Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện Tuyên Quang

Lời cảm ơn ………………………………………………………………….2 Lời nói đầu ………………………………………………………………….3 Chương I: Khảo sát bài toán ………………………………………………..4 Khảo sát hiện trạng, phân tích và đánh giá hệ thống hiện tại …....4 Khảo sát hiện trạng ………….……………….………..4 Ưu điểm ……………………………………………….5 Nhược điểm ……………………………………………5 Đề xuất hệ thống mới ………………………….….…………….5 Phạm vi ứng dụng ……………………………..……...5 Mục đích của hệ thống ………………………………..6 Yêu cầu của hệ thống …………………………………6 C. Lựu chọn công cụ và ngôn ngữ ………………………………….6 Chương II: Thiết kế hệ thống quản lý thư viện …………………………….6 A. Phân tích hệ thống về chức năng ………………………………..6 I. Biểu đồ phân cấp chức năng ………………………………..6 II.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh …………………….7 Biểu đồ phân cấp chức năng ……………………….7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh …………..8 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( mức 0 ) ………...9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 ( mức dưới đỉnh ) ….10 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3 ……………………12 B. phân tích hệ thống về dữ liệu ………………………………….16 I. Mô hình thực thể liên kết mức khái niệm ………………...16 II. Mô hình thực thể liên kết mức vật lý ……………………17 C. Các thiết kế ……………………………………………………18 I. Thiết kế tệp ……………………………………………….18 II. Thiết kế tài liệu …………………………………………..19 Chương III: Cài đặt chương trình………………………..………………..21Lời Cảm ơn Sau một thời gian làm việc cuối cùng đề tài cũng được hoàn thành tốt đẹp! Chúng tôi không biết nói gì hơn là xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn Đỗ Ngọc Kiên đã góp ý cho chúng tôi hoàn thành đợt thực tập này . Tuy nhiên do thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai xót.Mong quý thầy cô thông cảm! Lời nói đầu -------¯------- Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin trong một vài thập kỷ gần đây, việc tin học hóa trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội. Thật vậy trong các lĩnh vực quản lý đã nẩy sinh ra nhiều mối quan hệ với nhiều yếu tố phức tạp. Nếu chỉ dùng những biện pháp và công cụ thủ công thì sẽ rất khó khăn và tốn thời gian trong công tác quản lý. Đứng trước tình hình trên, nếu chỉ sử dụng các phương tiện truyền thống thủ công thôi thì sẽ không mang lại hiệu quả cao trong công việc. Do đó việc ứng dụng công nghệ tin học để giải quyết các công việc, đặc biệt là công tác quản lý hết sức cần thiết. Mang tính hiệu quả cao đặc biệt là không gian và thời gian xử lý, lưu trữ, tiết kiệm và linh hoạt. Tuy nhiên mỗi lĩnh vực mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng. Đối với ngành giáo dục và đào tạo, cùng với sự gia tăng về nhu cầu đào tạo đã đặt ra nhiều bài toán quản lý phức tạp như: Quản lý sinh viên, quản lý tuyển sinh, quản lý điểm, quản lý thư viện, vv ... Xuất phát từ các yêu cầu thực tế và được sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn, thầy Đỗ Ngọc Kiên chúng tôi chọn đề tài: Quản lý thư viện tỉnh Tuyên Quang. Đề tài quản lý thư viện được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access97. Và chương trình được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng với kinh nghiệm chưa nhiều và kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót, chúng