Công ty tư vân đầu tư và thương mại tuy chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có như vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành được những hiệu quả đáng phải nể phục như ngày hôm nay.
Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng là một ý kiến nên được đề cập đến.
Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh – phó phòng tài chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ và thu được ý kiến:
Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tương lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ được sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên. Khi ra ngoài cần có bản tường trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm. Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn thành công việc khi quay trở lại.
Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí một phòng ban có thể đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó cần thường xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình độ chuyên môn. Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ được đưa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they hoàn toàn không đủ khả năng.
Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lưu giữ thông tin kế toán có thể thực hiện một số biện pháp sau:
-Mỗi người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất. Các phần mềm sử dụng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này và chính sách nên được Cán bộ quản lý có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện.
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
.794.920
28.935.250
8. Chi phÝ b¸n hµng
24
335.531.515
25.082.416
9. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp
25
6.828.092.554
5.778.725.486
10. Läi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh {30=20+21-22)-(24+25)
30
273.067.178
178.676.419
11. Thu nhËp kh¸c
31
517.526
12. Chi phÝ kh¸c
32
2.187
14.990.254
13.Lîi nhuËn kh¸c(40=31-32)
40
515.339
14.990.254
14. Tæng lîi nhuËn kÕ to¸n tríc thuÕ(50=30+40)
50
273.582.517
163.686.165
15. ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp
51
28
76.603.106
62.529.317
16. Lîi nhuËn sau thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (60=50-51)
60
28
196.979.411
160.789.671
Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007
Ngêi lËp biÓu KÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
§ç Xu©n V×
B¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ
Tõ ngµy: 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006
ChØ tiªu
M· sè
ThuyÕt minh
Kú nµy
Kú tríc
1
2
3
4
5
I. Lu chuyÓn tiÒn tÖ tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
1. Lîi nhuËn tríc thuÕ
1
273.582.517
163.686.165
2. §iÒu chØnh cho c¸c kho¶n
KhÊu hao
2
371.673.871
216.242.587
C¸c kho¶n dù phßng
3
L·i, lç chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i cha thùc hiÖn
4
L·i, lç tõ ho¹t ®éng ®Çu t
5
Chi phÝ l·i vay
6
399.794.920
28.935.250
3. Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh tríc thay ®æi vèn
8
1.045.051.308
468.496.824
T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i thu
9
-2.262.782.406
8.825.493.601
T¨ng, gi¶m hµng tån kho
10
-7.214.827.486
-863.895.769
T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ( kh«ng kÓ l·i vay ph¶i tr¶, thu)
11
-365.270.229
-1.374.809.563
T¨ng , gi¶m chi phÝ tr¶ tríc
12
-922.373.826
-1.095.561.145
TiÒn l·i vay ®· tr¶
13
-399.790.520
-28.935.250
ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ®· nép
14
-124.188.195
-92.663.640
TiÒn thu kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
15
517.526
-
TiÒn chi kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
16
-2.187
12.449.999
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
20
-10.243.666.015
8.600.194.183
II. Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t
1. TiÒn chi mua s¾m, x©y dùng TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n
21
6,7,8,9
49.042.272
108.546.655
2. TiÒn thu tõ thanh lý, nhîng b¸n TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n kh¸c
22
3.TiÒn chi cho vay, mua c¸c c«ng cô nî cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c
23
4. TiÒn thu håi cho vay, b¸n l¹i c¸c c«ng cô nî cña ®¬n vÞ kh¸c
24
5. TiÒn chi gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c
25
6. TiÒn thu håi ®Çu t gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c
26
7. TiÒn thu l·i cho vay, cæ tøc vµ lîi nhuËn ®îc chia
27
Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t
30
49.042.272
108.546.655
III.Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh
21
1
2
3
4
5
1. TiÒn thu tõ ph¸t hµnh cæ phiÕu, nhËn vèn gãp cña chñ së h÷u
31
21
2. TiÒn chi tr¶ vèn gãp cho c¸c CSH, mua l¹i c/phiÕu ®· p/hµnh
32
3. TiÒn vay ng¾n h¹n, dµi h¹n nhËn ®îc
33
21.700.228.000
1.442.964.000
4. TiÒn chi tr¶ nî gèc vay
34
18.588.288.000
2.550.000.000
5. TiÒn chi tr¶ nî thuª tµi chÝnh
35
6. Cæ tøc, lîi nhuËn ®· tr¶ cho chñ së h÷u
36
21
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh
40
3.112.000.000
1.107.036.000
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn trong kú (20+30+40)
50
- 7.180.708.287
7.384.611.528
TiÒn vµ c¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn ®Çu kú
60
7.915.574.602
530.963.074
¶nh hëng cña thay ®æi tû gi¸ hèi ®o¸i quy ®æi ngo¹i tÖ
61
TiÒn vµ c¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn cuèi kú (50+60+61)
70
29
734.866.315
7.915.574.602
Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007
Ngêi lËp biÓu kÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
§ç Xu©n V×
Trªn ®©y lµ mét sè th«ng tin vÒ hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty INTRACO vµ hÖ thèng kÕ to¸n lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu trong hÖ thèng KSNB cña mét c«ng ty.
3.3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t:
Nh c¸c c«ng ty kh¸c, ban ®iÒu hµnh cña c«ng ty INTRACO còng cã nh÷ng nguyªn t¾c cña riªng c«ng ty ®Ó kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng trong c«ng ty.
3.3.1. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm:
§èi víi nguyªn t¾c nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cña INTRACO cã lËp trêng râ rµng r»ng tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc ph¶i ®îc ph©n c«ng cô thÓ cho tõng bé phËn vµ tõng nh©n viªn trong c«ng ty.
Trong c«ng ty cã c¸c phßng ban, vµ cã sù chuyªn m«n ho¸ víi tõng phßng ban. Mçi phßng ban cã c«ng viÖc vµ nhiÖm vô cô thÓ, mçi nh©n viªn trong phßng phô tr¸ch c«ng viÖc riªng cña m×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh phÇn viÖc ®ã.
3.3.2. Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm:
Trong tæ chøc nh©n sù, c¸c nhiÖm vô phª chuÈn vµ thùc hiÖn, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, ghi sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n… ®îc thùc hiÖn riªng rÏ vµ do nh÷ng c¸ nh©n kh¸c nhau ®¶m nhiÖm.
C¸c nh©n viªn trong tõng phßng ban cã nghÜa vô thùc hiÖn c«ng viÖc ®îc giao vµ quyÒn kiÓm tra nh÷ng c«ng viÖc ®ã do l·nh ®¹o phßng ®¶m nhiÖm. Nh vËy cã sù t¸ch biÖt râ rµng gi÷a viÖc thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t trong tõng phßng ban. Sau khi l·nh ®¹o phßng kiÓm tra viÖc thùc hiÖn, tr×nh lªn cÊp trªn (l·nh ®¹o c«ng ty) phª chuÈn. C«ng viÖc phª chuÈn do l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña c«ng ty thùc hiÖn.
3.3.3. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn:
Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp díi ®îc giao cho quyÕt ®Þnh vµ gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc trong ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Nh÷ng c«ng viÖc nµo liªn quan vµ ¶nh hëng t¬ng ®èi lín ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty, cÇn ph¶i cã sù phª chuÈn cña cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt míi ®îc tiÕn hµnh thùc hiÖn. ViÖc thu vµ chi tiÒn còng cÇn ph¶i cã ch÷ ký cña gi¸m ®èc c«ng ty, thñ quü míi ®îc xuÊt tiÒn hoÆc thu tiÒn, vµ ghi sæ.
§ã lµ ba nguyªn t¾c c¬ b¶n mµ bÊt kú mét doanh nghiÖp kinh doanh nµo còng cÇn thùc hiªn, vµ INTRACO ®· tu©n thñ t¬ng ®èi nghiªm tóc ba nguyªn t¾c trªn.
4. §¸nh gi¸ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO:
HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña INTRACO t¬ng ®èi th«ng thêng vµ ®¬n gi¶n. Trong ®ã cã nh÷ng mÆt m¹nh vµ mÆt yÕu riªng
4.1. ¦u ®iÓm:
- C¬ cÊu tæ chøc hîp lÝ, trong mçi phßng ban ®· cã mét trëng phßng vµ 2 phã phßng chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t trong phßng ban ®ã. Vµ ®· cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng vµ cô thÓ cho tõng phßng ban.
- Hµng tuÇn c«ng ty tæ chøc cuéc häp gåm gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, trëng phßng vµ phã phßng nh»m x¸c ®Þnh møc ®é hoµn thµnh cña kÕ ho¹ch nãi chung còng nh mçi hîp ®ång nãi riªng, do ®ã kÞp thêi ®a ra ®îc ph¬ng híng ®óng ®¾n, rót ra ®îc kinh nghiÖm, kh¾c phôc ®îc nh÷ng ®iÓm cßn yÕu kÐm gióp c«ng ty kh«ng ®i chÖch híng dù kiÕn vµ ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n.
- §éi ngò c¸n bé nh©n viªn ®îc tuyÓn chän ®Çu vµo mét c¸ch kü lìng vµ ®îc ®µo t¹o liªn tôc ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc gãp ph©n n©ng cao chÊt lîng c«ng viÖc.
- Ngoµi ra quy tr×nh ho¹t ®éng vµ quy tr×nh kiÓm so¸t néi bé ®îc x¸c ®Þnh râ rµng b»ng v¨n b¶n vµ truyÒn ®¹t réng r·i trong c«ng ty. Mäi nh©n viªn ph¶i tu©n thñ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ gi¸m s¸t ®îc ph©n t¸ch râ rµng.
- ChÝnh s¸ch khen thëng, phª b×nh cña c«ng ty ®èi víi nh©n viªn lµ ®éng lùc gióp nh©n viªn nç lùc ph©n ®Êu vµ hoµn thiÖn m×nh ®Ó x©y dùng mét INTRACO thµnh c«ng vµ v÷ng m¹nh.
- Kü n¨ng qu¶n lý cña ban gi¸m ®èc còng lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty bªn c¹nh ®ã yÕu tæ mèi quan hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý c«ng ty víi c¸c c«ng ty kh¸c còng kh«ng kÐm phÇn quan träng.
- T¹o ®îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c c«ng ty cã tiÕng níc ngoµi vÒ c«ng nghiÖp ®ãng tµu, ngµy cµng t¹o ®îc uy tÝn trªn trêng quèc tÕ, ngµy cµng nhËn ®îc nhiÒu hîp ®ång.
- C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®îc c«ng ty tr×nh bµy râ rµng vµ ®Çy ®ñ.
- ChÕ ®é kÕ to¸n nãi riªng còng nh c¸c nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh, chÝnh s¸ch ®îc cËp nhËt, phæ biÕn vµ ¸p dông mét c¸ch nhanh chãng vµ hiÖu qu¶.
4.2. Nhîc ®iÓm
- VÒ hÖ thèng kÕ to¸n
+ D÷ liÖu kÕ to¸n cã thÓ bÞ söa ®æi, sao chôp, sö dông theo c¸ch bÊt lîi hoÆc bÞ ai ®ã kh«ng cã thÈm quyÒn ph¸ huû.
+ C¸c tÖp tin d÷ liÖu, tµi liÖu cña c«ng ty cã thÓ bÞ h háng do ch¸y, háng phÇn cøng, do nh÷ng hµnh ®éng ph¸ ho¹i, ¨n c¾p.
+Sè lîng c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu, quy m« lín do ®ã dÔ x¶y ra sai sãt trong qu¸ tr×nh tÝnh to¸n vµ ghi chÐp sæ s¸ch
- ThiÕu phßng ban kiÓm so¸t néi bé.
- Tæng c«ng ty kh«ng thêng xuyªn tæ chøc thanh tra ®èi víi c¸c chi nh¸nh.
5. Ph¬ng híng vµ biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
C«ng ty t v©n ®Çu t vµ th¬ng m¹i tuy cha cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nhng chÝnh ngay trong viÖc ph©n ®Þnh nhiÖm vô râ rµng gi÷a c¸c phßng ban ®· chøng tá r»ng viÖc kiÓm so¸t néi bé diÔn ra rÊt chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, cã nh vËy c«ng ty míi cã thÓ ph¸t triÓn v÷ng m¹nh vµ giµnh ®îc nh÷ng hiÖu qu¶ ®¸ng ph¶i nÓ phôc nh ngµy h«m nay.
Tuy vËy, viÖc cã mét phßng kiÓm so¸t néi bé còng lµ mét ý kiÕn nªn ®îc ®Ò cËp ®Õn.
Chóng t«i ®· pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh – phã phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n vÒ vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé vµ thu ®îc ý kiÕn:
§Ó kiÓm so¸t viÖc ®i lµm ®óng giê,trong t¬ng lai, tÊt c¶ c¸n bé trong nh©n viªn sÏ chuyÓn sang dïng ThÎ tõ, vµ sÏ ®îc sö dông viÖc ®i lµm ®óng giê cña c«ng nh©n viªn. Khi ra ngoµi cÇn cã b¶n têng tr×nh lý do, néi dung c«ng viÖc, thêi gian, ®Þa ®iÓm. Vµ sÏ ph¶i b¸o c¸o møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc khi quay trë l¹i.
VÒ vÊn ®Ò c¬ cÊu tæ chøc, ®Ó gi¶m bít chi phÝ mét phßng ban cã thÓ ®¶m nhiÖm chøc n¨ng cña phßng ban kh¸c(nÕu cã ®ñ chuyªn m«n), do ®ã cÇn thêng xuyªn tæ chøc c¸c cuéc thanh tra, kiÓm tra vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé chuyªn m«n trong c«ng ty ®Ó t×m ra nh÷ng c¸n bé giái, cã tr×nh ®é chuyªn m«n. Cßn nh÷ng c¸n bé nµo tay nghÒ kÐm dÇn hay kh«ng phï hîp víi nhu cÇu c«ng viÖc sÏ ®îc ®a ®i ®µo t¹o l¹i hoÆc bÞ cho nghØ viÖc nÕu they hoµn toµn kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng.
VÒ vÊn ®Ò hÖ thèng kÕ to¸n, ®Ó ®¶m b¶o chÕ ®é lu gi÷ th«ng tin kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn mét sè biÖn ph¸p sau:
- Mçi ngêi sö dông m¸y tÝnh cÇn cã mét tµi kho¶n ngêi sö dông vµ mËt khÈu duy nhÊt. C¸c phÇn mÒm sö dông nªn ®îc thiÕt kÕ theo c¸ch mµ nh÷ng ngêi sö dông cô thÓ ®îc trao quyÒn sö dông mét phÇn hoÆc tÊt c¶ phÇn mÒm, hoÆc tiÕp cËn mét phÇn hoÆc toµn bé hå s¬ d÷ liÖu. C«ng ty nªn cã chÝnh s¸ch râ rµng b»ng v¨n b¶n vÒ ®IÒu nµy vµ chÝnh s¸ch nªn ®îc C¸n bé qu¶n lý cã thÈm quyÒn lu gi÷ vµ thùc hiÖn.
- C«ng ty còng nªn cã sæ ghi nh÷ng ngêi sö dông m¸y tÝnh. Nh÷ng ngêi sñ dông thêng xuyªn kh«ng ®îc phÐp cã kh¶ n¨ng xo¸ hoÆc söa ®æi. §Þnh k× c«ng ty nªn tiÕn hµnh kiÓm tra ®éc lËp vÒ c¸c sæ ghi ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng ngêi kh«ng ®îc phÐp
C¸c tÖp tin vµ b¶n ghi cÇn ®îc thêng xuyªn lËp b¶n sao dù phßng, tèt nhÊt lµ hµng ngµy.
- Nªn cã 2 tËp tin dù phßng hoÆc nhiÒu h¬n n÷a, mét tËp tin cÊt gi÷ an toµn trong v¨n phßng c«ng ty vµ m«t tËp tin cÊt gi÷ an toµn ngoµi v¨n phßng.
- Qui tr×nh lËp b¶n sao dù phßng ph¶i ®îc kiÓm tra ®Þnh k× vµ nªn cã mét kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc phôc håi trong trêng hîp tÖp tin gi÷ liÖu chÝnh bÞ háng hoÆc mét trong nh÷ng tÖp tin dù phßng bÞ háng. C¸c d÷ liÖu quan träng nªn ®îc cÊt gi÷ ë m¸y chñ trung t©m, kh«ng nªn lu gi÷ ë c¸c m¸y tÝnh riªng lÎ, vµ chØ h¹n chÕ mét sè ngêi cã thÓ tiÕp cËn.
CÇn cã sù kiÓm tra thêng xuyªn cña tæng c«ng ty ®èi víi c¸c chi nh¸nh cña tæng c«ng ty ®Ó kÞp thêi t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng yÕu kÐm cßn tån t¹i trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng.
Thêng xuyªn ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n nh»m n©ng cao tay nghÒ vµ tiÕp cËn khoa häc kü thuËt ®Ó theo kÞp nhÞp thêi ®¹i, nh»m kh¼ng ®Þnh h¬n n÷a vai trß cña INTRACO trong nÒn kinh tÕ ViÖt Nam.
ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®iÒu ®ã mang l¹i nhiÒu thêi c¬ nhng còng ®Çy nh÷ng khã kh¨n vµ thö th¸ch ®èi víi nÒn kinh tÕ ViÖt Nam nãi chung còng nh sù ph¸t triÓn cña INTRACO nãi riªng, nhng víi nh÷ng thµnh qu¶ mµ INTRACO cã ®îc nh ngµy h«m nay vµ nh÷ng nç lùc,kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, chóng ta kh¼ng ®Þnh r»ng INTRACO sÏ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ v÷ng m¹nh trong t¬ng lai.
Môc lôc
Tªn ®¬n vÞ : C«ng ty t vÊn ®Çu t vµ th¬ng m¹i
Tªn giao dÞch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY
Tªn viÕt t¾t : INTRACO
§Þa chØ : 120B Hµng Trèng – Hoµn KiÕm – Hµ Néi
§iÖn tho¹i : (84.4)8.285168/8.285617
Fax : (84.4)9.285795/8.287444
Email : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn
Website : www.intmcvinashin.com.vn
Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ tÇm quan träng cña kiÓm so¸t néibé trong mét c«ng ty.
1. B¶n chÊt hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé (HTKSNB)
Theo Liªn ®oµn KÕ to¸n Quèc tÕ (IFAC), hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ mét hÖ thèng chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ®îc thiÕt lËp nh»m ®¹t ®îc bèn môc tiªu sau: b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, b¶o vÖ ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng.
