Phân tích và đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật

oá ở doanh nghiệp thương mại. Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thương mại: Doanh nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có điều kiện trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau và với khối lượng lớn. “Buôn tài không bằng dài vốn”. Doanh nghiệp thương mại có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp có nghề, đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm trên thương trường sẽ giúp cho doanh nghiệp thương mại khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường của doanh nghiệp thương mại. - Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh là nhân tố quan trọng quyết định chiến lược kinh doanh, các kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi và có hiệu quả kinh tế cao. Trình độ quản trị cao và được thực tế thương trường trảI nghiệm giúp cho doanh nghiệp thương mại sử dụng các yếu tố nguồn lực của mình có cân nhắc, tính toán và tiết kiệm được các chi phí sản xuất kinh doanh, rút ngắn được thời gian luân chuyển hàng hoá, hạn chế được rủi ro, thiệt hại trong sản xuất kinh doanh. - Đặc điểm của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và nhu cầu: Dự trữ hàng hoá phải dựa trên đặc điểm của hàng hoá. Đặc điểm của nguồn hàng sản xuất, thu mua, vận chuyển, bảo quản, sản xuất , bán hàng. Với giá trị của hàng hoá cao thấp khác nhau, việc đảm bảo bán được hàng dự trữ có cơ cấu giá trị cao sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp thương mại, ngược lại những hàng hoá có giá trị thấp, việc dự trữ không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu. Cần chú trọng dự trữ những hàng hoá cho những thị trường có nhu cầu lớn và khôi phục lại dự trữ ấy mất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc như phảI đặt hàng, phải giao nhận, vận chuyển từ những nơi xa xôi hoặc phải nhập khẩu từ nước ngoài… Ngoài những nhân tố trên còn khá nhiều các nhân tố chủ quan khác bên trong các doanh nghiệp thương mại, tuỳ thuộc vào các doanh nghiệp thương mại cụ thể kinh doanh mặt hàng và ở những vùng cụ thể cần phảI tính đến. CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ. 2.1. Tổng quan về công ty cơ khí Ngô Gia Tự: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Quá trình hình thành công ty: Tiền thân của công ty cơ khí Ngô Gia Tự (NGT) là hãng Aviat do tên chủ tư bản người Pháp thành lập vào năm 1920 tại Hàng Vôi ( nay là phố Tôn Đản),sau 1 thời gian được chuyển về 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Ngày 13/7/1968, nhà máy ô tô Ngô Gia Tự(NGT) được thành lập theo quyết định số 8081/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tảI, nhằm mục đích thích ứng với những đổi mới của đất nước, của ngành giao thông vận tải. Sau 40năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã 4 lần đổi tên: Ngày đầu thành lập, công ty có tên gọi là nhà máy Ô tô Ngô Gia Tự. Đến ngày 15/12/1984 theo quyết số 2386/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tải, công ty được đổi tên thành Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự. Sau đó theo quyết định số 598/QĐ/TCCB ngày 4/5/1993 với tên gọi Nhà máy Ngô Gia Tự và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993, với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng, phụ kiện của ngành giao thông , lắp ráp xe gắn máy. Và đến tháng 6/1996, Nhà máy Ngô Gia Tự được đổi tên thành: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự, thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải. Quá trình phát triển của công ty: Lúc đầu thành lập, đó chỉ là 1 xưởng nhỏ, sau bao thăm trầm cùng bao tổ chức quản lý khác nhau, nó được mở rộng và phát triển dần lên thành 1 doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn như ngày nay. Hiện tại, công ty có những trụ sở và các phân xưởng sản xuất như sau: Trụ sở giao dịch và xưởng sửa chữa ô tô: 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Trụ sở chính gồm những phòng ban đầu não của công ty và phân xưởng Neo, phân xưởng Bạc Bimêtal, phân xưởng cơ khí thiết bị công trình: Thuộc khu công nghệ Ngọc Hồi, CN2. Xí nghiệp taxi G và các dịch vụ vận tại khác: Có trụ sở ở 126 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội. Nhà máy lắp ráp ô tô, ở khu công nghiệp Phố Lối Hưng Yên, đang trong quá trình được xây dựng. Tạm thời trong mấy năm qua, phân xưởng lắp ráp ô tô khách vẫn được hoạt động ở địa điểm thuê của công ty V26. Qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty không ngừng phát triển lớn mạnh,là 1 Doanh nghiệp lớn phát triển bền vững, ổn định, mở rộng và phát triển về sản xuất, cũng như công tác tìm kiếm mở rộng thị trường, nâng cao được vị thế, uy tín dần dần hình thành thương hiệu công ty. Song song với đó là sự quan tâm tới đời sống của cán bộ công nhân viên(CBCNV). Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty được duy trì thường xuyên năm sau cao hơn năm trước đó. Thu nhập của CBCNV ngày càng được nâng lên, đời sống ngày càng được cải thiện. Bằng sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của tập thể lãnh đạo và của toàn thể CBCNV công ty, trong những năm qua, đã mang lại cho công ty nhiều thành tích đáng khích lệ. 2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Chức năng của công ty: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải với chức năng chủ yếu: Sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông vận tải như Neo, tôn sóng, bulong đường sắt, nan can cầu, bạc Bimêtal, chi tiết xe máy, chi tiết ô tô,…Và mở rộng phát triển kinh doanh các mặt hàng đó. Nhận các công trình xây dựng xưởng kết cấu thép. Lắp ráp ô tô khách, kinh doanh ô tô khách. Sửa chữa bảo dưỡng ô tô. Kinh doanh taxi G (taxi ga) và các dịch vụ vận tải khác. Ngoài ra,công ty còn cho thuê mặt bằng, văn phòng để tăng doanh thu hàng năm và để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác các nguồn vật tư nhân lực tài nguyên của đất nước, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm tăng thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế. Liên doanh và liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với quy định của pháp luật. Nhập khẩu nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, xuất khẩu thành phẩm các loại phụ tùng ô tô. Nhiệm vụ của công ty. Thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty trên cơ sở chủ động và chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật. Tuân thủ quy định của nhà nước về quản lý hành chính, quản lý nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng thương mại và các hợp đồng liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí cân đối giữa xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Thực hiện tốt công tác tìm kiếm phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu cho các sản phẩm chủ đạo của công ty. Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty tự sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm. 2.1.3. Bộ máy tổ chức nhân sự của công ty. Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là 1 doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn với bộ máy tổ chức quản lý được cơ cấu như sau : + Một Giám Đốc : Phụ trách chung và quyết định mọi công việc trong công ty. + Hai phó Giám Đốc : Một phó Giám Đốc Kinh doanh,phụ trách công việc kinh doanh của công ty. Một phó Giám Đốc Tài chính ,phụ trách về mặt tài chính của công ty. Bên cạnh đó còn có các phòng ban : Phòng kỹ thuật : Gồm 10 người. Đây là phòng có chức năng tham mưu cho Giám Đốc về công tac kỹ thuật theo quy định, đưa những ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất. Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định,xây dựng và dự trữ các bản thiết kế. Xây dựng và quản lý các loại định mức vật tư, sửa chữa thiết bị. Xây dựng quy trình công nghệ kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng kế hoạch : Gồm 6 người. Có chức năng và nhiệm vụ là tham mưu cho Giám Đốc phương án mở rộng sản xuất . Lên kế hoạch về công tác mua bán, cấp phát vật tư cho sản xuất, quản lý và điều hành sản xuất, quản lý hang hoá có hiệu quả. Phòng Kinh doanh : Gồm 17 người. Phòng kinh doanh có trách nhiệm đảm bảo đầu vào, đầu ra cho việc sản xuất và bán sản phẩm kinh doanh của công ty. Cụ thể như cung ứng vật tư, nguyên vật liệu,….kịp thời, đúng qui cách và đảm bảo về mặt chất lượng. Tìm kiếm và phát triển thị trường, có trách nhiệm bán các sản phẩm kinh doanh của công ty. Xây dựng giá thành, giá bán sản phẩm. Đây là phòng đóng vai trò rất quan trong trong quá trình kinh doanh của công ty. Phòng KCS : Gồm 9 người. Đây là phòng có trách nhiệm về mặt chất lượng vật tư đầu vào và sản phẩm bán ra thị trường của công ty. Kiểm tra các bán thành phẩm của từng công đoạn sản xuất. Phòng tổ chức Hành chính: Gồm 12 người. Tham mưu cho Giám Đốc về công tác tổ chức cán bộ, công tác lãnh đạo, tiền lương, chế độ chính sách, thanh tra pháp chế, chính trị nội bộ, công tác an toàn sản xuất, xây dựng định mức lao động, đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên, tổng hợp số liệu công ty, tham mưu về hành chính, quản lý số liệu, hồ sơ, văn phòng phẩm. Phòng kế toán tài chính : Gồm 4 người. Tham mưu cho Giám Đốc về công tác tài chính và kế toán của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty hàng năm hoặc từng thời kỳ. Ban dịch vụ : Cung cấp dịch vụ cho các đơn vị bên ngoài. Ngoài ra còn có tổ chức công đoàn, bảo vệ cho quyền lợi của người lao động, Đang uỷ công ty, bảo vệ, phòng y tế,…nhằm đảm bảo cho bộ máy công ty hoạt động hiệu quả. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Phân xưởng lắp ráp ô tô: Lắp ráp các loại xe khách 29 chỗ ngồi, 22 chỗ ngồi. Ban neo: Sản xuất các loại neo dự ứng lực. Xí nghiệp bạc Bimetal: Sản xuất các loại bạc nhíp phục vụ cho các việc sản xuất các loại phụ tùng ô tô. Phân xưởng cơ khí thiết bị công trình: Làm giảI phân cách các loại tôn sóng, các phụ kiện kết cấu thép cũng như các sản phẩm cơ khí khác. Phân xưởng cơ điện: Sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ chiếu sáng cho các phòng ban, phân xưởng toàn bộ công ty, chế thử các sản phẩm mới khi đưa vào sản xuất chính thức, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật để cung cấp cho các đơn vị. Xí nghiệp ô tô xe máy: Nhiệm vụ là bảo dưỡng ô tô, xe máy. Giám Đốc Phó GĐ Kinh doanh. Phó GĐ Tài chính Phòng KD Ban DVụ Phòng TCHC Phòng KT Phòng KCS Phòng KH Phòng TC-KT Phân xưởng LR ô tô PXưởng CK TBCT Phân xưởng Neo Xí nghiệp Bạc Phân xưởng Cơ điện Dụng cụ Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự Bảng…: Cơ cấu lao động của công ty 2004-2006. Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Người Người Người Tổng lao động 220 326 385 Theo vai trò Lao động TT 64 78 116 Lao động GT 156 248 269 Theo trình độ Đại học 63 84 125 Cao đẳng 32 37 46 Trung cấp 125 205 214 Theo giới tính Nam 152 267 303 Nữ 68 59 82 Nguồn: phòng tổ chức hành chính. 2.1.4. Những đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đặc điểm về cơ sở vật chất công nghệ: Cuối năm 2006 theo quyết định di dời trụ sở từ 16 Phan Chu Trinh – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội tới Khu công nghiệp Ngọc Hồi 2. NơI làm việc của cán bộ , công nhân viên trong công ty được xây dựng mới hoàn toàn. Riêng nhà máy lắp ráp ô tô, công ty đang đầu tư xây dựng tại Hưng Yên vẫn chưa hoàn thành. Do vậy, công ty đã thuê địa điểm tại kho V26 của quân đội nằm trên quốc lộ 1A cách khu công nghiệp Ngọc Hồi 1km. Tại 16 Phan Chu Trinh công ty vẫn còn 1 phân xưởng đại tu xe ô tô. Tại 126 Xuân Thuỷ - Cầu Giấy- Hà Nội, công ty đặt xí nghiệp Taxi G. Các phân xưởng đều được đầu tư đầy đủ về trang thiết bị, công nghệ sản xuất trong nước và dây chuyền công nghệ nhập khẩu. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty luôn có kế hoạch bổ sung thêm các trang thiết bị, công nghệ mới. Đặc điểm về cơ cấu sản phẩm sản xuất kinh doanh: Với nhiệm vụ được Bộ giao thông vận tảI giao cho theo quyết định thành lập quyết định số 1465 QĐ/TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải đổi tên nhà máy thành “ Công ty cơ khí Ngô Gia Tự” như hiện nay, sản phẩm công ty sản xuất là phụ tùng, phụ kiện phục vụ cho ngành giao thông vận tảI; sửa chữa ô tô, xe máy; kinh doanh sản phẩm ô tô, xe máy, kinh doanh dịch vụ. Sản phẩm chính là phụ kiện, phụ tùng ô tô, phương tiện, công trình giao thông vận tảI, Tận dụng ưu thế này, công ty đã mở rộng ngành nghề kinh doanh bằng việc lắp ráp ô tô cỡ trung. Sản phẩm ô tô lắp ráp chủ yếu là ô tô trở khách 29 chỗ ngồi mang số hiệu TK 29, và tới đây là xe khách 22 chỗ,… Xí nghiệp taxi G ra đời, công ty chính thức ra nhập hệ thống các công ty kinh doanh dịch vụ taxi. Sự khác biệt giữa các xe taxi của công ty với các công ty khác đó là các xe taxi của công ty được chạy bằng gas nên an toan với môI trường. Sản xuất các loại bạc dùng cho các máy công cụ và công trình. Đặc biệt là các loại bạc nhíp phục vụ cho sản xuất các loại phục tùng ô tô. Sản xuất các loại Neo dự ứng lực phục vụ cho lắp ráp xe ô tô và các máy công trình khác. Sản xuất cột angten, theo hợp đồng. Đặc điểm về thị trường của công ty: Hiện tại , thường chủ yếu là thị trường nội địa, phần ít được xuất ra nước ngoài như sản phẩm Bạc. 2.1.5. MôI trường kinh doanh của công ty. Môi trường bên ngoài: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là 1 doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, chuyên sản xuất phụ tùng thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành giao thông vận tải. Trong khi đó ngành giao thông vận tải là 1ngành mũi nhọn đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, cũng như chính trị của quốc gia. Chính vì vậy, mọi biến động của môi trường bên ngoài như : Kinh tế, chính trị, pháp luật,…đều có những ảnh hưởng nhất định tới hoạt động sản xuất kinh doanh, sự ổn định và phát triển của công ty. - Kinh tế : Nền kinh tế phát triển, đòi hỏi phải có sự hoà nhập với nền kinh tế toàn cầu, cùng những biến động của nền kinh tế thế giới, buộc các doanh nghiệp trong nước phải đưa ra được những đối sách, những chiến lược kinh doanh phù hợp với nền kinh tế luôn luôn vận động đó. Và công ty cơ khí Ngô Gia Tự không nằm ngoài quy luật đó, hơn thế còn có rất nhiều những tác động có thể biến thành cơ hội và những cũng có thể biến thành đe doạ. Ví như việc Việt Nam gia nhập WTO, thì nền kinh tế có rất nhiều biến động, thuế nhập khẩu có rất nhiều quy định mới. Đơn cử như thuế nhập khẩu ô tô nguyên chiếc là rất cao nên giá thành xe nhập khẩu nguyên chiếc sẽ là rất cao. Đây chính là cơ hội cho lĩnh vực lắp ráp kinh doanh ô tô khách của công ty phát triển. Còn đe doạ thì rất có thể thuế nhập khẩu chi tiết ô tô cơ khí cũng xe tăng, khiến giá thành ô tô mà công ty lắp ráp ra cũng sẽ tăng, có thể làm giảm sức mua của khách hàng đối với sản phẩm kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. - Chính trị : Chính trị ổn định khuyến khích các nhà đầu tư vào công tác vận tải hành khách, đầu tư vào xây dựng công xưởng, xây dựng các công trình giao thông,…Điều đó cũng là 1 cơ hội cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Pháp luật : Sự quy định của hệ thống pháp luật, những chế tài,…được ban hành cụ thể trong các điều luật của luật doanh nghiệp cũ và mới gắn liền với những hoạt động của doanh nghiệp, trong đó công ty cơ khí Ngô Gia Tự. - Văn hoá - Xã hội: Văn hoá phát triển văn minh hơn, đời sống xã hội có nhiều chuyển biến. Từ đó mà nhu cầu nhu cầu được đi lại thông thương giữa các miền ngày càng trở thành nhu cầu cấp thiết. Điều này nếu tận dụng tốt thì nó có thể biến thành cơ hội cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Điều kiện tự nhiên : Điều kiện tự nhiên ở Việt Nam là khá đặt biệt, vì vậy mà các công trình đường xá cầu cống nhanh bị xuống cấp hư hại nhiều. Nhưng chính đó lại có thể được coi là một cơ hội cho hoạt động kinh doanh của công ty như sản xuất các thiết bị cơ khí, phụ tùng cơ khí và cả tiêu thụ xe khách. - Khoa học kỹ thuật công nghệ : Ngày càng phát triển hơn, đó vừa là cơ hội vừa là khó khăn cho công ty. Cơ hội đó là đưa sản xuất kinh doanh của công ty tiếp cận với nền khoa học công nghệ mới giúp công ty đẩy mạnh hoạt sản xuất kinh doanh. Còn khó khăn chính là khoa học kỹ thuật công nghệ càng hiện đại thì dây chuyền máy móc sản xuất của công ty ngày càng đến gần với nguy cơ lạc hậu, đây có thể khó khăn cho công ty trong công cuộc cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh. Ngoài những yếu tố vĩ mô trên thì còn khá nhiều các yếu tố của môi trường vi mô ảnh hưởng tới công ty như : khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh. Về yếu khách của công ty là tương đối rộng trải dài từ Bắc vào Nam thông qua các đại lý cho công ty, xuất khẩu, đây có thể được coi là nguồn khách hàng tiềm năng, góp phần vào sự phát triển bồn vinh của công ty. Nhu cầu của khách hàng là khá lớn và nhìn chung sản phẩm của công ty đã phần lớn đáp ứng được những mong muốn kỳ vọng của khách hàng. Nhà cung cấp cho công ty là những nguồn hàng lớn, ổn định, cả về mặt hàng nhập khẩu lẫn mặt hàng nhập trong nước. Đối thủ cạnh tranh của công ty cũng khá mạnh, song nhìn chung công ty cũng đã đưa ra được những chiến lược, những giải pháp để chiếm được lợi thế trong kinh doanh, giúp công ty đứng vững, ổn định và phát triển. Những phân tích và đánh giá về môi trường bên ngoài trên đây, đã phần nào đề cập được về những cơ hội và những thách thức đối với công tác hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Môi trường bên trong : - Tiền vốn : Hiện nay, vốn cố định của công ty vào khoảng 98 tỷ đồng và vốn lưu động của công ty khoảng 105 tỷ đồng. Nhìn chung với cơ cấu vốn khá lớn như vậy, công ty đã đáp ứng được với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Song do quy mô hoạt động của công ty khá rộng, cùng với những dự án lớn nên công ty nhiều khi phải vay thêm ngân hàng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty đạt được hiệu quả cao. - Cơ sở vật chất kỹ thuật : Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty đã được đề cập ở phần những đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nói chung cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty là khá lớn, tương xứng với quy mô của một doanh nghiệp lớn có bền dầy lịch sử như công ty. - Lao động : Hiện tại công ty tổng có 385 cán bộ công nhân viên, trong đó có 82 Nữ và 303 Nam, Đa số có lứa tuổi từ 20 đến 30 tuổi. Lao động có trình độ , tay nghề đáp ứng được nhu cầu công việc hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng, của xu thế nền kinh tế thị trường nói chung. Những nét căn bản về môi trường bên trong của công ty đã cho thấy tiềm lực khá mạnh của công ty , vốn một nguồn vốn lớn, cơ sở vật chất đặc biết lớn với một đội ngũ CBCNVC giỏi về chuyên môn , thạo về tay nghề ,…hoàn toàn có thể đảm bảo cho sự phát triển ngày một lớn mạnh của công ty. 2.1.6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Không nằm ngoài vòng xoáy của nền kinh tế trong những năm qua, Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã có những bước đI tuy còn chưa mạnh mẽ nhưng bước đầu đã tạo cho công ty có một xuất phát điểm để có những bước tiến vững chắc vào vòng xoáy của nền kinh tế đó. Đi lên từ một công ty nhà nước chịu ảnh hưởng và sự chỉ đạo của tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, công ty cơ khí Ngô Gia Tự gần như là một cỗ máy đã nỗi thời và không còn thích ứng với cơ chế thị trường. Đứng trước những khó khăn rất lớn đó, ban lãnh đạo công ty đã mạnh dạn đưa ra những giải pháp lớn có thể mang tính đột biến, đồng thời khơI dậy sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đó là những giảI pháp như thay đổi cơ cấu sản phẩm, thay đổi tư duy làm việc,…cùng với những thuận lợi khách quan. Công ty đã bước đầu đạt được những thành công đáng kể và năm sau thường tốt hơn khả quan hơn năm trước. Bảng…..: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2004-2006. Bảng…..: Báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng 2005 – 2006. Đơn vị tính: 1000đ. STT Chỉ tiêu 2005 2006 Tăng trưởng (%)2006/2005 1 Chế tạo giải phân cách 1673368 1588790 94,95 2 Kết cấu thép TB tầng trên đường bộ 7074744 7875800 111,32 3 Neo dự ứng lực 514850 425450 82,64 4 Sửa chữa ô tô 3006954 3556986 118,29 5 Khoan cọc nhồi 6437562 5985750 92,98 6 Bạc 1635602 1946860 119 7 Taxi G 1300000 1380000 106,15 8 Xe khách 20000000 78000000 390 9 Các sản phẩm khác 5136452 6250850 121,69 10 Kinh doanh thương mại XNK 21000000 20000000 95,24 11 Tổng doanh thu Bảng báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng của công ty trên đây, đã cho thấy sự tăng trưởng của một số mặt hàng như Kết cấu thép TB tầng trên đường bộ, sửa chữa ô tô, bạc,…mà đặc biệt là về lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm ô tô khách 29chỗ ngồi. Song bên cạnh đó lại có một số sản phẩm có mức tăng trưởng đi xuống như chế tạo giải phân cách,…mà nhất là sản phẩm Neo dự ứng lực, một trong những sản phẩm chính của công ty. Đây cũng là vấn đề mà công ty đang đặc biệt quan tâm tìm giải pháp khắc phục những khó khăn hiện tại như trang thiết bị đã quá lạc hậu, sản phẩm tuy có chất lượng nhưng mẫu mã lại không đẹp, mà đáng chú ý hơn cả là sức lao động trên mỗi đơn vị sản phẩm là quá lớn. Còn sản phẩm xe khách 29chỗ ngồi có sử tăng trưởng đáng ghi nhận như vậy là cũng phải kể đến những lợi thế như do công ty là nhà sản xuất phụ tùng ô tô, tận dụng được những lợi thế đó công ty đã đẩy mạnh sản xuất xe khách mang nhãn hiệu Transico Ngô Gia Tự HK29 Và TK29, đã thu được những kết quả cao và đây cũng là hướng phát triển chính của công ty trong những năm tới. Để phục vụ cho dự án phát triển hoạt động lắp ráp xe trở khách 29chỗ ngồi và hiện tại là chế thử và lắp ráp xe 22chỗ ngồi, công ty đã đầu tư một nhà máy lắp ráp ô tô với trang thiết bị hiện đại tại khu công nghiệp Hưng Yên. Các hoạt động khác của công ty. Các công đoàn đơn vị đã chủ động tìm kiếm thêm việc làm tăng thu thập thêm cho người lao động. Công ty thực hiện khá tốt quy chế trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty và xây dựng phân chia lợi nhuận cũng như thực hiện đầy đủ các hoạt động phúc lợi cho công nhân viên. Ngoài ra công đoàn công ty còn thường xuyên tổ chức các hoạt động xã hội như tham gia các chương trình kỷ niệm các ngày lễ, tết, và tham gia tích cực vào các chương trình từ thiện như: ủng hộ đồng bào bị bão, lũ, tặng sổ bảo hiểm, tặng sổ tiết kiệm cho những gia đình thương binh, liệt sĩ. 2.2.Phân tích và đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật: 2.2.1. Xây dựng hệ thống kho tàng đáp ứng nhu cầu của công tác bảo quản và bảo vệ hàng hoá của công ty: Do qui mô sản xuất kinh doanh của công ty là tương đối lớn, với nhiều mặt hàng có tính chất cơ lí hoá là khá khác nhau, cần được săp xếp bảo quản trong những không gian cũng khác nhau,…Nên để đảm bảo cho công tác dự trữ hàng hoá đáp ứng được kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, công ty đã cho xây dựng một hệ thống kho tàng với các đặc điểm về cấu trúc, bố trí khác nhau ở nhiều địa điểm khác nhau. Công ty có các hệ thống kho chính và kho công cụ dụng cụ như: Hệ thống kho nội thất: Gồm có 6 kho và bãi để thành phẩm ô tô. + Kho nội thất 1: Đây là một kho chính được dùng để các vật tư nội thất ô tô, nguyên vật liệu,…được dùng thường xuyên, phục vụ cho phân xưởng lắp ráp ô tô và các phân xưởng khác. Kho này chủ yếu dùng để bảo quản, dự trữ các vật tư, nguyên vật liệu có kích thước nhỏ , số lượng nhiều, có nhu cầu được xuất kho khá thường xuyên, và những hàng hoá này thường được sắp xếp theo bộ căn cứ chủ yếu vào đặc điểm của dây chuyền sản xuất. Trong kho được bố trí nhiều giá để đồ. Việc sắp xếp là khá khoa học, với những quy định thống nhất có căn cứ, đảm bảo cho công tác cấp phát là thuận lợi nhanh chóng. + Kho nội thất 2: Kho này được bố trí bên cạnh kho nội thất 1, chủ yếu được dùng để dự trữ vật tư để bổ sung thường xuyên cho kho nội thất 1. Kho này còn nhằm mục đích tiếp nhận, bảo quản hàng hoá nhập khẩu trước khi kiểm đếm số lượng nhập chính thức về khoa. + Kho nội thất 3: Đây là kho được dùng để những nguyên vật liệu chính có kích thước lớn và các bán thành phẩm của nội thất ô tô, chủ yếu phục vụ cho phân xưởng lắp ráp ô tô. + Kho nội thất 4: Kho này còn được gọi là kho Gương kính. Đây là kho được dùng để bảo quản dự trữ các loại kính và khung kính ô tô. + Kho nội thất 5: Kho này được dùng để bảo quản dự trữ các loại trảI sàn ô tô và một số vật tư khác. + Kho xăng dầu: Đây là kho để các nhiên liệu dễ cháy như xăng dầu, butyl,…phục vụ cho các phân xưởng. Hệ thống kho sắt thép: Gồm có hai kho. + Kho sắt thép 1: Để các vật tư nguyên vật liệu sắt thép. + Kho sắt thép 2: Dùng để các vật tư bán thành phẩm ô tô được chế tạo ra từ nguyên vật liệu sắt thép. Hệ thống kho phục vụ cho xí nghiệp bạc Bimetal: + Kho nguyên vật liệu sản xuất bạc Bimetal: Kho này được dùng để dự trữ bảo quản các loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất bạc. + Kho bán thành phẩm Bạc: Đây là kho dùng để bảo quản các loại bán thành phẩm của tất cả các nguyên công trong quy trình sản xuất Bạc Bimetal. + Kho thành phẩm Bạc Bimetal: Kho này được dùng để bảo quản dự trữ tất cả các loại thành phẩm Bạc. Hệ thống kho cơ khí: + Kho nguyên vật liệu cơ khí: Dùng để dự trữ bảo quản các loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất các thiết bị cơ khí, sản xuất Neo