tôi mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Chương I: Khảo sát bài toán Khảo sát hiện trạng, phân tích và đánh giá hệ thống hiện tại. I. Khảo sát hiện trạng. Thư Viện Tỉnh Tuyên Quang là một thư viện có thể cho bạn đọc có thể đọc hoặc mang về nhà tham khảo và trả lại sau một số ngày. Thư viện lưu trữ thông tin về mỗi đầu sách mà thư viện đang có tại một tờ phích có các thông tin về đầu sách : Tên sách, nhà xuất bản, tên tác giả, năm xuất bản, lần xuất bản, số bản và mã hiệu của đầu sách có 6 ký tự. Các tờ phích này được xếp trong các ô phích theo thứ tự chữ cái của tên sách, nhằm giúp bạn đọc tra cứu sách được thuận tiện. Mỗi đầu sách có nhiều cuốn sách. Hoạt động phục vụ bạn đọc tại thư viện Tuyên Quang được mô tả như sau : Muốn được cấp thẻ của thư viện, bạn đọc cần nộp đơn đề nghị cấp thẻ. Mỗi thẻ có một số thẻ riêng biệt. Trên thẻ có các thông tin của bạn đọc, phiếu này cất giữ tại quầy mượn-trả sách, chúng được sử dụng bởi các nhân viên của thư viện. Khi không muốn mượn sách của thư viện nữa, bạn đọc cần trả hết sách mượn cùng với thẻ thư viện. Thẻ trả lại này sẽ được huỷ bỏ. Khi mượn sách, bạn đọc cần xuất trình thẻ cùng phiếu yêu cầu mượn có ghi tên các sách mà mình cần mượn cùng với mã hiệu tương ứng của nó. Thư viện sẽ cho bạn đọc mượn nếu các điều kiện sau được thoả mãn: Đúng là bạn đọc của thư viện và cuốn sách đó đang có tại thư viện Bạn đọc đang không giữ một bản của cuốn sách đó và không giữ sách quá hạn trả. Mỗi bạn đọc chỉ được mượn tối đa ba quyển, khi nhận sách bạn đọc tự biết ngày phải trả dựa vào đối tượng bạn đọc: 01 được mượn ba ngày, 02 được mượn năm ngày, 03 được mượn bẩy ngày. Các thông tin về sách cho mượn được nhân viên thư viện ghi vào phiếu bạn đọc, mỗi cuốn sách được ghi trên một dòng. Nhân viên thư viện lấy các phiếu sách tương ứng ra khỏi ô phiếu và gắn chúng vào phiếu bạn đọc mượn các sách đó. Mỗi cuốn sách được phép ra hạn một lần đúng bằng thời gian mà bạn đọc đó được mượn. Khi trả sách , nếu bạn đọc làm mất cuốn sách nào thì phải trả tiền phạt cho cuốn sách đó. Thư viện đã quy định sẵn số tiền phạt cho mỗi đầu sách. Thông tin về các cuốn sách bạn đọc đã trả hoặc đã nộp phạt được nhân viên thư viện gạch bỏ trên phiếu bạn đọc. Sau đó các phiếu tương ứng được tách khỏi phiếu bạn đọc và để trả lại ô phiếu đối với sách trả và để vào ngăn kéo đối với sách mất. Bạn đọc làm mất sách sẽ bị phạt theo quy định của thư viện, khi nộp tiền phạt bạn đọc sẽ được nhân viên thư viện trả cho một phiếu thu. Tuy thư viện có hai máy tính nhưng chưa có phần mềm hỗ chợ hoạt động phục vụ bạn đọc.Mọi công việc được thực hiện thủ công bởi các nhân viên của thư viện. Tóm lại, việc quản lý theo phương pháp thủ công trong hệ thống cũ là không còn phù hợp ở các thư viện hiện nay. Những tồn tại trên đây cho thấy việc tổ chức lại hệ thống thư viện là rất cần thiết để có thể giải quyết được các tồn tại trên, đáp ứng các yêu cầu trong quản lý thư viện. II. Ưu điểm. Chặt chẽ về tổ chức hoạt động Cách làm phù hợp với đông đảo bạn đọc Không cần các phương tiện đắt tiền như: Máy tính, máy in, chuyên gia tin học III. Nhược điểm Do thực hiện chủ yếu bằng thủ công, hệ thống hiện tại có một số nhược điểm sau: Công việc thực hiện chậm chạp nhất là khâu mượn