Theo ®ã, kiÓm so¸t néi bé lµ mét chøc n¨ng thêng xuyªn cña c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc vµ trªn cë së x¸c ®Þnh rñi ro cã thÓ x¶y ra trong tõng kh©u c«ng viÖc ®Ó t×m ra biÖn ph¸p ng¨n chÆn nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc tiªu ®Æt ra cña ®¬n vÞ:
a. B¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ.
Tµi s¶n cña ®¬n vÞ bao gåm c¶ tµi s¶n h÷u h×nh vµ tµi s¶n v« h×nh, chóng cã thÓ mÊt m¸t, cã thÓ h h¹i vµ kh«ng ®îc sö dông hîp lý. V× thÕ, kiÓm so¸t néi bé gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý sö dông hiÖu qu¶ tµi s¶n cña ®¬n vÞ m×nh.
b. B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin:
Th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh lµ c¨n cø quan träng cho viÖc h×nh thµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n lý, tõ ®ã ¶nh hëng to lín tíi ho¹t ®éng cña c«ng ty. Do ®ã, c¸c th«ng tin cung cÊp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh chÝnh x¸c vµ tin cËy vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ kh¸ch quan vÒ néi dung ho¹t ®éng kinh tÕ vµ tµi chÝnh.
c. B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý:
BÊt kú mét ®¬n vÞ nµo ngoµi ®iÒu lÖ cña c«ng ty, còng ph¶I tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c, chÝnh s¸ch cña Nhµ níc ®Ò ra. C¸c chÕ ®é ph¸p lý thêng xuyªn ®îc söa ®æi, bæ sung vµ cã ¶nh hëng vÜ m« ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
d. B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý:
HiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña mét doanh nghiÖp.
2. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng KSNB :
§Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng c¸c ®¬n vÞ vµ tæ chøc cÇn x©y dùng vµ kh«ng ngõng cñng cè hÖ thèng KSNB víi bèn yÕu tè chÝnh: m«I trêng kiÓm so¸t, hÖ thèng th«ng tin, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé.
a. M«i trêng kiÓm so¸t:
M«i trêng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«i trêng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña c¸c lo¹i h×nh KSNB.
C¸c nh©n tè trong m«i trêng kiÓm so¸t:
§Æc thï vÒ qu¶n lý.
C¬ cÊu tæ chøc.
ChÝnh s¸ch nh©n sù.
C«ng t¸c kÕ ho¹ch.
Uû ban kiÓm so¸t.
M«i trêng bªn ngoµi
Nh vËy m«I trêng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh÷ng nh©n tè ¶nh hëng ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, trong ®ã nh©n tè chñ yÕu vµ quan träng nhÊt lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp.
b. HÖ thèng kÕ to¸n.
HÖ thèng th«ng tin chñ yÕu lµ hÖ thèng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Vµ trong hÖ thèng kÕ to¸n th× qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng h¬n c¶ trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp.
Mét hÖ thèng kÕ to¸n h÷u hiÖu ph¶i ®¶m b¶o c¸c môc tiªu kiÓm so¸t chi tiÕt:
TÝnh cã thùc.
Sù phª chuÈn.
TÝnh ®Çy ®ñ.
Sù ph©n lo¹i.
Sù ®¸nh gi¸.
TÝnh ®óng kú.
Qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp chÝnh x¸c.
c. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t:
C¸c thñ tôc kiÓm so¸t do c¸c nhµ qu¶n lý x©y dùng dùa trªn ba nguyªn t¾c c¬ b¶n:
Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm.
Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm.
Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn.
d. KiÓm to¸n néi bé:
KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn ®éc lËp ®îc thiÕt lËp trong ®¬n vÞ tiÕn hµnh c«ng viÖc kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé ®¬n vÞ.
Lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp, bé phËn kiÓm to¸n néi bé cung cÊp mét sù quan s¸t ®¸nh gi¸ thêng xuyªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm c¶ tÝnh hiÖu qu¶ cña viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc vÒ KSNB.
3. TÇm quan träng cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé:
B¶n chÊt cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ gióp doanh nghiÖp thùc hiÖn hiÖu qu¶ nh÷ng môc tiªu ®Ò ra. V× vËy, hÖ thèng KSNB cã mét vÞ trÝ v« cïng quan träng trong mét doanh nghiÖp.
Víi môc tiªu b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, hÖ thèng KSNB ph¸t hiÖn ®îc nh÷ng thiÖt h¹i, nh÷ng sai sãt, nh÷ng vi ph¹m trong viÖc sö dông tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tõ ®ã, hÖ thèng KSNB ®Ò ra ®îc nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó b¶o vÖ tµi s¶n h÷ hiÖu h¬n vµ sö dông hîp lý nguån tµi s¶n cña doanh nghiÖp.
Th«ng tin tµi chÝnh lµ mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng th«ng tin trong ®¬n vÞ. NÕu hÖ thèng th«ng tin sai lÖch so víi thùc tÕ sÏ ¶nh hëng nghiªm träng tíi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. C¸c nhµ qu¶n lý ko n¾m b¾t ®îc ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã ®Ò ra nh÷ng ph¬ng híng ho¹t ®éng sai lÇm, ®Èy c«ng ty vµo t×nh tr¹ng cã thÓ “ph¸ s¶n lóc nµo kh«ng biÕt”. HÖ thèng KSNB trong doanh nghiÖp duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng gian lËn vµ sai sãt trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. HÖ thèng KSNB sÏ ph¸t hiÖn ra nh÷ng th«ng tin kh«ng chÝnh x¸c, nh÷ng th«ng tin kh«ng ®¸ng tin cËy, qu¶n lý doanh nghiÖp sÏ c¨n cø vµo ®ã x¸c ®Þnh ®îc t×nh h×nh cña doanh nghiÖp, tõ ®ã sÏ x©y dùng chiÕn lîc ph¸t triÓn c«ng ty hîp lý h¬n.
HÖ thèng KSNB còng gióp cho nhµ qu¶n lý xem xÐt ®îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý cña doanh nghiÖp, t×m ra ®îc ®iÓm yÕu trong n¨ng lùc qu¶n lý, lµm cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng kh«ng hiÖu qu¶. Tõ ®ã ®a ra nh÷ng biÖn ph¸p c¶i thiÖn t×nh h×nh ®ã.
HÖ thèng KSNB ®ãng vai trß quan träng trong mét doanh nghiÖp. Nã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n, gióp doanh nghiÖp ph¸t triÓn vµ ®I ®óng híng kinh doanh, gi¶m thiÓu nh÷ng sai sãt vµ rñi ro trong qu¶n lý còng nh trong ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp.
II. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn
cña c«ng ty.
1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh c«ng ty.
C«ng ty T vÊn ®Çu t & Th¬ng m¹i lµ ®¬n vÞ thµnh viªn cña TËp ®oµn kinh tÕ VINASHIN, mét ®¬n vÞ cã t c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, h¹ch to¸n ®éc lËp theo quyÕt ®Þnh sè: 40Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i ngµy 11/5/1991, víi tªn gäi ban ®Çu lµ C«ng ty §Çu t vµ Ph¸t triÓn ®ãng tµu
N¨m 1994, theo v¨n b¶n sè 161/TB ngµy 29/11/1994 vÒ th«ng b¸o cña Thñ tíng chÝnh phñ cho phÐp thµnh lËp l¹i doanh nghiÖp nhµ níc vµ quyÕt ®Þnh sè 2557/Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i quyÕt ®Þnh cho phÐp ®æi tªn thµnh C«ng ty T vÊn vµ ph¸t triÓn ®ãng tµu.
Th¸ng 12/1995, Bé x©y dùng cÊp chøng chØ hµnh nghÒ t vÊn x©y dùng, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c«ng ty ®îc më réng.
Theo quyÕt ®Þnh sè: 78Q§/TCCB-L§ ngµy 28/4/2000 cña Tæng c«ng ty c«ng nghiÖp tµu thuû ViÖt Nam ®æi tªn thµnh c«ng ty T vÊn ®Çu t vµ Th¬ng m¹i.
2. LÜnh vùc ho¹t ®éng
- T vÊn x©y dùng tõ nhãm C ®Õn nhãm A: Kh¶o s¸t ®Þa chÊt, ®Þa h×nh, khÝ tîng thuû v¨n. LËp dù ¸n ®Çu t, thiÕt kÕ x©y dùng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dùng míi; më réng: c¶i t¹o c¸c h¹ng môc c¬ së h¹ tÇng trong ngµnh ®ãng tµu vµ c¸c ngµnh kh¸c.
- ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dùng, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ ph©n tÝch ®¸nh gi¸ hå s¬ dù thÇu x©y l¾p, thiÕt bÞ.
- X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp, d©n dông vµ xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh.
- VÒ dÞch vô kh¸c, xuÊt nhËp khÈu vËt t thiÕt bÞ, khai th¸c c¸c nguån hµng trong vµ ngoµi níc, tiÕn ®Õn s¶n xuÊt thiÕt bÞ cho nhu cÇu trong vµ ngoµi ngµnh. §¹i lý giíi thiÖu s¶n phÈm trang thiÕt bÞ tµu thuû cho h¬n 15 h·ng s¶n xuÊt næi tiÕng níc ngoµi.C«ng ty ®· hîp t¸c thiÕt kÕ x©y dùng víi c¸c h·ng IMG- §øc; Viªn t vÊn thiÕt kÕ sè 9- Thîng H¶i- Trung Quèc; HandongE&C- Hµn Quèc.
3. Mét sè nÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty.
C«ng ty T vÊn §Çu t vµ th¬ng m¹i (INTRACO) trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ vinashin ®îc thµnh lËp ngµy 11/5/1991, cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ: T vÊn x©y dung, kh¶o s¸t ®Þa chÊt-®Þa h×nh khÝ tîng thuû v¨n, lËp b¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi, thiÕt kÕ kü thuËt thi c«ng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dung, më réng c¶i t¹o c¸c c«ng tr×nh, ngµnh c«ng nghiÖp tµu thuû vµ ngµnh c«ng nghiÖp kh¸c. ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dung, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ x©y dung c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp d©n dông, xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh. Ngoµi ra cßn thùc hiÖn xuÊt nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ vËt t tµu thuû vµ tiÕn tíi s¶n xuÊt thiÕt bÞ phôc vô ngµnh ®ãng tµu.
V¹n sù khëi ®Çu nan, nh÷ng n¨m ®Çu thµnh lËp INTRACO gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n do thùc tÕ nÒn c«ng nghiÖp ®Êt níc lóc bÊy giê cha ph¸t triÓn, c¬ së h¹ tÇn c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu cßn thÊp kÐm, c«ng nghiÖp ®ãng tµu cßn l¹c hËu, ®éi ngò c¸n bé kü s cha cã nhiÒu kinh nghiÖm. Trong khi ®ã, c«ng t¸c t vÊn x©y dung muèn trëng thµnh ®ßi hái ph¶i cã thêi gian dµi vµ ph¶i ®îc thùc hiÖn nhiÒu dù ¸n. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y ngµnh CNTT ViÖt Nam ®ùoc sù quan t©m rÊt lín cña nhµ níc, nhng so víi nhu cÇu ph¸t triÓn th× cßn kho¶ng c¸ch kh¸ xa. PhÇn lín c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu ®îc x©y dung tõ nh÷ng thËp kû 60,70 cña thÕ kû tríc, h¹ tÇng c¬ së nghÌo nµn, trang thiÕt bÞ l¹c hËu… c«ng t¸c x©y dung c¬ b¶n còng v× thÕ mµ cßn ngæn ngang. Víi vai trß lµ ®¬n vÞ chuyªn t vÊn, thiÕt kÕ x©y dung, INTRACO ®· cã nh÷ng ®ãng gãp quan träng.
§Ó ®¸p øng ®îc chiÕn lîc ph¸t triÓn cña Vinashin còng nh cña INTRACO, ®ßi hái c¸c dù ¸n ph¶i ®¶m b¶o ®îc yªu cÇu kü thuËt, chÊt lîng cao.INTRACO ®· chuyªn m«n ho¸ c¸c phßng ban nghiÖp vô, hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia giái trong vµ ngoµi níc ®Ó trau dåi, häc hái kinh nghiÖm ®µo t¹o (IMG cña §øc,HANDONG E&C cña Hµn Quèc).Tæ chøc ®µo t¹o t¹i chç cho ®éi ngò c¸n bé kü s cña c«ng ty theo tõng chñ ®Ò cô thÓ: ThiÕt kÕ ®µ tµu, triÒn tµu,ô tµu, quy ho¹ch mÆt b»ng nhµ m¸y ®ãng tµu,thiÕt kÕ cÇu tµu trang trÝ, kÌ bê, hÖ thèng kü thuËt h¹ tÇng nhµ m¸y ®ãng tµu. Hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia níc ngoµi trùc tiÕp tham gia vµo cô thÓ tõng dù ¸n, ®µo t¹o cho ®éi ngò kü s cña c«ng ty. Qua qu¸ tr×nh tham gia c¸c dù ¸n cïng víi c¸c chuyªn gia giái, ®éi ngò kü s ®· cã thÓ tù ®¶m nhËn ®îc c«ng t¸c thiÕt kÕ ®èi víi c¸c dù ¸n kh¸c.Víi c¸ch lµm nh vËy,INTRACO ®· tõng bíc giµnh ®îc thÕ chñ ®éng trong c«ng t¸c t vÊn. §ång thêi cã ®iÒu kiÖn më réng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Trong lÜnh vùc t vÊn x©y dung INTRACO ®· tham gia vµi chôc dù ¸n trong ngµnh ®ãng tµu víi tæng møc lªn tíi hµng ngh×n tû ®ång, c¸c dù ¸n do INTRACO ®¶m nhËn khi ®a vµo sö dông ®Òu ph¸t huy t¸c dông, t¹o ®iÒu kiÖn gióp nhµ m¸y t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. INTRACO lu«n lu«n tuyÓn mé c¸c kü s chuyªn ngµnh giái cã nhiÒu kinh nghiÖm. HiÖn nay ®éi ngò c¸n bé kü s cña C«ng ty 100 ngêi. N¨ng lùc INTRACO ®· tù ®¶m nhËn ®îc c«ng t¸c thiÕt kÕ tÊt c¶ c¸c dù ¸n cña VINASHIN.
§èi víi lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu, C«ng ty ®· cã uy tÝn cao ®èi víi kh¸ch hµng trong vµ ngoµi níc, quan hÖ vµ hîp t¸c tèt víi nhiÒu kh¸ch hµng trªn thÕ giíi, ®¹i lý trªn 15 h·ng s¶n xuÊt thiÕt bÞ tµu thuû.
MéT sè c«ng tr×nh c«ng ty ®· hoµn thµnh:
III. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty INTRACO:
Còng nh bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo, c«ng ty INTRACO còng cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé riªng trong c«ng ty. HÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO ®îc cÊu thµnh bëi c¸c yÕu tè sau:
M«i trêng kiÓm so¸t.
HÖ thèng kÕ to¸n.
Thñ tôc kiÓm so¸t.
1. M«i trêng kiÓm so¸t:
M«I trêng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«I trêng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña hÖ thèng KSNB.
a. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty:
CÊp qu¶n lý cao nhÊt cña c«ng ty INTRACO lµ gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp víi tæng c«ng ty, lµ ngêi quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho ho¹t ®éng cña c«ng ty.
Cã thÓ m« t¶ c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty theo s¬ ®å díi ®©y:
Gi¸m ®èc
(Director)
3 Phòng ban
(3 Dept.)
Phßng kinh doanh & §èi ngo¹i
(Foregn & Business Dept.)
Phßng KÕ ho¹ch (Planning Dept.)
Phßng qu¶n lý th«ng tin (info. Management Dept.)
Phßng hµnh chÝnh Tæng hîp
(Geneal Admin Dept.
Phßng KiÕn tróc (Architecture Dept.)
Phßng tæ chøc
(Personnel Dept.)
Phã gi¸m ®èc
(Vice Director)
Phã gi¸m ®èc
(Vice Director)
GĐ Trung tâm TM&XNK thiết bị thuỷ
( Head of Marine Trading Center)
Các liên danh
(Associntes)
Văn phòng đai diện tại Tp Hồ Chí Minh ( Representative office in Hochiminh City)
GĐ Chi nhánh Hải Phòng (Head of Branch in HaiPhong)
GĐ Xí nghiệp công nghiệp & Xây dựng công trình
( Head of Technology & Construction enterprise)
Phòng dự toán
(Estimation Dept.)
Phßng dù ¸n (Project Dept.)
Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n
(Acc.& FinDept.)
Phßng Qlý chÊt lîng
(Quality Control Dept.)
Phßng kh¶o s¸t (Servey Dept.)
Phßng ThiÕt kÕ
(Design)
2 Phòng ban
(2 Dept.)
3 Phòng ban
(3 Dept.)
Gi¸m ®èc lµ ngêi cã quyÒn hµnh cao nhÊt trong c«ng ty, lµ ngêi ra quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty.
Díi gi¸m ®èc cã 2 phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c phßng ban trong c«ng ty. HiÖn nay trong c«ng ty cã 12 phßng ban, mçi phßng ban chuyªn vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau. Trong mçi phßng cã trëng phßng vµ phã phßng ®iÒu hµnh vµ kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña phßng tríc khi tr×nh lªn phã gi¸m ®èc xÐt duyÖt. Tuy nhiªn, cã 2 phßng ban do gi¸m ®èc trùc tiÕp qu¶n lý, ®ã lµ phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n vµ phßng Tæ chøc nh©n sù.
C¸c phßng ban trong c«ng ty cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ, tuy mçi phßng ban cã chøc n¨ng nhiÖm vô kh¸c nhau nhng mét hîp ®ång muèn hoµn thµnh cÇn cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban, mçi phßng ban thùc hiÖn mét giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång lín. Nhng sù bµn giao c«ng viÖc còng hÕt søc râ rµng, chøng tõ giao nhËn gi÷a c¸c phßng ban lu«n ®îc ghi nhËn vµo sæ giao nhËn c«ng v¨n, chøng tõ gi÷a c¸c phßng ban.
Ngoµi ra, còng nh bÊt kú hîp ®ång nµo, th× gi÷a c«ng ty víi c¸c c«ng ty bªn ngoµi còng cÇn biªn b¶n giao nhËn.
Bªn c¹nh ®ã, c«ng ty cã c¸c chi nh¸nh vµ v¨n phßng ®¹i diÖn ë mét sè tØnh thµnh trong c¶ níc. ë mçi chi nh¸nh cã gi¸m ®èc chi nh¸nh, ë v¨n phßng ®¹i diÖn cã trëng phßng ®¹i diÖn gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh chi nh¸nh. C¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh nµy chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc c«ng ty.
V× thÕ, ban l·nh ®¹o cña INTRACO gåm cã Gi¸m ®èc ( cÊp cao nhÊt trong c«ng ty), phã gi¸m ®èc vµ c¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ trëng phßng ®¹i diÖn. §ã lµ m« h×nh tæ chøc kh¸ phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn thêi.
b. ChÝnh s¸ch nh©n sù cña c«ng ty:
YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn m«I trêng kiÓm so¸t trong c«ng ty chÝnh lµ c¸c chÝnh s¸ch nh©n sù do ban l·nh ®¹o cña c«ng ty ®Æt ra.
Sù ph¸t triÓn cña mäi doanh nghiÖp lu«n g¾n liÒn víi ®éi ngò nh©n viªn vµ hä lu«n lµ nh©n tè quan träng trong m«I trêng kiÓm so¸t còng nh chñ thÓ trùc tiÕp thùc hiÖn mäi thñ tôc kiÓm so¸t trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.
Hµng n¨m, c«ng ty cã c¸c kú tæ chøc tuyÓn dông c¸c nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµo lµm cho c«ng ty. C«ng ty hiÖn nay cã tæng céng cã 118 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 5 chuyªn gia. C«ng ty tù hµo cã mét ®éi ngò kü s cã kü thuËt tèt, tinh th«ng nghiÖp vô, kü n¨ng lao ®éng lµnh nghÒ, ®¶m b¶o sì h÷u trÝ tuÖ, cã tæ chøc vµ kû luËt cao trong c«ng viÖc.
Ngoµi c«ng viÖc thêng nhËt hµng ngµy, ®éi ngò nh©n viªn cña INTRACO cßn ®îc hëng quyÒn lîi tham gia c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸ thÓ thao do c«ng ty hoÆc do bé giao th«ng vËn t¶I tæ chøc. C«ng ty lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn cña m×nh cã ®îc thêi giê nghØ ng¬I vµ vui ch¬I hîp lý, v× ph¬ng ch©m cña c«ng ty lµ “ Søc khoÎ dåi dµo, tinh thÇn tho¶I m¸I vµ lµm viÖc hiÖu qu¶”.
c. C«ng t¸c kÕ ho¹ch trong c«ng ty:
HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô, thu chi quü … lµ nh÷ng nh©n tè quan träng trong m«I trêng kiÓm so¸t. BÊt kú mét c«ng ty nµo, viÖc lËp kÕ ho¹ch còng hÕt søc quan träng, INTRACO còng kh«ng ngo¹i lÖ. C«ng ty cã mét phßng chuyªn thùc hiÖn c«ng t¸c nµy, ®ã lµ phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm t×m hiÓu, nghiªn cøu vµ x©y dùng kÕ ho¹ch chung cho c«ng ty, kÕ ho¹ch thêng lµ kÕ ho¹ch trong mét n¨m hoÆc cã thÓ l©u h¬n. B¶n kÕ ho¹ch ®îc trëng phßng kiÓm tra vµ sau ®ã chuyÓn lªn cÊp cao h¬n lµ phã gi¸m ®èc.
Ngoµi ra, b¶n th©n mçi mét phßng ban còng cã kÕ ho¹ch riªng cña phßng ban ®ã. KÕ ho¹ch ®ã ®îc mçi trëng phßng xem xÐt vµ tr×nh lªn trªn ban l·nh ®¹o.
Mçi phßng ban gi÷ mét nhiÖm vô vµ ph¶i hoµn thµnh sè lîng c«ng viÖc trong thêi gian nhÊt ®Þnh. ViÖc ph©n c«ng c«ng viÖc gi÷a c¸c phßng ban ®· ®îc ph©n c«ng râ rµng. NÕu chi phÝ bá ra nhá h¬n chi phÝ quy ®Þnh, th× phßng ban sÏ ®îc hëng phÈn chªnh lÖch. NÕu chi phÝ bá ra lín h¬n chi phÝ quy ®Þnh th× phßng ban sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm båi thêng thiÖt h¹i.
C«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch còng lµ mét c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm so¸t ®îc ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh.
d. M«I trêng bªn ngoµi :
M«I trêng kiÓm so¸t chung cña mét doanh nghiÖp cßn phô thuéc vµo c¸c nh©n tè bªn ngoµi. M«I trêng kiÓm so¸t bªn ngoµi gåm cã sù kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Nhµ níc, m«I trêng ph¸p lý, ®êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt níc.
INTRACO trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ Vinashin, lµ mét tËp ®oµn cã vèn cña Nhµ níc, chÞu sù ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý cña Nhµ níc. M«I trêng ph¸p lý ®ang dÇn hoµn thiÖn, vµ t¹o nhiÒu c¬ héi cho c¸c doanh nghiÖp ph¸t triÓn trong ®ã cã INTRACO. MÆt kh¸c, ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®©y chÝnh lµ c¬ héi ®Ó cho c«ng ty vµ tæng c«ng ty Vinashin më réng danh tiÕng cña m×nh ra trêng quèc tÕ. Tuy nhiªn còng ®Æt ra nhiÒu khã kh¨n víi c«ng ty, tÝnh c¹nh tranh ngµy cµng t¨ng, buéc c«ng ty ph¶I cã nh÷ng biÖn ph¸p nµo ®ã ®Ó thùc hiÖn dù ¸n cña m×nh cã chÊt lîng h¬n, ®éi ngò c¸n bé ph¶I thµnh th¹o vµ chuyªn nghiÖp h¬n n÷a.
Nh vËy, m«I trêng kiÓm so¸t cña INTRACO bao gåm nhiÒu nh©n tè, vµ n¾m râ tõng nh©n tè míi cã thÓ qu¶n lý vµ kiÓm so¸t tèt ho¹t ®éng cña c«ng ty, tõ ®ã ph¸t triÓn vµ më réng c«ng ty. Vµ nh©n tè quan träng trong ®ã lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp.
2. HÖ thèng kÕ to¸n:
YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña mét c«ng ty nãi chung vµ cña INTRACO nãi riªng chÝnh lµ hÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng kÕ to¸n bao gåm hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ hÖ thèng b¶ng tæng hîp c©n ®èi kÕ to¸n. Trong ®ã qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng trong c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã, chóng ta cã thÓ nhËn thÊy hÖ thèng kÕ to¸n cã mét vÞ trÝ v« cïng träng yÕu trong toµn bé hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp.
NhiÒu n¨m tríc ®©y, kÕ to¸n chØ lµ mét c«ng cô ®Ó ban l·nh ®¹o theo dâi t×nh h×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp. X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn ®ßi hái kiÓm to¸n viªn cÇn ph¶I n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n vµ më réng tÇm hiÓu biÕt cña m×nh ra nhiÒu lÜnh vùc kh¸c n÷a. ChÝnh v× n¾m ®îc ®Æc ®iÓm nµy, nªn trong INTRACO, kÕ to¸n kh«ng chØ lµ c«ng cô phôc vô c¸c nhµ qu¶n lý, mµ b¶n th©n phßng kÕ to¸n tµi chÝnh còng lµ mét bé phËn tham gia ho¹t ®éng kiÓm so¸t trong c«ng ty.
Trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n do trùc tiÕp gi¸m ®èc kiÓm tra vµ gi¸m s¸t mµ kh«ng th«ng qua phã gi¸m ®èc. KÕ to¸n trëng kh«ng chØ qu¶n lý bã buéc trong phßng, mµ kÕ to¸n trëng tham gia vµo cÊp qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Trong c¸c cuéc häp, kÕ to¸n trëng ®îc tham dù nh mét thµnh viªn trong ban l·nh ®¹o cña doanh nghiÖp. PhÇn nµo, INTRACO ®· ®¸nh gi¸ ®îc tÇm quan träng vµ cÇn thiÕt cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé.
Qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ lµ x¬ng sèng trong ho¹t ®éng kÕ to¸n cña mét doanh nghiÖp.
HiÖn nay ®· xuÊt hiÖn mét sè phÇn mÒm phôc vô cho qu¸ tr×nh qu¶n lý lu©n chuyÓn chøng tõ nghiÖp vô, tuy nhiªn phÇn mÒm nµy thêng ®îc sö dông trong ngµnh ng©n hµng, cßn b¶n th©n INTRACO, qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ, b¶o qu¶n vµ qu¶n lý quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ vÉn do nh÷ng kÕ to¸n viªn thùc hiÖn.
Trong mçi phßng ban ®Òu cã kÕ to¸n riªng, víi sè lîng Ýt, ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ghi sæ vµ lËp chøng tõ . Khi cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, chøng tõ ®îc lËp, sau ®ã qua sù xÐt duyÖt cña ngêi qu¶n lý phßng, cô thÓ lµ trëng phßng, sau ®ã tr×nh lªn gi¸m ®èc, ký duyÖt råi chuyÓn l¹i cho phßng thùc hiÖn nghiÖp vô ®ã.
VÝ dô : MÉu phiÕu chi nh sau :
V¨n phßng – C«ng ty t vÊn ®Çu t vµ th¬ng m¹i Sè phiÕu: 164
120 Hµng trèng, Hoµn KiÕm, Hµ Néi Tµi kho¶n: 11111
Tµi kho¶n d: 141
PhiÕu chi
Ngµy: 05/04/2007
Ngêi nhËn tiÒn: §inh Thu Nhung
§Þa chØ: P.Hµnh ChÝnh
VÒ kho¶n: Chi phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 4 ngµy 26/03/2007, Chi
phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 3 ngµy
Sè tiÒn: 4 870 922.00
KÌm theo: 0 chøng gèc
Thñ trëng ®¬n vÞ KÕ to¸n trëng KÕ to¸n thanh to¸n
§· nhËn ®ñ sè tiÒn( viÕt b»ng ch÷ ):…………………………………………
……………………………………………………………………………….
Ngµy…..th¸ng…..n¨m…..
Thñ quü Ngêi nhËn tiÒn
Khi c«ng ty ph¶I chi mét kho¶n tiÒn cho viÖc mua hµng, tríc tiªn kÕ to¸n ®Þnh kho¶n nghiÖp vô chi tiÒn, kÕ to¸n còng lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c vµ lËp chøng tõ ( cô thÓ lµ phiÕu chi), kÕ to¸n theo dâi sè thø tù phiÕu chi. LËp xong chøng tõ, kÕ to¸n ký vµo phÇn “ngêi lËp chøng tõ”, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n trëng. KÕ to¸n trëng duyÖt néi dung ®Þnh kho¶n,theo dâi ngµy trªn phiÕu chi vµ kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c vÒ c¸c con sè vµ ký tiÕp vµo phiÕu chi. KÕ to¸n trëng chuyÓn cho gi¸m ®èc c«ng ty. Gi¸m ®èc sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý cña phiÕu chi, ký nh¸y vµo phÇn “thñ trëng ®¬n vÞ”, sau ®ã chuyÓn cho thñ quü xuÊt tiÒn. Khi xuÊt tiÒn, thñ quü ký phÇn “ thñ quü”. Khi thùc hiÖn xong, chøng tõ ®· cã hiÖu lùc, tiÒn chuyÓn cho ngêi b¸n hµng, ngêi b¸n hµng nhËn tiÒn vµ ký vµo phÇn “ngêi nhËn tiÒn”. PhiÕu chi ®îc lËp lµm hai b¶n, ngêi b¸n gi÷ mét b¶n, cßn c«ng ty lu mét b¶n t¹i phßng kÕ to¸n. Th«ng thêng phßng kÕ to¸n cña c«ng ty lu gi÷ chøng tõ ®ã Ýt nhÊt 5 n¨m, vµ trung b×nh 10 n¨m th× huû. KÕt thóc mét qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ tõ khi ®îc lËp cho ®Õn khi bÞ huû. §ã lµ mét quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®¬n gi¶n trong c«ng ty INTRACO.
HÖ thèng b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n trong c«ng ty do kÕ to¸n viªn lËp, råi kÕ to¸n trëng kiÓm tra vµ tr×nh lªn gi¸m ®èc nÕu kh«ng nhËn thÊy sai sãt.
Díi ®©y lµ BC§KT cña INTRACO trong n¨m tµi chÝnh lµ n¨m 2006.
B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n
Tõ ngµy : 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006
Tµi s¶n
M· sè
ThuyÕt minh
Sè cuèi n¨m
Sè ®Çu n¨m
1
2
3
4
5
A. Tµi s¶n ng¾n h¹n (100+110+120+130+140+150)
100
16.002.027.638
14.375.933.669
I. TiÒn vµ c¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn
110
734.866.315
7.915.574.602
1. TiÒn
111
1
734.866.315
7.915.574.602
2. C¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn
112
1
II. C¸c kho¶n ®Çu t tµi chÝnh dµi h¹n
120
1. §Çu t ng¾n h¹n
121
11
2. Dù phßng gi¶m gi¸ chøng kho¸n ®Çu t ng¾n h¹n
129
III. C¸c kho¶n ph¶i thu
130
5.339.958.579
3.427.366.329
1. Ph¶i thu cña kh¸ch hµng
131
2
4.195.583.729
1.911.013.493
2. Tr¶ tríc cho ngêi b¸n
132
282.198.086
893.140.674
3. Ph¶i thu néi bé
133
2
30.888.054
140.422.132
4. Ph¶i thu theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y dùng
134
5. C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c
138
2
831.288.710
581.140.805
6. Dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi
139
2
98.350.775
IV. Hµng tån kho
140
9.076.853.152
1.912.025.543
1. Hµng tån kho
141
3
9.076.853.152
1.912.025.543
2. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho
149
V. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c
150
850.349.592
1.120.967.195
1. Chi phÝ tr¶ tríc ng¾n h¹n
151
195.271.481
1.120.967.195
2. ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ
152
4
655.078.111
3. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c
158
B. Tµi s¶n dµi h¹n (200=210+220+240+250+260)
200
1.749.770.651
2.069.080.362
I. C¸c kho¶n ph¶i thu dµi h¹n
210
1. Ph¶i thu dµi h¹n cña kh¸ch hµng
211
5
2. Ph¶i thu néi bé dµi h¹n
212
3. Ph¶i thu dµi h¹n kh¸c
213
4. Dù phßng ph¶i thu dµi h¹n khã ®ßi
219
II. Tµi s¶n cè ®Þnh
220
1.587.740.332
1.910.371.931
1. TSC§ h÷u h×nh
221
6
1.578.390.332
1.910.371.931
Nguyªn gi¸
222
2.626.840.029
2.587.997.757
Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ
223
1.048.449.697
677.625.826
2. TSC§ thuª tµi chÝnh
224
7
Nguyªn gi¸
225
Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ
226
1
2
3
4
5
3. TSC§ v« h×nh
227
8
9.350.000
Nguyªn gi¸
228
10.200.000
Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ
229
850.000
4. Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang
230
9
III. BÊt ®éng s¶n ®Çu t
240
10
Nguyªn gi¸
241
Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ
242
IV. C¸c kho¶n ®Çu t tµi chÝnh dµi h¹n
250
11
1. §Çu t vµo c«ng ty con
251
2. §Çu t vµo c«ng ty liªn kÕt, liªn doanh
252
3. §Çu t dµi h¹n kh¸c
258
4. Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t dµi h¹n
259
V. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c
260
162.030.319
158.708.431
1. Chi phÝ tr¶ tríc dµi h¹n
261
12
162.030.319
158.708.431
2. Tµi s¶n thuÕ thu nhËp ho·n l¹i
262
13
3. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c
268
Tæng céng tµi s¶n (270=100+200)
270
17.751.798.289
16.445.014.031
Nguån vèn
M· sè
ThuyÕt minh
Sè cuèi n¨m
Sè ®Çu n¨m
A. Nî ph¶i tr¶ (300=310+320)
300
16.212.262.888
15.099.558.041
I. Nî ng¾n h¹n
310
16.186.528.698
15.099.558.041
1. Vay vµ nî ng¾n h¹n
311
14
3.145.000.000
33.000.000
2. Ph¶i tr¶ ngêi b¸n
312
15
3.911.600.240
1.472.557.501
3. Ngêi mua tr¶ tiÒn tríc
313
15
7.799.964.735
12.148.238.273
4. ThuÕ vµ c¸c kho¶n nép Nhµ níc
314
16
170.586.774
352.627.163
5. Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn
315
983.831.823
880.911.868
6. Chi phÝ ph¶i tr¶
316
17
10.384.898
10.384.898
7. Ph¶i tr¶ néi bé
317
8. Ph¶i tr¶ theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y
318
9. C¸c kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c
319
18
165.160.228
201.838.338
II. Nî dµi h¹n
320
25.734.190
1. Ph¶i tr¶ dµi h¹n ngêi b¸n
321
2. Ph¶i tr¶ dµi h¹n néi bé
322
19
3. Ph¶i tr¶ dµi h¹n kh¸c
323
4. Vay vµ nî dµi h¹n
324
20
5. ThuÕ thu nhËp hoµn l¹i ph¶i tr¶
325
13
6. Dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm
326
25.734.190
1
2
3
4
5
B. Vèn chñ së h÷u (400=410+420_
400
1.539.535.401
1.345.455.990
I. Vèn chñ së h÷u
410
1.311.265.344
1.234.015.393
1. Vèn ®Çu t cña chñ së h÷u
411
21
972.596.790
966.953.790
2. ThÆng d vèn cæ phÇn
412
3. Cæ phiÕu ng©n quü
413
4. Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n
414
5. Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i
415
6. Quü ®Çu t ph¸t triÓn
416
21
134.205.654
82.893.029
7. Quü dù phßng tµi chÝnh
417
21
43.010.579
23.378.903
8. Quü kh¸c thuéc vèn chñ së h÷u
418
21
9. Lîi nhuËn cha ph©n phèi
419
161.452.321
160.789.671
II. Nguån kinh phÝ vµ quü kh¸c
420
228.270.057
111.440.597
1. Quü khen thëng phóc lîi
421
228.270.057
111.440.597
2. Nguån kinh phÝ
422
22
3. Nguån kinh phÝ ®· h×nh thµnh TSC§
423
Tæng céng nguån vèn (430=300+400)
430
17.751.798.289
16.445.014.031
Hµ Néi ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007
Trong BC§KT cã 3 ch÷ ký, ®ã lµ cña Gi¸m ®èc, cña KÕ to¸n trëng vµ cña nh©n viªn lËp biÓu.
HiÖn nay ph¬ng ph¸p kÕ to¸n m¸y ®îc ¸p dông phæ biÕn ë trong c¸c c«ng ty, ®©y lµ mét c«ng cô h÷u dông gióp c¸c kÕ to¸n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch hiÖu qu¶ h¬n. INTRACO còng lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y trong c«ng ty m×nh. HÖ thèng kÕ to¸n m¸y ph©n quyÒn gåm cã m· nh©n viªn, m· ®iÒu hµnh. Khi sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y, kÕ to¸n viªn vµo m¸y tÝnh c¸c chØ sè, cµi ch¬ng tr×nh, phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ tù ho¹t ®éng vµ cho ra kÕt qu¶ tÝnh to¸n. NÕu kÕ to¸n viªn sau khi vµo m¸y, ph¸t hiÖn ra sai sãt trong qu¸ tr×nh nhËp d÷ kiÖn vµo m¸y, cã thÓ chØnh söa sau khi tham kh¶o ý kiÕn cña trëng phßng. §Æc biÖt trong trêng hîp sai sãt trong b¸o c¸o nép thuÕ, nh©n viªn cã thÓ ®iÒu chØnh m· sè thuÕ sau khi xin ý kiÕn cña c¸n bé qu¶n lý.
Trªn ®©y lµ mét sè th«ng tin vÒ hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty INTRACO vµ hÖ thèng kÕ to¸n lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu trong hÖ thèng KSNB cña mét c«ng ty.
3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t:
Nh c¸c c«ng ty kh¸c, ban ®iÒu hµnh cña c«ng ty INTRACO còng cã nh÷ng nguyªn t¾c cña riªng c«ng ty ®Ó kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng trong c«ng ty.
a. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm:
§èi víi nguyªn t¾c nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cña INTRACO cã lËp trêng râ rµng r»ng tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc ph¶I ®îc ph©n c«ng cô thÓ cho tõng bé phËn vµ tõng nh©n viªn trong c«ng ty.
Trong c«ng ty cã c¸c phßng ban, vµ cã sù chuyªn m«n ho¸ víi tõng phßng ban. Mçi phßng ban cã c«ng viÖc vµ nhiÖm vô cô thÓ, mçi nh©n viªn trong phßng phô tr¸ch c«ng viÖc riªng cña m×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh phÇn viÖc ®ã.
b. Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm:
Trong tæ chøc nh©n sù, c¸c nhiÖm vô phª chuÈn vµ thùc hiÖn, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, ghi sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n… ®îc thùc hiÖn riªng rÏ vµ do nh÷ng c¸ nh©n kh¸c nhau ®¶m nhiÖm.
C¸c nh©n viªn trong tõng phßng ban cã nghÜa vô thùc hiÖn c«ng viÖc ®îc giao vµ quyÒn kiÓm tra nh÷ng c«ng viÖc ®ã do l·nh ®¹o phßng ®¶m nhiÖm. Nh vËy cã sù t¸ch biÖt râ rµng gi÷a viÖc thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t trong tõng phßng ban. Sau khi l·nh ®¹o phßng kiÓm tra viÖc thùc hiÖn, tr×nh lªn cÊp trªn (l·nh ®¹o c«ng ty) phª chuÈn. C«ng viÖc phª chuÈn do l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña c«ng ty thùc hiÖn.
c. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn:
Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp díi ®îc giao cho quyÕt ®Þnh vµ gi¶I quyÕt mét sè c«ng viÖc trong ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Nh÷ng c«ng viÖc nµo liªn quan vµ ¶nh hëng t¬ng ®èi lín ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty, cÇn ph¶I cã sù phª chuÈn cña cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt míi ®îc tiÕn hµnh thùc hiÖn. ViÖc thu vµ chi tiÒn còng cÇn ph¶I cã ch÷ ký cña gi¸m ®èc c«ng ty, thñ quü míi ®îc xuÊt tiÒn hoÆc thu tiÒn, vµ ghi sæ.
§ã lµ ba nguyªn t¾c c¬ b¶n mµ bÊt kú mét doanh nghiÖp kinh doanh nµo còng cÇn thùc hiªn, vµ INTRACO ®· tu©n thñ t¬ng ®èi nghiªm tóc ba nguyªn t¾c trªn.
IV. §¸nh gi¸ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO:
Chóng ta ®· t×m hiÓu vÒ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO ë trªn. C«ng ty INTRACO ®· phÇn nµo hiÓu ®îc b¶n chÊt vµ tÇm quan träng cña hÖ thèng KSNB.
1. §¸nh gi¸ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cña c«ng ty (BCTC)
C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh (BCTC) cña c«ng ty ®îc tr×nh bµy râ rµng vµ ®Çy ®ñ. Cã thÓ thÊy c¸c BCTC cã thÓ ®îc kiÓm to¸n, vÝ dô nh b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ b¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ, BC§KT cña c«ng ty…
Khi tiÕn hµnh pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh, phã phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty, chóng t«i ®îc biÕt r»ng: c¸c con sè trong b¶ng lu chuyÓn tiÒn tÖ rÊt khã ®Ó khíp ®îc víi nhau, vµ ngêi lËp chØ cã thÓ cè g¾ng ®¶m b¶o sè chªnh lÖch ë møc thÊp nhÊt vµ ë møc cã thÓ chÊp nhËn ®îc. Tuy nhiªn, trong b¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ th× c¸c con sè l¹i khíp nhau.
B¸o c¸o lu chuyÓn tiÒn tÖ
Tõ ngµy: 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006
ChØ tiªu
M· sè
ThuyÕt minh
Kú nµy
Kú tríc
1
2
3
4
5
I. Lu chuyÓn tiÒn tÖ tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
1. Lîi nhuËn tríc thuÕ
1
273.582.517
163.686.165
2. §iÒu chØnh cho c¸c kho¶n
KhÊu hao
2
371.673.871
216.242.587
C¸c kho¶n dù phßng
3
L·i, lç chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i cha thùc hiÖn
4
L·i, lç tõ ho¹t ®éng ®Çu t
5
Chi phÝ l·i vay
6
399.794.920
28.935.250
3. Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh tríc thay ®æi vèn
8
1.045.051.308
468.496.824
T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i thu
9
-2.262.782.406
8.825.493.601
T¨ng, gi¶m hµng tån kho
10
-7.214.827.486
-863.895.769
T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ( kh«ng kÓ l·i vay ph¶i tr¶, thu)
11
-365.270.229
-1.374.809.563
T¨ng , gi¶m chi phÝ tr¶ tríc
12
-922.373.826
-1.095.561.145
TiÒn l·i vay ®· tr¶
13
-399.790.520
-28.935.250
ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ®· nép
14
-124.188.195
-92.663.640
TiÒn thu kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
15
517.526
-
TiÒn chi kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
16
-2.187
12.449.999
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
20
-10.243.666.015
8.600.194.183
II. Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t
1. TiÒn chi mua s¾m, x©y dùng TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n
21
6,7,8,9
49.042.272
108.546.655
2. TiÒn thu tõ thanh lý, nhîng b¸n TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n kh¸c
22
3.TiÒn chi cho vay, mua c¸c c«ng cô nî cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c
23
4. TiÒn thu håi cho vay, b¸n l¹i c¸c c«ng cô nî cña ®¬n vÞ kh¸c
24
5. TiÒn chi gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c
25
6. TiÒn thu håi ®Çu t gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c
26
7. TiÒn thu l·i cho vay, cæ tøc vµ lîi nhuËn ®îc chia
27
Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t
30
49.042.272
108.546.655
III.Lu chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh
21
1
2
3
4
5
1. TiÒn thu tõ ph¸t hµnh cæ phiÕu, nhËn vèn gãp cña chñ së h÷u
31
21
2. TiÒn chi tr¶ vèn gãp cho c¸c CSH, mua l¹i c/phiÕu ®· p/hµnh
32
3. TiÒn vay ng¾n h¹n, dµi h¹n nhËn ®îc
33
21.700.228.000
1.442.964.000
4. TiÒn chi tr¶ nî gèc vay
34
18.588.288.000
2.550.000.000
5. TiÒn chi tr¶ nî thuª tµi chÝnh
35
6. Cæ tøc, lîi nhuËn ®· tr¶ cho chñ së h÷u
36
21
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh
40
3.112.000.000
1.107.036.000
Lu chuyÓn tiÒn thuÇn trong kú (20+30+40)
50
- 7.180.708.287
7.384.611.528
TiÒn vµ c¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn ®Çu kú
60
7.915.574.602
530.963.074
¶nh hëng cña thay ®æi tû gi¸ hèi ®o¸i quy ®æi ngo¹i tÖ
61
TiÒn vµ c¸c kho¶n t¬ng ®¬ng tiÒn cuèi kú (50+60+61)
70
29
734.866.315
7.915.574.602
Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007
Ngêi lËp biÓu kÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
§ç Xu©n V×
2. §¸nh gi¸ HTKSNB cña c«ng ty INTRACO:
HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña INTRACO t¬ng ®èi th«ng thêng vµ ®¬n gi¶n. Trong ®ã cã nh÷ng mÆt m¹nh vµ mÆt yÕu riªng.
a. ¦u ®iÓm:
- C¬ cÊu tæ chøc hîp lÝ, trong mçi phßng ban ®· cã mét trëng phßng vµ 2 phã phßng chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t trong phßng ban ®ã. Vµ ®· cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng vµ cô thÓ cho tõng phßng ban.
- Hµng tuÇn c«ng ty tæ chøc cuéc häp gåm gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, trëng phßng vµ phã phßng nh»m x¸c ®Þnh møc ®é hoµn thµnh cña kÕ ho¹ch nãi chung còng nh mçi hîp ®ång nãi riªng, do ®ã kÞp thêi ®a ra ®îc ph¬ng híng ®óng ®¾n, rót ra ®îc kinh nghiÖm, kh¾c phôc ®îc nh÷ng ®iÓm cßn yÕu kÐm gióp c«ng ty kh«ng ®i chÖch híng dù kiÕn vµ ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n.
- §éi ngò c¸n bé nh©n viªn ®îc tuyÓn chän ®Çu vµo mét c¸ch kü lìng vµ ®îc ®µo t¹o liªn tôc ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc gãp ph©n n©ng cao chÊt lîng c«ng viÖc.
- Ngoµi ra quy tr×nh ho¹t ®éng vµ quy tr×nh kiÓm so¸t néi bé ®îc x¸c ®Þnh râ rµng b»ng v¨n b¶n vµ truyÒn ®¹t réng r·i trong c«ng ty. Mäi nh©n viªn ph¶i tu©n thñ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ gi¸m s¸t ®îc ph©n t¸ch râ rµng.
- ChÝnh s¸ch khen thëng, phª b×nh cña c«ng ty ®èi víi nh©n viªn lµ ®éng lùc gióp nh©n viªn nç lùc ph©n ®Êu vµ hoµn thiÖn m×nh ®Ó x©y dùng mét INTRACO thµnh c«ng vµ v÷ng m¹nh.
- Kü n¨ng qu¶n lý cña ban gi¸m ®èc còng lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty bªn c¹nh ®ã yÕu tæ mèi quan hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý c«ng ty víi c¸c c«ng ty kh¸c còng kh«ng kÐm phÇn quan träng.
- T¹o ®îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c c«ng ty cã tiÕng níc ngoµi vÒ c«ng nghiÖp ®ãng tµu, ngµy cµng t¹o ®îc uy tÝn trªn trêng quèc tÕ, ngµy cµng nhËn ®îc nhiÒu hîp ®ång.
b. Nhîc ®iÓm
- VÒ hÖ thèng kÕ to¸n
+ D÷ liÖu kÕ to¸n cã thÓ bÞ söa ®æi, sao chôp, sö dông theo c¸ch bÊt lîi hoÆc bÞ ai ®ã kh«ng cã thÈm quyÒn ph¸ huû.
+ C¸c tÖp tin d÷ liÖu, tµi liÖu cña c«ng ty cã thÓ bÞ h háng do ch¸y, háng phÇn cøng, do nh÷ng hµnh ®éng ph¸ ho¹i, ¨n c¾p.
- ThiÕu phßng ban kiÓm so¸t néi bé.
- Tæng c«ng ty kh«ng thêng xuyªn tæ chøc thanh tra ®èi víi c¸c chi nh¸nh.
V. Ph¬ng híng vµ biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.
C«ng ty t v©n ®Çu t vµ th¬ng m¹i tuy cha cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nhng chÝnh ngay trong viÖc ph©n ®Þnh nhiÖm vô râ rµng gi÷a c¸c phßng ban ®· chøng tá r»ng viÖc kiÓm so¸t néi bé diÔn ra rÊt chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, cã nh vËy c«ng ty míi cã thÓ ph¸t triÓn v÷ng m¹nh vµ giµnh ®îc nh÷ng hiÖu qu¶ ®¸ng ph¶i nÓ phôc nh ngµy h«m nay.
Tuy vËy, viÖc cã mét phßng kiÓm so¸t néi bé còng lµ mét ý kiÕn nªn ®îc ®Ò cËp ®Õn.
Chóng t«i ®· pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh – phã phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n vÒ vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé vµ thu ®îc ý kiÕn:
§Ó kiÓm so¸t viÖc ®i lµm ®óng giê,trong t¬ng lai, tÊt c¶ c¸n bé trong nh©n viªn sÏ chuyÓn sang dïng ThÎ tõ, vµ sÏ ®îc sö dông viÖc ®i lµm ®óng giê cña c«ng nh©n viªn. Khi ra ngoµi cÇn cã b¶n têng tr×nh lý do, néi dung c«ng viÖc, thêi gian, ®Þa ®iÓm. Vµ sÏ ph¶i b¸o c¸o møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc khi quay trë l¹i.
VÒ vÊn ®Ò c¬ cÊu tæ chøc, ®Ó gi¶m bít chi phÝ mét phßng ban cã thÓ ®¶m nhiÖm chøc n¨ng cña phßng ban kh¸c(nÕu cã ®ñ chuyªn m«n), do ®ã cÇn thêng xuyªn tæ chøc c¸c cuéc thanh tra, kiÓm tra vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé chuyªn m«n trong c«ng ty ®Ó t×m ra nh÷ng c¸n bé giái, cã tr×nh ®é chuyªn m«n. Cßn nh÷ng c¸n bé nµo tay nghÒ kÐm dÇn hay kh«ng phï hîp víi nhu cÇu c«ng viÖc sÏ ®îc ®a ®i ®µo t¹o l¹i hoÆc bÞ cho nghØ viÖc nÕu they hoµn toµn kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng.
VÒ vÊn ®Ò hÖ thèng kÕ to¸n, ®Ó ®¶m b¶o chÕ ®é lu gi÷ th«ng tin kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn mét sè biÖn ph¸p sau:
-Mçi ngêi sö dông m¸y tÝnh cÇn cã mét tµi kho¶n ngêi sö dông vµ mËt khÈu duy nhÊt. C¸c phÇn mÒm sö dông nªn ®îc thiÕt kÕ theo c¸ch mµ nh÷ng ngêi sö dông cô thÓ ®îc trao quyÒn sö dông mét phÇn hoÆc tÊt c¶ phÇn mÒm, hoÆc tiÕp cËn mét phÇn hoÆc toµn bé hå s¬ d÷ liÖu. C«ng ty nªn cã chÝnh s¸ch râ rµng b»ng v¨n b¶n vÒ ®IÒu nµy vµ chÝnh s¸ch nªn ®îc C¸n bé qu¶n lý cã thÈm quyÒn lu gi÷ vµ thùc hiÖn.
-C«ng ty còng nªn cã sæ ghi nh÷ng ngêi sö dông m¸y tÝnh. Nh÷ng ngêi sñ dông thêng xuyªn kh«ng ®îc phÐp cã kh¶ n¨ng xo¸ hoÆc söa ®æi. §Þnh k× c«ng ty nªn tiÕn hµnh kiÓm tra ®éc lËp vÒ c¸c sæ ghi ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng ngêi kh«ng ®îc phÐp
C¸c tÖp tin vµ b¶n ghi cÇn ®îc thêng xuyªn lËp b¶n sao dù phßng, tèt nhÊt lµ hµng ngµy.
-Nªn cã 2 tËp tin dù phßng hoÆc nhiÒu h¬n n÷a, mét tËp tin cÊt gi÷ an toµn trong v¨n phßng c«ng ty vµ m«t tËp tin cÊt gi÷ an toµn ngoµi v¨n phßng.
-Qui tr×nh lËp b¶n sao dù phßng ph¶i ®îc kiÓm tra ®Þnh k× vµ nªn cã mét kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc phôc håi trong trêng hîp tÖp tin gi÷ liÖu chÝnh bÞ háng hoÆc mét trong nh÷ng tÖp tin dù phßng bÞ háng. C¸c d÷ liÖu quan träng nªn ®îc cÊt gi÷ ë m¸y chñ trung t©m, kh«ng nªn lu gi÷ ë c¸c m¸y tÝnh riªng lÎ, vµ chØ h¹n chÕ mét sè ngêi cã thÓ tiÕp cËn.
CÇn cã sù kiÓm tra thêng xuyªn cña tæng c«ng ty ®èi víi c¸c chi nh¸nh cña tæng c«ng ty ®Ó kÞp thêi t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng yÕu kÐm cßn tån t¹i trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng.
Thêng xuyªn ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n nh»m n©ng cao tay nghÒ vµ tiÕp cËn khoa häc kü thuËt ®Ó theo kÞp nhÞp thêi ®¹i, nh»m kh¼ng ®Þnh h¬n n÷a vai trß cña INTRACO trong nÒn kinh tÕ ViÖt Nam.
ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®iÒu ®ã mang l¹i nhiÒu thêi c¬ nhng còng ®Çy nh÷ng khã kh¨n vµ thö th¸ch ®èi víi nÒn kinh tÕ ViÖt Nam nãi chung còng nh sù ph¸t triÓn cña INTRACO nãi riªng, nhng víi nh÷ng thµnh qu¶ mµ INTRACO cã ®îc nh ngµy h«m nay vµ nh÷ng nç lùc,kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, chóng ta kh¼ng ®Þnh r»ng INTRACO sÏ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ v÷ng m¹nh trong t¬ng lai.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- M0376.doc