Phần mềm quản lý bán hàng

ng từng bước đi lên. Đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao do đó nhu cầu về phương tiện đi lại nhất là nhu cầu về xe gắn máy ngày càng cao. Xe gắn máy là một phương tiện đi lại rất thuận lợi trong thành phố cũng như ở nông thôn...Do đó đã có rất nhiều nhà máy sản xuất, lắp ráp xe máy được ra đời để đáp ứng những nhu cầu đó. Công ty Stanley là một công ty chuyên sản xuất các loại đèn của Nhật Bản đã nhận thấy có thể cung cấp sản phẩm đèn cho các nhà máy sản xuất và lắp ráp xe máy tại Việt Nam nên đã đầu tư xây dựng một nhà máy tại Việt Nam để đáp ứng nhu cầu này. Để xác định phương hướng và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh, công ty đã dựa vào các yếu tố sau: Khách hàng lớn nhất là công ty sản xuất, lắp ráp xe Honda. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Honda là đèn trước, đèn sau, đèn xi nhan cho loại xe Dream và Future, Wave...Tiếp đến là công ty sản xuất, lắp ráp xe Suzuki. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Suzuki là đèn pha, đèn hậu cho loại xe Suzuki Viva và sắp tới sẽ là Suzuki Best. Khách hàng mới của công ty là công ty sản xuất và lắp ráp xe Yamaha. Sản phẩm của công ty cung cấp cho Yamaha là đèn pha và đèn phanh. Để thiết kế lên hình dáng và mẫu mã của các loại đèn, công ty Stanley đã bàn bạc với các khách hàng của mình và cùng điều tra, nghiên cứu thị hiếu của khách hàng, từ đó đưa ra các hình mẫu tổng thể. Sau đó công ty Stanley dựa vào các thông số dữ liệu, kích thước xe của các công ty khách hàng thiết kế ra các khuôn mẫu để sản xuất ra các chi tiết của sản phẩm. Sau khi đã thiết kế tạo khuôn mẫu xong, Công ty tiến hành sản xuất thử các chi tiết và lắp ráp thành các các cụm đèn và gửi sản phẩm thử nghiệm đó cho khách hàng để lắp ráp vào xe xem sản phẩm đó đã đạt các yêu cầu của công ty khách hàng đề ra chưa. Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thì công ty Stanley tiến hành sửa đổi thiết kế cho đến khi sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng đề ra. Sau khi đã được khách hàng chấp nhận sản phẩm, công ty Stanley tiến hành sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng của khách hàng. Để tiến hành sản xuất sản phẩm cung cấp cho khách khàng công ty phải chuẩn bị các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu). Hầu hết nguyên vật liệu được nhập từ nước ngoài: + Đối với những vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất công ty chỉ mua ở những nhà cung cấp đã có trong danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt, đánh giá. Khi có bổ xung nhà cung cấp mới thì nhà cung cấp đó phải được khảo sát, đánh giá. + Tất cả vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sẽ được nhập kho sau khi có sự kiểm tra của phòng quản lý chất lượng. + Công ty lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau: Chất lượng. Giá cả. Điều kiện giao hàng. Uy tín: Những nội dung chính trong đơn đặt hàng mua sản phẩm bao gồm: +Loại sản phẩm. +Số lượng. +Giá cả. Thời gian giao hàng: Các dữ liệu của đơn đặt hàng được xem xét, phê duyệt trước khi gửi tới nhà cung cấp. Nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài chủ yếu là các loại nhựa hạt chiếm 60%, ngoài ra là bóng đèn, dây điện và một số hoá chất...Đây là nguyên liệu mà trong nước chưa sản xuất ra được. Công ty luôn luôn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu được sản xuất trong nước để thay thế nguồn vật liệu nhập ngoại để giảm già thành sản phẩm. Nhưng hiện nay do công nghiệp của Việt Nam chưa phát triển, chưa sản xuất ra được các loại nguyên vật liệu có chất lượng cao do đó tỷ lệ nguyên vật mà công ty Stanley có thể mua được ở trong nước còn rất thấp. 1.1.4 Những kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp trong những năm qua: 1.1.4.1Tình hình sản xuất của doanh nghiệp: T ình hình sản xuất của doanh nghiệp được thể hiện ở biểu sau: Năm 1998 1999 KH TH KH TH Tổng sản lượng 132,600 115,500 160,000 155,700 Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1998 đạt: 87.1% Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1999 đạt: 97.3% Tổng sản lượng hàng hoá năm 1998-1999 tăng: 134.8% 1.1.4.2. Tình hình tiêu thụ: Kết quả tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp được thể hiện trong biểu sau: Năm Số lượng SP hiện SX ra (bộ) Tỷ lệ so sánh (%) Số lượng tiêu thụ (bộ) Tỷ lệ so sánh (%) Doanh thu (1000đ) Tỷ lệ so sánh 1998 115,500 94.19% 108,789 100% 40,297,310 100% 1999 155,700 99.15% 154,390 141.9% 50,271,386 108.58% Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1998 đạt 94.19% so với số lượng được sản xuất ra. Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1999 đạt 99.15% so với số lượng được sản xuất ra. Tổng doanh thu năm 1998-1999 tăng 108.58%. Qua biểu trên ta thấy doanh thu của doanh nghiệp năm sau tăng hơn năm trước tương ứng với tốc độ tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. 1.1.4.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ năm 1998-1999 được thể hiện qua biểu sau: Đơn vị: 1000 đồng Năm 1998 1999 Doanh thu 46,297,310 50,271,368 Chi phí 14,363,910 13,353,678 Giá vốn 34,644,220 33,709,044 Khoản giảm trừ (thuế doanh thu) 925,946 - Lợi tức khác 24,195 401,987 Lãi -3,612,573 3,610,433 Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Hệ số hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh. Hm = M/V M: Mức doanh thu trong kỳ. V: Vốn bình quân. Hm98 = 46,297,310/34,644,220 = 1,336 Hm99 = 50,271,368/33,709,044 = 1,491 Hệ số hiệu quả sử dụng vốn cho ta biết nếu bỏ ra 1 đồng thì ta được bao nhiêu đồng doanh thu. Qua đây ta thấy hiệu quả sử dụng vốn năm 99 tăng hơn năm 98.Lợi nhuận năm 99 tăng hơn năm 98 là 7,223,006. Nhận xét: Doanh thu năm 1998 tăng hơn năm 1997 là 108.58% và lợi nhuận tăng 7,223,006 là do: + Tổng sản lượng hàng hoá bán ra tăng 144.9%. + Chi phí cho nguyên liệu giảm. 1.1.5 Những ưu, nhược điểm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra của doanh nghiệp Ưu điểm: Vì chỉ có một nhà máy sản xuất đèn cho xe máy tại Việt Nam nên không có sự cạnh tranh việc cung cấp đèn cho các nhà máy sản xuất lắp ráp xe máy tại Việt Nam. Nhược điểm: Đầu ra của công ty là các nhà máy sản xuất, lắp ráp xe máy tại Việt Nam nên hoàn toàn phụ thuộc vào sản lượng của các nhà máy đó, do đó công ty rất khó có thể tăng sản lượng để tăng doanh thu. Không tự thúc đẩy thị trường tiêu thụ sản phẩm tại Việt nam được. Những vấn đề đặt ra: Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm nguồn hàng: nguyên vật liệu trong nước.Nâng cao năng xuất lao động, giảm tiêu hao nguyên vật liệu. 1.1.6 Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới. Tiếp tục củng cố thị trường truyền thống (trong nước). Mở rộng quan hệ lựa chọn đối tác. Phát hiện thị trường mới. Nghiên cứu sản phẩm mới. Đa dạng hóa sản phẩm. Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua được ở trong nước để thay thế cho nguyên vật liệu vẫn đang phải nhập từ nước ngoài. Tìm các biện pháp để giảm giá thành sản phẩm. 1.1.6.1 Các biện pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: *Củng cố thị trường truyền thống: Đó là các công ty sản xuất và lắp ráp xe máy Honda, Suzuki, Yamaha đòi hỏi công ty ngày càng phải nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng truyền thống. Công ty phải thường xuyên đảm bảo chất lượng hàng hoá bán ra, đẩy mạnh hoạt động công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm và nâng cao vai trò của công tác bảo hành và các dịch vụ trước và sau khi bán hàng khác. Tạo điều kiện thuận lợi và ưu thế về thành toán cho khách hàng truyền thống. Đối với những khách hàng này công ty có thể ưu tiên cho họ thanh toán trước hay cho họ trả chậm trong một số ngày nhất định. *Phát triển thị trường mới: Ngoài các khách hàng trong nước công ty còn tìm cách mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm kiếm các hợp đồng sản xuất gia công cho các công ty mẹ như ở Stanley Nhật, Stanley Thái. Sản phẩm sản xuất ở tại Việt Nam có một lợi thế là tiền lương nhân công rẻ hơn các nước trong khu vực nên giá thành sản phẩm rẻ hơn đồng thời chất lượng phải đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu. Ngoài ra công ty còn luôn tìm kiếm các khách hàng mới với các mặt hàng mà năng lực của công ty có thể đáp ứng về yêu cầu kỹ thuật như đèn cho máy ảnh, camera ...các sản phẩm về nhựa khác. *Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên: Định kỳ tổ chức các buổi học tập cho đội ngũ công nhân kỹ thuật để họ không ngừng nâng cao kiến thức và nâng cao tay nghề trong sản xuất. Lựa chọn những công nhân kỹ thuật có trình độ khả năng gửi ra nước ngoài để học hỏi kỹ thuật công nghệ mới. Liên tục cử các cán bộ ra nước ngoài để học tập, nâng cao kiến thức về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý. Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, các biện pháp hạ giá thành sản phẩm. Công ty khuyến khích đội ngũ công nhân viên luôn học hỏi kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng tay nghề để chất lượng sản phẩm sản xuất ngày được nâng cao. Công ty tạo mọi cơ hội và điều kiện để đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cho toàn bộ công nhân để họ không ngừng cải tiến công việc của mình, do đó có thể tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Một trong các biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm là giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, trong đó giảm tỷ lệ hàng hỏng là rất quan trọng. Việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua trong nước thay thế cho nguyên vật liệu đang nhập khẩu cũng là một biện pháp để hạ giá thành sản phẩm bởi vì nhập từ nước ngoài phải trả công vận chuyển, trả tiến thuế nhập khẩu... 1.1.7 Tổng quan vấn đề tin học hoá của công ty 1.1.7.1 Khái quát về bộ phận tin học của công ty: Hay còn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị máy móc hành chính. Chịu trách nhiệm: Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của VNS.(Viet Nam Stanley). Tiến hành các công việc đảm bảo hệ thống mạng của VNS làm việc thông suốt và an toàn. Lập kế hoạch và tiến hành công việc bảo trì, bảo hành hệ thống mạng, máy vi tính định kỳ theo tuần, tháng. Kiểm tra virus toàn bộ máy tính trong nhà máy. Lập báo cáo khi có sự cố xảy ra.Khắc phục các sự cố máy tính của các bộ phận đảm bảo sự hoạt động các máy tính phục vụ yêu cầu sản xuất. Lập kế hoạch đào tạo, khác phục và phòng ngừa virus cho các bộ phận. Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc của phòng hành chính nhân sự ( máy chiếu, photo, Fax vvv…). Quản lý toàn bộ số thuê bao điện thoại di động (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng tháng lập báo cáo tiền cước phụ trội. Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổn định và thông suốt. Phụ trách công tác thay mực toàn bộ máy in trong công ty. Phụ trách toàn bộ hệ thống biển báo trong toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo công việc đang thực hiện. Ngoài ra phòng tin học còn thực hiện đào tạo tin học cho công nhân viên trong công ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềm văn phòng và những tiện ích cơ bản của máy tính. 1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất: Stanley là một công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp có trên 10 năm hoạt động nên việc ứng dụng tin học trong công ty là tương đối đầy đủ và là nhu cầu hết sức cần thiết. Dịch vụ về đường truyền internet được thuê bao trọn gói. Các phần mềm đều được các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng. Các phần mềm này được các công ty phần mềm xây dựng dựa trên những khảo sát và tìm hiểu đặc thù môi trường kinh doanh của công ty, môi trường luật pháp của Việt Nam…Đặc điểm của các phần mềm là đơn giản, đầy đủ ,thân thiện, có thể nâng cấp cùng với những sự thay đổi của công việc và nhu cầu quản lý. Sử dụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt. Các công ty phần mềm cho các kỹ thuật viên của mình hướng dẫn và đào tạo những người của công ty tiếp xúc trực tiếp với phần mềm. Thường xuyên có các kế hoạch bảo trì và kiểm khi có lỗi phần mềm hay các khó khăn trong quá trình sử dụng. Có thể nói mạng nội bộ là phần huyết mạch của công ty. Mạng nội bộ được sử dụng một cách triệt để cho việc liên lạc, chỉ đạo quản lý, phân công công việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, báo cáo…Được các phòng các bộ phận trao đổi thông qua mạng nội bộ, thông qua mail nhằm tiêt kiệm thời gian, chi phí liên lạc một cách tối đa. Bộ phận tin học của phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các ACCOUNT của các cá nhân và phòng ban, giúp đỡ và sửa chữa khi có trục trặc, đảm bảo thông tin và hoạt động luôn thông suốt. Bộ phận gián tiếp sản xuất của công ty như là bộ phận bán hàng, xuất nhập khẩu, kê toán, nhân sự…Là các bộ phận gián tiếp sản xuất nên thường sử dụng các phần mêm riêng biệt. Đối với các phân xưởng thường sử dụng EXCEL, MICROSOFT WORD2003 cho việc nhập các thông số về quá trình sản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và các báo cáo cần thiết. - phần mềm chấm công: dùng cho phòng hành chính nhân sự, quản lý việc sử dụng thẻ cá nhân của toàn bộ công nhân viên trong nhà máy. Quản lý việc ra vào công ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhân viên của công ty phải quẹt thẻ vào máy quẹt khi đi làm và nghỉ làm. Mỗi nhân viên, công nhân có một mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, bộ phận và toàn bộ thông tin cá nhân khác được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu. - phần mềm kế toán: sử dụng cho bộ phận kế toán nhằm cân đối các vấn đề tài chính, tính toán lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phí, bồi dưỡng…Và đưa ra các báo cáo tài chính cho cấp quản lý cao hơn. - phần mềm nhà máy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho nhiều bộ phận và các cấp quản lý của các bộ phận này: bộ phận bán hàng ,mua hàng, xuất nhập khẩu ,quản lý kho...Các bộ phận có trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau khi sử dụng phần mềm này. Các bộ phận và các phòng này sử những chức năng và các công cụ nhất định của phần mềm. Các thông tin, số liệu về quá trình sản xuất được công khai và được lưu dữ trong phần mềm để các bộ phận này cùng sử dụng. Đối với những thông tin quan trong ở cấp quản lý thì được bảo mật, các bộ phận có chức năng khác nhau sẽ sử dụng những phần khác nhau của phần mềm. Nhằm phân công công việc và quản lý lẫn nhau, cũng như quản lý quá trình sản xuất nói chung. Các phần mềm tiên ích luôn được kỹ thuật viên update, phần mềm diệt virut bkav bản quyền tự động cập nhật, các phần mềm văn phòng khác luôn được cập nhật và sử dụng các phiên bản mới nhất. 1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu: 1.2.1 Tên đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng nhằm đơn giản hoá công việc và hỗ trợ quâ trình quản lý. Phần mềm phải có khả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho phép kết nối dữ liệu với dữ liệu bán hàng. Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình. Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt. Đây sẽ là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bán hàng tại một công ty sản xuất hàng hóa, nó khác vói phần mềm bán hàng sử dụng ở một siêu thị bán hàng hay dùng cho các công ty dịch vụ bán hàng. 1.2.2 Sự cần thiết của đề tài: Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 tác động đến nền kinh tế Viêt Nam. Các doanh nghiệp sản xuất trong nước không nằm ngoài ảnh hưởng chung của các tác động xấu đến sản xuất và kinh doanh. Đặc thù kinh doanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tình hình kinh doanh của các công ty lắp ráp và sản xuất xe máy, ôtô trong trong nước hay thị trường các nước Tây Âu. Nên khi các doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley. Công ty đang phải đối mặt với các vấn đề mới. Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất lao động, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phí cho việc sử dụng nguyên vật liệu và các nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ lao động, cắt giảm số ca, cắt giảm nhân công và lao động thời vụ không cần thiết... Trước tình hình kinh tế và lực lượng sản xuất có những thay đổi công ty cần có những chính sách và biện pháp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa. Nó đặt ra những thách thức mới cho những người quản lý áp dụng các phương pháp khác nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đông tiết kiệm chi phí tạo đầ cho mục tiêu chung của công ty là tăng năng xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hiển nhiên là hệ thống thông tin hay việc sử dụng tin học trong quá trình kinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế. Việc ứng dụng tin học hóa trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của công cần thiết hơn lúc nào hết. Một điều không thể phủ nhận là cốt lõi của hệ thống thông tin chính là các sản phẩm phần mềm. Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bán ) của công ty đang sủ dụng phần mềm nhà máy cho một số công việc nhất định. Phần mềm này đòi hỏi người sủ dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng. Phần mềm này được nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phòng bán (quản lý chung công việc bán) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyên liệu, phòng xuất nhập khẩu và các cấp quản lý của các bộ phận này. Vì vậy để tách bạch, đơn giản hóa và có sự phân công giữa các bộ phận ta có thể xây dựng thêm phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm này có thể được sử dụng cho bộ phận kho bán thuộc phòng bán. Như trên đã nêu thì đây là bộ phận cuối cùng của dây truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho công ty. Cho nên nhiệm vụ của bộ phận này khá quan trọng. Trong quá trình quan sát và tìm hiểu tại bộ phận này em nhận thấy các vấn đề sau. + Phần mềm nhà máy EASY FACTORY là một phần mềm có rất nhiều các module lớn nhỏ, phục vụ cho các bộ phận riêng biệt. Người sử dụng phải ghi nhớ nhiều chức năng của phần mềm. Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh và tiếng Việt nên đôi khi gây khó khăn cho nhân viên của phòng này là những người có trình dộ phổ thông. + Bộ phận kho bán hàng có hai người là tổ trưởng và tổ phó là những người thường xuyên sử dụng phần mềm này. Cả hai có trình độ phổ thông nên chỉ được đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm. + Sau các ca giao hàng thì bộ phận kho xuất hàng có thời gian nghỉ nhiều hơn so với các bộ phận khác trong phân nhà máy. Khối lượng xử lý công việc liên quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều. Trong khi hoàn toàn có thể đào tạo cho các nhân viên này sử dụng tốt một phần mềm chuyên biệt thuần Việt và đơn giản. Giúp bộ phận này sử lý được khối lượng công việc nhiều hơn. Giảm gánh nặng cho phòng bán hàng. àVì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bán hàng cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh nói chung của công ty em lựa chọn đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng đơn giản hoá công việc hỗ trợ quâ trình quản lý sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 1.2.3 Lợi ích mà phần mềm hướng tới: Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác định được năng xuất của lực lượng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại các điểm bán hàng và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau: theo khách hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại hàng… Nó cho phép nhà quản lý tìm ra các điểm kinh doanh yếu kém hay các sản phẩm lỗi bị trả lại, xác định các xu thế kinh doanh, xác dịnh lượng tồn kho để thực hiện quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tô chức các công việc khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này có thể truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi các nhân viên bán hàng, bằng cách sử dụng phần mềm trợ giúp bán hàng. Chương 2. Cơ sở phương pháp luận của phần mềm ứng dụng 2.1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý: 2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm: Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải pháp cho vấn đề cần giải quyết. Ngày nay trong khi hệ thống quá phức tạp mà tri thức lại quá chuyên ngành cho nên một người không thể biết một khía cạnh tác nghiệp. Một người khó có thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống. Từ thiết kế giải pháp, viết mã chương trình, triển khai trên nền phần cứng đến đảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau. Tiến trình phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện. Trước hết là khách hàng, đó là người đưa ra vấn đề cần giải quyết. Phân tích viên làm tài liệu vấn đề của khách hàng và chuyển nó tới người phát triển, đó là những cái lập trình viên xây dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nó trên phần cứng. Phát triển phần mềm có thể được thực hiện bằng nhiều con đường khách nhau. Các dự án có thể tuân thủ một trong các tiến trình phát triển, bao gồm từ tiến trình thác nước tới tiến trình lặp và tăng dần. Mỗi loại có ưu nhược điểm riêng. 2.1.2 Thông tin trong quản lý: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý: Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức. Các quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2.1.3 Tính chất của thông tin: Tính tương đối. Tính định hướng Tính thời điểm. Tính cục bộ. 2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin: Định nghĩa về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo nguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đính hoặc được cập nhật và các kho dữ liệu. Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích Kho dữ liệu Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: 2.2.1 Phân loại: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt: Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý. Tính thích hợp và dễ hiểu. Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp nhận. Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 2.3 Một số công cụ mô hình hóa: 2.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD): Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các thực thể từ cao xuống thấp. Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên. Sử dụng trong giai đoạn phân tích hệ thống thông tin, đồng thời là căn cứ cho giai đoạn thiết kế thiết kế các chức năng tương ứng. 2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Một số ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Tên người/bộ phận phát/nhận tin - Thực thể - Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu - Kho dữ liệu Tên tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý - Tiến trình xử lý Trong tiến trình xử lý ít nhất phải có một đầu vào và một đầu ra. 2.4 Công nghệ phần mềm và một số mô hình trong phát triển phần mềm: 2.4.1 Khái niệm công nghệ phần mềm (CNPN): Công nghệ phần mềm: CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm. Công nghệ phần mềm Thành phần Công cụ Phương pháp Thủ tục Chức năng Quản trị viên dự án Kỹ sư phần mềm Sơ đồ 2.3 Cấu trúc công nghệ phần mềm Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua ba giai đoạn. Giai đoạn một: Trả lời cho cầu hỏi “Cái gì ?”. Tức là người sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra. Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp, vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liên quan ta mới có thể tiến hành được kết quả của các công đoạn sau. Phải giải quyết ba vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần của hệ thống quản lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó và xem xét mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác. Giai đoạn hai: Trả lời cho câu hỏi “Thế nào ?”. Tức là định hướng phần mềm sẽ phát triển thế nào trong đó có ba công việc cơ bản cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử. Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chương trình: biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ mà máy tính có thể hiểu. Giai đoạn ba: Trả lời cho cầu hỏi “Thay đổi ra sao ?”. Có ba loại hình bảo trì là: bảo trì sửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện hay bảo trì nâng cao. Bảo trì sửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thông thường là lỗi chi tiết, đơn giản, không phải là lỗi hệ thống. Bảo trì thích nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong môi trường của người sử dụng. Bảo trì hoàn thiện: làm cho phần mềm có thể hoạt động tốt trong các môi trường khác nhau. Xác định Phát triển Bảo trì Giai đoạn một Giai đoạn hai Giai đoạn ba Sơ đồ 2.4 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm Xác định Phát triển Bảo trì Phân tích hệ thống Kế hoạch Phân tích yêu cầu Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì sửa đổi Bảo trì thích nghi Bảo trì hoàn thiện Khái niệm phần mềm : Theo Roger Pressman phần mềm là một tập hợp gồm ba yếu tố là: các chương trình máy tính, cấu trúc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn. Các giai đoạn phát triển của phần mềm: Thời kỳ 1950-1960 1960-1970 1970-1990 1990-Nay Chậm. Xử lý theo lô. Phần mềm đơn chiếc. Sản xuất cho nhóm người dùng. Chế độ thời gian thực. Thương mại hóa. Hệ thống phân tán. Tính tới hiệu quả thương mại. Phần mềm thông minh. Hệ thống để bàn. Lập trình hướng đối tượng. Xử lý song song. 2.4.2 Vòng đời phát triển phần mềm: Trong công nghiệp phần mềm người ta đặc biệt quan tâm tới vấn đề là vòng đời phát triển phần mềm. Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì. Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra các giai đoạn trên cơ sở đó tìm các giải pháp và công cụ thích hợp để tác động vào mỗi giai đoạn. Công nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì Sơ đồ 2.5 Mô hình thác nước 2.4.3 Mô hình thác nước: Công đoạn đầu tiên là công nghệ hệ thống: nó bao trùm lên toàn bộ quy trình tiếp theo trong công nghệ phần mềm, vì phần mềm là một thành phần của hệ thống quản lý, do đó nó phải được xem xét trong mối liên hệ tổng thể về kinh tế - kỹ thuật - tổ chức của toàn bộ guồng máy quản lý. Công đoạn tiếp theo là phân tích: với mục đích xác định rõ ràng và cụ thể các yêu cầu của phần mềm, phần thiết kế trong Công Nghệ Phần Mềm hướng tới các vấn đề sau: +Thiết kế kiến trúc hệ thống. +Thiết kế kỹ thuật. Phần thiết kế hệ thống là quan trọng nhất vì nó cho ta cái nhìn tổng thể về phần mềm cần xây dựng. Còn thiết kế kỹ thuật đi vào các vấn đề cụ thể bao gồm: thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện, thiết kế công cụ cài đặt. Người ta dùng mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm với hai ý nghĩa: khẳng định đây là các giai đoạn của một quy trình thống nhất và không tách rời và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trong mô hình này các công đoạn càng ở phía dưới thì càng phải chịu sự tác động của các giai đoạn phía trên, chỉ trừ có giai đoạn công nghệ hệ thống là không chịu tác động của giai đoạn nào. Để xây dựng được một hệ thống phần mềm phải mô tả được vấn đề và yêu cầu của khách hàng bằng trả lời các câu hỏi như: Vấn đề của hệ thống là gì?. Hệ thống phải làm gì?. Phải phân tích của tiến trình tập trung vào việc điều tra vấn đề thay cho việc tìm ra giải pháp. Để có tài liệu phân tích đầy đủ và đúng đắn thì phải phân tích lĩnh vực vấn đề. Lĩnh vực vấn đề là khu vực tác nghiệp của con người trong đó phần được xây dựng. Những người tham gia vào xây dựng hệ thống phần mềm như: khách hàng, phân tích viên, lập trình viên…Theo phương pháp thác nước rất ít khi làm việc cùng với nhau để chia sẻ các hiểu biết sâu sắc về vấn đề đang giải quyết. Do vậy sẽ mất nhiều thời gian để xây dựng được hệ thống phần mềm. Mô hinh thác nước còn được biểu diễn dưới dạng chữ V trong đó quy trình kiểm tra được thực hiện đồng thời với các quy trình phát triển khác, ví dụ kiểm tra chức năng được thực hiện trong quá trình phân tích, kiểm tra tích hợp được thực hiện trong quá trình thiết kế, kiểm tra module trong quy trình lập trình. Phân tích Thiết kế Mã hóa Chương trình ứng dụng Kiểm tra chức năng Kiểm tra tích hợp Kiểm tra module Sơ đồ 2.6 Mô hình thác nước 2.4.4 Mô hình lặp và tăng dần: Mô hình thác nước không cho đi ngược lại chuỗi trình tự phát triển phần mềm, theo mô hình này thì phải xác định toàn bộ yêu cầu, nó được thực hiện thông qua bàn bạc với người sử dụng hệ thống và khảo sát các chi tiết của tiến trình tác nghiệp. Thực tế khi kết thúc công việc may mắn lắm chỉ 80% nhu cầu của hệ thống là được thu thập trong quy trình phân tích do khi đặt hàng bản thân khách hàng chỉ mới liệt kê ra những mong muốn và nguyện vọng của mình về phần mềm mà chưa hình dung được một cách cụ thể những khả năng mà phần mềm sẽ đạt được đồng thời kỹ sư phần mềm ngay từ đầu nhận đơn đặt hàng cũng không thể hình dung hết kiến trúc tổng quát của phần mềm mà mình xây dựng. Tiếp theo là quy trình thiết kế, nơi kiến trúc hệ thống sẽ được xác định, quy trình này tập trung vào những nhiệm vụ như đặt chương trình ở đâu, cần phần cứng nào…Trong khi thực hiện công việc này. Có thể tìm ra một số nhiệm vụ mới của hệ thống. Do đó xuất hiện nhu cầu đi ngược lại người sử dụng để trao đổi bàn bạc về nó, có nghĩa là phải trở lại quy trình phân tích. Sau khi lặp lại vài lần như vậy mới chuyển đến quy trình lập trình hệ thống. Khi mã hóa chương trình, phát hiện ra một vài quyết định khi thiết kế là không thể cài đặt. Nên