Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại công ty cổ phần Hạ Long

.Lý do lùa chän ®Ò tµi........................................................................................7 2.ý nghÜa cña ®Ò tµi nghiªn cøu...........................................................................7 Ch­¬ng II.Nh÷ng VÊn §Ò Chung VÒ C¬ Së Vµ Ph­¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch­¬ng Tr×nh......................................................8 I.Tæng quan vÒ ph­¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n......................................................8 1.Tæ chøc vµ th«ng tin trong tæ chøc..................................................................8 2.Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc.............................................9 3Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin................................................9 3.1.Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin........................9 3.2.C¸c nguyªn t¾c ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin...................................9 4.Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc............................................10 5.Tiªu chuÈn chÊt l­îng cña mét hÖ thèng th«ng tin........................................12 II.C¸c ph­¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh...13 1.C¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin..............................................................13 2.C¸c c«ng cô m« h×nh hãa..............................................................................13 2.1.S¬ ®å luång th«ng tin (IFD)......................................................................13 2.2.S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD)..........................................................................14 III.C¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý..........................................16 1.Mét sè kh¸i niÖm cña c¬ së d÷ liÖu................................................................16 2.C¸c ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu..........................................................17 2.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ th«ng tin ra...........................................................17 2.2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh hãa...............................18 3.Giíi thiÖu vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsof Access................................19 Ch­¬ng III.Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý C¸n Bé T¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long......................................................................21 I.Ph©n tÝch hÖ thèng.........................................................................................21 1.Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé.............................................21 2.S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé..............22 3.S¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé................................24 4.S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) cña hÖ thèng........................................................24 4.1.S¬ ®å ng÷ c¶nh............................................................................................24 4.2.S¬ ®å DFD møc 0........................................................................................26 4.3.S¬ ®å DFD møc 1........................................................................................27 II.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu..................................................................................29 1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic tõ c¸c th«ng tin ra..............................................29 2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu trªn Microsoft Access................................................35 3.S¬ ®å mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ.............................................................39 4.ThiÕt kÕ gi¶i thuËt cña ch­¬ng tr×nh..............................................................40 KÕt LuËn..........................................................................................................44 Danh môc c¸c tµi liÖu tham kh¶o..................................................................45 PhÇn Më §Çu ThÕ giíi ®ang b­íc vµo mét giai ®o¹n ph¸t triÓn míi ®Çy s«i ®éng vµ biÕn ®æi, trong ®ã vai trß cña c¸ch m¹ng khoa häc rÊt quan träng ®Æc biÖt lµ cuéc c¸ch m¹ng th«ng tin .Nã ®· vµ ®ang th©m nhËp ,t¸c ®éng s©u s¾c ,trùc tiÕp lªn mäi mÆt ,mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ x· héi. øng dông tin häc vµo lÜnh vùc kinh tÕ gióp ta n¾m b¾t th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi ,®Çy ®ñ ,gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh ,thóc ®Èy nÒn kinh tÕ më réng vµ ph¸t triÓn.V× vËy ,trong qu¸ tr×nh qu¶n lý c¸c c¬ quan,doanh nghiÖp ph¶i thÊy ®­îc vai trß cña c«ng nghÖ th«ng tin .Nã gióp doanh nghiÖp ®¸p øng mäi nhu cÇu cña kh¸ch hµng hiÖn t¹i mµ cßn n©ng cao ®­îc n¨ng lùc s¶n xuÊt ,gióp cho c¸c doanh nghiÖp cã ®ñ søc c¹nh tranh víi thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc . Qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu ,em cµng thÊy râ vai trß cña tin häc nãi chung vµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nãi riªng khi ¸p dông vµo doanh nghiÖp .Nã gióp cho doanh nghiÖp vËn hµnh vµ qu¶n lý tèt mäi ho¹t ®éng cña m×nh. Tõ nh÷ng ®Æc tr­ng ,häat ®éng chñ yÕu cña c«ng ty,em ®· hiÓu ®­îc nhu cÇu cña c«ng ty vµ x©y dùng nªn mét phÇn mÒm qu¶n lý . C«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ doanh nghiÖp kinh doanh chñ yÕu trong lÜnh vùc kh¸ch s¹n ,ngoµi ra c«ng ty còng ho¹t ®éng trong nhiÒu lÜnh vùc kh¸c nh­ l÷ hµnh chuyªn tæ chøc cung cÊp thiÕt kÕ tour du lÞch ,phôc vô ¨n uèng ,kinh doanh th­¬ng m¹i ...Trong xu thÕ thÞ tr­êng kinh doanh du lÞch vµ dÞch vô ngµy cµng ph¸t triÓn ,viÖc qu¶n lý c¸n bé lµ mét vÊn ®Ò quan träng cña c«ng ty .V× vËy ,øng dông tin häc vµo qu¶n lý c¸n bé lµ rÊt cÇn thiÕt gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng ,hiÖu qu¶ cña ®éi ngò c¸n bé ®Ó c«ng ty ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ .Do ®ã em lùa chän ®Ò tµi: "Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé t¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long”. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Th.S NguyÔn V¨n Th­ ®· tËn t×nh chØ b¶o h­íng dÉn ,gióp ®ì em hoµn thµnh ®Ò ¸n nµy. Ch­¬ng I: Tæng Quan VÒ C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long I. Tæng quan vÒ c«ng ty cæ phÇn H¹ Long 1.LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ mét trong nh÷ng c«ng ty cã tuæi ®êi rÊt trÎ .TiÒn th©n lµ mét chi nh¸nh cña c«ng ty than U«ng BÝ t¹i Hµ Néi. Th¸ng 7/1996 c«ng ty quyÕt ®Þnh thµnh lËp kh¸ch s¹n H¹ Long trùc thuéc c«ng ty Than U«ng BÝ . Th¸ng 5/1999 kh¸ch s¹n ®­îc ®æi tªn thµnh “Kh¸ch s¹n Thanh lÞch H¹ Long” trùc thuéc c«ng ty du lÞch Than ViÖt Nam.Sau ba n¨m ho¹t ®éng cã nhiÒu khëi s¾c th× ®Õn th¸ng 5/2002 Kh¸ch s¹n Thanh lÞch H¹ Long ®­îc ®æi tªn thµnh “C«ng ty cæ phÇn H¹ Long “trùc thuéc c«ng ty du lÞch vµ th­¬ng m¹i Than ViÖt Nam. Ngµy 1/3/2004 C«ng ty cæ phÇn H¹ Long l¹i ®­îc chuyÓn vÒ thuéc quyÒn qu¶n lý cña c«ng ty than U«ng BÝ theo quyÕt ®Þnh 248\Q§_H§QT ngµy 23/2/2004 cña chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ tæng c«ng ty Than ViÖt Nam. Sù ra ®êi cña c«ng ty cæ phÇn H¹ Long lµ mét sù thiÕt yÕu kh«ng chØ theo kÞp víi tiÕn ®é ph¸t triÓn cña ngµnh du lÞch ViÖt Nam mµ cßn ®¸p øng mong muèn ,nhu cÇu cña c«ng ty vµ cña du kh¸ch . C«ng ty cæ phÇn H¹ Long ®Æt t¹i 297 Kim M·,Ba §×nh Hµ Néi,lµ mét kh¸ch s¹n ®¹t tiªu chuÈn sao (1 sao) ,sè l­îng nh©n viªn lµ 45 trong ®ã 23 n÷ vµ 22 nam .Víi vÞ trÝ ®Ñp vµ nguån nh©n lùc trÎ kháe ,th«ng minh vµ s¸ng t¹o cïng víi c¬ së vËt chÊt kÜ thuËt hiÖn ®¹i .Nh­ vËy ,c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu kh«ng nhá víi doanh thu n¨m 2003 lµ 11 tû.Nh÷ng thµnh c«ng nh­ trªn ®· t¹o cho c«ng ty mét b­íc ®i v÷ng ch¾c trong thÞ tr­êng kinh doanh du lÞch vµ dÞch vô. 2.Chøc n¨ng ho¹t ®éng cña c«ng ty C«ng ty cæ phÇn H¹ Long mÆc dï chØ lµ chi nh¸nh nhá cña c«ng ty than U«ng BÝ nh­ng lÜnh vùc ho¹t ®éng cña nã rÊt réng trong ®ã chøc n¨ng ho¹t ®éng chÝnh lµ kinh doanh kh¸ch s¹n ,phôc vô mäi ®èi t­îng kh¸ch víi møc gi¸ phï hîp.§©y lµ nguån doanh thu chñ yÕu cña c«ng ty.Ngoµi kinh doanh kh¸ch s¹n ,c«ng ty còng ho¹t ®éng trong c¶ lÜnh vùc l÷ hµnh chuyªn tæ chøc ,cung cÊp thiÕt kÕ c¸c tour du lÞch ,nhËn vµ göi kh¸ch ,phôc vô nhµ hµng ¨n uèng ,kinh doanh th­¬ng m¹i ,xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp c¸c mÆt hµng tiªu dïng vµ ®êi sèng 3.S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty §¹i Héi Cæ §«ng Héi §ång Qu¶n TrÞ Ban KiÓm So¸t Gi¸m §èc C«ng Ty Phã Gi¸m §èc C«ng Ty Phßng Tæ Chøc Hµnh ChÝnh Phßng KÕ To¸n Tµi ChÝnh Phßng Th­¬ng M¹i Phßng Kinh Doanh Kh¸ch S¹n Phßng Du LÞch L÷ Hµnh §éi Xe VËn T¶i §¹i Héi Cæ §«ng 4 Chøc n¨ng ,nghiÖm vô cña c¸c phßng ban trong c«ng ty a.Phßng tæ chøc _hµnh chÝnh: Chøc n¨ng: Tham m­u gióp viÖc cho Gi¸m ®èc c«ng ty qu¶n lý ,®iÒu hµnh vµ thùc hiÖn trong lÜnh vùc tæ chøc ,lao ®éng tiÒn l­¬ng ,qu¶n trÞ ,hµnh chÝnh. NhiÖm vô: Tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty. Qu¶n lý theo dâi c«ng t¸c tæ chøc nh©n sù ,®µo t¹o phï hîp víi vÞ trÝ c«ng viÖc .X¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ sè l­îng lao ®éng vµ c¸c yªu cÇu vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cho c¸c c¸n bé nh©n viªn .X¾p xÕp vÞ trÝ phï hîp víi kh¶ n¨ng tr×nh ®é ®µo t¹o. Qu¶n lý ,theo dâi c«ng t¸c lao ®éng ,tiÒn l­¬ng ,b¶o hiÓm x· héi,b¶o hé lao ®éng ,an toµn vÖ sinh lao ®éng . Thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ ,hµnh chÝnh. b.Phßng Tµi chÝnh _KÕ to¸n: Chøc n¨ng: Tham m­u gióp gi¸m ®èc tæ chøc ,qu¶n lý,®iÒu hµnh thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh . NhiÖm vô: Tæ chøc qu¶n lý ,h­íng dÉn theo dâi ,thùc hiÖn tæng hîp t×nh h×nh c¸c mÆt ho¹t ®éng vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n ,thèng kª,tµi vô ,vèn,tµi s¶n trong c«ng ty ®¶m b¶o theo ®óng chÕ ®é,chÝnh s¸ch phï hîp víi c«ng ty. Thùc hiÖn thu chi ®óng nguyªn t¾c ,hç trî c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý chÊt l­îng mÆt tµi chÝnh. c.Phßng Kinh doanh th­¬ng m¹i: Lªn kÕ ho¹ch qu¶n lý cã hiÖu qu¶ ,lËp kÕ ho¹ch vµ ph¸t triÓn c¸c s¶n phÈm ,dÞch vô míi ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng . B¸n hµng ,qu¶ng c¸o cho s¶n phÈm vµ dÞch vô. Nghiªn cøu thÞ tr­êng ,®èi t­îng kh¸ch hµng hiÖn t¹i lµ ai ,kh¸ch hµng trong t­¬ng lai lµ ai vµ nhu cÇu cña hä. §Þnh gi¸ cho s¶n phÈm vµ dÞch vô. Xóc tiÕn b¸n hµng ,ph©n phèi s¶n phÈm ,dÞch vô tíi kh¸ch hµng. d.Phßng Kinh doanh du lÞch l÷ hµnh: N¾m ®­îc lÞch tr×nh ,tÝnh chÊt ®oµn kh¸ch ®i h­íng dÉn,th«ng cho kh¸ch cïng thèng nhÊt . Gäi ®iÖn ®Õn c¸c ®¬n vÞ ®Ó chµo c¸c ch­¬ng tr×nh. H­íng dÉn hå s¬ xuÊt nhËp c¶nh cho kh¸ch,giao nhiÖm vô cho h­íng dÉn cô thÓ ch­¬ng tr×nh ,yªu cÇu cña ®oµn kh¸ch . X©y dùng ch­¬ng tr×nh ,tÝnh gi¸ c¶ cho c¸c tour ,phèi hîp cïng tiÕp thÞ ®Ó ký kÕt hîp ®ång. e.Phßng Kinh doanh kh¸ch s¹n: Bé phËn buång :qu¶n lý cung cÊp c¸c ®å dïng ,vËt dông cho c¸c bé phËn kh¸c ,cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi c¸c bé phËn kh¸c:lÔ t©n ,b¶o vÖ ,söa ch÷a,b¶o d­ìng... Bé phËn lÔ t©n: liªn hÖ gi÷a kh¸ch vµ kh¸ch s¹n ,cung cÊp th«ng tin vÒ dÞch vô kh¸ch s¹n .NhiÖm vô lµ kinh doanh phßng kh¸ch ,nghiªn cøu ph¸t triÓn kh¸ch ,dù tÝnh phßng kh¸ch vµ c«ng viÖc cô thÓ ,tham gia vµo c«ng t¸c marketing,cung cÊp th«ng tin vÒ nguån kh¸ch ,nhu cÇu cña kh¸ch. II Tæng quan vÒ ®Ò tµi nghiªn cøu: 1.Lý do lùa chän ®Ò tµi: C«ng ty Cæ phÇn H¹ Long lµ lo¹i h×nh kinh doanh dÞch vô ,c«ng ty t¹o ra lîi nhuËn tõ nhiÒu m¶ng kinh doanh nh­ng chñ yÕu lµ kinh doanh kh¸ch s¹n.Do ®ã viÖc qu¶n lý nh©n viªn ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch lµ rÊt quan träng .Ph¶i qu¶n lý sao cho tèt ,x¾p xÕp c¸n bé c«ng nh©n viªn vµo ®óng vÞ trÝ ,®óng n¨ng lùc ®Ó hä cã thÓ ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng ®ãng gãp cho c«ng ty. Sö dông tin häc trong qu¶n lý c¸n bé cña c«ng ty gióp Ých cho viÖc t×m kiÕm, tæng hîp nh÷ng th«ng tin d÷ liÖu cÇn thiÕt vµ gióp tiÕt kiÖm thêi gian,nÕu cã sai th× viÖc cËp nhËt söa ch÷a còng dÔ dµng thuËn tiÖn.ChÝnh v× vËy em ®· lùa chän ®Ò tµi nµy. 2 .ý nghÜa cña ®Ò tµi nghiªn cøu : §Æc tr­ng cña ngµnh kinh doanh dÞch vô lµ tháa m·n nhu cÇu cña kh¸ch hµng mét c¸ch tèt nhÊt .Muèn vËy c«ng ty ph¶i qu¶n lý tèt nguån nh©n lùc cña m×nh.Trong thêi buæi ngµy nay cã rÊt nhiÒu c«ng ty lµm dÞch vô,viÖc qu¶n lý, n¾m râ th«ng tin cµng trë nªn quan träng h¬n bao giê hÕt. Thêi ®¹i ngµy nay lµ thêi ®¹i cña khoa häc kü thuËt, cña tri thøc v× thÕ viÖc qu¶n lý nh©n sù b»ng Word, Excel sÏ kh«ng cßn thÝch hîp n÷a v× nã võa tèn thêi gian mµ dÔ g©y nhÇm lÉn. V× vËy em thÊy vÊn ®Ò nµy cã thÓ gi¶i quyÕt mét phÇn trong ®Ò tµi cña m×nh. NÕu chóng ta kh«ng cã mét phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù th× viÖc qu¶n lý sÏ khã kh¨n h¬n, cång kÒnh vµ vÊt v¶ h¬n. NÕu cã ®­îc phÇn mÒm nµy ®i vµo ho¹t ®éng ta cã thÓ gi¶m bít ®­îc mét l­îng giÊy tê trong c«ng ty vµ c¸c phßng ban cã thÓ linh ho¹t h¬n trong viÖc ®iÒu ®éng nh©n sù cña m×nh. Khi cã quyÕt ®Þnh vÒ nh©n sù nh­ tõ chøc, th«i viÖc, bæ nhiÖm, th¨ng chøc, ®iÒu ®éng nh©n viªn tõ vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c......sÏ rÊt ®¬n gi¶n vµ nhanh chãng thuËn tiÖn, tr¸nh ®­îc nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. Ch­¬ng II: Nh÷ng VÊn §Ò Chung VÒ C¬ Së Vµ Ph­¬ng Ph¸p LuËn §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch­¬ng Tr×nh I.Tæng Quan VÒ Ph­¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n: 1.HÖ thèng th«ng tin vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh: D÷ liÖu (data) lµ nh÷ng m« t¶ vÒ sù vËt, con ng­êi vµ sù kiÖn trong thÕ giíi mµ chóng ta gÆp b»ng nhiÒu c¸ch thÓ hiÖn kh¸c nhau. - Th«ng tin (Information) lµ c¸c th«ng b¸o hay b¶n tin nh»m mang l¹i sù hiÓu biÕt nµo ®ã cho ®èi t­îng nhËn tin. Chñ thÓ ph¶n ¸nh §èi t­îng tiÕp nhËn th«ng tin S¬ ®å ph¶n ¸nh cña th«ng tin -HÖ thèng th«ng tin (Informatinon System) lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu......thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc gäi lµ m«i tr­êng. Nguån §Ých Thu thËp Ph©n ph¸t Xö lý vµ l­u gi÷ Kho d÷ liÖu M« h×nh hÖ thèng th«ng tin -HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý lµ sù ph¸t triÓn vµ sö dông hÖ thèng th«ng tin cã hiÖu qu¶ trong mét tæ chøc. Gåm 5 yÕu tè cÊu thµnh xÐt theo tr¹ng th¸i tÜnh lµ: ThiÕt bÞ tin häc (m¸y tÝnh, c¸c thiÕt bÞ, c¸c ®­êng truyÒn...., phÇn cøng), c¸c ch­¬ng tr×nh (phÇn mÒm), d÷ liÖu, thñ tôc, quy tr×nh vµ con ng­êi. -HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù lµ hÖ thèng th«ng tin trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n sù vµ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù cña tæ chøc. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù kh«ng chØ gåm phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù mµ cßn cÇn ®Õn c¸c thiÕt bÞ m¸y tÝnh, c¸c phßng ban vµ ®èi t­îng ®Ó thu thËp vµ xö lý d÷ liÖu ®Ó sö dông chóng vµo c¸c môc ®Ých kh¸c nhau. 2 Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc: HÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc cã nh÷ng chøc n¨ng sau: _Thu thËp _L­u tr÷ _Xö lý -Ph©n Phèi 3 Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin 3.1 Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Thêi ®¹i ngµy nay lµ thêi ®¹i cña khoa häc c«ng nghÖ ,th«ng tin.HÖ thèng th«ng tin ngµy cµng cã vai trß quan träng ,to lín trong cuéc sèng ,¶nh h­ëng ®Õn viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ chÊt l­îng cña quyÕt ®Þnh .Mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt lµ mét hÖ thèng mµ nhê nã c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh cã chÊt l­îng cao .Nhê cã c¸c quyÕt ®Þnh nµy mµ c¸c c¬ quan hay tæ chøc cã thÓ s¶n xuÊt ph©n phèi nh÷ng s¶n phÈm vµ dÞch vô víi ®é tin cËy lín ,®¸p øng tèt nhu cÇu kh¸ch hµng,gãp phÇn vµo sù thµnh c«ng cña c¬ quan hay tæ chøc . Cã thÓ nãi ,ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin lµ cung cÊp cho c¸c thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý tèt nhÊt .Mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu cña c¬ quan ,tæ chøc hiÖn ®¹i nµo. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin : 1.Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý 2.Nh÷ng yªu cÇu míi cña nhµ qu¶n lý 3.Sù thay ®æi cña c«ng nghÖ 4.Thay ®æi s¸ch l­îc chÝnh trÞ. 3.2 C¸c nguyªn t¾c ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i ,thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi ,thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã .Ph©n tÝch mét hÖ thèng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu vµ chØnh ®èn chóng ®Ó ®­a ra nh÷ng chuÈn ®o¸n vÒ t×nh h×nh thùc tÕ .ThiÕt kÕ lµ nh»m x¸c ®Þnh c¸c bé phËn cña mét hÖ thèng míi cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh logic,m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng ®ã .ViÖc thùc hiÖn hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi x©y dùng m« h×nh vËt lý trong cña hÖ thèng míi vµ chuyÓn m« h×nh ®ã sang ng«n ng÷ tin häc .Cµi ®Æt mét hÖ thèng lµ tÝch hîp nã vµo ho¹t ®éng cña tæ chøc . D­íi ®©y lµ ba nguyªn t¾c chung cña nhiÒu ph­¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin : Nguyªn t¾c 1:Sö dông c¸c m« h×nh Nguyªn t¾c 2 :ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng Nguyªn t¾c 3:ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh logic khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh logic sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ. 4.C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin §Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc ph¶i tr¶i qua 7 giai ®o¹n .Sau ®©y lµ m« t¶ s¬ l­îc c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin . Giai ®o¹n 1:§¸nh gi¸ yªu cÇu §¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc hoÆc héi ®ång gi¸m ®èc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: 1.1.LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu 1.2.Lµm râ yªu cÇu 1.3.§¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi 1.4.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Ph©n tÝch chi tiÕt ®­îc tiÕn hµnh sau khi cã sù ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu cÇu. Nh÷ng môc ®Ých chÝnh cña ph©n tÝch chi tiÕt lµ hiÓu râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang nghiªn cøu, x¸c ®Þnh nh÷ng nguyªn nh©n ®Ých thùc cña nh÷ng vÊn ®Ò ®ã, x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vµ nh÷ng rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh môc tiªu mµ hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i ®¹t ®­îc. Trªn c¬ së néi dung b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt sÏ quyÕt ®Þnh tiÕp tôc tiÕn hµnh hay th«i ph¸t triÓn mét hÖ thèng míi. §Ó lµm nh÷ng viÖc ®ã giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau ®©y: 2.1.LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt 2.2.Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i 2.3.Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i 2.4.§­a ra chÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p 2.5.§¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi 2.6.Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n 2.7.