Nguyên lý kế toán - Chương 3: Tài khoản và ghi sổ kép

1Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Chương 3 TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP 1 Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chương này, sinh viên có thể:  Giải thích tính chất và kết cấu của tài khoản kế toán;  Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép để xác định và ghi nhận ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán;  Xác lập và nhận biết mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết;  Lập và sử dụng Bảng cân đối tài khoản. 2  Tài khoản kế toán  Sự cần thiết của tài khoản Nội dung  Ghi sổ kép  Vận dụng tài khoản kế toán và ghi sổ kép 3 • Khái niệm tài khoản kế toán ế Tài khoản kế toán • Các loại tài khoản k toán • Kết cấu tài khoản • Nguyên tắc ghi nhận trên tài khoản 4 2Tài khoản kế toán là việc phân loại đối tượng kế Khái niệm toán để tổ chức phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. 5 Sự cần thiết của tài khoản BCĐKT 01/01/20x1 BCĐKT 31/01/20x1 Tiền mặt Tiền mặt: TÀI KHOẢN 20.000.000 40.000.000 6 Theo mối quan hệ giữa tài khoản kế toán và h t ì h kế t á Các loại tài khoản kế toán p ương r n o n TK phản ánh Tài sản TK phản ánh Nợ phải trả TK phản ánh Vốn chủ sở hữu 7 Ví dụ 1 Hãy nêu tên các đối tượng kế toán thuộc loại: - Tài sản - Nợ phải trả - Vốn chủ sở hữu 8 3Các nghiệp vụ làm tăng/ giảm đối tượng kế toán Kết cấu tài khoản Tài khoản . Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Tình trạng của đối tượng kế toán Tổng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ lúc đầu kỳ và cuối kỳ 9 Dạng rút gọn (Tài khoản chữ T) Kết cấu tài khoản (tiếp) Tài kh ảNợ Có SDĐK o n ...... Cộng SPS: SDCK 10 Bên Nợ: Cột bên tay trái của TK Bên Có: Cột bên tay phải của TK Kết cấu tài khoản (tiếp) Tại sao gọi là bên Nợ, bên Có? Đó là quy ước (dịch từ debit và credit) 11 Kết cấu tài khoản (tiếp) Tài khoản Tiền mặt Tháng 01/20x1 Dạng đầy đủ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ngày 1/1/20x1: 10.000.000 PT01 03/01 Rút tiền gởi NH nhập quỹ TGNH 25.000.000 PC01 05/01 Chi trả lương PTNLĐ 20.000.000 12 PC02 18/01 Chi tạm ứng cho NV TƯ 8.000.000 PT02 25/01 Khách hàng trả nợ PTKH 22.000.000 PC03 28/01 Nộp tiền ngân hàng TGNH 24.000.000 Cộng phát sinh 47.000.000 52.000.000 Số dư ngày 31/01/20x1 5.000.000 4Dạng rút gọn (Tài khoản chữ T) TK Tiền mặt Kết cấu tài khoản (tiếp) Nợ Có SDĐK 10.000.000 (TGNH) 25.000.000 20.000.000 (PTNLĐ) 8.000.000 (Tạm ứng) 13 (PTKH) 22.000.000 24.000.000 (TGNH) Cộng PS: 47.000.000 52.000.000 SDCK 5.000.000 Tài khoản loại Tài sản Nợ TK Có SDĐK Số phát sinh TĂNG Số phát sinh GIẢM Tổng cộng SPS TĂNG Tổng cộng SPS GIẢM SDCK 14 Ví dụ 2 Tiền mặt tồn quỹ tại công ty ABC vào ngày 01.01.20x1 là 10.000.000đ. Trong tháng, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt (TM) như sau: 1. Phiếu thu 01, ngày 03/01: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ TM 25.000.000đ. 2. Phiếu chi 01, ngày 05/01: Chi TM trả lương cho nhân viên 20.000.000đ 3. Phiếu chi 02, ngày 18/01: Chi TM tạm ứng cho nhân viên đi công tác 8.000.000đ 4. Phiếu thu 02, ngày 25/01: Khách hàng trả nợ bằng TM 22.000.000đ 5. Phiếu chi 03, ngày 28/01: Nộp TM vào ngân hàng 24.000.000đ. 15 Tài khoản loại Nguồn vốn Nợ Có TK .. SDĐK Số phát sinh GIẢM Số phát sinh TĂNG Tổng cộng SPS GIẢM Tổng cộng SPS TĂNG SDCK 16 5Ví dụ 3 Công ty XYZ có khoản vay ngắn hạn đến ngày 30.4.20x7 là 200.000.000đ. Trong tháng 5/20x7, ế ề ắphát sinh các nghiệp vụ kinh t v vay ng n hạn như sau: 1. Vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán cho người bán: 60.000.000đ 2. Chuyển khoản trả nợ vay ngắn hạn: 170.000.000đ 3. Mua nguyên vật liệu nhập kho, thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn: 130.000.000đ 17 Hệ quả từ phương trình kế toán TỔNG SỐ DƯ NỢ CÁC TÀI KHOẢN TỔNG SỐ DƯ CÓ CÁC TÀI KHOẢN Tài sản Nợ phảitrả Vốn chủ sở hữu 18 Bài tập thực hành 1: Số dư ngày 30.4.20x1 của các TK tại Cty An Phú như sau:  Tiền mặt: 100 triệu đồng  Phải thu khách hàng: 100 triệu đồng  Hàng hóa: 200 triệu đồng  Vay nợ: 50 triệu đồng  Vốn góp chủ sở hữu: 250 triệu đồng  Phải trả người bán: 100 triệu đồng Trong tháng 5/20x1, có các nghiệp vụ phát sinh sau: 1. Mua tài sản cố định 300 triệu đồng, chưa trả tiền người bán 2. Vay ngân hàng 200 triệu đồng bằng tiền mặt 3. Mua hàng hóa 100 triệu đồngtrả bằng tiền mặt 4. Khách hàng trả nợ 50 triệu đồng bằng tiền mặt 19 Bài tập thực hành 1 (tiếp): Yêu cầu: a. Lập Bảng Cân đối kế toán của Công ty An Phú tại ngày 30.4.20x1. b. Vẽ các TK chữ T và ghi số dư ngày 01.5.20x1. c. Ghi nhận ảnh hưởng của các nghiệp vụ lên TK. d. Tính số dư cuối tháng 5/20x1 trên các TK. e. Lập Bảng Cân đối kế toán tại ngày 31.5.20x1. 20 6Nguyên tắc ghi sổ kép Cơ sở ghi sổ kép Ghi sổ kép Ý nghĩa của ghi sổ kép Hệ quả của ghi sổ kép Áp dụng vào tài khoản ế 21 Mở rộng phương trình k toán Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn được ghi Nguyên tắc ít nhất vào 2 tài khoản có liên quan, với tổng số tiền ghi bên Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi bên Có. 22 Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán Đối tượng ảnh hưởng Biến động Số tiền Ví dụ 4 Hàng hóa Tăng 200 Phải trả NB Tăng 200 Vận dụng nguyên tắc ghi trên TK Hàng hóa tăng  Ghi bên Nợ với số tiền 200 Phải trả người bán tăng  Ghi bên Có với số tiền 200 23 Bài tập thực hành 2: Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép để ghi nhận các giao dịch sau: 1. Mua hàng hóa trị giá 200 triệu đồng chưa trả tiền cho người bán 2. Thu nợ của khách hàng 100 triệu đồng bằng tiền mặt. 3. Vay ngắn hạn ngân hàng 150 triệu đồng bằng tiền mặt 4 Dùng tiền mặt trả nợ người bán 200 triệu đồng. . NV Đối tượng Loại TK Biếnđộng Ghi NỢ/CÓ 24 7Bài tập thực hành 2: NV Đối tượng Loại TK Biếnđộng Ghi NỢ/CÓ 25  Do tính cân đối của phương trình kế toán, tất cả mọi nghiệp vụ đều quy về 4 nghiệp vụ chính: Cơ sở của ghi sổ kép 1. Tài sản này tăng, tài sản khác giảm 2. Nguồn vốn này tăng, nguồn vốn khác giảm 3. Tài sản tăng, nguồn vốn tăng 4 Tài sản giảm nguồn vốn giảm. ,  Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến ít nhất 2 tài khoản 26 Ý nghĩa của ghi sổ kép TÀI SẢN = NGUỒN VỐN Tài sản A Tài sản B N.Vốn X N.Vốn Y ả 1 Tăng Gi m Ghi Nợ Ghi Có 2 Tăng Giảm Ghi Có Ghi Nợ 3 Tăng Tăng Ghi Nợ Ghi Có 4 Giảm Giảm Ghi Có Ghi Nợ Thông qua ghi sổ kép, nguồn lực của doanh nghiệp và các nghĩa vụ được theo dõi chặt chẽ và có hệ thống. 27 Hệ quả của nguyên tắc ghi sổ kép Tổng phát sinh Nợ của các tài khoản Tổng phát sinh Có của các tài khoản= 28 8 Định khoản kế toán: phân tích nội dung kinh tế ủ hiệ há i h à ả h h ở ủ ó Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép c a ng p vụ p t s n v n ư ng c a n đến các đối tượng kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có.  Định khoản đơn giản: liên quan đến 2 tài khoản  Định khoản phức tạp: liên quan đến nhiều hơn 2 tài khoản 29 Các bước lập định khoản Lập định Xác định đối tượng kế toán bị Biến động của các đối tượng là tăng hay giảm Xác định đối tượng kế toán thuộc loại TK nào khoản (ghi Nợ/ Có) 30 ảnh hưởng Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán Ví dụ 5 Định khoản Đối tượng kế toán Biến động Loại TK Định khoản Hàng hóa Tăng Tài sản Nợ TK Phải trả người bán Tăng Nợ phải trả Có TK Nợ TK Hàng hóa: 200 Có TK Phải trả người bán: 200 31 Nghiệp vụ trên được trình bày lại dưới dạng tài khoản chữ T như sau: Ví dụ 5 (tiếp) Nợ TK Phải trả NB Có Nợ TK Hàng hóa Có 200200 32 9Bài tập thực hành 3: Bà Liên mở tiệm Photo SV. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầu tiên của photo SV trong tháng 8/20x1 như sau: 1. Ngày 1/8, bà Liên bỏ 100 triệu đồng bằng tiền mặt để thành lập Photo SV. 2. Mua 200 ram giấy và chưa thanh toán cho người bán, trị giá 11 triệu đồng. 3. Mua máy photo 54 triệu đồng, trả ngay một nửa bằng tiền mặt 4 Mua 100 hộp mực photocopy giá 8 triệu đồng thanh. , , toán bằng tiền mặt. 5. Chi tiền mặt trả nợ cho người cung cấp giấy 11 triệu đồng. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 33 Tài sản = Nợ phải trả + Vốn CSH Mở rộng phương trình kế toán Doanh thu, Thu nhập Vốn góp của CSH Chi phí 34 Ví dụ 6 Hãy nêu tên các đối tượng kế toán là doanh thu, thu nhập và chi phí. 35 Kết cấu tài khoản loại DT, TN, CP Nợ TK Doanh thu.. CóNợ TK Chi phí Có Số phát sinh GIẢM Kết chuyển Số phát sinh TĂNG Tổng SPS Nợ Tổng SPS Có Số phát sinh TĂNG Số phát sinh GIẢM Kết chuyển Tổng SPS Nợ Tổng SPS Có Các TK Doanh thu, thu nhập, chi phí không có số dư 36 10 Công ty Lan Đài có tình hình kinh doanh trong kỳ như Ví dụ 6 sau: 1. Bán hàng thu tiền mặt trị giá 500.000.000đ. Hàng hóa xuất kho để bán trị giá 300.000.000đ. 2. Chi phí vận chuyển hàng đi bán là 10.000.000đ ềchưa trả ti n cho người bán. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 37 Bài tập thực hành 4: Công ty Ngọc Mai trong kỳ có tình hình kinh doanh trong kỳ như sau: 1 Bán hàng thu tiền mặt: 420 000 000đ. . . . 2. Bán hàng chưa thu tiền khách hàng: 200.000.000đ. 3. Hàng hóa xuất bán có giá trị: 510.000.000đ. 4. Chi phí quảng cáo đã trả bằng tiền gửi ngân hàng trong kỳ là: 20 000 000đ. . . 5. Tiền lương của bộ phận văn phòng trong kỳ đã trả bằng tiền mặt là 30.000.000đ. Yêu cầu: Phân tích nghiệp vụ và lập định khoản. 38 Vận dụng TK và ghi sổ kép o Bảng cân đối tài khoản o Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết o Hệ thống tài khoản 39 Để đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên các Bảng cân đối tài khoản tài khoản kế toán;  Phát hiện sai sót thông qua sự mất cân đối. 40 11 Để đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên ả ế Bảng cân đối tài khoản (tiếp) o Thường lập vào cuối mỗi kỳ kế toán sau các tài kho n k toán;  Phát hiện sai sót thông qua sự mất cân đối. , khi định khoản các nghiệp vụ o Không phát hiện sai sót nếu nguyên tắc ghi sổ kép vẫn được đảm bảo 41 Bảng cân đối tài khoản Tháng (quý) .. Năm Bảng cân đối tài khoản (tiếp) Căn cứ vào Tài khoản Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Căn cứ vào SDĐK của các TK Căn cứ vào dòng Tổng phát sinh trên TK SDCK của các TK 42 Cộng A A B B C C Bài tập thực hành 5: Công ty An Hải có Bảng cân đối kế toán ngày 30.6.20x4 như sau: (đơn vị tính: triệu đồng) Chỉ tiêu Số tiền TÀI SẢN Tiền gửi ngân hàng 15.000 Hàng hóa 23.000 Tài sản cố định 20.000 Tổng cộng Tài sản 58.000 NGUỒN VỐN Phải trả người bán 20 000. Thuế phải nộp 1.000 Vay ngắn hạn 15.000 Vốn góp của chủ sở hữu 20.000 Lợi nhuận chưa phân phối 2.000 Tổng cộng Nguồn vốn 58.000 43 Bài tập thực hành 5 (tiếp): Trong tháng 7/20x4, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1. Mua hàng hóa với giá mua 30.000 triệu đồng chưa trả tiền cho người bán 2 Bán hàng với giá 25 000 triệu đồng thu bằng tiền gửi ngân. . hàng. 3. Hàng hóa xuất bán có giá trị 20.000 triệu đồng 4. Trả nợ cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng 20.000 triệu đồng 5. Mua một thiết bị trị giá 12.000 triệu đồng chưa trả tiền cho người bán. 6 Vay ngắn hạn ngân hàng để trả tiền mua thiết bị ở nghiệp. vụ 5. 7. Chi phí bán hàng trong kỳ đã chi bằng tiền gửi ngân hàng 1.200 triệu đồng. 8. Chi phí quản lý trong kỳ đã chi bằng tiền gửi ngân hàng 800 triệu đồng. 44 12 Bài tập thực hành 5 (tiếp): Yêu cầu: a. Mở sơ đồ TK chữ T và ghi nhận số dư đầu tháng 7/20x4 và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh b. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản chữ T. c. Tính tổng số phát sinh và số dư cuối kỳ trên các TK. d. Lập bảng cân đối tài khoản tháng 7/20x4 45 Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết  TK tổng hợp (TK cấp I): phản ảnh tổng quát các đối tượng kế toán cùng loại, ví dụ:  TK Tài sản cố định hữu hình: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của toàn bộ TSCĐ hữu hình của DN (gồm nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải)  TK Phải trả cho người bán: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của các khoản phải trả người bán, không phân biệt là người bán nào  TK chi tiết (TK cấp II,III, ): chi tiết hoá cho TK tổng hợp  TK Phải trả cho người bán: mở chi tiết để phản ảnh tình hình công nợ và thanh toán đối với từng người bán A, người bán B, 46 Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Mối quan hệ giữa TK chi tiết và TK tổng hợp phải ghi chép đồng thời trên TK cấp I, TK cấp II, cấp III và các sổ kế toán chi tiết có liên quan Số dư TK tổng hợp = Tổng SD các TK chi tiết thuộc nó 47 SPS trên TK tổng hợp = Tổng SPS các TK chi tiết thuộc nó Ví dụ 7: Tại công ty Minh Giang có số dư ngày 28/02/20x1 của TK Phải trả cho người bán: 230.000.000đ; chi tiết như sau:  Phải trả công ty A: 40.000.000đ; Phải trả công ty B: 70 000 000đ; Phải trả công ty C: 120 000 000đ. . . . Trong tháng 3/20x1, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1. Mua hàng nhập kho chưa thanh toán tiền cho công ty (Cty) B, giá mua: 40.000.000đ. 2. Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán cho Cty C: 80.000.000đ. 3. Nhập kho hàng mua chịu của Cty A, giá mua: 110.000.000đ. 4 Mua chịu của Cty C hàng đã nhập kho giá mua:. , 200.000.000đ. 5. Vay ngắn hạn ngân hàng thanh toán cho Cty A: 70.000.000đ 6. Dùng tiền mặt thanh toán cho Cty C: 50.000.000đ. Yêu cầu: Phản ánh vào TK chữ T (tổng hợp và chi tiết) khoản Phải trả cho người bán và lập bảng đối chiếu 48 13 Ví dụ 7 (tiếp): Công ty Minh Giang BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tài kh ả Phải t ả h ời bá o n: r c o ngư n (Đơn vị tính........) Nhà CC Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B C Cộng 49