phải quay trở lại quy trình phân tích để xem xét lại yêu cầu. Sau quy trình lập trình, quy trình kiểm thử bắt đầu. Trong khi kiểm thử và nhận thấy một vài yêu cầu chưa đủ chi tiết, giải thích nhầm lẫn có thể xảy ra. Vậy phải trở lại quy trình phân tích để xem xét lại yêu cầu. Sau một vài lần lặp lại như vậy có được hệ thống hoàn chỉnh giao cho khách hàng. Vấn đề luật pháp, quy trình kinh doanh có thể thay đổi theo thời gian khi xây dựng hệ thống, người dùng có thể phàn nàn về các vấn đề này, sản phẩm làm ra không đúng như họ mong đợi. Nguyên nhân có thể là sự thay đổi của pháp luật, môi trường kinh doanh, khách hàng không truyền đạt đúng ý khách hàng yêu cầu, đội ngũ dự án không tuân thủ tiến trình…Đội ngũ phát triển thường lập ra các biểu đồ và vô số tài liệu, văn bản, nhưng người dùng không phải lúc nào cũng hiểu cái mà đội ngũ phát triển cung cấp cho khách hàng. Giải pháp nào để tránh các vấn đề này? Câu trả lời là mô hình hóa trực quan có thể giúp khách hàng. Phát triển phần mềm là tiến trình phức tạp. Nếu bỏ qua khả năng quay trở lại của các bước thực hiện trước đó thì thiết kế hệ thống có thể sai lầm và thiếu sót nhu cầu. Để có thể đi ngược lại các bước phát triển hệ thống phần mềm sẽ có phương pháp mới, phương pháp phát triển lặp. Phát triển lặp là làm di làm lại việc gì đó. Trong phương pháp này ta sẽ đi qua các bước phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai phần mềm theo từng bước nhỏ nhiều lần. Bởi khó có thể thu thập được đầy đủ mọi yêu cầu vào công đoạn đầu tiên của dự án. Các vấn đề mới nảy sinh, vậy phải lập kế hoạch lặp trong dự án. Theo quan niệm này thì dự án được coi là các thác nước nhỏ, mỗi thác nước được thiết kế đủ lớn để sao cho có thể hoàn thiện từng bộ phận quan trọng của dự án và đủ nhỏ để tối thiểu việc đi trở lại. Công nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì Sơ đồ 2.7 Mô hình lặp tăng dần Theo mô hình lặp và tăng dần thì mỗi chu kỳ lặp là một vòng đời thác nước nhỏ. Vòng lặp sau được hình thành trên cơ sở tiến hóa của vòng lặp trước đó. Như vậy các quy trình truyền thống được lặp đi lặp lại và tăng dần. Trong phương pháp này, phân tích viên, người thiết kế, người lập trình…Hợp tác làm việc với nhau để hiểu sâu sắc hệ thóng, chia sẻ các ý tưởng mới dẫn đến xây dựng được một hệ thống mạnh, phức tạp hơn. 2.4.5 Cấp bậc kiến trúc phần mềm: Cấp bậc kiến trúc của phần mềm được hiểu là thứ bậc trình tự các khối và mối liên kết giữa chúng với nhau. Như vậy đứng trước một vấn đề thực tiễn người kỹ sư phần mềm có thể đưa ra nhiều giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề đó, cấp bậc kiến trúc phần mềm hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của mỗi người. Yêu cầu của mỗi kiến trúc phần mềm là phải đạt được hai vấn đề: Đảm bảo tính chặt chẽ trong kiến trúc để không xảy ra những lỗ hổng phần mềm. Kiến trúc phải đảm bảo không quá phức tạp để khi dịch thành chương trình thì quy mô của chương trình không quá lớn khi thực hiện mỗi chức năng. Mô hình từ bài toán thực tế sang bài toán logic (Problem - Solution). Solution 1 S1 S2 S3 S5 S7 S4 S6 Problem Solution 2 S1 S2 S3 S5 S4 S6 Sơ đồ 2.8 Mô hình chuyển đổi từ vấn đề thành các giải pháp Mô hình này cho ta thấy với một vấn đề thực tế nhưng qua bàn tay chế tác của kỹ sư phần mềm có thể trở nên rất nhiều kiến trúc phần mềm khác nhau. Tiêu chuẩn duy nhất để lựa chọn một kiêu kiến trúc nào đó là không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo tính năng hoạt động của phần mềm. Đây chính là quá trình cấu trúc hóa các vấn đề phi cấu trúc. 2.5 Giới thiệu một số công cụ phát triển: 2.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS – Relational Database Management System) phù hợp với các bài toán xử lý vừa và nhỏ, số lượng người dùng ít. Khi sử dụng Microsoft Access người dùng có thể tìm kiếm, khai thác, thao tác với dữ liệu và truy xuất thông tin nhanh chóng và dễ dàng, lập trình rất thuận tiên với Visual Basic 6.0. Chi phí triển khai rẻ vì không cần những máy server lớn. Microsoft Access là một thành phần của phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ và hộp thoại tương tự như các ứng dụng khác của office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows cũng rất thuận tiện. Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về Cơ Sở Dữ Liệu Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất: ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban, ứng dụng cho toàn công ty, ứng dụng ở tuyến trước cho các Cơ Sở Dữ Liệu theo mô hình khách chủ trên một phạm vi toàn doanh nghiệp và ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Access: Table (Bảng): các bảng lưu dữ liệu được định dạng theo cột và dòng, tương tự như việc ứng dụng bảng tính. Có thể tạo và mở nhiều bảng (được giới hạn bởi bộ nhớ của máy tính). Query (Truy vấn): Mỗi truy vấn là một câu hỏi đơn giản từ cơ sở dữ liệu cho phép hiển thị dữ liệu thỏa mãn điều kiện hỏi. Mỗi lần xem dữ liệu thường không muốn hiển thị toàn bộ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, bằng việc dùng các truy vấn có thể xác định xem những bản ghi nào và những trường nào từ các bảng dữ liệu đã có sẽ được hiển thị. Form (Mẫu biểu): Các form được sử dụng để truy nhập dữ liệu và cập nhật các dữ liệu hiện thời. Các form sẽ hiển thị dữ liệu thường là một bản ghi nhiều hơn là dạng cột và dòng. Các form có thể đại diện cho các trường trong bảng theo bất kỳ một trật tự nào và làm cho việc nhập dữ liệu nhanh hơn và đơn giản hơn. Report (Báo cáo): Các báo cáo là tổng hợp các bản in ra của Cơ Sở Dữ Liệu và được tạo ra trong bất kỳ định dạng nào mà người sử dụng muốn. Các báo cáo có thể được tạo ra từ bất kỳ bảng hoặc bản mẫu câu hỏi nào mà người dùng đã thiết kế trước đó. Macro: Macro có thể tự động hóa các thao tác trong Access. Sử dụng macro người dùng có thể tạo Cơ Sở Dữ Liệu với đầy đủ chức năng mà không cần phải viết bất kỳ mã code nào. Module: Module gồm mã Visual basic, được viết cho người sử dụng hoặc do người sử dụng viết ra để thực hiện các thao tác mà các macro của Access không thể hỗ trợ được. 2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0: Visual Basic là ngôn ngữ lập trình để phát triển các phần mềm ứng quan, nghĩa là khi thiết kế chương trình người lập trình có thể nhìn thấy ngay kết quả từng thao tác và tác dụng của chúng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực giao diện khi chương trình thực hiện. Visual Basic còn cho phép thực hiện chỉnh sửa nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng. Thuật ngữ “Visual” dùng để nói đến các phương thức dùng để tạo giao diện đồ họa người sử dụng. Thay vì viết những dòng mã lệnh để mô tả sự xuất hiện và vị trí của những thành phần giao diện người sử dụng chỉ cần thêm những đối tượng đã được định nghĩa trước ở vị trí nào trên màn hình.“Basic“ là nói đến ngôn ngữ Basic – một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình hơn bất cứ ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế chương trình, có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép người dùng chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng hình dáng, màu sắc, kích thước của đối tượng có trong mặt ứng dụng. Mặt khác khả năng của Visual Basic là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic tức là khi người dùng xây dựng một ứng dụng nào đó có một yêu cầu mà Visual Basic không thể đáp ứng được người dùng, vẫn có thể viết thêm DLL phụ trợ. Người dùng Visual Basic cũng thấy tiện lợi khi tiết kiệm được thời gian, công sức so với các ngôn ngữ khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, người dùng phải trải qua hai bước: - Thiết kế giao diện. - Viết lệnh. Thiết kế giao diện: Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản. Trong hộp Tools box, có thể xác định đối tượng, sau đó đặt đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của đối tượng đó trực tiếp trên đối tượng hoặc thông qua cửa sổ thuộc tính Properties Windows. Form: Tương tự như trong Access, Form là biểu mẫu mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Dùng Form nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với người dùng. Có thể xem Form như một bộ phận mà nó chứa các bộ phận khác. Form chính là ứng dụng, các thành phần của nó tương tác với các Form khác, các bộ phận của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính cho ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại hiển thị các nhập liệu… Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế là kích cỡ và hình dạng người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của Form đến bất kỳ nơi nào trong màn hình khi chạy một đề án bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính. Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic là khả năng tiến hành những thay đổi động để đáp ứng các sự kiện của người dùng. Tools Box: Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị các điều khiển mà người dùng có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ này là thông dụng nhất. Properties Windows: Là nơi chứa danh sách thuộc tính của một đối tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. Project Explorer: Do các ứng dụng của Visual thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tệp tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể phân thành các module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là Module mã. Project Explorer nêu tất cả các biểu mẫu tùy biến và được các Module mã chung, tạo nên một ứng dụng. Viết lện: Dòng mã: Điểm quan trọng phải nhận thức được ở khâu lập trình là Visual Basic xử lý mã chỉ để áp dụng các sự kiện. Thực vậy, không như nhiều ngôn ngữ lập trình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phải nằm trong thủ tục hoặc các hàm, các dòng mã riêng biệt sẽ không làm việc. Cửa sổ code: Cửa sổ code là nơi viết mã. Cửa sổ code có một thành tách (Split Bar) nằm bên dưới thành tiêu đề, tại đầu thanh cuộn dọc để có thể xem hai phần cửa sổ code cùng một lúc. Chương 3. Xây dựng phần mềm ứng dụng 3.1 Phân tích: Sau khi thu thập đầu đủ các thông tin về hoạt động của công ty tiến hành mô hình hóa kết quả được các sơ đồ sau 3.1.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Sơ đồ thể hiện các chức năng cần phải có của hệ thống, đây là các chức năng chính mà phần mềm phải đáp ứng được. Hệ thống quản lý bán hàng Cập nhật Danh mục HH Danh mục KH Danh mục NV Bán hàng Cập nhật hóa đơn bán Cập nhật thanh toán Lập báo cáo Lên báo cáo DT theo KH Lên báo cáo DT theo NV Lên báo cáo DT theo KH Tổng hợp doanh thu Lập báo cáo Lên báo cáo DT theo KH Lên báo cáo DT theo NV Lên báo cáo DT theo KH Tổng hợp doanh thu Sơ đồ 3.1. Chức năng kinh doanh Giải thích: HH = hàng hóa, KH = khách Hàng, NV = nhân viên, DT = doanh thu. 3.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Các sơ đồ dưới đây thể hiện sự lưu chuyển thông tin trong hệ thống. 3.1.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh. Ban giám đốc khách hàng Kho thành phẩm Hệ thống bán hàng Yêu cầu khách hàng Yêu cầu Đơn hàng Hàng hóa Hóa đơn Báo cáo Sơ đồ 3.2. Mức ngữ cảnh 3.