trả sách. Tổn phí cao do có nhiều nhân viện phục vụ mượn trả sách Thiếu tính chính sác khoa học: thể hiện trong khâu mượn trả sách Chưa sử dụng hết tiềm năng sẵn có của thư viện do thư viện đã có một máy tính gây lãng phí phương tiện. Đề xuất hệ thống mới. Xuất phát từ thực tế khảo sát thực trạng, phân tích ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở kế thừa những ưu điểm, khác phục những khó khăn của hệ thống hiện tại để đề xuất một hệ thống mới. Đưa máy tính vào phục vụ các yêu cầu Cấp-Huỷ thẻ và Mượn – Trả sách của từng bạn đọc, bằng cách xây dựng một chương trình ‘gọn nhẹ’ nhưng hoạt động có hiểu quả thiết thực. Phạm vi ứng dụng. Trước hết dùng cho thư viện của tỉnh nhà để phục vụ các yêu cầu của bạn đọc, vàcó thể dùng cho các thư viện do tư nhân đứng ra kinh doanh. Mục đích của hệ thống. Thay thế con người thực hiện xử lý bằng máy tính ở hầu hết các chức năng trong hệ thống quản lý thư viện đảm bảo nhanh chóng - thuận tiện – hiệu quả - giảm tổn phí. Yêu cầu của hệ thống. “gọn nhẹ” phù hợp với điều kiện vật chất của thư viện. Phù hợp với thói quen làm việc của các nhân viên như: đảm bảo tính tuần tự, giao diện thân thuộc dễ sử dụng, cách làm tương tự hệ thống cũ chỉ khác thực hiện bằng máy. Chương trình chạy bảo đảm, tốc độ xử lý nhanh-chính xác. Lựa chọn công cụ và ngôn ngữ Qua phân tích mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới. Em chọn Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có sự hỗ trợ của Visual Basic. Chương II: Thiết kế hệ thống quản lý thư viện Phân tích hệ thống về chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng 1. biểu đồ phân cấp chức năng hoạt động phục vụ bạn đọc tại thư viện tỉnh tuyên quang Quản lý bạn đọc Thống kê Cấp thẻ Trả sách Huỷ thẻ Mượn sách Làm thủ tục cấp thẻ Theo dõi mượn-trả sách Làm thủ tục huỷ thẻ kiểm tra điều kiện huỷ thẻ Cập nhật thông tin bạn đọc Làm thủ tục mượn sách Kiểm tra điều kiện mượn sách Ghi nhận mượn sách Làm thủ tục trả sách Lưu giữ thông tin bạn đọc Kiểm tra yêu cầu trả sách Ghi nhận trả sách Xử lý mấtsách 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hoạt Động Phục Vụ Bạn Đọc Bạn Đọc Phiếu nhắc trả sách Thông tin sách mượn Lý do từ chối Phiếu yêu cầu trả sách Phiếu yêu cầu mượn sách Phiếu đề nghị huỷ thẻ đơn đề nghị cấp thẻ Thông tin thẻ Phiếu thu Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và được dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc quá trình phân tích phải xem xét mọi ràng buộc của hệ thống. Sơ đồ mức khung cảnh sẽ diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau, trong tiến trình xử lý, bàn giao thông tin cho nhau. Đây chính là công cụ chính của quá trình phân tích hệ thống, là cơ sở để thiết kế phần trao đổi và phần dữ liệu. Gồm: Tác nhân ngoài: Bạn đọc Một chức năng xử lý: hệ thống phục vụ bạn đọc Bốn luồn dữ liệu vào, sáu luồng dữ liệu ra như hình vẽ  3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( mức 0 ) Thống kê (3) Quản Lý Bạn Đọc (1) Theo Dõi Mượn Trả Sách (2) Phiếu nhắc trả sách Đơn đề nghị cấp thẻ thông tin thẻ phiếu đề nghị huỷ thẻ lý do từ chối Phiếu yêu cầu mượn sách Lý do từ chồi Thông tin sách được mượn Phiếu yêu cầu trả sách Phiếu thu Gồm : Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 4 kho dữ liệu: sách, bạn đọc, phiếu thu, sách mượn Hệ thống được chia làm 3 chức năng: Quản lý bạn đọc, theo dõi mượn trả sách, thống kê danh sách bạn đọc mượn sách quá hạn. Các luồng dữ liệu vào-ra và các luồng dữ liệu nội tại giữa 3 chức năng như hình vẽ. 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 ( mức dưới đỉnh ) Bạn Đọc Cấp Thẻ 1.1 Huỷ Thẻ 1.2 Bạn Đọc SáchMượn Đơn đề nghị cấp thẻ Thông tin thẻ Lý do từ chối Đơn đề nghị huỷ thẻ Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 2 kho dữ liệu: bạn đọc và sách mượn Chức năng quản lý bạn đọc được tách thành hai chức năng nhỏ: Cấp thẻ và huỷ thẻ Các luồng dữ liệu vào – ra hệ thống và các luồn dữ liệu nội tại các chức năng như hình vẽ Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý bạn đọc  Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi mượn trả sách Sách Mượn (2.1) Trả Sách (2.2) Bạn Đọc Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 4 kho dữ liệu: sách , sách mượn, bạn đọc và phiếu thu Chức năng theo dõi mượn trả sách được tách thành hai chức năng nhỏ: mượn sách – trả sách Các luồng dữ liệu vào – ra các chức năng như hình vẽ. 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3 Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn kho dữ liệu bạn đọc Chức năng cấp thẻ được chia làm hai chức năng nhỏ: Làm thủ tục huỷ thẻ và cất giữ thông tin bạn đọc Các luồng dữ liệu vào – ra các chức năng như hình vẽ Làm Thủ Tục Cấp Thẻ (1.1.1) Lưu Trữ Thông Tin Bạn Đọc (1.1.2) chức năng cấp thẻ bạn đọc Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 2 kho dữ liệu: bạn đọc và sách mượn Chức năng huỷ thẻ được tách thành 3 chức năng nhỏ là: làm thủ tục huỷ thẻ, kiểm tra điều kiện huỷ thẻ, cập nhật thông tin bạn đọc. Các luồng dữ liệu vào – ra các chức năng như hình vẽ Làm Thủ Tục Huỷ Thẻ (1.2.1) Cập Nhật Thông Tin Bạn Đọc (1.2.3) Kiểm Tra Điều Kiện Huỷ Thẻ (1.2.2) Bạn Đọc Đơn Đề Nghị Huỷ Thẻ Lý do từ chối b. chức năng huỷ thẻ:TC Làm Thủ Tục Mượn Sách (2.1.1) Ghi nhận Mượn Sách (2.1.3) Kiểm Tra Điều Kiện Mượn Sách (2.1.2) Phiếu Yêu Cầu Mượn sách Thông Tin Sách Mượn Lý Do Từ Chối Bạn đọc MT Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 3 kho dữ liệu: sách, sách mượn và bạn đọc Chức năng mượn sách được tách thành ba chức năng nhỏ: làm thủ tục mượn sách, kiểm tra yêu cầu mượn sách và ghi nhận mượn sách Các luồng dữ liệu vào ra các chức năng như hình vẽ. c. Chức năng mượn sách Gồm: Bảo toàn tác nhân ngoài bạn đọc Bảo toàn 4 kho dữ liệu: sách, sách mượn, bạn đọc và phiếu thu Chức năng trả sách được tách thành ba chức năng nhỏ: làm thủ tục trả sách, kiểm tra yêu cầu trả sách, ghi nhận trả sách và xử lý sách mất Các luồng dữ liệu vào ra các chức năng như hình vẽ. Kiểm Tra Yêu Cầu Trả Sách (2.2.2) Xử Lý Sách Mất (2.2.1) Ghi Nhận Trả Sách (2.2.3) Làm Thủ Tục Trả Sách (2.2.1) Bạn Đọc Phiếu yêu cầu trả sách Phiếu thu Ld từ chối TC MT Số thẻ + phiếu thu + sách mất d. Chức năng trả sách B. phân tích hệ thống về dữ liệu I. Mô hình thực thể liên kết mức khái niệm Sách Mã sách Tên sách Tên tác giả Nhà xuất bản Năm xuất bản Lần xuất bản Số bản Bạn đọc Số thẻ Họ tên địa chỉ đối tượng ngày cấp Phiếu thu Số phiếu Số thẻ Lý do So tiền Ngày lập Nhận xét: Vẫn còn một liên kết nhiều – nhiều Để biết một cuốn sách còn hay không phải kiểm tra trường số bản, nếu trường này =0 thì đã hết sách. Để tăng tốc việc kiểm tra ta thêm thực thể sách mượnII. Mô hình thực thể liên kết mức vật lý Sách Mã sách Tên sách Tên tác giả Nhà xuất bản Năm xuất bản Lần xuất bản Số bản Sách mượn Số thẻ Mã sách Ngày mượn Ngày trả Ra hạn Phiếu thu Số phiếu Số thẻ Lý do So tiền Ngày lập Bạn đọc Số thẻ Họ tên địa chỉ đối tượng ngày cấp C. Các thiết kế Thiết kế tệp Tệp sách Tên tệp: Sách Tên trường Y nghĩa Kiểu dữ liệu độ rộng Giá trị MaS Tens TenTg NamXb NhaXb LanXb Soban Mã sách Tên sách Tên tác giả Năm xuất bản Nhà xuất bản Lần xuất bản Số bản Text Text Text Date/time Text Text number 6 50 50 50 50 Khoá, không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng Tệp sách mượn Tên tệp: Sách Mượn Tên trường Y nghĩa Kiểu dữ liệu độ rộng Giá trị Sothe MaS NgayM NgayT Rahan Số thẻ Mã sách Ngày mượn Ngày trả Ra hạn Text Text Date/time Date/time Yes/no 8 6 Khoá, không rỗng Khoá, không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng Tệp bạn đọc Tên tệp: bạn đọc Tên trường Y nghĩa Kiểu dữ liệu độ rộng Giá trị Sothe Hoten Diachi Ngaycap Doituong Số thẻ Họ tên địa chỉ ngày cấp đối tượng Text Text Text Date/time text 8 50 50 2 Khoá,không rỗng Không rỗng Không rỗng Không rỗng Không rỗng Tệp phiếu thu Tên tệp: phiếu thu Tên trường Y nghĩa Kiểu dữ liệu độ rộng Giá trị Sophiêu Sothe Lydo Sotien Ngaylap Số tiền Sô thẻ Lý do Số tiền Ngày lập Text Text Text Currency Date/time 6 8 50 Khoá, không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng không rỗng Thiết kế tài liệu Phiếu yêu cầu mượn sách ( khổ giấy A5 ) Sở văn hoá thông tin Thư viện Tuyên Quang Phiếu yêu cầu mượn sách Số thẻ:………………………………………………. Họ tên:……………………………………………….. Các sách mượn Stt Tên sách Mã sách Ngày trả 1 2 3 Ngày …tháng…năm…. (chữ ký) Tài liệu xuất: sách được mượn và phiếu yêu cầu ra hạn nhưng ta không cần thiết kế. Có thể dựa trên phiếu yêu cầu mượn sách Thẻ thư viện ( 7 x 10 cm ) Mặt trước Mặt sau Thư viện Tuyên Quang Thẻ thư viện Họ tên: ……………….. Địa chỉ: ………………. Đối tượng: …………… ảnh 4 x 6 cm Số thẻ: ……. Ngày…tháng…năm…. Người cấp ký tên và đóng dấu Thẻ thư viện có giá trị đến khi bạn đọc huỷ thẻ. Bạn đọc chỉ được giữ tối đa ba cuốn sách Không cho mượn thẻ, khi mất phải báo ngay cho thư viện. phiếu nhắc trả sách (A4) Sở văn hoá thông tin Thư viện Tuyên Quang địa chỉ:……………………………………. Điện thoại:……………………………….. Fax:………………………………………. Phiếu nhắc trả sách Kính giửi:………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Thư viện chúng tôi trân trọng báo cho ông (bà) vẫn còn giữ sách của thư viện. Sau đây là số sách mà ông (bà) đang giữ STT Mã sách Tên sách Ngày mượn 1 2 3 Kính mong ông (bà) sớm trả lại thư viện các cuốn sách trên. Rất mong hợp tác lâu dài với ông (bà) Ngày…tháng…năm… (chữ ký) Logo Cho vào phong bì A4 gấp làm ba Trống Logo địa chỉ Đơn đề nghị cấp thẻ Sở văn hoá thông tin Thư viện Tuyên Quang đơn đề nghị cấp thẻ Họ tên:……………………….. Địa chỉ:………………………. Đối tượng: …………………… ngày…tháng…năm… (ký tên) Chương III: cài đặt chương trình Giaodiệnchính: giao diện cấp thẻ Giao diện huỷ thẻ : 4.giao diện mượn sách : 5.giao diện trả sách : 6.Giao diện xử lý sách mất: 7.giao diện thống kê : 8.giao diện hướng dẫn : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Lời Nhận xét