Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp - Ưu nhược điểm vàđiều kiện, phạm vi áp dụng

A.Lời Mở Đầu Ngày nay với nền kinh tế thị trường , bất kỳ nột doanh nghiệp nào , dù là doanh nghiệp sản xuất , dịch vụ hay kinh doanh thương mại đều phải hoạt động trong môi trường kinh doanh đaỳy biến động . Môi trường này bao gồm nhiều yếu tố như luật pháp , văn hoá , chính trị , môi trường kinh doanh quốc tế , khách hàng ,đói thủ cạnh tranh , nhà cung cấp ...Những yếu tố này luôn luôn thay đổi và tác động tới mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra nhiều cơ hội và nguy cơ mới , vì vậy các kế hoạch , chién lược kinh doanh của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo . Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch , chiến lược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải được xây dựng đẻ phù hợp với nhiệm vụ , yêu cầu mới .Trình độ khoa học ngày càng phát triển nhanh như vũ bão tạo ra những máy móc thiết bị hiện đại , dây truyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với công nghệ mới trên một môi trường đầy biến động của thời kỳ hội nhập . Nhìn chung, việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố khách quan đối với mọi doanh nghiệp , đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang bước vào hội nhập kinh tế càng cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức để nhanh chóng thích nghi với môi trường mới . Với những hiểu biết trên nên em xin chọn đề tài :” Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.Ưu nhược điểm và điều kiện , phạm vi áp dụng. ” B. Phần nội dung I-Cơ sở lý luận chung về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 1. Khái niệm tổ chức ; Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thức hoá ) trong đó các thành viên được thực hiện từng phần việc đuợc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung . Theo Chester I Barnard :” tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức . Nói cách khác , khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu c ên tắ c chung hung thì một tổ chức sẽ được hình thành. ” Nguyên tắc chung về tổ chức. Mỗi doanh nghiệp khi xây dựng bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng phải tuân thủ ,vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức’ những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp voí các quy luật khách quan. Nguyên tắc 1: từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng tổ chức ,từ chức năng mà thiết lập bộ máy quản lý phù hợp : và từ bộ máy mà bố trí con người đáp ứng yêu cầu . Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành mạch cho mỗi bộ phận ,mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thưc hiện. Nguyên tắc 3:Nhiệm vụ , trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng . Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng , chế độ công tác và lề lối làm việc. Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ , kịp thời , trung thực và có độ tin cậy cao Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời đẻ kiẻm chưngs việc thực hiện mọi nhiệm vụ: qua đó xử lý các vấn đề phát sinh , thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm. Nguyên tắc 7: Tạo sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức , giữa người điều hành với tập thể lao động , hướng vào mục tiêu chung. Nguên tắc 8: Tuyển chọn chặt và bố trí sử dụng đúng cán bộ ,nhân viên , tạo điề kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất. 3.Cơ cấu tổ chức 3.1khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau , có mối quan hệ phụ thuộc nhau ,được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm ,quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung toàn doanh nghiệp. 3.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. -Cơ cấu tổ chức trực tuyến -Cơ cấu chức năng -Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến- chức năng -Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng , thị trường . -Cơ cấu hỗn hợp II- Phương pháp xây xựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Để thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý , các nhà khoa học nghiên cứu về quản lý tổng kết thành 4 phương pháp chính: phương pháp loại suy : dựa trên cơ sở phân tích các kinh nghiệm tiên tiến( các mô hình thành công ) mà đưa ra các kiểu mẫu tổ chức quản lý có thể vận dụng cho các doanh nhiệp hoạt động trong đièu kiện tương tự . -Hay nói cach khác phương pháp này suy từ cái có sẵn ( bên ngoài) để lược bỏ lấy những cái hợp lý và phù hợp nhất. -Các mô hình thành công là các mô hình thuộc các kiểu có thể vận dụng : Điển hình là mô hình quản lý của Nhật và mô hình quản lý của Phương Tây Cả hai mô hình đều có những ưu nhược điểm riêng . Tuy nhiên không thể đánh giá được mô hình nào hơn mô hình nào bởi đăc điểm kinh tế - văn hoá- xã hội của mỗi nước là khác nhau . *Ưu điểm của phương pháp này là :đã được kiểm nghiệm qua thực tiễn quản lý song do thực tế muôn màu muôn vẻ cho nên không phải trường hợp cụ thể nào cũng có thể sao chép chỉ nên tham khảo đẻ vận dụng sáng tạo , chọn lọc các ưu điểm phù hợp với đặc điểm và điều kiện doanh nghiệp của mình . *Nhược điểm : dễ dập khuôn (giáo điều) phương pháp kết cấu hoá các mục tiêu :lập ra môt hệ thống các mục tiêu của tổ chức , đem kết hợp với cơ cấu cần xây dựng trên quan điểm hệ thống ( có một phần định lượng ) cho các phương án cần lựa chọn . Thực chất phương pháp này là: xuất phát từ muc tiêu để thấy các chức năng cần được thực hiện bằng cơ cấu tổ chức phù hợp. Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ : Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phưong pháp kết cấu hoá các mục tiêu là cơ cấu chức năng Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý ( theo dõi và phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quản lý ,hướng dẫn cấp dưới thi hành ). Trong một doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng có thể phân ra thành các phòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu như sau : Phòng cung ứng : nguyên liệu , vật tư. Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm tra dự án. Phòng kinh doanh : marketing , tiêu thụ sản phẩm,kế hoạch sản xuất. Phòng tổng hợp ( hành chính tổ chức ) : thông tin quản lý ,tổng hợp hành chính. Phòng tổ chức hoạt động: phúc lợi ,khen thưởng. Qua phân tích có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo phuơng pháp kết cấu hoá các mục tiêu là cách tổ chức tổng thể nhằm hoàn thành mục tiêu đă định . Mọi việc thực hiện tổ chức phải phục vụ cho cái đích cuối cùng ấy , nếu công việc nào không đóng góp cho mục tiêu ấy thì là không cần thiết và không nên tiến hành . Các tổ chức bộ phận cũng thế . Mỗi ban , xí nghiệp , phân xưởng , đơn vị , tổ , nhóm...của công ty đều có mục tiêu cụ thể riêng và là bộ phận của mục tiêu chung , hoà nhịp vói mục tiêu chung . Ưu điểm : Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh trùng lặp các nhiệm vụ. Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế hoạch một cách chính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Nhược điểm : Phương pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co cấu tổ chức cồng kềnh Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. 3.Phương pháp chuyên gia :Dựa vào kiến thức của các chuyên gia , qua nghiên cứu những đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp để kiến nghị các phương án ;trong đó vừa xuất phát từ mục tiêu thực tế vừa dụa vào kinh nghiệm tiến tiến trong lĩnh vực tổ chuức đã được khái quát . Từ đó lựa chọn phương án tối ưu . Điều kiện quan trọng là tìm được các chuyên gia có trình độ , giàu kinh nghiệm và tạo điều kiện cho chuyên gia tìm hiểu kỹ doanh nghiệp. Ưu điểm : Các chuyên gia là những người giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn vì vậy có thể đưa ra các phương án tối ưu phù hợp với doanh nghiệp Nhược điểm: tốn chi phí cho việc thuê những chuyên gia giỏi . Các chuyên gia giỏi thường là những chyên gia nước ngoài , họ dùng ngôn ngữ nứơc ngoài nên chuyện bất đồng ngôn ngữ là không thể tránh khỏi dẫn đến thông tin thiếu chính xác . 4. Phương pháp mô hình hoá : sử dụng cách mô tả toán học , bằng hình mẫu , đồ thị , để nghiên cứu sự phân chia Theo một cách khái quát quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức , từ đó đánh giá được mức độ hợp lý của các phương án . Ưu điểm : 5. Theo một cách khái quát hơn , người ta có thể gộp chung thành hai phương pháp chính: Phương pháp tương tự : Thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý trong một số cơ cấu tổ chuức đã tỏ ra có nhiều ưu điểm . Điều kiện để áp dụng phương pháp này là có những đặc điểm tương tự giữa doanh nghiệp cần thiế kế tổ chức với doanh nghiệp làm mẫu bao gồm : tính đồng nhất về mục tiêu và kết quả cuối cùng( sản phẩm , dịch vụ, công nghệ ) tính đồng nhất về các chức năng quản lý cần thực hiện;tính gần nhau về đặc điểm địa bàn( điều kiện kết cấu hạ tầng , môi trường ) cùng các ngành kinh tế, kỹ thuật... Đây là phương pháp áp dụng khá phổ biến, do có các ưu điểm nổi bật là: Quá trình tổ chức nhanh, chi phí thiết kế ít, thừa kế được kinh nghiệm quí báu của quá khứ( đã được thực tế kiểm nghiệm) tuy vậy vẫn cần tỉnh táo khi vận dụng tránh sao chép dập khuôn, thiếu phân tích cụ thể không hoàn toàn giống nhau. B. Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa học,được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp tổ chức quản lý , mọi đối tượng quản lý , mọi đối tượng quản lý. Tiến trình thực hiện gồm ba giai đoạn như sau: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Giai đoạn I Xác định những kết luận có tính chất Nguyên tắc của cơ cấu Xác định các thành phần cho các bộ Phận của cơ cấu Phương pháp Giai đoạn II Phân tích theo yếu tố Xác định mối liên hệ giữa các bộ Phận Xác định những đặc trưng của các yếu Tố cơ cấu (chức năng , nhiệm vụ , quyền Hạn) Giai đoạn III Quy định hoạt động của cơ cấu chức Quản lý (điều lệ , quy chế) Trong trưòng hợp thiết lập cơ cấu mới công việc được tiến hành theo 3 bước: Bước 1: Dựa vào những quy định pháp lý (luật , văn bản phát quyvà hướng dẫn của cơ quan cấp trên ) xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổng quát và xác định các đặc trưng cần có( cơ bản nhất ) của cơ cấu này;nhằm giải quyết những vấn đề mang tính chất định tính . Nội dung những vấn đề này đó là:xây dựng mục tiêu của tổ chức;xây dựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm mục tiêu;phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý;xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và cấp trên và với các đơn vị đối tác;xác định nhu cầu cán bộ và thông tin. Bước 2: Xác định các thành phần , các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận . Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng( thuộc cơ cấu chính thức ). Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết phải chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng , quyền hạn cho các bộ phận . Cần chú ý phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ;giao quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ , nhân viên cần thiết cho từng bộ phận trong cơ cấu quản lý . Từ đó xây dựng điều lệ , quy chế , lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho tổ chức quản lý vận hành trôi chảy , có hiệu lực cao. Mỗi quốc gia đều có đặc điểm kinh tế chính trị riêng nên việc vận dụng các phương pháp tổ chức và mô hình quản lý không chỉ hoàn toàn mang tính áp dụng . Vì vậy ngoài tinh kế thừa các phương pháp có sẵn mỗi quốc gia mỗi doanh nghiệp khi xây dựng cơ caáu tổ chức cần có tính sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm của quốc gia hoặc doanh nghiệp đó. III-Tình hình xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp nước ta hiện nay. 1. Đặc điểm văn hoá kinh tế Việt Nam. 1.1 . Văn hoá . Nằm trong khu vực Đông Nam á do vậy đăc điểm văn hoá Việt nam mang đậm nét Phương Đông , đó là : Coi trọng thuần phong mỹ tục , kính trọng người lớn tuổi và đề cao yếu tố kinh nghiệm trong mọi lĩnh vực . 1.2. Kinh tế . Có xuất phát điểm thấp là một nước nông nghiệp lac hậu . - Đã từng trải qua thời kỳ vây dựng nền kinh tế tập trung với những yếu kém về quản lý dẫn đến việc nảy sinh tiêu cực và kìm hãm sự phát triển kinh tế . Đang xây dựng nền kinh tế theo kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa . Phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần . 2 . Đề xuất mô hình xây dựng. Dựa trên những đặc điểm về kinh tế – Văn hoá của Việt nam có thể đưa ra một mô hình xây dựng quản lý như sau : pháp luật. 1. Làm theo nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp và của người lao động theo pháp luật Đề bạt và đánh giá theo tiêu chuẩn chức danh tiêu chuẩn công việc của doanh nghiệp , theo năng lực điều kiện của người lao động và Cơ chế kiểm tra cá nhân tự đánh giá tập thể tham gia ý kiến , trưởng xác nhận. 3. Giỏi một nghề,biết vài nghề khác có liên qua , có thể phối hợp thay theo thế cho người khác khi cần thiết. Những vấn đề quan trọng cơ bản lâu dài do tập thể quyết định, những vấn đề diều hành , đột xuất do cá nhân quyết định . Người tập thể ra quyết định có trách nhiệm về nghĩa vụ của mình với quyết định của tập thể , thủ trưởng có trách nhiệm liên đới. ( trách nhiệm ở một mức độ nào đó ). Quyền lợi , lương thưởng phân phối theo sự đóng góp của người lao động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian làm việc . Đơn vị quan tâm tạo quỹ phúc lợi chính đáng để tăng thu nhập cho người lao động (kể cả khi về hưu). Tuy nhiên mô hình xây dựng trên cũng chỉ mang tính chất tham khảo bởi không thể đề ra một mô hình xây dựng chuẩn cho tất cả các doanh nghiệp Viêt Nam trong thời đại ngày nay. Các doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kĩ lưỡng khi lựa chọn cho minh một mô hình xây dựng phù hợp để đạt được hiệu quả cao nhất. Ơ Việt Nam một số doanh nghiệp đã biết vận dụng những mô hình quản lý xây dựng tiên tiến trên thế giới vào doanh nghiệp của mình và thu được những thành công đáng kê trong kinh doanh như: Dệt may Hà Nội chịu ảnh hưởng của mô hình quản lý Tây Đức. Hai công ty có ảnh hưởng bởi mô hình quản lý Nhật Bản đó là:Công ty liên doanh Soder- toseco (Việt- Pháp) và công ty Hanel-plastic, chuyên sản xuất lưới thể thao . Một trong những bí quyết thành công của họ là quan tâm đế lợi ích của nhân viên , cất nhắc người có tài và coi doanh nghiệp như ở nhà . Kết luận Thông qua quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn , một lần nữa có thể khẳng định rằng việc xây dựng cơ cấu tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt đối với sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp , đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Xây dựng cơ cấu tổ chức giúp cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý , hoạt động có hiệu quả , điều hành quá trình kinh doanh có thể giảm chi phí , hạ giá thành , nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường . Để đưa ra phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp và có hiệu quả đòi hỏi nhà nước và các doanh nghiệp phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng. Có như vậy mới có thể đưa kinh tế đất nước phát triển bền vững. * Lời cảm ơn : Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã giúp em hoàn thành bài tiểu luận này . BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TIỂU LUẬN TỔ CHỨC QUẢN LÝ Tên đề tài: PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA MỘT DOANH NGHIỆP ƯU NHƯỢC ĐIỂM PHẠM VI ÁP DỤNG Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thu Hà Lớp : 613 Mã SV : 2001A644 HÀ NỘI 11 - 2003