Cáp,… + Kho thành phẩm các thiết bị cơ khí: Được dùng để dự trữ bảo quản các thành phẩm thiết bị cơ khí. + Kho thành phẩm Neo: Kho này được dùng để dự trữ bảo quản các thành phẩm Neo cáp dư ứng lực. Kho công cụ dụng cụ: Đây là kho được dùng để bảo quản, cấp phát và cho mượn các công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất cho các phân xưởng sản xuất của công ty. Nhìn chung hệ thống kho tàng của công ty được đầu tư xây dựng khá qui mô, phần lớn đáp ứng được nhu cầu dự trữ hàng hoá phục vụ cho sản xuất kinh doanh, với chất lượng bảo quản hàng hoá tốt . Đảm bảo nhu cầu dự trữ bảo quản hàng hoá tránh thất thoát hư hỏng hàng hoá trong cả điều kiện khách quan và chủ quan. Tuy nhiên, hệ thống kho tàng phục vụ chủ yếu cho phân xưởng lắp ráp ô tô còn thiếu so với nhu cầu của công tác bảo quản dự trữ hàng hoá, một số vật tư ô tô còn phải bảo quản ngoài kho, gây một số khó khăn nhất định cho công tác bảo quản theo dõi xuất kho đối với những mặt hàng hoá đó. Song những khó khăn này chỉ là tạm thời, bởi phân xưởng lắp ráp ô tô, cùng hệ thống kho tàng phục vụ chủ yếu cho phân xưởng này đang được hoạt động sản xuất trên đất thuê tạm thời trong thời gian đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất ô tô với qui môi tương đối lớn được bố trí xây dựng khá khoa học hiện đại tại khu công nghiệp Hưng Yên. 2.2.2. Qui trình nhập kho hiện đang được áp dụng ở công ty. Nhập kho vật tư, hàng hoá: Người giao hàng có trách nhiệm tập kết các loại hàng hoá đã tiếp nhận đến vị trí do thủ kho quy định. Báo Phòng KCS và cùng Phòng KCS, Thủ kho lập “Biên bản kiểm nghiệm – Giao nhận vật tư, hàng hoá…” theo mẫu số 1. Biên bản được lập thành 02 bản: + Giám định vật tư : 01 bản làm căn cứ lập phiếu nhập kho. + Phòng KCS : 01 bản làm căn cứ ký vào phiếu nhập kho và lưu trữ. Gửi biên bản cho Giám định cấp, phát vật tư ( Giám định vật tư thuộc Phòng kinh doanh) để Giám định vật tư, lập phiếu nhập kho (theo mẫu số 2). Phiếu nhập kho được lập thành 02 liên: Liên 1: Người giao hàng giữ để làm chứng từ, kèm theo hoá đơn mua hàng làm thủ tục thanh toán với Phòng tài chính kế toán theo qui định. Liên 2: Thủ kho giữ để vào sổ theo dõi trung gian nhập kho. Sau thời gian 01 ngày giao lại cho giám định vật tư để thực hiện công tác nhập số liệu vào thẻ kho và máy vi tính của đơn vị. Ngày mồng 05 hàng tháng giao toàn bộ phiếu nhập kho của tháng trước cho Phòng tài chính kế toán quản lý, đối chiếu. Số phiếu nhập được đánh số thứ tự số từ 01,02,…n theo tháng. ví dụ: Số: 01/1VT, được hiểu là Phiếu nhập kho vật tư số 01 tháng 1. - Phiếu nhập kho được coi là hợp lệ phải có đầy đủ các chữ ký quy định thể hiện trên phiếu ( theo mẫu số 2). Mẫu số 1: Biên bản kiểm nghiệm-giao nhận vật tư, hàng hoá… Mẫu số 2: Phiếu nhập kho. Đơn vị:…………….. Bộ phận:……………. Mẫu số 2. PHIẾU NHẬP KHO Ngày…..tháng….năm….. Nợ:…………. Số:………. Có:…………. -Họ và tên người giao hàng:…………………………………………… - Theo…………..số………..ngày…...tháng…năm……của……… - Nhập tại kho:…………………………địa điểm……………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x x - Tổng số tiền ( việt bằng chữ):…………………………………………. - số chứng từ gốc kèm theo:……………………………… ……………. Ngày….tháng…..năm…… Người lập phiếu Người giao hàng Phòng KCS Thủ kho Phòng KD (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên (Ký, họ tên) Nhập kho cho mượn công cụ, dụng cụ: + Giám định vật tư lập phiếu xuất kho ( theo mẫu số 3) các công cụ, dụng cụ từ kho vật tư theo yêu cầu của phòng kế hoạch sản xuất. + Căn cứ vào phiếu xuất kho – Thủ kho công cụ, dụng cụ…(Phòng KH-SX) có trách nhiệm lĩnh và đưa về kho công cụ, dụng cụ để các đơn vị mượn phục vụ sản xuất, đồng thời vào sổ trung gian theo dõi. + Phiếu xuất kho được lập thành 02 liên. Liên 1: Giao thủ kho công cụ, dụng cụ để lĩnh công cụ, dụng cụ và vào sổ theo doi, lưu trữ. Liên 2: Giám định vật tư giữ để thực hiện công tác trừ thẻ kho và nhập số liệu vào máy vi tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng thủ kho và Giám định vật tư giao toàn bộ phiếu xuất kho cho Phòng tài chính kế toán để quản lý, đối chiếu. + Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ phảI đánh số thứ tự từ 01,02,….n theo tháng. ví dụ: Số: 01/1-CCDC, được hiểu là Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ số 01 tháng 1. Mẫu số 3: Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ: Đơn vị:…………….. Bộ phận:……………. Mẫu số 3. PHIẾU XUẤT KHO Ngày…..tháng….năm….. Nợ:…………. Số:………. Có:…………. - Họ và tên người nhận hàng:…………………..Địa điểm(bộ phận)………… - Lý do xuất kho:………………………………… ………………. - Xuất tại kho (ngăn lô):…………………………địa điểm………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x x - Tổng số tiền ( việt bằng chữ):……………………………………………. - số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………………. Ngày….tháng…..năm…… Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởngĐV nhận hàng Thủ kho Phòng KD (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Nhập kho thành phẩm: - Đơn vị có trách nhiệm tập kết các thành phẩm ( các thành phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất tại đơn vị) đến tại vị trí do thủ kho quy định. Báo Phòng KCS và cùng Phòng KCS, thủ kho lập “Biên bản kiểm nghiệm – Giao nhạn vật tư, hàng hoá…” (theo mẫu số 1). Biên bản được lập thành 2 bản: + Giám định vật tư : 01 bản, làm căn cứ lập phiếu nhập kho. + Phòng KCS : 01 bản, làm căn cứ ký vào Phiếu nhập kho và lưu trữ. - Đơn vị gửi “Biên bản kiểm nghiệp- Giao nhận vật tư hàng hoá…” cho Giám định vật tư lập phiếu nhập kho ( theo mẫu số 2). Phiếu nhập kho thành phẩm được sản xuất tại công ty phải được đánh số thứ tự từ 01,02,….n theo tháng. Ví dụ: Số: 02/4-TP, được hiểu là Phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất tại công ty số 02 tháng 4. Phiếu nhập kho được lập thành 02 liên. + Liên 1: Thủ kho giữ để vào sổ theo dõi nhập, xuất thành phẩm sản xuất trong Công ty. Sau 01 ngày giao cho Giám định vật tư để thực hiện công tác nhập số liệu vào thẻ kho và nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao toàn bộ phiếu nhập kho thành phẩm của tháng trước cho Phòng tài chính kế toán quản lý, đối chiếu. + Liên 2: Đơn vị giữ làm chứng từ thanh toán lương. - Phiếu nhập kho được coi là hợp lệ phảI có đầy đủ các chữ ký quy định trên phiếu. Qui trình nhập kho mà công ty đưa vào áp dụng khá chi tiết, chặt chẽ, đầy đủ về mặt thủ tục pháp lí. Nhìn chung quy trình nhập kho này là tốt, đáp ứng được nhu cầu về công tác nhập kho trong điều kiện hiện tại của công ty. Song còn chưa phân định rõ được trách nhiệm giữa các bên tham gia vào quá trình, nên nhiều khi trong những trường hợp áp dụng thực tế vẫn chưa đảm bảo tuyệt đối đúng yêu cầu của quy trình, một số bước bị cắt giảm và các bên tham gia vào quy trình nhập vẫn chưa hoàn thành hết yêu cầu và trách nhiệm của mình. 2.2.2.Phương pháp và phương tiện chất xếp hàng hoá trong kho của Công ty. Phương pháp chất xếp bảo quản hàng hoá trong kho: Các nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm phảI được sắp xếp riêng rẽ theo chủng loại, hợp lý, đảm bảo hạn chế tới mức thấp nhất những tác động có hại của các yếu tố tự nhiên, môI trường và ảnh hưởng lẫn nhau. Đồng thời việc sắp xếp phảI đảm bảo tính khoa học, tránh trường hợp nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm bị lưu kho quá thời hạn. Đối với những nguyên vật liệu có thời gian bảo quản không dài, cần sắp xếp sao cho nguyên vật liệu nào vào trước phảI được sử dụng trước, nguyên vật liệu nào vào sau phảI được sử dụng sau. - Công tác sắp xếp hàng hoá trong kho, căn cứ nhiều vào tính năng sử dụng của từng loại hàng hoá và các đặc điểm gắn kết các chủng loại hàng hoá đó với nhau. Từ đó đưa ra được phương pháp sắp xếp hàng hoá thích hợp và tiện lợi nhất đối với công tác theo dõi và cấp phát hàng hoá. - Đối với các loại vật tư có yêu cầu sắp xếp, bảo quản đặc biệt thì Phòng Kỹ thuật phảI có văn bản hướng dẫn cụ thể để thủ kho thực hiện. …………………….. Phương tiện chất xếp hàng hoá trong kho của công ty: Những vật tư, hàng hoá có kích thước nhỏ và trung, thường sử dụng sức người là chủ yếu trong công tác chất xếp hàng hoá trong kho. Đối với những vật tư hàng hoá, bán thành phẩm, thành phẩm có kích thước, thì công ty sử dụng máy cẩu hỗ trợ cho công tác chất xếp. Ngoài ra, còn có các loại xe nâng, xe kéo tay,…hỗ trỡ công tác di chuyển sắp xếp hàng hoá. 2.2.3.Quy trình xuất kho đang được công ty áp dụng. Xuất kho vật tư, nguyên vật liệu: - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, Lệnh sản xuất của Giám đốc giao cho đơn vị. Căn cứ vào định mức vật tư được Giám Đốc phê duyệt và ban hành. Căc cứ vào “phiếu yêu cầu mua vật tư” phục vụ sản xuất theo “Lệnh sản xuất” do Giám đốc phê duyệt. Giám đốc Xí nghiệp, Xưởng trưởng, Quản đốc phân xưởng ghi ý kiến đề xuất lĩnh vật tư vào “Lệnh sản xuất” tại mục: ý kiến đơn vị (nếu có) rồi gửi Giám định vật tư. Giám định vật tư kiểm tra tính hợp lệ của việc đề xuất, nếu hợp lệ tiến hành việt phiếu xuất kho ( theo mẫu số 2). Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự từ 01, 02,…n theo tháng. Ví dụ: Số: 01/2-VT, được hiểu là Phiếu xuất kho vật tư số 01 tháng 2. Giám định vật tư việt xuất kho làm 02 liên – Giám định vật tư ký vào vị trí người lập phiếu và xin chữ ký của trưởng Phòng kinh doanh ( hoặc người được trưởng Phòng kinh doanh uỷ quyền). Sau khi có đầy đủ 02 liên phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư. Người lĩnh vật tư mang 02 liên phiếu xuất kho xuống giao cho thủ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ tục thực hiện phát hàng. Sau khi phát hàng ghi số lượng vào cột thực xuất và ký vào vị trí thủ kho, đồng thời giữ lại 02 liên Phiếu xuất kho để vào sổ trung gian theo dõi xuất vật tư. Sau thời gian 01 ngày phiếu xuất kho được giao lại: 01 liên: Giao cho Phòng kế hoạch sản xuất để theo dõi, điều hành. 01 liên: Giao cho Giám định vật tư để thực hiện việc trừ thẻ kho, nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Thực hiện xong giao cho Phòng tài chính kế toán để đối chiếu, quản lý. Xuất kho cho mượn công cụ, dụng cụ: Căn cứ vào yêu cầu của đơn vị sản xuất có chữ ký của thủ trưởng đơn vị sản xuất. Xuất công cụ, dụng cụ cho mượn, vào sổ theo dõi lấy chữ ký xác nhận của người mượn. Thủ kho ghi rõ công cụ, dụng cụ đã cho mượn và ký xác nhận vào yêu cầu mượn công cụ, dụng cụ của đơn vị sản xuất. Sau đó, gửi phiếu yêu cầu này tới Giám định vật tư để làm thủ tục trừ thẻ kho và vào máy tính theo dõi công cụ, dụng cụ của đơn vị. Xuất kho thành phẩm: * Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp: - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa Công ty và khách hàng. - Căn cứ vào tiến độ giao hàng. - Phòng kinh doanh, việt giấy đề xuất bán hàng và lập phiếu xuất kho đối với hàng hoá, thành phẩm hoặc bảng kê chi tiết đối với các dịch vụ khác như: sửa chữa ô tô, sửa chữa máy…., gửi Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng theo qui định của Nhà nước (Mẫu số: 01 GTKT- 3LL) thành 03 liên: + Liên 1 (màu tím): Lưu Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý. + Liên 2 (màu đỏ ): Giao cho khách hàng. + Liên 3 (màu xanh): Giao thủ kho để vào sổ trung gian theo dõi bán hàng. Vào sổ song giao lại Giám định vật tư, nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao lại toàn bộ hoá đơn tháng trước cho Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý, đối chiếu. Giám định vật tư thực hiện trừ thẻ kho khi cỏ đủ 02 chứng từ: Phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng. * Xuất kho thành phẩm để gửi hàng đi bán: - Căn cứ hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty với khách hàng. - Căn cứ đề nghị của Phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho (theo mẫu số 03), đề nghị tới Phòng tài chính kế toán để làm thủ tục. - Phòng tài chính kế toán lập phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ theo qui định của Nhà nước. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 03 liên. + Liên 1: Lưu Phòng tài chính kế toán để theo dõi. + Liên 2: Giao cho đơn vị vận chuyển đi làm thủ tục đi đường. + Liên 3: Giao Phòng kinh doanh để theo dõi hàng gửi đi bán và làm thủ tục thanh toán tiền vận chuyển. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ gửi hàng cho khách hàng thực hiện bán hàng, tiến hành lập Biên bản giao nhận với nội dung: + Bên nhận hàng : 01 bản. + Phòng kinh doanh : 01 bản để bảo hành. + Đại diện đơn vị vận chuyển : 01 bản. + Phòng tài chính kế toán : 01 bản để làm chứng từ thanh toán. - Các đơn vị đại lý khi bán được hàng, đề nghị Công ty xuất hoá đơn được Giám đốc duyệt. Phòng tài chính kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng theo qui định của Nhà nước (Mẫu số: GTKT- 3LL) thành 03 liên. + Liên 1 (màu tím) : Lưu Phòng tài chính kế toán để theo dõi quản lý. + Liên 2 (màu đỏ ) : Giao khách hàng. + Liên 3 (màu xanh): Giao thủ kho để vào sổ trung gian theo dõi bán hàng. Vào sổ xong giao lại Giám định vật tư nhập số liệu vào máy vi tính của đơn vị phục vụ công tác theo dõi. Ngày 05 hàng tháng giao lại toàn bộ hoá đơn tháng trước cho Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý, đối chiếu. Giám định vật tư thực hiện trừ thẻ kho khi có đủ 02 chứng từ: Phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. * Xuất kho thành phẩm để chào hàng, cho, tặng. Phòng kinh doanh ( hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ) làm tờ trình, trình Giám đốc duyệt, chuyển tờ trình tới Giám định vật tư lập phiếu xuất kho ( theo mẫu số 03) được lập thành 03 bản: + 01 bản: Giao lại cho người đi bán hàng để chào hàng, cho, tặng. + 01 bản: Giao thủ kho để thực hiện xuất hàng, vào sổ theo dõi trung gian bán hàng. Vào sổ xong giao giám định vật tư để thực hiện công tác nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao lại Phiếu xuất kho cho Phòng tài chính kế toán để Phòng tài chính kế toán đối chiếu, theo dõi, quản lý. Giám định vật tư thực hiện trừ thẻ kho khi có đủ 02 chứng từ : Tờ trình và Phiếu xuất kho. * Xuất kho thành phẩm để sử dụng nội bộ: Đơn vị có nhu cầu sử dụng làm tờ trình, trình Giám đốc Công ty phê duyệt, chuyển tờ trình tới Giám định vật tư lập Phiếu xuất kho ( theo mẫu số:03) Phiếu xuất kho được viết thành 02 liên: + Liên 1: Giao đơn vị có nhu cầu sử dụng. + Liên 2: Giao thủ kho để xuất hàng vào sổ trung gian, theo dõi bán hàng. Thủ kho vào sổ xong, giao ngay cho Giám định vật tư để thực hiện công tác trừ thẻ kho, nhập số liệu vào máy vi tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao lại toàn bộ phiếu xuất kho cho Phòng tài chính kế toán để đối chiếu, theo dõi, quản lý. Giám định vật tư thực hiện trừ thẻ kho khi có đủ 02 chứng từ : Tờ trình và phiếu xuất kho. * Xuất kho thành phẩm để trưng bày triển lãm, giới thiệu hàng. Đơn vị có nhu cầu làm tờ trình, trình Giám đốc phê duyệt, chuyển tờ trình xuống kho để lấy hàng. Căn cứ vào tờ trình, thủ kho xuất hàng dưới hình thức cho mượn, vào sổ trung gian theo dõi cho mượn hàng để tham gia triển lãm, giới thiệu hàng…Hết thời gian trưng bày, giới thiệu hàng, đơn vị có nhu cầu mang hàng trả lại kho. Việc xuất hàng khỏi kho và mang hàng trả lại kho đều phải có biên bản giao nhận. Biên bản giao nhận được lập thành 02 bản: + Người nhận hàng : 01 bản. + Thủ kho : 01 bản để làm chứng từ xuất trình khi Công ty kiểm kê. Thủ kho các kho của Công ty đều phải lập sổ trung gian để theo dõi, nhập xuất hàng ngày. Số liệu trên sổ trung gian không thể thay thế các Phiếu nhập, Phiếu xuất kho. 2.2.4. Công tác trừ sổ kho và theo dõi hàng hoá tồn kho: Vào cuối mỗi ngày công tác, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho, phiếu xuất kho trong ngày để tiến hành thực hiện công việc trừ sổ kho ( theo mẫu sổ số : 04), đưa ra được số lượng tồn kho của các loại hàng hoá dự trữ trong kho ở cuối ngày hôm đó. Mẫu sổ kho số 04: - Tên vật liệu:……………………………… - Trang:………… - Qui cách phẩm chất:…………………….. - Đơn vị tính:…… Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Ngoài ra, để kiểm soát và báo cáo hàng tồn kho nhanh chóng, kịp thời cho cấp trên và cho các bộ phận liên quan có nhu cầu đến số liệu hàng tồn kho, tổ kho của công ty còn tự lập một phần mềm trên XEL để quản lý theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hoá trong kho. Chính vì vậy, tổ kho có thể báo cáo số tồn kho các loại hàng hoá được dự trữ trong kho tương đối chính xác bất kể khi nào có yêu cầu. Đồng thời tổ kho cũng là những người kiểm soát được lượng hàng hoá trong kho cả về số lượng và chất lượng. 2.2.5. Công tác báo cáo nhập xuất tồn vật tư, hàng hoá đối với Công ty. Hàng tháng Thủ trưởng các đơn vị, phụ trách các kho và Thủ trưởng các đơn vị sản xuất thực hiện các báo cáo sau đây: + Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư. Theo mẫu số : 05. + Báo cáo nhập, xuất, tồn thành phẩm. Theo mẫu số : 06. Các báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư, thành phẩm được lập thành 04 bản: + Thủ kho: 01 bản. + Phòng kinh doanh : 01 bản. + Phòng kế hoạch sản xuất : 01 bản để điều hành sản xuất. + Phòng tài chính kế toán : 01 bản để đối chiếu, theo dõi. 2.3.Phân tích và đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị của công ty cơ khí Ngô Gia Tự: Do đặc điểm hàng hoá dự trữ của công ty là tương đối lớn với nhiều chủng loại khó xác định được giá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm hạch toán hàng tồn kho, cũng như khó phân định được những hàng hoá tồn kho đó thuộc lô nào. Chính vì vậy, mà việc hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp tính theo giá mua thực tế và phương pháp tính theo lô là rất khó thực hiện. Nên thực tế, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán giá trị hàng hoá tồn kho theo giá mua bình quân gia quyền. Đây là một phương pháp tương đối dễ thực hiện, công ty dựa vào sổ sách nhập kho để tính giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng hoá dự trữ. Xác định giá mua bình quân gia quyền bằng công thức sau: Giá bình quân gia quyền = Xác định giá trị hàng hoá tồn kho: Giá trị hàng hoá tồn kho = Lượng hàng dự trữ x Giá mua bình quân gia quyền. Với một số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho tương đối lớn như ở công ty. Trong khuân khổ của chuyên đề này, chúng ta không thể đi hạch toán chi tiết đầy đủ tất cả các loại vật tư, hàng hoá tồn kho của công ty, mà chỉ có thể hạch toán hàng hoá tồn kho của một số vật tư, hàng hoá điển hình để làm ví dụ minh hoạ, nhằm làm rõ phương pháp hạch toán hàng hoá tồn kho mà công ty đang áp dụng. Trị giá hàng hoá còn lại của một số vật tư, hàng hoá của công ty vào ngày cuối năm 2003: STT Tên vật tư, hàng hoá ĐVị tính Số lượng Trị giá (đồng) 1 Bare chasis Chiếc 10 3216549800 2 Trán xe Chiếc 10 6933090 3 Khung xương cửa lái Chiếc 10 16780000 4 Cánh cửa lái Chiếc 10 45388000 5 Đèn sương mù Bộ 50 32750000 6 Đèn hậu Bộ 50 39000000 7 Đèn pha Bộ 50 72500000 8 Kính trước ô tô Chiếc 20 15600000 9 Kính sau ô tô Chiếc 20 13600000 10 Ô tô khách HK29 chỗ ngồi Chiếc 15 9583350000 11 Bạc B2 Cái 8650 88359750 Tình hình nhập hàng năm 2004: Tình hình xuất hàng năm 2004: Bảng hạch toán giá trị hàng tồn kho: Các chỉ tiêu Tên vật tư,hàng