Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp I – Hà Nội

Sau khi hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hộp đồng đó. Đây là công việc rất phức tạp nó đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế, đồng thời phải đảm bảo được quyền lợi của các quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đơn vị phải tiến hành các khâu công việc như: Xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, thuê tàu lưu cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (NÕu có). 2.1. Xin giấy phép xuất khẩu: Giấy phép XNK là một biệp pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép để thực hiện hợp đồng đó. Khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép xuất khẩu doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (NÕu hàng đó thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (NÕu đó là trường hợp xuất khẩu uỷ thác), giấy báo tróng thầu (NÕu đó là hàng hoá trả nợ nước ngoài). Việc cấp giấy phép được phân công nh­ sau: + Bé Thương mại cấp những giấy phép xuất khẩu hàng mậu dich. + Tổng cục hải quan cấp giấy phép xuất khẩu hàng phi mậu dịch. Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một số hàng tới một số nơi nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. 2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, đúng số lượng, phù hợp về chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng xuất khẩu. Nh­ vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung : Tập trung hàng hoá xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá. 2.2.1 Tập trung hàng xuất khẩu: Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu. Các doanh nghiệp xuất khẩu thường tập trung hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng khác nhau. Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hoá đủ điều kiện cho xuất khẩu. 2.2.2 Bao gói hàng hoá: *Yêu cầu đối với bao bì hàng hoá xuất khẩu: + Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hoá tới tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo. + Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển và đồng thời khai thác triệt để hiệu năng của quá trình vận chuyển, bốc dỡ như công suất bốc dỡ, vận tải, dung tích, diện tích, nhà kho, năng suất lao động... + Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán, và thị hiếu tiêu dùng của thị trường NK còng nh­ tập quán của ngành hàng. + Bao bì cần hấp dẫn thu hót khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiện trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. + Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sản xuất và đóng gói bao bì, sự tương quan hợp lý giữa chi phí về bao bì và giá cả hàng hoá, tương quan giữa khối lượng bao bì và khối lượng hàng hoá trong quá trình vận chuyển... Xuất phát từ yêu cầu về bao bì hàng xuất khẩu. Khi lùa chọn bao bì đóng gói cần căn cứ vào các cơ sở khoa học sau: - Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết. - Căn cứ vào loại hàng hoá cần bao gãi. - Căn cứ vào điều kiện vận tải. - Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng *Đóng gói hàng hoá: Để đóng gói cho hàng hoá xuất khẩu cần phải kế hoạch hoá nhu cầu của bao bì. Nghĩa là phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hoá cần đóng gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng về thời điểm. Hàng hoá phải được xếp gọn gàng trong bao bì, khi cần chèn lót phải lùa chọn đúng vật liệu để chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản. 2.2.3 Kẻ ký hiệu mã hiệu hàng hoá xuất khẩu: Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá xuất khẩu phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng được mục đích đề ra. - Ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử dụng tối đa các ký hiệu đã được tiêu chuẩn hoá quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu. - Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ngay ra từ xa. 2.3 Thuê tàu lưu cước Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dùa vào ba căn cứ: Những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu, địa điểm mua bán hàng hoá và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu trong hợp đồng xuất khẩu có điều kiện cơ sở giao hàng là CIF (Cảng đến) thì chủ hàng xuất khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. 2.4 Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm). Việc kiểm nghiệm và kiÓm dịch được tiÕn hành ở 2 cấp: Cơ sở và Cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra tại cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế. Cục thó y và Cục cửa khẩu (Nh­ cảng, ga quốc tế). Công ty giảm định hàng hoá cũng đặt ở đó các trạm và các chi nhánh của công ty. Do đó, nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu trước khi gửi hàng đi xuất khẩu, chủ hàng phải đề nghị các cơ quan, chứng nhận (Vì kiểm nghiệm hay kiểm dịch trong thời gian chậm nhất là bảy ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu). 2.5 Làm thủ tục hải quan Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước sau: Khai báo hảo quan, xuất trình hàng hoá và thực hiện các quyết định của hải quan, Trước tiên, chủ hàng phải khai báo các chi tiết về hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ, tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số giấy tờ khác, mà chủ yếu đó là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết. Khi hàng hoá đem ra xuất trình phải được xắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở đóng các kiện hàng. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng đi qua một cách có điều kiện, cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nép thuế, hàng không được xuất khẩu … nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. 2.6 Giao hàng nên tàu – mua bảo hiểm. Nếu hàng xuất khẩu bằng đường biển, phải tiến hành xuất khẩu theo các công việc sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải, hoặc thuyền trưởng để đổi lấy sơ đồ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều động Cảng để nắm vững ngày giê làm hàng. Bố trí phương tiện đem hàng vào Cảng xếp hàng lên tàu. Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phủ hợp với tính chất và khối lượng hàng hóa. Khi đã được cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt. Trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá thì để tới được tay người mua hàng hoá thường phải trải qua một quãng đường dài vận chuyển do đó những thiệt hại, hư háng, thiếu hụt ... là hoàn toàn có thể xảy ra (nhất là việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển) nên để tránh những tổn thất có thể xảy ra cả với người mua và người bán người ta thường tiến hành việc mua bảo hiểm cho hàng hoá. Tuỳ thuộc vào các điều kiện đã quy định trong hợp đồng xuất khẩu, việc mua bảo hiểm cho hàng hoá sẽ do bên bán chịu hay bên mua chịu và mức độ bảo hiểm của hàng hoá được mua, từ đó quyết định tới việc lùa chọn các Công ty bảo hiểm sao cho thuận tiện nhất trong trường hợp co tổn thất, hư hại xảy ra. 2.7 Làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng doanh nghiệp phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở L/C đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện cho việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được yêu cầu này cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán nhiều điểm quan trọng cần được quan tâm là nhanh chóng chính sác phù hợp với nội dung và hình thức. Khi thực hiện hợp đồng kinh tế nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc thận trọng việc xem xét yêu cầu của khách hàng, việc giải quyết phải khẩn trương có tình có lý nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp sau: Như giao hàng tốt thay thế cho những hàng kém chất lượng, sửa chữa hàng hang, giảm giá …. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau ra hội đồng trọng tài hoặc toà án. PHẦN II. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO CỦA CÔNG TY XNK TỔNG HỢP I – HN I. Khái quát về công ty XNK Tổng Hợp I – HN. 1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Công ty xuất nhập khẩu Tông hợp I – Hà Nội có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên nghành riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối quan hệ chức năng với nhau. Trong mỗi phòng có 1 trưởng phòng và có từ 1 đến 2 phó phòng giúp việc. Mỗi chi nhánh của Công ty có 1 giám đốc diều hành và 1 phó giám đốc giúp việc. Quyền hạn, nhiệm vụ trách nhiệm của các chi nhánh và phòng ban đều do trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, giám đốc xí nghiệp dự thảo và trình ban giám đốc Tổng Công ty. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc 1 Phã gi¸m ®èc 2 Phã gi¸m ®èc 3 Phßng NV 1 Phßng NV 2 Liªn doanh 53 QT Phã gi¸m ®èc 4 Phßng NV 5 Phßng NV 4 Phßng NV 6 XN may H¶i Phßng Chi nh¸nh H¶i Phßng Phßng NV 7 Phßng HCQT XÝ nghiÖp SXCB QuÕ CN Hå ChÝ Mnh CN §µ N½ng Phßng NV 3 Phßng NV 8 - Ban giám đốc: Là cấp cao nhất ra quyết định của Công ty, chỉ đạo hướng dẫn hoạt động của tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chi nhánh trực thuộc; Ký kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại và đầu tư tài chính. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc uỷ quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đó. - Phòng tổ chức cán bộ: Nắm toàn bộ nhân lực của Công ty, tham mưu cho giám đốc sắp sếp, giúp ban giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngò cán bộ công nhân viên, sắp sếp bố chí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh doanh, đồng thời tổ chức theo dõi về lao động, tiền lương… - Phòng tổng hợp: Tổng hợp thị trường giá cả trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yêu cầu của ban giám đốc và phòng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc. - Phòng kế toán tài vụ: Hạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo kế hoạch (tháng, quý, năm), lập bảng cân đối kế toán, bản báo cáo cuối năm trình ban giám đốc, quyết toán năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động thu chi tài chính các khoản lớn nhỏ trong Công ty. - Phòng hành chính quản trị: Theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bị phục vụ công tác của Công ty, xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng, văn phòng, thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phó. Nhận các loại giâý tờ công văn giao đến, theo dõi tình hình hoạt động thường nhật của Công ty, giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp. - Các phòng nghiệp vụ: +Phòng NV 1: Nông sản, khoáng sản, thu công mỹ nghệ +Phòng NV 2: Ô tô, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy móc hoá chất. +Phòng NV 3: Hàng may mặc +Phòng NV 4: Xe máy IKD +Phòng NV 5: Nông sản, sợi, nguyên liệu gia công. +Phòng NV 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận uỷ thác XNK, dịch vụ tạm nhập tái xuất. +Phòng NV 7: Vật liệu, xaay dựng, sắt thép +Phòng NV 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh XNK tổng hợp - Phòng kho vận: Quản lý toàn bộ hàng hoá kinh doanh của Công ty, được phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hoá, quản lý bảo dưỡng toàn bộ xe của Công ty. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 2.1 Chức năng: + Xuất nhập khẩu tự doanh những mặt hàng mà Nhà nước cho phép. + Nhận uỷ thác xuất khẩu nông sản, lâm sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các hàng gia công, chế biến, tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng theo yêu cầu các địa phương, các nghành các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo quy định của Nhà nước. + Sản xuất và gia công chế biến hàng hoá để xuất khẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến Xuất Nhập Khẩu. + Cung ứng vật tư hàng hoá nhập khẩu hoặc hàng sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các nghành, các xí nghiệp. 2.2 Nhiệm vụ: + Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ, kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu tư doanh còng nh­ uỷ thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan. + Nâng cao chất lượng mặt hàng sản xuất, gia tăng khối lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. + Tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất khẩu và giao dịch đối ngoại. + Tù tạo nguồn vốn, quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả, nép ngân sách cho Nhà nước. + Thực hiện các cam kết trong hợp đồng có liên quan. + Đào tạo và bồi dưỡng cán bé. 2.3. Quyền hạn: + Được vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và ngân hàng nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Được đề xuất ý kiến với Bộ về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch liên qua đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Được ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước. + Được mở các cửa hàng buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh theo quy định của Nhà nước. + Được dự hội trợ, triển lãm, giới thiệu các sản phẩm của Công ty trong và ngoài nước. + Được đặt chi nhánh của Công ty ở trong và ngoài nước theo các quy định của Nhà nước Việt Nam và nước ngoài. + Được phép cho thuê văn phòng, khách sạn, kho hàng, nhà xưởng. + Được tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ nhân viên trong Công ty theo sự phân cấp quản lý của Bộ. 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây Biểu 1: Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2000 so với năm 1999 giảm chỉ bằng 97.15%. Nguyên nhân do kim ngạch xuất khẩu tăng nhưng tăng chậm hơn so với tốc độ giảm của kim ngạch nhập khẩu. Trái lại năm 2001 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu tăng 8.94% so với năm 2000 đó là do tốc độ tăng kim ngạch xuất khẩu lớn hơn tốc độ giảm của kim ngạch nhập khẩu. Về lợi nhuận: Nhìn chung lợi nhuận có xu hướng tăng tuy nhiên tốc độ tăng của lợi nhuận nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu. Cụ thể năm 2000 lợi nhuận tăng 3.13%, doanh thu tăng 13.93% so với năm 1999; Năm 2001 lợi nhuận tăng 16.43%, doanh thu tăng 134.67% so với năm 2000. Nguyên nhân đó là do tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tưng của tổng doanh thu. Biểu 2: Nhìn chung năm 2000 các mặt hàng xuất khẩu đều tăng so với năm 1999. tăng mạnh nhất là sản phẩm gỗ (Tăng 93.36%). Mặc dù năm 2000 giá cả các mặt hàng nh­ gạo, cà phê, lạc nhân đều giảm mạnh nhưng kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng này vẫn tăng. Cụ thể mặt hàng gạo tăng 9.42%, cà phê tăng 20.77%, lạc nhân tăng 64.34%. Các mặt hàng nh­ quế, hồi tiêu kim ngạch xuất khẩu năm 2000 giamr suát mạnh so với năm 1999, mựt hàng quế, hồi chỉ bằng 79.99%, mặt hàng tiêu chỉ bằng 64.30%. Trong năm 2001 các mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu đều tăng nhanh so với năm 2000 (Ngoại trừ hàng gia công may mặc bằng 73.63%). Mặt hàng quế, hồi mặc dù kim ngạch xuất khẩu nưm 2000 giảm so với năm 1999, nhưng đến năm 2001 đã tăng 229.99% so với năm 2000. II. Thực trạng quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Công ty XNK Tổng Hợp I – HN. 1. Kim ngạch và giá gạo xuất khẩu: Kim ngạch xuất khẩu: Năm 1989 là năm đánh dấu sự kiện quan trọng, lần đầu tiên Việt Nam xuất khẩu hơn 1 triệu tấn gạo ra thị trường nước ngoài trở thành nước xuất khẩu gạo đứng hàng thứ 3 trên thế giới sau một thời kỳ dài nhập khẩu. Từ đó đến nay Việt Nam luôn là một trong những nước đứng đầu về xuất khẩu gạo. Đặc biệt, năm 1996 sản lượng gạo xuất khẩu tăng mạnh so với năm 1995 (từ 2.052 ngàn tấn lên 3.048 ngàn tấn, nhịp độ tăng 48,7%), đưa Việt Nam từ vị trí thứ tư (sau Thái Lan, Ên Độ, Mỹ) lên vị trí thứ ba (sau Thái Lan, Ên Độ). Đà tăng trưởng tiếp tục tăng nhanh từ khoảng thời gian 1997 đến 1999. Vào giai đoạn này, kim ngạch xuất khẩu gạo đã đạt trên dưới 1 tỷ đô la mỗi năm, đưa Việt Nam lên hàng thứ hai về xuất khẩu gạo trên thế giới (sau Thái Lan). Thời kỳ 2000 - 2002, mặc dù khối lượng gạo xuất khẩu khá lớn song kim ngạch xuất khẩu đã giảm sút rõ rệt. Cụ thể: năm 2000 khối lượng xuất khẩu đạt 3.394 ngàn tấn trong khi kim ngạch xuất khẩu chỉ đạt 616,8 triệu USD và năm 2001 lần lượt là 3560 ngàn tấn, 546 triệu USD. Năm 2002 là 3200 ngàn tấn, 700 triệu USD. Nguyên nhân là do giá cả trên thị trường giảm mạnh. Tuy vậy, Việt Nam vẫn duy trì được vị trí thứ hai về xuất khẩu gạo trên thế giới. Kim ngạch xuất khẩu gạo của Việt Nam Năm Kim ngạch xuất khẩu (triệu USD) Khối lượng (1000 tấn) 1989 321,811 1425 1995 539,800 2052 1996 868,200 3048 1997 864,700 3600 1998 1024 3750 1999 1035 4550 2000 616,8 3394 2001 546 3560 2002 700 3200 Nguyên nhân giá gạo xuất khẩu giảm như vậy là do nhu cầu của hầu hết các nước nhập khẩu gạo lớn trên thế giới như Inđônêxia, Bangladét, Brazin... đều thấp vì sản lượng gạo được sản xuất trong nước tăng cao sau nhiều năm thiên tai làm mất mùa. Bên cạnh đó, do việc cạnh tranh gay gắt giữa các nước xuất khẩu gạo lớn trên thế giới nhằm giành giật khách hàng cũng làm cho giá gạo xuất khẩu trên thị trường thế giới giảm. Tuy nhiên, lần đầu tiên kể từ nhiều năm nay, giá gạo Việt Nam đã cao hơn giá gạo Thái Lan bắt đầu từ tháng 8/2001. Nguyên nhân dẫn đến như vậy không phải là do lượng khách hàng tăng mà là do Việt Nam khan hiếm gạo xuất khẩu một cách giả tạo. Bởi vì thực tế lượng gạo dự trữ trong dân còn rất lớn. Điều làm cho nông dân giữ gạo lại mà không bán là do tâm lý sợ lũ lụt có thể tiếp tục xảy ra ở đồng bằng sông Cửu Long. Hơn nữa nông dân tin tưởng vụ mùa tới sẽ gặp nhiều khó khăn. Một nguyên nhân khác làm đẩy giá gạo lên cao là vì: hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động xuất khẩu gạo luôn bị động trong việc huy động nguồn hàng, thường xuyên có thãi quen chờ tàu vào lấy hàng mới đi mua gạo. Do đó nhiều khi tạo ra cảnh ùn tắc ở cảng vì giao hàng không kịp, gây ra tình trạng tranh mua nhất thời giữa các nhà xuất khẩu. Đây là cơ hội tốt cho các nhà cung ứng Ðp giá, nâng giá gạo lên trong khi chất lượng gạo không được đảm bảo. 2. Khối lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo Khối lượng và kim ngạch của 4 mặt hàng đứng đầu của Công ty từ năm 1999 đến 2001 Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Khối lượng(tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Khối lượng(tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Khối lượng (tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Gia công may mặc 11694,3 55,98 14271,9 61,97 10508,7 34,73 Lạc nhân 2173,9 10,41 3572,6 15,51 6420,3 21,22 Gạo 4932 1129,3 5,41 6504 1235,7 5,37 10772 1750,5 5,78 Cà phê 597,5 2,86 721,6 3,13 1777,3 5,87 Các mặt hàng khác 5294,76 25,34 3229,6 14,02 9799,8 32,40 Tổng kim ngạch 20889,76 100 23030,5 100 30256,6 100 Qua bảng trên có thể thấy rằng khối lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty không ngừng tăng lên trong 3 năm 1999 – 2001. Giai đoạn 1999-2000 là giai đoạn mà hàng gạo luôn duy trì được kim ngạch xuất khẩu lớn đứng thứ 3 trong tổng số nhiều mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên, năm 2001 mặt hàng gạo đã tụt xuống vị trí thứ 4(đứng sau mặt hàng gia công may mặc, lạc nhân và cà phê). Mặc dù có kim ngạch xuất khẩu lớn đứng thứ 3 thứ 4 nhưng mặt hàng gạo xuất khẩu của Công ty còn chiếm tỷ trọng qúa nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu (năm 1999 là 5,41%, năm 2000 là 5,37%, năm 2001 là 5,78%).Trái lại tổng kim ngạch xuất khẩu của hai mặt hàng là gia công may mặc và lạc nhân chiếm trên 50% tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Điều này cho thấy Công ty vẫn chưa thực sự chú trọng còng nh­ chưa có những chính sách phù hợp trong việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của mình. Ngoài ra, do một nguyên nhân khách quan đó là thời gian qua 1999 – 2001, thị trường gạo trong nước cũng như thị trường gạo thế giới đã có những biến động không có lợi đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty. Cụ thể : Giá gạo trên thị trường thế giới giảm xút rất mạnh trong khi đó giá thu mua lúa gạo, hàng hóa trong nước có lúc lại lên cao. Nguyên nhân chủ yếu làm giá gạo trên thị trường thÕ giới giảm xút mạnh đó là do: Nhu cầu của hầu hết các nước nhập khẩu gạo lớn trên thế giới như Inđônêxia, Philippin, Bănglađet, Braxin,…. đều thấp vì sản lượng gạo được sản xuất trong nước tăng cao sau nhiều năm thiên tai làm mất mùa. Bên cạnh đó, do việc cạnh tranh gay gắt giữa các nước xuất khẩu gạo lớn trên thế giới nhằm giành giật khách hàng cũng làm cho gía gạo xuất khẩu trên thị trường thế giới giảm. Nguyên nhân làm cho giá thu mua lúa gạo trong nước có lúc lại lên cao đó là do Việt Nam khan hiếm gạo xuất khẩu một cách giả tạo. Bởi vì thực tế lượng gạo dự trữ trong dân còn rất lớn. Điều làm cho nông dân giữ gạo lại mà không bán là do tâm lý sợ lũ lụt có thể tiếp tục xảy ra ở đồng bằng sông Cửu Long. Hơn nữa trong nông dân tin tưởng vụ mùa tới sẽ gặp nhiều khó khăn. Một nguyên nhân khác làm đẩy giá gạo lên cao là vì : Hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động xuất khẩu gạo luôn bị động trong việc huy động nguồn hàng, thường xuyên có thãi quen chờ tầu vào lấy hàng mới đi mua gạo . Do đó nhiều khi tạo ra cảnh ùn tắc ở cảng vì giao hàng không kịp, gây ra tình trạng tranh mua nhất thời giữa các nhà xuất khẩu. Đây là cơ hội tốt cho các nhà cung ứng Ðp giá, nâng giá gạo lên trong khi chất lượng gạo không được đảm bảo. 3. Thị trường xuất khẩu gạo của công ty XNK Tổng Hợp I – HN Nhìn chung thị trường xuất khẩu gạo của Công ty còn khá tập trung và chưa thực sự ổn định. Hiện tại Công ty đang còn tích cực mở rộng thị trường xuất khẩu gạo của mình sang các nước Đông Âu như Nga, Ba Lan… và thị trường châu Phi. Có thể khẳng định rằng trong những năm gần đây, thị trường xuất khẩu gạo chủ yếu của Công ty là các nước thuộc khu vực Đông Nam Á - đây cũng chính là thị trường xuất khẩu gạo lớn nhất của Việt Nam. Trong số những thị trường này, Inđônêxia và Philippin nổi bật lên là hai thị trường xuất khẩu gạo lớn nhất của Công ty. Từ năm 1999 đến năm 2002 xuất khẩu gạo vào hai thị trường này chiếm trên dưới 65% tổng kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty. Việc phần lớn kim ngạch xuất khẩu gạo tập trung chủ yếu từ hai thị trường này một mặt đó là do Công ty đã có lỗ lực lớn trong việc tìm kiếm bạn hàng. Mặt khác đó là do đây là hai trong những thị trường có nhu cầu nhập khẩu gạo lớn nhất trên thế giới. Hơn nữa, các yêu cầu về gạo nhập khẩu của hai thị trường Inđônêxia và Philippin không cao. Cả hai thị trường này thường có nhu cầu nhập khẩu lớn các loại gạo trắng từ 5% đến 45% tấm nhằm bảo đảm an ninh lương thực quốc gia. Chính vì vậy gạo Việt Nam thường có ưu thế cạnh tranh ở những thị trường này. Tình hình xuất khẩu gạo theo thị trường của Công ty Đơn vị: USD Thị trường Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng(%) Inđônêxia 401,1 35,52 353,9 28,64 428,5 24,48 Philippin 347,0 30,73 402,7 32,59 478,2 27,32 Malaixia 173,6 15,37 158,3 12,81 317,8 18,15 Singapo 65,4 5,79 90,9 7,36 138,9 7,93 Irắc 93,2 8,25 134,8 10,91 219,8 9,56 Thị trường khác 49,0 4,34 95,1 7,69 219,8 12,56 Tổng giá trị 1129,3 100 1235,7 100 1750,5 100 4. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty 4.1. ChuÈn bị giao dịch Bước 1: Nghiên cứu mặt hàng gạo xuất khẩu Tiêu chuẩn gạo xuất khẩu của Công ty là tiêu chuẩn gạo xuất khẩu của Việt Nam. Vì vậy, việc nghiên cứu mặt hàng gạo xuất khẩu không phải thực hiện một cách cụ thể. Nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là nắm bắt được các tiêu chuẩn gạo mà Công ty có thể mua để có thể so sánh với các tiêu chuẩn gạo mà khách hàng nước ngoài yêu cầu. Bước 2: Nghiên cứu thị trường xuất khẩu gạo - Nghiên cứu thị trường nội địa: Thị trường nội địa chính là nguồn cung cấp gạo, được xem là cơ sở để xuất khẩu gạo. Câu hỏi đặt ra với Công ty là: Mua gạo ở đâu để có chi phí thấp nhất đồng thời vừa đảm bảo được chất lượng. Để có thể thực hiện tốt một thương vụ xuất khẩu, Công ty phải tiến hành thu thập thông tin từ các nguồn như nguồn thông tin sơ cấp, thông tin từ các loại sách báo, tạp chí, tài liệu...Được phát hành hàng ngày. Sau khi thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết, Công ty tiến hành xử lý thông tin theo trình tự: +Chất lượng gạo của nhà cung ứng +Khung giá, cái giá thấp nhất mà nhà cung ứng đưa ra +Điều kiện giao dịch mà nhà cung ứng đề nghị Trên cơ sở nắm bắt tình hình đó, Công ty sẽ lùa chọn nhà cung ứng phù hợp để cung cấp gạo xuất khẩu cho Công ty. - Thị trường quốc tế: Song song với việc nghiên cứu thị trường nội địa, Công ty thường xuyên theo dõi về tình hình thị trường xuất khẩu gạo quốc tế. Thông tin thị trường quốc tế thường phức tạp, đòi hỏi Công ty trong quá trình thu thập, xử lý phải hết sức cẩn thận. Công ty thường tiến hành thu thập thông tin qua các loại báo, tạp chí, tài liệu ở nước ngoài cũng như ở trong nước như tạp chí nông nghiệp thế giới, các tài liệu của các tổ chức kinh tế thế giới như ”FAO”, “thông tin thị trường gạo”, tạp chí “tình hình và phát triển hàng năm” và các Ên phẩm của thị trường chung Châu Âu. Với những thông tin thu thập được, Công ty tiến hành tập hợp, nghiên cứu và xử lý một cách kỹ lưỡng để tìm ra những thị trường phù hợp, có khả năng tạo ra nhiều lợi nhuận cho mình. Bước 3: Lập phương án kinh doanh: Sau khi đã lùa chọn thị trường xuất khẩu gạo, Công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh nhằm tính toán hiệu quả, lời lỗ, từ đó làm căn cứ để đi đến đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu. 4.2. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Công ty Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu gạo, Công ty XNK Tổng Hợp I phải tiến hành các khâu sau: Thu mua gạo xuất khẩu: Khi L/C đã được mở thì Công ty tiến hành thu mua gạo ở nhiều đại lý, nhà buôn khác nhau. Việc mua bán này thông qua hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty và chủ hàng. Đây là loại hợp đồng mua bán xuất khẩu gạo. Theo hợp đồng này, các nhà cung ứng sẽ giao cho Công ty một khối lượng gạo nhất định, còn Công ty có nhiệm vô nhận gạo và thanh toán tiền hàng. Hợp đồng này phần lín là hợp đồng một chiều, tức là Công ty mua gạo và thanh toán bàng tiền trực tiếp. Nhìn chung một hợp đồng mua gạo nội địa để xuất khẩu có nội dung chủ yếu sau: Phẩm cấp gạo: Được quy định theo hợp đồng xuất khẩu. Giá cả: Do sự thoả thuận trên cơ sở tham khảo về tình hình thị trường và đảm bảo có lợi khi xuất khẩu. Thời gian giao hàng. Bao bì đóng gói: Gạo được đóng gói bao bì ngay tại kho của các đại lý, chủ hàng theo đúng loại bao bì, có kích cỡ và ký hiệu mã ghi trong hợp đồng xuất khẩu. + Đóng gói bao bì: Trong các năm qua gạo xuất khẩu của Công ty chủ yếu được đóng gói trong hai loại bao đay 100% và bao nhựa PP, loại 50kg. Đây là hai loại bao bì có khả năng giữ Èm tốt, thích hợp với vận chuyển đường xa, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đồng thời giá tương đối rẻ và ổn định. + Ký mã hiệu: Gạo của Công ty phần lớn được bán cho các Công ty và thương nhân nước ngoài và sau đó được các công ty, thương nhân này bán lại cho thị trường khác. Vì vậy ký mã hiệu thường do các công ty thương nhân quy định. Thanh toán: Bằng séc, chuyển khoản hay tiền mặt tuỳ theo khả năng của Công ty và ý muốn của chủ hàng. Giao hàng: Thông thường Công ty vẫn xuất gạo theo điều kiện FOB cảng Sài Gòn hay cảng Đà Nẵng, nhưng đại bộ phận 90% hợp đồng xuất khảu gạo của công ty là giao tại cảng Sài Gòn vì tại thành phố Hồ Chí Minh Công ty có một chi nhánh lớn có nhiệm vụ thu mua gạo tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Thời han giao hàng của Công ty thường không rơi vào một thời điểm cố định mà có thể giao bất kỳ ở một thời điểm nào đó trong năm. Điều này phụ thuộc vào điều khoản quy định thời hạn giao hàng trong hợp đồng. Khiếu nại và giải quyết khiếu lại: Thương vụ kinh doanh được xem là có kết quả khi đã thưc hiện xong thủ tục thanh toán và nhận tiền hàng. Tuy vậy, nếu có khiéu lại của đối tác, Công ty sẽ tiến hành kiểm định, kiểm tra còng nh­ đánh giá mức độ thiệt hại Của vụ việc để từ đó có thể giải quyết một cách hợp tình, hợp lý. Trong điều khoản của bất kỳ hợp đồng nào còng đều quy định: Nếu việc thương lượng không có kết quả thì tranh chấp phải được trình lên trọng tài hay Toà án của một trong hai bên hoặc một nước nào đó do hai bên thoa thuận để giải quyết, bên thua phảỉ chịu hoàn toàn chi phí. Thực tế, việc giải quyết phải nhờ đến Toà án hay trọng tài chưa từng xẩy ra đối với Công ty. 5. Đánh giá hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của công ty Những kết quả đạt được: Giai đoạn 1999 – 2001 là giai đoạn hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của các nước trên thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng phải đối mặt với nhiều khó khăn (Giá gạo trên thị trường giảm sút mạnh chủ yếu là do cung lớn hơn nhiều so với cầu). Mặc dù ở trong bối cảnh nh­ vậy, hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty vẫn không ngừng được phát triển và đã đạt được những kết quả tốt. Cụ thể: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh như số lượng, kim ngạch xuất khẩu đều tăng và hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra (chẳng hạn về kim ngạch xuất khẩu: Năm 1999 đạt 107,5%; Năm 2000 đạt 109,6%; Năm 2001 đạt 115,3%; Năm 2002 đạt 120,2% so với năm kế hoạch). Thị trường xuất khẩu gạo của Công ty liên tục được mở rộng. Trước đây, thị trường xuất khẩu gạo của Công ty chỉ là một số nước nằm trong khu vực Đông Nam Á, nhưng cho đến nay đã vượt ra khái khu vực này. Gạo của Công ty gần đây đã được xuất khẩu sang Irắc, Cu Ba và các nước Đông Âu nh­ Nga, Ba Lan…. Có được nh­ vậy đó là do trong thời gian qua Công ty đã có rất nhiều cố gắng trong việc tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với các bạn hàng ở những thị trường mới. Hiện tại, Công ty đang nỗ lực để có thể nhanh chóng xuất khẩu gạo sang thị trường châu Phi. Công ty nhận định rằng thị trường châu Phi là một thị trường xuất khẩu rất tiềm năng. Những mặt còn tồn tại: Về cơ cấu tổ chức: Trong Công ty có tới hai bộ phận được phép kinh doanh xuất khẩu mặt hàng gạo đó là phòng nghiệp vụ 1 và phòng nghiệp vụ 5. Ngoài kinh doanh xuất khẩu mặt hàng gạo, cả hai phòng nghiệp vụ này lại cùng kinh doanh xuất khẩu nhiều mặt hàng nông sản giống nhau như lạc, cà phê, chè, hạt tiêu. Điều này cho thấy cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty chưa hợp lý, còn có sự chồng chéo và thiếu tính chuyên sâu. Đây chính là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí quản lý, chi phí kinh doanh không đáng có, ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh xuất khẩu gạo nói riêng và hiệu quả kinh doanh nói chung của Công ty. Về công tác thu mua tạo nguồn hàng: Có thể nói rằng trong thời gian qua chất lượng thu mua gạo của Công ty vẫn chưa được đảm bảo, độ đồng đều không cao, chi phí thu mua nhiều khi còn quá lớn. Do đó đã làm giảm đến uy tín và lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty. Nguyên nhân: - Nguyên nhân khách quan: Đó là do Việt Nam có quá nhiều giống lúa. Ngay ở đông bằng sông Cửu Long là nơi thu mua gạo chủ yếu của Công ty đã có tới 70 giống lúa khác nhau, trong đó chỉ có 5 giống lúa là IR 9729, IR 64, IR 59606, OM 132 và OM 9976 là có thể làm hàng xuất khẩu. Chính vì vậy, mặc dù Công ty đã kiểm tra hết sức kỹ lưỡng nhưng cũng không thể tránh khỏi tình trạng trong một lô hàng có gạo của nhiều giống lúa. - Nguyên nhân chủ quan: Công ty vẫn chưa chủ động trong công tác thu mua tạo nguồn hàng. Về công tác nghiên cứu, dự báo thị trường: Nhìn chung công tác này vẫn chưa đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo do đó gây khó khăn, tạo sự thụ động trong hoạt động kinh doanh. Về hoạt động xúc tiến thương mại: Các hoạt động xúc tiến thương mại nh­ quảng cáo, trưng bày giới thiệu sản phẩm, tham gia hội trợ, triển lãm quốc tế chưa được Công ty phát triển mạnh. Nguyên nhân chính là do Công ty sợ tốn kém một khoản chi phí lớn cho các hoạt động xúc tiến thương mại trong khi hiệu quả mang lại không được đảm bảo. Ngoài ra, việc nắm bắt tìm hiểu các thông tin liên quan đến thời gian, địa điểm sẽ diễn ra các hội trợ và triển lãm quốc tế cũng như các thông tin liên quan đến hoạt động tài trợ cho việc tham gia các hội trợ và triển lãm này của các tổ chức trong và ngoài nước chưa được Công ty thực sự chú trọng. Trình độ nghiệp vụ của đội ngò cán bộ công nhân viên: Trong thời gian hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo vừa qua có thể thấy rằng trình độ nghiệp vụ của đội ngò cán bộ nhân viên tham gia lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu gạo không cao thiếu tính chuyên sâu. Nguyên nhân là do hầu hết các cán bộ nhân viên natf có tuổi đời khá cao (Bình quân trên 45 tuổi) cho nên trình độ ngoại ngữ, khả năng sử dụng máy vi tính còn rất hạn chế. Thêm vào đó họ thường thiếu sự năng động, linh hoạt, sáng tạo trong từng thương vụ kinh doanh xuất khẩu và chậm thích nghi với những thay đổi của môi trường kinh doanh. PHẦN III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỦA NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO CỦA CÔNG TY XNK TỔNG HỢP I – HN I. Giải pháp Bất kỳ công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nào cũng vậy, kết quả hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào hiệu quả thực hiện của các hợp đồng xuất nhập khẩu, đặc biệt là các hợp đồng xuất khẩu. Công ty XNK Tổng hợp I cũng không phải là ngoại lệ, muốn phát triển thì kết quả hoạt động kinh doanh phải tốt. Muốn kết quả hoạt động kinh doanh tốt thì phải nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là các hợp đồng xuất khẩu sang thị trường chính của Công ty. Từ thực trạng việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gạo của Công ty, để đạt được điều đó, theo em Công ty XNK Tổng hợp I nên thực hiện các vấn đề sau: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu + Để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu, trước hết Công ty cần chuẩn bị tốt các giấy tờ và các chứng từ khác. Cần kiểm tra lại khi đánh máy xong, nếu có sai sót thì sửa chữa kịp thời. + Chuẩn bị tốt hàng để giao. Chất lượg hàng hóa là rất quan trọng, quyết định hiệu quả của hợp đồng ảnh hưởng đến uy tín và bạn hàng sau này của Công ty. Để đảm bảo hàng giao tốt, Công ty XNK Tổng hợp I nên kết hợp sản xuất với xuất khẩu, tăng cường ký hợp đồng sản xuất các nguồn hàng với các hộ nông dân (hay còn gọi là bao tiêu sản phẩm), như vậy hàng hóa sẽ được đồng đều về chất lượng, việc thu mua thuận tiện mà đảm bảo được tiêu chuẩn chất lượng và kế hoạch của Công ty. Đồng thời hướng dẫn họ về kỹ thuật và thãi quen sản xuất hàng nông sản xuất khẩu, coi đây là nguồn hàng chủ chốt, thường xuyên, lâu dài của Công ty. Những thị trường mà công ty xuất khẩu đều là thị trường rất khó tính (Singopore, Nhật Bản ) nên khâu chế biến cũng cần có những yêu cầu nghiêm ngặt, đặc biệt đảm bảo tính vệ sinh cao. Nên mở rộng quy mô hệ thống kho bãi để khi thời vụ đến mua nguyên liệu thô về tích trữ bảo quản. Nh­ vậy sẽ chủ động về nguồn hàng gạo khi có hợp đồng. Tổ chức sản xuất chế biến nhằm hạ giá thành sản phẩm, đồng thời không ngừng nâng cao chất lượng gạo để có thể cạnh tranh được với gạo của Mỹ, Thái Lan, Trung Quốc. Đặc biệt là Trung Quốc ,gần đây Trung Quốc tham gia dự thầu cung cấp gạo Japonica vào thị trường Nhật Bản với giá rất thấp FOB Trung Quốc 440 USD/MT thông qua các kênh thương mại lớn như Kitoku, Toyota, Tsusho, trong khi đó giá chào bán của Công ty XNK Tổng hợp I là 450 USD/MT (FOB). Nh­ vậy, để có thị trường Nhật Bản Công ty phải giảm giá thành sản xuất mới có thể cạnh tranh và vượt qua hàng rào thuế 200% của Nhật Bản. Đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất nguyên phụ liệu, bao bì phục vụ cho xuất khẩu, nh­ vậy sẽ giảm chi phí đóng gói, chi phí bao bì, hạ giá thành sản phẩm và chủ động trong việc chuẩn bị hàng xuất khẩu. Duy trì mối quan hệ tốt với các nguồn hàng truyền thống. + Trong khẩu làm thủ tục hải quan: để việc làm thủ tục được diễn ra nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo tiến độ giao hàng, cán bộ nghiệp vụ của Công ty cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, các yếu tố khai báo cần chi tiết, chính xác, đầy đủ. Tìm hiểu kỹ thủ tục, nhiệm vụ khai báo hải quan phù hợp với những quy định mới của Nhà nước. + Trong khâu bảo quản chất lượng hàng gạo: Do đặc tính của hàng gạo là rất dễ biến đổi về chất lượng nếu không được bảo quản tốt. Bởi vậy Công ty cần phải có sự đầu tư mua sắm máy móc, trang thiết bị hiện đại để bảo quản hàng gạo trong khi chờ đợi xuất khẩu. Người bảo quản phải hiểu rõ tính chất lý hóa của sản phẩm để có những biện pháp xử lý khi hàng gạo có hiện tượng suy giảm về chất lượng. Cần tuyển dụng những cán bộ có trình độ am hiểu về thương phẩm học. + Trong khâu giao hàng: Cán bộ nghiệp vụ phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ khi chuẩn bị giao hàng để gửi cho bên mua, tạo điều kiện cho việc giao hàng và thanh toán đúng kế hoạch. Nên có bộ chứng từ dự phòng, phòng khi chứng từ gửi đi thất lạc thì có thể gửi lại ngay. Phải cân nhắc cẩn trọng trước khi đặt tàu, nắm được lịch trình của chuyến tàu mình đặt, chú ý các ngày nghỉ để không bị lỡ tàu, tạo điều kiện việc giao hàng đúng hợp đồng. 2. Quản lý hợp đồng xuất khẩu Việc quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo rằng người mua thực sù nhận hàng đã ký kết theo các điều kiện và điều khoản của hợp đồng. Nh­ vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người xuất khẩu (ở đây là Công ty XNK Tổng hợp I) cần thực hiện các yêu cầu sau: + Liên tục tìm kiếm các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp của sản phẩm và có biện pháp xóa bỏ chúng. + Luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Để nhận thức được sự yếu kém của mình với tinh thần thực sự cầu thị. + Phát huy sù trung thực trong kinh doanh, tránh sự khống chế và tìm cách bao che để hàng có chất lượng xấu được giao đi, mất uy tín với khách hàng. + Hoàn thiện cơ cấu quản lý tổ sản xuất. + Tăng cường công tác theo dõi từng khâu trong quá trình sản xuất cũng như quá trình thực hiện hợp đồng. + Cập nhật các chủ trương chính sách của Nhà nước ban hành. 3. Duy trì, củng cố các mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng truyền thống và tìm kiếm bạn hàng mới, Vấn đề bạn hàng có được là rất khó khăn nhưng giữ được bạn hàng lại càng khó hơn nhiều. Để chiến thắng trong cạnh tranh cần có sự vươn lên trên đối thủ cạnh tranh và hợp tác chặt chẽ với các bạn hàng. Muốn giữ được bạn hàng trong quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: - Cần có sù tin tưởng lẫn nhau. Việc thân trọng trong quan hệ là rất tốt nhưng không có đa nghi. - Nền tảng của quan hệ kinh tế vững bền là sự hòa đồng về lợi Ých kinh tế nhưng không có nghĩa rằng: tình cảm, sự hiểu biết, tin tưởng lẫn nhau là không quan trọng. Trong mối quan hệ cần giữ “chữ tín” không vì lợi Ých trước mắt mà bỏ qua “chữ tín” của Công ty trên thương trường. Như vậy, trước mắt Công ty nên duy trì và đẩy mạnh xuất khẩu hàng gạo sang thị trường Đông Nam á. Tiếp theo cần phải chiếm lĩnh thị trườngIRAC. Đồng thời Công ty nên mở rộng xuất khẩu sang thị trường Mỹ, đây là một thị trường rộng lớn có sức tiêu thụ cao, đặc biệt sau hiệp định Việt - Mỹ chính thức có hiệu lực từ tháng 12 năm 2001 đã mở ra cơ hội cho hàng xuất khẩu Việt Nam nói chung và hàng gạo của Công ty XNK Tổng hợp I nói riêng. Tăng cường các hoạt động xúc tiến thương mại: Có thể nói rằng trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty còn phụ thuộc vào một số Ýt thị trường như Inđonêxia, Philippin, Malaixia. Đây cũng là những thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các đối thủ cạnh tranh lớn đến từ các nước xuất khẩu gạo hàng đầu của thế giới là Thái Lan, Ên Độ, Pakixtan. Do vậy không thể nói rằng đây là các thị trường ổn định, bền vững của Công ty. Thực tế như đã đề cập, số lượng xuất khẩu gạo của Công ty ra thị trường nước ngoài còn quá nhỏ bé so với lượng nhập khẩu gạo hàng năm của các thị trường này. Chẳng hạn như: Inđônêxia: Năm 2000 nhập khẩu 1.5 triệu tấn, năm 2001 là 1.3 triệu tấn, năm 2002 là 1.1 triệu tấn; Philippin: Năm 2000 nhập khẩu 0.9 triệu tấn, năm 2001 là 0.85 triệu tấn, năm 2002 nhập khẩu là 0.75 triệu tấn. 4. Giải quyết tranh chấp Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên. Hợp đồng xuất khẩu hàng gạo của Công ty XNK Tổng hợp I thường không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dùa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi Ých của hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. 5. Hoàn thiện hệ thống tổ chức và nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu cho các cán bộ nghiệp vụ cũng như đội ngò cán bộ kỹ thuật và nhân viên trong Công ty Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành và ảnh hưởng sâu rộng tới tư duy quản lý, tư duy kinh tế và phương thức sản xuất kinh doanh, nhất là kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy để thực hiện thành công các hợp đồng xuất khẩu, Công ty cần phải hoàn thiện hệ thống tổ chức và có chính sách đào tạo đội ngò lãnh đạo và kỹ thuật tham gia công tác xuất nhập khẩu. - Hoàn thiện hệ thống tổ chức: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc có được một hệ thống tổ chức hợp lý là hết sức có ý nghĩa. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác một cách tối đa mọi nguồn lực và thế mạnh sẵn có của mình đồng thời giảm được những chi phí không cần thiết, qau đó làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Nâng cao nghiệp vụ cho đội ngò cán bộ làm công tác xuất khẩu gạo: Con người là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của Công ty. Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của mình, Công ty cần phải mở các líp tập huấn thường xuyên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ xuất khẩu gạo cho đội ngò cán bộ, nhân viên của mình, tạo cho họ sự hiểu biết và cách nắm thông tin cũng như biến động đối với các yếu tố thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cần phải có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ, khả năng sử dụng máy vi tính và các nghệ thuật giao dịch đàm phán với khách hàng nhằm xây dựng được các hợp đồng có lợi nhất cho Công ty. Ngoài ra, Công ty còn cần phải giáo dục thường xuyên về đạo đức kinh doanh cho cán bộ làm công tác xuất khẩu gạo nói riêng và các cán bộ trong Công ty nói chung, cần phải gây dùng cho họ ý thức làm việc dù bất kỳ với khách hàng nào cũng phải lấy chữ tín làm đầu, cố gắng tạo được Ên tượng tốt đẹp với khách hàng khi làm ăn với Công ty dù với số lượng nhiều hay là Ýt … Thực hiện tuyển chọn những nhân viên mới vào làm việc cho Công ty. Yêu cầu tối thiểu là phải có trình độ đại học, hiểu biết về lĩnh vực xuất nhập khẩu và các lĩnh vực có liên quan đến cán bộ nghiệp vụ xuất khẩu. Xây dựng lòng yêu nghề, tạo sự yên tâm công tác cho mỗi cán bộ, từ đó phát huy tinh thần tự giác, tính sáng tạo linh hoạt của mọi thành viên trong Công ty. Chăm lo tới đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên, động viên mọi người tích cực lao động sáng tạo để cùng Công ty vượt qua mọi khó khăn cũng như để Công ty phát triển một cách ổn định, vững chắc. 6. Phân tích và đánh giá hiệu quả của hợp đồng xuất khẩu Sau mỗi hợp đồng cần phân tích và đánh giá lại để rót ra các bài học kinh nghiệm cho các hợp đồng tiếp theo. II. Một số kiến nghị với nhà nước Công ty là một thực tế trong nền kinh tế, phải hoạt động theo pháp luật của nhà nước. Do đó ngoài các biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu hàng gạo sang thị trường Đông Nam á ở phạm vi Công ty, vai trò của Nhà nước được thể hiện qua hệ thống văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động xuất khẩu đều có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động này. Nó có thể là nhân tố thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của mỗi Công ty, nhất là các Công ty hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu như Công ty XNK Tổng hợp I. Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng gạo của công ty Công ty XNK Tổng hợp I nói riêng và của các Công ty xuất khẩu gạo nói chung, nhà nước Việt Nam cần có các chính sách và biện pháp hỗ trợ sau: 1. Chích sách hỗ trợ thương mại Chính phủ nên hỗ trợ vốn, công nghệ kỹ thuật cho các hộ nông dân định hướng sản xuất cho họ. Đồng thời hình thành các tổ chức khuyến khích xúc tiến thương mại. Chính phủ có chức năng điều hành vĩ mô cần có sự chủ động để can thiệp vào những lúc “cung cầu” có biến động mạnh nh­ mua gạo dự trữ lưu kho, cho phép nông dân dùng sản phẩm ký gửi để vay vốn. Nh­ vậy se ổn định thị trường, bảo vệ quyền lợi của người sản xuất và người tiêu dùng. 2. Chính sách về chiến lược sản phẩm Quy hoạch vùng sản xuất hàng hóa tập trung, hình thành các vùng thâm canh chuyên sản xuất các đặc sản dành cho xuất khẩu, tạo vùng nguyên liệu có chất lượng cao gắn với hệ thống tiêu thụ phục vụ cho chế biến và xuất khẩu. Xác định và quy hoạch đầu tư cho các vùng này một cách đồng bộ, chẳng hạn vùng lúa gạo chất lượng căo cho xuất khẩu với khoảng 1 triệu ha ở đồng bằng Sông Cửu Long và khoảng 300.000 ha ở vùng đồng bằng sông Hồng. Dự kiến hàng năm làm ra 70% gạo xuất khẩu có chất lượng cao. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn hàng hóa phù hợp với đòi hỏi của thị trường gắn liền với các biện pháp giám sát, kiểm tra chặt chẽ với những chỉ tiêu quy định đối với mặt hàng và thị trường. Điều này sẽ nâng cao uy tín cho hàng hóa của Công ty trên thị trường Đông Nam á nói riêng và hàng hóa của Việt Nam trên thị trường thế giới nói chung. Chính phủ nên có các biện pháp khuyến khích người nông dân phát triển sản xuất nông nghiệp theo hình thức mới. Nghĩa là thông qua việc ký kết hợp đồng với các hộ nông dân hoặc các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp sẽ hướng dẫn các hộ nông dân sản xuất cái gì, bao nhiêu với chất lượng chủng loại như thế nào nhằm đáp ứng những đòi hỏi của thị trường trong và ngoài nước. Hình thức sản xuất mới này còn giúp các hộ nông dân liên kết lại với nhau và có thể trở thành những đối tác có đủ sức cung cấp hàng hóa xuất khẩu cho các doanh nghiệp từ hàng đơn giản đến hàng cao cấp. 3. Chính sách xuất khẩu Tuy chính sách xuất khẩu đã có nhiều tiến bộ tạo điều kiện thông thoát và môi trường thương mại thuận lợi với xu hướng chung khuyến khích xuất khẩu gạo, nhưng cũng có không Ýt khó khăn cần thão gỡ. Trước hết, Chính phủ nên cho phép các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế sau đăng ký kinh doanh được tự do giao dịch, quan hệ trực tiếp với thị trường thế giới và xuất kshẩu. 4. Chính sách thuế Miễn giảm thuế nông nghiệp trong một thời gian cần thiết đối với những sản phẩm gạo cần phát triênr mở rộng quy mô. Thực hiện chính sách ưu đãi thuế cho các doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu tại các vùng xa, vùng sâu, vùng khó khăn để hỗ trợ cho đổi mới công nghệ nên giảm thuế nhập khẩu đối với những trang thiết bị, máy móc và công nghệ sản xuất chế biến nông sản. Nghiên cứu và thành lập các quỹ bảo hiểm cho các sản phẩm nông sản để can thiệp thị trường khi giá thị trường đột biến xuống dưới giá sàn, định hướng và giúp đỡ sản xuất khi có khó khăn thiên tai. Quỹ được trích từ phần thuế xuất khẩu và các khoản thu, các khoản đóng góp khác đối với từng loại nông sản. Bên cạnh việc thiết lập các chính sách hỗ trợ xuất khẩu, Nhà nước đảm bảo ổn định về kinh tế và chính trị, mở rộng quan hệ hữu nghị hợp tác với các nước trên thế giới nói chung.  KẾT LUẬN Trong quá trình phát triển kinh tế, ngoại thương đóng một vai trò vô cùng quan trọng, là chìa khóa mở ra sự phát triển hùng mạnh của một quốc gia và trên thế giới. Ngày nay, không có một quốc gia nào trên thế giới có thể xây dựng và phát triển đất nước của mình chỉ bằng tự lực cánh sinh, nhất là đối với một nước đang phát triển như Việt Nam. Chóng ta có một nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú, nguồn lao động dồi dào nên việc đẩy mạnh xuất khẩu để khai thác lợi thế so sánh của ta nhằm thu ngoại tệ phục vụ cho quá trình CNH- HĐH đất nước là rất cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của việc xuất khẩu hàng hóa, công ty đã có nhiều biện pháp nhằm tăng kim ngạch xuất khẩu và nâng cao hiệu quả xuất khẩu, đặc biệt là việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gạo. Tuy nhiên, hoạt động xuất khẩu của công ty hiện nay còn gặp phải một số khó khăn, vướng mắc cần được tháo gỡ trong thời gian tới để hoàn thành các mục tiêu chiến lược của công ty. Trong quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động kinh doanh của Công ty, được sự hướng dẫn và chỉ bảo của các cô chú trong Công ty và được sự hướng dẫn của cô giáo Đào Thị Bích Hoà em đã cố gắng tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới thất bại cũng như là thành công của Công ty đồng thời kết hợp với những kiến thức học ở trường, từ đó em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, kiến nghị với hi vọng đóng góp một phần sức lực của mình đem lại sự phát triển nhanh chòng và bền vững cho Công ty. Tuy nhiên, do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, hơn nữa thời gian nghiên cứu cũng không nhiều cho nên có thể những giải pháp và kiến nghị này còn thiếu tính khả thi. Do vậy, mà em rất mong có được sự đóng góp và chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ công nhân viên trong Công ty để chuyên đề của em được tốt hơn. Em in chân thành cảm ơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế – TS. Đào Thị Bích Hoà Giáo trình kỹ thuật ngoại thương – Trường Đại học Ngoại thương Tạp chí nông thôn mới Tạp chí nông nghiệp và phát triển nông thôn Tạp chí kinh tế kế hoạch MỤC LỤC