Quá trình hình thành và phát triển ngành giao nhận ở Việt Nam

0 16.620 % 27,4 14,4 39,5 18,7 100 1998 Sản lượng 4.794 3.001 5.047 3.341 16.183 % 29,62 18,54 31,19 20,65 100 1999 Sản lượng 6.647 3.410 4.762 1.639 16.458 % 40,388 20,719 28,934 9,959 100 Nguồn: Báo cáo tổng hợp (đơn vị: tấn) Đối với giao nhận hàng nhập Năm Khu vực Asean Đông Bắc á Châu Âu tt khác Tổng 1994 Sản lượng 759 2.400 1.409 593 5.161 % 14,7 46,5 27,3 11,5 100 1995 Sản lượng 3.432 4.518 3.036 1.014 12000 % 28,6 37,7 25,3 8,4 100 1996 Sản lượng 2.116 5.374 2.822 885 11197 % 18,9 48 25,2 7,9 100 1997 Sản lượng 4.120 4.650 3.420 2.014 14204 % 29 32,7 24,1 14,2 100 1998 Sản lượng 4.320 4.845 3.513 2.397 15075 % 28.66 32,14 23,3 15,9 100 1999 Sản lượng 11.284 5.426 9.897 5.894 32502 % 34,721 16,694 30,45 18,135 100 Nguồn : Báo cáo tổng hợp Một số chỉ tiêu dùng trong đánh giá kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận ở công ty VIETRANS - Doanh thu (M): Là tổng giá trị biểu hiện bằng tiền doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng hóa, dịch vụ của mình. - Mức tăng (giảm) doanh thu (DM): Là phần chênh lệch giữa doanh thu của kỳ báo cáo so với kỳ gốc. DM = M1 – M0 Trong đó: M1 là doanh thu kỳ báo cáo M0 là doanh thu kỳ gốc - Tỷ lệ tăng (giảm) doanh thu: TLM = DM Ô M0 x 100 (%) - Chi phí kinh doanh (F): Là toàn bộ hao phí về lao động và lao động vật hóa được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Mức tăng giảm chi phí (DF): Là phần chênh lệch giữa chi phí kỳ báo cáo và chi phí kỳ gốc. DF = F1 - F0 Trong đó: F1 là chi phí kỳ báo cáo F0 là chi phí kỳ gốc - Tỷ lệ tăng giảm chi phí kinh doanh (TLF): TLF = DF Ô F0 x 100 (%) - Tỷ suất chi phí (TSF): TSF = F Ô M x 100 (%) Biểu 5: Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty Đơn vị: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 1996 1997 Tăng giảm năm 1997 so 1996 1998 Tăng giảm năm 1998 so 1997 1999 Tăng giảm năm 1999 so 1998 ST TL (%) ST TL (%) ST TL (%) Doanh thu (M) 2715 4219 1504 55,4 4120 - 99 - 2,35 5567 1447 35,12 Chi phí (F) 2366 4002 1635 69,1 3823 - 178 - 4,5 5351 1528 40 Kết quả (P=M-F) 349 218 - - 297 - - 216 - - Tỷ suất chi phí (TSF)(%) 87,15 94,8 - - 92,79 - - 96,12 - - Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm 1996-1999 của công ty Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty nhìn chung là tốt (doanh thu tăng đều qua các năm). Tuy nhiên do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính từ giữa năm 1997 và 1998 đã làm cho doanh thu giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty giảm sút (giảm 99 triệu). Điều này đã ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty. Chi phí cho lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty cũng tăng lên. Nguyên nhận chủ yếu là công ty chú trọng vào việc mở rộng quy mô hoạt động trong lĩnh vực giao nhận như cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, kho tàng, bến bãi, tăng lương cho cán bộ công nhân viên. Do đó mà doanh thu từ hoạt động giao nhận được cải thiện. Tuy nhiên xét về lợi nhuận thì không thu được kết quả khả quan. Cụ thể là nếu kết quả năm 1996 là 349 triệu đồng thì đến năm 1997 giảm xuống. Đến năm 1998 kết quả kinh doanh có tăng lên nhưng năm 1999 lợi nhuận lại sụt giảm đáng kể. Theo số liệu và tính toán ở bảng trên thì tỷ lệ tăng doanh thu qua các năm đều nhỏ hơn tỷ lệ tăng chi phí. Mặt khác, tỷ suất chi phí trong doanh thu của lĩnh vực giao nhận rất cao (trừ năm 1996 là 87,15% còn các năm khác đều ở mức lớn hơn 90%). Từ đó ta rút ra kết luận là việc sử dụng chi phí xét về mặt hiệu quả là không cao. Trong thời gian tới VIETRANS cần tập trung tìm ra nguyên nhân của tình hình này và tìm ra hướng giải quyết phù hợp giúp doanh nghiệp đi lên và cạnh tranh trên thị trường giao nhận. Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển Giao nhận hàng hóa xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Việc giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển được tiến hành theo hai bước. Bước 1: Nhận hàng của người xuất khẩu Công ty thực hiện việc nhận hàng của các chủ tàu từ các địa phương hoặc địa điểm thoả thuận để vận chuyển hàng ra cảng. Việc nhận hàng bao gồm việc xem xét hàng hóa có đúng với quy định trong hợp đồng không; kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi vận chuyển ra cảng để tránh gây phiền hà trong tiến độ giao nhận. Đối với hàng hóa cần phải tái chế, đóng gói lại bao bì, thay thế hoặc sửa chữa, công ty có thể đứng ra đảm nhiệm hoàn tất những công việc này đảm bảo cho hàng hóa đúng như hợp đồng nếu như chủ hàng yêu cầu. Sau khi ký vào biên bản giao nhận hàng giữa công ty và chủ hàng, công ty tiến hành bốc xếp hàng lên phương tiện vận chuyển hàng về kho riêng của đơn vị, tiến hành bảo quản hàng hóa, chuẩn bị cho các công việc tiếp theo. Bước 2: Tổ chức giao hàng lên tàu Khâu này thực hiện theo 2 giai đoạn: Trước khi tàu vào cảng và khi tàu vào cảng. Trước khi tàu vào cảng: Trước khi tàu vào cảng, tàu sẽ gửi thông báo thời gian tàu dự định vào cảng để nhận hàng - ETA (Expected Time of Arrival) cho người giao hàng. Thời gian ETA được gửi phụ thuộc vào tuyến đường xa hay gần. Ví dụ: Tuyến đường xa, ETA được gửi trước 48h, 24h. Tuyến đường gần, ETA được gửi trước 72h, 48h, 24h. Quy trình giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa Tái chế hàng hóa, đóng gói lại bao bì Kiểm tra hàng hóa và ký vào biên bản nhận hàng Dùng phương tiện vận chuyển đưa hàng về lưu kho Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu vào cảng Khi tàu vào cảng Nhận eta Lập danh sách mục hàng hóa gửi cảng và đại lý tàu Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu Kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần) Lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng Nhận NOR Chở hàng hóa ra cảng Lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu Lập biên bản khi có thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa Kiểm tra tàu Ký chấp nhận NOR Thông báo cho chủ hàng ngày tàu rời cảng Đánh giá công tác giao nhận hàng xuất khẩu Làm thủ tục thanh toán phí giao nhận với chủ hàng Thanh toán phí cho cảng Khi nhận được ETA, người giao nhận sẽ tiến hành các công việc sau: - Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản. Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa thông thường do Vinacontrols tiến hành và được thực hiện tại kho riêng của đơn vị (cảng). - Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. - Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp (Shipping Order). - Chỉ dẫn xếp hàng (Shipping Note). - Lập bản danh mục hàng hóa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cảng và gửi cho tàu. Nếu là hàng xuất khẩu đóng trong container, sau khi làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng, hàng sẽ được công ty đóng vào container và hải quan niêm phong kẹp chì. Sau đó công ty dùng phương tiện vận chuyển container và giao lại cho tàu tại CY quy định và lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt). Đối với hàng lẻ, VIETRANS cấp cho chủ hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading), tập hợp các lô hàng lẻ thành một lô nguyên và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của Hải quan. Tàu vào cảng: Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ - NOR (Notice of Readiness) cho người giao hàng. Khi nhận được NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc: - Tổ chức chuyên chở hàng hóa từ kho ra cảng để xếp lên tàu. - Căn cứ vào bản kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo Plain). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. - Cùng với tàu, cảng theo dõi, đôn đốc việc xếp hàng lên tàu. Người giao nhận có mặt liên tục để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Khi bốc hàng lên tùa cần đảm bảo kỹ thuật xếp hàng để hàng hóa được an toàn trong quá trình chuyên chở. - Lập các biên bản cần thiết khi có hư hỏng, thiếu hụt hàng hóa. - Lập bộ chứng từ thanh toán: Xếp hàng lên tàu xong, cảng lấy biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn (B/L), sau đó người giao nhận sẽ lấy vận đơn và tập hợp cùng các chứng từ cần thiết khác lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. - Thông báo cho chủ hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhập khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vân chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. - Làm thủ tục thanh toán phí giao nhận với chủ hàng. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Đây là công việc hết sức phức tạp vì hàng hóa kết thúc quá trình trên một hành trình dài nên có thể xảy ra nhiều biến cố. Công việc được tiến hành theo nhiều bước: Trước khi có ETA Trước khi có ETA, người giao nhận phải thu thập các thông tin về tàu và hàng hóa. Thông qua VOSA, người giao nhận sẽ có thông tin về tàu như tên quốc tịch, ngày tàu sẽ đến cảng dỡ hàng...; bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để cảng có thể tiến hành dỡ hàng. Thông qua chủ hàng, người giao nhận lấy vận đơn gốc và các chứng từ khác về hàng hóa như giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu..., người giao nhận bàn bạc với chủ hàng để lập kế hoạch giao cho các chủ nội địa. Khi nhận được ETA Nhận được ETA, người giao nhận viết giấy báo hàng về cho chủ hàng nội địa lần thứ nhất để họ chủ động chuẩn bị các phương tiện đưa ra cảng lấy hàng. Đồng thời, người giao nhận sẽ làmn các công việc sau: Bước 1: xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần). Bước 2: nếu là hàng đặc biệt, kết hợp với các cơ quan hữu quan (cảng, hải quan, lực lượng PCCC) để có kế hoạch phòng ngừa. Bước 3: tiến hành kê khai hải quan nhập khẩu. Nội dung tờ khai hải quan được lập theo quy định của Nhà nước (Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan). Sau khi lập xong tờ khai hải quan, công ty gửi bộ hồ sơ hàng hóa nhập khẩu tại nơi quy định phân luồng hàng hóa. Bộ hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, bản kê chi tiết (với hàng hóa không đồng nhất), hóa đơn thương mại, vận đơn (bản sao) và các giấy tờ liên quan khác. Người giao nhận mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O). Trường hợp chưa có vận đơn gốc, phải có giấy cam đoan hoặc có giấy bảo đảm của ngân hàng. Nội dung lệnh giao hàng gồm: tên công ty XNK, tên cơ quan nhận hàng (ở đây là VIETRANS), tên tàu, đề nghị của người chuyên chở, số vận đơn, ký mã hiệu, tên hàng, số lượng, trọng lượng. Khi nhận được NOR Khi nhận được NOR trong vòng 24 giờ, người giao nhận sẽ thông báo cho chủ hàng nội địa lần thứ 2. Gửi lệnh giao hàng cho công ty xuất nhập khẩu để họ có cơ sở đòi tiền chủ hàng nội địa. Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng cho chủ hàng nội địa Nhận hàng từ tàu, giao hàng từ kho bãi Hàng được đưa vào kho bãi bảo quản sau đó mới giao cho chủ hàng. Theo phương pháp này chủ hàng sẽ phải tốn thêm chi phí vận chuyển hàng từ cảng vào kho và phí lưu kho (nhưng trên thực tế đây là phương thức thường dùng). Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng cho chủ hàng nội địa được thực hiện theo ba bước: Bước 1: Nhận hàng từ tàu bao gồm các công việc: Lấy hồ sơ xếp hàng (Cargo Plan) và sơ đồ hầm tàu (Hatch List) từ chủ hàng nhằm biết rõ vị trí hàng hóa để dỡ và kiểm tra trạng thái hàng hóa trước khi dỡ. Cảng, đại diện tàu và cán bộ giao nhận của công ty tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hàng hóa hư hỏng, mất mát, hầm tàu ẩm ướt, hàng mất mùi, mốc,... thì lập biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu. Biên bản này do cảng và thuyền trưởng lập đối tịch hoặc giám định viên được người nhận hàng mời đến lập. Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi. Quá trình dỡ hàng được tiến hành dưới sự giám sát của đại diện hải quan, cảng và cán bộ giao nhận. Trong khi dỡ hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng nhận từ tàu vào biên bản kiểm hàng (Tally Report), cuối ngày ghi vào biên bản cuối cùng (Final Report). Phía tàu cũng cho người ghi vào Tally Sheet. Phía công ty VIETRANS cũng có cán bộ kiểm nhận hàng hóa. Sau đó tất cả các bên đối chiếu số liệu thống nhất ghi vào Tally Sheet. Khi đã dỡ hàng xong toàn bộ, lập biên bản kết toán với tàu (ROROC - Report On Receipt Of Cargo). Nếu số lượng hàng thực tế ít hơn số lượng hàng ghi trong vận đơn thì yêu cầu lấy giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC - Certificate of Shortlanded Cargo). Biên bản này thường do Đại lý tàu biển cấp. Nếu hàng bị hư hỏng hoặc đổ vỡ thì lập biên bản cho số hàng đổ vỡ (COR - Cargo Outurn Report). Đối với hàng hóa khó xác định tổn thất ngay hoặc nghi ngờ về hàng hóa tổn thất thì tiến hành lập thư dự kháng (LR - Letter of Reservation) để chứng minh công ty đã thông báo tổn thất rõ ràng cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Nhận hàng xong, Công ty sẽ bảo quản hàng trong kho bãi chờ giao hàng cho chủ hàng nội địa. Bước 2: Giao hàng cho chủ hàng nội địa Công ty cử cán bộ đưa chủ hàng đến kho nhận hàng theo trình tự sau: Kiểm tra giấy tờ do chủ hàng nội địa xuất trình. Quản lý kho căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa xuất kho, xác định vị trí hàng hóa, bố trí phương tiện dỡ hàng giao cho chủ hàng nội địa. Chủ hàng nội địa kiểm tra hàng hóa, lập các biên bản cần thiết, yêu cầu các bên cùng ký vào biên bản. Chủ hàng nội địa đưa hàng về kho riêng của mình. Bước 3: Giải quyết khiếu nại khi có khiếu nại của chủ hàng nội địa. Nhận hàng từ tàu, giao hàng cho chủ hàng nội địa ngay ở cầu tàu: Hàng được cẩu trực tiếp từ tàu vào phương tiện của chủ hàng nội địa. Phương pháp này có ưu điểm nổi bật là không phải vận chuyển và bảo quản hàng trong kho nên chủ hàng tiết kiệm được chi phí lưu kho, hạn chế tổn thất cho hàng hóa, hàng được đưa vào sử dụng nhanh hơn, tăng tốc độ vòng quay vốn. Quy trình nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển hàng hóa Trước khi có ETA Thông qua VOSA Thông qua chủ hàng Thông tin về tàu gồm: Tên, quốc tịch, ngày đến,... Bản lược khai hàng Lấy vận đơn gốc và các chứng từ khác Nhận ETA Thông báo cho chủ hàng lần thứ nhất Làm đơn xin kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần) Kết hợp các cơ quan hữu quan để phòng ngừa sự cố khi nhận hàng Kê khai hải quan, làm hồ sơ hàng nhập khẩu Mang vận đơn gốc và giấy tờ khác đến VOSA để lấy D/O Nhận NOR Thông báo cho chủ hàng nội địa lần thứ hai Nhận hàng từ tàu Lấy sơ đồ hầm tàu, sơ đồ xếp hàng Kiểm tra tình trạng hầm tàu Dỡ hàng Lấy biên bản giám định xếp hàng trong tàu (nếu hàng xếp không đúng quy định) Kiểm đếm Hàng nhận Lấy LR (đối với hàng hóa khó thấy tổn thất hoặc có nghi ngờ hỏng hàng) Lấy biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng Kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hoá Giám định, xác định tổn thất thực tế và lấy giấy xác nhận Lập ROROC Lấy giấy chứng nhận hàng thiếu Gửi cho chủ hàng nội địa Chở hàng về cho đơn vị, chờ giao cho chủ hàng Trước khi nhận hàng, Công ty VIETRANS phải hoàn tất thủ tục hỉa quan và trao cho cảng vận đơn (B/L), lệnh giao hàng (D/O). Sau khi đối chiếu với bản lược khai hàng (Manifest), cảng sẽ lên hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao thẳng để Công ty trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu dể nhận hàng. Sau đó việc nhận hàng từ tàu được tiến hành theo các bước: Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (vẫn do cảng làm). Lập các giấy tờ cần thiết (Bảng kiểm đếm - Tally Sheet; biên bản hàng hóa đổ vỡ, hư hỏng - COR; giấy chứng nhận hàng thiếu - CSC; biên bản kết toán với tàu - ROROC; thư dự kháng - LR). Thanh toán phí giao nhận với chủ hàng nội địa. Giám định: Khi nhận hàng nhập khẩu, nếu có tổn thất hàng hóa thì phải tiến hành giám định nhằm tìm ra nguyên nhân của tổn thất và phân định trách nhiệm. Việc giám định được tiến hành tên cơ sở yêu cầu giám định của một hoặc các bên liên quan như: chủ hàng, người chuyên chở...Giám định tổn thất hàng hóa có hai loại: Tổn thất dễ thấy như hàng ướt, mốc...thì việc giám định sẽ tiến hành ở trên hiện trường hoặc kho bãi của cảng trong vòng 60 ngày kể từ khi dỡ hàng ra khoỉ tàu. Tổn thất khó thấy như tổn thất về số lượng, chất lượng...thì tiến hành giám định tại kho riêng của chủ hàng. Trong quá trình giao nhận, đặc biệt là khi hàng tổn thất, người giao nhận phải lập đầy đủ, chính xác những chứng từ, biên bản cần thiết để đòi được các bên bồi thường nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng. iii - Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển của vietrans Thông qua việc phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ta có thể rút ra được những thuận lợi và khó khăn còn tồn tại trong việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty VIETRANS. Thuận lợi - Là công ty đầu tiên của Việt Nam tham gia vào thị trường giao nhận nên hoạt động của công ty có một quá trình lâu dài, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm đáng quý và có được những khách hàng lớn. Công ty đã liên doanh liên kết được với nhiều đối tác trong và ngoài nước, có hệ thống đại lý rộng khắp. Điều này giúp cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, việc thuê phương tiện vận chuyển thuận lợi, có chất lượng cao. Chất lượng của dịch vụ giao nhận được đánh giá cao từ phía khách hàng. Công tác làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng có chất lượng cao. Khó khăn Quy trình giao nhận hàng hóa chưa được hoàn thiện để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Hệ thống phương tiện, cơ sở vật chất chưa thực sự được hiện đại hóa. Công tác tổ chức quản lý chưa thực sự có hiệu quả cao, việc sử dụng chi phí kinh doanh chưa hợp lý dẫn tới kết quả thu được còn thấp. Việc kinh doanh dịch vụ giao nhận còn mang tính thời vụ. Hoạt động giao nhận hầu như dồn vào 6 tháng cuối năm, còn 6 tháng đầu năm (đặc biệt là quý I) luôn trong tình trạng thiếu việc làm mà Công ty vẫn phải trả lương công nhân, vẫn phải khấu hao máy móc thiết bị nên hầu như bị lỗ vốn ở các tháng đầu năm, phải dung lãi của các tháng còn lại bù đắp. Thiết bị chưa được khai thác triệt để, hiệu quả sử dụng đạt được thấp. Đội ngũ cán bộ công nhân viên còn nhiều mặt hạn chế về trình độ và kinh nghiệm, ít được đào tạo, bồi dưỡng, hơn nữa lại từ nhiều ngành kinh tế kỹ thuật khác chuyển sang, số người làm đúng ngành nghề chuyên môn chưa cao. Nguyên nhân: Hoạt động giao nhận là một công việc cực kỳ phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng, nhưng nhiều cán bộ chủ chốt lại từ các ngành nghề khác chuyển sang nên kiến thức về kinh tế thị trường và khả năng đưa ra chiến lược phù hợp còn hạn chế. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có nghiệp vụ tuy liên tục được đào tạo nhưng vẫn chưa hội đủ được kiến thức cần thiết để phục vụ cho công tác giao nhận. Mặc dù là doanh nghiệp lớn nhưng VIETRANS vẫn chưa có bộ phận Marketing. Những thuận lợi và khó khăn trên đòi hỏi phải có phương hướng giải quyết thích hợp thì hoạt động giao nhận của Công ty mới có hiệu quả và phát triển. Ngoài ra còn một số nguyên nhân như sự thiếu nhất quán trong chính sách Nhà nước, thủ tục hải quan ở các cửa khẩu Việt Nam quá rườm rà và lâu, chi phí ngoài sổ sách nhiều cũng gây ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động giao nhận của công ty. Những khó khăn trên gây ra những khó khăn cho VIETRANS trong việc phát triển hoạt động giao - vận nói chung và trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng. Chính vì vậy VIETRANS cần phải đề ra phương hướng, mục tiêu cũng như các giải pháp để khắc phục để khắc phục những khó khăn đó. Vấn đề này không thể giải quyết trong một sớm một chiều mà phải có sự góp sức của toàn thể cán bộ công nhân viên và sự phối hợp giữa các phòng ban. Sau khi thực tập ở Công ty Giao nhận và kho vận ngoại thương, em xin đưa ra một số biện pháp nhằm phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận ở công ty này. Chương III. Một số đề xuất nhằm phát triển, nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển ở vietrans I - Định hướng phát triển kinh doanh của vietrans trong thời gian tới Mục tiêu trong tương lai của ngành vận tải nước ta Trong thời gian tới 2001 - 2010, mục tiêu của thương mại nước ta là mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng, năng suất, hiệu quả, đạt tốc độ tăng tổng mức bán lẻ là 14%/năm, GDP tăng từ 5,5 - 6%; sản lượng thực quy thóc đạt 33,5 - 34 triệu tấn; giá trị sản xuất công nghiệp tăng từ 10,5 - 11%; dịch vụ tăng từ 11 - 12%; tổng kim ngạch xuất khẩu tăng từ 11 - 12%. Những mục tiêu đó đặt ra yêu cầu phát triển cả trong lĩnh vực giao nhận và vận tải nói chung và vận tải đường biển nói riêng. Theo dự tính thì nhu cầu về giao nhận hàng hóa trong thời gian tới như sau: Biểu 6: Dự đoán nhu cầu giao - vận hàng hóa 2000 và 2010 (đơn vị: triệu tấn) 2000 2010 Đường biển 86.20 227.80 - Hàng hóa XNK của Việt Nam 73.51 169.49 - Hàng hóa quá cảnh của Lào, Thái Lan, Campuchia, Trung Quốc 3.19 9.31 - Hàng hóa trung chuyển giữa các tàu nước ngoài 9.50 49.00 Nguồn: Mạng Internet - Dự báo của Bộ kế hoạch và đầu tư Để đạt được các mục tiêu trên cần có sự đóng góp không nhỏ của các Doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế. Nhận thức được tầm quan trọng của ngành, mục tiêu đặt ra cho các doanh nghiệp giao nhận trong thời gian tới là tốc độ bình quân hàng năm đạt từ 9 - 10%. Theo đó thì từ nay đến năm 2020 đóng góp của ngành sẽ hết sức to lớn trong việc thực hiện nhiệm vụ của Đảng đề ra. Biểu 7: Giá trị sản lượng (dự toán) của ngành giao nhận vận tải quốc tế Việt Nam năm 2000 đến 2020 (với tốc độ 10%) (Đơn vị tính: tỷ USD) Năm 2000 2005 2010 2015 2020 GTSL 1,64 2,753 4,85 7,4 11,918 Nguồn: Tạp chí Nghiên cứu kinh tế số 258 - tháng 11 năm 1999 Cùng với sự phát triển về số lượng, cơ cấu sản lượng thu được cũng phải thay đổi. Nếu hiện nay thị phần hàng hóa XNK của các doanh nghiệp giao nhận vận tải Việt Nam mới chỉ chiếm từ 11 - 15%, còn lại phải thuê nước ngoài chuyên chở từ 80 - 85% thì đến năm 2015 phải hoàn toàn chiếm lĩnh phần vận chuyển xuất đi, tiến tới phải tham dự vào việc phục vụ khách hàng vận chuyển hàng hóa sang nước thứ ba. Phương hướng và nhiệm vụ của VIETRANS trong thời gian tới Để tiếp tục phát triển và phấn đấu lấy lại vị trí hàng đầu trong dịch vụ giao nhận, VIETRANS cần phải đề ra các biện pháp cũng như định hướng cho hoạt động giao nhận nói chung và giao nhận đường biển nói riêng trong thời gian tới. Cụ thể: Đẩy mạnh hợp tác và mở rộng hơn nữa quan hệ với các hãng giao nhận nước ngoài, các hãng tàu, hãng hàng không, đại lý giao nhận, tìm kiếm thêm các hợp đồng đại lý mới đồng thời củng cố mối quan hệ với các khách hàng cũ, các công ty giao nhận vận tải ở nước ngoài để phát triển nguồn hàng, ký kết hợp đồng mới cùng hợp tác kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận. Mở rộng quan hệ đa phương ở trong và ngoài nước để phát triển và tăng thêm nguồn vốn, nâng cao thêm năng lực thiết bị, phương tiện và xây dựng thêm cơ sở hạ tầng như các bãi làm hàng, trạm thông quan nội địa, kho phân phối hàng lẻ, phương tiện vận tải đồng thời đổi mới cơ chế quản lý doanh nghiệp thông qua việc học hỏi kinh nghiệm, phương pháp quản lý tiên tiến của nước ngoài. Mở rộng hoạt động dịch vụ giao nhận bằng đường biển ra thị trường nước ngoài. Phát triển hệ thống chiến lược tiếp thị hoàn chỉnh hơn, đầu tư kinh phí thỏa đáng cho công tác Marketing, tiếp cận tới các khu vực ngành nghề có sản phẩm cần thiết phải vận chuyển bằng đường biển như xuất nhập khẩu hàng nông sản, vật liệu xây dựng, dược liệu, nguyên vật liệu cho sản xuất... Về vấn đề giá cả, công ty nên chào giá trọn gói dịch vụ, xây dựng biểu giá ổn định và linh hoạt khi thương lượng với khách hàng, tiếp tục chính sách khuyến mại và chiết khấu cần thiết cho khách hàng trong và ngoài nước gắn bó với doanh nghiệp hơn. Giải pháp cuối cùng được coi là quan trọng nhất là đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong ngành, kịp thời cập nhật thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới. Có như vậy doanh nghiệp mới đảm bảo kinh doanh lâu dài, các sản phẩm dịch vụ mới có chất lượng cao, giữ vững uy tín là công ty giao nhận lâu năm. Trên cơ sở đó doanh nghiệp có thể chuyển từ thế thụ động trước các đối tác nước ngoài sang thế chủ động, kinh doanh đa dạng không chỉ ở Việt Nam mà cả ở thị trường nước ngoài. II - những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển ở công ty vietrans Qua việc phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của VIETRANS, ta thấy công ty đã áp dụng được một quy trình giao nhận hàng tương đối phù hợp trong điều kiện xuất nhập khẩu hàng hóa hiện nay ở nước ta. Tuy nhiên, quy trình đó chỉ áp dụng đối với các điều kiện giao hàng xuất khẩu và nhập khẩu đang áp dụng phổ biến ở nước ta. Các điều kiện giao hàng đó có địa điểm chuyển giao rủi ro về hàng hóa đều ở tại cảng đi (cảng người bán). Trong thời gian tới, khi trình độ và kinh nghiệm trong kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta được nâng cao, thì điều kiện về cơ sở giao hàng sẽ được áp dụng rộng rãi hơn, trách nhiệm của nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu sẽ lớn hơn. Để đáp ứng được xu hướng này, công ty cần có được quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tổng quát hơn, áp dụng được cho mọi điều kiện cơ sở giao hàng. Dưới đây là một quy trình công ty có thể áp dụng trong công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển được đóng trong các container, quy trình bao gồm các bước sau: Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển hàng hóa với khách hàng, công ty tiến hành điện báo đại lý cho đại lý giao nhận của mình ở cảng đến để họ chuẩn bị các công việc cần thiết. Đồng thời đến ngày quy định trong hợp đồng ủy thác, công ty chuẩn bị các phương tiện vận chuyển và cán bộ để nhận hàng ở địa điểm quy định. Khi nhận hàng, công ty cũng tiến hành như quy trình mà công ty đang áp dụng. Khi việc giao nhận hàng đã xong, công ty đưa hàng về kho của mình chuẩn bị cho công việc tiếp theo. Song song với công việc nhận hàng, công ty thực hiện việc thuê tàu thông qua các công ty tàu biển mà công ty quen biết, qua các công ty mà VIETRANS làm đại lý cho họ. Khi thuê tàu, công ty cần phải xem xét nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thương, từ đó tìm ra được tuyến đường thích hợp cho công việc vận chuyển hàng hóa, thời gian tàu đến cảng để nhận hàng hoá và khởi hành đến cảng của nhà nhập khẩu. Sau khi thuê tàu, công ty phải liên tục thu thập thông tin về tàu thông qua đại lý tàu biển. Thực hiện các công việc kê khai hàng hóa gửi cảng và đại lý tàu, lập tờ khai hải quan và những giấy tờ liên quan khác nộp cho hải quan cảng để thông quan hàng xuất khẩu. Công ty cần định ra thời gian hợp lý để hải quan kiểm tra hàng và niêm phong kẹp chì, thông thường là thời gian công ty nhận được ETA (Expected Time of Arrival). Khi nhận được ETA, công ty mời cơ quan kiểm nghiệm, kiểm dịch đến kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa (nếu cần). Tiếp đó tiến hành gom hàng thành lô sau khi hải quan đã kiểm tra hàng, đóng hàng vào container. Hàng được đóng vào container nào, hải quan tiến hành niêm phong kẹp chì ngay đến đó. Nhận được thông báo tàu đến, công ty cử cán bộ của mình thông báo cho cảng, đồng thời tiến hành kiểm tra tàu. Sau khi đã kiểm tra xong tàu, công ty tổ chức chuyên chở container ra bãi container (CY - Container Yair). Tàu và cán bộ công ty đứng ra giao nhận container tại bãi này. Phía tàu sẽ kiểm tra niêm phong, kẹp chì, số lượng container chứa hàng. Sau đó hai bên ký vào biên bản giao nhận hàng giữa tàu và công ty. Phía công ty, sau khi giao hàng, sẽ lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt), mang đến đại lý tàu biển đổi lấy vận đơn (nếu trong hợp đồng ngoại thương yêu cầu) và tập hợp thành bộ chứng từ gửi cho chủ hàng. Sau khi container được xếp lên tàu, bắt đầu nhổ neo, công ty tiến hành điện báo đại lý cho đại lý giao nhận của mình tại cảng của nhà nhập khẩu. Nhận được điện báo đại lý, đại lý giao nhận của công ty sẽ thu thập thông tin về tàu thông qua đại lý tàu biển ở cảng nhập khẩu. Đồng thời thu thập các giấy tờ do VIETRANS chuyển đến làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu, thông báo cho cảng để cảng chuẩn bị kế hoạch dỡ container khỏi tàu khi tàu đến. Đại lý giao nhận tiến hành thông báo lần thứ nhất cho chủ hàng nhập khẩu đồng thời cử cán bộ ra bãi container để nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong, đại lý và phía tàu cùng ký vào biên bản kết toán nhận hàng đồng thời lập biên bản khi có dấu hiệu hư hỏng, mất mát của hàng hóa. Chở container về kho của đại lý đồng thời báo cho chủ hàng nhập khẩu ngày giờ và địa điểm giao hàng. Thông báo cho VIETRANS về việc đã nhận hàng và làm thủ tục nhập khẩu cho hàng hóa. Công ty thông báo cho nhà xuất khẩu về việc hàng hóa đã được chuyển sang nước nhập khẩu và đã được thông quan để họ có cơ sở đòi tiền nhà nhập khẩu. Đại lý tiến hành đưa hàng ra khỏi container, kiểm tra hàng và bao bì hàng hóa. Đến ngày giao hàng đã định, đại lý tổ chức chuyên chở hàng hóa đến địa điểm quy định, giao hàng cho nhà nhập khẩu sau khi họ đưa ra các chứng từ cần thiết đã quy định trong hợp đồng. Trên đây là quy trình giao nhận hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển đóng trong container. Quy trình này tập hợp hầu hết trách nhiệm của nhà xuất khẩu trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương. Do đó tuỳ theo hợp đồng mà công ty tiến hành các bước công việc thích hợp cho mình, đảm bảo hiệu quả công việc. Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển không dùng container: Quy trình này cũng bao gồm các bước như trong quy trình giao hàng xuất khẩu đóng trong container, chỉ khác bước giao hàng lên tàu. Trước khi đến cảng, công ty phải lấy hồ sơ xếp hàng, phải trực tiếp đứng ra giao nhận hàng tại tàu, giám sát việc xếp hàng. Công ty phải có nhân viên kiểm đếm hàng, hàng được giao lên tàu ở quy trình mà công ty đang áp dụng. Một điểm khác nữa là khi đại lý nhận hàng thì địa điểm nhận hàng không phải ở bãi container mà ở ngay tại tàu. Việc giao nhận được thực hiện trực tiếp giữa tàu và cán bộ của đại lý giao nhận. Quy trình giao hàng xuất khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng giao nhận ủy thác giao nhận vận chuyển Điện báo cho đại lý Nhận hàng từ nhà xuất khẩu Đưa hàng về kho Mua bảo hiểm cho hàng hóa Thuê tàu Thu thập thông tin về tàu Lập danh mục hàng hóa gửi Cảng và gửi đại lý tàu; Lập tờ khai hải quan; tập hợp cùng các chứng từ khác nộp cho hải quan Nhận ETA, tiến hành kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa; Mời hải quan đến kiểm tra hàng Tổ chức giao hàng cho tàu Điện báo cho đại lý ở Cảng đến Khi tàu đến, đại lý thông báo cho chủ hàng nhập khẩu, đồng thời đứng ra nhận hàng, chở hàng về kho riêng sau khi đã thông quan hàng nhập khẩu Rút hàng khỏi container, đóng gói lại hàng hóa Giao hàng cho chủ hàng Thông báo cho công ty VIETRANS Giải quyết các khiếu nại giữa các bên có liên quan; thanh toán phí giao nhận với chủ hàng Đánh giá công tác tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu Các bước trong khi nhận hàng ở đại lý giao nhận cũng tương tự như khi nhận hàng tại tàu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa chuyên chở bằng đường biển đã phân tích ở chương hai. Khi hàng hóa được nhận và chở về kho của đại lý, đại lý cũng phải điện cho VIETRANS đồng thời tiến hành kiểm tra hàng bao gói lại hàng hóa (nếu cần) và làm các công việc khác như ở quy trình trên. 2. Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Sau khi ký hợp đồng giao nhận vận chuyển hàng hóa, công ty điện báo cho đại lý giao nhận của mình tại nước của nhà xuất khẩu để họ chuẩn bị các công việc cần thiết. Công ty tiến hành thuê tàu thông qua các công ty tàu biển mà công ty làm đại lý. Mua bảo hiểm cho hàng hóa để đề phòng rủi ro có thể xảy ra. Khi nhận được điện báo và các giấy tờ, chứng từ cần thiết từ VIETRANS, đại lý giao nhận tiến hành chuẩn bị phương tiện đến địa điểm quy định trong hợp đồng để nhận hàng. Khi nhận hàng đại lý phải tiến hành kiểm tra hàng hóa, mức độ phù hợp của chúng so với hợp đồng. Chở hàng về kho của đại lý, tiến hành bao gói lại hàng nếu thấy cần, tập hợp các giấy tờ liên quan nộp cho hải quan để thông quan hàng xuất khẩu, nộp tờ khai hàng hóa cho VOSA và cảng. Thu thập thông tin về tàu thông qua đại lý tàu biển. Khi nhận được ETA đại lý mời nhân viên hải quan đến kiểm tra hàng sau đó đóng hàng vào container, hải quan tiến hành niêm phong. Khi nhận được thông báo tàu đến, đại lý vận chuyển hàng ra bãi container (CY - Container Yard) để giao cho tàu nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với hàng không dùng container để chứa thì công ty vận chuyển hàng ra cảng. Nhân viên và công nhân cảng tiến hành giao hàng cho tàu. Sau khi giao hàng đại lý giao nhận phải thu nhận các chứng từ cần thiết gửi cho công ty VIETRANS, thông báo ngày tàu rời cảng cho công ty. Công ty thông qua đại lý tàu biển thu thập các thông tin về tàu để bố trí thời gian làm các công viện cần thiết. Khi nhận được ETA, công ty tiến hành thông quan hàng nhập khẩu cho hàng hóa, nộp các giấy tờ cần thiết cho cảng. Khi tàu đến, công ty cử cán bộ ra bãi container để nhận hàng và vận chuyển về kho đơn vị đối với hàng đóng trong container. Đối với hàng không đóng trong container, việc nhận hàng được thực hiện như khi tổ chức nhận hàng từ tàu của công ty (đã được trình bày ở chương hai). Đồng thời, công ty báo cho chủ hàng lần thứ nhất về việc hàng đã được đưa đến cảng. Sau khi nhận hàng và chở hàng về kho, công ty tổ chức dỡ hàng ra khỏi container, đóng gói lại bao bì (nếu cần) và báo lại cho chủ hàng địa điểm và thời gian giao hàng. Quy trình nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển Ký hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển Điện báo cho đại lý tại nước nhập khẩu Thuê tàu Đại lý nhận được điện và các giấy tờ cần thiết từ công ty VIETRANS, tiến hành nhận hàng từ nhà nhập khẩu Đưa hàng về kho, tiến hành đóng gói (nếu cần), làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu Thu thập thông tin về tàu Nhận được ETA, đại lý mời hải quan đến kiểm tra hàng Khi tàu đến, đại lý tổ chức giao hàng cho tàu Điện báo cho công ty VIETRANS về việc tàu rời cảng Thu thập thông tin về tàu thông qua VOSA Gửi các giấy tờ cần thiết cho công ty VIETRANS Công ty VIETRANS thu thập thông tin về tàu Khi nhận ETA, công ty tiến hành thông quan hàng nhập khẩu Khi tàu đến công ty tổ chức nhận hàng từ tàu cùng với cảng. Chở hàng về kho Thông báo cho chủ hàng lần thứ nhất Công ty dỡ hàng ra khỏi container, tiến hành bao gói lại hàng (nếu cần) Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu sau khi đã thông báo cho chủ hàng lần 2 một khoảng thời gian nhất định Giải quyết các khiếu nại, đánh giá công tác giao nhận hàng nhập khẩu Tổ chức giao hàng cho nhà nhập khẩu. Giải quyết các khiếu nại của các bên hữu qua. Thanh toán phí giao nhận với chủ hàng. Đánh giá công tác tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu, rút ra những ưu nhược điểm. 3. Một số giải pháp khác a. Nâng cao tính hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Khi có được quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hợp lý, Công ty sẽ thực hiện giao nhận hàng hóa có hiệu quả tốt hơn nhiều. Do đó Công ty nên có những giải pháp thích hợp để có thể tổ chức thực hiện các quy trình đó sao cho có kết quả cao nhất. Cụ thể là: Thứ nhất, trong mỗi giai đoạn của quy trình cần giao nhiệm vụ cụ thể cho một hoặc một số cán bộ công nhân viên chuyên môn hóa một công việc nào đó. Như vậy sẽ giúp cho việc thực hiện quy trình được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí không cần thiết. Thứ hai, xây dựng mối quan hệ mật thiết với các cơ quan kiểm nghiệm, các cơ quan hải quan. Xây dựng tốt các quan hệ này sẽ giúp cho các công việc như thông quan hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch hàng hóa...được tiến hành nhanh chóng, có chất lượng tốt, tránh được tình trạng khi hàng đến, công tác giao nhận tiến hành chậm trễ, gây ứ tắc... Thứ ba, các cán bộ làm ở các bước khác nhau trong quy trình cần thường xuyên thông tin, liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một chuỗi các công việc gắn kết với nhau. Chỉ cần có một sự trục trặc ở khâu nào đó của quy trình sẽ tác động lớn tới chất lượng của dịch vụ giao nhận hàng hóa. Công ty cũng cần phải làm cho mỗi cán bộ hiểu được rõ trách nhiện, ý thức, nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó là những quy chế, quy định, thưởng phạt cán bộ công nhân viên. Có như vậy thì mới nâng cao được ý thức trách nhiệm của họ, kích thích động viên họ làm hết mình cho công việc. Thứ tư, tăng cường liên doanh, liên kết với các hàng tàu, các công ty giao nhận trong và ngoài nước. Điều này sẽ làm tăng chất lượng dịch vụ, mở rộng thị phần hoạt động, tăng tính cạnh tranh...và đặc biệt thuận lợi hơn cho Công ty khi Công ty cung cấp dịch vụ từ cửa đến cửa (door to door) cho khách hàng. Khi làm đại lý cho các hàng tàu, Công ty có thể lựa chọn thuê được những loại tàu có chất lượng tốt, đảm bảo khả năng đi biển lại có mức ưu đãi trong thuê tàu. Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài cũng giúp Công ty thu hút được khách hàng tiêu thụ dịch vụ mình, do đáp ứng được tâm lý chuộng “chất lượng ngoại”. Khi có các đại lý giao nhận ở các cảng trong và ngoài nước, Công ty có nhiều thuận lợi trong việc nhận hàng tại cảng, đặc biệt là các cảng quốc tế. Ngoài những giải pháp cho quy trình giao nhận hàng trên, công ty cũng cần lưu tâm trong việc đổi mới, nâng cấp các phương tiện vận chuyển hàng hóa ra cảng đảm bảo cho sự di chuyển của hàng hóa được an toàn, nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng vận chuyển hàng hóa, củng cố lòng tin của khách hàng; trang bị thêm các loại salan vận chuyển hàng từ cảng ra nơi tàu neo đậu để đưa hàng lên tàu trong trường hợp tàu không thể cập cảng ở tại cầu cảng. Mặt khác, công ty phải chú trọng đến mạng lưới thông tin, việc trang bị hệ thống trao đổi thông tin được nối mạng quốc tế, một hệ thống mạng vi tính hiện đại trong phạm vi toàn doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Thêm nữa, việc nâng cấp, tu sửa, hiện đại hóa hệ thống kho bãi của công ty tại cảng cũng rất cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo cho việc bảo quản, lưu giữ, bao gói đóng hàng vào container được an toàn, có chất lượng tốt, tạo sự yên tâm cho khách hàng. Công ty còn phải có công tác quản lý hàng hóa lưu kho một cách hợp lý bằng cách xây dựng quy trình nhập hàng, xuất hàng hợp lý, dễ áp dụng. Và khi hàng hóa được cất giữ trong kho thì chúng cần phải có chế độ bảo quản hợp lý. Quy trình nhập kho hàng hóa Quy trình xuất kho hàng hóa Nhận và kiểm tra hàng Thông báo xuất hàng của công ty Ký vào biên bản nhận hàng giữa quản lý kho và người giao hàng Căn cứ vào phiếu xuất hàng, quản lý kho dùng sơ đồ vị trí kho để xác định vị trí của hàng hóa Phân loại, mã hóa hàng hóa Bố trí phương tiện, nhân công dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận chuyển Dùng sơ đồ kho xác định vị trí để hàng Người nhận hàng kiểm tra hàng, ký vào biên bản nhận hàng và các biên bản khác Dùng phương tiện thích hợp đưa hàng vào vị trí đã định Người nhận hàng đưa hàng đến địa điểm quy định Bên cạnh đó, công ty cần có sự đầu tư thoả đáng để nâng cao trình độ nghiệp vụ giao nhận của cán bộ công nhân viên. Thực tế cho thấy tất cả những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa như giao hàng chậm, không đúng địa chỉ, sai sót trong kiểm nhận, đóng gói hàng...đều do sự thiếu trách nhiệm của, sự hạn chế về trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên. Do đó, công ty cần tổ chức các khoá đào tạo cán bộ với chất lượng tốt do các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong và ngoài nước giảng dạy. b. Nâng cao tính chủ động và ổn định trong hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa của công ty Hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế của công ty VIETRANS nói riêng và của các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam nói chung, là hoạt động phụ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên chúng chịu tác động mạnh mẽ của hoạt động xuất nhập khẩu. Trong giai đoạn hiện nay, các hoạt động xuất nhập khẩu thường chỉ diễn ra sôi động vào những tháng cuối năm. Tuy nhiên, do vẫn có những hợp đồng xuất nhập khẩu “gối đầu” từ năm này sang năm khác, nên đầu năm vẫn có thể có giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Tuy số lượng hợp đồng xuất nhập khẩu đầu năm ít so với cuối năm nhưng nếu biết khai thác tốt, công ty vẫn có thể thu hút khách hàng bằng cách giảm giá dịch vụ trong thời kỳ ít khách; tạo ra cho khách hàng những mối lợi không phải trả tiền trong thời gian ít khách; tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu biển có uy tín, về đoạ đường hợp lý, những thủ tục cần thiết để hàng hóa có thể xuất nhập khẩu dễ dàng. Trong phạm vi có thể, công ty nên đưa ra một số mối lợi vật chất khác như bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển bộ từ địa điểm của khách hàng đến cảng hay miễn phí lưu kho một số ngày quá hạn nhất định dài hơn thường lệ. Mở rộng thị trường theo chiều sâu và chiều rộng cũng là biện pháp nâng cao tính ổn định và chủ động trong kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài các thị trường cũ, Công ty có thể tập trung nghiên cứu và khai thác các thị trường mới như Nam Mỹ, Trung Đông, Châu Phi...bằng cách hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài đã quen thuộc với những thị trường đó, đưa cán bộ đi khảo sát hoặc thông qua các hiệp hội mà VIETRANS làm thành viên. Công ty cũng cần mở rộng thị trường theo chiều sâu như chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom và vận chuyển hàng lẻ, vào dịch vụ giao nhận từ cửa đến cửa (door to door) để giúp công ty có nhiều cơ hội vận chuyển hàng nội địa, từng bước chiếm lĩnh thị trường giao nhận và vận chuyển hàng hóa nội địa. c. Đẩy mạnh các hoạt động Marketing trong công ty nhằm thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường Việc thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường có thể được tiến hành bằng các hình thức như tự thâm nhập, thâm nhập qua trung gian (thông qua đối tác liên doanh nước ngoài và qua các hiệp hội trong và ngoài nước mà Công ty là thành viên để giới thiệu Công ty với khách hàng) và thu hút khách hàng tự đến với Công ty. Để có thể thâm nhập vào thị trường thì Công ty phải có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh các hoạt động Marketing như: tăng cường quảng cáo, giới thiệu về Công ty cũng như các dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng cùgn các lợi ích vật chất mà Công ty có thể đem lại thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, tạp chí..., qua các đối tác liên doanh, qua các hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế hoặc có thể qua chính khách hàng của Công ty. Đồng thời, Công ty nên tăng cường các biện pháp tiếp thị, các hoạt động tư vấn và các dịch vụ hỗ trợ để khuyến khích khách hàng đến với Công ty như có sự ưu tiên về giá cả hoặc ưu đãi về dịch vụ đối với khách hàng thường xuyên của Công ty... Để công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành một cách khoa học, có quy củ, Công ty phải có bộ phận chuyên trách về Marketing độc lập để tiến hành các công việc sau: Dự báo thị trường: Công ty cần phân tích và dự báo quy mô, cơ cấu và sự vận động của thị trường để giải đáp các vấn đề quan trọng như: Đâu là thị trường có triển vọng nhất đối với sản phẩm của Công ty? Lĩnh vực nào phù hợp nhất với những hoạt động của Công ty? Khả năng bán các dịch vụ của Công ty trên thị trường là bao nhiêu? Công ty cần có những chính sách như thế nào để tăng cường khả năng bán dịch vụ? Trên cơ sở đó Công ty đưa ra những quyết định phát triển dịch vụ có hiệu quả nhất. Xây dựng chiến lược Marketing: xây dựng những chính sách về sản phẩm, về giá cả, về phân phối sản phẩm và về hỗ trợ phát triển. Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, để tồn tại và phát triển Công ty phải không ngừng đầu tư, đổi mới trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, mở rộng phạm vi phục vụ, đảm bảo tốt chất lượng các dịch vụ vận chuyển, tạo sự tín nhiệm và thuận tiện với khách hàng. d. áp dụng biện pháp quản lý chất lượng Trong những năm gần đây chất lượng đã trở thành yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh, thâm nhập và đứng vững trên thị trường. Tuy là công ty lớn nhất Việt Nam về kinh doanh dịch vụ giao nhận trên thị trường quốc tế nhưng VIETRANS vẫn chưa được biết đến nhiều, chất lượng của Công ty vẫn chưa được thừa nhận rộng rãi. Điểm bất lợi này sẽ ngày càng lộ rõ khi Việt Nam hòa nhập toàn diện hơn vào thị trường thế giới. Vì vậy trong cuộc cạnh tranh găy gắt ở quy mô toàn cầu, muốn thành công ngoài các yếu tố khác VIETRANS còn phải thực hiện, duy trì, cải tiến liên tục và đáp ứng vượt mức mong đợi của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000 do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế biên soạn và chính thức ban hành năm 1987 và nhanh chóng nhận được sự ủng hộ của đông đảo các doanh nghiệp, khách hàng và các nhà quản lý trên toàn thế giới. Với mục tiêu tháo gỡ hàng rào mậu dịch, hợp với xu hướng toàn cầu hóa thị trường cũng như sự đảm bảo một chứng chỉ có hiệu lực “mọi lúc, mọi nơi”, ISO 9000 đã chứng minh được vai trò không thể thiếu được đối với các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay. Trong ISO 9000 không có tiêu chuẩn công nhận sản phẩm vì thế người ta không thể kiểm tra một sản phẩm dựa trên tiêu chuẩn này. Việc chứng nhận phù hợp ISO 9000 là chứng nhận cho hệ thống quản lý chất lượng cho một công ty. Doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 3 mô hình hệ thống đảm bảo chất lượng quy định trong các tiêu chuẩn tương ứng sau: ISO 9001 - 1996: Hệ thống chất lượng áp dụng khi doanh nghiệp muốn đảm bảo chất lượng phù hợp với các yêu cầu quy định trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ. ISO 9002 - 1996: Hệ thống chất lượng áp dụngkhi doanh nghiệp muốn đảm bảo chất lượng phù hợp với các yêu cầu quy định trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ. ISO 9003 - 1996: Hệ thống chất lượng áp dụng khi doanh nghiệp muốn đảm bảo chất lượng phù hợp với các yêu cầu quy ddịnh trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng. Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận, đại lý môi giới tàu biển như VIETRANS thì áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với ISO 9002. Có thể thấy ISO 9002 đáp ứng được những điều mong mỏi của công ty VIETRANS vào thời điểm hiện nay vì nó có lợi ích sau: Đối với thị trường Đem lại lòng tin cho khách hàng, cải tiến việc thỏa mãn nhu cầu của khách. Nâng cao uy tín của công ty trên thị trường, tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng thị phần. Chứng chỉ về sự phù hợp ISO 9000 là “giấy thông hành” để công ty vào được các thị trường chủ yếu trên thế giới. Đối với công ty Tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực, tiết kiệm chi phí. Cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm. Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt. Tăng hiệu quả tác nghiệp, cải tiến thông tin giao tiếp giữa các bộ phận. Giúp lãnh đạo quản lý có hiệu quả hoạt động của công ty. Giúp nhân viên công ty có hiểu biết hơn về vai trò của họ, nâng cao tinh thần và lòng tự hào khi đạt được các mục tiêu đề ra, sự hài lòng của khách hàng; nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu, học hỏi và nắm được nhiệm vụ. Mấu chốt của việc xây dựng thành công một hệ thống chất lượng cho doanh nghiệp dịch vụ giao nhận là nhận biết rõ khách hàng mong mỏi gì và quy định đặc trưng của dịch vụ là đáp ứng và vượt quá sự mong mỏi đó để giúp khách hàng có ấn tượng đáng nhớ về dịch vụ của mình. Trong bước đầu của hành trình xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 không nên đi thẳng vào việc đánh giá sự phù hợp với mong mỏi của khách hàng về toàn thể dịch vụ giao nhận mà công ty đang cung cấp. Điều quan trọng trong giai đoạn đầu là nhận biết dịch vụ mà công ty đang cung cấp, kế tiếp là xây dựng “khách hàng chất lượng” cho từng sản phẩm dịch vụ nhằm nhận biết: Ai là khách hàng cho loại dịch vụ này. Liệt kê các nhu cầu của khách hàng. Nhận biết đặc trưng sản phẩm dịch vụ và liệt kê các đặc trưng của quy trình và giá trị để đo lường làm cơ sở cho sự kiểm soát và đánh giá chất lượng dịch vụ này. Việc “khách hàng hóa chất lượng” dẫn đến cải tiến đáng kể về dịch vụ cũng nhưhiệu năng cung cấp chúng cho khách hàng. Trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cũng không nên bỏ qua việc xem xét đặc tính của dịch vụ. Hiểu theo ngôn ngữ ISO 9000, dịch vụ giao nhận là “kết quả quá trình tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các giấy tờ thủ tục và các dịch vụ khác có liên quan, do người cung cấp là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận và cung cấp cho khách hàng của mình là người chủ hàng, người gửi hàng, người nhận hàng, người vận tải thậm chí là cả người kinh doanh dịch vụ giao nhận khác nữa”. Nói chung, chất lượng “chấp nhận được” không xấu, không tốt thì dù có tiếp thị, quảng cáo hay thế nào đi nữa cũng không đảm bảo khách hàng sẽ trở lại và doanh nghiệp này sẽ không được ai khen hay giới thiệu với bạn bè. Chỉ có cách duy nhất để đảm bảo chất lượng của dịch vụ giao nhận là kiểm soát quá trình cung cấp dịch vụ của nhân viên làm dịch vụ. Để có thể hội nhập nhanh chóng với thị trường thế giới tăng khả năng cạnh tranh, duy trì chất lượng và hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, hiện tại VIETRANS không nên áp dụng các biện pháp riêng lẻ mà phải xây dựng một hệ thống quản lý có hiệu quả. Các hệ thống này phải giúp cho Công ty liên tục cải tiến chất lượng, thỏa mãn khách hàng và những người thường xuyên cộng tác với Công ty. Do đó, hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 là rất thích hợp với VIETRANS trong việc xây dựng cho mình chiến lược phát triển lâu dài. Tóm lại, những giải pháp đưa ra trên đây về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, về công tác tổ chức thực hiện, về việc thu hút khách hàng hay việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 chưa phải là tôí ưu. Song nó sẽ giúp cho Công ty không nhỏ trong lĩnh vực giao nhận cũng như hoạt động kinh doanh nói chung được phát triển mạnh mẽ, đưa Công ty trở thành công ty dẫn đầu thị trường giao nhận trong nước và tạo đà phát triển hoạt ddộng kinh doanh dịch vụ giao nhận của mình ra phạm vi quốc tế. Việc áp dụng những giải pháp trên vào công ty VIETRANS đòi hỏi phải có thời gianvà sự nỗ lực lớn lao của toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty mới mong đem lại hiệu quả đích thực. Công ty cần xem xét những giải pháp nào là cấp bách nhất được thực thi trước, giảm bớt được gánh nặng từ sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.