Sự vận dụng các nguyên tắc tổ chức quản lý

LỜI NÓI ĐẦU Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức. Nhất là khi hoạt động có quy mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Người ta càng đặc biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức. Nếu tổ chức không tốt sẽ gây lãng phí và tổn thất rất lớn. Vì vậy, phải luôn theo đuổi và bám sát các nguyên tắc về tổ chức. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp những sai lầm hoặc thiếu sót về xây dựng vận hành tổ chức thường dẫn đến sự suy giảm hiệu lực điều hành, gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh hậu quả mà doanh nghiệp là sự thiếu hiệu quả các mục tiêu không đạt được thậm chí có thể dẫn tới tổ chức bị đổ vỡ. Vận dụng vào thực hiện tốt tám nguyên tắc cơ bản của quản lý và ứng dụng vào thực tế là một việc rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với bản thân doanh nghiệp. sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng được mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn. Như vậy thực chất của tám nguyên tắc tổ chức quản lý là nguyên tắc tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này. Do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên không trách khỏi sai sót trong cách trình bày và lý luận. Vì vậy rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Cô trong khoa quản lý. Và em xin cảm ơn vì sự giúp đỡ của Thầy Cô để em có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.

doc17 trang | Chia sẻ: thanhnguyen | Lượt xem: 1518 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Sự vận dụng các nguyên tắc tổ chức quản lý, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lêi nãi ®Çu Mét tæ chøc chØ cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn khi nã ®­îc tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña m×nh phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña c¸c quy luËt cã liªn quan ®Õn sù tån t¹i vµ ho¹t ®éng cña mäi tæ chøc. NhÊt lµ khi ho¹t ®éng cã quy m« ngµy cµng lín vµ møc ®é c¹nh tranh ngµy cµng quyÕt liÖt. Ng­êi ta cµng ®Æc biÖt quan t©m ®Õn yÕu tè tæ chøc. NÕu tæ chøc kh«ng tèt sÏ g©y l·ng phÝ vµ tæn thÊt rÊt lín. V× vËy, ph¶i lu«n theo ®uæi vµ b¸m s¸t c¸c nguyªn t¾c vÒ tæ chøc. Trong thùc tiÔn qu¶n lý doanh nghiÖp nh÷ng sai lÇm hoÆc thiÕu sãt vÒ x©y dùng vËn hµnh tæ chøc th­êng dÉn ®Õn sù suy gi¶m hiÖu lùc ®iÒu hµnh, g©y rèi lo¹n trong ho¹t ®éng kinh doanh hËu qu¶ mµ doanh nghiÖp lµ sù thiÕu hiÖu qu¶ c¸c môc tiªu kh«ng ®¹t ®­îc thËm chÝ cã thÓ dÉn tíi tæ chøc bÞ ®æ vì. VËn dông vµo thùc hiÖn tèt t¸m nguyªn t¾c c¬ b¶n cña qu¶n lý vµ øng dông vµo thùc tÕ lµ mét viÖc rÊt quan träng vµ cã ý nghÜa sèng cßn ®èi víi b¶n th©n doanh nghiÖp. sÏ gióp cho c¸c tæ chøc h¹n chÕ ®­îc nh­îc ®iÓm cña m×nh, liªn kÕt g¾n bã mäi ng­êi, t¹o ra niÒm tin søc m¹nh, tËn dông ®­îc mäi c¬ héi, søc m¹nh tæng hîp cña c¸c tæ chøc bªn ngoµi. H¬n n÷a cßn gióp cho tæ chøc cã thÓ ®­¬ng ®Çu víi c¸c tæ chøc thï ®Þnh, gióp cho mäi tæ chøc rót ng¾n c¸c kho¶ng c¸ch tôt hËu, xÎ lý c¸c nguy c¬ hiÓm ho¹ trong thêi gian ng¾n. Nh­ vËy thùc chÊt cña t¸m nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n lý lµ nguyªn t¾c tån t¹i c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®©y còng lµ lý do em chän ®Ò tµi tiÓu luËn nµy. Do kiÕn thøc vµ thêi gian h¹n hÑp nªn kh«ng tr¸ch khái sai sãt trong c¸ch tr×nh bµy vµ lý luËn. V× vËy rÊt mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o cña c¸c ThÇy C« trong khoa qu¶n lý. Vµ em xin c¶m ¬n v× sù gióp ®ì cña ThÇy C« ®Ó em cã thÓ hoµn thµnh ®­îc bµi tiÓu luËn nµy. Néi dung I. Nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú mét tæ chøc nµo còng ph¶i tu©n thñ, vËn dông c¸c nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc ; nh÷ng nguyªn t¾c nµy suÊt ph¸t tõ thùc tiÔn qu¶n lý vµ phï hîp víi c¸c quy luËt kh¸ch quan . Nguyªn t¾c tËp chung d©n chñ ®­îc coi lµ nguyªn t¾c c¬ b¶n bao trïm c¸c lo¹i tæ chøc. Tuy nhiªn, nã cÇn ®­îc vËn dông s¸t hîp víi tÝnh chÊt tõng lo¹i tæ chøc cã ph­¬ng thøc ho¹t ®éng kh¸c nhau ( tæ chøc chÝnh trÞ , tæ chøc kinh doanh…) Víi tæ chøc qu¶n lý kinh doanh (doanh nghiÖp), ®ã lµ nguyªn t¾c: tù chñ, tù chÞu tr¸ch nhiÖm( trong khu«n khæ thÓ chÕ, bao gåm luËt ph¸p vµ quy chÕ), cã hiÖu lùc ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Tõ nguyªn t¾c chung ®ã nhiÒu nhµ khoa häc qu¶n lý ®· x¸c lËp 8 nguyªn t¾c cô thÓ nh­ sau: Nguyªn t¾c 1 Tõ môc tiªu ho¹t ®éng mµ ®Þnh ra chøc n¨ng cña tæ chøc; tõ chøc n¨ng mµ thiÕt lËp bé m¸y phï hîp ; vµ tõ bé m¸y mµ bè trÝ con ng­êi ®¸p øng yªu cÇu. §©y lµ tr×nh tù logÝc cña tæ chøc kh«ng ®­îc lµm ng­îc l¹i hoÆc tuú tiÖn §Ó thùc hiªn môc tiªu ®· ®Ò ra( kinh doanh mét lÜnh vùc s¶n xuÊt th­¬ng m¹i hoÆc dÞch vô nµo ®ã) cÇn x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n l©u dµi cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp suÊt ph¸t tõ bèn chøc n¨ng cña qu¶n lý: ho¹ch ®Þnh , tæ chøc, ®iÒu kiÓn – phèi hîp vµ kiÓm tra. Mçi bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý l¹i cã chøc n¨ng cô thÓ ®­îc thùc hiÖn phÇn viÖc ®­îc ph©n c«ng, ph©n cÊp qu¶n lý. Chøc n¨ng x¸c ®Þnh kh«ng râ hoÆc kh«ng nhËn thøc râ sÏ kh«ng cã c¨n cø ®Ó tæ chøc thùc hiÖn ®¹t tíi môc tiªu. Chøc n¨ng trïng chÐo sÏ lµm cho bé m¸y cång kÒnh, tr¸ch nhiÖm kh«ng râ, ho¹t ®éng trôc trÆc. Bé m¸y ®­îc thiÕt lËp ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng; cã chøc n¨ng th× ph¶i cã bé m¸y vµ bé m¸y ph¶i ®¸p øng chøc n¨ng. Kh«ng thÓ lËp ra bé m¸y mét c¸ch tuú tiÖn víi nh÷ng lý do kh«ng liªn quan ®Õn chøc n¨ng( ch¼ng h¹n ®Ó cã chç cho sè ng­êi d­ thõa hay sao chÐp m« h×nh tæ chøc kh¸c…) Bé m¸y ho¹t ®éng ®­îc lµ nhê con ng­êi víi chøc n¨ng vµ phÈm chÊt ®¸p øng yªu cÇu. YÕu tè con ng­êi bao gåm c¬ cÊu ®éi ngò( c¸c lo¹i c¸n bé, nh©n viªn) sè l­îng (cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o c¸c phÇn viÖc) vµ tiªu chuÈn ( tr×nh ®é, n¨ng lùc, phÈm chÊt). Kh«ng thÓ v× con ng­êi mµ sinh ra bé m¸y kh«ng thùc sù cÇn thiÕt. ViÖc ph©n c«ng, x¸c ®Þnh chøc tr¸ch c¸ nh©n râ rµng lµ c¬ së ®Ó cã bé m¸y hîp lý( gän nhÑ, cã ch©t l­îng). Sù bè trÝ, ph©n c«ng tuú tiÖn sÏ dÉn ®Õn” võa thõa võa thiÕu ng­êi” nhiÖm vô kh«ng hoµn thµnh tèt tr¸ch nhiÖm thiÕu râ rµng; h¬n nòa cßn t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t sinh c¸c vÊn ®Ò néi bé phøc t¹p g©y lñng cñng láng lÎo kû c­¬ng. VÝ dô vÒ c«ng ty s¶n xuÊt hµng may mÆc ViÖt Th¾ng. C«ng ty cã chøc n¨ng s¶n xuÊt vµ kinh doanh quÇn ¸o. Gåm ba bé phËn mua nguyªn liÖu; s¶n xuÊt; kinh doanh tiªu thô s¶n phÈm.Do ®ã c«ng ty cã nh÷ng nhiÖm vô c¬ b¶n sau: S¶n xuÊt quÇn ¸o . ThiÕt kÕ, t¹o mÉu, n¾m b¾t thÞ hiÕu cña ng­êi tiªu dïng tõng th¸ng tõng mïa. Tæ chøc m¹ng l­íi c¸c cöa hµng, quÇy hµng, ®¹i lý tiªu thô s¶n phÈm. Tæ chøc hÖ thèng kho hµng. §­a hµng tõ nhµ m¸y , kho tíi m¹ng l­íi tiªu thô Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Tõ c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô trªn c«ng ty cã c¬ cÊu nh­ sau: Phßng XNK P.ThiÕt kÕ t¹o mÉu Thñ kho hµng Qu¶n ®èc s¶n xuÊt P. kinh doanh Gi¸m ®èc Phã G§XS Phã G§KD P.tæ chøc P. vËt t­ Phã G§KD Phßng marketing Víi c¬ cÊu nµy, c«ng ty ViÖt Th¾ng ®· ®¸p øng ®­îc c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh . C«ng ty cã sè l­îng ng­êi võa ®ñ gåm c¸c nhµ qu¶n lý kinh nghiÖm vµ CN ®­îc ®µo t¹o vµ lµnh nghÒ. Nguyªn t¾c 2 Néi dung chøc n¨ng cña mçi tæ chøc cÇn ®­îc ph©n chia thµnh c¸c phÇn viÖc râ rµng vµ ph©n c«ng hîp lý, dµnh m¹ch cho mçi bé phËn m«i c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. a. Sù ph©n chia nhiÖm vô ph¶i ®¶m b¶o cho ng­êi thùc hiÖn cã thÓ hoµn thµnh võa søc ®Ó cã thÓ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Nã còng ph¶i t¹o ®­îc vµ duy tr× mèi liªn kÕt, phèi hîp ®Ó cïng thùc hiÖn chøc n¨ng chung cña tæ chøc. TÝnh hîp lý cña sù ph©n chia nhiÖm vô vµ ph©n c«ng ®­îc kiÓm nghiÖm qua c¸c c©u hái: nh÷ng phÇn viÖc ®ã ®· ®ñ ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng chung ch­a? Néi dung nhiÖm vô cña tõng bé phËn, tõng ng­êi ®· râ rµng ch­a? Ng­êi ®­îc ph©n c«ng ®· hiÓu ®óng ch­a? Cã nh÷ng phÇn viÖc nµo ®­îc ph©n c«ng trïng nhau kh«ng ? NhiÖm vô nµo ch­a ®­îc ph©n c«ng? Khèi l­îc viÖc ®­îc ph©n c«ng cã võa søc thùc hiÖn kh«ng? PhÇn viÖc nµo qu¸ nÆng hoÆc qu¸ nhÑ? C¸ch ph©n chia ph©n c«ng ®ã cã gióp cho ng­êi ®iÒu hµnh (phô tr¸ch chung) n¾m ®­îc toµn bé ho¹t ®éng kh«ng? b.Trong tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang( chuyªn m«n ho¸) vµ sù ph©n cÊp theo chiÒu däc( cÊp bËc). Sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang quan träng nhÊt lµ t¸ch biÖt quyÒn së h÷u víi quyÒn sö dông, thÓ hiÖn qua vai trß cña chñ doanh nghiÖp hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ vµ vai trß cña gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. ë n­íc ta, ®©y lµ vÊn ®Ò cßn ch­a ®­îc lµm ®ñ râ ( ®èi víi doanh nghiÖp nhµ n­íc).C¸c bé phËn c«ng ®o¹n s¶n xuÊt – dÞch vô vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng lµ kÕt qu¶ cña sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang trong doanh nghiÖp , ho¹t ®éng theo ph­¬ng thøc phèi hîp cïng phôc tïng. Ph©n cÊp theo chiÒu däc ®­îc thùc hiÖn qua hÖ thèng cÊp bÊc qu¶n lý tõ trªn xuèng d­íi; th«ng th­ßng gåm ba cÊp c¬ b¶n: c©p cao(toµn doanh nghiÖp ), cÊp trung gian (doanh nghiÖp thµnh viªn, ph©n x­ëng , bé phËn dÞch vô chi nh¸nh) vµ cÊp trùc tiÕp thùc hiÖn ( tæ , ®éi). øng víi c¸c cÊp qu¶n lý lµ c¸c chøc danh phô tr¸ch: gi¸m ®èc (cïng c¸c phßng, ban); qu¶n ®èc ( cïng c¸c bé m«n gióp viÖc t¸c nghiÖp); tæ tr­ëng hoÆc ®éi tr­ëng…HÖ thèng däc ®­îc ®iÒu hµnh qua hÖ ®iÒu kiÓn – phôc tïng víi thø tù “bËc thang” ( t¸c ®éng theo tõng nÊc). VD: Gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc Tr­ëng phßng(kinh doanh, marketing..) lµ sù ph©n cÊp theo chiÒu däc. Phßng nh©n sù , Phßng TC, Phßng kÕ to¸n, Phßng kinh doanh lµ sù ph©n c«ng theo chiÒu ngang. Nguyªn t¾c 3 NhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm vµ quyªn h¹n ph¶i t­¬ng xøng. Chøc n¨ng( l©u dµi) hoÆc nhiÖm vô (tõng viÖc) giao cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo ph¶i g¾n víi tr¸ch nhiÖm mµ bé phËn hoÆc c¸ nh©n ®ã ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. CÇn x¸c ®Þnh vµ hiÓu râ: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt nµo vµ ®Õn ®©u , ai lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiªm vµ tr­íc ai? ChØ khi nh©n râ tr¸ch nhiÖm, mçi ng­êi míi tËn t©m tËn lùc, d¸m nghÜ d¸m lµm vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn. Vµ do ®ã, chØ giao nhiÖm vô khi xÐt thÊy ng­êi thùc hiÖn cã kh¶ n¨ng ®¶m ®­¬ng. Cã bèn lo¹i tr¸ch nhiÖm: tr¸ch nhiÖm tËp thÓ tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, tr¸ch nhiÖm liªn ®íi vµ tr¸ch nhiÖm cuèi cïng. Tr¸ch nhiÖm tËp thÓ thùc hiÖn trong c¬ chÕ quyÕt ®Þnh tËp thÓ ( vd chÕ ®é lµm viÖc cua héi ®«ng qu¶n trÞ), trong ®ã mäi thµnh viªn tham gia quyÕt ®Þnh ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm , kÓ c¶ thiÓu sè bÊt ®ång. Trong chÕ ®é thñ tr­ëng( hÖ thèng ®iÒu hµnh) ph¶i x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n cña ng­êi phô tr¸ch còng nh­ ng­êi ®ùoc ph©n c«ng. §èi víi nh÷ng bé ph©n , nh÷ng ng­êi cã liªn quan cÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm liªn ®íi tøc lµ m«t phÇn tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp .Tr¸ch nhiÖm cuèi cïng lµ sù chia sÎ tr¸ch nhiÖm chung ®èi víi kÕt qu¶ thùc hiÖn cuèi cïng theo môc tiªu cu¶ c¶ doanh nghiÖp, chñ yÕu nh»m ®éng viªn tinh thÇn vµ ý thøc lµm chñ h¬n lµ chÞu tr¸ch nhiÖm cô thÓ. Tr¸ch nhiÖm cô thÓ cã nghÜa lµ ph¶i chÞu sö lý vÒ hµnh chÝnh hoÆc vÒ ph¸p lý; cã tr­êng hîp ph¶i båi th­¬ng thiÖt h¹i ®· g©y ra. Gi¸m ®èc lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña c«ng ty còng lµ ng­êi cã quyÒn quyÕt ®Þnh mäi viÖc cña C«ng ty. b. QuyÒn h¹n lµ mét