Tài liệu ghi chú phát hành OpenERP 7.0

o menu “Human Resources/Attendance: Sign-in or Sign-out”, để điểm danh. Chúng tôi đã bỏ chức năng này trong bản 7.0. Widget điểm danh này sẽ có sau khi bạn cài xong ứng dụng Timesheets. Hình 3.8.1. đánh dấu vào ca/ ra ca chỉ với một cái nhấn chuột Bây giờ người dùng có thể chấm công dễ dàng với chức năng vào ca/ra ca; và người quản lý có thể kiểm tra xem dữ liệu trong bảng chấm công của người dùng có đúng hay không. Trong màn hình Timesheets, bạn có thể so sánh dữ liệu giữa các lần vào ca/ ra ca với bảng chấm công, bạn sẽ biết dữ liệu nhập bởi người dùng có đúng hay không. Hình 3.8.2. dữ liệu Vào Ca / Ra Ca so sánh với các dòng chấm công trong màn hình Timesheet. 3.9. OpenERP có thêm chức năng quản lý phương tiện đi lại Ứng dụng mới này được thêm vào trong OpenERP, giúp bạn có thể quản lý phương tiện đi lại của công ty bạn. Bạn có thể theo dõi các hợp đồng về xe cộ, dịch vụ bảo trì xe, bản ghi về xăng dầu cũng như tình hình xử dụng xe cộ, người sử dụng xe, và cập nhật đồng hồ đo km .. một cách dễ dàng. Hình 3.9.1. Quản lý phương tiện: giao diện màn hình Kanban Mục đích của ứng dụng này là xác định và theo dõi số tiền chi tiêu cho từng xe trong công ty bạn. Các chi phí định kì như hợp đồng thuê xe sẽ được tự động tạo ra vào đầu mỗi kì (thời gian của mỗi kì được xác định trong hợp đồng như: ngày/tuần/tháng/năm) Các chi phí này được thể hiện dưới dạng danh sách hoặc đồ thị tùy vào cấu hình của bạn. Các danh sách và đồ thị này sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh, và có cái nhìn tổng quan về chi phí mà bạn đã bỏ ra cho xe cộ. Hình 3.9.2. Đồ thị cho thấy chi phí hàng tháng và các cảnh báo. Hình 3.9.3. Đồ thị cho thấy chi phí bảo trì và chi phí nhiên liệu Bằng các công cụ báo cáo, bạn có thể so sánh, phân tích xem bạn đã bỏ chi phí ra cho xe nào nhiều nhất, những xe đó đã bảo trì, sửa chữa những gì Hình 3.9.4. Báo cáo phân tích chi phí Ứng dụng này có một tiện ích khác là bạn sẽ không cần nhớ những ngày phải gia hạn hợp đồng thuê xe của bạn. Khi một hợp đồng nào đó đến hạn, hệ thống sẽ tự động gởi một email cảnh báo và đưa ra một số công cụ trực quan khác để giúp bạn biết để gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng. 3.10. Quy trình Quản Lý Chi Phí được tinh giản Quy trình quản lý chi phí được tinh giản, bạn không cần phải chờ hóa đơn từ nhà cung cấp rồi mới trả tiền lại cho nhân viên. Tất cả các bút toán chi phí được sinh ra ngay sau khi bạn xác nhận các khoản chi phí đó. Người quản lý sẽ được cảnh báo qua hệ thống tin nhắn khi có một khoản chi phí nào đó cần được xác nhận. Nhân viên hoặc người quản lý có thể xem xét khoản chi phí đó có phù hợp hay không; nếu không thì chỉ cần giải thích lý do ngay trên hệ thống. Người quản lý sẽ biết được mình cần phải xác nhận bao nhiêu khoản chi phí nhờ các con số hiển thị trên menu được tạo ra bởi tính năng « need action » (đã đề cập ở trên). Dựa vào kế toán quản trị và ứng dụng Quản Lý Hợp Đồng, ứng dụng này cho phép tự động tạo lại hóa đơn cho các hợp đồng mà bạn phải bỏ chi phí cho khách hàng của bạn. 3.11. Quản lý Các Liên Hệ tốt hơn 3.11.1. OpenERP thích ứng với mô hình B2C (Business to Customer): "Đối Tác" trở thành "Liên Hệ" Ở các phiên bản trước, người dùng hay có sự nhầm lần giữa Đối Tác, Địa Chỉ và Liên Hệ; và việc giao dịch với những khách hàng là cá nhân mà không phải là một công ty (mô hình B2C) có hơi phức tạp; do đó trong bản 7.0 này, chúng tôi đã có một số thay đổi như sau: Chúng tôi vẫn giữ lại các tính năng cũ; nhưng đã sát nhập hai menu Liên Hệ và Công Ty lại với nhau. Nên bây giờ khi bạn thêm một Liên Hệ vào hệ thống, bạn phải chỉ ra Liên Hệ này là một cá nhân hay là một công ty bằng cách sử dụng checkbox. Bây giờ khi tạo hóa đơn, bạn sẽ chọn xuất hóa đơn này cho một công ty hay là một cá nhân; nên sẽ phù hợp hơn với mô hình kinh doanh B2C. Sẽ không còn sự nhầm lẫn giữa Đối Tác và Địa Chỉ, vì bây giờ trong hệ thống chỉ còn "Liên Hệ": cá nhân hoặc công ty. Như hình bên dưới, công ty "Argolait" có 2 Liên Hệ, một trong số đó là Thomas Passot: Hình 3.11.1.1. Khách hàng là một công ty Thomas Passot cũng có thể là khách hàng của bạn; do đó bạn xem anh ấy như là một Liên Hệ dạng cá nhân trong hệ thống như hình dưới đây: Hình 3.11.1.2. Khách hàng là một cá nhân Do đó khi bạn tìm khách hàng Passot, bạn sẽ tìm được hai Liên Hệ; một liên hệ liên quan tới công ty Agrolait và một là cá nhân anh ấy. Hình 3.11.1.3. Khách hàng vừa là cá nhân; vừa liên quan tới một công ty Hình 3.11.1.4. Ô nhập liệu Khách Hàng trong màn hình báo giá. Bây giờ, Người Dùng, Khách Hàng và Nhà Cung Cấp đều được xem như là một Liên Hệ; vào menu Home/Organizer/Contacts để xem tất cả các liên hệ của bạn. Hoặc bạn cũng có thể vào menu Sales/Customers để xem tất cả các Liên Hệ là Khách Hàng hoặc menu Purchases/Suppliers để xem tất cả các Liên Hệ là Nhà Cung Cấp. Trong hai màn hình danh sách Khách Hàng, Nhà Cung Cấp; nếu bạn xóa đi các điều kiện tìm kiếm mặc định sẵn thì hệ thống sẽ hiển thị tất cả các Liên Hệ lên bao gồm: Người Dùng, Khách Hàng và Nhà Cung Cấp. 3.11.2. Người Dùng OpenERP cũng được xem là một Liên Hệ Khi bạn tạo ra một người dùng mới; ví dụ một nhân viên của công ty hoặc một người dùng bên ngoài công ty (sử dụng thông qua trang portal) thì OpenERP 7.0 sẽ tự động tạo các liên hệ tương ứng cho bạn. Sự cải tiến này mang lại một lợi ích: bạn không phải nhập lại dữ liệu liên hệ cho một người dùng OpenERP. Bây giờ, khi bạn nhập các thông tin liên quan tới liên hệ (avatar, địa chỉ email, địa chỉ bưu chính ...) thì các thông tin về người dùng liên quan sẽ được cập nhật theo và ngược lại. Về mặt kĩ thuật, nó dùng tính năng thừa kế. Việc tự động tạo liên hệ cho người dùng OpenERP sẽ giúp bạn không phải nhập liệu thông tin liên hệ và người dùng nhiều lần; và bạn có thể nhập các bút toán liên quan tới người dùng như: tính lương, ứng trước .. Hơn nữa, việc cấp quyền truy cập cho người dùng thông qua trang portal sẽ dễ dàng hơn. 3.11.3. Tự động tạo các liên hệ bằng cách tích hợp với LinkedIn Trước đây, người dùng chỉ có thể nhập thủ công các liên hệ vào trong OpenERP hoặc import qua chắc năng import dữ liệu (người