Quản lý chi phí kinh doanh và một số giải pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội

hục vụ cho nhân dân và một số nhà máy ở các vùng như Công ty gạch ốp lát Hà Nội, Công ty sữa Việt Nam, Công ty sứ vệ sinh Inax, Công ty TNHH Điện Stanley, … 1.4.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do tính chất ngành hàng kinh doanh của công ty đòi hỏi công ty phải nhanh nhạy với sự phát triển của xã hội mà cụ thể là nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Trong khi đó, nhu cầu tiêu dùng của xã hội liên tục biến đổi không ngừng và ngày càng phức tạp. Do vậy, để đáp ứng được nhu cầu làm thỏa mãn khách hàng thì công ty phải có các phương án kinh doanh phù hợp với thị trường và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà nội đã áp dụng hai hình thức kinh doanh sau: - Hình thức bán buôn: Gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. - Hình thức bán lẻ : Bán hàng thu tiền trực tiếp. 2.Tình hình lao động và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 2.1.Tình hình lao động. Hiện nay, Công ty đã đi vào ổn định cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty gồm 40 người lao động dài hạn, 55 người lao động ngắn hạn. Tuổi đời bình quân của người lao động là 35. Hầu hết các cán bộ công nhân viên đều có trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ ngất định, có tinh thần trách nhiệm và tận tình trong công việc. Đây là một bộ phận quan trọng quyết định các hoạt động của công ty và mang lại cho công ty hiệu quả kinh tế cao.Không những thế, lao động trong công ty còn là các yếu tố sáng tạo ra giá trị mới. Do đó, quy mô lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của công ty phụ thuộc rất lớn vào việc quản trị lao động. Để tận dụng và phát huy được khả năng của người lao động, Công ty luôn quan tâm bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, mở rộng mạng lưới kinh doanh, giải quyết thêm việc làm cho người lao động và cho người lao động hưởng các chế độ ưu đãi nhất định. 2.2.Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh. Đứng đầu công ty là Ban giam đốc, bao gồm Giám đốc công ty và một phó giám đốc phụ trách về mảng thương mại và một phó giám đốc phụ trách mảng xây lắp. Các phòng nghiệp vụ bao gồm: Phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch đầu tư. Bộ phận sản xuất kinh doanh bao gồm: hai xí nghiệp, hai đội xây dựng, ba cửa hàng xăng dầu. Sơ đồ 1: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY Giám đốc công ty Phó GĐ phụ trách xây lắp Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phó GĐ phụ trách kinh doanh 2 đội xây dựng (đội số 6,số 8) 2 xí nghiệp (XN1, XN2) Phòng kế hoạch kỹ thuật 3 cửa hàng xăng dầu Phòng kinh doanh Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành lãnh đạo sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc chỉ đạo chung toàn công ty qua các phòng, ban, đội kho sản xuất. Tìm tòi các hợp đồng kinh tế tạo việc làm cho cán bộ công nhân viên, là chủ tài khoản, ký duyệt giấy tờ, công văn, chứng từ, là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật. Hai phó giám đốc: Giúp giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác theo sự phân công của giám đốc. Ngoài chức năng nhiệm vụ chính được phân công, mỗi phó giám đốc còn được giao nhiệm vụ đột xuất, cấp bách tùy tình hình cụ thể. Phòng kế toán tài vụ: Gồm có 5 người, gồm trưởng phòng, phó phòng, kế toán xây lắp, kế toán kinh doanh, kế toán tổng hợp, có quan hệ với tất cả các phòng ban, các đội, xí nghiệp, chi nhánh trong công ty và còn nhiều nhiệm vụ khác. Phòng kế hoạch kỹ thuật: Gồm 8 người: trưởng phòng, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và lên kế hoạch công việc. Nhiệm vụ của phòng là lập dự toán cho các công trình xây dựng, dự thảo hợp đồng xây dựng, vẽ thiết kế hoàn tất thủ tục giấy tờ để công trình xây dựng được tiến hành, giám sát công trình xây dựng từ khi khởi công đến khi hoàn tất, bàn giao và đưa vào sử dụng. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh như mua bán sản phẩm hàng hóa, tìm bạn hàng đối tác kinh doanh, quản lý hàng hóa, tiếp thị chào hàng, chuyên chở hàng hóa đồng thời hoàn tất thủ tục ký hợp đồng kinh doanh. Phòng gồm 10 người trong đó phó giám đốc kinh doanh kiêm trưởng phòng kinh doanh. Phòng tổ chức hành chính: là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc quản lý toàn diện, đồng thời là bộ phận giúp giám đốc công ty quản lý tốt cán bộ công nhân viên theo chinh sách chế độ, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty. Nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý trong toàn công ty theo quy định và phân cấp quản lý. Lam nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của cấp trên. Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh dịch vụ sản xuất xây dựng, kế hoạch lao động tiền lương cho từng công việc. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ. Các cửa hàng: chịu sự quản lý trực tiếp của công ty… Các đội xây dựng: Mỗi đội có một đội trưởng phụ trách, chịu trách nhiệm giám sát đôn đốc tiến độ thi công, quản lý về cung ứng vật liệu. 2.3.Kết qủa hoạt động kinh doanh qua 2 năm 2005 và 2006. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là vấn đề quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp sau một năm kinh doanh.Nó phản ánh tình hình hoật động kinh doanh, công tác tổ chức kinh doanh, nó nói lên tình hình doanh thu, lợi nhuận và thu nhập bình quân của người lao động trong doanh nghiệp. Thông qua kết quả hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp có những đánh giá đúng đắn về thực tại tình hình của doanh nghiệp. Từ đó có chính sách xây dựng kế hoạch kinh doanh cho các năm tiếp theo. Sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua hai năm 2005 và 2006. BẢNG 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Đvt : VNĐ CHỈ TIÊU NĂM 2005 NĂM 2006 CHÊNH LỆCH SỐ TIỀN TỶ LỆ 1,Tổng doanh thu 52.655.009.667 44.685.087.422 -7.979.922.245 -15,15 – Các khoản giảm trừ 710.829 0 -710.829 0 – Doanh thu tuần 52.654.298.838 44.675.087.422 -7.979.211.416 -15,15 2,Giá vốn hàng bán 49.683.931.300 42.841.294.750 -5.842.636.550 -11,75 3,Chi phí kinh doanh 2.271.849.676 1.599.953.134 -671.896.542 -29,57 1.Chi phí tài chính 691.386.099 100.604.094 -590.751.801 -85,44 2.Chi phí bán hàng 1.329.971.158 676.998.642 -652.975.516 -49,09 3.Chi phí quản lý doanh nghiệp 250.522.419 821.603.298 571.080.879 127,95 4.Chi phí khác 747.100 747.100 4,Lợi nhuận 698.517.862 -233.839.538 -932.357.400 -133,46 5,Thu nhập BQ/người/năm 15.547.584 13.703.018 -1.844.566 -11,86 (Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Qua bảng kết quả trên ta thấy, doanh thu của Công ty năm 2006 giảm so với năm 2005 tương ưng tỷ lệ 15,15%. Doanh thu của công ty giảm 15,15% cùng với chi phí kinh doanh giảm 29,57% nhưng lợi nhuận của công ty vẫn giảm 133,46%. Điều này chứng tỏ công ty chưa quản lý và sử dụng chi phí một cách có hiệu quả, công ty chưa thích nghi được với sự cạnh tranh gay gắt giũa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Kết quả này thể hiện khả năng quản lý của ban lãnh đạo công ty là chưa tốt, điều đó kéo theo đời sống của người lao động cũng bị ảnh hưởng. Lợi nhuận giảm kéo theo thu nhập bình quân của người lao động giảm tương ứng 11,86%. Tổng chi phí của công ty năm 2006 cũng giảm với tỷ lệ là 29,57%, sự giảm sút này do chi phí tài chính giảm với tỷ lệ là 85,44%, chi phí bán hàng giảm với tỷ lệ 49,09%, nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2006 lại tăng đột biến chiếm tỷ lệ 127,95%. Nguyên nhân là do sang năm 2006 Công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội ra đời, cần bổ sung thêm các tài sản cố định, đồ dùng văn phòng như máy vi tính, điều hòa,… tăng quy mô về lao động, tìm thị trường, tìm công trình. Ta thấy tốc độ tăng của doanh thu là 15,15% so với tốc độ tăng của chi phí là 29,57% thì tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu. Điều đó chứng tỏ sự tăng lên của chi phí là chưa hiệu quả. Qua đó ta thấy trong năm 2006 hoạt động kinh doanh của Công ty là chưa hiệu quả, chưa thực sự tạo được công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên và cũng chưa thu được lợi nhuận cho công ty. 2.4.Tình hình tài chính của công ty. Để khảo sát tình hình tài chính của công ty, chúng ta cần xem xét các chỉ tiêu về nguồn vốn,về chi phí kinh doanh trong 2 năm 2005, 2006. BẢNG 2 : TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CHỈ TIÊU NĂM 2005 NĂM 2006 1.Vốn kinh doanh bình quân trong năm 2.869.529.659đ 1.542.281.280đ 2.Tổng doanh thu thực hiện trong năm(Theo gía vốn) 52.655.099.667đ 44.675.087.422đ 3.Vòng quay vốn kinh doanh = (2)/(1) 18,35 (lần) 28,97 (lần) 4.Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh 18,34 (lần) 28,97 (lần) 5.Hệ số sinh lợi của vốn kinh doanh 0,2434 (lần) -0,1516 (lần) ( Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Trong đó: Vòng quay vốn kinh doanh = Tổng doanh thu thực hiện trong năm ( theo giá vốn ) / Vốn kinh doanh bình quân trong năm. Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh = Tổng doanh thu / Tổng vốn kinh doanh bình quân. Hệ số sinh lợi của vốn kinh doanh = Tổng mức lợi nhuận thực hiện / Vốn kinh doanh bình quân. Như vậy so với năm 2005 thì trong năm 2006 do doanh thu giảm đồng thời vốn kinh doanh bình quân của công ty giảm nên làm tăng vòng quay của vốn. Cụ thể là một đồng vốn trong năm 2005 có thể quay vòng 18,35 lần, sang năm 2006 một đồng vốn quay được 28,97 lần, điều này chứng tỏ công ty sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Hệ số phục vụ của vốn kinh doanh thể hiện năm 2005 với số vòng quay vốn là 18,35 lần thì một đồng vốn kinh doanh đem lại 18,34 đồng doanh thu,trong năm 2006 một đồng vốn kinh doanh đem lại 28,97 đồng doanh thu. Chứng tỏ công ty đã có phương pháp sử dụng vốn hiệu quả. Hệ số sinh lợi của vốn kinh doanh : Chỉ tiêu này cho thấy trong năm 2005 cứ 100 đồng vốn kinh doanh bình quân công ty sẽ thu được 24,34 đồng lợi nhuận. Nhưng sang năm 2006 con số này giảm đi,công ty lỗ 15,16 đồng. Điều này đánh giá sự giảm sút trong kinh doanh của công ty. II. Thực trạng và công tác quản lý chi phí kinh doanh. 1.Tình hình phân cấp quản lý chi phí kinh doanh tại công ty. Chi phi kinh doanh luôn là vấn đề muôn thủa đối với các doanh nghiệp thương mại. Khoảng cách giữa giá và chi phí là lợi nhuận. Khi mức giá bán đã được ấn định thì một đồng chi phí tăng thêm là một đồng lợi nhuận giảm xuống. Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Để quản lý tốt chi phí kinh doanh mỗi doanh nghiệp phải lập kế hoạch chi phí tức là dùng hình thức tiền tệ tính toán trước mọi chi phí cho hoạt động kinh doanh của kỳ kinh doanh sắp tới. Việc lập kế hoạch chi phí kinh doanh là xác định mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến quản lý kinh doanh thực hiện tiết kiệm chi phí kinh doanh. Nhiệm vụ chủ yếu của việc lập kế hoạch chi phí kinh doanh là phát hiện và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp để không ngừng giảm bớt chi phí, tăng lợi nhuận nhằm đáp ứng nhu cầu tái đầu tư, cải thiện đời sống của công nhân viên trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ này yêu cầu người quản lý tài chính doanh nghiệp phải tính đúng,tính đủ chi phí kinh doanh để xác định chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời theo dõi động viên từng bộ phận trong doanh nghiệp phấn đấu thực hiện. Việc phấn đấu thực hiện tiết kiệm chi phí kinh doanh một cách có hệ thống,toàn bộ quy mô có tính chất quyết định việc tăng tốc độ và quy mô phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bộ máy tài chính doanh nghiệp là theo dõi quản lý tình hình chấp hành dự toán kinh doanh, thường xuyên phân tích ảnh hưởng của các nhân tố khác nhau và phát hiện các khả năng tiềm tàng để tiết kiệm chi phí kinh doanh. Ngoài ra việc kiểm tra tình hình chấp hành dự toán chi phí, việc thường xuyên nghiên cứu sự biến động của chi phí trong từng thời gian cũng được doanh nghiệp quan tâm. Để giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp quản lý chi phí kinh doanh, bộ máy tài chính của doanh nghiệp còn có nhiệm vụ phản ánh một cách kịp thời, chính xác sự biến động của chi phí qua từng thời kỳ, sự biến động của thực tế so với kế hoạch, phân tích các nguyên nhân làm ảnh hưởng đến sự biến động đó. Qua đó đảm bảo tiết kiệm chi phí tối đa, làm tăng lợi nhuận, tạo điều kiện làm tăng nguồn vốn, mở rộng quy mô kinh doanh. Quá trình tiến hành tổ chức quản lý chi phí kinh doanh và tổ chức công tác kế hoạch hóa chi phí kinh doanh, kiểm tra, đánh giá, phân tích xem có thực hiện hợp lý