hoá Trị giá hàng hoá nhập vào Số lượng hàng hoá dự trữ Giá hạch toán hàng hoá dự trữ Giá trị hàng hoá dự trữ Bare chasis Trán xe Cánh cửa lái Đèn sương mù Đèn pha Kính trước ô tô Ô tô khách HK29 Bạc B2 Nhìn chung, công tác hạch toán hàng tồn kho của công ty khá được coi trọng, công tác này đã giúp công ty luôn kiểm soát được nguồn vốn của mình. Đồng thời đây cũng là hoạt động cần trong việc giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt được hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đưa ra những quy định thích hợp nhất trong từng điều kiện và từng giai đoạn cụ thể trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.4. Phân tích và đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế là một công tác chiếm vị trí đặc biệt quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của công ty. Khi công ty xây dựng được những định mức vật tư tương đối chính xác sẽ góp phần giúp công ty tránh được những lãnh phí, thất thoát vật tư hàng hoá. Từ đó, xây dựng được những định mức dự trữ vật tư hàng hoá là hợp lý nhất với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, nhờ đó công ty có thể tiết kiệm được những chi phí liên quan đến dự trữ sao cho đó là phần chi phí cần thiết và hiệu quả nhất. 2.4.1. Phân tích và đánh giá công tác xây dựng định mức dự trữ vật tư, hàng hoá: Theo quan điểm của ban lãnh đạo công ty, công ty muốn xây dựng được định mức dự trữ vật tư hàng hoá hiệu quả, đồng thời tiết kiệm được những chi phí liên quan đến công tác dự trữ. Muốn vậy thì trước hết công ty phải xây dựng tốt định mức sử dụng vật tư và lập chính xác kế hoạch xuất bán hàng của công ty. Những hành động cụ thể của công ty như: Công ty đã có đội ngũ phòng kỹ thuật xây dựng định mức xuất vật tư cho tất cả các vật tư được dùng để đưa vào sản xuất. Thành lập Phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm cung ứng vật tư cho sản xuất và chịu trách nhiệm bán các sản phẩm kinh doanh của công ty. Phòng đã xây dựng được những kế hoạch bán hàng khá chính xác và hoàn thành tốt những kế hoạch đó, cũng như những phép tính phòng ngừa cho những đột biến của thị trường khá tốt. Phòng kế hoạch sản xuất, đã dựa trên những căn cứ đó để xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức dự trữ vật tư và cùng phòng kinh doanh phối hợp hoàn thành những kế hoạch đó, đặc biệt là thực hiện khá tốt định mức dự trữ vật tư, hàng hoá đó. Điều đó được minh chứng bằng những gì mà công ty đã thực hiện như: + Đối với những vật tư hàng hoá chủ đạo của công ty thường được dự trữ khá ổn định, ít khi rơi vào tình trạng thiếu vật tư sản xuất, cũng như thiếu hàng để bán. Trước một kế hoạch sản xuất, công ty lên kế hoạch về vật tư chính, phụ và thường nhập theo cả lô, bộ các linh kiện vật tư chính. ví dụ như: Nhập 1 lô hàng 50bộ đồ nội thất của xe HK29chỗ. + Những vật tư, hàng hoá phát sinh được bố trí mua khá kịp thời. Cụ thể là công ty có 2 nhân viên điều tiết vật tư thuộc phòng kinh doanh, chuyên có nhiệm vụ mua những vật tư nguyên vật liệu phát sinh. chính vì vậy công tác xây dựng định mức dự trữ vật tư, hàng hoá. Và thường công ty trì bị vật tư, hàng hoá dùng cho 40 đến 50 xe. Thủ kho có nhiệm vụ “ báo nhu cầu vật tư” khi vật tư, hàng hoá đó theo định mức còn tồn khoảng 15 đến 20 xe. Nhìn chung, công tác xây dựng định mức dự trữ vật tư , hàng hoá của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của sản xuất kinh doanh, đồng thời đảm bảo cho công tác bán hàng. Song công tác xây dựng định mức dự trữ chưa phải là dự trữ tối ưu, đạt hiệu quả kinh tế nhất cho công ty, chưa góp phần cho công ty sử dụng hiệu quả nhất nguồn vốn hàng hoá. Nhiều khi vẫn xẩy ra tình trạng vật tư hàng này thiếu, vật tư hàng hoá khác lại dự trữ quá nhiều. Điều này có thể dẫn đến ứ đọng vốn, tăng những chi phí có liên quan đến công tác dự trữ, mà nếu làm tốt công tác xây dựng định mức dự trữ thì có thể tiết kiệm được. Đây cũng chính là một nội dung đặc biệt quan trọng của công tác quản trị dự trữ về mặt kinh tế. 2.4.2. Phân tích và đánh giá tình hình chi phí có liên quan đến dự trữ vật tư, hàng hoá: Những chi phí liên quan đến công tác dự trữ vật tư hàng hoá của công ty như: - Chi phí kho tàng, nhân lực,…để bảo quản hàng hoá dự trữ: + Chi phí về khấu hao kho tàng bến bãi. Đây là chi phí thiết yếu của công tác bảo quản dự trữ vật tư hàng hoá. + Chi phí về khấu hao phương tiện thiết bị chất xếp hàng hoá. Chi phí này là chi phí cần thiết, có tính hiệu quả cao vì tiết kiệm được đáng kể chi phí nhân lực. + Chi phí trả cho nhân lực kho, làm công tác nhập, xuất, bảo quản hàng hoá dự trữ. + Chi phí về các trang thiết bị phục vụ cho công tác theo dõi quản lý hàng hoá trong kho. ……….. - Chi phí khi mua hàng thì sẽ có một phần được hạch toán vào chi phí mua hàng và sẽ có một phần được hạch toán vào chi phí nhập kho hay chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. - Chi phí phát sinh liên quan tới công tác dự trữ hàng hoá của công ty như: chi phí trả phân xưởng lắp ráp ô tô dỡ, chất xếp những mặt hàng nặng khi nhập kho. Mua bạt che bảo quản một số mặt hàng có kích thước lớn phải để bảo quản bên ngoài kho. - Chi phí vốn đầu tư: Trị số hàng hoá tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động của công ty. Vì thế làm tốt quản trị dự trữ hay việc xây dựng được định mức dự trữ vật tư thích hợp với công ty, chính là giúp công ty sử dụng nguồn vốn sao cho hiệu quả nhất, tức là làm giảm chi phí vốn đầu tư. Bởi vậy chính là chi phí do dự trữ hàng hoá quá nhiều gây ứ đọng vốn làm tăng chi phí vốn đầu tư. - Chi phí do gián đoạn hàng hoá dự trữ: Đây là chi phí phát sinh ra do dự trữ vật tư hàng hoá thiếu, gây gián đoạn sản xuất và nhiều khi vì thế mà thiếu hàng hoá phục vụ cho công tác bán ra. Trong thời gian qua, nhất làgiai đoạn gần đây, công ty đã cố gắng để giảm thiểu chi phí này. Trên đây là những phân tích căn bản về tình hình chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá của công ty. Nhìn chung, công ty đã - đang có những cố gắng nhất định để những chi phí đó ngày càng tiến dần tới mức hiệu quả nhất. Tóm lại, công tác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế của công ty đã đạt được những kết quả nhất định. Song để hoạt động này thật sự hiệu quả, đáp ứng được kỳ vọng của công ty thì toàn thể có bộ phận có liên quan đến công tác quản trị dự trữ còn cần phải cố gắng nhiều hơn nữa.