dùng vẫn có thể dùng chức năng này trong bản 7.0). OpenERP 7.0 cho phép bạn tạo các liên hệ thông qua tài khoản LinkedIn của bạn. Tiện ích này giúp bạn tiết kiệm thời gian nhiều hơn vì không phải nhập liệu nhiều lần. Đồng thời, nó cũng đảm bảo sự nhất quán của dữ liệu và giúp bạn có thể liên hệ trực tiếp với người khác. Tính năng này thiết lập khá dễ dàng. Bạn chỉ cần bật chức năng tích hợp LinkedIn trong menu Setting/Sales; và sau đó bạn có thể import tất cả các liên hệ của bạn từ LinkedIn vào hệ thống. Hình 3.11.3.1. Bật tích hợp với LinkedIn trong menu Settings/Sales/Configuration Hình 3.11.3.2. hướng dẫn cài đặt chi tiết để tích hợp với LinkedIn Khi tạo ra một khách hàng mới trong OpenERP, một nút mới sẽ xuất hiện bên cạnh ô nhập dữ liệu cho tên của khách hàng. Khi nhấn vào nút này, thì hệ thống sẽ hướng dẫn từng bước để bạn import dữ liệu từ LinkedIn vào OpenERP. Hình 3.11.3.3. nút LinkedIn nằm bên cạnh ô nhập tên khách hàng Hình 3.11.3.3. đăng nhập vào LinkedIn để lấy thông tin của công ty và các liên hệ Khi người dùng được kết nối; các thông tin liên hệ của công ty, ảnh đại diện hoặc logo đi kèm, sẽ được nạp vào OpenERP; do đó giảm đáng kể thời gian nhập dữ liệu cho người dùng. Hình 3.11.3.5. dữ liệu liên hệ của LinkedIn trong các màn hình khách hàng 3.12. Hỗ trợ đa ngôn ngữ tốt hơn 3.12.1. Định dạng địa chỉ và báo cáo tốt hơn Theo mặc định, địa chỉ trong màn hình biểu mẫu liên hệ sẽ theo định dạng Anglo-Saxon (Tên, Địa chỉ, Email, Điện thoại). Khi bạn nhập vào địa chỉ của công ty, OpenERP sẽ xác định định dạng địa chỉ của quốc gia bạn. Hai hình bên dưới cho thấy sự khác nhau: Hình 3.12.1.1. cấu trúc địa chỉ của liên hệ Agrolait với địa chỉ công ty tại Hoa Kỳ (bên trái là màn hình chỉnh sửa) Hình 3.12.1.2. cấu trúc địa chỉ của liên hệ Agrolait với địa chỉ công ty tại Pháp (bên trái là màn hình chỉnh sửa) 3.12.2. Định dạng tiền tệ phù hợp hơn Bây giờ, định dạng tiền tệ phù hợp hơn trong mỗi chứng từ: khi sử dụng tiền đô la thì kí hiệu đô la sẽ được hiển thị phía trước con số tổng tiền; nếu dùng tiền euro thì kí hiệu đồng euro sẽ được hiển thị phía sau của tổng tiền. Đơn vị tiền tệ trong các biểu mẫu, báo cáo, thuế sẽ được hiển thị đúng như quy định của các quốc gia. 3.13. Quản lý bữa ăn công ty Nhiều công ty đặt bánh mì, pizza và các mặt hàng thực phẩm khác để cung cấp cho nhân viên của họ. Thông thường, các đơn hàng này được đặt cho các nhà cung cấp quen thuộc. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, công ty cần phải quản lý việc đặt hàng bữa ăn. Ứng dụng "Lunch Order" được phát triển để giúp quản lý dễ dàng hơn, và đưa ra cho nhân viên một công cụ để quản lý chế độ ăn uống của mình. Ngoài việc quản lý bữa ăn và các nhà cung cấp, mô đun này còn đưa ra tính năng cảnh báo và giúp nhân viên chọn nhanh món ăn dựa vào sở thích của mình. Mô đun này sẽ rất cần thiết nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian của nhân viên trong chuyện ăn uống. Hình 3.13.1. Quản lý các nhà cung cấp thực phẩm Với ứng dụng này, nhân viên có thể:  Đặt bữa trưa của họ bằng cách nhập thông tin vào biểu mẫu hoặc chọn nhanh các món mà họ thích;  Xem lại những gì họ đã đặt trước đây và đánh giá các khỏan chi tiêu cho bữa trưa của họ; Người quản lý có thể quản lý các món ăn, danh mục các món ăn và nhà cung cấp. Ngoài ra, họ cũng có thể quản lý tất cả việc đặt, giao nhận và hòan trả tiền bữa ăn của nhân viên. Nhân viên có thể được báo ăn trưa thông qua một hệ thống thông báo. 4. Các tính năng mới được phát triển và các tính năng cũ được cải tiến 4.1. Phân loại bằng cách sử dụng các thẻ tag Tính năng mới đánh dấu bằng thẻ Tag đưa ra cho bạn một công cụ đầy mạnh mẽ để tìm kiếm nhanh dữ liệu trên hệ thống. Bạn có thể tạo thẻ Tag dễ dàng và nhiều tag một lần. Chúng tôi đã tạo ra một cách mới để bạn đánh dấu tag cho khách hàng của bạn: bạn chỉ cần nhập vào các tag mà bạn muốn, lưu biểu mẫu lại, hệ thống sẽ tự động tạo và thiết lập cho bạn. Cách này rất dễ dùng và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể dùng các thẻ tag để đánh dấu một số đối tượng sau:  Nhiệm Vụ;  Liên Lạc - Khách Hàng;  Đầu Mối và Cơ Hội Kinh Doanh;  Bảng Báo Giá và Đơn Bán Hàng;  Thuế trong các dòng đơn hàng;  Liên Lạc - Nhà Cung Cấp;  Thành Viên (trong các ứng dụng để trao đổi, giao tiếp);  Vấn Đề, Lỗi Phát Sinh;  Nhân Viên;  Vị Trí Công Việc trong mô đun HR; Để tạo một thẻ tag, bạn chỉ cần nhập tên thẻ vào, rồi nhấn nút tạo ngay phía dưới. (chúng tôi đã đưa tính năng tạo nhanh của many_to_one vào trong many_to_many). Bạn có thể chọn bất cứ thẻ tag nào để đánh dấu cho một liên hệ cụ thể, miễn là bạn thấy nó phù hợp. Ví dụ, bạn có thể đánh dấu tag là "OEM" và "AM" cho một nhà cung cấp để chỉ ra đây là một công ty vừa sản xuất thiết bị gốc, vừa sản xuất phụ tùng thay thế. Bạn có thể tìm kiếm theo tag trên màn hình danh sách. Hình 4.1.1. Thêm nhiều thẻ tag vào một nhà cung cấp 4.2. Import dữ liệu đơn giản hơn Chúng tôi đã thiết kế lại hoàn toàn để import dữ liệu vào OpenERP dễ dàng hơn. Khi thiết lập tùy chọn "Allow users to import data from CSV files" trong menu Settings/Configuration/General Settings, thì người dùng mới thấy công cụ import/export trong hệ thống. Nút Import được đặt ngay bên cạnh nút Create trong màn hình danh sách. Hình 4.2.1. Nút Import nằm ngay bên cạnh nút Create Sau khi chọn dữ liệu để import, bạn có thể xem trước chúng ngay lập tức, vì vậy sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian. Trong các phiên bản trước của OpenERP, bạn phải import lại nhiều lần, mỗi khi có một dòng dữ liệu nào đó không đúng. Bây giờ, hệ thống sẽ phân tích nội dung tập tin dữ liệu, và sẽ chỉ ra tất cả các lỗi hoặc vấn đề của từng dòng nếu có. Trong trường hợp định dạng file import bị lỗi thì OpenERP sẽ đề nghị và đưa ra hướng dẫn để giúp bạn sửa lại nội dung file đó. Hơn nữa, việc đối chiếu các trường dữ liệu đã được cải thiện. Hệ thống sẽ đưa ra các đề xuất chọn dữ liệu thay thế, nếu nó không tìm thấy dữ liệu mà người dùng chỉ ra. Ở các phiên bản trước, hệ thống sẽ dừng import ngay khi gặp bất kì một lỗi nào. Bây giờ, nó sẽ liệt kê tất cả các lỗi ra (nếu có), để người dùng chỉnh sửa hết trước khi import lại. Hình 4.2.2. Những giải pháp đề xuất của OpenERP trong trường hợp Import bị lỗi Như bạn có thể thấy trong hình trên, các câu hỏi thường gặp được thêm vào hộp thoại import để giúp bạn có thể giải quyết được vấn đề nhanh chóng khi import. 4.3. Đăng nhập với Google và Facebook Từ phiên bản 7.0, bạn có thể thực hiện chứng thực bên ngoài với cơ chế Open Authentication (Viết tắt OAuth). Các tài khỏan của Facebook và Google có thể sử dụng được trong OpenERP.  Facebook Graph là nền tảng để chúng tôi lấy thông tin vào và ra của Facebook;  API của Google sử dụng giao thức OAuth 2,0 để xác thực và ủy quyền. Hình 4.3. Đăng nhập một lần: các nhà cung cấp Cơ chế tương tự cho phép người dùng SaaS có thể đăng nhập vào hệ thống của họ từ trang chủ hoặc website của chúng tôi. Hầu hết các công ty sử dụng OpenERP đều có nhiều hơn một cơ sở dữ liệu (csdl). Trước đây để sử dụng csdl nào thì bạn đăng nhập vào csdl đó, làm mất nhiều thời gian. Hiện nay sau khi bạn đăng ký tiện ích đăng nhập một lần, bạn có thể truy cập vào tất cả các csdl của bạn (vd: csdl test, csdl để chạy cho sản xuất ..) một lần. 4.4. Sử dụng phím tắt để thao tác OpenERP 7.0 cho phép bạn dùng các phím tắt trong page view giúp bạn làm việc nhanh hơn. Các phím tắt được sử dụng thường xuyên nhất là: • modifier key + c: Tạo mới; • modifier key + d: Huỷ bỏ; • modifier key + e: Chỉnh sửa; • modifier key + s: Lưu lại; Vì mỗi trình duyệt sẽ có modifier keys khác nhau, nên bạn vui lòng xem thêm tại đây en.wikipedia.org/wiki/Access_key để biết chi tiết. 4.5. Dữ liệu trực quan : giao diện biểu đồ mới Kết quả kiểm thử về trải nghiệm người dùng cho thấy các bảng điều khiển mặc định không giúp cho người dùng tăng cao năng suất làm việc; và các bảng điều khiển cũng không đáp ứng được mong muốn, yêu cầu của người dùng. Người dùng chỉ xem thông tin trên các bảng điều khiển và báo cáo dạng đồ thị khi cần thiết. Nên trong phiên bản này, tất cả các bảng điều khiển và báo cáo được đặt tập trung vào menu "Reporting". Hình 4.5.1. tổng thể menu Reporting Hơn nữa, nếu bạn muốn có một cái nhìn tổng thể về dữ liệu của bạn trong OpenERP, thì bạn có thể xem dưới dạng biểu đồ. Các biểu đồ mới đẹp hơn, rõ ràng hơn; giúp bạn hình dung các con số của bạn tốt hơn. Hình 4.5.2. Các bảng điều khiển và biểu đồ mới Ngoài cách bố trí rõ ràng hơn so với bản 6.1, đồ thị trong bản 7.0 còn có thêm nhiều tính năng như:  5 kiểu mới: o Biểu đồ cột (có thể xếp chồng hoặc không); o Biểu đồ tròn; o Biểu đồ miền (có thể xếp chồng hoặc không); o Biểu đồ đường; o Biểu đồ radar;  một menu mới để tự động thay đổi các biểu đồ: o Đổi kiểu biểu đồ, chuyển thành dạng lưới, sửa đổi tiêu đề, thay đổi chế độ, chuyển vào các ô dạng lưới, sửa đổi tiêu đề, thay đổi chú thích • Tải dữ liệu dưới dạng file CSV hoặc xuất sang một định dạng ảnh PNG; • Biểu đồ rõ ràng hơn và vừa với kích thước màn hình; 4.6. Tích hợp Google Docs: sử dụng bảng tính và các tập tin văn bản Bình thường, người dùng có rất nhiều các công cụ để xử lý các công việc kinh doanh hàng ngày của họ. Bên cạnh việc sử dụng ERP, nhiều người trong số đó vẫn sử dụng các tập tin văn bản và bảng tính để phục vụ cho công việc kinh doanh. Hiện nay chúng tôi đã tích hợp các file văn bản và bảng tính với OpenERP 7.0; giúp người dùng cuối có thể đưa các file này vào trong tài khỏan của họ trong OpenERP. Để giúp họ có thể xử lý các file văn bản và bảng tính ngay trong OpenERP để tiếp kiệm thời gian. Mở một công việc trong ứng dụng quy trình tuyển dụng là một ví dụ của một đối tượng OpenERP: bạn có thể đính kèm một form đánh giá cuộc phỏng vấn mà bạn để trong Google Docs, và tự động liên kết nó để hiểu rằng đó là đơn xin làm việc. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tập tin Google Docs với những người mà bạn muốn. Lấy ví dụ này một bước xa hơn, bạn có thể liên kết một mẫu tài liệu, nói mẫu đánh giá cuộc phỏng vấn, và liên kết chúng vào tất cả các công việc của bạn. Và mỗi khi bạn có nhu cầu thuê, bạn có thể huy động các mẫu đánh giá dựa trên Google Doc. Sau khi cài đặt module Google Docs, bạn chỉ ra các mẫu sẽ dùng với Google Docs; và bạn cũng phải điền vào các thông tin cá nhân trong menu cấu hình cho User. Hình 4.6.1. tích hợp Google Docs : màn hình cấu hình cho Google Docs 4.7. Dịch tự động: Tích hợp với Gengo Với xu hướng "thế giới phẳng" như hiện nay thì vấn đề đa ngôn ngữ ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Để giúp bạn dịch các thông tin mà bạn quản lý (ví dụ như: bảng mô tả sản phẩm) trong OpenERP; chúng tôi đã thêm vào một tính năng để bạn có thể nhờ một bên thứ ba chuyên về dịch thuật để dịch giúp bạn. Chúng tôi đã tích hợp Gengo (một dịch vụ dịch thuật trực tuyến trả phí) vào trong OpenERP. Bạn có thể dịch các thông tin trong OpenERP như các điều khoản thanh toán, các mẫu email cho chiến dịch quảng cáo; thậm chí các nội dung trên cổng portal, các tin mới trong mỗi mục blog. Hình 4.7.1. Chỉ ra các thông số Gengo trong menu Settings/Companies/Companies: Your Company 4.8. Cải tiến trao đổi dữ liệu qua: Portal và EDI Một mặt, OpenERP cho phép bên ngoài có thể truy cập một số thông tin trong hệ thống OpenERP của bạn. Theo cách này, các bên thứ ba như khách hàng, nhà cung cấp có thể đăng nhập vào hệ thống của bạn và xem được một số thông tin mà bạn cho phép họ xem. Mặt khác, OpenERP có thể trao đổi tin nhắn giữa hai hoặc nhiều hệ thống OpenERP với nhau. Ví dụ, khách hàng của bạn có thể lấy bảng báo giá của công ty bạn và họ có thể tích hợp nó vào hệ thống OpenERP của họ (sẽ được xem như là bảng báo giá của nhà cung cấp). Các hệ thống sẽ tự động nhận dạng tương thích và xử lý. Cơ chế EDI được kích hoạt khi một người dùng chia sẻ một đối tượng trong OpenERP (ví dụ như một báo giá bán hàng) cho khách hàng. Khách hàng sẽ nhận được một email có chứa file EDI; trong file này sẽ có chứa một chuỗi key được tự động sinh ra; nội dung email chứa đường dẫn tới đối tượng mà người dùng chia sẻ, cho phép khách hàng có thể xem trực tiếp đối tượng đó trong hệ thống OpenERP. Ngoài ra, trong email còn đính kèm thêm một tập tin JSON, cho phép khách hàng có thể import vào trong hệ thống OpenERP của họ. OpenERP 7.0 tự động thêm các hướng dẫn giải thích làm thế nào để import file này vào hệ thống. Thông thường, khách hàng chỉ cần nhấn chuột vào liên kết để xem dữ liệu trong màn hình biểu mẫu. Một bảng điều khiển sẽ được hiển thị kèm theo để cho khách hàng lựa chọn import file EDI vào hệ thống của họ bằng URL hoặc lấy file dữ liệu JSON về, rồi tự import. Hoặc khách hàng cũng có thể tiến hành bằng cách chuyển tiếp thư đến địa chỉ email trong hệ thống OpenERP của họ. Sau khi nhận được tin nhắn EDI và xác nhận thông tin trong tin nhắn thì file EDI này sẽ được import vào trong hệ thống của họ. Khi xác nhận thông tin không đúng, thì tin nhắn EDI này được xếp vào trong một hàng đợi, để cho người quản trị xác nhận lại. Cuối cùng, hệ thống sẽ so sánh chuỗi key xác nhận và id của hệ thống OpenERP của nhà cung cấp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu, sau này hệ thống OpenERP của khách hàng sẽ tự động tiếp nhận các tin nhắn EDI từ nguồn đó. OpenERP cho phép chia sẻ tài liệu với khách hàng thông qua trang portal. Khi người dùng quyết định chia sẻ một tài liệu nào đó (ví dụ như một báo giá) thì người nhận sẽ có quyền truy cập vào hệ thống OpenERP của người gửi; để xem tài liệu mà họ được chia sẻ. Hình 4.8.1. Chia sẻ một bảng báo giá Hình 4.8.2. Chọn phương pháp để chia sẻ một bảng báo giá Nếu chọn "Direct Link or embed code" thì hệ thống sẽ sinh ra một URL và một đoạn mã để bạn chia sẻ với khách hàng/nhà cung cấp của bạn; khách hàng có thể chèn đoạn mã đó vào nơi nào đó mà họ muốn. Fig.4.8.3. Chọn "Direct Link or embed code" Nếu chọn là Email thì khách hàng sẽ nhận được một email có chứa một đường dẫn; khi khách hàng nhấn vào đường dẫn đó, thì sẽ tự động được chuyển tới bảng báo giá trên hệ thống OpenERP của người gửi. Tùy theo mức độ "chia sẻ" mà người khách hàng đó có thể Xem hoặc Chỉnh Sửa. Khi bạn muốn gửi bảng báo giá cho những người dùng mà trước đây bạn đã có chia sẻ tài liệu cho họ thì hệ thống sẽ nhắc cho bạn biết là đã có tên đăng nhập của những người dùng này đã có rồi; bạn có thể dùng lại các tên đăng nhập đó, xóa đi hoặc tạo thêm một cái mới. Hình 4.8.4. Danh sách những người dùng mà bạn đã chia sẻ tài liệu cho họ Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu cho một số nhóm sẵn có nào đó đã có trong hệ thống thì bạn chọn "existing groups method". Tất cả các thành viên trong các nhóm được chọn sẽ nhận được thông báo và họ có thể xem bảng báo giá đó. 4.9. Mô tả mô đun chi tiết hơn Chúng tôi đã tạo ra một định dạng mới để cho các mô tả của mỗi mô đun trong OpenERP đẹp hơn, dễ hiểu và chi tiết hơn. Vì vậy người dùng có thể biết được các chức năng của mô đun khi đọc mô tả này. Hình 4.9.1. Bảng mô tả của một mô đun Để xem mô tả của một mô đun, bạn vào menu Settings/Modules rồi nhấn vào tên mô đun bạn muốn xem. Khi bạn vừa mới tạo một cơ sở dữ liệu mới, trang chủ của bạn sẽ hiển thị lên danh sách các ứng dụng, bạn chỉ cần nhấn chuột vào các ứng dụng đó để xem mô tả chi tiết. 4.10. Email chuyển tiếp Trong OpenERP 7.0 có một khái niệm mới là email chuyển tiếp. Email chuyển tiếp có thể áp dụng cho một người dùng hoặc một đối tượng bất kì nào đó trong OpenERP. Do đó, các email gửi đến có thể được tích hợp tự động trong OpenERP. Bạn không cần phải cấu hình nhiều email gateway nữa. Một một tài liệu, chứng từ đều có riêng những email chuyển tiếp của nó. Những email chuyển tiếp này hoạt động dựa vào mô hình chuyển tiếp email có sẵn. Ví dụ: khi có một email báo cáo về một vấn đề gì đó thì hệ thống sẽ tự động tạo một Vấn Đề Phát Sinh mới trong ứng dụng CRM. Các đối tượng sau có thể dùng email chuyển tiếp: • Người dùng; • Nhóm trao đổi, thảo luận: bạn có thể dùng email chuyển tiếp để gửi thư cho tất cả người dùng nội bộ và/hoặc khách hàng của bạn giống như dùng mailing lists; • Ứng viên (HR). Ví dụ: khi có các email gửi tới job-developer@mycompany.com, thì hệ thống sẽ tự động tạo ra một Đơn Xin Việc trong đó có đính kèm đơn ứng tuyển và đơn tự ứng cử của ứng viên; • Đầu Mối và Cơ Hội Kinh Doanh (CRM). Ví dụ: khi có email gửi tới resellers@mycompany.com thì hệ thống sẽ tự động tạo ra một Đầu Mối. • Công Việc hoặc Vấn Đề trong dự án. Ví dụ: hệ thống sẽ ghi nhận và tạo ra các Công Việc hoặc Vấn Đề khi có một email được gửi tới email chuyển tiếp của dự án. Bạn thiết lập domain alias trong phần "Email" tại menu Settings/Configuration/General Settings để chức năng chuyển tiếp email làm việc chính xác. Hình 4.10.1. Cấu hình domain alias để đảm bảo chuyển tiếp email hoạt động chính xác. 4.11. Cấu hình sản phẩm, hàng hóa dễ dàng để chạy các quy trình tự động OpenERP cung cấp nhiều quy trình tự động do đó sẽ có nhiều lúc bạn không biết phải cấu hình sản phẩm, hàng hóa như thế nào để cho các quy trình tự động chạy cho đúng. OpenERP 7.0 giải thích các tác động khi bạn chọn một tùy chọn nào đó trong màn hình biểu mẫu của sản phẩm, hàng hóa; và khi bạn cài đặt ứng dụng nào đó. Tương tự, OpenERP sẽ đưa ra các lời giải thích khi bạn cấu hình cho các tài liệu, chứng từ ảnh hưởng đến các quy trình tự động như khi bạn cấu hình hợp đồng, tính toán chi phí giao hàng, thiết lập chung ... 4.12. Dữ liệu demo tốt hơn Người dùng có thể xem các bản demo với dữ liệu được tích hợp nhiều hơn và chính xác hơn tại demo.openerp.com hoặc runbot.openerp.com. Dữ liệu giữa các mô đun được liên kết với nhau chính xác hơn; không còn sai lệch nữa. Dữ liệu demo đã được sửa lại cho chính xác và phù hợp hơn. Ví dụ: một Cơ Hội Kinh Doanh thì phải có các bảng báo giá. Toàn bộ dữ liệu về sản phẩm, hàng hóa đã được làm phù hợp hơn. Chúng tôi đã tạo ra các bản demo với nhiều dữ liệu sát với thực tế để cho người dùng thử nghiệm. 5. Cải tiến các Quy trình nghiệp vụ 5.1 Cải tiến Đơn Đặt Hàng Để tạo nhanh Bảng Báo Giá, OpenERP 7.0 cho phép bạn nhập theo hai cách. Mặc định, OpenERP cho phép bạn nhập chi tiết bảng báo giá trực tiếp trên từng dòng; sẽ giúp người dùng nhập nhanh hơn so với cách nhập trong bảng 6.1. Hình 5.1.1. hộp thoại để tạo chi tiết đơn hàng Nhưng nếu bạn chọn thêm nhiều tùy chọn trong phần Settings, thì OpenERP sẽ chuyển cách nhập theo dạng lưới sang dạng hộp thoại; trên hộp thoại đó bạn có thể chọn nhiều thông tin cho chi tiết đơn hàng như: cách đóng gói, các thông tin sản xuất của sản phẩm hoặc sản phẩm này sẽ được bổ sung như thế nào sau khi bán đi .. Hình 5.1.2. Sau khi chọn thêm một số thông tin thì hộp thoại chi tiết đơn hàng có thêm một số ô như: đơn vị tính, giá vốn, chiết khấu, và các thuộc tính ... Từ trong bảng báo giá, bạn có thể gửi ngay bảng báo giá này cho khách hàng của bạn; hoặc bạn có thể in ra bảng báo giá này, đính kèm vào email tự soạn rồi gửi đi. Hình 5.1.1. Các nút bấm Chỉ cần nhấn nút Print trên thanh trạng thái, bảng báo giá sẽ được in ra. Một giai đoạn mới được thêm vào trong thanh trạng thái để theo dõi xem là người dùng có gửi email cho khách hàng hay không và gửi khi nào. Hệ thống có một trình soạn thảo email để người dùng chỉnh sửa và đính kèm file trước khi gửi. Hình 5.1.3. Gửi mail OpenERP hỗ trợ hai phương pháp khác nhau để tính phí vận chuyển vào trong bảng báo giá hoặc đơn hàng. Bạn có thể tính luôn chi phí vận chuyển dự tóan vào trong bảng báo giá, nhưng lúc lập hóa đơn lại căn cứ vào chi phí vận chuyển thực tế. Hoặc bạn có thể tính thêm một khoản phí cố định cho bảng báo giá và cho cả hóa đơn sau này. Quy trình tạo hóa đơn dựa vào đơn đặt hàng đã được cải thiện và đơn giản hóa đáng kể. Khi bạn muốn tạo hơn đơn cho một đơn hàng, OpenERP sẽ đưa ra cho bạn một số cách để tạo hóa đơn như được giải thích trong phần “5.5. Cải tiến hóa đơn” ở dưới. Để theo dõi việc giao hàng và hóa đơn của một đơn hàng, nhân viên kinh doanh có thể xem các chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu giao hàng) từ ngay trong màn hình đơn đặt hàng. Tùy theo cách bạn chọn (tạo hóa đơn sau khi giao hàng, tạo hóa đơn thủ công, hoặc trả trước khi giao ...) mà sẽ có các nút bấm tương ứng. Hình 5.1.4. Các nút bấm và các giai đoạn trong phương pháp lập hóa đơn. Ở đây, bảng báo giá được chọn kiểu lập hóa đơn trước khi giao hàng. Hình 5.1.5. Các nút bấm và các giai đoạn trong phương pháp lập hóa đơn. Ở đây, bảng báo giá được chọn kiểu tạo hóa đơn thủ công. Bạn vào menu Settings/Sales để tùy chỉnh bảng báo giá, đơn đặt hàng cho phù hợp với công ty bạn. Hình 5.1.6. Phần bảng báo giá và đơn hàng trong menu cấu hình bán hàng 5.2. Cải tiến đơn mua hàng Trong phiên bản 7.0, quy trình quản lý mua hàng hiệu quả hơn bằng cách thêm vào các tác vụ "Gửi yêu cầu xin bảng báo giá" trong khi tạo đơn mua hàng. Hình 5.2.1. Gửi yêu cầu xin bảng báo giá trong đơn mua hàng phác thảo. Theo cách này, bạn có thể tự động liên hệ với nhà cung cấp của bạn qua email, OpenERP v7 sẽ tạo ra một thư nháp, người dùng chỉnh sửa nó cho phù hợp. Tác vụ này sẽ trở thành một giai đoạn trong quá trình đặt hàng; không chỉ còn là một hành động phụ trợ nữa. Do đó, khi được thực hiện xong, bước này sẽ được xuất hiện trên thanh trạng thái. Hình 5.2.2. Gửi yêu cầu xin bảng báo giá trong đơn mua hàng phác thảo. Các thông tin được hiển thị trên thanh trạng thái, các nút tác vụ theo ngữ cảnh, các giai đoạn được tô đậm sẽ giúp người dùng biết cần phải làm gì để chuyển qua bước tiếp theo. Hình 5.2.3. Các nút bấm tác vụ theo ngữ cảnh và các giai đoạn trên thanh trạng thái Bạn có thể in Đơn Mua Hàng và Yêu Cầu Báo Giá ngay trong màn hình biểu mẫu. Hình 5.2.4. In ngay trong Đơn Mua Hàng 5.3. Cải tiến giao hàng Về mặt kĩ thuật, đối tượng «stock.picking» đã được tách thành 2 đối tượng mới; và cùng kế thừa từ đối tượng «stock.picking»: • stock.picking.in cho việc tiếp nhận; • stock.picking.out cho các đơn giao hàng; Điều này giúp chúng ta đưa ra giao diện màn hình phù hợp với nội dung của tài liệu: các mẫu báo cáo , các màn hình biểu mẫu với các giá trị mặc định phù hợp hơn.. Kết quả là, quy trình giao hàng đã được đơn giản hóa trong bản 7.0. Thanh trạng thái cho biết các tác vụ tiếp theo là gì (tùy vào ngữ cảnh của quy trình giao hàng), và chỉ ra đã tới giai đoạn nào rồi. Hình 5.3.1. Tùy theo ngữ cảnh mà các nút tác vụ và các giai đoạn có thể khác nhau Nút in cho phép bạn in cả phiếu giao hàng hay các nhãn của từng dòng phiếu giao hàng tùy theo cách bạn chọn giao hàng; giao từng phần hoặc giao hết. Bản in ra sẽ có thông tin gần giống như trên màn hình phiếu giao hàng. Quy trình giao hàng tạo ra chứng từ liên quan với nó, trong khi ở phiên bản trước, các chứng từ giao và nhận giống nhau. 5.4. Cải tiến nhận hàng Trong OpenERP 7.0, bạn có thể nhận hàng bằng cách nhấn chuột vào nút "Receive Products" trên thanh trạng thái của đơn mua hàng đã đã xác nhận. Với quy trình rất đơn giản như thế này, người dùng không cần phải duyệt qua nhiều menu nữa; vì người dùng biết rõ họ đang làm gì với đơn mua hàng của họ. Người dùng có thể dễ dàng tạo hóa đơn mua hàng bằng cách nhấn vào nút "Receive Invoice". Hình 5.4.1. Các nút bấm của Đơn Mua Hàng Hình 5.4.2. Nhập các thông tin giao nhận theo chỉ dẫn trên thanh trạng thái Hình 5.4.3. Nhập thông tin và số lượng sản phẩm nhận được Bạn có thể in phiếu nhận hàng ngay giai đoạn "Receive Products" của đơn mua hàng đã xác nhận. Phiếu in nhận hàng sẽ giống như trên màn hình phiếu nhận hàng. 5.5. Cải tiến hóa đơn Sau khi xác nhận một đơn hàng, bạn có thể tạo hóa đơn theo một số cách mà OpenERP 7.0 đưa ra như sau: • Hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng; • Hóa đơn dựa vào phần trăm tổng tiền; • Hóa đơn ứng trước; • Hóa đơn cho những dòng đơn hàng được chọn; Hình 5.5.1. Nhiều lựa chọn để tạo hóa đơn Tùy vào chọn lựa của bạn mà OpenERP sẽ bắt bạn nhập thêm một số thông tin như: số phần trăm mà bạn muốn tạo hóa đơn hoặc số tiền ứng trước là bao nhiêu .. Ngoài ra, khi làm việc với các hợp đồng, bạn có thể lập hóa đơn ngay, ví dụ, hóa đơn cho 40 giờ hỗ trợ (xem thêm chủ đề 3.5. Quản lý hợp đồng). Hình 5.5.2. Nhập sản phẩm và số tiền đặt cọc tương ứng Để tạo hóa đơn cho một số dòng hàng nào đó thì bạn chọn các dòng muốn tạo, rồi nhấn vào nút More, chọn Make Invoices. Hình 5.5.3. Tạo hóa đơn cho một số dòng hàng Hình 5.5.4. Bắt đầu tạo hóa đơn cho một số dòng hàng Hình 5.5.5. Chọn các dòng hàng muốn tạo hóa đơn Các thông tin trên màn hình hóa đơn sẽ giống như mẫu hóa đơn thực ngoài đời. 5.6. Thanh toán Việc thanh tóan trong OpenERP 7.0 rất đơn giản. Để thanh toán bạn chỉ cần nhấn vào nút "Register Payment" Hình 5.6.1. Nhận các thông tin thanh toán ngay trong màn hình