Nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng rời tại Sowatco

009 lại giảm mạnh so với 2008, nguyên nhân là có một sự tách riêng của một số nhân viên cũ trong công ty thành lập công ty mới và hoạt động tương tự và đã mất đi một số khách hàng. Tuy nhiên sau đó đã có sự điều chỉnh và đi vào ổn định. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 40 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN 2.3 QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK 2.3.1 Giao hàng rời XK 2.3.1.1 Giới thiệu chung Tổng công ty ký hợp đồng vận chuyển, bốc xếp gạo với Tổng công ty lương thực miền Nam. 2.3.1.2 Sơ đồ quy trình giao nhận Như vậy quy trình giao hàng rời xuất khẩu bằng đường biển (trong phạm vi bốc xếp và kiểm đếm) được tóm tắt như sau: 2.3.1.3 Chi tiết các bước trong quy trình a. Ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu (shipper): Sau khi nhà xuất khẩu trong nước ký kết được hợp đồng xuất khẩu (lấy ví dụ là hợp đồng xuất khẩu gạo), có thể do chỉ định của nhà nhập khẩu ở nước ngoài hoặc do sự lựa chọn của nhà xuất khẩu mà lựa chọn một đơn vị thứ ba thực hiện thay mặt chủ hàng thực hiện việc xếp hàng lên tàu và kiểm đếm hàng giao cho người nhận tại tàu. Hợp đồng có thể ký cho từng tàu hoặc ký dài hạn (do mối quan hệ làm ăn thường xuyên và là khách hàng quen thuộc). Hợp đồng được ký trước khi tàu vào cảng hoặc phao. (Đính kèm phụ lục) Ký kết hợp đồng kiểm đếm, bốc xếp Tổ chức thực hiện hợp đồng Các bên có liên quan trong quy trình làm việc Thanh lý hợp đồng Chuẩn bị Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 41 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN a.1 Ưu điểm - Tổng Công ty là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải nên được nhiều công ty tin cậy và ký kết hợp đồng. - Khách hàng của Tổng công ty là những khách hàng thân thiết nên việc đàm phán ký kết hợp đồng rất nhanh chóng. - Các hợp đồng có các điều khoản quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện. - Các cam kết có đầy đủ sự ràng buộc nên khi xảy ra sự cố không mất quyền lợi cho hai bên. a.2 Nhược điểm - Một số công ty cá nhân vì muốn thu hút khách hàng nên giảm giá, làm ảnh hưởng đến uy tín cũng như gây khó khăn cho công ty trong việc thương lượng giá. - Đối với những hợp đồng ký thực hiện trong thời gian ngắn, có thưởng phạt xếp dỡ nhưng vì điều kiện thời tiết thay đổi, công ty muốn thực hiện đúng tiến độ thì phải tăng ca, làm tăng chi phí cũng như ảnh hưởng đến sức khỏe của các nhân viên. b. Tổ chức thực hiện hợp đồng: b1 Chuẩn bị Sau khi hợp đồng về bốc xếp và kiểm đếm được hai bên ký kết và có thông báo về con tàu cụ thể về thời gian tàu vào, thời gian xếp hàng và vị trí tàu neo đậu. (SOWATCO có thể đảm nhận luôn việc cho thuê phao neo tàu, đơn vị có 3 phao trọng tải đến 50.000 tấn, và có dịch vụ cột/mở dây cho tàu biển khi ra vào phao). Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà SOWATCO bắt đầu triển khai công việc của mình. Nhưng thông thường gồm những công việc sau: Bước 1: Thông báo cho đội giao nhận chuẩn bị nhân sự, thông thường mỗi cần cẩu làm việc là cần 1 nhân viên. - Nhân viên giao nhận gọi là tallyman chịu trách nhiệm trong việc kiểm đếm hàng hóa. - Trong mỗi tàu thường từ 4 hoặc 5 cần cẩu và thông thường là cẩu tàu, như vậy cần có khoảng 4 hoặc 5 nhân viên. Và một trưởng nhóm được gọi là chief tallyman. Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi tiến độ xếp hàng lên tàu, số lượng là bao nhiêu và theo dõi hàng hóa xếp lên tàu được xếp như thế nào. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 42 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN - Chief tallyman hàng ngày làm báo cáo về kết quả việc xếp hàng lên tàu (Daily report) (đính kèm ở phần phụ lục) những ghi chú về tiến độ làm hàng và được đại phó (chief office) xác nhận. Đồng thời đôn đốc theo dõi nhân viên trên tàu làm việc. Bước 2: Chuẩn bị công nhân bốc xếp, sắp xếp các tổ công nhân, bố trí những dụng cụ cần thiết phù hợp với việc xếp từng loại hàng như dây, móc cẩu… - Mỗi tổ công nhân có tổ trưởng chịu trách nhiệm về công nhân tổ mình về mọi việc chất xếp hàng hóa theo yêu cầu của tàu, theo dõi việc tuân thủ các quy định của tàu về vệ sinh… - Theo dõi chính việc chất xếp hàng trên tàu là trực ban, mỗi tàu có 1 trực ban (foreman). Trực ban có nhiệm vụ quản lý công nhân trên tàu, liên hệ với tàu trong việc chất xếp hàng hóa, sắp xếp cho phương tiện vận chuyển hàng hóa từ kho lên tàu sao cho đúng loại hàng, đúng sơ đồ hầm của tàu đưa ra, đúng loại hàng, đúng cảng đến, hỗ trợ các sĩ quan trên tàu trong việc chất xếp hàng cũng như canh thời tiết (đối với hàng kỵ nước như gạo, phân bón, bã đậu nành…) Trực ban còn chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra giám sát nhân sự làm việc trên tàu, chịu trách nhiệm khi có sự kiểm tra của công an biên phòng. Sau khi có thông báo của chủ hàng về thời gian làm hàng, tất cả giao nhận phải ở chế độ chờ sẵn sàng (stand by) làm việc bất cứ lúc nào khi có yêu cầu của khách hàng. Việc này hết sức quan trọng vì đối với tàu ký hợp đồng thưởng phạt, thời gian làm hàng được tính ngay sau khi có thông báo hầm hàng đã đạt tiêu chuẩn (cargo hold passed) xếp hàng của cơ quan giám định (cargo hold survey). Nếu không kịp thời làm hàng khi hầm hàng đã passed thì thời gian bị phạt tàu đó sẽ được tính cho SOWATCO. b2 Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu: Khi có biên bản hầm hàng đã đạt của cơ quan giám định thì bắt đầu tổ chức xếp hàng lên tàu. Trước tiên foreman sẽ yêu cầu đại phó cung cấp một sơ đồ hầm hàng theo dự kiến (manifest hoặc pre-stowage cargo plane) để theo đó tổ chức xếp hàng hóa cho hợp lý. Hoặc sơ đồ này được chủ hàng nhận từ đại lý hãng tàu và chủ hàng cung cấp cho SOWATCO bằng fax kèm với cargo list trước khi việc xếp hàng bắt đầu. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 43 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN Theo như sơ đồ hầm hàng ban đầu sẽ tổ chức việc xếp hàng và sẽ có những chỉnh sửa trong quá trình xếp hàng thì sẽ có những sơ đồ mới cho phù hợp. Đó là công việc của đại phó. * Đối với giao nhận thực hiện việc kiểm đếm (bộ phận tally) Nhân viên giao nhận làm việc kiểm đếm hàng sẽ nhận hàng từ phương tiện là những ghe hoặc sà lan chở hàng từ kho, toàn bộ những gì phát sinh trong lúc nhận hàng sẽ được ghi vào một chứng từ gọi là tally sheet on loading (đính kèm phần phụ lục). Nội dung ghi vào chứng từ này như: - Tên tàu (M/V’s name), phao đậu (bouy No). - Thời gian làm việc - Tên nhân viên giao nhận (name of tallyman). - Chủ hàng bán (shipper). - Tên (số hiệu) của phương tiện chuyên chở. - Mô tả hàng hóa (description of cargo). - Số lượng hàng hóa nhận lên tàu (quantity of cargo). - Những ghi chú về thời gian làm hàng như nghỉ ăn, thời tiết xấu, cần cẩu hư… và những ghi chú cần thiết khác (remark). Đây là cơ sở để tính thời gian làm hàng, để tính thưởng phạt xếp dỡ. - Có chữ ký xác nhận của người giao và người nhận. Sau một ngày làm việc nhân viên giao nhận sẽ đổi 1 bản copy tally sheet của mình lấy 1 bản Copy tally sheet của kiểm kiện (đính kèm ở phụ lục). Tùy vào chủ hàng bán hoặc chủ hàng mua mà việc giao hàng này đại diện người nhận là người chuyên chở (carrier) hoặc một cơ quan thứ ba khác làm đại diện người nhận (gọi là kiểm kiện – tallyman). Người nhận hàng trên tàu sẽ ký nhận vào tally sheet của nhân viên giao nhận. Đồng thời nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận cho phương tiện chuyên chở số lượng hàng đã nhận. Việc này sẽ được thực hiện bằng cách ký hậu trên phiếu xuất kho (đính kèm ở phụ lục) mà người chuyên chở lấy từ kho. Nội dung xác nhận bao gồm các mục sau: - Thời gian nhận hàng. - Tên tàu. - Hầm hàng số mấy. - Số lượng hàng nhận, quy cách chất lượng. - Chữ ký xác nhận. Sau một ngày làm việc, chief tallyman sẽ tổng kết toàn bộ số liệu về hàng đã xếp lên tàu, thời gian làm việc, cũng như những phát sinh khác như lượng bao rỗng nhận lên LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 44 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN tàu, thời gian chèn lót hầm hàng, giám định hàng… sẽ làm một báo cáo tổng hợp gọi là Daily report on loading (đính kèm ở phụ lục) và có xác nhận của chief order. Với những ghi chú trên Daily report là cơ sở chính để người gửi hàng (shipper) thành lập Statement of fact (đính kèm ở phụ lục) trong bộ chứng từ thanh toán theo L/C, và cũng là cơ sở đối chiếu với time sheet của đại lý hãng tàu. Và cho đến khi giao xong hàng, chief tallyman sẽ ký với tàu một chứng từ khác gọi là Final report on loading (đính kèm ở phụ lục) đây là chứng từ chứng minh với chủ hàng đã hoàn tất việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu, và cũng là cơ sở để quyết toán, tính toán chi phí với chủ hàng. Vì trên thực tế lượng hàng lên tàu có thể tăng hoặc giảm so với ban đầu. Đây cũng là một chứng từ hết sức quan trọng vì là cơ sở chứng minh giao nhận đã thực hiện hết trách nhiệm và nghĩa vụ của mình về việc giao hàng cho người nhận (hoặc đại diện người nhận). Nghĩa vụ về hàng hóa đối với họ chấm dứt khi đã được đại phó ký xác nhận vào chứng từ này. Và một chứng từ khác là sơ đồ hầm hàng thực tế so với ban đầu Stowage plane (đính kèm ở phụ lục). Đây là cơ sở cho nhà chuyên chở giao hàng ở cảng đến. Đó là vị trí chất xếp từng loại hàng thực tế có trên tàu. Ngoài ra chief tallyman sẽ thay mặt shipper ký MATE’S RECEIPT (đính kèm ở phụ lục). Chứng từ này do đại phó ký. Mate’s receipt clean cùng với giấy ủy quyền ký Bill of lading Authorization to sign bills of lading (đính kèm ở phần phụ lục) của thuyền trưởng, shipper sẽ đem về cho đại lý cần cấp Bill of Lading. * Đối với bộ phận bốc xếp Bốc xếp chịu trách nhiệm trong việc đưa hàng lên tàu và chất xếp theo yêu cầu của tàu, kiêm luôn lái cẩu đưa hàng lên tàu (Derick operator/Crane operator). Việc xếp hàng này tuyệt đối tuân theo sắp xếp của đại phó sao cho đảm bảo hàng được thông thoáng (chừa lại những rãnh thông gió, chèn lót cách vách thành tàu…). Bảo đảm tuyệt đối vệ sinh dưới hầm hàng. Đây là công việc chính của foreman, và một điều quan trọng trong giao hàng rời đó là việc tận dụng tối đa dung tích chứa hàng của tàu đó, do vậy người thuê tàu (character) thường thuê tàu có dung tích chứa hàng rất sát với lượng hàng vận chuyển, nên nếu như việc chất xếp không cẩn thận rất dễ dẫn đến việc không xếp hàng hết lên tàu thường gọi là “ói hàng”. Việc này cũng rất nghiêm trọng vì đối với những hợp đồng thương mại mà giữa người bán (shipper) và người mua (consignee) ký bill of lading là “bill chết” tức là số lượng hàng chuyên chở trên chuyến tàu đó là cố định, thì có nghĩa là không lấy được B/L. Còn nếu như muốn xếp hết hàng lên tàu thì bắt buộc phải dỡ ra LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 45 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN chất xếp lại, như vậy mất rất nhiều thời gian và tốn kém rất nhiều, thiệt hại cũng rất lớn. Forman là người theo dõi việc này, và cũng bằng kinh nghiệm làm việc họ có thể nhận định trường hợp nào là có khả năng ói hàng cao. * Lưu ý là foreman giúp người chuyên chở trong mọi việc nhưng với trách nhiệm của người chuyên chở, vì đa số hợp đồng xuất khẩu của Việt Nam ngày nay là xuất FOB hoặc CIF nên shipper giao hàng qua lan can tàu là hết trách nhiệm về hàng hóa, trách nhiệm đã chuyển cho người mua hàng và người chịu trách nhiệm trước tiên là người chuyên chở. Trong mọi trường hợp, người làm giao nhận/xếp/dỡ làm hết khả năng của mình và phải chứng minh là đã làm việc cẩn thận thỏa đáng như luật định. b.3 Ưu điểm Vì công ty có 3 phao trọng tải 50.000 tấn nên rất thuận tiện cho việc bốc dỡ hàng lên tàu. Bên cạnh đó, công ty còn có sà lan, canô đưa đón nhân viên ra nơi làm việc, đảm bảo được thời gian làm việc. Có trang thiết bị đầy đủ, đội ngũ nhân viên nhiệt tình hăng hái làm việc nên đảm bảo công việc xếp hàng lên tàu đúng thời gian quy định. b.4 Nhược điểm Đồng thời, trong mùa mưa, việc làm hàng rời rất vất vả vì thời tiết không ổn định, có thể mưa bất chợt, gây ra những thiệt hại về hàng hóa rất lớn. Muốn đẩy nhanh tiến độ thì bắt buộc các nhân viên phải tăng ca ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. Vì lợi ích cá nhân, một số nhân viên kết nối với tàu và bộ phận kiểm đếm ‘bán hàng’ gây tổn thất cho nhà nhập khẩu và ảnh hưởng đến công ty. Khi làm hàng đối với tàu ký HĐ thưởng phạt nếu không kịp thời gian làm hàng khi hầm hàng đã đạt tiêu chuẩn xếp hàng do chuẩn bị nhân công chưa tốt thì thời gian bị phạt tàu đó sẽ tính cho SOWATCO. c. Các bên có liên quan trong quy trình làm việc Trong khi giao hàng lên tàu tùy thuộc vào từng hãng tàu, từng người mua mà có thể có những cơ quan khác cùng làm việc kiểm đếm hàng hóa, có một hoặc hai cơ quan giám định hàng hóa. Các cơ quan có liên quan bao gồm: - Người kiểm đếm của phương tiện chuyên chở trong nội địa. - Giao nhận của người bán (tally of shipper). LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 46 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN - Kiểm kiện (tally of ship). - Bảo hiểm (insurrance) (bảo hiểm về số lượng nên có tally của bảo hiểm tại tàu). Theo dõi việc load hàng như thế nào, bao rách vỡ, hàng không đủ chất lượng, xem xét thực tế xếp hàng lên tàu. - Giám định (surveyor) (giám định về số lượng hàng hóa nên cũng có tally giám định giám sát tally tàu). Giám định chất lượng hàng hóa một lần nữa trước khi hàng lên tàu. Kịp thời xem xét và những sự cố hư hỏng hàng xảy ra và lập biên bản hiện trường. - Thủy thủ tàu (crew) (một số hãng tàu như của Trung Quốc, Bắc Triều Tiên, Thái Lan,…) có thủy thủ cầm tally giám sát quá trình giao hàng lên tàu. Mối quan hệ giữa các bên trong quá trình làm việc trên tàu - Người giao hàng của phương tiện kiểm đếm vì quyền lợi của mình, giao hàng nhận từ kho cho giao nhận và về kho nhận cước phí chuyên chở sau khi có sự xác nhận của giao nhận về việc giao hàng. - Giao nhận đại diện người bán nhận hàng từ phương tiện và giao lại cho kiểm kiện (giao tay ba). Sau khi giao xong hàng cho kiểm kiện tàu trách nhiệm về số lượng hàng hóa của shipper đã chuyển sang cho người nhận mà cụ thể là kiểm kiện tàu. - Nếu có thủy thủ tàu thì kiểm kiện nhận từ giao nhận và giao lại cho tàu (thủy thủ). Lưu ý là dù kiểm kiện đã giao cho thủy thủ tàu nhưng trách nhiệm về số lượng hàng hóa của họ vẫn còn cho đến khi hàng tới cảng đến. Nếu hợp đồng hàng hoá có bảo hiểm về số lượng thì trách nhiệm về số lượng đã chuyển sang cho người bảo hiểm. - Bảo hiểm làm việc độc lập vì quyền lợi của họ, chỉ giám sát các bên liên quan. - Giám định cũng làm việc độc lập và giám sát các bên có liên quan trong quá trình làm việc. c.1 Ưu điểm - Là công ty lớn có quan hệ rộng rãi với các cơ quan. - Vì lợi ích của công ty, nên các bên đều cử 1 người đại diện đến giám sát quá trình bốc dỡ hàng, tránh gây thiệt hại cho công ty của mình, đồng thời giúp cho việc kiểm đếm một cách chính xác, trung thực. c.2 Nhược điểm - Vì mục đích cá nhân, không chỉ NV trong công ty mà còn các NV bảo hiểm, giám định, … thông đồng với nhau để “bán hàng” gây ảnh hưởng không chỉ đến uy tín của LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 47 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN công ty mà còn gây ảnh hưởng đến uy tín nhà XK, và gây thiệt hại cho nhà NK. - Cơ chế quản lý còn lõng lẻo, biên bản hầm hàng của cơ quan giám định đến chậm làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của công ty. d. Thanh lý hợp đồng Sau khi thực hiện xong việc xếp hàng lên tàu và kiểm đếm hàng tại tàu, chief tallyman hoàn tất chứng từ liên quan đến lô hàng. Tập hợp bộ chứng từ để quyết toán và nhận tiền dịch vụ từ shipper. Bộ chứng từ này bao gồm: - Một bộ copy tally sheet đầy đủ về toàn bộ lô hàng. - Một bộ copy toàn bộ giấy xuất kho của phương tiện chuyên chở nội địa. - Một bộ đầy đủ các bản chính daily report. - Final report on loading. - Mate’s receipt. Shipper lấy Mate’s receipt cùng với giấy ủy quyền ký bill of lading của thuyền trưởng (Authorization to sign bill of lading) để đến đại lý đổi lấy bill of lading. Phòng kế toán ra hóa đơn thanh toán cước phí cho shipper. Hoàn tất nghiệp vụ tại đây. d.1 Ưu điểm Nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nên việc thanh lý HĐ được tiến hành nhanh chóng, thuận tiện. d.2 Nhược điểm Do việc thanh toán dựa trên các chứng từ do chief tallyman cung cấp, nếu số lượng thực tế sau khi xếp dỡ ít hơn so với trong chứng từ chief tallyman cung cấp thì việc thanh lý HĐ phải bị trì hoàn để kiểm tra lại. 2.3.2 Nhận hàng rời NK 2.3.2.1 Giới thiệu chung Tổng công ty SOWATCO nhận bốc xếp, vận chuyển clinker nhập từ Thái Lan về cho công ty Xi măng Hà Tiên. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 48 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN 2.3.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận Như vậy quy trình nhận hàng nhập khẩu có thể tóm tắt như sau: Đối với nhận hàng nhập khẩu, sau khi dỡ hết hàng hóa từ tàu, việc ký chứng từ final report on discharge chứng minh việc nhận hàng đã hoàn tất, và coi đó là cơ sở quyết toán với chủ hàng, vì trên thực tế hàng có thể hơn hoặc ít hơn dự kiến ban đầu. Và đó là cơ sở để chủ hàng kiện đòi bồi thường cho những thiết hụt, hư hỏng hàng trong quá trình nhận hàng. 2.3.2.3 Chi tiết các bước trong quy trình a. Ký kết hợp đồng làm dịch vụ dỡ hàng với người nhập khẩu trong nước. Khi nhà nhập khẩu đang thực hiện việc nhập khẩu hàng từ nước ngoài về, họ có nhu cầu cho việc dỡ hàng ra khỏi tàu và việc trước tiên là ký một hợp đồng với một đơn vị thứ hai thay mặt họ dỡ hàng và kiểm đếm hàng nhận từ tàu biển và giao lại cho những phương tiện trong nước chở hàng về kho hoặc nhà mày. Toàn bộ những công việc phải làm, những trách nhiệm mà người làm dịch vụ dỡ hàng và kiểm đếm hàng thực hiện căn cứ vào những điều khoản quy định trong hợp đồng. Hợp đồng gồm những điều khoản cụ thể giống như đối với hàng xuất. Nhưng chỉ khác là đây là hàng nhập khẩu. Ký kết hợp đồng kiểm đếm, bốc xếp Tổ chức thực hiện hợp đồng Các bên có liên quan trong quy trình làm việc Thanh lý hợp đồng Chuẩn bị Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 49 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN a.1 Ưu điểm Giống quy trình XK nhưng bây giờ công ty đứng vai trò là người xếp dỡ hàng nhập. a.2 Nhược điểm Giống quy trình XK. b. Tổ chức thực hiện hợp đồng b1. Chuẩn bị Sau khi ký hợp đồng về kiểm đếm và làm dịch vụ dỡ hàng từ tàu biển, khi có kế hoạch tàu vào để dỡ hàng, chủ hàng mua thông báo cho SOWATCO để chuẩn bị nhân sự và những phương tiện cần thiết cho việc dỡ hàng. Chủ hàng có trách nhiệm fax cho SOWATCO một bản sơ đồ hàm hàng kèm với cargo list để làm cơ sở cho việc dỡ hàng. Đối với bộ phận giao nhận làm công việc kiểm đếm Nhân sự cũng giống như là giao hàng xuất khẩu, nhưng khác là giao nhận lúc này nhận hàng từ tàu và giao lại cho phương tiện trong nội địa. Đối với bộ phận công nhân bốc xếp Cũng cần chuẩn bị phương tiện, thiết bị dụng cụ cần thiết cho việc dỡ hàng. Tất cả cũng ở chế độ chờ sẵn sàng làm hàng khi tàu buộc vào phao và đã có thông báo của cơ quan giám định đo mớn nước ban đầu khi tàu đầy hàng. Việc này cũng hết sức quan trọng vì đây là cơ sở của việc tính thưởng phạt xếp dỡ hàng đối với những tàu ký thưởng phạt xếp dỡ. b2. Tổ chức việc dỡ hàng và kiểm đếm hàng nhập: Tallyman cũng làm công việc kiểm đếm như làm hàng xuất nhưng lúc này nhận hàng từ giao nhận của tàu (Tallyman of ship) hoặc nhận từ thủy thủ tàu (crew) và giao lại cho ghe hoặc sà lan, hoặc xe tải * Nếu làm hàng bao/kiện: Nếu làm hàng bao kiện thì công việc cần thiết là ghi vào tally sheet tất cả những thông tin như làm hàng xuất khẩu. Và điểm khác với làm hàng xuất là lúc này trên tally sheet của mình lấy tally sheet của thủy thủ tàu hoặc kiểm kiện tàu. Vai trò của người giao nhận lúc này là nhận từ tàu và giao lại cho phương tiện. Và chief tallyman cũng có nhiệm vụ như là đối với hàng xuất, mỗi ngày làm một báo cáo dỡ hàng ngày Daily report on discharge (đính kèm ở phần phụ lục) thể hiện tất cả những thông tin như đối với hàng xuất khẩu, nhưng chỉ khác đây là hàng nhập khẩu. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 50 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN Sau khi việc dỡ hàng hoàn tất, chief tallyman ký quyết toán với tàu về số lượng hàng đã dỡ ra khỏi tàu, chứng từ đó là Final report on discharge (đính kèm ở phụ lục). Chứng từ này cũng rất quan trọng vì đó là cơ sở để tính tiền cước phí từ khách hàng. Đối với nhà nhập khẩu, đó là cơ sở để kiện đòi bồi thường bảo hiểm (hoặc người xuất khẩu) nếu như hàng có thiếu hụt hoặc hư hỏng so với hợp đồng đã ký kết. * Nếu làm hàng xá: Như clinker, lúa mì … thì không cần giao nhận kiểm đếm vì chỉ cần cơ quan giám định xác định số lượng thông qua việc đo mớn nước. Về nhân sự, chỉ cần trực ban, công nhân bốc xếp và chief tallyman. Khi tàu biển vừa vào cảng hoặc phao, cơ quan giám định sẽ tiến hành đo mớn trọng tải tàu và tính toán số lượng hàng hóa trên tàu. Việc dỡ hàng sau đó được tiến hành ngay sau khi cơ quan giám định thực hiện xong công việc giám định. Forman sẽ tổ chức cho công nhân dỡ hàng bằng những dụng cụ chuyên dụng và dỡ xuống những sà lan, ghe hoặc xuống xe tải. * Lưu ý Những sà lan, ghe hoặc xe tải… chuyên chở hàng xá dỡ từ tàu sẽ được cơ quan giám định đo trọng tải hoặc do mớn trước khi dỡ hàng xuống. Và sau khi được nhận đầy hàng, những phương tiện này cũng phải được đo lại và tính toán lượng hàng đang chở trên phương tiện của mình. Phiếu nhận hàng với số lượng bao nhiêu sẽ do cơ quan giám định cấp. Còn giao nhận chỉ cấp phiếu là có nhận hàng từ tàu đó thôi. Sau khi kết thúc việc dỡ hàng xá từ tàu, giao nhận chỉ quyết toán với tàu số lượng hàng đã dỡ hết và khối lượng như cơ quan giám định cung cấp. (Vì đơn vị không làm công việc giám định trọng tải đối với hàng xá). b.3 Ưu điểm Giống quy trình XK nhưng thủ tục đơn giản hơn. Ít chứng từ hơn so với quy trình XK. b.4 Nhược điểm Giống quy trình XK. Kết quả kiểm định của cơ quan giám định chưa chính xác. Trọng tải thực sự của sà lan, ghe tàu … thường lớn hơn so với đăng ký. Vì vậy khi công ty nhận vận chuyển hàng xá (phân bón, lúa mì, clinker…) cho các phương tiện nội địa thiếu, gây thiệt hại cho công ty về doanh thu cũng như uy tín. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 51 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN c. Thanh lý hợp đồng Sau khi ký xong chứng từ chấm dứt việc dỡ hàng từ tàu, chief tallyman sẽ đưa cho chủ hàng một bộ chứng từ bao gồm: - Toàn bộ daily report on discharge bản gốc. - Final report on discharge bản gốc. - Toàn bộ những biên bản hiện trường khác về những sự cố hoặc những gì liên quan đến quá trình làm hàng trên tàu. Đồng thời SOWATCO xuất hóa đơn thanh toán tiền từ chủ hàng. Hợp đồng được thanh lý. Nhiệm vụ chấm dứt tại đây. c.1 Ưu điểm Giống quy trình XK. c.2. Nhược điểm Do việc dỡ hàng và chuyển xuống các phương tiện nội địa có trọng lượng lớn hơn đăng ký với cơ quan kiểm định nên sau khi hoàng tất thì bị mất một số lượng hàng và công ty phải có trách nhiệm bồi thường số hàng trên, làm mất uy tín và gây thiệt hại đến công ty. 2.3.3 Phân tích SWOT 2.3.3.1 Điểm mạnh Đối với hoạt động giao nhận hàng rời tại đơn vị có rất nhiều thuận lợi mà ít những đơn vị nào có. Công ty có bề dày kinh nghiệm về lĩnh vực này, từ từng nhân viên trong công ty. Điều này là một ưu thế cạnh tranh rất lớn trong môi trường cạnh tranh gay gắt như ngày nay. Kinh nghiệm đó thể hiện ở năng suất làm việc cũng như chất lượng công việc mà đơn vị đảm nhiệm. Điều đó đã tạo một uy tín rất lớn trong ngành. Do vậy, những năm gần đây, một số khách hàng mua ở nước ngoài chỉ định SOWATCO là đơn vị kiểm đếm, bốc xếp hàng cho họ mặc dù chi phí là người bán chịu. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều năm kinh nghiệm có nghiệp vụ vững vàng. Được sự quan tâm thích đáng của ban lãnh đạo trong Tổng công ty do vậy hoạt động gặp nhiều thuận lợi. SOWATCO có những khách hàng truyền thống và sản lượng ổn định: khách hàng trong ngành vận tải đường thuỷ hiện nay của SOWATCO chủ yếu là các công ty lương thực, xi măng, sắt thép, vật liệu xây dựng … và tập trung ở các khách hàng là các doanh nghiệp Nhà nước như: Tổng Công ty Lương thực miền Nam, Lương LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 52 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN thực Tiền Giang, Lương thực Vĩnh Long, Lương thực Long An, Thép miền Nam, Thép POMINA, Thép Tây Đô, COTEC, Xi măng Hà Tiên … Đây là những khách có nhu cầu vận chuyển với khối lượng lớn. Điều đó còn thể hiện ở số lượng khách hàng tìm đến SOWATCO, lượng hàng làm hàng năm đều tăng và chiếm một tỷ lệ lớn gần 1/3 tổng lượng hàng rời xuất của cả nước. Doanh thu chỉ riêng giao nhận kiểm đếm trong năm khoảng 15tỷ đồng (so với trong cùng ngành có rất nhiều công ty làm dịch vụ này, khoảng trên 10 đơn vị thì lượng hàng này rất lớn). Ưu thế lớn không kém đó là quy mô công ty rất lớn, địa bàn hoạt động rất rộng. Dịch vụ giao nhận bốc xếp tại đơn vị còn gặp thuận lợi là SOWATCO sở hữu một hệ thống phao cho tàu biển neo đậu với trọng tải lên đến 50.000 tấn, hệ thống tàu lai với công suất rất lớn, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp về cột mở dây phao cho tàu biển. Do vậy thuê phao của công ty cùng với việc nhận làm dịch vụ bốc xếp kiểm đếm hàng thì giá cước sẽ cạnh tranh rất nhiều. Ngoài ra những dịch vụ đi kèm hỗ trợ cho hoạt động giao nhận tại đơn vị như là hệ thống kho, bãi, cảng nội địa, đội tàu vận chuyển hàng trong nội địa, hệ thống kho nổi trên sông… Tất cả tạo ra một lợi thế cạnh tranh rất mạnh cho đơn vị trong hoạt động giao nhận. 2.3.3.2 Điểm yếu Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi to lớn đó cũng còn rất nhiều khó khăn trong nghiệp vụ. Thêm vào đó, do lượng hàng hoá giao lên tàu là rất lớn (5.000 – 50.000 tấn) nên việc kiểm tra lại và đánh giá lượng hàng chính xác là rất khó, nên những người cầm tally thông đồng với người chuyên chở gian lận trong kiểm đếm để trục lợi bất chính (thường gọi là bán hàng) gây mất uy tín công ty, ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc. Nhân viên thiếu nghiệp vụ chuyên môn rất dễ dẫn đến những sai sót trong công việc, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm ảnh hưởng đến Tổng công ty như ký xác nhận phiếu cho phương tiện sai, do không nắm vững nghiệp vụ nên có những sự cố xảy ra không linh động giải quyết kịp thời và đúng quy định… Tàu chuyến thường phấn lớn là tàu nước ngoài, mà trình độ ngoại ngữ của cán bộ nhân viên hạn chế. Do vậy, cũng gặp nhiều khó khăn trong công việc. Tàu chuyến thường hợp đồng vận tải là thời gian làm việc 24/24. Do vậy thời gian làm việc quá quy định, ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân viên nhưng do tính chất LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 53 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN công việc đòi hỏi trách nhiệm rất cao nên khó thay đổi nhân viên kiểm đếm. Đây là khó khăn rất khó khắc phục. 2.3.3.3 Cơ hội ƒ Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện cho các nước XNK được thuận lợi. ƒ Việt Nam là nước xuất khẩu đứng hàng thứ hai trên thế giới và công ty cũng là công ty lớn có uy tín trong ngành. ƒ Kinh tế Việt Nam có tốc độ phát triển cao, đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam tăng nhanh là yếu tố góp phần gia tăng nhu cầu vận chuyển đường thuỷ. Đồng thời hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam ngày càng tăng cả về khối lượng lẫn kim ngạch thì vận tải bằng đường thuỷ được coi là sự lựa chọn số một bởi chi phí vận chuyển rẻ, có thể vận chuyển được khối lượng lớn và đi cùng với nó là nhu cầu về dịch vụ xếp dỡ, dịch vụ hàng hải … ngày càng gia tăng. ƒ Theo quy hoạch hệ thống cảng biển trên sông Sài Gòn của Bộ Giao thông vận tải và UBND TP. Hồ Chí Minh đã được Chính phủ phê duyệt trong tháng 7/2005, đến năm 2008 sẽ di dời xong Cảng Sài Gòn và Tân Cảng ra khu Hiệp Phước và Cát Lái, đến năm 2010 sẽ di dời hầu hết các cảng còn lại ra khỏi khu vực nội thành. Trong khi Cảng VICT – một cảng liên doanh có vốn góp của SOWATCO tại Phường Tân Thuận Đông, Quận 7 không nằm trong diện phải di dời. Hiện nay SOWATCO đang là nhà thầu chính cung cấp các dịch vụ xếp dỡ cho VICT. Theo quy hoạch trên thì lượng hàng hoá thông qua tại Cảng VICT sẽ nhiều hơn, các dịch vụ bốc xếp, chuyên chở để tập kết giải phóng hàng xuống tàu biển và ngược lại sẽ gia tăng. Hơn nữa, với quy hoạch trên thì nhu cầu về vận tải đường thuỷ nội địa trong khu vực TP. HCM cùng với nhu cầu về cảng sông sẽ rất lớn. Trong khi đó năng lực cảng sông của SOWATCO là tăng lên đáng kể sau khi Cảng Long Bình và Kho tiếp vận Long Bình đi vào khai thác hết công suất. ƒ Vị trí địa lý của Việt Nam và đặc biệt là khu vực đồng bằng Sông Cửu Long có hệ thống sông ngòi rất thuận lợi cho việc phát triển giao thông đường thuỷ cũng như thuận lợi trong việc phát triển hệ thống cảng sông và biển. ƒ Hơn nữa, Việt Nam có chính sách đầu tư cho cơ sở hạ tầng giao thông, trong đó có giao thông đường thuỷ nội địa, khơi thông, nạo vét các luồng tuyến vận tải đường thuỷ. Do đó, tốc độ chạy tàu sẽ nhanh hơn và tạo điều kiện chuyên chở bằng những tàu có trọng tải lớn, góp phần giảm giá thành vận chuyển hàng hoá. ƒ Ngoài ra, Tổng công ty trực thuộc sự quản lý của Bộ giao thông vận tải. Đây cũng là một lợi thế rất lớn về mặt uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 54 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN 2.3.3.4 Thách thức Trong lúc nền kinh tế thế giới gặp khó khăn, việc duy trì ổn định chất lượng dịch vụ với chi phí thấp là bài toán khó cho doanh nghiệp. Ngày càng có nhiều công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực mà cạnh tranh hết sức gay gắt, do vậy xuất hiện tính cạnh tranh không lành mạnh trong kinh doanh, một số công ty cạnh tranh và giành khách hàng bằng cách giảm giá dịch vụ bằng mọi cách, thậm chí tình trạng “thối lại” cho những khách hàng thuê họ làm dịch vụ. Do vậy, gây ra rất nhiều khó khăn trong kinh doanh. Hiện nay, ngành vận tải đường thuỷ nội địa ở Việt Nam có sự cạnh tranh rất gay gắt do các rào cản tham gia vào thị trường này thấp. Các đối thủ cạnh tranh không có sự khác biệt nhiều về công nghệ, dịch vụ nên đã cạnh tranh gay gắt về giá, đặc biệt là các doanh nghiệp vận tải tư nhân. Do tính chất của hàng rời là làm trực tiếp xếp dỡ từ phương tiện này qua phương tiện khác không có gì che chắn bên ngoài nên trong mùa mưa rất khó làm việc vì phụ thuộc nhiều vào thời tiết. Rất dễ bị ướt và gây hư hỏng hàng hoá. Do thông tin về con tàu phải qua nhiều cơ quan nên thông tin đến chậm, nhưng đòi hỏi công việc là phải làm kịp thời. Do vậy, có khi giao nhận và công nhân phải chờ đợi vài ngày mới bắt đầu công việc được. Gây rất nhiều trở ngại trong công việc. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 55 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN ƒ Phân tích SWOT Bảng Tóm Tắt SWOT Threats Opportunites T1: Hậu quả của khủng hoảng kinh tế. T2:Sự cạnh tranh không lành mạnh của tư nhân; T3: Sự cạnh tranh gay gắt và các rào cản tham gia thị trường thấp; T4: Áp lực giảm giá cả dịch vụ vận tải, cảng; T5: Thông tin tàu đến chậm. T6: Phụ thuộc vào thời tiết. O1: Sản lượng xuất khẩu ở Việt Nam lớn. O2: Nhu cầu vận tải đường thuỷ và dịch vụ cảng tăng; O3: Vị trí địa lý thuận lợi. O4: Chính sách đầu tư cơ sở hạ tầng làm giảm chi phí. O5: Việt Nam gia nhập WTO tạo ra thị trường mở, tạo điều kiện tiếp cận, học hỏi kinh nghiệm, kỹ thuật từ các nước tiên tiến. O6: Thông tin tàu đến chậm. St re ng th s S1: Năng lực quản lý; S2: Tay nghề công nhân (vận tải, cảng); S3: Khối lượng KH ổn định S4: DN có vị thế trên thị trường vận tải, là DN có thị phần chi phối ở khu vực; S5: Năng lực thiết bị, phương tiện; S6: Các dịch vụ tương đối đa dạng và giá cả dịch vụ có tính cạnh tranh cao; • S1, S2,S5-T5: Khắc phục việc chậm trễ thông tin. • S2, S3, S5 –T4: Tận dụng nguồn lực đề giảm chi phí. • S6, S4-T2: Giá cả hợp lý cho từng loại mặt hàng. • S1, S2, S5-O2,O3: Mở rộng thị trường sang Campuchia, Thái Lan. • S4-O1: Khẳng định vị trí trên thị trường. • S2-O5: Giúp NV học hỏi, nâng cao nghiệp vụ qua các khóa học nước ngoài, tiếp thu cách thức mới, tiên tiến trong XNK. W ea kn es se s W1: Kiểm tra và đánh giá lượng hàng không chính xác. W2: Nhân viên thiếu nghiệp vụ chuyên môn. Trình độ ngoại ngữ còn hạn chế. W3: Thời gian làm việc quá quy định ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. . • W1, W2-T2: Nâng cao tay nghề, tạo lợi thế cạnh tranh. • W1, W2-O5: Giảm bớt rủi ro khi kiểm đếm. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 56 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG RỜI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOWATCO 3.1 ĐỊNH HƯỚNG VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA CÔNG TY 3.1.1 Định hướng: ƒ Tập trung chuyên nghiệp hoá lĩnh vực khai thác vận tải dịch vụ bốc xếp, khai thác cảng và kho bải của SOWATCO. ƒ Đào tạo và hoàn thiện các kỹ năng quản lý tại các bộ phận gián tiếp. ƒ Xây dựng các chiến lược đầu tư và kinh doanh dài hạn để khai thác hết hệ thống trang thiết bị phương tiện và cơ sở hạ tầng mà SOWATCO đang sở hữu. ƒ Tập trung nâng cấp đội tàu với những phương tiện có trọng tải lớn hơn để tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp tư nhân và cá nhân. Với các tàu có trọng tải lớn hơn, SOWATCO có thể vận chuyển các hàng siêu trường, siêu trọng hiệu quả hơn. 3.1.2 Chiến lược − Tái cấu trúc ngành nghề đầu tư, kinh doanh trên cơ sở năng lực mạnh và tay nghề chuyên môn: cấu trúc lại ngành nghề đang kinh doanh, cấu trúc lại hoạt động đầu tư vốn tại các công ty con, các công ty liên doanh. − Tái cấu trúc phòng ban để nâng cao năng lực kinh doanh. − Các giải pháp về Marketing: giải pháp về sản phẩm nhằm tạo sự tin cậy cho khách hàng; Giải pháp về giá cả hợp lý cho từng đối tượng khách hàng đảm bảo tính cạnh tranh (giá bằng hoặc thấp hơn đối thủ cạnh tranh); Giải pháp phân phối trực tiếp và phân phối gián tiếp; Giải pháp về chiêu thị bằng việc đẩy mạnh quảng cáo, xúc tiến bán hàng, tổ chức bán hàng cá nhân, quan hệ công chúng. Mở rộng và tổ chức lại mạng lưới phân phối dầu nhờn để tăng thêm hiệu quả. − Đẩy mạnh mua bán Clinker, tập trung 2 lĩnh vực là vận tải thuỷ và bốc xếp hàng hoá thông qua dịch vụ mua bán Clinker. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 57 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN − Tập trung đầu tư và đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh hơn nữa đối với loại hình vận chuyển container tại khu vực TP. HCM và hệ thống cụm cảng Cái Mép Thị Vải. − Tiếp tục đầu tư hoàn thiện các hạng mục cảng Long Bình (cảng sông đầu mối khu vực phía Đông Bắc) để khai thác loại hình container, đang hoàn thiện các thủ tục cảng cạn (ICD Long Bình) nhằm tăng hiệu quả, phục vụ việc xuất nhập khẩu tại khu tam giác địa bàn trọng điểm phát triển kinh tế (TP. HCM, Đồng Nai, Bình Dương). − Tiếp tục đầu tư và hoàn thiện hệ thống kho tiếp vận SOWATCO để khai thác. − Đầu tư các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho nhà máy. − Đối với thị trường xuất khẩu lao động sẽ tập trung mở rộng tại các thị trường Nhật bản, Úc, Trung Đông. 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ Giải quyết những khó khăn trên, một số giải pháp được đề nghị như sau: ¾ S1, S2,S5-T5: Khắc phục việc chậm trễ thông tin. Công ty phải có những kiến nghị đến cơ quan nhà nước trong việc tiếp nhận thông tin tàu để thông tin đến nhanh hơn tránh được tình trạng chờ đợi gây lãng phí của NV. Bên cạnh đó, các phòng ban trong công ty cũng phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc cung cấp thông tin của KH để khi KH có nhu cầu vận chuyển gấp thì công ty vẫn đáp ứng kịp thời, giúp cho việc thực hiện hợp đồng ngày càng tốt hơn. Luôn lấy thông tin từ KH để cung cấp kịp thời cho phòng Thương vụ tránh gây tình trạng bị động trong công việc. ¾ S2, S3, S5 –T4: Tận dụng nguồn lực đề giảm chi phí. Chi phí cao hay thấp quyết định khả năng quản lý của công ty, không những vậy nó còn quyết định số lượng KH tìm đến công ty nhiều hay ít. Nếu công ty có chi phí xếp dỡ thấp nhưng trình độ và khả năng làm việc của NV không tốt cũng gây ảnh hưởng lớn đến uy tín cũng như lợi thế cạnh tranh cho công ty. Vì vậy, công ty sở hữu đội ngũ nhân viên tay nghề cao, phương tiện và trang thiết bị bốc dỡ hàng chuyên dụng tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho công ty, cho nên công ty phải biết LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 58 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN tận dụng lợi thế này, lên kế hoạch chi tiết cụ thể, bố trí NV hợp lý chặt chẽ để giảm chi phí tối đa có thể. Nâng cao khả năng cạnh tranh của mình lên so với các DN khác cùng ngành. ¾ S6, S4-T2: Giá cả hợp lý cho từng loại mặt hàng. Vì DN có vị thế trên thị trường vận tải, là DN có thị phần chi phối ở khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long nên công ty phải có từng chính sách giá đối với từng loại KH. Đối với những KH quen thuộc, công ty phải có chính sách giảm giá đặc biệt, chính sách giá ưu đãi … Đối với những KH mới, công ty cũng có chính sách dịch vụ hậu mãi kèm theo nhằm thu hút KH cũng như mở rộng thị trường dịch vụ vận tải. Công ty nên thiết lập bộ phận chuyên trách về marketing nhằm thực hiện việc tăng thị phần và quảng bá thương hiệu SOWATCO đến với những khách hàng tìm năng. ¾ S1, S2, S5-O2,O3: Mở rộng thị trường sang Campuchia, Thái Lan. Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện thuận lợi cho các DN mở rộng thị trường hoạt động, giao lưu buôn bán giữa các nước được thực hiện dễ dàng hơn. Bên cạnh đó nhu cầu vận tải bằng đường thủy và dịch vụ cãn và dịch vụ cảng tăng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc mở rộng thị trường. Với đội ngũ NV giàu kinh nghiệm, phương tiện vận tải chuyên dụng và năng lực quản lý chuyên nghiệp của công ty giúp cho công việc ký kết hợp đồng vận chuyển clinker, than đá, phân bón… từ Campuchia, Thái Lan một cách dễ dàng. Công ty cũng nên đặt chi nhánh ở Campuchia, Thái Lan… để có chính sách quảng cáo, thu hút KH tiềm năng từ các nước này. Đây là thị trường mới, khả năng mở rộng là rất lớn. Đến 2011, tiếp tục giữ và phấn đấu đưa thị phần 15% đối với vận tải đường thuỷ nội địa khu vực phía Nam và vận chuyển bằng đường thuỷ từ Việt Nam sang Campuchia, Thái Lan, trong đó vận tải container có thị phần 50% (riêng tại TP. HCM là 70%); đưa thị phần dịch vụ cảng ở khu vực Sông Sài Gòn, Đồng Nai, và sông Thị Vải lên 10%, 6% thị phần về dịch vụ hàng hải. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 59 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN ¾ S4-O1: Khẳng định vị trí trên thị trường. Việt Nam là nước XK gạo đứng hàng thứ hai trên thế giới, sản lượng gạo XK hàng năm rất lớn, là công ty có bề dày hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển và giao nhận giúp cho công ty khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Điều này thể hiện rõ ở sản lượng vận chuyển xếp dỡ chiếm 1/3 tổng sản lượng gạo XK cả nước. Vì có năng lực quản lý và tay nghề công nhân cao đặc biệt là trong ngành vận tải giao nhận hàng hóa nên SOWATCO sẽ cố gắng phấn đấu trở thành doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ về vận tải đường thuỷ nội địa và các dịch vụ khác kèm theo như dịch vụ cảng sông, dịch vụ hàng hải, phấn đấu đưa SOWATCO trở thành nhà cung cấp hàng đầu về dịch vụ cảng sông ở khu vực TP. HCM. ¾ S2-O5: Giúp NV học hỏi, nâng cao nghiệp vụ qua các khóa học nước ngoài, tiếp thu cách thức mới, tiên tiến trong XNK. Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện cho các DN tiếp cận, học hỏi kinh nghiệm, kỹ thuật từ các nước tiên tiến. Hơn nữa, nước ta là nước mới phát triển, nên các quy trình XNK so với các nước khác còn nhiều hạn chế. Vì vậy, khi ttham gia WTO đây cũng là lợi thế giúp cho đội ngũ nhân viên trong công ty mở mang kiến thức. Công ty cần có chính sách đào tạo, cử NV đi tu nghiệp các khóa học nước ngoài, tạo điều kiện giúp NV nâng cao tay nghề, nghiệp vụ trong lĩnh vực giao nhận. ¾ W1, W2-T2: Nâng cao tay nghề, tạo lợi thế cạnh tranh. Những cán bộ ở cấp quản lý cần có nhiều mối quan hệ và liên lạc thường xuyên với khách hàng với đại lý hãng tàu để có thông tin chính xác của con tàu nhất là thời gian làm hàng để hạn chế tối đa tình trạng chờ đợi của nhân viên làm việc trên tàu. Đối với tình hình làm việc trong mùa mưa, nên cẩn thận và thường xuyên phụ giúp sĩ quan tàu canh thời tiết vì kinh nghiệm của người dân bản xứ về thời tiết địa phương bao giờ cũng tốt hơn người nước ngoài (tàu quốc tế). Như vậy góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ với khách hàng, nâng cao uy tín và tăng khả năng cạnh tranh cho công ty. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 60 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN Thường xuyên tổ chức những lớp tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên giao nhận trên tàu, nâng cao trình độ ngoại ngữ đặc biệt là forman và chief tallyman. Thường xuyên có những buổi họp với nhân viên hiện trường làm việc trên tàu, lắng nghê những ý kiến đóng góp của họ để hoàn thiện hơn chất lượng dịch vụ của công ty. ¾ W1, W2-O5: Giảm bớt rủi ro khi kiểm đếm. Khi nhu cầu vận tải đường thủy và dịch vụ cảng tăng nhưng trình độ chuyên môn của NV kém, trình độ ngoại ngữ hạn chế, kiểm tra và đánh giá không chính xác … làm ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty. Vì vậy, công ty cần phải: Tiếp tục phát huy và nâng cao hiệu quả công việc, lấy chất lượng dịch vụ và thoả mãn khách hàng đặt lên hàng đầu để làm lợi thế cạnh tranh cho đơn vị trong tình hình cạnh tranh ngày nay. Đối với tiêu cực trong nhân viên giao nhận, công ty cần xử lý nghiêm khắc những nhân viên vi phạm nhằm mục đích răn đe những nhân viên khác, nếu có bằng chứng cụ thể có thể truy tố trước pháp luật, có như vậy mới răn đe những người còn lại. Tuy nhiên để thực hiện triệt để công việc này, công ty cần phải có chính sách về thưởng phạt nghiêm minh, có mức lương xứng đáng đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên trong ngành. Hơn nữa, trong tình hình công việc khó khăn như hiện nay, nếu được trả lương xứng đáng những nhân viên sẽ có ý thức bảo vệ công việc của mình bằng cách làm việc tốt hơn. Biện pháp này cũng khắc phục luôn tình trạng không thay ca cho nhân viên giao nhận trong tình trạng làm việc quá giờ. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 61 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN 3.3 KIẾN NGHỊ Đối với Nhà nước Hiện nay nhà nước ta chưa có một cơ sở lý luận chung thống nhất cho ngành giao nhận ngoại thương nên công tác giao nhận hàng hóa XNK chủ yếu thực hiện theo kinh nghiệm, thói quen vì thế kết quả hoạt động chưa cao. Các cấp, ngành, viện nghiên cứu kinh tế, trường đại học ... cần phối hợp với nhau để đưa ra một cơ sở lý luận chung, thống nhất để tất cả mọi người tham gia hoạt động trong lĩnh vực này tuân theo. Nhà nước cần đặt ra những khung pháp lý cụ thể riêng cho người giao nhận quốc tế hoạt động trên lãnh thổ. Quy định rõ về phạm vi hoạt động, quyền hạn và nghĩa vụ của từng đối tượng để công tác quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn. Các thủ tục hải quan cần được vi tính hóa hơn nữa để hạn chế sự kiểm hóa của con người, hạn chế các tiêu cực. Cần cải thiện lại hệ thống giao thông để hoạt động vận chuyển giao nhận được nhanh hơn. Cơ quan hải quan là một bộ phận quan trọng ảnh hưởng quyết định đến tiến độ thực hiện công tác giao nhận hàng hóa XNK của các doanh nghiệp. thực tế cho thấy thủ tục hải quan ở nước ta còn tương đối rườm rà, kết quả giám định chưa chính xác tạo điều kiện cho tiêu cực phát sinh. Do đó, cần phải xây dựng lực lượng chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu và hiện đại, hoạt động minh bạch, liêm chính và có hiệu quả nhằm đáp ứng như cầu của tình hình và nhiệm vụ phát triển kinh tế đất nước. Đối với công ty NV là thành phần chủ yếu quyết định thành công của DN. Vì vậy, công ty phải có những chính sách động viên NV của mình để họ thấy rằng công sức họ bỏ ra đóng góp cho hoạt động của công ty không phải là vô ích. Công ty cần khen thưởng những NV có biểu hiện tốt trong việc thực hiện công việc của từng tháng, từng quý…Bên cạnh đó công ty cũng phải có những biện pháp nhắc nhở hay khiển trách đối với những nhân viên không hoàn thành tốt công việc. Nâng bậc lương hàng năm mặc dù phải tùy thuộc vào tình hình lỗ lãi của công ty… Công ty SOWATCO hoạt động trong ngành vận tải đường thủy nội địa nên có rủi ro đặc thù của ngành vận tải thủy là các tai nạn vận tải thủy, xếp dỡ hàng hóa LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 62 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN dể gây thiệt hại về con người và tài sản cho Công ty SOWATCO. Để hạn chế bớt các rủi ro đặc thù này, Công ty SOWATCO luôn xây dựng các tiêu chuẩn an toàn cho hoạt động cũng như thực hiện việc mua bảo hiểm theo đúng quy định. Công ty có thể liên kết với các công ty xếp dỡ bên ngoài để thực hiện công việc trong trường hợp công ty thiếu công nhân. Thành lập tổ bảo dưỡng và sữa chữa các trang thiết bị cũ cảng để có thể tiến hành sữa chữa kịp thời khi thiết bị hư hỏng. Với chính sách hội nhập ngày càng sâu rộng với môi trường kinh doanh quốc tế, các quy định về luật pháp của Việt Nam dần chuyển đổi theo xu hướng chung của thế giới, các quy định trong ngành vận tải thủy nội địa ngày càng rõ ràng minh bạch hơn, môi trường pháp lý ngày tốt hơn và giúp cho Công ty SOWATCO hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. Nhìn chung rủi ro về luật pháp tác động không nhiều đến hoạt động kinh doanh của Công ty SOWATCO tuy nhiên khi ký kết hợp đồng xếp dỡ với công ty nước ngoài công ty cũng nên áp dụng những điều khoản cụ thể, rõ ràng để tránh rủi ro trong hợp đồng cũng như phải bồi thường thiệt hại. Bên cạnh đó, công ty cùng với cơ quản hải quan trao đổi ý kiến về qui định việc thực hiện các thể thức nghiệp vụ giao nhận vận tải theo thông lệ quốc tế trên cơ sở đảm bảo chấp hành luật pháp nước ta. Tham gia với hải quan đấu tranh chống tiêu cực, tham nhũng và buôn lậu trong dịch vụ giao nhận. Rút kinh nghiệm các khâu giao nhận hàng hóa XNK, bàn bạc thống nhất với hải quan để đề nghị các cơ quan quản lý Nhà nước có những qui định hoặc bổ sung nhằm đơn giản hóa thủ tục chứng từ, kết quả kiểm định chất lượng chính xác hơn tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông thuận lợi mà vẫn đảm bảo được sự quản lý của hải quan. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 63 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN KẾT LUẬN Tổng công ty SOWATCO là một công ty lớn, năng động và có bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Và có thể nói, tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty trong thời gian qua là tương đối hợp lý. Tuy không phải là không có những khó khăn vướng mắc nhưng với sự nhiệt tình của đội ngũ nhân viên của công ty hiệu quả của quá trình giao nhận từng bước được thể hiện và đã góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của công ty. Với xu thế hội nhập chung của nền kinh tế cả nước. SOWATCO cũng đang từng bước tham gia vào tiến trình hội nhập này, biểu hiện đầu tiên ở cổ phần hoá doanh nghiệp vào năm 2008. Đó là xu thế tất yếu của thời đại. Cơ hội đó là thị trường rộng lớn với sự cạnh tranh bình đẳng. Thách thức là môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, sự tụt hậu sẽ diễn ra nhanh chóng nếu như không có sự đổi mới kịp thời. Những gì mà đơn vị đạt được hôm nay là nền tảng vững chắc cho những bước tiến quan trọng sau này. Khó khăn và thách thức là tất yếu của tất cả mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, giải quyết được khó khăn và vượt qua khó khăn thách thức đó là bản lĩnh của từng doanh nghiệp và đó là nền tảng của sự sống còn. Do đó, công ty nên khắc phục những mặt hạn chế, có chiến lược tận dụng triệt để những tiềm năng của mình để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Đồng thời tranh thủ nắm bắt những cơ hội của thời đại để thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của công ty. Trong thời gian thực tập tại Tổng công ty cổ phần đường sông miền Nam, với sự hướng dẫn tận tình của các anh chị em trong phòng Thương vụ, em đã tiếp thu được những kiến thức thực tế rất bổ ích. Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế nên việc thực hiện chuyên đề này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 64 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: ™ PHẠM MẠNH HIỀN. Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế, NXB Thống kê, 2005. ™ TS NGUYỄN ĐÔNG PHONG - TS. NGUYỄN VĂN SƠN – TS. NGÔ THỊ NGỌC HUYỀN – TS. QUÁCH THỊ BỬU CHÂU, Kinh doanh toàn cầu ngày nay, NXB Thống kế, 2001. ™ Bộ Luật Thương Mại, 2005. Luận văn tốt nghiệp ™ Nguyễn Thị Thúy Ái, 2006, ĐH Kỹ thuật công nghệ Tp.HCM. ™ Nguyễn Thị Thu Nga, 2005, ĐH Kỹ thuật công nghệ Tp.HCM. Trang web: ™ www.customs.gov.vn (Tổng cục hải quan) ™ www.mot.gov.vn (Bộ thương mại Việt Nam) ™ www.vneconomy.com.vn (Thời báo kinh tế Việt Nam) ™ www.vnexpress.net Tài liệu từ công ty SOWATCO: ™ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2007 – 2009 ™ Hồ sơ thành lập công ty ™ Các tài liệu và chứng từ khác. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 65 GVHD:ThS. CAO MINH TRÍ SVTH: NGUYỄN THỊ ANH THƯ MSSV:106401272 LỚP: 06DQN PHỤ LỤC 1. Hợp đồng kiểm đếm bốc xếp 2. Daily report on discharge 3. Tally sheet on loading ship of shipper và tally sheet on loading of ship. 4. Phiếu xuất kho của phương tiện. 5. Satement of fact 6. Final report on loading và final report on discharge. 7. Stowage plane. 8. Mate’s receipt. 9. Authorization to sign bills of loading 10. Bill of loading