Quản trị kho

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CĐ THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ………–&—…….. MÔN: LOGISTICS LỚP: QT 1.1 ĐỀ TÀI: QUẢN TRỊ KHO GV HƯỚNG DẪN: NGUYỄN VỊNH NGƯỜI THỰC HIỆN: -Ngô Đức Vinh -Lương Thị Hà Đà Nẵng, tháng 11 năm 2009 I/Khái niệm,Vai trò,chức năng kho 1.Khái niệm và vai trò của kho: *Khái Niệm Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trử,bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. *Vai trò: Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp vậy vai trò của kho là: -Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa.là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống. -Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối.Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị,kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hó,sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Hổ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sản sang về số lượng,chất lượng,trạng thái lô hàng giao,góp phần giao hàng dung thời gian và địa điểm. 2.Chức năng của kho: Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã từng phải chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lí vòng nhập hàng, và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lí một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi. Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau: - Gom hàng: khi một lô hàng /nguyên vật liêu không đủ số lượng thì Người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa/nguyên vật liệu được nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyễn tới nhà máy ,thị trường bằng các phương tiện vận chuyễn - Phối hợp hàng hóa:(Tổ chức các mặt hàng kinh doanh)Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng. - Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho. II/ Hệ thống bảo bảo quản, phân loại kho hàng: 1.Hệ thống bảo quản: - Định nghĩa: Bảo quản hàng hóa là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chức hoạt động kho của doanh nghiệp. Một số hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây: *Quy trình nghiệp vụ kho: Được thể hiện ở nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp với dòng hàng hóa lưu chuyển qua kho. Quy trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hóa một cách chi tiết trong quá trình hoạt động, tùy thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo quản yêu cầu.bảo quản lô hàng,điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng. *Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho.Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho9 các tác nghiệp trong khodiễn ra một cách bình thường, lien tục có hiệu quả phù hợp với quy trình công nghệ kho,với quá trình tổ chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định. Không gian công nghệ kho phải đảm bảo các bộ phận; diện tích bảo quản,diện tích cho hoạt động quản lý và sinh hoạt. Các bộ phận diên tích này không chỉ đủ về mặt quy mô, mà quan trọng hơn là việc quy hoạch hợp lý, phù hợp quy trình công nghệ kho và dòng hàng lưu chuyển qua kho. *Trang trang thiết bị công nghệ: Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có lien quan đến yêu cầu đảm bảo hàng hóa, tố chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Với ý nghĩa trong việc nâng cao năng suất lao động tăng cường mức độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại,áp dụng công nghệ tiên tiến. *Tổ chức lao động trong kho: Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức năng nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho,xây dựng nội quy ,quy chế hoạt động khogawns với các đối tượng liên quan (nhân viên,các dối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp…),xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng,xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho. *Hệ thống thông tin và quản lý kho: Đây là một yếu tố quan trọng,nhằm đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho,các hồ sơ về cung cấp,hoofsow khách hàng.. 2.Phân loại kho hàng *Phân theo đối tượng phục vụ: - Kho định hướng thị trường: kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu. Loại hình kho này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng. Kho này có chức năng chủ yếu là dịch vụ khách hàng. Về mặt địa lý, kho gần khách hàng để tập trung vận chuyển lô hàng lớn, cự ly dài từ nhà máy kết hợp cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng. Phạm vi hoạt động của kho được căn cứ vào yêu cầu tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng trung bình, chi phí/Đơn vị cung ứng. - Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí ở các khu vực sản xuất, đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên liệu phụ tùng, và các yếu tố đầu vào khác của nhà sản xuất và do đó chức năng chủ yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển, tiếp tục quá trình sản xuất và dự trữ thời vụ. *Phân loại theo quyền sở hữu -Kho riêng Thuộc quyền sở hữu và sủ dụng riêng của doanh nghiệp(thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho.Loại hình kho này thích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính Lợi ích của kho riêng là khã năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi ích vô hình khác. Tuy nhiên nếu dung kho rieng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng, và tính linh hoạt vị trí sẽ khong đạt điểm tối ưu khi donh nghiệp mỡ rộng thị trường mục tiêu. -Kho công cộng : Kho công cộng hoạt động hnuw một đơn vị kinh doanh dộc lập cung cấp một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyễn trên cơ sở thù loa biến đỗi.Kho công cộng cung cấp các dịch vụ tiêu chuẫn cho khách hàng. Kho công cộng đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích về kinh tế,chúng có quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn,Theo quan điểm tài chính kho công cộng có thể có chi phí biến đỗi thấp hơn kho dung riêng. *Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị - Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế,kiến trúc xây dựng và thiết bị thực hiện quá trình công nghệ trong điều kiện bình thường. -Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị rieng biệt để bảo quản những hàng hóa đặc biệt do tính chất thương phẩm và yêu cầu của quá trình vận độnghàng hóa(kho lạnh, kho động vật sống) *Phân theo đặc điểm kiến trúc: -Kho kín: Có khả năng tạo mô trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo quản, íh chịu ảnh hưởng của các thông số mô trường bên ngoài. - Kho nữa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách với mô trường ngoài kho - Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa íh hoặc không bị ảnh hưởng bởi những thay đỗi của khí hậu ,thời tiết. * Phân theo mặt hàng bảo quản: - kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa cao. Kho bảo quản nhiều loại hàng hóa theo các khu kho và nhà kho chuyên môn hóa cao. - Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản nhóm hàng, loại hàng nhất định - Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hóa, chuyên môn hóa thấp nhất. Kho bảo quản nhiều loại hàng hóa trong khu kho, nhà kho. III/ Quy trình nghiệp vụ kho Định nghĩa quy trình Quy trình là một khái niệm cơ bản đối với việc ra quyết định. Quy trình đóng vai trò quan trọng nhằm chuyển biến ý tưởng thành kết quả thiết thực, hiệu quả. Đó là một loạt những quy định, hướng dẫn khá chi tiết giúp chúng ta thực hiện một việc gì đó theo một trình tự thống nhất. + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình. 1.Quy trình nhập hàng Quy trình nhập hàng vào kho 1.1. Mục đích: Nhập hàng theo đúng yêu cầu của cty về mặt số lượng, chất lượng, tiến độ. 1.2. Phạm vi: Aùp dụng cho các loại hàng hoá là sản phẩm của công ty, các loại hàng hoá khác do Giám đốc giao. 1.3 Nội dung: 1.3.1 Thông tin nhập hàng: Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này. Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách. 1.3.2          Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng. Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng. Kiểm tra về qui cách. Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng. Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính. 1.3.4 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá: Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho. Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng. 2. Quy trình xuất hàng QUY TRÌNH XUẤT HÀNG 2.1Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói - bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát. 2.2Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp. 2.3Nội dung: 2.3.1    Chuẩn bị giao hàng: Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách). Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần. Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết. -      Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán. Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại. -    Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho. -     Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không. Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản. Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị. Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả. Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn). Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì xuất hoá đơn. 2.3.2 Giao hàng: Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi.. Liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách. Chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa. Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn. Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho. Người ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng. Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về. Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu. 3. Quy định sắp xếp và quản lý hàng trong kho 3.1Lưu kho,Bảo quả hàng hóa 3.1. 1.Mục đích: Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ. 3.1.2.Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho các kho tại đơn vị trực thuộc và các kho lưu động tại công trình. 3.1.3.Tài liệu liên quan: Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn về lưu kho, bảo quản hàng hoá, phòng chống cháy nổ hiện hành của Nhà nước, Tổng Công ty. 3.1.4.  Định nghĩa: - Lưu kho bảo quản hàng hoá là quá trình tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra. -  Hàng hoá được lưu kho bao gồm:   Hàng hoá được mua về theo tiến độ cung cấp vật tư cho công trình đã được phê duyệt trong biện pháp thiết kế tổ chức thi công.      + Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi công các công trình được mua về theo đúng tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư đã được phê duyệt.      + Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa về công trình được bảo quản theo quy trình này. 3.1.5.  Nội dung: 3.1.5.1. Quy định chung:      *    Các đơn vị quản lý kho có trách nhiệm: ú          Tổ chức lực lượng duy trì, đảm bảo an toàn hoạt động của kho (xuất, nhập hàng; vận chuyển, sắp xếp hàng trong phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ trong kho...) ú          Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chức năng có các hoạt động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng...) ú          Phản ánh hoạt động của kho trong nội dung các báo cáo định kỳ của đơn vị và lập báo cáo riêng về hoạt động này khi có yêu cầu của lãnh đạo Công ty Mẹ. Báo cáo lập theo biểu mẫu BM.09B.01. ú          Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ ở kho thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành của Nhà nước, Công ty Mẹ về việc duy trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an toàn của kho tàng. 3.1.5.2. Quá trình: Định nghĩa: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000,quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra. Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình 3.1.5.2.1.Quá trình nhập hàng vào kho: a-Thủ tục nhập: - Kiểm tra chứng từ nhập:   Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá: Hoá đơn mua hàng, chứng chỉ xác nhận chất lượng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản. - Kiểm tra trực tiếp hàng hoá về chủng loại, số lượng, chất lượng...Việc kiểm tra được  thực hiện theo quy định của Nhà nước và Công ty Mẹ. Trong trường hợp cần thiết có thể thuê các đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng hoá và yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng 2 cách:    +  Kiểm tra trực quan bằng các dụng cụ, thiết bị đo thông thường.    +  Kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị đo lường đặc biệt, hiện đại (máy siêu âm, máy đo điện tử, laze...) -   Kết quả kiểm tra, nhập hàng được thể hiện qua:        +  Phiếu giao nhận hàng theo BM.08B.10.   +  Phiếu nhập kho lập theo mẫu của Bộ Tài chính đối với hàng hóa.        +   Các phiếu kiểm định hàng sau khi qua kiểm tra (nếu có). -         Nếu  trong quá trình nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải:    +  Chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo cáo cho phụ trách đơn vị biết.    + Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo phụ trách đơn vị xem xét, giải quyết khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết của kho. -           Các sai sót khi nhập hàng bao gồm:    +  Thiếu hoặc không có chứng từ cần thiết.    +   Có sự sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng...  +    Hàng có chất lượng không đảm bảo yêu cầu sử dụng, an toàn hoặc bảo quản. b- Vận chuyển, sắp xếp hàng: -  Hàng hoá qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo sơ  đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho. -  Hàng hoá  được sắp xếp đảm bảo yêu cầu:        +   Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi công đã được duyệt.        + Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo  quản.    +  Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh  được nhầm lẫn.    + Các hàng hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phòng chống cháy nổ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty Mẹ. - Hàng hoá trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ Tài chính). 3.1.5.2.2.  Lưu kho: Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu công xây lắp có dư thừa lớn do thay đổi thiết kế, đơn vị thu công phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho công trình khác. Trong khi chờ vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa. Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong kho:        + Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hoá trong kho, điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa và kho tàng.     +  Duy trì và bổ sung các điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập  hàng.         +  Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp thời báo phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngoài tầm kiểm soát của mình. 3.1.5.2.3. Xuất kho:  Hàng hoá xuất kho phải thực hiện các thủ tục: - Kiểm tra chứng từ xuất:    Các tài liệu, hồ sơ đính kèm theo hàng hoá như: hoá đơn xuất kho đã được lãnh đạo Công ty Mẹ hoặc phụ trách đơn vị phê duyệt và chứng chỉ chất lượng, tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản (nếu có). -  Kiểm tra hàng hoá trực tiếp về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá. Việc kiểm tra  được thực hiện tương tự như khi nhập hàng. -  Việc xuất hàng được thể hiện qua phiếu xuất kho (theo mẫu của Bộ Tài chính) và được ghi vào sổ theo dõi giao nhận hàng theo BM. 08B.11, thẻ kho. -   Nếu trong quá trình xuất hàng, phát hiện thấy có sai sót,  thủ kho phải:    +  Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cáo phụ trách đơn vị biết.  +  Nếu các sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng ngay các hoạt động xuất kho và báo phụ  trách đơn vị giải quyết. 3.1.6. Hồ sơ: Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập-xuất kho... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của kho. 3.1.7. Phụ lục: Mã hiệu:           BM. 09B.01             Ngày ban hành:  26/11/2005 Đơn vị:..............................                                                                                                                                                                         Ngày............tháng...........năm............ BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHO                                     o   Định kỳ                               o   Đột xuất                         Kính gửi:  ……………………………………………………………. Căn cứ: ..................................................................................................................................................................................................... Đơn vị xin báo cáo tình hình hoạt động của kho...................từ................đến.............. với các nội dung sau: 1-       Hoạt động của kho: -          Tóm tắt hoạt động của đơn vị (các mặt liên quan đến hoạt động kho): -          Điều  kiện nhân lực, kho tàng trang thiết bị, an ninh: -          Hoạt động xuất, nhập, bảo quản hàng: 2-       Kết quả hoạt động kho: Bảng tổng hợp hoạt động xuất, nhập:     Tên hàng hoá Đơn vị   tính                        Kết quả thực hiện      Ghi chú       Nhập    Xuất     Tồn ... Nhận xét về hoạt động kho: -          Bảo quản: -          An toàn: -          An ninh: -          Thực hiện các quy định của Công ty Mẹ về công tác xuất nhập -          Cơ sở vật chất (tình trạng kho, bãi...trang thiết bị phục vụ hoạt động của kho): 3- Kết luận:  4-       Đề xuất:  Phụ trách đơn vị Phụ trách kho 3.2 Quản lý hàng hóa trong kho 3.2.1 Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho * MỤC ĐÍCH: - Quy định cách thức sắp xếp hàng hoá trong kho. *PHẠM VI: - Áp dụng cho bộ phận kho. *ĐỊNH NGHĨA - Không có. *NỘI DUNG: 3.2.1. Chỉ dẫn hàng hoá: - Tất cả các hàng hoá không thể nhận diện được như không có nhãn của nhà sản xuất hoặc có nhưng không thể đọc bằng Việt thì cần dán nhãn hàng hoá để mọi người đều dễ nhận biết. - Nhãn hàng hoá gồm các nội dung sau: mã hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập. 3.2.2. Quy định sắp xếp hàng hoá. - Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A là A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tương ứng - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho. - Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở. - Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền. - Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. - Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ … - Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất). - Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng. 3.2.3. Bảo quản hàng hoá. - Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. - Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp. - Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO. 3.3 Quy định mức tồn kho Khái niệm hàng tồn kho Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản: a. Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b. Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c. Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: -Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi gia công chế biến; -Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; -Sản phẩm dở dang:sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm; -Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. -Chi phí dịch vụ dở dang 3.3.1Định mức tồn kho tối thiểu Mục đích: Đảm bảo trong kho luôn có một lượng hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêu cầu khách hàng. Định mức tồn kho tối thiểu vừa phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng hoá, vừa phải hạn chế mức thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty. Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét hàng quý. Trước ngày 5 của quý sau, bộ phận mua hàng lập báo cáo của mức tồn kho các tháng trong quý trước, so sánh định mức tồn kho của các kỳ trước. Lý giải nguyên nhân tăng, giảm của định mức tồn kho trình Giám đốc công ty xem xét Định mức tồn kho tối thiểu được quy định theo biểu mẫu: QD – 03 – QLHH/BM1. 3.3.2Nguyên tắc xuất nhập FIFO: Nguyên tắc FIFO ( nhập trước xuất trước) nhằm đảm bảo hàng nhập kho hạn chế tình trạng quá hạn sử dụng. Các loại hàng hoá phải có ngày nhập kho dán trên các loại hàng mau hư hỏng. Các loại nhập trước phải để ra ngoài, nhập sau để vào trong. 3.3.3.Kiểm kê kho. Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 01 Tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do kế toán NVL và thủ kho thực hiện. kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho và báo cáo Giám đốc. Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc. 3.3.4.Thanh lý hàng hoá. Đối với các loại hàng hoá trong thời gian 1 tháng không sử dụng, kho lập báo cáo trình tổng hợp. Kho liên hệ với bộ phận sử dụng, ghi nhận ý kiến của bộ phận sử dụng vào báo cáo. Chuyển báo cáo cho Giám đốc xem xét hàng tháng vào ngày 2 của tháng kế tiếp. IV/Biểu mẫu bộ phận kho Phiếu yêu cầu xuất hàng có hai loại phiếu Phiếu xuất kho thông thường,và phiếu xuất kho kiêm vặn chuyễn nội bộ(mẫu bắt buộc) Việc quản lý và ứng dụng hai loại phiếu này là hoàn toàn khác nhau, mặc dù cho cùng một mục đích: Xuất hàng ra khỏi kho- Phiếu xuất kho thông thường do Doanh nghiệp tự in hoặc mua theo quyển không phải đăng ký với cơ quan thuế, mẫu này thuần chỉ nhằm theo dõi nhập xuất hàng tại kho (mục đích nội bộ) và không đủ cơ sở pháp lý khi giao dịch với đối tượng khác, như vậy nội dung phiếu xuất kho loại này tùy vào yêu cầu riêng có của đơn vị mà lưu trữ thông tin.- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu bắt buộc) đơn vị phải mua của cơ quan thuế hoặc nếu tự in thì phải đăng ký với Bộ Tài chính, loại phiếu này sử dụng cho việc hàng hóa lưu thông trên đường, hàng hóa gửi bán đại lý hoặc gửi gia công vv... nghĩa là hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang nằm trong tầm kiểm soát của đối tượng khác (đặc biệt việc lưu thông trên đường, nếu không có loại chứng từ này thì hàng coi như không hợp lệ và có thể bị bắt, tịch thu). Đặc điểm của loại chứng từ này là có thể có đầy đủ số lượng và giá trị (nếu chuyển giao việc kiểm soát cho đối tượng khác) hoặc chỉ có số lượng.Từ phân tích trên chúng ta có thể thấy được tính hợp pháp và cơ sở pháp lý của hai loại phiếu xuất kho. Người làm về hàng hóa cần lưu tâm tới vấn đề này kẻo rắc rối với cơ quan công quyền nếu hiểu sai 2.Phiếu yêu cầu nhập hàng: 3 .Thẻ kho: Nhờ vào thẻ kho mà người quản lý biết được số lượng hàng xuất, nhâp,tồn ở trong kho Biểu Mẫu: Ví dụ(Cty Trí tuệ Việt) Thẻ kho chủ yếu theo dõi về số lượng còn sổ chi tiết NVL phải thể hiện đầy đủ số lượng và giá trị.Thẻ kho do thủ kho theo dõi, sổ chi tiết do kế toán NVL phụ trách. Việc ghi chép độc lập với nhau và là căn cứ để đối chiếu kho và sổ sách khi kết thúc chu kỳ kế toán khi đi kiểm kho. Kế toán cũng phải lập thẻ kho, cuối kỳ đối chiếu, kiểm kê với thủ kho. 4. Phiếu nhập kho Biểu mẫu: Mấu BM 15 (Phiếu nhập kho) TÊN KHO NHẬP Địa Điểm:Mã ĐVSDNS: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số C 20 - HTheo QĐ: 19/2006/QĐ-BTCngày 30 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính Ngày tháng năm Nợ: ………………. Số: ……………… Có: ………………. Họ, tên người giao hàng: Địa chỉ (bộ phận): Theo hợp đồng số ngày tháng năm .........; Biên bản bàn giao giữa Công ty .................................... và Cục Xúc tiến thương mại. Nhập kho tại: Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ,sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theoc.từ Thựcnhập A B C D 1 2 3 4 Hợp đồng số .......................... Cộng : Tổng số tiền (viết bằng chữ): Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 5. Phiếu xuất kho: Tên kho xuấtĐịa điểmMã ĐVSDNS: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số C 20 - HTheo QĐ: 19/2006/QĐ-BTCngày 30 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính Ngày tháng năm Nợ: ………………. Số: ……………… Có: ………………. Họ, tên người giao hàng: Địa chỉ (bộ phận): Theo hợp đồng số ................................ ngày..... tháng ..... năm ..........; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giữa ........................................ và Cục Xúc tiến thương mại. Xuất kho tại: . Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ,sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theoc.từ Thựcnhập A B C D 1 2 3 4 Hợp đồng số ................................... Cộng : Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 6. Báo cáo hàng tồn: Biểu Mẫu: 7 .Báo cáo kiểm kê kho: Biểu Mẫu V/Công việc của người thủ kho: 1.Thông tin công việc thủ kho: 1.1THÔNG TIN CÔNG VIỆC: Chức danh            Thủ kho Thời gian làm việc Bộ phận            Kho Ca Quản lý trực tiếp            Giám đốc điều hành Ngày nghỉ Quản lý gián tiếp Mục đích:Quản lý kho hàng của công ty 1.2.Nhiệm vụ cụ thể: Stt Nhiệm vụ Diễn giải công việc 1 Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định. Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan. Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định. 2 Theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho. Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm. Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. 3 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu Đảm bảo tất cả các loại hàng hoá phải có định mức tồn kho tối thiểu. Nếu số lượng hàng hoá xuất/nhập biến động, phải đề xuất GD thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp. Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày. 4 Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu. Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng. Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng Thái Lan. 5 Sắp xếp hàng hoá trong kho Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hoá trong kho. Sắp xếp hàng hoá tránh bị ướt, đổ vỡ… Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hoá. 6 Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá trong kho Sắp xếp hàng hoá trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. FIFO. 7 Tuân thủ quy định về PCCC và an toàn trong kho Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho. Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ… 1.3 CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY: Stt Giờ Nội dung công việc 1 Sáng Trực tại kho để xuất hàng lúc mấy giờ (theo quy định của công ty) Có mặt tại văn phòng mấy giờ để cập nhật phiếu xuất hàng và lưu chứng từ. 2 Chiều Có mặt tại văn phòng mấy giờ để cập nhật phiếu xuất hàng và lưu chứng từ. Có mặt tại kho mấy giờ để xuất hàng. 1.4 CHẾ ĐỘ BÁO CÁO: Theo quy định chế độ báo cáo của công ty. Ngày    tháng   năm 2007 Thủ kho xác nhận Phòng HCNS Giám đốc