Phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng hóa bằng container đường biển

uồn: Phòng Kế Toán) Nhận xét: Từ bảng trên ta thấy vốn kinh doanh của công ty tăng dần đều qua các năm từ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể vốn kinh doanh tăng 100 triệu đồng hay 20% năm 2005/2004. Năm 2006/2005 tăng 33.33% tức 200 triệu đồng hơn hẳn năm 2005/2004. Điều này chứng tỏ công ty đã có sự cố gắng và nỗ lực rất lớn để cải tiến công ty và làm nền móng cho những năm sau đạt được kết quả cao hơn. Còn về tình hình doanh thu thuần phát triển đều qua từng năm tuy nhiên năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005. Năm 2005/2004 đạt 100 triệu tức 109.52%, năm 2006/2005 đạt 256 triệu tức 122.26%. Điều này có ý nghĩa là đường lối hoạt động kinh doanh của công ty đúng đắn, chủ trương phù hợp. Công ty cần phát huy kết quả này và tiếp tục cố gắng trong các năm tiếp theo nhằm tạo ra một nguồn thu lớn cho công ty. Cũng giống như doanh thu thuần lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cũng tăng đều qua từng năm: năm 2005/2004 lợi nhuận trước thuế là 104.93% tức 18 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế 123.83% tức 71 triệu đồng; năm 2006/2005 tăng lợi nhuận trước thuế 127.95% ứng với 102 triệu đồng 2005/2004, lợi nhuận sau thuế 110.57% ứng với 110 triệu đồng. Lợi nhuận của công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước vẫn cao và tăng đều qua các năm. Tóm lại là tình hình kinh doanh của công ty khá tốt. Tuy chưa cao nhưng công ty đã cố gắng khắc phục để đưa công ty đi lên và đứng vững trên thị trường như hiện nay. Qua các năm ta thấy chỉ tiêu đều có xu hướng tăng thêm. Công ty phải biết nắm vững các thời cơ, các thế mạnh để làm tiền đề phát triển cho các năm tiếp theo. Do đó tiền lương bình quân trên người của công ty cũng dần tăng cao và mức sống của cán bộ nhân viên công ty cũng dần ổn định. Đây là kết quả của sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty TMC. 3.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 3.5.1 Thuận lợi Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt giữa các công ty vận tải trong nước cũng như quốc tế, công ty vẫn giữ vững vị trí của mình trên thương trường, đó chính là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty. Bám sát thị trường, năng động trong tổ chức sản xuất kinh doanh, đã và đang tổ chức thực hiện công tác tiếp thị tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thu hút khách hàng. Đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm trong công tác. Khả năng cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của nhà nước, điều này làm cho cán bộ nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Việc hoàn thành kế hoạch về doanh thu của từng bộ phận đã góp phần làm tăng hiệu quả chung của toàn công ty, tạo động lực thúc đẩy lớn mạnh không ngừng của công ty trong thời gian tới. Mối quan hệ giữ các bộ phận trong công ty rất chặt chẽ, tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong công ty. Cán bộ công nhân viên làm việc tận tụy, nhiệt tình, không quản ngày đêm phục vụ khách hàng. Được sự quan tâm chỉ đạo và hổ trợ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là việc đầu tư cho công ty đã tạo đối trọng cần thiết cho việc đàm phán với khách hàng mối quan hệ với khách hàng có nhiều cải thiện, cả hai cùng phối hợp. 3.5.2 Khó khăn - Nhân viên đã nỗ lực làm việc nhưng còn một số rủi ro, sơ suất làm ảnh hưởng đến công tác giao nhận nhưng đã khắc phục được nên vấn đề này không đáng lo ngại. - Ngoài ra còn có những yếu tố bên ngoài như do thị trường kinh tế, tài chính thế giới và khu vực luôn biến động ảnh hưởng đến thị trường xuất nhập khẩu và đầu tư vào Việt Nam. - Việc quảng bá công ty chưa tích cực nên khả năng tiếp cận khách hàng còn hạn chế. - Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục Hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu. Một số chi phí bồi dưỡng trong khâu cung ứng dịch vụ không có chứng từ gây khó khăn trong hoạt động cũng như trong thực hiện chế độ chứng từ thu chi tài chính. - Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận. - Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp không có cán bộ, không có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp nhà nước. Tóm lại, trong tình hình khó khăn hiện nay, công ty đã biết khắc phục những khó khăn và tận dụng được những khả năng của mình, có những hướng đi mới để phát triển công ty. Các dịch vụ do công ty cung cấp đã đáp ứng phần nào các yêu cầu của khách hàng trong nước cũng như ngoài nước. Nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi với đội ngũ cán bộ đầy kinh nghiệm về kinh tế và hàng hải, hoàn toàn có thể giải quyết những yêu cầu của khách hàng về hàng hải và các dịch vụ có liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hóa. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN. 4.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất Người nhận (Consignee) Đại lý của hãng tàu Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Người gởi (Shipper) Ship Hải quan Hãng tàu (Shipping Lines) 9 3 1 2a 5 3 8 2b 4 6 7 7 HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT v Hàng nguyên Container (FCL – Full Container Load) Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Công ty nhận container từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (Consignee) ở nơi đến. Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu: - Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì: hàng mậu dịch, hàng phi mậu dịch. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. - Về số lượng hàng: để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu. Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu - Về phía khách hàng TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng. Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp Bảng danh mục hàng hóa (Cargo list) nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thoả thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng…Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty. - Về phía hãng tàu TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó… Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thoả thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng. Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt. Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng. Bước 3: Tiến hành thủ tục hải quan Sau khi khách hàng lưu cước, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi Invoice và Packing list và các chứng từ khác nếu có như L/C, giấy chứng thư bảo hiểm … hoặc những thông tin liên quan đến lô hàng xuất để công ty tiến hành làm thủ tục cho lô hàng. Trình tự làm thủ tục hải quan dược thể hiện qua sơ đồ sau: (1) Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có: - Giấy giới thiệu: 1 bản chính. - Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan). - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu màu hồng: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y. - Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y. (1) Chuẩn bị bộ chứng từ (2) Đăng ký mở tờ khai (3) Kiểm hóa HÌNH 4.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT (2) Đăng ký mở tờ khai - Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, chúng ta sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong doanh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế về thuế, nếu doanh nghiệp đang nợ thuế sẽ không được đăng ký thủ tục hải quan. - Sau khi đối chiếu xong, nếu doanh nghiệp không bị nợ thuế, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính và phân công cán bộ hải quan trực tiếp xuống kiểm tra lô hàng và sẽ cung cấp cho chúng ta số tờ khai. (3) Kiểm hóa - Để biết được cán bộ hải quan nào xuống kiểm hóa, chúng ta nhìn vào bảng phân công kiểm hóa dò theo số tờ khai. Theo quy định kiểm hóa gồm hai cán bộ hải quan. - Theo danh mục hàng hóa khai báo mà lãnh đạo hải quan sẽ ghi kiểm hóa toàn bộ hay kiểm theo phần trăm vào tờ khai. Có một số mặt hàng sẽ được miễn kiểm. - Mời cán bộ hải quan đã được phân công xuống bãi container để kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong, hải quan sẽ ghi kết quả kiểm hóa và ký xác nhận vào tờ khai. Container sẽ được niêm phong bằng kẹp chì của hải quan và kẹp chì của hãng tàu. Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, tiến hành giao hàng cho hãng tàu. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối cùng trong quy trình xuất hàng tại cảng những cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi. Bước 5: Phát hành HB/L Bộ phận hàng xuất của công ty sẽ phát hành House B/L được lập dựa trên tín dụng thư (L/C), Packing List, Invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm hoặc những chi tiết do người gởi hàng cung cấp sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan. Khi lập House B/L (HB/L) để giao cho Shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note: - Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào). - Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ. Bước 6: Phát hành MB/L Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên HB/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành MB/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On board”. Sau đó, hãng tàu sẽ fax cho chúng ta kiểm tra. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered MBL, Original MB/L hay Seawaybill. Bước 7: Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu Hãng tàu gửi MB/L và Manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến. Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và Manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu lô hàng. Bước 8: Gởi chứng từ cho đại lý TMC Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MB/L, HB/L, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (Shipping Advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi. Bước 9: Gởi chứng từ cho người nhận Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (Consignee). Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL. v Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) Hàng lẻ LCL là lô hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container. Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng. Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container. Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập. Nếu công ty TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì công ty TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu. Trong thực tế, việc tìm hàng nguyên FCL đôi khi còn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu. Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận. Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu. Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn. Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ chạy trên một số tuyến nhất định). Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu. Về mặt tài chính, người gom hàng được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu. Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận - Đối với MB/L + Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí Bill. Sau đó hãng tàu sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lô hàng cho người nhận trên MB/L. + Nếu cước trên MB/L là “ Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh toán phí bill để có điện giao hàng. - Đối với HB/L + Theo dõi điều kiện trả cước trên HB/L để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thông báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời. + Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp + Theo dõi sự giao hàng cuả đại lý tại nước nhập. + Nếu người nhận (Consignee) yêu cầu đại lý lo thủ tục hải quan, chúng ta yêu cầu shipper cung cấp thêm Invoice, Packing list của lô hàng để gởi cho đại lý chuẩn bị chứng từ. Vì nếu hàng thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ có thể sẽ đến chậm hơn thời gian tàu chạy. + Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, chúng ta phải xem xét thời gian vận chuyển hàng để kịp thời gởi chúng từ cho đại lý trước khi tàu đến cảng đến 2 ngày. Vì nếu không có chứng từ trong tay, đại lý không thể gởi HB/L cho đại lý hãng tàu để trình Manifest cho hải quan tại cảng nước nhập khẩu. + Nếu có bất kỳ sự sửa đổi nào trên HB/L từ yêu cầu của shipper, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng, HB/L đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chuyên nghiệp cao của công ty. Một số trường hợp đặc biệt Đối với một số hãng tàu sử dụng chung tàu con: Công ty THAMICO liên hệ với khách hàng để xin số container và cung cấp cho hãng tàu trước khi tàu chạy để họ xếp container lên tàu. Điều này thường được thông báo trên lệnh cấp container rỗng (booking note). Vì nếu công ty không thông báo số container kịp thời có thể lô hàng sẽ bị rớt và phải chuyển sang đi tuyến kế tiếp. Thời gian nhận hàng của người nhận sẽ bị kéo dài, thậm chí người gửi phải bồi thường hợp đồng vì không giao hàng đúng hạn hay thời hạn L/C đã hết, người mua hàng phải xin gia hạn L/C. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và thanh toán của người bán và người mua. Trong một vài trường hợp, L/C đã hết hạn trước khi tàu chạy một vài ngày và vì là khách hàng thân thuộc công ty sẽ linh động ký lùi HB/L cho khách hàng. Điều này phải được sự chấp thuận của người mua hàng (nếu đây là lô hàng chỉ định). 4.2 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập Người nhận (Consignee) Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Hãng tàu (Shippingline) Hải quan 2 3 5 1 7 4 6 7 HÌNH 4.3 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP v Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) Bước 1: Nhận chứng từ từ đại lý Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của TMC ở nước ngoài gởi thông báo lô hàng nhập (Shipping advice - S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email, fax, DHL… Nội dung của S/A là thông báo cho TMC những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập như : - Tên và địa chỉ người gởi. - Tên và địa chỉ người nhận. - Tên hàng, tên tàu, số container. - Ngày đi (ETD: Estimated Time of Departure), ngày đến (ETA: Estimated Time of Arrival). - Số HB/L và MB/L. Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự. Kiểm tra nếu thấy Consignee trên HB/L là forwarder thì phải yêu cầu họ gởi attached file và kẹp theo thứ tự. Bước 2: Trình HB/L cho hãng tàu Hãng tàu sẽ fax MB/L đến TMC và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ fax HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu. Chúng ta phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đôi khi sơ xuất, hãng tàu không gởi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chưa đủ, khi đó nếu chúng ta được khách hàng ủy quyền làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng thì có thể chọn một trong các giải pháp sau: - Chờ bộ chứng từ: giải pháp này mang tính thận trọng, chắc chắn nhưng có thể tốn nhiều chi phí cho việc lưu kho bãi tại cảng, đó là chưa kể đến việc khó bảo quản chất lượng hàng hóa hay tính cấp thiết của kinh doanh. - Linh động trong từng trường hợp cụ thể: có thể làm công văn xin nợ chứng từ bản chính trong bộ hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Nếu xét thấy cần thiết và tính chắc chắn chính xác của bộ chứng từ bản chính. Giải pháp này mang lại hiệu quả thời gian và chi phí. - Từ chối nhận hàng hay nhận hàng có điều kiện (thực hiện những cam kết trong hợp đồng ngoại thương). Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu Khi tàu cập cảng, hãng tàu gởi giấy báo hàng đến. Trên giấy báo thể hiện đầy đủ các chi tiết liên quan đến lô hàng như số kiện, số kgs, loại hàng, tên tàu vì đôi khi tàu ghi trên vận đơn khác với tàu ghé cảng đến nếu có chuyển tải và những phí sẽ phải đóng. Bước 4: Gởi giấy báo cho người nhận TMC làm giấy báo hàng đến gởi cho khách hàng và cũng thông báo những chi phí đã được sự chỉ dẫn thu từ đầu bên đại lý phải đóng để khách hàng chuẩn bị khi lên lấy lệnh giao hàng (Delivery Order). Bước 5: Nhận D/O từ hãng tàu TMC sẽ mang B/L và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O ) và Manifest. Trong trường hợp MB/L (Surrender, SeawayBill) chỉ cần mang giấy giới thiệu. Nếu cước trên MB/L là “ Collect , chúng ta phải đóng tiền cước và phí D/O. Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” chúng ta chỉ đóng phí D/O. Bước 6: Giao D/O cho người nhận Sau khi TMC đã nhận được D/O, Consignee đem theo B/L do shipper gửi và giấy giới thiệu đến để nhận D/O và đóng những khoản phí cần thiềt như: phí D/O, phí làm hàng (Handling fee) – nếu là khách hàng trực tiếp, CFS (nếu là hàng lẻ)… Đại lý giao nhận phải kiểm tra các điều kiện trong B/L đã thực hiện đầy đủ chưa, sau đó mới phát lệnh giao hàng và bộ chứng từ để khách hàng tự nhận hàng. Bước 7: Thủ tục hải quan Nếu khách hàng yêu cầu công ty làm dịch vụ hải quan. TMC sẽ tiến hành các bước sau đây. (1) Chuẩn bị các chứng từ Đối với hàng hóa kinh doanh ngoài các chứng từ cơ bản nhận được từ khách hàng và đại lý hàng không cung cấp, tùy theo từng loại hàng hóa nhập khẩu mà cần phải thu thập thêm những giấy chứng nhận, giấy phép do các cơ quan nhà nước cấp. (1) Chuẩn bị các chứng từ (4) Đóng thuế và lệ phí hải quan (6) Lấy hàng ra cổng ( 3) Kiểm hóa (2) Đăng ký tờ khai (5) Nhận lại tờ khai (7) Giao hàng HÌNH 4.4: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG NHẬP (2) Đăng ký tờ khai - Bộ hồ sơ đăng ký tờ khai gồm có: + Giấy giới thiệu: 1 bản chính. + Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 2 bản chính. + Phiếu tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan). + Hóa đơn thương mại: 1 bản sao. + Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính. + HB/L: 1 bản chính, 2 bản sao. + MB/L: 1 bản chính. + Lệnh giao hàng : 1 bản chính. + Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao. + Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có): 1 bản chính. (Nếu doanh nghiệp lần đầu tiên nhập khẩu thì phải kèm theo bộ hồ sơ: 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu). - Riêng đối với hàng hóa nhập khẩu từ Mỹ và ASEAN thì ngoài việc khai trên tờ khai hải quan thông thường thì còn phải khai trên tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu. Tuy nhiên đối với những trường hợp sau thì không cần phải khai: (theo công văn số 191/TCHQ/KTTT). + Hàng hóa nhập khẩu của khu chế xuất, doanh nghiệp khu chế xuất. + Hàng hóa nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu. Riêng đối với phần tiêu thụ nội địa thì phải khai báo theo tờ khai trị giá. + Hàng hóa nhập khẩu có thuế suất thuế nhập khẩu bằng 0% nhập khẩu theo điều kiện CIF, C&F và giá ghi trên hóa đơn đã phản ánh toàn bộ tổng số tiền người mua phải trả. + Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng xét miễn thuế. + Hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài. - Nếu các chứng từ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp không nằm trong danh sách bị cưỡng chế thuế, nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ ký tên, ghi số tờ khai vào tờ khai và đưa toàn bộ hồ sơ cho người giao nhận đánh số thứ tự và đóng dấu tên lên các chứng từ. Nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ trả lại 1 phiếu tiếp nhận hồ sơ (bản dành cho người khai hải quan). (3) Kiểm hóa (quy trình giống hàng xuất) Kiểm hóa xong, nhân viên hải quan kiểm hóa yêu cầu người giao nhận ký vào tờ khai. (4) Đóng thuế và lệ phí hải quan - Sau khi kiểm hóa xong, người giao nhận nhận “giấy báo nộp lệ phí hải quan” từ nhân viên hải quan kiểm hóa và nộp giấy này tại “nơi đóng lệ phí hải quan hàng mậu dịch”, nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào đó để lập biên lai thu lệ phí hải quan. Biên lai thu lệ phí hải quan gồm có 2 bản: + Bản màu trắng dành cho hải quan. + Bản màu đỏ dành cho doanh nghiệp. - Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp phải nộp thuế ngay hay nộp thuế trong một thời hạn nhất định. (5) Nhận lại tờ khai - Tại “nơi trả tờ khai” người giao nhận nộp: + Giấy báo nộp lệ phí hải quan. + Biên lai thu lệ phí hải quan (bản màu trắng dành cho hải quan). + Phiếu tiếp nhận hồ sơ. - Sau khi tờ khai đã được đóng dấu đã hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên hải quan sẽ trả lại 1 thông báo thuế và 1 tờ khai hải quan (bản dành cho người khai hải quan). (6) Lấy hàng ra khỏi cổng cửa khẩu Khi lấy hàng ra khỏi cổng cửa khẩu, người giao nhận trình nhân viên hải quan cổng cửa khẩu tờ khai hải quan đã hoàn tất thủ tục hải quan để ghi vào sổ theo dõi và kiểm tra thực tế số lượng hàng lấy ra có đúng với tờ khai hay không. (7) Giao hàng Người giao nhận thu xếp phương tiện vận chuyển để chở hàng đến cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào giấy giao hàng – Delivery Note. v Hàng lẻ (LCL – Less Than Container Load) Quy trình nhận hàng lẻ cũng giống như nhận hàng nguyên container. Nhưng sau ngày tàu đến khoảng 1-2 ngày, chủ hàng mới có thể nhận được lô hàng vì phải đợi hãng tàu hay đại lý dỡ hàng vô kho. Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng lẻ cũng giống hàng nguyên container. Nhưng hải quan sẽ kiểm hóa hàng tại kho thay vì tại bãi container như hàng nguyên container. Những điểm trên cần lưu ý về quy định nghiệp vụ hàng nhập - Tuyệt đối không cho khách hàng nợ B/L gốc, vì không có B/L gốc là không có bằng chứng gì là lô hàng này là của họ. - Lý do không xuất trình vận đơn gốc phải hợp lý và chính đáng. Chỉ trường hợp B/L qua ngân hàng nhưng chứng từ đến trễ mà hàng cần gấp thì phải có một tờ bảo lãnh ngân hàng thì mới giao lệnh. - Nếu HB/L qua ngân hàng thì mặt sau của tờ B/L phải có xác nhận đóng dấu ký hậu của ngân hàng đó. - Khi trình HB/L cho đại lý hãng tàu, chúng ta phải trình HB/L thể hiện tên và địa chỉ người nhận (Consignee) thật sự. Vì người này sẽ trực tiếp đứng ra làm thủ tục hải quan để nhận hàng. Nếu không phải chúng ta yêu cầu người nhận HB/L của mình fax HB/L cuối cùng. - Trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán chuyển khoản. Theo dõi, kiểm tra và khi khách hàng đã thực hiện xong việc thanh toán thì mới giao D/O. Một số trường hợp đặc biệt Các loại container đặc biệt dễ phát sinh phí giữ container tại kho và lưu container. Đặc biệt là container lạnh. Khi nhận chứng từ thấy loại container là container lạnh… thì phải theo dõi liên tục, tránh bị rớt Manifest. Hơn nữa, phải kiểm tra ngày đến, liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh và giao cho khách trước 1 ngày so với ngày tàu vào. Trường hợp không trình Manifest (HB/L) kịp thời, do đại lý gởi chứng từ trễ hay do người nhận không cung cấp chi tiết HB/L kịp thời. Chúng ta phải làm bộ hồ sơ điều chỉnh Manifest. Phí điều chỉnh sẽ do bên có lỗi thanh toán. Bộ hồ sơ gồm có : - Công văn gởi hải quan xin chỉnh Manifest: 1 bản chính - Công văn gởi carrier/coloader xin giấy ủy quyền chỉnh Manifest: 1 bản chính - Điện đại lý: 1 bản chính - Bản dịch điện đại lý: 1 bản chính - HB/L & MB/L: 1 bản chính Trường hợp sửa đổi Manifest (chỉnh tên Consignee, chỉnh đại lý, thay đổi consignee, sửa số B/L, số container…). Bộ hồ sơ gồm có: - Công văn gởi hải quan xin sửa Manifest: 1 bản chính. - Công văn gởi carrier/coloader xin giấy ủy quyền: 1 bản chính. - Công văn từ chối nhận hàng của Consignee cũ (nếu chỉnh tên Consignee thì cần thêm công văn này): 1 bản chính. - Điện của đại lý: 1 bản chính. - Bản dịch điện của đại lý: 1 bản chính. - HB/L tên Consignee cũ: 1 bản chính. - HB/L tên Consignee mới: 1 bản chính. - MB/L: 1 bản chính. - Manifest correction: 1 bản chính. ¶ Nhận xét chung về quy trình xử lý chứng từ Để thực hiện được quy trình - đó là một sự kết hợp hết sức nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty, đặc biệt là toàn thể đội ngũ nhân viên. Với quy trình này đã giúp cho TMC đạt được kết quả kinh doanh khá tốt như ngày nay. Bên cạnh những kết quả, cũng như những thành công đã đạt được công ty cũng gặp phải một số khó khăn làm cho quy trình xử lý chứng từ kém hiệu quả, do có quá nhiều chứng từ và trải qua nhiều giai đoạn. Nhìn chung, quy trình mà công ty đang thực hiện không khác gì so với các công ty giao nhận khác, nhưng điều khác biệt ở đây là chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty bên cạnh đó có rất nhiều tuyến đường đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của khách hàng. Về thời gian hoàn thành một quy trình xử lý chứng từ tùy thuộc vào từng lô hàng xuất hoặc nhập, đi tuyến nào và tùy thuộc vào sự thuận lợi của việc trao đổi chứng từ các bên tham gia…Do vậy thời gian để hoàn thành một quy trình xử lý chứng từ không cố định. CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ 5.1 Các thuận lợi, khó khăn về giao nhận và xử lý chứng từ trong vận chuyển hàng hóa bằng container đường biển 5.1.1 Thuận lợi - Qua nhiều năm hoạt động công ty đã tự vượt qua những khó khăn ban đầu để tự khẳng định mình. Hiện nay công ty đã đứng vững, gặt hái được nhiều thành công trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Quan trọng hơn hết là công ty đã tạo được uy tín trên thương trường, tạo được mạng lưới kinh doanh rộng khắp ở cả thị trường trong và ngoài nước. - Với chiến lược đúng đắn, nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển, công ty đã đào tạo được đội ngũ nhân viên khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng cho đến việc xử lý các quy trình xử lý chứng từ cho hàng hoá xuất nhập khẩu bằng container đường biển. Với đội ngũ nhân viên giàu nghiệp vụ, làm việc đoàn kết như vậy hàng năm công ty thu được nhiều lợi nhuận đáng kể góp phần phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam. - Phong trào thi đua của công ty phát triển mạnh với những sáng kiến để cải tạo công ty ngày càng hoàn thiện. Bên cạnh đó công ty còn có hệ thống đại lý uy tín và chuyên nghiệp trên khắp toàn cầu. Điều này làm cho quy trình của công ty ngày càng hoàn thiện và rút ngắn thời gian cho khách hàng trong việc hoàn tất bộ chứng từ đúng thời hạn. 5.1.2 Khó khăn - Thỉnh thoảng khi làm thủ tục hải quan vẫn còn những thiếu sót do quá nhiều hàng mà đội ngũ nhân viên không đủ. - Hệ thống chứng từ vận tải chưa được chuyên nghiệp hóa do hệ thống mạng còn yếu nên công ty hay gặp rắc rối trong việc nhận và gởi chứng tư bằng email. Việc chậm trễ này, làm phát sinh những chi phí và thời gian kéo dài không cần thiết. - Vẫn còn gặp một số vướng mắc khi làm thủ tục giao nhận hàng, thiếu hoặc chưa đủ chứng từ. Trong đó, khâu áp mã thuế hàng cho khách hàng rất quan trọng. Vì chúng ta áp đúng mã thuế sẽ giúp khách hàng hạn chế được chi phí đóng thuế. Chứng từ chậm trễ làm kéo dài thời gian giao nhận hàng cho khách làm ảnh hưởng tới dịch vụ của công ty cũng như khả năng chuyên môn của nhân viên. Để phục vụ khách hàng tốt trong thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các công ty giao nhận đều cố gắng nhận và xuất hàng càng nhanh càng tốt cùng với chi phí rẻ và chất lượng dịch vụ cao. - Hình thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán dịch vụ, do đó kho bãi là một trong những phương tiện chủ yếu của công ty để thực hiện kinh doanh. Nhưng hiện nay, công ty vẫn chưa có kho bãi riêng để thực hiện đóng hàng. - Công ty chưa có hoạt động tiếp thị hùng hậu để quảng bá dịch vụ của công ty nên gặp nhiều khó khăn trong việc tìm khách hàng mới. 5.1.3 Cơ hội - Trong nền kinh tế hội nhập của Việt Nam làm cho hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu trong nước nói chung và trong công ty nói riêng ngày càng phát triển. - Ngày nay, những quy định của Nhà nước trong lĩnh vực giao nhận được thông thoáng hơn, người giao nhận còn được quyền nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho,...trên cơ sở hợp đồng ủy thác. - Ngoài ra, còn tạo cơ hội thực hiện chức năng như là một người vận chuyển không khai thác tàu, cung cấp các dịch vụ như: dịch vụ thu gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ phát hàng đối với các đại lý hãng tàu. 5.1.4 Đe dọa - Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu. - Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận. - Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp không có cán bộ, không có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp. 5.