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o chi tiÕt Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l«gÝc Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn l«gÝc cña mét hÖ thèng th«ng tin, cho phÐp lo¹i bá ®­îc c¸c vÊn ®Ò cña mét hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ®· ®­îc thiÕt lËp tõ giai ®o¹n tr­íc. M« h×nh l«gÝc cña hÖ thèng míi sÏ bao gåm th«ng tin mµ hÖ thèng sÏ s¶n sinh ra (néi dung cña Outputs), néi dung cña c¬ së d÷ liÖu (c¸c tÖp, c¸c quan hÖ gi÷a c¸c tÖp), c¸c xö lý vµ hîp thøc hãa sÏ ph¶i thùc hiÖn (c¸c xö lý) vµ c¸c d÷ liÖu sÏ ®­îc chÊp nhËn vµo (c¸c Inputs).M« h×nh l«gÝc sÏ ph¶i ®­îc nh÷ng ng­êi sö dông xem xÐt vµ chuÈn y. ThiÕt kÕ l«gÝc bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: 3.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu 3.2.ThiÕt kÕ xö lý 3.3.ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo 3.4.ChØnh söa tµi liÖu cho møc l«gÝc 3.5.Hîp thøc hãa m« h×nh l«gÝc Giai ®oan 4: §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p M« h×nh l«gÝc cña hÖ thèng míi m« t¶ c¸i mµ hÖ thèng sÏ lµm. Khi m« h×nh nµy ®­îc x¸c ®Þnh vµ chuÈn y bëi ng­êi sö dông, th× ph©n tÝch viªn hoÆc nhãm ph©n tÝch viªn ph¶i nghiªng vÒ c¸c ph­¬ng tiÖn ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng nµy.§ã lµ viÖc x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó cô thÓ hãa m« h×nh l«gÝc. Mçi mét ph­¬ng ¸n lµ mét ph¸c häa cña m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng nh­ng ch­a ph¶i lµ mét m« t¶ chi tiÕt. C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i ph¸p: 4.1.X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc cña tæ chøc vµ tin häc 4.2.X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p 4.3.§¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p 4.4.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n nµy ®­îc tiÕn hµnh sau khi mét ph­¬ng ¸n ®­îc lùa chän. ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi gåm 2 tµi liÖu kÕt qu¶ cÇn cã: tr­íc hÕt lµ mét tµi liÖu bao chøa tÊt c¶ c¸c ®Æc tr­ng cña hÖ thèng míi sÏ cÇn cho viÖc thùc hiÖn kü thuËt; vµ tiÕp ®ã lµ tµi liÖu dµnh cho ng­êi sö dông vµ nã m« t¶ phÇn thñ c«ng vµ c¶ nh÷ng giao diÖn víi nh÷ng phÇn tin häc hãa. Nh÷ng c«ng ®o¹n chÝnh cña qu¸ tr×nh thiÕt kÕ vËt lý ngoµi : 5.1.LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi 5.2.ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn vµo/ra 5.3.ThiÕt kÕ c¸ch thøc t­¬ng t¸c víi phÇn tin häc hãa 5.4.ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng 5.5.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o thiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng KÕt qu¶ quan träng nhÊt cña giai ®o¹n thùc hiÖn kü thuËt lµ phÇn tin häc hãa cña hÖ thèng th«ng tin, cã nghÜa lµ phÇn mÒm.Nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ giai ®o¹n nµy ph¶i cung cÊp c¸c tµi liÖu nh­ c¸c b¶n h­íng dÉn sö dông vµ thao t¸c còng nh­ c¸c tµi liÖu m« t¶ vÒ hÖ thèng. C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña viÖc triÓn khai thùc hiÖn kü thuËt hÖ thèng nh­ sau: 6.1.LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt 6.2.ThiÕt kÕ vËt lý trong 6.3.LËp tr×nh 6.4.Thö nghiÖm hÖ thèng 6.5.ChuÈn bÞ c¸c tµi liÖu hÖ thèng Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cµi ®Æt hÖ thèng lµ pha trong ®ã viÖc chuyÓn tõ hÖ thèng cò sang hÖ thèng míi ®­îc thùc hiÖn. §Ó chuyÓn ®æi ®­îc thùc hiÖn víi nh÷ng va ch¹m Ýt nhÊt, cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch mét c¸ch cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy gåm c¸c c«ng ®o¹n: 7.1.LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt 7.2.ChuyÓn ®æi 7.3.Khai th¸c vµ b¶o tr× 7.4.§¸nh gi¸ 5.Tiªu chuÈn chÊt l­îng cña mét hÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý cã hiÖu qu¶ cña mét tæ chøc dùa phÇn lín vµo chÊt l­îng th«ng tin do c¸c hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc s¶n sinh ra .Tõ sù ho¹t ®éng kÐm cña mét hÖ thèng th«ng tin sÏ lµ nguån gèc g©y ra nh÷ng hËu qu¶ xÊu nghiªm träng.Ho¹t ®éng tèt hay xÊu cña mét hÖ thèng th«ng tin ®­îc ®¸nh gi¸ qua chÊt l­îng cña th«ng tin mµ nã cung cÊp . Xem xÐt tiªu chuÈn chÝnh lµ viÖc ®Æt ra môc tiªu chÊt l­îng mµ phÇn mÒm cÇn ®¹t ®­îc .Sau ®©y lµ nh÷ng tiªu chuÈn cÇn thiÕt nhÊt cho mét hÖ thèng th«ng tin . _§é tin cËy _TÝnh ®Çy ®ñ _TÝnh thÝch hîp vµ dÔ hiÓu _TÝnh ®­îc b¶o vÖ II.C¸c Ph­¬ng Ph¸p LuËn C¬ B¶n §Ó Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ Ch­¬ng Tr×nh 1.C¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin §Ó tiÕn hµnh ph©n tÝch mét hÖ thèng th«ng tin tr­íc hÕt chóng ta ph¶i thu thËp th«ng tin vÒ hÖ thèng ®ã. Ng­êi ph©n tÝch ph¶i lùa chän sö dông kÕt hîp c¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin sau: a.Pháng vÊn Pháng vÊn lµ hái trùc tiÕp ng­êi cã liªn quan ®Õn thu thËp th«ng tin. §ã lµ c¸ch ®¬n gi¶n vµ quan träng nhÊt ®Ó thu thËp th«ng tin vÒ mét tæ chøc. Pháng vÊn cho phÐp thu ®­îc nh÷ng xö lý theo c¸ch kh¸c víi m« t¶ trong tµi liÖu, gÆp ®­îc nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm trong thùc tÕ, sè ng­êi nµy cã thÓ kh«ng ®­îc ghi trong v¨n b¶n tæ chøc. Qua ®ã, chóng ta cã thÓ thu ®­îc nh÷ng néi dung kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng mµ khã cã thÓ thu thËp ®­îc qua nghiªn cøu tµi liÖu. Pháng vÊn ®­îc thùc hiÖn qua c¸c b­íc - ChuÈn bÞ pháng vÊn -TiÕn hµnh pháng vÊn b.Nghiªn cøu tµi liÖu Ph­¬ng ph¸p nµy gióp ta nghiªn cøu kü vµ tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña tæ chøc nh­: lÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, t×nh tr¹ng tµi chÝnh, vai trß vµ nhiÖm vô cña c¸c thµnh viªn, néi dung vµ h×nh d¹ng cña c¸c th«ng tin vµo/ra. Th«ng tin trªn giÊy tê ph¶n ¸nh qu¸ khø, hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai cña tæ chøc. c.Sö dông phiÕu ®iÒu tra Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc sö dông khi cÇn lÊy th«ng tin tõ mét sè l­îng lín c¸c ®èi t­îng vµ trªn mét ph¹m vi ®Þa lý réng. Yªu cÇu vµ c©u hái trªn phiÕu ph¶i râ rµng, cïng hiÓu nh­ nhau, phiÕu ghi theo c¸ch thøc dÔ tæng hîp d.Quan s¸t Khi ph©n tÝch viªn muèn nh×n thÊy nh÷ng g× kh«ng thÓ hiÖn trªn tµi liÖu hoÆc qua pháng vÊn nh­ tµi liÖu ®­îc l­u ë ®©u, cã ®­îc s¾p xÕp hay kh«ng s¾p xÕp, do ai qu¶n lý... 2.C¸c c«ng cô m« h×nh hãa Sau khi ®· t×m hiÓu vÒ hÖ thèng, ph©n tÝch viªn sö dông mét sè c¸c c«ng cô m« h×nh hãa ®Ó m« t¶ l¹i hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i.Mét sè c«ng cô m« h×nh hãa th­êng ®­îc sö dông lµ : S¬ ®å luång th«ng tin, s¬ ®å luång d÷ liÖu. 2.1 S¬ ®å luång th«ng tin S¬ ®å luång th«ng tin dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l­u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin: -Xö lý Thñ c«ng Giao t¸c ng­êi – m¸y Tin häc hãa hoµn toµn -Kho l­u tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng Tin häc hãa -Dßng th«ng tin -§iÒu khiÓn 2.2 S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD: Data Flow Diagram) S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å nµy chØ ®¬n thuÇn m« t¶ hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g× Ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) -Nguån hoÆc ®Ých cña luång d÷ liÖu(t¸c nh©n): ®­îc biÓu diÔn b»ng h×nh ch÷ nhËt, ®­îc ®Æt tªn b»ng mét danh tõ.T¸c nh©n n»m ngoµi ph¹m vi cña hÖ thèng hay mét phÇn cña hÖ thèng.T¸c nh©n cã thÓ lµ: +Mét tæ chøc hay mét ®¬n vÞ cña tæ chøc bªn ngoµi hÖ thèng(hay mét phÇn cña hÖ thèng) göi hay nhËn th«ng tin tõ hÖ thèng mµ ta nghiªn cøu. +Nh÷ng ng­êi hay nhãm ng­êi cã t­¬ng t¸c víi hÖ thèng. +C¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c cã trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. Tªn ng­êi/Bé phËn ph¸t/nh©n tin Nguån hoÆc ®Ých -Dßng d÷ liÖu :lµ c¸c d÷ liÖu di chuyÓn tõ vÞ trÝ nµy ®Õn mét vÞ trÝ kh¸c trong hÖ thèng.§­îc biÓu diÔn b»ng mét mòi tªn chØ h­íng cña dßng d÷ liÖu, trªn mòi tªn lµ tªn cña dßng d÷ liÖu. Tªn dßng d÷ liÖu Dßng d÷ liÖu -TiÕn tr×nh (Process) lµ mét c«ng viÖc hay mét hµnh ®éng cã t¸c ®éng lªn c¸c d÷ liÖu lµm cho chóng di chuyÓn, ®­îc l­u tr÷, thay ®æi hay ®­îc ph©n phèi. §­îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh trßn vµ tªn cña xö lý b¾t ®Çu b»ng mét ®éng tõ thÓ hiÖn kh¸i qu¸t c«ng viÖc mµ nã thùc hiÖn. Tªn tiÕn tr×nh xö lý TiÕn tr×nh xö lý -Kho d÷ liÖu (Data Store): lµ c¸c d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ t¹i mét chç. Kho d÷ liÖu ®­îc dïng ®Ó l­u tr÷ c¸c d÷ liÖu t¹o nguån d÷ liÖu cho xö lý. TÖp d÷ liÖu Kho d÷ liÖu C¸c møc cña DFD S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n, cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å khung c¶nh cßn ®­îc gäi lµ s¬ ®å møc 0. Ph©n r· s¬ ®å §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng­êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å.B¾t ®Çu tõ s¬ ®å khung c¶nh, ng­êi ta ph©n r· s¬ ®å thµnh s¬ ®å møc 0, tiÕp sau møc 0 lµ møc 1..... III C¬ Së D÷ LiÖu Cu¶ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý 1.Mét sè kh¸i niÖm cña c¬ së d÷ liÖu §Ó thiÕt kÕ ®­îc c¬ së d÷ liÖu tr­íc hÕt ta ph¶i hiÓu ®­îc c¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu. Tr­íc khi cã m¸y tÝnh ®iÖn tö tÊt c¶ c¸c th«ng tin vÉn ph¶i ®­îc thu thËp, l­u tr÷, xö lý, ph©n tÝch vµ cËp nhËt. C¸c d÷ liÖu nµy ®­îc ghi lªn b¶ng, ghi trong sæ s¸ch, trong c¸c phÝch b»ng cøng, héc Catalog....thËm chÝ ngay trong trÝ n·o cña nh÷ng nh©n viªn lµm viÖc. Lµm nh­ vËy cÇn rÊt nhiÒu ng­êi, cÇn rÊt nhiÒu kh«ng gian nhí vµ rÊt vÊt v¶ khi t×m kiÕm tÝnh to¸n. Thêi gian xö lý l©u, quy tr×nh mÖt mái vµ nÆng nhäc vµ kÕt qu¶ c¸c b¸o c¸o th­êng lµ kh«ng ®Çy ®ñ vµ kh«ng chÝnh x¸c. Ngµy nay ng­êi ta sö dông m¸y tÝnh vµ c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (HQTCSDL) ®Ó giao t¸c víi c¸c d÷ liÖu trong c¬ së d÷ liÖu. HQTCSDL lµ mét phÇn mÒm øng dông gióp chóng ta t¹o ra, l­u tr÷, tæ chøc vµ t×m kiÕm d÷ liÖu tõ mét c¬ së d÷ liÖu ®¬n lÎ hoÆc tõ mét sè c¬ së d÷ liÖu. Microsoft Access, Foxpro lµ nh÷ng vÝ dô vÒ HQTCSDL th«ng dông trªn c¸c m¸y tÝnh c¸ nh©n. C¬ së d÷ liÖu b¾t ®Çu tõ nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n sau: - Thùc thÓ (Entity) lµ mét nhãm ng­êi, ®å vËt, sù kiÖn, hiÖn t­îng hay kh¸i niÖm bÊt kú víi c¸c ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt cÇn ghi chÐp l¹i. Mét sè thùc thÓ cã vÎ vËt chÊt nh­ vËt t­, m¸y mãc, kh¸ch hµng, sinh viªn, nh©n viªn......cßn mét sè thùc thÓ kh¸c chØ lµ nh÷ng kh¸i niÖm hay quan niÖm ch¼ng h¹n tµi kho¶n, dù ¸n, nhiÖm vô c«ng t¸c..... - Mçi thùc thÓ ®Òu cã ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt mµ ta gäi lµ nh÷ng thuéc tÝnh (attribute). Mçi thuéc tÝnh lµ mét yÕu tè d÷ liÖu t¸ch biÖt, th­êng kh«ng chia nhá ®­îc n÷a. C¸c thuéc tÝnh gãp phÇn m« t¶ thùc thÓ vµ lµ nh÷ng d÷ liÖu vÒ thùc thÓ mµ ta muèn l­u tr÷.VD: thùc thÓ nh©n viªn ®­îc ®Æc tr­ng bëi c¸c thuéc tÝnh hä tªn, ngµy sinh, giíi tÝnh, ®Þa chØ, quª qu¸n....... - B¶ng (Table) nh­ b¶ng thèng kª, kÕ to¸n, b¶ng niªm yÕt gi¸ hµng, b¶ng danh s¸ch c¸n bé.....ghi chÐp d÷ liÖu vÒ mét nhãm phÇn tö nµo ®ã gäi lµ thùc thÓ. -Mçi b¶ng cã nh÷ng dßng (row) mçi dßng cßn ®­îc gäi lµ mét b¶n ghi (record) bëi v× nã ghi chÐp d÷ liÖu vÒ mét c¸ thÓ – tøc lµ mét biÓu hiÖn riªng biÖt cña thùc thÓ. -Mçi b¶ng cã nh÷ng cét (column). Mçi cét cßn ®­îc gäi lµ mét tr­êng (field). Giao gi÷a mét dßng vµ mét cét lµ mét chøa mÈu d÷ liÖu ghi chÐp mét thuéc tÝnh cña c¸ thÓ trªn dßng ®ã. -C¬ së d÷ liÖu (Database) lµ mét nhãm gåm mét hay nhiÒu b¶ng cã liªn quan ®Õn nhau. -Mét tËp hîp c¸c CSDL cã liªn quan víi nhau ®­îc gäi lµ mét hÖ c¬ së d÷ liÖu (Database System). 2 C¸c ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ C¬ së d÷ liÖu: Cã hai ph­¬ng ph¸p chñ yÕu dïng ®Ó thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ®ã lµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh hãa . 2.1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra. B­íc1.X¸c ®Þnh c¸c th«ng tin ®Çu ra B­íc 2.X¸c ®Þnh c¸c tÖp d÷ liÖu cÇn thiÕt cung cÊp ®ñ d÷ liÖu cho viÖc t¹o ra tõng ®Çu ra. LiÖt kª c¸c phÇn tö th«ng tin trªn ®Çu ra.Trªn mçi th«ng tin ®Çu ra bao gåm c¸c phÇn tö th«ng tin nh­ giíi tÝnh, hä tªn, ngµy th¸ng n¨m sinh.........®­îc gäi lµ c¸c thuéc tÝnh. Ta ph¶i liÖt kª toµn bé c¸c thuéc tÝnh thµnh mét danh s¸ch. §¸nh dÊu c¸c thuéc tÝnh lÆp – lµ nh÷ng thuéc tÝnh cã thÓ nhËn nhiÒu gi¸ trÞ d÷ liÖu nh­ HS_L­¬ng.... §¸nh dÊu c¸c thuéc tÝnh thø sinh – lµ nh÷ng thuéc tÝnh ®­îc tÝnh to¸n hoÆc suy ra tõ c¸c thuéc tÝnh kh¸c nh­ thùc lÜnh G¹ch ch©n c¸c thuéc tÝnh khãa cho th«ng tin ®Çu ra. *ChuÈn hãa møc 1 (1.NF) -ChuÈn hãa møc 1 (1.NF) quy ®Þnh r»ng, trong mçi danh s¸ch kh«ng ®­îc phÐp chøa nh÷ng thuéc tÝnh lÆp. NÕu cã c¸c thuéc tÝnh lÆp th× ph¶i t¸ch c¸c thuéc tÝnh lÆp ®ã ra thµnh c¸c danh s¸ch con, cã ý nghÜa d­íi gãc ®é qu¶n lý. -G¾n thªm cho danh s¸ch con mét tªn , t×m cho nã mét thuéc tÝnh ®Þnh danh riªng vµ thªm mét thuéc tÝnh ®Þnh danh cña danh s¸ch gèc. *ChuÈn hãa møc 2 (2.NF) -ChuÈn hãa møc 2 (2.NF) quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch mçi thuéc tÝnh ph¶i phô thuéc hµm vµo toµn bé khãa chø kh«ng ph¶i chØ phô thuéc vµo mét phÇn cña khãa. NÕu cã sù phô thuéc nh­ vËy th× ph¶i t¸ch nh÷ng thuéc tÝnh phô thuéc hµm vµo mét bé phËn cña khãa thµnh mét danh s¸ch con míi. -LÊy bé phËn khãa ®ã lµm khãa cho danh s¸ch míi. §Æt cho danh s¸ch míi nµy mét tªn riªng phï hîp víi néi dung cña c¸c thuéc tÝnh trong danh s¸ch. *ChuÈn hãa møc 3 (3.NF) -ChuÈn hãa møc 3 quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch kh«ng ®­îc phÐp cã sù phô thuéc b¾c cÇu gi÷a c¸c thuéc tÝnh. NÕu thuéc tÝnh Z phô thuéc hµm vµo thuéc tÝnh Y vµ Y phô thuéc hµm vµo X th× ph¶i t¸ch chóng vµo hai danh s¸ch cã quan hÖ Z, Y vµ danh s¸ch chøa quan hÖ Y víi X. -X¸c ®Þnh khãa vµ tªn cho mçi danh s¸ch míi. 2.2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu b»ng ph­¬ng ph¸p m« h×nh hãa Theo ph­¬ng ph¸p nµy ta kh«ng m« t¶ vµ liÖt kª c¸c th«ng tin ®Çu ra mµ ta sÏ dïng c¸c m« h×nh ®Ó biÓu diÔn. Tr­íc hÕt ta ph¶i t×m hiÓu mét sè kh¸i niÖm. Thùc thÓ (Entity): thùc thÓ trong m« h×nh l«gÝc d÷ liÖu ®­îc dïng ®Ó biÓu diÔn c¸c ®èi t­îng cô thÓ hoÆc trõu t­îng trong thÕ giíi thùc mµ ta muèn l­u tr÷ th«ng tin vÒ chóng. VD: nh©n viªn, phßng ban...... Liªn kÕt (Acssociation): mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Kh¸i niÖm liªn kÕt ®­îc dïng ®Ó tr×nh bµy, thÓ hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ tån t¹i gi÷a c¸c thùc thÓ. Phßng ban Nh©n viªn cã VD: C¸c møc cña liªn kÕt 1@1 Liªn kÕt lo¹i Mét – Mét Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ng­îc l¹i. Tr­ëng phßng Phßng c«ng t¸c l·nh ®¹o 1 1 1@1 Liªn kÕt lo¹i Mét – NhiÒu Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B chØ liªn kÕt víi duy nhÊt mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. Nh©n viªn GiÊy khen th­ëng cã 1 N N@M Liªn kÕt lo¹i NhiÒu – NhiÒu Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B ®­îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. Phßng ban Nh©n viªn cã N M Mét phßng ban cã nhiÒu c¸n bé cïng lµm viÖc vµ còng cã c¸n bé trong mét thêi gian lµm ë nhiÒu phßng ban kh¸c nhau. §Ó biÓu diÔn quan hÖ nhiÒu nhiÒu gi÷a c¸c thùc thÓ ng­êi ta dïng mét thùc thÓ trung gian ®Ó biÓu diÔn hai quan hÖ mét nhiÒu. Phßng ban Chøc vô Nh©n viªn cã cã 1 N 1 N 3 Giíi thiÖu vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access Microsoft Access lµ mét phÇn mÒm trong bé tæ hîp phÇn mÒm Microsoft Office do h·ng phÇn mÒm Microsoft Cooperation s¶n xuÊt.Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ®ang ®­îc dïng phæ biÕn ë n­íc ta vµ nhiÒu n¬i trªn thÕ giíi, phiªn b¶n ®Çu tiªn cña Microsoft Access ra ®êi n¨m 1989, tõ ®ã ®Õn nay c¸c phiªn b¶n kh¸c nhau cña Access ®· lÇn l­ît ra ®êi mang sè hiÖu 1.0, 1.1,......2.0 råi ®Õn Access 95, Access 97, Access 2000 vµ míi nhÊt lµ phiªn b¶n Access XP. Microsoft Access tæ chøc l­u tr÷ d÷ liÖu trªn mét file duy nhÊt (*.MDB hoÆc *.MDE), trªn file d÷ liÖu còng ®­îc tæ chøc thµnh c¸c b¶ng cã quan hÖ víi nhau, ta cã thÓ t×m kiÕm, thªm, xãa, läc d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng nhê c¸c c©u lÖnh SQL.C¸c b¸o c¸o cña Microsoft Access rÊt phong phó, dÔ t¹o vµ dÔ ®iÒu khiÓn. Microsoft Access lµ mét trong nh÷ng hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu phæ biÕn nhÊt trªn thÕ giíi hiÖn nay theo m« h×nh quan hÖ, cïng víi Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS vµ Oracle. Tõ tr­íc ®Õn nay ë ViÖt Nam nãi ®Õn qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu lµ ng­êi ta nghÜ ngay ®Õn FoxPro, FoxBase.......Dïng FoxPro trong qu¶n lý hÇu nh­ ta cã thÓ yªn t©m v× FoxPro cã thÓ lµm ®­îc mäi viÖc.Tuy nhiªn nÕu ®i s©u vµo t×m hiÓu Access ta cã thÓ thÊy r»ng phÇn mÒm nµy thÓ hiÖn nhiÒu ®Æc tÝnh ­u viÖt h¬n FoxPro, næi bËt h¬n c¶ lµ tÝnh ®¬n gi¶n vµ hiÖu qu¶. Access cã thÓ ®¸p øng ®­îc hÇu hÕt c¸c nhu cÇu vÒ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu nh­ng vÉn gi÷ tÝnh th©n thiÖn vµ dÔ sö dông c¶ cho ng­êi lËp tr×nh vµ cho ng­êi sö dông. C¸c kh¸i niÖm lý thuyÕt c¬ së d÷ liÖu thÓ hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ trong Access. Nã lµ mét hÖ thèng cã tÝnh h­íng ®èi t­îng vµ cã thÓ dïng trªn hÖ thèng m¹ng ®Ó chia sÎ víi nhiÒu ng­êi dïng c¬ së d÷ liÖu; nhÊt lµ hiÖn nay rÊt nhiÒu c«ng ty ®· nèi m¹ng ®Ó më réng ph¹m vi vµ m«i tr­êng kinh doanh cña m×nh. Access dÔ dµng qu¶n lý, thÓ hiÖn vµ chia sÎ th«ng tin trong c¸c c«ng viÖc qu¶n lý d÷ liÖu hµng ngµy. Trªn ®©y lµ nh÷ng ­u ®iÓm cña Microsoft Access so víi c¸c phÇn mÒm kh¸c. Ch¾c r»ng trong thêi gian s¾p tíi ng­êi tiªu dïng ë ViÖt Nam sÏ kh¸m ph¸ ra nh÷ng ­u ®iÓm nµy vµ sö dông Microsoft Access mét c¸ch réng r·i vµ phæ biÕn h¬n. Ch­¬ngIII Ph©n TÝch Vµ ThiÕt KÕ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý C¸n Bé T¹i C«ng Ty Cæ PhÇn H¹ Long I Ph©n TÝch HÖ Thèng 1 Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé: Mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù ®iÓn h×nh cã thÓ ®­îc m« t¶ nh­ sau: hÖ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý C¸n Bé trong c¬ quan Hå s¬ nh©n sù B¸o c¸o nh©n sù Danh môc chøc vô Danh s¸ch nh©n viªn Danh môc d©n téc theo ®¬n vÞ Lý lÞch c¸ nh©n B¸o c¸o tæng hîp l­¬ng Danh môc tr×nh ®é VH B¸o c¸o tæng hîp Danh môc phßng ban tr×nh ®é v¨n hãa ........................ .......................... §Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn ®èi t­îng mµ ch­¬ng tr×nh cÇn qu¶n lý. C¸c d÷ liÖu nµy gåm cã danh môc d©n téc, danh môc t«n gi¸o, danh môc c¸c phßng ban, danh môc chøc vô, c¸c th«ng tin ®­îc nªu trong hå s¬ c¸n bé nh­ m· c¸n bé, ngµy sinh, quª qu¸n, tr×nh ®é häc vÊn, tiÓu sö gia ®×nh.......ngoµi ra cßn cã c¸c th«ng tin vÒ b¶n th©n nh­ t×nh tr¹ng søc kháe, h«n nh©n, tr×nh ®é chÝnh trÞ.... §Çu ra cña hÖ thèng cã thÓ kh¸c nhau tïy theo yªu cÇu cña tõng c¬ quan vµ doanh nghiÖp. Th«ng th­êng ®Çu ra ®­îc thÓ hiÖn d­íi c¸c d¹ng b¸o c¸o ®Æc tr­ng theo mét sè tiªu chÝ nhÊt ®Þnh. B¸o c¸o vÒ danh s¸ch c¸n bé ®­îc coi lµ b¸o c¸o quan träng nhÊt, b¾t buéc ph¶i cã. Ngoµi ra cßn cã c¸c b¸o c¸o vÒ l­¬ng, qu¸ tr×nh lµm viÖc, kØ luËt, khen th­ëng..... C¸c hÖ thèng kh«ng nh÷ng trî gióp cho phßng qu¶n trÞ nh©n lùc l­u tr÷ c¸c th«ng tin vÒ nh©n sù vµ lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú mµ cßn gióp c¸c nh©n viªn phßng qu¶n trÞ nh©n lùc trong viÖc lËp kÕ ho¹ch s¸ch l­îc vµ chiÕn l­îc b»ng c¸ch cung cÊp cho hä c«ng cô ®Ó m« pháng, dù b¸o, ph©n tÝch thèng kª, truy vÊn vµ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng xö lý nguån nh©n lùc kh¸c. Qu¶n lý nh©n sù cã nghÜa lµ sö dông cã hiÖu qu¶ lùc l­îng lao ®éng. V× vËy hÖ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù ph¶i cã mét c¬ së d÷ liÖu ®Ó l­u gi÷ c¸c d÷ liÖu liªn quan ®Õn nh©n sù trong c«ng ty.Ch­¬ng tr×nh cho phÐp cËp nhËt, söa ch÷a, hñy bá c¸c th«ng tin , hay ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin theo yªu cÇu cña ng­êi sö dông ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý.Gióp cho ng­êi sö dông tiÕt kiÖm ®­îc c«ng søc, thêi gian trong viÖc qu¶n lý nh©n sù . 2. S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé: S¬ ®å luång th«ng tin IFD (information flow diagram) dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin d­íi d¹ng ®éng ,tøc lµ ta sÏ m« t¶ sù di chuyÓn c¸c d÷ liÖu vÒ nh©n sù ,c¸c xö lý liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé trong thÕ giíi bªn ngoµi d­íi d¹ng s¬ ®å.Ta thÊy hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé liªn quan ®Õn ba ®èi t­îng chñ yÕu lµ c¸n bé c«ng nh©n viªn ,c¸n bé lµm c«ng t¸c trùc tiÕp qu¶n lý nh©n sù vµ l·nh ®¹o cña c¬ quan doanh nghiÖp ,nh÷ng ng­êi cÇn c¸c th«ng tin do hÖ thèng ®em l¹i ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh. Thêi ®iÓm CBCNV Bé phËn qu¶n lý c¸n bé Phßng ban liªn quan L·nh ®¹o TT do c¸n bé cung cÊp TT vÒ c¸n bé C¸c b¸o c¸o TiÕp nhËn, xö lý c¸c TT TT ®· ®­îc xö lý,chän läc NhËp c¸c TT ®· ®­îc xö lý CSDL C¸n Bé In b¸o c¸o theo yªu cÇu C¸c b¸o c¸o Khi tiÕp NhËn vµo c¬ Quan hay khi Cã sù Thay ®æi. 3. S¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý C¸n Bé Qu¶n lý hå s¬ Qu¶n lý l­¬ng T×m kiÕm th«ng tin Tæng hîp b¸o c¸o ThÈm tra lÝ lÞch CËp nhËt TÝnh l­¬ng Theo tªn Theo phßng ban Chøc vô Sè CMND B¸o c¸o vÒ c¸n bé B¸o c¸o l­¬ng ChØnh söa hå s¬ 4.S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé 4.1 S¬ ®å ng÷ c¶nh: ThÓ hiÖn kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ,tøc lµ nh×n vµo s¬ ®å lµ ta cã thÓ nhËn biÕt néi dung chÝnh cña hÖ thèng . Trong hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé ,hå s¬ c¸n bé vµ c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn c¸n bé ®­îc cËp nhËt vµ l­u tr÷ trong c¬ së d÷ liÖu vÒ nh©n sù ,c¸c th«ng tin nµy kÕt hîp víi c¸c d÷ liÖu cã s½n trong hÖ thèng nh­ c¸c tÖp danh môc,c¸c th«ng tin phßng ban sÏ cho ta b¸o c¸o vÒ c¸n bé .S¬ ®å ng÷ c¶nh ta coi hÖ thèng gièng nh­ hép ®en,c¸c th«ng tin vÒ c¸n bé nh­ ®Çu vµo cña hÖ thèng,c¸c b¸o c¸o vµ c¸c th«ng tin kh¸c gièng nh­ ®Çu ra cña hÖ thèng,chÝnh c¸n bé c«ng nh©n viªn còng lµ nh÷ng ng­êi h­ëng lîi Ých do hÖ thèng ®em l¹i.L·nh ®¹o vµ c¸c ®èi t­îng cô thÓ kh¸c lµ nh÷ng ng­êi sö dông nh÷ng th«ng tin do hÖ thèng mang l¹i,hä chÝnh lµ ®èi t­îng phôc vô cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å møc ng÷ c¶nh cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé: CBCNV HTTT Qu¶n lý C¸n bé Phßng ban chøc n¨ng L·nh ®¹o th«ng tin vÒ th«ng tin vÒ c¸n bé c¸n bé th«ng tin vÒ th«ng tin ph¶n håi c¸n bé c¸c b¸o c¸o yªu cÇu b¸o c¸o 4.2 S¬ ®å DFD møc 0 : CBCNV 1.0 Qu¶n lý hå s¬ Phßng ban chøc n¨ng 2.0. Qu¶n lý l­¬ng 3.0 T×m kiÕm th«ng tin 4.0 B¸o c¸o tæng hîp th«ng tin phiÕu c¸n bé l­¬ng th«ng tin vÒ CB Th«ng tin th«ng tin CB Hå s¬ CB CB th«ng tin tÝnh l­¬ng D1 Hå s¬ c¸n bé L·nh ®¹o Hå s¬ c¸n bé th«ng tin l­u th«ng tin l­¬ng + B¸o c¸o D2 L­¬ng 4.3 S¬ ®å DFD møc 1: CB CNV 1.1Ph©n lo¹i hå s¬ 1.2 LËp b¸o c¸o 1.3 CËp nhËt hå s¬ 1.4 Hñy hå s¬ L·nh ®¹o th«ng tin B¸o c¸o c¸ nh©n c¸n bé th«ng tin vÒ th«ng tin vÒ c¸n bé c¸n bé Hå s¬ ®· Phßng ban chøc n¨ng ph©n lo¹i D1 Hå s¬ c¸n bé th«ng tin hå s¬ l­u tr÷ hå s¬ kh«ng hîp lÖ S¬ ®å DFD møc 1 cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé phiÕu l­¬ng CB CNV 2.1KiÓmtra tt l­¬ng 2.2 TÝnh l­¬ng 2.3 B¸o c¸o L·nh ®¹o th«ng tin l­¬ng ®· kiÓm tra th«ng tin tÝnh l­¬ng D2 L­¬ng th«ng tin l­¬ng b¸o c¸o II ThiÕt KÕ C¬ Së D÷ LiÖu: 1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic tõ c¸c th«ng tin ra: a.LiÖt kª c¸c phÇn tö th«ng tin bao gåm c¸c thuéc tÝnh: -M· c¸n bé -Hä ®Öm -Tªn -Giíi tÝnh -Ngµy sinh -§Þa chØ -Quª qu¸n -Sè CMND -§iÖn tho¹i -Ngµy vµo biªn chÕ -D©n téc -T«n gi¸o -Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ -Tr×nh ®é tin häc -Chuyªn ngµnh ®µo t¹o -Tõ ngµy -§Õn ngµy -Tr­êng -B»ng -Chøc vô -Ngµy b¾t ®Çu -Ngµy kÕt thóc -Phßng ban -§iÖn tho¹i -Hä tªn ng­êi th©n (R) -Ngµy sinh (R) -Giíi tÝnh (R) -NghÒ nghiÖp (R) -Quan hÖ (R) -§Þa chØ -HS_L­¬ng (R) -Phô cÊp (R) -Thùc lÜnh (R,S) -§oµn viªn -Ngµy vµo ®oµn -§¶ng viªn -Ngµy vµo §¶ng -H×nh thøc khen th­ëng (R) -Ngµy khen th­ëng (R) -H×nh thøc kû luËt (R) -Ngµy kû luËt (R) -Chøc vô ®· gi÷ (R) -Phßng ban (R) -Ngµy chuyÓn c«ng t¸c (R) -§Þa chØ (R) -Vî chång -Con b.Trªn c¬ së danh s¸ch c¸c thuéc tÝnh ®· lËp ta thùc hiÖn chuÈn hãa c¬ së d÷ liÖu theo quy t¾c chuÈn hãa 1NF, 2NF, 3NF ChuÈn hãa møc 1NF TÖp hå s¬ c¸n bé -*M· c¸n bé -Hä ®Öm -Tªn -Giíi tÝnh -Ngµy sinh -§Þa chØ -Quª qu¸n -Sè CMND -§iÖn tho¹i -Ngµy vµo biªn chÕ -D©n téc -T«n gi¸o -Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ -Tr×nh ®é tin häc -Chuyªn ngµnh ®µo t¹o -Tõ ngµy -§Õn ngµy -Tr­êng -B»ng -Chøc vô -Ngµy b¾t ®Çu -Ngµy kÕt thóc -Phßng ban -§iÖn tho¹i -§¶ng viªn -Ngµy vµo §¶ng -§oµn viªn -Ngµy vµo §oµn -Vî chång -Con TÖp tæng hîp -*M· c¸n bé -Hä tªn ng­êi th©n (R) -Ngµy sinh (R) -NghÒ nghiÖp (R) -Quan hÖ (R) -§Þa chØ (R) -HS_L­¬ng (R) -Phô cÊp (R) -Thùc lÜnh (R,S) -H×nh thøc khen th­ëng (R) -Ngµy khen th­ëng (R) -H×nh thøc kû luËt (R) -Ngµy kû luËt (R) -Chøc vô ®· gi÷ (R) -Phßng ban (R) -§Þa chØ (R) -Ngµy chuyÓn c«ng t¸c (R) ChuÈn hãa møc 2NF TÖp hå s¬ c¸n bé -*M· c¸n bé -Hä ®Öm -Tªn -Giíi tÝnh -Ngµy sinh -§Þa chØ -Quª qu¸n -Sè CMND -§iÖn tho¹i -Ngµy vµo biªn chÕ -D©n téc -T«n gi¸o -Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ -Tr×nh ®é tin häc -Chuyªn ngµnh ®µo t¹o -Tõ ngµy -§Õn ngµy -Tr­êng -B»ng -Chøc vô -Ngµy b¾t ®Çu -Ngµy kÕt thóc -Phßng ban -§iÖn tho¹i -§¶ng viªn -Ngµy vµo §¶ng -§oµn viªn -Ngµy vµo §oµn -Vî chång -Con TÖp quan hÖ gia ®×nh -M· c¸n bé -Tªn ng­êi th©n -Ngµy sinh -§Þa chØ -NghÒ nghiÖp -Quan hÖ TÖp kû luËt – khen th­ëng -*M· c¸n bé -H×nh thøc khen th­ëng -Ngµy khen th­ëng -H×nh thøc kû luËt -Ngµy kû luËt TÖp phiÕu l­¬ng -*M· c¸n bé -HS_L­¬ng -Phô cÊp -TiÒn ph¹t -Thùc lÜnh TÖp qu¸ tr×nh c«ng t¸c -*M· c¸n bé -Chøc vô ®· gi÷ -Phßng ban -Ngµy chuyÓn c«ng t¸c -§Þa chØ ChuÈn hãa møc 3NF TÖp hå s¬ c¸n bé -M· c¸n bé -Hä ®Öm -Tªn - Giíi tÝnh -Ngµy sinh -§Þa chØ -Quª qu¸n -Sè CMND -§iÖn tho¹i -Ngµy vµo biªn chÕ -M· d©n téc -M· t«n gi¸o -M· phßng ban -M· chøc vô -§¶ng viªn -Ngµy vµo §¶ng -§oµn viªn -Ngµy vµo §oµn -Vî chång -Con TÖp gia ®×nh -M· C¸n Bé -Tªn ng­êi th©n -Ngµy sinh -NghÒ nghiÖp -Quan hÖ -§Þa chØ TÖp kû luËt – khen th­ëng -M· c¸n bé -H×nh thøc khen th­ëng -Ngµy khen th­ëng -H×nh thøc kû luËt -Ngµy kû luËt TÖp phiÕu l­¬ng -M· c¸n bé -HS_L­¬ng -Phô cÊp -Thùc lÜnh TÖp phßngban -M· phßng ban -Tªn phßng ban -§iÖn tho¹i TÖp d©n téc -M· d©n téc -Tªn d©n téc TÖp t«n gi¸o -M· t«n gi¸o -Tªn t«n gi¸o TÖp chøc vô -M· chøc vô -Tªn chøc vô TÖp qu¸ tr×nh c«ng t¸c -M· c¸n bé -Chøc vô ®· gi÷ -Phßng ban -Ngµy chuyÓn c«ng t¸c -§Þa chØ TÖp tr×nh ®é v¨n hãa -M· c¸n bé -Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ -Tr×nh ®é tin häc -Chuyªn ngµnh ®µo t¹o -Tõ ngµy -§Õn ngµy -Tr­êng -B»ng 2.