Quy tắc ứng xử trong kinh doanh

1 QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG KINH DOANH 2 “Với phương châm nhân viên là chìa khóa thành công của chúng tôi, chúng tôi tự hào là những người có đam mê và liêm chính, có năng lực xuất sắc để mang lại những kết quả tốt nhất” - trích trong Tầm nhìn của Valmont 3 HÀNH ĐỘNG TUYỆT ĐỐI LIÊM CHÍNH Kính gửi các bạn đồng nghiệp! Kể từ khi thành lập năm 1946, Valmont luôn duy trì một nền văn hóa liêm chính và ứng xử đạo đức trong kinh doanh. Văn hóa này đã giúp chúng ta tạo dựng được danh tiếng vì tuân thủ phương thức đúng đắn trong công việc, do đó đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ xuất sắc. Chính danh tiếng này đã mang lại thành công cho chúng ta. Làm việc liêm chính là yếu tố cần thiết để bảo vệ danh tiếng của chúng ta và bảo đảm thành công trong tương lai. Bộ Quy Tắc Ứng Xử Trong Kinh Doanh của chúng ta (“Quy Tắc”) nhằm giúp tất cả chúng ta đưa ra lựa chọn đúng đắn. Quy Tắc này và văn hóa của chúng ta yêu cầu mỗi người chúng ta phải hành động có trách nhiệm và cư xử với từng nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, chính phủ và công chúng một cách công bằng và với sự tôn trọng cao nhất. Nói một cách ngắn gọn, nội dung của Quy Tắc này là hành động liêm chính và làm theo lẽ phải. Mục tiêu không đổi của Valmont là tăng doanh thu và trả lợi nhuận cho cổ đông, nhưng không bao giờ đánh đổi bằng sự liêm chính của chúng ta. Điều này có nghĩa là tránh xa những cơ hội kinh doanh có thể vi phạm cam kết làm theo lẽ phải của Valmont, Quy Tắc của chúng ta hoặc luật pháp. Không bao giờ có cách đúng để làm điều sai. Quy Tắc của chúng ta là chỉ dẫn mà các khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp, cổ đông và các cộng đồng mong đợi ở chúng ta, và cũng chính là mong mỏi của chính bản thân chúng ta. Các bạn nên dành thời gian đọc toàn bộ Quy Tắc này của chúng ta. Nếu các bạn có bất cứ câu hỏi nào, hãy đề nghị được trợ giúp. Khi bạn đọc Quy Tắc này, hãy nhớ rằng danh tiếng mất công gầy dựng của chúng ta về sự liêm chính và xuất sắc yêu cầu mỗi chúng ta phải luôn luôn hành động liêm chính và báo cáo bất cứ hành động sai trái nào có nguy cơ xảy ra. Mogens C. Bay Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc điều hành Valmont Industries, Inc. (Đã ký) 4 MỤC LỤC KINH DOANH THEO QUY TẮC CỦA CHÚNG TA .................................... 5 Kỳ vọng dành cho tất cả chúng ta ................................................................... 6 Phương thức báo cáo sai phạm ........................................................................ 9 KINH DOANH TRONG CỘNG ĐỒNG VALMONT ................................... 11 Sự đa dạng và quy tắc làm việc công bằng ................................................... 12 Sức khỏe và An toàn ..................................................................................... 14 Các hoạt động chính trị ................................................................................. 16 KINH DOANH VÌ LỢI ÍCH CAO NHẤT CỦA VALMONT ....................... 17 Thông tin mật ................................................................................................ 18 Cam kết bảo vệ môi trường ........................................................................... 20 Xung đột lợi ích ............................................................................................. 21 KINH DOANH VỚI BÊN THỨ BA ................................................................. 22 Giao dịch với đối thủ cạnh tranh ................................................................... 23 Nghi thức xã giao trong kinh doanh .............................................................. 25 Chống tham nhũng và hối lộ ......................................................................... 27 Chống tẩy chay .............................................................................................. 30 KINH DOANH TRÊN THỊ TRƯỜNG QUỐC TẾ ........................................ 31 Luật quản lý xuất khẩu và các biện pháp chế tài quốc tế .............................. 32 KINH DOANH VỚI SỰ LIÊM CHÍNH TÀI CHÍNH ................................... 33 Hồ sơ và báo cáo chính xác ........................................................................... 34 Giao dịch nội bộ ............................................................................................ 36 5 KINH DOANH THEO QUY TẮC CỦA CHÚNG TA 6 KỲ VỌNG DÀNH CHO TẤT CẢ CHÚNG TA Tại Valmont, chúng ta hoạt động dựa trên bốn giá trị cốt lõi sau: CHÚNG TA CÓ NIỀM ĐAM MÊ ĐỐI VỚI CÁC SẢN PHẨM, DỊCH VỤ VÀ KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TA CHÚNG TA HÀNH ĐỘNG TUYỆT ĐỐI LIÊM CHÍNH CHÚNG TA CỐ GẮNG CẢI TIẾN LIÊN TỤC CHÚNG TA LUÔN LUÔN MANG LẠI KẾT QUẢ TỐT NHẤT Quy Tắc Ứng Xử Trong Kinh Doanh của Valmont (“Quy Tắc” của chúng ta) dựa trên giá trị cốt lõi của chúng ta là “hành động tuyệt đối liêm chính”. Quy Tắc của chúng ta áp dụng cho tất cả các nhân viên, đại lý, nhà phân phối, giám đốc và các cán bộ của Valmont Industries, Inc. và các chi nhánh của Valmont (“Valmont” hoặc “Công ty”). Trong Quy Tắc của chúng ta, các thuật ngữ “chúng ta” và “của chúng ta” được sử dụng để chỉ các nhân viên, đại lý, giám đốc và cán bộ của Valmont. Quy Tắc của chúng ta chỉ có tác dụng chỉ dẫn, tham khảo chứ không dự đoán và giải quyết mọi tình huống. Cần nhớ rằng chỉ tuân thủ văn bản pháp lý này chưa đủ; chúng ta hy vọng hành động tuyệt đối liêm chính trong mọi hoạt động kinh doanh của chúng ta. 7 KỲ VỌNG DÀNH CHO TẤT CẢ CHÚNG TA Bất kể chúng ta ở vị trí nào trong Công ty, chúng ta đều có nghĩa vụ hiểu và tuân thủ Quy Tắc này. Chúng ta hy vọng thể hiện sự liêm chính hàng ngày và cam kết hành động liêm chính của chúng ta vượt qua mọi ranh giới. Chúng ta là một Công ty Valmont cùng có nghĩa vụ bảo vệ danh tiếng của chúng ta. Chúng ta tin rằng hành động liêm chính không có nghĩa là bạn chỉ làm vì danh tiếng cộng đồng của bạn mà có nghĩa là bạn làm đúng việc ngay cả khi không có ai theo dõi. Ngoài ra, các bạn còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau: • Dẫn đầu bằng ví dụ • Giúp tạo ra một môi trường làm việc tập trung xây dựng các mối quan hệ, ghi nhận nỗ lực và đánh giá cao nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau và giao tiếp cởi mở. • Là nguồn động viên cho các đồng nghiệp. Hướng dẫn đồng nghiệp cách áp dụng Quy Tắc này và các chính sách liên quan vào công việc hàng ngày của họ. • Chủ động. Tìm kiếm các cơ hội để thảo luận và giải quyết những tình huống ứng xử và thử thách. • Nuôi dưỡng một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi đưa ra những câu hỏi về và báo cáo những sai phạm tiềm ẩn đối với Quy Tắc này và các chính sách liên quan. 8 KỲ VỌNG DÀNH CHO TẤT CẢ CHÚNG TA Cam kết hành động liêm chính của chúng ta vượt ra ngoài mọi ranh giới. Chúng ta là một Công ty Valmont cùng có nghĩa vụ bảo vệ danh tiếng của chúng ta. Chúng ta tin rằng hành động liêm chính không có nghĩa là bạn chỉ làm vì danh tiếng cộng đồng của bạn mà có nghĩa là bạn làm đúng việc ngay cả khi không có ai theo dõi. Là một công ty toàn cầu, chúng ta phải tuân thủ mọi nội quy, quy định và chính sách làm việc phù hợp liên quan đến các hoạt động của chúng ta trên khắp thế giới. Nếu các bạn có bất cứ câu hỏi nào về luật pháp hoặc chính sách liên quan, hoặc bạn gặp phải một tình huống trong đó luật địa phương có vẻ xung đột với các giá trị của Valmont, bạn có thể liên hệ với Giám đốc Tuân thủ của chúng ta để được hướng dẫn. Bạn có thể liên hệ với Giám đốc Tuân thủ theo địa chỉ: 1 Valmont Plaza, Omaha, NE USA 68154 +1 402-963-1080 Ban giám đốc của chúng ta đã phê duyệt Quy Tắc này. Việc áp dụng Quy Tắc này phụ thuộc vào Giám đốc Tuân thủ của chúng ta. Chỉ có Ủy ban Kiểm toán của Ban giám đốc mới có quyền khước từ Quy Tắc này đối với các giám đốc hoặc cán bộ điều hành. Mọi yêu cầu khước từ của các nhân viên khác cần được chuyển đến Giám đốc Tuân thủ. 9 PHƯƠNG THỨC BÁO CÁO SAI PHẠM Chúng ta đều có trách nhiệm báo cáo bất cứ tình huống nào có thể không đúng đắn hoặc vi phạm đạo đức. Nếu bạn không chắc chắn về việc báo cáo một tình huống như vậy, hãy tự hỏi bản thân xem tình huống đó: • Có phù hợp với Quy Tắc của chúng ta hay không • Có phù hợp với các chính sách và đào tạo của Valmont hay không • Có phù hợp với các giá trị cốt lõi của Valmont hay không • Có hợp pháp hay không • Có khiến bạn thoải mái khi đề nghị người khác đọc trên báo hay không Nếu câu trả lời cho bất cứ câu hỏi nào trên đây là “không” hoặc “Tôi không biết”, bạn nên tìm đến một trong các hình thức hỗ trợ sau đây: • Người quản lý trực tiếp của bạn • Giám đốc Tuân thủ • Trưởng Phòng của bạn • Hệ thống Báo cáo Tuân thủ của Valmont (www.valmont.ethicspoint.com) Valmont sẽ nỗ lực duy trì, trong phạm vi pháp luật cho phép, thông tin bảo mật của bất cứ người nào đề nghị hỗ trợ hoặc báo cáo sai phạm. Valmont hy vọng rằng chúng ta đều cảm thấy thoải mái khi thảo luận các tình huống không đúng đắn hoặc vi phạm đạo đức với người quản lý của chúng ta hoặc ban quản trị tại địa điểm của chúng ta. Tuy nhiên, nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với những người nêu trên, Hệ thống Báo cáo Tuân thủ của Valmont sẽ cho phép bất cứ người nào, kể cả trong lẫn ngoài Valmont, báo cáo một tình huống hoặc đưa ra một câu hỏi thông qua một trang web bảo đảm do một bên thứ ba sở hữu và quản lý. Bạn có thể truy cập Hệ thống Báo cáo Tuân thủ của Valmont, và các số điện thoại quốc gia trên trang web valmont.com hoặc theo đường link trên đây. 10 PHƯƠNG THỨC BÁO CÁO SAI PHẠM Luật pháp địa phương có thể quy định phương thức báo cáo sai phạm tiềm ẩn đối với Quy Tắc này. Hãy liên hệ với Giám đốc Tuân thủ để biết thêm chi tiết. Nếu bạn còn lưỡng lự báo cáo một tình huống liên quan đến những người làm việc cùng bạn hoặc nếu bạn không chắc chắn sai phạm đó đã xảy ra chưa, việc không báo cáo có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực như hành vi tiếp tục, tiền phạt đáng kể và hành động của chính phủ. Vamont muốn và cần sự hỗ trợ của bạn trong việc duy trì mục tiêu hành động tuyệt đối liêm chính của chúng ta. Chúng tôi không hy vọng bạn điều tra bất cứ sai phạm nào có thể xảy ra hoặc thực tế trước khi báo cáo. Hãy báo cáo ngay bất cứ sai phạm nào. Nếu chúng tôi biết rằng bất cứ nhân viên nào đã vi phạm Quy Tắc này, các chính sách của Valmont, hoặc bất cứ luật hay quy định chính phủ nào, chúng tôi sẽ tiến hành kỷ luật như tạm cho nghỉ việc không lương, giáng chức, hoãn thăng tiến, cắt tiền thưởng, và/hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. CHỐNG TRẢ ĐŨA Valmont sẽ không tha thứ cho bất cứ hành động trả đũa nào đối với bất cứ người nào đã báo cáo những vấn đề mà cá nhân cho rằng có thể vi phạm pháp luật, quy định, chính sách hoặc vi phạm Quy Tắc này. 11 KINH DOANH TRONG CỘNG ĐỒNG VALMONT 12 SỰ ĐA DẠNG VÀ CÁC QUY TẮC LÀM VIỆC CÔNG BẰNG Là một công ty toàn cầu, Valmont ghi nhận những lợi ích của một lực lượng lao động đa dạng và khuyến khích một môi trường dung hòa các nền văn hóa, kinh nghiệm và quan điểm khác nhau. Sự thành công của chúng ta phụ thuộc vào việc thúc đẩy một nền văn hóa trong đó mỗi cá nhân đều được tôn trọng và đánh giá cao, đồng thời tạo cơ hội cho mọi nhân viên đóng góp ý nghĩa vào thành công dài hạn của Valmont. Valmont cũng cam kết tạo cơ hội bình đằng và đối xử công bằng. Chúng tôi nghiêm cấm hành vi phân biệt đối xử theo độ tuổi, chủng tộc, khuyết tật, dân tộc, tình trạng hôn nhân hay gia đình, quốc tịch, tôn giáo, giới tính, khuynh hướng tình dục, thâm niên làm việc, nhận dạng giới tính, hoặc bất cứ đặc điểm nào khác được pháp luật bảo vệ. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho mọi quyết định liên quan đến việc làm, bao gồm: • Tuyển dụng • Phỏng vấn • Lựa chọn • Thuê • Đào tạo • Thăng tiến • Điều chuyển • Giám sát • Chấm dứt • Tiền lương • Trợ cấp • Cơ hội giáo dục Mọi quyết định về việc làm sẽ được đưa ra dựa trên trình độ của cá nhân đối với công việc đảm nhận, có xem xét chỗ ăn ở phù hợp. Chúng tôi sẽ không tha thứ cho các hành vi quấy rối, phân biệt đối xử hoặc trả đũa. Mặc dù các định nghĩa pháp lý ở mỗi nước có thể khác nhau, nhưng ở công ty chúng ta, “quấy rối” là bất cứ hành vi nào hướng đến người khác mà: • có mục đích hoặc tác động đe dọa người khác • gây thù địch hoặc công kích người khác • can thiệp không lý do vào, hoặc cản trở, công việc của người khác • cản trở cơ hội của người khác ở nơi làm việc 13 SỰ ĐA DẠNG VÀ CÁC QUY TẮC LÀM VIỆC CÔNG BẰNG KỲ VỌNG DÀNH CHO CÁC BẠN LÀ GÌ? • Thu hút, phát triển và duy trì một lực lượng lao động đa dạng nhằm thúc đẩy sự đổi mới và hòa nhập. • Duy trì một môi trường làm việc tôn trọng mọi nhân viên và vì nhân quyền của các đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và cộng đồng xung quanh. • Hợp tác hiệu quả với nhân viên, khách hàng và nhà thầu nhằm tối ưu hóa tài năng, kỹ năng và kinh nghiệm của mọi người để đáp ứng các mục tiêu cá nhân và tổ chức. • Hỗ trợ cam kết đa dạng lực lượng lao động toàn cầu của Valmont. • Không bao giờ có những hành vi, lời nói giễu cợt giới tính hoặc tán tỉnh không phù hợp đối với các nhân viên hoặc người khác ở nơi làm việc. • Không kể những câu chuyện đùa khiếm nhã, nhại lại hoặc công kích có thể vi phạm chính sách của chúng tôi. • Không bao giờ sử dụng từ ngữ xúc phạm đến chủng tộc, độ tuổi, giới tính, tôn giáo, dân tộc hoặc khuyết tật. • Không bao giờ gửi email hay ghi chú mang tính khêu gợi tình dục hoặc có những bình luận, trò đùa hay hình ảnh công kích dựa vào chủng tộc, độ tuổi, giới tính, tôn giáo, dân tộc, tình trạng hôn nhân hoặc gia đình, khuynh hướng tình dục, nhận dạng giới tính hoặc khuyết tật. 14 SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN CHÚNG TÔI TIN RẰNG MỘT NƠI LÀM VIỆC KHÔNG SỰ CỐ LÀ CẦN THIẾT VÀ KHẢ THI. Valmont coi trọng sức khỏe, an toàn và an ninh của các nhân viên, khách hàng của mình và mọi người, đồng thời cam kết tạo dựng một nền văn hóa thúc đẩy và duy trì một nơi làm việc khỏe mạnh và an toàn. Chúng ta luôn luôn hướng đến một nơi làm việc không sự cố. Cam kết an toàn của Valmont không chỉ dừng lại ở nơi làm việc; chúng ta cam kết cung cấp các sản phẩm an toàn và chất lượng cao cho các nhà cung cấp, người dùng cuối của chúng ta và các cộng đồng mà chúng ta phục vụ. Chúng ta cùng chia sẻ trách nhiệm tạo dựng và duy trì một môi trường làm việc an toàn và chịu trách nhiệm tuân thủ mọi quy định của luật pháp về an toàn cũng như nội quy công ty. Mọi tai nạn, thương tật và trường hợp không an toàn phải được báo cáo ngay lập tức. Valmont sẽ có hành động phù hợp để khắc phục mọi trường hợp không an toàn hay đe dọa. Các bạn không bao giờ bị cấm báo cáo các tai nạn, thương tật hoặc trường hợp không an toàn. BẠO LỰC NƠI LÀM VIỆC Một thành phần không thể thiếu của một nơi làm việc an toàn và lành mạnh là không có bạo lực. Valmont sẽ không tha thứ cho bất cứ hành động hoặc nguy cơ bạo lực nào, bao gồm hành hung, tiếp xúc có hại cho cơ thể, hoặc hăm dọa. Valmont không cho phép mang vũ khí hoặc thiết bị nguy hiểm vào công ty, trong các phương tiện cá nhân ở công ty, hoặc trong phương tiện của công ty. Chính sách này áp dụng kể cả khi một cá nhân sở hữu giấy phép sử dụng vũ khí được che giấu. Mọi hành vi hoặc nguy cơ bạo lực tại nơi làm việc đều không được chấp nhận va cần được báo cáo ngay cho người giám sát hay Bộ phận Nhân sự. Trong trường hợp khẩn cấp, có thể rời khu vực nguy hiểm đến một nơi an toàn càng sớm càng tốt. Valmont sẽ điều tra mọi báo cáo bạo lực để bảo đảm nơi làm việc là nơi mọi nhân viên có thể cảm thấy an toàn khi làm việc. 15 SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN CHẤT GÂY NGHIỆN VÀ ĐỒ UỐNG CÓ CỒN Để đảm bảo an toàn tại nơi làm việc, Valmont duy trì một nơi làm việc không có chất gây nghiện. Valmont còn nghiêm cấm sở hữu, mua bán, sử dụng, cung cấp hoặc phân phối chất gây nghiện phi pháp hoặc các chất có hại và/hoặc được kiểm soát khác trong khi ở Công ty hoặc khi làm việc cho Công ty. Không được sử dụng đồ uống có cồn vì nó có thể làm suy yếu khả năng làm việc của nhân viên, gây nguy hiểm cho người khác, hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của chúng ta. HỎI & ĐÁP HỎI: Nhóm của tôi rất chuyên tâm vào việc tạo hồ sơ an toàn xuất sắc. Đồng nghiệp của tôi bị gãy chân khi làm việc và không muốn báo cáo vì việc này sẽ ảnh hưởng đến hồ sơ an toàn hoàn hảo của chúng tôi. Vậy tôi phải làm thế nào? ĐÁP: Bạn phải báo cáo mọi tai nạn nghề nghiệp. Bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ bị kỷ luật nếu các bạn không báo cáo thương tật của đồng nghiệp. Valmont cần biết mọi tai nạn để chúng tôi có thể khắc phục rủi ro an toàn hiện tại và phòng tránh rủi ro trong tương lai. 16 CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRỊ Các giám đốc, cán bộ và nhân viên của Valmont đều được khuyến khích tích cực quan tâm đến các hoạt động chính trị và các hoạt động của chính phủ, đồng thời hỗ trợ các nguyên tắc, vấn đề, các đảng phái, hoặc các ứng viên do họ chọn. Tuy nhiên, các hoạt động này phải tách biệt với việc làm cho Valmont. Không được đóng góp hoặc sử dụng các quỹ, tài sản hoặc dịch vụ của công ty để hỗ trợ cho bất cứ ứng viên chính trị nào tham gia tranh cử hoặc bất cứ đảng phái chính trị hoặc quan chức đảng phái nào tại Hoa Kỳ (dù ở cấp bang hay liên bang) hoặc tại bất cứ nước nào khác, khi chưa có sự cho phép trước của Giám đốc Tuân thủ. 17 KINH DOANH VÌ LỢI ÍCH CAO NHẤT CỦA VALMONT 18 THÔNG TIN MẬT Danh tiếng và sự thành công liên tiếp của chúng ta phụ thuộc vào việc bảo vệ thông tin mật là kết quả của các mối quan hệ kinh doanh cùng với bí quyết và kiến thức mà chúng ta đã tích lũy được từ những năm trải nghiệm của chúng ta. Nhìn chung, thông tin mật của chúng ta là bất cứ thông tin bí mật nào có giá trị với Valmont hoặc có khả năng gây ảnh hưởng bất lợi cho Valmont hoặc chủ sở hữu thông tin này nếu bị tiết lộ, bao gồm thông tin tiếp nhận từ các bên thứ ba mà Valmont phải giữ bí mật. Các ví dụ về thông tin mật của chúng ta bao gồm: • Dữ liệu và quy trình kỹ thuật • Thông tin tài chính bí mật • Dự báo không được công bố • Thông tin giá cả • Danh sách khách hàng • Danh sách nhà cung cấp • Dữ liệu và quy trình kỹ thuật • Dữ liệu kênh phân phối • Các quy trình sản xuất và chế tạo • Sơ đồ và thiết kế thiết bị • Kế hoạch sản xuất • Nghiên cứu thị trường • Chiến lược marketing • Chiến lược phát triển kinh doanh • Thông tin cá nhân của nhân viên • Thông tin riêng về khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên khác Chúng ta coi thông tin mật của chúng ta là một loại tài sản và lợi thế cạnh tranh. Các bạn chỉ nên tiết lộ thông tin mật của Valmont cho nhân viên hoặc những người khác cần biết, theo ủy quyền của nhân sự phụ trách thông tin này của Valmont. Mọi nhân viên của Valmont đều không được tự tiện tiếp cận toàn bộ thông tin mật của Valmont. Mọi hình thức tiết lộ cho các cá nhân hoặc tổ chức ngoài Valmont đều phải được chấp thuận trước theo chính sách của chúng ta và được bảo vệ bằng một thỏa thuận bảo mật. Các bạn không được tận dụng bất cứ cơ hội kinh doanh nào có được nhờ sử dụng tài sản, thông tin hoặc vị thế của Valmont. Các bạn có nghĩa vụ nỗ lực hết sức để bảo vệ thông tin mật của Valmont trước bất cứ hành vi tiết lộ trái phép, lạm dụng, trộm cắp hoặc mất mát nào. Bạn vẫn có nghĩa vụ bảo vệ thông tin mật của Valmont ngay cả sau khi đã chấm dứt hợp đồng lao động với Valmont. 19 THÔNG TIN MẬT HỎI & ĐÁP HỎI: Gần đây, tôi gặp một nhà cung cấp và người này hứa sẽ cung cấp sản phẩm cao cấp trong thời gian nhanh hơn mà giá cả lại tốt hơn. Ông ấy đề nghị tôi cung cấp thông số kỹ thuật đang áp dụng để ông ấy có thể báo giá cho tôi. Sau khi tôi gửi thông tin cho ông ta, một đồng nghiệp đã hỏi tôi liệu nhà cung cấp này có ký thỏa thuận bảo mật không. Tôi đã không yêu cầu nhà cung cấp này ký thỏa thuận bảo mật vì thông số kỹ thuật đó chỉ là một phần nhỏ có lẽ vẫn chưa hữu ích cho đến khi người ta sản xuất sản phẩm của chúng tôi. ĐÁP: Bạn nên liên hệ ngay với người giám sát của bạn để xác định xem có thỏa thuận bảo mật giữa nhà cung cấp và Valmont không. Thông số kỹ thuật của các linh kiện hoặc máy móc có giá trị với Valmont và đừng bao giờ tiết lộ nếu không có thỏa thuận bảo mật. Nếu bạn xác định rằng chưa có thỏa thuận bảo mật nào được ký, bạn nên liên hệ với Giám đốc Tuân thủ để bảo đảm ký thỏa thuận bảo mật. HỎI: Tôi đang gửi danh sách thiệp nghỉ lễ của tôi. Tôi không có địa chỉ nhà của mọi người. Tôi đã truy cập vào cơ sở dữ liệu Phòng nhân sự của chúng ta để tìm kiếm các địa chỉ này. Liệu tôi có thể sử dụng thông tin này để tiết kiệm thời gian không? ĐÁP: Không. Ngay cả khi bạn được phép truy cập cơ sở dữ liệu Phòng nhân sự thì thông tin trong cơ sở dữ liệu này có thể là thông tin mật, cá nhân và bạn không có quyền sử dụng thông tin mật của Valmont trừ khi việc này liên quan đến công việc của bạn và bạn được cho phép. 20 CAM KẾT BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG Valmont cam kết bảo vệ các tài nguyên và không ngừng cải thiện chất lượng môi trường cũng như tác động của môi trường đến các nhân viên, khách hàng và cộng đồng của chúng ta. Để đối phó với thách thức này, chúng ta sẽ cố gắng sử dụng các tài nguyên thiên nhiên mà chúng ta tiêu thụ, bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng và nước một cách hiệu quả nhất với cam kết không ngừng cải thiện. Chúng ta sẽ làm việc để xác định khối lượng đầy đủ và giảm lượng phát thải, khí thải và rác thải từ các hoạt động của chúng tôi. Việc xem xét tác động môi trường tiềm ẩn là một trong các quyết định kinh doanh của Valmont. Chúng ta tích cực khuyến khích nhân viên của chúng ta hỗ trợ các sáng kiến môi trường nội bộ và bên ngoài thúc đẩy trách nhiệm đối với và tính bền vững của môi trường. Các nhân viên, giám đốc và cán bộ của Valmont sẽ tuân thủ mọi quy định luật pháp về môi trường cũng như các chính sách của công ty. Trưởng Bộ phận liên quan và Giám đốc Trách nhiệm Môi trường Doanh nghiệp phải được thông báo nếu xảy ra bất cứ hành vi đổ xả thải nào hoặc sự kiện nào có thể gây hậu quả nghiêm trọng về môi trường. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với Nhóm Hỗ trợ Trách nhiệm và Bền vững Môi trường của Valmont. HỎI & ĐÁP HỎI: Tôi có thể tìm hiểu thêm về yêu cầu môi trường cho địa điểm của tôi ở đâu? ĐÁP: Nhóm Hỗ trợ Trách nhiệm và Bền vững Môi trường của Valmont chịu trách nhiệm cung cấp nguồn lực và đào tạo bổ sung cho tất cả các địa điểm của Valmont. 21 XUNG ĐỘT LỢI ÍCH VỚI TƯ CÁCH LÀ GIÁM ĐỐC, CÁN BỘ VÀ NHÂN VIÊN CỦA VALMONT, CHÚNG TA CÓ NGHĨA VỤ LUÔN LUÔN HÀNH ĐỘNG VÌ LỢI ÍCH CAO NHẤT CỦA VALMONT. Xung đột lợi ích nảy sinh khi các hoạt động cá nhân, xã hội, tài chính hoặc chính trị của một người nào đó can thiệp, hoặc có nguy cơ can thiệp, vào mục đích của người này với tư cách là một giám đốc, cán bộ hoặc nhân viên của Valmont. Phải tránh để xảy ra những xung đột lợi ích thực tế. Nếu có nguy cơ xảy ra xung đột lợi ích, bạn phải khẩn trương báo cáo việc này cho người giám sát trực tiếp của bạn. Nếu người giám sát không biết rõ câu trả lời, cần liên hệ Giám đốc Tuân thủ. Thậm chí sự xuất hiện của xung đột lợi ích cũng có thể gây hại và cần được né tránh. Nếu không thể liệt kê mọi trường hợp có thể phát sinh xung đột lợi ích, danh sách sau sẽ hướng dẫn các kiểu hoạt động có thể gây ra xung đột. Nhân viên Valmont không được: • làm việc cho bất cứ đối thủ cạnh tranh nào của Valmont, với tư cách là nhân viên hoặc chuyên gia tư vấn • sở hữu hoặc kiểm soát trên 1% cổ phiếu giao dịch công khai của một đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà phân phối hoặc khách hàng • thiết lập bất cứ mối quan hệ công việc nào với một đối thủ cạnh tranh • đầu tư (ngoại trừ thông qua mua cổ phiếu công khai) vào một đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà phân phối. • tham gia bất cứ hoạt động nào cạnh tranh với Valmont, tước đoạt công việc kinh doanh hoặc cơ hội kinh doanh của Valmont, hoặc cung cấp các dịch vụ mà chúng ta cung cấp • sử dụng công cụ, phương tiện, tiện ích của Valmont hoặc tài sản khác của Valmont để làm việc bên ngoài • nhận bất cứ thu nhập nào hoặc lợi ích đáng kể nào từ các cá nhân ngoài Valmont cho các nguyên liệu được sản xuất hoặc dịch vụ được cung cấp trong thời gian làm việc tại Valmont • ký kết các thỏa thuận bên ngoài hoặc thiết lập các mối quan hệ tổ chức dịch vụ với các nhà cung cấp hoặc khách hàng của Valmont • trao hợp đồng cung cấp cho nhân viên của Valmont • là nhà cung cấp hoặc nhà thầu cho Valmont Những xem xét gia đình hoặc cá nhân không được ảnh hưởng đến các quyết định của bạn nếu liên quan đến các vấn đề kinh doanh của Valmont. Với tư cách là một giám đốc, cán bộ hoặc nhân viên của Valmont, bạn: • không được tham gia trực tiếp vào bất cứ quyết định kinh doanh nào ảnh hưởng đến các thành viên trong gia đình của bạn • phải thông báo các tình huống trong đó các thành viên gia đình hoặc ai đó sống trong nhà bạn là một nhân viên, nhà đầu tư, hoặc có mối quan hệ kinh doanh với khách hàng, đối thủ cạnh tranh hoặc nhà cung cấp của Valmont. • không bao giờ được thuê, giám sát, hoặc tác động đến một thành viên gia đình hoặc mối quan hệ cá nhân thân thiết trong phạm vi Valmont trừ khi có sự đồng ý trước bằng văn bản của ban quản trị Valmont Chính sách về khước từ các xung đột lợi ích này chỉ được áp dụng theo trang 8. 22 KINH DOANH VỚI BÊN THỨ BA 23 GIAO DỊCH VỚI ĐỐI THỦ CẠNH TRANH Việc marketing và bán các sản phẩm của chúng ta đều dựa vào chất lượng, sự ghi nhận thương hiệu, giá cả hợp lý và quảng cáo trung thực. Chúng ta không thể làm tất cả những việc này một mình. Valmont sử dụng các bên thứ ba theo nhiều cách. Nguyên vật liệu chúng ta yêu cầu được mua dựa vào chất lượng, giá trị, giá tốt nhất hoặc thấp nhất, tính năng kỹ thuật, danh tiếng dịch vụ, và công suất. Bạn phải giao dịch công bằng với tất cả các khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh của Valmont cũng như những người khác trong đó có chính phủ. CHỐNG ĐỘC QUYỀN Valmont tận tâm vì một thị trường quốc tế công bằng. Chúng ta phải tuân thủ mọi quy định luật pháp về chống độc quyền ở từng nước mà chúng ta hoạt động. Các luật chống độc quyền có mục tiêu chống các hành vi độc quyền và khuyến khích cạnh tranh. Các luật này phức tạp và có thể khó hiểu. Tuy nhiên, hình phạt do vi phạm có thể hà khắc. Các cá nhân có thể đối mặt với các mức phạt lên tới 1 triệu đô la cho mỗi vi phạm và 10 năm tù. Các hình phạt được áp dụng cho các công ty có thể vượt quá 100 triệu đô la và cũng có thể kéo theo các hạn chế kinh doanh trong tương lai. Luật chống độc quyền yêu cầu chúng ta phải đưa ra các quyết định thương mại về giá, sản lượng, khách hàng, khu vực hoạt động địa lý, và các vấn đề khác có liên quan mà không cần đầu vào của các đối thủ cạnh tranh. Bất cứ tương tác nào giữa một nhân viên của Valmont và một đối thủ cạnh tranh can thiệp vào một thỏa thuận về các vấn đề này đều dẫn đến rủi ro vi phạm chống độc quyền. Cần lưu ý rằng ngay cả sự trao đổi thông tin đơn thuần cũng có thể tạo thành một thỏa thuận không chính thức và bất hợp pháp giữa các đối thủ cạnh tranh. Các thỏa thuận không phù hợp có thể là các thỏa thuận bằng văn bản, bằng miệng hoặc thậm chí “thông qua bắt tay”. Là một nhân viên, bạn không bao giờ được thảo luận các hoạt động nêu trên, hoặc các vấn đề khác có thể hiểu là hạn chế cạnh tranh không lành mạnh với các đối thủ. Những hành động sau của đối thủ cạnh tranh được cho là phi pháp: • đồng ý không cạnh tranh ở một khu vực địa lý cụ thể • thảo luận các chi phí, lợi nhuận hiện tại hoặc tương lai, hoặc các điều khoản mua bán, bao gồm các điều khoản tín dụng, chiến lược marketing và giá bán. • đồng ý hạn chế thị trường hoặc không bán cho một khách hàng hoặc một tầng lớp khách hàng cụ thể • đồng ý không nộp hồ sơ dự thầu hoặc rút hồ sơ dự thầu • trao đổi thông tin giá cả • đồng ý không áp dụng một công nghệ cụ thể hoặc sản xuất một sản phẩm cụ thể 24 GIAO DỊCH VỚI ĐỐI THỦ CẠNH TRANH HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI Theo định nghĩa, hiệp hội thương mại là các tổ chức quy tụ các đối thủ cạnh tranh. Do đó, cần hết sức cẩn thận tại tất cả các cuộc họp của hiệp hội thương mại. Một mối quan ngại là các hiệp hội thương mại có thể được sử dụng làm “trung tâm” của một âm mưu kìm hãm cạnh tranh thông qua trao đổi giá cả hoặc thông tin nhạy cảm mang tính cạnh tranh khác giữa các thành viên. Do hoạt động của hiệp hội thương mại dính dáng đến các rủi ro chống độc quyền nên mọi hiệp hội thương mại mà Valmont tham gia cần có các quy tắc và quy trình chính thức, bao gồm sử dụng các chương trình nghị sự bằng văn bản, ghi biên bản tất cả các cuộc họp, và, nếu phù hợp, yêu cầu luật sư tham dự tất cả các cuộc họp. Nếu xuất hiện những đề tài không phù hợp trong một cuộc họp hiệp hội thương mại, bạn cần: • Yêu cầu những người tham gia thảo luận dừng lại • Công bố rằng bạn không muốn tham gia thảo luận • Yêu cầu biên bản ghi rõ việc bạn rời khỏi cuộc họp • Báo cáo sự việc lên Giám đốc Tuân thủ trong thời gian sớm nhất 25 NGHI THỨC XÃ GIAO TRONG KINH DOANH Những nghi thức xã giao trong kinh doanh như tặng quà, tiếp khách, đi lại và đặc ân, thường được áp dụng để xây dựng các mối quan hệ công việc tốt. Tuy nhiên, chúng có thể can thiệp vào các mối quan hệ kinh doanh và quyết định hợp lý và khách quan, do đó cần hết sức lưu ý. Giá trị của nghi thức xã giao không phải là vấn đề quan trọng nhất. TẶNG VÀ NHẬN QUÀ Hoạt động kinh doanh của Valmont luôn luôn được hay mất là nhờ công lao. Thông thường, bạn không nên đưa ra một nghi thức xã giao trong kinh doanh, bất kể giá trị là gì, nếu hành động này khiến bạn được thiên vị hoặc nếu bạn đang cố gắng tác động đến một quyết định kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn không bao giờ được đề nghị một nghi thức xã giao trong kinh doanh hoặc chấp nhận một nghi thức xã giao trong kinh doanh của một bên thứ ba nếu điều này có thể được xem là một hành động hối lộ hoặc tác động đến tính khách quan của bạn khi ra một quyết định kinh doanh. Bạn không bao giờ được tặng hay nhận bất cứ món quà nào, hình thức tiếp khách hoặc đi lại bất hợp pháp theo luật địa phương hoặc quy định của chính phủ. Các món quà khác không bao giờ được chấp nhận bao gồm: • các món quà vi phạm Quy Tắc của Valmont hoặc các chính sách hay quy định của bất cứ khách hàng hoặc bên thứ ba nào khác • các món quà bằng tiền hoặc tương đương tiền (chẳng hạn như giấy chứng nhận/thẻ quà tặng, giảm giá, khoản vay, cổ phiếu, hoặc quyền chọn mua cổ phiếu) • các món quà được dùng để trả lại hoặc chuyển nhượng, cho một bên thứ ba để lấy tiền • các món quà hoặc hình thức tiếp khách có thể ngụ ý áp đặt một nghĩa vụ đối với người tài trợ hoặc có thể được xem là quá mức hay quá kém • các hình thức đi lại được thanh toán không liên quan trực tiếp đến chức năng kinh doanh như thăm quan địa điểm • các món quà hoặc hành vi tiếp khách mang tính trao đổi (để đổi lấy một thứ khác) • các hình thức tiếp khách không đứng đắn, không phù hợp với giá trị tôn trọng lẫn nhau của Valmont, hoặc có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của Valmont • các món quà, hình thức tiếp khách hoặc đi lại cho một quan chức chính phủ (xem mục Chống tham nhũng và hối lộ) 26 NGHI THỨC XÃ GIAO TRONG KINH DOANH Những nghi thức xã giao trong kinh doanh có thể được các nhân viên của Valmont áp dụng nếu những nghi thức này: • không thuộc diện cấm (xem trang trước) • có giá trị danh nghĩa • tuân thủ nội quy làm việc được chấp nhận và các chính sách nơi làm việc của người nhận • không thể được xem là một hành động tác động không phù hợp • không vi phạm pháp luật và không trái với các chuẩn mực đạo đức của Valmont • không khiến Valmont bối rối hoặc lúng túng. Toàn bộ chi phí thực hiện nghi thức xã giao trong kinh doanh phải được ghi lại khẩn trương và chính xác trong các báo cáo chi tiêu và sổ sách chứng từ của Valmont. Nếu bạn không biết liệu một nghi thức xã giao nào đó trong kinh doanh có được chấp nhận hay không, hãy liên hệ trước với Giám đốc Tuân thủ để được hướng dẫn. HỎI & ĐÁP HỎI: Một nhà cung cấp cung cấp phụ tùng cho Valmont đã mời tôi tham dự một buổi chơi golf tại Florida. Chuyến đi sẽ bao gồm 3 ngày chơi golf và ở tại một khu nghỉ mát 5 sao. Nhà cung cấp sẽ thanh toán tiền khách sạn, chơi golf và đồ ăn cho tôi. Liệu tôi có thể tham gia buổi chơi golf với tư cách là một vị khách của nhà cung cấp của Valmont không? ĐÁP: Bạn không thể chấp nhận đề nghị này. Giá trị của khách sạn, đồ ăn và chơi golf được xem là quá mức và có thể áp đặt một nghĩa vụ giữa bạn và nhà cung cấp trong việc kinh doanh liên tục. 27 CHỐNG THAM NHŨNG VÀ HỐI LỘ Khi giao dịch với các quan chức chính phủ, cần hết sức lưu ý. Trong tất cả các mối quan hệ kinh doanh của chúng ta, chúng ta phải tuân thủ luật chống tham nhũng khu vực và quốc gia như Luật Chống Tham nhũng ở Nước ngoài của Hoa Kỳ (FCPA), Luật Chống Hối lộ của Vương quốc Anh, Luật Chống Tham nhũng Ấn Độ, Điều 8 Luật Cạnh tranh Chống Bất bình đẳng của Trung Quốc, Điều 164 Luật Hình sự, Phụ lục số 8 Luật Hình sự. Bạn không bao giờ được tặng quà, tiếp khách hoặc các loại dịch vụ khác có giá trị cho một quan chức chính phủ nhằm đạt được công việc kinh doanh hiện tại hoặc tương lai. Nạn hối lộ có nhiều hình thức và không dễ xác định. Các đại lý, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, đối tác liên doanh, nhà tư vấn, môi giới, hoặc những người khác không bao giờ được tặng bất cứ thứ gì có giá trị và không phù hợp thay mặt Valmont. Dưới đây là một số quy tắc cơ bản cần ghi nhớ khi xác định xem việc cho tặng một thứ gì đó có giá trị có được xem là hành vi hối lộ hay không. • Hối lộ không phải là để thành công hay được chấp nhận mang tính bất hợp pháp - một đề xuất hay cam kết thanh toán là đủ. • Một khoản thanh toán, cho, tặng hoặc cam kết không cần phải bằng tiền - có thể là bất cứ thứ gì có giá trị bao gồm hàng hóa hoặc dịch vụ bằng hiện vật. Những thứ này bao gồm quà tặng, tiếp khách hoặc đóng góp vào các chiến dịch. • Việc thanh toán cho bất cứ người nào trong khi biết rằng toàn bộ hoặc một phần số tiền thanh toán này sẽ được cho/tặng bất cứ quan chức nước ngoài nào để đạt được công việc kinh doanh hoặc tác động đến một điều luật hay một quyết định không phù hợp được là phạm pháp. Nếu bạn biết được một đề xuất hoặc một yêu cầu hối lộ, bạn nên từ chối đề xuất này và báo cáo ngay lập tức cho Giám đốc Tuân thủ. Chúng tôi sẽ giám sát kỹ những hành động này thay mặt Valmont và không bao giờ bỏ qua những dấu hiệu cho thấy có ai đó đang đưa hoặc yêu cầu hối lộ. Hãy hỏi ý kiến Giám đốc Tuân thủ trước, hoặc trưởng phòng/ban/bộ phận của bạn trước khi tặng bất cứ món quà, tiếp đãi nào hoặc hình thức tiếp khách khác, các bữa ăn, chi phí đi lại, quyên góp từ thiện cho một tổ chức hoặc quan chức chính phủ. 28 CHỐNG THAM NHŨNG VÀ HỐI LỘ BẠN KHÔNG BAO GIỜ ĐƯỢC TẶNG BẤT CỨ MÓN QUÀ, HÌNH THỨC TIẾP KHÁCH NÀO HOẶC CÁC MÓN ĐỒ HAY DỊCH VỤ KHÁC CÓ GIÁ TRỊ CHO MỘT QUAN CHỨC CHÍNH PHỦ CÓ THỂ ĐƯỢC CHO LÀ MỘT KHOẢN HỐI LỘ THEO LUẬT CHỐNG THAM NHŨNG VÀ HỐI LỘ. Ngoài ra, một số vụ kiện thực thi hối lộ có dính dáng đến việc nhận hối lộ chi phí đi lại và tiếp khách. Các vụ kiện thực thi của chính phủ này xác định rằng chi phí đi lại không hợp lý và thật ra là quà biếu được ngụy trang là chi phí đi lại. Cần xem xét các yếu tố sau khi xác định chi phí đi lại hoặc tiếp khách có hợp lý không: • Mục đích đi lại có liên quan đến việc quảng bá, trình bày hoặc giải thích các sản phẩm và dịch vụ không? • Hạng vé máy bay (hạng nhất, thương gia hoặc huấn luyện viên)? • Loại khách sạn (cao cấp hoặc thương gia) là gì? • Có được trợ cấp tiền lương hoặc tiền chi tiêu không? • Công ty thanh toán mọi chi phí một cách trực tiếp hay thông qua một trung gian (đại lý đi lại)? • Công ty có thanh toán bất cứ chi phí đi lại nào cho vợ/chồng không tham gia không? • Công ty có tài trợ, tổ chức hoặc đăng cai bất cứ hoạt động tiếp khách hay giải trí nào không? Các luật trong lĩnh vực này phức tạp và thay đổi theo từng nước. Luôn luôn hỏi ý kiến Giám đốc Tuân thủ. 29 CHỐNG THAM NHŨNG VÀ HỐI LỘ HỎI & ĐÁP HỎI: Valmont có một hợp đồng dài hạn cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho một công ty xây dựng nhà nước tại Trung Quốc. Valmont thường xuyên đào tạo cho nhân viên của công ty xây dựng này tại các cơ sở của họ ở Nebraska như là một phần của hợp đồng giữa công ty xây dựng này và Valmont. Các cán bộ cấp cao của công ty xây dựng này đã thông báo với Valmont rằng họ muốn kiểm tra các cơ sở này và xác nhận rằng việc đào tạo đang diễn ra tốt đẹp. Liệu Valmont có thể thanh toán cho các cán bộ cấp cao đi Nebraska để kiểm tra các cơ sở của Valmont không? Nếu có, liệu các giám đốc điều hành của Valmont có đưa các cán bộ cấp cao đến một nơi ăn tối với mức giá phù hợp và xem một trận bóng đá không? ĐÁP: Có, Valmont có thể thanh toán cho chuyến đi của các cán bộ cấp cao đến các cơ sở của Valmont để kiểm tra và rà soát đào tạo. Việc kiểm tra và rà soát hiệu quả đào tạo theo hợp đồng này là một mục đích kinh doanh hợp pháp. Việc Valmont chi trả cho các bữa ăn và tiếp khách nêu trên cũng hợp lý vì bữa ăn và trận bóng đá chỉ là một phần nhỏ trong chuyến công tác này. Câu trả lời có thể khác nếu Valmont thay vì chi trả cho các cán bộ cấp cao đi vé máy bay hạng nhất cùng chồng/con của họ cho một chuyến đi được bao toàn bộ chi phí đến Hawaii nơi Valmont không có cơ sở nào. Trong trường hợp này, chuyến đi này không phục vụ bất cứ mục đích kinh doanh hợp lệ nào, phung phí, và bao gồm các chi phí cho các thành viên trong gia đình. Do đó, việc này sẽ bị ngăn cấm. 30 CHỐNG TẨY CHAY Chính sách của Valmont tuân thủ quy định luật pháp của chính phủ Hoa Kỳ về tẩy chay kinh tế nước ngoài. Trọng tâm chính của Luật Chống Tẩy chay Hoa Kỳ là tẩy chay liên đoàn Ả Rập của Israel; tuy nhiên, các vấn đề tẩy chay cũng có thể phát sinh trong các giao dịch với các nước khác (VD: Pakistan, Bangladesh, Indonesia và Đài Loan) và có thể thay đổi theo thời gian. Những hành vi sau có thể ngăn cấm hoặc bị phạt theo Luật Chống Tẩy chay Hoa Kỳ: • từ chối hoặc đồng ý từ chối kinh doanh với các nước bị tẩy chay (VD: Israel) • từ chối hoặc đồng ý từ chối kinh doanh với các công ty “bị liệt vào danh sách đen” hoặc các hãng “bị tẩy chay” • cung cấp thông tin về các mối quan hệ kinh doanh với một nước bị tẩy chay (VD: Israel) hoặc với các công ty “bị liệt vào danh sách đen” • đồng ý ký các hợp đồng, tín dụng thư, hoặc các tài liệu khác chứa các điều khoản và điều kiện tẩy chay bị ngăn cấm. Thuật ngữ “yêu cầu tẩy chay” được hiểu theo nghĩa rộng và bao gồm các yêu cầu cung cấp thông tin, tiến hành bất cứ hành động nào hoặc không tiến hành một hành động nếu hành vi được yêu cầu có thể được cho là ủng hộ một hành vi tẩy chay quốc tế. Các yêu cầu cũng có thể phát sinh theo các thư mời thầu/yêu cầu đề xuất, hợp đồng, đơn hàng, tín dụng thư hoặc các loại hợp đồng hoặc tài liệu khác. Các quy tắc áp dụng cho nghĩa vụ của Valmont theo luật chống tẩy chay rất phức tạp. Bất cứ yêu cầu tẩy chay tiềm ẩn nào nhận được hay bất cứ câu hỏi nào của bạn cũng cần được chuyển ngay cho Giám đốc Tuân thủ của Valmont, cùng với một bản mô tả giao dịch tương ứng hoặc các trường hợp xung quanh. 31 KINH DOANH TRÊN MỘT THỊ TRƯỜNG QUỐC TẾ 32 LUẬT QUẢN LÝ XUẤT KHẨU VÀ CÁC BIỆN PHÁP CHẾ TÀI QUỐC TẾ Nhiều nước và nhiều tổ chức đa quốc gia khác nhau áp dụng luật quản lý xuất khẩu, các biện pháp chế tài kinh tế, và các lệnh cấm vận hạn chế các giao dịch với một số nước, cá nhân, tổ chức, và người dùng cuối cũng như một số công dụng cuối cùng. Các luật, các biện pháp chế tài và lệnh cấm vận có thể áp dụng cho việc xuất nhập khẩu, các giao dịch tài chính, đầu tư và các loại giao dịch kinh doanh khác. Một số nước cũng cấm hoặc quản lý các khoản mục tái xuất ngoài điểm đến gốc của họ. Danh mục các nước bị cấm và các quy tắc liên quan đến các giới hạn thương mại phức tạp và có thể thay đổi. Ví dụ, đôi khi việc xuất khẩu có thể diễn ra ngay cả khi không có động thái thực tế giữa các nước như dữ liệu kỹ thuật được truyền bằng hình thức điện tử, bằng miệng, hoặc bằng thị giác thông qua hội nghị điện thoại, họp qua website, hoặc đối thoại trên điện thoại. Việc không tuân thủ các quy định luật pháp trong lĩnh vực này có thể khiến Valmont, và trong một số trường hợp các cá nhân liên đới, bị phạt dân sự hoặc thậm chí hình sự. Là một công ty quốc tế, chúng ta phải chú trọng các biện pháp nội bộ để tuân thủ các giới hạn thương mại khác nhau ở những nước chúng ta hoạt động. Nếu công việc của bạn liên quan đến việc bán hoặc vận chuyển sản phẩm, công nghệ, hoặc dịch vụ qua các biên giới quốc tế, hãy chắc chắn rằng bạn cập nhật các quy tắc áp dụng. KỲ VỌNG DÀNH CHO CÁC BẠN LÀ GÌ? • Tuân thủ mọi quy định quốc tế về quản lý thương mại và các chính sách, quy trình riêng của Valmont nếu chúng liên quan đến các hoạt động xuất nhập khẩu. • Nếu việc vận chuyển qua các biên giới quốc tế, hãy chắc chắn rằng thông tin phù hợp đã được thu thập và báo cáo kịp thời cho các cơ quan xuất khẩu tương ứng, nếu cần. • Sàng lọc giao dịch kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, và các bên thứ ba khác theo mọi quy tắc phù hợp hạn chế các giao dịch với một số nước, cá nhân bị phạt và những người dùng cuối bị cấm. Nếu bạn không chắc chắn luật nào áp dụng cho một giao dịch, hãy liên hệ với Giám đốc Tuân thủ để được hướng dẫn. 33 KINH DOANH VỚI SỰ LIÊM CHÍNH \TÀI CHÍNH 34 HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO CHÍNH XÁC TOÀN BỘ HỒ SƠ CÔNG TY THUỘC TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN PHẢI TRUNG THỰC, CHÍNH XÁC VÀ ĐẦY ĐỦ. Sự liêm chính trong các báo cáo tài chính và hồ sơ kế toán của Valmont dựa vào độ chính xác và sự đầy đủ của thông tin tài chính cơ bản, bao gồm những khoản mục như báo cáo chi phí, đơn hàng, hóa đơn, bảng lương, dữ liệu tồn kho và báo cáo an toàn. SỔ SÁCH VÀ CHỨNG TỪ Toàn bộ hồ sơ công ty thuộc trách nhiệm của bạn phải trung thực, chính xác và đầy đủ. Ví dụ, tất cả các mục nhập phải có phần mô tả phù hợp các giao dịch quan trọng, tài liệu hỗ trợ hợp lý và tương ứng phải được cất giữ cẩn thận. Ngoài ra, hồ sơ tài chính của chúng ta phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán thường được chấp nhận. Mọi cá nhân phải hiểu rằng gần như toàn bộ hồ sơ kinh doanh của Valmont đều có thể bị công khai trong quá trình kiện tụng hoặc điều tra của chính phủ. Hồ sơ cũng thường được cung cấp cho các bên không liên quan hoặc phương tiện truyền thông. Do đó, nhân viên càng rõ ràng, ngắn gọn và chính xác càng tốt khi ghi lại bất cứ thông tin nào. BÁO CÁO TÀI CHÍNH SAI LỆCH VÀ KHÔNG CÓ CHỨNG CỨ Valmont nghiêm cấm bất cứ hành vi nào có thể dẫn đến báo cáo tài chính sai lệch. Bạn đừng bao giờ cảm thấy áp lực khi nhập thông tin tài chính sai lệch hoặc nhầm lẫn. Hành vi cố ý sao chép dữ liệu hoặc hồ sơ tài chính là gian lận và vi phạm chính sách công ty cũng như pháp luật. Cần hiểu được hậu quả của sự gian lận để bạn có thể nhận ra và tránh hành vi này. Dưới đây là một số ví dụ về hành vi gian lận: • nộp báo cáo chi phí sai lệch • ghi sai doanh số hoặc ghi sớm doanh số • ghi giảm hoặc ghi tăng tài sản có hoặc tài sản nợ • chậm ghi các mục cần được chi tiêu • ghi tăng doanh số bằng cách vận chuyển các sản phẩm đã biết bị lỗi hoặc không tuân thủ • mở một tài khoản ngân hàng bằng nguồn vốn của công ty đứng tên khác tên công ty • nhập một mục vào hồ sơ công ty vốn không phù hợp với các chuẩn mực kế toán hợp lý • làm giả mạo hoặc thay đổi séc 35 HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO CHÍNH XÁC BÁO CÁO CÔNG KHAI Báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ cho phép ban quản trị đưa ra các quyết định hợp lý và có hiểu biết. Bên cạnh đó, Valmont là một công ty giao dịch công khai và phải cung cấp một số thông tin tài chính nhất định cho Ủy ban Chứng khoán và Hối đoái Hoa Kỳ (SEC). Thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ có nguy cơ khiến Valmont phải chịu các hình phạt pháp lý. Bạn nên nhớ rằng nhiều hồ sơ kinh doanh công ty được cất giữ để lập và hỗ trợ báo cáo tài chính của Valmont được lưu trữ tại SEC. Do đó, toàn bộ hồ sơ phải đầy đủ và chính xác. KIỂM TOÁN Bạn không được can thiệp vào hoặc tác động không phù hợp vào việc kiểm toán báo cáo tài chính của Valmont. Trong trường hợp có yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến việc kiểm toán công ty, bạn phải hợp tác toàn diện, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ. 36 GIAO DỊCH NỘI BỘ GIAO DỊCH NỘI BỘ BAO GỒM MUA HOẶC BÁN BẤT CỨ CỔ PHIẾU NÀO CỦA VALMONT, BAO GỒM CÁC GIAO DỊCH DO BẠN THỰC HIỆN TRONG CÁC KẾ HOẠCH TRỢ CẤP NHÂN VIÊN VÀ TRÊN THỊ TRƯỜNG MỞ. Luật chứng khoán liên bang nghiêm cấm bất cứ người nào mua hoặc bán chứng khoán khi đang sở hữu thông tin quan trọng, bí mật, hay còn gọi là thông tin nội bộ. Thông tin được cho là quan trọng nếu có khả năng lớn là một nhà đầu tư phù hợp sẽ cho thông tin là quan trọng khi ra một quyết định mua, bán hoặc nắm giữ một chứng khoán hoặc thông tin có thể ảnh hưởng đến giá thị trường của chứng khoán. Các ví dụ về thông tin quan trọng bao gồm thông tin về thu nhập và dự báo, phát triển sản phẩm mới, sáp nhập, mua lại hoặc tái bố trí tài sản, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng với các nhà cung cấp hoặc khách hàng. “Thông tin công khai” là thông tin đã được công bố cho công chúng và thường bao gồm một thời gian phù hợp nào đó để công chúng biết đến và hiểu được thông tin này. Giao dịch nội bộ bao gồm mua hoặc bán bất cứ cổ phiếu nào của Valmont, bao gồm các giao dịch do bạn thực hiện trong các kế hoạch trợ cấp nhân viên và trên thị trường mở. Bên cạnh đó, giao dịch nội bộ không chỉ áp dụng cho chứng khoán của Valmont. Khi bạn sở hữu thông tin quan trọng, bí mật về một công ty khác, bạn không thể mua hoặc bán cổ phiếu hay chứng khoán khác của công ty đó. Điều này có thể bao gồm các khách hàng, nhà cung cấp của Valmont hoặc những người khác có thể đàm phán các giao dịch quan trọng như sáp nhập hoặc mua lại, với chúng ta. Chính sách của Valmont là không giám đốc, cán bộ hoặc nhân viên nào được tham gia vào bất cứ giao dịch nào trong chứng khoán của Valmont hoặc cổ phần của bất cứ công ty giao dịch công khai nào khác trong khi người này sở hữu thông tin quan trọng, bí mật. 37 GIAO DỊCH NỘI BỘ MÁCH NƯỚC Bên cạnh đó, nhân viên của Valmont còn bị cấm mách nước cho người khác. Điều này có nghĩa là bạn không được tiết lộ thông tin nội bộ cho bạn bè hay gia đình. Mách nước là giao dịch nội bộ phi pháp, đồng thời vi phạm nghiêm trọng quy tắc bảo mật của doanh nghiệp. Bạn phải giữ bí mật toàn bộ thông tin bí mật của Valmont. Do đó, mọi thông tin nội bộ liên quan đến Valmont hoặc bất cứ công ty nào khác mà bạn có được trong quá trình làm việc cho Valmont đều không được tiết lộ cho bất cứ người nào khác trừ khi cần thiết để thực hiện công việc của bạn cho Valmont. Một số cán bộ điều hành và các nhân viên được chỉ định khác tại Phòng Tài chính của Valmont có thể có những hạn chế giao dịch bổ sung đối với họ. Nếu bạn không chắc chắn những hạn chế này có áp dụng với bạn không, hãy liên hệ với Giám đốc Tài chính. GIAO DỊCH CỔ PHIẾU VALMONT Nhiều nhân viên cấp cao của Valmont phải tuân thủ các quy tắc đặc biệt về giao dịch nội bộ. Những nhân viên này chỉ có thể mua hoặc bán cổ phiếu phổ thông của Valmont trong các khoảng thời gian hữu hạn sau khi công bố thu nhập hàng quý hoặc hàng năm. Chúng ta thông báo cho những nhân viên này khi các khoảng thời gian “cửa sổ” mở ra. Các câu hỏi về việc mua hoặc bán chứng khoán cần được chuyển cho Giám đốc Tài chính của Valmont. HỎI & ĐÁP HỎI: Tôi nghe một trong các đồng nghiệp của tôi nói rằng Valmont đang có kế hoạch mua một công ty giao dịch công khai khác, nhưng vẫn chưa công bố điều này. Bạn tôi Jane gần đây lại rơi vào hoàn cảnh khó khăn. Liệu tôi có thể bảo cô ấy nên mua cổ phiếu trong công ty giao dịch công khai đó không? ĐÁP: Không. Điều này không những vi phạm quy tắc bảo mật của Valmont mà cả bạn lẫn Jane đều có thể bị buộc tội giao dịch nội bộ phi pháp. HỎI: Tại một bữa tiệc gia đình, một người thân của tôi đã hỏi tôi một số câu hỏi rất riêng tư về công việc kinh doanh của Valmont. Tôi có nên thảo luận những vấn đề này với gia đình tôi không? ĐÁP: Luật giao dịch nội bộ và các chính sách của Valmont về thông tin mật áp dụng cho bất cứ bên thứ ba nào, bao gồm thành viên trong gia đình bạn và bất cứ người nào sống trong nhà bạn. Bạn không bao giờ được chia sẻ thông tin mật về Valmont với bất cứ ai. 38 Valmont Industries, Inc. | One Valmont Plaza | Omaha, Nebraska 68154-5215 | +1-402-963-1000 | valmont.com