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ và hoàn thiện quy trình 5.2.1 Giao nhận hàng xuất khẩu v Về khâu chuẩn bị chứng từ - Để khắc phục những nhầm lẫn, chậm trễ trong khâu chuẩn bị chứng từ, công ty cần tổ chức lại khâu chuẩn bị chứng từ. Một số tuyến đường vận chuyển đi khu vực Châu Á với thời gian rất nhanh, khoảng 2-7 ngày, do đó cần ưu tiên gởi chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng của khách. - Để giải quyết tình hình trễ chứng từ, trong các hợp đồng với các hãng tàu cần thương lượng điều khoản: phát hành B/L trong vòng 24 giờ sau khi hàng lên tàu, nhưng nếu có thể sau khi giao hàng cho tàu xong ta nên lấy B/L ngay để hoàn thành bộ chứng từ gởi cho khách. - Công ty cần tuyển thêm nhân viên chuyên phụ trách về khâu lập chứng từ. Người này có nhiệm vụ kiểm tra lại tất cả những chứng từ sau khi các chứng từ đã được hoàn tất trước khi nộp cho hải quan để nhận hoặc giao hàng cho khách. - Trong những lúc có nhiều hàng giao nhận thì không nên để một người phụ trách hết toàn bộ quá trình làm hàng mà cần có hai hay ba người phụ trách để hỗ trợ trong khâu làm chứng từ, kiểm tra chứng từ, kê khai hải quan…Thời gian làm hàng sẽ rút ngắn hơn, chứng từ được làm kỹ hơn. Có như vậy thì dễ dàng kiểm tra những sai phạm hơn và mỗi bộ phận đều có trách nhiệm trong từng khâu của mình. - Về khâu hải quan và đại lý vận tải, công ty nên tổ chức cho nhân viên học thêm các lớp nghiệp vụ hải quan do tổng cục hải quan tổ chức và những lớp về vận tải biển. Những khóa này sẽ giúp cho nhân viên nâng cao được nghiệp vụ chuyên môn hạn chế những sai phạm trong khâu chứng từ. - Nâng cấp hệ thống máy vi tính tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhanh chóng và chính xác bộ chứng từ để có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện. - Hệ thống mạng nội bộ và quốc tế không ngừng nâng cao vì đây là điều rất quan trọng trong khâu giao tiếp với đại lý với nước ngoài về tình hình lô hàng xuất cũng như nhập. v Về khâu đóng hàng vào container - Công ty cần tổ chức tốt hơn nữa đối với việc giao nhận hàng, tuy đây là khâu cuối cùng trước khi giao nhận hàng để nhằm tránh tình trạng sai sót do tài xế, do nhân viên gây ra mà hậu quả mang lại là trễ chuyến hàng của khách. Giảm được chi phí không cần thiết phát sinh ở khâu nhận hàng dẫn đến giảm chi phí cho công ty. - Đối với việc giao nhận hàng cần phải tuyển tài xế có kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng ra vào cảng nhằm tránh tình trạng giao hàng nhằm cảng để đảm bảo thời gian kiểm hóa xuất hàng và giảm các chi phí không cần thiết. - Đối với việc đóng hàng vào container, công ty nên phân công nhân viên phụ trách kho bãi riêng. Khi có nhiều hàng để gởi cùng một lúc thì ta nên phân loại và sắp xếp các lô hàng theo thứ tự với những ký mã riêng và ghi vào sổ theo dõi để tránh ghi nhầm hoặc đóng lộn hàng, đặc biệt là kiểm đếm kỹ trước khi đóng hàng vào container. - Cần có hợp đồng dài hạn với đội xe tải nhằm giảm những rủi ro trong việc vận chuyển hàng và giảm chi phí vận chuyển. Lượng hàng ngày càng nhiều, công ty nên có hợp đồng dài hạn với bốc xếp để giao trách nhiệm trong việc xếp dỡ hàng tránh tình trạng hàng bị đổ vỡ, rách bao bì…. Khi ký hợp đồng công ty cần phải đưa ra những điều khoản phân chia rõ trách nhiệm của mỗi bên. 5.2.2 Giao nhận hàng nhập khẩu v Về khâu chứng từ - Bộ phận chứng từ vận tải : phải theo dõi thường xuyên lịch trình đến của tàu để kịp thời trình Manifest với hãng tàu, thông báo hàng đến kịp thời với khách hàng. Nếu chưa có đủ chứng từ, liên lạc với đại lý hay khách hàng để có đủ. Chúng ta phải hổ trợ khách hàng trong khâu chứng từ, nếu họ không thể liên lạc được với Shipper hay chứng từ chưa về kịp. Chúng ta phải giao lệnh nhanh chóng để khách hàng kịp thời nhận hàng, tránh những phí lưu kho lưu bãi phát sinh. Khâu chứng từ được thực hiện cách chặt chẽ, lôgic, tránh những sai sót có thể xảy ra, điều này làm cho khách hàng tin tưởng vào dịch vụ của chúng ta hơn. - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện, tiết kiệm được nhiều thời gian. v Về khâu nhận hàng Sau khi đã làm xong thủ tục hải quan, phải nhanh chóng giao hàng cho khách. Tránh việc giao nhằm hàng. Trong quá trình làm hàng, nếu có bất kỳ vấn đề (hàng thực tế không thực như khai báo, thuế có sự thay đổi …) nào phát sinh chúng ta phải kịp thời thông báo với khách biết để có những hướng giải quyết hợp lý. v Về kho bãi Với lượng hàng ngày càng nhiều, công ty nên thuê kho riêng tại cảng hoặc kho ngoại quan. Điều này sẽ giảm thiểu chi phí thuê dịch vụ ngoài và phát triển được hình thức gom hàng lẻ đóng container. 5.2.3 Một số giải pháp khác v Về khâu tiếp thị - Công ty cần phải xây dựng và củng cố quan hệ gắn bó giữa công ty với khách hàng nhất là các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu, đẩy mạnh hoạt động marketing nhằm mở rộng thị trường, thu hút khách hàng hơn nữa. Thông qua marketing từng bước hạ giá thành dịch vụ, mở rộng thị trường, tăng cường quan hệ hợp tác với các hãng giao nhận trong khu vực và trên thế giới để ta chỉ định họ làm đại lý cho công ty ở nước ngoài và ngược lại công ty làm đại lý cho họ ở Việt Nam. - Ngoài nhiệm vụ tìm nguồn hàng trong nước vốn rất khó khăn trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần phải năng động tìm kiếm các thông tin về chủ hàng cũng như người nhận hàng nhằm cung cấp cho các đại lý ở nước ngoài để nhận sự trợ giúp của họ trong việc giành được các lô hàng chỉ định. Muốn đảm bảo được điều này thì hệ thống thông tin liên lạc phải đủ tiêu chuẩn để cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác các dữ liệu cần thiết theo yêu cầu. v Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là yếu tố sống còn của mỗi công ty, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao. Và con người luôn là chủ thể của quá trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh. Với tình hình gay gắt như hiện nay đòi hỏi công ty, đòi hỏi mỗi nhân viên của công ty phải luôn tìm tòi học hỏi, có tư duy sáng tạo, biết rõ tổ chức, nắm rõ thị trường và những biến động thị trường nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý và đúng đắn hơn. Do đó, công ty nên quan tâm một số biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty như: - Công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận về hoạt động dịch vụ giao nhận nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm, kiến thức, khả năng tiếp xúc khách hàng để gây ấn tượng tốt cho công ty. - Đồng thời công ty phải có chế độ ưu đãi về lương bổng và khen thưởng công việc hợp lý nhằm giữ anh em gắn bó với công ty, coi công ty như gia đình của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng nên đài thọ chi phí để bồi dưỡng nâng cao trình độ của nhân viên công ty như trình độ ngoại ngữ, vi tính và nghiệp vụ về ngoại thương nhằm nâng cao kiến thức và kinh nghiệm trong công tác dịch vụ, rút ngắn thời gian và ngày càng hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty. v Duy trì khách hàng cũ, tích cực tìm kiếm khách hàng mới   - Đối với khách hàng cũ + Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, đồng thời công ty thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. + Đối với khách hàng lâu năm, vào dịp lễ tết công ty cần có quà biếu. Nếu khách hàng có tiệc cưới, ma chay hay gặp điều rủi ro công ty cần cử người đến thăm hoặc viết thư chia buồn, để chứng tỏ cho họ biết họ luôn được xem là thượng đế. - Đối với việc tìm kiếm khách hàng mới + Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu và thể hiện mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay. + Thiết lập mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không và đại lý trong và ngoài nước để tìm kiếm khách hàng mới. + Trong công tác môi giới, bất kể chủ tàu, chủ hàng hay các tổ chức đại diện, cá nhân khác giới thiệu cho công ty những khách hàng mới, nếu ta ký được hợp đồng thì phải tính hoa hồng và cần thông báo rõ tỷ lệ hoa hồng này theo khối lượng giá trị hàng hóa. v Hoàn thiện quy trình chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển - Củng cố, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đòi hỏi phải cẩn thận và hết sức chính xác trong việc xử lý chứng từ - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện, tiết kiệm được nhiều thời gian. - Xác định mặt hàng giao nhận theo thời vụ, theo cơ cấu mặt hàng. - Xác định cụ thể từng đơn hàng vận chuyển. - Điều độ tàu vận tải, có quan hệ rộng rãi với hệ thống các hãng tàu trên cả nước, tạo điều kiện dễ dàng cho việc lưu khoang hàng hóa xuất nhập khẩu. - Củng cố và xây dựng hệ thống đại lý trên khắp toàn cầu, đề ra những quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên nhằm tránh những rủi ro và chi phí phát sinh trong trường hợp hàng hóa xuất nhập khẩu gặp sự cố. - Tổ chức, xây dựng khép kín dây chuyền kinh doanh, có thêm nhiều dịch vụ hơn nữa để phục vụ một cách tốt nhất và đầy đủ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận. - Hoàn thiện và ngày càng đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ nhằm hoàn tất bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất. - Cung cấp trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên. CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN 6.1 Kiến nghị đối với nhà nước và các ngành có liên quan - Hệ thống giao nhận ở nước ta vừa mới được củng cố lại trong những năm gần đây, do đó xét về mặt tổ chức của ngành còn yếu, khả năng cạnh tranh của ngành cũng còn nhiều hạn chế vì vậy cần tập trung vào các mặt chủ yếu sau: + Về bốc xếp: thực hiện chiến lược chung, xây dựng đầu mối để nối mạng với các cảng trong khu vực nhằm mục đích mang nguồn hàng nhiều cho các công ty giao nhận tại Việt Nam. + Về dịch vụ: tổ chức lại, cổ phần hóa, cho nước ngoài mua lại cổ phần để giữ đầu tư và tạo cầu nối cho việc đầu tư ra nước ngoài để chia sẽ thị trường khu vực. - Đề nghị bộ tổ chức, phối hợp quy hoạch giữa các ngành đường biển, đường sắt, đường sông, đường bộ nhất là các khu đầu mối giao thông nhằm tránh tình trạng kẹt xe trong giờ cao điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận được nhanh chóng. - Cơ sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận còn yếu kém, năng suất thấp như cảng biển trong thời gian dài không đầu tư đúng mức nên đội bơi lặn ở các cảng biển nằm trong sông như cảng Sài Gòn là cảng lớn nhưng luồng vào cảng bị hạn chế do bị thu hẹp, chảy quanh co nên tàu bè ra vào khó khăn. Cầu cảng, bãi bị xuống cấp, trang thiết bị bốc dỡ chưa được cơ giới hóa. Đường sông ở miền Nam có hai tuyến chính là: Thành phố Hồ Chí Minh – Rạch Giá – Hà Tiên và thành phố Hồ Chí Minh – Cần Thơ – Cà Mau, hiện nay cũng đang bị hiện tượng sa bồi nên tốc độ lưu thông thấp. Sự lạc hậu của cơ sở hạ tầng cản trở lớn đến kinh doanh giao nhận, lượng hàng hóa vận tải ở miền Nam có thể sẽ tăng cao hơn nếu cơ sở hạ tầng được nâng cấp và hiện đại hóa. Do vậy, nhà nước cần đầu tư thêm cho việc nâng cấp các cảng biển ở phía Nam. - Trong khi chờ đợi các dự án xây dựng các cảng mới, thì cảng Sài Gòn đóng vai trò chính trong xuất nhập khẩu hàng hóa cho khu vực trọng điểm phía Nam mà thường xuyên bị ách tắc lưu thông hàng hóa do phải di chuyển vào đường chật hẹp, quá tải, bị cấm lưu thông trong giờ cao điểm nên việc giao nhận còn gặp nhiều khó khăn. Nhà nước cần phải đầu tư và cho các ngành này vay dài hạn với lãi suất thấp để có thể nâng cấp hiện đại hóa hơn. - Hiện tại các cảng nội thành hầu như tất cả đều bị ùn tắc do lượng hàng hóa nhập và xuất đi quá nhiều. Do vậy việc hạn chế đến mức tối đa các công đoạn thủ tục để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trực tiếp giao nhận hàng tại cảng cũng là một vấn đề có tầm quan trọng thực tiễn. Để có thể tránh tình trạng chờ đợi như nêu trên thì chính quyền cảng cần phải: + Tổ chức quản lý và sản xuất tại cảng có hệ thống hơn. Tạo điều kiện thuận lợi vừa cho khách hàng giảm bớt các thủ tục hành chính vừa giảm được thời gian chờ đợi. + Xây dựng cơ sở hạ tầng, mở rộng cầu bến kho bãi và các tuyến giao thông trong cảng, nhất là cảng Tân Cảng vì số lượng hàng hóa nhập tại cảng này rất cao, việc chuyển bãi gây nhiều khó khăn, bất tiện cho việc rút hàng, đóng hàng tại bãi… + Đầu tư thêm trang thiết bị và cơ giới hóa dây chuyền bốc xếp. + Một số cảng chưa khai thác hết các năng lực của cảng gây sự lãng phí mất cân bằng giữa các cảng. + Cuối cùng nhà nước cần phải đảm bảo tính ổn định của môi trường pháp lý, tạo kỷ cương và niềm tin cho con người trong sự phát triển to lớn này để có cơ sở thu hút vốn và tiềm lực cả trong và ngoài nước. 6.2 Kết luận - Trong những năm gần đây, chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải của nước ta ngày càng mở rộng và phát triển. Nhiều hãng tàu nổi tiếng trên thế giới đã mở tuyến vận tải container vào Việt Nam qua các cảng trọng yếu ở thành phố Hồ Chí Minh. Cuộc bùng bổ thực sự về container đã diễn ra tại các cảng khẩu của thành phố, điều này có lợi cho hoạt động giao nhận vận tải. - Những vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu nói chung và lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói riêng luôn có những thay đổi trong đường lối chính sách, thủ tục. Do đó để làm tốt được công việc này đòi hỏi các công ty vận tải - giao nhận, các đại lý hãng tàu phải có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực ngoại thương. - Công ty TMC là một trong những công ty hoạt động khá hiệu quả trong lĩnh vực giao nhận. Để đứng vững trong môi trường cạnh tranh như hiện nay công ty đã nhạy bén với sự biến đổi của xã hội và cố gắng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Trong thời gian qua, công ty đã chứng tỏ mình thông qua khối lượng khách hàng và hàng hóa giao nhận ngày càng tăng. - Quá trình hoạt động của công ty được thực hiện chặt chẽ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa khách hàng với công ty cũng như các phòng ban của công ty. Chính sự phối hợp này tạo nên hiệu quả kinh doanh trong công ty. Thành tựu này là kết quả của nhiều nhân tố khách quan và chủ quan nhưng phải khẳng định đó là thành quả của cả quá trình phấn đấu lâu dài và liên tục của tập thể nhân viên trong công ty. - Với chiến lược đúng đắn, nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển, công ty đã đào tạo được đội ngũ nhân viên khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng cho đến việc xử lý các quy trình xử lý chứng từ cho hàng hoá xuất nhập khẩu bằng container đường biển. Với đội ngũ nhân viên giàu nghiệp vụ, làm việc đoàn kết như vậy hàng năm công ty thu được nhiều lợi nhuận đáng kể góp phần phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam. Bên cạnh đó, cũng có một số nhân viên không thể tránh khỏi sai lầm, thiếu sót trong việc xử lý chứng từ nhưng đang được công ty dần khắc phục. TÀI LIỆU THAM KHẢO Dương Hữu Hạnh. 2000. Cẩm nang nghiệp vụ Xuất Nhập khẩu. NXB Thống Kê. Dương Hữu Hạnh. 2004. Vận tải – giao nhận quốc tế và bảo hiểm hảng hải. NXB Thống Kê. PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. 2007. Giáo trình kỹ thuật ngoại thương. NXB LĐ - XH 2007. PGS.TS Hoàng Văn Châu. 1999. Vận tải – giao nhận hàng hóa Xuất Nhập khẩu. NXB Khoa học và kỹ thuật. Phạm Mạnh Hiền. 2004. Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế. NXB Thống Kê. Phạm Mạnh Hiền. 2007. Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương. NXB thống kê. PHỤ LỤC Phụ lục 1: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TMC (ĐVT: USD) Hàng xuất 2004 2005 2006 2005/2004 (%) 2006/2005 (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) LCL FCL 198,056 190,018 51.036 48.964 203,733 202,222 50.186 49.814 287,056 207,035 58.098 41.902 1.03 1.06 1.41 1.02 Tổng 388,073 100 405,955 100 494,091 100 2.09 2.43 (Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu) Phụ lục 2: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TMC (ĐVT: USD) Hàng nhập 2004 2005 2006 2005/2004 (%) 2006/2005 (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) LCL FCL 112,428 110,831 50.358 49.642 197,627 196,987 50.081 49.919 212,502 200,105 51.502 48.498 1.76 1.78 1.08 1.02 Tổng 223,259 100 394,614 100 412,607 100 3.54 2.10 (Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu)