Quản lí nhân sự tại công ty TNHH Đông Đô

MỤC LỤC PHẦN I: MỞ ĐẦU I. LỜI NÓI ĐẦU Trong chương trình thực tập, thực tập tốt nghiệp là một môn học khá quan trọng. Sinh viên không lên lớp mà sẽ trực tiếp làm việc tại một công ty, tham gia vào quá trình thiết kế và sản xuất của công ty. Điều này là hết sức quan trong, góp phần vào việc chuẩn bị hành trang cho sinh viên làm việc tốt sau khi ra trường. Vì ở trường sinh viên chỉ được học lý thuyết và một số ít thời gian thực tập trong xưởng của trường, nên sinh viên chưa có kinh nghiệm thực tế, chưa có kinh nghiệm làm việc. Do đó, thực tập tốt nghiệp là cơ hội tốt cho sinh viên tiếp cận với công việc thực tế, có dịp áp dụng các kiến thức đã học vào công việc của mình. Trong quá trình thực tập, với sử chỉ bảo tận tình của các kỹ sư, sinh viên được tham gia vào hoạt động sản xuất của công ty. Trong quá trình đó, sinh viên cũng sẽ gặp một số vấn đề phát sinh trong công tác sản xuất, chế tạo(những điều mà sách vở chưa đề cập tới). Việc suy nghĩ, nghiên cứu cách thức giải quyết vấn đề sẽ làm cho sinh viên năng động hơn và tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm trong công việc và cách thức tổ chức công việc cũng như học được phong cách làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với thời gian thực tập hơn một tháng thì sinh viên chỉ mới đủ thời gian làm quen, hiểu được quy trình sản xuất của công ty. Chưa đi sâu, tìm hiểu kỹ quy trình sản xuất và chưa nắm hết các tiêu chuẩn trong quy trình công nghệ của công ty. Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của các anh kỹ sư và ban lãnh đạo công ty, các thầy cô đã tạo điều kiện để em hoàn thành kỳ thực tập thành công. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2011 Sinh viên thực tập: Nguyễn Duy Trường Đỗ Thị Ninh Phạm Thị Loan Nguyễn Văn Đức Nguyễn Việt Dũng Đàm Bùi Vũ II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Dựa vào nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty. Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở đâu. Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều. Công việc lưu trữ hồ sơ rất thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân viên tham gia vào việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên.Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều. Khi có nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và quản lý. Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những những xáo trộn khi phát lương.... Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao. Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả. .. Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này. ý nghĩa thực tiễn: Quản lý nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng trong công ty, đặc biệt là trong các công ty lớn trong nước và các công ty nước ngoài, Sự thành công của công ty phụ thuộc vào cách thức tổ chức nhân sự có tốt không. Trong năm vừa qua quản lý nhân sự đang dần phát triển mạnh mẽ không những ở các công ty nước ngoài mà các công ty tư nhân cũng đang dần nhận thấy sự quan trọng của cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là người hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự của công ty. Bạn không cần thiết phải biết nhiều về tin học, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Giao diện thuận tiện dễ sử dụng của chương trình sẽ luôn khiến bạn cảm thấy thật thoải mái khi sử dụng phần mềm này. III. NHIỆM VỤ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Đối ngoại: Thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông báo ra ngoài. Đối nội: Liên lạc giữa các bộ phận cung cấp cho hệ thống tác nghiệp, hệ quyết định, có hai loại thông tin sau: Phản ánh tình trạng của cơ quan Phản ánh tình trạng hoạt động của cơ quan 2. Vai trò của hệ thống thông tin: Đóng vai trò trung gian giữa hệ thống với môi trường, giữa hệ thống con quyết định với hệ thống con nghiệp vụ. 3. Vì sao một tổ chức cần phải có một hệ thống thông tin? Một tổ chức cần có một hệ thống thông tin vì 3 lý do: - Giúp cho tổ chức khắc phục được những khó khăn trở ngại nhằm đạt mục tiêu của họ. - Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy thời cơ hay vượt qua thử thách trong tương lai. - Áp lực bên ngoài trong quá trình công tác và làm việc. 4. Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. Ta có mô hình liên kết như sau: 5. Các bước phát triển của một hệ thống thông tin Khảo sát: Tìm hiểu về hệ thống cần xây dựng Phân tích hệ thống: Phát hiện vấn đề, tìm ra nguyên nhân, đề xuất các giải pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần giải quyết. Thiết kế hệ thống: Lên phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của hệ thống thông tin. Bao gồm cả hình thức và cấu trúc của hệ thống. Xây dựng hệ thống thông tin: Bao gồm việc lựa chọn phần mền hạ tầng, các phần mền hạ tầng, các phần mền đóng gói, các ngôn ngữ sử dụng và chuyển tải các đặc tả thiết kế thành các phần mền cho máy tính. Cài đặt và bảo trì: Khi thời gian trôi qua, phải thực hiện những thay đổi cho các chương trình để tìm ra lỗi trong thiết kế gốc và để đưa thêm vào các yêu cầu mới phù hợp với các yêu cầu của người sử dụng tại thời điểm đó Ta có chu trình phát triển của một hệ thống thông tin như sau: 6. Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc 1. Khảo sát nghiệp vụ, thu thập hồ sơ tài liệu có liên quan. 2. Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh. 3. Liệt kê những hồ sơ tài liệu dùng cho hệ thống. 4. Xây dựng chức năng nghiệp vụ. 5. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức. 6. Xác định sơ đồ chức năng chương trình. 7. Thiết kế các giao diện. PHẦN II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG . khảo sát, mô tả hệ thống hiện tại Mô hình tổ chức quản lý Công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ được thành lập vào năm 2001. Chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh và sửa chữa các loại linh kiện điện tử máy tính. Hầu hết mọi hồ sơ, thông tin báo cáo đều lưu trên giấy tờ sổ sách. Vì vậy việc lưu trữ cồng kềnh, tốn nhiều thời gian, nhân lực và thiếu độ tin cậy nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng. Do vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý dựa trên khoa học công nghệ là cần thiết để đáp ứng cho việc lưu trữ và xử lý thông tin một cách chính xác và khoa học. 1.2. Bài toán quản lý nhân sự tại công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ Công ty TNHH ĐÔNG DÔ là một Doanh nghiệp vừa gồm có 3 trung tâm. Mỗi trung tâm đảm nhiệm một chức vụ khác nhau. Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm. Công việc quản lý nhân sự của công ty hiện nay vẫn chưa có phần mền quản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo. Công việc quản lý nhân sự của một hành chính sự nghiệp mà cụ thể tại công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ phải quản lý những vấn đề sau: - Quản lý về công tác tuyển dụng - Quản lý về hồ sơ nhân viên - Quản lý về khen thưởng, kỷ luật - Quản lý về đào tạo - Quản lý về quá trình công tác - Quản lý lương - Quản lý về chế độ BHXH - Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động - Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép. Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ như sau: Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, bộ phận kỹ thuật, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng tổ chức lao động sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động. .Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để xin thi tuyển. Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …. Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động. Nếu đạt, công ty sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động. Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại học là 3 tháng. Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ thử việc. Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 3 năm. Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại. Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty. Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động. Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của đơn vị đó. Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty. Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến phòng tổ chức lao động để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng tổ chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động. Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty. Và tại một đơn vị mới người lao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ. Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động có thể đi công tác ở đơn vị bạn. Và phòng lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao động Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động. Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty.. Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương và bậc lương khởi đầu. Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần. Việc nâng bậc lưong tùy vào trình độ học vấn của người lao động. Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng bậc. Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên. Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào quyết định nâng bậc lương. Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động. Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác, 55 tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam. Những người lao động đủ tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và được theo dõi trong sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH. Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng cao trình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ. Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo từng quý hoặc những khi đột xuất. 1.3. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty. 1.3.1 Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ: +) Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các bộ phận… +) Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty. +) Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biến lương. +) Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động. +) Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH, giải quyết các chính sách +) Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH. Yêu cầu của hệ thống Tin học hoá những khâu: - Lưu trữ hồ sơ nhân viên - Lưu trữ quá trình công tác của nhân viên - Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của nhân viên. - Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người nhân viên. - Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng nhân viên cụ thể - Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật và sửa chữa. - Giải quyết các chính sách, chế độ cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Quá trình xử lý dữ liệu: - Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ. - Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời. - Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý. - Công tác theo dõi diễn biến lương của người nhân viên sẽ lấy các dữ liệu liên quan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho dữ liệu lương. - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên sẽ căn cứ vào các dữ liệu từ kho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động đó phải trích để đóng cho BHXH Các chức năng của hệ thống: - Chức năng hệ thống: quản trị người dùng, cấp quyền sử dụng, đăng nhập hệ thống. - Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật các danh mục liên quan, cập nhật hồ sơ nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, báo cáo danh sách nhân viên. - Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác…Thống kê báo cáo về quá trình công tác. - Chức năng quản lý lương: xét phụ cấp và diễn biến lương của từng nhân viên cụ thể. - Chức năng quản lý quá trình đóng BHXH: cập nhật các thông tin riêng của từng nhân viên về chế độ BHXH, đóng BHXH, xem các thông tin liên quan đến BHXH. 1.4. Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên không phải là nhiều. Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà còn quản lý về mọi thông tin của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình, trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một. Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật. Vì vậy, việc lưu trữ xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự. Hiện tại, mọi thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay. Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo. Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng. II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG phân tích các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý các chức năng của hệ thống như sau: Tuyển lao động gồm có các chức năng con sau: Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Phỏng vấn và duyệt hồ sơ Ký hợp đồng thử việc Ký hợp đồng lao động Theo dõi quá trình công tác gồm có các chức năng con như sau: Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác Đi công tác Chuyển công tác Theo dõi quá trình chấm công Theo dõi khen thưởng kỷ luật Quyết định nghỉ hưu Theo dõi quá trình diễn biến lương gồm các chức năng con như sau: Quá trình lương Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) Giải quyết chính sách gồm các chức năng con như sau: Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Báo cáo gồm các chức năng con như sau: Báo cáo lao động Báo cáo quá trình công tác Báo cáo quá trình lương Báo cáo thành tích Báo cáo giải quyết chính sách các tác nhân của quá trình quản lý như sau: Người lao động Ban lãnh đạo Sở lao động thương binh xã hội (LĐTBXH) Đơn vị Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Tuyển lao động Theo dõi quá trình công tác Theo dõi quá trình DB lương Giải quyết chính sách Báo cáo Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Phỏng vấn, duyệt HS Ký HĐ thử việc Ký HĐ lao động Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác Đi công tác Chuyển công tác Theo dõi quá trình chấm công Theo dõi KTKL Quyết định nghỉ hưu Quyết định thôi việc Quá trình lương Quá trình tham gia BHXH Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Báo cáo lao động Báo cáo quá trình công tác Báo cáo quá trình lương Báo cáo thành tích Báo cáo giải quyết chính sách MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG LÁ a. Chức năng Tuyển lao động: Khi các phòng ban, đơn vị của công ty có nhu cầu bổ sung nhân lực thì sẽ lên danh sách các vị trí cần tuyển cho ban lãnh đạo duyệt. Nếu được thì công ty ra quyết định tuyển dụng lao động thông báo thông tin tuyển dùg đến người lao động. Thông báo tuyển dụng: Thông báo cho người lao động biết thông tin tuyển dụng các vị trí lao động của công ty Tiếp nhận hồ sơ: Khi hệ thống đưa ra các thông tin yêu cầu đối với các đối tượng tham gia tuyển dụng, người lao động sẽ đến nộp hồ sơ tại phòng tổ chức lao động và tại đây sẽ tiếp nhận hồ sơ của người lao động đến xin dự tuyển. Phỏng vấn và duyệt hồ sơ: Hồ sơ lao động đạt thì hệ thống tiến hành phỏng vấn và duyệt trực tiếp hồ sơ xin việc để kiểm tra trình độ chuyên môn của người lao động. Ký hợp đồng thử việc: Sau khi thi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, người lao động có hồ sơ đạt yêu cầu sẽ ký hợp đồng thử việc với công ty. Tùy theo từng trình độ học vấn trong hồ sơ, mà thời gian thử việc là khác nhau theo quy định của công ty. Ký hợp đồng lao động: Sau thời gian thử việc, người lao động mà đạt sẽ ký hợp đồng lao động với thời hạn là 3 năm với công ty. Và cứ sau 3 năm lại ký lại hợp đồng. b. Chức năng Theo dõi quá trình công tác: Sau khi người lao động được phân công vào các vị trí công việc thì đơn vị trực thuộc đó sẽ quản lý quá trình công tác của người lao động cho đến khi người lao động chuyển công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. Phân công công việc: Sau khi ký hợp đồng, người lao động sẽ được phân về đơn vị, phòng ban có nhu cầu bổ sung nhân lực. Tại đó, tùy theo từng trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, năng lực của người lao động và nhu cầu của đơn vị mà người lao động sẽ được phân công công việc. Theo dõi quá trình công tác: Khi người lao động đã được phân công về các phòng ban thì sẽ chịu sự quản lý của phòng ban đó. Đi công tác: Trong quá trình làm việc, tùy vào từng công việc chức năng, chức vụ có thể được điều động đi công tác ở trong công ty hoặc ở các đơn vị bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Chuyển công tác: Một người lao động sẽ có nhiều quá trình công tác ở các đơn vị khác nhau và sẽ có những chức vụ khác nhau ở tại mỗi đơn vị. Người lao động có thể chuyển công tác từ đơn vị này sang đơn vị khác (thuộc công ty) hoặc chuyển sang công ty khác làm việc hay chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Theo dõi quá trình chấm công: Trong quá trình công tác của người lao động, hàng ngày người lao động sẽ được chấm công trong bảng chấm công. Phòng tổ chức lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình làm việc của người lao động qua bảng chấm công. Theo dõi khen thưởng kỷ luật: Thực hiện khen thưởng đối với những người có thành tích trong công tác và kỉ luật những người có hành vi vi phạm lao động và vi phạm an toàn lao động. Quyết định nghỉ hưu: Khi lao động đủ năm công tác hoặc đủ tuổi về hưu thì công ty sẽ có quyết định cho lao động được nghỉ hưu. c. Chức năng Theo dõi quá trình diễn biến lương: Trong quá trình công tác, công ty sẽ xét lương cho người lao động tùy vào chức vụ, trình độ chuyên môn và số ngày công công tác Qúa trình lương: Trong quá trình công tác, nếu hoàn thành tốt công tác được giao và không mắc vi phạm an toàn lao động, vi phạm lao động thì tùy theo từng trình độ mà người lao động sẽ được nâng bậc lương sau một thời gian nhất định. Quá trình tham gia BHXH: Đóng BHXH cho những người có sổ bảo hiểm và kí hợp đồng chính thức với công ty. d. Chức năng giải quyết chính sách: Ngoài hưởng mức lương do công ty trả cho người lao động, người lao động còn được đảm bảo các lợi ích riêng trong công việc cũng như ngoài xã hội. Giải quyết chế độ nghỉ hưu: Đối với những người đóng BHXH khi hết tuổi lao động hoặc đủ năm công tác thì giải quyết chế độ hưu trí cho họ. Sở LĐTBXH sẽ có trách nhiệm trả lương cho người lao động sau khi họ về hưu. Giải quyết nghỉ chế độ: Với những người phải đi công tác xa, những người được cử đi học, nghỉ ốm, nghỉ đẻ, …. Sẽ được xét lương và hưởng những trợ cấp đảm bảo lợi ích cho họ. e. Chức năng Báo cáo: Theo mỗi một định kì hoặc khi có yêu cầu thì hệ thống sẽ phải báo cáo lên Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH Báo cáo lao động: Thống kê báo cáo tình hình lao động trong các quý, các thông tin liên quan đến lao động khi Ban lãnh đạo yêu cầu thống kê hay tìm kiếm. Báo cáo quá trình công tác: Thống kê báo cáo quá trình công tác của lao động. Báo cáo quá trình lương: thông kê tổng quỹ lương của công ty Báo cáo thành tích: Thống kê khen thưởng kỷ luật lao động để từ đó có các hình thức khen thưởng, hoặc kỷ luật một cách chính xác. Báo cáo giải quyết chính sách: Thông kê báo các các vấn đề giải quyết chính sách của lao động, đảm bảo lợi ích chính đáng cho người lao động. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống Người lao động HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ban lãnh đạo Sở lao động TBXH Đơn vị MÔ TẢ SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG Người lao động: Nhận được thông báo tuyển dụng của công ty, người lao động nộp hồ sơ. Sau khi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, nếu đạt thì người lao động sẽ kí hợp đồng thử việc với công ty. Sau thời gian thử việc, nếu đạt người lao động sẽ kí hợp đồng với công ty trong thời gian 3 năm và sau 3 năm lại kí lại hợp đồng. Trong khi quá trình lao động, người lao động được phân công công việc, hưởng lương và được công ty giải quyết các chính sách người lao động… và người lao động được công ty đóng bảo hiểm xã hội để đảm bảo lợi ích cho bản thân. Ban lãnh đạo: Hàng tháng hoặc quý ban lãnh đạo sẽ yêu cầu thống kê báo cáo Sở lao động thương binh xã hội ( LĐTBXH ): Hàng tháng sẽ thanh tra tình hinh lao động của công ty. Đơn vị: Trong quá trình làm việc tại đơn vị trực thuộc, người lao động sẽ chịu sự quản lý và giám sát của đơn vị đó. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống Tuyển dụng LĐ Theo dõi quá trình công tác Báo cáo Theo dõi quá trình DB lương Giải quyết chính sách Người LĐ Đơn vị Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống 2.5.1 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng tuyển lao động của hệ thống TB tuyển LĐ Tiếp nhận HS Ký HĐ lao động Phỏng vấn và duyệt HS Ký HĐ thử việc Ban lãnh đạo Người lao động 2.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình công tác của hệ thống QĐ nghỉ hưu Theo dõi quá trình công tác Phân công công việc LĐ Theo dõi KTKL Theo dõi quá trình chấm công Quyết đinh thôi việc Người lao động Ban lãnh đạo Đơn vị Người lao động 2.5.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng theo dõi quá trình diễn biến lương của hệ thống Quá trình lương Quá trình tham gia BHXH Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH 2.5.4 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng giải quyết chính sách của hệ thống Giải quyết chế độ nghỉ hưu Giải quyết nghỉ chế độ Người lao động Ban lãnh đạo Sở LĐBHXH 2.5.5 Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo của hệ thống BC tinh hinh LĐ BC thành tích BC tinh hinh công tác BC giải quyết chính sách BC tinh hinh lương Sở LĐTBXH Ban lãnh đạo III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.1 Các kiểu thực thể Hồ sơ nhân viên: mã NV, họ tên, phai, mã CV, mã PB, tên CV, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh, nguyên quán, quốc gia, nơi sinh, địa chỉ, điện thoại, số CMND, nơi cấp, ngày cấp, mã DV, ten DV, trình độ học vấn, NN chuyên môn, ngoại ngữ, vợ chồng, con, hình Chức vụ: mã CV, diễn giải Chuyên môn: mã CTDT, tên CTDT Dân tộc: mã DT, tên DT Đơn vị: mã DV, tên DV, DOCHAI Hệ đào tạo : mã hệ, tên hệ Học vấn : mã HV, tên HV Hợp đồng : mã HD, tên HD Hợp đồng LD : mã NV, ngày HD, so HD, loại HD, ngày bắt đầu, ngày XL, bậc lương, so BHXH, so BHYT,lương TL, thuế thu nhập, mức BHXH, mức BHY Lương : bậc lương, lương CB Ngoại ngữ :mã NN, tên NN Nguyên quán : mã NQ, tên NQ Phòng ban :mã PB, tên PB Quá trình công tác: mã NV, chức vụ, lương CB, phòng ban, ngày HL Quá trình đào tạo: mã NV,mã HV, học vấn, mã chuyên môn,chuyên môn, mã HDT, từ ngày, đến ngày Quốc tịch: mã QT, tên QT Sổ BHXH:mã NV,so BHXH, ngày cấp, nơi cấp, giá trị Sổ BHYT: mã NV, so BHYT, ngày cấp, nơi cấp, giá trị Sổ LD: mã NV, so LD, ngày cấp, nơi cấp, chuyển từ, ngày chuyển, so DKLD, ngày DKSDLD Tỉnh thành: mã tỉnh, tên tỉnh Tôn giáo: mã TG, tên TG Mô hình quan hệ Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1. Bảng chức vụ 3.3.2. Bảng chuyên môn 3.3.3. Bảng dân tộc 3.3.4. Bảng đơn vị 3.3.5. Bảng hệ đào tạo 3.3.6. Bảng học vấn 3.3.7. Bảng hợp đồng 3.3.8. Bảng hợp đồng LD 3.3.9. Bảng hồ sơ NV 3.3.10. Bảng lương 3.3.11. Bảng ngoại ngữ 3.3.12. Bảng nguyên quán 3.3.13. Bảng quá trình công tác 3.3.14. Bảng quá trình đào tạo 3.3.15. Bảng quốc tịch 3.3.16. Bảng sổ BHXH 3.3.17. Bảng sổ BHYT 3.3.18. Bảng sổ lao động 3.3.19. Bảng tỉnh thành 3.3.20. Bảng tôn giáo PHẦN III:CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 3.1 Giao diện chính của chương trình 3.2 Giao diện cập nhật thông tin quản lý nhân viên 3.3 Giao diện của chức năng tìm kiếm các danh mục của chương trình 3.3.1 Danh mục chức vụ 3.3.2 Danh mục chuyên nghành 3.3.3 Danh mục quá trình đào tạo 3.3.4 Danh mục các ngoại ngữ 3.3.5 Danh mục tôn giáo 3.4 Chức năng giới thiệu PHẦN IV: KẾT QUẢ CỦA CHƯƠNG TRÌNH 4.1 Xuất ra báo cáo danh mục các phòng ban 4.2 Xuất ra báo cáo lý lịch nhân viên 4.3 Xuất ra báo cáo lương nhân viên PHẦN V: KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ báo cáo đồ án tốt nghiệp về thiết kế, xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ Chương trình đã giải quyết được những yêu cầu của công việc như: Có các giao diện cập nhật dữ liệu và đưa được ra các báo cáo có thể đáp ứng được một phần các công việc quản lý nhân sự tại công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ Tuy nhiên chương trình chưa mang tính chuyên nghiệp cao, chưa giải quyết được chọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, chưa đạt tính thẩm mỹ cao, chương trình còn có nhiều phần thiếu sót… Trong thời gian qua chúng em đã giành rất nhiều thời gian và công sức vào báo cáo thực tập tốt nghiệp này, qua quá trình nghiên cứu lý thuyết và xây dựng chương trình kiểm nghiệm, em đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm thực tế. Đây là một chương trình mới chỉ chạy trên máy đơn lẻ do đó yêu cầu tất yếu đối với chương trình là phải nâng cấp để chạy trên môi trường nhiều người sử dụng. Đây là một chương trình có ứng dụng thực tế lớn vì vậy nếu có điều kiện chúng em sẽ phát triển chương trình đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác quản lý nhân sự. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Nhà xuất bản thống kê hà nội. Của tác giả PGS Nguyễn Văn Vy.(2004) giáo trình lập trình cơ sở dữ liệu - visual Basic 6.0. Nhà xuất bản lao động xã hội. Của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai (2004) Trang web: Trang web: