Những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá trong kinh doanh thương mại quốc tế

01 là 441,856 tỷ đồng. Tổng kim nghạch XNK hàng hoá của Công ty trong một số năm được thể hiện qua (Bảng 2- phần phụ lục) cho thấy: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty trong khi tổng kim ngạch hàng năm trước đây luôn ở mức lớn hơn 120 triệu USD thì trong bốn năm gần đây chỉ đạt trên dưới 100 triệu USD. Đây vẫn có thể coi là một thành tích đáng kể của doanh nghiệp bởi doanh nghiệp không còn được độc quyền xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ như trước nữa. Sự giảm sút trong kim nghạch xuất nhập khẩu cũng như một số chỉ tiêu kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây có thể được lý giải bởi một số lý do khách quan: việc Nhà nước sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu như thủ tục Hải quan, nộp thuế, vận tải... phức tạp và phiền hà gây tốn kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nước là bạn hàng và là thị trường của Công ty. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều sự tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Technoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trước đây được ngân hàng bảo lãnh nhưng sau đó bị từ chối, do đó mặc dầu Technoimport đã ký kết được hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá lớn cũng bị mất không. II. THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUÂT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT 1. Đối với công tác đàm phán: Trước hết Công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán. Tuỳ từng loại hợp đồng mà Công ty xác định việc đàm phán tại Việt nam hay ở nước ngoài, thông thường thì Công ty thoả thuận đàm phán tại Việt nam. Tiếp theo đó là công tác tiếp đón, bố trí nơi ăn nghỉ cho bên đối tác và quan trọng nhất là công tác chuẩn bị nhân sự cho đoàn đàm phán. Thường thì đoàn đàm phán của Công ty bao gồm: Trưởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác. Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trước hết Công ty căn cứ vào trình độ ngoại thương của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Nếu mặt hàng có liên quan đến máy móc thiết bị kỹ thuật thì nhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, sau đó mỗi thành viên sẽ được giao những nhiệm vụ nhất định như điều tra về thị trường, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia. Các thông tin này Công ty thường thu thập chủ yếu từ báo chí, từ phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam, hoặc từ các văn phòng đại diện của Công ty ở nước ngoài nếu Công ty có văn phòng đại diện tại nước của bên đối tác tham gia đàm phán. Bước tiếp theo Công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán. Để dự trù nguồn kinh phí này, Công ty thường dựa trên các chỉ tiêu như: Tính chất của cuộc đàm phán, số lượng các công việc phải đàm phán, khối lượng các thương vụ, đối tượng khách hàng. Bước cuối cùng Công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán như: Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể được, tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới. Công ty thường tiến hành các bước giao dịch chủ yếu sau: * Trong trường hợp Công ty là nhà xuất khẩu: Với tư cách là nhà xuất khẩu, khi giao dịch với các đối tác Công ty thường tiến hành các bước công việc sau: Chào hàng: Trong bước này Công ty tiến hành soạn thảo một bản chào hàng (bằng tiếng Anh) và gửi đến cho bên đối tác, bản chào hàng của Công ty thường gồm những nội dung sau: Tên địa chỉ giao dịch của Công ty, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì và kỹ mã hiệu, thể thức giao hàng. Theo kinh nghiệm của Công ty thì: Thứ nhất: Khi chào hàng thì bản chào hàng cần được làm bằng giấy tốt, trình bày lịch sự in một mặt và bên cạnh mặt hàng chào bán thì có thể gửi kèm theo catalogue của các mặt hàng khác mà Công ty kinh doanh. Vì thế, nếu Công ty không nhận được đơn đặt hàng từ việc gửi kèm catalogue của mặt hàng đó thì rất có thể việc đó sẽ được thực hiện trong một thương vụ khác khi lần sau họ cần đến sản phẩm của Công ty thì họ sẽ tiến hành đặt hàng. Thứ hai: Công ty cần tiến hành lựa chọn thời điểm chào hàng cho phù hợp. Thông thường là khi Công ty dự đoán thấy nguồn hàng và giá cả đang lên. Thứ ba: Theo Công ty chúng ta không nên chào hàng với một khách hàng duy nhất (như đối với sản phẩm cao su và đối với các sản phẩm nông sản khác Công ty thường gửi đơn chào hàng đến khách hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore). Làm như vậy Công ty sẽ lựa chọn được đơn đặt hàng tốt nhất vì luôn có sự chênh lệch về giá giữa các nước nhất là đối với các sản phẩm nông sản. Thứ tư: Theo Công ty, cũng không nên gửi quá nhiều thư chào hàng tức gửi tràn lan không có chọn lọc, vừa tốn kém chi phí vừa không có hiệu quả mà phải biết được mỗi mặt hàng có một khách hàng riêng. Công ty thường gửi đơn chào bán than cho bạn hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, bia chai cho Mỹ, Canađa, Pháp, đồ mây tre đan cho Đức, làm như vậy một mặt Công ty đã thể hiện được sự hiểu biết của mình về thị hiếu của đối tác, mặt khác tạo thuận lợi cho Công ty trong công tác tổ chức nguồn hàng, vận chuyển hàng hoá và bảo quản hàng hoá. Trong trường hợp Công ty và bên đối tác đã có quan hệ giao dịch từ trước thì bản chào hàng chỉ có nội dung cần thiết như: Tên hàng, số lượng, phẩm chất, giá, thời hạn giao hàng. Còn những điều khoản khác sẽ được áp dụng như những hợp đồng đã được ký kết trước đó hoặc theo những quy ước chung giữa Công ty với phía đối tác. Hoàn giá: Trong bước này Công ty và phía đối tác tiến hành thoả thuận các điều khoản liên quan đến hợp đồng. Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty là cao su, hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng này phần lớn chỉ qua sơ chế, bởi vậy họ thường mua với giá rất thấp. Do đó, theo kinh nghiệm của Công ty thì việc hoàn giá phải được tiến hành từ từ, nhượng bộ dần dần và phải có giới hạn trong hạ giá. Chúng ta có thể nhượng bộ trong điều khoản này nhưng lại chủ động giữ giá ở điều khoản khác làm như vậy vừa giữ được chân khách vừa có thể đạt được những thoả thuận khác có lợi cho Công ty. Chấp nhận: Để đạt được đến bước này Công ty và phía đối tác đã có sự đồng ý hoàn toàn các điều kiện liên quan đến đơn chào hàng. Trong ví dụ cụ thể trên, đó là sự đồng ý về tên hàng, phẩm chất, số lượng, giá cả và phương thức thanh toán. Xác nhận: Sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều khoản giao dịch, Công ty thường lập bản xác nhận bán hàng gửi đến cho bên mua để họ xác nhận lại những điều đã thống nhất. Bản xác nhận này thường được Công ty lập thành hai bản và mỗi bên giữ một bản. Đặc biệt các Công ty ở Nhật Bản, Pháp rất coi trọng khâu này. Bởi vậy việc xác nhận cần làm khẩn trương song phải chính xác và đầy đủ, tránh bỏ sót các điều khoản của bản chào hàng. * Trong trường hợp Công ty là nhà nhập khẩu: Khi Công ty là nhà nhập khẩu Công ty thường tiến hành giao dịch như sau: Hỏi giá: Theo Công ty việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá. Do đó nên hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên, cũng không nên hỏi nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tức là nhu cầu về mặt hàng đó quá căng thẳng dẫn đến giá sẽ cao và không có lợi cho mình. Thông thường nội dung bản hỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng... Đặt hàng: Sau khi xác định thị trường mua, Công ty tiến hành lập một đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đó với nội dung như sau: tên và địa chỉ giao dịch của Công ty, số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, chất lượng, đơn giá, thời hạn và địa điểm giao hàng. Trong bước này theo kinh nghiệm của Công ty người mua hàng là người có quyền quyết định. Bởi vậy, trước khi đặt hàng, Công ty thường khảo sát kỹ giá cả các mặt hàng mà mình sẽ nhập khẩu. Song khi đưa ra mức giá thì Công ty thường đưa ra mức giá thấp hơn giá thị trường và cũng như chào hàng, Công ty không đặt hàng ở một nhà cung cấp mà là nhiều nơi. Tuy nhiên, việc xác định quy mô, khối lượng đặt hàng trước hết phải căn cứ vào nhu cầu trong nước. Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật (sắt, thép, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên vật liệu) thì trong đơn đặt hàng Công ty thường đề cập một cách chi tiết hơn về các tiêu chuẩn kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, điều kiện bảo hành. Mặt khác, do cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng như: sắt, thép, nhôm, que hàn và thị trường nhập khẩu của Công ty cũng rất rộng: Hàn Quốc, Singapore, Nhật Bản... do dó theo kinh nghiệm của Công ty thì mỗi mặt hàng cũng nên có nhà cung cấp riêng của nó. Chẳng hạn khi nhập khẩu que hàn Công ty thường gửi đơn đặt hàng đến Singapore còn khi nhập khẩu máy chế biến gỗ Công ty thường gửi đơn đặt hàng đến Hà Lan, Hàn Quốc. Các bước giao dịch tiếp theo tương tự như trường hợp Công ty là nhà xuất khẩu chỉ có bước "xác nhận" Công ty sẽ lập văn kiện với tên"Giấy xác nhận mua hàng". 2. Đối với công tác ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Sau khi kết thúc giai đoạn đàm phán, Công ty thực hiện bước tiếp theo là ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng mua bán quốc tế có thể được ký kết dưới nhiều hình thức khác nhau: bằng một văn bản, bằng nhiều văn bản, bằng Fax, ở Công ty Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng gồm một văn bản. Theo Công ty thì phải có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản trước khi tiến hành ký kết vì khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Do vậy, trước khi ký kết thì phải xem xét lại kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thỏa thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều kiện, hoàn cảnh tự nhiên xã hội... của nước người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nước người bán hoặc ở nước người mua. Người ký kết hợp đồng phải là người có đúng thẩm quyền ký kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. Thông thường một hợp đồng mua bán ngoại thương gồm những phần sau: Số hợp đồng, ngày và nơi ký kết, tên và địa chỉ của các bên ký kết cùng với các điều khoản của hợp đồng như tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì kỹ mã hiệu, giá cả, thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán, điều kiện khiếu nại, trọng tài, điều kiện bất khả kháng... chữ ký của hai bên. Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ kiện là bộ phận không tách rời của hợp đồng. Đối với việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu: 3.1.Đối với hợp đồng xuất khẩu: Kiểm tra L/C: Đây là bước quan trọng đối với công tác hợp đồng xuất khẩu vì nó quyết định tới việc hợp đồng có được thực hiện và đem lại kết quả hay không. Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Technoimport được ban giám đốc đưa ra và áp dụng đối với các đơn vị thành viên trong từng hoạt động xuất khẩu. Sau khi ký kết hợp đồng thì Công ty tiến hành kiểm tra việc mở L/C của bên nhập khẩu, đối chiếu, so sánh với nội dung của hợp đồng đã ký kết. Nếu có sai thì Công ty yêu cầu người nhập khẩu sửa, tu chỉnh bằng văn bản. Việc kiểm tra thường được thông qua một số ngân hàng như: Vietcombank, EXimbank, Vietincombank. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Khi Công ty là nhà xuất khẩu thì Công ty phải tiến hành các bước sau: - Ký hợp đồng xuất khẩu uỷ thác với doanh nghiệp Việt nam, chủ yếu là các mặt hàng như than, cao su, bao PP và một số sản phẩm công nghiệp khác. - Cử cán bộ của Công ty tiến hành ký kết và thu mua các loại vật tư hàng hoá của hợp đồng ở trong nước của các cá thể cũng như các doanh nghiệp nhằm tập trung đủ lượng hàng hoá. - Tiến hành đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu và đưa hàng ra cảng quy định. Làm thủ tục Hải quan: Do trong quá trình ký kết thực hiện các hợp đồng uỷ thác và hợp đồng trong nước đã có sự giám sát chặt chẽ của cán bộ Technoimport, ngoài ra Technoimport thường bán theo giá FOB do đó không phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm nên bước tiếp theo là làm thủ tục hải quan. Hàng xuất khẩu của Công ty thường được tiến hành theo các cửa khẩu chính là: đường bộ có Hữu nghị quan, đường biển có cảng Hải phòng, cảng TP HCM. Quá trình làm thủ tục tục như sau: - Technoimport tiến hành kê khai chi tiết hàng hoá xuất khẩu lên tờ khai của Hải quan. - Đối với những hàng hoá khối lượng không quá lớn thì Technoimport tiến hành vận chuyển hàng hoá xuất khẩu tới kho Hải quan cửa khẩu để Hải quan tiến hành kiểm lượng và làm thủ tục Hải quan. Tuy nhiên đối với một số hợp đồng có giá trị khối lượng là tương đối thì Technoimport thường mời cán bộ Hải quan tới kiểm lượng và thực hiện chế độ niêm phong kẹp chì. Giao hàng: Hàng sẽ được giao theo địa điểm của Hợp đồng xuất khẩu, thông thường Technoimport thường giao tại Cầu cảng (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển) và cửa biên giới (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường bộ). Sau khi giao hàng, cán bộ Technoimport sẽ lấy biên lai thuyền phó và đổi lấy vận đơn sạch, sau đó vận đơn này được chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán. Thanh toán: Với hợp đồng xuất khẩu thì Công ty thường thoả thuận với đối tác sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C hoặc TTR, việc thanh toán thường được thực hiện thông qua Vietcombank, Exim bank, Incombank. Công ty sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với L/C và hợp đồng xuất khẩu sau đó gửi tới các Ngân hàng của mình để uỷ thác việc thanh toán. Việc thanh toán được coi là hoàn chỉnh khi Technoimport nhận được thông báo của các Ngân hàng là đã trả tiền cho Technoimport. 3.2. Đối với hợp đồng nhập khẩu: Như đã phân tích ở trên, hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của Technoimport kể cả về mặt quy mô và giá trị của các hợp đồng. Do đó, việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất quan trọng. Mở L/C: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, việc đầu tiên Technoimport làm đó là mở L/C tại Ngân hàng cho người hưởng thụ nước ngoài (nếu phương thức thanh toán là L/C). Thông thường đối với bạn hàng mới hoặc giá trị hợp đồng lớn, Technoimport thường áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, còn đối với những bạn hàng quen thuộc, đáng tin cậy, giá trị hợp đồng nhỏ thì Công ty áp dụng phương thức thanh toán TTR. Theo quy định của Nhà nước, việc thanh toán cho nước ngoài bắt buộc phải thực hiện qua Ngân hàng của Việt Nam, vì thế Technoimport thường mở L/C tại Vietcombank, Exim bank, Ngân hàng đầu tư và phát triển. Hồ sơ xin mở L/C bao gồm: Bản sao hoặc bản chính của hợp đồng nhập khẩu. Đơn xin mở L/C. Để đề phòng việc giao hàng thiếu, bị hư hỏng, đổ vỡ hoặc không đúng quy định, Technoimpt thường chỉ mở L/C có giá trị khoảng 80% trị hợp đồng, phần còn lại sẽ được thanh toán nốt cho người bán nước ngoài bằng TTR khi hàng được nhận đủ và đúng quy định. Sau khi mở, L/C sẽ được chuyển đến người xuất khẩu thông qua Ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu, Ngân hàng sẽ thanh toán cho người xuất khẩu để đổi lấy bộ chứng từ. Làm thủ tục Hải quan: Cũng như xuất khẩu, Technoimport thường nhập khẩu theo giá CIF hoặc CFR nên bỏ qua được nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm. Hàng nhập khẩu của Công ty thường được nhập qua Hữu nghị quan, cảng Hải Phòng, cảng TP Hồ Chí Minh, Cảng Đà Nẵng. - Khi nhận được thông báo, Công ty nhanh chóng cầm vận đơn gốc (Original B/L) đến đại lý tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (Delivery order - D/O ). - Cầm bộ chứng từ nộp cho cơ quan Hải quan để làm thủ tục Hải quan. Bộ chứng từ gồm: Tờ khai Hải quan, Hợp đồng ngoại thương, giấy chứng nhận hàng. Lệnh giao hàng, Hoá đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (Original B/L), giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty, L/C, quota (nếu có). Khi nhận bộ hồ sơ này, Hải quan sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai. Nếu qua 5 ngày nhận được thông báo hàng về, Technoimport mới đến nhận hàng thì Technoimport sẽ phải nộp tiền lưu kho, lưu bãi và các chi phí khác cho cảng. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hoá đem bộ chứng từ cùng với người của Technoimport khi nhận hàng tại kho, mở hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Trong trường hợp không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó Technoimport phải lập lại tờ khai hải quan (nếu tờ khai không khớp) hoặc phải khiếu nại với người bán. Thủ tục Hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai được ký và đóng dấu xác định "đã phúc tập". Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Nhận hàng và giao hàng cho người uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác): Công ty thường nhận hàng tại cảng Hải Phòng, cảng TP.Hồ Chí Minh, cảng Đà Nẵng hoặc cửa khẩu Hữu Nghị. Nếu là hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, hàng sẽ được giao tại địa điểm do bên uỷ thác yêu cầu. Quy định trong hợp đồng uỷ thác thông thường Technoimport giao hàng tại cảng sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan hoặc cũng có thể Công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển lô hàng đó tại địa điểm quy định uỷ thác để kiểm tra hàng, ký vào biên bản xác nhận với nhân viên của Technoimport khi hoàn tất việc kiểm tra. Thanh toán: - Thanh toán cho người bán ở nước ngoài Việc thanh toán được tiến hành thành nhiều đợt vừa để đảm bảo an toàn cho Công ty vừa để tránh những khó khăn về vốn. Ký kết hợp đồng nhập khẩu thanh toán 10-15% trị giá hợp đồng như một khoản tiền đặt cọc để cam kết mua hàng. Khi nhận bộ chứng từ thì thanh toán 75 - 80% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận đủ hàng, sẽ thanh toán nốt phần còn lại bằng TTR. Nếu giao hàng thiếu, đổ vỡ hay không đúng quy định Công ty sẽ thoả thuận với người bán để thay thế, bổ sung, sửa chữa hay trừ đi một số tiền tương ứng. Riêng với việc nhập khẩu thiêt bị toàn bộ hay dây truyền công nghệ 10% còn lại sẽ được thanh toán thành hai đợt: 5% khi ký kết biên bản nghiệm thu với chủ đầu tư trong nước, 5% khi hết hạn bảo hành mà không có bất kỳ một sự cố nào xảy ra. - Thanh toán với người uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác): Thông thường được áp dụng theo hai phương thức: + Thanh toán qua tài khoản của Technoimport tại ngân hàng. Người uỷ thác phải thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản bằng VND được quy ra ngoại tệ theo tỷ giá của ngân hàng Ngoại Thương tại thời diểm tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty. + Thanh toán trực tiếp của người nước ngoài (trong trường hợp người uỷ thác và Technoimport cùng tham gia ký kết hợp đồng ngoại thương). Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể hợp đồng của các hợp đồng là hai chính phủ của hai nước, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế hoạch nhà nước giao về số lượng, quy cách chất lượng. Vì vậy, việc ký kết hợp đồng hầu như đã theo một khuôn mẫu sẵn và tương đối đơn giản. Sau những thay đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Công ty đã tự mình giao dịch với khách hàng để ký kêt hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào nhà nước như trước kia nữa. Bằng uy tín và mọi sự cố gắng nỗ lực của mọi thành viên trong Công ty, các khách hàng đã đến với Công ty tăng dần và số lượng hợp đồng ký kết qua các năm ngày càng tăng. Qua bảng ba (phần phụ lục) ta thấy thị trường xuất khẩu chính của Công ty là các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore, Trung Quốc... Số hợp đồng xuất nhập khẩu ký kết tăng dần qua các năm, chẳng hạn năm 1999 số hợp đồng ký kết được trong thị trường Nhật Bản (về mặt hàng than) là 34 hợp đồng, năm 2000 là 45 hợp đồng và đến năm 2001 số hợp đồng được ký kết là 64 hợp đồng: Đối với hàng công nghiệp, ở thị trường Liên bang Nga năm 1999, Công ty đã ký được 12 hợp đồng, con số này trong năm 2001 là 32 hợp đồng. Còn ở bảng bốn (phần phụ lục) ta thấy thị trường nhập khẩu chính của Công ty là các nước như: Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, số hợp đồng ký kết với các nước này cũng tăng dần qua các năm, cho thấy nhu cầu về các mặt hàng nhập khẩu ngày càng tăng thể hiện rõ sự tăng trưởng phát triển nền kinh tế nước ta và đời sống của nhân dân ngày càng được ổn định và phát triển. Tuy nhiên, không phải bất cứ hợp đồng nào mà Công ty tham gia ký kết đều thực hiện được. Theo số liệu của Công ty thì có khoảng 3% trong tổng số hợp đồng đã ký không thực hiện được. Điều này có thể được lý giải bởi một số lý do khách quan: Việc Nhà nước sửa đổi một số cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu như thủ tục hải quan, nộp thuế phức tạp và phiền hà hơn gây tốn kém và thiệt hại cho doanh nghiệp nhưng một lý do quan trọng khác là cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ ở khu vực Châu Á vừa qua đã gây nên sự yếu kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nước là bạn hàng và là thị trường của Technoimport. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều tác động tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tecnoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trước đây được ngân hàng bảo lãnh nhưng sau đó bị từ chối do đó mặc dù Technoimport đã ký kết được hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá 50 triệu USD cũng đã bị mất không. Không như một số Công ty khác chỉ tập trung vào các thị trường quen thuộc, thị trường truyền thống một cách bảo thủ. Công ty Technoimport đã và đang vươn tới các thị trường mới ở Châu Âu, Châu Mỹ. Đây là những thị trường có tiềm năng rất lớn, song rất khó tính mặc dù vậy một số hợp đồng ký kết của Công ty sang các thị trường này ngày một tăng, ví dụ như Mỹ, Pháp, Thuỵ Điển, Hà Lan. III. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT 1. Những thuận lợi đối với việc ký kết thực hiện hợp đồng của Công ty Kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN và đến năm 2006, Việt Nam sẽ áp dụng hiệp định chung về ưu đãi thuế quan (CEPT) của khối với biểu thuế xuất nhập khẩu từ 0-5% và hàng rào phi thuế quan bị cắt bỏ. Do vậy, trong giai đoạn từ nay đến năm 2006 nhu cầu của nền kinh tế về nhập khẩu các loại máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ tiên tiến có khả năng sản xuất ra những mặt hàng có sức cạnh tranh là rất lớn. Hoạt động thương mại giữa Việt Nam và các nước ASEAN sẽ ngày càng thuận lợi và dễ dàng hơn. Do đó trước mắt các doanh nghiệp Việt nam kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ có lợi rất nhiều. Qua 40 năm hoạt động, Technoimport đã khẳng định được uy tín của mình với khách hàng trong và ngoài nước. Là một Công ty hàng đầu về nhập khẩu thiết bị toàn bộ, có thời gian hoạt động lâu dài do đó tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương. Nắm vững tâm lý của mọi khách nước ngoài mà Công ty có cách giao tiếp và ứng xử phù hợp. Đối với mỗi loại thiết bị toàn bộ Công ty biết mua ở thị trường nào là có lợi nhất, Công ty có đủ kinh nghiệm trong việc giao dịch và đàm phán nhằm đưa ra các điều kiện có lợi nhất. Công ty có đội ngũ cán bộ chuyên môn đông đảo, có đủ trình độ để thực hiện các công việc phức tạp trong hoạt động thương mại quốc tế: Giao dịch, đàm phán, thanh toán quốc tế. Một phòng xuất nhập khẩu các trưởng, phó phòng đều có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng nước ngoài bằng một trong hai thứ tiếng thông thạo là tiếng Anh và tiếng Pháp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc chủ động làm ăn với khách hàng nước ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí trong giao dịch và đàm phán. Công ty có một hệ thống các chi nhánh, VPĐD ở trong và ngoài nước. Hệ thống chi nhánh và văn phòng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hoá trong hoạt động của Công ty. Các VPĐD của Công ty ở nước ngoài giúp cho việc thu thập thông tin của khách hàng, giám sát việc thực hiện hợp đồng cũng như đảm bảo quyền lợi của Công ty khi xảy ra tranh chấp. Chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước, chủ trương đa dạng hoá, đa phương hoá các mối quan hệ kinh tế đối ngoại cũng như các chính sách và hệ thống văn bản pháp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu như đơn giản làm thủ tục Hải quan. Sự ủng hộ và ưu đãi của Bộ Thương mại đối với Technoimport trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của Công ty. Sự lãnh đạo sáng suốt kịp thời của ban lãnh đạo Công ty cũng như những kết quả đã đạt được trong những năm vừa qua, đây là nguồn sức mạnh to lớn cho Công ty. 2. Khó khăn đối với công ty: Xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, bên cạnh những lợi ích, thuận lợi nó cũng buộc Công ty phải nhảy vào một cuộc cạnh tranh khốc liệt, không chỉ đối với các doanh nghiệp trong nước mà cả đối với các doanh nghiệp nước ngoài. Do đó, trong những năm tới doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn về thị trường: - Đối với thị trường trong nước: Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều các doanh nghiệp trong việc xuất nhập khẩu các mặt hàng chủ lực của Công ty, không loại trừ cả lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu thiết bị toàn bộ. Mặt khác, do chủng loại hàng hoá kinh doanh của Công ty rất đa dạng do đó việc kiểm soát toàn bộ hoạt động cũng như những sự biến đổi trong mức giá nhu cầu thị trường là rất khó khăn. Trên thị trường còn xuất hiện rất nhiều hàng hoá nhập lậu, hàng không nộp thuế nhập khẩu. - Đối với thị trường nước ngoài: Việc thực hiện chính sách đa phương hoá, đa dạng hoá, cùng với việc Mỹ xoá bỏ cấm vận kinh tế đối với Việt nam đã tạo điều kiện cũng như giàng buộc các doanh nghiềp như Technoimport phải có những thay đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh đổi mới, cơ chế mới để tiếp tục tồn tại và phát triển. Bạn hàng nước ngoài của Công ty có rất nhiều kinh nghiệm khả năng kinh doanh và am hiểu về các tập quán thương mại quốc tế. Do đó, việc kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và thu thập thông tin một cách chính xác và kịp thời trước mọi hợp đồng. Bên cạnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn từ phía Nhà nước về phương hướng và chính sách như chính sách thuế của Nhà nước, việc tăng thuế nhập khẩu làm tăng giá vốn do đó làm giảm tính cạnh tranh và lợi nhuận của Công ty dẫn đến hàng hoá của Công ty ứ đọng rất nhiều. Ngoài ra, cơ chế xuất nhập khẩu của Nhà nước vẫn còn một số vấn đề nan giải làm nhiều đơn vị kịnh doanh quan tâm là yêu cầu giải thích kịp thời các thủ tục hành chính trong kinh doanh xuất nhập khẩu, cán bộ Hải quan còn thiếu năng lực chuyên môn. Hơn thế nữa, chính sách thuế của Nhà nước còn thường xuyên thay đổi gây rất nhiều khó khăn đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. 3. Đánh giá công tác giao dịch và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại Technoimport 3.1.Những mặt đã làm được: Trong hoạt động mua bán ngoại thương, công tác giao dịch và hợp đồng xuất nhập khẩu là hoạt động đóng vai trò rất quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, nó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của Công ty. Nhận thức được rõ được vai trò của nó, ban lãnh đạo Công ty cùng các cán bộ nhân viên của Technoimport không ngừng nỗ lực nâng cao hiệu quả của công tác giao dịch điều đó được thể hiện qua (Bảng 3- Kết quả hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Technoimport trong 4 năm 1998-2001). Trong những năm vừa qua trước những điều kiện khó khăn chung, kim nghạch xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp đều giảm sút tuy nhiên tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của Technoimport vẫn đạt được mức tương đối cao và đều hoàn thành vượt mức kế hoạch: năm 1999 là 94,3 triệu USD đạt 105,5%, năm 2000 là 71 triệu USD đạt 109,23% và năm 2001 là 98,89 triệu USD đạt 109,88%. Công ty Technoimport vẫn chiếm vị thế là doanh nghiệp lớn của Bộ Thương mại, có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nhất là thiết bị toàn bộ và máy móc thiết bị, phụ tùng, thị trường của Công ty ngày càng được mở rộng và vươn rộng ra khắp thế giới trong đó có một số thị trường chính và thường xuyên như: Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Italia, Thuỵ Điển... Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được trong hoạt động xuât nhập khẩu nói chung và công tác giao dịch hợp đồng xuất nhập khẩu nói riêng thì Technoimport cũng chưa nhận ra những tồn tại và nguyên nhân của mình. 3.2.Những tồn tại và nguyên nhân: * Một số vấn đề về cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động: Chuyển sang nền kinh tế thị trường, Technoimport đã cơ cấu lại tổ chức theo cơ chế tự hạch toán kinh doanh trong đó các đơn vị phải tự nghiên cứu thị trường, tìm kiếm bạn hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, làm thủ tục Hải quan và thanh toán tiền hàng sao cho có lãi. Cơ chế này đã tỏ ra có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường nhưng từ thực tiễn nghiên cứu hoạt động của Công ty có thể thấy một số điểm còn hạn chế như: - Hoạt động độc lập khiến các đơn vị phải tự nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin từ nhiều nguồn và từ các VPĐD ở nước ngoài đồng thời nó cũng làm nảy sinh ý thức sở hữu riêng về thông tin của các đơn vị. Vì thế, mỗi một đơn vị khi cần những thông tin đó lại phải thu thập lại từ đầu gây nên sự lãng phí và mất thời gian. - Trung tâm tư vấn đầu tư thương mại là bộ phận chủ yếu có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các phòng nghiệp vụ, ngoài ra còn thực hiện tư vấn cho khách hàng song hiện nay trung tâm này vẫn thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Dẫn đến hạn chế đó là không tạo điều kiện chuyên môn hoá cho cán bộ nhân viên của trung tâm. * Một số vấn đề về công tác chuẩn bị giao dịch: Công tác tìm kiếm bạn hàng của Công ty còn rất đơn giản, chủ yếu chỉ dựa vào các mối quan hệ quen biết hoặc do khách hàng tự tìm đến với Công ty. Mặt khác, hoạt động này đã được cán bộ công nhân viên chủ động nhưng mang tính tự phát, thiếu tính đồng bộ và còn mang nhiều màu sắc của cơ chế cũ. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, không cố định do đó công tác nghiên cứu thị trường chỉ được thực hiện trên những nhu cầu của khách hàng do vậy mặc dù có nỗ lực tuy nhiên kết quả xuất khẩu của Công ty vẫn ở mức thấp, chưa xâm nhập vào được những thị trường mới, tiềm năng. Những thông tin ở những thị trường không có VPĐD vẫn chưa thu thập được. * Một số vấn đề về công tác hợp đồng xuất nhập khẩu: Hầu hết các hợp đồng được ký kết với giá cố định, kể cả hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ. Sở dĩ như vậy một phần do chính sách quản lý của Nhà nước đối với các dự án đầu tư và việc phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật đối với công trình thiết bị toàn bộ. Vì thế nếu không ký kết theo giá cố định thì bất kỳ sự biến động bất lợi về giá nào cũng đòi hỏi các chủ đầu tư phải sửa đổi luận chứng kinh tế và xin xét duyệt lại mà thời gian đó lại khá dài dẫn đến mất thời cơ. Technoimport cũng như nhiều doanh nghiệp Việt nam khác, cũng thường xuất khẩu theo giá FOB, nhập khẩu theo giá CIF, do đó để mất quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Vì vậy, nhiều khi không chủ động được trong kinh doanh, không thu được khoản hoa hồng thường được hưởng trong quá trình thuê tàu và còn có thể gặp rủi ro nằm ngoài phạm vi bảo hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hoá. CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT I.MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI 1.Mục tiêu của công ty trong những năm tới: Là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán kinh doanh độc lập như bao đơn vị khác. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh luôn là mục tiêu số một của Công ty. Cụ thể là Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu, tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ vòng quoay của vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó Công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô xuất nhập khẩu cả về khối lượng và cơ cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trường thế giới, phát triển và củng cố thị trường truyền thống, xúc tiến xâm nhập vào thị trường mới. Mặt khác, Technoimport là một Công ty được phép nhập khẩu các công trình thiết bị, kỹ thuật cho mọi ngành của đất nước do đó Công ty phải hoàn thành tốt nhiệm vụ nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, các công nghệ kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là những máy móc sản xuất hàng xuất khẩu. Tuy nhiên, trong quá trình nhập khẩu Công ty phải xem xét, lựa chọn những thiết bị tận dụng được lợi thế về tài nguyên và nhân lực đồng thời không ảnh hưởng tới môi trường tự nhiên, không quá lạc hậu. Mục tiêu chiến lược dài hạn của Công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hoá các loại hình kinh doanh, thiết lập các mối quan hệ khăng khít với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước, nâng cao vị thế, vai trò của Công ty trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường thế giới. Cụ thể kế hoạch phát triển của Công ty trong năm 2002 như sau: Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu: 95 triệu USD. Trong đó + Kim nghạch nhập khẩu: 85 triệu USD. + Kim nghạch xuất khẩu: 10 triệu USD. Doanh thu: 400 tỷ VND. Lợi nhuận: 3000 triệu VND Tổng nộp ngân sách: 250 tỷ VND Thu nhập đầu người: 1,3 triệu đồng/ người. Công ty luôn cố gắng phấn đấu: - Nâng cao hiệu quả nguồn hàng xuât khẩu, mở rộng các mặt hàng có hiệu quả kinh tế cao. - Nâng cao hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đặc biệt là nghiệp vụ đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng. 2.Phương hướng phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới: Để đạt được các mục tiêu trên, trong thời gian qua Công ty đã đề ra một số phương hướng phát triển như sau: Tiến hành kinh doanh bằng các hình thức thích hợp, đa dạng hoá các ngành hàng kinh doanh, các mặt hàng xuất khẩu phải hỗ trợ lẫn nhau, phải tận dụng và khai thác các nguồn lực trong nước, xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Mở rộng thị trường trong và ngoài nước một cách thường xuyên và liên tục. Tăng nhanh kim nghạch xuất nhập khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm bám sát nhu cầu phục vụ sản xuất trong nước. Thiết lập cơ cấu mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý, căn cứ vào chiến lược phát triển kinh tế trong nước để đưa ra danh sách những mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu có tiềm năng, đồng thời xây dựng tỷ lệ giữa xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý. Trẻ hoá đội ngũ nhân viên bằng cách tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ nhân lực tinh thông về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giỏi về ngoại ngữ. Gắn quyền lợi người lao động với quyền và lợi ích của Công ty để từ đó phát huy tính năng động và sáng tạo của mỗi cá nhân. II.MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY TECHNOIMPORT 1.Đối với các cơ quan quản lý nhà nước: 1.1.Đối với cơ quan ban hành luật pháp: Hiện nay luật Thương mại Việt nam đã được Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ XI thông qua ngày 10/05/1998 và có hiệu lực từ ngày 01/01/1999. Đây là cơ sở pháp lý để phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng Xã hội chủ nghĩa. Song song với việc ban hành luật Thương mại, Nhà nước cần phải rà soát lại hệ thống văn bản pháp luật về thương mại và đi đến loại bỏ các văn bản dưới luật không cần thiết trước đây (do từng bộ phận, ban nghành ban hành) để tránh sự chồng chéo mâu thuẫn nhau gây rắc rối cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu. Gần đây Bộ Thương mại đã chú trọng đẩy mạnh và xây dựng, ban hành các văn bản pháp quy thuộc thẩm quyền của mình và tiến hành hệ thống hoá văn bản về thương mại. Trong năm 1998 Bộ Thương mại đã soạn thảo và ban hành một số văn bản pháp quy như: Thông tư số 01/TM- XNK ngày 24/10/1998 và thông tư số 02/TM- XNK ngày 21/02/1998 hướng dẫn thi hành quyết định số 28/TTg ngày 13/01/1998 của Thủ tướng Chính phủ về chính sách mặt hàng và điều hành xuất nhập khẩu năm 1998. Đây là một sự cố gắng lớn đáng khích lệ. Hiện nay hoạt động thông tin về pháp luật thị trường của các nước ở Việt nam còn quá rời rạc, phần tán và chưa phong phú làm cho các doanh nghiệp Việt nam chưa nắm bắt được những thay đổi cuả luật pháp cũng như các chính sách, cơ chế về hợp đồng mua bán ngoại thương ở các nước cũng như các mặt hàng và thị trường xuất nhập khẩu. Nhà nước cần phải lập ra các trung tâm thu thập, phân tích và phổ biến thông tin trên để giúp đỡ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt nam có đủ thông tin tốt hơn trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. 1.2.Đối với cơ quan Hải quan: Về giám định hàng hoá còn có nhiều bất hợp lý. Điều này được thể hiện ở việc Tổng cục Hải quan có quyết định số 1810 ngày 02/08/1996 quy định các chủ hàng phải có xác nhận của các cơ quan giám định hàng hoá để tính thuế. Theo cán bộ Hải quan tại cảng TP. HCM và cảng Hải Phòng cho biết "những hợp đồng được phê chuẩn là thiết bị toàn bộ trước khi nhận hàng phải được cơ quan có thẩm quyền giám định để tính thuế". Đây là văn bản nội bộ trong ngành Hải quan, không gửi cho các doanh nghiệp để thực hiện mà trong văn bản này không ghi rõ cơ quan nào có thẩm quyền giám định, phí giám định là bao nhiêu. Do đó, trong thực tế các doanh nghiệp đã gặp rất nhiều phiền phức và khó khăn trong khâu này. Các quy chế của Nhà nước vẫn chưa phù hợp với thực tế, như quy định thời gian hàng được phép lưu kho sẽ không bị phạt giảm từ 7 ngày xuống còn 5 ngày. Xét trên lý thuyết thì vẫn đảm bảo hợp lý, nhưng do cơ quan Hải quan còn gây nhiều khó khăn nên thực tế hàng nhiều khi phải lưu kho quá 5 ngày do đó Công ty bị phạt dẫn đến gây thiệt hại rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Hơn nữa theo quy định của Tổng cục Hải quan thời gian để giải quyết thủ tục là trong vòng 24 giờ, nhưng thực tế là thời gian để nhận được tất cả giấy tờ của Hải quan là từ 3- 4 ngày, có trường hợp do sự thiếu trách nhiệm của cán bộ Hải quan thì thời gian này còn kéo dài hơn. Thêm vào đó thời gian để nhận được giấy phép của Bộ Thương mại là 3 ngày như vậy thời gian để hoàn thành các thủ tục là 6- 7 ngày. Quy trình tiến hành thủ tục Hải quan cần được sửa đổi vì tuy chủ hàng chịu trách nhiệm tự khai nhưng Hải quan không đồng ý tiếp nhận thì vẫn không nộp được tờ khai, nếu được nộp thì sau khi nộp xong tờ khai, qua quá trình cơ quan Hải quan kiểm hoá thực tế, kiểm tra tính toán lại thuế, phụ thu và xác nhận là đã hoàn thành thủ tục Hải quan thì chủ hàng mới được đem hàng ra khỏi địa điểm làm thủ tục Hải quan nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trong vòng 5 năm. Như vậy Hải quan không phải chịu trách nhiệm gì về hoạt động của mình. Do đó, Hải quan cần phải sửa đổi quy trình này nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp. Mặt khác, đối với các văn bản pháp quy của các cơ quan Nhà nước liên quan đến ngành Hải quan phải có hiệu lực ngay sau khi ban hành chứ không phải đợi văn bản hướng dẫn của cấp trên. 1.3.Đối với cơ quan thuế: Chính sách thuế xuất nhập khẩu của Nhà nước cần nhất quán đối với mọi tổ chức kinh doanh không có những ưu tiên riêng biệt tạo ra sức cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường. Nhà nước cần phải xem xét lại thuế suất giá trị gia tăng (VAT) đối với các mặt hàng xuất nhập khẩu để tránh tình trạng thuế chồng lên thuế như hiện nay. Vì nhìn vào công thức tính thuế VAT đối với hàng nhập khẩu có thể thấy ngay thuế VAT đã đánh chồng lên thuế nhập khẩu: Thuế GTGT = (Giá nhập khẩu + Thuế nhập khẩu) x Thuế suất thuế GTGT Nhà nước cần nghiên cứu về sửa đổi biểu thuế xuất nhập khẩu nhất là đối với cơ cấu cấu biểu thuế của nước ta vừa quá đơn giản, vừa quá phức tạp. Đơn giản vì danh mục thuế chỉ có một cột với tỷ lệ áp dụng cho một nhóm hàng không đủ chi tiết để xác định gây không ít khó khăn cho việc định mức thuế suất cho hàng hoá không ghi trong bảng mã thuế quan. Phức tạp vì biểu thuế có tới 28 mức thuế từ 0%- 100% giá CIF. Vì vậy, Nhà nước nên cải cách cơ cấu thuế hiện nay theo hướng mức thuế xuất ít hơn nằm trong số lượng nhóm hàng cụ thể. 1.4.Về hạn nghạch xuất nhập khẩu: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật chuyên kinh doanh mặt hàng máy móc, thiết bị là những mặt hàng thuộc Nhà nước quản lý nên Nhà nước cần có chính sách phân bổ hợp lý. Hiện nay việc giành hạn ngạch nhập khẩu đã phân bổ cho các đơn vị sản xuất thông qua các bộ, ngành nên gây không ít phiền hà cho cơ sở, không phù hợp với cơ chế thị trường. Nhà nước cần hoàn thiện phương thức phân bổ hạn ngạch theo nguyên tắc "một cửa" có nghĩa là chỉ phân bổ cho các đơn vị đã có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp theo các nhóm hàng xuất nhập khẩu đem lại hiệu quả cao, đóng góp nhiều cho Nhà nước. Nhà nước có thể phân bổ hạn ngạch theo hình thức gọi thầu và đấu giá với sự tham gia của các đơn vị kinh doanh trong từng ngành hàng cụ thể. 1.5.Về chính sách quản lý ngoại tệ: Nhà nước nên xem xét phân bổ vốn ngoại tệ nhiều hơn cho Công ty vì mặt hàng thiết bị đặc biệt là thiết bị toàn bộ có giá trị rất lớn. Hơn nữa, Nhà nước nên nới lỏng quan hệ trao đổi ngoại tệ giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để giúp họ tận dụng được nguồn ngoại tệ nhàn rỗi của nhau. Nhà nước nên xem xét áp dụng đối với những doanh nghiệp như Technoimport được mua bán ngoại tệ với Ngân hàng với tỷ giá ít chênh lệch hơn vì: Khi khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ cho Công ty thì Công ty không được chuyển ngoại tệ vào tài khoản ở Ngân hàng của mình mà Công ty phải bán ngoại tệ cho Ngân hàng theo tỷ giá mua vào, còn khi cần thì Công ty phải mua ngoại tệ với tỷ giá bán ra mà mức chênh lệch giữa tỷ giá mua vào và tỷ giá bán ra thì không nhỏ cho nên Công ty bị thiệt. 2.Đối với công ty: 2.1.Đối với nghiệp vụ đàm phán: Kinh doanh thương mại quốc tế là một hoạt động phức tạp có độ rủi ro cao, giá trị kinh doanh lớn. Khâu đàm phán, ký kết hợp đồng là khâu đặc biệt quan trọng nó có tác động đến toàn bộ các khâu sau của quá trình kinh doanh. Nếu có sơ suất trong khâu này thì sẽ có thiệt hại rất lớn, nhưng thực hiện tốt ở khâu này thì cũng có thể đưa lại lợi ích rất lớn cho Công ty. Do đó, các cán bộ đàm phán ký kết hợp đồng đòi hỏi phải có khả năng trình độ, nhiệt tình và phải có óc sáng tạo để đại diện cho Công ty tham gia vào quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trong tương lai, Công ty còn phải mở rộng mối quan hệ với nhiều đối tác mới nên vấn đề này càng phải chú ý hơn nữa. Công ty có thể áp dụng rất nhiều phương pháp đàm phán với đối tác, phù hợp với điều kiện kinh doanh. Có thể đàm phán trực tiếp, gián tiếp hoặc đàm phán thông qua chọn thầu hoặc chào hàng cạnh tranh. Song cho dù thực hiện theo phương thức nào cũng cần phải chú ý đến các vấn đề sau: - Phải quan tâm đến quốc tịch và phẩm chất của đối phương. - Phải nắm chắc mục tiêu cần đạt được của cuộc đàm phán. - Phải hết sức tỉnh táo, nên viết ra hơn là nên nói. - Phải kiên trì, giữ bí mật không để đối phương lợi dụng. - Cả đoàn phải nhất trí cao tuân theo lệnh của người phụ trách đàm phán, không cãi nhau, tranh luận trước người nước ngoài. - Chỉ đàm phán với người thực sự là khách hàng: đủ tư cách pháp nhân, đủ quyền hạn, không lừa đảo. - Tôn trọng phong tục tập quán của khách, không đụng đến lòng tự ái dân tộc, đụng đến tôn giáo, biết vận dụng luật của các nước. - Phải biết nắm thời cơ, đảo thế từ yếu thành mạnh, từ khó thành dễ, biết nhượng bộ có nguyên tắc, nhượng bộ lẫn nhau để đạt được quan hệ ban đầu. - Đàm phán thống nhất với nhau phải có văn bản để chuẩn bị ký kết. Sau từng buổi đàm phán, có văn bản xác nhận ý kiến các bên đã nhất trí. 2.2.Đối với việc ký kết hợp đồng: Ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Công ty cần phải tuân thủ những quy định của pháp luật, các nghị định, quy định của các cơ quan có thẩm quyền về mặt pháp lý cũng như nghiệp vụ. Không bao giờ được coi hợp đồng chỉ mang tính hình thức trong quan hệ giữa các bên. Vì trong trường hợp phát sinh tranh chấp thì trọng tài, toà án đều căn cứ vào hợp đồng để giải quyết. Hợp đồng là bằng chứng quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của các bên trong việc thực hiện hợp đồng và có giá trị pháp lý. Quy định hợp lý và khớp các điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương với các hoạt động liên quan như Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước (trong trường hợp nhập khẩu để bán cho khách hàng theo đơn đặt hàng). Cụ thể các hợp đồng phải khớp với nhau về tên và quy cách hàng hoá, thời gian thanh toán, giao hàng, bảo hành. Khi soạn thảo hợp đồng cần phải cân nhắc kỹ và có phương án dự kiến đề phòng những tình huống bất lợi có thể xảy ra trong trường hợp thực hiện hợp đồng. Hạn chế tối đa trong hợp đồng dùng những từ ngữ, lời văn có tính chất mập mờ, khó giải thích để đối phương có thể lợi dụng thoái thác nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Do đó nên định nghĩa những từ ngữ một cách cụ thể. Không nên cam kết những gì mà mình không biết hoặc không đủ thẩm quyền để giải quyết. Cần có bản hợp đồng mẫu phù hợp với Công ty hoặc các điều kiện chung mua bán hàng hoá giúp Công ty ký kết hợp đồng không bỏ sót điều khoản này hay điều khoản khác. Vì tiến hành phòng ngừa bằng các điều khoản của hợp đồng sẽ bảo vệ Công ty khi có bất đồng xảy ra. Từng bước áp dụng mua hàng theo những điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, FCR vào hợp đồng để giành quyền mua bảo hiểm và thuê tàu vận chuyển của Công ty Việt nam, tiết kiệm ngoại tệ cho đất nước. 2.3.Đối với việc thực hiện hợp đồng: Thực hiện hợp đồng là thực hiện những cam kết đã quy định trong hợp đồng. Đây cũng chính là khâu quan trọng và phức tạp đòi hỏi hải có nghiệp vụ vững vàng, luật pháp tinh thông. Do đó, để tổ chức thực hiện hợp đồng tốt hơn, theo em Công ty cần lưu ý một số vấn đề sau: - Tiến hành nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà nhà nước quy định như: xin giấy phép, làm thủ tục Hải quan, kiểm hoá, kiểm dịch. - Phải chuẩn bị hàng hoá sẵn sàng để giao cho phía bên kia, muốn vậy Công ty phải có mối quan hệ trao đổi thông tin thường xuyên với khách hàng để kịp thời thay đổi hướng thu mua, chế biến theo các điều khoản bổ sung của khách hàng. - Trong quá trình giao nhận hàng hoá Công ty phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Khi giao nhận hàng, Công ty phải cử cán bộ nhân viên kết hợp với các cơ quan chức năng giám sát về số lượng, chất lượng hàng hoá, làm các thủ tục cần thiết nếu thấy hàng hoá hỏng hóc, thiếu hụt không theo đúng quy định của hợp đồng thì phải thông báo ngay cho bên đối tác biết. Nếu hàng hoá về mà khách hàng mua ngay với khối lượng lớn thì có thể mời khách hàng giao nhận ngay tại ga, cảng mà không cần nhập kho của Công ty. Cần có phương pháp sắp xếp khoa học, tránh tình trạng bừa bãi gây hư hỏng hàng hoá trước khi giao cho khách hàng. Làm như vậy, một mặt Công ty đã nâng cao chất lượng hàng hoá của mình, mặt khác Công ty giữ được chữ tín đối với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Luôn thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết đặc biệt về khoản thanh toán vì đây thường là nghĩa vụ quan trọng nhất của người mua đối với người bán. Khi thực hiện thanh toán, cần kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong Công ty giải quyết nhanh các khâu lo nguồn vốn thanh toán mua ngoại tệ, đề nghị mở L/C hoặc lập lệnh chuyển tiền. - Trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng của các bên. Tốt nhất Công ty nên thương lượng trực tiếp với đối tác không những tìm được phương hướng giải quyết vấn đề, tiết kiệm được thời gian và tiền của mà còn duy trì được uy tín cũng như mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác. 2.4.Đối với nguồn nhân lực: Kinh doanh là hoạt động của con người, hiệu quả kinh doanh tuỳ thuộc vào năng lực của đội ngũ chuyên viên xuất nhập khẩu. Do vậy, nếu ta chỉ đưa ra những phương án kinh doanh, biện pháp thực hiện mục tiêu mà không chuẩn bị đội ngũ cán bộ tốt thì chắc chắn hoạt động kinh doanh sẽ chỉ mang lại hiệu quả xấu mà thôi. Công ty Technoimport cần quan tâm tới công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực thông qua các biện pháp cụ thể sau: - Đào tạo cán bộ dài hạn, trình độ cao để có đội ngũ cán bộ nòng cốt mạnh có thể cạnh tranh với các Công ty khác. - Đào tạo ngắn hạn: Tổ chức những lớp học nâng cao nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, ngoại ngữ. - Thu hút nhân tài: Thông qua các biện pháp quảng cáo tuyên truyền về truyền thống hiệu quả kinh doanh, về triển vọng của mình, về chuyên môn kỹ thuật và chuyên môn hoạt động, về chế độ tiền lương, tôn trọng người tài, sẽ thu hút được nhân tài có kiến thức, trình độ cao, nghiệp vụ kinh doanh vững về làm việc cho Công ty. Chính lớp người này sẽ là động cơ năng động để lớp người cũ vươn lên hoặc sẽ làm cho họ nhận thức được rằng không đổi mới thì sẽ không thể có chỗ đứng trong Công ty được. - Phát hiện nhân tài trong nội bộ Công ty. Đây chính là tiềm năng quan trọng bởi khi phân biệt, phát hiện và biết trọng dụng những người có năng lực, bố trí cho họ vào đúng vị trí xứng đáng thì ta sẽ tận dụng khai thác được lợi thế của họ cũng là điều kiện để tăng lợi thế của Công ty chính nhờ những con người đó. - Ra sức bồi dưỡng nhân tài bởi họ được hình thành, trưởng thành chủ yếu qua việc bồi dưỡng, thông qua việc bồi dưỡng sẽ tạo cơ sở vững chắc về kiến thức cho đội ngũ kinh doanh và qua đó tiếp tục sàng lọc, phát hiện những năng khiếu của từng người. Tuy nhiên để có một đội ngũ cán bộ tương đối hoàn hảo, phù hợp với hoạt động kinh doanh của chính mình, Công ty không chỉ biết đòi hỏi mà cũng cần phải có những biện pháp khuyến khích sự phát huy sáng tạo từ những nhân viên của chính mình. 2.5.Đối với việc củng cố và mở rộng thị trường: Công ty cần luôn chú ý thực hiện tốt nghĩa vụ hợp đồng như thanh toán và giao hàng đúng thời hạn, đúng chất lượng, giữ uy tín đối với tất cả khách hàng. Về hình thức kinh doanh xuất nhập khẩu, thời gian qua Công ty chủ yếu kinh doanh nhập khẩu. Vì vậy, để phong phú thêm nhiều loại hình kinh doanh của mình, Công ty nên xem xét tìm kiếm nguồn hàng để xuất khẩu cũng như thực hiện các hình thức kinh doanh khác như tạm nhập tái xuất (là việc mua hàng của một nước nhưng chỉ tạm thời thông quan nhập khẩu, sau một thời gian thực hiện tái xuất khẩu bán cho một nước khác mà không qua chế biến) hoặc chuyển khẩu (là việc mua hàng của nước này và chuyển thẳng cho nước kia mà hàng hoá đó không qua lãnh thổ Việt nam).