hóa đơn Hệ thống sẽ đưa ra cho bạn một biểu mẫu để bạn nhập số và chọn phương thức thanh tóan (tiền mặt, chuyển khỏan, sec, ...) Hình 5.6.2. Màn hình nhập thông tin thanh toán Số dư sẽ được hiển thị ngay lập tức trong tab Invoice Lines, còn thông tin chi tiết thanh toán sẽ được cập nhật ngay trong tab Payments. Tất cả các bút toán sẽ được tự động sinh ra. Tương tự cho việc thanh toán các hóa đơn trả hàng và các giấy báo có. Nhấn vào nút Refund Invoice ở trong hóa đơn; rồi sau đó nhập các thông tin cần thiết. Hình 5.6.3. Tạo một giấy báo có trong hóa đơn 5.7. Đối chiếu Trong bản 7.0, việc đối chiếu thủ công các bút toán trong tài khỏan phải thu rất đơn giản. OpenERP 7.0 đã phát triển một thuật tóan thông minh để tự động phát hiện xem các bút tóan của khách hàng/nhà cung cấp có cần đối chiếu hay không. Do đó bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tìm các bút tóan trong sổ của bạn để đối chiếu. Khi nhấn vào menu "Manual Reconciliation", OpenERP sẽ liệt kê tất cả các bút tóan phát sinh với khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn. OpenERP sẽ kiểm tra các bút tóan cần được đối chiếu bằng cách kiểm tra xem Nợ và Có của chúng có khớp nhau hay không. Từ danh sách các bút toán, bạn có thể: • Chọn các bút tóan; rồi nhấn vào « Reconcile » để đối chiếu từng phần hoặc toàn bộ; • Đánh dấu « Nothing to Reconcile » cho một liên hệ; cho dù liên hệ đó có những bút toán chưa được đối chiếu. OpenERP sẽ không yêu cầu bạn phải đối chiếu các bút toán của liên hệ này trước khi tạo mới đơn mới hoặc thanh tóan. • Lọc nhanh các bút toán của một liên hệ nào đó; • Kiểm tra các số liệu của một liên hệ nào đó (mức độ nhắc nhở, số dư); • Chuyển qua các liên hệ khác để đối chiếu tiếp bằng cách nhấn vào nút « next », « previous ». Hình 5.7.1. Màn hình đối chiếu Hình 5.7.2. Đối chiếu thủ công Hình 5.7.3. Đối chiếu tự động Việc đối chiếu với các bút tóan với sổ phụ ngân hàng được cải tiến để dễ dàng hơn. 6. OpenERP trở thành một bộ ứng dụng Với OpenERP v7, chúng tôi đã biến những thứ phức tạp trong một hệ thống ERP thành một bộ các ứng dụng phần mềm phong phú bằng cách giữ lại các chức năng liên quan đến nhiều phòng ban. Song song đó, chúng tôi đã đơn giản hóa cấu hình, kiểm tra lại sự phụ thuộc giữa các mô đun và quy trình; để đưa ra một bộ tổ hợp các ứng dụng kinh doanh độc lập. OpenERP 6.1 đã được mô đun hóa một cách mạnh mẽ, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu nếu khách hàng chỉ muốn triển khai một hoặc hai mô đun. Để chuyển OpenERP 7.0 thành một « Bộ Ứng Dụng Tích Hợp » thay vì « ERP », chúng tôi đã cải tiến một số thứ như sau: • Bỏ sự phụ thuộc giữa các mô đun với nhau; • Đưa ra một «Kho ứng dụng» tích hợp, cho phép bạn tìm và cài đặt bất cứ mô đun nào (do nhà phát hành hoặc cộng đồng phát triển), gỡ bỏ hoặc cập nhật chúng nhanh chóng bằng một cái nhấn chuột (được mô tả trong các phần tới); • Bạn có thể nâng cấp, chuyển đổi các mô đun lên bản mới (bao gồm các mô đun do cộng đồng phát triển hoặc một mô đun nào đó của khách hàng) thông qua dịch vụ của OpenERP Enterprise. Tất nhiên, chúng tôi không phá vỡ bản chất «ERP» của OpenERP; khi bạn cài đặt nhiều mô đun độc lập với nhau, chúng hoàn toàn được tích hợp với nhau để sắp xếp thành một quy trình hoàn chỉnh. Lợi thế chính của bộ ứng dụng OpenERP v7 là: • Cho phép bạn triển khai theo từng mô đun, từ phạm vi nhỏ rồi mở rộng ra; do đó bạn sẽ không phải lo về vấn đề ngân sách; • Giảm rủi ro dự án; • Triển khai theo từng giai đoạn tốt hơn; • Giúp cho các đối tác của chúng tôi rút ngắn được thời gian triển khai; Các phần phụ lục sau đây mô tả các phần chúng tôi đã loại bỏ để thực hiện sự chuyển đổi này. 6.1. Tách Sales & Stock Management Chúng tôi đã tách Quản Lý Bán Hàng và Quản Lý Kho Hàng ra riêng biệt, để các công ty dịch vụ có thể bắt đầu bán sản phẩm ngay mà không cần phải cấu hình các vị trí kho mà họ không cần sử dụng. Từ nay trở đi, việc cài đặt ứng dụng Bán Hàng chỉ cần một bước thiết lập hệ thống tài khỏan; rồi bạn có thể tạo ra bảng báo giá ngay lập tức. 6.2. Tách Calendar và CRM Ở các phiên bản trước, khi bạn muốn quản lý lịch của bạn thì bạn phải cài đặt mô đun CRM. Trong OpenERP v7, bạn có thể cài đặt ứng dụng Lịch bằng một cái nhấn chuột, mà không phải cài đặt bất kì mô đun nào khác. Sau khi cài đặt xong, Lịch sẽ được nằm trong menu Trang Chủ của bạn. 6.3. Tách Project và Accounting Trước đây, khi cài mô đun quản lý dự án thì mô đun kế toán cũng phải được cài theo. Bởi vì một dự án cần có một tài khỏan quản trị tương ứng, để phân bổ chi phí của dự án. Ở phiên bản 7.0, chúng tôi đã đưa các chức năng của kế toán quản trị thành một ứng dụng riêng biệt. Do đó ứng dụng kế toán sẽ độc lập với ứng dụng quản lý dự án. Nên ta có thể thiết lập dự án một cách nhanh chóng. 6.4. Tách Expenses và Invoicing Trong các phiên bản trước, khi một chi phí nào đó của người dùng được xác nhận, thì hệ thống yêu cầu phải chỉ ra nhà cung cấp để tính khỏan phí đó. Trong bản 7.0, các phiếu chi sẽ được xử lý thay vì các hóa đơn. Sau khi người quản lý xác nhận một khỏan chi phí nào đó, thì các bút tóan sẽ được tự động sinh ra, và thủ quỹ sẽ chi tiền. Do đó, các doanh nghiệp muốn quản lý chi phí nhân viên không còn cần phải cài đặt các mô đun khác. 6.5. Tách Reception và delivery Giao hàng và nhận hàng được tách biệt và rõ ràng hơn: • nhận hàng: theo đơn đặt hàng và các sản phẩm; • chuyển kho nội bộ; • giao hàng: theo đơn đặt hàng và sản phẩm. Do đó, các đối tượng trên sẽ được xử lý thích hợp hơn. Đồng thời cũng giúp cho các đối tác và các nhà phát triển dễ dàng mở rộng các phiếu xuất kho, chuyển kho nội bộ và nhập kho. Các đối tượng này trước đây cùng nằm trong một bảng cơ sở dữ liệu, nhưng bây giờ chúng tôi đã tách chúng ra, và cho chúng cùng thừa kế từ một đối tượng. Ở bản 6.1, về mặt lập trình thì giao hàng, nhận hàng và chuyển kho nội bộ cùng là một đối tượng, nên người lập trình gặp khó khăn trong quá trình phát triển. Hiện nay, tương ứng với từng loại (giao, nhận, nội bộ) mà chúng tôi cho hiện nút in tương ứng trên thanh trạng thái. 6.6. Tách Address book và Sales / CRM Người dùng OpenERP có thể sử dụng sổ địa chỉ ngay cả khi họ không cài đặt «Sales Management» hoặc các ứng dụng CRM. Các menu «Contacts» sẽ xuất hiện trong menu bên trái «Email» trong phần Organizer. 6.7. Tách Timesheets và Attendances Khi bạn cài đặt ứng dụng Timesheet(mô đun hr_timesheet_sheet), bạn có thể cấu hình để chỉ ra mối quan hệ giữa bảng chấm công và bảng tính lương. 6.8. Tính năng "Đính Kèm" được chuyển sang ứng dụng Quản lý Tài Liệu Tính năng đính kèm tập tin trên mỗi một tài liệu không còn trên OpenERP 7.0 nữa; vì trong mỗi tài liệu, chứng từ kinh doanh đều có hộp chát; người dùng có thể dùng để trao đổi, trò chuyện, gửi các tài liệu đính kèm cho nhau. Điều này tránh sự nhầm lẫn khi có một số file có tên trùng nhau (ví dụ: nhiều phiên bản của một bảng báo giá được gửi cho khách hàng). Nếu bạn cần quản lý tất cả các file đính kèm thì bạn có thể cài đặt mô đun quản lý tài liệu để quản lý. 7. Các dịch vụ OpenERP nâng cao Một trong những tính năng đặc biệt của OpenERP 7.0 là những dịch vụ được nhúng sẵn vào trong phần mềm để giúp cho những khách hàng đăng ký OpenERP Enterprise làm việc thuận tiện hơn. Những dịch vụ này bao gồm: • Cài đặt bất kỳ mô đun đã được chứng nhận hoặc các mô đun được cộng đồng phát triển và tất cả các mô đun phụ thuộc chỉ bằng một cái nhấn chuột. • Chỉ với một cái nhấn chuột, bạn có thể cập nhật các bản vá lỗi nhỏ và bảo mật. • Nâng cấp dễ dàng hơn bao giờ hết. 7.1. Cài đặt mô đun bất kì bằng một cái nhấn chuột Trong bản 7.0, bạn có thể dễ dàng cài đặt bất kì một mô đun nào (được chứng nhận và do cộng đồng phát triển) bằng một cái nhấn chuột ngay trong giao diện của OpenERP, mà không cần kiến thức về kĩ thuật. Chúng tôi cũng đã bổ sung thêm khả năng gỡ bỏ các mô đun ra. Do đó bạn có thể dễ dàng thử nghiệm các tính năng mới của các mô đun (trung bình mỗi tháng có khoảng 60 mô đun mới do cộng đồng phát triển) Một số mô đun được gắn thẻ là "đã chứng nhận"; những mô đun này được hỗ trợ hoàn toàn bởi OpenERP S.A, cũng như các mô đun lõi của OpenERP. Ở bản 7.0, chỉ có những mô đun lõi của OpenERP mới là những mô đun được "chứng nhận" nhưng trong năm 2013 này, chúng tôi sẽ làm việc với các đối tác và cộng đồng để đánh giá, chứng nhận những mô đun do họ phát triển. Chúng tôi cũng sẽ hỗ trợ cài đặt nhanh cho các khách hàng muốn dùng thử, nhưng trong bản dùng thử này chỉ có thể tạo tối đa bốn người dùng. Để sử dụng dịch vụ này, khách hàng phải đăng ký với OpenERP Enterprise. Tất cả các mô đun đều là mã nguồn mở và có ở trên Lauchpad, nếu người dùng không có hợp đồng với OpenERP Enterprise thì có thể tải về, và cài đặt thủ công và sử dụng giống như trong bản 6.1. Hiện nay, chúng tôi cũng đưa tất cả các mô đun lên trang: http//apps.openerp.com, chúng tôi sẽ cải tiến thêm chức năng cho trang này: trao đổi, thảo luận về các mô đun mới của cộng đồng, đánh giá, thống kê các mô đun được dùng nhiều nhất ... 7.2. Bảo trì Khi có một lỗi được báo cáo cho đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ hỗ trợ sẽ phân tích và phát hành bản vá lỗi. Bản vá này sẽ được nhập vào phiên bản ổn định của OpenERP. Với OpenERP 7.0, khách hàng sẽ được thông báo khi có một bản cập nhật, vá lỗi. Sau đó, khách hàng có thể cập nhật hệ thống của họ. Chúng tôi sẽ gởi các bản vá lỗi cho khách hàng hoặc đối tác của chúng tôi trước, sau đó chúng tôi sẽ hợp nhất chúng vào phiên bản ổn định mới nhất của OpenERP. Chúng tôi đã tăng cường thêm các đội ngũ hỗ trợ để đảm bảo các bản vá lỗi sẽ được hợp nhất kịp thời. Điều này làm chúng tôi mất nhiều thời gian hơn, nhưng bù lại sẽ có được sự hài lòng của khách hàng. Các đối tác vẫn có thể yêu cầu để nhận được các bản vá và thử nghiệm nó trước, nhưng phải gửi yêu cầu cụ thể cho bản vá nào. 7.3. Cập nhật Phần mềm sẽ ngày càng hòan thiện nhờ quá trình sửa chữa và cải tiến (sửa lỗi, cải tiến tốc độ, các bản vá lỗi ..). Các bản cập nhật mới nhất sẽ được hiển thị trong menu Settings; khách hàng sẽ có thể cập nhật các ứng dụng mà họ đang dùng chỉ với một cái nhấn chuột. Các bản cập nhật sẽ được công bố ngay sau khi chúng sẵn sàng. Tuy nhiên, khách hàng có thể tự do cập nhật khi nào họ cảm thấy phù hợp (ví dụ họ có thể cập nhật hai tháng một lần). OpenERP cũng sẽ gửi tin nhắn cho người quản trị khi có các bản cập nhật quan trọng (ví dụ như các bản cập nhật về lỗ hổng bảo mật). Bạn cũng có thể cập nhật từ Launchpad bằng cách sử dụng bzr. 7.4. Chuyển đổi, nâng cấp Chúng tôi không đảm bảo sẽ chuyển đổi, nâng cấp bất kì bản nào lên OpenERP 7.0 trong một cái nhấn chuột. Tuy nhiên, đội ngũ hỗ trợ đã chuẩn bị kĩ càng để nâng cấp, chuyển đổi cho khách hàng của chúng tôi. Các đoạn script mới và các bộ test nâng cao đã được phát triển để sẵn sàng chuyển đổi, nâng cấp cho nhiều khách hàng. Chúng tôi sẽ lấy phí chuyển đổi, nâng cấp các mô đun cộng đồng. Phí này được tính như sau: chúng tôi sẽ ước tính chi phí để nâng cấp một mô đun, rồi chia đều chi phí này cho số lượng khách hàng muốn chuyển đổi, nâng cấp lên bản mới. Lợi ích của phương pháp này là chúng ta có thể tiết giảm chi phí trong việc bảo trì những mô đun được sử dụng nhiều. Chi phí để nâng cấp, chuyển đổi các mô đun chưa được chứng nhận sẽ được công bố khi phát hành bản 7.1. 7.5. Tóm tắt thông tin Bảng dưới đây tóm tắt các dịch vụ cho các khách hàng đăng ký OpenERP Enterprise Các mô đun đã được OpenERP chứng nhận Các mô đun do cộng đồng phát triển Cài đặt nhanh Có Có Sửa tất cả các lỗi phát sinh Có Không Cập nhật nhanh Có Không Chuyển đổi, nâng cấp Có Tính phí thêm Có sẵn trên OpenERP Online Có Không Bảng 7.5.1. Các dịch vụ của các mô đun của OpenERP Enterprise 8. Các mô đun mới, bị chuyển đổi hoặc xóa bỏ 8.1. Những mô đun được thêm vào bản phát hành chính thức • analytic_contract_hr_expense: mô đun này kết hợp giữa hợp đồng và chi phí; cho phép tạo lại các hóa đơn chi phí mà công ty đã bỏ ra cho khách hàng; • auth_anonymous: thực thi chế độ OpenERP ẩn danh, bước đầu tiên để cung cấp các tính năng CMS cho OpenERP. Bạn sẽ thấy nó trong các trang web chính thức của OpenERP. • auth_oauth: OAuth hỗ trợ đăng nhập / đăng ký với Google, LinkedIn hay Facebook; • auth_reset_password: tính năng «thiết lập lại mật khẩu của bạn»; • auth_signup: tính năng «đăng ký»; • base_gengo: tự động dịch thông qua web services gengo; • base_import: tính năng import đã được thực hiện trong một mô đun riêng biệt; • base_status: mô đun chỉnh sửa, thay đổi state/stage; • contacts: ứng dụng mới «Address Book»; • event_moodle: eLearning Moodle và các mô đun sự kiện; • event_sale: cho phép bạn bán các sự kiện; • fleet: ứng dụng mới «Quản lý phương tiện»; • google_docs: tính năng tích hợp với Google Doc; • l10n_ar: kế tóan Argentina • l10n_be_coda: hỗ trợ Coda; • l10n_be_hr_payroll_account: kế toán tiền lương của Bỉ; • l10n_fr_hr_payroll: thanh toán lương của Pháp (chỉ một phần); • l10n_in_hr_payroll: kế toán lương của Ấn Độ; • note: ứng dụng mới «Sticky Notes»; • note_pad: mô đun tích hợp sticky note và Etherpad; • portal_claim: cổng thông tin để khiếu nại; • portal_crm: cho phép tìm kiếm các khách hàng tiềm năng thông qua cổng thông tin; • portal_event: hiển thị sự kiện trong cổng thông tin của khách hàng; • portal_hr_employees: App này hiển thị địa chỉ liên lạc công ty trong cổng thông tin của khách hàng; • portal_project: hiển thị các dự án, nhiệm vụ trong cổng thông tin; • portal_project_issue: hiển thị các vấn đề của khách hàng trong cổng thông tin; • portal_sale: cho phép khách hàng có thể lấy bảng báo giá và đơn hàng của họ trong cổng thông tin; • sale_stock: mô đun tích hợp bán hàng và kho; • web_linkedin: tính năng mới « Tích hợp với LinkedIn » • web_shortcust: mặc định thì trong bản 7.0 không còn dùng các đường dẫn tắt cho các menu nữa, vì các menu rất dễ hiểu và dễ tìm. Nhưng nếu bạn vẫn muốn tạo đường dẫn tắt cho các menu hay dùng thì bạn có thể cài mô đun này. 8.2. Các module đã bị gỡ bỏ khỏi bản phát hành chính thức Một số module đã bị gỡ bỏ khỏi bản phát hành chính thức và chuyển thành các mô đun cộng đồng; vì những lý do sau: • mô đun bị lỗi thời vì những tính năng có sẵn và tốt hơn của bản 7.0; • các mô đun không làm việc chính xác hoặc không đủ các tiêu chuẩn chất lượng mới của OpenERP; • các mô đun chỉ có 0.5% người dùng. Các mô đun này vẫn còn nhưng sẽ không được OpenERP Enterprise bảo đảm nữa. Nếu bạn dùng một trong các mô đun này, bạn hãy liên lạc với chúng tôi, để chúng tôi đưa ra một giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn, bằng cách sử dụng lại các mô đun có sẵn hoặc phát triển một mô đun mới. Dưới đây là danh sách các mô đun đã bị loại bỏ khỏi danh sách chính thức: • account_invoice_layout. Ở phiên bản 6.1, mô đun này giúp bạn có thể thêm vào các tiêu đề, các dòng ghi chú, dòng tổng phụ, vẽ các đường ngang và thêm các đường ngắt trang lúc in hóa đơn. Nó cũng cho phép chèn một thông báo dưới những hóa đơn muốn in ra. Trong OpenERP 7.0, bạn có thể nhập mô tả trên nhiều dòng và sắp xếp lại thứ tự của các dòng hóa đơn; hai tính năng thường dùng trong mô đun account_invoice_layout. Và mô đun này cũng không thỏa các điều kiện chất lượng mới của OpenERP nên chúng tôi đã loại bỏ nó ra. • analytic_journal_billing_rate: đã bỏ do đã có tính năng hợp đồng mới cho phép đặt giá trên mỗi người và tạo hóa đơn chi phí; • auction. Tính năng này được loại bỏ vì quá cụ thể cho một ngành : nhà đấu giá. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng và đã được đưa lên bản 7.0; • base_contact: đã bị bỏ do cách tiếp cận Liên Hệ mới trong OpenERP v7.0. • base_module_doc_rst. Đây là một mô-đun phát triển để tạo ra Nó không còn được sử dụng nữa; • base_module_quality: công cụ phát triển này sẽ không được dùng nữa, vì nó đã bị thay thế bởi một hệ thống thử nghiệm mạnh mẽ khác; • base_module_record: đây là một công cụ phát triển chúng tôi loại bỏ vì hầu như không có nhà phát triển nào sử dụng nó. Nó không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng mới của OpenERP; • base_synchro: chuyển thành mô đun cộng đồng; • CalDAV: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng mới của OpenERP; • crm_caldav: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng mới của OpenERP; • crm_fundraising: mô đun này bị gỡ bỏ vì không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng mới của OpenERP; • fetchmail_crm: bị lỗi thời so với hệ thống chuyển tiếp email mới; • fetchmail_crm_claim: bị lỗi thời so với hệ thống chuyển tiếp email mới; • fetchmail_hr_recruitment: bị lỗi thời so với hệ thống chuyển tiếp email mới; • fetchmail_project_issue: module này đã bị lỗi thời so với hệ thống chuyển tiếp email mới; • google_map; • html_view: do OpenERP 7.0 đã hỗ trợ tốt HTML; • import_base: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • import_google: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • import_sugarcrm. không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP. Mô đun này được chuyển thành mô đun cộng đồng ; • profile_tools: không còn tương thích với hệ thống. • project_mailgate: bị thay thế bởi hệ thống tin nhắn của OpenERP 7.0; • project_messages: bị thay thế bởi hệ thống tin nhắn của OpenERP 7.0; • project_planning: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP; • project_retro_planning: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP. Người dùng ít sử dụng các tính năng này; • project_scrum: bị thay thế bởi giao diện kanban trong dự án ; • report_designer: bị thay thế các report mới sẽ được phát triển dạng Webkit thay vì RML như trước; • report_webkit_sample: mô đun này không có tính năng nào, nên bị xóa bỏ; • sale_layout đã được gỡ bỏ vì những lý do giống như mô-đun account_invoice_layout; • stock_planning: không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của OpenERP; • web_uservoice: Mô đun này chỉ được dùng cho server demo của OpenERP. Nên mô đun này không có trong bản phân phối chính thức; • wiki: do có mô đun document_page thay thế. • wiki_faq: do có mô đun document_page thay thế. • wiki_quality_manual: do có mô đun document_page thay thế. • wiki_sale_faq: do có mô đun document_page thay thế. 8.3. Các modules được đổi tên lại • users_ldap → auth_ldap ; • wiki → document_page ; • mrp_subproduct → mrp_byproduct ; ------------------------------------------------------------------------------- © OpenERP Original (English): OpenERP v7.0 Release Notes ( Translation: © mokepigu, quanvm, minh19590, thinhgr, pollsite Sưu tầm bởi John Tran. Website: