Quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu tại công ty văn phòng phẩm Viễn Đông

www.ketoan6nhom9.com CHU TRÌNH DOANH THU 1 BỘ PHẬN LIÊN QUAN 2 CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 3 4 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ 5 VÍ DỤ THỰC TẾ 6 SỔ, BÁO CÁO I. CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. MÔ HÌNH REA AGENT EVENT RESOURCE Xuất kho Đặt hàng Giao hàng Bán hàng Thu tiền Tài khoản Hàng hoá Nhân viên Khách hàng Trong chu trình doanh thu, các thông tin cần cung cấp: I. CHU TRÌNH DOANH THU Xuất kho, giao hàng, thu tiền khách hàng… Khả năng phục vụ khách hàng của NVBH, mức độ hài lòng của khách hàng…. II. CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN Bộ phận bán hàng Bộ phận gửi hàng Bộ phận tín dụng Bộ phận tài vụ Bộ phận kho hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận lập hoá đơn Bộ phận thủ quỹ Bộ phận kế toán phải thu Bộ phận giữ sổ cái Bộ phận thư tín 2.1. BỘ PHẬN BÁN HÀNG Giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán… Nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”. 2.2. BỘ PHẬN TÍN DỤNG Trong hoạt động bán chịu, kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong xử lý xóa nợ phải thu, xem xét bảng “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp. 2.3. BỘ PHẬN TÀI VỤ Là người chấp nhận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Credit Memo. 2.4. BỘ PHẬN KHO HÀNG Quản lý hàng trong kho. Hạch toán hàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Gửi báo cáo kho kèm theo các chứng từ nhập xuất về cho bộ phận kế toán. 2.5. BỘ PHẬN GỬI HÀNG Chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng. Được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho. 2.6. BỘ PHẬN NHẬN HÀNG Nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên phiếu nhập kho. 2.7. BỘ PHẬN LẬP HOÁ ĐƠN Lập hóa đơn căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng. Lưu hóa đơn theo tên, mã khách hàng. 2.8. BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHẢI THU Giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng. Lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”. 2.9. BỘ PHẬN GIỮ SỔ CÁI Giữ và ghi chép sổ cái. Lập báo cáo tổng hợp. 2.10. BỘ PHẬN THƯ TÍN Nhận và mở Check thanh toán. Lập bản kê “Tiền thanh toán” (Remittance List). Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán. 2.11. BỘ PHẬN THỦ QUỸ Nhận tiền thanh toán của khách hàng. Thực hiện các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng. III. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Lệnh bán hàng Phiếu giao hàng Hoá đơn vận chuyển Giấy báo trả tiền Biên lai, biên nhận Phiếu xuất kho Thẻ, vé Phiếu thu Chứng từ ghi có 3.1. ĐƠN ĐẶT HÀNG Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. 3.2. LỆNH BÁN HÀNG Là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng. Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán; các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ giao hàng…). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho: - Kho làm căn cứ để xuất kho (Packing slip). - Cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận (Order Acknowledgment). - Cho bộ phận kế toán, bộ phận lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng. 3.3. PHIẾU XUẤT KHO Do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. 3.4. PHIẾU GIAO HÀNG Do bộ phận giao nhận hàng hóa lập. Là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Cũng có thể dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán. 3.5. HOÁ ĐƠN VẬN CHUYỂN Sử dụng khi doanh nghiệp thuê dịch vụ vận chuyển. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải. Bao gồm các thông tin liên quan tới khách hàng gửi như: chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng. 3.6. HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng. Được lập làm nhiều liên. Hoá đơn phải được đánh số trước nhằm mục đích kiểm soát. 3.7. GIẤY BÁO TRẢ TIỀN Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi thanh toán, khách hàng sẽ gửi lại “giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán. Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bởi bộ phận thư tín. 3.8. BIÊN LAI, BIÊN NHẬN Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền…thay cho các hóa đơn bán hàng. 3.9. THẺ, VÉ Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu. 3.10. PHIẾU THU, GIẤY BÁO CÓ Ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ 3.11. CHỨNG TỪ GHI CÓ Ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu hoặc do ghi sổ sai. Một liên được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. IV. SỔ Nhật ký bán hàng Nhật ký giảm giá hàng bán. Nhật ký thu tiền Sổ chi tiết khách hàng. V. BÁO CÁO Trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được phân ra thành ba loại theo mục tiêu: Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình. Cung cấp thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình. Cung cấp thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. Các bảng kê đơn hàng ,bán ,xuất kho ,giao hàng thu tiền Báo cáo các hoạt động theo khách hàng  nhân viên hàng hóa Họat động Bảng kê các hoạt động / sự kiện trong kỳ Phân tích các họat động theo đối tuợng /nguồn lực liên quan Bảng kê bán hàng Từ ngày…đến….. SHĐ Ngày KH Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002… Báo cáo bán hàng theo KH Từ ngày….đến…. KH SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 …. 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn hàng, bán, xuất kho, giao hàng, thu tiền Báo cáo các hoạt động theo khách hàng, nhân viên hàng hoá Các bảng kê khai hàng hoá, khách hàng, NVBH... Báo cáo tình hình KH, tồn kho, dư nợ KH, phân tích tuổi nợ Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối tượng /nguồn lực sử dụng Báo cáo tình trạng các đối tượng /nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH PC-03 B Cái 90 PC-04 C Cái 10 Bảng kê hàng tồn kho Ngày… Kho Mã HH SLtồn Giá trị A PC-03 100 1,000,000 A PC-04 50 500,000 Nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng. Lập hoá đơn bán hàng – Theo dõi nợ phải thu. Nhận tiền thanh toán. VII. CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU ĐIỀU CHỈNH QÚA TRÌNH BÁN HÀNG Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán Chiết khấu thương mại Quy trình sẽ như thế nào Khách hàng Tại BP xử lý ĐĐH Kho hàng BP giao hàng BP lập hóa đơn ĐĐH ĐĐH LBH Xét duyệt và lập LBH A ĐĐH LBH Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng Tham gia vào hoạt động nhận, xử lý nhận đơn đặt hàng có 2 bộ phận là: - Bộ phận bán hàng. - Bộ phận xét duyệt bán hàng, xét duyệt tín dụng. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm: - Đơn đặt hàng. - Lệnh bán hàng. Lưu ý: tùy theo đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lí, yêu cầu kiểm soát để phân chia trách nhiệm cho các phòng ban - nhân viên và phân quyền trên hệ thống. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng PXK PXK Kiểm tra ghi nhận hàng xuất BP xử lý ĐĐH Phiếu đóng gói Lập phiếu giao hàng , vận đơn Phiếu đóng gói PXK PGH Vận đơn N BP lập hóa đơn Hãng vận tải , Khách hàng Vận đơn Kho hàng Bộ phận giao hàng Lưu ý Lệnh bán hàng có thể sử dụng làm phiếu xuất kho. Giấy gửi hàng cũng có thể là bản sao của Packing slip hoặc có thể là vận đơn (Bill of lading). Trường hợp cần thiết có thể lập Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa. Bộ phận gửi hàng/ giao nhận hàng cần độc lập với bộ phận kho. Tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý, kế toán có thể in phiếu xuất kho. Lập hoá đơn bán hàng – Theo dõi nợ phải thu BP xử lý ĐĐH BP giao hàng LBH PXK PGH PXK Kiển tra lập hóa đơn ,ghi NKBH Ghisổ chi tiết HTK PGH LBH Hóa đơn N Khách hàng A-2 B-2 NKBH Sổ CT HTK PXK Ctừ định khoản N B-2 Kế toán kho Kế toán bán hàng Kế toán phải thu Kế toán tổng hợp A-2 B-2 Hóa đơn NKBH Ctừ định khoản Ghi sổ chi tiết nợ phải thu Sổ CT khách hàng Ghi sổ cái TK Hóa đơn Ctừ điều chỉnh giảm nợ A NKBH Ctừ định khoản Sổ cái Sổ cái Lưu ý: Bộ phận lập hóa đơn cần độc lập với phòng kế toán và bộ phận khách hàng. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn cần được kiểm tra bởi một người độc lập với người lập hóa đơn. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lí và yêu cầu kiểm soát để phân chia trách nhiệm lập hóa đơn trong doanh nghiệp Nhận tiền thanh toán Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình doanh thu. Khi khách hàng gửi Check thanh toán và giấy báo trả tiền, 1) Bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. 2) Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. 3) Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán Text in here IV III II I Giới thiệu về công ty văn phòng phẩm Viễn Đông. Quy trình xử lý bán hàng thu tiền ngay. Quy trình xử lý bán chịu hàng hoá. Quy trình xử lý hàng bị trả lại và xử lý nợ khó đòi VII. VÍ DỤ THỰC TẾ 7.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CƠ CẤU TỔ CHỨC QUY TRÌNH XỬ LÝ BÁN HÀNG THU TIỀN NGAY QUY TRÌNH XỬ LÝ BÁN CHỊU HÀNG HOÁ QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG BỊ TRẢ LẠI VÀ NỢ KHÓ ĐÒI