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu trªn Microsoft Access Sau khi tiÕn hµnh ph©n tÝch vµ chuÈn hãa, c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé gåm c¸c b¶ng d÷ liÖu sau: B¶ng HoSoNV ( Hå s¬ nh©n viªn): STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· nh©n viªn 2 Hodem Text 25 Hä ®Öm 3 Ten Text 25 Tªn 4 Ngaysinh Date/time dd/mm/yyyy Ngµy th¸ng n¨m sinh 5 Gioitinh Text 1 Giíi tÝnh 6 Diachi Text 40 §Þa chØ 7 Quequan Text 40 Quª qu¸n 8 SoCMND Text 9 Sè CMND 9 Dienthoai Text 15 Sè ®iÖn tho¹i 10 MaDantoc Text 2 M· d©n téc 11 MaTongiao Text 2 M· t«n gi¸o 12 MaPB Text 2 M· phßng ban 13 MaCV Text 2 M· chøc vô 14 Dang Text 1 §¶ng viªn 15 NgayVD Date/time dd/mm/yyyy Ngµy vµo §¶ng 16 Doan Text 1 §oµn viªn 17 NgayVD Date/time dd/mm/yyyy Ngµy vµo §oµn 19 Vochong Text 1 Vî chång 20 Con Text 1 Con B¶ng Phongban (Phßng ban) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaPB Text 2 M· phßng ban 2 TenPB Text 25 Tªn phßng ban 3 Dien thoai Text 15 §iÖn tho¹i B¶ng Dantoc (D©n téc) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaDantoc Text 2 M· d©n téc 2 TenDantoc Text 15 Tªn d©n téc B¶ng Tongiao(T«n gi¸o) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaTongiao Text 2 M· t«n gi¸o 2 TenTongiao Text 15 Tªn t«n gi¸o B¶ngChucvu (Chøc vô) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCV Text 2 M· chøc vô 2 TenCV Text 15 Tªn chøc vô B¶ng Luong (L­¬ng) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· nh©n viªn 2 HS_Luong Text 5 HÖ sè l­¬ng 3 Phucap Number Double Phô cÊp 4 Thuclinh Number Double Thùc lÜnh B¶ng Quatrinhcongtac(Qu¸ tr×nh c«ng t¸c) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· c¸n bé 2 TenCV Text 15 Tªn chøc vô 3 TenPB Text 15 Tªn phßng ban 5 NgayCCT Date/time dd/mm/yyyy Ngµy chuyÓn c«ng t¸c 6 Diachi Text 30 §Þa chØ B¶ng Kiluat_Khenthuong (KØ luËt – Khen th­ëng) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· c¸n bé 2 HTKhenthuong Text 20 H×nh thøc khen th­ëng 3 NgayKhthuong Date/time dd/mm/yyyy Ngµy khen th­ëng 4 HTKiluat Text 20 H×nh thøc kØ luËt 5 NgayKL Date/time dd/mm/yyyy Ngµy bÞ kØ luËt B¶ng Trinhdovanhoa( Tr×nh ®é v¨n hãa) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· c¸n bé 2 TrinhdoNN Text 15 Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ 3 TrinhdoTH Text 15 Tr×nh ®é tin häc 4 Chuyennganh Text 15 Chuyªn ngµnh ®µo t¹o 5 Truong Text 20 Tr­êng ®µo t¹o 6 Tungay Date/time dd/mm/yyyy §µo t¹o tõ ngµy 7 Denngay Date/time dd/mm/yyyy §µo t¹o ®Õn ngµy 8 Bang Text 10 Lo¹i b»ng B¶ng Giadinh(Gia ®×nh) STT Tªn Tr­êng KiÓu DL §é réng Gi¶i thÝch 1 MaCB Text 3 M· c¸n bé 2 TenNguoithan Text 40 Tªn ng­êi th©n 3 Ngaysinh Date/time dd/mm/yyyy Ngµy sinh ng­êi th©n 4 Nghenghiep Text 35 NghÒ nghiÖp 5 Quanhe Text 15 Quan hÖ 6 Diachi Text 30 §Þa chØ 3.M« h×nh quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ: Hå s¬ c¸n bé M·CB Hä ®Öm Tªn Ngµy sinh Giíi tÝnh Quª qu¸n §Þa chØ Sè ®iÖn tho¹i Sè CMND Ngµy vµo biªn chÕ M· PB M· CV M· d©n téc M· t«n gi¸o §oµn viªn Ngµy vµo §oµn §¶ng viªn Ngµy vµo §¶ng Vî chång Con Gia ®×nh M·CB Tªn ng­êi th©n Ngµy sinh Quan hÖ NghÒ nghiÖp §Þa chØ KØ luËt-Khen M·CB Ngµy khen H×nh thøc KT Ngµy kØ luËt H×nh thøc KL QTr C«ng t¸c M·CB Chøc vô ®· gi÷ Phßng ban Ngµy chuyÓn §Þa chØ QTr §µo t¹o M·CB Tr×nh ®é NN Tr×nh ®é tin Chuyªn m«n Tõ ngµy §Õn ngµy Tr­êng B»ng Phßng ban M· PB Tªn PB §iÖn tho¹i Chøc vô M·CV Tªn CV Ngµy B§ Ngµy KT L­¬ng M·CB HS_L­¬ng Phô cÊp Thùc lÜnh D©n téc M·DT Tªn DT T«n gi¸o M· TG Tªn TG 4.ThiÕt kÕ gi¶i thuËt cña ch­¬ng tr×nh: Gi¶i thuËt lµ mét d·y c¸c quy t¾c chÆt chÏ x¸c ®Þnh mét tr×nh tù c¸c thao t¸c trªn mét ®èi t­îng cô thÓ ®Ó gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò hay hoµn thµnh mét môc ®Ých cuèi cïng nµo ®ã . C¸c gi¶i thuËt trong ch­¬ng tr×nh rÊt nhiÒu ,ë ®©y chØ tr×nh bµy c¸c gi¶i thuËt ®­îc sö dông nhiÒu vµ cã tÝnh chÊt næi bËt trong ch­¬ng tr×nh .Cã nhiÒu c¸ch ®Ó diÔn ®¹t gi¶i thuËt ,tuy nhiªn ë ®©y chØ tr×nh bµy mét c¸ch diÔn ®¹t phæ biÕn nhÊt ®ã lµ diÔn ®¹t gi¶i thuËt b»ng s¬ ®å khèi. Gi¶i thuËt ®¨ng nhËp vµo ch­¬ng tr×nh: B§ Khai b¸o mËt m· KiÓm tra mËt m· Vµo ch­¬ng tr×nh KT Th«ng b¸o NhËp tiÕp? S § § S Gi¶i thuËt thªm mét b¶n ghi vµo mét tÖp danh môc: B§ Më tÖp danh môc Thªm b¶n ghi tr¾ng L­u b¶n ghi KT Th«ng b¸o lçi NhËp d÷ liÖu KiÓm tra S §iÒu kiÖn § § TiÕp tôc ? S ThuËt to¸n t×m kiÕm d÷ liÖu B§ HiÖn giao diÖn tra cøu Chän lÜnh vùc t×m kiÕm HiÖn kÕt qu¶ t×m kiÕm KT HiÖn th«ng b¸o Kh«ng KiÓm tra Cã ®iÒu kiÖn t×m Cã ThuËt to¸n lËp b¸o c¸o : B§ Lùa chän b¸o c¸o Cã d÷ liÖu tháa m·n TiÕn hµnh lªn b¸o c¸o KT Th«ng b¸o kh«ng cã KÕt LuËn VÊn ®Ò qu¶n lý nh©n sù lµ mét vÊn ®ª kh«ng míi, nã lu«n lu«n tån t¹i trong mäi c¬ quan, doanh nghiÖp. Nguån nh©n lùc ®­îc xem lµ mét trong nh÷ng nguån lùc quan träng vµ tèn kÐm nhÊt. VÊn ®Ò qu¶n trÞ nh©n lùc ngµy cµng trë nªn phøc t¹p, liªn quan ®Õn mäi thµnh viªn trong doanh nghiÖp. Ngµy nay, cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ c¸c phÇn mÒm øng dông ®· lµm t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc. Tin häc hãa qu¶n trÞ nh©n sù lµ mét viÖc hÕt søc cÇn thiÕt ®Ó ®¸p øng nhu cÇu ngµy mét tèt h¬n trong ho¹t ®éng kinh doanh du lÞch vµ dÞch vô. Trong khu«n khæ ®Ò ¸n chuyªn ngµnh víi ®Ò tµi “ Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé t¹i C«ng ty Cæ phÇn H¹ Long” phÇn mÒm còng ®¸p øng ®­îc phÇn nµo nhu cÇu qu¶n lý c¸n bé t¹i C«ng ty Cæ phÇn H¹ Long, thuËn tiÖn trong nhËp liÖu, cung cÊp th«ng tin, t×m kiÕm th«ng tin, lËp b¸o c¸o cho nhu cÇu qu¶n lý. Ch­¬ng tr×nh ®­îc lËp tr×nh trªn Microsoft Access cho nªn kh«ng cã kh¶ n¨ng ch¹y ®éc lËp mµ cÇn ph¶i cã Microsoft Access cµi s½n trªn m¸y, tuy nhiªn trong thùc tÕ hÇu hÕt c¸c m¸y tÝnh ®Òu cã cµi ®Æt bé Office nªn ®©y kh«ng cßn lµ mét trë ng¹i. Ch­¬ng tr×nh lµ b­íc tiÕp cËn thùc tÕ ®Çu tiªn cña em nªn kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt cÇn hoµn thiÖn thªm ®Ó ®¸p øng ngµy cµng tèt h¬n c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé.Víi thêi gian vµ kh¶ n¨ng cã h¹n. Nh©n ®©y em xin bµy tá sù c¶m ¬n ch©n thµnh tíi Th.S NguyÔn V¨n Th­ v× sù chØ b¶o tËn t×nh trong suèt thêi gian thùc hiÖn ®Ò tµi Danh Môc Tµi LiÖu Tham Kh¶o TS Tr­¬ng V¨n Tó _TS NguyÔn ThÞ Song Minh Gi¸o tr×nh HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. NXB Thèng Kª,Hµ Néi,2000. TrÇn C«ng UÈn Gi¸o tr×nh C¬ së d÷ liÖu SQL,Access. NXB Thèng Kª ,2000. TiÕn SÜ Hµn ViÕt ThuËn Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. NXB Thèng Kª ,Hµ Néi ,2000 NguyÔn V¨n Vþ Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i NXB Thèng Kª.