Nghiệp vụ thư ký văn phòng của công ty TNHH in Hoàng Minh

y ra sö dông, dung xong xÕp trë l¹i chæ cñ. Trªn t­êng tr­íc mÆt cã thÓ treo biÓu ®å, sè liÖu thèng kª, phÝa d­íi gÇm bµn bªn tay ph¶i cã thÓ ®Ó sät r¸c. Ngoµi viÖc s¾p xÕp bè trÝ m¸y mãc vµ trang thiÕt bÞ trong phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng, ng­êi Th­ ký cã thÓ trang trÝ mét vµi bøc tranh mµ phï hîp víi së thÝch cña Thñ tr­ëng hoÆc bè trÝ vµi chËu c©y c¶nh trong phßng lµm viÖc. Hµng ngµy cÇn dµnh mÊy phót ®Çu giê vµ cuèi giê lµm viÖc ®Ó quÐt dän, lau chïi bµn ghÕ, röa Êm chÐn, s¾p xÕp l¹i nh÷ng ®å dïng cÇn thiÕt. ViÖc s¾p xÕp vµ bè trÝ phßng lµm viÖc lµ vÊn ®Ò cã tÝnh nghÖ thuËt, ®ßi hái ph¶i cã kiÕn thøc vµ sù hiÓu biÕt vÒ nhiÒu mÆt. Tuú theo yªu cÇu c«ng viÖc, tr×nh ®é ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ cña mçi n­íc mµ v¨n phßng ®­îc tæ chøc vµ trang bÞ nh÷ng m¸y mãc vµ ®å dïng víi nh÷ng møc ®é kü thuËt hiÖn ®¹i kh¸c nhau. Tuy nhiªn muèn cho c«ng viÖc ®¹t kÕt qu¶, bÊt cø v¨n phßng nµo còng ph¶i ®­îc trang bÞ c¸c m¸y mãc, ®å dïng tèi thiÓu, nhÊt lµ biÕt c¸ch tæ chøc khoa häc trong nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. Ng­êi Th­ ký Gi¸m ®èc kh«ng chØ biÕt nghiÖp vô chuyªn m«n mµ cßn ph¶i biÕt c¸ch trang trÝ tæ chøc phßng lµm viÖc, duy tr× sù ng¨n n¾p, s¹ch sÏ, cã thÈm mü... ®Ó b¶o ®¶m n¨ng suÊt, g©y c¶m t×nh víi kh¸ch vµ t¹o sù hÊp dÉn cho b¶n th©n m×nh ®èi víi phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng vµ cña chÝnh m×nh. S¬ ®å hiÖn tr¹ng phßng lµm viÖc cña v¨n phßng C«ng ty. 15 10 12 11 13 6 10 2 2 2 1 6 6 6 6 3 3 3 3 7 14 4 5 3 8 3 4 9 5 15 Bµn xa l«ng 8. M¸y ph¸ch GhÕ xa l«ng 9. M¸y in M¸y tÝnh 10. Tñ ®ùng tµi liÖu Bót d¸n bµn 11. §iÒu hßa §iÖn tho¹i 12. Sät r¸c GhÕ ngåi 13. B×nh n­íc GhÕ xoay 14. Mãc treo ®å 15. C©y c¶nh S¬ ®å hiÖn tr¹ng phßng lµ viÖc cña Thñ tr­ëng 9 10 2 11 2 1 8 9 7 3 12 6 5 4 2 13 14 15 Bàn xa l«ng 8. GhÕ quay GhÕ xa l«ng 9. Tñ tµi liÖu Bµn Thñ tr­ëng 10. C©y c¶nh §iÖn tho¹i bµn 11. Gi¸ ®Ó t¹p chÝ M¸y tÝnh 12. §iÒu hßa Gi¸ ®Ó tµi liÖu 13. M¸y ph¸ch Hép bót 14. Mãc treo ®å 15. B×nh n­íc 3.4. NhËn xÐt vµ ý kiÕn vÒ c¸ch s¾p xÕp phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng: TÝnh ®Õn nay Hoµng Minh ®· ho¹t ®éng gÇn ®­îc 4 n¨m, mÆc dï ®· cã nhiÒu b­íc ph¸t triÓn nh­ng vÉn cßn nhiÒu khã kh¨n vµ bÊt cËp, mÆt kh¸c Hoµng Minh l¹i lµ doanh nghiÖp nhá nªn nh×n chung c¸ch bè trÝ phßng lµm viÖc cña L·nh ®¹o vÉn ch­a hîp lý. Phßng lµm viÖc cßn h¬i hÑp vÒ diÖn tÝch, hÖ thèng ®Ìn chiÕu s¸ng vÉn ch­a hîp lý. Trang thiÕt bÞ trong phßng ch­a ®Çy ®ñ. Nh­ thiÕu tñ con, tñ l¹nh ®Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn cho viÖc tiÕp kh¸ch, trªn bµn lµm viÖc c¸ch s¾p xÕp chç ®Ó ®iÖn tho¹i ch­a hîp lý, ®iÖn tho¹i ®Ó bªn ph¶i, gi¸ bót ®Ó bªn tr¸i lµ kh«ng thuËn tiÖn. §iÖn tho¹i ®Ó bªn tay ph¶i th× khi nghe ®iÖn ta ph¶i nhÊc tæ hîp nghe b»ng tay ph¶i, khi cÇn ghi th«ng tin l¹i ph¶i mÊt thêi gian chuyÓn tæ hîp nghe sang bªn tay tr¸i vµ chuyÓn bót sang tay ph¶i. Nh­ thÕ sÏ mÊt thêi gian, bªn c¹nh ®ã theo em nªn bè trÝ mét chiÕc ®Ìn chôp trªn bµn lµm viÖc cña Thñ tr­ëng ®Ó khi lµm viÖc nÕu cÇn cã thÓ bËt ®Ìn lªn gióp Thñ tr­ëng tËp trung lµm viÖc tèt h¬n. V¨ trong phßng ngoµi cöa chÝnh ®i vµo cßn cÇn cã cöa phô ®Ó khi cã sù cè cã thÓ ®i ra ngoµi b»ng cöa ®ã. §Æc biÖt nÕu cã hÖ thèng phßng khÐp kÝn cµng thuËn tiÖn cho ng­êi l·nh ®¹o. Sau mét thêi gian thùc tËp ®­îc quan s¸t phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng em xin cã ý kiÕn nhËn xÐt nh­ trªn vµ ®­a ra s¬ ®å tèi ­u nh­ sau: S¬ ®å tèi ­u phßng lµm viÖc cña Thñ tr­ëng. 14 15 `16 18 19 2 15 16 5 2 4 7 3 6 8 20 3 `17 22 22 10 9 22 11 12 22 17 1 21 13 1. M¾c ¸o 8. Tñ ®Ó tµi liÖu 15,16. Tñ tµi liÖu 2. GhÕ quay 9. Tñ con 17. C©y c¶nh 3. M¸y vi tÝnh 10. B×nh n­íc 18. Gi¸ ®Ó t¹p chÝ 4. M¸y in 11. Tñ l¹nh 19. Thïng r¸c 5. M¸y fax 12. §ång hå 20. §Ìn bµn 6. §iÖn tho¹i 13. LÞch c«ng t¸c 21. Qu¹t treo t­êng 7. Gi¸ ®Ó bót 14. M¸y ®iÒu hßa 22. Bµn ghÕ xa l«ng 3.5. S¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê, t­ liÖu tham kh¶o cho Thñ tr­ëng. C«ng viÖc cña mét ng­êi Th­ ký lµ ph¶i lu«n ®¶m b¶o ho¹t ®éng qu¶n lý cña nhµ l·nh ®¹o mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt, gióp ng­êi l·nh ®¹o lo¹i trõ tèi ­u nh÷ng hËu qu¶ kh«ng mong muèn. Trong ®ã nh÷ng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o rÊt quan träng, nã gióp ho¹t ®éng qu¶n lý cña nhµ l·nh ®¹o ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch l«gÝc vµ khoa häc nhÊt. Ng­êi Th­ ký ph¶i s¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o cho Thñ tr­ëng mét c¸ch hîp lý nhÊt. Nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, t­ liÖu tham kh¶o cña Thñ tr­ëng rÊt quan träng, ®ßi hái ph¶i ®¶m b¶o bÝ mËt. Th­ ký ph¶i s¾p xÕp tñ tµi liÖu ®Ó phôc vô mét c¸ch thuËn lîi nhÊt cho c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng. §¶m b¶o nguyªn t¾c dÔ nh×n, dÔ t×m vµ dÔ sö dông tr¸nh t×nh tr¹ng khi Thñ tr­ëng cÇn tµi liÖu ph¶i t×m kiÕm mÊt thêi gian. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu ®· ®­îc in ra Th­ ký ph¶i l­u l¹i vµo tñ tµi liÖu c¸ nh©n cña Thñ tr­ëng. Cßn nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o ®­îc l­u trªn m¸y Th­ ký ph¶i l­u vµo file cña Thñ tr­ëng ®Ó ®Õn lóc cÇn th× Thñ tr­ëng chØ cÇn më file cña Thñ tr­ëng lµ t×m thÊy tµi liÖu cña m×nh mµ kh«ng mÊt thêi gian t×m kiÕm. Nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu mµ hµng ngµy Thñ tr­ëng sö dông th× Th­ ký ph¶i lu«n s½n sµng ë bµn lµm viÖc, cßn nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu tham kh¶o kh«ng cÇn thiÕt Th­ ký s¾p xÕp sao cho hîp lý nhÊt ®Ó mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt cho ho¹t ®éng cña nhµ l·nh ®¹o. Tãm l¹i c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan nãi chung vµ cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh nãi riªng. Nã gióp cho ho¹t ®éng cña c¬ quan ®­îc th«ng suèt vµ gióp cho Thñ tr­ëng hoµn thµnh c«ng viÖc nhanh chãng, chÝnh x¸c. §Æc biÖt trong t×nh h×nh ®Êt n­íc hiÖn nay, víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ nhiÒu thµnh phÇn nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o rÊt cÇn cã sù trî gióp cña nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng ®Ó cã thêi gian tËp trung cao ®é vµo c«ng viÖc quan träng. Ng­êi l·nh ®¹o muèn lµm tèt c«ng viÖc cña m×nh kh«ng thÓ thiÕu sù gióp ®ì cña ng­êi Th­ ký, sù thµnh c«ng cña l·nh ®¹o trong ®ã cã sù cè g¾ng cña Th­ ký. Ng­êi lµm tèt c«ng t¸c Th­ ký V¨n phßng sÏ gióp cho Thñ tr­ëng vµ c¬ quan ho¹t ®éng tèt. Ng­êi Th­ ký giái ®­îc thÓ hiÖn qua hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña l·nh ®¹o. Tõ nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp kÞp thêi, chÝnh x¸c sÏ gióp Thñ tr­ëng n¾m v÷ng t×nh h×nh vµ cã c¸ch gi¶i quyÕt c«ng viÖc phï hîp. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh còng nh­ viÖc tr×nh bµy “B¶n b¸o c¸o thu ho¹ch thùc tËp tèt nghiÖp” nµy b¶n th©n em còng ®· cã ®­îc nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ nghÒ Th­ ký V¨n phßng. Th«ng qua nh÷ng c«ng viÖc thùc tÕ ®· lµm t¹i c¬ quan vµ nh÷ng quan s¸t t×nh h×nh thùc tÕ em ®· tiÕp thu ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm hay, thiÕt thùc cho b¶n th©n. Còng th«ng qua thêi gian nµy em ®· ®­îc lµm quen víi t¸c phong lµm viÖc cña mét c¸n bé v¨n phßng, c¸ch c­ xö trong c¸c mèi quan hÖ. §ång thêi víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c anh chÞ nh©n viªn trong v¨n phßng ®· gióp em hoµn thµnh tèt ®ît thùc tËp nµy. 4. NhiÖm vô kh¸c ®­îc ph©n c«ng: 4.1. Th­ ký víi c«ng v¨n, giÊy tê: C«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña Nhµ n­íc nãi chung vµ c¸c Doanh nghiÖp nãi riªng. Trong mét ph¹m vi kh¸ lín, c«ng viÖc cña mét c¬ quan, mét xÝ nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh nhanh hay chËm, thiÕt thùc hay quan liªu lµ do c«ng t¸c c«ng v¨n, giÊy tê lµm tèt hay kh«ng? Do viÖc gi÷ g×n hå s¬, tµi liÖu cã ®­îc cÈn thËn hay kh«ng? C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ mét ho¹t ®éng ®¶m b¶o th«ng tin b»ng v¨n b¶n, phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý, gióp cho Ban Gi¸m ®èc n¾m ®­îc toµn bé t×nh h×nh c«ng viÖc cña C«ng ty. C«ng t¸c V¨n phßng ph¶i ®­îc hiÓu lµ tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc qu¶n lý hµnh chÝnh vÒ x©y dùng v¨n b¶n, qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n ®ã g¾n liÒn víi ho¹t ®éng cña C«ng ty. Nh­ vËy, cã thÓ nãi c«ng t¸c V¨n phßng gi÷ mét vai trß, chøc n¨ng rÊt quan träng trong ho¹t ®éng cña C«ng ty. Nã ®¶m b¶o tiÕp nhËn, chuyÓn giao, xö lý vµ l­u tr÷ c¸c c«ng v¨n trong néi bé C«ng ty, gi÷a C«ng ty víi c¸c c¬ quan tæ chøc kinh tÕ - x· héi trong vµ ngoµi n­íc mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhanh gän. §ång thêi, c«ng t¸c nµy cßn ®¶m b¶o cho viÖc thuËn tiÖn tra cøu c¸c tµi liÖu l­u tr÷, lµ mét trong c¸c ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña C«ng ty th«ng suèt, chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. NhËn thøc ®­îc vai trß tÇm quan träng cña c«ng t¸c V¨n phßng, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cã kÕ ho¹ch qu¶n lý, chØ ®¹o ngay tõ ®Çu. §Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý chØ ®¹o nµy, C«ng ty ®· x©y dùng quy tr×nh tæ chøc, gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn. Quy tr×nh tæ chøc, gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i, ®Õn bao gåm nh÷ng néi dung sau: - §Þnh nghÜa - Nguyªn t¾c - Quy tr×nh thùc hiÖn. Ngoµi ra C«ng ty cßn ban hµnh mét sè néi quy kh¸c, vÝ dô nh­: - Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n néi bé - Gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt - Qu¶n lý, sö dông vµ b¶o vÖ con dÊu. Tõ viÖc qu¶n lý chØ ®¹o C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· ®i vµo thùc hiÖn theo ®óng quy chÕ cña C«ng ty còng nh­ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Do tÝnh chÊt c«ng viÖc cña C«ng ty, nªn hµng ngµy c¸n bé V¨n phßng ph¶i gi¶i quyÕt thùc hiÖn c¸c kh©u nh­: §ãng dÊu, chuyÓn giao c«ng v¨n ®i, tiÕp nhËn, ph©n lo¹i C«ng v¨n ®Õn, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh, tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. Cã thÓ nãi, c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng ®­îc vÝ nh­ mét ng­êi b¶o vÖ, lµ c¸nh cöa tr­íc cho nh÷ng c«ng v¨n ®Õn vµ lµ c¸nh cöa sau cho nh÷ng c«ng v¨n ®i. ViÖc qu¶n lý, chØ ®¹o, tæ chøc kiÓm tra ho¹t ®éng nghiÖp vô c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ cña C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh theo chÕ ®é th­êng k× vµ bÊt th­êng. Tuy nhiªn, viÖc tæ chøc Héi nghÞ tæng kÕt, s¬ kÕt c«ng t¸c L­u tr÷, V¨n th­, V¨n phßng kh«ng ®­îc C«ng ty TNHH in Hoµng Minh tæ chøc, mµ hµng quý chØ cã c¸n bé V¨n phßng b¸o c¸o s¬ kÕt, tæng kÕt vÒ c«ng t¸c nghiÖp vô cña m×nh víi tr­ëng phßng hoÆc Ban Gi¸m ®èc. 4.1.1. T×nh h×nh ban hµnh vµ qu¶n lý v¨n b¶n. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ mét c¬ quan cã quy m« ho¹t ®éng t­¬ng ®èi réng, nªn khèi l­îng c«ng viÖc còng rÊt lín. Hµng n¨m, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh giao dÞch víi nhiÒu kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, ®Æc biÖt lµ kh¸ch ë c¸c tØnh MiÒn B¾c b»ng nhiÒu nguån ®i ®Õn kh¸c nhau nh­: Qua ®­êng B­u ®iÖn, qua Fax, qua Email. V× vËy, hµng n¨m C«ng TNHH in Hoµng Minh ban hµnh kho¶ng 2500 v¨n b¶n. B­íc sang n¨m 2006, cho ®Õn thêi ®iÓm th¸ng 8 C«ng ty ®· ban hµnh ®­îc 6500 v¨n b¶n. Con sè nµy cho thÊy, mÆc dï sè l­îng v¨n b¶n ban hµnh hµng n¨m ch­a ®¹t ®Õn con sè nh­ c¸c C«ng ty lín hµng ®Çu kh¸c nh­ng còng kh«ng ph¶i lµ mét con sè khiªm tèn. a. Tæ chøc, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i: Mét trong nh÷ng kh©u cña nghiÖp vô c«ng t¸c V¨n phßng lµ tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i. ViÖc tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i ®­îc c¸n bé V¨n phßng cña C«ng ty thùc hiÖn ®óng quy tr×nh, ®¶m b¶o chÝnh x¸c vµ nhanh gän. a.1. Tr×nh ký: Hµng ngµy, ®Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña C«ng ty, nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty ®· ph¶i tæ chøc, gi¶i quyÕt mét khèi l­îng v¨n b¶n ®i kh¸ lín ®Ó göi ®Õn c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng nhanh chãng vµ kÞp thêi. §Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi, tiÕt kiÖm vµ thèng nhÊt c¸c v¨n b¶n ®i cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh, c¸c ®¬n vÞ sau khi tiÕn hµnh so¹n th¶o, ®¸nh m¸y tr×nh ký, c¸c v¨n b¶n tõ c¸c ®¬n vÞ ®Òu ph¶i tËp trung cho Th­ ký ®ãng dÊu. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc in Ên, thiÕt kÕ vµ qu¶ng c¸o, ®èi t­îng kh¸ch hµng réng vµ phong phó víi nhiÒu ng«n ng÷ kh¸c nhau cña v¨n b¶n nh­ tiÕng Anh, tiÕng Trung, tiÕng Hµn… V× vËy viÖc tæ chøc qu¶n lý gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cµng cÇn sù chÝnh x¸c, râ rµng vµ cÈn thËn cao. Qua quy tr×nh so¹n th¶o vµ tr×nh ký nh­ vËy, mÆc dï cã mÊt thêi gian cho Thñ tr­ëng c¬ quan trong viÖc xem xÐt ký duyÖt, nh­ng l¹i gi¶m ®­îc sè l­îng v¨n b¶n tËp trung cho nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng. Víi ph­¬ng ph¸p lµm viÖc võa tËp trung, võa ph©n t¸n, nh­ng rÊt c¸ tÝnh, s¸ng t¹o, n¾m b¾t cña nh©n viªn trong C«ng ty, theo em nghÜ sÏ n©ng cao ®­îc chÊt l­îng trong c«ng viÖc h¬n, v× khi ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n vÒ viÖc m×nh phô tr¸ch, khi trùc tiÕp tr×nh ký, cã vÊn ®Ò g× cÇn trao ®æi sÏ dÔ dµng h¬n vµ chÊt l­îng c«ng viÖc sÏ ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c cao h¬n. a.2. §ãng dÊu: Víi tr×nh ®é chuyªn m«n, cïng kinh nghiÖm l©u n¨m, Th­ ký V¨n phßng ®· ®ãng dÊu c¸c lo¹i con dÊu lªn v¨n b¶n theo ®óng yªu cÇu vµ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. §Ó ®¶m b¶o sù chÆt chÏ trong viÖc qu¶n lý v¨n b¶n, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cã mét sè lo¹i con dÊu sau: DÊu c¬ quan, dÊu chøc danh… c¸c con dÊu cña C«ng ty do Th­ ký qu¶n lý. C«ng ty ®· ban hµnh quy chÕ cña C«ng ty cã quy ®Þnh vÒ c¸ch thøc ®ãng dÊu “Khi ®ãng dÊu v¨n b¶n, ph¶i ®ãng râ rµng, ngay ng¾n, s¹ch sÏ, ®ãng trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i". a.3. §¨ng ký v¨n b¶n ®i: Sau khi ®ãng dÊu, ghi sè ký hiÖu, ngµy th¸ng lªn v¨n b¶n, Th­ ký tiÕp tôc ®¨ng ký ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trong v¨n b¶n vµo Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i. MÆc dï khèi l­îng v¨n b¶n s¶n sinh ra trong ngµy rÊt nhiÒu, nh­ng víi kinh nghiÖm vµ nghiÖp vô céng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, ë ®©y Th­ ký ®· ®¨ng ký ®Çy ®ñ tÊt c¶ nh÷ng v¨n b¶n ®i trong ngµy. MÉu Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i cña C«ng ty ®­îc thèng nhÊt theo mÉu quy ®Þnh cña Nhµ n­íc nh­ sau: MÉu sæ bªn ngoµi C«ng ty tnhh in hoµng minh N¨m: Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i Tõ ngµy …… ngµy………… Tõ sè ………. ®Õn sè ……... QuyÓn sè: MÉu bªn trong Ngµy th¸ng v¨n b¶n Sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Ng­êi ký N¬i nhËn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn b¶o l­u Sè l­îng b¶n Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ngoµi sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, do sè l­îng v¨n b¶n nhiÒu, h¬n n÷a trong c«ng viÖc kinh doanh cÇn ®¶m b¶o bÝ mËt th«ng tin cao, nªn C«ng ty ®· cã Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i mËt riªng, víi ph­¬ng ph¸p ®ã sÏ gãp phÇn cho viÖc b¶o ®¶m toµn bÝ mËt vÒ th«ng tin mËt trong c¬ quan. Tuy nhiªn, viÖc ®¨ng ký c¸c v¨n b¶n chuyÓn giao, ë ®©y Th­ ký ®¨ng ký riªng mét sæ kh¸c, nh­ng l¹i lÊy mÉu Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i lµm Sæ ®¨ng ký chuyÓn giao. Khi chuyÓn giao, cÇn ký nhËn cña ng­êi ®· nhËn v¨n b¶n thuéc tr¸ch nhiÖm m×nh gi¶i quyÕt th× ký nhËn vµo cét ghi chó. §©y lµ mét phÇn h¹n chÕ trong viÖc ¸p dông ®¨ng ký v¨n b¶n chuyÓn giao. a.4. ViÖc qu¶n lý, tiÕp nhËn, ph­¬ng tiÖn, göi v¨n b¶n ®i cña C«ng ty theo c¸c c¸ch thøc sau: + V¨n b¶n chuyÓn theo ®­êng Fax, ®Òu chuyÓn qua m¸y Fax do Th­ ký qu¶n lý vµ ®©y lµ ph­¬ng tiÖn ®i chiÕm khèi l­îng lín v¨n b¶n mµ C«ng ty s¶n sinh. + V¨n b¶n chuyÓn theo ®­êng b­u ®iÖn theo 3 møc ®é (chuyÓn ph¸t nhanh, göi ®¶m b¶o, göi th­êng). +V¨n b¶n göi theo ®­êng th­ ®iÖn tö (Email), quy chÕ C«ng ty kh«ng ®­a ra c¸c quy ®Þnh gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n. V× vËy, viÖc bao gãi, lµm thñ tôc chuyÓn ®i ®Òu ®­îc c¸n bé V¨n phßng chuyÓn t¶i mét c¸ch chÝnh x¸c tíi c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng. Nh­ vËy, vÒ c¬ b¶n viÖc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký ë ®©y rÊt chÝnh x¸c, ®¨ng ký ®Çy ®ñ, ®¶m b¶o chÊt l­îng tu©n thñ c¸c thao t¸c, chuyÓn giao v¨n b¶n chÝnh x¸c, ®óng ®èi t­îng. Tuy nhiªn, bªn c¹nh nh÷ng mÆt ­u ®iÓm ®ã, c«ng t¸c Th­ ký cßn h¹n chÕ trong viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i dïng chung mÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i cho Sæ chuyÓn giao v¨n b¶n. b. Tæ chøc, qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: Cïng víi mét khèi l­îng v¨n b¶n ®i, hµng ngµy Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh cßn ph¶i tiÕp nhËn qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt mét khèi l­îng v¨n b¶n ®Õn kh¸ nhiÒu vµ phøc t¹p víi nhiÒu nguån ®Õn kh¸c nhau. ChÝnh v× thÕ C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· ®­îc c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c V¨n phßng ph©n lo¹i c¸c v¨n b¶n ®Õn rÊt râ rµng: + Lo¹i v¨n b¶n kh«ng nhËp hÖ thång d÷ liÖu m¸y tÝnh lµ: S¸ch b¸o, th­ riªng. + Lo¹i v¨n b¶n nhËp vµo m¸y tÝnh mét c¸ch chi tiÕt gåm c¸c v¨n b¶n göi C«ng ty, Ban Gi¸m ®èc C«ng ty vµ c¸c lo¹i v¨n b¶n nhËp vµo néi bé, hay ®¬n vÞ trong C«ng ty. Mçi lo¹i v¨n b¶n göi ®Õn C«ng ty ®Òu ®­îc Th­ ký V¨n phßng vµo sæ cña C«ng ty vµ l­u gi÷ vµo hÖ thèng sæ s¸ch cña c¬ quan. C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh trong viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn dï d­íi bÊt kú d¹ng nµo, ®Òu ®­îc Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty xö lý theo nguyªn t¾c kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt. ViÖc tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cña Th­ ký v¨n phßng C«ng ty TNHH in Hoµng Minh bao gåm thø tù c¸c b­íc: TiÕp nhËn, kiÓm tra, ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu ®Õn, tr×nh v¨n b¶n ®Õn, ®¨ng ký vµ chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn. b.1. TiÕp nhËn v¨n b¶n ®Õn: Còng nh­ c¸c v¨n b¶n cña c¸c c¬ quan kh¸c, c¸c lo¹i v¨n b¶n tµi liÖu cña C«ng ty cùc kú ®a d¹ng vµ phong phó ®­îc göi tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau ®· ®­îc c¸n bé lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng cña C«ng ty xö lý nhanh, ®¸p øng nhu cÇu chØ ®¹o ®iÒu hµnh cña C«ng ty. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n theo ®­êng B­u ®iÖn, Fax ®Õn ®Òu tËp trung vµo bé phËn V¨n phßng C«ng ty. Theo nhiÖm vô, c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng ®· tiÕp nhËn tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi ®Õn phßng m×nh nãi riªng, C«ng ty nãi chung vµ ®­îc xem xÐt thËn träng. b.2. KiÓm tra, ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu ®Õn: - ViÖc kiÓm tra v¨n b¶n ®Õn cña C«ng ty ®· ®­îc c¸n bé V¨n phßng kiÓm tra kü cµng. Cã nh÷ng tr­êng hîp do v¨n b¶n göi sai ®èi t­îng hay r¸ch b× th× c¸n bé ®· xö lý ®óng nh­ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc còng nh­ quy ®Þnh cña C«ng ty. - Tµi liÖu, th­ riªng cña bé phËn nµo ®­îc chuyÓn giao cho phßng ®ã, s¸ch b¸o cña C«ng ty ®­îc chuyÓn giao cho Gi¸m ®èc. Víi tr×nh ®é chuyªn m«n vµ kinh nghiÖm c¸n bé V¨n phßng cña C«ng ty cßn xö lý gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc ®èi víi c¸c v¨n b¶n cã møc ®é mËt, khÈn. - Sau khi tiÕp nhËn ph©n lo¹i v¨n b¶n ®Õn Th­ ký ®· ®ãng dÊu ®Õn râ rµng theo ®óng n¬i quy ®Þnh cho nh÷ng v¨n b¶n ®Õn, ghi sè ®Õn vµ ®¨ng ký vµo sæ v¨n b¶n ®Õn ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c. b.3. §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: Sau khi ®ãng dÊu ®Õn, ®ãng dÊu Fax ®Õn, tr×nh v¨n b¶n ®Õn cho Thñ tr­ëng c¬ quan hay Thñ tr­ëng ®¬n vÞ, Th­ ký tiÕn hµnh ®¨ng ký ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c. ViÖc ®¨ng ký c¸c v¨n b¶n ®Õn vµo sæ. C«ng ty quy ®Þnh mÉu sæ nh­ sau: MÉu sæ bªn ngoµi c«ng ty tnhh in hoµng minh N¨m Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn Tõ ngµy ……. ®Õn ngµy ……. Tõ sè ®Õn …….. sè …………. QuyÓn sæ: MÉu sæ bªn trong Ngµy th¸ng ®Õn Sè ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sè ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n N¬i nhËn hoÆc ng­êi nhËn Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Ký nhËn Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Tõ viÖc quy ®Þnh mÉu sæ bªn trong cña C«ng TNHH in Hoµng Minh so víi mÉu quy ®Þnh cña Nhµ n­íc cã mét sè ®iÓm kh¸c nhau: - MÉu sæ cña C«ng ty kh«ng cã cét l­u hå s¬ sè. - Ngoµi ra, do ®Æc ®iÓm cña cuèn sæ ®ãng cßn h¹n chÕ, C«ng ty cã ®¶o vÞ trÝ cña cét 6 (Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n) thay b»ng cét “N¬i nhËn hoÆc ng­êi nhËn v¨n b¶n”. Víi c¸ch ®¶o vÞ trÝ c¸c cét nh­ vËy, tuy cã kh«ng tu©n thñ vÞ trÝ c¸c cét nh­ Nhµ n­íc quy ®Þnh nh­ng viÖc ®¨ng ký kh«ng bÞ t¸ch cét (7) (tªn lo¹i vµ vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n) sang hai trang sæ cña C«ng ty. Còng nh­ sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, viÖc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn còng ®­îc Th­ ký v¨n phßng dïng mÉu Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cho viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n chuyÓn giao. Tãm l¹i, viÖc tiÕp nhËn kiÓm tra, ph©n lo¹i, ®ãng dÊu vµ ®¨ng ký chuyÓn giao ®· ®­îc Th­ ký v¨n phßng lµm theo ®óng quy tr×nh, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. Tuy nhiªn, viÖc ®¨ng ký chung mÉu Sæ v¨n b¶n ®Õn cho Sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn, sÏ cã nhiÒu h¹n chÕ,v× trong mÉu Sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn cßn cã cét “ngµy th¸ng chuyÓn” mµ cét nµy cã vai trß rÊt quan träng trong viÖc qu¶n lý th«ng tin vµ tiÕn ®é gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan. MÆc dï thùc tÕ kh¶o s¸t cho thÊy tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn ®Òu ng­êi Th­ ký ë ®©y gi¶i quyÕt nhanh gän chÝnh x¸c trong ngµy. c. LËp hå s¬ hiÖn hµnh: C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng kh«ng chØ bao gåm c¸c kh©u nh­: tr×nh ký, ®ãng dÊu, ®¨ng ký mµ cßn ph¶i lËp hå s¬ c«ng viÖc cña m×nh phô tr¸ch. §©y lµ tr¸ch nhiÖm cña nh÷ng c¸n bé lµm c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê chø kh«ng riªng g× Th­ ký v¨n phßng. V× vËy vÖc lËp hå s¬ lµ kh©u quan träng cuèi cïng cña c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ ®èi víi c«ng viÖc cña ng­êi Th­ ký v¨n phßng. LËp hå s¬ lµ kh©u quan träng cuèi cïng cña c«ng t¸c V¨n th­ vµ lµ m¾t xÝch nèi liÒn gi÷a c«ng t¸c V¨n th­ víi c«ng t¸c L­u tr÷ vµ cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn c«ng t¸c L­u tr÷. LËp hå s¬ tèt sÏ cã c¨n cø gi¶i quyÕt c«ng viÖc hµng ngµy kÞp thêi, chÝnh x¸c. §Ó nh»m qu¶n lý ®­îc ho¹t ®éng trong C«ng ty, ph©n lo¹i v¨n b¶n tµi liÖu cña c¸c ®¬n vÞ mét c¸ch khoa häc, qu¶n lý hå s¬ cña C«ng ty ®­îc chÆt chÏ, c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê ®· lËp hå s¬ c«ng viÖc. C«ng t¸c V¨n phßng cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· giao tr¸ch nhiÖm cho c¸c bé phËn trong C«ng ty phô tr¸ch vÒ vÊn ®Ò nµo, sù cè g×, hay ®èi víi ®èi t­îng kh¸ch hµng nµo th× bé phËn ®ã cã tr¸ch nhiÖm lËp hå s¬ vÒ vÊn ®Ò ®ã. HÇu hÕt, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· lËp hå s¬ c«ng viÖc m×nh lµm mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi. Thùc tÕ kh¶o s¸t cho em thÊy, c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n liªn quan ®Õn c«ng viÖc cã lËp hå s¬ theo ®óng yªu cÇu, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc còng nh­ cña C«ng ty. C¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê ®· lÊy cÆp tµi liÖu vµ ®· ®¸nh tªn hå s¬, tªn sù cè, tªn kh¸ch hµng m×nh phô tr¸ch vµo giÊy File vµ nhÐt vµo g¸y cÆp hå s¬ ngay tõ khi c«ng viÖc b¾t ®Çu. H¬n n÷a trong qu¸ tr×nh thu thËp, tiÕn hµnh lËp hå s¬, c¸c c¸n bé c¸ nh©n t¹i C«ng ty ®· thu thËp ®Çy ®ñ tµi liÖu theo tiÕn tr×nh c«ng viÖc cho ®Õn khi kÕt thóc. Tuy nhiªn, do ®Æc thï, tÝnh chÊt c«ng viÖc víi chøc n¨ng cña m×nh, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®Ó ®i ®Õn mét Hîp ®ång lao ®éng, Hîp ®ång nguyªn t¾c, Hîp ®ång kinh tÕ hay ®Ó xuÊt b¶n tµi liÖu ph¶i cã ®Çy ®ñ mét sè giÊy tê nh­: §Ò xuÊt, gi¶i tr×nh, b¸o c¸o. 4.1.2. T×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: Cã thÓ nãi, tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng trong c«ng t¸c V¨n phßng nãi chung vµ cña C«ng ty nãi riªng. ViÖc sö dông con dÊu b¶o ®¶m sù chÝnh x¸c vµ gi¸ trÞ ph¸p lý cña c¸c v¨n b¶n. §ång thêi cßn gãp phÇn gióp cho v¨n b¶n cã h×nh thøc, thÓ thøc theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ C«ng ty. §Æc biÖt qu¶n lý vµ sö dông con dÊu cßn lµ c«ng cô ®Ó ®Ò phßng, ng¨n chÆn c¸c viÖc lµm ph¹m ph¸p trong C«ng ty. §Ó ®¶m b¶o chÆt chÏ cao trong C«ng ty, C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ban hµnh quy chÕ qu¶n lý V¨n phßng cã quy ®Þnh vÒ viÖc qu¶n lý vµ b¶o vÖ con dÊu theo nh­ ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ cña C«ng ty. C¸c con dÊu cña C«ng ty ®Òu do Th­ ký v¨n phßng qu¶n lý. Th­ ký v¨n phßng cña c¬ quan lµ ng­êi ®­îc giao tr¸ch nhiÖm gi÷ con dÊu vµ ®­îc ®ãng dÊu. Tr­êng hîp c¸n bé V¨n th­ cña C«ng ty v¾ng mÆt, con dÊu ph¶i ®­îc bµn giao cho ng­êi ®­îc Gi¸m ®èc ®ång ý uû quyÒn gi÷ vµ ®ãng dÊu. Con dÊu cña C«ng ty cho sö dông vµ qu¶n lý theo ®óng quy ®Þnh t¹i bé phËn V¨n phßng. Trong tr­êng hîp thËt cÇn thiÕt, Gi¸m ®èc hoÆc ng­êi ®­îc Gi¸m ®èc uû quyÒn cã thÓ mang con dÊu ®i theo, nh­ng ph¶i b¶o qu¶n cÈn thËn vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ con dÊu trong suèt thêi gian con dÊu n»m ngoµi C«ng ty. Víi tr×nh ®é chuyªn m«n, céng víi kinh nghiÖm l©u n¨m, c¸n bé V¨n phßng t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· thùc hiÖn tèt, ®¶m b¶o ®Çy ®ñ chÝnh x¸c kÞp thêi cho c¸c v¨n b¶n s¶n sinh ra trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Nh×n chung, vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu cña c¬ quan rÊt khoa häc, cÊt gi÷ cÈn thËn vµ theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Tuy nhiªn viÖc ®ãng dÊu cña Th­ ký v¨n phßng ë ®©y cßn mét sè Ýt con dÊu ®ãng h¬i lÖch. 4.1.3. T×nh h×nh c«ng t¸c L­u tr÷ cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh: Tµi liÖu l­u tr÷ ph¶n ¸nh t×nh h×nh ph¸t triÓn cña C«ng ty, c¸c nguån tµi liÖu nµy gióp cho viÖc x©y dùng chiÕn l­îc kinh tÕ còng nh­ kÕ ho¹ch kinh tÕ ngµnh in ®­îc hoµn chØnh vµ cã c¬ së khoa häc, gióp cho c¸c nhµ kinh tÕ lùa chän ph­¬ng ¸n tèi ­u. Sö dông tµi liÖu l­u tr÷ trong c«ng viÖc x©y dùng kinh tÕ, t¹o kh¶ n¨ng vµ ®Èy m¹nh tiÕn ®é kh¶o s¸t t×nh h×nh nhanh chãng, gióp trong c«ng t¸c gi¸m ®Þnh, båi th­êng, thanh to¸n c¸c hîp ®ång, chi phÝ cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®­îc nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. Tµi liÖu l­u tr÷ trong C«ng ty ®· ph¶n ¸nh mét c¸ch trùc tiÕp thµnh qu¶ lao ®éng s¸ng t¹o vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn cña tÊt c¶ c¸c c¸n bé, nh©n viªn qua thêi kú ph¸t triÓn cña C«ng ty. Ngoµi ra tµi liÖu l­u tr÷ cßn cã ý nghÜa qu¶ng c¸o rÊt lín gióp cho nhiÒu ng­êi d©n biÕt ®Õn, c¸n bé nh©n viªn hiÓu vµ n¾m râ qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. §Ó ®¶m b¶o vµ ho¹t ®éng tèt trong c«ng t¸c L­u tr÷, dï bÊt kú c¬ quan nµo ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®óng ®ñ, chÝnh x¸c ®óng quy tr×nh, ®óng thêi h¹n c¸c kh©u trong nghiÖp vô c«ng t¸c L­u tr÷ nh­: Thu thËp tµi liÖu l­u tr÷ vµo c¬ quan, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, chØnh lý tµi liÖu, thèng kª kiÓm tra, b¶o qu¶n tµi liÖu vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu. a. T×nh h×nh thu thËp tµi liÖu vµo L­u tr÷ c¬ quan Theo QuyÕt ®Þnh phª duyÖt 5468/Q§ - UBND do UBND Thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 24/03/2002, theo giÊy phÐp sè 3800/GP - UBND, GiÊy §¨ng ký kinh doanh sè 055096 do Së KÕ ho¹ch vµ §Çu t­ Thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 22/03/2002 C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· chÝnh thøc khai tr­¬ng vµo ngµy 26/03/2002 nh©n dÞp kû niÖm 72 n¨m ngµy thµnh lËp §oµn Thanh niªn ViÖt Nam. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ch­a cã c¸n bé chuyªn tr¸ch lÜnh vùc V¨n th­ - L­u tr÷ . Tuy nhiªn, ®Ó thùc hiÖn nguyªn t¾c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c L­u tr÷ cña Nhµ n­íc (NghÞ ®Þnh sè 142/CP ngµy 28/9/1963 cña Héi ®ång Bé tr­ëng Ban hµnh vÒ §iÒu lÖ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c L­u tr÷); Cïng víi sù ph¸t triÓn ngµy cµng nhanh cña C«ng ty, nh÷ng n¨m gÇn ®Çy C«ng ty ®· tæ chøc qu¸n triÖt vÒ c«ng t¸c L­u tr÷, cho ®Õn nay ®· ®i vµo quy cò h¬n. Thùc hiÖn theo chÕ ®é cña Nhµ n­íc c«ng t¸c L­u tr÷ cña C«ng ty ®· thùc hiÖn theo quy ®Þnh: Sau khi c«ng viÖc kÕt thóc 1 n¨m th× c¸c ®¬n vÞ ph¶i nép tµi liÖu hå s¬ vµo L­u tr÷ cña C«ng ty. Cho ®Õn thêi ®iÓm hiÖn nay kho L­u tr÷ cña C«ng ty ®· cã tµi liÖu, hå s¬ tõ n¨m 2002 ®Õn n¨m 2005. ViÖc giao nhËn tµi liÖu cña C«ng ty ®­îc tu©n thñ theo thñ tôc giao nhËn nh­ quy ®Þnh cña Nhµ n­íc ®ã lµ: Biªn b¶n giao nhËn tµi liÖu. Trong suèt qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña m×nh, tËp thÓ l·nh ®¹o, c¸n bé, nh©n viªn C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cè g¾ng hoµn thµnh nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­îc giao. §Õn nay, c«ng t¸c L­u tr÷ ë C«ng ty ®· thu thËp ®­îc ®Çy ®ñ tµi liÖu s¶n sinh ra tõ n¨m 2002 ®Õn n¨m 2005, víi kho¶ng gÇn 100 cÆp hép tµi liÖu, t­¬ng ®­¬ng víi 100m gi¸ tµi liÖu. Kh«ng nh÷ng khèi l­îng tµi liÖu nhiÒu mµ thµnh phÇn tµi liÖu cña c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty còng ®Çy ®ñ, víi c¸c lo¹i tµi liÖu phim ¶nh, tµi liÖu chuyªn ngµnh bao gåm c¸c thµnh phÇn tµi liÖu sau: - Tµi liÖu cña phßng Héi ®ång qu¶n trÞ; - Tµi liÖu cña phßng Kinh doanh; - Tµi liÖu phßng Ph¸t triÓn dù ¸n; - Tµi liÖu cña phßng Maketing; - Tµi liÖu cña phßng KÕ to¸n; - Tµi liÖu cña phßng ThiÕt kÕ; - Tµi liÖu cña phßng S¶n xuÊt; Ngoµi ra cßn cã c¸c tµi liÖu kh¸c liªn quan ®Õn chøc n¨ng nhiÖm vô cña C«ng ty. b. T×nh h×nh x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty, nhiÒu lo¹i tµi liÖu ®· ®­îc h×nh thµnh nh»m nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau do chøc n¨ng, nhiÖm vô cña C«ng ty quy ®Þnh. Trong ®ã, cã nh÷ng tµi liÖu sau khi gi¶i quyÕt xong viÖc, th× kh«ng cÇn sö dông n÷a, nh­ng còng cã tµi liÖu cÇn l­u l¹i ®Ó tiÕp tôc sö dông. Thêi gian l­u gi÷ t¹m thêi, l©u dµi hay vÜnh viÔn lµ tuú thuéc vµo ý nghÜa cña tµi liÖu. Bëi vËy, khi ®­a vµo b¶o qu¶n tµi liÖu trong kho L­u tr÷, nhiÒu tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty cÇn cã sù lùa chän trªn c¬ së x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. Cã thÓ nãi, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu lµ kh©u quan träng trong nghiÖp vô c«ng t¸c L­u tr÷. Khi tiÕn hµnh x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ®èi víi tµi liÖu, nã cã ý nghÜa QuyÕt ®Þnh ®Õn sè phËn cña tµi liÖu. V× vËy, viÖc vËn dông s¸ng t¹o nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu lµ rÊt khã kh¨n. c. C«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu: ChØnh lý tµi liÖu lµ mét biÖn ph¸p kÕt hîp nhiÒu nghiÖp vô chuyªn m«n cña c«ng t¸c L­u tr÷ nh­: LËp hå s¬, ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ, thèng kª ®Ó tæ chøc khoa häc cña mét ph«ng L­u tr÷. C«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu, lµ tæ chøc l¹i tµi liÖu trong ph«ng L­u tr÷ cña c¬ quan, theo mét ph­¬ng ¸n, ph©n lo¹i khoa häc, trong ®ã söa ch÷a hoÆc phôc håi, lËp míi nh÷ng hå s¬, ®¬n vÞ b¶o qu¶n, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, lµm c¸c c«ng cô tra cøu nh»m t¹o ®iÒu kiÖn tèi ­u cho c«ng t¸c b¶o qu¶n vµ phôc vô khai th¸c tµi liÖu. §Ó chØnh lý tµi liÖu ®¹t kÕt qu¶ chÊt l­îng tèt, chóng ta ph¶i tiÕn hµnh ®Çy ®ñ c¸c kh©u nh­: Kh¶o s¸t tµi liÖu, thu thËp bæ sung tµi liÖu, viÕt lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng, x¸c ®Þnh vµ x©y dùng ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu. Ngoµi ra cßn ph¶i chuÈn bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn ®Ó phôc vô chØnh lý. d. C«ng t¸c thèng kª vµ kiÓm tra: Mét trong c¸c kh©u cña c«ng t¸c L­u tr÷ lµ thèng kª vµ kiÓm tra tµi liÖu l­u tr÷. Thèng kª tµi liÖu l­u tr÷ lµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p vµ c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ®Þnh râ rµng chÝnh x¸c sè l­îng, chÊt l­îng, thµnh phÇn, néi dung, t×nh h×nh tµi liÖu vµ hÖ thèng trang thiÕt bÞ b¶o qu¶n trong kho. Cã thÓ nãi, c«ng t¸c thèng kª sÏ gióp c¸n bé ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh qu¶n lý ®­îc tµi liÖu dÔ dµng h¬n, tõ ®ã cã kÕ ho¹ch bæ sung, chØnh lý, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vµ tæ chøc sö dông phï hîp víi thùc tÕ ë C«ng ty. §èi víi c«ng t¸c V¨n phßng ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh, c¸c lo¹i sæ s¸ch ®Òu cã ®Æc tr­ng c«ng viÖc cô thÓ nh­: Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn, sæ chuyÓn giao, sæ Fax ®Õn. C¸c lo¹i sæ s¸ch trong c«ng t¸c V¨n phßng ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®Òu ®­îc diÔn ra liªn tôc, th­êng xuyªn. Th­ ký v¨n phßng ®· ®¨ng ký ®Çy ®ñ chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin cña tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i, ®Õn, ®ã lµ tÊt c¶ c¸c kh©u quan träng vµ lµ cÇu nèi c«ng t¸c L­u tr÷. Víi c«ng t¸c L­u tr÷, do ®Æc ®iÓm cña c¬ quan míi thµnh lËp, c«ng t¸c L­u tr÷ míi ®­îc quan t©m chó träng vµ ®i vµo nÒ nÕp, nªn b­íc ®Çu c«ng t¸c L­u tr÷ cßn ë giai ®o¹n hoµn thiÖn. V× vËy c¸c lo¹i sæ s¸ch trong c«ng t¸c L­u tr÷ cña C«ng ty ch­a cã ®Çy ®ñ. HiÖn nay chØ cã sæ nhËp tµi liÖu, sæ nhËp tµi liÖu dïng ®Ó thèng kª theo dâi t×nh h×nh nhËp tµi liÖu vµo L­u tr÷ C«ng ty, qu¶n lý ®­îc thµnh phÇn sè l­îng tµi liÖu. C«ng t¸c L­u tr÷ còng ®­îc c¸n bé V¨n phßng kiÓm tra theo th­êng kú vµ bÊt th­êng. Tõ viÖc kiÓm tra nh­ vËy, gióp cho nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký lµm viÖc lu«n lu«n cã ý thøc coi träng c«ng viÖc. §ång thêi gióp Tr­ëng phßng Hµnh chÝnh n¾m ®­îc t×nh h×nh c«ng t¸c L­u tr÷ cña c¬ quan ®Ó cã kÕ ho¹ch bæ sung, ®iÒu chØnh vµ ®­a ra biÖn ph¸p thÝch hîp. e. C«ng t¸c b¶o qu¶n tµi liÖu l­u tr÷ B¶o qu¶n tµi liÖu l­u tr÷ lµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p kü thuËt, nh»m ®¶m b¶o an toµn vµ kÐo dµi tuæi thä cña tµi liÖu. C¸c biÖn ph¸p b¶o qu¶n ®ã bao gåm c¸c trang thiÕt bÞ (cÆp, hép, gi¸, m¸y ®iÒu hoµ, m¸y hót bôi) vµ ph­¬ng ph¸p b¶o qu¶n cña con ng­êi. Víi ®iÒu kiÖn khÝ hËu n­íc ta, mét nÒn khÝ hËu nhiÖt ®íi Èm, ®é Èm trong kh«ng khÝ cao cho nªn tµi liÖu rÊt dÔ bÞ bÕt dÝnh, gißn, g·y rÊt nhanh háng. H¬n n÷a, víi ®iÒu kiÖn khÝ hËu m¸t mÎ hay nhiÒu m­a nªn Èm mèc ph¸t triÓn, v× vËy ®· ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc b¶o qu¶n L­u tr÷. NhËn thøc ®­îc nh÷ng khã kh¨n trong viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu, nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký còng nh­ toµn thÓ ban l·nh ®¹o vµ nh©n viªn C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p kh¾c phôc khoa häc vµ hiÖu qu¶, víi c¸c trang thiÕt ®Çy ®ñ vµ hiÖn ®¹i. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ C«ng ty rÊt ph¸t triÓn viÖc liªn doanh, quan hÖ ®èi t¸c víi kh¸ch hµng ngµy cµng lªn cao theo cÊp sè céng, nªn sè cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p thÝch hîp ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu trong nh÷ng n¨m tíi. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh míi thµnh lËp, nªn tµi liÖu b¾t ®Çu h×nh thµnh chØ cã tõ n¨m 2002 trë l¹i ®©y. V× vËy tµi liÖu vÉn cßn míi, chÊt l­îng giÊy tèt, v¨n b¶n tµi liÖu Ýt bÞ mê vµ r¸ch. H¬n n÷a, l¹i ®­îc c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng liªn tôc kiÓm tra lau vµ hót bôi. §ång thêi biÖn ph¸p phßng chèng ch¸y ®· ®­îc l·nh ®¹o C«ng ty trang bÞ ®Çy ®ñ. ViÖc x©y dùng vµ bè trÝ kho cã phÇn hîp lý nªn còng tr¸nh ®­îc c¸c lo¹i c«n trïng. gÆm nh¾m nh­: mèi, chuét. Tãm l¹i, viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu l­u tr÷ cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®­îc trang thiÕt bÞ ®Çy ®ñ, víi chÕ ®é, biÖn ph¸p b¶o qu¶n hîp lý, céng víi chÊt l­îng giÊy tèt nªn nh×n chung chÊt l­îng tµi liÖu ë ®©y cßn rÊt tèt. C«ng t¸c tæ chøc, sö dông tµi liÖu l­u tr÷: Tæ chøc sö dông tµi liÖu L­u tr÷ lµ mét mÆt ho¹t ®éng th«ng tin khoa häc víi nhiÒu chøc n¨ng quan träng vµ tÊt yÕu cña c«ng t¸c L­u tr÷. §ã thùc sù lµ chiÕc c©u nèi gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty, víi C«ng t¸c V¨n th­-L­u tr÷. Tõ ®ã phôc vô yªu cÇu nghiªn cøu lÞch sö vµ yªu cÇu nghiªn cøu gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô hiÖn hµnh cña c¬ quan, ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n. Cã thÓ nãi, c«ng t¸c tæ chøc sö dông tµi liÖu l­u tr÷ lµ mét kh©u quan träng nhÊt vµ lµ môc tiªu cuèi cïng cña c«ng t¸c L­u tr÷. Nã ®ßi hái ng­êi lµm c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng ph¶i biÕt vËn dông gi÷a lý luËn vµ thùc tÕ víi c«ng viÖc cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh. Ng­êi Th­ ký v¨n phßng ph¶i lµm thÕ nµo, ph­¬ng ph¸p nµo ®Ó cuèi cïng viÖc tra cøu, sö dông tµi liÖu ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, th«ng tin, quay trë l¹i phôc vô cho qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, ph¸t triÓn cña C«ng ty. MÆc dï, C«ng ty míi ®­îc thµnh lËp, tµi liÖu ë c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng l¹i míi ®­a nép lªn kho L­u tr÷ cña C«ng ty, thÕ nh­ng c«ng t¸c tæ chøc sö dông tµi liÖu l­u tr÷ ®· b¾t ®Çu ph¸t huy t¸c dông, phôc vô nhu cÇu tra t×m nghiªn cøu tµi liÖu ®¹t hiÖu qu¶ vµ tiÖn lîi. Qua qu¸ tr×nh kh¶o s¸t cho em thÊy, dï ë mét c¬ quan Hµnh chÝnh Nhµ n­íc hay mét c¬ quan doanh nghiÖp, th× c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ cã mét vai trß rÊt quan träng trong viÖc qu¶n lý ®iÒu hµnh ho¹t ®éng hµng ngµy cña c¬ quan ®ã. C«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ kh«ng thÓ t¸ch rêi nhau, mµ nã nh­ mét m¾t xÝch nèi liÒn, cã mèi quan hÖ nh©n qu¶, nÕu tæ chøc tèt c«ng t¸c V¨n th­, chÝnh x¸c sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c L­u tr÷ ®i vµo æn ®Þnh nhanh. Tõ ®ã, sÏ ®i vµo phôc vô viÖc sö dông tµi liÖu cho ®éc gi¶ cã hiÖu qu¶ víi chÊt l­îng cao. V× môc tiªu cuèi cïng vÉn lµ viÖc tra cøu sö dông tµi liÖu trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu gi¶i quyÕt c«ng viÖc. 4.1. Trùc ®iÖn tho¹i. Còng gièng nh­ c¸c ph­¬ng tiÖn truyÒn th«ng kh¸c, ®iÖn tho¹i hiÖn ®­îc sö dông phæ biÕn trong c«ng së hiÖn ®¹i do tÝnh ­u viÖt, thuËn tiÖn, hiÖu qu¶, ®¬n gi¶n trong thao t¸c sö dông ph­¬ng tiÖn nµy khi thùc hiÖn c¸c giao dÞch. Tuy nhiªn viÖc khai th¸c hiÖu qu¶ c¸c lîi thÕ ®iÖn tho¹i l¹i phô thuéc vµo qu¸ tr×nh sö dông ®éi ngò nh©n viªn v¨n phßng. Th­ ký lµ ng­êi ph¶i t¹o ®­îc thiÖn chÝ víi kh¸ch trong giao tiÕp ®iÖn tho¹i nã thÓ hiÖn ë c¶ nghÖ thuËt nghe vµ nãi. Nh­ vËy cã hai vÊn ®Ò c¬ b¶n mµ ng­êi Th­ ký ph¶i gi¶i quyÕt khi tæ chøc sö dông ®iÖn tho¹i trong c«ng së lµ c¸c th«ng tin thu thËp ®­îc trong giao tiÕp vµ Ên t­îng tèt ®èi víi ®èi t­îng giao tiÕp. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy Th­ ký ph¶i cã kh¶ n¨ng: + Ph©n biÖt giao tiÕp ®iÖn tho¹i víi c¸c h×nh thøc giao tiÕp kh¸c + ChuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin, hå s¬ tµi liÖu tr­íc khi tiÕn hµnh giao tiÕp. + ChuÈn bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn phôc vô viÖc thu thËp th«ng tin vµ c¸c kh¶ n¨ng hç trî cho viÖc gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cã thÓ ph¸t sinh trong giao tiÕp. + Sö dông thµnh th¹o c¸c thao t¸c nghiÖp vô khi sö dông ®iÖn tho¹i. Th­ ký ph¶i cã nghÖ thuËt nãi ®iÖn tho¹i: Tr­íc hÕt ph¶i cã sù chuÈn bÞ, ®¶m b¶o nguyªn t¾c x­ng danh, quan t©m tíi ®èi t­îng giao tiÕp, nãi râ rµng dÔ nghe,... Khi nghe ®iÖn tho¹i ph¶i tËp trung chó ý vµo qu¸ tr×nh giao tiÕp, nghe kÕt hîp víi ghi tin, thÓ hiÖn cho ®èi t­îng giao tiÕp thÊy sù quan t©m chó ý cña m×nh, ®ång thêi nghe kÕt hîp víi ®Æt c©u hái vµ suy nghÜ vµ tr¸nh ng¾t lêi ®èi t­îng giao tiÕp. T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh viÖc trùc ®iÖn tho¹i do c¸n bé kÕ to¸n kiªm nhiÖm, trong thêi gian ®Çu vµo thùc tËp em ®­îc giao nhiÖm vô trùc ®iÖn tho¹i. Vµ ®Õn nay do yªu cÇu c«ng viÖc l­îng kh¸ch hµng ngµy cµng nhiÒu vµ l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n ngµy cµng lín nªn C«ng ty thay ®æi hÖ thèng ®iÖn tho¹i b»ng hÖ thèng tr¶ lêi tù ®éng. Giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i lµ ph­¬ng tiÖn giao tiÕp quan träng vµ chñ yÕu cña C«ng ty, gãp mét phÇn rÊt lín vµo hiÖu qu¶ c«ng viÖc. 5. Nh÷ng c«ng viÖc ®· lµm trong ®ît thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in hoµng Minh: Víi kho¶ng thêi gian 3 th¸ng thùc tËp t¹i C«ng ty, mét kho¶ng thêi gian kh«ng ph¶i lµ dµi. Nh÷ng viÖc muèn lµm vµ cÇn ph¶i lµm em ch­a lµm ®­îc hÕt song ®©y qu¶ lµ mét thêi gian cùc kú cã Ých cho em tr­íc khi b­íc vµo c«ng viÖc thùc thô cña mét ng­êi c¸n bé v¨n phßng, lµ giao ®iÓm gi÷a häc vµ lµm. MÆc dï lµ mét häc viªn cña chuyªn ngµnh Th­ ký v¨n phßng vµ ®­îc sù gióp ®ì hÕt søc nhiÖt t×nh cña c¸c anh chÞ trong v¨n phßng C«ng ty t¹o mäi ®iÒu kiÖn ®Ó em cã thÓ lµm ®óng chuyªn ngµnh m×nh ®­îc ®µo t¹o ë tr­êng. Nh­ng do m«i tr­êng lµm viÖc cña mçi c¬ quan kh¸c nhau nªn viÖc thùc hµnh c¸c nghiÖp vô còng kh¸c nhau. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ho¹t ®éng trong lÜnh vùc in Ên, thiÕt kÕ c¸c s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, lÞch, tê r¬i, catal«gues, biÓn b¶ng ngoµi trêi… vµ ®ang ®Çu t­ t¨ng c­êng ®éi ngò thiÕt kÕ ®Ó më réng thªm lÜnh vùc trang trÝ néi ngo¹i thÊt… khèi l­îng c«ng viÖc cña c¸n bé, nh©n viªn rÊt nhiÒu nh­ng lu«n lu«n ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®Ñp, ®óng vµ kÞp thêi, ®iÒu ®ã cho thÊy tiÕn ®é c«ng viÖc rÊt nhanh. Sù nhiÖt t×nh vµ tin cËy cña c¸c anh chÞ trong C«ng ty ®· t¹o cho em mét kh«ng khÝ lµm viÖc rÊt tho¶i m¸i, v× thÕ em ®­îc tiÕp xóc víi c«ng viÖc cña mét c¸c bé v¨n phßng vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c tuy kh«ng thuéc chuyªn ngµnh nh­ng còng gióp Ých cho em rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc vµ sau ®©y lµ nh÷ng c«ng viÖc em ®· lµm trong ®ît thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh. 1. VÒ c«ng t¸c th­ ký v¨n phßng. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i ®©y, ®­îc tiÕp xóc vµ lµm viÖc cïng víi anh NguyÔn Anh TuÊn vµ c¸c anh chÞ trong v¨n phßng C«ng ty em ®· ®­îc häc hái rÊt nhiÒu vÒ c«ng viÖc cña mét ng­êi Th­ ký. - So¹n th¶o vµ ®¸nh m¸y c¸c v¨n b¶n. - LËp lÞch c«ng t¸c tuÇn cho Thñ tr­ëng vµ c¸n bé nh©n viªn trong C«ng ty: S¸ng thø hai hµng tuÇn c«ng viÖc cña Th­ ký lµ lËp lÞch c«ng t¸c tuÇn vµ b¸o c¸o víi Gi¸m ®èc. - Tham gia mét sè cuéc tiÕp kh¸ch, tiÖc chiªu ®·i. - S¾p xÕp phßng lµm viÖc vµ c¸c v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu cho Thñ tr­ëng. - Nghe, nãi ®iÖn tho¹i. - Ghi biªn b¶n cuéc häp cña C«ng ty: Th­ ký lµ ng­êi ghi l¹i diÔn biÕn cña cuéc häp, néi dung biªn b¶n gåm: +Thµnh phÇn cuéc häp: +Thêi gian diÔn ra cuéc häp: +§Þa ®iÓm cuéc häp +Néi dung cuéc häp 2. C«ng t¸c V¨n th­. a. §¨ng ký v¨n b¶n ®i NghiÖp vô c«ng t¸c V¨n th­ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ c¶ mét quy tr×nh bao gåm c¸c kh©u: ®ãng dÊu, ®¨ng ký, bao gãi, vµ chuyÓn giao. D­íi sù h­íng dÉn vµ theo dâi cña anh NguyÔn Anh TuÊn em ®· biÕt c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n Sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Ng­êi ký N¬i nhËn Sè l­îng b¶n Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 02/8 125/§N-PLAN/2004 §Ò nghÞ thanh to¸n tiÒn lµm c¸c. NguyÔn TiÕn An Cty cæ phÇn doanh nghiÖp trÎ 03 03/8 126/KH/HUYNCHI /2004 KÕ ho¹ch tiÒn l­¬ng 2006 Hµ Thu Trang Chi côc thuÕ 03 Nh­ em ®· kh¶o s¸t, do thÓ thøc v¨n b¶n C«ng ty cã nhiÒu c¸i kh¸c so víi lý thuyÕt em ®· ®­îc häc ë tr­êng nªn viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n cã nhiÒu bì ngì ®èi víi em. VÞ trÝ cña sè ký hiÖu, ®¬n vÞ so¹n th¶o v¨n b¶n, néi dung trÝch yÕu, n¬i nhËn cña v¨n b¶n cña C«ng ty tr×nh bµy kh¸c. C¸c cét môc trong sæ ®¨ng ký còng kh¸c, vÝ dô nh­: kh«ng cã ®¬n vÞ l­u v¨n b¶n,. . . . b. §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn. Cïng víi quy tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i, hµng ngµy c¸n bé V¨n th­ cßn ph¶i tiÕp nhËn, gi¶i quyÕt mét khèi l­îng v¨n b¶n ®Õn tõ c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc. V× vËy viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cßn phøc t¹p h¬n vµ cã phÇn ®ßi hái sù tØ mØ thËn träng h¬n. Víi tr×nh ®é chuyªn m«n vµ vèn kinh nghiÖm l©u n¨m c¸n bé V¨n th­ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· thùc hiÖn ®óng quy tr×nh cña viÖc tiÕp nhËn gi¶i quyÕt, qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. Quy tr×nh ®ã bao gåm c¸c kh©u: tiÕp nhËn, kiÓm tra, ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu, tr×nh v¨n b¶n ®Õn, ®¨ng ký vµ chuyÓn giao. §Ó thùc hiÖn c¶ mét quy tr×nh ®ã ngoµi tr×nh ®é, kinh nghiÖm th× c¸n bé V¨n th­ ë ®©y cßn cã lßng say mª c«ng viÖc. MÆc dï quy tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn rÊt phøc t¹p, nh­ng em ®· ®­îc anh NguyÔn Anh TuÊn trùc tiÕp h­íng dÉn cho ph­¬ng ph¸p ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cña C«ng ty. VÝ dô: Ngµy th¸ng ®Õn Sè ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sè ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n N¬i nhËn hoÆc ng­êi nhËn Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Ký nhËn Ghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 24/8 28 UBND §èng §a 44/UB - TBXH 20/8 NguyÔn §øc Thµnh VËn ®éng x©y dùng quü ®Òn ¬n ®¸p nghÜa c. §ãng dÊu v¨n b¶n: Nh­ vËy cã thÓ thÊy r»ng trong thêi gian thùc tËp sè l­îng c«ng viÖc em lµm ®­îc kh«ng ph¶i lµ nhiÒu, phÇn lín thêi gian em ®­îc quan s¸t vµ häc hái tõ c¸c anh chÞ trong v¨n phßng C«ng ty, ®Æc biÖt lµ anh NguyÔn Anh TuÊn ng­êi trùc tiÕp h­íng dÉn em trong ®ît thùc tËp nµy. III. NhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ: Qua ®ît thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh em ®· cã ®iÒu kiÖn cñng cè, trau dåi nh÷ng kiÕn thøc ®· häc, vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®ã vµo thùc tiÔn, ®ång thêi tÝch luü thªm nh÷ng kinh nghiÖm thùc tÕ. Víi mong muèn gãp phÇn ®­a c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh nãi riªng vµ trong c¶ n­íc nãi chung ngµy cµng ®i vµo quy cñ h¬n, em xin m¹nh d¹n tr×nh bµy mét vµi nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ cña m×nh nh­ sau: 1. NhËn xÐt. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ mét Doanh nghiÖp ®ang ph¸t triÓn m¹nh. Do chøc n¨ng vµ ®Æc thï riªng cña ngµnh in Ên, trong ®iÒu kiÖn thùc tÕ hiÖn nay vµ t­¬ng lai lµ rÊt ph¸t triÓn. Tõ ®ã nã sÏ thóc ®Èy nhiÒu lÜnh vùc kh¸c ph¸t triÓn kÐo theo, trong ®ã ®Ó ®¸p øng cho sù ph¸t triÓn ®ã ng­êi Th­ ký cã mét vai trß rÊt quan träng vµ c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng kh«ng thÓ thiÕu trong mçi C«ng ty, xÝ nghiÖp. Cïng víi sù t¸c ®éng cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp lín nhá ra ®êi rÊt nhiÒu vµ ngµnh Th­ ký ngµy cµng chiÕm vÞ thÕ trong hÖ thèng v¨n phßng. §ång thêi lµ c¶ mét qu¸ tr×nh trao ®æi thÓ thøc b»ng v¨n b¶n, ®ã chÝnh lµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷. V× vËy, ngay tõ ban ®Çu c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ V¨n th­ - L­u tr÷ cÇn ph¶i ®­îc sù quan t©m ®óng møc vµ kÞp thêi. 2. ­u ®iÓm: MÆc dï C«ng ty TNHH in Hoµng Minh míi ®­îc thµnh lËp n¨m 2002, nh­ng nh×n chung c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ ë ®©y t­¬ng ®èi ®ång bé vµ ®ang dÇn dÇn hoµn thiÖn, nhÊt lµ: * C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­: Víi tr×nh ®é chuyªn m«n vµ kinh nghiÖm, cïng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc, Ban l·nh ®¹o vµ c¸c chuyªn viªn trong C«ng ty ®· cã nh÷ng c¬ chÕ chÝnh s¸ch ®Æc biÖt ­u ®·i ®èi víi c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­. §· thay ®æi hoµn toµn c¸ch nh×n cña x· héi vÒ nghÒ Th­ ký. Cßn vÒ c«ng t¸c V¨n th­ th× ®· vËn dông linh ho¹t ®­îc gi÷a nh÷ng QuyÕt ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ c¬ chÕ cña C«ng ty trong thùc tÕ c«ng viÖc. Víi c¸ch nh×n nhËn cña ban l·nh ®¹o c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ ®· mang l¹i hiÖu qña rÊt lín cho C«ng ty. Hµng ngµy nh÷ng c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng ®· gi¶i quyÕt l­îng c«ng viÖc b»ng c«ng v¨n giÊy tê khoa häc, chÝnh x¸c, kÞp thêi nh÷ng v¨n b¶n, ®¸p øng ®­îc tèc ®é ph¸t triÓn cña C«ng ty. Ngoµi ra trong c«ng t¸c Th­ ký vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ cßn ®­îc C«ng ty trang bÞ ®Çy ®ñ nh÷ng trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu trao ®æi thÓ thøc nhanh nhÊt nh­: M¸y Fax, göi th­ qua email…. H¬n n÷a C«ng ty TNHH in Hoµng Minh mét ®éi ngò c¸n bé, nh©n viªn v¨n phßng cã nhiÒu kinh nghiÖm nªn viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc thuËn lîi vµ nhanh chãng h¬n. * C«ng t¸c L­u tr÷: Cïng víi c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ c«ng t¸c L­u tr÷ còng nh­ ®­îc t¹o ®µ ®Ó ph¸t triÓn. MÆc dï c«ng t¸c L­u tr÷ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh míi b­íc ®Çu ®­îc h×nh thµnh, nh­ng ®· cã v¨n b¶n chØ ®¹o kÞp thêi cña l·nh ®¹o C«ng ty nªn v¨n b¶n tµi liÖu cña c¸c ®¬n vÞ ®· ®­îc nép ®Çy ®ñ vµo kho L­u tr÷ cña c¬ quan ®Ó qu¶n lý, b¶o qu¶n vµ phôc vô tra cøu. HiÖn nay C«ng ty ®· ®­a vµo kho qu¶n lý, chØnh lý ®Ó phôc vô nghiªn cøu sö dông tíi gÇn 1000 cÆp tµi liÖu. - C«ng t¸c chØnh lý Tµi liÖu l­u tr÷ ë C«ng ty ®· ®­îc tiÕn hµnh ®ång bé. V× vËy víi sè l­îng tµi liÖu lµ 1000 cÆp hép tµi liÖu, hiÖn nay ®· chØnh lý hoµn chØnh, ®­a vµo phôc vô ®­îc 900 cÆp hép. H¬n n÷a trong qu¸ tr×nh chØnh lý do ®Æc thï cña ngµnh in cã rÊt nhiÒu giÊy tê liªn quan ®Õn 1 sè ®¬n nhÊt ®Þnh, nªn trong qu¸ tr×nh chØnh lý cã mét sè hå s¬ kh«ng ph¶i viÕt s¬ mi mµ viÕt trùc tiÕp vµo g¸y cÆp, tõ ®ã gi¶m bít ®­îc c¸c kh©u kh«ng cÇn thiÕt, tiÕt kiÖm ®­îc c«ng søc thêi gian. - C«ng t¸c L­u tr÷ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh mÆc dï míi b­íc ®Çu ®­îc cñng cã, nh­ng viÖc tæ chøc phôc vô sö dông tµi liÖu l­u tr÷ ®èi víi c¸n bé trong C«ng ty cã hiÖu qu¶, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc nhanh chãng, chÝnh x¸c. - H¬n n÷a c«ng t¸c v¨n phßng cña C«ng ty lu«n lu«n ®­îc sù quan t©m kÞp thêi ®Çy ®ñ vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn. 3. Nh­îc ®iÓm: Bªn c¹nh nh÷ng mÆt m¹nh, nh÷ng ­u ®iÓm th× c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ ë C«ng ty TNHH in Hoµng Minh cßn cã nh÷ng mÆt yÕu, nh÷ng khã kh¨n tån t¹i sau: - ViÖc bè trÝ v¨n phßng cã phÇn ch­a hîp lý. V× trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng gi¶i quyÕt c«ng viÖc cã nhiÒu ®èi t­îng ra vµo, tÝnh ®¶m b¶o bÝ mËt sÏ bÞ h¹n chÕ. - C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng cßn cã nh÷ng vÊn ®Ò trong thùc tÕ ch­a gi¶i quyÕt ®­îc nªn nhiÒu lóc nã mang l¹i nh÷ng hËu qu¶ kh«ng nh­ mong muèn. - C¸c lo¹i sæ s¸ch trong viÖc ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn cßn dïng chung cho viÖc ®iÒu kiÖn sæ chuyÓn giao g©y cho c«ng t¸c V¨n th­ cã phÇn kh«ng ®­îc râ rµng. - Tµi liÖu cßn rêi lÎ còng cßn kh¸ nhiÒu, ch­a ®­îc c¸n bé trùc tiÕp lµm c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê, s¾p xÕp, lËp hå s¬ hoµn chØnh nªn g©y khã kh¨n cho viÖc chØnh lý, trong khi lùc l­îng c¸n bé L­u tr÷ rÊt Ýt, chØ cã 1 chuyªn viªn. - C¸c trang thiÕt bÞ dïng trong c«ng t¸c L­u tr÷ cßn thiÕu nh­: dông cô ®o ®é Èm. - ViÖc thèng kª tµi liÖu l­u tr÷ ch­a cã mét mÉu sæ quy ®Þnh cña C«ng ty hay ¸p dông c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc mµ c¸n bé L­u tr÷ chØ qu¶n lý trong kho b»ng sæ nhËp tµi liÖu. - Mét sè v¨n b¶n, tµi liÖu C«ng ty ban hµnh cßn sai thÓ thøc. 4. KiÕn nghÞ ®Ò xuÊt: * Tõ nh÷ng ­u vµ nh­îc ®iÓm ®ã em xin ®­a ra mét sè biÖn ph¸p sau: - Tr­íc tiªn ph¸t huy h¬n n÷a nh÷ng thÕ m¹nh ­u ®iÓm trªn c¬ së mµ C«ng ty cã ®­îc trong c¶ hiÖn nay vµ sau nµy. - §Çu t­ vµ bæ sung nh÷ng trang thiÕt bÞ cßn thiÕu trong v¨n phßng ®Ó phôc vô tèt nhÊt cho c«ng viÖc. - CÇn tiÕn hµnh tæ chøc Héi nghÞ tæng kÕt toµn C«ng ty vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ trong toµn C«ng ty, ®Ó tõ ®ã, gióp cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn trong C«ng ty thÊy vai trß cña c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¶ C«ng ty. Tõ ®ã sÏ ®­a ra nh÷ng v¨n b¶n chØ ®¹o ®óng ®¾n h¬n n÷a ®èi víi c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷. - Hoµn thiÖn c¸c mÉu v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu vµ c¸c nghiÖp vô kh¸c t¸c ®éng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña C«ng ty. - §ång thêi thay ®æi c¸ch nh×n nhËn vÒ c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷. HiÖn nay C«ng ty ch­a cã c¸n bé V¨n th­- L­u tr÷ riªng mµ víi tèc ®é ph¸t triÓn còng nh­ khèi l­îng c«ng viÖc vµ tÇm quan träng cña c«ng t¸c V¨n th­ - L­u tr÷ th× C«ng ty cÇn ph¶i cã mét c¸n bé V¨n th­ - L­u tr÷ riªng. PhÇn II: KÕt luËn Qu¸ tr×nh lµm viÖc thùc tÕ cña mét ng­êi thµnh c«ng hay thÊt b¹i ®­îc chøng tá b»ng kÕt qu¶ cña nh÷ng c«ng viÖc mµ m×nh ®· lµm. Tr¶i qua thêi gian 4 th¸ng thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh, víi chuyªn ®Ò “NghiÖp vô Th­ ký v¨n phßng” ®· gióp em n¾m râ h¬n nh÷ng kiÕn thøc ®· häc trong nhµ tr­êng vµ tõ ®ã gióp em biÕt vËn dông vµo thùc tiÔn tèt h¬n, ®óc rót ®­îc kinh nghiÖm trong thùc tÕ ®Ó b­íc vµo mét c«ng viÖc thùc thô. “Häc” lu«n ®i ®«i víi “hµnh”, kho¶ng thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty, võa quan s¸t, võa tù m×nh lµm, võa ®­îc sù h­íng dÉn chØ b¶o nhiÖt t×nh cña c¸c anh chÞ trong C«ng ty em ®· hoµn thµnh ®ît thùc tËp vµ hiÓu s©u h¬n tÇm quan träng cña c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷. Lao ®éng cña ng­êi l·nh ®¹o lµ lao ®éng phøc t¹p. BÊt cø ng­êi l·nh ®¹o nµo còng mÊt mét kho¶ng thêi gian rÊt lín vµo c¸c c«ng viÖc sù vô. NÕu kh«ng cã c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng th× cèng hiÕn s¸ng t¹o thùc tÕ cña ng­êi l·nh ®¹o sÏ l¹i gi¶m ®i. C«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng gióp cho thñ tr­ëng hoµn thµnh nghÜa vô cña m×nh mét c¸ch toµn diÖn, tr¸nh cho thñ tr­ëng khái mÊt thêi gian vµo nh÷ng c«ng viÖc kh«ng ®©u, sµng läc kh¸ch ®Õn th¨m thñ tr­ëng, chuyÓn phÇn lín c¸c cuéc nãi chuyÖn cña thñ tr­ëng cho c¸c céng sù cña thñ tr­ëng, lµm gi¶m bít mét khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín vµ mang l¹i hiÖu qu¶ lao ®éng cao cho ho¹t ®éng cña nhµ qu¶n lý. Ng­êi Th­ ký lµ m¾t xÝch nèi liÒn ng­êi l·nh ®¹o víi quÇn chóng, ®ãng vai trß quan träng trong viÖc cung cÊp th«ng tin hµng ngµy cho ng­êi l·nh ®¹o, so¹n th¶o v¨n b¶n, tæ chøc héi nghÞ, chuÈn bÞ cho l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c. Ngoµi c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng, c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ ®ãng mét vai trß kh«ng nhá cho ho¹t ®éng cña c¬ quan, c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ gióp qu¶n lý hÖ thèng v¨n b¶n, giÊy tê, tµi liÖu cña c¬ quan. Tãm l¹i ®Ó mét c¬ quan, ®¬n vÞ ho¹t ®éng æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn d­íi sù t¸c ®éng m¹nh mÏ cña nÒn kinh tÕ tri thøc th× cÇn ph¶i kÕt hîp rÊt nhiÒu yÕu tè vµ trong ®ã yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu lµ c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ .Nh­ng ®Ó trë thµnh mét mét ng­êi Th­ ký v¨n phßng thùc sù cã n¨ng lùc kh«ng ph¶i lµ ®iÒu ®¬n gi¶n, tr­íc hÕt cÇn ph¶i cã lßng yªu nghÒ vµ ph¶i cã sù cè g¾ng v­¬n lªn kh«ng ngõng cña b¶n th©n. Thùc tÕ ®· chøng minh c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ lµ ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ë mçi c¬ quan. C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· vµ ®ang tõng b­íc ®­a c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷ vµo quy tr×nh qu¶n lý cã hÖ thèng cña C«ng ty. Qua thêi gian thùc tËp ë C«ng ty víi tr×nh ®é cßn h¹n chÕ vµ ch­a cã kinh nghiÖm vÒ c«ng t¸c Th­ ký v¨n phßng vµ c«ng t¸c V¨n th­ L­u tr÷. Tuy em ®· cã cè g¾ng rÊt nhiÒu song b¸o c¸o cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng h¹n chÕ vµ khuyÕt ®iÓm. Em rÊt mong nhËn ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy, c« gi¸o còng nh­ c¸c anh, chÞ trong C«ng ty vµ c¸c b¹n ®Ó b¸o c¸o cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Cuèi cïng, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a Nhµ tr­êng (®Æc biÖt lµ Trung t©m §µo t¹o nghÒ - thùc hµnh nghiÖp vô V¨n phßng) víi C«ng ty TNHH in Hoµng Minh ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho em ®­îc tiÕp xóc, lµm quen víi c«ng viÖc, ®Æc biÖt lµ sù h­íng dÉn trùc tiÕp, nhiÖt t×nh cña anh NguyÔn Anh TuÊn vµ c¸c anh chÞ trong v¨n phßng C«ng ty. môc lôc