hay không. Từ đó phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu là hoạt động mà Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà nội quan tâm thường xuyên. Nhận thức được tầm quan trọng công tác quản lý chi phí kinh doanh và quán triệt chế độ hạch toán kinh doanh Công ty đặc biệt chú ý đến công tác quản lý chi phí kinh doanh, công ty xác định quản lý chi phí kinh doanh là con đường cơ bản để tăng lợi nhuận. Để công tác quản lý chi phí mang lại hiệu quả tốt nhất, một mặt công ty căn cứ trên cơ sở các tiêu thức chuẩn mực của chi phí kinh doanh hợp lý, hợp lệ từ đó xác định các khoản được phép hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty. Mặt khác công ty còn căn cứ vào đặc điểm tính chất hoạt động kinh doanh của mình như : Công ty có các của hàng trực thuộc, các đội xây dựng, các xí nghiệp. Do đó việc quản lý chi phí công ty quản lý trực tiếp từ khối văn phòng đến các đơn vị. Như vậy, hoạt động quản lý chi phí là một phàn của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Để hoàn thành mục tiêu này công ty sử dụng bốn phương pháp tiếp cận bao gồm việc sử dụng các mục tiêu tăng trưởng doanh số và lợi nhuận, mục tiêu cắt giảm chi phí phù hợp, cắt giảm chi phí lựa chọn và năng lực cải thiện tổ chức. 2.Tình hình chi phí kinh doanh của công ty. 2.1.Căn cứ vào tính chất của các khoản chi phí phát sinh. BẢNG 3 : TÌNH HÌNH CHI PHÍ KINH DOANH CHI TIẾT THEO TỪNG KHOẢN CHI PHÍ PHÁT SINH Đvt : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh Mức lãng phí (TK) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Tỷ suất phí (%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1.Chi phí tiền lương,tiền công trả người lao động 625.520.499 1,18 663.422.328 1,48 37.901.826 6 0,3 134.025.262 2.Chi phí dụng cụ, đồ dùng 49.813.333 0,09 16.994.268 0,03 -32.819.065 -65 -0,06 -26.805.052 3.Chi phí lãi vay 691.356.099 1,31 100.604.094 0,22 -590.752.005 -85 -1,09 -486.958.452 4.Chi phí khâu hao TSCĐ 256.241.302 0,48 236.603.072 0,52 -19.638.230 -7 0,4 178.700.349 5.Chi phí dịch vụ mua ngoài 572.593.047 1,08 163.916.430 0,36 -408.676.617 -71 -0,72 -321.660.629 6.Chi phí bằng tiền khác 76.225.396 0,14 329.101.745 0,73 252.876.439 331 0,59 263.583.015 Tổng cộng 2.271.849.676 4,31 1.599.953.134 3,58 -671.896.542 -29,57 -0,55 -245.712.980 Doanh thu thuần 52.654.298.838 44.675.087.422 -7.979.211.416 (Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Trong đó: Tỷ suất phí = ( số tiền )/DTT* 100( %) Mức lãng phí ( TK ) = (8)*DTT2006/100 Qua bảng trên nhìn chung chi phí kinh doanh của năm 2006 giảm so với năm 2005 tương ứng với tỷ lệ 29,57%, cùng với tỷ suất chi phí kinh doanh giảm 0,55%, tiết kiệm được 245.712.325đ. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã quản lý và sử dụng chi phí tương đối tốt.Cụ thể được thể hiện qua các khoản chi phí sau: Chi phí tiền lương chiếm khá cao trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Năm 2005 là 625.520.499đ, sang năm 2006 là 663.422.325đ, số liệu này chứng tỏ công ty đã chú trọng nâng cao đời sống của người lao động, đồng thời nó cũng thể hiện hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp. Chi phí tiền lương và tỷ suất phí cùng tăng, chứng tỏ công ty chưa quản lý tốt chi phí tiền lương, gây lãng phí 134.025.262đ. công ty cần xem xét điều chỉnh trong kỳ sau để khoản phí này hợp lý hơn. Chi phí dụng cụ, đồ dùng giảm 32.819.065đ tương ứng tỷ lệ 65%, cùng với sự giảm thiểu của tỷ suất phí 0,06%, tiết kiệm 26.805.052đ. Điều này chứng tỏ công ty đã sử dụng tốt các dụng cụ từ năm trước. Chi phí lãi vay cũng giảm đáng kể 590.752.005đ tương ứng tỷ lệ 85%, với tỷ suất phí giảm 1,09%, tiết kiệm 486.958.452đ. Chứng tỏ công ty đã sử dụng vốn vay có hiệu quả. Chi phí khấu hao tài sản cố định giảm 19.638.230đ tương ứng tỷ lệ 7%, nhưng tỷ suất phí lại tăng 0,4%, gây lãng phí 178.700.394đ. Chứng tỏ công ty đã đầu tư nhiều vào TSCĐ. Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty cũng giảm 408.676.617đ, với tỷ suất phí 0,72%, tiết kiệm được 321.660.629đ. Chi phí khác tăng 252.876.349đ, với tỷ suất phí 0,59%, gây lãng phí 263.583.015đ. Tóm lại, thông qua bảng phân tích về chi phí theo tính chất của các khoản chi phí phát sinh cho thấy công ty đã sử dụng tương đối tốt chi phí trong quá trình kinh doanh. Song ban quản lý cần chú ý các khoản mục chi phí tăng lên như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bằng tiền khác, cần tìm hiểu nguyên nhân của sự tăng lên này để có biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả hơn trong kỳ tới. 2.2.Căn cứ vào tính chất biến đổi của chi phí với doanh thu. Theo căn cứ này thì chi phí kinh doanh được chia thành ba khoản mục lớn là: chi phí bất biến, chi phí khả biến, chi phí hỗn hợp. BẢNG 4: TÌNH HÌNH CPKD CHI TIẾT THEO TÍNH CHẤT BIẾN ĐỔI CỦA CHI PHÍ VỚI DOANH THU. Đvt : VN Đ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh Mức lãng phí (TK) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Tỷ suất phí (%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1.Chi phí bất biến 1.573.117.900 2,98 1.000.629.491 2,23 -572.488.409 -36 -0,57 -254.647.998 2. Chi phí khả biến 622.406.380 1,18 180.910.696 0,4 -441.491.684 -70 -0,78 -348.465.681 3. Chi phí hỗn hợp 76.225.396 0.14 329.101.745 0,73 252.876.349 331 0,59 263.583.015 Tổng cộng 2.271.849.676 4,31 1.599.953.134 3,58 -671.896.542 -29,57 -0,55 -245.712.980 Doanh thu thuần 52.654.298.838 44.675.087.422 -7.979.211.416 -15,15 (Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Trong đó: Tỷ suất phí = (số tiền)/DTT*100(%) Mức lãng phí (TK) = (8)*DTT2006/100 Qua bảng phân tích trên thì doanh nghiệp đã sử dụng tiết kiệm được chi phí và được thể hiện chi tiết qua từng khoản mục như sau: Chi phí bất biến: là những khoản chi phí về khấu hao máy móc, thiết bị… Đây là những khoản chi phí biến đổi không đáng kể khi mức lưu chuyển hàng hóa thay đổi. Năm 2006 khoản chi phí này giảm 572.488.409đ tương ứng tỷ lệ 36,3%, với tỷ suất giảm 0,57%, tiết kiệm được 254.647.998đ. Công ty đã sử dụng tương đối các tài sản trong doanh nghiệp. Chi phí biến đổi: là những khoản chi phí biến đổi theo mức biến đổi của mức lưu chuyển hàng hóa. Do vậy, khi doanh thu của doanh nghiệp giảm thì chi phí biến đổi giảm là điều tất yếu. Chi phí biến đổt năm 2006 giảm 441.491.684đ tương ứng với tỷ lệ 70% lớn hơn so với tỷ lệ giảm của doanh thu, làm cho tỷ suất phí của khoản mục này giảm 0,78%. Đây là kết qủa của sự cố gắng trong công tác quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp. Từ khoản mục chi phí này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 348.465.681đ. Chi phí hỗn hợp của doanh nghiệp năm 2006 tăng 252.876.349đ với tỷ suất phí là 0,59%. Với sự giảm về doanh thu thì doanh nghiệp gây lãng phí 263.583.681đ. Công ty cần xem xét tiếp tục duy trì, tận dụng những khoản phí có thể tiết kiệm, tránh sử dụng và quản lý chặt chẽ hơn những khoản gây lãng phí. Cần tìm hiểu nguyên nhân tại sao lại có sự lãng phí như vậy. Như vậy, qua bảng phân tích này thì người xem mới chỉ thấy được tình hình sử dụng chi phí của doanh nghiệp ở mức độ khái quát. Mặc dù các khoản mục chi phí tương đối là tiết kiệm nhưng thực chất vẫn có những khoản mục chi phí bị lãng phí. Do đó, nhà quản trị doanh nghiệp phải xem xét và phân tích trên nhiều bộ phận khác nhau, để thấy rõ hơn quá trình sử dụng chi phí thì nhà quản trị cũng nên phân tích chi phí theo chế độ quản lý tài chính hiện hành. 2.3. Căn cứ vào cơ chế quản lý tài chính và chế độ hạch toán hiện hành. BẢNG 5: TÌNH HÌNH CPKD CĂN CỨ VÀO CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH. Đvt: Ngđ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh Mức lãng phí (TK) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ suất phí (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Tỷ suất phí (%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1. Chi phí tài chính 691.356.099 1,31 100.604.094 0,22 -590.752.005 -85 -1,09 -486.958.452 2. Chi phí bán hàng 757.736.079 1,43 425.576.079 0,95 -322.160.000 -43 -0,48 -214.440.419 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp 250.522.419 0,47 821.603.298 1,83 571.080.879 227 1,36 607.581.188 4. chi phí mua hàng 572.235.079 1,08 252.169.663 0,56 -320.065.416 -55 -0,52 -232.310.454 Tổng cộng 2.271.849.676 4,31 1.599.953.134 3,58 -671.896.542 -29,57 -0,55 -245.712.980 Doanh thu thuần 52.654.298.838 44.675.087.422 -7.979.211.416 (Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Trong đó: Tỷ suất phí = ( số tiền )/DTT*100(%) Mức lãng phí (TK) = (8)*DTT2006/100 Căn cứ vào cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được chia ra theo từng khâu của quá trình kinh doanh. Đó là: quá trình mua hàng, bán hàng, công tác quản lý và chi phí hoạt động tài chính. Cụ thể như sau: Chi phí mua hàng năm 2006 giảm 320.065.416đ tương ứng tỷ suất phí giảm 0,52% tiết kiệm được 232.310.454đ. Công ty cần tiếp tục duy trì mức chi phí trên. Chi phí tài chính cũng giảm 590.752.005đ tương ứng tỷ suất phí 1,09%, mức tiết kiệm là 486.958.452đ. Chi phí bán hàng cũng giảm 332.160.000đ, tỷ suất phí 0,48%, tiết kiệm được 214.440.419đ. Công ty cần tiếp tục duy trì mức chi phí trên. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 571.080.879đ, tỷ suất phí là 1,36%, lãng phí 607.581.188đ. Công ty cần kiểm tra lại chi tiết quá trình chi phí quản lý để thấy được nguyên nhân tăng của nó, đồng thời cũng là tìm ra biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả hơn trong kỳ tới. Như vậy, qua bảng phân tích tình hình chi phí của doanh nghiệp theo cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành thì các nhà quản lý kế toán của công ty biết được chi tiết quá trình sử dụng chi phí của từng bộ phận. Từ đó biết được bộ phận nào sử dụng có hiệu quả để phát huy và có biện pháp quản lý tốt ở bộ phận kém hiệu quả. Tóm lại, nhà quản lý doanh nghiệp cần xem xét và phân tích chi phí kinh doanh theo nhiều khía cạnh khác nhau, chia thành từng bộ phận theo tiêu thức khác nhau. Có như vậy thì mới thấy hết được sự phát sinh của chi phí ở bộ phận nào có hiệu quả hay không để có biện pháp can thiệp phù hợp. 3.Quản lý rủi ro về vấn đề chi phí. Chi phí là yếu tố phức tạp và chứa nhiều rủi ro trong quá trình hoạt đọng kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội nói chung. Để quản lý chi phí một cách có hiệu quả thì việc quản lý rủi ro về vấn đề chi phí hiện đang là nhiệm vụ quan trọng và còn nhiểu khó khăn đối với công ty. Bởi lĩnh vực mà công ty đang hoạt động là một lĩnh vực phức tạp, chi phí cao và nhiều rủi ro hình thành do những yêu cầu pháp lý, các vấn đề liên quan tới tài sản, đất quy hoạch, cấp phép, tuyển dụng lao động, khả năng thực hiện dự án, môi trường quản lý điều hành… Một trong các lĩnh vực chứa nhiều rủi ro nhất về chi phí mà công ty tìm biện pháp giải quyết nhằm xây dựng chế độ kinh doanh hợp lý là xây dựng. Đây là ngành chứa nhiều yếu tố rủi ro nên việc công ty hiểu biết để phòng tránh và đối mặt với nó là điều tối quan trọng, nhằm tiết kiệm chi phí, giảm thiểu xử lý các trách nhiệm pháp lý không cần thiết. Những vi phạm về lãng phí, làm thất thoát trong quá trình kinh doanh dễ dàng làm tăng thêm chi phí dự án, chi phí xã hội. Hiện nay, việc quản lý rủi ro về vấn đề chi phí của các công ty tại việt nam vẫn còn nhiều hạn chế. Song, nhận thực được rủi ro về chi phí có thể gây thiệt hại cho hoạt động của công ty nên công ty đã có một số biện pháp để quản lý như: Nỗ lực sử dụng các biện pháp phòng tránh thông qua việc sử dụng các công cụ pháp lý nhằm giảm thiểu thất thoát, chi phí, thời gian,…Bên cạnh đó, công ty sử dụng các biện pháp khác như kiểm soát chặt chẽ các quá trình hoạt động, có sự phân phối hợp lý chi phí cho các bộ phận, công việc của công ty,… Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song công tác quản lý rủi ro không phải là đơn giản. Vấn đề phân phối chi phí vào đầu tư còn gặp nhiều khó khăn. những thiếu hụt về tổ chức, thiếu hụt về điều kiện yêu cầu như thời gian tài, nguyên và giá thành, thêm việc thiếu hụt chuyên gia và kinh nghiệm về quản lý rủi ro chi phí. Rủi ro về vấn đề chi phí có thể đem đến những thiệt hại không thể lường trước cho công ty. Cho nên, vấn đề quản lý rủi ro về chi phí trong xây dựng luôn phải được chú trọng và sử dụng các biện pháp hiệu quả để quản lý. 4. Đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí kinh doanh. BANG 6: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CHI PHÍ CỦA DOANH NGHIỆP. Đvt: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh Số tiền Tỷ lệ 1. Tông doanh thu 52.655.009.667 44.675.087.422 -7.979.922.245 -15,15 2. Tổng chi phí 2.271.849.676 1.599.953.134 -671.896.542 -29,57 3. Tỷ suất phí 4,31 3,58 4. Mức tăng ( giảm ) tỷ suất phí -0,55 5. Tốc độ tăng(giảm) tỷ suất phí -15 6. Mức lãng phí ( tiết kiệm ) CPKD -245.712.980 (Nguồn : Phòng kế toán tài vụ) Qua bảng trên tổng doanh thu của năm 2006 giảm là 7.979.922.245đ với tỷ lệ giảm là 15,15%. Tổng chi phí kinh doanh giảm 671.896.542đ với tỷ lệ giảm là 29,57%. Tỷ suất phí của năm 2005 là 4,31%, sang năm 2006 là 3,58%. Tỷ lệ giảm chủa chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu nên làm cho tỷ suất chi phí kinh doanh giảm 0,55% với tốc độ giảm là 15% và công ty tiết kiệm được 245.712.980đ. Đây cũng có thể coi là thành công của công ty nhưng không nên để doanh thu giảm mà công ty cần phải tìm mọi biện pháp tăng doanh thu thì mới có lợi nhuận và kéo theo đời sống công nhân viên được cải thiện. 5. Đánh giá tổng quan về công tác quản lý CPKD của công ty. Công tác quản lý chi phí kinh doanh là công tác rất quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, dù kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụ hay sản xuất… Do đó, việc kiểm tra, quản lý chi phí chi phí phải được tiến hành thường xuyên, công khai, gắn chặt với công tác tiết kiệm và hiệu quả. Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp bỏ ra một đồng chi phí nào đó thì phải đạt được một khoản doanh thu cao nhất có thể, đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, tức là phải có lợi nhuận. Ngoài ra, quản lý chi phí còn phải đảm bảo các các yêu cầu khách quan như: ổn định, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất có thể, sự phát triển của doanh nghiệp phải nằm trong sự phát triển chung của địa phương, xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng này của chi phí trong việc quyết định tới quy mô lợi nhuận và sự tồn tại của doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty đã đề ra cho người làm công tác quản lý chi phí là: phải hạch toán đầy đủ, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thường xuyên quá trình chi phí phát sinh. Để từ đó tìm ra các biện pháp cải tiến nhằm đame bảo tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Dựa trên tinh thần đó, công tác quản lý chi phí kinh doanh của công ty được tập hợp và chia thành các giai đoạn. Một mặt căn cứ trên cơ sở các tiêu chuẩn định mứac của nhà nước về chi phí kinh doanh hợp lý, hợp lệ từ đó xác định được khản nào được phép hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty và định mức của chúng. Mặt khác, công ty còn căn cứ vào đặc điểm và tính chất hoạt động của mình để từ đó đề ra nguyên tắc tiết kiệm chi phí. Cụ thể, công ty tiến hành như sau: Trước hết công ty xác định phạm vi và phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh của công ty được xác định là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong qua strình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và được bù đắp bằng doanh thu. Chi phí kinh doanh được phân loại theo chức năng hoạt động bao gồm: Chi phí mua hàng: là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong khâu mua ( không bao gồm giá vốn ), là các khoản chi phí mà công ty phải bỏ ra để thực hiện cho việc thu mua hàng hoá như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí nhân viên, chi phí hao hụt… Chi phí bán hàng: là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện cho việc bán hàng. Bao gồm các khoản chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu bao bì, chi phí hao hụt… Chi phí quản lý: là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý chung toàn bộ công ty như: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý, chi phí tiếp khách, hội nghị, khấu hao cơ bản của văn phòng, đồ dùng văn phòng, công tác phí, thuế đất, thuế môn bài, lệ phí khám xe, điện nước, điện thoại của khối văn phòng… Sau khi đã xác định được phạm vi và phân loại chi phí kinh doanh một cách chính xác, đầy đủ. Công ty tiến hành lập kế hoạch chi phí kinh doanh và tổ chức thực hiện kế hoạch. Việc lập kế hoạch được dựa trên cơ sở thực tiễn của chi phí phát sinh kỳ trước và kế hoạch kinh doanh của kỳ tới của công ty, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục các khoản chi tiêu lãng phĩ. Cuối cùng các nhà quản lý chi phí sẽ tiến hành phân tích đánh giá tình hình quản lý chi phí kinh doanh của công ty, công việc này nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác, toàn diện và khách quan tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh. Qua đó thấy được tác động của nó tới kết quả kinh doanh. Thông qua phân tích có thể thấy được tình hình sử dụng chi phí kinh doanh có hiệu quả hay không? Có phù hợp với nhu cầu kinh doanh với nguyên tắc quản lý kế toán tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không? Đồng thời tìm ra những mặt còn tồn tại, bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí, từ đó có biện pháp khắc phục và cải thiện. 6.Nhận xét chung về tình hình quản lý và sử dụng chi phí. 6.1. Thành công. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty luôn có sự ủng hộ của tập thể ban lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước mọi nhiệm vụ của công ty, cùng với tập thể nhân viên nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm cao. Sự đoàn kết đó đã, đang và sẽ làm cho công ty ngày càng phát triển, vì con người là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong kinh doanh. Với cơ chế thị trường thông thoáng loại bỏ các thủ tục phiền hà trong công tác vay vốn kinh doanh, nhờ đó công ty đã tận dụng được cơ hội kinh doanh mới và ngày càng phát triển. Tuy thời gian hoạt động chưa dài, song công ty luôn coi trọng chữ tín nên đã tạo được niềm tin đối với khách hàng và bạn hàng. Yếu tố này sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Đặc biệt, trong công tác quản lý chi phí, đội ngũ nhân lực của công ty có vai trò vô cùng quan trọng. Bộ phận quản lý chi phí của công ty dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,… do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với các yếu tố khách quan để tiến hành phân loại , tổng hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này so với kỳ trước của công ty mình so với các công ty cùng ngành … Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như các thiếu sót của công ty trong kỳ. Ngoài ra, đội ngũ nhân lực thực hiện việc quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty. Như vậy, trong hai năm qua cùng với sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty, kết quả năm 2006 có tỷ lệ giảm của doanh thu nhỏ hơn tỷ lệ giảm của chi phí. Cụ thể là trong khi tỷ lệ giảm của doanh thu là 15,15% thì tỷ lệ giảm của chi phí là 29,57%, điều này là rất tốt. Những khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể như chi phí bán hàng, chi phí tài chính thì tỷ suất chi phí đều giảm, những khoản chi phí tăng lên là do công ty đã đầu tư trang thiết bị để phục vụ cho quá trình quản lý và nâng cao văn minh thương mại. Doanh thu của công ty giảm do năm 2006 ban giám đốc tập trung vào việc ra đời của công ty, chưa thật sự tập trung kinh doanh, dù tổng chi phí giảm nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng lên đột biến chứng tỏ mọi chi phí chưa tập trung phục vụ cho việc tăng lên của doanh thu. Như vậy, công ty đã quản lý và sử dụng chi phí chưa được hiệu quả như mong muốn. 6.2. Tồn tại và khó khăn. Công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp mới được thành lập trong điều kiện nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh khốc liệt. Để tự khẳng định mình doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển kinh doanh hoàn hảo, nếu không sẽ khó tránh khỏi sự thất bại trong kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên địa bàn Hà Nội là nơi có nền kinh tế vận động và phát triển với tốc độ cao. Với điều kiện như vậy nó sẽ là cơ hội cho một số doanh nghiệp biết tận dụng thời cơ nhưng nó cũng là nguy cơ dẫn đến thất bại của doanh nghiệp nếu không có chiến lược kinh doanh hợp lý. Trước tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay các doanh nghiệp luôn tung ra những chiến dịch cạnh tranh với các đối thủ mà chính sách cạnh tranh thuyết phục khách hàng tốt nhất là chất lượng và giá cả hàng hóa. Do nền kinh tế của chúng ta đang trong quá trình hội nhập quốc tế nên sự cạnh tranh này càng gay gắt hơn. Nếu muốn hàng hóa có sức cạnh tranh cao thì nhiệm vụ của công ty không chỉ là tìm được nguồn hàng tốt mà còn phải hạ thấp chi phí để có thể đưa ra giá bán hấp dẫn góp phần tăng số lượng bán ra và tăng doanh thu, mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội đã nhận thức được rõ vấn đề này nên đã có những kế hoạch và quản lý chi phí khá hợp lý. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục như: Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu, khách hàng của công ty rất đa dạng, không chỉ là khách hàng mua lẻ mà còn là các nhà máy sản xuất. Trong một số trường hợp công ty bán chịu cho khách hàng, nếu không có biện pháp quản lý thích hợp thì công ty sẽ bị chiếm dụng vốn. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Nhận thức được vấn đề còn tồn tại trong công ty, em đã mạnh dạn đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm hạn chế những điểm chưa hợp lý trong quá trình quản lý và sử dụng chi phí của công ty. Chương III: Một số đề xuất nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà nội. I. Đánh giá về công tác quản lý chi phí kinh doanh và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong tương lai. 1. Định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của công ty. Tuy đã có được những thành công trong thời gian qua nhưng Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội không ngừng hoàn thiện và phát triển. Mục tiêu của công ty là phấn đấu để giảm chi phí kinh doanh để tăng lợi nhuận, tăng cường bán ra, mở rộng quy mô kinh doanh. Từ đó làm tăng khả năng cạnh tranh, thu hút đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, xây dựng các mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Từ những mục đích đó, Công ty đã có kế hoạch tiêu thụ, đổi mới cơ cấu kinh doanh nhằm thoả mãn nhu cầu tối đa của người tiêu dùng. Công ty cũng có kế hoạch mở rộng địa bàn kinh doanh có triển vọng đồng thời xây dựng chiến lược phát triển trong tương lai. Công ty tiến hành mở rộng thị trường, củng cố giữ vững thị trường hiện tại nhằm đảm bảo khả năng tiêu thụ hàng hoá. Đồng thời tìm kiếm những bạn hàng mới nhằm mở rộng thị trường, tạo cho mình khả năng chủ động trong kinh doanh, cũng như sự linh hoạt để theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Để thực hiện được mục tiêu chiến lược trên công ty rất coi trọng nhân tố con người. Công ty luôn tiến hành các khoá đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên, khuyến khích nhân viên tự học hỏi, tự trang bị cho mình vốn kiến thức vững vàng đáp ứng được đòi hỏi khắt khe trong kinh doanh. Tích cực nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, cử cán bộ có kinh nghiệm đi sâu nắm bắt thị trường… Các kế hoạch này dựa trên tình hình thực tế tại công ty, từ đó phát huy mặt mạnh và khắc phục điểm yếu còn tồn tại từ năm trước. II.Một số giải pháp nhằm hạ thấp CPKD của công ty. Nhận thức được vai trò quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong quá trình hoạt động thì công ty có thể áp dụng một số giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh như sau: 1.1.Tăng cường bán ra, tìm kiếm các công trình. Mục tiêu phát triển của công ty là tăng doanh thu để rồi tăng lợi nhuận. Như vậy thì công ty cần phải tăng cường bán ra, cần phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng. Công ty còn có chức năng xây lắp, vì vậy cần phải tìm kiếm thêm các công trình không những tại Hà Nội mà còn ở các tỉnh thành lân cận. Trong điều kện cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế, làm thế nào để chiếm lĩnh thị trường, tạo lập vị thế và uy tín trên thị trường không chỉ là vấn đề riêng của công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội. Như vậy, công ty càng phải đưa ra những chính sách thích hợp như chính sách khuyến mại, giảm giá đối với những khách hàng mua với số lượng lớn đối với thương mại. Còn đối với xây lắp thì phần bảo hành công trình cũng nên chú ý hơn, từ đó kích thích sức mua và tăng doanh thu cho công ty. Để thực hiện tốt quá trình bán hàng đồng thời tiết kiệm được chi phí, công ty cần nghiên cứu tìm kiếm nguồn hàng hợp lý. Yếu tố này cũng giúp công ty giảm được một số chi phí như: chi phí vận chuyển, bảo quản. Ngoài ra, công ty cũng cần tổ chức bán hàng hoá phù hợp với đặc điểm khu vực tiêu thụ mà công ty phục vụ nhằm đẩy mạnh bán ra, tránh được tình trạng ứ đọng hàng hoá, giảm chi phí bảo quản, hao hụt,… Mặt khác, công ty cũng cần tổ chức tốt nguồn hàng vì mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Mục đích của việc mua vào là để bán ra, do vậy muốn quá trình bán ra được tốt thì quá trình mua vào cũng phải đảm bảo. việc tổ chức tốt quá trình mua hàng cũng giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí kinh doanh. Để tạo được uy tín trên thị trường, ngoài việc cung cấp mặt hàng có chất lượng tốt, công ty còn cần chú trọng đến vấn đề về bảo quản hàng hoá, giữ được chất lượng hàng hoá tốt, công ty còn áp dụng một số chính sách hậu mãi tốt tạo niềm tin đối với khách hàng. 1.2.Quản lý và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. Đối với công ty, yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh là vấn đề lợi nhuận. Và để có được điều đó, công ty phải nỗ lực hết mình trong việc tổ chức quản lý và sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Tổ chức và quản lý cán bộ nhân viên hoạt động có hiệu quả, thái độ phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo…góp phần thúc đẩy bán ra, công tác tổ chức sao cho tạo môi trường đoàn kết và có trách nhiệm, có ý thức sao cho trong công việc, đây là việc cần làm trong công ty. Ngoài ra, công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ các phương án kinh doanh, quản lý chặt chẽ ác yếu tố đầu vào cả về lượng và giá trị. Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban đảm bảo con số thống kê chính xác, theo dõi thường xuyên hang tồn kho để có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Công ty phải quản lý hành chính tốt, tiết kiệm tối đa những khoản chi phí như tiếp khách, hội họp … Mặt khác, trong việc sử dụng các tiện nghi văn phòng cần cố gắng phát huy sao cho hết hiệu quả mà không lãng phí. Đồng thời công ty còn phải thực hiện kích thích tinh thần người lao động bằng các chế độ lương thưởng hợp lý, điều này là đòn bẩy kích thích tinh thần, nâng cao năng suất lao động. Cụ thể công ty có thể áp dụng các biện pháp như: Trả cho nhân viên các khoản phụ cấp đi đường thay vì sử dụng ô tô công ty. Nó sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dưỡng và nhiều chi phí khác. Vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ nhà sản xuất tới khách hang để công ty không còn lo lắng về các chi phí lưu kho, chi phí bảo hiểm và thuê địa điểm. Những khoản chi phí này luôn ăn đáng kể vào lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, có thể cung cấp các các trợ cấp bảo hiểm cho nhân viên thay vì mua các bảo hiểm sức khoẻ trọn gói. Công ty có thể trả cho họ một khoản tiền nhát định để họ tự trang trải bảo hiểm cho bản thân. Công ty sẽ tiêt kiệm đáng kể khoản chi phí bảo hiểm trong khi không gây tổn hại tới quyền lợi của nhân viên. Việc sử dụng các nhà thầu phụ giúp công ty chỉ phải trả tiền công cho những công việc cần thiết chứ không phải trả các khoản lương toàn thời gian. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lương, mà còn chi phí về thuế và bảo hiểm.Việc sử dụng các nhà thầu phụ không chỉ giúp công ty hạ thấp chi phí, mà còn sử dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các hoạt động kinh doanh, cho phép công ty giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn và phát triển nhanh hơn. 1.3.Nâng cao năng suất lao động của nhân viên. Năng suất lao động trong doanh nghiệp thương mại được thể hiện bằng doanh số bán ra trên một giờ công lao động hay trên một nhân viên bán hàng. Việc tăng năng suất lao động cho phép giảm tương đối chi phí lao động trong quá trình lưu thông hàng hóa, hạ thấp chi phí kinh doanh nâng cao thu nhập và tích lũy của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên khuyến khích tăng năng suất lao động trên một nhân viên bằng các chế độ tiền lương, tiền công, sự khuyến khích lợi ích vật chất. Từ đó kích thích nhân viên chủ động sáng tạo toàn tâm toàn ý với công việc được giao. Ngoài ra, công ty nên đầu tư thêm một số trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động. Công ty phải thường xuyên có định mức về chi phí đào tạo để nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên. Trình độ nghiệp vụ cũng là một yếu tố quan trọng thúc đẩy tăng năng suất lao động. 1.4.Nghiên cứu thị trường ( thị trường sản phẩm, dịch vụ đầu ra, thị trường yếu tố đầu vào ) và các đối thủ cạnh tranh. Sản phẩm dịch vụ của công ty là mặt hang xăng dầu, một mặt hang thiết yếu trong đời sống nhân dân cũng như sự hoạt động của các nhà máy. Do vậy, Công ty cần nắm rõ sự biến động của thị trường, cần tìm được nguồn hang đầu vào tốt, cần có những khách hang tiềm năng, khách hang trung thành để tăng doanh thu. Nghiên cứu thị trường tốt sẽ cung cấp hang loạt thông tin về khách hang, sản phẩm và đổi thủ cạnh tranh. Để thực hiện tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả công ty có thể sử dụng các biên pháp như: + Nói chuyện trực tiếp với khách hang và khách hang tiềm năng. Mặc dù việc gửi trực tiếp bằng đường bưu điện bảng câu hỏi, chiến dịch marketing trực tiếp thông qua điện thoại, các buổi thảo luận tập trung… là các biện pháp hữu hiệu để khảo sát khách hang và khách hang tiềm năng. Song, chúng thường quá tốn kém. Vì vậy, công ty có thể tổ chức một cuộc họp mặt không chính thức để lấy số liệu.Mời một số khách hang đi ăn trưa và tìm hiểu những đánh gia skhông chính thức của họ về sản phẩm hay dịch vụ mới của công ty. Hoặc công ty có thể gọi điện để hỏi các câu hỏi có tính chất tương tự. Như vậy, công ty vừa có thể có được một số thông tin về xu hướng chung vừa có thể giảm bớt chi phí. + Sử dụng sinh viên: công ty có thể liên lạc với sinh viên các trường tham gia nghiên cứu thị trường. Với cách này, ngoài việc tiết kiệm được chi phí, làm việc với sinh viên cũng có thể giúp công ty thu được những ý kiến hoàn toàn mới về việc thiết kế hay thực hiện một cuộc nghiên cứu thị trường. + Sự tăng hoặc giảm giá cũng ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu và lợi nhuận của công ty. Do vậy, công ty cũng cần biết rõ thời điểm tăng hoặc giảm giá trên thị trường để có chính sách nhập hang hợp lý. + Công ty cũng cần nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh một cách cẩn thận, đầy đủ, khách quan, đánh giá đúng hiệu quả của chính mình. Từ đó lựa chọn được hướng đi đúng cho chính doanh nghiệp của mình, xây dựng các chiến lựơc kinh doanh hợp lý, nâng cao năng lực cạnh tranh và cắt giảm được các chi phí cần thiết so với đối thủ. 1.5.Áp dụng chính sách giảm giá, chiết khấu, phần trăm hoa hồng. Để tăng doanh thu bán hang và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty cần áp dụng các chính sách giảm giá, chiết khấu với những khách hang mua với số lượng lớn hoặc mua thường xuyên. Như vậy vừa có thể thoả mãn lợi ích về vật chất vừa thoả mãn lợi ích tinh thần cho khách hang. Sự thoả mãn này đem đến cho khách hang sự tin tưởng và muốn mua hang nhiều hơn. Đây là cơ hội để công ty đẩy mạnh việc bán ra làm tăng lợi nhuận, giảm chi phí. Công ty nên pgát triển các thoả thuận thanh toán với khách hang để giảm thiểu các chi phí bổ sung phát sinh. Việc công ty bán được bao nhiêu sản phẩm sẽ không còn ý nghĩa khi công ty chưa nhận được tiền thanh toán. Mục đích của nhiệm vụ này là đảm bảo sự thoả thuận chủ động qua đó có được các điều khoản thanh toán rõ rang và công ty có được các khoản tiền của mình nhanh chóng nhất. Đặc biệt, đối với những khách hang trung thành công ty cần áp dụng chính sách giảm giá, triết khấu hoặc cắt phần trăm hoa hồng để tăng sức mua, nâng cao sản lượng bán ra. 1.6.Áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại. Khoa học công nghệ từ lâu đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trên thế giới. Những tiến bộ khoa học kỹ thuật đã làm một ‘cuộc cách mạng’ to lớn trong phong cách sống và làm việc của các doanh nghiệp nói chung và công ty Thương mại và đầu tư xây dựng hà nội nói riêng. Công ty không chỉ kinh doanh thương mại mà còn hoạt động về mảng xây lắp. Do vậy, công ty cần áp dụng khoa học công nghệ nhằm tiết kiệm nhân công, đẩy nhanh tiến độ thi công. Để cắt giảm chi phí kinh doanh thì biện pháp giảm chi phí quản lý hành chính là một trong những biện pháp hữu hiệu. Việc áp dụng các tiến bộ khoa học trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, giúp cho việc tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy quản lý phù hợp với sự phát triển của công ty. Từ đó, giảm bớt các thủ tục không cần thiết, giảm bớt các khoản chi tiêu có tính chất hình thức, phô trương. Bên cạnh đó, việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật giúp công ty tiết kiệm được chi phí sản xuất, sản phẩm có chất lượng cao, bộ máy hoạt động của công ty cũng được hoàn thiện hơn. Cụ thể Công ty có thể sử dụng các công nghệ như: điện thoại internet, lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Bởi việc liên lạc qua internet co chi phí thấp hơn nhiều so với việc liên lạc bằng điện thoại bàn hay di động. Đây là một trong những tiện ích từ mạng internet có sẵn và internet càng ngày càng có thêm nhiều chức năng mới với giá rẻ khác. Việc lưu trữ dự phòng các dữ liệu quan trọng một cách an toàn và đảm bảo bằng internet chỉ tốn một chi phí thấp đến kinh ngạc.Các dữ liệu lưu trong máy tính các nhân đôi khi bị hư hỏng hoặc bị mất dữ liệu nhưng chỉ cần một chi phí nhỏ công ty có thể thuê một ‘ổ cứng lưu động’ trên mạng để lưu trữ dự phòng các dữ liệu theo một lịch trình đã định sẵn. 1.7.Tăng cường tiết kiệm chi phí quản lý chặt chẽ quá trình tiết kiệm chi phí. Giảm được chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp trong kỳ. Nên thực hiện tiết kiệm chi phí kinh doanh cũng là một biện pháp tăng lợi nhuận. Tiết kiệm chi phí kinh doanh không có nghĩa là cắt giảm tuỳ tiện mà giảm tối thiểu các khoản chi phí không cần thiết, không phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Công ty luôn phải tính toán đến hiệu quả chi phí bỏ ra. Như vậy khi bắt tay vào xây dựng, một điều vô cùng quan trọng mà công ty không thể bỏ qua là phải tính đến việc chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào để có biện pháp tiết kiệm thích hợp. Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất. Do vậy, để hạ thấp chi phí thì các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí, đạt mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh. Kết luận Trên đây là một số lý luận và thực tiễn về chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội trong hai năm 2005 và 2006. Quản lý chi phí kinh doanh nhằm tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng của chúng là một vấn đề quan trọng và thu hút được sự chú ý của doanh nghiệp, vì nó có tính thực tiễn cao, liên quan trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong kinh doanh thương mại thì chi phí kinh doanh luôn luôn phát sinh và quyết định quan trọng tới sự thành bại của doanh nghiệp thương mại. Vì thế, xác định một phương pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh là mục tiêu hang đầu quan trọng của các nhà quản trị trong Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội. Tuy nhiên, xuất phát từ những nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong kinh doanh nên công tác quản lý chi phí kinh doanh bên cạnh những ưu điểm vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế. Qua thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về công tác quản lý chi phí kinh doanh trong Công ty kết hợp với những kiến thức đã được trang bị em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “ Quản lý chi phí kinh doanh và một số giải pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty thương mại và Đầu tư xây dựng Hà nội”. Thông qua chuyên đề này em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với nguyện vọng góp phần giám sát chặt chẽ việc sử dụng chi phí sao cho hiệu quả nhất. Do giới hạn về thời gian thực tập cũng như hạn chế về mặt kinh nghiệm nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mông nhận được sự góp ý bổ sung của các thầy cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo của Th.S Dương Thị Ngân, các thầy cô khoa Thương mại và các anh chị trong công ty đã giúp đơ em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC Tài liệu tham khảo Tài liệu của Công ty Thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội. Giáo trình kinh tế thương mại. Giáo trình quản trị kinh doanh thương mại. Giáo trình chiến lược kinh doanh. Giáo trình marketing. Trang web: vietbao.vn. Trang web: vietnamnet.vn. Trang web: www.mof.gov.vn