Phân tích thực trang giao nhận nhập khẩu và đưa ra những giải pháp hoàn thiện quy trình này

Cao ñẳng : 8 12,8 ðại học : 26 41,2 Trên ðại học : 1 1,6 (Nguồn Từ Phòng Hành Chánh) Công ty có tổng số nhân viên là 63 người. Tất cả nhân viên ñều qua ñào tạo chuyên môn và có kinh nghiệm trong phạm vi trách nhiệm của mình. Do tính chất của công việc nên phòng giao nhận phân công nữ phụ trách bộ phận Chứng GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 36 Từ, nam phụ trách bộ phận Thủ tục Hải quan. Do ñó Unitrains có thể cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp có chất lượng cao. 5) Tình hình và kết quả họat ñộng kinh doanh của công ty qua các năm 2003, 2004, 2005, 2006. Qua 9 năm họat ñộng với mọi nổ lực vượt bậc của mình công ty ñã không ngừng nâng cao tổng doanh thu hàng năm ñồng thời ñã thu hút thêm ñược rất nhiều khách hàng về cho mình. Các lĩnh vực của công ty ngày càng ña dạng, chất lượng phục vụ khách hàng ngày càng ñược cải thiện. Dựa vào báo cáo kết quả họat ñộng kinh doanh của 5 năm gần ñây, ta có ñược bảng phân tích: ðơn vị tính: 1000ñ STT Chỉ Tiêu Mã Số 2002 2003 2004 2005 2006 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 4.573.997 4.809.000 17.792.000 21.500.000 18.779.000 2 Giá vốn hàng bán 11 3.660.000 861.000 16.000.000 20.500.000 20.000.000 3 Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 3.913.997 948.000 1.792.000 1.500.000 1.221.000 4 Doanh thu họat ñộng tài chính 21 997 1.000 6.000 11.000 11.000 5 Chi phí tài chính 22 104.000 134.000 644.000 70.000 636.000 6 Chi phí bán hàng 24 - - - - - 7 Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 607.000 680.000 1.248.000 1.600.000 1.586.000 8 Lợi nhuận thuần từ họat ñộng kinh doanh 30 809.000 813.000 1.142.000 819.000 574.000 9 Thu nhập khác 31 1.569.000 1.653.000 - 20.000 20.327 10 Chi phí khác 32 1.530.000 1.607.000 12.000 20.000 20.000 11 Lợi nhuận khác 40 39.000 46.000 8.000 - 237 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 50 773.100 859.000 1.150.000 819.000 901.000 GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 37 13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 - - - - - 14 Lợi nhuận sau thuế 60 773.100 859.000 1.150.000 819.000 901.000 ∗ Nhận xét ñối với từng chỉ tiêu:  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Sau 4 năm ñi vào hoạt ñộng, công ty ñạt ñược doanh thu tương ñối cao (hơn 4 tỷ). Doanh thu năm 2005 gấp 5 lần so với 2002, một tốc ñộ tăng rất nhanh. Tuy nhiên năm 2006 doanh thu ñã giảm so với năm 2005 là 2,721 tỷ một con số tương ñối lớn, bởi năm 2006 là 1 năm cột móc của nền kinh tế nước nhà, là năm Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế WTO. Từ tháng 1- 12 năm 2007 là thời gian Việt Nam hòan thiện các thỏa thuận song phương ña phương trong tiến trình hội nhập WTO, và phải chịu rất nhiều khó khăn, và ñây cũng chính là lí do làm cho doanh thu của công ty trong năm này giảm ñi (do là công ty dịch vụ giao nhận thủ tục xuất nhập khẩu, nên các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xuất nhập khẩu sẽ ảnh hưởng rất lớn ñến doanh thu của công ty).  Giá vốn hàng bán: Cũng như doanh thu giá vốn của công ty ở năm 2005 là ñạt cao nhất (20.5 tỷ), một con số khá cao. Tuy nhiên, năm 2003 doanh số của công ty vẫn ở mức cao và tăng nhưng giá vốn của công ty giảm ñáng kể (năm 2002 là 3.66 tỷ, năm 2003 giảm xuống còn 861 triệu); là bởi giai ñọan này xảy ra biến ñộng về tình hình chính trị, các nước ñang giao tranh làm cho thị trường mất ổn ñịnh, việc xuất khẩu sang các thị trường châu âu gặp nhiều khó khăn, các công ty khách hàng rất e ngại trong việc xuất khẩu hàng ra nước ngoài vì lí do ñó ñã ảnh hưởng rất lớn ñến họat ñộng của công ty. Nhưng bước sang năm 2004 thì giá vốn của công ty lại tăng gấp 5 lần so với năm 2002, và ñến năm 2006 giá vốn ñạt 20 tỷ, ñiều này cho thấy công ty ñã: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 38 − Luôn tìm cách cải thiện, nâng cao chất lượng phục vụ; giữ quan hệ tốt ñẹp với các khách hàng. − Ký ñược những hợp ñồng dài hạn và thường xuyên. − Có những chích sách thu hút khách hàng. − Kim ngạch xuất nhập khẩu tăng.  Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ: Cũng như ở 2 chỉ tiêu trên, năm 2003 là năm mà công ty ñạt lợi nhuận thấp nhất (948 triệu), và năm 2005 là năm ñạt lợi nhuận cao nhất ( 1.5 tỷ).  Doanh thu họat ñộng tài chính: Riêng ở chỉ tiêu này thì công ty có tốc ñộ tăng ñều qua các năm. Năm 2002 là 997.000 và năm 2005 tăng lên 11 triệu, và ổn ñịnh doanh thu này cho ñến năm 2006.  Chi phí tài chính: Do doanh thu họat ñộng tài chính tăng ñều từ năm 2002-2004 nên lẽ dĩ nhiên chi phí tài chính cũng tăng. Nhưng có ñiều ñặc biệt là doanh thu tài chính năm 2005 ñạt 11 triệu nhưng chi phí lại giảm xuống một con số khá thấp chỉ với 70 triệu. và ñến năm 2006 doanh thu vẫn giữ ở mức 11 triệu nhưng doanh thu ñạt mức cao nhất trong 5 năm 636 triệu.  Chi phí quản lí doanh nghiệp: Tăng ñều từ năm 2002-2005, ñặc biệt năm 2006 công ty ñã cắt giảm ñược khỏan chi phí này. Cụ thể là: năm 2002: 607 triệu, năm 2003: 680 triệu, năm 2004: 1.248 tỷ, năm 2005: 1.6 tỷ và năm 2006: 1.586 tỷ giảm so với năm 2005. Lí do tăng: − Chi phí lưu thông, công tác mở rộng làm ăn và học hỏi kinh nghiệm. − Chi phí văn phòng: ñiện, nước, ñiện thoại, … GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 39 − Các chi phí khác.  Lợi nhuận từ họat ñộng kinh doanh: Khác với các chỉ tiêu trên, lợi nhuận từ họat ñộng kinh doanh tăng từ năm 2002-2004 và năm 2004 là năm công ty có lợi nhuận cao nhất trong 5 năm( 1.142 tỷ); năm 2005 giảm xuống ñạt 819 triệu, riêng năm 2006 lợi nhuận chỉ bằng ½ so với năm 2004 ( 574 triệu). ðiều này cho ta thấy trên lộ trình hội nhập WTO với những chích sách mới ñã ảnh hưởng ñến hiệu quả họat ñộng kinh doanh của công ty và kết quả là làm giảm lợi nhuận.  Thu nhập khác: Năm 2002-2003 công ty có thu nhập khá cao hơn 1.5 tỷ. Nhưng ñến năm 2004 thu nhập khác từ các họat ñộng khác của công ty bằng 0. Năm 2005-2006 thu nhập của công ty ñạt trên 20 triệu.  Chi phí khác: Cũng như lợi nhuận khác, chi phí khác của công ty năm 2002-2003 hơn 1.5 tỷ, riêng năm 2004 công ty ñã chi 12 triệu nhưng thu nhập khác của công ty bằng 0; và năm 2005-2006 chi phí ổn ñịnh ở con số 20 triệu.  Lợi nhuận khác: Qua bảng số liệu ta thấy lợi nhuận của công ty trong 5 năm là không ổn ñịnh. Năm 2003 tăng 7 triệu so với năm 2002, nhưng ñến năm 2004 lợi nhuận ñã giảm xuống còn 8 triệu. Tuy nhiên ñến năm 2005 thì công ty không thu ñược bất kì khỏan lợi nhuận nào từ các họat ñộng khác. Và ñến năm 2006 lợi nhuận khác mà công ty ñạt ñược chỉ vỏn vẹn 237 ngàn.  Tổng lợi nhuận trước thuế: Công ty có lợi nhuận tăng từ năm 2002-2004 (773.1 triệu-1.15 tỷ), nhưng sau ñó ñến năm 2005 lợi nhuận của công ty chỉ ñạt 819 triệu và 2006 lợi nhuận ñat GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 40 901 triệu. với lợi nhuận 2006 ñạt 901 triệu ñồng là 1 dấu hiệu ñáng mừng ñối với công ty, bởi ñây là năm mà nhà nước bắt ñầu áp dụng nhiều chính sách mới trong kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng không vì thế mà lợi nhuận của công ty giảm ñi. ðiều này cho ta thấy công ty ñã chuẩn bị chiến lược rất chu ñáo ñể sẵn sàng hội nhập vào thị trường quốc tế.  Lợi nhuận sau thuế: Do công ty ñược hưởng chính sách ưu ñãi miễn thuế thu nhập doanh nghiệp nên lợi nhuận sau thuế của công ty chính là tổng lợi nhuận trước thuế của công ty. ðiều này cũng ñã góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Nhìn chung, trong kinh doanh thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải gặp những bước thăng trầm là một lẽ ñương nhiên. Vấn ñề là ở chỗ công ty cần cố gắng phân tích, nghiên cứu tìm ra những giải pháp tối ưu ñể vượt qua những trở ngại trong giai ñọan hiện tại. Mặc dù doanh thu có tăng, giảm nhưng thực tế cho thấy là doanh thu của công ty vẫn ở múc rất cao hơn 18 tỷ (2006), ñó là do công ty ñã ñưa ra ñược những chính sách chiếc lược làm tăng hiệu quả họat ñộng của công ty:  Không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và triệt ñể tôn trọng các nguyên tắc vầ tính ñộc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các ñiều kiện quốc tế hiện hành ñược Việt Nam công nhận.  ðặt quyền lợi khách hàng lên hàng ñầu.  Nâng cao trình ñộ nghiệp vụ cho nhân viên. B – QUY TRÌNH HOẠT ðỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU: Bộ chừng từ hàng nhập gồm: 1. Tờ khai 2. Phụ lục (nếu có) 3. Hợp ñồng (nếu là nhập gia công thì không cần hợp ñồng) GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 41 4. Packing list 5. Invoice 6. Bản ñăng ký vật tư 7. ðơn ñề nghị chuyển cửa khẩu 8. Bill 9. Giấy phép 10. Công văn cam kết nhập sản xuất 11. Giấy tạm cấp kiểm dịch thực vật (nếu có) 12. C/A (giấy chứng nhận phân tích) (ña số chỉ có những nguyên phụ liệu là hóa chất mới có chứng từ này) 13. Những chứng từ khác nếu có Tiến trình: − Khi nhận ñược bộ hồ sơ chứng từ của khách hang gửi qua, kiểm tra xem ñầy ñủ hay chưa? (ñầy ñủ là gồm: Bill, Packing list, Invoice, giấy báo…) ðây là những chứng từ cụ thể, ngoài ra còn có những chứng từ khác kèm theo. − Nếu chưa có giấy báo thì cứ chuẩn bị chứng từ trước, nhưng nhất ñịnh phải có Bill vì có lúc chứng từ với Bill không khớp với nhau vì vậy phải có Bill ñể lấy Bill làm căn cứ mà lên bộ chứng từ và có Bill thí mới theo dõi ñược lô hàng trên sẽ về ñấn cảng khi nào (kiểm tra bằng cách liên hệ với khách hang hoặc hãng tàu). − Những lô hàng nào có C/O nên chú ý ñể áp thuế theo chế ñộ có C/O (ñặc biệt là C/O form D sẽ có ưu ñãi hơn những form thông thường là form B). − Sau khi lên bộ chứng từ xong, ñưa cho nhân viên công ty về thủ tục hải quan mang ñi ñăng ký. − Khi nhận ñược giấy báo nhận hàng, nên ñưa giấy báo nhân viên về thủ tục hải quan ñể lấy lệnh trước ñể tiết kiệm thời gian cho GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 42 việc lấy lệnh vì khi ñăng ký tờ khai xong chỉ cần ñưa bộ hồ sơ ñể lấy hàng. − Chú ý: những lô hàng nào là Bill gốc thì phải ñưa Bill gốc và photo giấy báo ñưa cho thủ tục hải quan ở cảng, còn nấu là ñiện giao hàng (Bill Surrendered) thì chỉ cần photo giấy báo mà thôi. − Theo dõi hàng cho ñến khi hàng về công ty, phải kiểm tra xem thủ tục hải quan ở cảng có lấy lô hàng của mình không. − Báo cáo với khách hàng khi nào hàng về công ty khách hàng ñể khách hàng còn sắp xếp cho công nhân ở lại chờ hàng xuống (nếu là hàng về ngoài giờ hành chính) Bộ chứng từ lưu trữ: 1. Tờ khai 2. Phụ lục (nếu có). 3. Hợp ñồng 4. Packing list 5. Invoice 6. ðịnh mức (nếu có) (Tất cả chứng từ trên ñều phải có dấuvà chữ ký của Hải Quan ngoại trừ hợp ñồng và Invoice). Sơ ñồ thực hiện quy trình hoạt ñộng nhập khẩu: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 43 Xin giấy phép xuất khẩu (ñối với những mặt hàng NK có ñiều kiện) Làm thủ tục và ký quỹ ñảm bảo thanh tóan cho người NK tại NH (làm ñơn mở L/C, chuyển tiền…) Mua bảo hiểm khi NK theo ñiều kiện FOB, FCA, CFR, cPT Thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Thuê phương tiện vận tải khi NK theo ñiều kiện nhóm E và F Nhận bộ chứng từ Giám ñịnh chất lượng và số lượng hàng NK (nếu có yêu cầu) Làm thủ tục hải quan Thanh toán tiền lưu kho, bãi và nhận hàng Kiểm tra hàng NK Lập biên bản khiếi nại hoặc lập thủ tục ñòi bồi thường bảo hiểm (nếu nhận hàng NK không ñúng yêu cầu hoặc có tổn thất). GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 44 1) ðàm phán ký hợp ñồng: ðể tiến hành ký kết một hợp ñồng ngoại thương hai bên cần phải ñàm phán, ñàm phán thành công, người mua và người bán có thể ñi ñế ký kết hợp ñồng. một hợp ñồng ngoại thương ñược xem là hợp lệ và có giá trị thực hiện trong thực tế thì hợp ñồng ñó phải hợp pháp. ðối với công ty U & I là ñơn vị dịch vụ ñảm nhận toàn bộ các khâu từ làm chứng từ ñến giao hàng và làm thủ tục thanh tóan, nên sau khi hợp ñồng mua bán ñã ñược ký kết, công ty U & I chỉ làm hợp ñồng dịch vụ xuất nhập khẩu với một công ty cần ñảm nhận công việc giao nhận hàng hóa trọn gói. Dịch vụ công ty U & I ñảm nhận: + Kiểm tra chứng từ. + Lấy lệnh giao hàng ñối với hàng nhập. + Làm tờ khai hải quan và ñăng lý hải quan + ðóng phí nâng hạ và vận chuyển hàng từ cảng hoặc sân bay về kho công ty. + Kiểm hóa hàng hóa và ñóng lệ phí hải quan. + Thay mặt công ty nhận thông báo thuế hoặc quyết ñịnh ñiếu chỉnh tăng giảm thuế (nếu có) và hòan thành tờ khai. Các công việc trên sẽ ñược U & I hòan tất ñúng thời gian và sẽ chịu trách nhiệm hoàn tòan nếu có gì sai xót như ñã thỏa thuận trong hợp ñồng dịch vụ mà hai bên ñã thỏa thuận và ký kết. 2) Xin giấy phép nhập khẩu: Dựa vào hợp ñồng nhận ñược, tùy theo mặt hàng nhập khẩu. Nếu mặt hàng nhập khẩu có ñiều kiện, theo quy ñịnh của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành thì nhất thiết phải xin giấy phép nhập khẩu theo ñúng quy ñịnh của cơ quan nhà nước mà tiến hành. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 45 Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc sự quản lý của khu công nghiệp thì giấy phép nhập khẩu do bộ quản lý chuyên ngành trong khu công nghiệp cấp, còn nếu hàng nhập khẩu nằm ngoài khu công nghiệp thì giầy phép nhập khẩu do Bộ thương mại cấp. Trước khi xin giấy phép nhập khẩu công ty phải làm ñơn xin phân bổ hạn ngạch và nộp báo cáo về việc thực hiện hạn ngạch trong năm qua cho Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Sau ñó Bộ sẽ xem xét, cân ñối hạn ngạch và cấp giấy phép nhập khẩu. 3) Mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận tải: Căn cứ vào lượng hang nhập khẩu về mà công ty thuê phương tiện chuyên chở, ñể chở hang về nơi nhập khẩu của công ty thì phải qua sự kiểm tra, giám sát và niêm phong kẹp chì của Hải quan cửa khẩu. ∗ Nếu hàng ñóng nguyên một container (trên B/L sẽ ghi rõ là FCL/FCL hay CY/CY) thì dùng xe chở container chuyên dùng. ∗ Nếu lô hàng ñược ñóng một phần và chung với nhiều chủ hàng khác nhau (trên B/L sẽ ghi LCL/FCL hay LCL/LCL) thì phải thuê xe mui kín ñể chở hàng). Quy ñịnh thuê xe tải và xe chuyên dùng chở container như sau: + Dùng phương tiện xe tải mui kín ñể chở hàng rời xuất ở cảng hoặc sân bay. + Xe container dùng ñể hàng ñóng nguyên container. Quy ñịnh ñóng hàng vào container như sau: + Số khối ñạt mức tối ña ñể ñóng vào container 20 từ 24-27 CBM. + Số khối ñạt mức tối ña ñể ñóng vào container 40 thường từ 56-60 CBM. + Số khối ñạt mức tối ña ñể ñóng vào container 40 cao từ 62-68 CBM. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 46 Nếu hàng ñược quy ñịnh ñóng vào xe tải 2T5=14CBM, 1T5=8-10CBM. 4) Giám ñịnh hàng hóa: − ðăng ký kiểm dịch thực vật: Việc ñăng ký kiểm dịch thực vật sẽ ñược kiểm tra tại chi cục kiểm dịch thực vật vùng II (4B Mạc ðĩnh Chi, Quận 1, TP.HCM). Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng ñể xác nhận hàng hóa là thực vật không có nấm ñộc, sâu bọ, cỏ dại… mà có thể gây dịch bệnh cho các sinh vật khác trên ñường vận chuyển và cho người tiêu dùng. Bộ hồ sơ ñăng ký kiểm dịch và các bước tiến hành làm thủ tục gồm có: + Hợp ñồng ngoại thương. + ðơn xin ñăng ký kiểm dịch thực vật. Bước 1: nộp hồ sơ tại phòng ñăng ký Nhân viên phụ trách sẽ tiến hành xét duyệt ký tên, ñóng dấu theo dây chuyền nghiệp vụ, sau ñó sẽ trả cho ngưới ñăng ký ñơn ñăng ký kiểm dịch có xác nhận của cơ quan ñăng ký kiểm dịch. Bước 2: mang mẫu ñại diện ñến phòng kiểm dịch xem xét. Bước 3: ñóng lệ phí kiểm dịch. − ðăng ký khử trùng: Giấy cứng nhận khử trùng do chi cục kiểm dịch thực vật của Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp thực phẩm cấp, khi xuất khẩu nông sản như: gạo, bắp, ñậu phộng…cần phải làm ñơn xin ñược khử trùng nhằm tiêu diệu sâu bọ, bảo quản hàng hóa khi chuyên chở hàng hóa lâu ngày. − ðăng ký giám ñịnh trọng lượng và chất lượng hàng hóa: Tất cả các hàng hóa xuất khẩu ñều phải qua giám ñịnh trọng lượng và chất lượng, ñây là chứng từ xáx nhận chất lượng – số lượng (hoặc trọng lượng), ñóng GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 47 gói bao bì, quy cách hàng hóa thực giao có ñúng như sự mô tả trong các chứng từ hay không? Ở Việt Nam cơ quan giám ñịnh chất lượng và số lượng do trung tâm giám ñịnh hoặc vinacontrol cấp. Theo quyết ñịnh số 1343/TM-PC ban hành ngày 07/11/1994 những mặt hàng sau ñây trước khi nhập khẩu phải qua giám ñịnh bắt buộc ở các cơ quan giám ñịnh của nhà nước: + Xăng dầu. + Phân bón. + Hàng ñiện tử và ñồ ñiện. + Thực phẩm ñồ uống. + Máy móc thiết bị lẻ và thiết bị tòan bộ, phụ tùng. + Thép. + Dược liệu, dược phẩm (theo quy ñịnh của Bộ Y Tế). − Giấy chứng nhận vệ sinh: Là chứng từ xác minh tình trạng không ñộc hại, không bị nhiễm trùng của hàng hóa như: thực phẩm, thịt, rau quả, hải sản ñông lạnh, ñồ hộp, bánh kẹo, rượu bia…theo ñúng tỷ trọng ghi trên bao bì ñể người tiêu dùng an tâm sử dụng. − Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch: Do nhân viên y tế ñại diện của tổ chức y tế có thẩm quyền chứng nhận hàng hóa thực phẩm xuất khẩu không bị nhiễm trùng, dịch bệnh và phù hợp cho tiêu dung. − Giấy chứng nhận kiểm dịch ñộng vật: Là chứng từ do chơ quan thú y cấp, ñể chứng nhận hàng hóa không vi trùng gây bệnh cho súc vật, người hoặc chứng nhận ñộng vật ñã ñược tiêm chủng ñề phòng dịch bệnh. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 48 Bộ hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận kiểm dịch gồm: + Commercial Invoice: 1 bản gốc. + Packing List: 1 bản gốc. + ðơn yêu cầu kiểm dịch: 1 bản gốc. + Giấy chứng nhận kiểm dịch: 4 bản. + Bill of Lading, Air Way Bill: 1 bản sao y bản gốc. + ðịnh mức nâng cấp. 5) Tập kết hàng hóa: ða số các mặt hàng xuất khẩu của các công ty, ñều do công ty sản xuất ra nên việc lựa chọn, ñóng gói, ký mã hiệu hàng hóa cũng do công ty ñơn vị ñó ñảm nhận. dịch vụ chỉ việc kiểm tra cách thức bao bì, ñóng gói, ký mã hiệu hàng hóa có ñúng như trong hợp ñồng ngoại thương ñã kí kết hay không. Nếu trong hợp ñồng không quy ñịnh gì thì sẽ tiến hành ñem hàng hóa tập kết ỡ bãi kiểm chờ kiểm hóa và vận chuyển. Hàng nhập khẩu về thì nhân viên giao nhận chuyển biên bản bàn giao của hải quan cảng hoặc sân bay về Chi Cục Hải Quan Bình Dương ñể xin kiểm hóa lô hàng nhập khi hàng ñã về tới bãi tập trung. 6) Thủ tục hải quan: Ở Việt Nam theo ñiều 12 pháp lệnh Hải Quan ban hành ngày 20/02/1990 quy ñịnh về thủ tục Hải Quan bao gồm các nội dung sau: + Khai báo nộp tờ khai hải quan: nộp hoặc xuất trình giấy phép và các giấy tờ cần thiết khác theo quy ñịnh của pháp luật. + ðưa ñối tượng cần ñược kiểm tra ñến ñịa ñiểm kiểm tra: ñể Hải quan kiểm tra. + Làm nghĩa vụ nộp thuế: nhập khẩu, các nghĩa vụ khác theo quy ñịnh của pháp luật và nộp lệ phí hải quan. Trong quy trình thủ tục hải quan doanh nghiệp phải tự khai báo, kê khai hàng hóa, tự áp mã, áp thuế suất, tự tính thuế theo luật thuế xuất nhập khẩu. Bộ phận GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 49 giám sát quản lí của Hải Quan sẽ tiếp nhận ñăng ký tờ khai, phân lọai hồ sơ theo xanh-vàng-ñỏ mà tiến hành làm thủ tục. Sau ñây là các nội dung chi tiết của từng khâu thủ tục Hải Quan mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện: a. Khai báo và nộp tờ khai Hải Quan: Tờ khai Hải Quan là tờ khai có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở ñể xác ñịnh trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở ñể Hải Quan kiểm tra, ñối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hang, phẩm cấp hang, số lượng, trọng lượng hang trên chứng từ…ñể từ ñó xác ñịnh hàng hóa thuộc ñối tượng chịu thuế nhập khẩu và cũng là cơ sở ñể tính thuế (nếu là ñối tượng chịu thuế) hoặc (ñối tượng không chịu thuế), ñồng thời cũng là cơ sở ñể hải quan giám sát khi hàng hóa nhập khẩu qua biên giới mà áp dụng mã số thuế cho các loại hàng. Người khai báo phải tự kê khai hàng hóa nhập khẩu theo mẫu của Hải Quan. Căn cứ biểu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), biểu giá tính thuế của bộ tài chính, của tổng cục Hải Quan ñể tự áp mã số tính thuếcho hàng hóa của mình. Tự tính thuế nhập khẩu (nếu nhập khẩu hàng hóa) và VAT cho hàng hóa. Yêu cầu ñối với khai báo tờ khai hải quan: + Trừ những trường hợp ưu tiên ñược miễn khai Hải Quan ñối với hành lý nhập khẩu, còn ñối với tất cả các hành lý,hang hóa, ñồ vật khác nhập khẩu ñều phải khai bằng tờ khai do Tổng Cục Hải Quan in và phát hành. ðó là tờ khai HQ/2002-NK (màu xanh). + Phải khai viết hoặc ñánh máy bằng một thứ mực không ñược khai bằng mực ñỏ, không ñược tẩy xóa, sữa chữa…vào tờ khai; nếu có phải có xác nhận của người khai và phải ñược nhân viên tiếp nhận tờ khai ghi nhận. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 50 + Mỗi tờ khai chỉ khai theo một giấy phép (ñối với hàng ñược quản lý bằng giấy phép) hoặc theo một hợp ñồng; khai bằng tiếng Việt, có thể chú thích bằng tiếng nước ngòai. + Phải khai ñầy ñủ các cột, mục (phần dành cho người khai), ñối với hàng kinh doanh nhập khẩu phải khai rõ chính xác: tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, ñơn giá và trị giá thanh toán, số lượng trọng lượng hàng, xuất xứ hàng hóa, số kiện, số Gross Weight. + Người khai phải là người chủ lô hàng hoặc là người ñược chủ hàng ủy nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình. Bộ hồ sơ ñăng ký Hải Quan ñối với hàng nhập khẩu (nhập kinh doanh) gồm: + Phiếu theo dõi làm thủ tục Hải Quan: 1 bản + Giấy phép kinh doanh: 1 bản sao (riêng ñối với hàng hóa nhập khẩu có ñiều kiện thì phải nộp văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hay của bộ quản lý chuyên ngành: 1 bản chính ñể ñối chiếu với bản sao phải nộp). + Tờ khai nhập khẩu: 2 bản chính (theo mẫu của Hải Quan). + Phụ lục kèm theo tờ khai nhập khẩu (nếu hàng háo cần ñược kê khai chi tiết theo nhiều mục khác nhau) : 2 bản chính (theo mẫu của Hải Quan) (nếu có). + Packing List: 1 bản chính, 1 bản copy. + Hợp ñồng: 1 bản chính, 1 bản copy. + Hóa ñơn thương mại: 1 bản chính. + Bảng thỏa thuận giữa công ty dịch vụ với công ty xuất khẩu. + ðơn ñề nghị chuyển cửa khẩu: 2 bản. + Bill of Lading: 1 bản copy. + Giấy tạm cấp kiểm dịch thực vật (nếu có). GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 51 + C/A (giấy chứng nhận phâ tích) (ña số chỉ có những nguyên phụ liệu là hóa chất mời có chứng từ này). + ðịnh mức tiêu hao ñối với hàng có nguyên phụ liệu nhập sản xuất (ñối với hàng nhập sản xuất) + Bảng ñăng ký vật tư (ñối với hàng nhập sản xuất) + Hợp ñồng xuất cho hàng nhập cam kết hàng sẽ xuất hết. + Những chứng từ khác (nếu có). Quá trình thực hiện thủ tục Hải Quan: Nhân viên ñăng ký Hải Quan tiến hành ñăng ký duyệt phụ kiện, kiểm ñịnh mức, ñăng ký tờ khai xuất khẩu, tùy theo từng công ty nếu như công ty trong khu công nghiệp sẽ ñăng k ý tại Hải Quan tại khu công nghiệp, còn công ty ngòai khu công nghiệp ñăng ký tại chi cục Hải Quan quản lý hàng nhập khẩu ngòai khu công nghiệp. Bước 1: nộp hồ sơ tại phòng ñăng ký và tiếp nhận hồ sơ. Nơi ñây sẽ tiến hành kiểm tra tư cách pháp lý của người khai hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Nhân viên Hải Quan sẽ kiểm tra ñối chiếu công nợ, nếu doanh nghiệp còn nợ thuế lần trước chưa nộp hoặc naộp chưa ñủ thì cán bộ sẽ “neo” bộ hồ sơ lại không cho làm thủ tục Hải Quan tiếp. Khi nào doanh nghiệp giải quyết hết nợ thuế thì cán bộ Hải Quan sẽ tiếp tục. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Bước 2: bộ hồ sơ sẽ ñược nhân viên Hải Quan chuyển ñấn ñội phó Hải Quan. Ở ñây sẽ ñược thực hiện phân loại hồ sơ sau ñó sẽ chỉ ñịnh cho các nhân viên Hải Quan kiểm tra chi tiết các chứng từ. Trong quá trình luân chuyển hồ sơ, người ñăng ký phải chú ý theo dõi ñể kịp thời phúc ñáp các câu hỏi thắc mắc của nhân viên Hải Quan, tránh ñể bộ hồ sơ bị thất lạc. Bước 3: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 52 Nhân viên Hải Quan phụ trách tiến hành kiểm tra ñối chiếu giữa chứng từ với tờ khai Hải Quan, về nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, tên hang, số liệu của hang hóa, trị giá thanh toán, số lượng, trọng lượng, xuất xứ hang hóa xem ñúng và phù hợp với nhau không (nếu tờ khai Hải Quan và phụ lục tờ khai, Invoice, Packing List…sai hay không phù hợp với nhau thì nhân viên Hải Quan cũng sẽ ngưng bộ hồ sơ ñó, yêu cầu người khai chỉnh lại cho hợp lệ). Nếu không có gì trở ngại nhân viên Hải Quan sẽ ñánh số tờ khai, ngày và ký tên lên tờ khai, ñóng dấu ñã tiếp nhận ñăng ký tờ khai. Sau ñó chuyển dây chuyền nghiệp vụ ñến nhân viên lưu chuyển hồ sơ. Bước 4: Nhân viên Hải Quan lưu trữ sẽ tiến hành lưu trữ số liệu thống kê vào máy vi tính và trả lại cho người khai hàng “phiếu tiếp nhận hồ sơ” cùng với thuế nhập khẩu và phụ thu nếu có. Nhân viên Hải Quan sẽ kiểm tra số thuế nếu người khai tính ñúng thuế cho hang hóa của mình thì ra thông báo thuế nhập khẩu theo kết quả tự tính của doanh nghiệp và thu thuế, hoặc ký nhận thông báo thuế (ñối với hàng hóa ñược ân hạn về thời gian nộp thuế). Hàng nhập khẩu sau khi hòan thành thủ tục Hải Quan sẽ tách ñơn ñề nghị chuyển cửa khẩu cùng tờ khai Hải Quan xuống Hải Quan cảng làm thủ tục nhận hàng về. b. Kiểm tra Hải Quan cho hàng nhập khẩu: Thường thì hang hóa ñược tập trung tại bãi kiểm hàng hóa nhập khẩu ngòai khu công nghiệp. Mang phiếu tiếp nhận hồ sơ nộp tại ñội kiểm hóa. Người ñăng ký phải kưu ý số tờ khai trên phiếu tiếp nhận ñể theo dõi bản niêm yết số tờ khai. ðưa ñối tượng kiểm tra Hải Quan ñến ñịa ñiểm quy ñịnh, khi bản niêm yết số tờ khai có số tờ khai của mình cùng với tên nhân viên Hải Quan kiểm hóa (thường là hai người), người ñăng ký cần ghi tên, số ñiện thoại của nhân viên GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 53 kiểm hóa Hải Quan ñể dễ liên lạc. ðồng thời trực tiếp mời nhân viên Hải Quan kiểm hóa tới bãi container – nơi tập kết hàng hóa ñể kiểm tra. Nếu vì thực tế lô hàng nhập khẩu có thể kiểm tra liên tục cả ngoài giờ hành chính hay hàng về không kịp như thời gian quy ñịnh, người ñăng kí Hải Quan phải có yêu cầu bằng văn bản “công văn xin kiểm ngoài giờ” ñể các bộ Hải Quan có thẩm quyền chấp nhận. Chú ý: phải ñưa ñầy ñủ lô hàng như khai báo trên tờ khai Hải Quan ñến ñịa ñiểm kiểm tra ñã ñăng ký và ñược ñơn vị Hải Quan làm thủ tục kiểm tra lô hàng, chấp nhận hàng ñã ñược ñóng gói bao bì hoàn chỉnh ñược cá thể hóa và sẵn sàng ñể ñược kiểm tra Hải Quan. Sau khi nhân viên kiểm hóa xong nhân viên kiểm hóa sẽ niêm phong, kệp chì ñể hàng hóa ñược vận chuyển ñi và ký xác nhận về hàng hóa thực xuất, số container, số seal vào mục “kết quả kiểm hóa” trên tờ khai. Nhân viên giao nhận hàng hóa mang tờ khai ñến cảng hoặc sân bay làm thủ tục thanh lý hạ bãi và thanh khỏan tờ khai. c. Làm nghĩa vụ nộp thuế: Căn cứ loại thuế xuất nhập khẩu ngày 16/12/1991, theo quy ñịnh 94/1998/Nð-CP ngày 17/11/1998 và luật sửa ñổi bổ sung một số ñiều của luật xuất nhập khẩu ngày 050/07/1993 và số 04/1998/QH 101 ban hành ngày 20/05/1998 cò hiệu lực từ ngày 01/01/1999 quy ñịnh: thời ñiểm tính thuế xuất nhập khẩu là ngày mà tổ chức, cá nhân ñăng ký tờ khai hàng nhập khẩu với cơ quan Hải Quan. + ðối với các trường hợp ñặt biệt do nhu cầu sản xuất, dự trữ vật tư, nguyên liệu của các doanh nghiệp phải kéo dài hơn như ñóng tàu thuyền, chế tạo máy móc, thiết bị cơ khí thì thời hạn nộp thuế sẽ ñược gia hạn phù hợp cho bộ tài chính quyết ñịnh. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 54 + ðối với hàng là máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, phương tiện vận tải nhập khẩu ñể phục vụ trực tiếp của doanh nghiệp là 30 ngày, kể từ ngày ñối tượng nhận ñược thông báo thuế. + ðối với hàng tiêu dùng nhập khẩu thì phải nộp xong thuế trước khi nhập hàng. + Tất cả các doanh nghiệp phải có nghĩa vụ nộp thuế ñúng thời hạn quy ñịnh, nếu không sẽ bị xử lý vi phạm (nộp chậm sẽ bi phạt 0.1% trên tổng số tiền nộp chậm) ñồng thời việc ñăng ký Hải Quan ñể xuất hàng ñi cũng không ñược tiến hành. 7) Nhận hàng nhập khẩu: Nhận bộ chứng từ nhận hàng, trình B/L ký hậu (nếu trên B/L phần người nhận hàng ghi “to order of bank…”) cùng với Invoice, Packing List cho hãng tàu ñể ñổi lấy 3 bản lệnh giao hàng (D/O). Sau khi làm xong thủ tục Hải Quan và nhân viên Hải Quan kiểm hóa xác nhận lên tờ khai là lô hàng nhập về ñúng với thủ tục ñăng ký thì nhân viên giao nhận sẽ cho hàng về kho doanh nghiệp. 8) Lưu hồ sơ hòan tất quy trình: Sau khi chứng từ ñã gửi cho khách hàng, thì nhân viên chứng từ phải lưu lại số hồ sơ ñã hòan tất song song với việc lưu vào sổ theo dõi, hồ sơ ñuợc lưu phải dễ tìm kiếm khi cần: − Hồ sơ lưu theo từng lô hàng, từng khách hàng, từng hợp ñồng. − Hồ sơ ñược lưu theo thứ tự ngày hòan tất chứng từ. − Hồ sơ ñược cập nhật vào sổ báo cáo nhập khẩu. C – NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY Thuận lợi: − Công ty ñã có một bề dày họat ñộng là 9 năm và là một trong những doanh nghiệp ñược thành lập ñầu tiên của Việt Nam hoạt ñộng trong GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 55 lĩnh vực dịch vụ thủ tục hải quan, tư vấn ñầu tư và tư vấn xuất nhập khẩu. − Ban lãnh ñạo công ty là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này và có thời gian làm công tác xuất nhập khẩu lâu dài. − Có một ñội ngũ nhân viên trẻ trung, năng ñộng, nhiệt tình, hết lòng với công việc, và có tính trách nhiệm cao, luôn ñặt lợi ích của công ty lên trên hết, luôn hòan thành công việc trước thời hạn quy ñịnh. − Công ty ñược sự hỗ trợ nhiệt tình của các cơ quan, ban ngành trong Tỉnh cũng như cấp bộ. − Công ty ñã tạo ñược uy tín cho thương hiệu của mình trên thị trường, có một lượng khách hàng quen, khách hàng tìm năng trong nước và nước ngoài rất lớn. Có mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng, luôn ñược khách hàng tin tưởng tín nhiệm. − Công ty ñang mở rộng quy mô hoạt ñộng ngày càng lớn và ña dạng trong nhiều lĩnh vực. − ðồng thời Tỉnh ñang phát triển rất nhiều khu công nghiệp, có nhiều chính sách thu hút ñầu tư nước ngòai vào Việt Nam nói chung và Bình Dương nói riêng , hứa hẹn một lượng khách hàng tiềm năng rất lớn cho công ty. − Thêm vào ñó là sự ổn ñịnh về chính trị trong nước, ñồng thời Việt Nam là thanh viên hcính thức của các tổ chức, khối kinh tế thế giới như: ASEAN, WTO, APEC…ñã góp phần quan trọng cho sự thu hút nguồn vốn ñầu tư từ nước ngoài. − Thủ tục ngày càng ñược ñơn giản hóa và nhanh chóng hơn. − Và Việt nam ngày càng có quan hệ gắn bó hơn với Hoa Kỳ, và ñược ưu ñãi nhiều hơn. _ Coâng ty coù con daáu rieâng neân deã daøng vieäc kyù keát hôïp ñoàng dòch vuï vôùi khaùch haøng. _ Coâng ty coù vò trí thuaän lôïi naèm ngay trung taâm thò xaõ, gaàn các khu coâng nghieäp. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 56 Khó khăn: − Tuy nhiên, quy mô công ty chưa ñủ lớn ñể có ñược sức cạnh tranh thật sự khi phải gặp ñối thủ mạnh cùng lĩnh vực. Hiện nay trên thế giới cũng như trong nước ñã xuất hiện rất nhiều những tổ chức hoạt ñộng trong lĩnh vực tư vấn, ñầu tư và tư vấn xuất nhập khẩu, riêng kĩnh vực giao nhận ngoại thương chỉ tính riêng ở khu vực TP.Hồ Chí Minh ñã có hơn 1500 ñơn vị hoạt ñộng. Và ngày càng có nhiều doanh nghiệp trong Tỉnh hoạt ñộng trong lĩnh vực này. − Vốn họat dộng và khả năng huy ñộng vốn còn hạn chế. − Do cơ chế chính sách ñang trong thời kì ñổi mới còn chưa ổn ñịnh, các doanh nghiệp khó có thể nắm bắt kịp thời, chính xác. Thị trường quốc tế có nhiều biến ñộng làm cho giá cả quốc tế cũng thay ñổi liên tục nên tỷ giá hoái ñối không ổn ñịnh gây khó khăn trong hoạt ñộng của công ty. − ðặc biệt có nhiều sự tăng về thuế, có nhiều biểu thuế, gây khó khăn cho các công ty khi tiến hành áp dụng. − Các chính sách chưa ñồng bộ thống nhất với nhau, luật còn rất nhiều kẻ hở, ñôi khi các doanh nghiệp nước ngoài gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước. − ðội ngũ cán bộ nhân viên còn non yếu, cần ñược ñào tạo thêm. − Sắp tới ñây công ty còn gặp rất nhiều trở ngại khi thực hiện chiến lược phát triển ña dạng hóa ngành nghề kinh doanh, bởi khi ñó công ty không thể tập trung tòan lực vào một lĩnh vực mà nguồn lực sẽ bị phân tán. ðây chính là ñiểm ñể các ñối thủ cạnh tranh khai thác. Tồn tại: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 57 − Chưa thành lập ñược phòng marketing ñể tìm kiếm khách hàng, có nhiều thông tin về khách hàng, ñiều tra thị trường…. − ðội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, từng trãi còn thiếu so với nhu cầu hiện nay. − Cần có một chiến lược về giá hợp lí ñể cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực hoạt ñộng, có thể thu hút thêm khách hàng về cho công ty mình. − ðưa ra những chính sách nâng cao dịch vụ khách hàng, và mở rộng họat ñộng thêm những lình vực khác. − Trang bi thêm các vật dung trong văn phòng như: tủ, các ñựng hồ sơ…. − Phân công công việc một khách khoa học hơn ñảm bảo các khâu thực h iện nhanh chóng, ñúng thời gian, và tiến hành thanh lý tốt. − Thực hiện tốt khâu thanh lý, ñảm bảo ñúng thời hạn Hải Quan quy ñịnh, tránh kéo dài quá lâu, dẫn tới bị Hải Quan cưỡng chế không cho nhập, xuất hàng hóa ñúng hợp ñồng với khách hàng, gây thiệt hại cho công ty. − Tổ chức quá trình thực hiện giao nhận tốt, bởi mỗi khâu là một mắt xích quan trọng, không ñược lơ là bất kì khâu nào. ðồng thời nhân viên công ty cần phải thận trọng, tránh ñể sai xót trong quá trình làm chứng từ, chỉ cần một sai xót nhỏ thì sẽ gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên ñăng kí hải quan.
Toùm taét chöông II:ù éù éù é Noäi dung chöông II ñaõ phân tích thực trạng hoạt ñộng giao nhận nhập khẩu của công ty. Töø vieäc phaân tích ñoù ñaõ laøm noåi leân moät soá vaán ñeà hieän ñang toàn taïi ôû coâng ty. Töø ñoù, em nhaän thaáy raèng coâng ty phaûi sôùm thöïc thò moät soá bieän phaùp ñeå chaán chænh nhöõng vaán ñeà coøn toàn taïi, phaùt huy nhöõng thuận lợi hieän sẵn coù GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 58 cuûa mình và có những giải pháp phù hợp nhaèm naâng cao hieäu quaû họat ñộng kinh doanh. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 59 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN GIAO NHẬN NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY I) Giải pháp cho công ty: 1) Thành lập nhóm Marketing: Ngày nay Marketing ñóng vai trò quan trọng trong họat ñộng kinh doanh, nó vừa là bộ phận kết nối các phòng ban khác nhau trong cùng một doanh nghiệp, vừa là bộ phận nối liền khách hàng với nhà cung cấp dịch vụ. việc thành lập bộ phận Marketing là rất cấn thiết, vốn hạn chế nên việc thành lập bộ phận Marketing là chưa thích hợp mà chỉ nên thành lập nhóm Marketing thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty cần tuyển nhân viên có kinh nghiệp trong nghiệp vụ Marketing ñồng thời am hiểu về lĩnh vực thủ tục hải quan, giao nhận, vận tải như lịch trình của các hang tàu và sự biến ñộng của giá cước, cước phí bốc dỡ, phí lưu kho, lưu bãi, trình tự khai báo giấy tờ. có như vậy nhân viên Marketing khi chào giá cho các doanh nghiệp hay tiếp thị về công ty mình mới thuyết phục ñược khách hàng, tạo cho khách hàng cảm giác an tâm, tin tưởng. Cần nghiên cứu, khai thác mặt mạnh, hạn chế những mặt yếu của công ty, nên tìm hiểu, nghiên cứu ñối thủ cạnh tranh và của chính công ty mình, nên ñề ra các chiến lược, kế hoạch kinh dpoanh cho riêng mình và ñề phòng những khó khăn sẽ gặp phải của cá ñối thủ cạnh tranh ñặt biệt là chiến lược về giá. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 60 2) Xây dựng chiến lược về giá: Giá cả là biến số duy nhất mang lại hiệu quả cho thu nhập, tất cả những biến số khác chỉ sinh ra những ñầu tư và chi phí. Việc xác lập một chiến lược giá ñúng ñắn sẽ ñảm bảo doanh nghiệp kinh doanh có lãi và chiếm lĩnh ñược thị trường. vì vậy việc xác ñịnh lập một chiến lược giá ñúng ñắn là ñiều kiện cực ký quan trọng ñối với công ty. ðịnh giá là một nghệ thuật không những ñòi hỏi chúng ta phải có cách nhìn nhanh nhạy, khôn ngoan trước những biế ñộng của thị trường mà còn có chiến lược phù hợp với ñiều kiện, hòan cảnh, chính sách của công ty trong từng thời kỳ. Trưởng phòng marketing Tổ marketing Bộ phận chức năng Bộ phận tác nghiệp trực tiếp Nghiên cứu market ing Chương trình marketi ng Tuyên truyền quảng cáo Dịch vụ khách hàng GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 61 Việc ấn ñịnh giá phù hợp với các khâu trong quá trình giao nhận, bỏ bớt hay giảm bớt các chi phí không cần thiết trong quá trình hay tăng lên các chi phí lên theo sự tăng của chi phí cân ñối sao cho chất lượng dịch vụ tương xứng, ñưa ra ñược giá hợp lý là tiêu chuẩn hàng ñầu ñể cạnh tranh và phát triển. Tùy theo mối quan hệ giữa công ty với khách hàng mà áp dụng tính phí dịch vụ khác nhau, ñối với khách hàng mới, ban ñầu cho họ mức giá tương ñối thấp, chấp nhận lời ít ñể kéo họ về phia mình, sau khi họ ñã quen với công ty, có thể nâng giá lên cao một chút cũng không sao vì uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty ñã tạo sự tin tưởng nơi họ và họ có thể chấp nhận ñược; tuy nhiên cần tránh tình trạnh vì muốn thắng ñối thủ cạnh tranh mà ưu ñãi khách hàng quaá sẽ khiến họ sinh thói quen vòi vĩnh, yêu sách gây khó khăn cho công ty về sau. 3) Thông tin khách hàng và dịch vụ khách hàng: Việc thông tin về khách hàng của công ty hiện nay chưa ñược quan tâm lắm, khi khách hàng muốn hợp tác làm việc với công ty thì chỉ cần gọi ñiện thoại ñến ñể giao dịch và sau ñó công ty sẽ fax hoặc gởi bảng chào giá ngược lại cho khách hàng, thông tin nhận ñược từ khách hàng sẽ rất ít và không chính xác lắm, dẫn ñấn việc trong quá trình hợp tác có những biến cố xảy ra sẽ làm cho công ty bị thiệt hại. Do ñó việc thu thập thông tin là rất cần thiết:  Cần phải tìm hiểu về khả năng tài chính, khách hàng có uy tín trong thanh tóan hay không có vấn gì ñề nổi cộm trong tình hình tài chính hay không.  Uy tín trong kinh doanh, quy mô và phạm vì hoạt ñộng những tiềm lực, ñiểm mạnh, ñiểm yếu của khách hàng như thế nào. Ngày nay trong cơ chế thị trường, giữ ñược khách hàng cũ ñã là chuyện khó, kiếm thêm nhiều khách hàng mới lại càng khó khăn hơn. Do ñó, ñể thắng ñược trong kinh doanh công ty buộc phải có chiến lược với khách hàng, với mục tiêu: “duy trì khách hàng cũ, thu hút thêm nhiều khách hàng mới”. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 62 Tích cực tìm kiếm khách hàng mới: các công ty xuất nhập khẩu, các xí nghiệp sản xuất trong nước các công ty liên doanh, các công ty có vốn ñầu tư nước ngoài…luôn là khách hàng tiềm năng của công ty, cần tìm cách tiếp cận, chào giá, mời gọi sử dụng dịch vụ của công ty. Ngày nay khi ngành tin học khá phát triển mạnh ở Việt Nam, công ty cò thể lập trang web giới thiệu về công ty mình từ ñó thu hút khách hàng ñồng thời có hể tìm hiểu thông tin của khách hàng chính xác mà không mất nhiều thời gian. 4) Nhân sự: Với tình hình nhân sự hiện nay tại công ty tương ñối ổn ñịnh với ñội ngũ nhân viên trẻ, năng ñộng, sáng tạo, tích cực trong công việc. Tuy nhiên về kinh nghiệm cũng như sự từng trãi chưa có nhiều, nên việc cộng tác chưa ăn khớp, còn nhiều bất ñồng. Công ty cần cho nhân viên ñi tu học ñể tham khảo thị trường cũng như học hỏi kinh nghiệm ở các nước ñể dễ cho việc cộng tác sau này. 5) Lưu hồ sơ: Hiện tại khâu lưu hồ sơ công ty tương ñối thực hiện tốt. Hồ sơ ñược lưu rất khoa học và ngăn nắp, xếp theo thứ tự thời gian, việc này giúp cho nhân viên có thể xem lại bộ hồ sơ cũ một cách dễ dàng. Công ty lưu theo chữ cái ñầu của khách hàng, mỗi khách hàng sẽ lưu theo số hợp ñồng hoặc theo tên hàng, hoặc theo ngày làm chứng từ. ðặt biệt công ty cũng có sổ theo dõi, qua ñó có thể kiểm sóat ñược từng lô hàng xuất, nhập, biết ñược tên nhân viên ñã làm bộ chứng từ ñó. Tuy nhiên công ty cần trang bị thêm nhiều tủ ñựng hồ sơ hơn, bởi khách hàng ngày một nhiều hơn nếu không chứng từ dễ bị thất lạc ñể khi có vấn ñề nhân viên dễ tìm hồ sơ hơn. 6) Quá trình chuẩn bị bộ chứng từ: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 63 Quá trình thực hiện bộ chứng từ là khâu ñầu tiên và quan trọng nhất cho nên ñòi hỏi nhân viên làm chứng từ phải có trình ñộ nghiệp vụ cao, nhạy bén, thận trọng và phải thật chính xác tránh sai sót khi làm chứng từ, vì khi chứng từ sai sót nó sẽ kéo thêm thời gian hòan thành thủ tục hải quan làm cho các khâu khác cũng bị chậm trễ theo. Công ty luôn ñảm bảo chứng từ ñược thực hiện nhanh chóng, chính xác vì một người chỉ làm một khâu. Nghĩa là một người sọan thảo tờ khai hải quan và các chứng từ cần thiết khác, một người phụ trách ñăng ký tờ khai hải quan và kiểm hóa, một người mời cơ quan giám ñịnh, một người sẽ phụ trách thuê vỏ container hoặc xe ñể chở hàng… Việc phân công từng khâu cho từng người giúp cho công việc ñược giải quyết nhanh hơn, ñạt hiệu quả cao hơn, tạo sự thoải mái cho nhân viên, góp phần giảm thiểu rủi ro. 7) Thanh lý nguyên liệu nhập khẩu ñể sản xuất hàng xuất khẩu: Nguyên liệu nhập khẩu ñể gia công hàng hóa thì khi số lượng nguyên phụ liệu nhập về ñã sản xuất ra hàng và ñã xuất hết thì khi ñến ngày thanh tóan cần phải thanh lý ñối với cơ quan hải quan về số lượng thực nhập và thực xúât ñể ñược ưu ñãi về việc không phải nộp thuế cho số nguyên phụ liệu nhập khẩu. Thông thường thì hàng vật tư nguyên phụ liệu nhập khẩu ñể sản xuất hàng xuất khẩu là 275 ngày nếu sau 275 ngày mà không thanh lý thì hải quan sẽ cưỡng chế không cho nhập xuất, và số ngày nộp thuế giảm xuống còn 30 ngày. Khi nhập nguyên phụ liệu ñể sản xuất hàng xuất khẩu thì khi khai báo hải quan phải mở “sổ theo dõi nguyên phụ liệu nhập khẩu” (sổ màu vàng theo mẫu thống nhất do Tổng cục Hải quan phát hành), một sổ do chủ doanh nghiệp giữ, một sổ lưu tại cơ quan hải quan nơi ñăng ký làm thủ tục ñể cùng nhau ñối chiếu. 8) Quá trình thực hiện giao nhận: Nhân viên thực hiện chứng từ cần lưu ý: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 64 + Nhân viên chứng từ làm tờ khai hải quan và các giấy tờ có liên quan hay bị sai sót làm cho người ñăng ký hải quan gặp khó khăn khi hòan thành thủ tục hải quan. Do ñó nhân viên chứng từ cần phải nhạy bén, thận trọng, và ñòi hỏi ñộ chính xác cao trong khâu làm chứng từ. + Hiện nay, tại cục Hải quan Bình Dương khách hàng gặp không ít khó khăn, do kéo dài thời gian hòan thành thủ tục, thêm vào ñó phát sinh tiêu cực trong giai ñọan này rất lớn. ðiều này cho thấy nên ñơn giản hóa thủ tục Hải quan ñể tạo sự thuận lợi dễ dàng hơn cho công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. + Khâu xin giấy phép nhập khẩu cũng là khâu khó khăn, thời gian cấp phép của sở thương mại còn hạn chế không quy ñịnh bao lâu có giấy phép làm cho các doanh nghiệp cũng như công ty U & I phải chờ ñợi, dẫn ñến hàng hóa không lấy ñược ñúng thời gian. + Việc thuê phương tiện vận tải ñể chở hàng hóa từ kho khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn cho công ty, phương tiện vận tải không ñến ñúng hẹn ảnh hưởng rất nhiều ñấn việc xuất hàng ñi có thể làm “rớt” lô hàng xuất thì quá trình giao nhận không ñược thuận lợi. Do ñó, ñể giảm tối thiểu rủi ro trong hoạt dộng kinh doanh ncủa mình công ty ñã tổ chức ñược một ñội ngũ chuyên chở hàng hóa có uy tín và nhanh chóng kịp thời. Trong quá trình giao nhận hàng hóa mỗi khâu ñều ñóng một vai trò hết sức quan trọng và luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nếu mất ñi một mắc xích hoặc bị hư hỏng thì toàn bộ quy trình sẽ bị trục trặc. Cần phải nhìn thấy tầm quan trọng của tính hệ thống trong tòan bộ quy trình hoạt ñộng ñể thực hiện tốt và ngày càng hòan thiện hơn nghiệp vụ giao nhận của công ty trong thời gian tới. II) Một số kiến nghị ñối với cơ quan chức năng: • ðối với cơ quan hải quan: GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 65 Các quy ñịnh của tổng cục hải quan phải rõ ràng, dễ hiểu và phải ñược thong báo cho các công ty, doanh nghiệp nắm bắt kịp thời. Tiến hành kiểm tra, bãi bỏ những văn bản ñã hết hiệu lực, ñưa ra chính sách XNK thống nhất ñồng bộ. Các thủ tục chứng từ hải quan còn quá rườm rà làm cho quá trình nhập khẩu nói riêng và quá trình giao nhận nói chung gặp rất nhiều khó khăn; vì ñôi khi chỉ chờ ñể xin ñươc một giấy phép mà hàng hóa phải lưu kho lưu bãi làm cho doanh nghiệp gặp nhiều tổn thất và phải tốn một khỏan chi tiêu ñể “bôi trơn”. Cần có chính sách phân công nhân viên kiểm hóa làm việc khoa học hơn, tránh tình trạng giữ hàng ở bãi quá lâu gây ảnh hưởng thiệt hại nhiều cho các ñơn vị nhập khẩu. • ðối với cơ quan thuế: Cần phải lập ñươc một biểu thuế thống nhất ổn ñịnh, vì biểu thuế thay ñổi quá nhiều ảnh hưởng ñến việc họach ñịnh kế họach của các doanh nghiệp, các công ty. Có quá nhiều biểu thuế, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình xác ñịnh thuế, không biết nên áp thế nào cho ñúng. Thứ hai la khâu nộp thuế, cấn trừ thuế nếu vì lí do gì ñó doanh nghiệp nộp thuế quá thời gian quy ñịnh của Hải Quan thì sẽ phải nộp phạt 0,1% trên tổng thuế nợ (3% / tháng ) và khi doanh nghiệp ñược hòan thuế thì từ khi có quyết ñịnh hòan thuế ñến khi nhận ñược tiền trung bình kéo dài trên 10 ngày (tổng cộng thời gian này trên dưới 20 ngày). ðiều này ñã làm cho các doanh nghiệp, công ty rất bất bình, bởi vì cơ quan Hải quan ñã chiếm dụng số vốn của họ trong thời gian quá lâu, mà nếu nếu ñược nhận sớm họ có thể chủ ñộng về tình hình sử dụng nguồn vốn của mình và có thể nâng cao hiệu quả sản xuất nâng cao hiệu quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh. • Cơ quan giám ñịnh: Cần thống nhất về một nguồn quản lí các tổ chức giám ñịnh, quy ñịnh cụ thể trên hết là quy trình thủ tục giám ñịnh. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 66 • Cơ quan thông tin: Các công ty doanh nghiệp sẽ có ñươc nhiều thuận lời nếu như ñươc tổng cục bưu chính viễn thông áp giá rẻ hơn hco dịch vụ internet trong chi phí giao dịch, cước truy cập internet, giúp cho nhân viên có thể sử dụng internet một cách thoải mái hơn hơn giúp cho việc tìm hiểu nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc là tự giới thiệu mình trên trang web. • Chính phủ: ðiều quan trọng nhất là chính phủ Việt Nam cần tao ra một sân chơi bình ñẳng cho các doanh nghiệp, một môi trường kinh doanh ổn ñịnh, một hành lang pháp lý an tòan hiệu quả, có sự ñồng bộ thống nhất trong cơ chế chính sách ban hành, và trước khi ban hành cần phải xem xét kĩ tránh tình trạng thay ñổi quá nhiều lần. cần phải tổ chức nhiều cuộc ñối thoại trực tiếp ñể có thể nghe tiếng nói từ các nhà doanh nghiệp, từ ñó có những ñường lối chính sách hợp lí, tạo mọi ñiều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, công ty. nên thành lập các hiệp hội cho từng ngành ñể bảo vệ quyền lợi cũng như quy ñịnh nghĩa vụ cụ thể cho doanh nghiệp, ñẩy mạnh sức cạnh tranh trên trường quốc tế. Hiện nay các mặt hàng Việt Nam còn bị ép giá, bị xử ép rất nhiều.
Tóm tắt chöông III: Töø vieäc phaân tích thöïc tieãn họat ñộng giao nhận nhập khẩu ôû coâng ty, vaän duïng kieán thöùc ñaõ hoïc em ñaõ maïnh daïn ñöa ra nhöõng giaûi phaùp nhaèm naâng cao hieäu quaû hy voïng giuùp coâng ty khaéc phuïc nhöõng yeáu keùm coøn toàn taïi, phaùt huy nhöõng theá maïnh hieän coù vaø khai thaùc trieät ñeå nhöõng tieàm naêng saün coù, töø ñoù giuùp coâng ty coù theå ñöùng vöõng trong neàn kinh teá thò tröôøng hieän nay vaø ñoàng thôøi thöïc hieän toát nhöõng muïc tieâu maø coâng ty ñaõ ñeà ra trong caùc naêm tôùi. GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 67 Chính sách mở cửa ñã mang ñến cho chúng ta rất nhiều cơ hội, hướng nền kinh tế sang một trang mới, gặt hái ñược nhiều thành công hơn trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng nổi trội hơn hết chính là lĩnh vực kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất nhập khẩu. Với sự lãnh ñạo cùng với ñường lối ñổi mới và những chính sách phù hợp của ñảng và nhà nước góp phần thay ñổi bộ mặt ñất nước. Nhà nước rất chú trọng ñến chính sách thu hút vốn ñầu tư của nước ngoài, va ñặc biệt là công tác ñối ngoại rất thành công, thực hiện ña phương hóa quan hệ, ña dạng hóa thị trường. Trong ñiều kiện ñó công ty cổ phần giao nhận vận tải U & I ñã ra ñời và phát triển lên ñể cùng hòa nhập vào nền kinh tế chung của ñất nước. U & I thuộc sự quản lý của các cơ quan ban ngành và là một công ty năng ñộng, linh họat, nhạy bén trong cơ chế thị trường. tuy còn những hạn chế nhưng công ty ñã nổ lực vượt qua và từng bước ñi vào hoạt ñộng ổn ñịnh. Có ñược những thành công là do ñường lối chính sách lãnh ñạo ñứng ñắn của ban giám ñốc cùng với sự ñòan kết quyết tâm nhiệt tình của tòan bộ nhân viên trong công ty. ñó chính là sức mạnh giúp công ty ngày một phát triển hơn nữa. Sau thời gian thực tập ở công ty, thật sự ñã mang lại cho em nhiếu kiến thức quý báo. Chính thời gian này ñã giúp em lý thuyết hóa vào thực tiễn, hiểu sâu hơn về nghiệp vụ ngoại thương và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Và những kinh nghiệm ñầu tiên này thực sự sẽ giúp em rất nhiều sau khi ra trường. Em xin chúc cho quý công ty ngày càng phát triển vững mạnh và ổn ñịnh.   GVHD: GS-TS Hoàng Thị Chỉnh SVTT: Nguyễn Thị Ánh Tuyết Trang 68 o Một số tài liệu, số liệu, báo cáo tài chính do công ty U & I cung cấp. o Các bài luận văn tốt nghiệp, báo cáo tốt nghiệp của các anh chị khóa trước. o Thủ tục Hải quan _ Tác giả: Bùi Lê Hùng. o Nghiệp vụ Giao nhận, Vận tải và Bảo hiểm _ Tác giả: Ngô Thị Hải Xuân. o Kỹ thuật Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu _ Tác giả: PGS. TS Võ Thanh Thu. o Luật Hải Quan _ NXB Chính Trị Quốc Gia. o Báo và các tạp chí về Ngoại thương. o Website báo tuổi trẻ. o Website công ty U & I.