phÇn quyÒn lùc ®­îc giao ®Ó thùc thi nhiÖm vô víi tr¸ch nhiÖm ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh. Giao quyÒn h¹n cã nghÜa lµ sù ph©n ®Þnh quyÒn lùc t­¬ng xøng víi tr¸ch nhiÖm ph¶i võa ®ñ( kh«ng thiÕu kh«ng thõa) vµ ph¶i râ rµng. Giao quyÒn h¹n kh«ng ®ñ sÏ kh«ng quy tr¸ch nhiÖm,hËu qu¶ lµ cÊp trªn ph¶i tù g¸nh tr¸ch nhiÖm lÏ ra ph¶i san sÎ; tao ra sù tËp trung qu¸ møc , han chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d­íi dÔ sinh tÖ n¹n quan liªu vµ láng lÎo kû c­¬ng. VD: Tr­ëng phßng thiÕt kÕ kh«ng thÓ nµo thitÊt c¶ c¸c b¶n vÏ mµ c«ng viÖc cña «ng ta chØ lµ giao nhiÖm vô cho tõng ng­êi råi sau ®ã kiÓm tra, ch÷a l¹i hoÆc yªu cÇu ch÷a l¹i nh÷ng chç kh«ng ®¹t yªu cÇu. Nh­ vËy míi cã thÓ phat huy ®­îc tÝnh s¸ng t¹o cña nh©n viªn cÊp d­íi, Giao qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n ( th¶ næi quyªn lùc) lµ t×nh huèng xÊu nhÊt, t¹o ra t×nh tr¹nh kh«ng kiÓm so¸t ®­îc hµnh ®éng cña cÊp d­íi; hËu qu¶ cã thÓ theo hai h­íng: hoÆc lµ kh«ng hoµn thµnh ®­îc nhiÖm vô, kh«ng quy ®­îc tr¸ch nhiÖm (do kh«ng sö dông quyÒn h¹n cÇn cã), hoÆc lµ tuú tiÖn l¹m dông quyÒn lùc, “lÊn s©n” vµ can thiÖp v­ît cÊp. Mét nhµ nghiªn cøu vÒ qu¶n lý ®· nhÊn m¹nh: “l·nh ®¹o chÝnh lµ biÕt ph©n ®Þnh quyÒn lùc”. VD: Tæ thi c«ng l¹i ®­îc quyÒn tù mua vËt liÖu ®Ó x©y dùng c«ng tr×nh mµ m×nh ®ang thi c«ng th× rÊt dÔ ®Ó x¶y ra sai ph¹m trong kh©u mua vËt liÖu. VËt liÖu rÊt cã thÓ bÞ thiÕu hoÆc kh«ng ®óng chÊt l­îng nh­ trong thiÕt kÕ. Ng­êi qu¶n lý cÇn tù ®Æt ra c¸c c©u hái kiÓm nghiÖm: §· giao cho cÊp d­íi ®ñ quyÒn h¹n cÇn thiÕt ch­a , cßn thiÕu quyÒn h¹n g× ®Ó hä cã thÓ hoµn thµnh ®­îc tr¸ch nhiÖm ? Cã quyÒn h¹n nµo giao qu¸ møc kh«ng? CÊp d­íi ®· biÕt sö dông ®óng c¸c quyÒn h¹n ®­îc giao ch­a, nh÷ng ®iÒm nµo quy ®Þnh ch­a ®ñ râ? Khi thÊy cÊp d­íi v­ît qu¸ quyÒn h¹n , cã kiªn quyÕt sö lý ng¨n chÆn vµ kh¾c phôc hËu qu¶ kh«ng? B¶n th©n cã cho phÐp m×nh v­ît qu¸ quyÒn h¹n ®­îc giao kh«ng ? Nguyªn t¾c trªn ®©y ®Æt ra vÊn ®Ó ph¶i x©y dùng chÕ ®é tr¸ch nhiÖm víi néi dung vµ giíi h¹n rµnh m¹ch; g¾n chÆt víi viÖc quy ®Þnh quyÒn h¹n cho mçi cÊp mçi chøc danh qu¶n lý. §ã lµ c¬ së duy tr× kØ c­¬ng vµ ®Ó lµm tèt c«ng t¸c c¸n bé t¹o ra søc m¹nh cña tæ chøc. Nguyªn t¾c 4 CÇn x¸c lËp vµ sö lý ®óng c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng, chÕ ®é c«ng t¸c lÒ lèi lµm viÖc. - Quan hÖ vÒ chøc n¨ng lµ mét yÕu tè träng yÕu trong c¬ chÕ vËn hµnh ( phÇn mÒm) cña tæ chøc, thÓ hiÖn tr¹ng th¸i ®éng cña tæ chøc. X¸c lËp vµ sö lý ®óng sÏ ®¶m b¶o qu¸ tr×nh vËn hµnh ®ång bé, hµi hoµ cña guång m¸y ho¹t ®éng; kh«ng ch«ng chÐo, v­íng m¾c, m©u thuÉn nhau. CÇn n¾m v÷ng nh÷ng ®Æc ®iÓm cña tæ chøc ®Ó vËn dông phï hîp, trªn c¬ së mét sè ®Æc ®iÓm chung sau: - Tr­íc hÕt,cÇn nhËn thøc ®­îc bé phËn do m×nh phô tr¸ch thuéc tuyÕn nµo (ngang hay däc) trong mèi quan hÖ sö lý. Tõ ®ã thÊy ®­îc cô thÓ ®èi t¸c quan hÖ (liªn quan ®Õn bé phËn kh¸c nh­ thÕ nµo); nh÷ng h×nh thøc thùc hiÖn mèi quan hÖ (qua v¨n b¶n, qua ®iÖn tho¹i hoÆc gÆp trùc tiÕp). C©n ph©n biÖt c¸c mèi qua hÖ l©u dµi, th­êng xuyªn vµ mèi quan hÖ ®ét xuÊt, t¹m thêi ®Ó sö lý ®óng. Víi c¸c quan hÖ l©u dµi ph¶i duy tr× liªn tôc ( th­êng cã ®Þnh kú), tr¸nh ®øt qu·ng l©u. Víi c¸c quan hÖ ®ét xuÊt, cÇn xö lý kÞp thêi vµ døt ®iÓm. VD: Phßng kinh doanh víi phßng s¶n xuÊt lµ quan hÖ l©u dµi vµ th­ìng xuyªn. ChÕ ®é c«ng t¸c vµ lÒ lèi lµm viÖc lµ c¸c quy ®Þnh nh»m ®iÒu trØnh hµnh vi cña c¸c ®èi t­îng tham gia mèi quan hÖ chøc n¨ng, ®­îc x©y dùng thµnh lÒ nÕp vµ thãi quen; thÓ hiÖn sù rµng buéc cña tæ chøc. ChÕ ®é c«ng t¸c mang tÝnh æn ®Þnh t­¬ng ®èi vµ tÝnh thÓ chÕ; ®ã lµ c¸c chÕ ®é sinh ho¹t tËp thÓ ( héi nghÞ, héi ý héi b¸o), chÕ ®é th«ng tin ( b¸o c¸o, truyÒn ®¹t, th«ng b¸o, thØnh thÞ) chÕ ®é kiÓm tra, ®«n ®èc, ( th­êng xuyªn, ®Þnh kú), chÕ ®é tr¸ch nhiÖm ( ®¸nh gi¸, sö lý tr¸ch nhiÖm), chÕ ®é khen th­ëng, kû luËt, .v.v…LÒ lèi lµm viÖc cÇn ®­îc kh«ng ngõng söa ®æi, c¶i tiÕn ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi. C¬ së cña viÖc sö lý c¸c mèi quan hÖ chøc n¨ng chÝnh lµ chøc n¨ng cña tõng bé phËn, tõng chøc danh víi ®­êng ranh giíi ®óng vµ râ, song kh«ng biÖt lËp. Trªn thùc tÕ, c¸c “vïng tr¸ch nhiÖm” th­êng cã sù “giao thoa” “chèng lÊn”, thÓ tÝnh mÒm dÎo cña tæ chøc. Cã nh÷ng t×nh huèng ®Æc biÖt buéc ph¶i v­ît ranh giíi trong chõng mùc nµo ®ã, thËm chÝ can thiÖp v­ît cÊp; song kh«ng ®­îc l¹m dông vµ ngay sau khi can thiÖp ph¶i cã sù gi¶i thÝch ®Ó ®èi t¸c th«ng c¶m, tr¸nh n¶y sinh th¾c m¾c, ghi kþ, ph¸ vì nÒ nÕp quan hÖ b×nh th­êng. NÕu qu¸ c©u nÖ, cøng nh¾c, cã thÓ lµm háng viÖc vµ lµm n¶y sinh tÖ n¹n quan liªu. Nguyªn t¾c 5 B¶o ®¶m sù cung cÊp th«ng tin qua l¹i ®Çy ®ñ vµ k×p thêi, trung thùc vµ cã ®é tin cËy cao. Sù qu¶n lý ®iÒu hµnh th«ng suèt vµ cã hiÖu lùc th­êng xuyªn ®ßi hái sù trao ®æi th«ng tin theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang vÒ m«i tr­êng ho¹t ®éng; vÒ t×nh h×nh, chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p vµ vÒ kinh nhiÖm. Nh÷ng th«ng tin ®ã gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ ®óng t×nh h×nh thùc tÕ ®Ò ra ®óng ®¾n, s¸t hîp nhÊt. §©y lµ hÖ thèng thÇn kinh cña c¬ thÓ tæ chøc, cÇn cã ph¶n øng nhanh nh¹y víi c¸c tÝn hiÖu chÝnh x¸c. VD: C«ng ty may mÆc A, qua c¸c cuéc héi chî triÓn l·m ë ¶ rËp xªut, ë ®©y hä ®¸nh rÊt cao vÒ chÊt l­îng, kiÓu d¸ng còng nh­ mµu s¾c cña c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty. Hµng ë héi chî kh«ng ®ñ b¸n. §iÒu ®ã kiÕn C«ng ty m¹nh d¹n më chi nh¸nh ngay ë ®ã. Nh­ng hµng suÊt sang th× l¹i tiªu thô rÊt chËm. Nh©n viªn ë ®ã ph¸t hiÖn ra mét ®iÒu lµ: do ng­êi d©n ë ®©y theo ®¹o håi, phô n÷ ph¶i trïm kh¨n, mµ quÇn ¸o cña C«ng ty l¹i kh«ng cã kh¨n nªn hä kh«ng mua. Th«ng tin nµy ®­îc chuyÓn vÒ cho tr­ëng phßng kinh doanh råi sau lµ phã gi¸m ®èc kinh doanh vµ gi¸m ®èc. Tõ ®ã th«ng tin l¹i ®­îc chuyÓn sang phßng thiÕt kÕ vµ s¶n xuÊt ®Ó s÷a ch÷a sai sãt trªn. Nhê ®ã c¸c chuyÕn hµng sau s¶n phÈm cña hä l¹i ®­îc chÊp nhËn. Ng­êi phô tr¸ch ë mçi cÊp, mçi bé phËn cÇn tù ®Æt ra vµ t×m c¸ch gi¶i ®¸p c¸c c©u hái: Nh­ng th«ng tin g× cÇn ®­îc biÕt ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh tèt? CÊp d­íi cã ph¶n ¸nh, b¸o c¸o th­êng xuyªn, kÞp thêi kh«ng? C¸c th«ng tin nhËn ®­îc cã chÝnh x¸c, trung thùc, ®¸ng tin cËy kh«ng? CÇn thÈm tra l¹i th«ng tin g×? Qua c¸c th«ng tin ®· nhËn ®­îc, cÇn ph©n tÝch ®Ó rót ra nh÷n kÕt luËn thiÕt thùc g× cho viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh? B¶n th©n m×nh ®· b¸o c¸o t×nh h×nh ®¬n vÞ lªn cÊp trªn mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®óng thùc chÊt ch­a? C¸c bé phËn cïng cÊp cã th­êng xuyªn chñ ®éng trao ®æi ý kiÕn vµ kinh nhiÖm cho nhau kh«ng? CÇn chÊn chØnh, cñng cè kh©u nµo trong hÖ thèng th«ng tin ®Ó ®¶m b¶o th«ng suèt vµ cã hiÖu qu¶. Nguyªn t¾c 6 Cã sù kiÓm tra kÞp thêi ®Ó kiÓm chøng viÖc thùc hiÖn mäi nhiÖm vô; qua ®ã xö lý c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh, thóc ®Èy tiÕn ®é vµ ®óc kÕt kinh nhiÖm. Theo H.Fayol, kiÓm tra lµ kh©u cuèi cïng vµ then chèt cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, nh»m kiÓm chøng xem moi viÖc diÔn ra cã ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh vµ theo c¸c nguyªn t¾c ®Ò ra hay kh«ng. Qua ®ã, ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt, chËm trÔ ®Ó kÞp thêi söa ch÷a, gi¶i quyÕt hËu qu¶ vµ ng¨n ngõa hËu qu¶ lín h¬n. Qua kiÓm tra, còng x¸c ®Þnh râ ®­îc tr¸ch nhiÖm cña tõng cÊp, tõng ng­êi ®Ó ®«n ®èc, uèn n¾n hoÆc bè trÝ l¹i c¸n bé, ®iÒu chØnh c¸c mèi quan hÖ, c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc; thËm chÝ c¶ tæ chøc bé m¸y. Trªn nguyªn t¾c, ng­êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò, ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. Trªn nguyªn t¾c, ng­êi ra quyÕt ®Þnh chÝnh lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn kiÓm tra. Cã thÓ tù m×nh trùc tiÕp kiÓm tra, còng cã thÓ sö dông bé m¸y ®Ó kiÓm tra. Bé m¸y kiÓm tra ph¶i cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò. Ph©n tÝch sù viÖc, cung cÊp th«ng tin ®Êy ®ñ, chÝnh x¸c kÞp thêi ph¶n håi vÒ trung t©m chØ ®¹o ®Ó ®¸nh gi¸, kÕt luËn vµ sö lý. Ng­êi ®iÒu hµnh cÇn biÕt; cÇn kiÓm tra c¸i g×, ë ®©u khi nµo, trong t©m kiÓm tra ë ®©u, ph¹m vi vµ møc ®é kiÓm tra ®Õn ®©u lµ phï hîp. Bu«ng láng kiÓm tra hoÆc l¹m dông kiÓm tra ®Òu cã t¸c h¹i. KiÓm tra chung chung, dµn ®Òu vµ h×nh thøc kh«ng nh÷ng v« bæ vµ cßn v« h×nh dung tóng, khuyÕn khich sai ph¹m, g©y mÊt hiÖu lùc cña tæ chøc. KiÓm tra th¸i qu¸ dån dËp, trµn lan th­êng g©y kh«ng khÝ c¨ng th¼ng th­êng thiÕu tin t­ëng lÉn nhau, h¹n chÕ tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña cÊp d­íi; h¬n n÷a cßn cã thÓ g©y s¸o trén, ®×nh trÖ ho¹t ®éng cña bé m¸y. CÇn b×nh th­ên ho¸ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm tra th­êng xuyªn; khi kiÓm tra ®ét suÊt cã träng ®iÓm cÇn tiÕn hµnh gän vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã kÕt luËn râ rµng, sö lý døt ®iÓm vµ rót kinh nhiÖm. VD:Harrod lµ mét cöa hµng b¸ch ho¸ lín vµ còng lµ mét nhµ hµng cã tiÕng. Hä tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn rÊt cao nh­ng ®ång thêi còng yªu cÇu rÊt kh¾t khe. Ng­êi qu¶n lý th­êng cho ng­êi gi¶ lµm kh¸ch hµng ®Ó kiÓm tra th¸i ®é, kh¶ n¨ng lµm viÖc cña mçi ng­êi. Nhê c¸ch lµm nh­ vËy hä cã thÓ biÕt chç nµo ch­a tèt , ch­a hoµn h¶o, vµ c¸c ph­¬ng ph¸p xö lý. VÒ phÝa c¸c ng­êi bÞ kiÓm tra, ph¶i ý thøc ®­îc sù cÇn thiÕt cña sù kiÓm tra, s½n sµng cung cÊp c¸c th«ng tin trung thùc t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®­îc thuËn lîi th¼n th¾n c«ng nhËn c¸c kÕt luËn hoÆc chøng minh cã ®Çy ®ñ c¬ së vÒ nh÷ng ®iÒm ch­a nhÊt trÝ. Trong hÖ thèng ®iÒu hµnh kh«ng cã sù kiÓm tra cña cÊp d­íi ®èi víi cÊp trªn. Ho¹t ®éng thanh tra nh©n d©n cã tÝnh chÊt kh¸c thÓ hiÖn quyÒn lµm chñ tËp thÓ cña ng­êi lao ®éng ®­îc tiÕn hµnh cã tæ chøc, cã l·nh ®¹o, nh»m vµo mét sè môc tiªu nhÊt ®Þnh. Nguyªn t¾c 7 T¹o sù hîp t¸c g¾n bã gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc , gi÷a ng­êi ®iÒu hµnh víi tËp thÓ ng­êi lao ®éng víi môc tiªu chung. Sù hîp t¸c gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc lµ nh©n tè rÊt quan träng, bæ xung cho mèi quan hÖ chøc n¨ng; nh»m khai th¸c ®éng viªn nhiÖt t×nh vµ trÝ tuÖ cña tËp thÓ t¨ng thªm søc m¹nh cña tæ chøc; t¹o ra bÇu kh«ng khÝ ®ång thuËn høng thó. Sù liªn kÕt trong tæ chøc ®­îc thùc hiÖn qua hai lo¹i quan hÖ: quan hÖ chÝnh thøc dùa trªn sù ph©n ®Þnh chøc n¨ng vµ ®­îc b¶o ®¶m b»ng thÓ chÕ ( luËt ph¸p, quy ®Þnh hµnh chÝn vµ kû luËt néi bé) vµ quan hÖ kh«ng chÝnh thøc dùa trªn sù giao tiÕp mang tÝnh tin cËy lÉn nhau v× lîi Ých chung, kh«ng ®ßi hái thñ tôc ph¸p lý hoÆc hµnh chÝnh. Quan hÖ chÝnh thøc ®­îc gäi lµ quan hÖ chøc n¨ng, quan hÖ kh«ng chÝnh thøc lµ sù hîp t¸c gi÷a c¸c c¸ nh©n trong tËp thÓ. Quan hÖ hîp t¸c kh«ng hoµn toµn mang tÝnh tù ph¸t, vµ còng cã sù rµng buéc nhÊt ®Þnh, qua chÕ ®é lµm viÖc vµ lÒ lèi lµm viÖc; nhiÒu khi cã tæ chøc víi c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc (do thñ tr­ëng lËp ra vµ t¹o ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng, do tËp thÓ lao ®éng tù tæ chøc víi vai trß cña c«ng ®oµn). C¸c héi ®ång t­ vÊn tõng lÜnh vùc c¸c tiÓu ban liªn tÞch, c¸c nhãm chuyªn gia lµ nh÷ng h×nh thøc hîp t¸c th­êng ®­îc sö dông; tuy nhiªn cÇn ®i vµo thùc chÊt thiÕt thùc trong ho¹t ®éng. Ng­êi qu¶n lý cÇn träng thÞ, l¾ng nghe sau khi nªu vÊn ®Ò ®Ých ®¸ng vµ gîi ý cô thÓ ®Ó th¶o luËn ®óng yªu cÇu, cã chÊt l­îng. Nguyªn t¾c 8 TuyÓn chän chÆt chÏ vµ bè trÝ sö dông ®óng c¸n bé, nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn cho mäi ng­êi ph¸t huy cao kh¶ n¨ng vµ kh«ng ngõng ph¸t triÓn vÒ n¨ng lùc vµ phÈm chÊt. Con ng­êi víi t­ c¸ch mét lo¹i tµi nguyªn quý gi¸ lµ tÕ bµo cña tæ chøc lµ nh©n tè chñ yÕu cÊu thµnh tæ chøc. Søc m¹nh cña tæ chøc tr­íc hÕt phô thuéc n¨ng lùc phÈm chÊt cña tõng c¸ nh©n; song søc m¹nh ®ã ®­îc nh©n lªn gÊp béi khi ®­îc liªn kÕt g¾n bã trong tæ chøc. Tæ chøc quy ®Þnh vÞ trÝ vµ chøc tr¸ch cña tõng ng­êi quy ®Þnh ph­¬ng h­íng vµ môc tiªu hµnh ®éng cña con ng­êi, lµm n¶y në vµ ph¸t triÓn nh÷ng tè chÊt cña con ng­êi. Khi ®· h×nh thµnh bé m¸y cÇn ph¶i tuyÓn chän con ng­êi ®¸p øng yªu cÇu theo tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh vÒ tr×nh ®é n¨ng lùc vµ phÈm chÊt ®Ó bè trÝ vµo c¸c chøc danh theo sù ph©n chia nhiÖm vô. Trong khi sö dông ph¶i qua c«ng viÖc vµ thö th¸ch ®µo luyÖn ph¸t huy kh¶ n¨ng vµ së tr­êng cña tõng ng­êi theo ph­¬ng ch©m “dông nh©n nh­ dông méc”. Ph¶i cã chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹c ph¸t triÓn nguån tµi nguyªn nh©n lùc, ®¸p øng yªu cÇu ph¸t triÓn l©u dµi cña tæ chøc. Ph¶i cã chÝnh s¸ch, chÕ ®é ®·i ngé tho¶ ®¸ng ®Ó bï ®¾p søc lao ®éng t¹o ®éng lùc m¹nh mÏ, ®Ò cao tr¸ch nhiÖm vµ b¶o vÖ ng­êi lao ®éng trong khu«n khæ ph¸p luËt. Nh÷ng viÖc lµm ®ã lµ néi dung cña qu¶n lý nh©n sù, mét bé phËn träng yÕu trong chøc n¨ng qu¶n lý nãi chung vµ chøc n¨ng tæ chøc nãi riªng. VD: Ngµy nay ngµy cµng nhiÒu c«ng ty chñ ®éng ®Õn c¸c tr­êng ®¹i häc ®Ó t×m nh÷ng ng­êi tµi n¨ng vÒ lµm viÖc cho C«ng ty ngay khi hä cßn ngåi trªn nghÕ nhµ tr­êng. Khi vÒ hä cã l¹i ®µo t¹o chuyªn s©u mét lÇn n÷a, cã nh­ vËy nh©n viªn cña hä dï míi nh­ng vÉn ®ap øng vµ hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®­îc giao. II.Nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra víi c¬ cÊu tæ chøc 1. §Ó qu¶n lý - ®iÒu hµnh tèt mäi ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp cÇn cã mét bé m¸y gåm c¸c cÊp, c¸c kh©u liªn kÕt víi nhau theo quan hÖ däc vµ ngang; cã nh÷ng chøc n¨ng quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh. C¬ cÊu cña mét tæ chøc qu¶n lý lµ kÕt qu¶ tæng thµnh cña sù bè trÝ c¸c bé phËn g¾n bã víi nhau mét c¸ch hîp lý t¹o thµnh mét hÖ thèng; vµ khi c¸c bé phËn ho¹t ®éng th× c¶ bé m¸y vËn hµnh ¨n khíp nhÞp nhµng theo sù ®iÒu kiÓn thèng nhÊt cña mét trung t©m, t¹o ra hiÖu lùc qu¶n lý chung. C¬ cÊu tæ chøc, ph¶i hîp lý míi cho phÐp sö dông tèt c¸c nguån lùc, gióp cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n vµ tæ chøc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¸c quyÕt ®Þnh ®ã, ®iÒu hoµ phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. 2.TÝnh hîp lý cña c¬ cÊu tæ chøc thÓ hiÖn qua c¸c yªu cÇu sau: a.TÝnh tèi ­u: sè l­îng c¸c cÊp, c¸c kh©u ®­îc x¸c ®Þnh võa ®ñ phï hîp víi c¸c chøc n¨ng qu¶n lý vµ c¸c c«ng ®o¹n trong chu tr×nh kinh doanh . NhiÒu cÊp qu¸ sÏ gÊy sù c¸ch biÖt kÐm nhanh nh¹y trong ®iÒu hµnh vµ cång kÒnh, l·ng phÝ. Qu¸ Ýt cÊp sÏ kiÕn viÖc ®iÒu hµnh kÐm cô thÓ, s©u s¸t, dÔ s¬ hë sai sãt. NhiÒu kh©u (bé phËn chøc n¨ng) qu¸ sÏ dÔ trïng chÐo chøc n¨ng, g©y v­íng m¾c trong quan hÖ vµ tr¸ch nhiÖm thiÕu râ rµng; t¹o ra nhiÒu ®Çu mèi chØ ®¹o vµ t¨ng biªn chÕ gi¸n tiÕp kiÕn chi phÝ qu¶n lý lín. Ng­îc l¹i, qu¸ Ýt kh©u sÏ kh«ng qu¸n xuyÕn ®­îc c¸c chøc n¨ng cÇn thiÕt; hoÆc thiÕu chuyªn s©u tõng chøc n¨ng. TÝnh tèi ­u thÓ hiÖn tæng qu¸t ë nguyªn t¾c: b¶o ®¶m qu¸n xuyÕt hÕt khèi l­îng c«ng viÖc vµ cã thÓ qu¶n lý , kiÓm tra ®­îc. Mét sè nhµ nghiªn cøu vÒ tæ chøc qu¶n lý cho r»ng kh«ng lªn v­ît qu¸ con sè 6 – 7 ®Çu mèi trùc thuéc mçi cÊp. Tuy nhiªn, trªn thùc tÕ, ë kh¸ nhiÒu ®Çu mèi trùc thuéc qu¶n ®èc ph©n x­ëng. Tãm l¹i, khã cã thÓ quy ®Þnh mét ®Þnh møc ®Çu mèi cho mäi tr­êng hîp. Ph¶i tuú ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ vËn dông cho phï hîp trªn tinh thÇn “võa ®ñ”. b.TÝnh linh ho¹t: ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ nhiÒu lo¹i ho¹t ®éng kh¸c kh«ng ph¶i bao giê còng diÔn ra b×nh th­êng ®óng nh­ dù kiÕn. Nã phô thuéc c¸c diÔn biÕn cña thÞ tr­ên lu«n thay ®æi cïng c¸c yÕu tè chÝnh trÞ, x· héi phøc t¹p ®ßi hái tÝnh n¨ng ®éng cao trong qu¶n lý. Mçi doanh nghiÖp lu«n ®øng tr­íc nh÷ng c¬ may cÇn kÞp thêi l¾m b¾t còng nh­ nh÷ng nguy c¬ cÇn kÞp thêi øng phã. MÆc dÇu ®· ®­îc c©n nh¾c kü l­ìng khi thiÕt kÕ ®Ó t¹o dùng bé khung ®­îc coi lµ tèi ­u, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i cã tÝnh uyÓn chuyÓn nhÊt ®Þnh ph¶i cã kh¶ n¨ng ®iÒu chØnh thÝch øng tr­íc mäi t×nh huèng cã thÓ x¶y ra, trõ tr­êng hîp bÊt kh¶ kh¸ng ph¶i tæ chøc l¹i hoµn toµn. c.TÝnh æn ®Þnh t­¬ng ®èi: yªu cÇu nµy d­êng nh­ m©u thuÉn víi tÝnh linh ho¹t, song kh«ng thÓ xem nhÑ bëi lÏ sù v÷ng bÒn cña c¬ cÊu tæ chøc b¶o ®¶m cho hiÖu lùc qu¶n lý - ®iÒu hµnh trong t×nh huèng b×nh th­¬ng. Sù thay ®æi tuú tiÖn vµ diÔn ra nhiÒu lÇn (“ t¸ch ra nhËp vµo”) sÏ g©y hËu qu¶ tiªu cùc, c¶ vÒ nÒ nÕp ho¹t ®éng còng nh­ vÒ t©m lý nh÷ng ng­êi trong bé m¸ylµm gi¶m hiÖu lùc kû c­¬ng cña bé m¸y. Mçi lÇn thay ®æi c¬ cÊu cña tæ chøc lµ mét lÇn s¸o trén, kh«ng dÔ lÊy l¹i sù æn ®Þnh trong thêi gian ng¾n. TÝnh æn ®Þnh t­¬ng ®èi cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n c¸c tr­íc hÕt ®­îc thÓ hiÖn trong m« h×nh tæ chøc phï hîp víi chøc n¨ng chÝnh cña doanh nghiÖp (cã nhiÒu kh¶ n¨n thùc hiÖn l©u dµi). TiÕp ®ã lµ sù thËn trong khi quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh ( c¶i tiÕn, kiÖn toµn), ®iÒu chØnh ph¶i cã ®ñ ®iÒu kiÖn thùc tÕ vµ ®iÒu kiÖn thùc sù chÝn muåi. Sau cïng lµ khi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ph¶i cã sù chuÈn bÞ chu ®¸o mäi mÆt vµ triÓn khai nhanh gän, døt ®iÓm ( tranh kÐo dµi thêi k× chuyÓn tiÕp). Yªu cÇu nµy liªn quan nhiÒu tíi viÖc bè trÝ nh©n sù, ®Æc biÖt lµ c¸n bé chñ chèt. Thêi ®iÓm tiÕn hµnh ®iÒu chØnh còng lµ yÕu tè quan trong ®Ó ¶nh ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh ; th­êng tr¸nh thêi kú c«ng viÖc dån dËp ( vÝ dô :c«ng ty du lÞch cÇn tr¸nh mïa du lÞch, doanh nghiÖp chÕ biÕn n«ng s¶n cÇn tr¸nh mïa vô thu ho¹ch. d.§é tin cËy cao: sù ®iÒu hµnh, phèi hîp vµ kiÓm tra mäi ho¹t ®«ng trong doanh nghiÖp ®ßi hái th«ng tin ph¶i ®­îc cung cÊp chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i b¶o ®¶m ®­îc tÝnh tin cËy cao cña c¸c th«ng tin ®ã. TÝnh tin cËy cßn thÓ hiÖn ë chç mçi bé phËn ®ªu hiÓu râ vµ lµm ®óng chøc n¨ng cña minh (kh«ng sot, kh«ng trïng nhau) sö dông ®óng quyÒn h¹n vµ cã kh¶ n¨ng chÞu tr¸ch nhiÖm. Muèn vËy c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ph¶i x¸c ®Þnh râ vÞ trÝ tõng bé phËn cÊu thµnh trong c¶ hÖ thèng víi c¸c mèi quan hÖ däc – ngang ®Ó kh«ng g©y v­íng m¾c trång chÐo, c¶n trë lÉn nhau; t¹o ®­îc mèi liªn kÕt g¾n bã cña c¶ tæ chøc víi c¬ cÊu nh­ thÕ, con ng­êi buéc ph¶i lµm ®Çy ®ñ tr¸ch nhiÖm ®­îc giao ( kh«ng chØ tr«ng vµo ý thøc), kiÕn cÊp trªn yªn t©m, cÊp d­íi còng tin t­ëng vµo sù ®iÒu hµnh cña cÊp trªn. e.TÝnh kinh tÕ : cã bé m¸y lµ ph¶i cã chi phÝ ®Ó “nu«i nã”. Chi phÝ qu¶n lý cao sÏ ®én gi¸ thµnh lªn sÏ kiÕn hiÖu qu¶ kinh tÕ bÞ gi¶m sót. TÝnh kinh tÕ cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý thÓ hiÖn ë sù tinh gän cña bé m¸y ( theo nguyªn t¾c “võa ®ñ”) vµ hiÖu suÊt lµm viÖc cña nã (kh«ng chØ phô thuéc chÊt l­îng c¸n bé mµ cßn do sù hîp lý cña c¬ cÊu tæ chøc). TÝnh kinh tÕ còng cã nghÜa lµ tÝnh hiÖu qu¶ cña bé m¸y thÓ hiÖn qua t­¬ng quan gi÷a chi phÝ bá ra víi kÕt qu¶ thu vÒ, mÆc dï khã ®¸nh gi¸ b»ng sè liÖu. KÕt luËn §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn, con ng­êi kh«ng thÓ hµnh ®éng riªng lÎ mµ cÇn tæ chøc phèi hîp nh÷ng nç lùc c¸ nh©n h­íng vµo nh÷ng môc tiªu chung. Tæ chøc qu¶n lý , s¶n xuÊt vµ lao ®éng ngµy cµng ®­îc thùc hiÖn trªn quy m« lín h¬n víi tÝnh chÊt phøc t¹p h¬n, ®ßi hái cã sù ph©n c«ng, ®iÒu khiÓn ®Ó liªn kÕt c¸c con ng­êi trong tæ chøc mét c¸ch khoa häc theo ®óng c¸c quy luËt. V× tÝnh chÊt quan träng cña sù vËn dông c¸c nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n lý vµo thùc tiÔn chóng ta, nhøng sinh viªn kinh tÕ nh­ chóng ta cÇn nghiªn cøu vµ t×m hiÓu s©u h¬n, réng h¬n kü h¬n n÷a vÒ c¸c nguyªn t¾c nµy.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doc74718.DOC
Tài liệu liên quan