trong công việc hơn và là kim chỉ nam cho mọi hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu của công ty nói chung và công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp nói riêng. 5. Nhu cầu thị trường và tình hình tiêu thụ của công ty Nhu cầu thị trường quyết định đến cơ cấu, khối lượng, mẫu mã của sản phẩm sản xuất. Doanh nghiệp luôn nghiên cứu nhu cầu của thị trường và sản xuất những sản phẩm phù hợp với xu thế tiêu dùng của khách hàng. Vì thế nhu cầu thị trường thay đổi kéo theo cơ cấu khối lượng, mẫu mã, chủng loại… cũng thay đổi và điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu nhu cầu vật tư bởi vật tư luôn chiếm 60 – 70% trong cơ cấu sản phẩm. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp nếu hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp tốt thì doanh nghiệp có cơ hội mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì vậy mà việc bảo đảm vật tư cũng phải thay đổi cho phù hợp và ngược lại hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp không tốt cần phải xem xét và điều chỉnh công tác hậu cần vật tư cho phù hợp với kết cấu sản phẩm với khối lượng vật tư tiêu dùng. 6. Yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ Yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ là yếu tố mang đầy kịc tính có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời đại nền kinh tế tri thức thì khoa học công nghệ mới phát triển như vũ bão, công nghệ mới phát triển sẽ huỷ diệt các công nghệ trước đó không nhiều thì ít. Việc chế tạo ra sản phẩm mới chất lượng cao, giá thành hạ theo đời sản phẩm có ảnh hưởng to lớn tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Vì thế mà yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư. Với những công nghệ tiên tiến hiện đại thì sẽ sử dụng những vật liệu mới hay sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu hơn, sử dụng hiệu quả nguồn vật tư hơn. Nhưng tuỳ vào đặc điểm của sản phẩm và tiềm lực của doanh nghiệp mà đưa ra quyết định sử dụng công nghệ thủ công hay 1/2 cơ khí hay tự động. Doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng đắn để đưa ra quyết định lên sử dụng công nghệ mới hoặc lạc hậu. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH MINH HỒNG I. TỔNG QUAN QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 1. Quá trình hình thành và ngành nghề kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Minh Hồng là một Công ty TNHH hai thành viên trở lên được Đăng ký kinh doanh số: 0702000064 tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nam Định năm 2001 có trụ sở chính Lô C8 - 3 Đường N5 Khu Công Nghiệp Hoà Xá - Thành Phố Nam Định trên đường Phạm Ngũ Lão. Tiền thân của Công ty đi lên từ hộ kinh doanh cá thể ra đời năm 1985 và thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh theo cơ chế xã hội chủ nghĩa có trụ sở hoạt động ở đường Trường Chinh. Đại hội Đảng lần thứ VI - năm 1986 đã đổi mới toàn diện nền kinh tế. Từ việc chuyển hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường. Năm 2001 Công ty đăng ký giấy phép kinh doanh và thành lập nên Công ty TNHH Minh Hồng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh sản phẩm nhựa, da giầy xuất khẩu, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc có các quyền và nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong tổng số vốn do Công ty quan lý. Công ty có con dấu riêng, được mở tài khoản taị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Nam Định, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ quy định của Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) tỉnh Nam Định. Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Hồng Thương hiệu: Dép nhựa Trường Sơn Tên giao dịch: Minh Hong Company Limited Tên viết tắt: … Địa chỉ: Lô C8 - 3 Đường N5 Khu Công Nghiệp Hoà Xá - Thành Phố Nam Định Thành phần tham gia góp vốn: Tên Chức danh Vốn góp(triệu đồng) Tỷ lệ vốn góp(%) Đặng Đức Luật Giám đốc 4.400 63,00 Đặng Thị Bích Phó Giám Đốc 2.500 35,70 Đặng Đình Luyến Cổ Đông 100 1,30 Bảng3: Thành phần thm gia góp vốn (Theo tài liệu của Công ty TNHH Minh Hồng) Vốn điều lệ: 7 tỷ Trải qua các năm hoạt động, dưới sự lãnh đạo của TW Đảng, sự lãnh đạo trực tiếp của UBND tỉnh Nam Định Công ty đã vượt qua nhiều chông gai thử thách và đã trở thành Công ty có chỗ đứng trên thị trường và đặc biệt đã chiếm được niềm tin và sự quý mến của khách hàng nói chung và nông dân nói riêng. Công ty có mạng lưới phân phối hàng hoá trên cả nước đang dần chiếm lĩnh thị trường về sản phẩm “Dép nhựa”. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Công ty TNHH Minh Hồng thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Công ty, đó là: Quan điểm của Phó Giám Đốc là: “Nước ta có dân số hơn 83 triệu -- đó là một con số lớn thì tại sao dân ta không tự phục vụ dân ta”. Trước mắt Công ty đang chú trọng chiếm lĩnh thị trường trong nước chưa có ý định vươn ra thị trường nước ngoài -- Đó là thị trường đầy tiềm năng và cực kỳ thuận lợi khi Việt Nam đã là thành viên của WTO (Tổ chức thương mại thế giới) -- tiếp đó chúng ta sẽ xem xét quan điểm đó có hạn chế gì? Như vậy, về kinh doanh nội địa: Thực hiện các hoạt động sản xuất ra các loại “Dép nhựa” và sau đó phân phối trên khắp đất nước ta dưới hình thức bán buôn, bán lẻ. Ngoài ra, Công ty còn tham gia vào các hoạt động khác như: Đầu tư bất động sản, kinh doanh khách sạn… 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Minh Hồng là một doanh nghiệp tư nhân nên bộ máy tổ chức gọn nhẹ, năng động phù hợp với cơ chế thị trường -- Mô hìnhquản lý một cấp. Đứng đầu Công ty là Giám Đốc do chiếm phần đa số vốn (63,00%). Giám Đốc làm việc theo chế độ một thủ trưởng, có phần đa quyền quyết định các vấn đề cuả Công ty. Giám Đốc Công ty đại diện tư cách pháp nhân của đơn vị chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trước tập thể người lao động theo quy định của pháp luật. Giúp việc cho Giám Đốc (GĐ) đó là Phó Giám Đốc (PGĐ) được GĐ uỷ quyền đưa ra mọi quyết định về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các phòng ban chức năng của đơn vị: Phòng kinh doanh (PKD): Có chức năng tổ chức các hoạt động mua vật tư; thiết bị máy móc phục vụ hoạt động sản xuất và tổ chức các hoạt động bán hàng với các hoạt động xúc tiến bán khác như: Quảng cáo, tiếp thị; thực hiện các hoạt động dịch vụ khác như vận chuyển hàng tới khách hàng, bao gói… Phòng Khoa học và Công nghệ (PKH&CN): Là nơi có nhiệm vụ nghiên cứu các công nghệ để sản xuất dép nhựa đưa ra quyết định mua công nghệ nào cho phù hợp, kiêm luôn nhiệm vụ phổ biến và hướng dẫn công nghệ mới tới người lao động. Phòng tài chính kế toán (PTCKT): Có chức năng tham mưu cho GĐ, PGĐ chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác cán bộ đào tạo, lao động tiền lương, thanh tra. Là bộ phận trung gian đánh giá các kết quả hoạt động sản xuất để thông báo lên cấp trên. Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ: Tổ chức bộ máy Công ty GĐ PGĐ PKD PTCKT PKH-CN Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty 4. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu có ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư của Công ty a. Về mặt hàng sản xuất kinh doanh Công ty sản xuất rất nhiều loại dép nhựa với mẫu mã, chủng loại phong phú kích cỡ khác nhau đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với hơn 200 cán bộ, công nhân viên ngày đêm thay ca để thực hiện chỉ tiêu đề ra. Sản phẩm sản xuất ra có chất lượng cao phù hợp với thị yếu tiêu dùng. Đặc điểm của của sản phẩm sản xuất kinh doanh có tính thời trang nên nó quyết định thời điểm tiêu dùng và điều này có ảnh hưởng đến các quyết định khác của đoanh nghiệp. Mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất có chất lượng và giá cả phù hợp với đại đa số nhân dân lao động. Một số mặt hàng dép nhựa mà doanh nghiệp sản xuất và giá bán đại lý được thể hiện ở bảng sau: BẢNG BÁO GIÁ CÁC LOẠI DÉP THÁNG 12/2006 STT Tên SP Đơn Giá STT Tên SP Đơn Giá STT Tên SP Đơn Giá 1 SỊN A 11.200 20 ĐINH TIỂU II 3.000 39 XỆP XÍCH 6.800 2 SỊN I 10.200 21 CHÉO TO 8.900 40 XỆP CHÉO 6.800 3 SỊN II 9.700 22 CHÉO NHỠ 7.200 41 XỆP 7.200 4 SỊN III 8.000 23 CHÉO TRUNG 4.900 42 CÚC 7.000 5 SỊN B 9.700 24 CHÉO TIỂU 3.000 43 QUẠT 7.000 6 ONG B 8.200 25 PALY 8.300 44 BA HOA 7.100 7 ONG NHỠ B 6.300 26 PALY NHỠ 6.700 45 NIKE 7.200 8 ONG NHỠ 7.200 27 SONY 8.600 46 CAO HAI HOA 7.200 9 ONG TRUNG 4.700 28 SONY NHỠ 6.700 47 SÔNG HÀN 6.900 10 ONG TRUNG TIỂU 4.100 29 SONY TIỂU 3.000 48 NHỊ 6.600 11 ONG TIỂU 3.700 30 CAO XOÁY 8.100 49 GIẢ THÁI 6.500 12 ONG TIỂU II 3.000 31 CAO TIM 8.100 50 BS XỐP 6.600 13 ĐINH 9.000 32 CAO XÍCH 8.100 51 TÁM DẺ 7.200 14 ĐINH II 8.000 33 CAO LÁ 8.100 52 HAI QUAI 6.600 15 ĐINH NHỠ 7.200 34 TIM NHỠ 6.100 53 HAI QUAI NHỠ 6.200 16 ĐINH NHỠ II 6.300 35 413,414 6.000 54 CAO NGỌC 8.100 17 ĐINH TRUNG 4.900 36 413,414 NHỠ 5.600 55 CAO NGỌC NHỠ 6.200 18 ĐINH TRUNG II 4.100 37 240 56 CAO THANH HÀ 8.100 19 ĐINH TIỂU 3.700 38 XỆP TIM 6.800 57 CAO HAO A 7.600 Bảng 5:Bảng báo giá các loại dép năm2006 (Theo số liệu của Công ty TNHH Minh Hồng) Ngoài ra còn các loại dép khác: Hoa nhỡ, Cao BS, Kẹp mới, Nam 234, Nam 234 nhỡ, BS trẻ, BS trung, BS tiểu, Ong 42/43 HB… b. Về hoạt động tiêu thụ Do đặc điểm mặt hàng sản xuất chất lượng hợp với túi tiền người lao động, việc sử dụng sản phẩm tiện lợi nên đối tượng khách hàng chính là người lao động đặc biệt và phần lớn là người nông dân. Thị trường tiêu thụ chính của doanh nghiệp chủ yếu là miền Bắc và miền Trung cụ thể nhiều nhất ở các tỉnh Thanh Hoá, Nam Định , Nghệ An… miền Nam thì tiêu thụ rất ít. Do vậy nó quyết định đến thời điểm tiêu dùng như: Sản phẩm thường bán chạy vào dịp cuối năm còn mùa hè thì bán rất chậm. Ngoài ra, dép còn được bán cho các đối tượng khác với mục đích làm dép đi trong nhà, còn đối với tình hình bán ra một số mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp đó là: Sịn I, cao BS, Đinh, BS xốp… Đó là mặt hàng sản xuất chính của đoanh nghiệp và mang lại doanh thu phần lớn. Để đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của người tiêu thụ cuối cùng doanh nghiệp thuờng xuyên theo dõi, nghiên cứu và đặc biệt phải nhạy bén với thị trường. Hàng hoá sản xuất ra được kiểm tra rất nhiều khâu như: Khâu cắt vỉa, khâu hình thành đôi dép… được phát hiện kịp thời và điều quan trọng hơn nguyên vật liệu chế biến được nhập từ các bạn hàng có uy tín. c. Về hoạt động thương mại đầu vào Nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ các công ty trong nước như: Bột nhựa PVC_ PVC resin do Công ty TNHH Nhựa và Hoá chất TPC VINA (TPC VINA Plastic & Chemical copr, Lmt) cung ứng DOP - Chất hoá dẻo do Công ty LD Hoá chất LC VINA cung ứng Và một số phế liệu khác như dép hỏng, dép cũ, đồ nhựa, chất hoá dầu, phẩm màu Công nghệ được sử dụng ở đây chủ yếu công nghệ Việt Nam kết hợp với công nghệ Trung Quốc. d. Về kênh phân phối Chủ yếu sử dụng kênh phân phối hỗn hợp bao gồm kênh phân phối trực tiếp và kênh phân phối gián tiếp phù hợp để khai thác nhu cầu thị trường và sản xuất đúng mặt hàng thị trường cần. e. Về cơ chế quản lý Mô hình quản lý một cấp gọn nhẹ, năng động phù hợp với cơ chế thị trường, các phòng ban kiêm nhiệm các chức năng thực hiện các mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, do là Công ty tư nhân nên bộ máy hoạt động đơn giản không cồng kềnh như bộ máy của Nhà nước tiết kiệm về chi phí hoạt động và phát huy được mọi tiềm năng nhân lực. Công ty có diện tích 8000 m2 trong đó có các khu nhà: Khu1: Toà nhà dành cho các Phòng ban. Khu2: Phân xưởng sản xuất. Khu3: Kho. Khu4: Nhà ăn của cán bộ công nhân viên. Tiếp xúc với các nhà lãnh đạo trong bộ máy -- PGĐ trước đây bà xuất thân là một công nhân may sau đó trở thành công nhân làm dép và quá trình gian khổ mới có như ngày nay nên bà rất hiểu tâm tư, tình cảm của những người công nhân nên phương pháp quản trị nguồn nhân lực của bà được mọi người ủng hộ và chiếm được tình cảm của đại đa số cán bộ công nhân viên. Mọi quyền lợi như đóng BHXH, BHYT,… được bà hết sức quan tâm. f. Về đặc điểm nhân sự Đều là những cán bộ công nhân viên làm việc lâu năm có trình độ tay nghề và có tâm huyết với nghề nghiệp. Đặc điểm lớn của nhân viên làm việc ở các phòng ban có thể kiêm nghiệm tất cả các công việc của nhau, hỗ trợ nhau lúc công việc đang nhiều, rất đoàn kết một lòng để đưa Công ty đi lên. Và họ đều tuân theo Nội quy lao động của Công ty được đăng ký số 14/ CT của UBND tỉnh Nam Định. g. Về tài chính Công ty luôn trích một phần lợi nhuận giành cho đầu tư phát triển quy mô, mở rộng phân xưởng sản xuất kinh doanh, đầu tư máy móc và công nghệ. Đối với TSNH (tài sản ngắn hạn) năm 2005 là: 1.743.000 (nghìn đồng); TSCĐ (tài sản cố định) năm 2005 là 13.852.521 (nghìn đồng). Về vốn bằng tiền doanh nghiệp luôn có lượng tiền mặt lớn để chi trả các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. h. Đặc điểm kỹ thuật công nghệ Vật tư đóng vai trò là tư liệu lao động mà chủ yếu là máy móc thiết bị, và nó thể hiện trình độ trang thiết bị kỹ thuật cho sản xuất. Mặt khác, máy móc thiết bị là nhân tố để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, quy mô sản xuất. Chính nhờ điều kiện trang thiết bị mà làm giảm mức tiêu dùng vật tư là điều kiện để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp đặc biệt là trong cơ chế thị trường ngày nay. Hiện nay, doanh nghiệp có 8 máy xào bột trong phòng chế biến nhựa trước khi đưa vào phân xưởng sản xuất và trong đó có 3 máy xào nhựa sản xuất dép tái sinh. Trong phân xưởng sản xuất doanh nghiệp có 7 máy hoạt động ngày đêm trực tiếp tiêu dùng các định mức vật tư. Và máy móc được nhập từ các nơi khác nhau cụ thể được thể hiện ở bảng sau: Tên máy móc thiết bị Nơi chế tạo Năm chế tạo Năm sử dụng Trình độ Dây truyền sản xuất dép nhựa Trung Quốc Sài Gòn 1997 1999 2000 2002 2004 1/2 cơ khí Bảng6: Dây truyền sản xuất dép nhựa (Theo số liệu của Phòng kinh doanh) Như vậy, về cơ bản doanh nghiệp sử dụng máy móc thiết bị thiết bị hiện đại tiên tiến góp phần giảm mức tiêu hao vật tư cho doanh nghiệp, tiết kiệm nguồn vật tư tiêu dùng. 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Về kết quả hoạt động của những năm gần đây thu được thông qua bản sau: Đơn vị: Nghìn đồng Năm 2004 2005 2006 Doanh thu 4.526.047 3.863.000 4.672.950,236 Lợi nhuận TT 35.012 30.341,250 >35.012 Bảng 7: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Minh Hồng (Theo số liệu của Công ty TNHH Minh Hồng) Phân tích: Để đạt được kết quả trên đoanh nghiệp đã “ tự lực cánh sinh”, cho nên khi Việt Nam gia nhập WTO thì khả năng đứng vững của Công ty rất lớn, không có trở ngại nào ngăn sự phát triển của nó. Bởi Công ty là mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng thay đổi để phù hợp với cơ chế thị trường. Qua 3 năm hoạt động gần đây thì ta thấy: Năm 2005, doanh thu và lợi nhuân trước thuế thấp hơn năm 2004 và cao nhất là năm 2006. Sở dĩ có sự bất ổn như vậy là do giá cả các nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất tăng cao do sự ảnh hưởng của giá dầu thế giới tác động và sự cạnh tranh của hàng Trung Quốc ồ ạt, nguyên nhân nữa là do sự đầu tư công nghệ mới. Theo kết quả thống kê năm 2007 có nhiều khả quan doanh thu mỗi ngày khoảng 30 -- 40 (triệu) và doanh số bán khoảng 40000 -- 50000 sản phẩm. Lợi nhuận năm 2005 so với năm 2006 giảm 13,35%, năm 2006 tăng cao hơn năm 2005 là 15,49%. Đối với doanh thu: Năm 2005 thấp hơn 2004 là 14,65%, năm 2006 so với năm 2005 tăng 20,97%. Năm 2006 so với năm 2004 tăng 3,25%. Về quy mô thị trường tiêu thụ: Thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng, bắt đầu thị trường miền Bắc, bây giờ doanh nghiệp đã chinh phục thị trường miền Trung và một số tỉnh ở miền Nam. Về đội ngũ lao động: Doanh nghiệp ngày càng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh từ 120 cán bộ công nhân viên đến năm 2007 lên tới hơm 200 cán bộ công nhân viên. Về quy mô phân xưởng sản xuất ngày càng được mở rộng. Đây là những thành tựu mà doanh nghiệp đã đạt được nhưng không tránh khỏi những tồn tại mà doanh nghiệp cần khắc phục. II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH MINH HỒNG 1. Tình hình xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư Đây là công việc quan trọng đối với Công ty lớn, còn đối với Công ty nhỏ hầu hết chưa được chú trọng. Công ty TNHH Minh Hồng là Công ty nhỏ với quá trình hoạt động và phát triển trong thời gian không dài. Mặt khác, công tác dự trữ vật tư cần có lượng vốn không nhỏ. Nên việc xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư chưa được chú trọng và công việc đó chủ yếu dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm của PGĐ và chưa có bảng kế hoạch yêu cầu vật tư cụ thể. Căn cứ vào tình hình sản xuất, tiêu thụ và giá cả thị trường PGĐ Công ty đưa ra quyết định mua sắm vật tư tiêu dùng, vật tư dự trữ trong một tuần, một tháng… đối với các nguyên liệu như: Dầu DOP, bột nhựa PVC, hạt màu. Còn đối với các vật liệu phụ như: Bao gói, kéo (dùng cắt via), nhãn mác (doanh nghiệp tự sản xuất), thì thủ kho có trách nhiệm báo cho Phòng kinh doanh và họ trực tiếp liên hệ với người cung ứng. Quy trình xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư trong Công ty hết sức đơn giản. Công ty luôn đưa ra tiêu chí: Lượng vốn lưu động lớn và số vòng quay của vốn nhanh không gây ứ đọng ở khâu mua sắm và dự trữ vật tư. 2. Tình hình mua (nhập) vật tư ở doanh nghiệp a. Phân loại vật tư nhập ở doanh nghiệp Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm. Vật liệu chính bao gồm: Bột nhựa PVC Dầu DOP Vật liệu phụ: Là những loại vật tư không tham gia trực tiếp cầu thành thực thể của sản phẩm nhưng hết sức quan trọng. Nó có tác dụng làm đa dạng màu sắc, mãu mã… và dùng để kết hợp với các vật liệu chính để nâng cao tính năng cho sản phẩm, và nâng cao chất lượng cho sản phẩm. Vật liệu phụ bao gồm: Ổn: Làm chất chống cháy cho sản phẩm Hạt màu: Làm cho sản phẩm đa dạng màu sắc Hoá chất khác như: Bột nở làm bột nhựa nở và làm bớt tiêu hao nhựa. Công ty TNHH Minh Hồng không tách nhiên liệu ra thành một nhóm riêng biệt mà để vào nhóm vật tư phụ. Nhiên liệu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đã cải tiến máy móc, thiết bị và đầu tư những máy móc thiết bị hiện đại tiên tiến sử dụng xăng, dầu, điện làm nhiên liệu chính. Để thuận lợi cho việc quản lý vật tư doanh nghiệp lập nên danh mục vật tư để tiện cho việc tính định mức tiêu hao vật tư. Công ty TNHH Minh Hồng Danh mục vật tư Loại: Nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Loại Ghi chú 1 Bột nhựa PVC TH -- 1000 Kg SG 660 (LD) Z60 ISO: 9001 – 2000 Kho bột nhựa 2 Dupont (the miracles of science Dupont) Kg R - 902 Made in Taiwar 3 Day Glo Kg 55.1 LBS http:\\ w.w.w.dayglo.com 4 Unifoam AZ Kg H - 25 5 Musimmas Kg Made in Indonesia http:\\.w.w.w.musimmas.com 6 ỔN Hạt màu Bao gói Kg Kho Phụ Liệu 7 Dầu DOP Kg Kho dầu Bảng8: Danh mục vật tư của Công ty TNHH Minh Hồng (Theo số liệu của Phòng kinh doanh) b. Lựa chọn nhà cung ứng Đây là công việc quan trọng đầu tiên trong đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp. Để có được vật tư hàng năm Công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, khi doanh nghiệp có cầu thì sẽ xuất hiện cung. Có rất nhiều nhà cung ứng vật tư nên Công ty luôn đưa ra những tiêu chí lựa chọn phù hợp với bản thân doanh nghiệp: Nhà cung ứng có uy tín. Giá cả hợp lý. Công ty luôn ưu tiên những nhà cung ứng có quan hệ cộng tác làm ăn lâu năm và được sự tín nhiệm. Những nhà cung ứng chủ yếu cho Công ty là những Công ty liên doanh và Công ty Hàn Quốc. Nhờ đưa ra những tiêu chí lựa chọn người cung ứng lên doanh nghiệp có mối quan hệ rất tốt với bạn hàng và hình thức chủ yếu khi đặt hàng là gọi điện thoại cho bên đối tác, vì thế doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí phục vụ cho công tác hậu cần vật tư. 3. Tình hình sử dụng vật tư cho sản xuất Phòng kinh doanh phối hợp với kho, các phân xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho quá trình sản xuất. Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư thì Phòng kinh doanh tổ chức cấp phát vật tư cho các phân xưởng theo định mức. Phương pháp này có tác dụng sau: Vật tư cấp phát theo định mức. Mỗi kỳ cấp phát các phân xưởng báo cáo tình hình sử dụng vật tư cho Phòng kinh doanh xem xét. Nếu kế hoạch sản xuất được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì phân xưởng đó đã thực hiện tốt mức tiêu dùng vật tư và thực hiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho Công ty. Số vật tư thừa được trả về kho để bảo quản. Công ty luôn đưa ra chế độ khen thưởng với những phân xưởng có thành tích tốt trong công tác tiết kiệm vật tư. Nếu thiếu hụt vật tư sản xuất các phân xưởng báo cáo rõ tình hình và lý do thiếu hụt. Nếu không có lý do thì bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty. Doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp quản lý vật tư chặt chẽ bằng việc đưa ra các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý để người lao động tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm vật tư, bảo quản tốt vật tư. Lượng vật tư tiêu dùng qua các năm được thống kê qua bảng sau: Đơn vị: Đồng Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Nguyên vật liệu chính 3.951.227.000 2.966.183.682 3.546.974.000 Phụ liệu 201.201.508 177.357.760 374.414.673 Bảng9: Lượng vật tư tiêu dùng qua các năm ở Công ty TNHH Minh Hồng (Nguồn: Phòng kinh doanh) Qua phân tích kết quả kinh doanh ta thấy rõ được nguyên nhân chi phí nguyên vật liệu không đồng đều giữa các năm. 4.Tình hình thu hồi và sử dụng phế liệu Lượng vật tư tiêu dùng cho sản xuất được tái chế qua sản phẩm hỏng, sản phẩm không đủ tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, cỡ loại…, lượng via thừa. Và nó chiếm tỷ lệ không nhỏ trong tổng cơ cấu khối lượng vật tư tiêu dùng cho sản xuất. Nguồn vật tư mà doanh nghiệp tự sản xuất (M) qua rất nhiều khâu sơ chế để trở thành nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất. Nguồn phế liệu mà doanh nghiệp có được chủ yếu thông qua hoạt động mua bán trên thị trường bằng các hình thức: Đổi hàng đã sử dụng lấy hàng mới thông qua các chủ đại lý, người bán buôn người bán lẻ. Đổi hàng không đủ tiêu chuẩn về hợp đồng mua. Lượng phế liệu mua vào của Công ty rất đa dạng, phong phú và được chế biến thành khối lượng bột nhựa qua rất nhiều khâu: Chọn lọc và phân loại phế liệu Xử lý phế liệu Sơ chế phế liệu Hình10: Quy trình xử lý phế liệu (Theo tình hình thực tế ở đơn vị thực tập) Bước một: Phế liệu mua vào được công nhân chọn lọc phân loại theo tiêu chí: Nhựa để sản xuất dép tái sinh. Nhựa để sản xuất quai trong, quai màu… Bước hai: Dựa vào các phế liệu phân loại tiến hành nghiền nhỏ. Sau đó phế liệu được rửa sạch và phơi khô. Bước ba: Nhựa được xử lý kỹ càng hơn như nghiền nhỏ hơn, được trộn lẫn bột nhựa tinh, sau đó đưa vào máy xào bột. Ở đây nhựa kết hợp với các nguyên liệu khác chuẩn bị đầu vào cho quá trình sản xuất. Như vậy, doanh nghiệp có nguồn đầu vào với giá rẻ, tự bổ sung cho nguồn vật tư mua sắm. Chính nhờ việc thu mua phế liệu đã thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp và là nguồn quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá cả hàng bán và trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. 5. Tình hình thực hiện mức Tình hình sử dụng vật tư của Công ty ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đảm bảo vật tư cho sản xuất. Cùng một khối lượng vật tư nếu biết sử dụng hợp lý thì sẽ tiết kiệm cho sản xuất rất nhiều. Còn ngược lại gây lãng phí ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mức tiêu dùng vật tư là: Lượng vật tư tối đa cho phép sản xuất ra một chi tiết sản phẩm hoặc một sản phẩm hay hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện thực tế ở doanh nghiệp với chất lượng xác định. Những đặc trưng của mức: Mức phải đảm bảo tính pháp lệnh. Mức mang tính tiên tiến: Xu thế là giảm mức, mức phải phù hợp với những điều kiện sản xuất nhất định. Hiện trạng, ở Công ty việc xác định mức không phức tạp bởi Công ty sản xuất một mặt hàng sản xuất dép nhựa lên mức được tính chung cho sản phẩm dép nhựa tuỳ vào cỡ loại sẽ cho số lượng sản phẩm khác nhau. Như đối với cỡ dép của người lớn như cỡ 46 trung bình sử dụng sẽ cho kết quả như sau: Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1000 đôi dép nhựa đối với năm 2006 TT Danh mục Đơn vị Mức Đơn giá Thành tiền I Nguyên vật liệu chính: Dầu DOP Bột Nhựa PVC Nhựa tái chế Kg 18 - 19 25 30 30.600 15.800 - 550.800 395.000 - II Nguyên vật liệu phụ: Bột màu Bột nở Ổn định Bao bì đóng gói Kg 0,5 - - - 3000000 - - - 1.500.000 - - - Bảng 11: Mức tiêu hao nguyên vật liệu (Theo sốliệu tìm hiểu được) Tử bảng trên ta nhận thấy mức tiêu dùng vật tư cho 1000 đôi dép cỡ 46, để đưa ra được mức tiêu dùng như vậy Công ty đã có một thời gian làm việc khá dài với kinh nghiệm thực tế của nhiều năm hoạt động. Mức tiêu dùng cho Dầu DOP còn tuỳ thuộc theo mùa nếu mùa đông làm cho nhựa cứng thì mức tiêu dùng DOP nhiều hơn so với mùa hè. Mặt khác, đối với bột nở còn tuỳ thuộc vào loại nhựa. Như bột nhựa Hàn Quốc đắt tiền dùng làm quai thì tỷ lệ bột nở có thể nhiều lên. Với vật liệu “ổn định” pha chế với tỷ lệ theo mùa đối với mùa; đó là chất chống cháy nên mùa hè thì sử dụng tỷ lệ cao hơn mùa đông. Trên đây là mức tiêu dùng vật tư của Công ty, là lượng tiêu hao có tính toán trên cơ sở thực tế. Và phù hợp với mức tiêu dùng cho sản phẩm dép nhựa hiện nay thì doanh nghiệp mới tồn tại và cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường được. 6. Tình hình dự trữ vật tư a. Tình hình bảo quản vật tư dự trữ Việc cung ứng vật tư có chất lượng tốt cho các phân xưởng sản xuất là điều kiện đảm bảo chất lượng với đặc tính của từng loại vật tư nên để bảo quản và sử dụng hợp lý Công ty TNHH Minh Hồng đã phân loại thành từng nhóm vật tư và giao cho các kho bảo quản. Việc phân thành từng nhóm có đặc điểm tương đối giống nhau nhằm bảo quản vật tư cho tốt, tránh để chung các loại nguyên vật liệu mà làm ảnh hưởng đến chất lượng trong quá trình bảo quản. Hệ thống kho bảo quản vật liệu được Công ty TNHH Minh Hồng Kho hoá chất Kho Dầu Kho bột nhựa Kho tạp phẩm Công ty TNHH Minh Hồng Phòng kho vận Hình12: Hệ thống kho của Công ty TNHH Minh Hồng (Theo nguồn thu thập được) Các kho này được bố trí riêng bệt và nhà kho được xác định hết sức thuận lợi cho việc vận chuyển vật liệu tới Phòng chế biến và tới các phân xưởng sản xuất. Các kho chịu sự quản lý của Phòng kinh doanh. Và việc quản lý được thực hiện rất chặt chẽ giữa các Phòng ban đó là: Phòng kinh doanh và Phòng kế toán. Trong Công ty các kho chịu sự quản lý của một thủ kho và cũng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ vật tư trong kho, đó là người: Quản lý vật tư. Chịu trách nhiệm xắp xếp, bảo quản, chuẩn bị vật tư cho sản xuất. Mặt khác, Thủ kho tập hợp đầy đủ và kiểm tra chứng từ, hoá đơn liên quan đến việc nhập, xuất vật tư. Công tác ghi chép thẻ kho, theo dõi khối lượng vật tư trong kho được tiến hành thường xuyên và liên tục. Công việc bố trí kho phải thuận lợi cho việc quản lý vật tư và thủ kho luôn phối hợp chặt chẽ với Phòng kinh doanh và Phòng kế toán để làm tốt công tác hạch toán vật tư, theo dõi sự biến động của vật tư. b. Tình hình dự trữ vật tư Thông qua tình hình sản xuất, tiêu thụ và sự biến động của giá cả PGĐ Công ty quyêt định lượng dự trữ cho phù hợp, tất cả các công việc đó điều dựa trên kinh nghiệm thực tế làm việc. Kinh nghiệm đó rất sát với tình hình sản xuất của Công ty nên không gây ra thiếu hụt vật tư cho sản xuất hoặc gây gián đoạn. Tuỳ từng thời kỳ khác nhau mà Công ty đưa ra mức dự trữ hợp lý. Mặt khác, các công việc tính toán lượng dự trữ đều dựa trên kinh nghiệm nên Công ty chưa đưa ra các phương pháp tính toán cụ thể và đưa ra kế hoạch cụ thể về định mức dự trữ vật tư. Việc tính toán lượng dự trữ còn nhỏ lẻ chưa mang tính khoa học và đặc biệt mang tính chủ quan của người lãnh đạo. c. Tình hình hao hụt vật tư dự trữ Công ty TNHH Minh Hồng là doanh nghiệp nhỏ nên việc dự trữ vật tư không đang kể rất ít cho nên việc quản lý vật tư dự trữ rất dễ dàng như không bị mất trộn… Nhưng do điều kiện khí hậu Việt Nam kết hợp với các phương tiện bảo quản không tốt cũng gây hao hụt khối lượng nhỏ vật tư. 7. Tình hình quản lý vật tư Doanh nghiệp lập hạn mức cấp phát vật tư nên việc tiêu dùng vật tư rất hợp lý. Tuy nhiên do cán bộ kho lơ là trong công tác quản lý nên có nhừng hiện tượng cấp phát vật tư phụ như: dầu hoả… quá nhiều gây lãng phí vật tư không cần thiết cho doanh nghiệp. 8. Tình hình giao nhận vật tư Trong công tác quản lý kho việc giao và nhập vật tư đều có thẻ kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho đầy đủ nên việc giao nhận vật tư được quản lý chặt chẽ. 9. Công tác đánh giá tình hình sử dụng vật tư Nghiệp vụ đánh giá tình hình sử dụng vật tư trong Công ty hầu như công việc này chưa có bộ phận nào đảm nhiệm và không được nhắc đến trong công tác hậu cần vật tư. III. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ 1. Những điểm đạt được về công tác hậu cần vật tư Công tác hậu cần vật tư là một tất yếu trong doanh nghiệp và không thể thiếu dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Nó đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đều đặn nhờ việc thường xuyên theo dõi đảm bảo cho các loại vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách chủng loại và kịp thời về mặt thời gian. Gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của Công ty thì công tác hậu cần vật tư ngày càng hoàn thiện và đã đạt được những thành tựu sau: Thứ nhất: Về công tác xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Tuy không có các chỉ tiêu định lượng cụ thể nhưng công tác hậu cần vật tư luôn đảm bảo diễn ra liên tục, bởi hoạt động dựa trên kinh nghiệm dày dặn tính toán đầy đủ, sát với thực tế sản xuất. Thứ hai: Công tác thực hiện kế hoạch mua sắm Căn cứ vào các số liệu về nhu cầu thực tế, nguồn dự trữ sản xuất, nguồn tiết kiệm. Doanh nghiệp tính lượng cần thiết mua sắm. Hiện nay, doanh nghiệp giao dịch với nhiều Công ty nước ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp luôn tìm cách thay thế những vật liệu nhập ngoại bằng vật liệu sản xuất trong nước mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giúp cho giá thành sản phẩm hạ, tạo tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Thứ ba: Về công tác tổ chức quản lý vật tư nội bộ Xây dựng và quản lý mức: Dựa trên kinh nghiệm thực tế doanh nghiệp xây dựng mức tiêu dùng vật tư tương đối hoàn chỉnh cho các loại sản phẩm trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp để hoàn thiện mức: Điều chỉnh mức cho phù hợp với thực tế. Xu hướng doanh nghiệp sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật làm giảm mức, hạ già thành, nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm. Về cấp phát vật tư: Doanh nghiệp quản lý chặt chẽ mức vật tư cấp phát, không có biểu hiện của tình trạng thiếu hụt vật tư. Về công tác dự trữ bảo quản vật tư: Trên việc xây dựng nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư chính xác, sát thực tế, điều đó đã hạn chế ứ đọng tồn kho. Hệ thống kho tàng được xậy dựng, sửa chữa trang bị thiết bị phù hợp với việc bảo quản vật tư tránh gây hao hụt và được kiểm kê thường xuyên. Thứ tư: Vật tư thu hồi được tái sử dụng có sự quản lý chặt chẽ. 2. Những hạn chế cần khắc phục Thứ nhất: Công ty thiếu những công cụ, thiết bị có tính chính xác cao để cấp phát vật tư thực hiện mức. Việc kiểm tra chủ yếu dựa vào kinh nghiệm. Thứ hai: Nguồn thông tin truyền dẫn trong nội bộ doanh nghiệp và với các nhà cung ứng còn yếu kém, chưa sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin làm đường truyền dữ liệu. Thứ ba: Việc thực hiện mức còn tuỳ thuộc vào tính chủ quan của người xào bột. Tỷ lệ bột màu, ổn, bột nở dựa trên cảm tính mang tính chủ quan của cán bộ kỹ thuật là chủ yếu. Không có tỷ lệ cụ thể. Thứ tư: Công tác sử dụng vật tư đôi lúc không hợp lý. Cấp phát quá nhiều vật tư gây lãng phí. Công tác xây dựng vật tư không hợp lý gây ứ đọng vốn, tồn kho. Nguyên nhân do việc xác định lượng mua sắm không dưa trên kế hoạch xây dựng yêu cầu vật tư. Một số sản phẩm chỉ thay đổi về mẫu mã, bao bì nhưng không thay đổi về chất lượng nên không được thị trường chấp nhận. Nguyên nhân là do doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến hệ thống thông tin, doanh nghiệp chưa có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và Phòng Marketing riêng biệt. Thứ năm: Tỷ lệ phế phẩm cao. Nguyên nhân do ý thức trách nhiệm, trình độ của người lao động. Sản phẩm làm ra bị chết nhiều ở khâu làm quai, khâu đúc sản phẩm tái sinh. Thứ sáu: Doanh nghiệp chưa có biện pháp triệt để, để nâng cao ý thức của người lao động, trình độ quản lý của cán bộ còn yếu kém. Ngân sách quỹ khen thưởng còn hạn chế. Thứ bảy: Trình độ, ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân chưa đồng đều, chủ yếu cán bộ quản lý làm theo kinh nghiệm chưa có sự đào tạo đôi lúc còn thiếu cái nhìn toàn diện về cách bố trí kho, cách làm việc còn manh mún. Thứ tám: Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế thực hiện chế độ khuyến khích lợi ích vật chất còn yếu kém. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH MINH HỒNG I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIẾN CỦA CÔNG TY VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN TRONG THỜI GIAN TỚI 1. Hoàn thiện việc xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư Trong thời gian tới, bất kỳ Công ty TNHH Minh Hồng nói riêng và doanh nghiệp nói chung luôn có xu hướng chung là mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh. Nên công việc đưa ra các chỉ tiêu và công thức tính toán nhu cầu vật tư và lập kế hoạch yêu cầu là công việc không thể thiếu trong công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp. Công ty lựa chọn những cán bộ có năng lực, có trình độ để tính toán nhu cầu mua sắm, nhu cầu dự trữ và đưa ra các công thức tính toán cụ thể cho từng đối tượng. Doanh nghiệp sẽ xác định mức dự trữ cụ thể cho từng năm, từng quý, từng tháng và cụ thể cho từng tuần trên cơ sở thực tế của quá trình sản xuất và tiêu thụ và đưa ra bảng kế hoạch nhu cầu vật tư cụ thể cho công việc thực hiện. 2. Hoàn thiện hệ thống kho tàng bảo quản vật tư Qua tình hình thực tế bảo quản vật tư của Công ty, phương hướng khắc phục như: Tu sửa và xây mới hạ tầng cơ sở của hệ thống nhà kho là tất yếu. Cùng với sự phát triển của Công ty thì nhà kho cũng in dấu vết của thời gian cho nên doanh nghiệp thường xuyên theo dõi mái nhà kho, nền kho phải luôn giữ khô nhất là trong điều kiện mùa mưa ở Việt Nam… Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống giá để vật liệu, máy hút ẩm do đặc thù vật liệu của Công ty là bột nhựa, bột màu, ổn, … rất dễ hút ẩm. Doanh nghiệp cần có hệ thống phòng và chữa cháy cho kho chứa Dầu, bởi nguy cơ cháy rất cao. Đưa ra các đợt tập huấn cho cán bộ công nhân viên chữa cháy để khi có sự cố thì giải quyêt tốt hơn. 3. Xây dựng Phòng kế hoạch vật tư Công tác hậu cần vật tư là công việc khó khăn và phức tạp, cho nên doanh nghiệp dự định thành lập Phòng ban chuyên kiêm nhiệm về vấn đề này để giảm bớt công việc cho Phòng kinh doanh. Phòng kế hoạch vật tư thành lập là phù hợp với thực tế khách quan tại đơn vị thực tập. Cần tuyển chọn những người có trình độ và kinh nghiệm để làm việc trong Phòng ban này. Các công việc của Phòng kế hoạch vật tư là: Xác định nhu cầu vật tư và lập kế hoạch yêu cầu vật tư. Xác định được hiệu quả của việc thực hiện mức. Đánh giá hiệu quả của công tác quản lý vật tư nội bộ trong doanh nghiệp. Ngoài ra còn một số công việc khác như: Đánh giá tình hình sử dụng vật tư, tình hình cung ứng vật tư, xây dựng và thành lập một hội đồng thẩm định năng suất máy móc thiết bị sản xuất… Như vậy, trên đây là một số vấn đề Công ty cần hoàn thiện cho công tác hậu cần vật tư để nâng cao năng suất cho quá trình sản xuất ở doanh nghiệp. Thời gian tới có rất nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn hướng tới mục tiêu đề ra và đạt được mục tiêu này để cho doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở CÔNG TY 1. Cải tiến hệ thống thông tin thương mại ở Công ty Thông tin thương mại là các thông tin hỗ trợ và phục vụ cho việc xây dựng, tổ chức, thực hiện, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch, các quyết định và xử lý các vấn đề hàng ngày về các hoạt động thương mại ở các doanh nghiệp. Vấn đề quan tâm ở Công ty TNHH Minh Hồng là: Công ty lên tạo lập hệ thống thông tin thông suốt giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với khách hàng cụ thể là người cung ứng. Việc chia sẻ thông tin dọc suốt giữa các thông tin trong hệ thống quan hệ thương mại. Là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp tổ chức có hiệu quả các hoạt động. Việc đảm bảo chính xác thông tin truyền dẫn tránh lệch lạc dẫn đến kết quả không tốt như: Dự trữ quá mức, chất lượng phục vụ khách hàng thấp. Biện pháp giải quyết: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các liên kết điện tử trên cơ sở máy tính giữa các tổ chức và cài đặt hệ thống tự động thực hiện một số nội dung của quan hệ thương mại: Đặt hàng kiểm tra đơn hàng theo dõi dự trữ kiểm tra các thông tin về giao nhận vật tư… Bảng13: Hệ thống thông tin ở các doanh nghiệp Khối thông tin dữ liệu Thông tin về người cung ứng Thông tin về vận chuyển Thông tin về dữ liệu … Dòng sản phẩm, điều kiện thương mại. Các doanh nghiệp vận tải, thời gian vận tải, chi phí. Mức dự trữ, chi phí, địa điểm dự trữ. Khối thông tin kết quả Các báo cáo về nhận hàng. Các báo cáo về giao hàng. Báo cáo về tình hình thị trường. … Các hình thức thực hiện: Thông qua thương mại điện tử. Truyền tin dữ liệu điện tử. Ngoài ra thông qua mạng internet, extranet…Vì thế, Công ty cần tạo lập hệ thống thông tin thương mại đầy đủ phục vụ cho việc ra quyết định chính xác, kịp thời. 2. Cải tiến công tác định mức tiêu hao vật tư Nhiệm vụ của công tác tiêu hao vật tư: Nghiên cứu và xác định hệ thống các loại vật tư kỹ thuật. Xác định loại mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật chi tiết cho từng sản phẩm. Xác định hệ thống mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Tổ chức ban hành và áp dụng mức. Kiểm tra quá trình thực hiện mức. Xây dựng chế độ chính sách khuyến khích việc thực hiện mức. Hiện trạng: Công ty cần có định mức tiêu hao cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu. Điều chỉnh tay nghề công nhân cùng với ý thức chưa cao trong sử dụng vật tư cũng là nguyên nhân chính làm mức sử dụng vật tư cao. Công ty TNHH Minh Hồng cũng giống như Công ty khác chấp nhận tỷ lệ phế phẩm do tay nghề công nhân, chính vì thế mà công nhân làm việc không hiệu quả, không tạo được áp lực cần thiết cho công nhân cho nên doanh nghiệp cần giảm tỷ lệ phế phẩm xuống và tiến tới xoá bỏ nó. Xây dựng mức cần phải tiến hành chính xác, tỷ mỷ về các yếu tố cấu thành nên mức. Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng kinh nghiệm tính là chủ yếu nên dễ dẫn đến lãng phí vật tư tiêu dùng. Doanh nghiệp có thể sử dụng những phương pháp sau: Phương pháp thống kê báo cáo và phương pháp phân tích tính toán có ưu điểm là đơn giản, dễ tính còn nhược điểm là thử nghiệm nhiều dẫn đến hao phí vật tư và đòi hỏi trình độ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao. Mặt khác, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm. Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm kết hợp với kết qủa thực nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh để xác định mức cho kỳ kế hoạch. Căn cứ vào điều kiện của doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp thí nghiệm trong sản xuất. Tức là tiến hành thử ngay trong điều kiện thực tế cho phép của doanh nghiệp để thu thập phân tích số liệu và đưa ra mức vật tư hợp lý. Doanh nghiệp cần xây dựng chế tài thưởng phạt hợp lý trong vấn đề sử dụng tiết kiệm hoặc lãng phí vật tư, tỷ lệ phế phẩm. Ngoài ra, Công ty còn kiểm kê vật tư thường xuyên hơn. 3. Cách nâng cao công tác quản lý đào tạo, khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư Con người là nguồn nhân lực không hợp lý trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Mặt khác, trình độ tay nghề, ý thức làm việc, tình thần trách nhiệm có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Công ty cần giáo dục ý thức trách nhiệm cho người lao động về vấn đề hiệu quả và tiết kiệm trong sản xuất. Để làm được điều này Công ty phối hợp chặt chẽ với tổ chức công đoàn, tổ chức đoàn thanh niên. Mặt khác, Công ty nên tổ chức các buổi sinh hoạt văn hoá, các buổi giao lưu với các chuyên gia về lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Mặt khác, tiến hành các hoạt động trên phải làm sao thu hút người lao động tham gia thì mới nâng cao ý thức của họ được. Công ty có thể phát động phong trào thi đua theo phân xưởng hoặc theo tổ sản xuất. Và đưa ra cách thưởng, phạt xứng đáng với người có thành tích. Và vấn đề thưởng phạt phải kịp thời đúng lúc, đúng chỗ, phải công bằng chính xác, nếu không ảnh hưởng đến quan hệ tốt đẹp giữa Công ty với người lao động. Công ty cần mở các lớp bồi dưỡng tay nghề, các khoá học nâng cao trình độ cho cán bộ trực tiếp xác định, thực hiện mức. Xây dựng chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ quản lý sử dụng máy móc thiết bị rõ ràng để người lao động chấp hành kỷ luật lao động. Như vậy, trên đây là một số biện pháp nâng cao tinh thần ý thức, trách nhiệm của người lao động. 4. Đẩy mạnh công tác huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn vật tư kỹ thuật ở công ty Vật tư kỹ thuật của Công ty chủ yếu được huy động từ các nguồn: Nguồn mua trên thị trường. Nguồn động viên tiềm lực nội bộ. Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng sản xuất. Nguồn doanh nghiệp tự sản xuất. Đối với doanh nghiệp thì nguồn mua trên thị trường đóng vai trò quan trọng. Các nguồn này cần phải được huy động một cách triệt để và sử dụng có hiệu quả để đảm bảo nhu cầu vật tư cho Công ty. Vì thế doanh nghiệp phải tính toán các chỉ tiêu một cách thật tỷ mỷ, chính xác. Đối với nguồn động viên tiềm lực nội bộ: Chính là việc thu hồi và sử dụng lại các phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Căn cứ vào số lượng, chủng loại, chất lượng của phế phẩm để đưa ra các biện pháp chế biến hợp lý. Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng sản xuất: Doanh nghiệp có thể tính toán mức tiêu dùng vật tư thực tế trừ đi định mức tiêu dùng để đưa ra kết quả cho lượng vật tư tiết kiệm. Cần có các biện pháp tiên tiến hiện đại trong việc thực hiện mức. Đối với nguồn mua trên thi trường: Doanh nghiệp cần tính toán chính xác nhu cầu vật tư cần mua sắm. Khi đó doanh nghiệp cần xây dựng mạng lưới cung ứng vật tư uy tín, chất lượng, ổn định. 5. Nâng cao công tác quản lý vật tư nội bộ Trong công tác bảo quản vật tư Công ty hoạt động có nhiều thành tích nhất định nhưng không tránh khỏi sự hao hụt trong bảo quản và sử dụng vật tư. Doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp sau: Công ty cần tính toán chính xác hạn mức cấp phát vật tư. Thông qua việc xác định nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang, cho nhu cầu dự trữ để có con số chính xác, tránh cung ứng thừa, thiếu cho quá trình sản xuất sản phẩm. Đẩy mạnh công tác kiểm tra việc sử dụng vật tư, cải thiện tình hình bảo quản vật tư và sản phẩm tiêu thụ. Xây dựng, sửa chữa và tu bổ hệ thống kho. Mua sắm các thiết bị sử dụng trong việc bảo quản vật tư cho phù hợp. KẾT LUẬN Tiết kiệm vật tư trong tiêu dùng sản xuất là một trong những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Minh Hồng nói riêng. Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong cơ chế thị trường, áp lực càng lớn khi hàng rào hạn ngạch được rỡ bỏ và đặc biệt, khi Việt Nam là thành viên thứ 150 của tổ chức Thương mại thế giới WTO. Các doanh nghiệp trong nước cạnh tranh với nguồn hàng từ nước ngoài xâm nhập, tràn vào. Thì việc nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư thực sự cần thiết nhất là công tác thực hiện tiết kiệm mức là tiền đề giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. Qua phân tích tìm hiểu tình hình tại cơ sở thực tập về các nhân tố ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư. Chuyên đề đã dưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác hậu cần vật tư thực tế ở Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty, mặc dù bản thân em đã có nhiều cố gắng nhưng sự hiểu biết có hạn. Vì vậy, em mong được sự chỉ bảo nhiệt tình của Giảng viên hướng dẫn cùng các cán bộ tại cơ sở thực tập để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC BẢNG BIỂU 1. Hình 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp 4 2. Hình 2: Kết cấu nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp 9 3. Bảng 3: Thành phần tham gia góp vốn 30 4. Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty 32 5. Bảng 5: Bảng báo giá các loại dép năm 2006 33 6. Bảng 6: Dây truyền sản xuất dép nhựa 36 7. Bảng 7: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Minh Hồng 37 8. Bảng 8: Danh mục vật tư của Công ty TNHH Minh Hồng 39 9. Bảng 9: Lượng vật tư tiêu dùng qua các năm ở Công ty TNHH Minh Hồng 41 10. Hình 10: Quy trình xử lý phế liệu 41 11. Bảng 11: Mức tiêu hao nguyên vật liệu 43 12. Hình 12: Hệ thống kho của Công ty TNHH Minh Hồng 44 13. Bảng 13: Hệ thống thông tin ở các doanh nghiệp 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO I. GIÁO TRÌNH Thương mại Doanh nghiệp – Bộ môn kinh tế thương mại – Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB Thống kê. Kinh Tế xã hội -- Bộ môn kinh tế thương mại -- Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB Thống kê. Quản trị Doanh nghiệp – Bộ môn kinh doanh thương mại -- Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB Giáo dục. Hậu cần vật tư cho sản xuất – Bộ môn kinh doanh thương mại -- Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB Giáo dục. Kinh doanh kho và bao bì -- Bộ môn kinh doanh thương mại -- Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB Thống kê. Chiến lược kinh doanh -- Bộ môn kinh doanh thương mại -- Trường Đại hoc Kinh tế quốc dân – NXB LĐ & XH. II. TẠP CHÍ Thời báo kinh tế Việt Nam. Báo Thương mại. III. MỘT SỐ TRANG WEB Trang web của Bộ thương mại. Một số luận văn khoá trước. MỤC LỤC