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 của tiến trình bán hàng. Thông tin đơn đặt hàng Khách hàng Ban giám đốc Kho thành phẩm 1.0 Bán hàng 2.0 Báo cáo Hàng theo đơn Đơn đặt hàng Cơ sở dữ liệu Báo cáo theo yêu cầu Yêu cầu thông tin Hàng hóa Sơ đồ 3.3. Luồng dữ liệu mức 0 của tiến trình bán hàng 3.1.2.3 Sơ đồ mức 1-chức năng quản lý bán hàng 1.1 Lập hoá đơn và thanh toán Khách hàng Yêu cầu mua HĐ bán hàng 1.2 Cập nhật hoá đơn bán HĐ bán hàng HĐ bán hàng vừa lập Danh mục khách hàng 1.3 Cập nhật danh mục khách hàng Thông tin khách hàng mới Thông tin khách hàng mới Sơ đồ 3.4. Mức 1 - Chức năng quản lý bán hàng 3.1.2.4 Sơ đồ mức 1-chức năng lên báo cáo 2.2 Tính toán Cơ sở dữ liệu yêu cầu báo cáo Ban giám đốc 2.1 Truy xuất dữ liệu 3.3 Lên báo cáo yêu cầu dữ liệu Dữ liệu kết quả báo cáo kết quả Kết quả tính toán yêu cầu tính toán Sơ đồ 3.5. Mức 1 - Chức năng lên báo cáo 3.2 Thiết kế Từ kết quả của quá trình phân tích, sau khi mô hình hóa thu được các sơ đồ sau. 3.2.1 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) Sau khi nghiên cứu về các thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể trong hoạt động kinh doanh của công ty thu được sơ đồ sau: Khách hàng Hàng hóa Xuất bán TenNCC Dia Chi #Ma NCC DVT DonGia # MaHang TenHang Nhân viên MaNV TenNV DiaChi DienThoai Sơ đồ 3.6. Quan hệ thực thể 3.2.2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) (Phiếu thu khách hàng) (Nhân viên) (Hóa đơn bán hàng) (Hàng hóa) (Khách hàng) (Hóa đơn chi tiêt) #Mahang DVT Mahang #SohieuHD Soluong #SoHHD NgayThanhToan MaNV MaKH #SoHHD SoPhieu TenNV #MaNV DiaChi Dongia NgayLap DienThoai TenKH #MaKH DiaChi DienThoai Tenhang Sơ đồ 3.7. Cấu trúc dữ liệu 3.2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu được thiết kế bằng phương pháp chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể. Mô tả chi tiết từng bảng các tệp dữ liệu đầu vào. Bảng 3.1. Danh mục hàng hóa Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Text 10 Mã hàng 2 Tenhang Text 50 Tên hàng 3 MaNCC Text 10 Mã NCC 4 Donvitinh Text 5 Đơn vị tính 5 SoLuong Number LongInteger Số Lượng 6 Dongia Number Decimal Giá bán Bảng 3.2. Danh mục khách hàng Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaKH Text 5 Mã KH 2 TenKH Text 45 Tên KH 3 Diachi Text 45 Địa chỉ 4 Dienthoai Text 10 Điện thoại Bảng 3.3. Danh mục nhân viên Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNV Text 7 Mã nhân viên 2 TeNV Text 50 Tên nhân viên 3 DiaChi Text 45 Địa chỉ 4 DienThoai Text 10 Điện thoại Bảng 3.4. Hoá đơn bán hàng Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHHD Text 7 Số hiệu hoá đơn 2 MaKH Text 7 Mã khách hàng 3 MaNV Text 7 Mã Nhân viên 4 Ngaylap Date-time 17 Ngày lập Bảng 3.5. Chi tiết bán hàng Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHHD Text 7 Số hiệu hoá đơn 2 Mahang Text 5 Mã hàng hoá 3 SoLuong Numberdouble Lượng bán Bảng 3.6. Thanh toán với khách hàng Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SohieuPT Text 7 Số hiệu phiếu thu 2 SoHHD Text 7 Mã KH 3 Ngaynhan Date-time Ngày nhận Mối quan hệ giữa các bảng Sơ đồ 3.8. Mối quan hệ giữa các bảng 3.2.3 Thiết kế giải thuật 3.2.3.1 Thuật toán đăng nhập hệ thống Bắt đầu Đếm=1 Nhập tên người dùng và mật khẩu Đếm = Đếm+1 Thông báo người dùng nhập sai mật khẩu Kiểm tra mật khẩu Đếm<=3 Kết thúc Khởi động và thực hiện chương trình T F F T Sơ đồ 3.9. Thuật toán đăng nhập hệ thống 3.2.3.2 Thuật toán cập nhật hoá đơn Kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn và cập nhật đên khi nào người sử dụng muốn dừng, không nhập hoá đơn nữa thì thoát ra. Bắt đầu Lưu dữ liệu hoá đơn Cập nhật tiếp Kết thúc F T T F Nhập dữ liệu của hoá đơn Kiểm tra hoá đơn có hợp lệ? T Sơ đồ 3.10. Thuật toán cập nhập hoá đơn 3.2.3.3 Thuật toán xoá dữ liệu Xoá bỏ những hoá đơn không hợp lệ ra khỏi CSDL. Bắt đầu Kết thúc Chọn bản ghi cần xoá Có xoá bản ghi hiện hành Có xoá tiếp ko? Chắc chắn xoá? Nhấn nút xoá Hiện thông báo Không xoá bản ghi hiện hành T F F T Sơ đồ 3.11. Thuật toán xoá dữ liệu 3.2.3.4 Thuật toán lập báo cáo Bắt đầu Kết thúc Lựa chọn hình thức báo cáo Nhập mốc thời gian Tiến hành in báo cáo Nhấn nút in báo cáo Thông báo lỗi Kiểm tra mốc thời gian? F T Sơ đồ 3.12. Thuật toán lập báo cáo 3.2.3.5 Thiết kế kiến trúc hệ thống. Thanh toán với KH Hệ thống Đăng nhập lại Danh mục Danh mục KH Danh mục HH Cập nhật Hóa đơn bán hàng DT theo Khách hàng DT theoHàng bán DT theo Nhân viên Lập báo cáo Kết thúc Danh mục NV Quản lý bán hàng Sơ đồ 3.13. Thiết kế kiến trúc hệ thống 3.3 Một số giao diện chính 3.3.1 Form chính 3.3.2.Form đăng nhập 3.3.3.Form danh mục hàng hoá 3.3.4 Form danh mục khách hàng 3.3.5 Form danh mục nhân viên 3.3.6 Form hoá đơn bán hàng 3.3.7 Form thanh toán với khách hàng 3.3.8 Các form báo cáo 3.3.81 Báo cáo doanh thu theo khách hàng 3.3.8.2 Báo cáo doanh thu theo hàng bán 3.3.8.3 Báo cáo doanh thu theo nhân viên 3.3.8.4 Báo cáo tổng hợp doanh thu Kết luận Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thực sự là rất cần thiết để các doanh nghiệp tăng cường ưu thế cạnh tranh. Phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh đó làm thay đổi rất nhiều hoạt động của bộ phận được sử dụng theo hướng tiện dụng hơn, xử lý các nghiệp vụ nhanh chúng hơn. Với chức năng phân quyền người sử dụng, mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập tạo điều kiên dễ dàng quản lý hóa đơn lập theo nhân viên. Xây dựng được các danh mục tương ứng với các thực thể xưởng sản xuất, khách hàng… Em hy vọng phần mềm này có thể giải quyết được những khó khăn và vướng mắc trong công tác quản lý bán hàng của công ty và giảm được những chi phí phát sinh không đáng có, nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực. Em xin gửi lời cảm ơn tới Phòng Bán Hàng Công Ty Việt Nam Stanley đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thiết kế phần mềm.. Xin gửi lời cảm ơn đến Giảng Viên Bùi Thế Ngũ, thầy đã giúp đỡ và hướng dẫn tận tình, cung cấp nhiều kinh nghiệm quý báu trong công tác để em có thể hoàn thành chuyên đề này. Tuy vậy do thời gian có hạn và hạn chế của người thực hiện có thể đề tài có nhiều thiếu sót, mong được các thầy góp ý cho chuyên đề được thực hiện thành công ! Tài liệu tham khảo Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” xuất bản năm 2000 nhà xuất bản Thống Kê của các tác giả: T.S Trương Văn Tú và T.S Trần Thị Song Minh. Bài giảng môn Công Nghệ Phần Mềm của PGS.TS Hàn Viết Thuận.. Bài giảng mụn Hệ Thống Thông Tin Quản Lý của TS Trương Văn Tú. Bài giảng môn Lập Trình của Th.S Trình Hoài Sơn. Lập Trình Visual Basic nhà xuất bản Quốc Gia.