Quản lý phân phối hàng hóa công ty cổ phần y dược phẩm Việt Nam

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài : Quản lý phân phối hàng hóa Công ty cổ phần Y Dược Phẩm Việt Nam Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin MỤC LỤC W X I. PHẦN TỔNG QUAN a. Mô tả nội dung đề tài................................................................................... b. Xác định phạm vi và ràng buộc cho hệ thống ............................................. c. Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên ................................... d. Kế hoạch thực hiện ...................................................................................... II. PHÂN TÍCH a. Phân tích hiện trạng ..................................................................................... i. Phân tích dữ liệu .................................................................................. ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò ........ iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng ......................................... b. Phân tích dữ liệu .......................................................................................... i. Mô hình quan niệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình) .................... ii. Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer.................... c. Phân tích yêu cầu hệ thống.......................................................................... i. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng............................. ii. Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD .................................................. iii. Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise ......................................... III. THIẾT KẾ a. Thiết kế dữ liệu............................................................................................ i. Thiết kế vật lý dữ liệu.......................................................................... ii. Mô tả ràng buộc toàn vẹn .................................................................... b. Thiết kế giao diện ........................................................................................ i. Thiết kế thực đơn, form, ..................................................................... ii. Thiết kế báo hiệu ................................................................................. c. Thiết kết hệ thống ....................................................................................... i. Mô tả các hệ thống con....................................................................... ii. Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa .......................................... iii. Thiết kế chức năng tự động hóa (phân chia thành các module).......... IV. KẾT LUẬN i. Tóm tắt kết quả .................................................................................... ii. Tự đánh giá.......................................................................................... iii. Hướng phát triển.................................................................................. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin PHẦN I : TỔNG QUAN a. Mô tả nội dung đề tài: Tổng quan về công ty Y Dược Phẩm là một công ty cổ phần Dược Phẩm, ra đời dựa trên cơ sở nắm bắt được thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng về tình trạng sức khỏe. Trong đó, bộ phận phân phối hàng hóa của công ty cần quản lý việc điều phối giao hàng, thu tiền và báo cáo hoạt động giao hàng của công ty. Sản phẩm của công ty được nhiều người tiêu dùng. Vì sản phẩm mang lại sức khỏe cho con người, với nhiều mặt hàng đa dạng và với giá thành hợp lí. b. Xác định phạm vi và ràng buộc hệ thống: Khách hàng là người có thể trực tiếp đến công ty yêu cầu đạt các mặt hàng ,có thể gọi điện thoại đặt hàng hoặc cũng qua mạng đạt các mặt hàng và sau đó ghi lại đầy đủ thông tin của khách hàng như: địa chỉ giao hàng, họ tên khách hàng nhận, số điện thoại, số lượng , mặt hàng …… Nhân viên giám sát giao hàng (GSGH) của công ty điều phối toàn bộ việc quản lý giao hàng của các nhân viên. Quản lý việc điều phối bộ phận giao hàng: có hai bộ phận nhỏ là giao hàng sỉ và giao hàng lẻ. ™ Bộ phận giao hàng lẻ: gồm các nhân viên giao hàng lẻ, phương tiện giao hàng là xe gắn máy. Bộ phận này chỉ phụ trách giao hàng trong thành phố (các trang thiết bị cần thiết được cung cấp sẵn). ™ Bộ phận giao hàng sỉ: gồm các nhân viên giao hàng sỉ, phương tiện giao hàng là xe tải. Bộ phận này phụ trách giao hàng ở tỉnh và cả trong thành phố. Mỗi xe một ngày đi 2 chuyến. Mỗi chuyến giao khoảng 150 thùng. Qui trình thời gian làm việc của nhân viên giao hàng : Hàng ngày, vào mỗi đầu buổi (sáng, chiều), các nhân viên giao hàng (NVGH) sỉ và lẻ sẽ nhận các đơn đặt hàng (ĐĐH) từ GSGH. Thông thường mỗi ngày, NVGH lẻ đảm nhận khoảng 20-30 ĐĐH. NVGH sỉ nhận các ĐĐH đảm bảo đủ 2 chuyến/ngày. Nếu ngày Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin đó số lượng đơn hàng cần giao quá nhiều hay trong đội có nhân viên nghỉ phép (tối đa 1 ngày chỉ có 1-2 nhân viên nghỉ phép), NVGH khác phải đảm nhận thêm tối đa 5-10 ĐĐH nữa. Nếu vượt mức thời gian làm việc 8h/ngày nhân viên sẽ được tính giờ làm thêm (tối đa không quá 2h/ngày). Sau đó, NVGH sẽ nhận hàng tại kho và sắp xếp đi giao hàng. Khách hàng thanh toán với nhân viên viên giao hàng: Khi giao hàng, nếu ĐĐH có hình thức thanh toán trả ngay thì nhân viên phải thu đủ tiền (không giao tiền thì không giao hàng), đưa khách ký nhận hàng và gởi 1 tờ hóa đơn đỏ cho khách, còn 1 bản đem về lưu. Cuối buổi hay sau khi giao hàng xong hết, NVGH phải quay về báo cáo cho GSGH tình hình giao hàng của buổi đó. Nếu ĐĐH không có trở ngại thì NVGH nộp tiền cho thủ quỹ và báo cáo cho kế toán làm phiếu thu. Đơn đặt hàng không xử lý được: Nếu ĐĐH có trở ngại vì nhiều lý do khác nhau thì hàng được đem về và chờ bộ phận xử lý ĐĐH giải quyết (có thể thương lượng với khách hàng để nhận lại hoặc hủy ĐĐH đó). Điều phối ĐĐH: GSGH nhận các ĐĐH đã hoàn chỉnh từ bộ phận nhận đặt hàng. GSGH tập hợp các ĐĐH theo buổi (sáng, chiều), sắp xếp, phân loại theo từng quận huyện, tỉnh. Tùy vào số lượng ĐĐH, khối lượng hàng hóa của các ĐĐH đó và số lượng nhân viên có thể điều phối trong ngày mà các ĐĐH sẽ được phân phối hợp lý cho các nhân viên giao hàng đảm bảo hàng hóa được giao trong vòng 24h. Thông thường, ĐĐH của buổi sáng sẽ được giao trong buổi chiều cùng ngày; ĐĐH của buổi chiều sẽ được giao ngay trong buổi sáng hôm làm việc tiếp theo. ĐĐH cần giao khẩn cấp phải có yêu cầu của khách hàng và không quá 5 ĐĐH khẩn /ngày. Mỗi NVGH trong thành phố có thể đảm trách nhiều quận huyện. GSGH cần điều phối giao hàng hợp lý sao cho mỗi NVGH trong mỗi buổi đảm nhận số công việc tương đối đồng đều nhau và có thể hoàn thành tốt. Hoãn thời gian giao hàng: Nếu số lượng ĐĐH trong một buổi quá nhiều, GSGH sẽ xem xét những ĐĐH nào không gấp, có thể liên hệ với khách để hoãn lại thời gian giao hàng. Nếu không thể hoãn được, GSGH phải cố gắng giải quyết hết số Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin ĐĐH đó ngay trong buổi (có thể cho NVGH làm việc ngoài giờ). Nếu hoãn được, ĐĐH đó sẽ được ưu tiên giao trước vào buổi sau Kiểm tra giao hàng: Khi việc giao hàng đã hoàn tất, các NVGH nộp lại chứng từ hóa đơn và phiếu nộp tiền cho GSGH để kiểm tra và xác nhận giao hàng. Chứng từ sẽ được lưu trữ tại khâu hóa đơn. Đối với các ĐĐH bị khách hàng từ chối nhận thì GSGH sẽ liên hệ với bộ phận nhận ĐĐH để chờ hướng giải quyết. Bộ phận nhận ĐĐH sẽ phải thương lượng với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý nhận lại thì giao lại, nếu không thì đối với ĐĐH bị từ chối một phần thì sẽ hủy ĐĐH cũ và làm lại ĐĐH mới theo đúng số lượng hàng thực tế khách hàng đã nhận; với ĐĐH bị từ chối toàn phần thì hủy toàn bộ ĐĐH. Lập và hủy hóa đơn: Khi nhận các ĐĐH chuyển đến, bộ phận phân phối hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn cho khách hàng. Mỗi hóa đơn chỉ thuộc một ĐĐH duy nhất. Một ĐĐH có thể lập một hoặc nhiều hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng. Trường hợp khách hàng trả lại hàng thì hóa đơn sẽ bị hủy hoàn toàn hoặc hủy và tạo lại hóa đơn mới theo đúng thực tế giao hàng. Các thông tin trong hóa đơn gồm có: ƒ Tên công ty bán hàng – địa chỉ - điện thoại – fax – mã số thuế - tài khoản ƒ Số hóa đơn ƒ Số ĐĐH ƒ Ngày giao hàng – địa chỉ giao hàng – hình thức thanh toán – hạn thanh toán ƒ Tên khách hàng (thường là nhà thuốc, bệnh viện, đại lý,…) ƒ Địa chỉ khách hàng ƒ Mã số thuế khách hàng (nếu có) ƒ Điện thoại - Fax ƒ Số thứ tự (các mặt hàng đặt). Thông tin Đơn đặt hàng của Khách hàng: Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin ƒ Tên mặt hàng ƒ Đơn vị tính ƒ Số lượng ƒ Đơn giá ƒ Thành tiền ƒ Tổng tiền trước thuế ƒ Chiết khấu ƒ Tổng tiền còn lại ƒ VAT ƒ Tổng tiền phải trả ƒ Hình thức thanh toán: trả ngay hay trả chậm ™ Yêu cầu đối với chức năng: Hệ thống phải cung cấp đầy đủ các chức năng để GSGH có thể truy xuất và quản lí các thông tin sau: ƒ Các ĐĐH đã giao trong tháng. ƒ Tổng số lượng ĐĐH giao đúng thời hạn, tỷ lệ phần trăm. ƒ Tổng số lượng ĐĐH giao không đúng thời hạn (bị hoãn lại), tỷ lệ phần trăm. ƒ Các ĐĐH bị từ chối 1 phần, toàn phần, nguyên nhân bị từ chối. ƒ Các hóa đơn giao cho khách hàng. ƒ Các khách hàng đã đặt hàng trong tháng. ƒ Số lượng ĐĐH của từng nhân viên giao hàng trong tháng, NVGH đảm nhận nhiều ĐĐH nhất trong tháng, NVGH đảm nhận ít ĐĐH nhất trong tháng. ƒ Số lượng ĐĐH trung bình mỗi nhân viên đảm nhận/ngày. ƒ Thời gian làm thêm giờ của từng nhân viên giao hàng trong ngày, tháng ƒ Các nhân viên giao hàng làm nhiều giờ nhất trong tháng. ™ Yêu cầu đối với phi chưc năng: ƒ Xử lý việc đặt hàng của khách hàng nhanh chóng và tốt nhất nếu có thể. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin ƒ Bảo mật thông tin các khách hàng và nhân viên. ƒ Phần mềm giao diện thân thiện dễ sử dụng. ƒ Phần hướng dẫn sử dụng trực quan, sinh động. c. Ràng buộc hệ thống : • Ngày hoàn thành hệ thống: 15/09/2006 • Nhân lực: 2 người • Các nhu cầu về Đơn đặt hàng, hóa đơn, báo cáo, tính toán phần mềm phải đảm bảo như hiện trạng đang khai thác. • Cần xây dựng một hệ thống dễ sử dụng giúp cho các nhân viên liên quan của công ty mất ít thời gian để làm quen. • Hệ thống phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ nhanh chóng, hiệu quả và cần nhất là sự bảo mật và an toàn thông tin. • Khi hệ thống hoạt động một điều quan trọng cần nói đến là phải tiện lợi và hiệu quả hơn trước đây khi chưa sử dụng phần mềm. d. Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên: a. Thành viên tham gia: STT Họ tên Mã số Sinh viên 1 Nguyễn Quốc Trung 04HC449 2 Nguyễn Thị Hoàng Yến 04HC473 b. Nhóm phân chia công việc như sau : • Nguyễn Quốc Trung đóng vai trò mô tả chức năng của hệ thống., phân tích hiện trạng, , Thiết kế giao diện, Thiết kế xử lý. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin • Nguyễn Thị Hoàng Yến xác định tổng quan yêu cầu , phân tích dữ liệu, phân tích yêu cầu hệ thống. • Các công việc của từng thành viên luôn cập nhật và tìm hiểu trao đổi lẫn nhau, các phần thực hiện xong phải có sự thống nhất của cả hai thành viên lúc đó công việc mới xem là hoàn tất. e. Kế Hoạch Thực Hiện: Khảo sát và lập kế hoạch - Người thực hiện: Nguyễn Quốc Trung, Nguyễn Thị Hoàng Yến. - Ngày bắt đầu: 19/06/2006 - Ngày kết thúc: 26/06/2006 Công việc Mô tả Kết quả cần đạt được Khảo sát hiện trạng (03/06/2006 - 16/6/2006) Khảo sát hiện trạng hệ thống để nắm rõ hoạt động của hệ thống Các mẫu phiếu yêu cầu, các nghiệp vụ cụ thể, qui trình quản lý phân phối hàng hóa. Lập kế hoạch (16/06/2006 – 19/06/ 2006) Lập kế hoạch cho việc phát triển hệ thống mới Kế hoạch phát triển (đánh giá khả thi, mô tả và phân công công việc, đánh giá rủi ro) Phân tích - Người thực hiện: Nguyễn Quốc Trung, Nguyễn Thị Hoàng Yến. - Ngày thực hiện: 27/06/2006 - 3/07/2006 Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin - Ngày thực hiện: 18/07/2006 - 31/07/2006 Công việc Mô tả Kết quả cần đạt được Xác định và thu thập yêu cầu (27/06/2006 – 29/06/2006) Xác định các yêu cầu hệ thống Mô tả hiện trạng của hệ thống và Bảng yêu cầu chi tiết về hệ thống mới Đặc tả yêu cầu (29/06/2006 – 03/07/2006) Xác định yêu cầu chức năng, phi chức năng và đặc tả từng chức năng của hệ thống mới Bảng đặc tả yêu cầu hệ thống mới Phân tích tổng quan (18/07/2006 - 23/07/2006) Nắm rõ được quy trình xử lý của hệ thống hiện tại. Phát thảo Cơ sở dữ liệu và kiến trúc hệ thống mới Thể hiện các yêu cầu của hệ thống mới dưới dạng trực quan. Mô hình ER Mô hình DFD hệ thống hiện tại. Mô hình DFD quan niệm hệ thống mới. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin PHẦN II : PHÂN TÍCH a. Phân tích hiện trạng: i. Phân tích dữ liệu: ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò: iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng: b. Phân tích dữ liệu: i. Mô hình quan niệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình): Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer: CUA BAO GOM THUOC GOM CO CO KHACH HANG Ten khach hang Dia chi Ma so thue Dien thoai Fax HOA DON So HD Ng ay lap Tri gia CHI TIET HOA DON STT Ten MH Don vi SL Don gia Hinh thuc thanh toan NHAN VIEN GIAO HANG Ten NV Dia chi NV Dien thoai NV DON DAT HANG So DDH Ng ay DH Tinh trang Muc do CHI TIET GIAO HANG ID Ng ay giao Tinh trang giao Ng uyen nhan Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin TE N_ NV = T EN _N V DI A_ CH I_ NV = D IA _C HI _N V SO _H D = SO _H D SO _D DH = S O _D DH ID = ID SO _D DH = S O _D DH TE N_ KH AC H_ HA NG = T EN _K HA CH _H AN G DI A_ CH I = D IA _C HI KH AC H _H AN G TE N _K H AC H _H AN G M em o D IA _C H I M em o M A_ SO _T H U E M em o D IE N _T H O AI In te ge r FA X In te ge r H O A_ D O N SO _H D Lo ng In te ge r SO _D D H Lo ng In te ge r N G AY _L AP D at eT im e TR I_ G IA D ou bl e C H I_ TI ET _H O A_ D O N ST T Lo ng In te ge r SO _H D Lo ng In te ge r TE N _M H M em o D O N _V I M em o SL In te ge r D O N _G IA D ou bl e H IN H _T H U C _T H AN H _T O AN M em o N H AN _V IE N _G IA O _H AN G TE N _N V M em o D IA _C H I_ N V M em o D IE N _T H O AI _N V In te ge r D O N _D A T_ H AN G SO _D D H Lo ng In te ge r TE N _K H AC H _H AN G M em o D IA _C H I M em o ID In te ge r N G AY _D H D at eT im e TI N H _T R AN G M em o M U C _D O M em o C H I_ TI ET _G IA O _H AN G ID In te ge r SO _D D H Lo ng In te ge r TE N _N V M em o D IA _C H I_ N V M em o N G AY _G IA O D at eT im e TI N H _T R AN G _G IA O M em o N G U YE N _N H A N M em o Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin c. Phân tích yêu cầu hệ thống : i. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng: ii. Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD: iii. Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise :